Praxisprojet Einkauf – Verkauf – Lager für die Maßnahme BvB
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Praxisprojet, BvB Seite 1 Praxisprojet Einkauf – Verkauf – Lager für die Maßnahme BvB Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 2 Inhalt Allgemeines ............................................................................................................................................. 3 Technische Ausstattung .......................................................................................................................... 4 Struktur jeder Übungsfirma .................................................................................................................... 5 Formulare und Listen .............................................................................................................................. 6 Verzeichnisstruktur der EDV ................................................................................................................... 7 Überblick, vorbereitende Maßnahmen ................................................................................................... 8 Details zu den vorbereitenden Maßnahmen .......................................................................................... 9 Zu 3. Datenbank .............................................................................................................................. 9 Zu 5. Word Formularvorlagen ......................................................................................................... 9 Zu 7: Erstellung von Excellisten zur Dokumentierung der Arbeitsschritte .................................... 16 Zu 8. „Produktion von Ware“ ........................................................................................................ 18 Zu 9. Erstellung einer Lagedatei .................................................................................................... 19 Zu 10. Übernahme der Anfangsbestände ..................................................................................... 20 Firmenstart ............................................................................................................................................ 21 Überblick, Arbeitsabläufe ...................................................................................................................... 22 Stellenbeschreibungen und Arbeitsaufträge ........................................................................................ 24 Verkaufsförderung/Werbung ........................................................................................................ 25 Auftragsbearbeitung im Verkauf ................................................................................................... 25 Kommissionieren und Versand von Ware ..................................................................................... 25 Lagerbestandskontrolle, Bedarfsmeldungen schreiben, Entgegennahme von Ware .................. 25 Ordern neuer Ware durch den Einkauf ......................................................................................... 25 Bestellungen bei anderen Übungsfirmen...................................................................................... 25 Ausgangsrechnungen bearbeiten (Debitoren) .............................................................................. 25 Eingangsrechnungen bearbeiten (Kreditoren) .............................................................................. 25 Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 3 Allgemeines Ziel des Projekts ist. dass Schüler handlungsorientiert an die Aufgaben und Arbeitsgänge in den Bereichen Verkauf, Lager, Einkauf herangeführt werden, grundlegende Zusammenhänge sich selbst erarbeiten. Hierfür sind folgende Maßnahmen vorgesehen: 1. Jede BvB-Klasse ist eine Übungsfirma. Es gibt demnach 4 Übungsfirmen, die folgende Produkte vertreiben Firma 1: Sport-/Spiel Firma 2: Damen-/Herrenoberbekleidung Firma 3: Automobile Firma 4: Schreibwaren, Computer, Laptops 2. Jede Firma erstellt einen eigenen Katalog, der den anderen Übungsfirmen per mail zugesandt wird. 3. Die Firmen können dann anhand des Katalogs bei den anderen Übungsfirmen Produkte einkaufen. 4. Durch Bestellung der Produkte werden die Arbeitsgänge, zunächst im Verkauf, dann im Lager, schließlich in der Beschaffung und im ReWe ausgelöst. 5. Als „Ware“ dienen Papierkärtchen, auf denen die Artikelnummer, Warenbezeichnung, ggf. auch ein Bild der Ware, aufgedruckt ist. 6. Die „Ware“ wird dem bestellenden Lernbüro zugestellt; das empfange Lernbüro hat schließlich die Wareneingangskontrolle durchzuführen. 7. In den Vorgängen sollen bewusst Fehler (Falsche Ware, Falsche Mengen, Falsche Preise usf.) eingebaut werden, so dass die Schüler auch immer wieder kontrollieren und reklamieren müssen. 8. Abschließend können verschiedene Statistiken erstellt werden: Verkaufsstatistik, Renner-/Pennerlisten, Lagerkennzahlen, Umsatz-/Gewinnkennzahlen, Berichte über den Geschäftsverlauf einer Periode. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 4 Technische Ausstattung Entweder 4 einzelne Computer, für jede Abteilung 1 Rechner, mit Hilfe dem die Arbeitsvorgänge vollzogen und abgespreichert werden. Oder Rechnernetzwerk; die Arbeitsvorlagen sind auf einem Netzwerkserver vorhanden; die die Arbeitsvorgänge werden auf dem Netzwerkserver abgelegt. 4 (kostenfreie) Mailadressen (z.B. bei gmx.net); die Übungsbüros mailen sich die Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usf. gegenseitig zu. (Die Schüler lernen dabei den Umgang mit Mailaccounts kennen.) Eine geeignete Verzeichnisstruktur auf dem Netzwerkserver, der die Vorlagen und Ordner zum Ablegen der Arbeitsvorgänge enthält. Eine Artikelstamm-Datenbank, die mit den Arbeitsvorlagen mit Hilfe der Serienbrieffunktion verknüpft ist. (Die Schüler lernen dabei den Grundaufbau und mögliche Anwendungsgebiete von Datenbanken kennen und erlernen den Umgang damit) Weitere Ausstattung: Jeweils 4 Ablagefächer für die Arbeitsvorgänge Pralinenschachteln o.ä., in denen die „Ware“ eingelagert wird. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 5 Struktur jeder Übungsfirma Jede Übungsfirma besteht aus 4 Abteilungen: Einkauf Lager Verkauf Rechnungswesen Aufgaben Einkauf: Ordert neue Ware, wenn das Lager den Meldebestand mitteilt Bestellt bei anderen Übungsfirmen Lager: Nimmt neue Ware an, kontrolliert Lieferscheine, lagert die Ware ein, trägt den Warenzufluss in die Lagerbestandsdatei ein (Wareneingang) Kommissioniert anhand eines Kommissionierauftrags, Liefert die Ware aus, trägt den Warenabgang in die Lagerbestandsdatei ein (Warenausgang) Verkauf: Nimmt Bestellungen von anderen Übungsfirmen entgegen, Schreibt Kommissionieraufträge, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen heraus Ordert dem Lager den Warenausgang an Rechnungswesen Schreibt Rechnungen für ausgelieferte Waren (Ausgangsrechnungen) Nimmt Rechnungen für angelieferte Waren an Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 6 Formulare und Listen Um den Betriebsablauf zu gewährleisten, sind Formularvorlagen und Listen/Dateien notwendig. Formularvorlagen: Sie dienen dazu, den Informationsaustausch zwischen den einzelnen Stellen/Arbeitsplätzen und den Übungsfirmen zu erleichtern. Listen/Dateien: In Listen, die als Excel-Dateien geführt werden, sind die erfolgten Arbeitsgänge zu dokumentieren, so dass sie auch im Nachhinein nachvollziehbar bleiben. Folgende Formulare und Listen sind notwendig: Abteilung Verkauf: Formularvorlage Formular Auftragsbestätigung Formular Lieferschein Formular Kommissionierauftrag Liste/Datei Bestellbuch Verkauf Lager: Formular Bedarfsmeldung Lagerdatei Einkauf Bestellformular Bestellbuch Einkauf Rechnungswesen Formular Ausgangsrechnung Debitoren/Kreditorendatei Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 7 „Übungsfirma“ Ordner „Einkauf“ Unterordner „Bestellungen externe Lieferanten“ Unterordner „Bestellungen Übungsfirmen“ Bestellbuch Einkauf (als Excel Datei) Bestellformular (Word-Dokument) Ordner „Verkauf“ Unterordner „Bestellungen von Lernbüros“ Unterordner „Auftragsbestätigungen“ Unterordner „Lieferscheine“ Unterordner „Kommissionieraufträge“ Bestellbuch Verkauf (als Excel Datei) Vorlage „Auftragsbestätigung“ (Word-Dokument) Vorlage „Kommissionierauftrag“ (Word-Dokument) Verzeichnisstruktur der EDV Für jede Abteilung wird auf der Festplatte des Netzservers ein eigener Ordner angelegt. Jeder Abteilungsordner enthält: Formularvorlagen, mit denen die Abteilung den Informationsaustausch vollzieht und die für jeden Arbeitsvorgang verwendet werden. Die jeweiligen Excel-Listen, mit denen der Arbeitsablauf dokumentiert wird (z.B. Bestellbuch) Abgeschlossene Arbeitsvorgänge (z.B. fertig erstellte Ausgangsrechnungen oder fertige Lieferscheine) werden dann unter dem Dateinamen der jeweiligen Auftragsnummer (z.B. V-07-15) in den entsprechenden Unterordner gespeichert. Vorlage „Lieferschein“ (Word-Dokument) Ordner „Lager“ Unterordner „Bedarfsmeldungen“ Vorlage „Bedarfsmeldungen“ Lagerdatei (als Excel Datei) Ordner „ReWe“ Unterordner „Ausgangsrechnungen“ Unterordner „Eingangsrechnungen“ Kreditoren/Debitorendatei (als Excel-Datei) Formular Ausgangsrechnung (als Word Datei) Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 8 Überblick, vorbereitende Maßnahmen 1. Namensgebung der Betriebs, Festlegung der Branche 2. Katalog erstellen 3. Firmen-Datenbank schreiben 4. Verzeichnisstruktur in den Computer übernehmen. 5. Erstellung eines Mailaccounts bei einem kostenlosen Anbieter 6. Erstellung von Word-Vorlagen für Einkauf, Verkauf, Rechnungswesen: Auftragsbestätigung (Verkauf) Lieferscheinvorlage (Verkauf) Kommissionierauftragsformular (Verkauf) Bestellformular (Einkauf) Bedarfsmeldung (Lager) Rechnungsvorlage (ReWe) 7. Excel-Vorlagen erarbeiten: Bestellbuch Verkauf Bestellbuch Einkauf Debitoren/Kreditioren. 8. „Produktion von Ware“ 9. Erstellung einer Lagerdatei mit Datum Artikelnummer Gegenstand Zugang Abgang Bestand 10. Übernahme der Anfangsbestände in die Lagerdatei. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 9 Details zu den vorbereitenden Maßnahmen Zu 3. Datenbank Ein Schüler erstellt anhand des bereits vorhandenen Katalogs eine Artikelstamm-Datenbank, entweder mit Excel oder Access, in der neben den Artikelnummern, Artikelbezeichnungen, Einkaufspreise, Verkaufspreise, MWSt, fiktive Lieferanten enthalten sind: ID Artikelnummer E001 Artikel Mütze Einkaufspreis 18€ Vertkaufspreis 22€ MWSt 4,65€ Lieferant Moll KG Straße Mühlenstr. 4 Ort ... Mail .. Die Datenbank wird später mit Hilfe der Serienbrieffunktion von Word mit den Formularvorlagen verknüpft. Es brauchen dann nur noch ID-Nummer oder Artikelnummer in das Formular eingegeben werden, die anderen Merkmale (z.B. Gegenstand, Preis, MWSt usf.) werden dann automaisch eingefügt. Zu 5. Word Formularvorlagen Mehrere Schüler erstellen gemeinsam oder einzeln die Formulare nach ihren Vorstellungen. Gestaltungsbeispiele: Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 10 Übungsfirma Übungsfirma, Straße, PLZ Ort Firmenlogo Anschriftenfeld Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 11 Übungsfirma Firmenlogo Übungsfirma, Straße, PLZ Ort Anschriftenfeld Lieferschein Lieferscheinnummer Lieferdatum Ihre Bestellnummer Ihr Bestelldatum Pos. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Artikelnummer Artikelbezeichnung Menge Bemerkungen Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 12 Übungsfirma Firmenlogo Übungsfirma, Straße, PLZ Ort Anschriftenfeld Komissionierauftrag Nr. Zur Lieferscheinnummer Lieferdatum Pos. Artikelnummer Artikelbezeichnung Zu komissionierende Menge Lt. Lieferschein Tatsächlich ausgeBemerkungen (z.B. gewünschter Artikel ist nicht im Lager) lieferte Menge 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Komissionierauftrag ans ReWe weitergegeben am:________________ Handzeichen Komissionierer:____________ Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 13 Bedarfsmeldung (nur zur internen Verwendung) Artikelnummer Artikel vorhandener HöchstbeBestand stand benötigte Menge Datum an den Einkauf weitergeleitet am: festgestellt von: (Handzeichen) Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 14 Übungsfirma Firmenlogo Lernbüro, Straße, PLZ Ort Anschriftenfeld Ihr Zeichen Unser Zeichen Unsere Kundennummer Sachbearbeiter Tel. - Durchwahl Datum Bestellung Unsere Bestellnummer: Gewünschtes Lieferdatum: Pos. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Art. Nr. - Artikelbezeichnung Menge Preis je Einheit € Betrag € - Summe Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 15 Übungsfirma Firmenlogo Lernbüro, Straße, PLZ Ort Rechnung Nr.: RECHNUNG Ihre Zeichen Unser Zeichen Bestellnummer Bestelldatum Kunden-Nr. Datum A-10 Empfangs/Abladestelle Versandanschrift Ihre Auftragsnummer: Pos. 01 02 03 04 05 Art. Nr. - Artikelbezeichnung Preis je Einheit € Menge 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Warenwert Rabatt Nettowarenwert Rechnungsbetrag Umsatzsteuer Rechnungsendbetrag Zahlungsbedingungen 0% Betrag € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 19% Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Bezahlung Bankverbindung Bank München BLZ 701 500 00 Kto. Nr. 12345 Handelsregister Geschäftsführer Amtsgericht München Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 16 Zu 7: Erstellung von Excellisten zur Dokumentierung der Arbeitsschritte Ein Schüler bereitet Excel-Vorlagen für Bestellbücher und Debitoren-/Kreditorenlisten vor: Bestellbuch Verkauf BestellArtikelstellkelnum numnumEinzelmer Datum mer Artikel Menge preis Lf. Nr Gesamtpreis Kunde Sachbearbei beiLiefer- ter(Kür datum zel) Lieferant Sachbearbei beiLiefer- ter(Kür datum zel) 1 2 3 4 5 6 7 8 Bestellbuch Einkauf BestellArtikelstellkelnum numnumEinzelmer Datum mer Artikel Menge preis Lf. Nr Gesamtpreis 1 2 3 4 5 6 7 8 Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 17 Debitoren (Ausgangsrechnungen) lauRechfende nungsNumnummer mer 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Artikel- Artikelnum kelbenumzeichDatum mer nung EinzelMenge preis Gesamtpreis Kunde SachbearbeiLiefer- ter(Kür datum zel) Lieferant SachbearbeiLiefer- ter(Kür datum zel) Kreditoren (Eingangsrechnungen) lauRechfende nungsNumnummer mer 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Artikel- Artikelnum kelbenumzeichDatum mer nung EinzelMenge preis Gesamtpreis Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 18 Zu 8. „Produktion von Ware“ Einige Schüler produzieren Ware nach folgender Regel: Ein DIN A 4 Papierblatt wird mit Hilfe der Tabellenfunktion in Word in 3 Spalten und in 4 Zeilen aufgeteilt. In jede Tabellenzelle wird die Artikelnummer und Artikelbezeichnung geschrieben. Zudem kann ein Bild der Ware eingefügt werden. Artikelnummer E 003 Artikelnummer E 003 Artikelnummer E 003 Damenjacke „Blau“ Damenjacke „Blau“ Damenjacke „Blau“ .... Die Vorlage wird ausgedruckt, schließlich zerschnitten. Man erhält jeweils 12 Teile Ware. Der Vorgang wird für alle Artikel, die im Katalog enthalten sind durchgeführt. Die Ware kann in „Pralinenschachteln“ hinterlegt werden; die Pralinenschachtel dient als „Lager“ Anschließend ist die Ware in eine Artikelliste mit... Artikelnummer Artikelbezeichnung Warenwert je Stück (=Einkaufspreis) Menge Gesamtwert zu übernehmen. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 19 Zu 9. Erstellung einer Lagedatei Schritt 2: Im Kopf werden neben Artikelnummer und Bezeichnung, auch Mindest- und Höchstbestände angegeben. Schritt 3: ... schließlich werden Spalten für Datum, Lieferscheinnr., Zugang, Abgang, Bestand und Zeichen angelegt. Schritt 1: Für jeden Artikel wird anhand der Artikelnummer ein Tabellenblatt angelegt. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 20 Zu 10. Übernahme der Anfangsbestände Ein Schüler übernimmt für jeden Artikel die Anfangsbestände aus der Artikelliste in die Lagerdatei. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 21 Firmenstart Die Schüler erarbeiten ein Eröffnungsprogramm der Übungsfirma. Dazu kann gehören: Erstellung von Eröffnungsangeboten Erfindung eines Eröffnungspreisausschreibens Erstellung von Werbeflyer zur Firmeneröffnung Erstellung eines Eröffnungsanschreibens Und.. Flyer: „Die Mitarbeiter der neuen Übungsfirma stellen sich oder“ Die Angebote werden an die anderen Übungsfirmen per mail versandt. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 22 Andere Übungsfirmen Überblick, Arbeitsabläufe 22 19a 21 ReWe 19 Kreditoren (23)/ Debitoren (20) 1 7 2 4 8 Lager Einkauf Bestellbuch Eintragung (11) (17) Bestellformular ausfüllen (12) (18) 21 10 5 Lagerdatei Eintrag (6) (9), (15) (16) Verkauf Bestellbuch Eintrag (3) 13 14 Externe Lieferanten Es bedeuten: Grüne Einträge: Arbeitsabläufe beim Warenverkauf. Violette Einträge: Arbeitsabläufe bei der Warenbeschaffung. Blaue Einträge: Arbeitsabläufe im Rechnungswesen. Braune Einträge: Arbeitsablauf bei Bestellung bei anderen Übungsfirmen. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 23 Arbeitsschritte beim Verkauf/Warenkommissionierung (1) Weiterleitung von Werbung/Prospekten/Angeboten an die anderen Übungsfirmen (2) Erhalt von Bestellungen von anderen Übungsfirmen (3) Eintragung der Bestellung ins Bestellbuch, herausschreiben von Lieferschein, Kommissionierauftrag und Auftragsbestätigung. (4) Versand der Auftragsbestätigung an den Kunden (5) Weitergabe von Kommissionierauftrag und Lieferschein an das Lager. Lila Nummern/Pfeile Arbeitsschritte bei der Beschaffung (9) Kontrolle des Bestandes der Lagerdatei (Meldebestand erreicht?) durch das Lager (10) Bedarfsmeldung des Lagers an den Einkauf (11) und (12) Einkauf trägt die zu bestellende Ware ins Bestellbuch ein und füllt einen Bestellschein aus (13) Einkauf leitet die Bestellung an den externen Lieferanten weiter (14) Lager erhält die bestellte Ware, Lager kontrolliert die eingehende Ware anhand des Lieferscheins (15) Warenzugang wird in der Lagerdatei verbucht Braune Pf. Lager (5) Entgegennahme des Kommissionierauftrags und Kommissionierung des Auftrags (6) Herausbuchen des Abgangs aus der Lagerbestandsdatei (7) Versand von Ware + Lieferschein an den Kunden (8) Weitergabe des abgezeichneten Kommissionierscheins an das Rechnungswesen. Arbeitsschritte: Bestellungen bei anderen Lernbüros (16) Bestellung bei anderen Übungsgeschäften nach freier Wahl; (17) Vergabe einer Bestellnummer und Eintragung der Bestellung in das Bestellbuch (18) Herausschreiben der Bestellung (19) Weiterleitung der Bestellung an das andere Übungsgeschäft per mail. (19a) Lager erhält Ware von anderen Übungsfirmen. Blaue Pfeile Grüne Nummern und Pfeile Bedeutung der Arbeitsschritte Arbeitsschritte Rechnungswesen (8) ReWe erhält den abgezeichneten Kommissionierauftragsschein vom Lager (20) Herausschreiben der Ausgangsrechnung und Eintragung der Rechnung in die Debitorenliste (21) Versand der Ausgangsrechnung per mail (22) ReWe erhalt Rechnungen von anderen Übungsfirmen (Eingangsrechnungen) (23) Eintragung der Rechnung in die Kreditorenliste. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 24 Stellenbeschreibungen und Arbeitsaufträge Es gibt insgesamt 7 Stellen: Verkaufsförderung/Werbung Auftragsabwicklung /Verkauf Warenausgang/Kommissionierung (Lager) Wareneingang (Lager) Ordern neuer Waren (Einkauf) Bestellwesen bei anderen Übungsfirmen Rechnungswesen mit Debitoren und Kreditoren Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 25 Andere Übungsfirmen Verkaufsförderung/Werbung Erstellung von Prospekten Erstellung von Angeboten 1 ... Weiterleitung an die anderen Übungsfirmen (1) Lager Verkauf Arbeitsanweisung: 1. Erstelle einen Prospekt, Katalog, Angebot. 2. Öffne das Mailprogramm und versende das Angebot/Werbung an das entsprechende Lernbüro, Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 26 Andere Übungsfirmen Auftragsbearbeitung im Verkauf Entgegennahme von Bestellungen von anderen Firmen (2) Eintragung der Bestellung ins Bestellbuch und Vergabe von Auftragsnummern (3) Versand der Auftragsbestätigung an den Kunden (4) Herausschreiben eines Kommissionierungsauftrags und eines Lieferscheins, Weiterleitung an das Lager (5) 2 4 Lager 5 Verkauf Bestellbuch Eintrag (3) Arbeitsanweisungen: a. Öffne den Posteingang im mail-Programm und lade die eingegangenen Bestellungen herunter. b. Öffne das Bestellbuch, vergib eine Auftragsnummer, und tage die Bestellung ein Anmerkung: Die ersten zwei Ziffern der Auftragsnummer beziehen sich auf den Monat, die weiteren Ziffern sind die laufenden Bestellnummern z.B. die Bestellnummer V-07- 15 beutet: es handelt sich um die 15 Bestellung des Verkaufs (=V) im Juli (=07) c. Öffne die Lieferscheinvorlage und schreibe den Lieferschein heraus. speichere den Lieferschein in der Ordner Verkauf/Lieferscheine/“Lieferscheinnummer“ d. Öffne die Kommissionierscheinvorlage und schreibe den Kommissionierschein heraus. speichere den Kommisionierauftrag in den Ordner Verkauf/Kommissionierscheine/“Kommissionierscheinnummmer“ e. Öffne die Auftragsbestätigungsvorlage und schreibe die Auftragsbestätigung heraus. speichere die Auftragsbestätigung in der Ordner Verkauf/Auftragsbestätigungen/“Bestellnummer“ f. Versende die Auftragsbestätigung per mail an den Kunden. g. Reiche Kommissionierschein und Lieferschein ans Lager weiter. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 27 Kommissionieren und Versand von Ware Entgegennahme von Lieferschein und Kommissionierungsauftrag (5) Kommissionierung der Ware und Herausbuchen aus der Lagerdatei (6) Verpackung und Versand der Ware an den Kunden (7) Abzeichnung des Kommissionierungsscheins und Weiterleitung an das Rechnungswesen (8) Andere Übungsfirmen ReWe 7 8 8 Lager 7 5 Verkauf Lagerdatei (6) Arbeitsanweisungen: a. b. c. d. e. Entgegennahme von Kommissionierauftrag und Lieferschein. Heraussuchen der Ware aus dem Lager. Herausbuchen der Ware aus der Lagerdatei mit Datum, Buchungsnummer, Auftragsnummer und Menge. Verpacken der Ware und Versand der Ware (Ablage Warenausgangskorb). Abzeichnung des Kommissionierscheins und Weitergabe an das Rechnungswesen. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 28 Lagerbestandskontrolle, Bedarfsmeldungen schreiben, Entgegennahme von Ware Ständige Überwachung der Lagerdatei (9) Bedarfsmeldung an den Einkauf richten, wenn Meldebestand erreicht ist (10) Entgegennahme und Wareneingangskontrolle neuer Ware (14) Einbuchen neuer Ware in die Lagerdatei (15) 4 Lager Einkauf 10 Lagerdatei (9), (15) 14 Externe Lieferanten Arbeitsanweisungen: a. Kontrolliere die Lagerdatei; bei welchem Artikel ist der Meldebestand erreicht / unterschritten? (Meldebestand = weniger als 5 Artikel) b. Herausschreiben einer Bedarfsmeldung; Höchstbestand sind immer 12 Artikel; wenn also nur noch 4 Artikel vorhanden sind, dann sind 8 nachzubestellen speichere die Bedarfsmeldung in den Ordner Lager/Bedarfsmeldungen/“Datum_Artikelnummer“ c. Weiterleitung der Bedarfsmeldungen an den Einkauf. d. e. f. g. Kontrolliere, ob neue Ware angekommen ist. Vergleiche Ware und Lieferschein, prüfe ob Warenart und Liefermenge übereinstimmen. Buche die Ware in die Lagerbuchhaltung ein. Lege die Ware im Lager ab. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 29 Ordern neuer Ware durch den Einkauf Entgegennahme von Bedarfsmeldungen aus dem Lager (10) Eintragung des Bestellung ins Bestellbuch (11) Ausfüllen des Bestellformulars (12) Versand der Bestellung an den externen Lieferanten (13) Lager Einkauf 10 Bestellbuch Eintrag (11) Bestellformular ausfüllen (12) 13 Externe Lieferanten Arbeitsanweisung: a. Überprüfe, ob und wie viel Bedarfsmeldungen im Einkaufsfache vorhanden sind. b. Öffne das Bestellbuch/Einkauf, vergib eine Bestellnummer und trage die zu ordernde Ware ins Bestellbuch nach Datum, Art, Menge ein. Bestellnummer ergibt sich aus dem laufenden Monat, der laufenden (fortgeführten) Nummer und einem „E“ E-07-21 bedeutet: Die 21 Bestellung im Monat Juli (07) des Einkaufs (E) c. Öffne das Bestellformular und fülle es entsprechend aus. speichere die Bestellung in den Ordner Einkauf/Bestellungen/“Bestellnummer“. d. Drucke das Bestellformular aus und hinterlege es im Fach für externe Lieferanten. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 30 Bestellungen bei anderen Übungsfirmen Andere Übungsfirmen Auswahl von Ware aus den Katalogen anderer Übungsfirmen nach freier Wahl (16) Vergabe von Bestellnummern und Eintragung ins Bestellbuch (17) Ausfüllen des Bestellformulars (18) Versand der Bestellung per mail (19) (Ware wird vom Lager angenommen (19a)) 19a 19 Einkauf Lager Bestellbuch (17) Bestellformular ausfüllen (18) Arbeitsanweisung a. Öffne den Katalog einer anderen Übungsfirma und Ware nach freier Wahl aus. b. Öffne das Bestellbuch/Einkauf, vergib eine entsprechende fortlaufende Bestellnummer, trage schließlich die georderte Ware nach Bestelldatum, Artikelart, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis und Lieferantennamen in das Bestellbuch ein. Anmerkung: Die Vergabe von Bestellnummern erfolgt nach Bestellmonat und laufender Bestellnummer z.B. Bestellnummer von E-07-11 bedeutet: 11 Bestellung des Einkaufes (=E) im Juli (07) c. Fülle das Bestellformular aus; gib jeweils Artikelnummer, Artikelart, Einzelpreis, Bestellmenge und Gesamtpreis an. speichere die Bestellung in den Ordner Einkauf/Bestellungen/“Bestellnummer“ d. Versende die Bestellung per mail an das andere Übungsbüro. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 31 Andere Übungsfirmen Ausgangsrechnungen bearbeiten (Debitoren) Entgegennahme des abgezeichneten Kommissionierungsscheins (8) Herausschreiben der Ausgangsrechnung und Führen der Debitorenliste (20) Versand der Ausgangsrechnung per mail (21). 21 ReWe Debitorendatei führen (20) 8 Lager Arbeitsanweisung a. Überprüfe, ob im Fach abgezeichnete Kommissionierscheine vorhanden sind. b. Vergib eine Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer entspricht der Auftragsnummer mit einem R davor Beispiel: Auftragsnummer: V-07-15, dann ergibt sich eine Rechnungsnummer R-V-07-15. c. Öffne die Vorlage Ausgangsrechnungen und schreibe die Rechnung anhand des abgezeichneten Kommissionierscheins. Speichere die Rechnung in den Ordner ReWe/Ausgangsrechnungen/“Rechnungsnummer“ d. Öffne die Debitorendatei und trage: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsempfänger, Betrag, Zahlungsziel ein. e. Versende die Rechnung per mail an das entsprechende Lernbüro. Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 32 Andere Übungsfirmen Eingangsrechnungen bearbeiten (Kreditoren) Entgegennahme von Rechnungen anderer Übungsfirmen (22) Einbuchen der Eingangsrechnung in die Kreditorendatei (23) 22 ReWe Kreditorendatei führen (20) Arbeitsanweisungen: a. Überprüfe das mailpostfach nach Eingangsrechnungen. b. Öffne die Eingangsrechnung. c. Öffne die Kreditorendatei und übernehme die Rechnungsdaten nach Datum, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gegenstand und Rechnungsbetrag. d. Speichere die Eingangsrechnung in den Ordner ReWe/Eingangsrechnungen/“Rechnungsnummer“ Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012 Praxisprojet, BvB Seite 33 Konzept, Praxisprojekt ReWe, W. Grasser, Stand: Nov. 2012
