Effiziente Konzernkonsolidierung mit - IT
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Microsoft Business Solutions Kundenreferenz Effiziente Konzernkonsolidierung mit internationaler ERP-Software Überblick Land: Deutschland Branche: Dienstleistungen Unternehmen Die Fitness- und Wellness-Kette ELIXIA ist in fünf europäischen Ländern mit über 50 Clubs vertreten. Die rund 2400 Mitarbeiter des Unternehmens betreuen dabei 160 000 Mitglieder. Ausgangssituation Bislang waren im finanzwirtschaftlichen Bereich der internationalen Konzerngesellschaften diverse Lösungen im Einsatz. Das Reporting verursachte deshalb einen hohen Arbeitsaufwand. Lösung Wegen der flexiblen Programmstruktur und der internationalen Ausrichtung entschied sich ELIXIA für die mehrsprachige ERP-Software Microsoft Business Solutions-Axapta. Die offene Schnittstellenarchitektur sorgt für eine komfortable Anpassung an lokal unterschiedliche Rahmenbedingungen. Nutzen Die gemeinsame Datenbasis liefert dem Controlling aktuelle Berichte. Mit der Beseitigung und Optimierung der Schnittstellen sank der Aufwand für das Reporting. Automatische Umrechnungen erleichtern das Erstellen lokaler und internationaler Jahresabschlüsse. „Durch Umstrukturierungsmaßnahmen und die Einführung von Microsoft Axapta sparen wir Verwaltungskosten.“ Tim Strunk, Manager Planning und Internal Reporting bei der ELIXIA Holding Mit zahlreichen Übernahmen und Neueröffnungen legte die in fünf europäischen Ländern vertretene Fitness- und WellnessKette ELIXIA in den letzten Jahren ein beeindruckendes Wachstum an den Tag. Doch die unterschiedlichen Anwendungen, die an den verschiedenen Standorten im Einsatz waren, verzögerten die Konsolidierung der Ergebnisse. Um Rechnungslegung und Bilanzstrukturen der über 50 Clubs zu vereinheitlichen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung der internationalen ERP-Software Microsoft Business Solutions–Axapta. Seitdem präsentiert sich die Verwaltung in Topform: Ineffiziente Prozesse wurden beseitigt und der Geschäftsleitung der Blick auf die Unternehmenszahlen freigeräumt. Automatische Umrechnungen erleichtern die Erstellung der nationalen und internationalen Jahresabschlüsse. Ein knappes Vierteljahr genügte, um die Grundlagen für ein effektives Controlling zu legen. Foto: Elixia „Wir konnten Axapta schnell an die Rahmenbedingungen der einzelnen Länder anpassen.“ Tim Strunk, Manager Planning und Internal Reporting, ELIXIA Holding Statt Muskeln, Schweiß und Anabolika stehen bei der Fitness- und Wellness-Kette ELIXIA Spaß, Entspannung und Gesundheit an erster Stelle. Die über 50 Clubs können mit modernsten Geräten, 25-Meter-Pools und gut bestückten Sauna- und DampfbäderLandschaften aufwarten. Kurse von der Stange gibt es nicht. Stattdessen wird das Angebot auf die Mitglieder der betreffenden Standorte zugeschnitten. Hierzu können Sixpack-Trainings für Männer ebenso gehören wie MidAge-Angebote für Sportler ab Mitte 40. Eine Strategie, mit der es dem Unternehmen gelungen ist, Kundengruppen zu erschließen, die sonst eher einen großen Bogen um Fitnessstudios machen. „Wir haben derzeit rund 160 000 Mitglieder – Tendenz steigend. Und das, obwohl es am Markt einen spürbaren Verdrängungswettbewerb gibt“, vermeldet Tim Strunk, Manager Planning und Internal Reporting bei der ELIXIA Holding. Statt auf Kampfpreise setzt das Unternehmen auf eine „Golfplatzstrategie“: exzellenten Service, hohe Qualität und ein positives Image. Die ELIXIA Holding mit Sitz in Berlin ist die Zentrale für die Clubs und ihre rund 2400 Mitarbeiter. Aufwendiges Berichtswesen Mit Neueröffnungen und Übernahmen ist ELIXIA seit Mitte der neunziger Jahre rasant gewachsen. Die Expansion ging nicht spurlos an der EDV vorbei. „Die Verwaltungen der einzelnen Länder arbeiteten in der Finanzwirtschaft mit unterschiedlichen Systemen. Während etwa in Frankreich Lösungen von Sage im Einsatz waren, setzten die Norweger auf Concorde XAL. Einheitliche Kontenrahmen, Abrechnungsstrukturen und Bewertungsvorschriften gab es nicht“, erinnert sich Tim Strunk. Entsprechend schwierig war die Konsolidierung der Einzelergebnisse. Zudem gab es außerhalb der Reportingtermine für die Geschäftsleitung praktisch keine Möglichkeit, Einblick in die Situation der einzelnen Clubs zu nehmen. „Wichtige Berichte, etwa zum Cashflow oder zur Budgetauslastung für Marketing und Reinigung, mussten wir bei Bedarf manuell erstellen“, benennt Strunk die Problembereiche heterogener Systemlandschaften. Zudem gab es in vielen Sparten ineffiziente Arbeitsabläufe. So erfassten die Franzosen ihre Ausgangsrechnungen doppelt: für Finanzbuchhaltung und Onlinebanking. Eine einheitliche, integrierte Unternehmenssoftware sollte die Differenzen und Systembrüche beseitigen. Internationale Software gesucht Da ELIXIA in fünf europäischen Ländern aktiv ist, spielte die Internationalität eine große Rolle. „Uns ging es dabei nicht allein um Mehrsprachigkeit. Die neue Software sollte darüber hinaus die unterschiedlichen lokalen Standards unterstützen“, zählt Strunk die Hauptanforderungen auf. Zudem plante man den Aufbau einheitlicher Abrechnungsstrukturen. Abgesehen davon sollten Verwaltungsmitarbeiter Masken und Berichte selbständig lokalen Anforderungen anpassen können. Im Dezember 2002 entschied sich ELIXIA für die kaufmännische Komplettlösung Microsoft Axapta. „Axapta deckt unsere finanzwirtschaftlichen Anforderungen vollständig ab. Zudem können wir die Software zentral auf einem Berliner Server betreiben. Die europaweiten Niederlassungen greifen per Terminal auf die Unternehmensdaten zu“, begründet Tim Strunk die Entscheidung. Der Terminalserver, fährt er fort, senke die Wartungskosten des Gesamtsystems. Den Zuschlag für die Implementierung erhielt der Microsoft-Partner Watermark Germany GmbH. „Wegen der internationalen Dimension des Projektes haben wir bei der Auswahl des Implementierungspartners viel Wert auf Erfahrungen bei ähnlich gelagerten Projekten gelegt. Watermark brachte nicht nur technisches Know-how, sondern auch das erforderliche betriebswirtschaftliche Wissen mit, das beispielsweise beim Aufbau der Konten- und Verrechnungsstrukturen nach IAS/IFRS erforderlich ist“, unterstreicht Strunk. Bei der Fitness- und Wellness-Kette ELIXIA stehen Spaß, Entspannung und Gesundheit an erster Stelle Technik im Überblick Microsoft Axapta Derzeit sind rund 30 Arbeitsplätze an Microsoft Axapta angeschlossen. Als Datenbank ist Microsoft SQL Server 2000 im Einsatz. Alle Mitarbeiter greifen via CITRIXTerminalserver auf die Unternehmensdaten zu. Das Finanzmanagement von Microsoft Axapta besteht aus den Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagevermögen, Debitoren und Kreditoren. Microsoft Office 2000 Microsoft Office Excel spielte bei der Übernahme der Altdatenbestände eine zentrale Rolle. Auch die Budgetkalkulation der einzelnen Clubs wird mit der Tabellenkalkulation erstellt. Microsoft Office Access wird hingegen für Simulationen und Hochrechnungen genutzt. Microsoft Visio 2000 Mit dem Flowcharter Microsoft Visio erstellt ELIXIA insbesondere in der ITAbteilung Organisationsdiagramme und Ablaufpläne. Microsoft Project 2000 ELIXIA nutzt Microsoft Project für die Visualisierung zeitlicher Abfolgen bei größeren Projekten. Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows spielt eine wichtige Rolle beim Datenaustausch mit Geschäftspartnern. Das Betriebssystem sorgt für eine sichere Kommunikation der Mitarbeiter im Unternehmensnetzwerk. ELIXIA schätzt vor allem die Kompatibilität mit den Systemen anderer Organisationen. Schnelle Implementierung Auf die technische Umsetzung bereitete sich das Projektteam akribisch vor. Zunächst erstellte man einen Zeitplan für die Implementierung an den einzelnen Standorten. Anschließend stand die Definition einheitlicher Strukturen für die Rechnungslegung auf der Tagesordnung. Hierzu gehörten beispielsweise Belegnummernkreise, der Aufbau des Konzernkontenrahmens nach IAS oder die Bewertungsvorschriften für das Anlagevermögen. „Über virtuelle Unternehmenskonten stellt Axapta die Vorgaben den einzelnen Mandanten automatisch zur Verfügung. Kreditoren, Konten oder Voreinstellungen können sofort genutzt werden, ohne dass die Strukturen erst mühsam zwischen den Mandanten kopiert werden müssen. Dadurch werden bei der Konsolidierung Dubletten und Differenzen vermieden“, betont Strunk einen Pluspunkt der neuen Unternehmenssoftware. Im Juli 2003 erfolgte zunächst der Systemwechsel in der Holding und der deutschen Zentrale. Bei den internationalen Implementierungen baute das Projektteam auf das vorhandene Wissen auf. Taktisch ging man dabei nach dem von Watermark ent- wickelten Dreiphasenmodell „Waterproof“ vor: Zuerst wurden in einem Workshop die lokalen Anforderungen definiert. Anschließend testeten Pilotanwender die Praxistauglichkeit der Anpassungen. Die Einführung folgte dann in Phase drei. „Die offene Schnittstellenarchitektur von Axapta erleichterte uns die Arbeit. Wir konnten die Anwendung schnell an die unterschiedlichen Rahmenbedingungen der einzelnen Länder anpassen“, lobt Tim Strunk die Flexibilität der Standardsoftware. Nach einer mehrmonatigen Pause auf Grund des Jahresabschlusses 2003/2004 ging der Implementierungszyklus im Sommer 2004 seinem Ende entgegen. Mit jedem angeschlossenen Land zeigte die Lernkurve des Projektteams ein Stückchen steiler nach oben. „Für Finnland mit seinen sechs Gesellschaften benötigten wir am Ende lediglich zwei Tage externe Unterstützung“, blickt Strunk zurück. Tief gehende Umprogrammierungen waren dabei nicht erforderlich. „Um die Updatefähigkeit nicht zu beeinträchtigen, haben wir stattdessen unsere Abläufe stellenweise angepasst“, erklärt Tim Strunk die Strategie. Änderungen gab es lediglich beim Berichtswesen, um bei- Weitere Informationen Microsoft-Partner Watermark Germany GmbH Karl-Wiechert-Allee 72 30625 Hannover Tel.: 0511 955743-0 Fax: 0511 955743-999 E-Mail: [email protected] www.watermark-europe.de Geschäftskundenbetreuung Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim Tel.: 0180 5 672330* Fax: 0180 5 229554* E-Mail: [email protected] *0,12 Euro/Min., deutschlandweit © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. spielsweise die Aussagekraft der Kreditorenauswertungen zu erhöhen. Zudem mussten besondere Formate beim Datenträgeraustausch mit den österreichischen Banken beachtet werden. Freier Blick auf die Zahlen Heute profitiert ELIXIA von der Transparenz des international einheitlichen Finanzwesens. „Wir können jederzeit aktuelle Unternehmensdaten abrufen. Was jedoch noch wichtiger ist: Alle Gesellschaften arbeiten nach den gleichen Regeln. Dadurch können wir die Zahlen sicher interpretieren“, benennt Strunk die erreichten Fortschritte. Der klare Blick auf die finanzielle Situation half ELIXIA, bereits Kosten zu senken. So nutzte das Unternehmen die Sammelaufstellung des internationalen Anlagevermögens als Basis für Verhandlungen mit Versicherungen. Vordefinierte Konvertierungsverfahren und mehrstufige Reportingebenen erleichtern dem Unternehmen künftig die parallele Rechnungslegung nach IAS und lokalen Bilanzierungsvorschriften. „Der Datenaustausch mit Excel entfällt dabei ebenso wie etwaige Doppeleingaben“, verweist Tim Strunk auf die Rationalisierungseffekte. Der Aufwand für das monatliche Reporting sei dadurch gesunken und diese Arbeit fünf Tage früher fertig. Verbesserungen konnten allerdings auch in anderen Bereichen erreicht werden. „Durch die neue Unternehmenssoftware und die damit verbundene Umstrukturierung sparen wir in erheblichem Maße Verwaltungskosten“, stellt Tim Strunk klar. An den Vorzügen des transparenten Controllings hat ELIXIA Gefallen gefunden. So soll Microsoft Axapta kurzfristig um das Reportingtool Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services ergänzt werden. Weitere Kundenreferenzen finden Sie unter: www.microsoft.com/germany/ kundenreferenzen Software und Services Microsoft Business Solutions–Axapta Microsoft Windows Server System Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft Office XP Professional Microsoft Office Project 2000 Microsoft Office Visio 2000 Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows 2000 Server Dell im Einsatz. Der Applikationsserver von Microsoft Axapta läuft auf einem Modell von Hewlett-Packard. Während Norwegen und Finnland per Standleitung an den Berliner Server angeschlossen sind, greifen alle anderen Standorte via Internet über ein getunneltes Virtual Private Network auf die Firmeninformationen zu. Der Datenbestand wird mit Hilfe eines RAID-V-Festplattensystems permanent gespiegelt. Für zusätzliche Sicherheit sorgen regelmäßige Back-ups auf Bändern, die an einem entfernten Ort gelagert werden. Hardware An den Arbeitsplätzen sind bei ELIXIA stationäre Rechner und Notebooks von 5000-386-24 YU 11/05 Partner Watermark Germany GmbH
