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Editorial Über 8.500* Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der Sage HR Solutions AG. Digitale Personalakte. *von 50-50.000 Mitarbeitern Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und heilloses Dokumentenchaos: die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen. Ihr Nutzen: Kostenersparnis: Kopien zur Weitergabe werden seltener; gelagerte Papierakten werden minimiert; weniger Zeitaufwand zum Suchen = weniger Kosten Transparenz: zentrale Ablage der vollständigen Akte zum kontrollierten Zugriff Integration: Arbeiten im gewohnten Umfeld; automatische Integration von Abrechnungsdokumentation und Schriftverkehr aus Sage HR Gesteigerte Servicequalität: schnellere Reaktionszeiten und Auskunftsfähigkeit; wichtige Informationen stehen an mehreren Stellen zur Verfügung Zeitgewinn: schnelle Ablage neuer Dokumente; beschleunigter Zugriff auf bestehende Dokumente mit der Aktenansicht Datenschutz: Kontrolle der Aktenzugriffe über das Sicherheitsmodell von Sage HR; Datensicherungen; Vermeidung von „Schattenakten“ Sage HR Solutions AG Karl-Heine-Straße 109–111 04229 Leipzig Telefon: 0341 48 44 0-0 Fax: 0341 48 44 0-22 E-Mail: [email protected] Internet: www.sage.de/hr Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand: August 2012 Sage HR digitale Personalakte Dokumentenarchivierung So gut wie alle Vorgänge und Prozesse in der Personalabteilung basieren auf Dokumenten jeglicher Art. Zumeist werden diese Dokumente jedoch unabhängig archiviert und verwaltet. Dieser Thematik hat sich Sage angenommen und liefert mit der digitalen Personalakte auf Basis von Sage DMS die Lösung für effizientes Personalmanagement. Zusätzlich zur elektronischen Ausführung einer Bewerbung, Bescheinigung, Korrespondenz, usw. innerhalb der Personalwirtschaft, erfolgt zumeist noch die Anlage und Pflege einer Papierakte und damit die Ablage in einen bereits vorhandenen Ordner. Diese doppelte Verwaltung von Vorgängen kostet Geld und Zeit. Viele Personaldokumente, von Verträgen über Lohnscheinen bis hin zu AU-Bescheinigungen, werden an einer zentralen Stelle digital archiviert und stehen dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend – für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit. Immer mehr Unternehmen möchten ihre Personaldokumente enger und möglichst digital an ihre HR-Lösung binden, um aufwendige Recherchen nach Dokumenten und Akten zu vermeiden. Ziel ist es, sich und andere möglichst schnell über den Status eines Arbeitnehmers zu informieren. So reduziert das Unternehmen nicht nur die administrativen Personalkosten, sondern auch den Einsatz an Papier und Druckmaterial - und trägt damit aktiv zu einer Entlastung der Umwelt bei. Editorial Über 8.500* Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der Sage HR Solutions AG. Digitale Personalakte. *von 50-50.000 Mitarbeitern Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und heilloses Dokumentenchaos: die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen. Ihr Nutzen: Kostenersparnis: Kopien zur Weitergabe werden seltener; gelagerte Papierakten werden minimiert; weniger Zeitaufwand zum Suchen = weniger Kosten Transparenz: zentrale Ablage der vollständigen Akte zum kontrollierten Zugriff Integration: Arbeiten im gewohnten Umfeld; automatische Integration von Abrechnungsdokumentation und Schriftverkehr aus Sage HR Gesteigerte Servicequalität: schnellere Reaktionszeiten und Auskunftsfähigkeit; wichtige Informationen stehen an mehreren Stellen zur Verfügung Zeitgewinn: schnelle Ablage neuer Dokumente; beschleunigter Zugriff auf bestehende Dokumente mit der Aktenansicht Datenschutz: Kontrolle der Aktenzugriffe über das Sicherheitsmodell von Sage HR; Datensicherungen; Vermeidung von „Schattenakten“ Sage HR Solutions AG Karl-Heine-Straße 109–111 04229 Leipzig Telefon: 0341 48 44 0-0 Fax: 0341 48 44 0-22 E-Mail: [email protected] Internet: www.sage.de/hr Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand: August 2012 Sage HR digitale Personalakte Dokumentenarchivierung So gut wie alle Vorgänge und Prozesse in der Personalabteilung basieren auf Dokumenten jeglicher Art. Zumeist werden diese Dokumente jedoch unabhängig archiviert und verwaltet. Dieser Thematik hat sich Sage angenommen und liefert mit der digitalen Personalakte auf Basis von Sage DMS die Lösung für effizientes Personalmanagement. Zusätzlich zur elektronischen Ausführung einer Bewerbung, Bescheinigung, Korrespondenz, usw. innerhalb der Personalwirtschaft, erfolgt zumeist noch die Anlage und Pflege einer Papierakte und damit die Ablage in einen bereits vorhandenen Ordner. Diese doppelte Verwaltung von Vorgängen kostet Geld und Zeit. Viele Personaldokumente, von Verträgen über Lohnscheinen bis hin zu AU-Bescheinigungen, werden an einer zentralen Stelle digital archiviert und stehen dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend – für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit. Immer mehr Unternehmen möchten ihre Personaldokumente enger und möglichst digital an ihre HR-Lösung binden, um aufwendige Recherchen nach Dokumenten und Akten zu vermeiden. Ziel ist es, sich und andere möglichst schnell über den Status eines Arbeitnehmers zu informieren. So reduziert das Unternehmen nicht nur die administrativen Personalkosten, sondern auch den Einsatz an Papier und Druckmaterial - und trägt damit aktiv zu einer Entlastung der Umwelt bei. Editorial Über 8.500* Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der Sage HR Solutions AG. Digitale Personalakte. *von 50-50.000 Mitarbeitern Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und heilloses Dokumentenchaos: die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen. Ihr Nutzen: Kostenersparnis: Kopien zur Weitergabe werden seltener; gelagerte Papierakten werden minimiert; weniger Zeitaufwand zum Suchen = weniger Kosten Transparenz: zentrale Ablage der vollständigen Akte zum kontrollierten Zugriff Integration: Arbeiten im gewohnten Umfeld; automatische Integration von Abrechnungsdokumentation und Schriftverkehr aus Sage HR Gesteigerte Servicequalität: schnellere Reaktionszeiten und Auskunftsfähigkeit; wichtige Informationen stehen an mehreren Stellen zur Verfügung Zeitgewinn: schnelle Ablage neuer Dokumente; beschleunigter Zugriff auf bestehende Dokumente mit der Aktenansicht Datenschutz: Kontrolle der Aktenzugriffe über das Sicherheitsmodell von Sage HR; Datensicherungen; Vermeidung von „Schattenakten“ Sage HR Solutions AG Karl-Heine-Straße 109–111 04229 Leipzig Telefon: 0341 48 44 0-0 Fax: 0341 48 44 0-22 E-Mail: [email protected] Internet: www.sage.de/hr Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand: August 2012 Sage HR digitale Personalakte Dokumentenarchivierung So gut wie alle Vorgänge und Prozesse in der Personalabteilung basieren auf Dokumenten jeglicher Art. Zumeist werden diese Dokumente jedoch unabhängig archiviert und verwaltet. Dieser Thematik hat sich Sage angenommen und liefert mit der digitalen Personalakte auf Basis von Sage DMS die Lösung für effizientes Personalmanagement. Zusätzlich zur elektronischen Ausführung einer Bewerbung, Bescheinigung, Korrespondenz, usw. innerhalb der Personalwirtschaft, erfolgt zumeist noch die Anlage und Pflege einer Papierakte und damit die Ablage in einen bereits vorhandenen Ordner. Diese doppelte Verwaltung von Vorgängen kostet Geld und Zeit. Viele Personaldokumente, von Verträgen über Lohnscheinen bis hin zu AU-Bescheinigungen, werden an einer zentralen Stelle digital archiviert und stehen dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend – für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit. Immer mehr Unternehmen möchten ihre Personaldokumente enger und möglichst digital an ihre HR-Lösung binden, um aufwendige Recherchen nach Dokumenten und Akten zu vermeiden. Ziel ist es, sich und andere möglichst schnell über den Status eines Arbeitnehmers zu informieren. So reduziert das Unternehmen nicht nur die administrativen Personalkosten, sondern auch den Einsatz an Papier und Druckmaterial - und trägt damit aktiv zu einer Entlastung der Umwelt bei. Prozess Leistungsmerkmale Bewerbung und Eintritt des Mitarbeiters Administration des Mitarbeiters 1. Ablage Mitarbeiter Stammdaten und Vertragsdokumente Hinzufügen von extern erzeugten Dokumenten z.B. Vorvertragsdaten (Bewerbung, Lebenslauf), Personal- und Vertragsdaten (Arbeitsvertrag) Recherche und Bereitstellung von vertragsrelevanten Dokumenten für Mitarbeiter / Führungskräfte / Geschäftsführung Definierte Vorgabe einer Aktenordnerstruktur zur dauerhaften, strukturieren Ablage von Dokumenten Permanente Verfügbarkeit aller historischen Dokumente zu einem Mitarbeiter Einfache Zuordnung von außerhalb des Systems erzeugten Dokumenten (z.B. gescannte Bewerbungsunterlagen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) Komfortable Vorschaufunktion mit Look’n Feel einer Papierakte inkl. Blätterfunktion Größere Transparenz für Personalabteilung und Fachabteilungen auf Grund der vollständigen Historie an Dokumenten 2. Administration abrechnungsrelevanter Dokumente Automatische Übernahme von internen Dokumenten (z.B. Lohnscheine) Automatische Zuordnung von im Sage HR-System erzeugten (internen) Dokumenten zur Personalakte (z.B. Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen) Vollautomatische Archivierung der arbeitnehmerbezogenen Abrechnungsdokumentation, bspw. Bescheinigungen, Korrespondenz Entfall des Ausdrucks und der Ablage von im Sage HR-System oder der Personalabrechnung erzeugten Dokumenten Generelle Merkmale Entwicklung des Mitarbeiters Recherche und Bereitstellung der im HRSystem erzeugten Dokumente für Mitarbeiter / Führungskräfte / Geschäftsführung 3. Administration personalrelevanter Dokumente Hinzufügen von extern erzeugten Dokumenten (z.B. Zeugnisse, Zertifikate) Höhere Sicherheit durch vollständige Verfügbarkeit aller Dokumente an einer zentralen Stelle Einfache Zuordnung von außerhalb des Systems erzeugten Dokumenten (z.B. Zeugnisse/Zertifikate) Höhere Datensicherheit, da z.B. Risiko einer Aktenvernichtung oder Verlust entfällt Standortunabhängige Ablage, Zuordnung und Verfügbarkeit aller Personaldokumente Zeitgewinn für Personalabteilung bei Recherche und Bereitstellung von gewünschten Dokumenten für Mitarbeiter, Fachabteilung und externe Stellen (Behörden, Kassen etc.) Recherche und Bereitstellung von aus externen Quellen hinzugefügten Dokumenten für Mitarbeiter / Führungskräfte / Geschäftsführung Größere Transparenz für Personalabteilung und Fachabteilungen auf Grund der vollständigen Historie an Dokumenten Einfaches Suchprinzip innerhalb der digitalen Personalakte eines Mitarbeiters Steigerung der Servicequalität der Personalabteilung als Dienstleister von Mitarbeitern, Fachabteilungen und Geschäftsleitung • Strukturierte Ablage innerhalb einer mitgelieferten Aktenstruktur • Ad hoc-Ablage von Berichten und Serienbriefen aus Sage HR • Übersichtliche Ablage von Dokumenten in rund 50 vorkonfigurierten Kategorien • Monatswechsel-Ablage von Berichten aus Sage HR Payroll / Personalabrechnung • Automatische Aktenanlage und Bildung eines Aktendeckels mit den Personalstammdaten aus Sage HR • Komfortables Betrachten der digitalen Personalakten mit der Aktenansicht direkt aus Sage HR • Möglichkeit der umfangreichen Vergabe von Dokumenteigenschaften (Attribuierung) • Integrierte Berücksichtigung der Abteilungsrechte aus Sage HR beim Betrachten der digitalen Personalakten • Ablage von externen Dokumenten in unterschiedlichen Formaten: PDF, Office-Dokumente (Word, Excel), Outlook E-Mails, Bilder und Grafiken (PNG, BMP, JPG, …) • Verschlüsselung des gesamten Archivs inklusive der Nutzfiles möglich • Freie Attribuierung von externen Dokumenten • Automatische Verschlagwortung der abgelegten Dokumente zur späteren komfortablen Recherche • Automatische Ablage von Berichten und Serienbriefen aus Sage HR (z.B. Lohnschein, Lohnkonto, …) Technische Merkmale • Integrierte Kombinationslösung aus Sage HR und Sage DMS (basiert auf d.3 der Firma d.velop) • Externe Dokumente werden direkt in die digitale Personalakte übergeben. • Die Aktenansicht und alle Komponenten der digitalen Personalakte zum Zugriff auf Sage DMS werden mit dem Workstation-Setup mitgeliefert • Die Bildung eines Aktendeckels wird ereignisgesteuert auf Basis der Personal-Stammdaten generiert und mit der digitalen Personalakte synchronisiert • Sage DMS als Grundlage der digitalen Personalakte wird als separates Server-Setup bereitgestellt und muss auf einem separaten Server installiert werden • Sage DMS legt Dokumente und deren Bestandteile an zwei Stellen ab: in einer SQL Datenbank (Microsoft SQL Server) und im Dateisystem • Die Übergabe erfolgt für Dokumente aus den Hauptmodulen Sage HR Payroll und Sage HR Personnel Management mithilfe eines Übergabeverzeichnisses und blockieren auf diese Weise nie deren Arbeitsfähigkeit • Die Weiterverarbeitung der der Berichte und Serienbriefe aus Sage HR erfolgt dank DataMatrix nach deren Ablage automatisch durch Sage DMS Prozess Leistungsmerkmale Bewerbung und Eintritt des Mitarbeiters Administration des Mitarbeiters 1. Ablage Mitarbeiter Stammdaten und Vertragsdokumente Hinzufügen von extern erzeugten Dokumenten z.B. Vorvertragsdaten (Bewerbung, Lebenslauf), Personal- und Vertragsdaten (Arbeitsvertrag) Recherche und Bereitstellung von vertragsrelevanten Dokumenten für Mitarbeiter / Führungskräfte / Geschäftsführung Definierte Vorgabe einer Aktenordnerstruktur zur dauerhaften, strukturieren Ablage von Dokumenten Permanente Verfügbarkeit aller historischen Dokumente zu einem Mitarbeiter Einfache Zuordnung von außerhalb des Systems erzeugten Dokumenten (z.B. gescannte Bewerbungsunterlagen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) Komfortable Vorschaufunktion mit Look’n Feel einer Papierakte inkl. Blätterfunktion Größere Transparenz für Personalabteilung und Fachabteilungen auf Grund der vollständigen Historie an Dokumenten 2. Administration abrechnungsrelevanter Dokumente Automatische Übernahme von internen Dokumenten (z.B. Lohnscheine) Automatische Zuordnung von im Sage HR-System erzeugten (internen) Dokumenten zur Personalakte (z.B. Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen) Vollautomatische Archivierung der arbeitnehmerbezogenen Abrechnungsdokumentation, bspw. Bescheinigungen, Korrespondenz Entfall des Ausdrucks und der Ablage von im Sage HR-System oder der Personalabrechnung erzeugten Dokumenten Generelle Merkmale Entwicklung des Mitarbeiters Recherche und Bereitstellung der im HRSystem erzeugten Dokumente für Mitarbeiter / Führungskräfte / Geschäftsführung 3. Administration personalrelevanter Dokumente Hinzufügen von extern erzeugten Dokumenten (z.B. Zeugnisse, Zertifikate) Höhere Sicherheit durch vollständige Verfügbarkeit aller Dokumente an einer zentralen Stelle Einfache Zuordnung von außerhalb des Systems erzeugten Dokumenten (z.B. Zeugnisse/Zertifikate) Höhere Datensicherheit, da z.B. Risiko einer Aktenvernichtung oder Verlust entfällt Standortunabhängige Ablage, Zuordnung und Verfügbarkeit aller Personaldokumente Zeitgewinn für Personalabteilung bei Recherche und Bereitstellung von gewünschten Dokumenten für Mitarbeiter, Fachabteilung und externe Stellen (Behörden, Kassen etc.) Recherche und Bereitstellung von aus externen Quellen hinzugefügten Dokumenten für Mitarbeiter / Führungskräfte / Geschäftsführung Größere Transparenz für Personalabteilung und Fachabteilungen auf Grund der vollständigen Historie an Dokumenten Einfaches Suchprinzip innerhalb der digitalen Personalakte eines Mitarbeiters Steigerung der Servicequalität der Personalabteilung als Dienstleister von Mitarbeitern, Fachabteilungen und Geschäftsleitung • Strukturierte Ablage innerhalb einer mitgelieferten Aktenstruktur • Ad hoc-Ablage von Berichten und Serienbriefen aus Sage HR • Übersichtliche Ablage von Dokumenten in rund 50 vorkonfigurierten Kategorien • Monatswechsel-Ablage von Berichten aus Sage HR Payroll / Personalabrechnung • Automatische Aktenanlage und Bildung eines Aktendeckels mit den Personalstammdaten aus Sage HR • Komfortables Betrachten der digitalen Personalakten mit der Aktenansicht direkt aus Sage HR • Möglichkeit der umfangreichen Vergabe von Dokumenteigenschaften (Attribuierung) • Integrierte Berücksichtigung der Abteilungsrechte aus Sage HR beim Betrachten der digitalen Personalakten • Ablage von externen Dokumenten in unterschiedlichen Formaten: PDF, Office-Dokumente (Word, Excel), Outlook E-Mails, Bilder und Grafiken (PNG, BMP, JPG, …) • Verschlüsselung des gesamten Archivs inklusive der Nutzfiles möglich • Freie Attribuierung von externen Dokumenten • Automatische Verschlagwortung der abgelegten Dokumente zur späteren komfortablen Recherche • Automatische Ablage von Berichten und Serienbriefen aus Sage HR (z.B. Lohnschein, Lohnkonto, …) Technische Merkmale • Integrierte Kombinationslösung aus Sage HR und Sage DMS (basiert auf d.3 der Firma d.velop) • Externe Dokumente werden direkt in die digitale Personalakte übergeben. • Die Aktenansicht und alle Komponenten der digitalen Personalakte zum Zugriff auf Sage DMS werden mit dem Workstation-Setup mitgeliefert • Die Bildung eines Aktendeckels wird ereignisgesteuert auf Basis der Personal-Stammdaten generiert und mit der digitalen Personalakte synchronisiert • Sage DMS als Grundlage der digitalen Personalakte wird als separates Server-Setup bereitgestellt und muss auf einem separaten Server installiert werden • Sage DMS legt Dokumente und deren Bestandteile an zwei Stellen ab: in einer SQL Datenbank (Microsoft SQL Server) und im Dateisystem • Die Übergabe erfolgt für Dokumente aus den Hauptmodulen Sage HR Payroll und Sage HR Personnel Management mithilfe eines Übergabeverzeichnisses und blockieren auf diese Weise nie deren Arbeitsfähigkeit • Die Weiterverarbeitung der der Berichte und Serienbriefe aus Sage HR erfolgt dank DataMatrix nach deren Ablage automatisch durch Sage DMS Editorial Über 8.500* Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der Sage HR Solutions AG. Digitale Personalakte. *von 50-50.000 Mitarbeitern Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und heilloses Dokumentenchaos: die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen. Ihr Nutzen: Kostenersparnis: Kopien zur Weitergabe werden seltener; gelagerte Papierakten werden minimiert; weniger Zeitaufwand zum Suchen = weniger Kosten Transparenz: zentrale Ablage der vollständigen Akte zum kontrollierten Zugriff Integration: Arbeiten im gewohnten Umfeld; automatische Integration von Abrechnungsdokumentation und Schriftverkehr aus Sage HR Gesteigerte Servicequalität: schnellere Reaktionszeiten und Auskunftsfähigkeit; wichtige Informationen stehen an mehreren Stellen zur Verfügung Zeitgewinn: schnelle Ablage neuer Dokumente; beschleunigter Zugriff auf bestehende Dokumente mit der Aktenansicht Datenschutz: Kontrolle der Aktenzugriffe über das Sicherheitsmodell von Sage HR; Datensicherungen; Vermeidung von „Schattenakten“ Sage HR Solutions AG Karl-Heine-Straße 109–111 04229 Leipzig Telefon: 0341 48 44 0-0 Fax: 0341 48 44 0-22 E-Mail: [email protected] Internet: www.sage.de/hr Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand: August 2012 Sage HR digitale Personalakte Dokumentenarchivierung So gut wie alle Vorgänge und Prozesse in der Personalabteilung basieren auf Dokumenten jeglicher Art. Zumeist werden diese Dokumente jedoch unabhängig archiviert und verwaltet. Dieser Thematik hat sich Sage angenommen und liefert mit der digitalen Personalakte auf Basis von Sage DMS die Lösung für effizientes Personalmanagement. Zusätzlich zur elektronischen Ausführung einer Bewerbung, Bescheinigung, Korrespondenz, usw. innerhalb der Personalwirtschaft, erfolgt zumeist noch die Anlage und Pflege einer Papierakte und damit die Ablage in einen bereits vorhandenen Ordner. Diese doppelte Verwaltung von Vorgängen kostet Geld und Zeit. Viele Personaldokumente, von Verträgen über Lohnscheinen bis hin zu AU-Bescheinigungen, werden an einer zentralen Stelle digital archiviert und stehen dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend – für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit. Immer mehr Unternehmen möchten ihre Personaldokumente enger und möglichst digital an ihre HR-Lösung binden, um aufwendige Recherchen nach Dokumenten und Akten zu vermeiden. Ziel ist es, sich und andere möglichst schnell über den Status eines Arbeitnehmers zu informieren. So reduziert das Unternehmen nicht nur die administrativen Personalkosten, sondern auch den Einsatz an Papier und Druckmaterial - und trägt damit aktiv zu einer Entlastung der Umwelt bei.
