Was kann ein Business Intelligence System

Was kann ein Business Intelligence System heute leisten?
Was kann ein Business Intelligence System heute leisten?
Was kann ein Business Intelligence System heute leisten?
Grundsätzliche Zusammenhänge:
Der Begriff Business Intelligence wird im deutschen
mit Geschäftsanalytik übersetzt. Abgekürzt mit den
Buchstaben BI. Ziel ist die Gewinnung von konkreten Informationen eines Unternehmens mit Blick
auf die gegenwärtigen und zukünftigen Ziele.
Im Wesentlichen versteht man unter Business Intelligence die Automatisierung des Berichtswesens.
Die Unternehmensdaten einer Business Software
(Fakturierung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft
etc.) werden genutzt, um unter unterschiedlicher
Betrachtungsweise die Situation in einem Betrieb zu
durchleuchten und Erkenntnisse aus der Bewertung
abzuleiten.
Die eigentliche Analyse erfolgt nicht in der Business
Software selbst, sondern in einem sogenannten
Data Warehouse, in einer eigenen Datenbasis. Das
Data Warehouse vereinigt alle erforderlichen Daten
und stellt Konstellationen zur Verfügung, die im
höchsten Maße individuell je nach Anforderung
ausgerichtet sein können.
Mit dieser Voraussetzung stellt sich nicht mehr die
Frage, ob die Business Software eine bestimmte
Auswertung liefern kann oder nicht. Die individuelle
Anforderung wird demnach im Data Warehouse
definiert.
Die Gründe für den Einsatz von Business Intelligence sind vielfältig:
Freie Gestaltung von Analysen, Auswertungen und Listen
Alle Daten aus einem Datenpool
Einbeziehung von Fremddaten
Auswertung über mehrere Business Systeme
Datenbank und serverübergreifende Analysen und Auswertungen
Aggregation für Konzernberichte
Ungeeignete Strukturierung des Business Systems
Permanente Änderung der Daten im Business System
Entlastung des Business Systems
etc. etc. …
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Der wichtigste Aspekt ist wohl die Tatsache, dass
der Anwender selbst in die Prozesse der Auswertungsanforderungen eingreifen kann, denn der
Nutzer kennt seine Anforderungen selbst am besten. Die Einbeziehung des Anwenders in die Einrichtung seiner Auswertungen ist vor allen Dingen in
Anbetracht der Prozess - Weiterentwicklung von
enormem Vorteil.
Noch vor wenigen Jahren wurden die Auswertungsanforderungen nahezu ausschließlich durch das
betreuende Softwareunternehmen für den Anwender (Kunden) durchgeführt. Demzufolge landete
auch jede kleine Änderung bzw. Weiterentwicklung
abermals bei der Softwarebetreuung. Dieser aufwendige Prozess kann jetzt mittels Business Intelligence der Vergangenheit angehören.
Für den Aufbau eines Data Warehouses ist es im
ersten Schritt notwendig, die gewünschten Daten
entweder mit dem Data Warehouse zu verbinden,
oder direkt und damit physikalisch in das Data Warehouse zu überführen.
Diese Voraussetzung ist insbesondere für die Daten
der Winline von Mesonic vorkonfiguriert und mit
wenigen Handgriffen eingerichtet. Damit besteht
die sofortige Möglichkeit, mit den ersten Berichten
beginnen zu können. Als Frontend Werkzeug eignet
sich im einfachsten Fall das Produkt MS-EXCEL von
Microsoft. Die Auswertungen können von einfachen
Umsatzzahlen in den letzten Tagen, Wochen oder
Monaten bis hin zu komplizierten serverübergreifenden bzw. konsolidierten Analysen über unterschiedliche Standorte reichen. Vielfach werden auch
Kundenverhalten, Trendanalysen und Planzahlen in
die Auswertungen einbezogen.
Das smcReport Data Warehouse verfügt über eine
XML- Universum-Schnittstelle, die keine Kundenwünsche offen lässt. Insoweit können beliebige
Tabellen bzw. Datenbestände zu einem Universum
zusammengeführt werden, damit auch die ausgefallensten Anforderungen abgedeckt werden können.
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Welche Bereiche können mit dem smcReport Data Warehouse abgedeckt werden?
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Für viele Bereiche der IT wurde eine eigene Software entwickelt. So gibt es Software für die Planung, Kalkulation, Konsolidierung
usw. usw. Allerdings hat auch jede Standardsoftware nur die Auswertungen, die von der Entwicklung für nötig befunden wurden.
Wir kennen das alle: Es werden eine Vielzahl von Auswertungen angeboten, doch die 100%tig Richtige ist nur selten dabei.
Mit dem Business Intelligence System können alle aufgeführten Teilbereiche vollständig und höchst individuell nach den Anforderungen des Anwenders entwickelt und gestaltet werden.
Gelegentlich werden auch Konstellationen gefordert, die von der Tabellenstruktur des ERP Systems nicht angeboten werden.
In diesem Fall werden die Sichten im Data Warehouse so konfiguriert, dass auch die ausgefallensten Wünsche erfüllt werden können.
Selbst mit identischen Tabellen können unterschiedliche Forderungen aufgestellt werden. Um beispielsweise einen Jahresvergleich
über mehrere Jahre durchführen zu können, gibt es 2 oder mehrere Lösungsansätze.
1. Lösungsansatz:
Die Jahreswerte werden einfach nebeneinander gestellt. In der horizontalen Darstellung werden die Jahreszeiträume
angezeigt. In den zur Verfügung gestellten Feldern gibt es nur ein Betragsfeld. Über die Jahresselektion wird der Wert
des Jahres zugeordnet.
Alle Wirtschaftsjahre
stehen nur in einem
Saldofeld zur Verfügung
Nachteil:
Abweichungen zwischen den Jahren sind nicht zu definieren. Bei dieser Konstellation spricht man von UNION zwischen
den Jahrestabellenwerten.
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2. Lösungsansatz:
Die Jahreswerte werden in eigenen Feldern zur Verfügung gestellt. Damit kann jeder Wert frei positioniert und Abweichungen zwischen allen Werten angebracht werden.
Jedes Jahr hat sein eigenes
Saldenfeld und kann separat ausgewertet, verglichen und positioniert
werden.
Vorteil: Abweichungsinformationen können in allen Bereichen positioniert werden. Durch eine simple Formel wird die Abweichung errechnet. Bei dieser Konstellation spricht man vom JOINEN zwischen den Jahrestabellenwerten.
An diesem Beispiel ist unschwer zu erkennen, wie flexibel ein Data Warehouse System sein muss, damit auch wirklich
jeder Schwierigkeitsgrad bewältigt werden kann. Ein ERP System ist in der Regel mit derartigen Betrachtungen völlig
überfordert.
Je nach Anforderung werden unterschiedliche Berichtsgeneratoren genutzt – auch Frontend genannt. Welches Frontend
für welches Aufgabengebiet genutzt werden kann, wird auf den folgenden Seiten mittels div. Musterauswertungen deutlich. Die Grundlage für alle Auswertungen ist das smcReport Data Warehouse. Mit dieser Basis gibt es nahezu keinerlei
Grenzen, egal in welchem Einsatzgebiet. Insoweit ist jegliche Auswertungsvariante möglich. Sobald ein Wert in Ihrer
Datenbank auftaucht, steht dieser zur Weiterverarbeitung unmittelbar im Frontend zur Verfügung. Der Auswertungsfantasie sind damit keine Grenzen gesetzt.
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Frontend MS-Excel:
Seite 8 – 14
Als einfacher und effektiver Einstieg in das Business Intelligence System eignet sich vor allem MS-Excel. Es besticht
durch seine einfache Handhabung und dem geringen Aufwand, auch komplexe Sachverhalte in einer Auswertung abzubilden. Zu den Vorteilen zählt unter anderem auch, das MS-Excel einen hohen Bekanntheitsgrad hat und in fast jedem Betrieb zu finden ist. MS-Excel erlaubt es, jegliche Auswertungen in Eigenregie zu erstellen und jeder Zeit zu erweitern ohne vorher das betreuende Softwarehaus zu Rate zu ziehen. Selbstverständlich sind auch andere Produkte
aus der Office-Familie mit dem smcReport Data Warehouse kompatibel. Dazu gehört nicht zuletzt auch das Produkt
MS-Word, welches Serienbriefe mit Informationen aus dem Data Warehouse kombinieren kann.
Frontend Crystal Reports:
Seite 15 – 16
Werden die Sachverhalte komplexer oder wird eine interaktivere Lösung als MS-Excel erwartet, bietet sich das Frontend Crystal Reports aus dem Hause SAP an. Mit diesem Berichtsgenerator lässt sich ähnlich leicht wie mit MS-Excel arbeiten, bietet darüber hinaus aber noch einige technische Raffinessen und ist noch freier in der Gestaltung anspruchsvoller Auswertungen. Hervorzuheben ist auch die Einrichtung von Subformularen oder die Mouse-Over-Funktion, mit
der bestimmte Werte oder Datensätze durch markieren mittels Mouse-Cursors - in einem sogenannten Tooltip sichtbar gemacht werden können, ohne unnötigen Platz auf der Auswertung zu verschwenden.
Frontend Xcelsius:
Seite 17 – 18
Der wahrscheinlich interaktivste Berichtsgenerator ist Xcelsius. Bei dieser Art der Berichtserstellung verhalten sich die
Auswertungen wie Programme. Von Vorteil ist hierbei, diese Auswertungen basieren auf Excel-Listen, über dessen
Werte sich ganze Dashboards (= interaktive Auswertungen, die durch Schalter bzw. Reglern Ihre Werte oder Ihr Aussehen verändern) entwickeln lassen. Durch eine Online-Anbindung sind Xcelsius-Auswertungen auch von jedem Ort aus
zu erreichen.
Frontend smcCustomizing:
Seite 19 – 21
smcCustomizing ist ein Berichtsgenerator, der hierarchische Berichte ähnlich einer Gewinn und Verlustrechnung auf
der Basis von Konten und Betriebskennzahlen in beeindruckender Geschwindigkeit generiert. Der Benutzer kann beliebige Auswertungen mittels Betriebskennzahlen konfigurieren. Zudem sind beliebige Zwischensummen, Spalten für die
Summierung, Abweichung bzw. prozentueller Darstellung, ebenfalls frei definierbar. Durch die beliebige Anzahl von
Spalten sowie die Erstellung von Planungsquellen und Hochrechnungen ist dieses Tool universal einsetzbar und bietet
darüber hinaus durch seine individuelle Fremdwährung und die integrierte Drill-Down-Funktion höchste Flexibilität.
Frontend smcOLAP:
Seite 22
Das smcOLAP ist in dem Teilprodukt smcReport implementiert und gehört demzufolge zum Lieferumfang für diesen
Toolbereich. Mit smcOLAP lassen sich ad hoc Auswertungen, Cubes und Analysen in kürzester Zeit erstellen. Dabei stehen alle Felder des Data Warehouses zur Verfügung. Durch die Drag und Drop Funktionalität lassen sich Berichte
schnell und problemlos aufbauen. Verschiedenste Chart- oder Säulengrafiken stehen dem Anwender per Mausklick zur
Auswahl. Eine individuelle Printanpassung rundet dieses nützliche Werkzeug ab. Die abgebildeten Werte sind durch
die Anbindung an das smcReport Data Warehouse online und damit immer up to date.
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MS – Excel
Basis dieser Auswertung: Belege aus der Fakturierung Buchungen aus der FIBU
Die folgende Darstellung soll die Bereiche Aufträge, Lieferscheine und Fakturen separat auswerten und insoweit Vergleiche schaffen. Unterschiedliche Sortierungen und Selektionskriterien lassen die Auswertung nach unterschiedlichen Regeln analysieren.
Forderung:
Der Anspruch dieser Auswertung bestand darin, die Debitorenbuchungen im Zusammenhang
mit den dazugehörigen Rechnungsbelegen abzubilden.
Problem:
Ein Vergleich des Fibu- und Belegjournals ist nur durch den manuellen Vergleich zweier Ausdrucke möglich.
Lösung:
Das nach den Forderungen gestrickte Universum macht es möglich, die Werte der benötigten
Felder in eine Excel-Liste zu ziehen und nach gewünschtem Kriterium auszuwerten.
Vorteil:
Durch die Filterung von Mandanten und Wirtschaftsjahr ist die Auswertung höchst individuell
einsetzbar. Die Summierung nach dem jeweiligen Kunden macht diese Auswertung noch übersichtlicher und informativer. Pro Debitorenkonto erfolgt eine Absummierung. Zudem erfolgt
eine Gesamtwertsummierung über die Debitoren. Die Abrechnung kann selbstverständlich
auch über die Kreditoren erfolgen.
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MS – Excel
Basis dieser Auswertung: Übersicht über alle Belege aus der Fakturierung
Die folgende Auswertung soll eine Übersicht über alle gelaufenen Belege in Ihrem Betrieb geben. Dabei werden Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen gesondert betrachtet. Eine Selektion nach bereits gedruckten oder noch nicht gedruckten Belegen ist auch möglich.
Forderung:
Auflistung aller Belege aus der Fakturierung, sowie die Summierung der einzelnen Belegstufen.
Problem:
Eine aufgeteilte Auflistung aller Belege ist nur begrenzt und ohne Grafiken möglich.
Lösung:
Durch die Umsetzung aller Zahlen Ihrer Datenbank in verschiedene Sichten kann nun jede Art
von Auswertung erstellt werden.
Vorteil:
Die gesplittete Darstellung verschafft den sofortigen Überblick über die jeweilige Belegstufe. Das
Tortendiagramm gibt darüber hinaus noch an, wer zu dem Stammkundenkreis gehört. Die individuelle Filterung nach dem Druckstatus der Rechnung kann präzisere Informationen über den
erwarteten Umsatz und somit auch auf die Planung geben.
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MS – Excel
Basis dieser Auswertung: Belegübersicht mit Fokus auf Kunden
Eine weitere Übersicht über alle Belege Ihres Betriebs. Durch die Fokussierung auf bestimmte
Kunden können Sie direkt erkennen, für welchen Kunden Sie welchen Umsatz zu erwarten
haben. Durch eine Selektion der Periode lässt sich hierdurch auch der gewünschte Zeitraum
festlegen.
Belegübersicht
(Aufträge/Lieferscheine/Rechnungen)
- damit wird der zukünftige Umsatz ermittelt -
Selektion nach: Periode, Kostenstelle,
Kundengruppe
Forderung:
Gegenüberstellung aller gelaufenen Belege eines Kunden mit Signalisierung, ob dieser Kunde
das erwünschte Umsatzziel für eine bestimmte oder alle Perioden erreicht hat.
Problem:
Der zukünftige Umsatz soll ermittelt werden aus Auftrag, Lieferung und Rechnung in Summe.
Lösung:
Durch die Umsetzung bestimmter Felder Ihrer Datenbank in eine spezielle Sicht, kann eine
komprimierte Art der Auswertung erstellt werden.
Vorteil:
Durch die Signalisierung der Ampelfarben wird auf einem Blick erkannt, ob der Kunde das Umsatzziel erreicht, obendrein wird durch die Grafik sichtbar, in welcher Belegstufe der Kunde wie
viel Umsatz einbringt. Durch die Filterung der Kundengruppe kann blitzschnell zwischen verschiedenen Arten von Kunden gewechselt und selektiert werden.
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MS – Excel
Basis dieser Auswertung: Gesamtkostenvergleich
Dieser Gesamtkostenvergleich stellt die erwirtschafteten Erlöse, aufgeteilt nach Kostenstellengruppen und Kostenstellen, gegenüber. Die Kosten als auch die Erlöse sind gruppenseitig konfiguriert. Mit dieser Maßnahme lassen sich sowohl die Erlöse, als auch die Kosten auf- bzw.
zuklappen und damit komprimiert darstellen.
Gesamtkostenvergleich mit
Gegenüberstellung der erwirtschafteten Erlöse, aufgeteilt
nach Kostenstellengruppen
und Kostenstellen
Selektion beliebig nach allen
Feldern des Universums
Forderung:
Vergleich der Erlöse und Aufwendungen verschiedener Niederlassungen, gefiltert nach allen
oder bestimmten Perioden eines Wirtschaftsjahres.
Problem:
Alle Niederlassungen arbeiten mit eigenständigen Servern und Datenbanken.
Lösung:
Das smcReport Data Warehouse greift auf alle Datenbanken unterschiedlicher Server. Das Data
Warehouse hält alle Datenbankverbindungen.
Vorteil:
Der User erhält durch die automatisierte Beschaffung der Daten immer den aktuellen Stand.
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MS – Excel
Basis dieser Auswertung: Anlagenübersicht mit Gruppen
Gruppiert nach Gruppen bietet diese Auswertung die ideale Übersicht für die Anlagen eines
Betriebes. Alle relevanten Werte wie Anschaffungswert oder Buchwert stehen in dieser Auswertung zur Verfügung. Eine übersichtlich gestaltete Grafik gibt in Kürze einen Eindruck über
die Anschaffungswerte der jeweiligen Gruppen.
Anlagenauswertung nach Gruppen- und Kostenstellen.
Grafik mit Bezug auf den Anschaffungswert pro Gruppe.
Selektion und Sortierung über alle relevanten Felder.
Forderung:
Übersicht über alle Anlagegüter mit bestimmten Filtermöglichkeiten wie Kostenstelle, Gruppennummer, sowie Summierung aller Anlagegüter.
Problem:
Anlagenbuchhaltung der Wirtschaftssoftware bietet die geforderten Wünsche nur in mehreren
Auswertungen.
Lösung:
Durch das Anlagenuniversum des smcReport Data Warehouses stehen Ihnen jegliche Datensätze aus den relevanten Datenbanken zur Verfügung.
Vorteil:
Schnelle und minimalistische Auswertung, die dennoch einen kompletten Überblick über Ihre
Anlagegüter abbildet. Eine anschauliche Grafik stellt die Verteilung der Anschaffungswerte pro
Gruppe visuell dar.
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MS – Excel
Basis dieser Auswertung: Vertreterstatistik
Eine schnelle und immer aktuelle Information über die Umsätze der Vertreter ist oftmals sehr
bedeutsam. Noch wichtiger ist die automatisierte Aktualisierung so eines Berichts. Für das
smcReport Data Warehouse, in Verbindung mit dem Frontend MS-Excel, stellt dieser Umstand
kein Problem dar. Die übersichtliche Aufteilung verspricht einen sofortigen Einblick in die Umsätze mit Bezug auf die Vertreter.
Vertreter Umsätze
und Selektion nach
allen Feldern der
ausgewählten Sicht
Forderung:
Übersicht über alle Vertreter und deren momentanen Umsätze mit grafischer Darstellung.
Problem:
Grafische Darstellung der Umsätze nur sehr unübersichtlich möglich.
Lösung:
Jegliche Arten von Diagrammen sind mit MS-Excel möglich.
Vorteil:
Durch die einfache Handhabung von MS-Excel und den passenden Sichten auf alle relevanten Daten des smcReport Data Warehouses, sind der individuellen Darstellung keine Grenzen gesetzt.
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MS – Excel
Basis dieser Auswertung: OP-Liste
Diese Auswertung vereinfacht durch die Gegenüberstellung von Rechnung und Zahlung die
Übersicht über alle „Offenen Posten“ enorm. Auf einen Blick werden die Höhe des „Offenen
Posten“ sowie die Zahlung und die Differenz erkannt.
Forderung:
Einfache Darstellung der aktuellen offenen Posten, Zahlungen und Differenz bezogen auf eine
Rechnungsnummer. Zudem die Darstellung in grafischer Form.
Problem:
Mit gewöhnlicher Finanzbuchhaltungssoftware nicht möglich.
Lösung:
Durch die OP Sicht des FIBU-Universums werden alle Felder aus dem OP Bereich für die Auswertung bereitgestellt.
Vorteil:
Die Grafik unterstützt den Buchhalter nicht nur durch die farbigen Markierungen, sondern durch
eine farbliche Unterteilung der Stapelsäule wird ersichtlich, wie viel von einer Rechnung bereits
bezahlt wurde.
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MS – Excel
Basis dieser Auswertung: Liquiditätsanalyse mit Steuerelement
In diesem Bericht steuert der Anwender über ein Datenblatt die Auswertung. Der Bericht
setzt sich aus 3 unterschiedlichen Bereichen zusammen: Offenen Posten, Zahlungsmittelkonten bzw. Anlagekonten und Lieferscheine, die noch nicht fakturiert wurden. Mit einem Parameter wird der Startzeitpunkt der Liquiditätsanalyse gesetzt.
Steuerelemente
Hier selektiert der User ganz nach seinen Wünschen und Bedürfnissen z.B. nach den Kontonummern, dem Mandanten, dem Wirtschaftsjahr oder
den Debitoren bzw. Kreditoren. Zudem ist eine
Definition nach einem bestimmten Stichtag/monat möglich.
Die ausgewählten Werte und
Definitionen
werden in eine
zweite Tabelle
automatisch.
übergeben.
Darstellungselemente
Hier wird das zweite Sheet einer ExcelDatei angezeigt. Je nach Definition der
Steuerelemente, verändern sich die
Werte und die Grafik. Ob nun ein Konto
oder alle Konten angezeigt werden,
bestimmt einzig und allein der User
Forderung:
Liquiditätsanalyse mit verschiedensten Selektionsmöglichkeiten.
Problem:
Solche variablen Auswahlkriterien sind mit einer Finanzbuchhaltungssoftware nicht möglich.
Lösung:
Die Verbindung zwischen einer Pivot Table und einem Excel Sheet bietet diese Möglichkeit.
Vorteil:
Eine Auswertung liefert alle Informationen, egal welches Konto (Sachkonto, Debitor oder Kreditor)
in die Auswertung mit einbezogen werden muss. Mit dieser Technik lassen sich auch Felder hinzufügen, die nicht als Quellinformation zur Verfügung stehen.
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Crystal
Reports
Basis dieser Auswertung: Anlagenübersicht
Ein schneller Überblick über alle Anlagen eines Betriebs sind oftmals nicht gegeben. Meistens
sind die geforderten Werte auch nicht vorhanden und man muss sich durch verschiedene Anlagenverzeichnisse arbeiten, um eine umfassende Übersicht zu bekommen. Diese Auswertung
beinhaltet alle wichtigen Zahlen und stellt diese höchst informativ dar.
Forderung:
Übersicht über alle Anlagengüter mit Restnutzungsdauer und Buchwert.
Problem:
Die Auswertungen der Anlagenbuchhaltungsprogramme liefern nicht die geforderten Werte.
Lösung:
Durch das Anlagenuniversum stehen alle Werte zur Verfügung.
Vorteil:
Durch die farbliche Hervorhebung der nahezu abgeschriebenen Anlagegüter wird sofort klar,
welche Abschreibungen bald nicht mehr zur Verfügung stehen. Zusätzlich ist die Summierung der
Gruppen mit dem Anfangs- und Endbuchwert sehr hilfreich bei der Planung.
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Crystal
Reports
Basis dieser Auswertung: Lohn- und Gehaltsübersicht
Der Überblick über die Löhne der Arbeitnehmer spielt eine große Rolle bei der Planung und
Führung eines Betriebs. Von Vorteil ist es dann auch, wenn eine Auswertung wirklich alle
wichtigen Zahlen zur Verfügung stellt. Perfekt ist diese Auswertung aber erst dann, wenn die
Arbeitnehmer nach den jeweiligen Kostenstellen gegliedert werden und auch eine Summierung den Kostenstellen gewährleistet ist. Abgerundet durch eine Grafik spielt diese Analyse
klar seine Vorteile aus.
Forderung:
Übersicht über alle Lohnzahlungen aller Niederlassungen.
Problem:
Eine individuelle Lohnauswertung kann nicht durch das Lohnprogramm abgedeckt werden.
Lösung:
Das Lohnuniversum bietet alle Werte für jede denkbare Konstellation.
Vorteil:
Crystal Reports ermöglicht ein Drill-Down (Zusammenklappen von Spalten) wodurch dieser Bericht vielseitig komprimiert werden kann, sodass nur noch die Summierung der Kostenstellen zu
sehen sind. Auch der Drill-Down der Monate ist sehr nützlich.
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Xcelsius
Basis dieser Auswertung: Artikelübersicht
Diese Auswertung ist in höchstem Maße interaktiv. Die Artikel werden in Gruppen zusammengefasst und können grafisch zusammengefasst werden. Sofort baut sich dazu der passende Chart mit den jeweiligen Werten auf. Durch diverse Reiter können auch andere Werte als
Basis Verwendung finden, so zum Beispiel auch verkaufte Mengen oder Stapelsäulen, die
sich auf die Quartale beziehen. Jede selektierte Auswahl steht selbstverständlich auch zum
Druck bereit.
Forderung:
Alle Artikel sollen in einer möglichst kompakten Auswertung zur Verfügung stehen. Desweiteren
soll auch zwischen dem Umsatz in Euro und der umgesetzten Menge selektiert werden können.
Problem:
Alle Forderungen die Auswertungen auf einer Seite darzustellen ist nahezu unmöglich.
Lösung:
Das FAKT - Universum stellt für alle Arten Sichten für die Auswertungen bereit.
Vorteil:
Durch die einfache Handhabung und interaktive Veränderung der Darstellung durch Mausklicks,
kann diese Übersicht auch von Leihen bedient werden. Durch wenige Klicks werden Quartalszahlen, aber auch andere Auswertungen sichtbar und können durch eine implementierte Druckersteuerung auch sofort gedruckt werden. Damit ist eine übersichtliche Auswertung auf engstem Raum möglich.
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Xcelsius
Basis dieser Auswertung: Liquiditätsanalyse
„Was wäre, wenn?“ Diese Frage spielt in der Planung die wahrscheinlich wichtigste Rolle. Umso besser, wenn die Planung durch eine Auswertung übernommen wird, die diese Frage durch
bloßes Verschieben von Reglern beantwortet. Zukünftig können damit wichtige Entscheidungen bezüglich der Liquidität beziehungsweise der Positionierung einer Unternehmung innerhalb von Minuten ermittelt werden.
Durch das Verschieben
der Regler …
… verändert sich analog jede Grafik.
Forderung:
Liquiditätsanalyse mit einer „was wäre, wenn?“ Analyse.
Problem:
Die Berechnung von „was wäre, wenn?“ Analysen sind mit anderen Werkzeugen sehr zeit- und
arbeitsaufwendig.
Lösung:
Durch das Bewegen diverser Reglern kann eine „was wäre, wenn?“ Analyse leicht erstellt werden.
Vorteil:
Durch diese einfach gestaltete Umsetzung einer Liquiditätsanalyse kann eine „was wäre, wenn?“
Analyse innerhalb weniger Sekunden durchgeführt werden. Das integrierte Tachometer zeigt
dabei an, ob sich der Anwender auch in einem vorher definierten Rahmen befindet.
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smcCustomizing
Basis dieser Auswertung: Datev Bilanz mit einem 2 Jahres-Vergleich
Es werden 2 beliebige Datenquellen verglichen. Die Spalten sind auf den geforderten Monat
und dem Bereich des beginnenden Wirtschaftsjahrs, bis zu dem geforderten Monat ausgerichtet. Alle im Data Warehouse eingebundenen Datenbestände können monatsseitig mit
dieser Auswertung verglichen werden. Die Ausgabe kann in einer eigenen Druckansicht, Excel,
PDF oder HTML erfolgen.
Forderung:
Bilanzerstellung anhand der Datev BKZ-Struktur mit Mehrjahresvergleich.
Problem:
Mit der Buchhaltungssoftware ist eine Auswertung nach der Datev-BKZ-Struktur nicht möglich.
Lösung:
smcCustomizing liefert diese Auswertung standardmäßig.
Vorteil:
Durch den hierarchischen Aufbau der Auswertung, lassen sich sofort untergeordnete Bilanzkonten komprimieren und verschaffen einen kompakten Überblick über die summierten Komponenten.
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smcCustomizing
Basis dieser Auswertung: GuV mit Planungsjahr
Planungen sind für jede Unternehmung unerlässlich, umso besser, wenn diese Planungen in
einer flexiblen GuV mit den tatsächlichen Erlösen und Aufwendungen verglichen und koordiniert werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob ganze Jahre oder einzelne Perioden verglichen werden sollen. Die Abweichung wird nicht nur als Betrag sondern auch als prozentuale
Abweichung abgebildet.
Forderung:
Erstellen einer GuV mit Einbinden eines Planungsjahrs.
Problem:
Das Einbinden eines Planungsjahrs ist mit der Buchhaltungssoftware nicht immer so flexibel möglich.
Lösung:
smcReport bietet benutzerdefinierte Tabellen für das Eintragen von geplanten Werten.
Vorteil:
Der Bezug auf das Planungsjahr macht auf einen Blick deutlich, ob und in welchem Maße die Erlöse und Aufwendungen abweichen. Eine Darstellung in Prozent vereinfacht den Überblick.
.enorm.
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smcCustomizing
Basis dieser Auswertung: Liquiditätsanalyse
Im Hinblick auf die Einhaltung der Zahlungsfähigkeit einer Unternehmung, gibt diese Auswertung alle nötigen Informationen. Jedes Konto kann durch den Drill-Down übersichtlich angezeigt werden und gibt damit über unterschiedliche Zeiträume eine Einsicht auf die Liquidität.
Forderung:
Liquiditätsanalyse mit kumulierten Werten.
Problem:
Beliebige kumulierte Werte können nicht auf einer Auswertung mit der Liquidität verglichen
werden.
Lösung:
smcCustomizing liefert eine solche Liquiditätsanalyse mit dem Standard.
Vorteil:
Übersichtliche Markierung der wichtigsten Zeilen zeigt sofort übersichtlich die Einzelpositionen.
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smcCustomizing
Basis dieser Auswertung: FIBU / KORE Vergleich
Ein Vergleich der gelaufenen Buchungen mit der Kostenrechnung ist ein wichtiges Werkzeug
zur Analyse eines Unternehmens. Sie sehen auf einen Blick, in welchem Bereich sich die Abweichung ergibt und darüber hinaus noch in welcher Höhe diese ausfällt. Übersichtlich gestaffelt nach der BKZ-Struktur ist diese Auswertung unverzichtbar.
Forderung:
Vergleich der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung.
Problem:
Ein Vergleich ist oftmals sehr schwer, da die Zahlen aus unterschiedlichen Applikationen kommen.
Lösung:
smcCustomizing bezieht sich auf die geforderten Daten aus dem Data Warehouse, ohne viel
Vorarbeit durchführen zu müssen.
Vorteil:
Der unkomplizierte Aufbau dieser Auswertung zeigt sofort die Diskrepanz der FIBU und der KORE auf. Durch das integrierte Drill-Down ist man sofort über die Summierung der jeweiligen Applikation informiert.
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smcCustomizing
Basis dieser Auswertung: Monats-/Halbjahres- und Jahresbericht
Auf einen Blick alle Zahlen eines bestimmten Monats, oder bis zu diesem bestimmten Monat
und über das ganze Jahr mit Budgetierung und Hochrechnung gilt für das Frontend smcCustomizing als ad hoc Auswertung und ist mit wenig Einrichtung zu realisieren. Eine derartige
Auswertung über ein anderes Frontend zu generieren, ist nur mit erhöhtem Aufwand möglich. Gewählt werden lediglich der Mandant und der gewünschte Zeitraum und schon ist der
Anwender über alle Zahlen informiert.
Forderung:
Komplexer Monats-/Halb- und Jahresbericht inklusive einer Budgetierung und Hochrechnung.
Problem:
Alle diese Werte auf eine ausdruckbare DIN-A4 Seite zu bringen, das ist mit herkömmlichen
Auswertungstools nur sehr aufwendig möglich.
Lösung:
smcCustomizing bietet diesen Bericht an, lediglich ist die Auswahl des Mandanten und des Zeitraums gefordert. Der Rest wird automatisch durch das smcCustomizing erledigt.
Vorteil:
Der Bericht ist als GuV nach individuellen BKZ Kennzeichen aufgebaut. Eine absolute und prozentuale Abweichung ist in diesem Bericht ebenfalls implementiert und erleichtert die Übersicht
enorm.
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smcOLAP
Basis dieser Auswertung: KORE-Übersicht
Eine schnelle Übersicht zum Beispiel über die Kostenrechnung in Form eines sogenannten
Cubes ist mit wenigen Klicks erstellt. Darüber hinaus kann nach jedem Feld der Datenbank
gefiltert und ausgewertet werden. Wenn dann noch eine kleine Grafik die gewonnenen Erkenntnisse anzeigt, steht einer genauen Analyse nichts mehr im Wege.
Via Drag-and-Drop definieren Sie
selbst die Werte, die in Ihrem Cube
zu sehen sein sollen. Die Felder bzw.
Werte selbst, stammen aus dem
smcData Warehouse.
Forderung:
Kostenrechnungsübersicht in Form eines Cubes, selektiert nach den Kostenartengruppen, Kostenarten und Kostenstellen.
Problem:
Oftmals kann mit einem OLAP-Tool nicht nach allen Feldern selektiert, gefiltert oder ausgewertet
werden.
Lösung:
smcOLAP kann mittels Data Warehouse mit allen Werten einer Datenbank arbeiten.
Vorteil:
Durch die einfache Handhabung werden selbst komplizierte Cubes innerhalb weniger Minuten
erstellt und können insbesondere zur Analyse beitragen.
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Dieses Schaubild stellt den Aufbau des smcReport Data Warehouse (smcDWH) dar. Daten der Winline, Fremddatenbanken oder
anderen Datenquellen werden vom smcDWH in eine DWH Datenbank kopiert oder angebunden und je nach Anforderung in
vorgesehene Universen aufgeteilt. So stehen für die Winline für alle Bereiche vorkonfigurierte Universen zur Auswahl. Die Universen sind nach den klassischen Bereichen FAKT, FIBU, KORE, ANBU etc. aufgeteilt. Die jeweiligen Sichten (auch Views genannt)
eines Universums erhalten dabei immer eine größere Anzahl von Tabellen, die zu einer sinnvollen Sicht auf die Daten zusammengefasst sind. So werden zum Beispiel bei der Statistik insgesamt 12 Tabellen zu einer sinnvollen Sicht zusammengeführt. Das gilt
auch für alle anderen Bereiche. Unterschiedliche Frontends (Excel, Crystal etc.) greifen auf die Sichten zu und lassen dem Anwender ungeahnte Konstellationen kreieren. Das DWH sorgt dafür, dass die Daten bzw. Auswertungen immer „up to date“ sind.
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Zugriffsmechanismen
Der Standardzugriff eines Berichts bedeutet die direkte Auswahl der Felder mit dem Frontend auf die vorgegebenen oder selbst erstellten Views und Tables aus dem smcData Warehouses.
Möglich ist auch ein Zugriff auf die Views und Tables über ein Steuerelement. Dieses erlaubt dem User eigene Berechnungen anzusetzen und die Darstellung nach Belieben auszurichten.
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Eine weitere Variante ist die Verwaltung der Rohdaten in einer eigenen Excel Tabelle. Das ermöglicht dem User,
eigene Felder den Rohdaten hinzuzufügen und in die Auswertung einzubeziehen. Denkbar ist hier ein Bezugsdatum, welches z.B. den Zeitraum steuert.
Der View Designer des kostenlosen SQL Management Studios erlaubt es dem Anwender selbst Views zu erstellen.
Aus diesen Views lassen sich auch im smcData Warehouse selbstverständlich Tabellen generieren, auf die der User
ebenfalls Zugriff hat. Bei den DWH-Tabellen kann es sich um Datenstände aus der Vergangenheit handeln.
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Query von MS-Excel kann als Feldfilter oder View Designer fungieren. Der Anwender erhält damit direkt Zugriff auf
die erstellte View und kann damit alle Views bzw. Felder aus dem DWH zu eigenen sinnvollen Kombinationen miteinander verbinden. MS-Excel speichert die einmal eingestellte Verbindung für weitere beliebige Berichte. Der
automatisch im Hintergrund erstellte SQL Code kann darüber hinaus auch direkt im SQL Server mittels SQL Management Studios weiter verarbeitet und als benutzerdefinierte View in das DWH hinterlegt werden.
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Die Business Software Mittelstand eG
11
13
5
Partner
Standorte
Schulungsstandorte
über
200
über
3000
Experten
Kunden
SMC Software GmbH
Schleißheimer Straße 435g
80935 München
Business Software Mittelstand eG
Dahlienstrasse 33a
80935 München
Tel.: 089 – 316059 0
Fax: 089 – 316059 18
Tel.: 0800 – 2020209
(gebührenfrei in Deutschland)
Fax: 089 – 316059 18
[email protected]
www.smcsoft.de
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