FHS St. Gallen automatisiert Datenaustausch und

CASE STUDY
FHS St. Gallen automatisiert Datenaustausch
und Berichterstellung mit Pentaho
Zeitaufwendige manuelle datenmanipulation dank Pentaho passé
Kunde
Die FHS St. Gallen ist eine interdisziplinäre Fachhochschule
in der Ostschweiz, die von den Kantonen St. Gallen, Thurgau, Appenzell Ausserrhoden und Appenzell Innerrhoden
getragen wird. Mehr als 2800 Studierende besuchen aktuell
ein Grund- oder Weiterbildungsstudium in einem der
vier Fachbereiche Wirtschaft, Soziale Arbeit, Technik und
Gesundheit. Sieben Hochschulinstitute forschen in zukunftsorientierten Themenschwerpunkten und bieten praxisorientierte Dienstleistungen an.
FAK TEN
• Branche: Hochschulen
• Unternehmenssitz: St. Gallen, Schweiz
Herausforderungen
• Internetseite: www.fhsg.ch
Die FHS St. Gallen nutzt seit 2012 die CampusCard als Stud-
• Produkte: Pentaho Business Analytic,
ierenden- und Mitarbeitenden-Ausweis und Legitimations-
Pentaho Data Integration
karte. Die multifunktionale Karte kann für den bargeldlosen
Zahlungsverkehr in der Mensa, der Cafeteria, für die Verpflegungs- und Kaffeeautomaten sowie zum Drucken und
Kopieren eingesetzt werden. Hierzu wird die CampusCard
als Prepaid-Karte entweder mit Bargeld an Ladestationen
oder mittels Kreditkarte über ein Webportal aufgeladen.
Zusätzlich dient die CampusCard auch ala IdentifikationsMedium für das Schließsystem.
Um den Austausch der vom Kartensystem generierten
Form von Berichten automatisch an die einzelnen Kostenstellen weitergegeben werden können. Darüber hinaus wurden Analyse und Dashboard-Funktionen gewünscht, die es
ermöglichen, jederzeit Einblick in den Prozess zu erhalten.
Lösung
Daten mit dem ERP-System zu erleichtern, suchte die FHS
Am Ende entschied sich die FHS St. Gallen für die En terprise
St. Gallen nach einer Schnittstellenlösung, mit der die zeit-
Edition von Pentaho, weil diese im Gegensatz zur Commu-
aufwendige manuelle Bearbeitung automatisiert werden
nity Version umfangreiche Job Scheduling Services bere-
konnte. Ziel war es, dass einerseits die durch die Benutzung
itstellt, die es erlauben, das Extrahieren, Transformieren
generierten Drucker- und Gastronomie-Transaktionen
und Bereitstellen der Daten vollständig und auf wiederkeh-
direkt aus der Datenbank in das Buchhaltungsstem fließen,
render Basis zu festgelegten Terminen zu automatisieren.
und dass anderseits die anfallenden Daten erfasst und in
Zudem erlaubt die Anbindung des Berechtigungsmanage-
Dank Pentaho konnten wir den zeitaufwendigen manuellen Aufwand
des Datenaustausches und der Berichterstellung von den Daten aus
unseren verschiedenen Systemen zum grossen Teil automatisieren.
Die Mitarbeiter aus Studienadministration, Bibliothek und der
"Dank Pentaho konnten wir den zeitaufwendigen manuellen Aufwand des
externe
Caterer erhalten
nun automatisch
täglich
Email
Datenaustausches
und der Berichterstellung
von den Daten
ausper
unseren
verschiedenen
Systemen
zum
grossen
automatisieren.
Die Mitarbeiter
einen
Bericht
mit
den Teil
aktuellen
Daten.
aus Studienadministration, Bibliothek und der externe Caterer erhalten
– DIANNA BRUCKNER
nun automatisch täglich per
Email einen Bericht mit den aktuellen Daten."
Projecktleiterin Business Application, FHS St.Gallen
– DIANNA BRUCKNER
Projecktleiterin Business Application, FHS St.Gallen
terprise Edition von Pentaho, weil diese im Gegensatz
ments an das LDAP-Serververzeichnis ein effizientes und
zur Community Version umfangreiche Job Scheduling
zuverlässiges
Usermanagement
einer sehrdas
differenziServices
bereitstellt, dieauf
es erlauben,
Extrahieren,
erte Ebene.Transformieren und Bereitstellen der Daten vollständig und auf wiederkehrender Basis zu festgelegten
Mithilfe von Pentaho Data Integration (PDI) hat die
Terminen zu automatisieren. Zudem erlaubt die
FHS St.Gallen eine Schnittstelle zwischen dem CampusAnbindung des Berechtigungsmanagements an das
Card-System und dem ERP-System realisiert.
/'$36HUYHUYHU]HLFKQLVHLQHɝ]LHQWHVXQG]XYHUO¦VVLJHV8VHUPDQDJHPHQWDXIHLQHUVHKUGL΍HUHQ]LHUWHQ
Dazu gehören
die Daten, die von Den Verpflegungsund KafEbene.
feeautomaten, den verschiedenen Kassensystemen, sowie
ON TIME CASES
Mithilfe
von
Pentaho Data Integration
(PDI)Diese
hat die FHS
von den Druckund
Kopiertransaktionen
anfallen.
St.Gallen
eine
Schnittstelle
zwischen
dem
CampusDaten werden zudem täglich automatisch aus den QuellsysCard-System
dem
ERP-System realisiert.
temen extrahiert
und inund
Form
vordefinierter
Berichte, die
mit Pentaho
Reporting erstellt wurden, an die Administra'D]XJHK¸UHQGLH'DWHQGLHYRQGHQ9HUSȵHJXQJV
tion und anXQG.D΍HHDXWRPDWHQGHQYHUVFKLHGHQHQ.DVVHQden externen Caterer automatisch als Excelsystemen,
sowie von den Druck- und KopiertransakDatei via Email gesendet.
tionen anfallen. Diese Daten werden zudem täglich
Darüber hinaus
könnenaus
auch
Kostenstellen-Verantautomatisch
dendie
Quellsystemen
extrahiert und in
wortliche die
User-Konsole Pentaho selbständig nutzen, um
)RUPYRUGHȴQLHUWHU%HULFKWHGLHPLW3HQWDKR5HSRUWdie aktuellen
Kostenstellenbelastungen
in der
ingDaten
erstelltüber
wurden,
an die Administration und
an den
Form einesexternen
BerichtsCaterer
herunterzuladen.
automatisch als Excel-Datei via Email
gesendet
Pentaho Business Analytics läuft bei der FHS St. Gallen in
Darüber hinaus können auch die Kostenstellen-Veeiner traditionellen BI-Umgebung mit Oracle Datenbank
rantwortliche die User-Konsole Pentaho selbständig
und Microsoft SQL Server.
nutzen, um die aktuellen Daten über Kostenstellenbelastungen in der Form eines Berichts herunterzuladen.
Screenshot of Shareable Ink Analytics use of Pentaho Business Analytics.
Shareable Ink Analytics aggregates data from paper forms at the group
or health system level and allows for drill-down to the provider and case
level.
Ergebnisse
Pentaho Business Analytics läuft bei der FHS St. Gallen
in einer traditionellen BI-Umgebung mit Oracle DatenPentaho Business Analytics ist bei der FHS St. Gallen seit
bank und Microsoft SQL Server.
zwei Jahren im Einsatz und ermöglicht der Hochschule,
Ergebnisse
ihre Campus Card Daten vollständig zu automatisieren
den Datenaustausch und Berichterstellungsprozess für
Pentaho Business
Analytics ist
bei
FHS St. Gallen
und somit erheblich
zu vereinfachen
und
zuder
beschleunigen.
seit
zwei
Jahren
im
Einsatz
und
ermöglicht
der
Die zeitaufwendige manuelle Bearbeitung der Daten
istHochschule, den Datenaustausch und Berichterstellungdamit passé.
sprozess für ihre Campus Card Daten vollständig zu
automatisieren und somit erheblich zu vereinfachen
und zu beschleunigen. Die zeitaufwendige manuelle
Bearbeitung
der Daten
ist damit passé.
Die
Finanzabteilung,
Kostenstellenzuständige
und ein
Die Finanzabteilung,
und ein
externer
DienstleisterKostenstellenzuständige
erhalten täglich einen akkuraten
externerüber
Dienstleister
erhalten
einen
Überblick
ihre Kosten
und täglich
Umsätze
undakkuraten
können
Überblick
über
ihre
Kosten
und
Umsätze
und
können
bei Bedarf selbstständig weiterführende Analysen
bei Bedarf selbstständig weiterführende Analysen
durchführen.
durchführen.
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Für die Zukunft ist geplant, das Evaluierungssystem und das
für deren Druck- und Kopierfunktion. Nach Aufladung
Studienadministrationssystem ebenfalls in Pentaho einzu-
der Prepaid-Campus Card können die Studierenden und
binden, um wichtige Statistiken für das Management und
Mitarbeitenden alle Dienste auf dem Campus der FHS St.
die Verwaltung zu automatisieren.
Gallen bargeldlos abwickeln. Die dabei anfallenden Daten
werden mit PDI täglich automatisch aus den Quellsystemen
Zusammenfassung
extrahiert und an das ERP-System übergebeb sowie in Form
Die FHS St. Gallen nutzt Pentaho Business Analytic seit zwei
und externen Stellen automatisch ale PDF order Excel-
Jahren zur Automatisierung des Datenaustausches und der
Tabelle per e-mail gesendet. Die zeitaufwendige manuelle
Berichterstellung für Daten, die mit Nutzung der mutlifunk-
Bearbeitun der Daten ist damit passé und alle Stakeholder
tionalen Campus Card anfallen. Pentaho Data Integration
erhalten täglich einen vollständigen und genauen Überblick
(PDI) fungiert dabei als Schnittstelle zwischen dem ERP-
über ihre Kosten. Die hochschulinternen Kostenstellenver-
System, der auf dem Polyright System basierenden Cam-
antwortlichen können bei Bedarf die Pentaho User Konsole
pus Card und den angeschlossenen Geräten wie Verpfle-
nutzen, um die aktuellen Daten in der Form eines Berichts
gungs- und Kaffeeautomaten, Kassen von Cafeteria, Mensa,
herunterzuladen.
vordefinierter Pentaho-Berichten an alle relevaten internen
Bibliothek und Emphfang sowie allen Multifunktionsgeräteb
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