Firmenpräsentation
workflow edv GmbH
Optimierung von administrativen und
strategischen Personalprozessen bei
gleichzeitiger Steigerung
der Servicequalität!
 Grundlage für effiziente und
proaktive Personalarbeit
 Steigerung der
Warum HR Software
einsetzen?
Produktivität
 Messbarer ROI
 Rechtliche Sicherheit
 HR Reporting und
Verteilung der Daten
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 2
Folie Nr. 2
Wer ist
Workflow?
 Gründungsjahr 2000
 Eigenständiges HR Softwarehaus mit Sitz
der Entwicklung/Beratung in
Wien/Österreich
 Erfahrenes HR Consulting Team
 Ingersoll Rand Interflex Vertriebspartner
 Spezialisten für Webentwicklung
 IBM / Microsoft Partner
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 3
Folie Nr. 3
Die Workflow Philosophie
 Einfache Bedienung
 Flexibel anpassbar auf Ihre Bedürfnisse
 Entwicklung/Beratung aus einer Hand
 Erweiterungen/Customizing möglich
 Customer-driven Development
 Hohe Kundenorientierung bei
Consulting und Support
 Fixe Ansprechpartner
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 4
Folie Nr. 4
Leistungsspektrum
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Personalverwaltung
Digitale Personalakte
Personalkennzahlen
Personalentwicklung
Seminarverwaltung
Bildungscontrolling
Bewerbermanagement
E-Recruiting & Jobbörse
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 5
Zeitmanagement
Mitarbeiterportal
Prozessmanagement
Individuelle Lösungen
Reisekostenabrechnung
Personaleinsatzplanung
Controlling & Statistiken
Management-Information
Projektzeiterfassung
Workflow
Folie Nr. 5
Graphische Darstellung unseres Leistungsspektrums von
Standardsoftware
Reporting
Groupware
Statistiken, Auswertungen
Reportings verteilen
Zutrittskontrolle
und Besucherverwaltung
Interflex 6020
Time
Travel
Seminar
Urlaubsanträge, ZeitReiseantrag,
Integration von Exchange, korekturen, Monatsjournale Genehmigung, Abrechnung,
Lotus Notes und Groupwise Kalenderansichten etc.
und Fahrtenbuch
Basis
Zeiterfassung
PersonalEinsatzplanung
Bewerber
Management
Interflex 6020
und Interflex Webclient
Logistik, Callcenter,
Handel und Health
Interflex SP-Expert
Bewerberverwaltung
und Jobbörse
Global Analyse
Beantragung,
Genehmigung, Darstellung
Von Seminaren
Elektronischer
Mitarbeiterakt
Seminar u.
Ressourcen
Management
Mitarbeiterverwaltung
und Infosystem
Planen und Verwalten
Global Analyse
Global Analyse
Schnittstellen in diverse Systeme wie Organisationstools bzw. Lohn- u. Gehaltsverrechnung
LGA, SAP HR, Loga, LGV Plus, Datasystems, BMD, LDAP, AD, NDS etc.
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 6
Folie Nr. 6
Expertensysteme und Mitarbeiterportale
Mitarbeiterportale für:
• Anträge
• Informationen
Mitarbeiterportale
• Buchungen
Personalverrechnung
•
•
•
•
Planung
Abrechnung
Verteilung
Berechtigungen
Personalentwicklung
Expertensysteme für die HR-Abteilung:
Arbeitszeitmodelle, Seminarverwaltung, Stellenbörse etc.
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 7
Folie Nr. 7
Webdesk EWP Time ESS / Travel
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 8
Folie Nr. 8
Global Analyse Potential/Training/Career
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 9
Folie Nr. 9
Die Webdesk EWP Produktfamilie
TIME- Zeitmanagement, Urlaubsverwaltung, Workflow
TRAVEL – Reisekostenabrechnung, Reiseantrag und Spesen
PROCESS – Individuelle Workflows und Prozesse
Kernfunktionen:
•
Standortunabhängigkeit  Webclient
•
Berechtigungssteuerung (Zugriff,
Einsicht)
•
Mehrsprachigkeit
•
Technologie:
•
Mind. Java 1.6 am Server (Tomcat 6,
…)
•
Datenbank: MS SQL 2000/2005/2008,
My-SQL, Oracle oder DB2
Integrierter Workflow Designer,
integrierter Reporting Designer
•
Clients: Internet Explorer (ab 7.0),
Firefox (ab 3), Safari, Opera, Chrome
•
Leichte Anpassbarkeit
(Parametrierung)
•
Mobile Clients für Smartphones via
HTML5
•
Erweiterbarkeit: Möglichkeit Custom
Code an verschiedenen Stellen
hinzuzufügen
•
HTML / Javascript am Client
•
Skalierbarkeit
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
•
Folie Nr. 10
Folie Nr. 10
Webdesk EWP : Time
• Persönliches Informationsportal zur Zeitwirtschaft
– Stammdaten u. Monatsjournal
– Eigener + Gruppenkalender
– Lampen-tableau (Anwesenheitsstatus, optionale GW-Integration)
• Gruppeninformation für Führungskräfte
–
–
–
–
Konten- und Buchungsübersichten
Abteilungskalender (Monats- u. Jahresansichten)
Zugriff auf persönliche Monatsjournale der MA
Filter, Auswertungen u. Statistiken (Export in Excel, PDF)
• Änderungsdienst v. Zeitinfos mit Workflow
– Antragsformen: Fehlzeiten, Korrekturen, Berechtigungen
– Flexible Workflow mit beliebig vielen Stufen, Rollen..
• Buchen via Webbrowser u. Smartphone
– Am Arbeitsplatz, über Infoterminal
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 12
Folie Nr. 12
Webdesk EWP : ProjectTime
•
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•
•
•
•
Projektzeiterfassung
Projektzeitbuchung über Webbrowser oder Smartphone
Vergleich Anwesenheitszeit zu verbuchter Projektzeit
Schnittstellen zu Drittsystemen (z.b. SAP CO)
Projekthierarchie mit beliebiger Tiefe
Projectcontrolling / Reporting für Vorgesetzte,
Controlling und Mitarbeiter
• Tätigkeitsverwaltung
• Kundenverwaltung u. Verrechenbarkeit von einzelnen
Projektzeiten
• Kostenträgerverwaltung
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 13
Folie Nr. 13
Webdesk EWP : Travel
• Reiseantrag mit Vorbereitung u. Genehmigung
– Optional: Einbindung Reisebüro
– Genehmigung Vorgesetzter
– Ermittelung der geschätzten Kosten
• Reiseabrechnung nach erfolgter Reise
– Eingabe von Eckdaten, Etappen, Beleg-Infos, Integration ZEF
– Automatische Berechnung auszubezahlende Tagegelder, KmGelder und Belegsvergütungen.
– Unterstützung auf von Auslandsdienstreisen
– Fahrzeugvervwaltung für betriebliche Fahrten mit privatem PKW
• Kontrolle durch Personalabteilung u. Auszahlung
– Kontrolle und manuelle Änderungsmöglichkeit durch Experten der
Lohnverrechnung
– Überleitung in Drittsystem zur Auszahlung (Lohn/Gehalt oder
FIBU) oder Erstellung Datenträger
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 14
Folie Nr. 14
Webdesk EWP : Process
• Standardbasierte Workflow-Engine
• Graphischer Prozessdesigner zum Entwurf der
Ablaufdefinition im XPDL-Standard
• Flexibles Framework zur Entwicklung von
Webformularen
• Aufgabenlisten für den Mitarbeiter (im Web /
Smartphone)
• Vorteile:
– Nutzung von Webdesk Standardtechnologie
•
•
•
•
Rollen
Berechtigungen
Workflow Listen (inkl. Mailverständigung)
Authentifizierung
– Kurze Implementierungsdauer
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 15
Folie Nr. 15
Webdesk EWP: Groupware
• Online-Anzeige von persönlichen Terminen aus
Groupware-Systemen in Webdesk Kalender
• Periodischer Export von Fehlzeiten aus der
Zeitwirtschaft in das Groupware-System
• Unterstützung von Lotus Notes und MS Exchange
• Anzeige von Frei/Gebucht Informationen aus dem
Groupware-System im „Lampentableau“
• Transport von Abwesenheitsinformationen aus dem
Zeitsystem bis zu den PDAs / Smartphones
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 16
Folie Nr. 16
16
Webdesk EWP: Planung
– Planung von Mitarbeitern auf
• Organisationseinheiten (Springer, flexible
Einsatzplanung)
• Skill-Gruppen (z.B.: Fertigung, Montage, ITAdministrator, Rufbereitschaft,...)
• Zeitmodelle (Planung von if6020 Tagesprogrammen 
zeitliche Einsatzplanung)
• Beliebige andere „Planungsobjekte“
Nutzen: Webdesk & IF6020 wird um Planungsmöglichkeit
erweitert  Information wird zielgenau an Mitarbeiter
verteilt per Webdesk, Hinweis, Kalendereintrag,...
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 17
Folie Nr. 17
Webdesk EWP: Reporting
– Erstellung von Reports auf Basis Eclipse BIRT (OpenSource)
– Reports werden als Webdesk Aktion eingebunden & an
Zielgruppe freigeschalten
– HR Datawarehouse: IF6020 Daten in relationale DB
übertragen & auswertbar machen
– Berechnung von HR-Kennzahlen
– MIX von HR Daten mit beliebigen anderen Daten (Vertrieb,
Produktion,...) um globale Zusammenhänge und
Auswirkungen zu erkennen
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 18
Folie Nr. 18
Webdesk EWP Connector Framework
• Ermöglicht:
– Import von Mitarbeiterstamm- und Organisationsdaten aus
einem führenden HR-System oder zentraler
Mitarbeiterdatenbank
– Export von Webdesk und IF6020 Daten in
• CSV Files, XML
• Relationale Datenbanken
• Lotus Notes Datenbanken
– NUTZEN:
• Automatisierung von Administrationstasks wie
Mitarbeiteranlage, Vergabe Rollen, Anlage OE‘s, Aufbau
Organigramm
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 19
Folie Nr. 19
Webdesk Road Map
2.HJ 2013/2014
Webdesk EWP – HR Suite
Individual
Lösungen
Umplanung (RS)
HRM Base (HR)
Travel (TM)
HRM Recruiting (HRR)
Project (PTM)
Time (TA)
HRM Development (HRD)
Workflow
(WF)
Doc-Mgm
(DM)
Reporting
(RP)
Groupware
(GW)
Webdesk EWP
Portal & Organisation (PO)
JEE Servlet Container / Database
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 21
Folie Nr. 21
Webdesk HRM: Base
• Personalstammdaten
• Organisations-Stammdaten
– Organisationsstruktur (Oes, Kostenstellen)
– Stellenplan (Stelle vs. Position)
– Job-Familien u. Funktionen
• Dokumente
– Integration Doc-Mgm-System „Alfresco“
– Verwendung als Archiv-System für jegliche Dokumente oder Records eines
Mitarbeiters
• Skills u. Kompetenzen
– „Skill Universum“ pro Kunde
– Zuweisung von Skill-Ausprägung am Mitarbeiter
– Definition der Anforderungen an die Skills und deren Ausprägung
auf der „abstrakten Ebene“:
• Auf der Stelle / Funktion
• Auf der Position
• Auf der Job-Family
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 22
Folie Nr. 22
Webdesk HRM: Base (2)
• Nachfolgeplanung und Entwicklungspläne
– Mögliche Entwicklungspfade auf Stellen- u. MA-Basis
– Automatische Ermittlung von möglichen Karrierepfaden anhand
der Skills (ausgehend von Mitarbeiter oder Stelle)
– Identifikation von Schlüsselarbeitskräften (High Potentials)
– Mögliche Nachfolger anhand der Skills-Ausprägung finden
• Gehaltsinfos & Management
– Gehaltsspanne u. aktuelles Gehalt
– KV-Einstufung u. KV-Modelle
– Import von Lohndaten aus Gehaltsverrechnung
• Reporting & Personalkennzahlen
– Manager Selfservice
• Employee Selfservice
– Anzeige Organisationsstruktur u. „öffentliche“ MA-Infos
– Anzeige eigene Skills / Skills von Kollegen?
– „Verbesserung“ von Skills einmelden (via Workflow)
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 23
Folie Nr. 23
Webdesk HRM: Recruiting
• Stellenausschreibung
– Stellenausschreibung (Inserat) anhand von Stellenbeschreibung
– Gewünschtes Skill-Set, Gehaltsspanne, Mindest-KV-Gehalt
– Publizierung auf Intranet/Internet bzw. andere Medien (z.b. Print)
• Bewerberdaten
–
–
–
–
–
Stammdaten, Beruflicher Werdegang, Bildungshistorie, Skills
Gewünschtes Gehalt, Dokumente
Integration von Emails
CV Parsing bei Incoming Mails bzw. auf Jobbörse
Dokumentation jeglicher Kommunikation mit Bewerber (ala CRM)
• Suchen & Finden
– Bewerberpools (interne, externe, High Potentials, Positionen)
– Profilabgleich anhand von Skills
– Bewerberranking
• Job-Börse
– Integration in Homepage von Kunden
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 24
Folie Nr. 24
Webdesk HRM: Recruiting (2)
• Workflows
– Pro Bewerber ein Prozess mit mehreren Stufen (Vorselektion,
Kontaktieren, 1. Interview, 2. Interview, Schnuppertag…)
– Bei Abschluss  Bewerber in Mitarbeiter-DB übernehmen
• Onboarding
–
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–
–
Vertragsvorlagen
Prozess neuer Mitarbeiter
Feedbackzyklen im Laufe des 1. Monats
Reminder vor Auslauf der Befristung (Workflow)
• Integration von Headhunter
– Schnittstellen zum automatischen Import von
Bewerbervorschlägen von Head-Huntern (Shortlist)
• Feedback / Benchmarking Formulare / Fragebögen
– Recruiter / Vorgesetzte / externe Referenzen
– Bewertung der Eignung des Bewerbers für die Position
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 25
Folie Nr. 25
Webdesk HRM: Development
• Schulungen
–
–
–
–
Interne vs. Externe Schulungen
Schulungsnachweise
Rückzahlungsvereinbarungen
Verknüpfung zu Skills
• Schulungsworkflow
– Budgetierungsprozess
– Schulungsantrag (inkl. Verknüpfung zu Reisekosten)
– Feedbackbögen des MA zur Schulung
• Ausbildungspläne
– Schulungsbesuch vs. Training on the Job
• Employee / Manager Selfservice
– Besuchte Schulungen (eigene vs. Meine Mitarbeiter)
– Schulungsangebot
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 26
Folie Nr. 26
Webdesk HRM: Development (2)
• Mitarbeitergespräche
– Termintracking
– Zielvereinbarung und Zielerreichung tracken
• Mitarbeiter Benchmarking / Controlling
– Bewertung von Skills u. Kompetenzen
– 360 Grad Feedback
– Performance-Zahlen aus externen Systemen (Verkaufszahlen,
Produktionszahlen, etc.)
• Veranstaltungsmanagement
– Ressourcenmanagement
– Raumreservierung
Mag. Gregor
MiMag.
GabrielGutzelnig
Gruber
Folie Nr. 27
Folie Nr. 27
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Implementierung von interflex webdesk