Word-Mac-2004

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C:\s\kurs\fit\Word-Mac.doc 07.02.2007 14.05.2016 17:09:00]
Hausarbeit mit Word für Mac
(Mac mit Office:2004)
Qu: http://www.peter-grunwaldt.de/computer/texte_schreiben/wissenschaftliche_arbeit/hausarbeit_word/hausarbeit_word.html
Autor: © 11.2007 Peter Grunwaldt, Osnabrück
Inhalt
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Formatvorlagen

Seitenaufbau und -einteilungen
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Eingabehilfen
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Überschriften und Verzeichnisse

Literaturverzeichnis, Fußnoten
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Datensicherung
Die Frage, ob man mit Word überhaupt sinnvoll eine Hausarbeit schreiben kann, wird in den Foren
leidenschaftlich diskutiert. Allein: tausende Studenten tun es und der Lehrkörper erwartet es. Grund
genug, sich damit zu beschäftigen.
Machen Sie sich mit dem Konzept der Vorlagen vertraut. Es gibt Vorlagen für Zeichen, Absätze,
Listen und Tabellen. Nehmen wir die Absatzformatvorlagen: ein Absatz hat viele Eigenschaften wie
Schriftart und -größe, Zeilenabstand, Ausrichtung (linksbündig, zentriert, Blocksatz, ...) usw. Diese
Einstellungen werden unter einem Namen zusammengefasst und können danach einem Absatz
zugewiesen werden. Der Clou: wenn Sie in der Vorlage etwas ändern, sind automatisch alle Absätze
auch geändert, die auf dieser Vorlage beruhen. Doch gehen wir Schritt für Schritt vor.
Zu Ihrer Erleichterung habe ich eine Vorlagendatei beigefügt, mit deren Hilfe wir nun Schritt für
Schritt eine Vorlage für Ihre Arbeit erstellen wollen. Laden Sie die Datei aus dem Internet auf Ihren
Rechner. Öffnen Sie die Datei mit einem Doppelklick auf das Dateisymbol "Standard.dot". Wählen Sie
dann "Datei -> Speichern unter…" und speichern Sie die Datei als Dokumentenvorlage in das
angegebene Verzeichnis.
Erzeugen Sie ein neues Dokument auf Basis dieses neuen Vorlagentyps. Anleitung für den Mac: Datei
-> Projektkatalog und dort in der Gruppe "Eigene Vorlagen" die Vorlage "Standard" als Basis
auswählen. Anleitung für Windows: Datei -> Neu und auf der rechten Seite unter "Vorlagen" den
Eintrag "Auf meinem Computer..." auswählen. Wählen Sie die Vorlage "Standard.dot" aus. Wir haben
nun ein neues, leeres Dokument auf Basis der Vorlage "Standard.dot" erstellt.
Formatvorlagen
Entscheidend für die Verwendung der Vorlage ist das Verständnis von Vorlagen. Word kennt u.a.
Vorlagen für Zeichen oder Absätze. Absatzvorlagen spielen dabei eine zentrale Rolle. Jeder Absatz hat
eine Reihe von Eigenschaften: Schriftart und -größe, Ausrichtung, Zeilenabstand usw. Diese
Eigenschaften kann man unter einem Namen bündeln und als Absatzformatvorlage speichern. Dann
braucht man einem Absatz nur noch die passende Absatzformatvorlage zuweisen und schon ist er
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passend formatiert. Daneben haben diese Formatvorlagen noch weitere Funktionen: sie steuern z.B. die
Erstellung des Inhaltsverzeichnisses oder des Abbildungsverzeichnisses.
Sie erleichtern sich die Arbeit, wenn Sie die Option "nicht druckbare Zeichen einblenden" aktivieren
(kleiner roter Kreis in der Abbildung oben). Die Formatvorlagen sehen Sie am besten, wenn Sie unter
Windows Format -> Formatvorlagen und Formatierung... wählen. Es geht dann rechts eine scrollbare
Liste der Vorlagen auf. Beim Mac aktivieren Sie am besten die Formatierungspalette (Ansicht ->
Formatierungspalette) und dort öffnen Sie den Eintrag "Formatvorlagen", indem Sie das kleine Dreieck
vor dem Wort anklicken.
Wenn Sie eine Formatvorlage ändern wollen, klicken Sie am besten in den Absatz, dem die
Formatvorlage zugewiesen ist. Im oberen Bereich der Formatvorlagen sehen Sie unter "Formataierung
des marktierten Textes" (Windows) bzw. "Aktuelle Formatvorlage des markierten Textes" (Mac) den
Namen der Formatvorlage für den aktuellen Absatz. Wenn Sie mit der Maus über diesen Namen
fahren, erscheint rechts von dem Namen ein graues Feld mit einer Pfeilspitze bzw. einem Dreieck nach
unten. Wenn Sie dieses graue Feld anklicken, erscheint ein Kontextmenü mit dem Eintrag "Ändern..."
(Windows) bzw. "Formatvorlage ändern..." (Mac). Es erscheint der zentrale Dialog zum Ändern einer
Formatvorlage. Sie können nun Schriftart, -größe, -farbe, Ausrichtung des Textes und über die
Optionsschaltfläche Format am unteren linken Rand (roter Kreis unten links) alle Einstellungen des
Absatzes ändern. Wenn Sie Ihre Änderungen mit OK übernehmen, ist der Absatz (und alle anderen
Absätze mit derselben Formatvorlage) geändert.
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Seitenaufbau und -einteilungen
Die Grundeinstellungen für das Seitenformat sind: oberer und unterer Rand 2,5 cm, linker Rand 5 cm
und rechter Rand 1,5 cm. Der Abstand der Kopf- und Fußzeilen vom Seitenrand beträgt 1,25 cm, so
dass 1,25 cm für Kopf- und Fußzeile verbleiben. Ändern Sie diese Einstellungen ggf. ab und
übernehmen Sie diese Einstellungen für das gesamte Dokument.
Die Vorlage hat in der Kopfzeile oben rechts eine Seitennummer und eine durchgehende Linie im Kopf
darunter. Die Titelseite sollte jedoch anders aussehen. Deshalb wählen Sie beim Mac unter Format ->
Dokument und bei Windows unter Datei -> Seite einrichten. Im Dialog wählen Sie den Reiter Layout
und aktivieren Sie die Option "Erste Seite anders". Nun sollte die erste Seite keine Kopf- und Fußzeile
mehr besitzen. Sie können nun die Seite gemäß den Vorgaben Ihrer Lehreinrichtung gestalten.
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Wenn Ihnen eine Formatierung nicht gefällt, ändern Sie sie einfach ab. Beispiel: Sie haben den Namen
Ihrer Lehreinrichtung (Einrichtung Titel) am Kopf und mit der Vorlage formatiert. Nun möchten Sie
etwas ändern. Klicken Sie dazu in den Namen der Lehreinrichtung, so dass die Schreibmarke dort
blinkt.
Die meisten Vorgaben für Hausarbeiten usw. sehen vor, dass das Titelblatt keine Seitennummer, das
Inhaltsverzeichnis und alle anderen Verzeichnisse römische Seitenzahlen und der eigentliche Text
arabische Seitenzahlen aufweisen sollen. Natürlich beginnt die Nummerierung in jedem Bereich mit
eins. Das geht ganz einfach.
Am ende ihres Textes auf der Titelseite (jedoch bevor eine zweite Seite entsteht) wählen sie einen
Abschnittswechsel: Einfügen -> Manueller Umbruch... Abschnittsumbruch (Nächste Seite) (Windows)
oder Einfügen -> Wechsel - > Abschnittswechsel (nächste Seite) (Mac). Es entsteht eine zweite Seite.
Bringen Sie die Schreibmarke auf den Beginn der zweiten Seite und machen Sie die Einstellung "Erste
Seite anders" (s.o.) für diesen Abschnitt wieder rückgängig. Nun haben wir eine zweite Seite, die mit
der Nummer eins beginnt. Jedoch noch auf arabisch. Das ändern wir nun: klicken Sie in die Kopfzeile
und markieren Sie die Seitenzahl. Wählen Sie Einfügen -> Seitenzahlen... und im folgenden Dialog die
Schaltfläche Format... Dort können Sie das Zahlenformat auswählen und mit welcher Nummer die
Seitenzahl beginne soll. Wenn Sie alles bestätigen, haben Sie die Nummerierung vollbracht. Schließen
Sie die Anzeige der Kopfzeile.
Schreiben Sie nun das Wort "Inhaltsverzeichnis" und formatieren Sie den Absatz mit der Vorlage
"Inhaltsverzeichnis". Erzeugen Sie eine neue Zeile. Führen Sie erneut einen Abschnittswechsel durch
und fügen Sie wie oben eine Seitenzahl mit arabischer Nummerierung ein. Fertig ist der Grundaufbau
Ihrer Vorlage.
Eingabehilfen
Viele Autoren trennen Absätze mit einer zusätzlichen Leerzeile voneinander. Nach einer
Neuformatierung oder Änderung am Text kann es passieren, dass eine Leerzeile am Beginn einer Seite
entsteht oder zwischen zwei Absätzen eine solche Leerzeile fehlt. Die Formatvorlage "Standard" löst
das Problem dadurch, dass es nach jedem Absatz eine zusätzlichen Abstand von 6 Punkten einfügt.
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Eine zusätzliche Leerzeile ist nicht erforderlich. Natürlich kann man diesen Wert auch verändern oder
ganz abstellen.
Ein weiteres Problem sind einzelne Zeilen am Ende einer Seite oder zu Beginn einer neuen Seite. Die
Formatvorlagen sind so konstruiert, dass dies automatisch kontrolliert wird und ggf. Zeilen
übernommen werden. Sie brauchen sich um Witwen oder Waise bzw. um Hurenkinder und
Schusterjungen nicht mehr zu kümmern.
Der automatische Zeilenumbruch ist ja ganz praktisch - doch manchmal trennt Word dabei Dinge, die
nicht getrennt werden sollten: das Währungssymbol von der Zahl oder das Prozentzeichen oder das
Paragraphenzeichen vom Paragraphen usw. Das Hilfsmittel lautet "unveränderlicher Leerschritt". Den
erreichen Sie über die Tastenkombination . Alle Wörter und Zeichen, die durch einen solchen
Leerschritt getrennt werden, bleiben bei einem Zeilenumbruch beisammen.
Ein heikles Thema sind Listen. Hier ist Word besonders undurchschaubar und verhält sich manchmal
wie eine kleine Diva. In der Vorlage sind nummerierte und nicht-nummerierte Listen definiert. Für jede
Listenart sind zwei Hierachiestufen vorbereitet:
Wenn Sie eine nicht nummerierte Liste beginnen, wählen Sie für den ersten Eintrag das Format "Liste
1. Ebene Beginn". Schreiben Sie Ihre Liste. Für den letzten Listeneintrag wählen Sie "Liste 1. Ebene
Schluss" und fügen am Ende eine für eine neue Zeile ein. Die Abstände der Listenpunkte zueinander,
zum vorhergehenden und zum folgenden Text sind ausgewogen und automatisiert. Die zweite
Hierachieebene und nummerierte Listen erzeugen Sie analog.
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Überschriften und Verzeichnisse
Überschriften lassen sich einfach formatieren: geben Sie den Text der Überschrift (ohne Nummer!) ein
und weisen Sie dem Absatz eine Formatvorlage (Überschrift 1, Überschrift 2, ...) zu. Die
Nummerierung wird von Word automatisch erstellt und überwacht. In der Vorlage sind vier
Gliederungsstufen definiert. Die erste Gliederungsstufe (Überschrift 1) ist so voreingestellt, dass sie
immer auf einer neuen Seite beginnt. Das können Sie bei den Absatzformaten für die Formatvorlage
ändern.
Ein Inhaltsverzeichnis ist nun schnell erstellt: klicken Sie in die Zeile unterhalb des Wortes
"Inhaltsverzeichnis" der zweiten Seite oder fügen Sie unmittelbar nach dem Wort eine Leerzeile ein.
Nun wählen Sie im Menü Einfügen -> Index und Verzeichnisse... und dort den Reiter
"Inhaltsverzeichnis". Sie können die Einstellungen übernehmen und schon haben Sie Ihr
Inhaltsverzeichnis. Standardmäßig werden drei Gliederungsstufen in das Inhaltsverzeichnis
übernommen; bis zu vier Gliederungsstufen sind vordefiniert.
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Ein besonderes Problem stellen Bilder, Grafiken und Tabellen dar. Sie einzufügen oder zu
erstellen ist das eine Problem - sie zuverlässig zu positionieren ist ein anderes. Dabei stellt das
Hauptproblem die Beschriftung dar: die Beschriftung der Grafik oder Tabelle steht dann plötzlich
allein auf einer Seite und die Grafik bzw. Tabelle ist auf die nächste Seite gewandert. Deshalb gehe ich
bei der Vorlage davon aus, dass Beschriftungen stets vor der Grafik oder die Tabelle platziert werden.
Zusätzliche Leerzeilen sind nicht erforderlich. Die Beschriftung wird dann stets und immer mit der
nachfolgenden Zeile zusammengehalten und wandert ggf. mit auf die nächste Seite. Sie fügen eine
Beschriftung mit der Menüfolge Einfügen -> Beschriftung… ein. Wählen Sie den Typ (Abbildung,
Gleichung oder Tabelle) und ergänzen Sie den vorgeschlagenen Text. Wenn Ihnen die Formatierung
(Schriftart, -größe, Ausrichtung, ...) nicht gefällt - Sie können die Formatvorlage nun einfach ändern.
Ein Abbildungs-, Gleichungs- oder Tabellenverzeichnis ist schnell erstellt: Sie gehen vor wie bei einem
Inhaltsverzeichnis, wählen aber den Reiter "Abbildungsverzeichnis". Sie können nun links auswählen,
ob Sie ein Abbildungs-, Gleichungs- oder Tabellenverzeichnis wünschen. Das wars.
Literaturverzeichnis, Fußnoten
Dieses Thema raubt wohl allen StudentInnen den Schlaf. Dabei müssen zwei Aufgaben getrennt
werden: (1) das eigentliche Literaturverzeichnis und (2) die Angabe der Stelle im Text (die Zitierregel).
Beide Themen füllen Bände und sollen hier nicht dargestellt werden.
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Haus- und Seminararbeiten sollte man mit ein wenig Sorgfalt ohne weitere Hilfsmittel erstellen
können. Ein Spezialproblem liegt darin, das Literaturverzeichnis alphabetisch zu sortieren. Das geht
mit Word ganz einfach: Jeder Literatureintrag im Verzeichnis ist ein Absatz (das sollte immer so sein).
Dann markieren Sie alle Einträge und wählen die Menüfolge Tabelle -> Sortieren... und im folgenden
Dialog akzeptieren Sie den Eintrag "Absätze" als ersten Sortierschlüssel. Sie drücken OK und schon ist
alles sortiert.
Für umfangreichere Arbeiten ist natürlich ein Programm zur Verwaltung der Literaturbelege sinnvoll.
Für Mac-Benutzer mit schmalem Geldbeutel ist wohl Bookends die richtige Wahl. Eine Alternative,
die sehr gut mit Word zusammenarbeitet, stellt Sente dar. Windows-Benutzer steht mit Citavi ein
mächtiges Werkzeug zur Verfügung. Citavi free ist dabei kostenlos und die Einschränkung von
maximal 100 Titeln pro Projekt lässt sich für Haus- und Seminararbeiten wohl verkraften. Mit LiteRat
steht noch ein älteres Programm kostenlos zur Verfügung. Schon nicht mehr ganz so preiswert, dafür
aber für beide Systeme lieferbar Endnote.
Sie sollten in jedem Fall vor der Anschaffung eines Programmes die Testmöglichkeiten nutzen.
Bedenken Sie: eine Literaturverwaltung in Zusammenarbeit mit Word ist in jedem Fall eine
hochkomplexe Aufgabe. Die sollten Sie vor einer entscheidenden Arbeit sorgfältig üben. Mein
Angebot für Sie: Meine Einstellungen für die Zusammenarbeit von Bookends und Word stelle ich
Ihnen gern zu Verfügung; Anpassungen nehme ich nach Absprache vor. Schreiben Sie mir dazu eine
Mail… Sie können Bookends mit Word mit bis zu 50 Literatureinträgen ohne Einschränkung testen.
Datensicherung
Viele Tragödien haben sich schon unmittelbar vor dem Abgabetermin einer Arbeit abgespielt. Deshalb
mein dringender Hinweis: Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig auf einem externen (nicht flüchtigen)
Datenträger. Wenn Sie einen DVD-Brenner Ihr eigen nennen, denken Sie über sog. DVD-RAM nach.
Zumindest auf einem Mac können Sie dieses Medium wie eine Festplatte nutzen, d.h. lesen und
schreiben. Sie haben so Platz für 4,7 GB Daten.
Neben der physikalischen Sicherung sollten Sie Ihre Arbeit auch "Versionieren", d.h. nach jeder
größeren Änderung eine Sicherung mit neuem Namen ablegen. Ich hänge hinter den Dateinamen
immer das Datum und ggf. eine laufende Nummer dran. Es kann Ihnen immer wieder passieren, dass
Word plötzlich eine Datei nicht mehr verarbeiten kann - warum auch immer. Dann ist es praktisch,
wenn Sie eine verhältnismäßig aktuelle Version Ihrer Datei noch auf der Festplatte haben. Vor allem
gegen Ende der Arbeit kann das Ihr Projekt retten.
Haftungsausschluss
Die Hinweise habe ich mit Sorgfalt ausgewählt und auf einem Mac mit Office:2004 und einem
WindowsXP-System mit Word 2003 ausprobiert. Dennoch kann ich nicht dafür garantieren, dass die
Funktionen auf Ihrem System so funktionieren, wie ich sie hier dargestellt habe.
© 11.2007 Peter Grunwaldt, Osnabrück Kontakt