bedatime®.INFORMATIONEN
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Inhalt Listen ........................................................................................................................................... 3 bedatime®.SAMMELPLATZ ........................................................................................................... 3 bedatime®.WEBSTATISTIK ............................................................................................................ 4 Allgemein................................................................................................................................................. 4 Anmeldung .............................................................................................................................................. 4 Einstellungen ........................................................................................................................................... 5 Erstellen einer Statistik............................................................................................................................ 6 bedatime®.WORKFLOW Module ................................................................................................... 8 Antrag Außendienst erfassen........................................................................................................ 8 Bestätigung Resultatsliste........................................................................................................... 10 Antrag Sonderschicht ................................................................................................................. 11 Antrag Zeitrahmen ..................................................................................................................... 13 Antrag Kontenkorrektur ............................................................................................................. 15 Antrag Rufbereitschaft ............................................................................................................... 16 Antrag Zusatzdienste .................................................................................................................. 18 Krankmeldung ............................................................................................................................ 20 Periodenliste .............................................................................................................................. 21 Teamleiterinfo ........................................................................................................................... 23 Allgemein............................................................................................................................................... 23 Messgröße 1: Zeitsaldo ......................................................................................................................... 24 Messgröße 2: AU-Quote ........................................................................................................................ 25 Messgröße 3: Urlaub ............................................................................................................................. 26 Automatische Berechnung auf Tagesbasis............................................................................................ 27 Anzeige .................................................................................................................................................. 27 Webinfo ..................................................................................................................................... 31 Funktionsmodule ....................................................................................................................... 32 bedatime®. BESUCHERVERWALTUNG ......................................................................................... 32 Besucher voranmelden ......................................................................................................................... 32 Pförtneransicht – Besucher empfangen................................................................................................ 33 Seite 1 Pförtneransicht – Besucher abmelden .................................................................................................. 36 Auswertungen ....................................................................................................................................... 36 bedatime®.CLIENT / bedatime®.DESKTOPCLIENT ......................................................................... 37 Allgemein............................................................................................................................................... 37 Grundaufbau der XML-Datei ................................................................................................................. 38 DeviceConfiguration .............................................................................................................................. 38 ReaderDevice ........................................................................................................................................ 39 bedatimeConfiguration ......................................................................................................................... 39 BookingBlockEntries .............................................................................................................................. 40 CustomerNumbers ................................................................................................................................ 40 ActionDefinitionList ............................................................................................................................... 40 bedatime®.IMPORT .................................................................................................................... 42 bedatime®.EXPORT .................................................................................................................... 42 bedatime®.REPORT .................................................................................................................... 43 BEM Statistik ......................................................................................................................................... 43 Seite 2 Listen bedatime®.SAMMELPLATZ bedatime®.SAMMELPLATZ ist eine Anwesenheitsliste die über den Browser aufgerufen werden kann. Die Liste zeigt ausschließlich anwesende Mitarbeiter an. Die Anzeigedaten sind Name, Vorname und Datum/Uhrzeit der letzten A1 Buchung. Ein Mitarbeiter gilt als Anwesend und erscheint somit auf der Liste, wenn: - Seine letzte Buchung eine A1 Buchung ist. Diese letzte A1 Buchung entweder am aktuellen oder am gestrigen Tag vorgenommen wurde. Der gestrige Tag muss in Betracht gezogen werden, weil die Mitarbeiter mitternachtsüberscheitend arbeiten könnten. Benutzername und Passwort sind fest im Code hinterlegt und können somit nicht geändert werden: Benutzername: bedatime Passwort: computime Abbildung 1 - bedatime®.SAMMELPLATZ Seite 3 bedatime®.WEBSTATISTIK Allgemein Die bestehende Krankheitsstatistik von bedatime®.OFFICE wird überarbeitet und erweitert. Dabei wird die Statistik in eine Web-Anwendung umgewandelt. Die Anwendung besteht aus ASP.NETScripten, die auf einem Webserver ausgeführt werden und es ermöglichen, das Modul von jedem beliebigen Arbeitsplatz im Intranet über den Internet Explorer zu bedienen. Die Installation weiterer Komponenten auf den Arbeitsplätzen ist nicht erforderlich. Zum Einsatz des Moduls ist auf dem Server Microsoft IIS 6.0 oder höher erforderlich, als Browser wird der Microsoft Internet Explorer 8 oder höher verwendet. Eine Verwendung des Moduls über das Internet ist nicht vorgesehen. Die Statistik ist eine eigenständige Anwendung und nicht in bedatime.WORKFLOWeingebunden Anmeldung Bei Aufruf der Statistik muss der Benutzer sich mit einem bedatime-Benutzernamen und –Passwort anmelden. Die Benutzerberechtigungen, die in der Benutzerverwaltung in bedatime®.OFFICE bezüglich der Statistik hinterlegt werden können, werden von der Web-Anwendung berücksichtigt. Abbildung 2 - Anmeldung Danach kann der Benutzer die Auswertung nach denselben Kriterien einschränken, wie es auch bei der bisherigen Version der Fall ist. Seite 4 Einstellungen Sofern der Benutzer die Berechtigung dazu hat, kann er weitere Einstellungen für die Statistik aufrufen, die den Einstellmöglichkeiten der bisherigen Version entsprechen. Abbildung 3 – Einstellungen Die Anzahl der Bedingungen, die für die Ermittlung der Krankheitsfälle herangezogen werden, wurde zudem erweitert, um eine beliebige Anzahl von Bedingungen zu ermöglichen, die vom Benutzer frei eingestellt werden können. Seite 5 Erstellen einer Statistik Abbildung 4 – Auswahlkriterien Danach kann der Benutzer die Auswertung starten, die nach ihrer Fertigstellung im Browser angezeigt wird. Die angezeigten Daten sowie das Format entsprechen sinngemäß dem Ausdruck der bisherigen Version, jedoch wird die Ausgabe der Statistik gegenüber der bisherigen Version erweitert, indem zusätzlich zur Anzahl der Mitarbeiter mit Krankheitsfällen pro Altersgruppe auch die Gesamtanzahl der Mitarbeiter in jeder Altersgruppe angezeigt wird. Seite 6 Die Ansicht kann mit Browsermitteln gedruckt werden. Vorgehensweise und Druckbild hängen vom verwendeten Webbrowser ab und können von der Anwendung nicht beeinflusst werden. Da es mit Hilfe der Web-Anwendung nicht möglich ist, einen direkten Excel-Export durchzuführen, gibt es stattdessen die Möglichkeit, eine Importdatei für Excel erstellen zu lassen. Diese Datei wird im XML-Format erstellt und nach ihrer Fertigstellung dem Benutzer zum Download angeboten. Die genaue Vorgehensweise zum Import in Microsoft Excel hängt von der verwendeten Excel-Version ab. Der Import der Datei in Excel muss vom Benutzer manuell durchgeführt werden. Seite 7 bedatime®.WORKFLOW Module Antrag Außendienst erfassen Im Modul Antrag Außendienst erfassen kann der Benutzer für einzelne Tage zusätzliche Buchungen erfassen bzw. fehlende Buchungen ergänzen. Die Ansicht ist wochenweise (Standard: aktuelle Woche gemäß Rechnerdatum) und kann wochenweise vorwärts und rückwärts geblättert werden. Vorwärts kann beliebig geblättert werden, rückwirkend jedoch nur bis zur aktuellen Periode. Daten in abgeschlossenen Perioden können weder eingesehen noch geändert werden. Bereits vorhandene Buchungen werden in der Ansicht dargestellt, können jedoch nicht geändert werden. Die Buchungen stammen aus der Zeitpunktkorrektur von bedatime®.ZEIT. Für die Darstellung spielt es keine Rolle, ob eine Buchung aus einer Terminalbuchung, einer manuellen Korrektur, einem Korrekturantrag etc. oder einem Antrag des neuen Moduls Außendiensterfassung stammt. Eine besondere Kennzeichnung der Datenherkunft findet nicht statt. Falls eine Gehen-Buchung mit Grund gebucht wurde, wird der Grund ebenfalls dargestellt. Es wird pro Zeile ein Buchungspaar mit Kommen- und Gehen-Buchung dargestellt. Der Benutzer kann einem Tag neue Zeilen mit Buchungspaaren hinzufügen. Neben Kommen- und Gehen-Uhrzeit verfügt jedes Buchungspaar über ein eigenes Bemerkungsfeld. Der Benutzer kann pro Tag beliebig viele Buchungspaare erzeugen. Abbildung 5 - Antrag Außendienst erfassen Seite 8 Der Benutzer hat die folgenden Eingabemöglichkeiten: - fehlende Buchungen ergänzen ein neues Buchungspaar mit Kommen/Gehen anlegen o es werden nur Uhrzeiten erfasst, keine Abwesenheitsarten Bemerkungen zu neuen Buchungspaaren oder geänderten Buchungen eingeben Bestehende Buchungen oder bestehende Bemerkungen können nicht geändert oder gelöscht werden. Pro Buchungspaar wird ein eigener Antrag erzeugt. Die eingegebenen Bemerkungen erscheinen daher nicht in der Resultatsliste von bedatime®.ZEIT, da die Bemerkungstexte dort sich auf Tage beziehen, nicht auf Buchungen. Seite 9 Bestätigung Resultatsliste Im Modul Bestätigung Resultatsliste kann der Benutzer für den Vormonat (die letzte abgeschlossene Periode) eine Bestätigung der Resultatsliste versenden. Abbildung 6 - Bestätigung Resultatsliste Dem Vorgesetzten kann man zudem ein Modul freischalten, welches ihm anzeigt welche Mitarbeiter für welche Monate bereits ihre Resultatsliste bestätigt haben. Abbildung 7 - Liste bestätigte Resultatslisten Außerdem kann man über bedatime®.AUTOMATIKSERVICE ein Programm ausführen lassen, welches für rückliegende Monate (Einstellbare Anzahl) automatisch Resultatslisten bestätigt. Beispiel: Man kann den Mitarbeitern somit drei Monate Zeit geben ihre Resultatsliste aus z.B. dem Januar zu bestätigen. Tun verschiedene dies nicht, wird die Bestätigung der Resultatsliste für Januar automatisch im April durchgeführt. Seite 10 Antrag Sonderschicht Im Modul Antrag Sonderschicht können Mitarbeiter Sonderschichten beantragen, sodass an diesen Tagen keine Kappung frühester Beginn/spätestes Ende stattfindet. Der Benutzer hat die folgenden Eingabemöglichkeiten: - Von Datum Bis Datum Bemerkung Abbildung 8 - Antrag Sonderschicht Der Entscheiderablauf für dieses Modul bezieht sich auf den Ablauf Buchung Zeit in den WorkflowEinstellungen von bedatime®.ZEIT. Das Modul ist dazu gedacht, dass Benutzer ihre Sonderschichten im Vorfeld beantragen. Rückwirkende Beantragungen sind daher nicht möglich. Seite 11 Mit Genehmigung werden die Parameter der bei Beantragung ausgewählten Tage wie folgt in der Zeitpunktkorrektur von bedatime®.ZEIT übersteuert: Abbildung 9 - Parameter übersteuern Seite 12 Antrag Zeitrahmen Im Modul Antrag Zeitrahmen können Mitarbeiter gekappte Zeiten zur Gutschrift beantragen. Es können nur Anträge für bereits verrechnete Tage gestellt werden. Das Modul bezieht sich auf die Stundenarten für Zeiten vor frühestem Beginn und Zeiten nach spätestem Ende, diese können in einer ini-Datei hinterlegt werden. Abbildung 10 - Antrag Zeitrahmen Man kann nur Anträge für Tage stellen bei denen auf einer der beiden eingestellten Stundenarten verrechnete Ergebnisse vorhanden sind. In der Tagesansicht hat der Benutzer folgende Eingabemöglichkeiten: - Checkbox für gekappte Zeit vor frühestem Beginn (wenn Ergebnis auf Stundenart vorhanden) Checkbox für gekappte Zeit nach spätestem Ende (wenn Ergebnis auf Stundenart vorhanden) Checkboxen für Erste/Zweite/Dritte Pause durchgearbeitet Bemerkung Abbildung 11 - Antrag Zeitrahmen Tagesdetails Seite 13 Der Entscheiderablauf für dieses Modul bezieht sich auf den Ablauf Buchung Zeit in den WorkflowEinstellungen von bedatime®.ZEIT. Nach Genehmigung wird der früheste Beginn / das späteste Ende mit dem Zeitpunkt der Ersten Kommen- bzw. letzten Gehen-Buchung überschrieben. Abbildung 12 - Parameter übersteuern Seite 14 Antrag Kontenkorrektur Im Modul Antrag Kontenkorrektur können Mitarbeiter beantragen, dass Zeiten von einem Konto auf ein anderes umgebucht werden. Es können nur Anträge für bereits verrechnete Tage gestellt werden. Die Stundenarten/Konten sind frei definierbar. Pro Korrekturauswahl muss eine Stundenart definiert werden auf die die Korrektur gebucht werden soll, wahlweise kann man eine Stundenart angeben gegen die geprüft wird. (So kann der Mitarbeiter zum Beispiel nicht mehr gekappte Gleitzeit auf Gleitzeit beantragen, als vorhanden ist) Nach welchen Regeln die Verschiebung von Zeiten von Konto a nach Konto b von statten gehen soll muss in bedatime®.ZEIT über entsprechende Umbuchungen geregelt werden. Es können beliebig viele Korrekturanträge zur Auswahl gestellt werden. Der Benutzer hat die folgenden Eingabemöglichkeiten: *1 Datum*1 Antragsart Zeit in Stunden/Minuten Bemerkung Datum an dem die Korrektur in die Tagesergebnisse eingetragen wird. Abbildung 13 - Antrag Kontenkorrektur Auf welchen Entscheiderablauf sich dieses Modul beziehen soll, kann global in der Datenbank eingestellt werden. Seite 15 Antrag Rufbereitschaft Im Modul Antrag Rufbereitschaft können Mitarbeiter An-/Abwesenheitsarten beantragen, die auf fest hinterlegte Zeitkonten gebucht werden. Es können nur Anträge für bereits verrechnete Tage gestellt werden. Der Benutzer hat die folgenden Eingabemöglichkeiten: - Datum Beginn in HH:MM Ende in HH:MM Art der Rufbereitschaft Bemerkung Abbildung 14 - Antrag Rufbereitschaft Der beantragte Zeitraum muss zwingend außerhalb der Anwesenheitszeit liegen, beziehungsweise darf maximal an diese angrenzen! Beispiel: Zeitraum 06:00 Uhr – 08:00 Uhr 08:00 Uhr – 17:00 Uhr 17:00 Uhr – 18:00 Uhr Buchungsart Bereitschaft Anwesenheit Dienstbesprechung Seite 16 Die Stundenarten sind frei definierbar. Pro Art der Rufbereitschaft muss eine Stundenart definiert werden, die als An-/Abwesenheitsart fungiert. Die hinterlegte Stundenart muss nicht zwingend ein Abwesenheitsgrund sein. Die Bezeichnung der Art der Rufbereitschaft ist in einer ini-Datei einstellbar, d.h. es wird nicht die Bezeichnung der Stundenart aus bedatime®.ZEIT zur Anzeige herangezogen. Abbildung 15 – Einstellungen Mit Hilfe von Umbuchungen können in bedatime®.ZEIT weitere Regeln definiert werden auf welche Zeitkonten die Rufbereitschaften gebucht werden sollen. Auf welchen Entscheiderablauf sich dieses Modul beziehen soll, kann global in der Datenbank eingestellt werden. Seite 17 Antrag Zusatzdienste Im Modul Antrag Zusatzdienste können Mitarbeiter An-/Abwesenheitsarten beantragen und auswählen auf welches Zeitkonto diese gebucht werden. Es können nur Anträge für bereits verrechnete Tage gestellt werden. Der Benutzer hat die folgenden Eingabemöglichkeiten: - Datum Beginn in HH:MM Ende in HH:MM Dienstart Mehrarbeit oder Zeitkonto Bemerkung Abbildung 16 - Antrag Zusatzdienste Seite 18 Der beantragte Zeitraum muss zwingend außerhalb der Anwesenheitszeit liegen, beziehungsweise darf maximal an diese angrenzen! Beispiel: Zeitraum 06:00 Uhr – 08:00 Uhr 08:00 Uhr – 17:00 Uhr 17:00 Uhr – 18:00 Uhr Buchungsart Einsatz in Rufbereitschaft Anwesenheit Dienstbesprechung Die Stundenarten sind frei definierbar. Pro Dienstart müssen zwei Stundenarten definiert werden, die als Verrechnungskonten für Mehrarbeit und Zeitkonto dienen. Beispiel für Stundenarten: 44 – Dienstbesprechung GZ 45 – Dienstbesprechung MA Die Bezeichnung der Dienstart ist in einer ini-Datei einstellbar, d.h. es wird nicht die Bezeichnung der Stundenarten aus bedatime®.ZEIT zur Anzeige herangezogen. Abbildung 17 – Einstellungen Mit Hilfe von Umbuchungen muss in bedatime®.ZEIT definiert werden, dass die Ergebnisse auf den beantragten Verrechnungskonten auf die Konten Mehrarbeit/Zeitkonto gebucht werden. Auf welchen Entscheiderablauf sich dieses Modul beziehen soll, kann global in der Datenbank eingestellt werden. Seite 19 Krankmeldung Im Modul Krankmeldung können telefonische Krankmeldungen für einen wählbaren Zeitraum erfasst werden. Die Krankmeldung wird mit einem eigens dafür angelegten Abwesenheitsgrund in den Personalkalender eingetragen, so dass sie in allen Kalenderanzeigen sichtbar ist. Der Benutzer hat die folgenden Eingabemöglichkeiten: - Name Von Datum Bis Datum Abbildung 18 – Krankmeldung Der hinterlegte Abwesenheitsgrund ist frei definierbar. Die Anzahl der Tage für die eine Krankmeldung rückwirkend erfasst werden darf, beziehungsweise vorgetragen werden darf, ausgehend vom aktuellen Datum ist einstellbar. Außerdem kann ein Personenfilter hinterlegt werden. Abbildung 19 - Einstellungen Seite 20 Periodenliste Durch das Modul Periodenliste kann die Periodenliste aus bedatime®.ZEIT in bedatime®.WORKFLOW dargestellt werden. Es werden alle Personen angezeigt für die eine Berechtigung auf den bedatime®.WORKFLOW Gruppenkalender vorhanden ist. Der Benutzer hat die folgenden Filtermöglichkeiten: Abbildung 20 - Filter Das Modul zieht standardmäßig das Listformat ‚Standard‘ zur Anzeige heran. Es kann in der Datenbank aber auch ein anderes Listformat eingestellt werden. Seite 21 Abbildung 21 – Periodenliste Neben der reinen Anzeige in bedatime®.WORKFLOW gibt es noch die Möglichkeit die Liste als Excel/Word- oder PDF-Dokument zu exportieren. Seite 22 Teamleiterinfo Allgemein bedatime®.WORKFLOW ist um eine Funktion zur Teamleiterinformation erweitert worden, die eine effiziente Überwachung verschiedener festgelegter Messgrößen auf Teamebene ermöglicht. Die folgenden drei Messgrößen werden überwacht: - Zeitsaldo (Höhe und Tendenz von Gleitzeitsalden) AU-Quote (Abwesenheiten im Verhältnis zu Anwesenheitstagen) Urlaub (Resturlaub und Urlaubsverteilung) Alle drei haben gemeinsam, dass Schwellwerte für eine Ampeldarstellung (grün/gelb/rot) festgelegt werden können, i.a. in der Form - von/bis grüner Bereich von/bis gelber Bereich Die Bereiche für rote Markierung werden nicht manuell festgelegt, da alle Werte über dem größten Gelbwert automatisch als rot gelten. Ob Werte unter dem kleinsten Grünwert als rot gelten, hängt von der jeweiligen Auswertung ab und wird ebenfalls automatisch ermittelt. Die Schwellwerte werden als Standardwerte in der Einstellungstabelle in der Datenbank von bedatime®.ZEIT hinterlegt. Diese Einstellung wird mit Datenbankmitteln durchgeführt, eine eigene Programmfunktion dafür ist nicht vorgesehen. Festlegung der Teams Die Teams werden mit einer der vorhandenen Organisationseinheiten Abteilung, Kostenstelle und Gruppe abgebildet. Welche Organisationseinheit für die Teams verwendet wird, ist einstellbar. Die Einstellung erfolgt in einer gesonderten Einstellungstabelle in der Datenbank von bedatime®.OFFICE und wird mit Datenbankmitteln durchgeführt, eine eigene Programmfunktion dafür ist nicht vorgesehen. Hintergrund: es handelt sich dabei um eine einmalige Einstellung, die nur einmal bei der Installation der Software durchgeführt werden muss. Die Erstellung einer eigenen Software zur Pflege dieser Einstellung erscheint daher als unverhältnismäßiger Aufwand (wäre aber natürlich möglich). Mit "Datenbankmitteln" ist gemeint, dass die Einstellung mit Hilfe des Query-Analyzers von Microsoft SQL Server mit einem SQL-Befehl direkt in die entsprechende Datenbanktabelle geschrieben wird (und auf diese Weise auch jederzeit wieder geändert werden kann). Die dafür vorgesehene Datenbanktabelle existiert in der Datenbank von bedatime®.OFFICE bereits und wird für verschiedene Einstellungen dieser Art verwendet. Zuordnung der Teamleiter zu Teams Die Benutzer der Auswertung sind Workflow-Benutzer, für die es im Standard von bedatime®.OFFICE keine Möglichkeit gibt, Einsichtsrechte auf bestimmte Abteilungen/Kostenstellen/Gruppen zu erteilen. Es gibt daher im Standard zunächst Seite 23 keine Möglichkeit festzulegen, welche Teams von welchem Teamleiter geleitet werden. Diese Zuordnung wird erreicht durch einen Eintrag in einem Freifeld im Personalstamm des Teamleiters. In diesem werden die Nummern der Teams (d.h. die Nummer der jeweiligen Abteilungen, Kostenstellen oder Gruppen) hinterlegt, die vom diesem Mitarbeiter als Teamleiter betreut werden. Abbildung 22 - Freifelder Falls ein Teamleiter mehr als einem Team zugewiesen werden soll, so werden die Nummern der Teams mit Trennzeichen Semikolon notiert, also z.B. in der Form "10;15;20". Messgröße 1: Zeitsaldo Datenermittlung Der Zeitsaldo für einen Mitarbeiter wird als der Saldo Gleitzeit ermittelt. Stichtag ist jeweils der Vortag, gerechnet vom aktuellen Rechnerdatum (der aktuelle Tag kann nicht verwendet werden, da er noch nicht verrechnet ist). Seite 24 Zusätzlich zum absoluten Gleitzeitwert wird pro Mitarbeiter eine Tendenz ermittelt, gerechnet über die letzten 4 Wochen. Diese Tendenz wird berechnet, indem die Differenzen zwischen allen GleitzeitTageswerten über den Zeitraum von 4 Wochen summiert werden. Ist diese Summe negativ, gilt die Tendenz als fallend; ist die Summe positiv, gilt die Tendenz als steigend. Mitarbeiter, die keine Gleitzeit verwenden, müssen von der Zeitsaldo-Auswertung ausgenommen werden. Dies ist möglich mit Hilfe des Schalters Gleitkonto aktivieren im Personalstamm von bedatime®.ZEIT. Für die Berechnung des Zeitsaldos werden nur Mitarbeiter berücksichtigt, die diesen Schalter in ihrem Personalstamm aktiviert haben. Ampel-Schwellwerte Die Schwellwerte sind Absolutwerte von Gleitzeitsalden, z.B. 0-20 Stunden grün, 20-35 Stunden gelb. Werte über dem größten Gelbwert sowie unter dem kleinsten Grünwert gelten als rot. Es werden die folgenden Schwellwerte voreingestellt: - -5 bis +20 = grün +20 bis +35 = gelb Messgröße 2: AU-Quote Einstellungen Die Komponente AU-Quote verfügt über die zusätzliche Einstellung der Stundenarten, die als Abwesenheiten gezählt werden sollen. Die Stundenarten werden in der Einstellungstabelle in der Datenbank von bedatime®.ZEIT hinterlegt. Diese Einstellung wird mit Datenbankmitteln durchgeführt, eine eigene Programmfunktion dafür ist nicht vorgesehen. Die Stundenart werden in Form einer Zeichenkette gespeichert, in der die Nummern der Abwesenheitsarten mit Semikolon getrennt hinterlegt werden, z.B. "4;10;15". Wird die Einstellung weggelassen, so werden alle Stundenarten mit dem Kennzeichen Abwesenheitsart verwendet. Die Einstellung gilt global für alle Benutzer. Datenermittlung Die AU-Quote ist ein prozentualer Wert, welcher die Tage mit Fehlzeit den Anwesenheitstagen gegenüberstellt, jeweils für einen Mitarbeiter über ein Jahr. Der verwendete Zeitraum ist immer 12 Monate rückwirkend vom aktuellen Datum gemäß Rechnerdatum. Seite 25 Die Tage mit Fehlzeit werden ermittelt als die Tage, für die im Personalkalender Abwesenheiten eingetragen sind, die der Liste der gültigen Stundenarten entsprechen. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Tage bereits verrechnet sind oder nicht, Monate in der Zukunft werden also ebenfalls berücksichtigt. Laufende Workflow-Abwesenheitsanträge, über die noch nicht entschieden wurde, werden bei der Auswertung nicht berücksichtigt. Die Tage mit Anwesenheit werden ermittelt als solche Tage, für die - keine Abwesenheitsart im Personalkalender eingetragen ist eine Anwesenheitszeit > 0 verrechnet ist. Die Quote wird berechnet als ([Anzahl Fehltage] / [Anzahl Anwesenheitstage]) * 100 Ampel-Schwellwerte Die Schwellwerte sind Prozentwerte. Werte über dem größten Gelbwert gelten als rot, Werte unter dem kleinsten Grünwert werden jedoch nicht berücksichtigt. Messgröße 3: Urlaub Datenermittlung Die Auswertung besteht aus zwei Teilen: Resturlaub und Urlaubsverteilung. Es wird immer eine Auswertung über beide Teile gleichzeitig durchgeführt. Die Berechnung wird für das aktuelle Kalenderjahr durchgeführt. Resturlaub Beim Resturlaub wird der verbliebene Resturlaub für das Jahr in ein Verhältnis zum Urlaubsanspruch desselben Jahres gesetzt. Da nicht alle Mitarbeiter zwangsläufig denselben Urlaubsanspruch haben müssen, geschieht dies nicht über Absolutwerte (z.B. n Tage Resturlaub übrig), sondern über den Prozentsatz vom GesamtUrlaubsanspruch (d.h. bei einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen und einem Resturlaub von 3 Tagen wäre die Anzeige 10%). Der Urlaubsanspruch stammt aus den Urlaubseinstellungen im Personalstamm des Mitarbeiters. Der Resturlaub wird zum Erstellungszeitraum der Auswertung berechnet und entspricht dem Resturlaub, wie er auch auf anderen Auswertungen wie Urlaubsliste, Resultatsliste etc. erscheint. Urlaubsverteilung Bei der Urlaubsverteilung wird ermittelt, wie gleichmäßig der genommene Urlaub sich über das Jahr verteilt. Im Idealfall würde in jedem Monat 1/12 des Jahresurlaubsanspruchs anfallen. Zur besseren Übersicht wird dies jedoch nicht über Monate ermittelt, sondern über Quartale. Seite 26 Die Summe der Urlaubstage im Quartal wird dabei gebildet als die Summe aller Tage im Quartal, in denen der Mitarbeiter eine Urlaubsstundenart im Personalkalender eingetragen hat. Dabei werden alle Stundenarten berücksichtigt, die den Schalter Verrechne mit Urlaub gesetzt haben. Noch offene Workflow-Urlaubsanträge werden nicht berücksichtigt. Der Urlaubsanspruch stammt aus den Urlaubseinstellungen im Personalstamm des Mitarbeiters. Pro Quartal und Mitarbeiter wird ein Prozentwert gebildet, der den Prozentsatz des Jahresurlaubs angibt, der in diesem Quartal genommen bzw. geplant ist. Pro Mitarbeiter werden somit 4 Werte ermittelt. Ampel-Schwellwerte Die Schwellwerte sind sowohl für Resturlaub als auch für die Urlaubsverteilung Prozentwerte. Werte über dem größten Gelbwert gelten als rot, Werte unter dem kleinsten Grünwert werden jedoch nicht berücksichtigt. Automatische Berechnung auf Tagesbasis Es wird ein zusätzliches Programm für den automatischen Start erstellt, das für alle Teamleiter die Mitglieder ihrer Teams ermittelt, die mit einer der drei Messgrößen im gelben oder roten Bereich sind. Die damit ermittelten Mitarbeiter und ihre Ampelwerte werden für die spätere Anzeige in der Datenbank hinterlegt. Der Stichtag dieser Berechnung ist dabei jeweils der Vortag. Die Berechnung wird im Normalfall nachts durch bedatime®.AUTOMATIK durchgeführt. Sinn dieses Programms ist es, die Anzeige der Liste im Workflow zu beschleunigen, da diese die Daten selbst nicht mehr zu ermitteln braucht. Anzeige Sobald der Mitarbeiter sich bei bedatime®.WORKFLOW anmeldet, werden die Daten für die vom ihm geleiteten Teams in einer Übersicht angezeigt. Die Daten entstammen der automatischen Berechnung, diese muss also vorher gelaufen sein. Eine Neuberechnung wird an dieser Stelle nicht durchgeführt (würde aber im Normalfall auch dieselben Daten ermitteln). Wenn der Mitarbeiter kein Teamleiter ist, d.h. im entsprechenden Freifeld im Personalstamm keine Eintragung hat, erscheint keine Anzeige. Die Liste erscheint automatisch bei jedem Aufruf der Startseite bedatime®.WORKFLOW, dies kann vom Benutzer auch nicht unterbunden werden. Zusätzlich zum automatischen Erscheinen der Benachrichtigungsliste kann diese auch jederzeit manuell aufgerufen werden. Die Benachrichtigungsliste enthält nur einzelne Mitarbeiter, keine Summierungen über Teams, und enthält immer Daten alle drei Komponenten (sofern vorhanden). Die Anzeige wird nach den drei Komponenten Zeitsaldo, AU-Quote und Urlaub gruppiert, die Liste der Mitarbeiter pro Gruppierung ist nach Nachname sortiert. Seite 27 Pro Mitarbeiter werden die folgenden Datenfelder angezeigt: - Personalnummer Name, Vorname zudem abhängig von der Komponente o Zeitsaldo: Indikator rot/gelb Saldo im Format HH:MM Tendenz steigend/fallend o AU-Quote: Indikator rot/gelb Prozentwert Abbildung 23 - Teamleiterinfo Zeitsaldo&AU-Quote Seite 28 o o Resturlaub: Indikator rot/gelb Prozentwert Urlaubsverteilung Indikator rot/gelb Prozentwert Quartal 1 Prozentwert Quartal 2 Prozentwert Quartal 3 Prozentwert Quartal 4 Abbildung 24 - Teamleiterinfo Resturlaub Seite 29 Abbildung 25 - Teamleiterinfo Urlaubsverteilung Seite 30 Webinfo Im Modul Webinfo kann der Mitarbeiter den Status der ihm zur Anzeige berechtigten Personen sehen. Es werden alle Personen angezeigt für die eine Berechtigung auf den bedatime®.WORKFLOW Gruppenkalender vorhanden ist. Pro Mitarbeiter werden die folgenden Datenfelder angezeigt: - Status (Anwesend/Dienstgang/Pause/Abwesend) Name* Kostenstelle* Abteilung* Gruppe* Letzte Buchung* Terminal* Dauer Abwesenheit* Die mit * gekennzeichneten Datenfelder können mit Hilfe einer ini-Datei abgeändert bzw. deaktiviert werden. Hierdurch ist die Webinfo individuell anpassbar. Abbildung 26 – Webinfo Seite 31 Funktionsmodule bedatime®. BESUCHERVERWALTUNG Besucher voranmelden Besucher können über eine Maske im Intranet von allen Mitarbeitern vorangemeldet werden. Der Benutzer hat die folgenden Eingabemöglichkeiten: - Datum des Besuchs Geplante Uhrzeit in HH:MM Firma Name 1 (Name des 1. Besuchers) Name 2 (Name des 2. Besuchers) Name 3 (Name des 3. Besuchers) KFZ-Kennzeichen Ansprechpartner Abteilung Telefon Tätigkeit/Angelegenheit Abbildung 27 – Besuchervoranmeldung Seite 32 Pförtneransicht – Besucher empfangen Abbildung 28 - Besucherverwaltung Der Pförtner sieht eine Liste mit den vorangemeldeten Besuchern. Kommt ein Besucher zur Anmeldung, kann dieser durch Doppelklick ausgewählt werden. Bei der Anmeldung eines Besuchers hat der Benutzer die folgenden Eingabemöglichkeiten: - Ausweis Firma Name 1 (Name des 1. Besuchers) Name 2 (Name des 2. Besuchers) Name 3 (Name des 3. Besuchers) KFZ-Kennzeichen Parkplatz Stellplatz Seite 33 - Auftrag von: Ansprechpartner Abteilung Tätigkeit/Angelegenheit Personenrufempfänger Mit Bestätigung des speichern-Buttons ist der Benutzer angemeldet und wird nicht mehr in der Liste der Voranmeldungen aufgeführt. Abbildung 29 - Besucher anmelden Seite 34 Alternativ kann ein Besucher auch durch den Pförtner direkt angelegt werden. Bereits gespeicherte Besucher können über das Dropdown-Menü ausgewählt werden. Abbildung 30 - Besucher anlegen ohne Voranmeldung Die Ausweisnummer ist ein Pflichtfeld. Der Ausweis muss in bedatime®.ZUTRITT angelegt sein. Bei der Anmeldung eines Benutzers mit dieser Ausweisnummer - durch den Pförtner - wird der Ausweis in bedatime®.ZUTRITT freigegeben. Wenn der Pförtner den Besucher abmeldet, wird der Ausweis wieder gesperrt. Ist der Besucher abgespeichert kann für diesen ein Protokoll gedruckt werden, welches unter anderem Sicherheitshinweise enthalten kann. Die Vorlage für dieses Protokoll muss individuell erstellt werden. Seite 35 Pförtneransicht – Besucher abmelden Abbildung 31 - Besucher abmelden Auswertungen Der Pförtner hat außerdem noch die Möglichkeit zu verschiedenen Auswertungen: - Liste der anwesenden Benutzer Tagesliste o Filtermöglichkeit: Von Tag Bis Tag Firmen Namen Seite 36 bedatime®.CLIENT / bedatime®.DESKTOPCLIENT Allgemein Die auf beliebigen 32- und 64-Bit Windows-Systemen lauffähige Terminalapplikation bedatime®.CLIENT ist auf größtmögliche Flexibilisierung ausgelegt. Die Applikation stellt ein Framework dar, dessen Funktionalitäten und Arbeitsroutinen sehr weitreichend über das XMLKonfigurationsfile ClientConfig.xml definiert werden können. So können individuelle Definitionen vorgenommen werden für: - Pfade und Dateinamen mit denen gearbeitet wird - Den Aufbau von Stamm- und Buchungssätzen - Buchungs-Aktionen - GoTo-Aktionen - Standardaktionen (Login, Logout, Exit Program) - Den Aufbau einzelner Masken (= Views) - Dialog Unterschied bedatime®.CLIENT/bedatime®.DESKTOPCLIENT Die Terminalapplikation bedatime®.CLIENT ist zur Ausführung auf einem B-Net 9580 oder Kaba Multitouch ausgelegt. Es handelt sich hierbei um eine Vollbildapplikation die zwingend einen RFID Reader benötigt. Die Applikation bedatime®.DESKTOPCLIENT ist zur Ausführung auf einer Workstation ausgelegt. Es handelt sich um eine Fensterapplikation, welche beim ersten Start zur Eingabe einer Ausweisnummer auffordert. Die Ausweisnummer wird beim jeweiligen Windows-Benutzer unter C:\Users\Benutzername\CompuTime\bedatimeDESKTOPCLIENT in der MediaInfo.xml hinterlegt. Abbildung 32 - bedatime®.DESKTOPCLIENT Seite 37 Grundaufbau der XML-Datei <DeviceConfiguration> <ReaderDevice /> <bedatimeConfiguration /> <BookingBlockEntries /> <CustomerNumbers /> <ActionDefinitonList /> <ViewDefinitionList /> <DialogDefinitionList /> </DeviceConfiguration> Im Folgenden soll auf die Möglichkeiten sektionsbezogen näher eingegangen werden. DeviceConfiguration Beschreibt die Grundfunktionalitäten des virtuellen Terminals. Konfigurierbare Parameter GroupID="00" DeviceID="00" StartView="StartView" BookingEventAction="GoToStartView" GlobalTimeout="7000" MasterRecordIDLength="7" MasterRecordPINLength="4" MasterRecordVersionNummer="0" MasterRecordEmployeeStatusByte1="0" MasterRecordEmployeeStatusByte2="2" MasterRecordZeitprofilName="00" MasterRecordPIN="FFFF" MasterRecordMailboxtext="0" BookingsWithSeconds="True" BookingUserLanguage="deDE" Databasefilename="c:\computime\bedatime.Client\Database\bedatime.CLIENT.s3d b"> Beschreibung GroupID/DeviceID Group/Device ID die in Buchungssätze des virt. Terminals geschrieben wird. Gültige Werte: - GroupID: 00 – 29 - DeviceID: 00 - 59 StartView Maske, die beim Programmstart aufgerufen werden soll (siehe ViewDefinitionList). BookingEventAction Aktion, die auf das Absetzen einer Buchung erfolgen soll (siehe auch ActionDefinitonList). GlobalTimeout Globale Timeoutdefinition für alle Stellen, an denen Eingaben erwartet werden und keine explizite Timeoutdefinition besteht. Seite 38 MasterRecord... Definitionen zum Stammsatzaufbau, angelehnt an die Standardparametrierung von Terminals. BookingsWithSeconds Uhrzeitformat für Buchungssätze ohne/mit Sekunden (False bzw. True) BookingUserLanguage Kennzeichen für Benutzersprache im Datensatz. - Es können alle Kaba-Sprachkennzeichen verwendet werden (siehe Parametrierhandbücher zu Terminals). Eintrag BookingUserLanguage="" bewirkt, dass kein Sprachkennzeichen im Satz eingetragen wird. Databasefilename Pfad und Dateiname zur SQLite-Datenbank. ReaderDevice Beschreibt die Reader-spezifischen Einstellungen. Auf Kaba Multitouch und B-Net 95 80 ist die Reader-Applikation mit TransferMode „File“ bereits so vorkonfiguriert, dass gelesene Daten im Verzeichnis C:\Bedanet\interfaces als Dateien abgelegt werden (näheres hierzu in der Dokumentation zu ReaderControl). Auf diesen Default ist bedatime®.CLIENT bereits angepasst, eine Emulation des Terminal-Readers am PC ist hiermit problemlos möglich. Hinweis: bedatime®.CLIENT ist einzig auf den ReaderControl TransferMode „File“ ausgelegt, funktioniert nicht mit anderen TransferModes! Konfigurierbare Parameter Targetpath="C:\Bedanet\interfaces" Targetfilename1="reader1.dat" Targetfilename2="reader1.cmd" /> Beschreibung Targetpath Werden die Daten von ReaderControl in einem abweichenden Verzeichnis abgelegt kann dies hier konfiguriert werden. Targetfilename1 Targetfilename2 bedatime®.CLIENT sucht immer nach beiden vorhandenen Dateien im TargetPath. Abweichende Dateinamen können hier konfiguriert werden. bedatimeConfiguration Beschreibt die Konfiguration von Datenimport und –Export Seite 39 Konfigurierbare Parameter ImportPath="c:\computime\bedatime.Client\Import\" ExportPath="c:\computime\bedatime.Client\Export\" DeleteBookingsDat="True" Beschreibung ImportPath Pfad zum Importverzeichnis für Stammsatzdateien ExportPath Pfad zum Exportverzeichnis für Buchungen BookingBlockEntries Beschreibt die „Ausweisdefinition“, also die möglichen Einträge im Nutzinhalt von Buchungssätzen Aufbau (Beispiel) <BookingBlockEntries> <BlockEntry Typ="Kundennummer" Start="1" Length="8" Order="1" /> <BlockEntry Typ="Ausweisnummer" Start="9" Length="5" Order="1" /> </BookingBlockEntries> BlockEntry - Konfigurierbare Parameter + Beschreibung Typ Art des Ausweisinhalts Start Beginn des Bereichs im Nutzinhalt Length Länge des Bereichs im Nutzinhalt CustomerNumbers Liste der zu verwendenden Kundennummern Aufbau (Beispiel) <CustomerNumbers> <CustomerNumber Number="12345678"/> </ CustomerNumbers > CustomerNumber - Konfigurierbare Parameter + Beschreibung Number Kundennummer ActionDefinitionList Beschreibt ausführbare Aktionen Aufbau (Beispiel) <ActionDefinitionList> <ActionGoToView Name="GoToStartView" TargetViewName="StartView" /> Seite 40 <VariableList> <Variable Name="Abwesenheitsgrund" Value="123" /> </VariableList> Hinweis: bedatime®.CLIENT/ bedatime®.DESKTOPCLIENT ist zurzeit nur offline-fähig. Seite 41 bedatime®.IMPORT Bei dem Programm bedatime®.IMPORT handelt es sich um ein Kommandozeilenprogramm zum Import von Personalstammdaten in die bedatime®-Datenbank. Dabei können Daten aus einer CSVDatei, einer Microsoft SQL Server Datenbank oder aus dem Active-Directory importiert werden. Die zu importierenden Daten können anhand der zu importierenden Felder gefiltert werden. Zusätzlich stehen Templates, Nachschlagelisten und die Möglichkeit von Ersetzungen zur Verfügung. Weiterhin kann festgelegt werden, was mit nicht importierten Personalstammdaten zu geschehen hat. Über Kommandozeilenparameter erfolgen zum einen die Angabe der Datenbankverbindung und zum anderen die Verwaltung der Importdefinition als auch die Templateverwaltung. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit Kommandozeilenvariablen zu definieren, auf die dann während des Datenimportes zurückgegriffen werden kann. bedatime®.EXPORT Bei dem Programm bedatime®.EXPORT handelt es sich um ein Kommandozeilenprogramm zum Export von Terminalbuchungen in eine Datei. Dabei kann das Ausgabeformat direkt durch einen SQLBefehl festgelegt werden. Über Kommandozeilenparameter erfolgen zum einen die Angabe der Datenbankverbindung und zum anderen die Verwaltung der Exportdefinition. Seite 42 bedatime®.REPORT bedatime®.REPORT ist ein Modul zum Darstellen kundenspezifischer Berichte. Die Berichte können im Modul bedatime®.REPORT erstellt und geöffnet werden. Ebenso können die Berichte in die Module bedatime®.ZEIT, bedatime®.AUFTRAG und bedatime®.ZUTRITT integriert werden. Im Nachfolgenden finden Sie ein Beispiel für kundenspezifische Berichte. BEM Statistik Das Programm ermöglicht eine Einschränkung der Auswertung nach folgenden Kriterien: Abbildung 33 – BEM-Statistik Filter Über das Programm BEMStatistikManager werden die Stundenarten festgelegt. Seite 43 Abbildung 34 - BEM Statistik Manager Das Programm erstellt eine Statistik der Krankheitstage von Mitarbeitern im gewählten Zeitraum. Dabei erscheinen nur Mitarbeiter, welche die angegebene Mindestanzahl an Krankheitstagen überschreiten. Die Kranktage werden aus dem Personalkalender ermittelt, eine Verrechnung der Tage ist nicht erforderlich. Zusätzlich zu den einzelnen Tagen werden auch die durchgehenden Erkrankungen gezählt, das heißt zusammenhängende Blöcke von Krankheitstagen. Ein Tag ohne eine Krankheits-Stundenart im Kalender unterbricht eine durchgehende Erkrankung, auch wenn der Tag ein Feiertag oder Wochenende ist. Die verwendeten Stundenarten sind frei definierbar und werden in einer Konfigurationsdatei abgelegt. Es können beliebig viele Stundenarten hinterlegt werden. Pro Mitarbeiter wird die Gesamtsumme der Tage mit den hinterlegten Stundenarten ermittelt, eine Aufschlüsselung auf die einzelnen Stundenarten erfolgt nicht. Seite 44 Abbildung 35 - BEM Statistik Seite 45 Seite 46
