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Tabellen Tabellen Thema: Tabellen sind die reale Datenbasis .Dieses Kapitel erklärt, wie man eine Tabelle erstellt, wie Felder definiert und Daten hinzugefügt werden. Begriffe: Zeile: ein Exemplar der Objekte, die in einer Tabelle enthalten sind (auch: Datensatz in der Sprache der Dateiverarbeitung) Spalte: Eigenschaft (Attribut) der Objekte, die in einer Tabelle enthalten sind und die durch die Zeilen einer Tabelle repräsentiert werden (auch: Feld bei einem Datensatz) Schlüssel: Ein Schlüssel identifiziert eine Zeile. Er ist eindeutig und immer vorhanden (Pflichtfeld). Er kann aus einem oder mehreren Feldern bestehen oder auch zusätzlich zur Tabelle generiert werden. Betriebsarten: Die Arbeit mit Tabellen erfolgt auf zwei Ebenen: der Definitionsebene und der Datenebene. TFH Berlin 2-1 Tabellen ÖFFNEN: öffnen/arbeiten einfügen ändern löschen lesen ENTWURF: Definition ändern NEU: neue Definition Diese Betriebsarten und ihre Bedienung gelten für alle ACCESS-Objekte. Definitionsansicht TFH Berlin 2-2 Tabellen Datenblattansicht Die Datenblattansicht kann extern in vielen Formaten gespeichert werden, z.B. als Excel-Tabelle. Datentypen : TEXT Buchstaben/Ziffern, max. 255 MEMO Buchstaben/Ziffern, bis 64000 ZAHL Rechentyp (1, 2, 4, 8 Bytes) DATUM/UHRZEIT Termine, mit Gültigkeitsprüfung WÄHRUNG Bezeichnung DM, 2 Dezimalstellen AUTOWERT automatisches lückenloses Hochzählen beim Einfügen, beim Löschen bleiben die Lücken JA/NEIN Boolesches Feld, sparsame Speicherung (1 Bit) OLE-Objekt Objekt anderer Anwendung, verbunden oder kopiert, z.B. Paint-Bild Hyperlink Internetadresse als Feldwert Nachschlage-Assistent: zur Erstellung eines Nachschlagefeldes Bei jedem Datentyp können im unteren Teil des Bildschirms genauere Einstellungen gemacht werden. Tip zu Zähler: Man kann einen lückenhaft gewordenen Zähler wieder lückenlos machen durch Löschen des Feldes (in der Entwurfsansicht), neues Definieren. Auswahllisten: Bei einer festen Werteliste ist es möglich, diese an ein Feld für die Eingabe zu binden. 1) Werteliste als normale einspaltige Tabelle definieren und mit Werten füllen 2) In der Zielfelddefinition bei Datentyp: Nachschlageassistent Gültigkeitsregeln: (1) Jeder Datentyp stellt für sich schon eine Regel dar. So können z.B. in ein numerisches Feld keine alpha-numerischen Zeichen eingetragen werden. (2) Weitere Regeln können als Tabelleneigenschaften definiert werden. (3) Man kann die einfachen Regeln auch zusammensetzen. Bei den definierten Feldern lassen sich noch Feldeigenschaften wie Feldgrösse, FORMAT, Dezimalstellen, Beschriftung, Standardwert, Eingabeformat, Eingabeschablonen und Ausgabeformate angeben. TFH Berlin 2-3 Tabellen Paint-Bilder in eine Tabelle einfügen entweder über eine vorhandene Datei oder direkt unmittelbar erstellen: - Paint-Bilder zeichnen, mit dem Format *.pcx speichern. Natürlich geht auch jede auf anderem Weg (z.B. Scanner) erhaltene Datei. - In Access-Tabelle eine Spalte vom Typ OLE-Objekt anlegen. ->Einfügen->Objekt->Paint-Bild angeben (im Dateisystem die Datei suchen) oder Paint aufrufen und aktuell zeichnen - Formular zu Tabelle anlegen, einspaltig, alle Felder Statische Beziehungen gehören zur Tabellendefinition. Sie werden explizit eingerichtet und bleiben bestehen. Die Aufgabe der Datenmodellierung ist es, Ausschnitte der realen Welt, die verschiedenen Datenbankanwendern wichtig sind und die in einer Datenbank aufgenommen werden sollen, mit Mitteln der Datenbank zu formulieren. In Access ist es möglich - entsprechend der Norm SQL/92 - Beziehungen verschiedener Art zwischen den Tabellen zu definieren, die das Datenmodell stärker integrieren. Tabellen symbolisch darstellen Beziehungen herstellen durch Verbinden von Feldern Arten der Beziehungen festlegen Referentielle Integrität: Die referentielle Integrität gibt Regeln an für den Zusammenhang von Spalten in verschiedenen Tabellen. Im Beziehungsfenster werden zunächst alle benötigten Tabellen eingesammelt (->Extras>Beziehungen). Danach werden von der Primärtabelle zur Sekundärtabelle zwischen den gewünschten Spalten Verbindungslinien gezogen. Voraussetzung: Die Haupttabelle muss einen Primärschlüssel oder einen eindeutigen Index besitzen. Die Beziehung muss auf dem Datenfeld des Primärschlüssels bzw. des eindeutigen Index basieren. TFH Berlin 2-4 Tabellen Referentielle Integrität: Der Wert in der Sekundärtabelle muss ein Wert aus der Primärtabelle sein. Aktualisierungsweitergabe ans Detailfeld, d.h die Werte der Verbindungsfelder in der Detailtabelle werden den Änderungen in der Mastertabelle angepasst, um die Beziehung aufrechtzuerhalten Löschweitergabe an Detaildatensatz, d.h. entsprechende Datensätze der Detailtabelle werden wie in der Mastertabelle mit gelöscht Index: Ein Index ist eine Hilfsdatei zu einer Tabelle, die dazu dient, die Datensätze der Tabelle in einer anderen Sortierfolge schnell aufzufinden. Datendatei 1 2 3 4 Abel Klein Zuse Vogel Indexdatei nach Vorname Karin Anne Berta Karin Anne Berta Karin 2 3 1, 4 Erzeugen eine einfeldrigen Index - Entwurfsansicht wählen gewünschtes zu indizierendes Feld auswählen INDIZIERT auswählen mit den zusätzlichen Möglichkeiten . Nein . Ja, Duplikate möglich . Nein, Duplikate nicht möglich Erzeugen eine mehrfeldrigen Index - Entwurfsansicht wählen Menüpunkt Ansicht/Indizes auswählen Nächste leere Indexzeile auswählen Indexname eingeben, n-mal gewünschtes n. Indexfeld und Sortierreihenfolge auswählen Filter Methode, um vorübergehend mit einer Bedingung einen Teil der Datensätze zu lesen 1) einen Filter im Stil einer Abfrage zu erstellen 2) einen erstellten Filter anzuwenden einen erstellten Filter wieder aufzugeben und alle Datensätze zu lesen TFH Berlin 2-5
