Fallstudie Eptinger Mineralquelle Dynamics CRM

Erfrischend effiziente Vertriebsprozesse
Unternehmen
Die Mineralquelle Eptingen AG produziert
seit 1899 Mineralwasser und süsse Erfrischungsgetränke. Mit 65 Mitarbeitenden ist
das Unternehmen der grösste unabhängige
Produzent in der Schweiz. Firmensitz des Familienunternehmens ist Sissach. Produktionsstandorte bestehen in Eptingen und
Lostorf. Das Vertriebsgebiet umfasst die gesamte Schweiz.
Ausgangssituation
Erste Erfahrungen im IT-gestützten Kundenmanagement sammelte die Mineralquelle
Eptingen AG mit einer Individuallösung.
Zahlreiche technische Einschränkungen verhinderten allerdings ein professionelles
Kontaktmanagement. Datenanalysen waren
– wenn überhaupt – sehr umständlich.
Lösung
Die Mineralquelle Eptingen AG entschied
sich für Microsoft Dynamics CRM Online. Bei
dem Cloud-basierten System entfällt der
sonst übliche Installationsaufwand. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren
die Benutzerfreundlichkeit, die Flexibilität
und die grosse Auswahl an Zusatz- und
Spezialmodulen.
Nutzen
Heute profitiert die Mineralquelle Eptingen
AG von transparenten Kundeninformationen
und effizienten Prozessen. Weil Vorgänge
konsequent verfolgt werden, bleiben keine
Anfragen liegen. Dadurch kann das Unternehmen seinen Kunden einen besseren Service bieten. Angrenzenden Abteilungen wie
der Logistik stehen genauere Planungsgrundlagen zur Verfügung.
Nehmen Sie Kontakt auf mit der
Mineralquelle Eptingen AG:
www.mineralquelle-eptingen.ch
Microsoft Dynamics CRM Case Study
„Dank Dynamics CRM Online bleibt heute kein Vorgang längere
Zeit liegen oder gerät gar in Vergessenheit.”
Damaris Buchenhorner, Marketingleiterin bei der Mineralquelle Eptingen
AG
Die Marke „Eptinger“ gehört zu den traditionsreichen Schweizer Mineralquellen. Mit 65 Mitarbeitenden ist die Mineralquelle Eptingen AG hierzulande der grösste unabhängige Hersteller. Der Familienbetrieb beliefert
seit 1899 vor allem die deutschsprachige Schweiz. Zu den Kunden zählen
neben den Schweizer Verbrauchern auch Gastronomie und Gewerbe. Der
Hauptsitz des Unternehmens ist Sissach, produziert wird in Eptingen und
Lostorf.
Vorhandene CRM-Software zu klein
Kundenmanagement zählte nicht unbedingt zu den Stärken der eingesetzten Unternehmenssoftware. Deshalb nutzte die Mineralquelle Eptingen bereits seit einiger Zeit eine CRM-Software: eine Individuallösung mit limitiertem Funktionsumfang. „Damit konnten wir erste Erfahrungen sammeln,
stiessen jedoch schnell an Grenzen“, erinnert sich Damaris Buchenhorner,
Marketingleiterin bei der Mineralquelle Eptingen AG. Pro Kontakt liess sich
beispielsweise nur ein Ansprechpartner hinterlegen. Kundenbezogene
Auswertungen waren – wenn überhaupt – nur über einen umständlichen
Datenexport in Excel möglich. „Mit unseren Kundeninformationen konnten
wir nur eingeschränkt etwas anfangen“, blickt Damaris Buchenhorner zurück. Anfang 2014 entschied sich das Unternehmen für den Wechsel auf
ein modernes System.
Bitte recht benutzerfreundlich
Die neue CRM-Software sollte nicht nur benutzerfreundlich, sondern vor
allem flexibel sein. „Wir wissen weder, wie die IT-Welt noch wie unsere Anforderungen in ein paar Jahren aussehen werden. Uns war es daher wichtig, dass sich die neue Software künftigen Veränderungen anpasst“, erklärt
Marketingleiterin Buchenhorner. Um eine aufwendige Installation vor Ort
zu vermeiden, standen Cloud Services ganz oben auf der Wunschliste.
Salesforce.com, Sage CRM, update Software – im Laufe der Wochen hatte
das Unternehmen so ziemlich jeden Anbieter zu Gast, der auf dem CRMMarkt Rang und Namen hat. Wirklich warm wurde man mit keiner Lösung.
„Entweder fiel die Benutzerführung durch oder es passte auf der zwischenmenschlichen Ebene nicht“, so Damaris Buchenhorner. Zudem winkten
viele Anbieter ab, wenn es um individuelle Prozesse ging. Bei Microsoft
Projektüberblick
Land
Schweiz
Branche
Handel &
Konsumgüter
Mitarbeitende
65
Arbeitsplätze
15
Besonderheiten
Microsoft Dynamics
CRM Online in
Kombination mit
Microsoft Office 365
Mit Microsoft
Dynamics
CRMgelang
OnlineesarDer
Mineralquelle
Eptingen
beitet dievon
Biella
AG in puncto
Auftragsmithilfe
Microsoft
Dynamics
CRM
bearbeitung
Online,
zentrale
deutlich
Prozesse
schneller.
effizienter zu
gestalten.
Dynamics CRM Online passte hingegen alles: Die Mitarbeitenden aus Vertrieb und Marketing arbeiten seit Jahren mit Microsoft Office, haben Benutzerführung und Funktionen verinnerlicht – mitunter auch im privaten
Umfeld. Dynamics CRM ist nicht nur ähnlich strukturiert, sondern ist als
Add-in zu Outlook Teil des Office-Pakets.
„Bei Dingen, die man kennt, gibt es weniger Berührungsängste. Die Mitarbeitenden haben sich sehr schnell eingearbeitet – und das bei einem eher
geringen Schulungsaufwand“, unterstreicht Buchenhorner. Weitere wichtige Faktoren waren die hohe Investitionssicherheit und die grosse Auswahl an standardisierten Zusatzmodulen, mit denen sich die CRM-Software bei Bedarf nachrüsten lässt. Den Zuschlag für die Implementierung
erhielt der Microsoft Dynamics CRM-Partner isolutions AG.
Mühelos anpassbar
Der Startschuss für die Implementierung fiel im Februar 2014. „Eigentlich
wollten wir zunächst nur die vorhandenen Prozesse in Dynamics CRM
Online überführen. Doch die Zusammenarbeit mit isolutions verlief so reibungslos, dass wir gleich den nächsten Schritt realisierten. Wir waren überrascht, wie einfach sich Anpassungen umsetzen lassen, und bauen das System seitdem kontinuierlich aus“, unterstreicht Marketingleiterin Buchenhorner. Anfangs standen klassische Vertriebs- und Marketingprozesse wie
Kontaktmanagement, Verkaufsberichte oder der Aufbau der Produktmatrix
im Fokus. Inzwischen finden die Mitarbeitenden auch aktuelle Kundenreklamationen in Dynamics CRM Online.
Nach Abschluss der Einführungsphase steht jetzt das Feintuning im Fokus.
So arbeitet das Projektteam gerade daran, den Verkaufsprozess auf die
besonderen betrieblichen Anforderungen anzupassen. Derzeit nutzen rund
15 Mitarbeitende in Vertrieb und Marketing die CRM-Software. Neben
Notebooks und Microsoft Surface-Tablets sind dabei auch Smartphones
im Einsatz.
Mit mehr Durchblick effizienter arbeiten
Mit Dynamics CRM Online gelang es der Mineralquelle Eptingen, die Informationsinseln im Vertrieb zu beseitigen. Heute stehen den Mitarbeitenden
deutlich mehr Informationen zur Verfügung – und das zeitnah und transparent. „Inzwischen kann jeder Mitarbeitende neue Informationen selbst
erfassen. Das ist praktisch und führt zu einer höheren Datenqualität“, betont Damaris Buchenhorner. So sei zum Beispiel der Aussendienst vor Ort
binnen kürzester Zeit in der Lage, sich von dem aktuellen Stand der Kundenbeziehung ein Bild zu machen.
Die meisten Vertriebs- und Marketingprozesse laufen heute deutlich
schneller – und vor allem sicherer. Sind mehrstufige Freigaben vorgesehen,
wie beispielsweise bei Gutschriften, meldet Dynamics CRM Online, sobald
etwas ins Stocken gerät. „Kein Vorgang bleibt heute längere Zeit liegen
oder gerät gar in Vergessenheit“, freut sich die Marketingleiterin. Die gewonnene Transparenz im Vertrieb kommt nicht nur bei den Kunden, sondern auch bei den Kollegen aus angrenzenden Abteilungen gut an: So
kann beispielsweise die Logistik ihre Liefertouren optimieren, was Zeit und
Kosten spart.
Die erfolgreiche Projektumsetzung ist laut Damaris Buchenhorner auf die
gute und professionelle Zusammenarbeit mit isolutions zurückzuführen:
„Die Chemie hat von Anfang an gestimmt. Wir arbeiten vertrauensvoll zusammen und sind sehr zufrieden.“
In agiler Vorgehensweise wurde das Projekt in drei Sprints zügig realisiert.
Ein Umstand, der anderen Abteilungen nicht verborgen blieb: Mittlerweile
gibt es sogar Überlegungen, Dynamics CRM in allen Geschäftsbereichen
mit Aussenkontakt zu nutzen. Hierzu zählen etwa Personal und Einkauf.
Nächste Schritte
 Nehmen Sie Kontakt auf mit Microsoft Dynamics.
 Weitere Kundenreferenzen finden Sie hier.
 Entdecken Sie die passende Microsoft Dynamics Lösung für Ihr Unternehmen.
Weitere Informationen über Microsoft Dynamics:
www.microsoft.ch/dynamics
© 2015 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
MICROSOFT GIBT FÜR DIE IN DIESEM DOKUMENT ENTHALTENEN INFORMATIONEN KEINE GARANTIEERKLÄRUNGEN AB. WEDER AUSDRÜCKLICH NOCH STILLSCHWEIGEND NOCH STATUARISCH.
Publiziert im Mai 2015.