Offer Lead-in

Offer
Lead-in
1. A supplier expresses his readiness to enter into business relations with a customer by means of
an offer. Offers can be made in oral or written form. There are two kinds of offers. First, the
solicited offer which is the supplier's answer to a customer's enquiry. With it, the supplier will send
all details he has been asked for. Second, the unsolicited or voluntary offer which the supplier will
send without having been asked. This can serve different purposes. The supplier might have the
intention of reminding the customer of his firm, announcing special offers, adver tising new services
or products.
A detailed offer should consist of information about the kind and quality of the service or product
offered, quantities, prices, terms of I delivery and payment, and delivery periods. A supplier is
bound by his offer unless the customer does not react within a reasonable period of time, or the
offer has been declared as one without engagement or contains the clause subject to prior sale. If
an offer, already mailed, should be withdrawn, the withdrawal has to reach the customer not later
than the offer.
Understanding and making notes
a.
What are the different types of offers?
b.
What formal requirements must be met?
c.
What are the important elements of an offer?
d.
What are the legal consequences of a supplier sending an offer
1
Offer
2
Offer
Tasks
1. Finding phrases to express intention
The following list contains intentions expressed in the letter above.
Find out which phrases are used for each.
Think of corresponding German phrases.
-
drawing attention to enclosures
-
acknowledging receipt
-
expressing positive expectations
-
expressing willingness
2. English-German translation
Translate the body of the letter into German.
Make the text look like a German one (e. g. by using the German forms of the intentional phrases
you have found).
Letter writing practice
1. Bestätigen Sie am 17. 1. des laufenden Jahres im Auftrag der Firma Kaiser & Söhne in Hannover
die Anfrage der Firma M & C über 800 SUPERSHOT-Joysticks. Bieten Sie diese Menge zu einem
Exportpreis von DM 12,50 pro Stück an, erklären Sie sich jedoch bereit, einen Einführungsrabatt
von 10% zu gewähren, so dass sich der Gesamtpreis auf DM 9 000,- FOB Hamburg belaufen
würde. Ihre Zahlungsbedingungen bei Erstaufträgen sind Vorauskasse bzw. Dokumentenakkreditiv,
zahlbar bei der Dresdner Bank in Hannover. Die Lieferung wird spätestens zwei Wochen nach
Auftragseingang erfolgen. Geben Sie Ihrer Hoffnung auf die baldige Aufnahme einer
Geschäftsverbindung Ausdruck.
Intention
acknowledging receipt
we have received [n]
we are in receipt of [n]
we were (very) pleased to receive [n]
offering something
we have the pleasure of [vb+-ing]
we are happy [to+vb]
we are glad [to+vb]
expressing willingness .
we will be glad [to+vb]
we will be pleased [to+vb]
we will be happy [to+vb]
Structure
jedoch / allerdings
however
die Lieferung (erfolgt)
delivery (will be made/effected)
bei (im Falle von)
for
3
Offer
Contents
oben genannt
above-mentioned
zu einem Preis von
at a price of
pro Stück
per unit / each
Einführungsrabatt (von)
introductory discount (of)
einen Rabatt gewähren (auf)
grant a discount (on)
Gesamt-
total
sich belaufen auf
come to / amount to
Erstauftrag
first order / initial order
Vorauskasse
payment in advance
Dokumentenakkreditiv
documentary letter of credit
zu jmnds Gunsten
in s. o.'s favour / in s. o.'s name
zahlbar (bei)
payable (at)
spätestens (Datum/Frist)
not later than (date/period)
(Zeitraum) nach Auftragseingang
(period) from receipt of order
eine Geschäftsverbindung aufnehmen /haben (mit)
do business (with)
2. Bedanken Sie sich am 21. 2. des laufenden Jahres im Auftrag der Firma Prontodruck in
München für die Anfrage vom 17. 2. bezüglich10 000 selbsthaftender Diskettenaufkleber Die
Anfrage kam von der Firma MPI Ltd., 16 The Square, Kenilworth, Warwickshire CV8 lEB. Ihr Preis
für die Aufkleber ist DM 995,50 bei Abnahme von mindestens 10 000 Stück. Erklären Sie sich
jedoch bereit einen Rabatt von 5% bei einer Abnahme von mindestens20 000 Stück zu gewähren.
Weisen Sie auf das beiliegende Muster hin. Fügen Sie eine Proformarechnung über die oben
genannte Menge bei mit der Bitte, bei einer Auftragserteilung die Zahlung per Wechsel durch die
Bank des Kunden zu veranlassen und Ihnen die Bestätigung zuzusenden. Bei Nachbestellungen
und Angabe von Referenzen könnte auf der Basis Kasse gegen Dokumente geliefert werden. Der
Versand erfolgt FOB München Flughafen. Aufgrund größerer Lagerbestände können Sie die
Lieferung innerhalb von fünf Tagen nach Auftragseingang fest zusagen. Geben Sie Ihrer Erwartung
auf baldigen Auftragseingang Ausdruck und sichern Sie umgehende Ausführung zu.
Intention
expressing thanks
(we) thank you (very much) for [n] / [vb+-ing]
drawing attention to enclosure(s) (cont.)
enclosed (with this letter) we are sending you [n]
at the same time we enclose [n]
expressing commitment
we assure you [that-clause]
you may be sure [that-clause]
Structure
bei Abnahme von XYZ
wenn Sie XYZ abnehmen
D: bei [n]
GB: if [vb]
4
Offer
bezüglich (dieses Wort kann häufig
concerning / regarding
Präpositionen ersetzen)
Contents
selbsthaftend
self-adhesive
Diskettenaufkleber
disk label
Abnahme
Kauf
mindestens
at least / not less than
Muster
sample
gleichzeitig
at the same time
Proformarechnung
pro forma invoice
durch (die Bank)
through (the bank)
per Wechsel
by draft
Bestätigung
confirmation
Nachbestellung
further order
Referenzen angeben
give references
auf der Basis
on the basis (of)
Versand
shipment
größere Lagerbestände
a good stock (of)
fest zusagen / garantieren
guarantee
umgehend / baldmöglichst / unverzüglich
immediate(ly) / as soon as possible
3. Bestätigen Sie am 22. 10. des laufenden Jahres als Sachbearbeiter der Firma Meyer & Co. in
Gießen den Erhalt der Anfrage der dä nischen Firma Dansk Micro, 32 Krogvej, Blävand, DK6857,
bezüglich des von Ihnen vertriebenen Laser-Druckers LASERSTAR. Teilen Sie der anfragenden
Firma mit, dass der in Ihrem Katalog aufgeführte Preis von DM 720,- nicht mehr aktuell ist, da die
Produktion des Druckers inzwischen eingestellt wurde. Erklären Sie deshalb Ihre Bereitschaft den
Drucker zu einem um 10% reduzierten Preis anzubieten, allerdings unter der Voraussetzung, dass
die dänische Firma den gesamten Restbestand von 200 Stück abnimmt. Der Gesamtpreis würde
sich demnach auf DM 129 600,- frachtfrei Grenze, einschließlich Verpackung belaufen. Die
Lieferung könnte innerhalb von zehn Tagen nach Auftragseingang durchgeführt werden. Zahlung
soll durch unwiderrufliches Dokumentenakkreditiv erfolgen. Bitten Sie um Mitteilung, ob die
anfragende Firma mit den oben genannten Bedingungen einverstanden ist.
Intention
acknowledging receipt (cont.)
it was a pleasure to receive [n]
we wish to confirm receipt of [n]
expressing willingness (cont.)
we are prepared [to+vb]
5
Offer
Structure
der von Ihnen vertriebene Drucker
der Drucker, den Sie vertreiben
nicht mehr
no longer / not ... any longer
inzwischen
in the meantime / meanwhile
unter der Voraussetzung, dass
on condition that
demnach / demzufolge
consequently
Contents
vertreiben
distribute
Laserdrucker
laser printer
aufführen
mention / state
aktuell (gültig)
valid
einstellen
be discontinued
reduzieren (um)
reduce (by)
zu einem Preis von
at a price of
gesamt
entire
Restbestand
remaining stock
(Ware) abnehmen
take delivery (of)
einschließlich
including [n] / [n] included
oben genannt
above-mentioned [n] [n] mentioned above
mit etw einverstanden sein
agree to
4. Die Firma Office Specialists Inc., 16 Wayside, Hamburg, NY 10922 hat Ihnen eine An frage
gesandt, die Sie am 12. 9. des laufenden Jahres im Auftrag der Firma Hammer & Schmidt in
Karlsruhe beantworten. Gegenstand der Anfrage war der von Ihnen hergestellte ergonomisch
geformte neue Drehstuhl Typ 2A. Bieten Sie den Drehstuhl zu einem Stückpreis von DM 230,- an
und erklären Sie Ihre Bereitschaft, bei einer Bestellung von 50 Stück einen Rabatt von 5% auf den
Listenpreis zu gewähren. Weisen Sie darauf hin, dass bei einer größeren Bestellung Lieferung erst
zwei bis drei Monate nach Auftragseingang möglich ist, da Sie nur eine geringe Anzahl auf Lager
haben. Kleinere Stückzahlen können allerdings innerhalb von drei Wochen geliefert werden. Die
angegebenen Preise verstehen sich netto, FAS Hamburg, ausschließlich Verpackung. Ihre
Zahlungsbedingungen sind Kasse gegen Dokumente oder 3 % Rabatt bei Zahlung durch Akkreditiv,
zahlbar bei der Handels bank in Karlsruhe. Weisen Sie auf den mit getrennter Post versandten
Katalog hin, der dem Kunden einen Eindruck vom Umfang Ihres Angebots vermitteln soll. Geben
Sie Ihrer Zuversicht bezüglich der baldigen Aufnahme von Geschäftsbeziehungen Ausdruck.
Contents
ergonomisch geformt
ergonomically shaped
Drehstuhl
swivel seat
Anzahl
number of items
6
Offer
auf Lager haben,
stock (vb)
Stückzahlen
Mengen
ausschließlich A
A extra
5. In Ihrer Firma ist eine Anfrage eingegangen, die von Ihrem Vorgesetzten mit handschriftlichen
Anmerkungen versehen und Ihnen zur weiteren Bearbeitung übergeben wurde. Erstellen Sie am
20. November des laufenden Jahres ein unterschriftsfertiges Antwortschreiben.
7
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