Arbeiten mit Office

Arbeiten mit Office
Bausteine empfängergerechter Präsentation
dafür aber nur hier
Viel zu viel Text
Eigentlich sollte man meinen, mehr als 20 Jahre Siegeszug von OfficeAnwendungen hätte zur Perfektion der Präsentation von
Arbeitsergebnissen geführt.
Allein, ich erlebe tagtäglich, dass dem nicht so ist: Dateien ohne eigenen
Namen, überquellende Seiten mit quietschbunten Bildern, Mails ohne
Betreff mit Anhängen, Schriftenwirrwarr in Textblöcken, die sich nach
dem Lotto-Prinzip auf Seiten verteilen. Dafür aber mit allen nur
erdenklichen Über- und Ein- und Ausblend-Effekten.
Letzteres zeigt mir: es sind nicht fehlende Anwender-Kenntnisse der
gängigen Office-Anwendungen. Es spielt auch keine Rolle, ob MS oder
Open Office verwendet wird. Es mangelt eher am Gefühl dafür, was dem
geneigten Empfänger zugemutet wird.
Ich habe gelernt, dass Klappern zum Handwerk gehöre. Deshalb messe
ich der Darbietung als solcher auch den ihr gebührenden Raum zu.
Darum wird dies auch keine Anleitung für ein Programmpaket sein, auch
wenn die Beispiele mit den Programmen des Marktführers, Versionen bis
2003, erstellt wurden.
Es geht mir viel mehr um die Technik des „Klapperns“.
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Qualität
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Q²
=
inhaltliche Qualität
X
Qualität der Darbietung
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das Wichtigste
zuerst
2.
3.
4.
5.
 innerhalb einer Präsentation
 innerhalb einer Aufzählung
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weniger
ist
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ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
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seriös bleiben
bloß keine der mitgelieferten Cliparts
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unsere Aussage passt
…
wenn wir
denn mit dem
vorgefertigten
Layout arbeiten
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Die
echten
Hingucker
gutes
Ausse
hen
nützt
sprengen
den Rahmen
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Seiten organisiert
wenn auch nur für den Druck
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wenige Sekunden beim Speichern
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so fällt das Suchen leichter
Datum der Urfassung
ein aussagefähiger Name
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Version
immer dann neu, wenn
nach Weitergabe geändert
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Wer 1-malig auftritt, wird erkannt
Es gibt nur
 1 Logo
 1 Schrift (na ja)
 1 Farbzusammenstellung
 1 Seitenaufteilung
 1 Art der Einrückung
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egal, ob für
 Briefbögen
 Präsentationen
 Visitenkarten
 Homepage
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wir nutzen 1-malige Farben
… und der „richtigen“ Schrift
Firma A
Firma B
S
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Aussagen lassen sich strukturieren
Ebene 0
Ebene 1
 Ebene 2
 Ebene 3
Die Gliederung nutzt
 sofort das gewünschte Schriftbild
 mit gewünschter Einrückung
 Schreiben in der Gliederungssicht
…
und keine Probleme beim Kopieren
Die Gliederung in der Menüleiste
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vom Wert der Bulletpoints
Keiner will langatmig lesen,
dass der Vortragende
seine Gedanken geordnet hat
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loslegen wie gewünscht
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vorbelegt
siehe weiter vorn
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size matters *
Heute hat jeder Speicherplatz genug. Aber
 wie lange dauert das Speicher?
 wie viele MB gehen beim Versenden durch die Firewall?
Daher
Mit einem Rechts-Click auf das
Bild dessen Eigenschaften öffnen
* manchmal sind Anglizismen doch schön
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Intermezzo:
Technik ist nicht Design
Ging es bisher eher um technische Fragen, und um solche eines
standardisierten Erscheinungsbilds, so ist dies doch noch lange
nicht die
Welt guten Designs oder guter Seitengestaltung:
http://www.sethgodin.com/freeprize/reallybad-1.pdf
http://www.ueberzeugend-praesentieren.de
http://www.designmeltdown.com/chapters/DesignPrinciples/
oder auch in Papier
ZEN oder die Kunst der Präsentation, Garr Reynolds, Addison-Wesley
Wie aus Zahlen Bilder werden, Gene Zelazny, div. Verlage
Ganz nebenbei:
In einer Präsentation spielt der Vortragende die wichtigste Rolle,
viel mehr noch als Inhalte oder das Layout:
http://www.ted.com
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Intermezzo:
wenn es richtig gut werden soll
www.feng-gui.com
simuliert, wie das Auge Aufmerksamkeit schenkt
Schade, dass die Seite jetzt nur noch zeitweise kostenlos arbeitet
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… und in der Tabellenkalkulation ?
… lassen sich auch die meisten Einstellungen hinterlegen
diese Anzeige ist nur zu sehen, wenn
der Explorer richtig eingestellt ist
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Vorbelegung EXCEL 2003
die Farbe zum Beispiel *
und auch die Dateieigenschaften
* wie das geht: siehe Anhang
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Seiteneinstellungen vorbelegt
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Blättern leicht gemacht
Überschriften von Spalten / Zeilen
werden in der Bildschirmanzeige
fixiert
… und nicht etwa geteilt
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Orientierung über Register hinweg
daher dürfen Registernamen
selbst bei begrenzter Länge
aussagefähig sein
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welche Zahl ist die größte
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Zahlen lesegerecht
immer linksbündig
immer gleich viel
Nachkommastellen
in einer Spalte
im übrigen braucht niemand eine PseudoGenauigkeit* von mehr als 2 Stellen
Tausender-Punkt
wenn die Zahlen groß sind
dann brauchen sie auch keine Nachkommastellen
* Physiker und Buchhalter mögen es mir nachsehen
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oder
der Kopf der Spalte
und sowieso immer
die Achsen in
Grafiken
Miete in €
Zahlen ohne Einheit gibt es nicht
die Zahl selbst
250
200
150
100
50
0
4,00
4,50
5,00
5,50
6,00
6,50
m²-Preis
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jede 0 ist 1 zu viel
Monat 1
Meldung
Meldung
Meldung
Meldung
Meldung
Meldung
1
2
3
4
5
6
total
1
2
3
4
5
6
total
17.10.2010
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Monat 3
470
0
15
384
66
567
652
210
48
219
0
441
551
250
0
230
44
399
1.502
1.570
1.474
Monat 1
Meldung
Meldung
Meldung
Meldung
Meldung
Meldung
Monat 2
Monat 2
470
652
210
48
219
15
384
66
567
1.502
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stetige Summen
sind keine Gewähr
für Vollständigkeit
Monat 3
551
250
441
230
55
399
1.570
1.485
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die Ecken beim Runden
Original
gerundet ohne
Nachkomma
abgerundet
Zahl 1
Zahl 2
17,6
17,6
18
18
17
17
Summe
35,2
35
34
das Ergebnis stimmt
diese Rechnung aber nicht
die Rechnung stimmt
das Resultat reicht aber nicht
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von XLS nach PPT
Kopieren + Einfügen geht schnell,
bläht aber die Dateigröße auf,
daher
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Anhang
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Farben vorbelegen
(EXCEL 2003)
1. Schritt
wir holen den für uns „richtigen“ Farbcode aus einer
bestehende Präsentation
Dazu öffnen wir an beliebiger
Stelle die Farbauswahl, egal
ob
 Farbe Fläche
 Farbe Linie
 Farbe Text
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Farben vorbelegen
(EXCEL 2003)
2. Schritt
wir öffnen in mappe.xlt die Optionen für die Farbvorgabe
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Farben vorbelegen
(EXCEL 2003)
3. Schritt
wir übertragen unsere Farbfolge aus Powerpoint
 für die Diagrammfüllfarben
 für die Diagrammlinien
 für die Standardfarben
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Farben vorbelegen
(EXCEL 2003)
4. Schritt
speichern,
fertig
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Zu Risiken und Nebenwirkungen …
(EXCEL)
EXCEL 2003 ist bezüglich der Vorbelegung von Farben deutlich
schlechter konzipiert als EXCEL 2007ff. Bei der Übertragung auf
andere Rechner wird lediglich die Position in der Farbtabelle
angewendet. Nicht jedoch der Farbcode selbst.
Ergo:
Auf dem empfangenden Rechner ergibt sich im Zweifel damit ein
völlig anderes Farbspiel. Daher taugt das zuvor beschriebene
Verfahren nur, wenn Inhalte eingefügt werden (s.o.), oder aber
zum Druck (gerne auch in eine pdf-Datei).
Alternativ wird statt in Mappe.xlt in eine andere xlt-Vorlage
gespeichert. Damit bleiben die Farben zumindest auf dem
eigenen Rechner bei Empfang fremder Dateien erhalten.
Ab EXCEL 2007 ist dann alles ganz anders.
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