CUSTOMER CASE
SHAREPOINT
N-Allo
beheert digitale documenten en
dossiers efficiënter met SharePoint
Qualiphar heeft heel wat documenten en dossiers te beheren. IT-partner
Beyond-it ontwikkelde een documentbeheersysteem op basis van Microsoft
Office SharePoint. Die software diende ook als basis voor een toepassing
waarmee de gebruikers dossiers voor de overheid samenstellen wanneer Qualiphar een nieuw product op de markt wil brengen.
Qualiphar
ontwikkelt
en
verdeelt
geneesmiddelen en parafarmaceutische
producten. Daar komt heel wat dossierwerk
bij kijken, want de regelgeving voor
de farmaceutische sector is heel strikt.
Dankzij SharePoint Server worden alle
documenten en dossiers snel en efficiënt
beheerd.
‘Vroeger stonden alle documenten op
ons file system, maar daardoor was
het soms moeilijk om snel het juiste
document in de meest recente versie
terug te vinden’, vertelt Stefan Cuypers,
IT-manager bij Qualiphar. ‘Met SharePoint
worden de verschillende documentversies
automatisch en overzichtelijk beheerd.
Bovendien bevat de software ook
geautomatiseerde workflows voor het
goedkeuren van documenten. Dat
gebeurde vroeger allemaal op papier,
met stempels en handtekeningen.
Dankzij SharePoint kunnen we volledig
digitaal werken, met handtekeningen en
watermerken.’
IT-partner Beyond-it ontwikkelde voor
het document- en procedurebeheer een
tool in Microsoft Office SharePoint Portal
Server. Het systeem staat in functie van
de kwaliteitscontrole. De mensen van de
validatie-afdeling bij Qualiphar gebruiken
de software onder meer voor het opvolgen
en goedkeuren van interne procedures op
het vlak van veiligheid, het werk in het
labo en de productie.
Automatische verwittigingen
‘De gebruikers van het documentbeheersysteem kunnen de geldigheid
van een document controleren’, zegt
Joris Bollen van Beyond-it. ‘Wanneer een
document klaar is voor goedkeuring, krijgen
de betrokken gebruikers automatisch een
verwittiging. De gebruikers hebben ook
een overzicht van alle procedures die ze in
hun functie moeten volgen. En ze kunnen
zien bij wie het dossier zit.’
SharePoint vormt bij Qualiphar niet
alleen de basis van het document- en
procedurebeheer. Beyond-it ontwikkelde
in Microsoft Office SharePoint Server ook
een systeem waarmee Qualiphar dossiers
kan samenstellen voor de overheid.
WIE? Qualiphar produceert geneesmiddelen
die zonder voorschrift te koop zijn. Het heeft
vestigingen in België en Frankrijk.
UITDAGING? De strikte procedures voor de
sector, die bovendien verschillen per land.
OPLOSSING? Dankzij SharePoint gebeurt
alles digitaal, efficiënt en heel overzichtelijk.
Die
electronic
Common
Technical
Documents of eCTD’s zijn typisch voor de
farmaceutische industrie.
‘Wanneer we een nieuw product op de
markt willen brengen, moeten we eerst
een dossier indienen bij de overheid’, legt
Stefan Cuypers uit. ‘Daarin moeten we
onze productieprocedures beschrijven en
moeten we aantonen dat we nodige tests,
klinische studies en kwaliteitsonderzoeken
hebben gevoerd om aan te tonen dat het
product veilig is voor de eindgebruikers.’
Een extra complicatie is dat die dossiers
doorgaans niet gelijk zijn voor alle landen
waar het product geregistreerd dient te
CUSTOMER CASE
SHAREPOINT
worden. Zo zijn er verschillende talen en
ook uiteenlopende eisen van de lokale
overheden.
Elektronisch dossierbeheer
‘Sinds enkele jaren kunnen de eCTD’s in
elektronische vorm worden ingediend.
In de eCTD-applicatie kan de gebruiker
alle dossiers beheren, gerelateerde
dossiers bekijken en de interne en externe
goedkeuringen opvolgen’, zegt Stefan
Cuypers. ‘Wanneer de samenstelling
van een product wijzigt, moeten we
telkens een nieuwe aanvraag indienen
bij de overheid. SharePoint stuurt ons
automatisch een herinnering wanneer
we een dossier moeten updaten. Die
updates gaan veel sneller met behulp
van SharePoint, aangezien we ons
gemakkelijker kunnen baseren op de
bestaande dossiers en aangezien we
niet meer naar de oude dossiers hoeven
te zoeken in archiefkasten. We werken
dus veel efficiënter en sneller, en we
hoeven geen papieren dossiers meer
te bewaren. Toen dat wel nog het geval
was, riskeerden we dossier s te verliezen
in geval van een brand of een andere
ramp. Dat risico lopen we niet langer
met de elektronische dossiers, waarvan
we uiteraard een back-up bewaren.
Daarnaast is de communicatie met onze
SharePoint
bleek heel
flexibel en open,
zodat we het
zowel kunnen
gebruiken voor
documentbeheer
als voor ons
dossierbeheer
en het intranet.
Zo veel mogelijk automatiseren
De samenwerking met Beyond-it is
historisch gegroeid. ‘We kennen de
mensen van Beyond-it al lang en we
zijn altijd tevreden geweest over hun
diensten’, aldus Stefan Cuypers. ‘Dat is
belangrijk, want informatica is cruciaal
voor onze onderneming. We streven
er ook naar om zo veel mogelijk te
automatiseren. In de toekomst willen we
het documentbeheersysteem upgraden
naar een nieuwere versie van SharePoint,
en willen we het ook meertalig maken.’
Stefan Cuypers
IT-manager
Qualiphar
Franse vestiging veel eenvoudiger nu we
niet langer papieren documenten met
de post of via fax en e-mail versturen.
Deze geavanceerde manier van werken
stelt ons in staat om diensten te leveren
aan kleinere farmaceutische bedrijven
die het beheer van hun dossiers
aan ons uitbesteden. Ook tegenover
externe auditeurs en tegenover grote
ondernemingen voor wie we produceren,
kunnen we nu beter aantonen dat onze
dossiers correct worden samengesteld en
opgevolgd.’
Meer informatie
Voor meer informatie over de beschreven
producten en diensten van Beyond-it,
bel naar +32 (0)3 640 01 60 of surf naar
www.beyond-it.be
Voor meer informatie over Qualiphar,
bezoek www.qualiphar.com
TECH / Tags
Microsoft Office
SharePoint Microsoft
Office SharePoint Portal
Server
Microsoft SQL Server
onderdeel van ABC-Groep
Laar 179 B-2180 Ekeren
+32 (3) 640 01 60
info@abc-groep.be