Xerox 2009

Xerox 2009
Office Lösungskatalog
Juli 2009
©2009 Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. XEROX®, Xerox Alliance Partners™, und die identifizierenden Produktnamen und Produktnummern sind Warenzeichen der XEROX CORPORATION. Alle anderen Marken und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Produktdarstellungen, Herstellungsstatus und Spezifikationen unterliegen unangekündigten Änderungen. 01/09
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Why Xerox
Xerox hat eine Produktpalette für optimale Modularität entwickelt. Mit diesem Hauptvorteil einer umfassenden Produktfamilie schützen wir Ihre Investition in digitale
Drucktechnologie.
Wir legen Wert darauf, dass unsere Produkte Ihren individuellen Anforderungen entsprechen. So zahlen Sie nicht für Funktionalität und Kapazität, die Sie nicht brauchen.
Sie können klein anfangen, und wenn Ihre Anforderungen wachsen, wachsen unsere
modularen Lösungen beliebig mit.
Hunderttausende von Kunden weltweit verbinden Xerox mit herausragenden Produkten. Xerox bietet sich nicht nur aufgrund der von uns entwickelten marktführenden
Technologien als Partner für Ihr Unternehmen an - für Xerox spricht vor allem unser
umfassender Kundensupport.
Die ständig wachsende Palette von Xerox-Lösungen wird unterstützt von unserem globalen Netzwerk von Xerox-Technikern sowie unseren professionellen SupportRessourcen. Beratung, Evaluierung von Dokumentprozessen, Anwendungsentwicklung,
Schulung, Outsourcing und andere Dienstleistungen stehen kleineren Firmen und globalen Unternehmen gleichermaßen zur Verfügung.
Der Office Lösungskatalog 2009 beinhaltet alle zur Zeit in Deutschland angebotenen
Lösungen unserer Xerox Alliance Partner und der Xerox GmbH.
Die Lösungsbeschreibungen stammen von den Herstellern der jeweiligen Anwendung.
Für weiterführende Informationen zu den einzelnen Office-Lösungen wenden Sie sich
bitte an Ihren Xerox Vertriebspartner oder an die angegebene Kontaktadresse.
Broschüren, Fallstudien etc. zu jeder Lösung finden Sie unter:
http://www.office.xerox.com/software-solutions/dede.html
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Inhaltsverzeichnis
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Kosten– und Zugriffskontrolle
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Geräte-Management
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DocuWare® CONNECT to Xerox ······································································································································ 30
docuBOX··················································································································································································· 32
Open Bee™ Scan Portal ························································································································································ 33
Xerox DocuShare ™ ······························································································································································· 34
Xerox DocuShare ™ CPX······················································································································································· 36
Output-Management
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Xerox CentreWare ™ Web ··················································································································································· 26
Dokumentenverwaltung und -archivierung
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AKI PrinTaurus®·······································································································································································8
Equitrac Office®···································································································································································· 10
Pcounter Europe····································································································································································· 12
Ringdale FollowMe® ···························································································································································· 14
Schomäcker X-print ······························································································································································· 16
Xerox Page Accountant®···················································································································································· 18
Xerox Secure Access Unified ID System™······················································································································· 20
Y Soft SafeQ············································································································································································ 22
Atlas Software PrintShop Mail··········································································································································· 40
Deutsch Technologies DirecType® ·································································································································· 41
Maping Fastbind···································································································································································· 42
PlanetPress® Suite································································································································································ 44
Stethos Enhanced Laser Printing ······································································································································ 46
Scannen, verteilen und faxen
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Captaris® RightFax® ·························································································································································· 50
EFI SendMe® ········································································································································································· 52
iXware ······················································································································································································· 54
NSi AutoStore Express·························································································································································· 56
NSi AutoStore Workflow······················································································································································ 58
Tobit Software David®zehn! ············································································································································· 60
X-Solutions ScanFlowStore™··············································································································································· 61
Xerox Scan to PC Desktop™ ················································································································································ 62
Xerox SMARTsend™ ····························································································································································· 64
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Kosten– und Zugriffskontrolle
Kostenkontroll-Lösungen helfen den Kunden die Druckkosten
zu managen. Zum einem durch Zuordnung der Kosten auf eine
bestimmte Abteilung oder Person, oder durch Beschränkung
der Nutzungsmöglichkeiten für jeden Einzelnen. Im Bereich der
Kostenzuordnung sind diese Lösungen optimal für professionelle Serviceunternehmen wie Anwaltskanzleien oder Finanzberater. Sie sind außerdem auf den Bildungssektor ausgerichtet, in
dem Abteilungen, Schüler und Studenten für ihre Druckkosten
selbst verantwortlich sind.
Die Möglichkeit, den Gerätegebrauch für jede einzelne Person
einzuschränken kann für alle Unternehmen hilfreich sein. Zum
Beispiel bekommt eine Person im Monat 100 Farbseiten
zugewiesen. Oder Regeln werden eingeführt, nach denen große
Farbaufträge automatisch auf größere zentral stehende Geräte mit einer höheren Kosteneffizienz beim Drucken umgeleitet
werden, anstatt auf das Desktop-Gerät im Bereich des Benutzers.
Xerox GmbH | 06/2009
Wenn Sie in Kostenkontrolle interessiert sind, dann verpassen
Sie nicht die Lösungen, die bereits in Xerox Geräten eingebaut sind.
• Auditron — Zugriffskontrolle und Protokollierung von Kopier-, Druck-, Fax- und Scann-Aktivitäten
• Xerox Standard Accounting — eine kostenlose Option, die
Kopien, Drucke, Scanns und Faxe verfolgt
Zugriffskontroll-Lösungen helfen dem Kunden kritische
Informationen durch die Gewährleistung, dass nur
autorisierten Personen Zugriff auf das Gerät haben zu
schützen. Diese Lösungen identifizieren dem Benutzer am
Gerät und unterstützen die wichtige Autorisierung um zu
arbeiten. Außerdem können Sie darüber sehen, wer das Gerät benutzt hat und welche Funktionen oder Features dabei
genutzt wurden. Dies sind die idealen Lösungen für die meisten Unternehmen in der heutigen sicherheitsbetonten Welt.
Kosten- und Zugriffskontrolle
Systemvoraussetzungen
®
PrinTaurus Commander:
AKI PrinTaurus
Unkompliziert, unabhängig und zukunftssicher: PrinTaurus – für
jeden Bedarf im Druckmanagement. Administrieren und überwachen Sie Drucker und Multifunktionsgeräte von einem zentralen Punkt aus. Ermitteln Sie anfallende Kosten Ihrer Druckumgebung. Automatisieren Sie den Druck im SAP®-Umfeld und sichern Sie Druckdateien vor fremdem Zugriff.
Hauptfunktionen
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Anwenderfreundlicher Single-Point-of-Control für das
gesamte Druckgeschehen
Unabhängig von Betriebssystem und Druckerherstellern
Inventarisierung des Bestands und der Eigenschaften aller
Drucker
Dynamische Nachbearbeitung von Druckjobs: Filterprogramme, Konverter und Barcodes
Kostenanalyse und Generierung von Reports
Ausfall- und Sicherungskonzepte für einzelne Drucker und
komplette Druckserver
Systeme der Zugriffssicherheit für Druckdateien
PrinTaurus ist geprüft und zertifiziert von Microsoft® und
SAP®
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Es werden nach wie vor Unmengen an Dokumenten gedruckt: In
jeder Branche, in jedem Unternehmen. Meist klappt es irgendwie, oft aber ungeachtet der Kosten, Sicherheit und des administrativen Aufwands.
Herausforderung
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Heterogene, über Jahre gewachsene Druckumgebungen
sollen für den Techniker einfach zu verwalten sein..
Vertrauliche, hoch sensible Druckdaten müssen sicher über
das Netzwerk gehen und dürfen nicht vergessen und öffentlich im Druckerschacht herumliegen.
Für SAP®-Anwender sind zuverlässige Rückmeldungen über
den Druckstatus keine Selbstverständlichkeit.
SAP®-Administratoren wünschen sich zusätzliche Prüfmechanismen für die Ausgabegeräte in SAP.
Barcodes und Formulare müssen auch in kommenden Jahren ohne Mehraufwand und zusätzliche Hardwarekosten
druckbar sein.
Geschäftsführer wollen endlich fassbare Fakten über die
Druckkosten, die wirklich im Unternehmen anfallen.
Druckadministratoren müssen bei jedem Treiberupdate
oder der Standortänderung immer wieder aktiv Hand anlegen, um die Druckerdaten zu aktualisieren.
Was passiert, wenn morgen der Druckserver in der Zentrale
ausfällt?
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Hardware:
• eine schnelle Grafikkarte (PCI oder AGP)
• CD-ROM-Laufwerk
• 100 MB Speicherplatz auf der Festplatte
• Maus oder kompatibles Zeigegerät
• Pentium, min. 133 MHz, 64 MB Hauptspeicher
Software:
Windows Operation System
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PrinTaurus Economist:
Hardware:
Pentium III Prozessor
20 MB freien Festplattenplatz
256 MB verfügbaren Hauptspeicher
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Software:
• Windows Operating System
• ODBC Connector für Windows
• MDAC ab Version 2.8
• Microsoft .NET Framework Version 1.1
• Microsoft SQL-Datenbanksystem
Xerox-Lösung
Mit der Software-Lösung PrinTaurus senken Sie den Aufwand
für Administration, Helpdesk und Materialwirtschaft. Den ROI
messen Sie bereits nach wenigen Monaten – garantiert.
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Modulare Softwarelösung + solide Beratung = rentable,
pflegeleichte Druckumgebung
Kostenkontrolle und Kostenoptimierung
Automatische Erfassung aller Netzwerkdrucker und Erkennung von Änderungen an Hardware und Standort
Proaktive Überwachung der Drucker inklusive zuverlässiger Ausfallkonzepte
Sicherheit durch Verschlüsselung und Druckausgabe nach
persönlicher Authentifizierung
Umleiten, Sichern und seitengenaues Nachdrucken von
Druckdateien mit einem Klick
Automatisierte Bestellung des Verbrauchmaterials und
präventive Wartung der Drucker
Was spricht für Xerox?
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Solide, leicht zu bedienende Drucker
Sauber implementierte Schnittstellen
Vertrauensvolle und faire Partner-/Kundenunterstützung
Schnelle Reaktionszeit und Lösungsfindung
Freundlicher und unbürokratischer Service: Jederzeit
Kontakt:
Aki GmbH
Berliner Platz 9
D-97080 Würzburg
Tel.: +49 (0) 931 32155-0
E-Mail: [email protected]
Web: www.aki-gmbh.de
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Kosten- und Zugriffskontrolle
Systemvoraussetzungen
Equitrac Office®
Equitrac Office ist eine moderne Outputüberwachung und Dokumenten-Kostenkontroll-Lösung, die Unternehmen in die Lage
versetzt, Druckausgaben zu minimieren, die Effizient des OfficeEquipments zu maximieren, Abfall zu reduzieren, DokumentenVertraulichkeit sicherzustellen und das Endergebnis zu steigern.
Hauptfunktionen
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Überwachen wie und durch wen Drucker und Kopierer genutzt werden
Analysieren welche Geräte über– oder unterbeansprucht
werden und Spitzenzeiten erkennen
Zuordnen von Kosten nach Abteilung, Kostenstelle, Projekte
oder Klient
Kontrollieren, wer bestimmte Geräte verwenden darf und
wie viele sie diese benutzen dürfen
Integrieren Sie unauffällig in Ihre IT-Infrastruktur, Funktioniert mit all Ihren netzwerkfähigen Druckern, Kopierern und
Multifunktionsgeräten
Skalieren von einer kleinen, Reinplatz-Umgebung bis hin zu
Unternehmen mit mehreren Standorten und tausenden von
Geräten und Benutzern
Herauszufinden, wie viel Ihre Organisation für Drucken und Kopieren ausgibt, ist Grundvoraussetzung, um die Kosten zum Betrieb Ihres Unternehmens zu managen und den Return-onInvestment (ROI) zu steigern. Gleichzeitig müssen Sie ihre Produktivität halten und die beste Wertschöpfung erzielen.
Herausforderung
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Verschwendung von Zeit, Geld und Ressourcen durch ineffizientes Drucken und Kopieren
Höhere Geräte-Ausgaben durch ineffiziente Nutzung von
vorhandenen Equipment und zu viel Neuanschaffungen
Ineffiziente Nutzung von Farbe für Aufträge, bei denen
Farbe nicht geschäftsrelevant ist
Ungenaue Kostenverteilung durch unbekannte Verteilung
der Auslastung des Equipments durch unterschiedliche Abteilungen oder Kostenstellen
Sicherheitspannen durch vertrauliche oder sensible Informationen, die nicht abgeholt im Büro herumliegen
Produktivitätsverlust durch die Verwendung von Kostenkontrollsystemen, die schwierig zu bedienen oder zu implementieren und zu Warten sind
Ausbluten der IT-Support-Ressourcen durch übermäßig
viele druckerbezogenen Support-Calls
Übermäßige Abnutzung natürlicher Ressourcen wegen
schlecht gemanagtem Druck– und Kopier-Output
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Windows Server™ 2003 certified
Citrix® und Windows® Terminal Services compatible
Support für Windows®, NetWare™, UNIX® und Linux®
Print Servers
Support für Macintosh® Workstations
Microsoft® SQL Server und Oracle® Database support
Windows Server™ 2003 und 2000 Cluster support
Xerox-Lösung
Equitrac Office verwendet einfache aber wirkungsvolle Werkzeuge, um Ihnen zu helfen, die Kontrolle über Ihre Druck- und Kopiererumgebung zu erlangen und ihre Drucker- und Kopierflotte
bestmöglich zu nutzen, um Ihre Büro-Produktivität zu erhalten.
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Steigerung der Kostentransparenz durch genaues Belasten von Dokumenten an Abteilungen oder Kostenstellen
Zugangskontrolle, um Abfall zu reduzieren, durch festlegen,
wer Drucken oder Kopieren kann sowie an welchen Geräten
und wie viel
Sicherheit und Vertraulichkeit erhalten, indem Benutzer
aufgefordert werden, ihre Druckaufträge direkt am Gerät
durch Ihre PIN auszulösen
Steigerung der Mitarbeiter-Produktivität, durch Ermöglichung des Ausdrucks an dem Ort, wo sie benötigt werden
und durch Umgehen von Geräte, welche außer Betrieb sind
Gewinnen Sie neue Einblicke in die Druckvorgänge durch
detaillierte Berichte pro Benutzer, Abteilung, Zuweisungscode oder Gerät
Beschleunigen Sie den ROI durch eine zentralisierte Geräte-Verwaltung, um IT-Ressourcen zu optimieren, Service
Levels zu steigern und die Nachfragen an den Help Desk zu
reduzieren.
Schützen Sie die Umwelt durch Reduzierung des
Verbrauchs der natürlichen Ressourcen
Was spricht für Xerox?
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Einfacherer Einkaufs-Prozess als der Wettbewerb, weil Ihr
Xerox-Ansprechpartner sich sowohl um Ihre Hardware wie
auch um Ihre Software-Wünsche kümmern wird.
Schnellere Problemlösung mit nur einer Kontaktstelle für
Hardware- und/oder Software-Support - im Gegensatz zu
Wettbewerbs-Angeboten, die unterschiedliche Kontakte für
Hard- und Software haben
Kontakt:
IT-SCom GmbH
Bräukerweg 23-25
D-58708 Menden
Tel.: +49 (0) 23 73 17 69 91 1
E-Mail: [email protected]
Web: www.it-scom.com
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Kosten- und Zugriffskontrolle
Systemvoraussetzungen
Windows oder Novell Netware Server
Pcounter Europe
Pcounter bietet umfassende Möglichkeiten zur Überwachung,
Bezahlung, Abrechnung, Kostenstellenzuordnung und Analyse
von Dokumentenkosten. Egal ob vom Netzwerkdrucker, lokaler
Drucker oder Multifunktionskopiergerät, alle Seiten werden erfasst.
Hauptfunktionen
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Überwachung der Druck- und Kopieraktivitäten aller Netzwerk-Nutzer - Keine Nutzereinstellungen erforderlich.
Abrechnung von Seitenanzahlen/Kosten nach Nutzer, Ausgabegerät, Arbeitsplatz, Mandant, Kostenstelle, Gruppe - für
alle Netzwerk- und lokale Drucker sowie Kopiergeräte.
Vermeidung von versehentlichen Ausdrucken - falsch formatierte Seiten, Mehrfachausdrucke, hohe Auflagen können gestoppt werden.
Regelbasiertes Drucken - abhängig von Kosten, Größe, Inhalt und/oder Typ des Dokuments kann der Druckjob verschoben, umgelenkt oder gelöscht werden.
Serverplattform - Windows oder Novell, Windows und
NON-Windows Clients, inkl. MAC und Linux.
Sichere Druckfreigabe - und Pull Printing
Kostenzuordnung auf Mandanten, Klienten und Projekte
zur Weiterberechnung
Budgetmanagement - Limitierung der Kosten, PrepaidAnwendung, ideal im Schul-/Hochschulumfeld
Budget-Aufladung - automatisiert mit Noten/MünzAufladern, WebCashier und Internet-/PayPal-Systemen.
Integrierte Jobticket Funktionalität mit einfach definierbaren Banner-Templates
Unternehmen und Verwaltungen sind gut beraten, ihre Druckund Kopierkosten, aber auch die Transparenz und Sicherheit im
Dokumenten Output genau zu untersuchen und zu optimieren.
Pcounter unterstützt Sie dabei auf vielfältige Art und Weise.
Herausforderung
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Unbeabsichtigte Ausdrucke und Papiermüll - mehrfach
ausgedruckte Seiten, schlechte Formatierungen, unangemessene Farb- und Gerätenutzung
Sicherheit - Papierausgabe vertraulicher Dokumente nur an
autorisierte Nutzer
Flexibilität und Komfort - komfortables Ausdrucken am
Gerät Ihrer Wahl (DocuAnyWhere)
Serverbasierte Abrechnung - zentrale Erfassung, Berichte,
Outputregeln, Kostenstellenmanagement, Nutzerverwaltung
Outputstrategie - regelbasiertes Drucken, Benachrichtigungen, Weiterberechnung, Projekt -Kalkulation/ Nachkalkulation
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Testversion
60 Tage Vollversion
www.pcounter-germany.com/download.html.
Xerox-Lösung
Pcounter bietet Xerox Kunden, die Auditron einsetzen, einzigartige Abrechnungsmöglichkeiten direkt in der Maschine in Form
von Softwareterminals. Alle Eingaben und Rückmeldungen erfolgen direkt am Xerox.Display - externe Terminals sind nicht notwendig.
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Kosten senken durch weniger Papiermüll und weniger
Verbrauchsmaterial.
Zusätzliche Sicherheit beim Dokumenten Output
Produktivitätssteigerung durch passende Geräteauswahl,
komfortable Bedienung bei geringster Einarbeitungszeit.
Kostentransparenz durch besser informierte Nutzer und
Controller
Kundenzufriedenheit durch bessere Abrechnungsmöglichkeiten auf Kunden, Projekte, Mandanten oder prepaid
Was spricht für Xerox?
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Integrierte Lösung für Druck, Kopie, Scan und Fax mit Auditron
Berichte und Analysen, detailliert und aussagekräftig
Geringe Investitionskosten
Service per Telefon-/E-Mail Hotline
Vor Ort Beratung, Installation und Support bei Bedarf
Bewährte, robuste skalierbare Technologie - erprobt im
täglichen Büroeinsatz
Bekannte Marke mit zehntausenden von Installationen
weltweit.
Kontakt:
Control Systems GmbH & Co. KG
Robert-Bosch-Straße 9
D-78048 Villingen-Schwenningen
Tel.: +49 (0) 77 21 99 77 60
E-Mail: [email protected]
Web: www.pccounter-germany.com
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Kosten- und Zugriffskontrolle
Systemvoraussetzungen
Ringdale FollowMe®
Mit FollowMe Printing gehen Dokumente nicht mehr verloren,
sondern folgen dem Anwender zu jedem beliebigen Druckausgabegerät innerhalb des Netzwerks Ihres Unternehmens und
ermöglichen somit sicheres und vertrauliches Drucken. Ist ein
Drucker belegt oder anderweitig nicht verfügbar, geht der Anwender einfach zum nächsten freien Drucker - keine unnötigen
Wartezeiten am Drucker.
Hauptfunktionen
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Roaming und sicheres Drucken
• Ausdrucke gehen nie mehr verloren
• Druckaufträge FOLGEN dem Anwender zum Drucker seiner Wahl
• Nie mehr Warten am Drucker; gehen Sie einfach
zum nächsten freien Gerät
• Benutzerauthentifizierung ist kompatibel mit den
vorhandenen Identifikations-Technologien
Für eine nahtlose und effiziente Konsolidierung Ihrer
Drucker-Infrastruktur
• Benutzer können Drucker, Kopierer und MFP‘s verschiedener Hersteller für sichere und vertrauliche
Ausdrucke gleichermaßen nutzen
• Überwacht und regelt die optimale Auslastung
Ihrer konsolidierten Output-Flotte
Optimiert die Drucker-Infrastruktur und erleichtert deren
Management.
• Automatische Um- oder Weiterleitung von Druckaufträgen
• Einfache Druckregeln für die Verwendung von:
• Schwarzweiß oder Farbe
• Simplex oder Duplex
• Papierformat
• Anzahl der Seiten
• Tonerspar-Modus
• Rückbelastung der Druckkosten an den Benutzer,
die Kostenstelle, die Abteilung oder einen Klienten
• Die Benutzeraktivitäten können für alle Gerätefunktionen ausgewertet werden
• Leistungsfähiger, auch vom Anwender spezifizierbarer Report- Generator
• Grafiken mit Diagrammen wie Pie und Bar-Charts
• Reportdaten können zur Weiterverwendung in andere Berichts- und Abrechnungs-Applikationen exportiert werden
FollowMe ist ein unerlässliches Hilfsmittel zur Verringerung der Umweltbelastung
• Hilft Organisationen den CO2-Ausstoß zu verringern
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Viele Organisationen machen sich verstärkt Sorgen, wie ihre
vertraulichen Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt
werden können, wie sie die stetig wachsenden Druckkosten beund verrechnen können, sowie auch über den Einfluss des unkontrollierten und ungezügelten Druckens auf unsere Umwelt.
Herausforderungen
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Steigende Kosten für Toner und Papier ohne Möglichkeiten
der Rückverfolgung
Fehldrucke, sowie ungewollte oder vergessene Ausdrucke
tragen nicht nur erheblich zur Kostenstigerung bei, sondern
erhöhen signifikant die Umweltbelastung und damit den
CO2-Fußabdruck
Fehlende Sicherheit entsteht beim Druck vertraulicher Daten auf gemeinsam genutzte Ausgabegeräte
Das Verstehen, wie Drucker und MFP‘s von Anwendern und
Abteilungen angenommen und genutzt werden
Ein Anwender muss jeden beliebigen Drucker nutzen können
• Authentifizierung über vorhandene IdentifikationsSysteme
• Drucker in unterschiedlichen Büros und sogar in
verschiedenen Ländern müssen einfach zu nutzen
sein.
Maximierte Auslastung der Druckerflotte und Aufzeigen
unterausgelasteter Geräte
Zentralisiertes System für Überwachung, Management und
Kontrolle
FollowMe® kann einfach in eine bestehende Büro-Landschaft
integriert werden und bietet damit sicheren authentifizierten
Druck mit Benutzer-Richtlinien und Druck-Regeln, beispielsweise
für die Verwendung von Farbe. FollowMe gibt Organisationen
akkurate Abrechnungsfunktionen für jede gedruckte Seite.
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Umfassende Kontrolle und Management der gesamten
Drucker-Flotte
Sicheres Druckumfeld
Reduziert die Toner- und Papierverschwendung
Berechnung und Rückbelastung aller Druck- und Kopiervorgänge
Einfache Integration in vorhandene übergeordnete Systeme für automatische Abrechnung
Setzt anwenderorientierte Druck-Richtlinien und Regeln
konsequent durch, beispielsweise für die Verwendung von
Farbe
Konsolidiert Ihre Druckerflotte
Was spricht für Xerox?
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Integrierte Lösung
Einfache Konfiguration durch den Anwender und einfaches
Support-Verfahren
Kontakt:
stethos GmbH
Weimarer Straße 48
D-71065 Sindelfingen
Tel.: +49 (0) 7031 86 09 10
E-Mail: [email protected]
Web: www.sthethos.com
Xerox GmbH | 06/2009
Kosten- und Zugriffskontrolle
Systemvoraussetzungen
Schomäcker X-print
Bei X-print handelt es sich um ein Dokumenten-, Druck- und Kostenstellenmanagement-System. Es ermöglicht für den Kunden
eine effiziente und aus Sicherheitsaspekten hochwertige Nutzung aller Funktionalitäten moderner MFP‘s wie kopieren, drucken, faxen, scannen und mailen.
Hauptfunktionen
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Freie Plattformwahl (Windows, Linux, Mac etc.)
Follow-me-print und Sicherheitsdruck Standort- und Herstellerübergreifend.
Web-basierte Administration
Kostenstellen- und Kostenzuordnung für alle MFD Funktionalitäten
Abrechnung aller Kosten auf Kostenstellenbasis
Skalierbar von kleinen Einzelinstallationen bis hin zu Multiuser Installationen mit vielen MFP‘s und großer Nutzeranzahl.
Preiswerte Kartenleser, für alle marktgängigen Karten
Integrierter Report-Generator. Natürlich web-basierend.
Die Erfassung von Druck- und Kopierkosten, die Ihre Organisation hat, ist schwierig und aufwendig, aber es lohnt sich! Sorgen
Sie für Sicherheit und vertrauenswürdige Dokumente in Ihrem
gesamten Firmennetzwerk.
Herausforderungen
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Fernzugriff auf die MFP‘s ist für Mitarbeiter, die im Home
Office arbeiten, schwierig.
Höhere Gerätekosten als Folge der ineffektiven Nutzung
der vorhandenen Geräteumgebung und zu hohe Kosten bei
der Neuanschaffung.
Ob Farbdrucke- und Farbkopien zu unnötigen Kostenerhöhungen führen.
Effektive Zuordnung von Kosten und Verursacher auf Kostenstellenbasis.
Hohes Sicherheitsniveau durch Authentifizierungsmöglichkeiten per smartCard.
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Support für Windows®, UNIX® und Linux® Print Server
und Workstations
Support für Macintosh® Workstations
Windows Server™ 2003
Citrix® und Windows® Terminal Services kompatibel
Microsoft® SQL Server, PostgreSQL, MySQL Datenbanksupport
Apache Web Server
PHP5
Java Runtime Environment
LPR Printer Service
Nutzen Sie die Möglichkeiten, die X-print Ihnen im Bereich der
Sicherheit, Kostenkontrolle und effizienten Nutzung der MFP‘s
bietet. X-print passt in jede EDV-Umgebung und wird durch
preiswerte Kartenleser zu einem follow-me-print -Management.
Auch Kundenkarten integrieren wir!
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Kostenstellenauswertung auf Knopfdruck.
Kostenkontrolle über alle Dokumente einer Kostenstelle.
Übersicht, ob das vorhandene Gerät den tatsächlichen
Anforderungen gerecht wird, oder zu hohe Kosten verursacht.
von s/w und Farbnutzung durch Kontrollmöglichkeit der
Kostenstellen.
Weiterleitung des Druckoutput zu jedem beliebigen MFD.
Hohes Sicherheitsniveau durch smartCard Integration
Integration kundenseitiger smartCards
Höchste Flexibilität durch neueste Softwareschnittstellen
für schnellen Datenaustausch mit Fremdsystemen.
Was spricht für Xerox?
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Einfachere Bestellwege gegenüber dem Wettbewerb, weil
der zuständige Händler sowohl Hard- als auch SoftwareProdukte liefert.
Schnellere Problemlösung durch Soft- und Hardwarewartungsverträge aus einer Hand. Wettbewerber bieten meist
nur getrennte Verträge an.
Kontakt:
Schomäcker GmbH
Heidestraße 183
D-51147 Köln
Tel.: +49 (0) 22 03 9 25 76 0
E-Mail: [email protected]
Web: www.schomaecker-gmbh.com
Xerox GmbH | 06/2009
Kosten- und Zugriffskontrolle
Systemvoraussetzungen
Xerox Page Accountant™
Xerox Page Accountant sorgt für einfache Zugriffssteuerung
und Kostenkontrolle bei der Farbausgabe.
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WorkCentre Multifunktionssysteme, ausgestattet mit
Netzwerk-Kostenzählungs-Kit.
1 GHz oder schnellerer Prozessor
256 MB Arbeitsspeicher
10 MB freier Festplattenplatz
Windows® 2000 oder Windows® XP
Hauptfunktionen
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Beschränkung der Anzahl farbiger Drucke oder Kopien für
einzelne Benutzer.
Nutzungsüberwachung und -kontrolle der Farbausgabefunktionen bei mehreren Geräten.
Kein eigener Server erforderlich; läuft als Anwendung auf
einem PC.
Einfach zu installieren und konfigurieren.
Erstellt Nutzungsberichte – aufgeschlüsselt nach Geräten
oder Benutzern.
Einfache Migration zu Equitrac Office.
Die Kontrolle der Druck- und Kopierkosten in der gesamten Büroumgebung – vor allem für Farbdokumente – und die Kenntnis
der Kostenfaktoren tragen entscheidend zum finanziellen Wohlergehen des Unternehmens bei.
Herausforderungen
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Ineffizienter Einsatz von Farbe für Aufträge, bei denen
dies nicht erforderlich ist bzw. die geschäftlich nicht relevant sind.
Die Kosten für Farbanwendungen werden als hoch empfunden. Das erschwert die Einführung von Farbe und hindert die Benutzer daran, Farbdokumente gezielt zum Vorteil
des Unternehmens einzusetzen.
Unangebrachte Nutzung der Druck- oder Kopierfunktionen durch einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen.
Unzuverlässige Kostenkalkulation, da keine Daten vorliegen, die die Gerätenutzung nach verschiedenen Einzelpersonen aufschlüsseln.
Kostenloser Download
Sie können Xerox Page Accountant kostenlos herunterladen
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Mit Xerox Page Accountant können Unternehmen den Zugriff
auf Xerox Multifunktionssysteme bequem kontrollieren. Dies
erlaubt ihnen, die Vorteile von Farbanwendungen gezielt zu nutzen und die Kosten im Griff zu behalten.
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Limits für die Ausgabe von Farbdokumenten durch autorisierte Benutzer, die von den Systemadministratoren auf
einfache Weise festgelegt werden können.
Überwachung des Gesamtaufkommens farbiger und
schwarzweißer Drucke und Kopien pro Einzelbenutzer.
Zugriffskontrolle für Farbdokumente bei der Ausgabe über
den Desktop-Rechner und über das Gerät selbst.
Weniger Abfälle durch effektivere Nutzung von Papier und
gerätespezifischem Verbrauchsmaterial.
Kontrolle der Kosten für die Dokumentausgabe durch
Zugriffbeschränkungen und mehr Verantwortung auf Benutzerebene.
Einfaches Erstellen interaktiver Berichte mit Aufschlüsselung nach Geräten oder nach Benutzern.
Warum Xerox?
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Xerox Page Accountant ermöglicht die Kontrolle der Dokumentausgabe beim Drucken und Kopieren – anders als
Wettbewerberprodukte.
Probleme werden schneller gelöst – Ein einziger Ansprechpartner für Hardware- und Software-Support. Bei Wettbewerber-Angebote sind für den Hardware-Support häufig
andere Ansprechpartner zuständig als für den SoftwareSupport.
Mit zahlreichen Geräten einsetzbar – Xerox Page Accountant kann mit Geräten der Produktreihen Xerox WorkCentre
Pro und Xerox Document Centre eingesetzt werden.
Kontakt:
Xerox GmbH
Hellersbergstraße 2-4
D-41460 Neuss
Tel.: 0180 20 01 18 0
Web: www.xerox.de
Xerox GmbH | 06/2009
Kosten- und Zugriffskontrolle
Xerox Secure Access Unified ID
System™
Mit dem Secure Access Unified ID System von Xerox können Sie
Ihre Xerox-Multifunktionssysteme mit Ihrer bestehenden Lösung für Mitarbeiter-/Studentenausweise koppeln und so ein
flexibles und nutzerfreundliches Authentifizierungssystem schaffen. Die Nutzer melden sich mit ihrem Firmen-/
Studentenausweis an und können auf alle, für den jeweiligen
Benutzer freigeschalteten Funktionen des Multifunktionssystems sicher zugreifen.
Hauptfunktionen
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Benutzererkennung über Karte - Benutzer können sich mit
ihrer bereits vorhandenen Kennkarte am Multifunktionssystem anmelden
Verdoppeln Sie Ihre Sicherheit, indem Sie die Nutzeridentifizierung auf Kartenbasis mit einer an der Benutzeroberfläche des MFD einzugebenden PIN-Nummer oder einem entsprechenden Passwort kombinieren
Follow-YouTM Druckfunktion ermöglicht das gesicherte
Abrufen von Druckaufträgen an jedem Secure Accessfähigen Gerät
Zusätzliche, flexible Follow-You-Druckausgabe mit Xerox
EIP (Extensible Interface Platform)-fähigen Geräten
• Die Nutzer können freizugebende oder zu löschende Dokumente suchen und auswählen
• Drucken und Speichern – Benutzer können einen
anstehenden Druckauftrag freigeben und zum späteren Nachdrucken speichern
• Anpassung der gewünschten Anzahl an Kopien
• Bereitstellung von Zusatzinformationen für anstehende Druck- oder Faxaufträge – damit der Benutzer weiß, wann der Auftrag gesendet wurde und
was gedruckt wird
Ein einziger Identifizierungsschritt – der Nutzer meldet
sich nun am Gerät an, Abruf zusätzlicher Details über einen
unerledigten Druck- oder Faxauftrag zur Information, was
wann gedruckt wird und durch wen der jeweilige Auftrag
freigegeben wurde.
Personalisierte Scanvorlagen und automatisierte
Workflows werden je nach Zugriffsberechtigung des Nutzers an der Benutzeroberfläche des Geräts angezeigt. Diese
Funktion ist in Verbindung mit der Auswahl von Scanlösungen wie ScanFlowStoreTM verfügbar.
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In der vernetzten Welt benötigen Unternehmen technisch sichere Möglichkeiten, ihre Daten zu sichern und auch zu verfolgen. Außerdem suchen IT-Manager nach Lösungen zum Schutz
der in ihrem Netzwerk befindlichen Geräte, hierzu zählen auch
Multifunktionssysteme.
Herausforderungen
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Tendenz zu erhöhter Sicherheit zum Schutz aller im Netzwerk befindlichen Geräte
Vernetzte Multifunktionssysteme kommen in zunehmendem Maße zum Einsatz
Verbesserte Netzwerkressourcen sind erforderlich, um
gesteigerte MFD-Funktionen wie Netzwerk-Scannen oder
Scannen an eine E-Mail-Adresse zu verwalten
Erfüllung der gesetzlichen und firmeninternen Anforderungen
Steigende Dokumentenkosten
Mit weniger Aufwand mehr erreichen – Steigerung der
Mitarbeiterproduktivität
Trend hin zum bedarfsgesteuerten Druck von Formularen anstatt eventuell überalterte Materialien zu lagern
Das Secure Access Unified ID System von Xerox liefert eine
sichere und bequeme Möglichkeit, Nutzer am Xerox-MFP zu
authentifizieren. Das System besteht aus zwei einfachen Komponenten:
1.
2.
Der Verwaltungssoftware Secure Access, die auf einen Server geladen wird, Geräte- und Nutzerkonfiguration verwaltet und für die Authentifizierung der Nutzer im Netzwerk
verantwortlich ist.
Ein Kartenlesegerät ist an jedes unterstützte WorkCentreoder WorkCentre Pro-System angeschlossen.
Zu den Vorteilen von Secure Access zählen:
•
Erhöhte Sicherheit
• Identifizierung anhand von 2 Faktoren (Firmen-/
Studentenausweis + PIN-Nummer/Passwort)
• Sichere Dokumentenfreigabe über Druckfunktion
Follow-YouTM
• Schutz des Geräts vor unerlaubtem Zugriff auf alle
Funktionen des MFD
•
•
•
Komfort
• Vereinfachter Anmeldeprozess
• Einmalige Anmeldung am MFD (einmalige Anmeldung für alle Gerätefunktionen und sonstigen EIPAnwendungen wie Omtool AccuRoute und
ScanFlowStore)
• Einfach zu installieren und zu warten
• Automatische Nutzerverwaltung incl. Synchronisierung mit Active Directory
• Einbindung in die vorhandene Karten- und Authentifizierungsinfrastruktur
Aktivitätenkontrolle
• Überträgt dem Endnutzer die Verantwortung für
die gesamte MFD-Aktivität
• Ermöglicht die Einhaltung externer und interner
Vorschriften für MFD-bezogene Prozesse
Kostenersparnisse
• Nicht abgerufene Dokumente werden gelöscht und
Deckblätter sind nicht mehr erforderlich
Was spricht für Xerox?
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Verbesserter Kundendienst mit einer einzigen Anlaufstelle
für Hardware- bzw. Software-Support
Vereinfachter Kaufprozess gegenüber unseren Mitbewerbern, da Ihr Xerox-Vertreter sowohl Ihre Hardware- als auch
Ihre Software-Anforderungen erfüllen kann
Eine integrierte Benutzeroberfläche im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern, bei denen eine zweite Benutzeroberfläche eines Drittanbieters zum Einsatz kommt
Einfachere und schnellere Entwicklung kundenspezifischer
Benutzeroberflächensoftware als bei den meisten unserer
Mitbewerber, da sich die Xerox Extensible Interface Platform auf Internetstandards stützt
Gesteigerte Flexibilität bei der Kostenerfassung, denn
Secure Access lässt sich in jede Kostenerfassungslösung aus
dem Xerox-Produktportfolio integrieren. Das Angebot unserer Mitbewerber beschränkt sich auf das Kostenerfassungspaket, das vom Anbieter der Kartenzugangslösung geliefert
wird.
Personalisierte Scanziele bei Nutzung in Kombination mit
einer exklusiv über Xerox angebotenen Scanlösung wie
ScanFlowStore
Systemvoraussetzungen
Zur optimalen Leistungsentfaltung wird empfohlen, Secure
Access auf einem Server zu installieren.
Die Mindestanforderungen lauten:
• Prozessor: Pentium III, Athlon oder höher
• Systemspeicher: mindestens 512 MB
• Anwendungsspeicher: 100 MB
• Festplattengröße für Datenbank: 20 MB
• Bildschirmauflösung: 1024 x 768
Unterstützte Betriebssysteme:
• Windows Server 2003
• Windows XP Professional
Derzeit unterstützte Kartenarten:
• ISO 7813 – Magnetstreifen
• Mifare
• Mifare 4K
• Mifare DESFire
• ISO 14443A/B – Mifare
• HID iCLASS, Legic prime
• Legic advant, HID MicroProx Tag
• HID ProxPass
• HID ISOProx
• HID DuoProx
• HID ProxCard
• HID ProxCard Plus
• HID ProxKey
EIP-fähige Funktionen:
• Zur Aktivierung der Secure Access EIP-Erweiterung
muss zunächst das unterstützte Multifunktionsgerät auf angemessene Hardware/Software umgestellt und EIP aktiviert werden.
Kontakt:
Xerox GmbH
Hellersbergstraße 2-4
D-41460 Neuss
Tel.: 0180 20 01 18 0
Web: www.xerox.de
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Kosten- und Zugriffskontrolle
Y Soft® SafeQ® Professional
Der Hauptgrund warum Firmen und Unternehmen eine Accountinglösung anschaffen ist der Wunsch die Kosten zu senken und
die Möglichkeit zu haben eine größere Anzahl von Drucksystemen zu zentralisieren. Nach der Installation von SafeQ kann
eine Reduzierung der Druckkosten von 20 – 40% erreicht werden. Damit erreicht YSoft SafeQ ein ROI in 0,8 bis 1,2 Jahren.
Die einzigartige Software Architektur von SafeQ steigert außerdem die Sicherheit und Produktivität aller angebundenen Systeme.
Hauptfunktionen
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Geschützter Zugang zu allen Funktionen des MFD mit ID
Karten und kostengenaue Abrechnung.
Kompatibel zu allen existierenden ID Karten, Smartcards,
Fingerabdruckscanner, etc. (mehr als 60 verschiedene Typen werden unterstützt)
Zentralisiertes Reporting, auch bei mehreren Servern, für
z.B. Großunternehmen.
Genaue Aufzeichnung aller Druck-, Kopie- und Scanjobs.
On-line Anbindung zu Active Directory & DMS Systemen
Garantierte Verfügbarkeit von 99,9% bei Nutzung eines
Clusters.
Webbasierte Oberfläche für Wartung und Administration.
Auswahl der Druckjobs, inkl. einer Vorschau des Jobs, direkt
am Display des MFD.
Heutzutage benötigen Unternehmen mehr Kontrolle über Ihre
Druckumgebung um die Kosten zu senken und die Produktivität
zu erhöhen. Dies wird zum Bespiel dadurch erreicht, dass die ITAbteilung beim Beheben von Druckproblemen entlastet wird
und die Kontrolle der Farbdruckmöglichkeit und Zuordnung der
druck- und Kopierkosten auf Kostenstellen automatisiert wird.
Herausforderungen
Haben Sie zu hohe Kosten für Ihre Druckumgebung?
Wie können die Kosten um 20-40% reduziert werden?
• Fragen Sie sich, wie Sie die Kosten auf mehrere Kostenstellen, die das gleiche Multifunktionssystem nutzen, aufteilen
oder in Rechnung stellen können?
• Wie können Sie sicherstellen dass Ihre gedruckten Dokumente nicht mit anderen Dokumenten, die auf dem Drucker ausgegeben werden, gemischt werden?
• Wie können Sie alle unnötigen Wartezeiten vor den MFD´s
vermeiden?
SafeQ und Xerox nutzen innovative Ideen, um Benutzern detaillierte Reports (von verschiedenen Niederlassungen oder
Büros) zu bieten. Und das zu einen geringen Preis und geringen
Einrichtungskosten.
Sicherheit
• Möglichkeiten der dualen Anmeldung (Karte und PIN),
biometrische Daten oder persönliche Smart Cards.
• Sicherheit aller gedruckten Dokumente durch geschützte
Ausgabe mit follow-me Funktionalität.
• Datenverschlüsselung und digitale Signaturen (auch mit
Smart Card PKI)
• Kosten senken
• Kosten durch das effizientere Nutzen der Systeme senken.
• Die Kosten können einer Abteilung, einem Projekt und einem Benutzer zugeordnet werden.
Einfachheit
• Nahtlose Integration in das bestehende Kundennetzwerk,
Systeme und Applikation (auch SAP)
• Es wird keine Installation auf den Clients benötigt
All-in-one Server Plattform und zentrales Webbasiertes
Management.
• Einfach zu nutzendes "stylisches" EIP Interface
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Systemvoraussetzungen
Zur optimalen Leistungsentfaltung wird empfohlen, SafeQ auf
einem Server zu installieren.
Die Mindestanforderungen lauten:
• Prozessor: Pentium III, Athlon oder höher
• Systemspeicher: mindestens 512 MB
• Anwendungsspeicher: 100 MB
• Festplattengröße für Datenbank: 20 MB
• Bildschirmauflösung: 1024 x 768
Unterstützte Betriebssysteme:
• Windows Server 2003
Derzeit unterstützte Kartenarten:
• Zur zeit werden über 60 verschiedene Kartenleser
angeboten
Kontakt:
YSoft
Benjamin Schramm
Robert-Bosch-Str. 2
59439 Holzwickede
Tel.: +49 (0) 177 3244980
E-Mail: [email protected]
Xerox GmbH | 06/2009
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Geräte-Management
Lösungen zum effektiven ferngesteuerten Managen von Druckern und Multifunktionsgeräten von unterschiedlichen Herstellern.
Das Geräte-Management beinhaltet eine Reihe von Funktionen,
insbesondere:
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Xerox GmbH | 06/2009
Zentrale Netzwerkinstallation, Treiber, Softwareaktualisierungen, etc.
Geräteerkennung und Verwaltung
Berichtserstellung zur Geräte- und Flottenoptimierung
Diagnosen und Alarme
Verbrauchsgüterverwaltung
Output — Management
Link zum Help Desk System
Automatische Zählerstandsablesung und Weitergabe
Geräte-Management
Herausforderungen
•
Xerox CentreWare™ Web
•
Xerox CentreWare Web ist eine innovative, browsergestützte
Anwendung, die das Installieren, Konfigurieren, Verwalten und
Überwachen vernetzter Drucker und Multifunktionsgeräte im
Unternehmen – unabhängig vom Gerätehersteller – erleichtert
und Berichte über die installierten Geräte erstellt. Und das Beste: Die Anwendung ist gratis erhältlich!
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Hauptfunktionen
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IT-System-Administratoren können mit CentreWare Web
alle nachstehenden Aufgaben über einen Browser erledigen:
• Konfigurieren von Geräten
• Überprüfen des Gerätestatus
• Problembehebung
• Überwachen der Druckernutzung
• Ändern von Einstellungen
• und vieles mehr
Verwaltet viele Drucker so einfach wie ein einziges Gerät
dank gruppenbasierter Management-Funktion
Überwacht den Gerätestatus und warnt proaktiv, wenn die
Gefahr von Druckerproblemen besteht
Überwacht die Gerätenutzung langfristig – das erleichtert
es, den optimalen Platz für jedes Gerät im Unternehmen zu
finden
Schützt vor unbefugten Änderungen durch Nutzung der
integrierten Sicherheitsfunktionen von Windows 2000 und/
oder NT4
IT-Administratoren müssen kontinuierlich einen Bestand unterschiedlicher Ausgabegeräte von verschiedenen Herstellern
betreuen. Ihre Verantwortung umfasst das Erkennen der Geräte,
die Nutzungsüberwachung, die Statuskontrolle, das Aktualisieren der Softwarekonfigurationen, das Bereitstellen von Treiberaktualisierungen, die Beschaffung von Verbrauchsmaterial sowie das Erstellen von Berichten zur gesamten Infrastruktur. Um
all diese und weitere Aufgaben erledigen zu können, brauchen
sie eine bedienerfreundliche Anwendung.
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•
Die Effizienz im Unternehmen steigern – durch einheitliche Verwaltung und Berichterstellung für alle vernetzten
SNMP-Drucker im gesamten Unternehmen – unabhängig
vom Hersteller
Die Druckereinrichtung zentralisieren und Systemadministratoren die Integration von Geräten durch einheitliche
Installation, Konfiguration und Anzeige aller Netzwerkprotokolle ermöglichen und dadurch erleichtern
Erstellen konsistenter, umfassender, präziser und leicht
verständlicher Informationen aus Datenbank- und Systemressourcen
Reduzieren der Druckkosten durch Überwachen der Gerätenutzung und optimale Aufstellung
Reduzieren der Serviceeinsätze und Steigern der Mitarbeiterproduktivität durch Effizienzoptimierung
Xerox CentreWare® Web bietet die folgenden entscheidenden
Vorteile:
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Leicht einsetzbar und administrierbar
Unterstützt alle SNMP-kompatiblen Drucker oder Multifunktionsgeräte - nicht nur Geräte von Xerox
Erleichtert die Geräteintegration – Installation, Konfiguration und Anzeige der Einstellungen aller Netzwerkprotokolle und Einstellung der Standardwerte für alle Geräte von
einem zentralen Ort aus
Klon-Funktion – Überträgt die Einstellungen eines Geräts
auf andere Geräte des gleichen Typs und spart so Zeit und
Energie
Weniger Serviceeinsätze und Ausfallzeiten durch proaktiver Warnungen und dadurch schnelle Reaktionsmöglichkeit
Verlässliche Zählerstände für die Abrechnung pro Benutzer oder pro Gerät
Der Einsatz als Standalone-Lösung ist ebenso möglich
wie die nahtlose Integration mit vorhandenen Software-/
Hardwarekonfigurationen
Unterscheidung verschiedener Gerätebestände durch
Zuordnung zu vorgegebenen oder anpassbaren Gruppen
Gruppenabfrage – ermöglicht das Festlegen von Abfrageintervallen und -prioritäten
Was spricht für Xerox?
Systemvoraussetzungen
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Hardwareanforderungen
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Erleichtern Sie sich die Arbeit – mit der führenden Gerätemanagement-Anwendung
Xerox arbeitet kontinuierlich an Innovationen bei Gerätemanagement-Anwendungen. Dabei beziehen wir regelmäßiges Feedback unserer Kunden von Großunternehmen bis
zu kleinen und mittleren Betrieben ein
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Pentium® III 2 GHz
2 GB RAM
10 GB freier Festplattenspeicher
Client-Anforderungen
Xerox CentreWare® ist für den Zugriff über Browser ausgelegt,
die auf Client-Systemen installiert sind. Optimale Performance
wird durch den Einsatz von Internet Explorer 6.0 oder 7.0 erzielt. Die Browser müssen auf den Clients installiert sein, damit
diese auf Xerox CentreWare® Web zugreifen können.
Softwareanforderungen
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Windows 2000 SP4
Windows XP SP2
Windows XP x64 SP2
Windows Server 2003 SP2
Windows Server 2003 x64 SP2
Windows Vista
Windows Vista x64
Internet Information Services 6.0 oder höher
TCP/IP-fähiges Netzwerk
Kontakt:
Xerox GmbH
Hellersbergstraße 2-4
D-41460 Neuss
Tel.: 0180 20 01 18 0
Web: www.xerox.de
Xerox GmbH | 06/2009
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Dokumentenverwaltung und –archivierung
In der heutigen, vom Wettbewerb geprägten, Geschäftsumwelt
ist es für Angestellte wichtig so einfach und effektive zusammen
zu arbeiten, als wenn sie direkt nebeneinander sitzen, obwohl sie
über die ganze Welt verteilt sind. Aber mit einem effektiven Inhalts– oder Dokumentenmanagementsystem brauchen Sie keinen
Schlag mehr zu verpassen, ungeachtet der Entfernung. Inhaltsmanagementsysteme ermöglichen es Kunden
Informationen durch den Dokumentenlebenszyklus einfachst zu
speichern, managen und aufzubewahren.
Dies sind einige Aspekte von Inhaltsmanagement:
•
•
Dokumentenmanagement— Bietet Image Check-in/ Checkout, Versionskontrolle, Sicherheit und Büchereiservice
Web Content Management— Automatisiert WebmasterAufgaben, managen von dynamischen Inhalten und Freigabe
von Inhalten (Zusammen enthalten Dokumentenmanagement und Web Content Management eine Reihe von
Technologien, mit denen unstrukturierte Informationen auf
jeder elektronischen oder Papiervorlagen managen kann und
liefert diese automatisch in einer personalisierten Form auf
Webseiten oder anderen elektronischen Kanälen)
Xerox GmbH | 06/2009
•
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Records Management— verwendet Regeln für Inhaltsdispositon, -automation, -retention und
Digital Asset Management— verwaltet Bilder, Fotos,
Audio– und Videodateien
Content Management Connectors (Xerox und andere).
Konnektoren ermöglicht Kunden Dokumente direkt von
ihrem MFP in ihr bestehenden CM oder DM, z.B. Sharepoint und Hunnmingbird, zu scannen. Aktuell haben Xerox und unsere Partner ein Portfolio von über 120 Konnektoren, die Inhalte in über 60 Content oder Dokumentenmanagementsysteme überspielen können
Dokumentenverwaltung und -archivierung
Für moderne Unternehmen wird es immer schwieriger, die
ständig wachsende Flut von Papierdokumenten zu verwalten, zu archivieren und sinnvoll zu nutzen.
DocuWare® CONNECT to Xerox
Herausforderungen
Mit DocuWare lassen sich Dokumente direkt auf Ihrem Multifunktionsdrucker in einem einzigen Schritt scannen, indizieren
und ablegen. Das heißt, die elektronischen Dateien stehen allen
entsprechend befugten Benutzern sofort im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung.
Hauptfunktionen
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Ablage gescannter Dokumente direkt im DocuWare-Archiv
Auswahl der bevorzugten Login-Einstellung: HintergrundLogin mit einem fest definierten Benutzer oder individuelle
Anmeldung für jeden Benutzer
Unbeschränkte Anzahl von DocuWare 5-Archiven
Auswahl aus einer Liste von Ablagedialogen auf dem Multifunktionsdrucker von Xerox
Festlegen spezieller Ablagedialoge über die DocuWareAdministration
Auswahl von Indexeinträgen aus Listen oder Eingabe über
ein Soft-Keyboard
Zugriff auf die wichtigsten Scanner-Einstellungen des MFP,
einschließlich Duplex- und Simplex-Modus, Schwarzweiß
und Farbe, 100-600 dpi sowie PDF, TIFF und JPGDateiformate
Zugriff/Verwaltung eines zentralen Dokumenten-Pools, der
für alle entsprechend befugten Benutzer zugänglich ist
Intuitive Bedienungsoberfläche vereinfacht das Arbeiten
mit DocuWare-Funktionen
Automatische Indizierung sorgt für schnelles Auffinden der
gewünschten Datei
Verbesserung der Workflows dank einfachen Scan-, Ablageund Recherche-Funktionen
Kosteneinsparungen bei der Lagerung von Papierdokumenten dank einer digitalen Lösung mit minimalen Gesamteigentumskosten (TCO).
Digitalisierte Dokumente werden nahtlos in den WebContent-Managementprozess übernommen
Skalierbare Lösung passt sich dynamisch an Ihre steigenden
Anforderungen an
Behandlung von Dokumenten in allen Formaten
Xerox Extensible Interface Platform (EIP) ermöglicht die
Nutzung von Software-Lösungen direkt über den TouchScreen des Multifunktionsdruckers
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Finden von Lösungen, die automatisch sämtliche Arten
von Dokumenten verarbeiten können, ganz gleich aus welcher Quelle oder aus welchem internen Kontrollverfahren
sie stammen, und die gleichzeitig die Einhaltung der Auditund Compliance-Anforderungen unterstützen.
Bereitstellen von Möglichkeiten zur Verwaltung von Datensätzen und Dokumenten auf sichere und kontrollierte Art
und Weise, zusammen mit Workflow-, Web-ContentManagement- und universellen Integrationsfunktionen.
Bereitstellen einer leistungsstarken Enterprise Content Management (ECM)-Funktionalität zur stufenweisen Eingliederung in das gesamte Unternehmen.
Implementierung einer sinnvollen Methode für den digitalen Import von Dokumenten sowie eine digitale Datenhaltung, die allen Benutzern den einfachen Zugriff auf die
Datenbestände ermöglicht.
Bereitstellen von Software, die zu jeder Zeit einfache Organisation und sichere Ablage/Archivierung gewährleistet.
Verbesserung der Workflows, einschließlich der Bearbeitung von Dokumenten auch im Remote-Betrieb und/oder
durch mobile Benutzer
Erarbeiten einer Lösung für mühelose Konfiguration und
Integration mit anderen Anwendungen
Mit DocuWare CONNECT to Xerox können Sie Dokumente in
einem einzigen Schritt direkt auf dem Multifunktionsdrucker
(MPF) scannen und archivieren. Digitalisierte Dokumente lassen sich direkt auf dem Multifunktionsdrucker indizieren und
stehen dann sofort allen berechtigten Benutzern im zentralen
Dokumenten-Pool zur Verfügung.
Die Auswahl der Anwendung für die Ablage in DocuWare erfolgt direkt am MFP. Je nach Einstellung authentifizieren Sie
sich entweder mit Benutzername und Passwort oder verwenden für die Anmeldung in DocuWare einen vordefinierten Benutzer. Auf dem Display werden dann die verfügbaren Ablagedialoge aufgelistet. Nach Auswahl des gewünschten Dialogs
werden Felder angezeigt, in die Sie die Indexbegriffe für das
jeweilige Dokument eingeben. Die Begriffe wählen Sie entweder aus Auswahllisten aus oder geben diese mit Hilfe eines
Soft-Keyboards ein. Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt
sind, scannen Sie das Dokument. Das digitalisierte Dokument
wird dann im Hintergrund zusammen mit den zugewiesenen
Indexbegriffen im DocuWare-Archiv abgelegt. Alle mit den
erforderlichen Berechtigungen ausgestatteten Benutzer haben
sofortigen Zugriff darauf.
Was spricht für Xerox?
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•
DocuWare wurde speziell für eine nahtlose Integration mit
den Multifunktionsdruckern von Xerox ausgelegt.
Die Archivierung kann direkt vom XeroxMultifunktionsdrucker erfolgen.
Scannen, Indizieren und Archivieren in einem Schritt auf
dem Xerox-Multifunktionsdrucker.
Dokumente stehen allen berechtigten Benutzern sofort zur
Verfügung.
DocuWare CONNECT to Xerox setzt auf die Technologie von
DocuWare Web Client auf. Auf dem XeroxMultifunktionsdrucker läuft ein eingebetteter Web-Browser. Dieser kommuniziert per HTTP mit dem Modul DocuWare CONNECT to Xerox, einer ASP.NET-Applikation, die innerhalb von
Microsoft IIS (Internet Information Services) ausgeführt wird.
Um mit dem DocuWare-System zu kommunizieren, verwendet
CONNECT to Xerox die DocuWare GAPI-Schnittstelle (General
Application Programming Interface). Die gescannten Dokumente werden vom Xerox-Gerät per FTP (File Transfer Protocol) an
einen FTP-Server übermittelt und dort in einem Verzeichnis abgelegt.
DocuWare greift über das Dateisystem auf dieses Verzeichnis
des FTP-Servers zu, holt die Scan-Dateien dort ab und speichert
die Dokumente über GAPI im DocuWare-Archiv. Die Indexdaten
zu den gescannten Dokumenten werden von CONNECT to Xerox
direkt an die GAPI-Schnittstelle übergeben.
Kontakt:
Jansen Bürosysteme GmbH & Co. KG, Xerox Vertragspartner
Löhe Str. 32
53773 Hennef
Telefon: +49 (2242) 92120
Web: http://www.xerox-hennef.de
e-dox GmbH, Xerox Vertragspartner
Neefestr. 147
09116 Chemnitz
Telefon: +49 (371) 400840
Web: http://www.e-dox.de
Behrens & Schuleit GmbH
Fleher Str. 198 / Ulenbergstr. 1
40223 Düsseldorf
Telefon: 0211-15758-0
Web: www.behrens-schuleit.de
Xerox GmbH | 06/2009
Dokumentenverwaltung und -archivierung
docuBOX
Lösung zum günstigen Festpreis. Als Standardlösung ermöglicht
docuBOX auch kleinen und mittelständischen Unternehmen
revisionssicher und gesetzeskonform zu archivieren und kann zur
Dokumenten-Management-Lösung ausgebaut werden.
Die Stratos Business Solutions hat eine Lösung entwickelt, mit
welcher Dokumente direkt vom Xerox WorkCentre aus archiviert werden können - per Tastendruck. Mit der docuBOX werden Geschäftsdokumente automatisiert erfasst - vom Scannen
und Digitalisieren bis zur Verschlagwortung, Weiterleitung und
Archivierung.
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Hauptfunktionen
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Komplettlösung (Hardware, Software und Dienstleistungen)
zum Festpreis
Implementierung (Standard) in zwei Tagen
Rechts- und revisionssichere Aufbewahrung und Bereitstellung von Geschäftsdokumenten in digitaler Form
Jederzeit zur vollständigen ECM/DMS-Lösung ausbaubar
Investitionssicherheit durch Markenkomponenten
Geschützter Zugriff über Web-Browser möglich
Verbindung mit Kundendatenbanken und ERP-Systemen
möglich
Verkürzte Durchlaufzeiten durch parallelen Zugriff und sofortige Verfügbarkeit von Daten und Korrespondenzen
Zeit- und Aufwandseinsparung durch Prozessoptimierung
Maximale Sicherheit durch Rechteverteilung und Zugriffskontrolle
Der Zugriff auf Geschäftsdokumente, egal ob in Papier- oder in
elektronischer Form, sollte einfach, schnell und dezentral möglich sein. Darüber hinaus sollen die Dokumente bzw. Daten gesetzeskonform und revisionssicher archiviert werden.
Herausforderungen
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Archivieren mit einer Komplettlösung, die alle notwendigen
Komponenten (Hardware, Software und Dienstleistungen)
im planbaren Kostenrahmen enthält
Arbeiten mit dem System nach wenigen Tagen
Direktes Speichern von Dokumenten aus MS-OfficeAnwendungen
Verringern der Zugriffszeiten auf Geschäftsdokumente in
digitaler Form
Kosten verringern durch optimiertes Handling der Dokumente
Einhalten der gesetzlichen Vorschriften zur ordnungsgemäßen Archivierung
Ausbauen zur vollständigen ECM/DMS-Lösung bei Bedarf
•
Platz sparen durch Digitalisierung von Papierdokumenten
Zeit sparen durch prompten Zugriff auf die gewünschten
Informationen
Direktes Archivieren von Dokumenten aus MS OfficeAnwendungen - per Mausklick
Verwaltung gescannter und digitaler Dateien auf dem
Server und Recherche an jedem Arbeitsplatz
Faires Lizenzmodell - Unsere Kunden zahlen nur die Anzahl der Lizenzen, für die ein gleichzeitiger Zugriff definiert
ist (CONCURRENT USER-Lizenzmodell)
Porto- und Faxkosten sparen durch das Versenden von
Dokumenten per E-Mail direkt aus dem Archiv
Was spricht für Xerox?
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Exklusive Schnittstelle Xerox <-> docuBOX
Komplettpaket - Hard- und Software - Kauf oder Leasing alles aus einer Hand
Kundenfreundlichkeit - eine einzige Anlaufstelle für Hardware- und/oder Software (Systemerweiterungen und/oder
Supportfragen)
Systemvoraussetzungen
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Support für Windows® Servers und Work Stations
Windows Server TM 2003
Windows® Terminal Services compatible
Microsoft® SQL Server, MySQL
Kontakt:
Stratos Business Solutions AG
Jörg-Ratgeb-Straße 9
D-75173 Pforzheim
Tel.: (0700) 300 300 600
E-Mail: [email protected]
Web: www.stratos.ag
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Open Bee™ Scan Portal
Das Open Bee Scan Portal ermöglicht Ihnen über Ihr Unternehmensnetzwerk einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente,
egal ob eingescannt oder am Computer erstellt. Die Anwendung ist einfach zu installieren und kann ohne aufwendige
Schulung genutzt werden.
•
Konzipiert für das Speichern und Indizieren tausender Dokumente, Open Bee™ Portal bietet einen einfachen und schnellen
Zugang zu Ihren Unternehmensinformationen über einen einfachen Webbrowsers wie z. B. Internet Explorer, Firefox oder Netscape.
•
•
Erhebliche Produktivitätssteigerung durch ein quasi zeitverlustfreies Auffinden aller Dokumente
Drastische Reduktion der Archivierungskosten, da keine
teureren und wertvollen qm2 blockiert werden.
Teamwork und voller Informationsaustausch werden auf
einfachstem Weg zur Wirklichkeit. Alle Informationen können unternehmensweit abgerufen werden.
Hauptfunktionen
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Verteilung und gemeinsame Nutzung der Dokumente mit
einen Webbrowser (Internet Explorer, Firefox,..)
Über 35 unterschiedliche Dokumententypen werden unterstützt: Word, Excel, Power Point, Adobe® PDF, Multimediadateien, Videos, URL, Kalender, Notizen…
Dynamische Ablage der eingescannten Papierdokumente
und Volltextindizierung (OCR-Technologie)
Abonnementfunktion und Benachrichtigung per e-Mail
Verwaltung von Profilen (Administrator, Gast, Benutzer)
und Berechtigungen (Lesen, Schreiben, Veröffentlichen)
Versionsverwaltung
Workflow für Genehmigungsprozesse
Was spricht für Xerox?
Perfekte Integration mit allen Xerox-Geräten, die eine Digitalisierungsfunktion besitzen
Die Verwaltung der Papierdokumente führt heute mehr und
mehr zu unüberwindbaren Problemen innerhalb der Organisationen. Die Mehrzahl der Unternehmen ist zu oft mit der Ablage
und dem Auffinden von Originaldokumenten (Eingangspost,
Rechnungen, Aufträge Lieferscheine, …) konfrontiert.
Herausforderungen
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Produktivitätsverlust vermeiden: 45 Minuten pro Woche
und pro Mitarbeiter gehen heute für die Ablage und das
Auffinden von Papierdokumenten verloren.
Hohe Archivierungskosten stark reduzieren
Kommunikations- und Informationsverlust bedingt durch
die Abteilungsweise Ablage der Dokumente beheben
Kontakt:
Open Bee Deutschland
Altrottstraße 31
D-69190 Walldorf
Tel.: + 49 (0) 62 27 3 81 432
E-Mail: [email protected]
Web: www.myopenbee.org
Xerox GmbH | 06/2009
Dokumentenverwaltung und -archivierung
Organisationen müssen in der Lage sein, die Vielzahl der Dokumente zu kontrollieren, die täglich von vielen Mitarbeitern produziert und geändert werden.
Xerox DocuShare™
Herausforderungen
•
Xerox DocuShare ist eine kollaborative Lösung für Unternehmen
mit Funktionen für Dokumentenmanagement, Prüfung, Genehmigung und Web-Publishing. Gekoppelt mit XeroxMultifunktionsgeräten, die über eine Scanfunktion verfügen,
stellt DocuShare eine komplette End-to-EndDokumentenmanagementlösung von einem renommierten Unternehmen dar.
Hauptfunktionen
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Unterstützt alle Dateitypen, von gescannten Inhalten bis
zu Geschäftsdokumenten und E-Mails
Ermöglicht schnelles Indexieren für ein leichtes Suchen
und Abrufen
Verbessertes Content-Management
• Ein-/Auschecken
• Versionierung und Versionskontrolle
• Zugriffs-, Weiterleitungs- und Sichtbarkeitskontrolle
auf Dokumenten- und Versionsebene
• Erfassung, Verarbeitung und Verteilung von Inhalten
• Erweiterte Inhaltsaufnahmefunktionen
• Inhaltsindexierung und Meta-Tagging
• Inhaltsablauf-Tagging
• Objekt-Klassifizierung mit Unterstützung benutzerdefinierter Metadaten
• Volltext- und Metadaten-Indexierung und -Suche
• Flexible Benutzerzugriffsebenen passen Zugriff auf
Inhalte an Auftragsanforderungen an
• Notfallwiederherstellung / hohe Verfügbarkeit
• Archivierungsfunktionen
Verbesserte Kollaborationsmöglichkeiten
• Weblog- und Wiki-Content-Management
• Automatische Weiterleitung von Inhalt zur Prüfung
ohne Benutzereingriff
• E-Mail-Verwaltung
• Benachrichtigung und Warnmeldungen
Mehrere Sicherheitsstufen
• Kennwortverwaltung und Durchsetzung Kennwortregeln - erforderlich für Einhaltung der HIPAAVorschriften
• Audit- und Event-Protokolle für Audits
• SSL-Verschlüsselung
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•
•
•
•
•
•
Dokumentenmanagement: Anwender müssen in der Lage
sein, schnell verschiedenste Dokumentenarten in einem
sicheren, indizierten und durchsuchbaren Bereich ablegen
zu können, auf den andere Anwender zugreifen können
und in dem die Dokumente verwaltet werden können
Zusammenarbeit: Weiterleitung von Dokumenten,
Workflow und webbasierte Bereiche mit verwaltbaren Wikis und Blogs, damit Anwender gemeinsam an Dokumenten arbeiten können
Verwaltung von Dokumenten: Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften für alle elektronischen Inhalte; Maximierung des Funktionsumfangs innerhalb der Dokumentenmanagementumgebung
Suche und Index: Einfaches Finden von Dokumenten im
Online-Ablagebereich und auf mehreren DocuShareServern
Bilderfassung: Erfassung von auf Papier vorliegenden Dokumenten in einem durchsuchbaren Dokumentenmanagementsystem
Workflow: Generierung von Adhoc-Workflows mit integrierten Weiterleitungs- und Genehmigungsfunktionen, z. B.
benutzerdefinierte Weiterleitung von Dokumenten in mehreren Schritten und Beschleunigung von MehrschrittProzessen, in denen Dokumente geprüft/genehmigt werden müssen
Publizierung von Web-Content: Schnelle Bereitstellung
von Informationen auf Firmen-Intranets oder Websites im
Internet mit einer Reihe webspezifischer Bearbeitungs-,
Verwaltungs- und Publishing-Tools, geschützt durch Sicherheitsprotokolle
Xerox DocuShare ist eine webbasierte Dokumentenmanagement- und Bilderfassungsanwendung, mit der Unternehmen
jeder Größe schnell eine leistungsstarke Enterprise Content Management (ECM)-Lösung implementieren können, um eine bessere Kontrolle über Dokumente und mehr Kollaborationsmöglichkeiten zu erhalten. Die Lösung kann außerdem zur Steigerung der Produktivität innerhalb der Organisation beitragen.
Gekoppelt mit Xerox-Multifunktionsgeräten, die über eine Scanfunktion verfügen, stellt sie eine komplette End-to-EndDokumentenmanagementlösung von einem renommierten Unternehmen dar.
•
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•
•
•
Minimaler IT-Support und minimales Training, niedrigere
Gesamtkosten (TCO) und ein sofortiger Return on Investment
Enge Integration mit Desktop-Anwendungen zum einfachen Arbeiten mit Dokumenten auf Papier und im elektronischen Format, darunter Microsoft Windows, Outlook und
viele Scan- und Ausgabegeräte wie z. B. Xerox WorkCentre
Pro-, DocuTech- und iGen3-Geräte
Effizientes, nachvollziehbares und sicheres ContentManagement: verschiedene Mitarbeiter können Informationen erfassen, verwalten, publizieren und gemeinsam nutzen
Erhöhte Produktivität und verbesserte betriebliche Effizienz
Kostengünstige schlüsselfertige Lösung, die in wenigen
Stunden implementiert und in wenigen Minuten gemeistert
werden kann
Ermöglicht Einhaltung von Vorschriften in Bezug auf Dokumente
Sichere Umgebung für wichtige Geschäftsdokumente im
Fall einer Katastrophe
Erhöhte Sicherheit mit drei Sicherheitsstufen, beginnend
mit normaler Anmeldung und Kennworteingabe für das
Netzwerk; unterstützt Secure Socket Layer (SSL) Verschlüsselung
Zugriffsrechte für Ordner, Dokumente und andere Objekte,
und Integration mit bestehenden LDAP-Systemen
Was spricht für Xerox?
•
•
•
Komplette End-to-End-Dokumentenmanagementlösung
von einem renommierten Unternehmen, wenn die Lösung
mit Xerox-Multifunktionsgeräten mit Scanfunktion gekoppelt ist
Preisgünstiger und leichter zu installieren, zu administrieren
und zu verwenden als einige Produkte von Mitbewerbern
Sehr flexibel und skalierbare für einen schnellen und breiten Einsatz, je nach Ihren Forderungen
Systemvoraussetzungen
Mindestanforderungen für den Server
Intel- oder AMD-Plattform:
•
Windows 2000 Server (SP4); Windows 2003 Server (SP1)
•
Red Hat Enterprise Linux ES 4
•
1,3 GHz Intel Pentium 4 oder AMD Athlon MP Prozessor oder besser
•
Mindestens 2 GB RAM
•
2 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte
•
Ethernet-Schnittstelle
Sun SPARC-Plattform:
•
Solaris 9 oder 10 mit aktuellen Patch-Clustern
•
1 GHz UltraSPARC III Prozessor
•
Mindestens 2 GB RAM
•
2 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte
•
Ethernet-Schnittstelle
Client-Anforderungen
Webbrowser:
•
Microsoft Internet Explorer 5.5, 6 SP1 und 7
•
Netscape Navigator 6.1 oder höher
•
Mozilla 1.7.1 oder Mozilla Firefox 1.0.7
•
Opera 7.52
•
Apple Safari 2.0 und höher
DocuShare Windows Client CPX und DocuShare Outlook Client CPX:
•
Microsoft Windows 2000 Professional SP4; Microsoft Windows XP Professional SP2
•
Microsoft Office 2000 SP3; Microsoft Office XP SP3; Microsoft Office
2003 SP1
PaperPort Link zu DocuShare:
•
ScanSoft PaperPort Professional 10, PaperPort 10
•
ScanSoft PaperPort Pro 9 Office
•
ScanSoft PaperPort Deluxe 9 oder 8
WebDAV
•
Windows 2000 Professional mit Office 2000/XP/2003
•
Windows XP Professional mit Office 2000/XP/2003
•
Apple Mac OS X 10.3
Unterstützte Infrastruktur-Komponenten
Webserver:
•
IIS 5 auf Windows 2000 Server; IIS 6 auf Windows 2003 Server
•
SunONE/Sun Java System Web Server 6.1 auf Windows 2000 Server;
Solaris 9; Red Hat Enterprise Linux 3; oder SUSE Linux Server v.8
•
Apache Web Server 1.3.31 auf Solaris 8 oder 9; Red Hat Linux Enterprise
Server 3; oder SUSE Linux Server v.8
•
Apache Web Server 2.0.50 oder höher auf Windows 2000 oder 2003
Server
Datenbanken:
•
MSDE 2000 SP4
•
IBM DB2 8.1 und 8.2
•
SQL Server 2000 SP4 und 2005
•
Oracle 9.2.0.6 oder 10g
PostgreSQL 8.1.3.1 or 8.2.3
•
LDAP
•
SunONE/Sun Java Directory Server 5.2 oder 5.1 mit SP 1
•
Novell eDirectory Version 8.7.3.7 (Version 8.7.3 mit Patch 7)
•
Microsoft Active Directory auf Windows 2000 Server SP3 oder 2003 Server
Kontakt:
thomas gabel consulting gmbh
Von Gonsert 2
D-54587 Rommersheim
Xerox GmbH | 06/2009
Tel.: +49 (700) 24 20 81 80
E-Mail: [email protected]
Web: www.docushare.de
Dokumentenverwaltung und -archivierung
Herausforderungen
•
Xerox DocuShare™ CPX
•
Xerox DocuShare CPX ist eine skalierbare webbasierte Anwendung mit einer Vielzahl von Funktionen, die ein Enterprise Content Management mit minimalem IT-Support und minimalem
Training ermöglicht.
•
Hauptfunktionen
•
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•
•
•
•
Einfache und erweiterte Enterprise Content ManagementTools für Dokumente
Content-orientierte Kollaboration
Einfach bedienbares, projektorientiertes Dashboard für
das Workflow-Management
Einfache Automatisierung von Inhalten in spezifischen
Geschäftsprozessen
Große Auswahl an Optionen für gescannte Bilder ermöglicht vollständige Kontrolle über Informationen
Schnelle Erfassung von Dokumenten: 350 Seiten pro Minute im Dauerbetriebsmodus
Übermittlung von XML-Content und Zusammenfassungsfunktionen
Nachverfolgungs-, Protokollierungs- und Berichtsfunktionen unterstützen Auditprotokolle und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Einbindung gängiger Anwenderportale für einen schnellen
und einfachen Zugriff in bekannten Umgebungen
Flexible Anwenderebenen auf der selben Serverinstanz
ermöglichen Zuordnung zu betrieblichen und strategischen
Zielen
Ordnung in die vielen Dokumente auf Papier und in digitaler
Form zu bringen, ist nur ein Aspekt, der zur gesteigerten Produktivität im Unternehmen führt. Durch die Automatisierung des
Dokumenten-Workflows in einem Unternehmen (sprich die Art
und Weise, wie Dokumente weitergegeben und geändert werden) kann ein Unternehmen weitaus effizienter arbeiten als
bisher.
•
•
•
DocuShare CPX bietet erweiterte Funktionen für Prozess-, Imaging- und Enterprise Content Management, um Unternehmen
in die Lage zu versetzen, die für den Geschäftsbetrieb wichtigen Dokumente effizient zu nutzen.
•
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•
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•
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•
•
•
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Kontrolle über betriebliche Dokumente wie z. B. ExcelDateien, Rechnungen oder Verträge und Anwendungen ist
Dreh- und Angelpunkt für jedes Unternehmen, das effizient arbeiten will
Geschäftsprozesse und Workflows können innerhalb der
Dokumentenmanagementumgebung verwaltet werden
Leveraging von Dokumenten von der Erstellung bis zur
endgültigen Verteilung
Integration von Enterprise Content Management in die
Büroumgebung, z. B. in Multifunktionsgeräte und Scanner
Integration in bestehende Prozesse und in bestehende
Umgebungen, damit Mitarbeiter nicht auf neue Technologien geschult werden müssen
Sofortiger Zugang zu Informationen für berechtigte Personen zum richtigen Zeitpunkt
Sicherung von Informationen, um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen
Hohe Flexibilität: die Lösung setzt auf einer hoch skalierbaren Plattform auf, durch die DocuShare und DocuShare
CPS simultan mit mehreren Zugriffsebenen für Anwender
ausgeführt werden können
Minimaler IT-Support: die Lösung lässt sich leicht implementieren, administrieren und pflegen. Sie können von
DocuShare auf CPX migrieren, ohne hierzu Content zu
migrieren oder das System auszuschalten und den Service
unterbrechen zu müssen.
Vielzahl von Imaging-Optionen vom Desktop- bis zur Produktionsebene; enge Integration mit Xerox-Multifunktionsund Scangeräten sowie mit Imaging-Lösungen von Kofax,
Omtool und Nuance
Effizientes, nachvollziehbares und sicheres Enterprise
Content Management: Informationen werden erfasst, verwaltet und publiziert. Sie können von Mitarbeitern gemeinschaftlich genutzt werden.
Gesteigerte Produktivität und verbesserte betriebliche
Effizienz durch erweiterte Funktionen für die gemeinschaftliche Nutzung und automatisierte Geschäftsprozesse
Ermöglicht die Einhaltung von Vorschriften für Dokumente
Sichere Umgebung für wichtige Geschäftsdokumente im
Fall einer Katastrophe
Erhöhte Sicherheit mit drei Sicherheitsstufen, beginnend
mit normaler Anmeldung und Kennworteingabe für das
Netzwerk
Zugriffsrechte für Ordner, Dokumente und andere Objekte; unterstützt Secure Socket Layer (SSL) Verschlüsselung
Was spricht für Xerox?
Systemvoraussetzungen
•
Mindestanforderungen für den Server
•
Enterprise Content Management-Lösung mit vielen Funktionen zu einem fairen Preis
Integration mit Xerox-Hardware, Geräten und Software für
eine Lösung von einem Anbieter
Intel- oder AMD-Plattform:
•
Windows 2000 Server (SP4); Windows 2003 Server (SP1)
•
Red Hat Enterprise Linux ES 4
•
1,3 GHz Intel Pentium 4 oder AMD Athlon MP Prozessor oder besser
•
Mindestens 2 GB RAM
•
2 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte
•
Ethernet-Schnittstelle
Sun SPARC-Plattform:
•
Solaris 9 oder 10 mit aktuellen Patch-Clustern
•
1 GHz UltraSPARC III Prozessor
•
Mindestens 2 GB RAM
•
2 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte
•
Ethernet-Schnittstelle
Client-Anforderungen
Webbrowser:
•
Microsoft Internet Explorer 5.5, 6 SP1 und 7
•
Netscape Navigator 6.1 oder höher
•
Mozilla 1.7.1 oder Mozilla Firefox 1.0.7
•
Opera 7.52
•
Apple Safari 2.0 und höher
DocuShare Windows Client CPX und DocuShare Outlook Client CPX:
•
Microsoft Windows 2000 Professional SP4; Microsoft Windows XP Professional SP2
•
Microsoft Office 2000 SP3; Microsoft Office XP SP3; Microsoft Office
2003 SP1
PaperPort Link zu DocuShare:
•
ScanSoft PaperPort Professional 10, PaperPort 10
•
ScanSoft PaperPort Pro 9 Office
•
ScanSoft PaperPort Deluxe 9 oder 8
WebDAV
•
Windows 2000 Professional mit Office 2000/XP/2003
•
Windows XP Professional mit Office 2000/XP/2003
•
Apple Mac OS X 10.3
Unterstützte Infrastruktur-Komponenten
Webserver:
•
IIS 5 auf Windows 2000 Server; IIS 6 auf Windows 2003 Server
•
SunONE/Sun Java System Web Server 6.1 auf Windows 2000 Server;
Solaris 9; Red Hat Enterprise Linux 3; oder SUSE Linux Server v.8
•
Apache Web Server 1.3.31 auf Solaris 8 oder 9; Red Hat Linux Enterprise
Server 3; oder SUSE Linux Server v.8
•
Apache Web Server 2.0.50 oder höher auf Windows 2000 oder 2003
Server
Kontakt:
TG Consulting GmbH
Vor Gonsert 2
D-54597 Rommersheim
Tel./Fax: +49 (700) 2420 8180
E-Mail: [email protected]
Web: www.docushare.de
Xerox GmbH | 06/2009
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Output-Management
Output-Management-Lösungen sind Lösungen, die im Bereich Druckdatenstromkonvertierung (Datenstrom– oder
PDL-Konvertierung), variable data printing, decentralized
transaction printing und Druckausgabe aus ERP-Systemen
ansiedelt sind. Variable data printing ermöglich es Unternehmen, Dokumente für spezielle Kunden zu personalisieren.
Xerox GmbH | 06/2009
Output-Management
Atlas Software PrintShop Mail
Maximieren Sie die Aussagekraft Ihrer Druckkommunikation
durch den Einsatz von personalisiertem Druck. Variabler Datendruck erhöht den Wert Ihrer Kommunikation und steigert Ihre
Rückantwortraten auf 30 bis 40%.
•
Mit PrintShop Mail erhöhen Sie die Aussagekraft Ihrer Druckprodukte durch das Hinzufügen von Personalisierung. Dazu integriert PrintShop Mail Datenbankinformationen in das Layout Ihres Dokuments. Durch einfaches Ziehen und Einsetzen von Datenbankfeldern in Ihr Dokumentenlayout stellt PrintShop Mail
eine Verknüpfung zwischen dem Datenbankfeld und Ihrem Dokument her.
•
Hauptfunktionen
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•
Eigenständige Softwareanwendung für den variablen Datendruck - kein Plug-in.
Leicht zu erlernen, leicht anzuwenden
Leistungsfähig genug um jeden PostScript Drucker, auch die
IGen3, anzutreiben
Verwendet PostScript "Forms caching" - Hintergrund und
Bilder werden nur einmal an den Drucker gesendet
(reduziert die Netzwerkbelastung)
Optimierter Druckdurchsatz durch die Unterstützung von
Optimiertem PostScript, VIPP, Creo VPS, PPML und EFI Fiery
Freeform Technologien
Direkte Ansteuerung der Weiterverarbeitungseinheiten
Schnell - druckt mit oder nahezu mit Nenngeschwindigkeit
des Druckers
Verfügbar für Windows und Macintosh
Verfügbar in acht Sprachen:
Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Holländisch, Italienisch, Japanisch, Arabisch u.a.
Die meisten gedruckten Werbesendungen werden nicht beachtet. 2% Rückantworten sind die Regel. Es gibt viele Anwendungen um diese niedrigen Antwortraten zu verbessern aber viele
haben erhebliche Einschränkungen.
Herausforderungen
•
•
•
Einfache transaktionsorientierte VDP Anwendungen produzieren hohe Volumina können aber nur auf einem niedrigen
Niveau personalisieren
Anwendungsspezifische Lösungen (Plug-Ins) sind nur zusammen mit der jeweiligen Designanwendung wie Quark
XPress oder InDesign verfügbar
Niedrige Geschwindigkeiten, rudimentäre Personalisierungsmöglichkeiten und hohe Netzwerkbelastung sind die
Nachteile von Serienbriefanwendungen.
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•
•
•
Verkürzt den Druckprozess und reduziert die Netzwerkbelastung durch nur einmaliges Senden des statischen
Dokuments zusammen mit dem Link auf die Datenbank.
Spart Zeit da mit Hilfe von PrintShop Mail Ihr Drucker mit
oder nahezu mit Nenngeschwindigkeit arbeitet
Reduziert die Druckkosten und Fehldrucke durch effizienten Workflow und Überprüfungsmechanismen
Nutzt Ihre vorhandenen Designanwendungen wie Quark
XPress, PageMaker, Illustrator, InDesign oder Microsoft
Word
Nutzt Ihre vorhanden Datenbanken, inklusive Paradox,
Microsoft FoxPro und Access in der Windows Version sowie
Excel, dBase and zeichengetrennte ASCII-Dateien sowohl
in der Windows und der Macintosh Version
Erhöht die Verlässlichkeit des Druckdatenstroms, da es
PrintShop Mail ermöglicht, alle Ressourcen vorab auf Ihre
korrekte Darstellung zu prüfen
Was spricht für Xerox?
•
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•
Nutzt die Xerox Technologie inklusive der hohen Druckgeschwindigkeiten, der hohen Zuverlässigkeit und der Vielzahl von Weiterverarbeitungsmöglichkeiten
Einfacherer Erwerb als beim Mitbewerb, da Ihr Xerox Kundenbetreuer sowohl Ihre Hardware- als auch Ihre Softwarebedürfnisse bedient
Schnellere Problemlösung mit nur einer Bezugsperson für
Hardware- und Softwareunterstützung - im Gegensatz zu
einigen Mitbewerbern die getrennte Ansprechpartner für
Hardware- und Softwareunterstützung bieten.
Systemvoraussetzungen
PrintShop Mail 5.2 Windows Edition:
• Pentium III oder höher (P4 empf.), 1 GHz oder schneller
• 256 MB RAM oder mehr
• mind. 80 MB freier Plattenplatz
• Windows 2000, XP, 2003 Server
Kontakt:
Hessler & Schreib GmbH
Wasserburger Landstraße 133
D-81827 München
Tel.: +49 (0) 89 43 57 87 40
E-Mail: [email protected]
Web: www.hessler-schreib.de
DirecType® erstellt personalisierte Bilder. Der Einsatz von Bildpersonalisierung im Digitaldruck steigert den Beachtungsgrad
von Dokumenten beim Kunden.
Deutsch Technologies DirecType®
DirecType® ist eine Bildpersonalisierungssoftware, die es ermöglicht Texte (z.B. der Name einer Person) in ein Bild zu integrieren. Besonders geeignet ist diese Software für Direct Marketing Kommunikation.
Hauptfunktionen
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Software zum Einsatze für PC, MAC und Linux
(crossplattform)
Stand-alone Software für Designer und Prepress
Einfache Funktionen für die Motiverstellung
Preisgünstige Einsteigerversion für Designer / Kreative
Die Produktion beliebig vieler Bilder ist vollständig über
Skripte ansteuerbar
Verschiedene Bildformate und Auflösungen für Print und
Web
Kompatibel zu allen gängigen VDP Lösungen
DirecType® kann in Web-to-Print Anwendungen eingesetzt
werden
Eine große Anzahl von vorgefertigten Motiven
Durch die andauernde Flut von Informationen sind viele Kunden
übersättigt. Die Herausforderung ist dabei die Aufmerksamkeit
des Kunden zu erlangen. Bildpersonalisierung ist für diese Aufgabe ein hervorragendes Mittel.
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Dokumente werden verstärkt wahrgenommen
Wertsteigerung von Dokumenten
Erhöhte Response bei Mailings
Emotionale One-to-One Dialoge für Print und Web (z.B.
Mailings)
Individuelle Werbebotschaften
Einfache Benutzung
Stand-alone Software für MAC, PC, Linux
Größe Anzahl von vorgefertigten Motiven
Preisgünstige Einsteigerversion für Designer
Die Software ist kompatibel zu allen gängigen VDP Lösungen
DirecType® kann in Web-to-Print Anwendungen eingesetzt werden
Was spricht für Xerox?
•
•
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•
Xerox und Xerox Reseller bieten Problemlösungen rund um
die wichtigen Aspekte von Dokumenten
Die Controller von Xerox Druck Systemen sind auf den variablen Datendruck spezialisiert.
Die Beachtung von bildpersonalisierten Dokumenten ist
sehr hoch. Sie setzt jedoch ein qualitativ hochwertiges Dokument voraus. Dieses kann mit der hohen Druckqualität
von Xerox garantiert werden
Xerox und Xerox Reseller können weiterhin VDP Software
bereitstellen, welche für die Verwendung von personalisierten Bildern in Dokumenten notwendig sind.
Herausforderungen
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Herstellung von heraus stechenden Dokumenten
Die Aufmerksamkeit des Kunden gewinnen
Erweckung von Neugier
Wertsteigerung von Dokumenten
Steigerung der Antwortquoten (Response) bei personalisierten Mailings
Kunden fühlen sich direkt angesprochen
Erstellung von innovativen und speziellen Dokumenten
Emotionale One-to-One Dialoge für Print und Web (z.B. Mailings
Einfache Benutzung
Stand-alone Software
Plattformunabhängige Software für MAC, WIN und Linux
Multi-Thread-Fähigkeit (gleichzeitige Auslastung der Prozessoren) zur Zeiteinsparung in der Produktion
Xerox GmbH | 06/2009
Kontakt:
Sysdata
Schulstraße 14
D-69207 Sandhausen
Tel.: +49 (700) 77 46 83 28 2
E-Mail: [email protected]
Web: www.directype.org
Output-Management
•
•
Maping Fastbind
•
Um die neuen Drucktechnologien völlig zu nutzen, müssen Sie
fähig sein, Ihre Dokumente nach dem Ausdrucken ordentlich zu
endverarbeiten. Fastbind bietet an eine ideale Endverarbeitungslösung, die Ihren Druckraum in eine richtige Buchfabrik
verwandelt.
Hauptfunktionen
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Was spricht für Xerox?
•
•
Binden Sie Taschenbücher, Vinylpräsentationen und Hardcover-on-Demand Bücher
Produzieren Sie mühelos gedruckte Hardcovers, CDBoxen, Ringbücher usw.
Arbeiten Sie mit verschiedenen Größen, Formaten, und
Applikationen
Wechseln Sie von einer Arbeit zur anderen über ohne Justierungen; die Maschinen sind schnell fertig
Endverarbeiten Sie inhouse sogar die Short Runs, Book-onDemands und Auftragsarbeiten
Beschleunigen Sie Ihren ROI mit neuen, wertvollen Aufgaben für Ihren Drucker
Bekommen Sie die beste Qualität: Fastbind perfekt gebundene Bücher öffnen sich leicht, sind attraktiv, stark und
flexibel
Haben Sie Nutzen von weitem Know-How und 20jähriger Erfahrung mit exzellenter technischer Unterstützung
Installieren Sie Fastbind im Büro, in Druckläden, Schulen
oder Kopieläden
•
Xerox ermöglicht den Output von extra großen Papieren
für die Kundenanfertigung / extragroßen Deckel
Xerox Geräte drucken aus Dokumente von hoher Qualität,
die Sie stolz Ihren Kunden in gebundener Form übertragen
können
Sie bekommen die beste Qualität für Ihre Fotoalben
Die digitalen Drucktechnologien sind im Laufe des letzten Jahrzehntes enorm gewachsen. Unternehmen sollen Nutzen aus den
neuen Technologien ziehen; sowohl aus der Effektivität als auch
den Möglichkeiten, um einen guten Schnitt zu machen.
Herausforderungen
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•
Einzigartige, fertige Lösungen sind wichtig, denn jeder
Kunde und Benutzer hat verschiedene Bedarfe in der Arbeit
Auftragswerke und variables Ausdrucken von Materialien
verlangen die Möglichkeit der on-Demand-Bindung
Schwierige Papiere, wie Farbkopien, belegtes Papier usw.
können für die Printer kompliziert zu binden sein
Die Qualität der fertigen Produkte muss das Niveau der
traditionell gedruckten Bücher erreichen.
Zusätzliche Kosten und Verspätungen beim Outsourcing
der Ausarbeitung verlangen, dass die Ausarbeitung inhouse
gemacht wird.
Fehler beim Binden von Short Runs können die ganze Order verderben
Die Kombination von Fastbind mit der Schnelle und Druckqualität von Xerox Geräten können Ihr Business brillante Möglichkeiten anbieten. Schreiben Sie Ihr Dokument, entwürfen Sie den
Deckel und drucken Sie es mit Ihrem Xerox Gerät aus. Danach
falzen Sie entweder das gedruckte Softcover mit der Fastbind
Falzmaschine oder machen Sie ein Hardcover mit der Fastbind
Buchdecken-Maschine. Sie können auch einen fertigen Deckel,
Streifen oder gar keinen Deckel benutzen.
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Kontakt:
Döring Bindetechnik GmbH
Schlehdornweg 8
D-49749 Ibbenbüren
Tel.: +49 (0) 54 51 54 70 0
E-Mail: [email protected]
Web: www.doering-bindetechnik.de
Xerox GmbH | 06/2009
Output-Management
Herausforderungen
®
PlanetPress Suite
PlanetPress ist eine Reihe von Softwaremodulen für einfache
Gestaltung, Variable-Data-Printing und Verteilung von Transaktions-Dokumenten und Geschäftsformularen. Sie integriert variable Daten und bietet hoch entwickelte, automatisierte Möglichkeiten der Ablaufverwaltung. Dokumente, die mit PlanetPress Suite erstellt werden, können als Teil einer anspruchsvollen Dokumentenverwaltungs-Anwendung in Massenauflagen
gedruckt, archiviert, gemailt und / oder gefaxt werden.
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Hauptfunktionen
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Kein Druck auf vorgedruckten Formularen mehr
Einfache Verwaltung des verteilten Drucks von Transaktions-Dokumenten
Verwandelt Rechnungen in Werbeträger, erhöht Antwortquoten und stärkt Kundenbindungen durch Personalisierung
der Dokumente
Druckt komplexe Transaktions-, Promotions- oder Transpromo-Dokumente mit Hochgeschwindigkeit
Eliminiert Fehler auf Grund manueller Engriffe und bietet
mehr Flexibilität
Automatisiert den Druck und maximiert Ausgabekapazitäten
Drucken Sie auf jedem beliebigen Drucker
In jedes EDM-System integrierbar
Kommuniziert mit externen Programmen, um Drittangebote weiter zu automatisieren und zu integrieren
Verwendet eingebaute Webservices, um sich in andere
Workflow-Tools zu integrieren oder Funktionen auf Webseiten hinzuzufügen
Um den größtmöglichen Wert zu erzielen, müssen Geschäftslösungen die organisatorische Effizienz erhöhen und zum strategischen Gesamtziel beitragen. Die Automatisierung des Arbeitsablaufs, Dokumentendesign, digitale Archivierung und Informationsabfrage sind einige der Lösungen, die man im heutigen Geschäftsleben benötigt. Wichtiger ist aber noch, dass die besten
Lösungen mehr als nur grundlegende Funktionen bieten; sie
müssen wirklich auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein.
•
•
PlanetPress Suite ist eine erschwingliche, unabhängige, mit
vielen Funktionen ausgestattete Software-Anwendung für einfache Gestaltung von Transaktions- und PromotionsDokumenten und den Druck variabler Daten. Es bietet außerdem fortgeschrittene Möglichkeiten zur Verwaltung des verteilten Drucks und von Arbeitsabläufen.
Reduziert die Kosten in der Dokumentenverteilung und im
Druckablauf, indem Benutzer automatisierte Prozesse aufsetzen können
•
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Vorgedruckte Formulare sind kostspielig, schwierig abzuändern, verschwenderisch und erfordern viel Arbeit.
Die Verteilung von Transaktions-Dokumenten kann zeitaufwendig sein und bei manueller Bearbeitung zu Fehlern
führen.
Versteckte Kosten durch Host- oder Server-Austausch können Upgrades verzögern.
Verschiedene Dokumententypen erfordern u. U. verschiedene Systeme oder Plattformen, daher kommt es zu erhöhten Kosten und Arbeitsbelastung für IT.
Reduzierte Prozesseffizienz und erhöhte Kosten bei der
Dokumentenverteilung an Niederlassungen.
Rechnungen, in denen nur die gekauften Artikel und der
Gesamtbetrag aufgelistet werden, lohnen nicht das Porto
und die Arbeit, die in den Rechnungsversand investiert
werden.
Schwarz-weiße oder farbschwache Promotions-Dokumente
haben niedrige Antwortquoten und erzielen niedrige Umsätze, wenn sie getrennt von den üblichen TransaktionsDokumenten (wie Rechnungen) gesendet werden.
Marketingabteilungen investieren eine Menge Zeit und
Geld in die Aktualisierung von Dokumentenvorlagen und
Formularen aus neuen Gestaltungs-, Personalisierungsund anderen werbetechnischen Gründen.
Reduzieren Sie die Kosten in Druck und Dokumentenverteilung, indem Sie teure, vorgedruckte Formulare und Altsysteme überflüssig machen
Erstellen Sie ganz einfach personalisierte Dokumente mit
eigenen Daten, um das ausgewählte Publikum effizient
mit den wichtigen Informationen anzusprechen
Findet Verwendung bei allen Druckarbeiten; von hoch
komplexen bis zu den täglichen Druckauflagen; mit PostScript, optimiertem PostScript oder Windows-Druck
Durch die offene Bauweise der Software kann sie in jede
Umgebung ohne Änderungen am Hostsystem integriert
werden
Mit dem PlanetPress Imaging-Modul können Dokumente
in Ihr EDM-System integriert oder per E-Mail / Fax versendet werden - alles ohne manuelle Eingriffe
Nutzt die Leistungsfähigkeit von Laserdruckern voll aus,
um sogar die komplexesten Transaktionsjobs (fast) mit
Nenngeschwindigkeit zu drucken
•
Richten Sie einen Sicherheitsprozess ein, um sicherzustellen,
dass Ihre Drucke im Fall eines Fehlers an ein anderes Gerät
gesendet werden
Was spricht für Xerox?
•
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•
Xerox ist das weltführende Unternehmen in Dokumentenverwaltungs-Technologie und -Dienstleistungen
Xerox Fachwissen und laufende Neuerungen werden international anerkannt
Die Xerox-Fachleute helfen Ihnen dabei, die richtige Lösung
für Sie auszuwählen und leistungsfähiger zu werden, während Sie Ihre Kosten für Druck- und Dokumentenverteilung
reduzieren.
PlanetPress Suite ist mit der Xerox-Technologie voll kompatibel
Sie erhalten eine komplette, integrierte Lösung
Systemvoraussetzungen
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Intel ® Pentium ® 4 oder besser oder gleichwertig
Microsoft ® Windows ® 2000 mit SP2, Windows XP oder
Windows Server 2003.
512 MB RAM, 500 MB freier Festplattenspeicher
1024x768 Farbmonitor mit 16-bit Farbe oder größere Grafikkarte
Adobe® Acrobat® oder Acrobat Reader® 5.0 oder höher
(Adobe® Reader® auf der CD enthalten)
Kontakt:
Objectif Lune GmbH
Röntgenstraße 3
D-64291 Darmstadt
Tel.: +49 (0) 61 51 93 09 41
E-Mail: [email protected]
Web: www.objectiflune.com
Xerox GmbH | 06/2009
Output-Management
Systemvoraussetzungen
Stethos Enhanced Laser Printing
stethos Enhanced Laser Printing System (ELP) ist ein intelligentes, skalierbares und sehr effizientes Output Management System. Es wurde sehr großen Wert auf einfachste Bedienung und
geringste Einarbeitungszeit gelegt. Ohne in bestehende Anwendungen einzugreifen bietet ELP vielfältige Möglichkeiten die
Druckdatenströme aufzubereiten.
Hauptfunktionen
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Ersetzen von vorgedrucktem Papier durch elektronische
Formulare, Wiederholungsdruck, einfache Integration von
Ausgabe-Optionen
Barcode-Druck
Ersetzen von Nadeldruckern
Vielzahl an Emulationen wie Prescribe, Epson, Proprinter
(PPDS), PGL, VGL, IGP10, CALS und LG/Philips
Suchen + Ersetzen ermöglicht viele Optionen z.B.: Schachbelegungen ändern, Konvertierung von Zeichensätzen: z.B.,
EBCDIC nach ASCII, Löschen von unerwünschten Spooldaten u.v.m.
Unicode und Double Byte Umwandlung für nichtUnicode-Drucker
Regelbasiertes Druckwerk um den Druck-Workflow zu optimieren und Druck-Richtlinien einzuhalten
Konvertierung von bestehenden Druckdatenströmen in
eine PDF- oder TIFF-Datei, die dann per E-Mail versendet
oder einem DMS System zugeführt werden kann
Aufteilung von Druckjobs auf mehrere Drucker
Portooptimierung und Erzeugung von OME-Codes für Kuvertieranlagen
Ver-/Entschlüsselung von Druckdatenströmen
Komprimierung/Dekomprimierung von Druckdatenströmen
Erweitert herkömmliche Desktop-Applikationen um eine
Secure printing Funktionalität
Auslesen von Zählerständen einer Druckerflotte, zur Einschätzung des Druckaufkommens
Reduzieren Sie Ihre Druckkosten im Bezug auf Mehrfachkopien
(keine Nadeldrucker), vorgedrucktes Papier und teure Hardware
(z.B. Sonderlösungen für Barcodes).
46
Server / PC mit:
• Windows NT, XP, Vista, 32 und 64 Bit Versionen
• 2000, 2003 (auch Cluster- und Terminal-Server), 32 und
64 Bit Versionen
• HP-UX
• VMS
• AIX
• True64
• Solaris
• Linux
oder Netzwerk-Appliance, die als TCP/IP Re-Router oder Druckserver fungiert
Herausforderungen
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Papierverschwendung durch falsche Formulare
Vorgedrucktes Papier kann sehr teuer sein und benötigt
Platz in Ihrem Büro
Formulare können mit jeder beliebigen Anwendung
erstellen
Archivierung von Druckdatenströmen
Automatische Anwendung von Formularen in Abhängigkeit vom Druckauftrag
Komplizierte Kommunikation aufgrund ineffizientem Verteilen/Ausdruck von gedruckten Informationen
Schnelle und verlässliche Xerox-Geräte, die ELP nutzen sind die
Möglichkeit, eine wirtschaftliche Druckumgebung zu garantieren ohne den Nutzer zu behindern. Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Geräte durch den Einsatz von ELP.
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Reduzierung von Papierverschwendung
Einfache Formularverwaltung
Barcode-Druck
Emulation von Prescribe (und anderen Druckersprachen)
Automatisierung von Druckjobverteilung
Wegfall von teueren Spezial-Geräten wie Nadeldruckern
oder Double-Byte-Druckern
Was spricht für Xerox?
•
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Um das Handhabung und Qualität zu maximieren benötigt man die Zusammenarbeit erfahrener Spezialisten
Je besser das Gerät und die Lösung, desto zufriedener
sind die Anwender
Alle Xerox-Geräte die PCL5 unterstützen, können diese
Lösung nutzen
Kontakt:
stethos GmbH
Weimarer Straße 48
D-71065 Sindelfingen
Tel.: +49 (0) 7031 86 09 10
E-Mail: [email protected]
Web: www.sthethos.com
Xerox GmbH | 06/2009
48
Scannen, verteilen und faxen
Untersuchungen der Xerox Corporation haben gezeigt, dass 45
% der Arbeitszeit mit der Handhabung von Dokumenten verbracht werden. 60 bis 80 % der Mitarbeiter sagen, dass sie die
benötigten Informationen nicht finden können.
Hier ist Scannen der Schlüssel: Scannen kann Papierdokumente
in elektronische Form übertragen, die wesentlich einfacher zu
handhaben und zu verteilen sind. So können die Kosten für den
Versand von papiergebundenen Dokumenten eingespart werden. Jetzt können Sie Informationen schnell und kosteneffektiv versenden.
Scannen erhöht auch die Sicherheit, denn es wird eine sichere
Verteilung der Dokumente erreicht und auch die Produktivität
wird gesteigert. Denn die Mitarbeiter müssen nicht erst aufwändig nach den Dokumenten suchen. Ablage, Verteilung und
die Wiederherstellung von gescannten Dokumenten ist einfach, und spart realen Speicherplatz.
Xerox GmbH | 06/2009
Wenn auch heute viele Informationen via E-Mail versendet
werden, gibt es immer noch einen Kundenbedarf an Faxlösungen. In vielen Instanzen ist die Nachweisbarkeit hierfür
entscheidend um firmeninterne oder rechtliche Bestimmungen zu erfüllen.
Fax-Server-Lösungen verbinden Multifunktionsgeräte mit
einem zentralen Faxserver, der signifikante Kosteneinsparungen bringt und bei Bedarf alle Transaktionen protokolliert
sowie eine Kopie der gefaxten Daten erstellt.
Scannen, verteilen und faxen
Captaris® RightFax®
Captaris RightFax ist die marktführende Lösung in den Bereichen Netzwerk-Faxserver und elektronischer Dokumentenversand. Mit RightFax kann die Verarbeitung von Faxnachrichten,
Papierdokumenten, elektronischen Dokumenten und Daten von
Anfang bis Ende integriert und automatisiert werden. Ihr Unternehmen profitiert von höheren Umsätzen, geringeren Kosten
und der problemlosen Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Unternehmen suchen nach Lösungen und Ansätzen, mit denen
sie ihre technische Ausrüstung konsolidieren können. Ziel ist die
Reduzierung der Gesamtbetriebskosten und die Einsparung von
Zeit, Ressourcen und Bürofläche. Außerdem stellt die anhaltende Flut von Vorschriften bezüglich des Umgangs mit Dokumenten, Daten und Kommunikation für viele Unternehmen eine
zunehmende Belastung dar.
Herausforderungen
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Hauptfunktionen
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Intelligente Lösung für den Faxversand: Dokumente können direkt über einen Xerox-Multifunktionsdrucker oder aus
Desktop- und anderen Unternehmensanwendungen heraus
versandt werden.
Intelligente Lösung für den Empfang, die Weiterleitung
und Verwaltung eingehender Faxe: RightFax erleichtert
die Dokumentenverwaltung in Unternehmen: Eingehende
Dokumente werden automatisch zum entsprechenden Arbeitsplatz oder zu Xerox-Multifunktionsgeräten weitergeleitet.
Automatische Nutzung der günstigsten Verbindung
(Least Cost Routing) und IP-Faxversand: Über weitere
RightFax-Server können Faxe an unternehmenseigene LANs
(Local Area Networks), WANs (Wide Area Networks), an das
Intranet oder an das Internet versandt werden.
Least Cost Routing innerhalb des Unternehmens: Faxe,
die für Mitarbeiter im Unternehmen bestimmt sind, können
über das RightFax-Servernetzwerk versandt werden, sodass
nicht auf das öffentliche Telefonnetz zurückgegriffen werden muss.
Integrierte E-Mail-Module: RightFax unterstützt WebmailSysteme, die das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) einsetzen. Zusatzmodule für Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes sind optional erhältlich.
Automatische Faxverteilung: Richten Sie Empfängergruppen ein, um ein Fax automatisch an eine definierte Gruppe
zu versenden. Damit ist eine schnelle und effiziente Verteilung möglich.
Einfache Bereitstellung und zentralisierte Verwaltung:
Dank des benutzerfreundlichen MFP-Modul-Assistenten und
zentralisierter Tools für Administratoren ist die Einrichtung,
Konfiguration und Verwaltung von Faxdiensten auf lokaler
und globaler Ebene problemlos möglich.
Offenes Datenbankdesign: Optimale Unterstützung der
Express Edition von Microsoft SQL Server 2005. Außerdem
unterstützt RightFax die Standard bzw. Enterprise Edition
von SQL Server 2000/2005.
Flexible und skalierbare Plattform: Unternehmen können
mühelos weitere Faxkanäle einrichten, mit der LoadBalancing-Funktion die Systemleistung maximieren, ihre
Faxserver auf den neuesten technischen Stand bringen,
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Unnütze Ausgaben für den Dokumentenversand: Papierund Druckkosten sowie Postgebühren treiben die Ausgaben für den Dokumentenversand in die Höhe.
Zu viele Einzelgeräte: Faxgeräte, Drucker, Kopierer und
Scanner kosten viel Geld, wenn sie einzeln angeschafft
werden. Dazu kommen sehr viele Telefonanschlüsse und
extrem hohe Gebühren für Ferngespräche.
Sicherheitsbedenken und Risiken bezüglich der Einhaltung von Vorschriften: Herkömmliche Verfahren sind fehleranfällig und langsam. Außerdem erfüllen sie nicht alle
gesetzlichen Anforderungen, die zum Beispiel an die Datenerfassung und -verfolgung gestellt werden.
Zuverlässigkeit: "Ich habe Ihnen das Fax geschickt" ... "Ich
habe aber keines von Ihnen bekommen" … Beim herkömmlichen Faxversand haben Sie im Falle eines Dokumentenverlusts keinerlei Beweis dafür, dass Sie das Dokument ordnungsgemäß abgeschickt haben.
Konsolidierung der IT-Investitionen: Multifunktionsdrucker von Xerox und Captaris RightFax bieten statt des
Funktionsumfangs herkömmlicher Faxgeräte eine Komplettlösung für den Dokumentenversand.
Verlust wertvoller Arbeitszeit: Viele Unternehmen setzen
veraltete Systeme ein, deren Betrieb und Instandhaltung
viel zu aufwändig ist.
Ausgaben für das IT-Helpdesk: Einzelgeräte, die nicht in
das Netzwerk und die genutzte Software integriert sind,
beanspruchen die Aufmerksamkeit interner und externer
Mitarbeiter.
Probleme beim Wiederfinden von Dokumenten und Daten: Viele Unternehmen verfügen nicht über leistungsstarke Suchsysteme, die einen schnellen Zugriff auf gesendete
oder empfangene Dokumente ermöglichen.
Captaris RightFax kann in die Xerox-Multifunktionsdrucker
WorkCentre Pro und Document Centre integriert werden, um
alle Faxaktivitäten im Netzwerk zu bündeln. Benutzer können
bequem Faxe über die Geräte versenden, die sie täglich zum
Drucken, Scannen und Kopieren nutzen. Unternehmen haben
einen besseren Überblick über den Dokumentenversand und
damit verbundene sicherheitsrelevante Aspekte.
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Kostenreduzierung: Ersparen Sie sich den finanziellen und
zeitlichen Aufwand, der mit separaten Faxgeräten, Modems, Verbrauchsmaterial, gesonderten Telefonanschlüssen
und dazugehörigen Verträgen verbunden ist.
Maximierung des ROI: Durch die Kombination der Systeme
von Captaris und Xerox können Sie den ROI (Return on Investment) maximieren.
Höhere Produktivität und Effizienz: Ihre Mitarbeiter drucken, scannen, kopieren und faxen mit einem einzigen Gerät: Das spart Zeit und optimiert die Dokumentenverarbeitung.
Zentralisierte Steuerung der Faxfunktionen im Netzwerk:
Wickeln Sie die komplette Faxkommunikation über das
Netzwerk ab, und verwalten Sie damit den Versand elektronischer und nicht elektronischer Dokumente von einer zentralen Stelle aus.
Vereinfachte Administration: Mit den benutzerfreundlichen RightFax-Tools für Administratoren können Sie Routineaufgaben automatisieren, Probleme einfach beheben
und Faxaktivitäten effektiv überwachen und protokollieren.
Mehr Sicherheit: Versenden Sie vertrauliche Dokumente
über sichere Kanäle, damit diese wirklich nur von den berechtigten Empfängern erhalten werden.
Mühelose Integration: Mit dem MFP-Modul von RightFax
ist die Integration von Xerox-Multifunktionsdruckern kinderleicht.
Erweiterbare Kapazität und Funktionalität: Ausgehend
von einem einzigen Fax-Server können Sie Ihr System nach
Bedarf erweitern. Die Integration von E-Mail-, CRM-, ERPund Workflow-Programmen, von Lösungen für das Dokumentenmanagement sowie von anderen Unternehmensanwendungen ist problemlos über Erweiterungen möglich.
Einhaltung von Vorschriften: Die Daten empfangener und
gesendeter Faxe können nachvollzogen und kontrolliert
werden. Auch später noch lassen sich die Faxaktivitäten
ohne Aufwand überprüfen.
Systemvoraussetzungen
Systemvoraussetzungen für den Server
• Microsoft Windows Server 2003 (Standard oder
• Enterprise) SP2; Windows 2000 Server (Standard und Advanced) SP4
• Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, SQL Server
2005 (Standard oder Enterprise Edition)
• SQL 2000 Server (Standard oder Enterprise Edition)
• Microsoft XP Professional SP2, Windows 2000 Professional
SP4
• Microsoft Internet Explorer 6.0 SP2
• Pentium IV-kompatibler Prozessor mit mind. 2,4 GHz
• Speicher mit 1 GB
• 1,2 GB* freie Speicherkapazität zur Installation der Programme
• Unterstützt einfache und duale CPU-Systeme
• CD-ROM- oder DVD-Laufwerk; Bildschirmauflösung 800 ×
600 (SVGA) oder höher; Tastatur
• Die minimale freie Speicherkapazität auf der Festplatte
berücksichtigt nicht den für Dokumentgrafiken erforderlichen Speicherplatz. Wir empfehlen, für die Berechnung des
erforderlichen Speicherplatzes von rund 35 KB pro Seite
auszugehen.
Was spricht für Xerox?
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•
Zertifizierte Integration: Xerox und Captaris arbeiten intensiv und fortlaufend an der gegenseitigen Integrationsfähigkeit ihrer Systeme. Daher können Sie sicher sein, dass
diese Investitionen technisch wirklich sinnvoll sind.
Support: Xerox unterstützt die Netzwerkintegration von
Multifunktionsdruckern mit einem kompetenten SupportTeam. Seit 1996 bietet Xerox seinen Kunden bewährte und
zuverlässige Lösungen zur Integration mit RightFaxSystemen.
Xerox GmbH | 06/2009
Kontakt:
egsSoft GmbH
Neuenhausplatz 73
D-40699 Erkrath
Tel.: +49 (0) 211 20 99 65 0
E-Mail: [email protected]
Web: www.egssoft.com
Scannen, verteilen und faxen
Scannen an Microsoft Office.
®
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EFI SendME
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Schnelle Konvertierung von gescannten Dokumenten in
editierbare MS Word Dateien. Texte, Bildinformation und
Seitenlayout bleiben dabei erhalten.
Scan to PDF - Innovative OCR (Texterkennung) erzeugt
voll durchsuchbare PDF Dateien für die schnelle Indexierung und Suche
Scannen an MS Exchange. Direkter Zugriff auf Kernauthentifizierungs-Infrastruktur mit der neuesten Authentifizierungs- und Sicherheitstechnologie.
Scannen an Netzwerk. Die Lösung wird mit NetConnect,
der perfekten Konnektivitätsoption, geliefert.
Die perfekte Lösung für die digitale Dokumentverteilung und
das digitale Dokumentenmanagement in Unternehmen, in denen große Mengen an Dokumenten in Papierform anfallen. EFI
SendMe verfügt über eine intuitive Oberfläche ähnlich wie ein
Geldautomat und liefert einen Wertvorteil, Flexibilität, Bedienkomfort und Sicherheit durch innovative Technologien.
•
Hauptfunktionen
Die unzureichende Nutzung von Dokumenten-ManagementSystemen ist ein häufig anzutreffendes Problem in den Unternehmen. Fehlende Integration und schlechte Benutzeroberflächen führen zu Ineffizienz - die man sich im heutigen Geschäftsumfeld nicht mehr leisten kann.
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Der intuitive Tastbildschirm in Farbe gibt die Abfolge von
Tätigkeiten im Workflow eindeutig vor.
Extreme Anpassbarkeit für bestimmte Benutzer oder
Workflows von Arbeitsgruppen.
Nahtlose Integration in Ihren digitalen Workflow für jede
Art von Dokumentenmanagementsystem und Unternehmenssoftware.
Die Ganzseiten-Scanvorschau und die Validierung von
Indexierungsdaten gewährleisten die Dokumentintegrität.
Herausragende Sicherheit bei der LDAP-Integration, 128Bit-Verschlüsselung, rasche Windows-basierte Authentifizierung durch Fingerabdruck und ID-Karte, sichere "Park &
Print"-Funktion.
Universelle Dokumentenlösung dank der Komplettabwicklung an einer zentralen Station.
Die Dokumentbearbeitung per Tastbildschirm ermöglicht
eine Echtzeitbearbeitung und Zusammenstellung einschließlich Korrektur und Anmerkungen. Rechtsdokumente
können für die interne Organisation mit einer BatesNummerierung versehen werden.
Effizientes Suchen mit OCR-Funktionen. Alle in SendMe
erstellten PDF-Dateien behalten das Dokumentformat bei
und können auf mobilen Geräten wie Blackberry®, Treo®
und auf PDAs angezeigt werden.
Anschlussmöglichkeit an alle netzwerkfähigen Multifunktionsgeräte oder TWAIN-kompatiblen Scanner
Kostenfreie Konnektoren. Über 60 dynamische Konnektoren, darunter DocuShare, Documentum und viele weitere,
für Dokumentenmanagement, Kostenrechnung sowie Faxund Bildverarbeitungssysteme.
Treiberloses Drucken von nativen E-Mail-Anhängen, die
über Blackberry, Treo oder E-Mail-fähige Mobiltelefone gesendet werden.
Mit dem Medienlesegerät können Benutzer Bilder und Dokumente von einer Speicherkarte oder einem USBDatenträger aus verwalten.
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•
Herausforderungen
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Unzureichende Nutzung vorhandener Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Um ein Dokument an das gewünschte Ziel zu senden, sind
viele Schritte erforderlich. Bei vielen Dokumentenmanagementsystemen wird das Dokument an ein Dateiarchiv
gesendet, wo es von einer anderen Person indexiert und
gespeichert wird.
Es sind weitere Sicherheitsschritte für die manuelle Anmeldung bei dem System erforderlich, wenn es nicht in
vorhandene Sicherheitskarten integriert ist.
Dokumentintegrität: Eine der größten Schwachstellen
beim Scannen von einem Multifunktionsgerät besteht darin, sicherzustellen, dass der Scanvorgang in der korrekten
Ausrichtung durchgeführt wurde.
Keine E-Mail-Integration in MS Exchange/Outlook, wenn
die Funktion zum Versenden des Scans per E-Mail in Multifunktionsgeräten verwendet wird.
Konvertieren Sie Papierdokumente schnell und einfach in digitale Dokumente für die gemeinsame Nutzung, Verteilung und
Speicherung auf Xerox-Multifunktionsgeräten, die auf den intuitiven Tastbildschirm von EFI SendMe abgestimmt sind.
•
Auf diese Weise wird Ihr Dokumentenmanagementsystem einer viel breiter gefächerten Zielgruppe zugänglich, was es Ihnen ermöglicht, die Investition besser zu
begründen.
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Optimierte, bidirektionale Kommunikation von dem Multifunktionsgerät aus, das das Dokument direkt an das Dokumentenmanagementsystem sendet, wobei alle Metadaten
vollständig definiert sind.
Verbesserte Produktivität dank der benutzerfreundlichen
Oberfläche und Workflows, für die nur ein einziger Mausklick erforderlich ist.
Unmittelbare Kostensenkungen durch Nutzung Ihrer bereits vorhandenen Kopierer- und IT-Umgebungen.
Effiziente und kostengünstige Sicherheit durch Verwendung Ihrer eigenen Sicherheitskarten als Authentifizierungsmethode für das SendMe-Gerät.
Gesteigerte Dokumentintegrität, da Benutzer ihre gescannten Dokumente auf einem großen Bildschirm anzeigen
und auf diese Weise sicherstellen können, dass keine Informationen verloren gehen, wenn das Dokument zu einem
späteren Zeitpunkt abgerufen wird.
Integration in MS Exchange. Benutzer können ihre Scans
von SendMe aus per E-Mail versenden, genauso wie von
ihrem eigenen Computer aus. Durch Verwendung der Microsoft Exchange-Senderauthentifizierung und die Optionen
"Kopie an den Sender" bzw. "Lesebestätigung" und
"Sendebestätigung" können Audit Trails erzielt werden.
Weniger Fehler und Zeiteinsparungen dank der Komplettabwicklung an einer zentralen Station, ähnlich wie bei einem Geldautomaten.
Minimale Schulungen erforderlich; einfache Einrichtung.
Was spricht für Xerox?
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Höhere Produktivität durch Kombination von EFI SendMe
mit Xerox-Multifunktionsgeräten, da die Module mehrere
Funktionen gleichzeitig ausführen können.
Durch den einfacheren Bestellvorgang als bei anderen
Anbietern werden Ihre Hardware- und Softwareanforderungen optimal erfüllt.
Kontakt:
Electronics for Imaging Germany
Kaiserswerther Straße 115
D-40880 Ratingen
Tel.: +49 (0) 2102 74 54 0
E-Mail: [email protected]
Web: www.efi.com
Xerox GmbH | 06/2009
Scannen, verteilen und faxen
•
iXware
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iXware ist eine auf Standards basierende Unified Messaging
Lösung. iXware integriert Fax, SMS und Sprachnachrichten in
Ihre Microsoft Exchange oder Lotus Notes Umgebung. iXware
ist dabei optimal in die Xerox Multifunktionssysteme eingebunden.
Hauptfunktionen
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Automatische Verteilung von eingehenden Faxen auf Benutzer oder Xerox Multifunktionssysteme
Personalisierte Kopfzeilen & Deckblätter, verzögerte Übertragung, Sendeberichte per Email an den eigentlichen Versender, Faxverteilerlisten, Unternehmensadressbücher
Integration mit Lotus Domino oder MS Exchange via iXware
Gateway (SMTP)
Der Umgang mit und das versenden von Faxen oder Textnachrichten ist für den Benutzer so einfach wie das senden
einer E-Mail
Versenden der Faxe direkt aus jeder Büroanwendung
SAP Integration, Navision Integration, Microsoft Dynamics
Integration und andere Module sind verfügbar
Integration in die Xerox MFP‘s per ServerFax Kit, Scan to EMail, oder Scannen mit Metadaten
Fax Druckertreiber (LAN-Fax)
Einfaches Benutzermanagement dank LDAP Funktionalität
Module zum automatischen Archivieren ausgehender und
eingehender Nachrichten - Metadaten, XML, Filegate und
andere Integrationen wie zum Beispiel MS Share Point, Docushare, SFS usw.
Mehr und mehr Informationen auf verschiedensten Wegen
müssen täglich durch Ihr Unternehmen bearbeitet und verarbeitet werden. Alle diese eingehenden und ausgehenden Informationen sollten in einer zentralen Plattform gemanagt werden
können. Email, Fax, SMS, Sprache, etc. für jeden Mitarbeiter immer im direkten Zugriff - iXware macht es möglich. iXware ist ein
auf Industriestandards basierendes Unified Messaging System leicht zu installieren, leicht zu benutzen, leicht zu integrieren und
zu managen!
Herausforderungen
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Vereinfachung des Faxverkehrs durch die Integration in die
E-Mail Umgebung und Büro Anwendungen
Effiziente Integration in die Funktionalität der Multifunktionssysteme
Empfang von Faxen im E-Mail Client und/oder auf dem Xerox System
•
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•
•
Behalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftskommunikation (Fax, SMS, Sprache (Mailbox) - eingehend und ausgehend)
Sicherungs- und Archivierungsmöglichkeiten
Nachvollziehbare Kommunikation konform mit Sarbanes
Oxley, Basel ll, EU-Richtlinien
Funktionsumfang wie bei herkömmlichen Faxumgebungen: Sendeberichte, Verteilerlisten, Deckblätter usw.
Einsparungspotential in den Bereichen Hardware,
Verbrauchsmaterialien und Infrastruktur.
Sicherheit durch den Empfang von Faxnachrichten in geschützten Emailpostfächern anstatt von Ausdrucken)
Zahlreiche Integrationen in ERP, CRM, und andere Softwarelösungen. Z.B.: SAP, Navision, Microsoft Dynamics,
Share Point Portal etc.
Die Kombination aus Xerox und iXware optimiert Ihre Geschäftsprozesse! IXware International entwickelt spezielle Xerox Module für die Integration von MFP‘s (Document and Work
Centers) und Dokumentenmanagementlösungen.
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Vorgabe: Mit Xerox und iXware ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit über den Faxverkehr möglich. Die Einhaltung von Geschäftsrichtlinien nach Sarbanes Oxley, Basel
II, EU-Richtlinien, örtlicher Gesetzgebung, ISO- Richtlinien
ist sicher gestellt!
Kosteneinsparung: Wichtige Beispiele sind Produktivitätssteigerung (drucken, warten auf Fax- und Sendebericht
etc.) Konsolidierung von Telefonleitungen (weniger Leitungen, höhere Erreichbarkeit) und Dezimierung der bisher
notwendigen Hardware und den daraus resultierenden
Wartungskosten.
CASE FILES: Die Verfügbarkeit aktueller Daten sind für
jedes Unternehmen unerlässlich. In einigen Unternehmen
ist dies "Mission Critical"! Rechtsanwälte, Notare, Versicherungen und Banken sind nur einige Beispiele.
Effizienz: Durch die Integration von iXware mit Xerox
MFDs in Ihre E-Mail Anwendungen, Archivierungslösungen
und Anwendungen wie ERP und CRM Systeme steigern Sie
die Effektivität Ihres Unternehmens und binden das Fax in
Ihre Geschäftsprozesse ein.
Transparenz: Zentralisierung und Digitalisierung steigern
sowohl die Standardisierung von Prozessen als auch die
Transparenz des Faxaufkommens.
Archivierung: Mehr und mehr Unternehmen realisieren
das die Archivierung von Daten in Papierformat lästig, kostenintensiv und uneffektiv ist. Die digitale Archivierung ist
wesentlich effektiver und kostengünstiger. iXware digitalisiert Faxverkehr und bindet die Kommunikation per Fax in
Ihre Geschäftsprozesse ein.
Was spricht für Xerox?
SystemVoraussetzungen
Die Erweiterung von Xerox Systemen inkl. Faxfunktion in Kombination mit iXware Faxservern macht die Xerox Maschine wirklich
Multifunktional und steigert die Effektivität Ihrer Kommunikation beträchtlich. Die Integration von iXware Faxservern in Ihre
Xerox Lösung, steigert nicht nur die Effektivität der Geräte sondern generiert zusätzliches Einsparpotential.
Hardware Server Minimale Anforderungen
•
Prozessor
• Intel Pentium IV, 2,4 GHz (3 GHz empfohlen)
• AMD Athlon 3200+ (3800+ empfohlen)
•
•
RAM 512 MB (1024 MB empfohlen)
Festplatte 20 GB. Die primäre Festplatte muss mindestens
4 GB oder größer sein NTFS (keine FAT formatierte Festplatte)
Sekundäre Festplatte Empfohlen für die Datensicherung
(optional)
CD-ROM Erforderlich
Ports Ein freier Port für das Software Security Device
(Dongle):
• USB (im Standard Lieferumfang enthalten)
• Parallel Sub-D/25-pin (optional)
LAN Ethernet 10/100Mb/s. Konfiguriertes TCP/IP Protokoll. Anbindung an das Firmennetzwerk.
PCI Slots Ein oder mehrere Slots für die
Eicon Server Boards. Mehrere freie Slots werden empfohlen. Bitte überprüfen Sie die Größe der verfügbaren Slots.
Bildschirm Auflösung von 800x600 Pixel und 256 Farben
(1024x768 empfohlen)
•
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Software Minimale Anforderungen
• Betriebssystem
• Windows 2003 Server mit SP1 (empfohlen)
• Windows XP Professional met SP 2
• Andere Komponenten
• Internet Explorer 5.0.2314.0
• Microsoft Internet Information Server
(Erforderlich für das iXware Web Interface)
• .NET framework 1.1 (Erforderlich für die SAP Module)
• .NET framework 2.0 (Erforderlich für die MS Outlook Forms)
•
Datenbank
• Microsoft MSDE - iXware Standard Database Provider (Standard)
• Microsoft SQL Server version 8.0/2000 mit SP4
(optional)
Kontakt:
IT-SCom GmbH
Bräukerweg 23-25
D-58708 Menden
Xerox GmbH | 06/2009
Tel.: +49 (0) 23 73 17 69 91 1
E-Mail: [email protected]
Web: www.it-scom.com
Scannen, verteilen und faxen
NSi AutoStore Express
AutoStore Express ist flexible und dafür entwickelt die Anforderungen von kleinen Betrieben mit ein oder zwei MFP‘s mit einfachen Anforderung, wie auch Szenarien in Großkonzernen mit
mehreren tausend MFP‘s abzudecken.
Herausforderungen
•
AutoStore Express ist der Einstieg in die AutoStore Produktfamilie zur Erfassung von Informationen. Die Express Version ermöglicht die Erfassung von Informationen auf Papier durch die Nutzung von MFPs und die anschließende Verarbeitung mot OCR
oder Barcodeerkennung inkl. der Übergabe auf Datei-, Emailund FTP Server, sowie Lotus Notes, Microsoft Office Sharepoint
und Datenbanken.
Hauptfunktionen
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Zukunftssichere Lösung - AutoStore integriert aktuelle und
zukünftige Maschinen durch die Unterstützung der Xerox
Entwicklungsplattform - ein Umstand der Investitionen
langfristig sichert und Planungssicherheit gibt
Gruppierung von Geräten - Um jeder Abteilung die passende Lösung für die Erfassung von Dokumenten zu geben lassen sich Geräte innerhalb von AutoStore gruppieren.
Sicheres Scannen - Der Zugriff auf die Geräte kann durch
Nutzung der eingebetteten Sicherheitsfunktionen oder die
Unterstützung von Drittanbieter Software erreicht werden
(z.B. Equitrac). Dadurch lassen sich auch Kartensystem integrieren
Einfache Konfiguration durch den grafischen Prozessdesigner von AutoStore, der die Erstellung von Workflows ohne
Programmierkenntnisse ermöglicht
Mächtige OCR Integrationen, die die einfache Erkennung
von Texten und Umwandlung in durchsuchbare PDF's, bis
hin zur automatisierten Rechnungserkennung oder Dokumenten Klassifizierung
Barcode-Erkennung, die die Erkennung von linearen und 2Dimensionalen Barcodes ermöglicht (z.B. zur automatischen
Übergabe von Dokumenten)
Unterstützung von Stapeltrennung ermöglicht es dem
Anwender Dokumente in Stapeln zu Scannen die dann anhand von Barcodes, Leerseiten, … getrennt werden können
Integration von Groupwaresystemen wie Lotus Notes
(Emails und Datenbanken) oder Microsoft Exchange (Email
und öffentliche Ordner) oder andere Email Systeme
SMB und FTP Unterstützung - Zur Übertragung von Dokumenten auf Datei- und FTP Server.
Microsoft Office SharePoint Services und Portal Server sind
komplett integriert
Datenbanken können einfach und schnell via ODBC angesprochen werden
Investitionssicherheit da die Anwendung ohne Probleme
auf AutoStore Server upgegradet werden kann
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Verschwendung von Zeit und Ressourcen durch die ineffiziente Ablage von Dokumenten
Hohe Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten
Reduzierte Effizienz von Mitarbeitern die Zeit mit dem
Suchen von Dokumenten verbringen
Verlust von wichtigen Dokumenten die herumliegen und
versehentlich weggeworfen oder falsch abgelegt werden
Viele manuelle Prozesse um Informationen auf Papier in
elektronische Dateien umzuwandeln
Unsicherheit beim Senden von Dokumenten durch komplexe Prozesse
Partielle Nutzung von bestehenden DMS Systemen
durch Medienbrüche und zu komplexe Anwendung von
Systemen für die Erfassung
Kein Zugriff auf die Posteingangsscannern
Komplexe Software die Anwender davon abhalten die
Vorteile von modernen Systemen zu nutzen
NSi AutoStore erweitert Xerox Geräte zu flexiblen Eingabegeräten für papiergebundene Informationen in elektronische Geschäftsprozesse basierend auf der Xerox Multifunktionstechnologie.
•
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Erhöhung der Produktivität durch die Reduktion von manuellen Tätigkeiten
Gesteigerte Effizienz mit einfacherem Zugriff auf Systeme
Automatisierung der Erfassung von Dokumenten in
Workflows und elektronische Prozesse
Reduktion von Kosten durch den Entfall von physikalischer Zustellung (Post) oder langsamer Bearbeitung
Schnellere Bereitstellung von Informationen und bessere Zusammenarbeit durch einfache Bedienung von Geräten und Software
Reduktion von Mitarbeitern durch die schnellere und effiziente Bearbeitung von Dokumenten mit automatisierten
Prozessen
Verringerung der Bearbeitungszeit durch die Nutzung
von Dokumenten Management Systemen
•
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•
Höhere Datenqualität durch weniger manuelle Dateneingabe und Nutzung von Automatismen wie OCR/ICR, Barcodes oder Formularerkennung
Sicherstellung der Rechtssicherheit durch Audits und Erfassung von Zugriffen
Gesteigerte Sicherheit durch verschlüsselte Übertragung
und Speicherung von Daten
Was spricht für Xerox?
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Tiefe Integration in Xerox Geräte durch Unterstützung von
Geräten die Templates und EIP unterstützen
Unterstützung von anderen Xerox Lösungen wie Equitrac
und Xerox DocuShare
Etablierte Technologie die seit vielen Jahren bei Kunden
als Standardsoftware im Einsatz ist.
Systemvoraussetzungen
Als Middleware für die Erfassung von Dokumenten läuft AutoStore als clusterfähiger Windows Dienst.
Betriebssysteme:
• Windows 2000 Workstation & Server (aktuellster Service
Pack)
• Windows XP
• Windows 2003 Server
Hardware:
SMB:
• Eine CPU (z.B. 2 GHz oder mehr)
• Hauptspeicher: 512 MB oder mehr
• Festplatte: 1 GB freier Festplattenplatz
• Größere Installationen
• Dual CPU (e.g., 3 GHz Xeon oder Opteron)
• RAM: 2 GB oder mehr
• Festplatte: 5 GB freier Festplattenplatz
• Großkunden/Enterprise:
• Mehrere Mehrwege CPU Systeme (blades) als Broker und
Verarbeitungsserver
• SAN oder NAS
• Virtuelle Systeme wie VMWare oder Virtual Server werden
komplett Unterstützt.
Kommunikations-Protokoll:
• TCP/IP
Unterstützte Client Systeme:
• IBM Lotus Notes 4.6, 5.x, 6.x, 6.5x and 7.x
• Microsoft Exchange Public Folder 5.5, 2000 & 2003
• Microsoft SharePoint Server and Services 2001, 2003 and
2007
• ODBC Datenbanken (Microsoft SQL, IBM DB2, ORACLE,
MySQL, Access, …)
Kontakt:
NSi Europe GmbH
Gebr.-Wahl-Straße 21
D-35619 Braunfels
Tel.: +49 (0) 6442 953 384 0
E-Mail: [email protected]
Web: www.nsieu.com
Xerox GmbH | 06/2009
Scannen, verteilen und faxen
•
NSi AutoStore Workflow
AutoStore Workflow erlaubt die Erfassung von Informationen
auf Papier und elektronischen Dateien in viele Dokumenten Management, Workflow, Datenbank und Groupware Systeme. Dabei können die erfassten Daten in vielfältiger Weise verarbeitet
und aufbereitet werden. Hierfür stehen Module wie z.B. Texterkennung (OCR/ICR), Barcodeerkennung (Lesen & Trennen) und
Bildaufbereitung zur Verfügung.
AutoStore ist flexible und dafür entwickelt die Anforderungen
von kleinen Betrieben mit ein oder zwei MFP‘s mit einfachen
Anforderung, wie auch Szenarien in Großkonzernen mit mehreren tausend MFP‘s abzudecken.
Herausforderungen
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Hauptfunktionen
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Zukunftssichere Lösung - AutoStore integriert aktuelle und
zukünftige Maschinen durch die Unterstützung der Xerox
Entwicklungsplattform - ein Umstand der Investitionen
langfristig sichert und Planungssicherheit gibt
Gruppierung von Geräten - Um jeder Abteilung die passende Lösung für die Erfassung von Dokumenten zu geben lassen sich Geräte innerhalb von AutoStore gruppieren.
Sicheres Scannen - Der Zugriff auf die Geräte kann durch
Nutzung der eingebetteten Sicherheitsfunktionen oder die
Unterstützung von Drittanbieter Software erreicht werden
(z.B. Equitrac). Dadurch lassen sich auch Kartensystem integrieren
Einfache Konfiguration durch den grafischen Prozessdesigner von AutoStore, der die Erstellung von Workflows ohne
Programmierkenntnisse ermöglicht
Mächtige OCR Integrationen, die die einfache Erkennung
von Texten und Umwandlung in durchsuchbare PDF's, bis
hin zur automatisierten Rechnungserkennung oder Dokumenten Klassifizierung
Barcode-Erkennung, die die Erkennung von linearen und 2Dimensionalen Barcodes ermöglicht (z.B. zur automatischen
Übergabe von Dokumenten)
Unterstützung von Stapeltrennung ermöglicht es dem
Anwender Dokumente in Stapeln zu Scannen die dann anhand von Barcodes, Leerseiten, … getrennt werden können
Bildaufbereitungsfunktionen zur automatischen Aufbereitung von Dokumenten, Kompression, Entfernung von Hintergründen oder Entfernung von Leerseiten
Integration von Groupwaresystemen wie Lotus Notes
(Emails und Datenbanken) oder Microsoft Exchange (Email
und öffentliche Ordner) oder andere Email Systeme
SMB und FTP Unterstützung - Zur Übertragung von Dokumenten auf Datei- und FTP Server.
Integrationen in EDM Lösungen wie Documentum, Hummingbird, Interwoven, Open Text, Windream, Saperion, EASY, SharePoint, IBM Content Server, Xerox DocuShare
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Flexibel durch den dokumentierten SDK der es ermöglicht
neue Module zu entwickeln oder andere Systeme via XML
zu integrieren.
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Verschwendung von Zeit und Ressourcen durch die ineffiziente Ablage von Dokumenten
Hohe Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten
Reduzierte Effizienz von Mitarbeitern die Zeit mit dem
Suchen von Dokumenten verbringen
Verlust von wichtigen Dokumenten die herumliegen und
versehentlich weggeworfen oder falsch abgelegt werden
Viele manuelle Prozesse um Informationen auf Papier in
elektronische Dateien umzuwandeln
Unsicherheit beim Senden von Dokumenten durch komplexe Prozesse
Partielle Nutzung von bestehenden DMS Systemen
durch Medienbrüche und zu komplexe Anwendung von
Systemen für die Erfassung
Kein Zugriff auf die Posteingangsscannern
Komplexe Software die Anwender davon abhalten die
Vorteile von modernen Systemen zu nutzen
NSi AutoStore erweitert Xerox Geräte zu flexiblen Eingabegeräten für papiergebundene Informationen in elektronische Geschäftsprozesse basierend auf der Xerox Multifunktionstechnologie.
Systemvoraussetzungen
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Betriebssysteme:
• Windows 2000 Workstation & Server (aktuellster Service
Pack)
• Windows XP
• Windows 2003 Server
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Erhöhung der Produktivität durch die Reduktion von manuellen Tätigkeiten
Gesteigerte Effizienz mit einfacherem Zugriff auf Systeme
Automatisierung der Erfassung von Dokumenten in
Workflows und elektronische Prozesse
Reduktion von Kosten durch den Entfall von physikalischer
Zustellung (Post) oder langsamer Bearbeitung
Schnellere Bereitstellung von Informationen und bessere
Zusammenarbeit durch einfache Bedienung von Geräten
und Software
Reduktion von Mitarbeitern durch die schnellere und effiziente Bearbeitung von Dokumenten mit automatisierten
Prozessen
Verringerung der Bearbeitungszeit durch die Nutzung von
Dokumenten Management Systemen
Höhere Datenqualität durch weniger manuelle Dateneingabe und Nutzung von Automatismen wie OCR/ICR, Barcodes oder Formularerkennung
Sicherstellung der Rechtssicherheit durch Audits und Erfassung von Zugriffen
Gesteigerte Sicherheit durch verschlüsselte Übertragung
und Speicherung von Daten
Was spricht für Xerox?
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Tiefe Integration in Xerox Geräte durch Unterstützung von
Geräten die Templates und EIP unterstützen
Unterstützung von anderen Xerox Lösungen wie Equitrac
und Xerox DocuShare
Etablierte Technologie die seit vielen Jahren bei Kunden
als Standardsoftware im Einsatz ist.
Als Middleware für die Erfassung von Dokumenten läuft AutoStore als clusterfähiger Windows Dienst.
Hardware:
SMB:
• Eine CPU (z.B. 2 GHz oder mehr)
• Hauptspeicher: 512 MB oder mehr
• Festplatte: 1 GB freier Festplattenplatz
• Größere Installationen
• Dual CPU (e.g., 3 GHz Xeon oder Opteron)
• RAM: 2 GB oder mehr
• Festplatte: 5 GB freier Festplattenplatz
• Großkunden/Enterprise:
• Mehrere Mehrwege CPU Systeme (blades) als Broker und
Verarbeitungsserver
• SAN oder NAS
• Virtuelle Systeme wie VMWare oder Virtual Server werden
komplett Unterstützt.
Kommunikations-Protokoll:
• TCP/IP
Unterstützte Client Systeme:
Documentum DM 5
Documentum ApplicationXtender 5.x
EASY Archive
FileNet Image Services, 4.0.0.
FileNet Content Services 5.4, 5.3, or 5.2
Hummingbird DM 5
Interwoven NT/MP
IBM Lotus Notes 4.6, 5.x, 6.x, 6.5x and 7.x
IBM Content Server 8.3
Microsoft Exchange Public Folder 5.5, 2000 & 2003
Microsoft SharePoint Server and Services 2001, 2003 and
2007
• ODBC compliant databases (such as Oracle, Microsoft SQL
Server, Access, IBM DB2, ...)
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Kontakt:
NSi Europe GmbH
Gebr.-Wahl-Straße 21
D-35619 Braunfels
Xerox GmbH | 06/2009
Tel.: +49 (0) 6442 953 384 0
E-Mail: [email protected]
Web: www.nsieu.com
Scannen, verteilen und faxen
Was spricht für Xerox?
®
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Tobit Software David zehn!
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David®zehn! ist das Zentrum für alle Informationen, egal in
welchem Medium sie gerade verpackt sind. Im Handumdrehen
tauschen Sie E-Mails, Faxe, Sprachnachrichten und handschriftliche Notizen aus. Blitzschnell koordinieren Sie Termine und Projekte. Und auf Knopfdruck greifen Sie auf Adressen, Bilder, Dokumente, aktuelle Nachrichten Ihrer wichtigsten Quellen, interessante TV-Sendungen oder Songs zu.
Hauptfunktionen
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Professionelles Client-/Server-System
Perfektes Unified Messaging an jedem Netzwerk PC
Inklusive Kameraports zur Gebäudesicherung
Optimierte Mobilitätsfunktionen
Je nach Edition für Windows, Linux und NetWare erhältlich
Die Effizienz eines Unternehmens leidet darunter, wenn Informationen durch die komplette Unternehmensstruktur gereicht
werden müssen. Informationen für ein einzelnes Projekt liegen
oftmals als Papierdokumente, Faxe, Notizen in Aktenschränken,
digitale Dateien auf Servern, persönlichen Laufwerken und
selbst als Sprach und Textnachrichten vor. Besonders für Außendienstmitarbeiter ist es notwendig, diese Informationen auch
per Remote Access bereitzustellen.
Höhere Produktivität durch das leichte Zusammenspiel
zwischen David(R)zehn! und dem Xerox Multifunktionssystem
Vereinfachter Kaufprozess gegenüber unseren Mitbewerbern, da Ihr Xerox-Vertreter sowohl Ihre Hardware- als
auch Ihre Software-Anforderungen erfüllen kann
Systemvoraussetzungen
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PC Pentium III 500 MHz
256 MB RAM
Server mit Windows 2000 Professional, 2000 Server, 2003
Server oder XP Professional oder Linux (SuSE 8.0, 8.1, 8.2,
9.0, 9.1, 9.2, Suse Linux Enterprise Server (jeweils 32 Bit
Version), Red Hat Advanced Server 2.1, Red Hat 8.0
(jeweils 32 Bit Version) und Debian 3.0 Woody i386, 32 Bit
Version)
2 GB freier Festplattenspeicher (NTFS)
Internet-Anschluss (zeitunabhängiger Tarif)
CAPI-compatible ISDN Karte oder Class 1 oder Class 2 Modems für Fax- und Sprachverbindungen
Client-PC's: Windows 98, ME, NT, 2000, XP, Server 2003,
Vista
Herausforderungen
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Produktivitätsverlust durch Informationen, die im Unternehmen verstreut vorliegen
Hohe Kosten durch externe E-Mail Provider
Hoher Zeitaufwand durch das Empfangen von Faxen
Limitierter Zugang zu Informationen von außerhalb des
Unternehmens
Mit David bringen Unternehmen, endgültig Ordnung in das Informationschaos. Selbst von Unterwegs haben Mitarbeiter immer und überall alle Informationen perfekt unter Kontrolle.
Mit dem XRXCon-Connector (www.xrxcon.de) können umfangreiche Papierdokumente von Xerox WorkCentre Multifunktionssystemen aus bequem an beliebige Personen per E-Mail oder als
digitales Fax geschickt werden. Dadurch werden Informationen
zielgerichteter und schneller weitergeleitet und das Unternehmen noch konkurrenzfähiger.
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Senden von Papierdokumenten als Fax, oder E-Mail direkt
über David
Dokumente werden einem Fax, oder einer E-Mail als PDF oder TIF - Datei angehängt
Senden von Dokumenten über ein spezifisches DavidBenutzerausgangsbuch
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Kontakt:
Tobit.Software AG
Parallelstraße 41
D-48683 Ahhaus
Tel.: +49 (0) 25 61 91 30
E-Mail: [email protected]
Web: www.tobit.com
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X-Solutions ScanFlowStore™
ScanFlowStore bietet Ihnen eine einfache und effiziente Möglichkeit des Aufbaus eines digitalen Archivs. Scannen und Archivieren der Dokumente direkt aus Ihrem Xerox Multifunktionssystem.
Schlüsselfunktionen
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Volltextdurchsuchbare PDF Dateien werden automatisch
erstellt und sind einfach wiederzufinden.
Kein Benutzerinterface notwendig. Die Software ist unsichtbar für den Benutzer. Somit entfallen aufwendige Benutzerschulungen.
Scan-to-email: Volltextdurchsuchbare PDF Dateien direkt
vom Xerox Multifunktionssystem als Email verschicken.
Email Benachrichtigungen können an verschiedene Empfänger geschickt werden wenn ScanFlowStore die Dateien
an die entsprechenden Ablageordner übergeben hat
Scan-to-print. Sie drucken per ScanFlowStore direkt auf einen Remoteprinter.
Mehrere Ablageziele. Sie definieren in nur einem Scanprozess mehrere Ablageorte (Ordner, Remote Drucker, Email,
Document Management Systems, etc.).
PDF-to-PDF Neue gescannte Dokumente an bestehende
PDF Dateien anhängen.
Dynamische MetaDaten Übergibt das richtige Routing und
die entsprechenden Dateinamen an die volltextdurchsuchbaren PDF Dateien.
Bates stamp. Die Echtheit eines Dokumentes sicher stellen.
Barcode Verarbeitung (optional). Routen Sie Dokumente
mit Hilfe von Informationen in Barcodes auf den zu scannenden Dokumenten.
Herausforderungen
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Vergeudete Zeit und Ressourcen wegen der ineffizienten
Dokumentablagemethoden
Verlust von wichtigen Dokumenten. Papier das herum
liegt wird weggeworfen oder geht verloren.
Sicherheit. Vertrauliche Dokumenten liegen in Papierform
im Büro herum.
Verlorene Produktivität der Arbeiter, die Ihre Zeit damit
vergeuden, die erforderlichen Dokumente in Aktenschränke
zu suchen.
Xerox GmbH | 06/2009
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Vergeudete Zeit, Papier und Toner, zur Erstellung von
Kopien von den wichtigen Dokumenten, um die Informationen mit Kollegen und/oder Kunden zu teilen.
Hohe Kosten durch Kuriere oder die Verteilung der Informationen per Fax
ScanFlowStore ist ein einfach zu bedienen. Scannen und speichern Sie Ihre Papierdokumente direkt vom Xerox Multifunktionssystem aus.
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Einfacher in Ihr Netz zu installieren als Wettbewerbsprodukte. Basiert komplett auf .Net Technologie.
Ablage von Dokumenten an mehreren Orten in einem
Arbeitsgang. Viele Wettbewerbslösungen erfordern ein
senden pro Ablageziel, … ein sehr zeitraubender Prozess
Stellt gültige Index-Informationen sicher, die direkt am
Xerox Gerät eingegeben werden, bevor das Dokumente an
ein ECM/ERP System übergeben wird. Viele Wettbewerbsprodukte erlauben fehlerhafte Index-Informationen.
Was spricht für Xerox?
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ScanFlowStore ist ausschließlich für Xerox Systeme entwickelt.
Kompatibel mit den meisten Xerox Systemen - über 40
Xerox Pro WorkCentre Geräte (einschließlich Farbsysteme)
und Document Centre Systeme können mit ScanFlowStore
verwendet werden. Durchgängige Lösung wie sie beim
Wettbewerb nicht zu finden ist.
Einfaches Lizenzmodell einfach zu beziehen. Ein Ansprechpartner für Software und Hardware.
Systemvoraussetzungen
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Intel Pentium III Prozessor oder höher
Microsoft Windows 2000 SP4,Microsoft Windows XP
SP1,Microsoft Windows Server 2003 oder höher
Microsoft .NET Framework V1.1.4322 SP1
70 MB oder mehr freier Festplattenspeicher
256 MB RAM oder mehr
CD-ROM Laufwerk
1 USB Port oder parallel einen Port für einen Dongle
Kontakt:
IT-SCom GmbH
Bräukerweg 23-25
D-58708 Menden
Tel.: +49 (0) 23 73 17 69 91 1
E-Mail: [email protected]
Web: www.it-scom.com
Scannen, verteilen und faxen
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Xerox Scan to PC Desktop™
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Mit Xerox Scan to PC Desktop können Sie Papierdokumente in
ein elektronisches Format scannen und diese Dateien automatisch an Ihren Arbeitsplatzrechner, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Netzwerkordner weiterleiten.
Hauptfunktionen
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Scan to PC Desktop – Komponenten:
• Nuance PaperPort® Software zum Scannen, Verwalten und Verteilen
• Nuance OmniPage® Software zur Dokumentenkonvertierung (OCR)
• Image Retriever Software
• PDF Converter Professional-Software (nur Professional-Version)
• PaperPort Personal Scanning Platform-Software
(nur Professional Workgroup Edition Version 9.1)
Passen Sie die Scanmenüs Ihres Xerox EIP-fähigen Multifunktionsgeräts bequem über den Desktop an (nur Professional Workgroup Edition Version 9.1)
Automatische Dokumentenerfassung mit direkter Weiterleitung zum Arbeitsplatzrechner
Automatische Umwandlung in vollständig durchsuchbare
PDF-Dateien durch OCR-Technologie (nur ProfessionalVersion)
Umwandlung älterer Papierdokumente in bearbeitbare
Microsoft® Word- und Excel-Dateien
Einfache Integration mit Enterprise Content ManagementSystemen wie Microsoft SharePoint oder Xerox DocuShare
Vollständiger PDF-Workflow Keine proprietären Dateiformate
Sofortige Umwandlung von PDF-Dateien in Dokumente,
Formulare und Kalkulationsbögen, die genau wie die Originalvorlagen aussehen und komplett mit Text, Spalten, Tabellen und Grafiken versehen sind (nur Professional-Version)
Eine schnelle, zuverlässige und erschwingliche Möglichkeit, alle Ihre PC-Dokumente, -Zeichnungen und -Bilder in
PDF-Dateien nach Branchennorm umzuwandeln (nur Professional-Version)
Erstellen Sie sichere PDF-Dateien zur Verteilung und Archivierung mit Passwort- und Befugniskontrolle (nur Professional-Version)
Verwandeln Sie Geschäftsformulare auf Papierbasis in
ausfüllbare PDF-Dokumente (nur Professional-Version)
Flexible Software-Lizenzoptionen
Die größte Herausforderung bei der Rationalisierung der dokumentenbasierten Prozesse im Büro liegt heute einzig in den drei
vorherrschenden und dennoch inkompatiblen Dokumentenformaten – Papier, Microsoft Office und PDF.
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Fehlende Möglichkeit zur individuellen Anpassung der
MFP-Bedienungsoberfläche für größere Benutzerfreundlichkeit
Unsicherer Zugriff auf geschäftskritische Papierdokumente, die in herkömmlichen Aktenschränken aufbewahrt werden
Erhöhte Arbeitskosten durch aufwändige Arbeitsprozesse
mit papiergebundenen Geschäftsformularen
Produktivitätseinbußen durch komplizierte Weiterleitung
von gescannten Bildern an den Arbeitsplatzrechner des
Nutzers
Desorganisation bei gescannten und digitalen Dokumenten in unterschiedlichen Dateiformaten, die in einem einzigen PDF-Dokument zusammengeführt werden sollen
Unzureichende Sicherheit durch anfällige PDFDokumente
Gesperrte Informationen in PDF-Dateien, die nicht ohne
weiteres bearbeitet oder geändert werden können
Verlorene oder ungenaue Daten durch leistungsschwache
Scan-Tools
Nuance und Xerox haben gemeinsam eine Lösung entwickelt,
mit der Sie die Lücke zwischen Papier, Microsoft Office und PDF
überwinden können. Scan to PC Desktop wird die Art und Weise grundlegend verändern, wie die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen tagtäglich Dokumente nutzen und austauschen.
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Bereitstellung von auf individuelle Benutzerbedürfnisse
anpassbaren Scanmenüs auf Xerox EIP-fähigen MFP‘s mit
der PaperPort Personal Scanning Platform (nur Professional Workgroup Edition Version 9.1)
Automatisierte Lieferung gescannter Bilddateien an den
Arbeitsplatzrechner
Zusammenstellung von PDF-Dokumenten aus unterschiedlichen Dateiformaten – schnell und einfach (nur Professional-Version)
PDF-Sicherheit durch Passwort- und Befugniskontrollen
und Redigieren (nur Professional-Version)
Archivierung vollständig durchsuchbarer PDF‘s zum kinderleichten Wiederauffinden (nur Professional-Version)
Konvertierung von Formularen in digital archivierbare
PDF-Dateien (nur Professional-Version)
Leistungsstarke Funktionen zur PDF-Bearbeitung, einschließlich Text und Grafiken (nur Professional-Version)
Konvertierung von Dokumenten in MS Word und Excel –
einfach und genau
„Säubern“ gescannter Bilddateien mit Nuance Scanner
Enhancement Technologie
Verwaltung gescannter und digitaler Dateien auf dem
Arbeitsplatzrechner mit universeller Suchfunktion
Sparen Sie Portokosten, indem Sie Dokumente stattdessen per E-Mail versenden
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Schaffen Sie mehr Lagerraum, indem Sie Papierdokumente in elektronische Dateien umwandeln
Suchen Sie schneller nach elektronischen Dokumenten,
anstatt Aktenschränke nach Papierdokumenten zu durchforsten
Flexible Software-Lizenzoptionen Sie zahlen nur für die
Funktionalität, die Sie wirklich brauchen
Was spricht für Xerox?
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Mit PaperPort PSP (nur Version 9.1) sind Benutzer in der
Lage, Dokumente, die mit dem Xerox EIP-fähigen MFG gescannt wurden, direkt und sicher in einem Ordner auf dem
Desktop abzulegen. Scan-Workflows können über den Desktop erstellt und für die Nutzung per Tastendruck am MFG
freigegeben werden.
Kleinere PDF-Dateien – dank kompletter PDFDokumenterstellungsfunktion für alle PDF-Dateiformate
(Text oder Grafik). Wettbewerberprodukte bieten nur die
Umwandlung in PDF-Grafikdateien
Die Software zur optischen Texterkennung (OCR) ist auf
dem weltweit neuesten Stand – sie liefert eine bedeutend
höhere Wortgenauigkeit als Wettbewerbsprodukte
Funktion zur Umwandlung von Papierdokumenten in
ausfüllbare, digitale PDF-Formulare wird von keinem anderen Anbieter auf dem heutigen Markt geliefert
Vollständiger PDF-Workflow mit leistungsstarker Bearbeitungsfunktion für Text und Grafiken in PDF-Dateien wird
von keinem anderen Anbieter auf dem heutigen Markt geliefert
Vereinfachter Kaufprozess gegenüber unseren Mitbewerbern, da Ihr Xerox-Vertreter sowohl Ihre Hardware- als auch
Ihre Software-Anforderungen erfüllen kann
Schnellere Problemlösung durch eine einzige Anlaufstelle
für Hardware- und/oder Software-Support – im Gegensatz
zu unseren Mitbewerbern, die unterschiedliche Anlaufstellen
für den Hardware- und den Software-Support bieten
Systemvoraussetzungen
PaperPort Professional 11:
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Microsoft® Windows 2000 SP4 oder neuere Version, Windows XP SP2 32 Bit, Windows Vista 32 Bit, Windows Vista
64 Bit
Intel® Pentium® oder kompatibler Prozessor
128 MB Arbeitsspeicher (RAM), 256 MB RAM oder höher
empfohlen
300 MB freier Festplattenspeicher
Microsoft® Internet Explorer ab Version 5.5
150 MB freier Festplattenspeicherplatz für die Anwendungsdateien
Zur Produktregistrierung wird ein Internetzugang benötigt
OmniPage Professional 15:
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Intel© Prozessor ab Pentium© III oder kompatibler Prozessor
Microsoft® Windows 2000 SP4 oder neuere Version, Windows XP SP2 32 Bit, Windows Vista 32 Bit, Windows Vista
64 Bit
300 MB freier Festplattenspeicherplatz für die Anwendungsdateien und Musterdokumente plus 60-65 MB temporärer Festplattenspeicher während des Installationsvorgangs. Zusätzlich:
• ~10 MB pro RealSpeak™ Solo-Sprachmodul: ~65
MB für 6 Druckersprachen
• Einige Systemaktualisierungen erfordern unter
Umständen bis zu 5 MB weiteren Speicherplatz
Soundkarte für die sprachliche Wiedergabe von Text
Mikrofon für die stimmgesteuerte Korrektur und WorkflowSteuerung
PDF Converter Professional 4:
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Intel® Pentium® oder höherer Prozessor
Microsoft® Windows 2000 SP4 oder neuere Version, Windows XP SP2 32 Bit, Windows Vista 32 Bit, Windows Vista
64 Bit
160 MB freier Festplattenspeicher für Anwendungsdateien
plus
10 MB temporärer Festplattenspeicher während des Installationsvorgangs
10 MB für Microsoft® Installer (MSI), falls nicht bereits
vorhanden.
Kontakt:
Xerox GmbH
Hellersbergstraße 2-4
D-41460 Neuss
Tel.: 0180 20 01 18 0
Web: www.xerox.de
Xerox GmbH | 06/2009
Scannen, verteilen und faxen
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Xerox SMARTsend™
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Xerox SMARTsend bildet eine vollständige Lösung zum Erfassen,
Umwandeln und Versenden von Dokumenten, die die Informationsverwaltung vereinfacht, indem den Benutzern der schnelle,
problemlose und sichere Austausch von papiergebundenen Informationen ermöglicht wird.
Hauptfunktionen
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Versand von Dokumenten an verschiedene Ziele in einem
Scan-Durchgang:
• E-Mail-Adressen
• Microsoft-Netzwerkordner
• Novell Netware-Netzwerkordner (Version 5.x, 6.x)
• FTP-Ordner
• Microsoft Exchange 2000 Webordner
• Web-URL
• Drucker
• Dokumentarchive:
• DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
• Domino (Version 5.x oder 6.0)
• Domino.Doc (Version 3.1)
• Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
• Hummingbird DM 5.1.0.5 (optional)
• Interwoven Worksite 8.0 (optional)
• Documentum 5.2.5.SP3 (optional)
• Livelink Enterprise Server 9.5 (optional)
• TRIM Content 6 (optional)
Speichert gescannte Dokumente in StandardDateiformaten wie TIFF, PDF und JPEG.
Je nach Ziel sind unterschiedliche Dateiformate der gescannten Dokumente möglich. So kann das Dokument mit
SMARTsend Pro in einem Scan-Durchgang als durchsuchbare PDF-Datei an einen Ablagebereich und als Microsoft
Word-Datei an eine E-Mail-Adresse versendet werden.
Direkter Zugriff auf die E-Mail-Adressen im firmeneigenen Adressbuch
Fügen Sie Ihren gescannten Dokumenten Indexdaten
(Metadaten) hinzu. Dies erleichtert die Suche und das Wiederauffinden in Ihrem Ablagesystem.
Gescannte Dateien im Ablagebereich speichern oder Dateien aus einem Ablagebereich drucken (SMARTsend ProVersion) – direkt von der Bedienungsoberfläche eines EIPfähigen Multifunktionsgeräts. Ablagebereiche können z. B.
Xerox DocuShare™-, Microsoft SharePoint- und WindowsOrdner sein
PaperWare-Deckblätter (SMARTsend Pro Version) ermöglichen eine flexible Auswahl der Scanziele am Eingabesystem.
Verschiedene Methoden zur Scan-Bestätigung (gedruckt
oder per E-Mail).
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Basiert auf Microsoft.Net-Architektur für eine nahtlose
Integration in Ihr bestehendes Netzwerk.
IT-freundlich. Einfache Installation und Wartung durch
Systemadministratoren. Verwendet die Informationen in
Netzwerk-Benutzerprofilen für Sicherheitsfunktionen und
zur Erleichterung des Zugriffs. Das Einrichten einzelner
Benutzer ist nicht notwendig.
Leicht zu bedienen. Workflow-Assistenten führen die Benutzer Schritt für Schritt und leicht verständlich durch die
Workflow-Erstellung.
Aktenschränke voller Papierdokumente nehmen wertvollen
Büroraum in Anspruch. Überdies kann sich der Zugriff auf diese
Dokumente sehr schwierig gestalten. Sollte eine digitale Dokumentenarchivierung als Lösung in Frage kommen, muss diese
einfach zu handhaben und kostengünstig in Implementierung
und Wartung sein.
Herausforderungen
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Erfüllen Sie die regulatorischen Anforderungen bezüglich Informationen auf Papierbasis
Fügen Sie papierbasierte Informationen in Ihr bestehendes elektronisches Content Management System ein
Verringern Sie hohe Kosten für den traditionellen Faxund Expressversand
Verringern Sie hohe Kosten für Lagerung und Archivierung von Papierdokumenten
Die Suche nach Dokumenten kann frustrierend, zeitaufwendig und ungenau sein
Ineffiziente Abläufe und Zusammenarbeit aufgrund
schleppender Verteilung papiergebundener und digitaler
Informationen in allen Unternehmensbereichen
Mit der Xerox SMARTsend Software wird die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zum Kinderspiel und es sind so mehr
Informationen für mehr Mitarbeiter zugänglich. Optimieren Sie
Ihre Netzwerkinvestitionen und machen Sie Ihre Geschäftsprozesse bereit für die Zukunft – mit der SMARTsend Software von
Xerox.
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Sparen Sie Zeit, indem Sie viele verschiedene Ziele und
Dateiformate in einem einzigen Workflow definieren
Sparen Sie Versandkosten, indem Sie Dokumente elektronisch und nicht per Post versenden
Schaffen Sie Speicherplatz, indem Sie Papierdokumente
aus Ihren Aktenschränken in ein elektronisches Format
umwandeln
Schnelleres Suchen und Wiederauffinden von Dokumenten, indem Sie diesen beim Scannen Indexdaten
(Metadaten) hinzufügen
Effizientere Abläufe und wirksamere Zusammenarbeit,
weil papiergebundene und elektronische Dokumente
schnell abgerufen bzw. an einen zentralen Datenablagebereich, auf den alle Nutzer Zugriff haben, von allen EIPfähigen Multifunktionsgeräten gesendet werden können
Was spricht für Xerox?
Systemvoraussetzungen
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Zur optimalen Leistungsentfaltung wird empfohlen, die
SMARTsend Software auf einem speziellen Server/
Computer zu installieren. Die Mindestanforderungen lauten:
• CPU: 1,0 GHz oder mehr
• Festplatte: mindestens 750 MB freier Festplattenspeicher
• RAM: 512 MB oder mehr SMARTsend kann auch
auf einem gemeinsamen Druck- bzw. Fileserver
installiert werden, der die oben angeführten Mindestanforderungen erfüllt.
• Betriebssysteme
• Windows 2000 Server oder Advanced
Server mit IIS ab Version 5.0
• Windows 2003 Server mit ASP.NET und
IIS
• Windows XP Professional Workstation
SP2 PlattformSMARTsend kann unter den
oben angeführten Betriebssystemen
auch in Verbindung mit VM Ware oder
Microsoft Virtual PC/Virtual Server installiert werden.
•
Client-Anforderungen, die Client-Schnittstelle von SMARTsend ist browserbasiert und kann mit folgenden Webbrowsern genutzt werden:
• Windows-Clients: Microsoft Internet Explorer ab
Version 5.5
• Windows/Macintosh-Clients: Netscape Navigator
ab Version 7.2
• Mac OS X ab Version 10.2: Mozilla ab Version 1.7,
Mozilla Firefox ab Version 1.0.6
• Linux/UNIX-Clients: Mozilla ab Version 1.7, Mozilla Firefox ab Version 1.0.6
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Versand der Dokumente an mehrere Ziele in unterschiedlichen Formaten, alles innerhalb desselben Workflows. Bei
vielen Wettbewerbslösungen müssen Sie den Versandvorgang für jedes Ziel oder Format wiederholen - das ist sehr
zeitaufwändig.
Einfach zu installieren und zu warten, ohne dass eine zusätzliche Software auf den Arbeitsplatz des Benutzers installiert werden muss, wie bei einigen Mitbewerbern.
Mit den meisten Geräten kompatibel: Mehr als 40 Xerox
WorkCentre Pro- und Document Centre-Geräte können mit
SMARTsend genutzt werden. Die Kompatibilität von Konkurrenzprodukten innerhalb ihrer eigenen Produktpalette ist
bedeutend eingeschränkter.
Flexible Workflow-Publikationsoptionen (GeräteWorkflows mit Profilen und/oder PaperWare), mit denen
unsere Mitbewerber nicht mithalten können.
Einfachere und schnellere Entwicklung von Benutzeroberflächen, da die Xerox Extensible Interface Platform auf
Webstandards basiert
Die Scan-to-Home Funktion, die bei den meisten Konkurrenzprodukten fehlt, vereinfacht den Scanprozess für lokale
Benutzer, da die gescannten Dokumente automatisch an
eine zuvor festgelegte Zieladresse gesendet werden.
Exklusiver Xerox TrueMatch-Workflow zur Suche und zum
Wiederauffinden von Dokumenten, die einem, eingescannten Dokument entsprechen oder ähnliche Informationen
enthalten.
Vereinfachter Kaufprozess gegenüber unseren Mitbewerbern, da Ihr Xerox-Vertriebspartner sowohl Ihre Hardwareals auch Ihre Software-Anforderungen erfüllen kann
Schnellere Problemlösung durch eine einzige Anlaufstelle
für Hardware- und/oder Software-Support – im Gegensatz
zu unseren Mitbewerbern, die unterschiedliche Anlaufstellen
für den Hardware- und den Software-Support bieten
Kontakt:
Xerox GmbH
Hellersbergstraße 2-4
D-41460 Neuss
Tel.: 0180 20 01 18 0
Web: www.xerox.de
Xerox GmbH | 06/2009