Hinweise für den Einsender - Medizinische Mikrobiologie
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Universitätsklinikum Jena Institut für Medizinische Mikrobiologie Hinweise für Einsender Formular, intern 10.03.2012 Informationen zu Untersuchungsmaterial und Anforderungsbeleg für einsendende Kliniken Seite 1 von 3 Zweck/Ziele Dieses Formular enthält einen Text, der als Informationsblatt für alle Einsender dient und Hinweise zum Einsendeprozess, Probenmaterial und Anforderungsbeleg enthält. Diese Informationen werden auf der Homepage des Institutes veröffentlicht. Geltungsbereich Laborbereich Arbeitsbereich Arbeitsplatz Analysensystem alle Verantwortungsregelung Erstellung: QMB Veröffentlichung auf Website: Websiteverantwortliche Mitgeltende Dokumente Leistungsverzeichnis Verteiler QMH Freigabe Datum Geprüft Geprüft Freigabe 10.03.2012 10.03.2012 10.03.2012 Prof. Dr. W. Pfister B. Meinung Prof. Dr. E. Straube QMB Direktor Unterschrift Ersteller: Dr. M. Baier © Universitätsklinikum Jena – Institut für Medizinische Mikrobiologie 75889295 Universitätsklinikum Jena Institut für Medizinische Mikrobiologie Formular, intern Hinweise für Einsender Informationen zu Untersuchungsmaterial und Anforderungsbeleg für einsendende Kliniken 10.03.2012 Seite 2 von 3 Festlegungen: Hinweise für die Einsender Untersuchungsaufträge können nur problemlos erfasst, bearbeitet und befundet werden, wenn das richtige Untersuchungsmaterial eingesandt wurde und alle notwendigen Informationen zum Patienten, Einsender und Material vorliegen. eindeutige Kennzeichnung der Untersuchungsprobe Eine eindeutige Zuordnung der Untersuchungsprobe zum –auftrag wird strukturell durch das OrderEntry-System (Lauris) zwingend vorgegeben. Die Masse der Aufträge erreicht das Labor allerdings mittlerweile auf elektronischem Wege. Bei Nutzung eines Anforderungsbeleges: Um eine eindeutige Zuordnung des Probenmaterials zum Anforderungsbeleg zu gewährleisten, wird ein Klebeetikett vom unteren Rand des Anforderungsbelegs entfernt und auf der zugehörigen Untersuchungsprobe befestigt. notwendige Angaben auf dem Anforderungsbeleg Alle für den Auftrag essentiellen (u.g). Angaben werden zwingend im Rahmen der Auftragserfassung im Order-Entry-System vom Einsender abgefragt. Alle relevanten (u.g.) Patientendaten werden mit dem Lauris-Aufruf aus dem SAP heraus mitgeliefert und automatisch ins LIS (Swisslab) übergeben. Durch die eindeutige Datenbankbindung ist eine Proben-/Auftrags-Verwechslung nahezu ausgeschlossen. Bei Nutzung eines Anforderungsbeleges: Wichtige Informationen zum Untersuchungsauftrag werden durch den Einsender auf dem Anforderungsbeleg mitgeteilt: vollständige Patientendaten (aktuelles Barcodeetikett des Falls) Einsenderdaten (gültiges Barcodeetikett der Station/Organisationseinheit) Kennzeichnung eines Untersuchungsmaterials im vorgesehenen Feld, ggf handschriftliche Angabe im Feld „besondere Wünsche“ Kennzeichnung der gewünschten Untersuchungen im vorgesehenen Feld, ggf. als handschriftliche Angabe im Feld „besondere Wünsche“ relevante Angaben zur Anamnese, Indikation, zur Lokalisation des Prozesses, zur Dauer und Art der begonnen Therapie, ggf. Angabe der Dringlichkeit der Untersuchung (Vergabe des cito-Status) Unterschrift des einsendenden Arztes und ggf. Kontaktdaten (Telefonnummer) Erweiterung des Untersuchungsauftrages / Nachmeldungen Eine Auftragskorrektur inkl. Nachmeldungen sind über das Order-Entry-System im Rahmen der dort definierten Zeitgrenzen möglich. Bei Bedarf können aus dem bereits eingesandten Untersuchungsmaterialien weitere Untersuchungen telefonisch angefordert werden. Ersteller: Dr. M. Baier © Universitätsklinikum Jena – Institut für Medizinische Mikrobiologie 75889295 Universitätsklinikum Jena Institut für Medizinische Mikrobiologie Formular, intern Hinweise für Einsender 10.03.2012 Informationen zu Untersuchungsmaterial und Anforderungsbeleg für einsendende Kliniken Seite 3 von 3 Folgende Nachforderungsgrenzen sollten beachtet werden: Untersuchungsart sinnvoller Zeitraum für mögliche Nachforderungen Antikörper/ Antigennachweise aus Serum und Liquor immer molekularbiologische Untersuchungen aus Plasma 30 Tage nach Einsendung der Primärprobe molekularbiologische Untersuchungen aus Untersuchungsmaterial für bakteriologische und mykologische Diagnostik (16- und 18-S-PCR) spätestens 48 Stunden nach Eingang Treten während des diagnostischen Ablaufs Ergebnisse auf, die eine weiterführende mikrobiologische Diagnostik erfordern, werden durch das Labor ergänzende Untersuchungen durchgeführt (z.B. Stufendiagnostik in der Borrelien-Serologie, Resistenzbestimmung bei Anzucht eines relevanten Erregers). Vorgehen bei unvollständigen oder fehlerhaften Untersuchungsaufträgen Geht ein falsches Untersuchungsmaterial ein (z.B. richtiges Etikett auf falschem Material oder vice versa) oder der Anforderungsbeleg wurde unvollständig oder fehlerhaft ausgefüllt, wird der Einsender - wenn möglich - durch Mitarbeiter unseres Institutes telefonisch kontaktiert und die Anforderung ggf. entsprechend korrigiert. Generell unterbleibt eine Bearbeitung für alle Einsendungen, bei denen eine eindeutige Zuordnung zu einem Auftrag nicht mehr möglich ist. Dies wird dem Einsender (sofern ersichtlich) in einem schriftlichen Befundbericht mitgeteilt. Jede Änderung der Untersuchungsaufträge wird durch unsere Mitarbeiter dokumentiert. Bestehen Zweifel, ob bei einem vorliegenden Untersuchungsauftrag (unter Berücksichtigung der angeforderten Untersuchungen, der Art und Qualität des Materials) eine sinnvolle Diagnostik möglich ist, entscheidet der zuständige Arzt im Labor ggf. nach Rücksprache mit dem Einsender unter Berücksichtigung der aktuell geltenden Fachempfehlungen, ob und mit welcher Methodik der Untersuchungsauftrag ausgeführt wird. Falls uns Anforderungsbelege ohne gültige Arztunterschrift erreichen, werden unsere Mitarbeiter im Interesse des Patienten und für die Sicherung eines schnellen und unkomplizierten diagnostischen Ablaufs mit einer zügigen Bearbeitung des Untersuchungsmaterials beginnen. Wir gehen allerdings davon aus, dass mit der Einsendung eines Anforderungsscheins mit gültigem Patienten- und Einsenderetikett selbst bei fehlender Arztunterschrift ein verbindlicher Untersuchungsauftrag an unser Institut erteilt wurde mit allen juristischen und abrechnungstechnischen Konsequenzen für den jeweiligen Einsender. Bitte beachten Sie, dass wir für Missbrauch der Einsenderetiketten durch Dritte keine Haftung übernehmen. Ersteller: Dr. M. Baier © Universitätsklinikum Jena – Institut für Medizinische Mikrobiologie 75889295
