QM Handbuch

Managementhandbuch
nach DIN EN ISO 9001:2008
und SQAS
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Ausgabe 17
Datum 17.02.16
INHALTSVERZEICHNIS
Kapitel
1.
EINLEITUNG UND HISTORIE
2.
BENUTZERHINWEISE,GELTUNGS
BEREICH, ABKÜRZUNGEN
3.
MANAGEMENTSYSTEM
4.
RESSOURCENMANAGEMENT
5.
SYSTEMAUFGABEN
6.
ERMITTLUNG, ANALYSE UND
VERBESSERUNG
7.
GESCHÄFTSPROZESSE
Anlage: Prozessbeschreibungen
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Änderungsdatum
Unterschrift
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EINLEITUNG UND HISTORIE
Kapitel 1
Historie
Die Lauterbach Speditions-GmbH ist die Fortführung des im Jahre 1921 in Hof an der Saale vom
Vater des heutigen „Senior-Chefs“ gegründeten Fuhrgeschäfts. Durch die Kriegsjahre wurde
diese Entwicklung zwar unterbrochen, gewann aber schnell wieder an Bedeutung. In den Jahren
bis 1959 wurde der Betrieb als ganz normales Transportunternehmen der verschiedensten Güter
geführt. Gleichzeitig mit dem Umzug von Hof nach Schwarzenbach im Jahre 1960 spezialisierte
sich das Unternehmen auf den Transport von Flüssiggütern in Tankwagen. Die gute Entwicklung
in den folgenden Jahren ließ Betriebsgelände und Büroräume bald zu klein werden, so wurde
ganz neu und großzügig gebaut und man siedelte 1975 ein zweites Mal zum jetzigen Stammhaus
nach Berg/Ofr um.
In der Folgezeit wurden Niederlassungen in Weyhe bei Bremen und in Zwickau eröffnet.
Fussend auf viele Jahre Zusammenarbeit, wurde zur Absicherung der guten Verbindungen
und der gemeinsamen Interessen im Ostmarkt, im Jahre 1992, ein Joint Venture mit
namhaften tschechischen Partnern, in Form einer Aktiengesellschaft, gegründet. Der Sitz, der
unter dem Namen LC Sokotrans AS, eingetragenen Firma ist Sokolov/CZ. Spaeter wurde im
angrenzendem Lomnice ein Truckcentrum mit Tankstelle, Werkstatt und Reifencentrum
gegründet.
Im Jahre 1997 wurde gemeinsam mit der Transportfirma Remete ein Joint Venture unter dem
Namen LC Duma Trans Budapest gegründet, die durch eigene Fahrzeuge die Aktivitäten in
Südosteuropa und Ungarn verstärkt. 2004 wurde diese Firma im Rahmen einer
Umstrukturierung in LC Duna Trans Kft. umbenannt und ist seitdem eine 100% Tochter der
Lauterbach Sped. GmbH. Anfang 2005 wurden die gesamten Lauterbach Joint Ventures und
Tochtergesellschaften in dem LC net zusammengefasst, um einen besseren Ablauf innerhalb
der Gruppe zu gewährleisten. Weiterhin wurde eine Kooperation mit R.M.I., Rotterdam
geschlossen um die Aktivitäten im Containergeschäft zu verstärken.
2012 wurde die LC Dunatrans kft. geschlossen und seitdem werden wir durch Chemlog kft.
in Ungarn vertreten.
Aufgabengebiet
Hauptaufgabengebiet des LC-net ist der Transport von Flüssiggütern innerhalb Europas.
Speziell Transportleistungen von und nach Osteuropa sind aufgrund langjähriger
Erfahrungen eine Domäne des LC-net, die auch weiterhin verstärkt werden sollen, um
unseren Kunden ein starker Partner auf diesem Gebiet sein zu können.
Die zwei modernen Tankwagen Innenreinigungsanlagen, konzipiert für umweltgerechte
Reinigung von fast allen Produkten, gewährleistet nicht nur saubere Kessel für den eigenen
Fuhrpark, sondern auch für Subunternehmer und Fremdfahrzeuge.
Die eigenen Reparaturwerkstätten, als separate Unternehmen geführt und offen für
Fremdfahrzeuge aller Marken, halten den Fuhrpark immer einsatzbereit und auf dem
neuesten Stand der Technik.
Erfahrenes
und
ständig
geschultes
Personal,
Kundenorientierung
und
Qualitätssicherungssysteme garantieren jederzeit einen reibungslosen und zuverlässigen
Transportablauf. Daraus leiten wir unser Unternehmensmotto ab:
„Mit
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EUROPAWEIT AUF NUMMER SICHER“
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BENUTZERHINWEISE,GELTUNGSBEREICH, ABKÜRZUNGEN
Kapitel 2
2.1. Allgemeines
2.2. Aufbau des Systems
2.3. GELTUNGSBEREICH
2.4. ABKÜRZUNGEN UND BEGRIFFE
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BENUTZERHINWEISE
Kapitel 2.1./.2.
2.1. Allgemeines
Das Managementhandbuch des LCnet enthält alle Regelungen die getroffen wurden um einen
gleich bleibenden Qualitätsstandard zu sichern, es basiert auf der DIN EN ISO 9001:2008 und
enthält gleichzeitig die Anforderungen der SQAS. Das Managementhandbuch ist ein lebendes
Dokument, dass sich den Wünschen und Bedürfnissen unserer Kunden, Dienstleistungen, sowie
dem Fortschritt des Unternehmens anpasst.
Es gilt in Verknüpfung mit den Prozessbeschreibungen, die separat dazu geführt und
aktualisiert werden, diese können in den einzelnen Niederlassungen, je nach Tätigkeitsgebiet,
variieren. In den einzelnen Kapiteln des Managementhandbuchs werden die jeweiligen
Verweise zu den Prozessbeschreibung angegeben, wobei diese für alle Niederlassungen
gleich sind - das aktuelle Handbuch sowie standardisierte PB befinden sich – zur Einsicht für
jeden - schreibgeschützt auf dem LC – Server, sonstige QM relevante Dokumente werden in
den lokalen Niederlassungen gespeichert und auch dort aktualisiert – andere Kopien auf
Papier oder Datenträgern dienen nur zur Information und unterliegen nicht dem
Änderungsdienst.
MH, PB und Checklisten werden zur eindeutigen Identifizierung mit Titel, Geltungsbereich,
Nummer und Ausgabe/-datum versehen. Das MH ist freigegeben, sobald die Ausgabe auf
dem Server abgelegt ist. Es erfolgt simultan immer eine Information an die Mitarbeiter, dass
sich eine neue Version zur Einsicht auf dem Server befindet.
Das Kapitel 7.3. Entwicklung der DIN EN ISO 9001:2008 entfällt, da es sich bei dem LCUnternehmen um einen reinen Dienstleister handelt, der keine Entwicklungsarbeit leistet.
Das Kapitel 7.5.2 Validierung der Prozesse zur Produktion und Dienstleistungserbringung wird
ebenfalls ausgeschlossen, da keine speziellen Prozesse vorhanden sind.
Innerhalb der SQAS wird die Frageliste SQAS Transport Service und Tankcleaning angewendet.
2.2. Aufbau des Systems
2.2.1. Beschreibung des QMS
Unser QMS ist 3-teilig aufgebaut und im Prinzip aus der folgenden Pyramide ersichtlich
MH
PROZESSBESCHREIBUNG
CHECKLISTEN
MH
PB
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Politik zur Qualitätssicherung
Beschreibung des Systems
Umweltaspekte
Prozessanalyse
Bereichsübergreifende und Schnittstellen-Regelungen
für einzelne Elemente des QMS zu einzelnen Kapiteln des MH
Detailanweisungen für bestimmte Verfahren
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BENUTZERHINWEISE
Kapitel 2
Bei dieser Dreiteilung wird im MH die Politik zum QMS, die Zuständigkeiten, sowie die
Aufbau- und Ablauforganisation, sind global festgelegt. Detaillierte Regelungen zu einzelnen
QM-Elementen, soweit nötig, sind in den sogenannten PB niedergeschrieben. Die
Checklisten und sonstigen Dokumente die dem einwandfreien Ablauf dienen, sind dort
ebenfalls genannt.
2.2.2. Managementhandbuch
Das MH beschreibt als übergeordnetes Dokument das QMS auf Basis der ISO 9001:2008
/SQAS. Es wurde im Auftrag der GF durch den QMB nach Abstimmung mit den jeweils
betroffenen Bereichen erstellt und verteilt. Die Weiterentwicklung des MH erfolgt in
Verantwortung des QMB mit Zustimmung der GF.
2.2.3. Dokumentation der PB
Ein Chart aller Prozesse wird in Kapitel 7.3. aufgeführt. Die Prozessbeschreibungen, sind
jeweils als separate Datei geführt, wobei im Kopf das Datum und Ausgabe ersichtlich ist. Die
Erstellung, Verteilung und Aktualisierung von PB erfolgt unter Federführung des QMB unter
Mitarbeit der betroffenen Bereiche.
2.2.4. Definition PB und Checklisten
Hierbei handelt es sich um bereichsinterne, schriftliche und/oder graphische Regelungen für
bestimmte Tätigkeiten. Solche PB sind dann zu erstellen, wenn dies für eine einwandfreie
Abwicklung von Tätigkeiten und Verfahren erforderlich sind und zur einwandfreien
Betreuung des Kunden beitragen.
Die Checklisten dienen hauptsächlich der Dokumentation und zur Vereinfachung einzelner
Tätigkeiten, sie gelten im Zusammenhang mit dem MH und PB.
2.2.5. Verteilung- und Änderungsdienst
Eine Verteilung im klassischen Sinne gibt es nicht, das MH wird vollelektronisch auf dem
Server abgelegt und kann von jedem Mitarbeiter eingesehen werden. Änderungen werden
von dem QMB eingestellt, wobei gleichzeitig eine Information der Mitarbeiter erfolgt. Das
MH gilt für die komplette Gruppe und wird auf einem Zentralserver (www.Lcnet.eu)
abgelegt. PB’s die übergreifend gelten, sind dort ebenfalls abgelegt.
2.2.6. Sprache
Alle Q-Dokumente im Managementbereich, die übergreifend Gültigkeit besitzen, sind auf
Deutsch. Sollten solche Dokumente übersetzt werden müssen, unterliegen sie nicht dem
Änderungsdienst.
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GELTUNGSBEREICH
Kapitel 2.3
Das Managementhandbuch gilt für das LC net mit seinen Unternehmen:
LC Sokotrans sro.
Tovarni 610
35 020 Solokov
Tschechische Republik
Tel. : 0042 -352 - 622 893
Fax : 0042 -352 - 350 126
Email : [email protected]
Lauterbach Speditions- GmbH
Scheibenacker 1
95180 Berg
Deutschland
Tel.: 0049-9293-808-0
Fax: 0049-9293-808-25
Email: [email protected]
Reinigungsanlage:
Lauterbach Nutzfahrzeuge GmbH
Scheibenacker 1
95180 Berg
Deutschland
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ABKÜRZUNGEN UND BEGRIFFE
Kapitel 2.4.
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
MH = Managementhandbuch
QMS = Qualitätsmanagementsystem
QMB = Qualitätsmanagementbeauftragter
PB = Prozessbeschreibung (Flowcharts, Textbeschreibungen)
GF = Geschäftsführung (des jeweiligen LC Unternehmens)
SL = Speditionsleitung (des jeweiligen LC Unternehmens)
GB = Gefahrgutbeauftragter (des jeweiligen LC Unternehmens)
Management= Management des LC net
KVP = kontinuierlicher Verbesserungsprozess
GBV = Gefahrgutbeauftragtenverordnung
GGVS/ADR = Gefahrgutverordnung Straße
Dok. = dokumentieren
EDV = elektronische Datenverarbeitung
BBS = behaviour based safety

Einzelvertrag = Transportvertrag über eine Beförderung bzw. Abruf aus dem
Rahmenvertrag

Rahmenvertrag = Transportvertrag über mehrere Beförderungen für bestimmte
Produkte und Relationen mit einem Kunden
 Status = Dokumentation erfolgter Prüfungen

ADR-Gut = Produkte die nach den internationalen Vorschriften als Gefahrgut zählen

Fahrzeuge = Eigene und feste Unternehmerfahrzeuge

Statistik = Erfassung und Auswertung von gewonnenen Daten und Informationen im
Sinne unseres QMS

Reklamation = Jede Art von Schaden, sowie eine Verzögerung im Transportablauf
von länger als 24 h, sowie schriftliche Kundenreklamationen

Charterunternehmer = Fahrzeuge fremder Unternehmen

Audits: Regelmäßige Überprüfungen von qualitätsrelevanten Dokumenten oder
Tätigkeiten, die zur Erreichung der Vorgaben notwendig sind.
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MANAGEMENTSYSTEM
Kapitel 3
3.1. Grundsatzerklärung zur Unternehmenspolitik
3.2 Unternehmensziele
3.3. Unternehmensprogramm
3.4. Jahresbericht
3.5. Organisation
3.6. BEAUFTRAGTENWESEN
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GRUNDSATZERKLÄRUNG UND UNTERNEHMENSZIELE
Kapitel 3.1./.2.
3.1. Grundsatzerklärung zur Unternehmenspolitik
Unsere Dienstleistung (Transport von flüssigen sowie flüssigen chemischen Produkten im internationalen
Straßen- und intermodalen Verkehr) in bester Qualität und nach modernsten und sichersten Methoden zu
leisten sehen wir als unsere Verpflichtung an. Wir verwenden für unsere Transportleistung nur die
neuesten, umweltschonensten und sichersten Transportmittel um unsere Mitarbeiter zu schützen und
unsere Kunden zufrieden zu stellen. Dabei achten wir auch auf ein einheitliches Auftreten im Sinne der
Corperate Identity. Damit ist das Erscheinungsbild der Fahrzeuge, die Handhabung und Ausstattung
ebenso gemeint, wie ein einheitliches Marketing unter Verwendung eines Unternehmenslogos. Die
Einhaltung umwelt- und sicherheitsrelevanter Gesetze und Vorschriften, einer Null-Toleranz Politik
bezüglich Alkohol und Drogen sowie die Gewährleistung einer optimalen Reinigung um das Produkt vor
jeglicher Kontamination zu schützen, ist für uns maßgeblicher Handlungsgrundsatz.
Die ständige Verbesserung unserer Leistung in Bezug auf Qualität – Umwelt – Sicherheit – Gesundheit
und die Festlegung von Unternehmensprogrammen für die Betriebsausübung ist unserer vorrangiges Ziel.
Unsere Stärken sehen wir in unserer Flexibilität und Effektivität, sowie in unserem hochmotivierten,
geschulten Personal – die tagtäglich unseren Kunden eine hervoragende Dienstleistung erbringen.
Um dieses hohe Maß zu erfüllen und zu erhalten, lassen wir uns nach SQAS und ISO auditieren um neue
Anregungen zu bekommen, eventuelle Missstände aufzudecken und den Verbesserungsprozeß so effektiv
wie möglich zu gestalten.
Um die Sicherheit und die Arbeitsabläufe weiter zu verbessern werden Fahrer und Reiniger nach den
Richtlinien des BBS und EU Richtlinien geschult.
Dabei ist aber nicht nur das Management, sondern jeder Mitarbeiter gefordert, sein Wissen und seine
Erfahrung zu nutzen um Verbesserungspotential, hinsichtlich Sicherheits – Gesundheits- Umwelt –
Qualitätsaspekten, aufzuzeigen. Weiterhin ist es die Pflicht und Verantwortung jedes Mitarbeiters auf
seine Sicherheit und Gesundheit, auch seiner Kollegen und Kolleginnen, zu achten und ggf. auf
Missstände oder Verbesserungen aufmerksam zu machen. Dafür ist jede Geschäftsführung innerhalb des
LC net verpflichtet ständig eine „offene Türe“ für seine Mitarbeiter zu haben und in ständigem Kontakt
zu seinen Mitarbeitern zu stehen.
3.2 Unternehmensziele
Das LCnet setzt sich das Ziel einer der Top-Dienstleister im Bereich Qualität, Flexibilität und
Logistiklösungen für die chemische Industrie zu werden. Das eingesetzte Equipment muss zu festgelegten
Zeitpunkten von internen oder externen Stellen überprüft werden, um gesetzliche sowie unsere
Qualitätsstandards zu erfüllen.
Daneben legt die jeweilige Geschäftsleitung mit dem Management schriftlich konkrete und messbare
Unternehmensziele fest, die eine Umsetzung der Unternehmenspolitik darstellen. Diese
Unternehmensziele beinhalten sowohl monetäre (z.b. Umsatzsteigerung, Gewinnmaximierung,
Kennzahlen etc.), sowie Umwelt-, Sicherheits-, Gesundheits und Qualitätsziele.
Diese werden von der GF per Schreiben, Aushang oder persönlichen Gespräch verständlich gemacht. Die
Überprüfung der Ziele erfolgt immer am Jahresende durch das jeweilige Management innerhalb des
Jahresberichtes. Eine Überprüfung und Festlegung der Ziele für das LC net wird durch das
Topmanagement sichergestellt.
Peter Pfeiffer
Anlage: Qualitätsmodell LC net
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UNTERNEHMENSPROGRAMM UND JAHRESBERICHT
Kapitel 3.3./.4.
3.3. Unternehmensprogramm
Die Umsetzung der Ziele hinsichtlich Qualität, Umwelt, Sicherheit und Gesundheit, erfolgt
anhand konkreter Maßnahmen, die im Maßnahmenplan niedergeschrieben werden. Die
Maßnahmen werden ständig aktualisiert und durch den jeweiligen Beauftragten überwacht. Der
Maßnahmenplan wird unter Verantwortung des QMB geführt. Die Festlegung des
Unternehmensprogramms steht im Bezug zu dem jeweiligen Ziel und enthält jeweils Termine,
Verantwortlichkeiten und Beauftragte zur Durchführung der Maßnahmen. An der Umsetzung des
Unternehmensprogramms sind alle Mitarbeiter und Führungskräfte des LCnet beteiligt.
Maßnahmen und eine ständige Zielkontrolle werden auf Mitarbeiterbesprechungen diskutiert und
erfasst, die vierteljährlich stattfinden und von denen ein Protokoll erstellt wird. Neben diesen
Besprechungen finden tägliche kurze operationelle Besprechungen statt, die nicht dokumentiert
werden. Massnahmen aus diesen Besprechungen finden keinen Eingang in den Massnahmenplan.
3.4. Jahresbericht
Jede GF, sowie das Management des LC net, ist dazu angehalten mindestens einmal jährlich
einen Jahresbericht zu erstellen und dort auf die folgenden Kriterien einzugehen:









Beurteilung der festgelegten Unternehmensziele
Ökonomischer Rückblick über das vergangene Geschäftsjahr
Kundenzufriedenheit
Auswertung des Maßnahmenplans
Verbesserungen
Investitionsplan
Analyse der potentiellen Risikofaktoren
Ergebnisse aus den internen, sowie externen Audits
Definition neuer Unternehmensziele bezüglich
o Dienstleistung
o Prozesse
o Unternehmenssystem
o Ökonomie
o Ökologie
o Sicherheit/Gesundheit
Hieraus resultieren neue Maßnahmen, die mit den Mitarbeitern diskutiert werden und dann
Eingang in den Maßnahmenplan finden.
Weiterhin müssen monatliche wirtschaftliche Auswertungen der einzelnen Unternehmen an das
Topmanagement übermittelt werden, sodass eine Überprüfung der LCnet Ziele möglich ist.
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ORGANISATION
Kapitel 3.5.
3.5. Organisation
Organigramm
Dieses Organigramm stellt die Konstellation der LCnet dar mit all seinen Schlüsselpositionen
und Stelleninhabern. In den Stellenbeschreibungen sind Verantwortungen und Befugnisse der
einzelnen Stellen einschließlich ihrer Aufgaben und Forderungen an die Qualifikation
hinsichtlich Qualität/ Umwelt/Sicherheit/Gesundheit festgelegt. Die Vertreterregelung befindet
sich ebenfalls in den Stellenbeschreibungen. Weitere Verantwortungen und Aufgaben ergeben
sich aus den Festlegungen dieses Handbuches bzw. der weiteren Managementdokumentation.
Das Organigramm wird von dem QMB in Absprache mit der GF erstellt und bei Änderungen
korrigiert.
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BEAUFTRAGTENWESEN
Kapitel 3.6.
Folgende Beauftragte und Aufgabenverantwortliche wurden festgelegt:
Gefahrgutbeauftragte (§ 5 GBV)
Hiermit ist eine Person im Sinne der Gefahrgutbeauftragten Verordnung ernannt. Sie ist
Verantwortlich über alle Neuerungen in diesem Bereich zu berichten, bei Fragen zu helfen,
Dokumentationen und Gesetze auf dem aktuellen Stand zu halten und Schulungen
durchzuführen. Sie ist verpflichtet jährlich Bericht zu erstellen.
Für LC Lauterbach Berg: Stefan Fankhänel
Für LC Sokotrans: Jindrich Křipal
SHE-Beauftragter (SHEQ-R)
Der SHEQ-R ist verantwortlich für die Einführung und Aufrechterhaltung des SHEQ-Systems im
kompletten LC net und wird hiermit von der Geschäftsleitung benannt.
Zu seinem Aufgabengebiet zählt:
 QMS festlegen, verwirklichen und Aufrechterhalten
 schriftliche Berichte
 Vorbeugungsmaßnahmen gegen mögliche Fehler treffen
 Improvement action plan erstellen
 Probleme an Prozessen feststellen, durchführen und aufzeichnen
 Planung und Koordination von Audits
 Durchführung interner Audits
 Überprüfung, Entwicklung und Durchführung von Aufgaben bezüglich SHE (zusammen
mit zuständigen Stellen)
Die Stelle vertritt: Alexander Pfeiffer
Sicherheitsfachkraft
Eine Sicherheitsfachkraft laut Arbeitssicherheitsgesetz wird hiermit schriftlich benannt, ist
entsprechend ausgebildet und verfügt über alle Kompetenzen und Befugnisse. Sie überwacht die
Sicherheitsbestimmungen im Unternehmen und ist Verantwortlich über Neuerungen in diesem
Bereich aufzuklären und zu informieren.
Sie ist verpflichtet über sicherheitsrelevante Abweichungen zu informieren und Prüfungen
durchzuführen.
LC Lauterbach: Peter Pfeiffer
LC Sokotrans: Petr Rubas
Betriebliches Gesundheitswesen:
Auf Basis der Gefährdung der einzelnen Personen wird festgelegt mit welcher Häufigkeit
untersucht wird. Untersuchungen werden in der Personalakte mit Datum dokumentiert.
Fahrer, Büropersonal und Reinigung sollten in regelmäßigen Abständen untersucht werden, um
jegliche gesundheitliche Gefährdung auszuschließen und eine Früherkennung zu gewährleisten.
Unabhängig von der jährlichen Pflichtuntersuchung haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, bei
gesundheitlichen Problemen im Arbeitsbereich, sich an unseren Arbeitsmediziner zu wenden.
LC Lauterbach: Dr. med. Jahn
LC Sokotrans: Dr. Jindrich Siuda
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BEAUFTRAGTENWESEN
Kapitel 3.6.
BBS-Training/Training nach FpersV/ADR
Für die Schulung der Fahrer und der Reiniger nach BBS und FpersV sind die folgenden
Dienstleister/Stellen ernannt:
LC Lauterbach: Fahrschule Rödel, Berg (Heiko Rödel)
Lauterbach Nutzfahrzeuge: Markus Fiedler
LC Sokotrans: Jan Gloser
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KOMMUNIKATION
Kapitel 3.7.
Die Kommunikation zu externen Stellen (z.b. TÜV, Polizei, Ämter etc.) erfolgt größtenteils
über die/den jeweilige/n GF/Vorstand/SL, muss aber auch von untergeordneten Stellen im
Bedarfsfall genutzt werden.
Die Unternehmenspolitik ist für die Öffentlichkeit zugänglich. Auf Anforderung wird das
MH zugesandt.
Die interne Kommunikation erfolgt durch persönliche Gespräche, Aushänge am Schwarzen
Brett und Schulungen in denen auch Probleme bezüglich Qualität/ Umwelt/ Sicherheit/
Gesundheit besprochen werden.
Mindestens einmal vierteljählich findet eine Mitarbeiterbesprechung statt, in der immer die
notwendigen Abteilungsleiter und das Management anwesend sind, dort wird auf Probleme
und Neuerungen, sowie Umwelt/Qualität/Sicherheit/Gesundheitsaspekte eingegangen. Die
Themen werden vorab festgelegt und die betroffenen Mitarbeiter eingeladen. Die dort
beschlossenen Maßnahmen werden in dem Maßnahmenplan aufgenommen.
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RESSOURCENMANAGEMENT
Kapitel 4
4.1. PERSONAL
4.2. INFRASTRUKTUR
4.3. PRÜFMITTEL
4.4. Datenverarbeitung und Datenschutz
4.5. Integrierte Subunternehmer
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PERSONAL
Kapitel 4.1.
4.1.1. Zielsetzung
Ein funktionierendes System wird nur von qualifizierten und motivierten Mitarbeitern getragen
und aufrechterhalten.
Zielorientierte Personalauswahl, Personalentwicklung und Weiterbildungsmaßnahmen sorgen
dafür, dass sich in innerhalb des LC net an jedem Arbeitsplatz der bestmögliche Mitarbeiter
befindet.
4.1.2. Personalauswahl
Die Auswahl neuer Mitarbeiter erfolgt anhand der vom Geschäftsführer oder seiner beauftragten
Person, für die freie Stelle definierten Anforderungen (Stellenbeschreibung),daneben orientiert er
sich an den festgelegten Einstellungskriterien. Auswahlkriterien sind je nach Anforderung die
fachliche Qualifikation, die vorhandene Erfahrung und die Einsatzflexibilität.
Generell dürfen nur solche Personen eingestellt werden, die die jeweilige Landessprache
sprechen, schreiben und verstehen können. Weiterhin sind die Grundrechenarten Voraussetzung
und Grundlagen einer Fremdsprache Voraussetzung.
Neue Mitarbeiter werden bei Aufnahme ihrer Tätigkeit durch den Geschäftsführer, oder seinem
Vertreter, in die Organisationsabläufe und in die stellenspezifischen Betriebsabläufe
eingewiesen.
Werden Mitarbeiter für die Managementebene (LC net oder Geschäftsführung) eingestellt, wird
vorher von den Direktoren ein Anforderungsprofil festgelegt. Die Entscheidung über die
Einstellung muss einstimmig getroffen werden.
4.1.3. Schulungen
Auf Basis der strategischen Unternehmensentwicklung und der jeweiligen Markt-/
Auftragssituation ermittelt der Geschäftsführung/Management (LC net) in Zusammenarbeit mit
den Mitarbeitern den Bedarf an Schulungsmaßnahmen. Schulungsmaßnahmen werden vom
Geschäftsführung geplant und in den Schulungsplan aufgenommen. Daneben werden gesetzliche
Schulungen ebenfalls in den Schulungsplan eingetragen, wenn sie einen größeren Personenkreis
einschließen.
Der Geschäftsführer legt, in Absprache mit den Mitarbeitern, den Personenkreis fest, der an der
Schulung teilnimmt.
Der Schulungsplan wird in der EDV und die Zertifikate und Zeugnisse etc. werden in dem
jeweiligen Personalordner hinterlegt.
Die Schulungen werden intern durch qualifizierte Mitarbeiter oder extern von Fachunternehmen
bzw. anerkannten Ausbildern durchgeführt.
Bei Arbeitnehmern die im Fuhrbetrieb beschäftigt sind sollte alle 3 Jahre ein Fahrsicherheitstraining stattfinden, indem auch speziell defensives Fahren geschult wird.
Weiterhin ist jeder Mitarbeiter dazu angehalten, seinen Schulungsbedarf zu melden.
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PERSONAL
BBS - TRAINING
Kapitel 4.1.3.
Grundsatz:
Alle Fahrer, sowie Reiniger des LC net sollen nach den Kriterien des BBS- Programms von
CEFIC und ECTA geschult werden. Hierfür werden Personen ernannt, die sich um die
Durchführung und Erstellung der notwendigen Schulungen und Dokumente kümmern. Diese
Personen können wiederum für die einzelnen LC net Unternehmen, Personen benennen, die die
Schulungen vor Ort durchführen. Diese Personen können intern sowie extern sein. Es müssen
über die durchgeführten Schulungen Unterlagen aufbewahrt werden.
Grundsätzlich muss jeder Fahrer alle 3 Jahre mit einem Trainer (Masterdriver) eine Probefahrt
durchführen. Der Trainer soll Ratschläge und Verbesserungspotentiale hinsichtlich
Fahrverhalten, Sicherheit, Umwelt und Umgang mit dem Equipment geben, sowie bei Problemen
helfen.
Diese Fahrten und die besprochenen Themen werden ebenso schriftlich dokumentiert und mit
dem Fahrer diskutiert und dannach der jeweiligen GF oder Verantwortlichen vorgelegt.
Nach theoretischen Schulungen sollte ein schriftlicher Test erfolgen, der das gelernte nochmals
abfragt. Dieser Test kann auch anonym erfolgen. Die Resultate müssen für die nächsten
Schulungen genutzt werden.
Für die Reiniger sollte ein Training bezüglich des Umgangs mit Equipment, PPE, Verbrauch von
Reinigungsmittel, Verantwortungsvoller Umgang mit gefährlichen Stoffen, Lagerung dieser etc.
1x jährlich erfolgen. Die Resultate sind mit den Reinigern zu diskutieren und ggf. weiter zu
schulen. Unterlagen über diese Schulungen sind an das Management weiterzugeben.
Dokumentation:
Das BBS – Programm ist in den Schulungsplan aufzunehmen, sowie alle relevanten Schulungen,
die dieses Thema betreffen.
Monitoring:
Alle LC net Unternehmen haben Unfall-, Reklamations-, Bußgeld-, Spritverbrauchs-,
Ölverbrauchs-, Umsatz-, Kosten-, sowie Krankheitsstatistiken für jeden Fahrer zu führen und
diese ihm auch mitzuteilen. Für die Reinigung sind Statistiken über Unfälle, Vorfälle, eingesetzte
Reinigungsmittel, Wasserverbrauch, Reinigungsmittelverbrauch, Überprüfungen des Equipments
etc. zu führen und in das Training mit einzubeziehen.
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PERSONAL
Kapitel 4.1.
4.1.4. Einweisungen
Neue Mitarbeiter werden durch einen erfahrenen Mitarbeiter in seine Tätigkeiten und
Aufgabengebieten eingewiesen. Der Mitarbeiter informiert den neuen Mitarbeiter anhand eines
schriftlichen Einarbeitungsplanes mindestens über folgende Aspekte:
- Unternehmenspolitik
- Betriebsablauf
- Urlaubsregelung
- Management- System (MH, PB,...)
- Sicherheitsaspekte
- Umweltschutz (Mülltrennung, Entsorgungsvorschriften etc.)
Die Abarbeitung des Einweisungsplanes wird in der Personalakte abgelegt. (gilt nicht für
Auszubildende und Praktikanten)
Einweisungen in neue Betriebsmittel werden im Bedarfsfall durchgeführt und nicht
dokumentiert.
4.1.5. Überprüfung der Schulungen/Einweisungen
Schulungen, Einweisungen werden durch den Vorgesetzten bzw. in den monatlichen
Mitarbeitergesprächen von Fall zu Fall spezifisch auf Wirksamkeit überprüft.
Ist keine Wirksamkeit festzustellen oder ergeben sich aufgrund der Begründung durch den
Vorgesetzten keine unmittelbar darauf folgenden Korrekturmaßnahmen, wird der QMB
bezüglich der weiteren Vorgehensweise eingeschaltet. Schwerwiegende Mängel werden
dokumentiert.
4.1.6. Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterentwicklung
Die Mitarbeiterzufriedenheit wird durch die GF/Management durch den täglichen Kontakt zu den
Mitarbeitern überprüft. Treten Konflikte auf, werden diese sofort durch den GF geklärt.
Innerhalb des LC net ist es Politik, dass der jeweilige GF für seine Mitarbeiter bei Problemen
immer zu sprechen ist, um ein dauerhaft gutes Betriebsklima zu erreichen. Dadurch wird erreicht,
dass unsere Mitarbeiter ständig motiviert werden, da die Entscheidungswege extrem kurz
gehalten werden und Probleme sofort besprochen werden können.
Die GF kontrolliert die Fluktuation ständig und erwähnt diese in seinem Jahresbericht.
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INFRASTRUKTUR
Kapitel 4.2.
4.2.1. Beschreibung
Das LC net betreut hauptsächlich Kunden der Chemieindustrie mit Schwerpunkt Osteuropa.
Durch die verschiedenen Repräsentanzen in Osteuropa wird eine gleichbleibend gute
Kundenbetreuung gewährleistet.Jedes Haus innerhalb des LC net ist mit einer umfangreichen
und hochwertigen Telekommunikations-und EDV-Anlage ausgerüstet , die den Kontakt zum
Kunden und innerhalb der Gruppe erleichtert. Alle Fahrzeuge sind mit einem Telematiksystem
ausgestattet, um den Status jederzeit abzurufen.
In Berg/Deutschland und Sokolov/Tschechien steht eine Reinigungsanlage sowie Werkstätte
(nicht in eine Zertifizierung eingeschlossen) zur Verfügung. Das LC net verfügt über einen
eigenen Fuhrpark (Tankauflieger, Container, Chassis und Zugmaschinen). Es wird nur mit
bekannten und erfahrenen Herstellern zusammen gearbeitet (z.B. LKW=Scania,
Auflieger=LAG). Für eigene Fahrzeuge mit Beladung sind abgesperrte Parkplätze vorhanden.
Das Betriebsgelände in Sokolov ist komplett eingezäunt und mit einem automatischen Tor
gesichert, was durch die öffentliche Werkstätte und Reinigung in Berg nicht möglich ist.
4.2.2. Grundsatz
Innerhalb des LC net werden nur die ökologischsten und sichersten Mittel zur Beförderung der
Güter eingesetzt. Es wird darauf geachtet, dass keine Fahrzeuge unterhalb der Euro 3 Norm
angeschafft werden und sich die Tankauflieger, Chassis und Container immer in einem
einwandfreien Zustand befinden.
Die Kommunikationsmedien müssen so ausgestattet sein, dass eine problemlose und effektive
Kommunikation innerhalb des Netzes, sowie außerhalb gewährleistet ist.
Infrastruktur
LC
Slovaktrans
KUNDE
KUNDE
LC
Sokotrans
GSSokotrans
ReinigungCZ
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LCTruckzentrum
Lomnice/CZ
LC
Lauterbach
LC
Nutzfahrzeuge
Reinigung
Berg
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PRÜFMITTEL
Kapitel 4.3.
4.3.1. Zweck
Prüfmittel dienen dem Abgleich zwischen den getroffenen Vorschriften und gesetzten Zielen mit
dem tatsächlichen Zustand oder Prozess. Diese müssen, soweit notwendig, geeicht bzw.
regelmäßig geprüft werden.
4.3.2. Beschreibung
Als Prüfmittel werden in den Fahrzeugen geeichte Fahrtenschreiber und digitale Tachographen
verwendet, diese zeichnen die gefahrenen Kilometer, Ruhezeiten und Geschwindigkeiten des
Fahrzeugs auf. Sie dienen somit der Auswertung des Fahrpersonals. Die Fahrtenschreiber werden
von einer externen Werkstatt, die für das Prüfen dieser Geräte zugelassen ist, nach den
gesetzlichen Vorgaben überprüft; die Überprüfungstermine werden in einer Liste, von der
Werkstatt oder vom Unternehmen, geführt und aktualisiert. Die Fahrtenschreiber werden nach
der Überprüfung verplombt und bekommen eine Plakette mit dem nächsten Überprüfungstermin.
Die Ergebnisse werden bei den Fahrzeugunterlagen aufbewahrt. Die externe Werkstatt oder das
Unternehmen ist für die Überwachung und Einhaltung der Termine verantwortlich.
Des weiteren wird ein GPS-Telematik System zur Statusprüfung und Rückverfolgbarkeit genutzt.
Dieses unterliegt keinen Überprüfungen. Dieses System erlaubt eine Rückverfolgung der
gefahrenen Strecke sowie die Planung der Routen und Arbeitszeiten.
(Wer für die Überwachung verantwortlich ist, legt jedes LC Unternehmen selbst fest, es muss
aber eine Stelle festgelegt werden und Unterlagen verfügbar sein.)
Alle anderen Prüfungen werden von externen Dienstleistern (TÜV etc.) durchgeführt und
dokumentiert (Prüfbücher, Schlauchprüfungen etc.).
4.3.3. Dokumentation
Fahrtenschreiberblätter in der jeweiligen Spedition, gemäss gesetzlicher Vorschriften sowie
Liste der Prüfungstermine, ggf. Prüfungsunterlagen. GPS-Daten sind bis zu 12 Monate
zurück verfügbar.
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Datenverarbeitung und Datenschutz
Kapitel 4.4
1. Beschreibung
Innerhalb des LC net werden Daten gesammelt, verarbeitet, ausgewertet und gespeichert.
2. Daten
Die Daten werden in verschiedene Kategorien eingeteilt:
a.) Personenbezogene Daten
Sind Daten die eine bestimmte Person (Mitarbeiter) betreffen und im Zuge des
Arbeitsverhältnisses gespeichert werden müssen oder können
b.) Kundendaten/Lieferantendaten
Sind Auftraggeberdaten bzw. Lieferantendaten, die für die Auftragsabwicklung
benötigt werden (z.B Adresse, Bankverbindungen, Ansprechpartner etc.)
c.) Auftragsbezogene Daten
Sind Daten die speziell für den jeweiligen Auftrag gespeichert werden. Diese Daten
dienen der Auswertung und Bearbeitung der Aufträge.
3. Datenspeicherung
Alle Daten werden auf elektronischem Wege gespeichert, d.h. die Daten befinden sich auf
der Festplatte des jeweiligen Servers/PCs. Alle Daten, die für die Verrichtung der Tätigkeit
notwendig sind, sind Zentral auf dem Server zu speichern. Speicherungen auf lokalen PCFestplatten sollten vermieden werden, da diese nicht gesichert werden!
Eine Vielzahl der Daten ist ebenso in Papierform abgelegt.
4. Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten unterliegen einem besonderen Schutz. Sie dürfen nicht für jede
Person zugänglich sein und müssen vor Missbrauch geschützt werden. Die Dateien und
Ordner die solche Daten beinhalten müssen an Orten aufbewahrt werden, für die eine
Zugangs/-Zugriffsberechtigung notwendig ist. Die Zugriffsberichtung umfasst den hierfür
angelegten Personenkreis.
Bevor personenbezogene Daten gespeichert werden, muss eine schriftliche Einwilligung und
Information der betroffenen Person über die Speicherung erfolgen, erst dann dürfen Daten
gespeichert werden.
Dem Mitarbeiter ist es nicht gestattet private Daten auf der Betriebs-EDV zu speichern,
sowie private Emails zu versenden.
5. Datensicherung
Es hat generell eine arbeitstägliche Datensicherung zu erfolgen. Wie diese erfolgt ist nicht
vorgeschrieben – es können externe Medien (CD, DVD, portable Harddisks), sowie interne
Medien (zweite Festplatte, Sicherungs-PC etc.) verwendet werden. In jedem Fall ist jedoch
sicherzustellen, dass diese Medien an einem sicheren Ort (Feuerfest, Wasserfest, Diebstahlgeschützt) aufbewahrt werden, um im Verlustfalle den Stand des vorherigen Tages, wieder
herzustellen. Für wichtige Dokumente auf Papier, gilt das gleiche.
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Integrierte Subunternehmer
Kapitel 4.5
1. Beschreibung
Innerhalb des LC net wird mit integrierten Subunternehmern gearbeitet die vorher ausgewählt
werden müssen. Ein integrierter Subunternehmer ist ein Unternehmer der seine Fahrzeuge
längerfristig und ausschließlich für LC net einsetzt. Die Fahrzeuge werden auch von LC net
disponiert.
2. Anforderungen an den Subunternehmer
Folgende Voraussetzungen muss der Subunternehmer erfüllen:
1. Fahrpersonal
Die Fahrer müssen alle nach den gesetzlichen Vorschriften geschult sein, ADR-Bescheinigung
besitzen und wenn möglich Deutsch oder Englisch sprechen.
2. Fahrzeuge
Die Fahrzeuge müssen mindestens die Schadstoffnorm E4 erfüllen und technisch einwandfrei
gewartet sein. Die Fahrzeuge müssen ebenso eine Abnahme nach ADR besitzen.
3. Auflieger
Falls der Subunternehmer selbst Auflieger einsetzt müssen diese perfekt gewartet und gereinigt
sein. Die Auflieger dürfen nicht älter als 20 Jahre sein und ebenso nach ADR geprüft sein.
4. Versicherungsschutz
Der Subunternehmer hat alle notwendigen Versicherungen selbst einzudecken und dem LC net
eine Versicherungsbestätigung zu geben.
3. Vertrag
Idealerweise wird mit dem Subunternehmer ein Vertrag geschlossen. Bei dessen
Unterzeichnung sind alle notwendigen Daten (Fahrernamen, Fahrzeuge etc.) in einer
Checkliste zu erfassen und die Fahrzeuge und Fahrer vor dem Ersteinsatz komplett auf
Sicherheitsausrüstung und geforderte Prüfungen zu untersuchen.
4. Schulungen/Überprüfungen
Das LC net überprüft die Fahrzeuge der integrierten Subunternehmer in regelmäßigen
Abständen. Idealerweise werden die Fahrer an den internen Schulungen teilnehmen solange
dies sprachlich möglich ist. Ist dies nicht möglich muss über eine andere Niederlassung diese
Schulungen vorgenommen werden, wo die Sprachbarriere nicht besteht.
PB Feste Unternehmer gilt dementsprechend.
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SYSTEMAUFGABEN
Kapitel 5
5.1. UMWELTASPEKTE
5.2. DOKUMENTMANAGEMENT
5.3. INSTANDHALTUNG
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UMWELTASPEKTE
Kapitel 5.1.
5.1.1. Abfall/Emissionen
Eines der Prinzipien innerhalb des LC net ist es Abfälle und Emissionen so gering wie möglich
zu halten und entstehende Abfälle ordnungsgemäß zu entsorgen.
Deswegen ist es die Pflicht jedes Mitarbeiters, bei Verrichtung seiner Tätigkeit unnötigen
Verbrauch von Betriebsmitteln (Diesel, Papier, Wasser etc.) zu vermeiden.
Emissionen entstehen im LC net größtenteils durch den CO2 –Ausstoß der Fahrzeuge und in
geringem Teil durch die Heizungsanlagen in den Verwaltungsgebäuden.
Um diese möglichst gering zu halten werden nur die neuesten Fahrzeuge eingesetzt und die
Fahrer ständig in ihrem Kraftstoffverbrauch überprüft (ggf. werden Korrekturmaßnahmen
eingeleitet).
Dadurch werden Ressourcen geschont und Einsparungen erzielt.
Abfälle werden im LC net folgendermaßen getrennt:
- Abwasserabfälle der Reinigung (s. Dokumentation Reinigung)
- Papier
- Hausmüllähnlicher Gewerbemüll
Alle entstehenden Abfälle werden von Beauftragten Unternehmen entsorgt, die eine
ordnungsgemäße Entsorgung, entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen nachweisen können.
Dokumentationspflicht besteht nur für die Reinigungen.
5.1.2. Wasser
Die LC net Unternehmen, die eine Reinigungsanlage betreiben sind dazu verpflichtet, ihren
Wasserverbrauch zu ermitteln und Ziele für diesen festzulegen. Es sollte versucht werden den
Wasserverbrauch soweit wie möglich, auch hinsichtlich der Kostenaspekte, zu senken.
5.1.3. Energie
Als Energieträger dienen Strom, Heizöl und Diesel in Form von Heizkesselanlage und
Kraftstoffverbrauch für die Fahrzeuge.
Eine Kontrolle der jeweiligen Verbrauchszahlen ist jährlich durch die jeweilige GF
vorzunehmen, um die Entwicklung zu verfolgen.
Der Hauptenergieträger ist der Dieselkraftstoff. Hierbei wird bei der Auswahl der Fahrzeuge
darauf geachtet, dass Fahrzeuge eingesetzt werden, die mit neuesten Motoren ausgerüstet sind
um den Verbrauch auf sehr niedrigem Niveau zu halten. Weiterhin werden die Fahrer im
wirtschaftlichen Fahren geschult.
5.1.4. Meldung und Registrierung von Unfällen
Es werden alle Unfälle, Umweltschäden und Sachschäden erfasst. Nach der Erfassung erfolgt
eine Einteilung in die verschiedenen Gruppen und eine Analyse der Umstände. Die Erfassung
und Auswertung erfolgt unter Verantwortung der Sicherheitsfachkraft oder SL. Maßnahmen
werden in Zusammenarbeit mit der GF und des QMB erarbeitet und umgesetzt. Die
Berichterstattung erfolgt anhand GBV unter Leitung des GB.
5.1.5. Notfallvorsorge
Für die Erstellung von Notfallplänen (Alarm- & Fluchtpläne) ist die Sicherheitsfachkraft
zuständig. Der QMB überprüft die Notfallpläne anhand der Audits einmal jährlich. Notfallpläne
sind nur bei den Fahrern und bei der Reinigung notwendig.
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DOKUMENTMANAGEMENT
Kapitel 5.2.
5.2.1. Dokumente
Dokumente sind Arbeitsvorgaben wie z.b. MH, PB’en, Arbeitsanweisungen, Notfallpläne etc.
Durch befugtes Personal werden Dokumente geprüft und genehmigt. Eindeutig identifizierbar
sind sie anhand des Datums und Bezeichnung.
Zur Erstellung von Dokumenten sind nur die SL, GF und der QMB nach gegenseitiger
Abstimmung berichtigt. Sollten Änderungen in einem Dokument notwendig werden, ist eine der
vorgenannten Stellen zu informieren, die dann die Änderung vornehmen.
5.2.2. Aufzeichnungen
Aufzeichnungen dienen dem Nachweis, dass das QM entsprechend seinen Vorgaben von allen
„gelebt“ wird. Die Identifikation wird durch eindeutige Kennzeichnung (Titel, Datum)
gewährleistet. Es muss sichergestellt sein, dass Aufzeichnungen in jedem Unternehmen geführt
werden und auch klar definiert ist, welche Aufzeichnungen, wie zu führen sind.
Formulare, Vordrucke und Checklisten sind in der Regel selbsterklärend. Jeder Mitarbeiter des
Unternehmens ist für die sachlich richtige Handhabung der Aufzeichnungen verantwortlich.
Insbesondere wird darauf geachtet, dass Eintragungen korrekt uns sauber durchgeführt werden.
5.2.3. Steuerung von gesetzlichen Regularien und Gesetzen
Für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Schulung bzw. Vermittlung neuer
Regularien sind die folgende Bereiche und Stellen verantwortlich. Dies ist auch innerhalb der
Stellenbeschreibungen zu vermerken.
Vorschriften bezüglich ADR/GGVS: Gefahrgutbeauftragter/DGSA
Sozialvorschriften, Versicherungsvorschriften, CMR-Recht, Handelsrecht: Speditionsleiter
Unternehmensgesetze, Steuergesetze, Personalgesetze: Geschäftsführung
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INSTANDHALTUNG
Kapitel 5.3
Im LC net wird darauf geachtet, dass das Equipment, über die gesetzlichen Vorschriften hinaus,
von einer externen Stelle überprüft wird. Reparaturen sollten, wenn möglich, sofort erledigt
werden, um keine Verzögerungen im Ablauf zu verursachen. Die Überprüfungen werden von der
externen Stelle und teilweise von dem Unternehmen dokumentiert und aufbewahrt.
Die Fahrer sind ebenso dazu angehalten, ihr Fahrzeug und Equipment immer in bestem Zustand
zu halten und Probleme sofort zu melden.
Für die Instandhaltung und Erneuerung der EDV-Anlage ist der EDV-Verantwortliche zuständig.
Es sollte versucht werden, immer ein Ersatzgerät zur Verfügung zu haben um keine
Ablaufschwierigkeiten auftreten zu lassen.
Reinigungseinrichtungen (Spühlkopf, Schläuche etc.) werden von der Reinigung überprüft und
bei Mängeln repariert. Bei größeren Problemen und bei gesetzlichen Kontrollen werden externe
Unternehmen beauftragt.
Gebäude und Grundstücke müssen ebenfalls durch externe Dienstleister oder das Unternehmen
selbst, in bestem Zustand gehalten werden.
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ERMITTLUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG
Kapitel 6
6.1. ERMITTLUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG
6.2. DATENANALYSE
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ERMITTLUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG
Kapitel 6.1.
6.1.1. Kundenzufriedenheit
Kundenzufriedenheit definiert das LC-net damit, dass ein Transport reibungslos durchgeführt
wird und der Kunde weiterhin seine Geschäfte über das LC net abwickelt. Messbar wird das
ganze am Umsatz des einzelnen Kunden der von der GF stetig durch Kontrollen überprüft
wird und bei einem Rückgang nachverfolgt wird.
Dadurch kann auch die Kundentreue gemessen werden; ein weiteres Messinstrument sind die
Reklamationen pro Kunde.
Die Umsätze der einzelnen Häuser, sowie der Umsatz des Gesamtunternehmens, wird vom
Management überprüft.
Der Kontakt zu den Kunden muss durch persönliche Gespräche einmal jährlich gepflegt werden.
Bei kleineren Kunden kann dies auch telefonisch erfolgen. Anhand dieser Gespräche wird die
Zufriedenheit des Kunden ermittelt und dokumentiert. Die Gesprächsnotizen werden jährlich
ausgewertet. Die Auswertung, fließt in den jährlichen Bericht ein. Diese Berichte werden
ebenfalls in der LC net eigenen Datenbank erfasst.
Weiterhin erhalten manche LC-Unternehmen durch einige der Kunden (somit externe Quellen)
jährliche Informationsblätter die Fehler- bzw. Mängelhäufigkeit graphisch
darstellen/zusammenfassen, diese werden bei den Auswertungen, sofern relevant, berücksichtigt.
6.1.2. Kundenanforderungen
Die Kundenanforderungen werden direkt mit dem Kunden besprochen bzw. werden bei jedem
Auftrag genannt. Bei speziellen Wünschen wird sich mit dem Kunden in Verbindung gesetzt und
ein individuelles Konzept ausgearbeitet. Für jeden Transport den das LC-Unternehmen
durchführt sind die Bedürfnisse des Kunden unterschiedlich und auftragsbezogen. Konkrete
Wünsche sind auf dem Auftragsbogen, der EDV und der Bestellung des Kunden vermerkt. Dem
Auftragsbogen kommt hierdurch nicht nur eine Dokumentationsfunktion, sondern auch eine
Informationsfunktion zu. Die Auftrags- und Kundenspezifischen Daten werden im EDV-System
erfasst und liefern zu jedem Transport die gewünschten Informationen. Jegliche
Kundeninformationen sind vertraulich zu behandeln!
6.1.3. Interne Audits
Interne Audits dienen der Beurteilung und Überprüfung der Wirksamkeit und Einhaltung des
QM-Systems.
Es werden in unregelmäßigen Abständen, jedoch mind. 1 mal jährlich Audits durchgeführt.
Diese werden mit dem Auditplan veröffentlicht.
Bei Auftreten von Problemen und Fehlern werden kurzfristige Audits angesetzt.
Interne Audits beziehen sich auf alle Bereiche des LC net..
Der QMB ist Hauptverantwortlich für die Durchführung. Er kann aber auch eine andere
Personen (die Kenntnis über den zu auditierenden Bereich haben) beauftragen das Audit
durchzuführen.
Der QMB erstellt für das Jahr einen Auditplan in dem alle Abteilungen und der Monat in
dem sie auditiert werden, eingetragen sind. Das Audit wird vorher nicht angekündigt, da
somit eine Voreingenommenheit ausgeschlossenen werden kann.
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ERMITTLUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG
Kapitel 6.1.
Beim Audit werden alle notwendigen Checklisten, Aufzeichnungen und Dokumente die zur
optimalen Prozessausführung benötigt werden eingesehen und der Arbeitsablauf beurteilt,
die Beurteilung muss schriftlich erfolgen und sollte alle Bereiche umfassen (Sicherheit,
Gesundheit, Umwelt, Qualität). Die Ergebnisse sollten sofort mit der jeweiligen Abteilung
besprochen werden bzw. ein Nachaudit bei groben Abweichungen angesetzt werden.
Sollte eine Nachauditierung erforderlich sein, ist dies in dem Auditbericht, sowie Auditplan
ersichtlich.
Der QMB, oder die von ihm beauftragte Stelle, erstellt am Ende des Jahres einen Bericht über die
erfolgten Audits und deren Ergebnisse, der dann am Ende des Jahres der GF vorgelegt wird.
Auditablauf
Auditplan
erstellen
Freigabe des
Auditsplans
Erarbeiten der
Auditfragen/Them
enbereiche
- Durch QMB
- zu Beginn des Geschäftsjahres
- enthält die zu auditierenden Bereiche, Monat
der Durchführung und den Auditor
- durch QMB
- durch den Auditor
- Grundlage sind frühere Audits/SQAS Fragenliste
Auditdurchführung
Berichtserstell
ung
getroffene
Maßnahmen
umsetzen
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- durch den Auditor
- Kopie an auditierenden Bereich
- Einvernehmen auditierter Maßnahmen
muss bestehen
- bei Abweichungen erfolgt ein Nachaudit
- durch auditierten Bereich
- Überprüfung durch Auditor/QMB
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ERMITTLUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG
Kapitel 6.1.
6.1.4. Überwachung und Messung
Fahrerüberprüfung
- Tachoscheiben/Daten digitaler Tacho sind auf die Einhaltung der gesetzlichen
Vorschriften hin zu prüfen
- Transportpapiere sind stichprobenartig auf Korrektheit und Neutralität zu überprüfen.
- > Überprüfungen in unregelmäßigen Abständen, mindestens einmal im Halbjahr.
- GPRS ermöglicht die Bestimmung der Position, sowie die Auswertung der täglichen
Arbeits-, Ruhe- und Fahrzeit
- Führer- und ADR-Schein müssen regelmäßig (min. 1x jährl.) auf Gültigkeit überprüft
werden
Unternehmer/Charterunternehmerüberprüfung
- Transportpapiere müssen stichprobenartig auf Korrektheit und Neutralität überprüft
werden.
- die Stammdaten der festfahrenden Unternehmer sind regelmäßig zu überprüfen und zu
berichtigen (es ist besonders auf den Versicherungsschutz zu achten) – dok.
- Charterunternehmen werden regelmäßig gemäss Selbstauskunft überprüft – dok.
Schlauchprüfung
Jährliche Überprüfung der eingesetzten Chemieschläuche durch die Reinigung. Bei
Notwendigkeit werden die Schläuche ausgetauscht. (siehe PB Reiniger) – dok.
Dienstleistungsüberprüfung
Zur Überprüfung der Dienstleistung werden wesentliche, im Zuge der Leistungserbringung
anfallende Daten und Informationen regelmäßig ausgewertet.
Die Vorfälle werden nach Häufigkeit und Ursache sowie Bedeutung, im Bezug auf den
Auftrag bewertet.
An Daten und Informationen müssen erfasst werden z.B.:
- Reklamationen
- Kosten/-Umsatzentwicklung
- Schadens- und Unfallmeldungen
Die Verfolgung von Tendenzen über die Zeit lässt Rückschlüsse über die Entwicklung von
Fehlerkosten und damit über die Wirtschaftlichkeit des Systems ziehen. Im Bedarfsfall
werden korrigierende Maßnahmen ergriffen.
Status beim Transport
Über das Telematik-System kann der Standort der Fahrzeuge und der Ware jederzeit
überprüft werden. Es lässt auch eine Rückverfolgung zu.
Dies gilt nur für eigene Fahrzeuge.
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ERMITTLUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG
Kapitel 6.1.
6.1.5. Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Um Fehlerquellen zu eliminieren, potenzielle Fehler und Wiederholungsfehler auszuschließen,
werden Maßnahmen ergriffen. Alle Maßnahmen orientieren sich am Problemumfang und dienen
als Basis für den angestrebten KVP.
Korrekturmaßnahmen resultieren aus Fehlersammlungen und deren Analyse, Internen Audits und
aktuellen Anlässen.
Vorbeugungsmaßnahmen resultieren aus aktuellen Anlässen und Verbesserungsvorschlägen.
Diese werden, wenn sie einer längerfristigen Umsetzungsphase bedürfen, in einem
Maßnahmenplan aufgenommen, ansonsten werden diese sofort umgesetzt.
Weiterhin erfolgt im Zuge der Risikominimierung eine Ermittlung aller Risiken hinsichtlich
Sicherheit,- Gesundheit und Umweltaspekten. Hierzu erfolgt eine Risikoanalyse.
Eine Risikoanalyse bzw. Kontrolle erfolgt mit den internen Audits, wobei notwendigenfalls der
Betriebsarzt bzw. Sicherheitsfachkraft oder externe Stellen hinzugezogen werden sollten oder
müssen.
Eine Risikoanalyse dient dazu potentielle Fehler-oder Unfallquellen aufzudecken und zu
eliminieren. Des weiteren kann eine Risikoanalyse auch dazu dienen mögliche Szenarien zu
analysieren und Notfall- oder Aktionspläne zu diesen zu erstellen.
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DATENANALYSE
Kapitel 6.2.
1. Zweck
Die Analyse jeglicher gesammelter Daten dient der Findung von Trends und Entwicklungen. Bei
Auftreten von negativen Entwicklungen werden Korrekturmaßnahmen vom QMB oder GF
eingeleitet, die das QMS betreffen können und zu Prozessänderungen führen können.
Negative Entwicklungen können wiederkehrende Fehler, aber auch verfehlen gesetzter Ziele
sein.
2. Datenerfassung
Jede Organisation erfasst sämtliche Einzelfehler, verdichtet diese und gibt sie an die GF weiter.
- Reklamationen
- Schadens-und Unfallmeldungen
- Ladungsschäden
Jede GF ist weiterhin zuständig für die Sammlung jeglicher ihr relevant erscheinender
Kennzahlen und Analyse jener.
- Bilanzauswerung
- Umsatzauswertung
- etc.
Die Daten sind jeweils in komprimierter und analysierter Form an das Management of LC net
weiterzugegeben.
3. Korrekturmaßnahmen
Diese werden von der GF in Zusammenarbeit mit der SL, und wenn nötig dem QMB, getroffen
und im Maßnahmenplan aufgenommen.
Der QMB überprüft die Durchsetzung und Einhaltung.
4. Beschreibung des Vorgangs
4.1. Datensammlung
- die Daten werden von der Organisation/GF gesammelt
- die Daten werden verdichtet/zusammengefasst
4.2. Datenanalyse
- die zusammengefassten Daten werden an das Management weitergegeben
- Trends und Entwicklungen werden besprochen und ggf. eine Korrekturmaßnahme
eingeleitet
5. Dokumentation
-
Reklamationen
Unfall/-Schadensmeldungen
Ladungsschäden
Jahresberichte
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-
Kennzahlenanalyse
Berichte
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GESCHÄFTSPROZESSE
Kapitel 7
7.1. PLANUNG DER DIENSTLEISTUNG
7.2. PROZESSLENKUNG
7.3. KERNPROZESSE
7.4. BESCHAFFUNG
7.5. KUNDENWERBUNG/-BETREUUNG
7.6. KENNZEICHNUNG UND RÜCKVERFOLGBARKEIT
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PLANUNG DER DIENSTLEISTUNG
Kapitel 7.1.
1. Zuständigkeiten
Für die Planung eines reibungslosen Dienstleistungsablaufs und der darin eingebunden
Prozesse ist die jeweilige SL unter Aufsicht des GF verantwortlich. Für die Darstellung der
Prozesse ist der QMB, oder seine beauftragte Person, verantwortlich.
2. Prozessdefinition
Im Kapitel KERNPROZESSE stellt ein Chart die Kernprozesse, der LC Unternehmen dar. Die
dort aufgeführten Prozesse sind standardisiert und weichen in den einzelnen Häusern nur im
Detail ab. Diese sind im Detail in den PB’s beschrieben.
Für manche LC Unternehmen sind einzelne Prozesse nicht anwendbar und deswegen eine
PB nicht zu finden.
3. Überwachung/Überarbeitung
Die Einhaltung der Prozesse wird ständig von der SL überwacht, weiterhin werden die Abläufe
innerhalb der Audits überprüft und gegebenenfalls korrigiert. Neuerungen werden in dem
jeweils betroffenen Bereich erfasst und die Mitarbeiter dementsprechend geschult. Diese werden
anhand von Stichproben bzw. aus dem normalen Arbeitsablauf heraus kontrolliert.
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PROZESSLENKUNG
Kapitel 7.2.
1. Zweck
Sicherstellung der korrekten Abwicklung aller in der Leistungspalette anfallenden Aufträge
2. Geltungsbereich
Prozesse von der Kundenanfrage bis zur Anlieferung beim Empfänger sowie die
anschließende Endreinigung des Fahrzeuges, sowie logistische Dienstleistungen.
3. Zuständigkeiten
Dispositionsstellen in den Unternehmen/Niederlassungen eigenverantwortlich für die
Abwicklung des Transports und entsprechenden Anweisungen an das Fahrpersonal.
Fahrpersonal eigenverantwortlich für die termingerechte, ordentliche Transportabwicklung
und sicherem Transport, unter Berücksichtigung der Anweisung durch die Disposition, sowie
der jeweiligen gesetzlichen Regelungen.
4. Dokumentation
-
MH
Tourenberichte
Aufträge
Dispositionssoftware
Relevante Dokumente
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KERNPROZESSE
Kapitel 7.3.
Kunde
G F /S L
A n fra g e /A n g e b o t
D is p o
In t.
T K W -R e in ig u n g
A u ftra g s b e a rb e itu n g
D is p o
W e rk s tä tte n
D is p o s itio n
F a h re r
K e n n z e ic h n u n g
A u ftra g s a u s fü h ru n g
(B e la d e n ,F a h re n ,
E n tla d e n )
G F /S L
K u n d e n re k la m a tio n e n
G F /Q M B /S L
i.O .?
n e in
F e h le rs te u e ru n g /
M aßnahm en
Ja
SL
B u c h h a ltu n g
A b re c h n u n g
Kunde
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S c h a d e n s b e a rb e it
ung
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BESCHAFFUNG
Kapitel 7.3.
1. Zweck
Zur Sicherstellung und Aufrechterhaltung einer guten, zuverlässigen Leistung wurden für die
Beschaffung von Dienstleistungen und Produkten entsprechende Regelungen getroffen.
2. Beschreibung des Vorgangs
2.1 Auswahl und Einsatz von festen Unternehmern (-> PB)
Zur Sicherstellung und Aufrechterhaltung unserer Qualitätsanforderungen sowie zur Wahrung
unseres Leistungsprofils, unterliegen die eingesetzten Unternehmer einer regelmäßigen
Überprüfung. Für die Betreuung und Einsatz sind die jeweiligen SL zuständig.
2.2. Auswahl und Einsatz von Charterunternehmern (-> PB)
Um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen und zur Erbringung der Leistungspalette
müssen Charterunternehmer eingesetzt werden . Grundsätzlich können solche eingesetzt
werden, die über ein Qualitätssicherungssystem lt. ISO 9001:2008 oder/und SQAS verfügen
bzw. einer Prüfung lt. Anforderungsprofil unterzogen wurden. Für die Auswahl ist die
jeweilige SL zuständig.
2.3 Betriebsmittel (-> PB)
Um die hohen Ansprüche bei Transporten von Gefahrgütern zu erfüllen, werden geprüfte,
zuverlässige und umweltfreundliche Betriebsmittel angeschafft die von ausgewählten
Lieferanten geliefert werden. Es ist hierzu eine Lieferantenliste sowie eine Überprüfung des
gelieferten Betriebsmittels (wo möglich) erforderlich.
2.4 Externe Werkstattleistung (-> PB)
Auswahl einer kompetenten und fachlich geeigneten Werkstatt die dem Anforderungsprofil
entspricht. Hierzu muss bestimmt werden, welche Leistungen innerhalb dessen erbracht
werden sollen. Eine Überprüfung der Dienstleistung ist in regelmäßigen Abständen
durchzuführen. Es muss darauf geachtet werden, dass die Werkstatt über die erforderlichen
Genehmigungen und Messgeräte zur Kalibrierung und Messung des Equipments verfügt.
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KUNDENWERBUNG/-BETREUUNG
Kapitel 7.5.
1. Zweck
Durch gezielte Werbung sollen geeignete Kunden auf die Leistungen des Unternehmens
aufmerksam gemacht werden. Dies kann per Telefon oder jede andere Art erfolgen.
Durch ein persönliches Gespräch soll der neue Kunde von der Leistungsfähigkeit überzeugt
werden.
2. Zuständigkeiten
Geschäftsführung: Steuert Werbeaktivitäten, Kundenbeteuung
Speditionsleiter: Kundenfindung und Kundenbetreuung
Bei Großkunden wird das Management und die GF die Betreuung übernehmen.
3. Beschreibung des Vorgangs
3.1 Werbung von Neukunden
- Für die Auswahl werden Zeitungen, Magazine, Internet und Informationen herangezogen
- Versendung von Prospektmaterial an potentielle Neukunden, oder sofortiger Anruf
- Besuch von Fachmessen und Seminaren
- telefonische Kontaktaufnahme mit dem Kunden ob er Prospektmaterial erhalten hat und
ob Interesse an einem persönlichen Gespräch besteht.
- persönliches Kundengespräch
3.2 Kundenbetreuung
- regelmäßige telefonische Gespräche und Information des Kunden
- Auswertung der durchgeführten Transporte und Verbesserungsvorschläge ausarbeiten
- Besuch des Kunden in regelmäßigen Abständen, allgemeiner, gegenseitiger Austausch
von
Informationen
über
die
durchgeführten
Transporte
und
etwaige
Verbesserungsvorschläge vorbringen
- Kalkulation und Offerte von Frachtpreisen
Die Geschäftsführung wird ständig von den Speditionsleitern über die Kundenwerbung- und
Betreuung informiert, die Geschäftsführung und/oder Management wird bei Notwendigkeit
den Gesprächen beiwohnen.
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Managementhandbuch
nach DIN EN ISO 9001:2008
und SQAS
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Ausgabe 17
Datum 17.02.16
KENNZEICHNUNG UND RÜCKVERFOLGBARKEIT
Kapitel 7.6.
1. Zweck
Zweck dieses Kapitels ist die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit des Transportablaufs und
Erkennen des transportierten Produkts.
2. Geltungsbereich
Alle Stellen die sich mit der Transportdurchführung beschäftigen
3. Zuständigkeiten
Absender für die notwendigen Frachtpapiere, Verladung des Gutes und Kontrolle der
Ausschilderung
Fahrer für die richtige Ausschilderung des ADR-Gutes, Tourenbericht, gesetzliche Regularien
im Bezug auf den Transport, Route, Sauberkeit des Tanks
Disponenten für die Vergabe der Auftragsnummer und sonstige kundenrelevanten Dokumente,
Bestimmung der Reinigung
4. Beschreibung des Vorgangs
4.1. ADR-Kennzeichnung
Jedes ADR-Gut hat eine Nummer, die an den Gefahrgutschildern am Fahrzeug angebracht wird;
ebenso wird das Symbol, ob die Ware giftig, ätzend entzündbar oder wassergefährdend,
ausgeschildert. Durch diese Kennzeichnung wird bei Unfällen den Rettungsorganen Aufschluß
über die Ladung gegeben.
- der Fahrer erhält vom Verlader die Gefahrenklasse, Kemmler-Nummer und die
Unfallmerkblätter; er vergleicht die Gefahrenklasse mit den Angaben der Disposition.
- Der Fahrer schildert das Fahrzeug mit den angegebenen Nummern und Symbolen, nach ADR
Vorschrift, aus. Er hat generell ein Gefahrgutmerkblatt in seiner Sprache mitzuführen –
Kontrolle der Ausschilderung durch Verlader.
- Die Kennzeichnung lt. ADR hat am Fahrzeug zu verbleiben, bis die Reinigung erfolgt ist.
4.2. Auftragsnummern
Jeder Transportauftrag erhält, durch das EDV-System, eine Auftragsnummer. Durch diese
Nummer wird die Rückverfolgbarkeit sichergestellt.
- Erstellung des Auftragsbogen und Erfassung im EDV-System
- Vermerk der Auftragsnummer auf Auftragsbogen
- Es kann nachverfolgt werden: Art und Menge, ADR-Gut, Absender, Empfänger, Auftraggeber,
Fahrer, Fahrzeug , Empfangsbestätigung, etc.
4.3. Telematik
Die Telematik Software speichert die Route und Zeiten des Fahrzeugs, sodass eine Bestimmung
und Rückverfolgbarkeit möglich ist
5. Mitgeltende Unterlagen
- Speditionsbuch
- Auftragsbogen
- EDV
- Unfallmerkblätter
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