Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung
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Institute of Computer Science Chair of Communication Networks Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia Vorlesung Professionelles Projektmanagement in der Praxis Prof. Dr. Harald Wehnes Veranstaltung 6 (23.05.2016) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Projektsteuerung SS 2016 Hinweis: Vorlesung wird aufgezeichnet und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Spezifika von Gründungsprojekten werden aus der Aufzeichnung zuvor eliminiert. Agenda (23.05.2016) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung – mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2 2 2 Agenda (23.05.2016) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung – mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3 3 3 Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung 1. Erstellen Sie die Beschreibungen von zwei besonders wichtigen Arbeitspaketen Ihres gemischt-orientierten PSP (AP-Formular.xlsx) 2. Erstellen Sie eine Vorgangsliste: Liste aller Vorgänge/ Arbeitspakte mit Dauer (d) und Aufwand (h), Vorgänger und AOB (Vorgangsliste.xlsx) 3. Geben Sie die Daten der Vorgangsliste in MS Project ein und erzeugen Sie ein vernetztes Balkendiagramm mit Darstellung des kritischen Pfades 4. Erstellen Sie eine Präsentation A5_Team_x.ppt mit den Inhalten: Projektüberblick (wichtigste Steckbriefdaten) Projektplanung: – Phasenplan mit Meilensteinen (Graphik) – gemischt-orientierter PSP – MS Project-Darstellung des Projektplans Aktueller Projektstatus Nächste Schritte Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4 4 4 Feedback zur Aufgabe 5 Insgesamt gute, teilweise sehr gute Lösungen Bitte die Dateinamenskonventionen einhalten Bitte Abgabetermin einhalten – oder zeitnahe Information, falls Probleme Bitte die Vollständigkeit der Lösung – in Bezug auf Aufgabenstellung – vor dem Hochladen prüfen Auf Durchgängigkeit achten: Identische Bezeichnungen in PSP, Planungstabellen und MS Project JF-Protokolle: Spalte „Priorität“ bitte (zumindest bei den Aufträgen) ausfüllen Empfehlung: Sammelvorgänge oder Phasen in MS Project erhöhen die Übersichtlichkeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5 5 5 Feedback zum Projektbericht, Kap 1.2 und 2 Insgesamt gute bis sehr gute Ausarbeitungen. Hinweise: Zielkonflikte in der Zielbeziehungsmatrix sind auflösen! Bei Zielkonkurrenz z.B. ist zu entscheiden, welches der (beiden) Ziele wichtiger ist, falls keine Priorisierung durch „muss“, „kann“, oder „soll“ bereits vorliegt Beschreiben, wie Sie die Auflösung des Zielkonflikts durchgeführt haben Bitte Tabellen und Abbildungen im Projektbericht nummerieren Erhöht die Übersichtlichkeit und ermöglicht Bezugnahme im Text Nicht-Ziele: keine Verneinungen, sonst wird das Gegenteil von dem angestrebt, was Sie erreichen wollen Durchgängigkeit beachten: Stakeholder der sozialen Faktoren = Stakeholder der Stakeholdertabelle = Stakeholder des Stakeholderportfolios Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6 6 6 Evaluation der Vorlesung Bewertung der Vorlesung zur „Halbzeit“, damit Sie als „Bewerter“ selbst von Ihren Bewertungen profitieren können Zeitraum: 23.05. - 26.05.2016 Noten Vortrag / Präsentation Vorlesungsinhalte Folien Beispiele und Workshopteile Tempo der Vorlesung WueCampus2-Kursraum Relevanz der Veranstaltung für das Berufsleben Gesamtbewertung Durchschnittlicher Zeitaufwand pro Woche Positives Verbesserungsvorschläge Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7 7 7 Agenda (23.05.2016) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung – mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8 8 8 Projektplanung: Überblick Phasen- und Meilensteinplan - Ergebnisse - Termine - Kosten ProjektStrukturplan (PSP) AP1 AP3 AP2 AP4 APn Ablaufplan Zeitplan Ressourcenplan Kostenplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9 9 9 Ressourcenplanung (syn. Einsatzmittelplanung) Der Projekterfolg ist entscheidend abhängig von der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der geforderten Art, Qualität und Menge Ziele der Ressourcenplanung Ressourcenbedarf ermitteln Verfügbarkeit der Ressourcen sicherstellen (dieselben Ressourcen werden häufig von anderen Projekten oder Linieneinheiten benötigt) Ressourceneinsatzplan erstellen, der stimmig zum Terminplan ist Optimaler Einsatz der Ressourcen (Überlastungen vermeiden) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 11 11 11 Welche Arten von Ressourcen gibt es? Ressourcen Personal Sachmittel Finanzmittel Sonstige Intern Investitionsgüter Eigenmittel Informationen Extern Verbrauchsmaterial Fremdmittel Rechte / Patente Infrastruktur Fördermittel Professionelles Projektmanagement in der Praxis 12 12 12 Besonderheiten der Personal-Ressourcenplanung Personelle Einsatzplanung kann in der Regel nicht rein quantitativ durchgeführt werden; Restriktionen: Spezialwissen, -kenntnisse, -erfahrungen Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit Organisatorische Zugehörigkeit Rollenkonzept / Zuordnung / Optimierung 1. Ermittlung der Rollen mit den Skills (Qualifikationen und deren Grad), die für das Projekt benötigt werden 2. Besetzung dieser Rollen mit verfügbaren internen Personen – in Abstimmung mit den Linienmanagern (=Ressourcenmanager); ggf. kommen Externe zum Einsatz ( Kosten) Praxistipp Frühzeitig die Zustimmung der zuständigen Linienvorgesetzten für den vorgesehenen Einsatz von Projektmitarbeitern einholen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 13 13 13 Ermittlung der für das Projekt benötigten Rollen mit Qualifikationen Rollen-Tabelle mit Skills (ohne Festlegung bestimmter Personen) Rolle Abk. Qualifikationen (Skills) Beispiel Rolle Abk. Qualifikationen (Skills) Programmierer P Grundkenntnisse in JavaScript, Typo3 Flow, PHP, CSS, SQL, JQuery Tester T Grundkenntnisse im Umgang mit einem Computer Datenschutzbeauftragter DS Kenntnis über Datenschutzrichtlinien Projektleiter PL Projektleitungserfahrung, Führungs- und Sozialkompetenz BWLer B Erfahrung in der Unternehmensführung Sicherheitsbeauftragte S Kenntnisse in gängigen Sicherheitsstandards Designer D Kenntnisse in JavaScript, CSS sowie Grafikdesign, HCI Professionelles Projektmanagement in der Praxis 14 14 14 Workshop: Personelle Ressourcen Ermitteln Sie für Ihr Projekt zwei unverzichtbare Rollen (außer PL) mit den zugehörigen Qualifikationen (Dauer: ca. 6 Minuten) Rolle Abk. Qualifikationen (Skills) Programmierer P Kenntnisse in verschiedenen Programmiersprachen (IOS-Spezialist) Designer D HCI`ler, Graphicdesign Tischtennisspieler T Tischtennisprofi, Regelkenntnisse Interface-Designer ID User-Experience, Interface-Design, GUI Gestaltung Tester Te Kritische Reflexion, kein Tunnelblick Datenbankadministrator DA SQL-Muttersprachler Anforderungsanalyst AA Spezialist für Anforderungen an die Plattoform Professionelles Projektmanagement in der Praxis 15 15 15 Ressourcen-Tabelle (auf Vorgangsebene) Vorgangsbezogene Ressourcenplanung: Für jeden Vorgang werden die erforderlichen Ressourcen ermittelt PSPCode AP/ Vorgang Aufwand in PT Personal Sachmittel Sonstige Ressourcen Beispiel PSPCode M11 M12 M13 M14 M21 M22 M31 M32 R11 R12 R13 AP/ Vorgang Zeitplan Kosten und Ressourcen Teamkommunikation Aufwand in PT 18 14 90 Personal PL, P B PL Kundenkommunikation 21 PL Refactoring / Codepflege 60 P Modul-/Unit-Tests 21 P, T Sicherheit 21 T, S, DS Usability 21 T, S Designstandards 7 D OOA/OOD 7 P inPder Praxis DatenbankentwurfProfessionelles Projektmanagement 4 Sachmittel/ Sonstige Ressourcen Software wie zum Beispiel MS Project Software zur Kommunikation unter den Teammitgliedern geeignete Entwicklerumgebung geeignete Entwicklerumgebung Datenbankverwaltungssystem 16 16 16 (z.B. MySQL) Workshopteil: Ressourcen-Tabelle Ermitteln Sie für zwei Vorgänge die erforderlichen Ressourcen (Tipp: Namensabkürzung verwenden; Beispiel: MM für Max Mustermann; Sachmittel nicht vergessen) (Dauer: 8 Min.) PSPCode AP/ Vorgang Aufwand in PT Personal Professionelles Projektmanagement in der Praxis Sachmittel Sonstige Ressourcen 17 17 17 Ressourcenauslastung prüfen Jede Ressource wird auf mögliche Überlastungen geprüft: Ressourcenhistogramm Kapazitätsüberlastungen Ganglinie Ressourcen-Ganglinie zeigt den Auslastungsverlauf unter Berücksichtigung der verfügbaren Kapazität an ggf. Überlastungen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 18 18 18 Lösung von Überlastungen: Kapazitätsausgleich Ressourcenhistogramm Lösung: Überlast der ersten 3 Tage wurde auf die beiden letzten Tage verteilt Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich Grundsätzliche Maßnahmen: Kapazitätspuffer nutzen Zusätzliches Personal einbinden Reduktion des Projektumfangs Umstrukturierung des Ablaufplans Externe Spezialisten einsetzen Projektendtermin verschieben Professionelles Projektmanagement in der Praxis 19 19 19 Die drei Arten des Kapazitätsausgleichs Termintreue Ressourcenplanung Vorgabe: Termin Ziel: Sicherstellung der erforderlichen Ressourcen, um diesen vorgegebenen Termin zu erreichen Kapazitätstreue Ressourcenplanung Vorgabe: Ressourcen Ziel: Das Projekt möglichst frühzeitig mit den vorgegebenen Ressourcen abschließen Termin- und Kapazitätstreue Ressourcenplanung Ziel: Durch die Nutzung von Puffern wird der Endtermin eingehalten, ohne dass die Ressourcen erhöht werden müssen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 20 20 20 Beispiel für gelungenes Kapazitätsmanagement www.Weltreise-Forum.info Professionelles Projektmanagement in der Praxis 21 21 21 Kostenplanung Kostenplan: Darstellung der voraussichtlich für das Projekt anfallenden Kosten – mit zeitlichem Verlauf [DIN 69901-5] Budget: Summe der einem Projekt zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel Vorgehen Kostenplan Ressourcenplan Pro AP: Art Menge Einsatzzeitraum x Kosten pro Ressource Kosten pro AP = Gesamtkosten Zeitlicher Kostenverlauf Kosten pro Art der Ressourcen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 22 22 22 Kostenrechnung (Exkurs) Kostenrechnung Welche Kosten entstehen? Wo entstehen die Kosten? Wofür entstehen die Kosten? Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Rechnerische Verteilung der erfassten Kosten der Kostenarten auf die Kostenstellen im Unternehmen Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Personalkosten Sachkosten Investitionen Gemeinkosten ... (nach Organisationseinheiten) Informationstechnologie Vertrieb Organisation ... Professionelles Projektmanagement in der Praxis Projekte Produkte Dienstleistungen Aufträge ... 23 23 23 Kostenarten in Projekten Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen, Erfolgsbeteiligung Reise-, Übernachtungs-, Bewirtungskosten Schulungskosten (extern, in house) Externe Beratungsleistungen Hardware: Investitionskosten, Betriebskosten Software: Investitionskosten, Betriebskosten Verbrauchsmaterial: Papier, Rohstoffe, CDs Finanzmittel Empfehlung: Mittel für Maßnahmen vorsehen, die z.B. zum Managen von Risiken, zum Nutzen von Chancen oder für Projektmarketing erforderlich werden Professionelles Projektmanagement in der Praxis 24 24 24 Projektkosten-Darstellung nach PSP-Elementen Gliederung des Projektstrukturplans wird um die Kosten pro AP ergänzt – mit Summierung auf den zugeordneten höheren Ebenen Webseite 2.600 € TP1: Planung 300 € AP1 100 € AP2 200 € TP 2: Realisierung 1.300 € AP3 1.300 € TP 3: Tests 800 € AP4 300 € AP5 500 € Professionelles Projektmanagement in der Praxis Projektmanagement 200 € AP6 200 € 25 25 25 Projektkosten-Tabelle Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten mit Kostenverlauf Professionelles Projektmanagement in der Praxis 26 26 26 Kostenganglinie: zeitlicher Kostenverlauf 20.000 € 18.500 € 19.000 € 18.000 € 16.000 € 14.600 € 14.300 € 14.000 € Kostengang-Linie 12.000 € 10.000 € 8.000 € 5.400 € 6.000 € 4.000 € 3.000 € 2.000 € 0€ Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 Kostenlinien visualisieren die Kostenverläufe im Projekt Kostenganglinie: Darstellung der Kosten pro Zeiteinheit Professionelles Projektmanagement in der Praxis 27 27 27 Kostensummenlinie: kumulierter Kostenverlauf 200.000 € 173.920 € 180.000 € Kostensummen-Linie 160.000 € 140.000 € 132.494 € 120.000 € 100.000 € 91.099 € 80.000 € 60.000 € 49.734 € 40.000 € 20.000 € 3.000 € 8.400 € 0€ Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 Kostenlinien visualisieren die Kostenverläufe im Projekt Kostensummenlinie: kumulierte Darstellung der Kostenentwicklung Professionelles Projektmanagement in der Praxis 28 28 28 Projektkosten-Darstellung nach Kostenarten 20.000 € 18.000 € 3.500 € 16.000 € 3.000 € 1.000 € 600 € 14.000 € 12.000 € 6.800 € 10.000 € Externe Kosten 10.000 € 8.000 € Sachkosten 15.000 € Personalkosten 15.000 € 6.000 € 400 € 4.000 € 2.000 € 0€ 7.500 € 3.000 € 1.500 € 4.000 € 1.500 € 2.000 € Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Jun 13 29 29 29 Fälligkeit von Kosten beachten! Gleichverteilte Kosten (Normalfall): Kostenanfall ist über den Zeitraum des APs gleichmäßig Anfangsverteilte Kosten: Die Kosten fallen bereits zu Beginn des APs an, z.B. bei notwendigen Vorinvestitionen Kosten AP-Dauer € Zeit Kosten AP-Dauer € Zeit Kosten Endverteilte Kosten: Die Kosten fallen erst am Ende des APs an, z.B. Abrechnung der beauftragten Leistungen AP-Dauer € Zeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis 30 30 30 Kosten- und Finanzmittelmanagement Kosten- und Finanzmittelmanagement nach ICB3 (IPMA, 2006) Analyse Planung Überwachung und Steuerung der Kosten und Finanzmittel von Projekten Finanzmittelmanagement: sorgt dafür, dass Projektleiter und Management immer darüber Bescheid wissen, welche und wie viele Finanzmittel für das Projekt benötigt werden Projektbudget: Summe der einem Projekt zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel Professionelles Projektmanagement in der Praxis 31 31 31 Praxisbeispiel: Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt NIMBUS Prozessschritte 1. Teilprojektleiter und Mitgliedern des TP-Teams: Ressourcenanforderungen der Teilprojekte 1. 2. 3. 4. 5. 6. Personalressourcen Hardware-Investitionen Software-Investitionen Externe Unterstützung Qualifizierungsmaßnahmen (Projektstart, Projektverlauf) Literatur, Sonstiges 2. Kernteam: Zusammenführung und Konsolidierung des Ressourcenbedarfs + Ergänzung Bedarf für Projektmanagement 3. Kernteam: Erstellung Kostenplan und Budget für das Projekt 4. Vorstand: Genehmigung der Ressourcen und des Projektbudgets Ergebnisse Ressourcenplan (Personal, Technik) Kostenplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis 32 32 32 Tätigkeit Konzeptphase Schulung- und Testphase Pilotierung Server Server Server Konzeptphase Schulung- und Testphase Pilotierung AntiViren AntiViren AntiViren Konzeptphase Ermitteln der Anwendungen Pilotierung und Testphase Schulung Paketierung Office Office Office Office Office Konzeptphase Schulung Test- und Pilotphase Umsetzung Standorte Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Konzeptphase Schulung- und Testphase Pilotierung Datensicherung Datensicherung Datensicherung Konzeptphase Schulung- und Testphase Pilotierung Anwendungen (DLZ) Professionelles je FT-MA Projektmanagement 1 Tag pro Woche (4x25) in der Praxis Anwendungen (DLZ) je FT-MA 25 Tage (4x25) Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x8) je FT-MA 1 Tag pro Woche (13x25) je FT-MA 4x5Tage (13x20) je FT-MA 2 Tag pro Woche (13x4) von - bis 1.7.06-21.12.06 22.12.06-15.2.07 16.2.07-19.4.07 Okt./Nov. 2006 Jan./Feb. 2006 Mrz 06 je FT-MA je FT-MA je FT-MA je FT-MA PT 325 260 52 von - bis PT 6 24 6 5 Tage (9 MA ) 5 Tage (7 MA) 1 Tag pro Woche (7MA x9 W) je 7Tage (9 MA x 7) je FT-MA 1 Tag pro Woche (5x25) je FT-MA 4x5Tage (5x20) je FT-MA 2 Tag pro Woche (5x4) DLZ Office Wordbox Paketierung TP Anwendungen Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Druckserver (Peripherie) TP Server Bemerkung Fachteam Teilprojekt Praxisbeispiel: Personalressourcen (Ausschnitt) Sep 06 OKT 06 - Dez 06 Jan 07 - Feb 07 Aug 06 Jam 07 Okt.-Dez. 2006 Aug.-Sep. 2006 Jan.-Feb. 2007 Mär.-Dez 2007 27 10 40 80 1.7.06-21.12.06 22.12.06-15.2.07 16.2.07-19.4.07 125 100 20 1.7.06-21.12.06 33 22.12.06-15.2.07 16.2.07-19.4.07 45 35 63 56 21 100 33 100 32 33 Kostenart Position Betrag DLZ Office Wordbox Paketierung TP Anwendungen Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Druckserver (Peripherie) TP Server Bemerkung Fachteam Teilprojekt Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Anforderungen der Teilprojekte (Ausschnitt) Fälligkeit Betrag Fälligkeit Hardware Server = 12x Server a 10.000€ Server zentrale Sonderserver 6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) 10x zusätzliche Standardserver a 5.000€ Server 2x Storagesysteme (10-15 TB) Server(Zeit-/Zutritt) 20 x 5000€ TC´s TC´s Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Arbeitsplatz (WS) Arbeitsplatz (WS) Peripherie 700 Stück * 365 € 2100 Stück * 365 € kompatibel m. neuer Struktur 30 x TS für ca. 300 Perseus-User 6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 €) Anwendungen (DLZ) 6 x 4000 € 300 x Server für TS-Farm Server (Terminalserver)300 x 5000€ 1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TSSoftwareverteilung Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen 20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP 120.000,00 02/0712/07 50.000,00 02/0712/07 500.000,00 02/0712/07 100.000,00 02/0712/07 120.000,00 02/0712/07 24.000,00 02/0712/07 1.500.000,00 02/0712/07 Software Server für Clusterserver Server für zentrale und dezentrale Server 12x MS Windows 2003 Server Enterprise 50x MS Windows 2003 Server Standard 10000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) Server Server 4x MS SQL Server Prozessorlizenz a 15.000€ CAL-Lizenzen (TS) Zentraler Testserver (Frameware Server) Arbeitsplatz (WS) 10000 Stück * 60 € Professionelles Projektmanagement in der Praxis Arbeitsplatz (WS) vorhandene Hardware 18.000,00 02/0712/07 25.000,00 02/0712/07 200.000,00 02/0712/07 60.000,00 02/0712/07 34 34 34 Kostenart Position Betrag (brutto) Ursrünglicher Ansatz DLZ Office Wordbox Paketierung TP Anwendungen Ursrünglicher Ansatz Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz TP Server Bemerkung Fachteam Teilprojekt Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Konsolidierter Ressourcenbedarf (Ausschnitt) Fälligkeit Betrag (brutto) Hardware 6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) Server = 12x Server a 10.000€ 10x zusätzliche Standardserver a 5.000€ Server zentrale Sonderserver 2x Storagesysteme (10-15 TB) Server 20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP Server(Zeit-/Zutritt) 20 x 5000€ TC´s TC´s Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Arbeitsplatz (WS) Arbeitsplatz (WS) Peripherie 700 Stück * 365 € 2100 Stück * 365 € kompatibel m. neuer Struktur 30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) 6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 €) 6 x 4000 € 240 x Server für TS-Farm Server (Terminalserver) 270 x 5000€ 1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TSSoftwareverteilung Systemmanagement 142.800,00 59.500,00 595.000,00 Vorhandene Hardware nutzen Zwischensumme HW 0,00 120.000,00 02/0712/07 50.000,00 02/0712/07 500.000,00 02/0712/07 100.000,00 02/0712/07 0,00 120.000,00 0,00 24.000,00 1.428.000,00 1.500.000,00 02/0712/07 0 2.225.300,00 0,00 Software 12x MS Windows 2003 Server Enterprise Server für Clusterserver 10000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) Server 4x MS SQL Server Prozessorlizenz a 15.000€ Server Professionelles Projektmanagement in der Praxis 33.700,00 0,00 70.000,00 18.000,00 02/0712/07 200.000,00 02/0712/07 60.000,00 02/0712/07 Klärung am 13./14.06.06 35 35 35 Ansatz gegenüber Anforderung reduziert Ansatz gegenüber Anforderung aufgestockt Praxisbeispiel: Kostenplan (Ausschnitt) Kostenplan in Euro - SOLL - Projekt NIMBUS Kom ponenten/Zeitraum Investitionen Projekt-Budget direkte Projektkosten 01.08. 01.09. 01.10. 01.11. 01.12. 4.276.121 - geplant Personalkosten 01.07. 8.506 0 0 0 0 1.358.180 2.304.000 115.200 115.200 115.200 115.200 115.200 115.200 558.800 49.283 48.333 43.333 53.333 43.333 43.333 7.138.921 172.989 163.533 158.533 168.533 158.533 1.516.713 (Sachkosten) Gesam t-Budget in Euro Professionelles Projektmanagement in der Praxis 36 36 36 Letzter Schritt: Planoptimierung Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete Aufwandsschätzung / Abhängigkeiten Planmit Tooloptimierung Unterstützung Ablauf- und Termine Ressourcen und Kosten Ergänzende Planungen, u.a. Chancen- und Risikomanagement Kommunikation (interner/ externer) mit Berichtswegen Qualität Tooleinsatz Professionelles Projektmanagement in der Praxis 37 37 37 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Termin: Projekt soll frühestmöglich enden Ressourcen: sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten: sollen so gering wie möglich sein Vorgehen Planungsentwurf iterativ überarbeiten Planungsalternativen erstellen a optimale Lösung wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei „kritisch“ werden! Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen durch Analyse der Ressourcenhistogramme Kosten: Teure Ressourcen durch preiswertere ersetzen a Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendtermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber!) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 38 38 38 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Plan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourceneinsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt a Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung Basisplan: Alle Planungsdaten eines genehmigten Projektplans zu einem bestimmten Stichtag („Originalplan“) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 39 39 39 Agenda (23.05.2016) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung – mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 40 40 40 Für jede Situation das richtige Tool Quelle: http://photobucket.com/images/funny%20lipstick Professionelles Projektmanagement in der Praxis 41 41 41 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project: 7 Schritte 1. Ressourcentabelle erstellen Ansicht a Ressource: Tabelle 2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender 3. „Ressourcen a Vorgängen“ zuweisen Ansicht a Gantt-Diagramm Ressourcen a Ressourcen zuweisen 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Grafik bzw. Ansicht a Ressource: Einsatz 5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6. Berichte, Übersichten, Druckausgabe: Gesamtkosten, Ressourcenkostenüberblick, Vorgangskostenübersicht u.a. Bericht a Dashboard – Ressourcen – Kosten 7. Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung Professionelles Projektmanagement in der Praxis 42 42 42 Ressourcentabelle Ressourcenart: • Arbeit • Material • Kosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis 43 43 43 Einführung einer PM-Software: Ressourcen Rolle Abk. Qualifikation (Skill) €/h Anmerkung Projektleiter P Projektleitungserfahrung PM-Toolerfahrungen, Erfahrungen in Ausschreibung und Vergabe von Software 50,00 Implementierer I Erfahrungen in der Installation von Software auf den vorhandenen Systemen 40,00 Dozent D Erfahrungen im PM, insbesondere Schulungserfahrungen Vorgang Sonstige Sachkosten nur zu 50% verfügbar 40,00 Abk. € Fälligkeit Anfang Mittelfreigabe Softwarelizenzen + Doku S 2.500 Abschlussfeier Essen + Getränke E 250 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Ende 44 44 44 Einführung einer PM-Software: Aufwände Arbeit (= Aufwand) Dauer P 1. Anforderungen definieren 2t 2t 2. Angebote einholen 1w 1t 3. Auswahl der PM-Software 4t 1t 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 5. Installation der Software auf Server 1t 1t 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 2t 5 7. Schulung vorbereiten 1w 4t 4 8. Schulung der Anwender 1w 2t 5;6;7 9. Test und Abnahme 2t 1t 8 9. Abschluss mit Feier 0t Arbeitspakete I D Vorgänger 1 1t 2 3 2t Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9 45 45 45 Ressourcenplanung mit MS Project (Beispiel) 1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht a Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit anlegen Allgemein Gültiges (z.B. 26. Mai 2016 ist ein Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren: Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Doppelklick auf den Ressourcennamen in der Ressourcentabelle Professionelles Projektmanagement in der Praxis 46 46 46 Informationen zu einer Ressource (Beispiel) Doppelklick auf Ressourcen-Nummer Professionelles Projektmanagement in der Praxis 47 47 47 3. Ressourcenzuweisung (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 48 48 48 3.1 Voller Einsatz einer Ressource (Beispiel) 1. Vorgang markieren 2. Ressource auswählen, Einh. 100 % Vorgang: Anforderungen definieren Dauer = 2 t und Arbeit = 2 t (PL) Einh. 100% Professionelles Projektmanagement in der Praxis 49 49 49 3.2 Anteiliger Einsatz einer Ressource (Beispiel) 1. Vorgang markieren 2. Ressource auswählen, Einheit mit Benennung [h] oder [t] eingeben Vorgang: Angebote einholen Dauer = 4 t und Arbeit = 1 t (PL) Einh. 25% Professionelles Projektmanagement in der Praxis 50 50 50 3.3 Zuordnung von Kosten (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 51 51 51 Tabelle: Vorgänge mit Ressourcen (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 52 52 52 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (1/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 53 53 53 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (2/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 54 54 54 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (3/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 55 55 55 Umgang mit Ressourcenkonflikten Grundsätzliche Lösungsmöglichkeiten für Überlastungen Puffer ausnutzen Zusätzliche Ressourcen einsteuern Überstunden vereinbaren Vorgänge verlängern mögliche Konsequenzen auf Projektendtermin! Zuvor: Ursachen prüfen ! Professionelles Projektmanagement in der Praxis 56 56 56 5. Ressourcenkonflikt lösen: manuell (Beispiel) Ursachenanalyse Dozent nur halbtags verfügbar; im AP „Schulung vorbereiten“ (Dauer = 1 Woche) aber mit Arbeit von 4 Tagen eingeplant Ressourcenauslastung des Projektleiters zeigt: Er steht in dem Zeitraum zur Verfügung und könnte aufgrund seiner Fähigkeiten und Erfahrungen mithelfen Lösung 1. Reduktion Dozenten-Einsatz von 4t auf 2,5t (= 50%) 2. Ergänzender PL-Einsatz: 1,5t Ressourcenkonflikt gelöst! Professionelles Projektmanagement in der Praxis 57 57 57 5. Ressourcenkonflikt lösen: automatisch Automatischer Kapazitätsabgleich mit MS Project Leistungsfähiges Feature Konsequenz: Die betroffenen Vorgänge werden verlängert oder unterbrochen, bis die Überlastung beseitigt ist Eine Änderung der Ressourcenzuordnung kann das Tool nicht durchführen; dies geht nur manuell Achtung: Die durchgeführten Aktivitäten sind nicht immer nachvollziehbar! Professionelles Projektmanagement in der Praxis 58 58 58 6. Berichte und Übersichten (1/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 59 59 59 6. Berichte und Übersichten (2/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 60 60 60 6. Berichte und Übersichten (3/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 61 61 61 6. Berichte und Übersichten (4/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 62 62 62 6. Berichte und Übersichten (5/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 63 63 63 6. Druckausgabe Professionelles Projektmanagement in der Praxis 64 64 64 7. Basisplan festlegen (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 65 65 65 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplanung 1. Erstellen Sie einen Ressourcenplan Rollen-Tabelle mit benötigten Skills (Ressourcenplanung.xls/ Rolle-Tabelle) Ressourcen-Tabelle für die Arbeitspakte / Vorgänge (Ressourcenplanung.xls/ Ressourcen-Tabelle) Übertragung der Ressourcen-Tabelle nach MS Project Kapazitätsüberlastungen prüfen und ggf. Kapazitätsausgleich durchführen – ohne dass der Projektendtermin überschritten wird! 2. Erstellen Sie einen Kostenplan Projektkosten pro Ressource Projektgesamtkosten Als Stundensatz sind für jedes Teammitglied 35 € anzusetzen 3. Führen Sie ab dem nächsten JF ein Projektcontrolling durch: mittels MTA und Ist-Aufwandsergänzung in der Aufgabenverteilungstabelle 4. Erstellen Sie eine Präsentation A6-Team_x.ppt Professionelles Projektmanagement in der Praxis 66 66 66 Gliederung der Präsentation (Vorschlag) Agenda Projekt im Überblick (wichtigste Steckbriefdaten oder Canvas-Daten) Ressourcenplan Personelle Ressourcen mit Skills Ressourcentabelle Ressourcenplan (MS Project) Ggf. Ressourcenabgleich (MS Project): vorher - nachher Kostenplan Ressourcenkosten (MS Project) Vorgangskosten (MS Project) Gesamtkosten des Projektes (MS Project) Aktueller Projektstatus Statusbeschreibung Meilensteintrendanalyse Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (MS Project) Nächste Schritte Erfahrungen in der Projektarbeit und mit MS Project 2013 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 67 67 67 Termine zur Aufgabe 6 27.05.2016 (Upload) Präsentation: A6_Team_x.ppt Ressourcen: Ressourcenplanung_Team_x.xls 2. JF Protokoll: P2_Team_x.doc 30.05.2016 (Vorlesung) Präsentation durch Projektleiter der Teams 1 und 4 (Dauer: 8 – 10 Min.) 03.06.2016 (Upload) Projektbericht, Kapitel 7 und 8: Projektbericht_7_8_Team_x.doc Professionelles Projektmanagement in der Praxis 68 68 68 Projektbericht, Kapitel 7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 69 69 69 Projektbericht, Kapitel 8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 70 70 70 Agenda (23.05.2016) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung – mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 71 71 71 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt hat mehrere Projektmanagement-Phasen Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss ProjektErgebnis Idee Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Professionelles Projektmanagement in der Praxis 72 72 72 Agenda (Projektsteuerung) Regelkreis des Projektcontrollings Reporting / Berichtswesen Projektkultur Methoden des Projektcontrollings Fortschrittsgradmessung Abweichungsanalyse Trendanalysen: Meilenstein-Trend-Analyse (MTA) Kosten-Trend-Analyse (KTA) Earned Value Analyse (EVA) Steuerungsmaßnahmen Praxisbeispiel: Projektcontrolling im Projekt NIMBUS Professionelles Projektmanagement in der Praxis 73 73 73 Projektdurchführung und Projektsteuerung Voraussetzung: Projektplanung (Basisplan) Arbeitspakete mit Verantwortlichen und erwarteten Ergebnissen Terminplan, Ressourcenplan, Kostenplan Projektüberwachung und -steuerung (Projektcontrolling) PL/Projektcontroller Reporting StatusMeetings Projektdurchführung: Ausführung der Arbeitspakete Projektmitarbeiter Professionelles Projektmanagement in der Praxis 74 74 74 Regelkreis Projektpläne Änderungen Soll Plan Planung ProjektSteuerung Abweichungen Ist ProjektÜberwachung Störungen im Projektverlauf Steuerung / Durchführung Abschluss vgl. Burghardt: Einführung in PM Professionelles Projektmanagement in der Praxis 75 75 75 Plan-, Ist- und Soll-Werte Plan-Werte: Werte aus dem ursprünglichen Projektplan Ist-Werte: tatsächliche Werte am Stichtag Soll-Werte: berücksichtigt Planänderungen am Stichtag (= aktualisierte Plan-Werte) Professionelles Projektmanagement in der Praxis Plan Ist Soll 76 76 76 Aufgaben des Projektcontrollings Carlo Controlletti ErgebnisControlling RessourcenControlling TerminControlling KostenControlling Ist-Zustandsermittlung Vergleich Ist-Zustand mit Soll/Plan Steuerung: Abweichungsanalysen, ggf. Maßnahmen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 77 77 77 Reporting (Berichtswesen) Ziel: Planabweichungen so früh erkennen, damit ein Gegensteuern noch rechtzeitig möglich ist Frühwarnsystem Reporting-Verfahren beinhaltet: Berichtspflichten (Wer meldet? Welche Daten? Zu welchen Terminen? -mindestens wöchentlich-) Berichtswege (An wen wird berichtet? Wer ist zu informieren? Welches Medium wird verwendet?) Berichtsform (z.B. Standard-Formular verwenden) Praxis-Tipps: Reporting-Verfahren: frühzeitig festlegen (z.B. beim Kick off), richtig kommunizieren und „leben“ Reporting-Aufwand für die Projektteammitglieder gering halten Informationsfluss muss in beide Richtungen erfolgen; Teammitglieder müssen von der PL zeitnah über Status, Plan- und Zieländerungen im Projekt immer zeitnah informiert werden Professionelles Projektmanagement in der Praxis 78 78 78 Überwachungsformen und -zyklen Formalisierte Meldungen zum Fortschritt der APs AP-Status: noch nicht begonnen, in Arbeit, abgeschlossen, abgenommen Erwarteter Fertigstellungstermin Restaufwand Regelmäßige Statusbesprechungen Zumeist mit etwas höhere Frequenz in der Startphase Empfohlener Überwachungszyklus Projektdauer < 3 Monate 3 - 12 Monate 13 - 24 Monate empfohlener Überwachungszyklus wöchentlich 14-täglich monatlich Professionelles Projektmanagement in der Praxis 79 79 79 Projektkultur Für die Projektdurchführung wird eine vertrauensvolle Zusammenarbeit benötigt zwischen Projektleitung und Projektmitarbeitern zwischen Projektleitung/-team und Stakeholdern (Auftraggeber!) im Team untereinander Verantwortung der Projektleitung (PL und TPL): Entsprechende Atmosphäre schaffen und pflegen Wichtig für ein wirkungsvolles Controlling: zeitnahe Meldung „wahrer“ Daten Nicht ein Terminverzug ist ein großes Ärgernis – aber dessen Verheimlichung Es gilt das „Selbstanzeige-Prinzip“: Alle Projektmitarbeiter haben die Verpflichtung, Probleme unaufgefordert und umgehend zu melden Professionelles Projektmanagement in der Praxis 80 80 80 Fertigstellungsgrad (geschätzt) in % 90%-Syndrom 120 100 98 95 90 97 99 95 98 100 80 Projektfortschritt verweilt bei 90%, obwohl weitergearbeitet wird 70 60 50 40 25 20 15 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Personenwochen Konsequenz: Abfrage nicht nach „%-abgeschlossen“ sondern Was ist bereits abgeschlossen? Was ist in Arbeit? Was wurde noch nicht begonnen? Entscheidende Frage: Wie viel Zeit und wie viel Geld werden noch bis zur Fertigstellung gebraucht? (Prognose) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 81 81 81 Projektstatus: Einfachste Darstellungsart Zusätzliche Status-Spalte in der Vorgangsliste mit den Werten noch nicht begonnen in Arbeit erledigt abgenommen PSPCode Vorgangsname Dauer Aufwand Ende Ende Vorgänger (w) (PT) (geplant) (IST) 1.1 Pflichtenheft 1w 2t 1.2 Entwurf der GUI 2w 3t 1.1 1.3 Entwicklung des Back-Ends 4w 5t 1.2 1.4 Entwicklung des Front-Ends 4w 5t 1.2 31.05. Professionelles Projektmanagement in der Praxis 15.06. 15.07. 31.07. 30.5. Status erledigt in Arbeit noch nicht begonnen noch nicht begonnen 82 82 82 Leistungsfortschrittsmessung Fertigstellungsgrad (FGR): Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung (Fertigstellungswert oder Earned Value) zur Gesamtleistung (Planwert oder Planned Value), z.B. eines Arbeitspaketes oder eines Projekts [DIN 69901-5] Methoden Subjektive Leistungsschätzung FGR = Ist-Aufwand * 100 Gesamtaufwand (= Ist-Aufwand + Restaufwand) 50-50-Verfahren: Wenn das AP startet, wird es sofort als 50%ig fertig gewertet (FGR = 50) – einfach, geeignet bei APs mit umfangreichen Vorarbeiten 0-100-Verfahren: AP gilt erst dann als fertig (FGR= 100), wenn es vollständig abgeschlossen ist – einfach, nur geeignet für APs mit kurzer Bearbeitungszeit 0-50-100 Verfahren: FGR=0 für noch nicht begonnene APs, FGR= 50 für in Arbeit befindliche APs und FGR=100 für fertige APs – Annahme: die Ungenauigkeiten gleichen sich über die Gesamtheit der APs aus Professionelles Projektmanagement in der Praxis 83 83 83 Controlling-Methoden und ihre Verbreitung 100% 90% 89% 80% 70% 60% 50% 37% 40% 30% 19% 20% 10% 0% Abweichungsanalysen Trendanalysen Earned Value Analysen Quelle: N. Kauba, CSC: Projektportfoliomanagement, Vortrag vom 14.09.2006, München, Folie 42 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 84 84 84 Soll-Ist-Vergleiche Soll-Leistung Ist-Leistung Abweichungen +/- Soll-Ressourceneinsatz Ist-Ressourceneinsatz Abweichungen +/- Soll-Kosten Ist-Kosten Abweichungen +/- Stichtag Professionelles Projektmanagement in der Praxis Zeit 85 85 85 Abweichungsanalysen: Vorgehen 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ermittlung der Ist-Daten Basis: Funktionierendes Reporting Soll/Ist-Vergleich Abweichungen zwischen Soll-Werten und Realität feststellen Analyse der Abweichungen Ursachenanalyse & Bewertung der Abweichungen Ganzheitliche Betrachtung von Ergebnissen, Terminen, Ressourcen und Kosten (Abhängigkeiten!) Beschluss von Steuerungsmaßnahmen (Normalfall) Information an Auftraggeber und Team Aktualisierung der Planungs-/Sollwerte neue Sollwerte i.a. in Abstimmung mit Auftraggeber und Team Kontrolle der Wirksamkeit der beschlossenen Steuerungsmaßnahmen - im Rahmen des nächsten Controlling-Zyklus Professionelles Projektmanagement in der Praxis 86 86 86 Meilenstein-Trendanalyse (MTA) Methode: Überwachung des Projektfortschritts durch die Meilensteine Ziele Schärfung des Terminbewusstseins für alle Projektmitarbeiter durch Aufzeigen der Terminsituation im Projekt Frühzeitiges Erkennen von Terminabweichungen Rechtzeitiges Einleiten von Gegenmaßnahmen Einfache grafische Darstellung des Termintrends mit Soll/Ist-Vergleich der Meilensteine Voraussetzung: Meilensteinplan Grafische Darstellung Y-Achse: Planungszeitraum X-Achse: Berichtszeitraum Jeder Meilenstein wird durch ein Symbol gekennzeichnet Zu jedem Berichtszeitpunkt werden alle Meilensteintermine neu geschätzt Farbige Polygonzüge zeigen terminlichen Trend der Fertigstellung der Meilensteine auf Professionelles Projektmanagement in der Praxis 87 87 87 Vorgehen: MTA Zum Startzeitpunkt werden die geplanten Meilensteintermine eingezeichnet (Y-Achse) Zu jedem Berichtszeitpunkt/Projekttreffen (X-Achse) werden neue Schätzwerte für die Meilensteine ermittelt und in das Diagramm eingetragen Berichtszeitpunkte (JourFixe-Termine) 12 Interpretation Meilensteintermine (geplant) 10 8 Vorstudie Planung 6 Realisierung Einführung 4 Steigende Kurve: Terminüberschreitung Fallende Kurve: Terminunterschreitung Waagrechte Kurve: Termin wird gehalten 2 Kurve erreicht die Diagonale: Meilenstein ist erreicht 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 88 88 88 Beispiel: MTA Berichtszeitpunkte (mit geschätzten Meilensteinterminen) 15.5. 22.5. 29.5. 12.6. 26.6. 4.6. 19.6. 3.7. 9.7. 2.7. Betriebsstart ! 25.6. 18.6. Test abgeschlossen 11.6. 4.6. 28.5. 21.5. Design-Entwurf fertig Geplant: 28.5. Realisiert: 4.6. Umfrage durchgeführt 14.5. An jedem Jour fixe-Termin soll ab sofort eine aktualisierte Schätzung der Fertigstellungstermine der Meilensteine durchgeführt werden. Alle Abweichungen sind im Jour fixe-Protokoll zu kommentieren. Professionelles Projektmanagement in der Praxis 89 89 89 Beispiel: MTA Professionelles Projektmanagement in der Praxis 90 90 90 Workshop: MTA Tragen Sie 3 noch nicht erreichte Meilensteine in das MTA-Formular ein Führen Sie eine neue Schätzung für diese 3 Meilensteine durch und tragen Sie diese Termine ein Professionelles Projektmanagement in der Praxis 91 91 91 Kosten-Controlling Vorgehen Erfassung aller Ist-Kosten: Stundenprotokolle, Rechnungen, Bestellungen Abweichungsanalyse der Kosten Durchführung von Steuerungsmaßnahmen Darstellungstechniken Kosten-Trendanalyse (KTA); Vorgehen analog zur MTA Grafische Darstellung von Soll- und Ist-Kosten, ggf. in kumulierter Form Beispiel: 4.000.000 3.000.000 2.000.000 1.000.000 0 Budgetansatz Mrz 03 Feb 04 Jan 04 Dez 03 Nov 03 Okt 03 Sep 03 Aug 03 Jul 03 Jun 03 Mai 03 Apr 03 Mrz 03 Feb 03 Jan 03 Dez 02 Nov 02 Okt 02 Sep 02 Aug 02 Jul 02 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Voraussetzung: Lineare Budgetausgaben 92 92 92 Integriertes Projektcontrolling mit Earned Value Analyse (EVA) (1) Reine Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Kosten kann zu Fehleinschätzungen führen Beispiel (Status am 31.03.2012): Arbeitspakete AP1 AP2 AP3 --Gesamt Beginn (geplant) 01.01.12 01.02.12 01.03.12 --01.01.12 Ende (geplant) 31.01.12 29.02.12 31.03.12 --31.12.12 AP-Kosten (geplant) 20.000 € 20.000 € 20.000 € --- kumulierte Plankosten 20.000 € 40.000 € 60.000 € --500.000 € kumulierte Ist-Kosten 50.000 € AP-Status (31.03.2014) erledigt erledigt nicht begonnen Kostenüberstellung ohne Berücksichtigung der Projektleistung: Kostenunterschreitung von 10.000 € Kostenüberstellung mit Berücksichtigung der Projektleistung: Kostenüberschreitung von 10.000 € Entgegen der ursprünglichen Planung wurde die Leistung des AP 3 noch nicht erbracht Professionelles Projektmanagement in der Praxis 93 93 93 Integriertes Projektcontrolling mit Earned Value Analyse (EVA) (2) Integriertes Projektcontrolling ist erforderlich: Ergebnisse werden inklusiv der angefallenen Kosten und der verstrichenen Zeit betrachtet EVA liefert eine Bewertung des Projektfortschritt EVA liefert Prognosedaten zum weiteren Projektverlauf Kosten erwartete Kostenabweichung Kostenabweichung erwartete Terminabweichung Meilenstein Terminabweichung Projektende Stichtag Professionelles Projektmanagement in der Praxis Zeit 94 94 94 Earned Value Analyse (3): Definitionen Beispiel Soll-Kosten für bisher erbrachte Leistungen Earned Value (EV) (Leistungswert) := Planned Cost (PC) := kumulierte Plan-Kosten 60.000 € Actual Cost (AC) := kumulierte Ist-Kosten 50.000 € 40.000 € (unter der Annahme der geplanten Kosten) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 95 95 95 Earned Value Analyse (4): Abgeleitete Kennzahlen Die Projektperformance wird durch Kosten- und Leistungsabweichung ermittelt: Kostenabweichung Cost Variance := Earned Value – Actual Costs Beispiel: CV = – 10.000 € = 40.000 € – 50.000 € Leistungsabweichung Schedule Variance := Earned Value – Planned Cost Beispiel: SV = – 20.000 € = 40.000 € – 60.000 € Professionelles Projektmanagement in der Praxis 96 96 96 Earned Value Analyse (5): Weitere Kennzahlen und Prognosen Kostenindex CPI (Cost Performance Index) CPI := Earned Value / Actual Costs Beispiel: CPI = 0,8 = 40.000 € / 50.000 € Leistungsindex SPI (Schedule Performance Index) SPI := Earned Value / Planned Cost 2 Beispiel: SPI = 3 = 40.000 € / 60.000 € Prognosen Erwartete Projektkosten := Budget / CPI Beispiel: = 500.000 € / 0,8 = 625.000 € Erwartete Projektdauer := Plandauer / SPI Beispiel: = 12 Monate / 23 = 18 Monate Professionelles Projektmanagement in der Praxis 97 97 97 Earned Value Analyse (6) in der Praxis Voraussetzungen für einen wirkungsvollen EVA-Einsatz Hoher Reifegrad des Projektmanagements im Unternehmen Gründliche Planung der APs Steuerbarkeit des Projektes über die APs (zeitlich lange APs müssen ggf. in kleinere aufeinander folgende APs aufgeteilt werden) Zeitnahe Erfassung von Ist-Kosten Zeitnahe Erfassung von Planänderungen EVA ist gut für Großprojekte geeignet EVA ist nicht geeignet für Forschungsprojekte Im engl.-sprachigen Raum ist EVA-Einsatz häufig Voraussetzung für eine Beteiligung an Ausschreibungen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 98 98 98 Ursachen für Abweichungen Planungsfehler Fehlende Planungserfahrung, Arbeiten wurden vergessen Falsche (zu optimistische) Aufwandsschätzung Übernahme des Zeit- und Kostendrucks des Auftragebers in die Planung Komplexität überfordert Mitarbeiter Unvorhersehbares im Projektverlauf Neue Anforderungen im Projektverlauf Technische, personelle oder organisatorische Probleme Ausscheiden von Mitarbeitern Konkurs eines Lieferanten Ausführungsfehler Fehler bei der Planausführung Fehlende Mitarbeiter-Qualifikation Es wurden unnötige Arbeiten gemacht Professionelles Projektmanagement in der Praxis 99 99 99 Steuerungsmaßnahmen Korrektive Steuerungsmaßnahmen Anpassung des (zukünftigen) Ist- an den Plan-Zustand (Korrekturmaßnahmen) Personalkapazität – Mehrstunden: Überstunden, Wochenendarbeiten Produktivität – – Verbesserter Tool- und Methodeneinsatz Information, Motivation Dauer der Arbeitspakete am kritischen Weg kürzen – – Überlappungen vorsehen, Abhängigkeiten eliminieren Rationalisierungspotential nutzen Reaktive Steuerungsmaßnahme: Planänderung Konsequente Aktualisierung der Plantermine – Beginn- und Endtermin, Vorgangsdauer, Abhängigkeiten Outsourcing von Teilaufgaben Projektumfang / Funktionalität / Qualität – Reduzieren, Versionsbildung, Änderung von Prioritäten Ressourcenerweiterung und Budgetaufstockung Professionelles Projektmanagement in der Praxis 100 100 100 Praxisbeispiel: Projektcontrolling im Projekt NIMBUS (1) Ausgangssituation Ressourcenpläne nach Kostenarten Kostenplan Meilensteinplan Datenerfassung Zeiterfassung der Mitarbeiter Zahlungsdaten im SAP-Finanzwesen Ressourcen- und Kostencontrolling Soll-/Ist-Vergleiche und Prognosewerte Trendanalyse über Zeitreihen Qualitätscontrolling (mit Lessons learned) Feedback-Abfrage an alle (10.000) Mitarbeiter Berichtswesen 14-tägiger Controller-Bericht für Projektleitung / Kernteam Monatsberichte an Lenkungsausschuss und Zentrales Projektbüro Berichte mit Trendübersichten für Lenkungsausschuss-Sitzungen Berichte über QS-Feedbackergebnisse an Unternehmenseinheiten Professionelles Projektmanagement in der Praxis 101 101 101 Praxisbeispiel: Projektcontrolling im Projekt NIMBUS (2) Abstimmung des Controlling-Konzeptes mit dem Lenkungsausschuss NIMBUS AOK - Die Gesundheitskasse Lenkungsausschuss Ausgabenplanung und Controlling München, der 21. Juli 2006 AOK Bayern - Die Gesundheitskasse Ausgabenplanung und Controlling (NIMBUS-LA) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 102 102 102 Praxisbeispiel: Projektcontrolling im Projekt NIMBUS (3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 103 103 103 Praxisbeispiel: Projektcontrolling (4) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 104 104 104 Praxisbeispiel: Projektcontrolling NIMBUS (5) Monatlicher Statusbericht Juni/2007 PROJEKTSTATUSBERICHT 06/07 – „NIMBUS“ Projektleitung: Dr. Harald Wehnes/Emeran Pointner Meilensteine / Ziele / Ergebnisse • Letzter Meilenstein • Serverfarm installiert • Aktueller Meilenstein • 30% der Leitungen sind migriert • Pilotierungen abgeschlossen und ausgewertet • Nächster Meilenstein • Zwischenevaluierung des Rollouts Datum Datum (geplant) (aktuell) 10.02.2007 19.02.2007 31.03.2007 15.04.2007 31.03.2007 03.05.2007 31.07.2007 31.07.2007 Projektkosten in Euro 2.200.000 2.304.000 Projektstand:* 4.276.120 558.800 grün gelb rot 3.950.000 520.000 Kosten : 366.268 2.487.607 1.248.585 Termine: Ergebnis: Entscheidung LA notwendig: Sachkosten bisher Investitionen Prognose Professionelles Personalkosten Budget Projektmanagement Entscheidung Steuerkreis notwendig: in der Praxis (siehe Entscheidungsblatt) Die Richtigkeit der bis TT.MM.JJ erfolgten Buchungen wurde geprüft x 105 * Erläuterung auf Seite 2 wenn Ampel gelb oder rot x Nein Ja Nein Ja 105 105 Inhalt der Charts im monatlichen Statusbericht In den Charts des monatlichen Statusbericht werden für Personalkosten Sachkosten Investitionen wiedergegeben: IST-Aufwände (€) Bisher auf das Projekt verbuchten Aufwände und Kosten Prognosewert (€) Er ist die Summe aus dem bisherigen Verbrauch und den noch geplanten Aufwänden bis Projektende. Vorgehen: Für die Vergangenheit werden die Planzahlen durch die tatsächlichen Ausgaben ersetzt. Es wird davon ausgegangen, dass die Planungen für die Zukunft keiner Korrektur bedürfen. Genehmigtes Budget (€) Im Projektauftrag genehmigtes Budget Professionelles Projektmanagement in der Praxis 106 106 106 Regeln für Ampelschaltungen Monatlicher Projektstatusbericht grün gelb rot Budget Prognose kleiner als Budget Prognose liegt über dem genehmigten Budget Prognose liegt um mehr als 10 % über dem genehmigten Budget Zeit Meilenstein termingerecht erreicht Termin für Meilenstein überschritten Verzug von mehr als ½ Monat (bei Projektlaufzeit von weniger als 0,5 Jahre) Verzug von mehr als 1 Monat (bei Projektlaufzeit von mehr als 0,5 Jahre) Ergebnis Ampelstellung abgestimmt mit Auftraggeber Anmerkung: Die schlechteste Ampelfarbe für Budget, Zeit und Ergebnis bestimmt die Ampelfarbe des Projektgesamtstatus Professionelles Projektmanagement in der Praxis 107 107 107 Projektstatus-Berichte Professionelles Projektmanagement in der Praxis 108 108 108 Weshalb brauchen wir Regeln für die Ampelschaltung? Professionelles Projektmanagement in der Praxis 109 109 109 Praxisbeispiel: Projektcontrolling (6) Qualitätscontrolling: Feedbackabfrage an 10.000 Mitarbeiter Professionelles Projektmanagement in der Praxis 110 110 110 Praxisbeispiel: Projektcontrolling NIMBUS (7) Qualitätscontrolling – mit Lessons learned Messung der einzelnen Standorte nach jeder Welle: Webbefragung der Mitarbeiter – – – – Noten für die verschiedenen Teilbereiche (PC, Druck, Mail usw.) Offene Störungen Vorschläge zum weiteren Rollout Lob zur Umsetzung Diskussion der Ergebnisse (Kernteam) – nach Teilbereichen – Welches waren die Ursachen für Bewertungen unter dem Durchschnitt? – Welches waren die Erfolgsfaktoren für besonders gute Bewertungen? Ableitung Maßnahmen für das Projekt bzw. für einzelne Teams Optimierung der nächsten Welle a Verbesserung der Noten im Rollout Gesamtnote: 1,48 (Rückmeldequote von 32,8 %) ergänzende Listen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 111 111 111 Praxisbeispiel: Zielerreichungskontrolle Projektziel: TS-Grad der Arbeitsplätze: 90 % Professionelles Projektmanagement in der Praxis 112 112 112
