Wilken HR
Digitale Personalakte
Weniger Aufwand – Mehr Effizienz
© Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0
Von HR-Anwendern für HR-Anwender:
Mit der Wilken HR Digitale Personalakte
steigern Sie Ihre Effizienz und senken
gleichzeitig Ihre Kosten. Wenn Sie Spitzenleistung suchen,
setzen Sie auf Menschen, die sich
für Sie engagieren und professionell
handeln.
Standardintegration
zu allen gängigen
Entgeltabrechnungen.
Maximale
DATEN- UND
System-sicherheit
WILKEN HR Digitale Personalakte
Weniger Aufwand – Mehr Effizienz
Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten –
egal in welcher Form sie vorliegen – eine wichtige Grundlage: Angefangen von den
Bewerbungsunterlagen über Beurteilungen, Urlaubsanträge, bis hin zu Zeugnissen –
kurz sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des
Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
Die Wilken Digitale Personalakte optimiert Ihre personalwirtschaftlichen Arbeitsabläufe.
Durch die Standardintegration zu allen gängigen Entgeltabrechnungen werden
Prozesse vereinfacht, ein umfangreiches Sicherheitskonzept garantiert höchste
Daten- und System-Sicherheit.
Die papiergebundene Personalaktenhaltung wird überflüssig
In der Wilken HR Digitale Personalakte (DPA) werden personenbezogene
Dokumente und Daten – unabhängig
von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert
und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt, die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit
überflüssig. Dank einer indexbasierten
Suche und einer Volltextsuche können
Dokumente schnell und einfach recherchiert werden. Laut Expertenmeinungen
lassen sich Zugriffs-, Ablage-, Transport- und Suchzeiten durch eine Digi-
talisierung und zentrale Ablage um 50
bis 95 % verkürzen. Ebenso entfallen
Wartezeiten, weil Dokumente gerade
in Bearbeitung sind, sowie ungewollte
Kopien. Mit den zentral zur Verfügung
gestellten Dokumenten, bzw. Daten
können sich berechtigte Mitarbeiter
einen einfachen Überblick verschaffen
und Handlungs- und Bewertungsmöglichkeiten in Bezug auf die Person und
deren Tätigkeit ableiten.
Aber die Wilken HR Digitale Personalakte bietet mehr als nur Ablage:
Neben der Suche nach Dokumenten ist
auch die Verwaltung und die Weiterverarbeitung zeit- und ressourcen intensiv.
Die Wilken HR Digitale Personalakte beschleunigt die Erledigung aller Aufgaben
und steigert die Effizienz von Prozessen
in Ihrer Personalabteilung. Sie ist damit
ein modernes Instrument für die
effiziente Verwaltung von Personalunterlagen.
Automatisierung Beschleunigt Arbeitsprozesse
Innerhalb der Wilken HR Digitale Personalakte sind mit dem Aktendeckel
alle relevanten Daten des Mitarbeiters
inklusive Bild zugriffsgesteuert sofort
ersichtlich. Durch die Anbindung
aller führenden Personalabrechnungssysteme müssen Personalstammdaten nicht zeitaufwändig
eingegeben werden, sondern können
automatisiert übernommen werden.
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Durch die Benutzeroberfläche im Look
and Feel von MS Office 2010 erfolgt
die Bedienung durch den Anwender
intuitiv bzw. mit geringem Schulungsaufwand.
Dank der MS Office Integration
er-möglicht die Wilken HR Digitale
Personalakte die schnelle Erstellung von
Dokumenten, indem sie auf integrierte
und individuell angepasste Standardvorlagen zugreift und Adressdaten
automatisch in das Adressfeld eingefügt. Desweiteren können Textbausteine
wie zum Beispiel für Zeugnisse verwaltet und beliebig in die Vorlage eingefügt
werden.
Der elektronische
Aktendeckel verwaltet zugriffsgeschützt
Metadaten zum
Mitarbeiter.
Als Datenquellen
dienen beliebige
vor- oder nachgelagerte Anwendungen
(Entgeltabrechnung,
Zeiterfassung usw.).
Zentrale Verwaltung
aller für die Fachabteilung definierten
Dokumentvorlagen.
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WILKEN HR Digitale Personalakte
Weniger Aufwand – Mehr Effizienz
Lückenlose Historisierung aller Zugriffe,
Änderungen, Versionierung, u.v.m.
Vollständige Integration in Microsoft
Office und Microsoft
Outlook.
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Um alle Änderungen eines Dokumentes
nachzuvollziehen, werden diese in der
sog. Dokumentengeschichte versioniert, Zugriff und Änderungen werden
protokolliert.
Neue und abgeänderte Dokumente
werden dann direkt in der Wilken HR
Digitale Personalakte gespeichert. Für
die Weitergabe oder -verarbeitung
können die Belege mit Annotationen
versehen werden: Sie können berechtigungsgesteuert Notizen anbringen,
Kein zusätzlicher
Administationsaufwand
Über den Web ECM Client (Web
2.0-Technologie) können berechtigte
Mitarbeiter auf sämtliche Informationen
zugreifen, ohne Installation der Applikation auf ihrem Rechner und ohne
zusätzlichen Administrationsaufwand.
Dank der Integration von MS Outlook, Lotus Notes und Tobit werden
elektronisch erzeugte Dokumente wie
E-Mails ebenfalls direkt in der Wilken HR
Digitale Personalakte abgelegt, so dass
alle, einen Mitarbeiter betreffende Informationen per Mausklick zur Verfügung
stehen. Durch die digitale Zusammen-
Passagen markieren oder verdecken
und das Dokument mit selbst definierten Stempeln versehen.
Innerhalb des Aktendeckels werden
die Dokumente vom Sachbearbeiter in
vordefinierte oder individuell angelegte Strukturen – analog zu herkömmlichen Aktenordern – abgelegt. Um die
Suche nach Dokumenten zu erleichtern,
können diese Register sowohl sortiert
als auch gruppiert werden.
fassung aller – mit unterschiedlichen
Medien erstellten – Informationen innerhalb der Wilken HR Digitale Personalakte gehören Medienbrüche, die die
Informationsbeschaffung und -verarbeitung erschweren und verlangsamen,
der Vergangenheit an.
Automatisierte
Wiedervorlagen
Die Dokumentenwiedervorlage ermöglicht eine zeitlich gesteuerte und
periodische Ausführung von Prozessen. So kann zum Beispiel die Führerscheinüberprüfung bei Mitarbeitern
mit Firmenfahrzeugen als halbjährliche
Wiedervorlage eingerichtet werden.
Mit Hilfe einer integrierten Vorgangsverwaltung werden standardisierbare Abläufe automatisiert und dokumentenbasiert abgebildet:
Hierbei können beispielsweise Vertragsunterlagen an eine prüfende Stelle weitergeleitet werden, ohne dass diese den
geschützten Personalbereich verlassen
oder über unsichere Medien wie E-Mail
im Haus verteilt werden.
Sie werden dann bei Fälligkeit der Aufgabe automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Neben dokumentenbasierten Vorgängen können selbstverständlich
individuell erstellte Prozesse wie
Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge
und –abrechnungen über eine flexible
Workflow Engine definiert und abgebildet werden. Somit können beispielsweise Urlaubsanträge inklusive Genehmigung vollständig unter Einbindung der
führenden Personalabrechnungs- bzw.
Personalmanagementsystem elektronisch realisiert werden.
Ein großer Vorteil der Wilken HR Digitale Personalakte ist –
insbesondere für dezentral organisierte Unternehmen –
die standort-übergreifende Zugriffsmöglichkeit.
WILKEN HR Digitale Personalakte
Weniger Aufwand – Mehr Effizienz
Maximale Sicherheit:
Umfangreiches
Sicherheitskonzept
inklusive elektronischer
Verschlüsselung.
rollen- und indexbasiertes Sicherheitskonzept
Dieses regelt sämtliche Zugriffsrechte
und schützt die sensiblen personengebundenen Daten vor Missbrauch.
Zusätzlich werden die Daten verschlüsselt. Eine temporäre und befristete Freigabe ausgewählter Daten
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gestattet es beispielsweise leitenden
Angestellte oder dem Mitarbeiter
selbst, gezielt auf die für sie / ihn zur
Verfügung gestellten Daten zu zugreifen, ohne die Personalabteilung dafür
in Anspruch zu nehmen.
WILKEN HR Digitale Personalakte
Leistungsmerkmale
✓ Eine Anwendung, die von
HR-Anwendern für HR-Anwender
konzipiert wurde.
✓Die Anwendung wurde komplett
durchgängig auf modernster
Microsoft-Technologie entwickelt.
✓Die Clients sind funktional
„deckungsgleich“ sowohl als
Windows als auch als
Web 2.0-Client auf Basis
MS Silverlight verfügbar.
✓Die Oberflächen wurden komplett
im Look and Feel von Office 2010
gestaltet.
✓Geringer Aufwand für die Schulung
und Einweisungen der Fachabteilung
und der Administratoren
✓Die Übernahme der Personal stammdaten erfolgt auf Basis
von vorhandenen Importschnittstellen
aus allen gängigen Personalabrechnungssystemen.
✓Übernahme von Dokumenten
per Drag and Drop in
die Personalakte (aus Dateisystem,
E-Mail oder Anwendungen,
die Drag and Drop unterstützen)
✓SAP-Zertifizierung
✓Abbildung von elektronischen
Standard- und unternehmens spezifischen HR-Prozessen
(z. B. Urlaubsantrag, Seminar buchung, Dienstreisen)
✓Einfache Anbindung von
Drittanwendungen über offene APIs
(z.B. Zeitwirtschaft)
✓ Revisionssichere Ablage
der Informationen, verbunden mit
einer GDPdU-konformen
Speicherung Ihrer Personaldaten
✓Anbindung beliebiger
Langzeitspeichersysteme
✓ Abbildung der Organisationsstruktur
✓Die Anwendung verfügt über
ein umfangreiches Sicherheits konzept zur Verwaltung der Zugriffe auf die Daten und Dokumente.
✓ Systeminterne Kommunikation
(das „unsichere“ Weiterleiten von
Personaldaten und Dokumenten
über ein externes Mailsystem ist
nicht notwendig)
✓Standortunabhängiger und
gleichzeitiger Zugriff auf
Informationen und Dokumente
✓Individuelle Abbildung von Akten typen, z.B. Bewerberakten, aktiver
Stamm, Auszubildende uvm.
✓Temporärer Aktenzugriff mit zeitlicher
Befristung auf die Akteneinsicht von
Mitarbeitern und / oder Vorgesetzten
✓Einfaches „Blättern“ in der Akte
mit Dokumentvorschau
✓Jeder Zugriff auf Informationen
wird exakt dokumentiert.
✓Die Informationen werden
verschlüsselt vorgehalten, ein
unberechtigter Zugriff über die
Administration ist ausgeschlossen.
✓ Uneingeschränkte Mandantenfähigkeit
✓Umfangreiche Suche
über Indizes und Volltext
✓Scannen von Unterlagen aus
dem Client am Arbeitsplatz
bereits im Standard
✓ Übernahme der Altakten in
die DPA kann ggf. durch
eigenes Personal erfolgen.
✓Anbringen von Annotationen, z.B.
Post-IT (Textfelder) und elektroni schen Stempeln auf den
Dokumenten
✓Exportfunktion (Personalakten
können z.B. bei der Veräusserung
von Unternehmen oder Unterneh mensteilen vollständig exportiert
werden)
✓Mehrsprachigkeit (Deutsch,
Englisch, Französisch,
weitere Sprachen auf Anfrage)
✓Keine Limitierungen in Hinsicht
auf die diversen Dateiformate
✓Leistungsstarke Dokumentvorlagen Verwaltung (einheitliche Dokument vorlagen in der gesamten
HR-Abteilung mit kompletter
Versionsverwaltung) inkl. Ver wendung von Textbausteinen
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WILKEN HR Digitale Personalakte
Weniger Aufwand – Mehr Effizienz
Das Leistungsspektrum der Wilken HR Digitale Personalakte wird durch eine
revisionssichere Langzeitablage und einer GDPdU-konformen
Dokumentenspeicherung abgerundet.
Die im Regelfall notwendige Übernahme Ihrer physischen Alt-Personalakten
in die DPA gehört ebenfalls zu unserem Leistungsspektrum. Wir unterstützen
unsere Kunden dabei in vielfältiger Weise, von der einfachen Bereitstellung von
Scanner Hardware bis hin zur Vermittlung von spezialisierten Dienstleistern.
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WILKEN HR Digitale Personalakte
SYSTEMVORAUSSETZUNGEN (Mindestanforderungen)
PC-Server
Hardware
✓Intel Pentium 4 (größer 2,4 GHz)
✓ 4 Prozessorenkerne
✓4 GB RAM
✓80 GB freier Festplattenspeicher
✓ Optional ein WORM-Laufwerk für Langzeitarchivierung
Software
✓MS Windows 2003 Server 32 / 64 Bit oder höher
✓MS SQL Server 2005 (oder neuer)
✓MS.NET Framework 4.0
✓Standard-Backup-Software
✓Nur bei Web Client-Nutzung: IIS Version 6.0 (oder höher) und MS Silverlight 5.0
Pc-Arbeitsplatz
Hardware
✓Intel Pentium 4 (2,4 GHz) oder höher
✓2 GB RAM
✓500 MB freier Festplattenspeicher
Software
✓MS Windows XP SP3 oder höher (Workstation)
✓Microsoft.NET Framework 4.0
✓Nur bei Web Client-Nutzung: Silverlight V 5.0
(Systemanforderungen Silverlight unter http://www.microsoft.com/silverlight)
Die Wilken HR Digitale Personalakte vereinfacht und optimiert Ihre Prozesse
in der Personalarbeit und erleichtert damit nicht nur die Arbeit Ihrer Personalverantwortlichen, sondern senkt auch den Verwaltungsaufwand und Kosten.
Sie sichert die Effizienz Ihrer Personalarbeit und ist die Basis für ein
umfangreiches Personalinformationssystem.
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Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard-Softwarelösungen. Mit mehr als
500 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die
Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die
Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in
der Energie-, Finanz- & Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt.
Zur Unternehmensgruppe gehören neben der Wilken GmbH (Ulm) die Wilken AG
(Freidorf, Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH
(Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), die Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) sowie die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf). Die Unternehmensgruppe erzielte 2013 einen
Umsatz von 56 Millionen Euro.
Das schlechteste Gespräch ist meist das nicht geführte.
Lernen Sie uns kennen.
Wilken GmbH
Hörvelsinger Weg 29-31
89081 Ulm
Telefon +49 731 96 50-0
Telefax +49 731 96 50-444
[email protected]
www.wilken.de
Wilken Neutrasoft GmbH
Hansaring 106
48268 Greven
Telefon +49 25 71 505-0
Telefax +49 25 71 505-101
[email protected]
www.neutrasoft.de
Wilken Entire GmbH
Hörvelsinger Weg 35
89081 Ulm
Telefon +49 731 974 95-0
Telefax +49 731 974 95-700
[email protected]
www.entire.de
Wilken Rechenzentrum GmbH
Hörvelsinger Weg 29-31
89081 Ulm
Telefon +49 731 96 50-386
Telefax +49 731 96 50-450
[email protected]
www.wilken-rz.de
Wilken Informationsmanagement GmbH
Balanstraße 59
81541 München
Telefon +49 89 62 83 37-0
Telefax +49 89 62 83 37-28
[email protected]
www.wilken-im.de
Wilken Prozessmanagement GmbH
Hörvelsinger Weg 29-31
89081 Ulm
Telefon +49 731 96 50-424
Telefax +49 731 96 50-444
[email protected]
www.wilken-pro.de
Weitere Niederlassungen
in Greven und Sierksdorf
Wilken AG
Blumenaustrasse 8
CH-9320 Arbon
Telefon +41 71 45 46-400
Telefax +41 71 45 46-409
[email protected]
www.wilken.ch
Wilken Ciwi GmbH
Hörvelsinger Weg 29-31
89081 Ulm
Telefon +49 731 37 931-0
Telefax +49 731 37 931-19
[email protected]
www.ciwi.eu
© Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 | Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.
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