PROCUREMENT SERVICES SETZT AUF QLIKVIEW ALS BASIS

PROCUREMENT SERVICES
SETZT AUF QLIKVIEW ALS BASIS
FÜR STRATEGISCHE
EINKAUFSENTSCHEIDUNGEN
„Unser Ziel war es, eine geeignete Software zu finden, welche die
Kreditorenbuchhaltung aus 60 verschiedenen
Tochtergesellschaften zusammenführt, harmonisiert, anreichert
und danach diese unseren international tätigen Einkäufern
visualisiert.“ - Mag. Leopold Ivan, Chief Procurement Officer, Erste
Group Procurement
„QlikView visualisiert, deckt auf, beantwortet Fragen und
verschafft uns ein schnelles und effizientes Reporting gegenüber
unseren Kunden und Lieferanten.“– Robert Semethy, Chief
Procurement Officer, Erste Group Procurement
LÖSUNG IM ÜBERBLICK
Procurement Services GmbH
Das 2006 gegründete
Unternehmen firmiert heute als
non-profit Organisation unter dem
Namen Procurement Services
GmbH (EGP) und verwaltet mit
160 Mitarbeitern die externen
Serviceanforderungen der 60
Unternehmen der Erste Group,
Banken und Servicegesellschaften.
www.erstegroupprocurement.com
Branche
Banken
Abteilungen
Controlling, Geschäftsführung,
Service/Support, Kundenbetreuung, Einkauf
Regionen
Österreich, Zentral- und
Osteuropa (CEE)
Zentralisierter Einkauf der Erste Group
Im Jahr 2006 wurde innerhalb der Erste Group der Einkauf im
Unternehmen zentralisiert (Österreich und Zentral- und
Osteuropa) und eine eigene Service-Gesellschaft, die
Procurement Services GmbH, gegründet. Firmensitz der heutigen
Erste Group Procurement (EGP) ist die Procurement Services
GmbH in Wien. Gruppenweit bestehen EGP Niederlassungen in
Prag, Bratislava, Bukarest, Budapest, Zagreb und Novi Sad. Zu
den Kunden zählen 60 Unternehmen der Erste Group,
Sparkassen, Banken und deren Servicegesellschaften. Rund 160
Mitarbeiter unterstützen die Einkaufsstrategie der Erste Group und
verwalten den externen Versorgungsbedarf innerhalb der
Bankengruppe.
Herausforderung: Auswertung von Spend-Daten für
nachhaltigen Performance-Management-Prozess
Schnelle Transparenz über direkte und indirekte Ausgaben ist ein
wesentliches Kriterium für den Einkauf, um Kosten zu sparen. Mit
besseren Informationen rund um die Beschaffung und den Bedarf
können fundierte Entscheidungen getroffen und SourcingStrategien umgesetzt werden. Zum Zeitpunkt der Zentralisierung
des Einkaufs fehlten jedoch jegliche Auswertungen über Spend-
Herausforderungen
 Zentraler Einkauf: Überblick
einkaufsrelevanter Daten
 Daten der internationalen
Einkäufer visualisieren
 Internen Aufwand senken
Lösung
60 Anwender an sechs
Standorten analysieren 2,5 Mio
Datensätze pro Jahr für
strategische
Einkaufsentscheidungen mit 12
QlikView Apps
Vorteile
 Integration verschiedener
Datenquellen
 Neue Sicht auf Informationen
 Interaktivität
Systemumgebung
®
Applikation: SAP FI,
MS Sharepoint
Database: MS SQL Server
Hardware: 32 GB RAM, 8
Prozessoren
und Lieferantendaten.
®
Die meisten Buchhaltungsdaten lagen in SAP FI, einige auch in
anderen dezentralen ERP Systemen. Zunächst wurde versucht,
®
diese Anforderungen mit SAP BW umzusetzen. Die
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Datensynchronisation zwischen SAP ERP und BW, die
®
Komplexität der Anbindung von Nicht-SAP -Daten, sowie die
Abfrage-Performance waren aber unbefriedigend. Letztlich gab
der hohe zu erwartende interne Aufwand und die zu langsamen
®
Fortschritte bei der Entwicklung der SAP BW Lösung den Anstoß,
eine andere Lösung zu suchen. Die neue Business-DiscoveryPlattform sollte den knappen Budgetvorgaben gerecht und nach
kurzer Entwicklungszeit durch das interne Business-IntelligenceTeam weiter betrieben werden. Die EGP-Mitarbeiter sollten
danach nicht nur in Wien, sondern auch an den anderen sechs
Standorten über Remote Terminals zugreifen können.
Speed-to-go-live: QlikView Qualitäten überzeugen
Nur 10 Tage dauerte der Prozess bis zum Produktiveinsatz der
ersten QlikView Applikation. Überzeugt hat dabei vor allem der
Zeitfaktor der technisch einfachen Implementierung: nach
wenigen Tagen Einarbeitung konnte das interne BI-Team (drei
Mitarbeiter) die gesamte BI-Lösung selbst aufbauen, betreuen
und auch ohne Systemadministration Anpassungen vornehmen.
Die Akzeptanz ist hoch, da individuelle Anpassungen leicht
vorgenommen werden können. In Summe fällt dabei ein
Datenvolumen von 2,5 Mio Datensätzen pro Jahr bei einer
Historie von 5 Jahren an. „Ganz besonders sticht die einfache
Integration verschiedener Datenquellen heraus. Der In-Memory
Ansatz anstelle von OLAP war ein weiterer Pluspunkt. Mit
QlikView brauchen wir keine Vorverdichtung (Cubes) und erhalten
trotzdem eine sehr zufriedenstellende Abfrage-Performance.“,
sagt Bernhard Wohletz, Leiter des BI-Teams bei der EGP.
TIME TO VALUE
10 Tage
für die erste
Applikation
Interne Business
Intelligence Unit realisiert
Umsetzung
RETURN ON
INVESTMENT
Einfache
Integration
verschiedener
Datenquellen
Derzeit arbeiten rund 60 Anwender mit 12 QlikView Apps. Sie
profitierten dabei von der Möglichkeit des Business-DiscoveryKonzepts, welches anwendergesteuerte Business Intelligence
ermöglicht. Neben der Analyse der Spend-Volumina der Kunden
gibt es heute Lösungen zum Vertrags-Management, zu
Einkaufsprojekten, zur Erkennung von Maverick Buying sowie
zum Nachweis der tatsächlich erreichten Einsparungen (Savings).
Einkäufer können sich nun sowohl auf Lieferantenverhandlungen
als auch für Gespräche mit den Bedarfsträgern in den Banken
besser vorbereiten. Auch die Datenqualität selbst wird gemessen
und laufend hoch gehalten. Der Geschäftsführung steht in
QlikView eine Übersicht aller Kennzahlen zur GesamteinkaufsPerformance zur Verfügung.
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