P2plus Intranet und Extranet
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P2plus Intranet und Extranet P2plus im Überblick .................................................... 3 Einführung..................................................................... 4 Aufbau des P2plus Intranets..................................... 6 Funktionalität des P2plus Intranets........................ 8 Content Management und Datenhaltung ...........20 Zugänge auf ein P2plus Extranet ..........................24 © Copyright 13.02.2002 AP Automation + Productivity AG, Karlsruhe Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der AP Automation + Productivity AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. Alle Rechte vorbehalten. P2 und P2plus sind eingetragene Warenzeichen der AP Automation + Productivity AG. Alle anderen Bezeichnungen sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. AP Automation + Productivity AG Schoemperlenstraße 12 b, 76185 Karlsruhe Postfach 21 01 62, 76151 Karlsruhe Internet: http://www.ap-ag.com E-Mail: [email protected] AP Automation + Productivity AG P2 plus im Überblick P2plus ist eine internetbasierende Unternehmenslösung für mittelständische Produktions- und Handelsunternehmen, die vollständig mit Webtechnologien implementiert wurde. Dabei geht P2plus weit über den Leistungsumfang klassischer ERP-Systeme hinaus: E-Business, Intranet/Extranet, Dokumentenmanagement, Workflow aber auch Advanced Planning & Scheduling und Supply Chain Management sind integrale Bestandteile von P2plus. Damit deckt P2plus alle betrieblichen Funktionsbereiche mit dem gleichen Anwenderkomfort in einer einheitlichen, internetbasierenden Technologie ab: Warenwirtschaft Produktionsplanung und –steuerung Betriebsdatenerfassung Finanz- und Rechnungswesen Customer Relationship Management APS/Supply Chain Management Management-Informationssystem Internet Shop Dokumentenmanagement und Workflow Auf der Basis von Microsoft Windows 2000 und der .NET-Entwicklungsplattform wurde P2plus als n-tier-Applikation vollständig neu realisiert. Auf dem Client-Rechner ist lediglich ein Browser (ab IE 5.x) erforderlich. Als Applikationsserver wird Windows 2000 (IIS) genutzt. Die Geschäftslogik wurde in Web Services und Active Server Pages (ASP) umgesetzt. Die Datenhaltungsebene bilden SQL Server 2000 und Exchange 2000 Server von Microsoft. P2plus verwendet die aktuellsten Internettechnologien (HTML, XML, CSS, SOAP...). Aufgrund der komponentenbasierten Systemarchitektur ist P2plus ein äußerst gut skalierbares System, das den jeweiligen Erfordernissen optimal angepasst werden kann. Die Anbindung von Vertriebsbüros oder Zweigwerken über das Internet, der Aufbau von Extranets unter Einbeziehung von Kunden und Lieferanten oder die Integration in weltumspannende E-Business-Strukturen wird mit P2plus so zu einer einfachen Aufgabe. Dieses Dokument beschreibt den Aufbau und die Funktion des Moduls P2plus Intranet. Das Intranet ist ein zentraler Bestandteil eines unternehmensweiten Konzepts für die Wissensorganisation, Seite 3 von 26 AP Automation + Productivity AG insbesondere auch in verteilten Organisationsstrukturen über verschiedene Standorte und Niederlassungen hinweg. Viele Unternehmen öffnen ihr Intranet zu einem Extranet, indem sie Kunden, Lieferanten bzw. Vertriebs- und Servicepartner auf das betriebliche Wissen zugreifen lassen. In den Anfängen wurden Intranets mit statischen HTML-Seiten realisiert, z. B. mit Frontpage von Microsoft. Dies machte die Pflege der Wissensbasis zur Aufgabe von speziell ausgebildeten HTMLProgrammierern. Diese Technologie kommt an ihre Grenzen, wenn eine große Informationsvielfalt zu verwalten ist, die nur mit datenbankbasierten Lösungen beherrschbar ist, und die Inhalte des Intranets einem hohen Aktualitätsdruck unterliegen. Das Stichwort dazu ist Content Management. Hier erschließt das Intranet-Modul von P2plus neue Dimensionen, indem vorgefertigte Templates und WebObjects für typische Vorgänge und Informationsangebote zur Verfügung stehen, die Datenhaltung auf Basis des Microsoft SQL 2000 Server und des Web Storage System des Microsoft Exchange 2000 Server realisiert ist, die Informationspflege direkt von den Sachbearbeitern in den Fachabteilungen geleistet werden kann, ohne dass für die Bereitstellung der Information Programmierkenntnisse notwendig sind, und das Intranet-Modul vollständig in P2plus eERP integriert ist. Dies erlaubt den direkten Zugriff auf ERP-Daten und Funktionen ohne aufwändige Schnittstellen. Einführung Was ist ein Intranet? Mit einem Intranet wird ein firmeninternes Web aufgebaut, in dem alle personen- und abteilungsübergreifenden Informationen abgelegt und organisiert sind. Der Zugriff erfolgt auf Dokumente oder Datenbankinhalte mit einem Internet Browser. Ein Intranet verwendet die gleichen Web-Technologien wie das Internet auch, nur eben firmenintern. Funktion des Intranets ist es, dokumentenorientierte Geschäftsprozesse im Unternehmen zu strukturieren und zu organisieren. Ein Intranet enthält typischerweise Informationen wie Produktdatenblätter, Projektinformationen, Leistungsbeschreibungen, Kantinenabrechnungen, Urlaubsabrechnungen, Stellenausschreibungen, Telefonverzeichnisse, schwarze Bretter oder Dokumentvorlagen. Ein wesentlicher Vorteil des Intranets ist der schnelle und komfortable Zugriff auf die vorhandene Information. Die Benutzer eines Intranets müssen lediglich die Funktionalität des Internet Browser beherrschen, um auf die verfügbare Information zuzugreifen. Dies vereinfacht den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens erheblich. Mit dem Navigationssystem P2Way werden die Informationen im Intranet übersichtlich strukturiert. Der einheitliche Seitenaufbau und der einheitliche Zugriff auf vergleichbare Informationsarten erleichtern die Informationsbeschaffung im P2plus Intranet wesentlich. Will man sicherstellen, dass Intranetbenutzern jederzeit aktuelle Informationen angeboten werden, dann erfordert dies komfortable Werkzeuge für die Aktualisierung der Inhalte. Seite 4 von 26 AP Automation + Productivity AG Hier verfügt das P2plus Intranet mit dem Autorenwerkzeug P2Direct über die Mittel, um Seiten auch ohne HTML-Kenntnisse zu pflegen. Was ist ein persönliches Portal? Ein persönliches Portal dient dem Benutzer als Einstiegsseite in das Intranet. Im Gegensatz zu anonymen Startseiten konfigurieren Benutzer das persönliche Portal nach ihren eigenen Bedürfnissen. Das persönliche Portal bzw. die Einstiegsseite in das Intranet könnte dann z.B. folgendes enthalten: den persönlichen Posteingang, Kalender, Sichten auf datenbank- oder dokumentenbasierte Informationen, Hyperlinks zu häufig besuchten Seiten und zu persönlichen Informationsseiten oder Ordner für eigene Notizen. Dabei ist der Zugriff nicht nur auf Daten des Intranets beschränkt, sondern kann sich auf alle installierten P2plus-Module erstrecken, einschließlich der ERP-Anteile, sowie häufig benötigter Internetseiten. Was ist ein Extranet? Sie können ein P2plus Intranet auch als Extranet betreiben. Bei einem Extranet ist das ursprünglich firmeninterne Intranet ausgedehnt auf festgelegte firmenexterne Bereiche. Ein Extranet ist dann sinnvoll, wenn Mitarbeitern einer Filiale oder Geschäftspartnern, wie Kunden oder Lieferanten, bestimmte Informationen aus dem Intranet zugänglich gemacht werden sollen. Bei der Einrichtung eines Extranets müssen Fragen der Sicherheit und der Zugriffsberechtigung noch ernster genommen werden als bei einem nur firmenintern zugänglichem Intranet - insbesondere dann, wenn öffentliche Internetverbindungen für den Zugriff genutzt werden sollen. Für ein Extranet, das lediglich für Zweigstellen und Niederlassungen des eigenen Unternehmens geöffnet werden soll, bietet es sich an, ein Virtual Private Network (VPN) einzurichten. Dies ist eine sichere verschlüsselte Verbindung zwischen zwei Teilnehmern über das Internet, die als Verschlüsselungsprotokoll point to point tunneling protocol (pptp) verwendet. Versendet werden diese Protokolldaten als http-Pakete über das Internet und gewährleisten so eine sichere Verbindung. Extranets werden auch häufig nicht vom Anwenderunternehmen selbst betrieben, sondern von einem ausgewählten Internet Service Provider (ISP), der Verfügbarkeit rund um die Uhr und hohe Bandbreitenkapazität gewährleisten kann. Content Management System (CMS) Die Erfahrung zeigt, dass ein Intranet genau so wie andere Websites im Internet ihre Attraktivität für die Nutzer nur dann behalten, wenn die Inhalte laufend auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Früher mussten Informationen, die im Intranet publiziert werden sollten, von der Fachabteilung zunächst an den Web-Administrator weiter geleitet werden, häufig sogar an eine externe ServiceAgentur. Dort saßen die Spezialisten, die in der Lage waren, die Informationen und Dokumente technisch aufzubereiten, damit sie dann im Web publiziert werden konnten. Aus diesem Verfahren resultierte eine gewisse Schwerfälligkeit beim Aufbau und der Pflege eines Intranets und ein erheblicher Verlust an Aktualität. Demgegenüber werden mit dem P2plus Intranet die Fachabteilungen selbst in die Lage versetzt, das Intranet nach ihren Anforderungen zu strukturieren und Inhalte zu publizieren, zu pflegen und zum gegebenen Zeitpunkt auch wieder zu entfernen. Seite 5 von 26 AP Automation + Productivity AG Ist das Intranet in seiner Grundstruktur einmal im Unternehmen eingerichtet, geht die Verantwortung für die laufende Weiterentwicklung und Pflege vollständig in die Fachabteilung über: ein Abteilungsbeauftragter nimmt im Rahmen seiner Autorisierung strukturelle Erweiterungen am Intranet vor, um neue Seiten in das Intranet aufzunehmen oder die Struktur einzelner Seiten zu verändern. die Sachbearbeiter stellen Informationen und Dokumente selbstständig in die vorgegebene Struktur ein, z. B. einen Informationseintrag in ein schwarzes Brett, ein neues Formular in die Formularablage, ein neues Protokoll in eine Projektverfolgung usw. Aufbau des P2 plus Intranets Mit dem Intranet-Modul von P2plus wird die vorhandene Information mit einheitlichem Look and Feel bereitgestellt. Sämtliche Seiten sind im P2plus-Design optisch und funktional gleichartig aufgebaut. Das Navigationssystem P2Way ermöglicht den zentralen Zugriff auf die vorhandenen Information im Intranet und weitere P2plus-Module. Alle Funktionen sind technisch auf einheitlicher Basis modular aufgebaut. Das Datenbank- und Dokumentenmanagement greift auf einheitliche Verwaltungstools zu. Das P2plus Intranet arbeitet mit dem Microsoft SQL 2000 Server, um Massendaten zu verwalten. Mit dem Web Storage System des Microsoft Exchange 2000 Server werden dokumentenorientierte Informationen bereitgestellt. Eine Seite im P2plus Intranet kann z. B. so aussehen: Beispiel für das Seitenlayout im P2plus Intranet Seite 6 von 26 AP Automation + Productivity AG Einheitliches Erscheinungsbild Ein einheitliches Erscheinungsbild der Intranetseiten erleichtert die Orientierung im Imformationsangebot und die Informationsakquisition. Das P2plus Intranet verfügt über einen Pool verschiedener Strukturbausteine – die Web Parts - die für die Darstellung der Inhalte verwendet werden. Die Strukturbausteine sind im Design aufeinander abgestimmt, wie die zwei gegenübergestellten Intranetseiten mit unterschiedlichen Informationsinhalten zeigen: Layout von zwei Seiten im P2plus Intranet Das generelle Design sämtlicher Seiten im P2plus Intranet steuert zentral die CSS-Datei für diese Seiten. Veränderungen der Style Sheets in der CSS-Datei passen das Layout des P2plus Intranet an das Erscheinungsbild des jeweiligen Anwenderunternehmens (Corporate Identity - CI) an. Die Farbwahl wird auf einer Administrationsseite festgelegt. Genauso können Hintergrundbilder an das CI angepasst werden. Integrierte Partner-Produkte Durch die Integration leistungsfähiger und weit verbreiteter Partner-Produkte profitiert das IntranetModul von den Leistungsmerkmalen der eingebundenen Applikationen und der dadurch erzielten Leistungsverbesserung. P2plus verwendet den Microsoft SQL Server 2000, um relationale bzw. homogene Massendaten zu speichern, die in großen Mengen auftreten und sich in Datenbanktabellen organisieren lassen. Durch seine hohe Leistungsfähigkeit kann der Microsoft SQL Server 2000 große Datenmengen problemlos verwalten und ist durch seine Skalierbarkeit geeignet, viele gleichzeitige Zugriffe zu verarbeiten. Mit dem Web Storage System des Microsoft Exchange 2000 Servers verwalten Sie un- bzw. semistrukturierte Massendaten, wie E–Mails, Dokumente usw. Active Directory ist der skalierbare, hierarchische Verzeichnisdienst von Microsoft Windows 2000, um alle für das Netzwerk relevanten Ressourcen zentral zu verwalten. Im Active Directory werden Merkmale von Benutzern, Computern, Benutzergruppen oder E-MailVerteilerlisten gespeichert. Outlook Web Access (OWA) ist Bestandteil des Microsoft Exchange 2000 Servers. Mit Outlook Web Access können neben den bekannten Funktionen der E-Mail-, Kalender- und Aktivitätenverwaltung Formulare erstellt werden - die Web Forms - welche die Daten bzw. Dokumente des Web Storage System des Exchange 2000 im Internet Browser darstellen. Seite 7 von 26 AP Automation + Productivity AG Funktionalität des P2plus Intranets Um Geschäftsprozesse mit einem Intranet zu optimieren, muss der Informationszugriff für alle Mitarbeiter unkompliziert sein. Die Benutzer eines Intranets müssen lediglich mit einem Internet Browser umgehen können. Insofern ist der dafür erforderliche Schulungsaufwand für die Benutzer gering. Intranetbenutzer fordern, dass sie schnell die gewünschte Information im Intranet finden und darauf zugreifen können. Im P2plus Intranet geschieht der Informationszugriff zentral über das Navigationssystem P2Way. Zusätzlich steht eine Suchfunktion über das komplette P2plus Intranet zur Verfügung. Ein Intranet enthält immer Informationen, Dokumente usw., die nicht alle Benutzer benötigen. Deshalb ist die Einstiegsseite in das P2plus Intranet eine persönliche Portalseite, die jeder Benutzer nach seinen Erfordernissen anpassen kann, um schnell auf häufig benötigte Dokumente, Unterlagen usw. zuzugreifen. Portal- und Startseiten Auf Portal- und Startseiten werden die Informationen zusammengeführt und bereitgestellt, die die Mitarbeiter für ihre Tätigkeiten täglich benötigen. „Auf einen Blick“ erhält der Mitarbeiter die relevanten Informationen über seinen Tätigkeitsbereich, so dass die notwendigen Aktionen schnell gestartet werden können. Solange verschiedene Informationen nur in unterschiedlichen Programmen zur Verfügung stehen, sind die Mitarbeiter ständig damit beschäftigt, diese Programme zu öffnen und aktiv nach den neuen Informationen zu suchen. Einige Programme, wie z. B. Microsoft Outlook, bieten heute eine Funktionalität an, die dem Anwender selbstständig Informationen weitergeben. Die Ergonomie dieser Vorgehensweise endet aber schnell, wenn durch solche Mechanismen aus verschiedenen Programmen eine Flut an Meldungen automatisch erscheint und damit die aktuelle Aufgabe unterbrochen wird. Im Gegensatz dazu können auf Portal- und Startseiten die Informationen aus diesen Programmen sinnvoll gruppiert, sortiert oder teilweise auch ausgeblendet werden. Diese Auswahl kann jeder Mitarbeiter selbstständig durchführen, so dass die individuellen Prioritäten optimal unterstützt werden. Die Voraussetzung, die alle beteiligten Informationsanbieter (Programme) mitbringen müssen, ist lediglich die Möglichkeit, auf diese Informationen über eine URL auf eine geeignete Liste oder Seite zuzugreifen. Dabei ist der Zugriff nicht nur auf Daten des Intranets beschränkt, sondern auf alle installierten P2plus-Module, einschließlich der ERP-Anteile, aber auch Internetseiten. Portal- und Startseiten werden mit Web Parts, den Bausteinen für Informationsseiten, gestaltet und aufgebaut. Wie Web Parts verwendet werden, ist im Kapitel "Content Management und Datenhaltung" beschrieben. Mit Web Parts lassen sich die unterschiedlichsten Informationsquellen zusammenstellen mit der Besonderheit, dass sich die Inhalte vollkommen Browser-basiert erstellen lassen. Damit kann auf zusätzliche komplizierte Autorenwerkzeuge verzichtet werden. Mitarbeiter der Fachabteilungen können ihre Portal- bzw. Startseite nach den jeweiligen Anforderungen des Tätigkeitsbereichs gestalten. Seite 8 von 26 AP Automation + Productivity AG Portalseite im P2plus Intranet Informationen unternehmensweit bereitstellen In jedem Intranet sind abteilungsübergreifende Informationen bereitzustellen, die für alle Mitarbeiter des Unternehmens von Interesse sind. Das P2plus Intranet stellt den vollen Funktionalitätsumfang eines Intranets zur Verfügung: Telefonverzeichnis, Organigramme, Schwarze Bretter (Informationsforen), Zugriff auf lange Word-Dokumente, Projektorganisation, Umfragen erstellen, ERP-Daten im Intranet anzeigen, Such- und Auskunftsfunktionen, Outlook Web Access (OWA). Telefonverzeichnis Das Telefonverzeichnis enthält die notwendigen Informationen, um schnell den gewünschten Ansprechpartner zu finden. Dazu übernimmt das P2plus Intranet die Informationen über die Mitarbeiter aus der Benutzerverwaltung von Windows 2000. Das Telefonverzeichnis baut sich dynamisch aus den Inhalten des Active Directory auf. Das Telefonverzeichnis wird nicht isoliert gepflegt, sondern zentral in der Benutzerverwaltung mit dem Vorteil, dass diese Information auch anderen Applikationen zur Verfügung steht. Seite 9 von 26 AP Automation + Productivity AG Der einzelne Eintrag im Telefonverzeichnis enthält den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters, die Telefonnummer(n), die Abteilungszugehörigkeit, die Möglichkeit, dem Mitarbeiter eine E–Mail zu schreiben, Hyperlinks auf die Mitarbeiter-Homepage im Intranet sowie auf das Organigramm der Abteilung und auf das Personaldatenblatt. Telefonliste Im Telefonverzeichnis lässt sich der gewünschte Ansprechpartner auf zwei Arten finden: entweder über eine alphabetische Liste sortiert nach dem Nachnamen des Ansprechpartners oder über die Abteilungszugehörigkeit. In diesem Fall werden in der Telefonliste nur die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung angezeigt. Seite 10 von 26 AP Automation + Productivity AG Organigramm Ebenso wie das Telefonverzeichnis baut sich das Organigramm dynamisch aus den Informationen der Benutzerverwaltung von Windows 2000 auf. Sämtliche Informationen über die Organisationsstruktur eines Unternehmens sind in der Benutzerverwaltung hinterlegt. Abteilungsstruktur Schwarze Bretter Schwarze Bretter sind die datenbankgestützte Technologie für Informationsforen. Schwarze Bretter dienen der strukturierten Ablage von Dokumenten oder Informationen, die verwandte Themen behandeln oder einem ähnlichem Zweck dienen. Damit werden die dort abgelegten Informationen und Mitteilungen schnell einer Abteilung oder dem ganzen Unternehmen bekannt. Schwarze Bretter werden für vielfältige Aufgaben und Bereiche verwendet als Archiv, als Organisationsplattform, zur strukturierten Informationsdarbietung oder als Plattform für private Mitarbeiter-Anzeigen. Auf schwarzen Brettern können z. B. Produktbeschreibungen, Preislisten oder Projekte hinterlegt werden. Mit Hilfe von Kategorien lassen sich Untergruppierungen von schwarzen Brettern definieren, um so die Inhalte nach Kriterien geordnet zu gruppieren. Schwarzes Brett nach Kategorien geordnet Seite 11 von 26 AP Automation + Productivity AG Zusätzlich kann die Ansicht auf ein schwarzes Brett festgelegt werden. Insgesamt sind neun verschiedene Sichtweisen auf schwarze Bretter möglich. Für die Produktinformationen wäre auch diese Ansicht denkbar: Schwarzes Brett nach Erstellungsdatum geordnet In den Einträgen werden die Kategorien und die Prioritäten eingestellt. In den Einträgen können kurze Informationseinheiten erfasst werden und diese mit Hyperlinks auf Dokumente, Dateien oder WebSeiten versehen werden. Eingebettete Hyperlinks können in allen Sichtweisen direkt aufgerufen werden. Eintrag für ein schwarzes Brett erstellen Die schwarzen Bretter sind einfach aufgebaut und in Form und Layout leicht anzupassen. Mit dem Autorenwerkzeug P2Direct wird der Titelbereich individuell nach dem Corporate Design des Anwenderunternehmens gestaltet sowie mit einem Logo oder Grafiken versehen. Im Administrationsbereich werden die Eigenschaften von schwarzen Brettern festgelegt. Dort kann auch festgelegt werden, welche Eigenschaften eines bereits vorhandenen schwarzen Brettes für ein neues schwarzes Brett übernommen werden sollen. Seite 12 von 26 AP Automation + Productivity AG Schwarzes Brett konfigurieren Lange Word-Dokumente als HTML-Dateien Umfangreiche Word-Dokumente direkt im Intranet zu verlinken ist wenig sinnvoll. Beispiele für lange Word-Dokumente sind Handbücher zur Qualitätssicherung oder Produktkataloge. Dagegen spricht die entsprechend lange Ladezeit derartiger Dokumente. Zuerst muss Word im Internet Browser geöffnet werden, anschließend muss das umfangreiche Dokument geladen werden. Das P2plus Word–Makro unterstützt die übersichtliche Strukturierung umfangreicher Dokumente als einzelne HTML-Dateien. Der Aufwand derartige Dokumente zu publizieren ist relativ gering. Das P2plus Word–Makro unterteilt das Dokument passend zu den einzelnen Kapiteln in kleine HTMLDateien, die miteinander verlinkt sind. Damit werden nur die benötigten Inhalte eines umfangreichen Dokuments angezeigt, wodurch sich die Ladezeiten entsprechend verringern. Seite 13 von 26 AP Automation + Productivity AG Qualitätshandbuch als HTML-Dokument Das P2plus Word-Makro bietet folgende Vorteile: Umfangreiche Word-Dokumente können im Intranet publiziert werden, ohne dass Word auf sämtlichen Client–Rechnern installiert sein muss. Die erzeugten HTML-Dateien verwenden das zentral definierte Style Sheet der CSS-Datei und übernehmen so das hinterlegte Corporate Design des Anwenderunternehmens. Im Gegensatz zu einer direkten Speicherung eines Word-Dokuments im HTML-Format entfernt das P2plus Word-Makro die für den Internet Browser unnötigen Erweiterungen im HTML-Code. Ein Inhaltsverzeichnis wird automatisch generiert, das alle Hyperlinks auf die einzelnen Kapitel enthält. Projekte organisieren Das Intranet eignet sich für die Projektorganisation umfangreicher Projekte, an denen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen beteiligt sind. Solche Projekte lassen sich in einem Intranet einfacher verwalten und auch transparenter darstellen. Gleichzeitig minimiert sich durch ein Intranet der für die Projektorganisation notwendige Verwaltungsaufwand: Sämtliche Informationen lassen sich zentral und strukturiert im Intranet ablegen. Dies vereinfacht einerseits den Projekteinstieg für Neueinsteiger und andererseits die Projektverfolgung. Die vorhandene Informationen stehen allen Beteiligten sofort zur Verfügung. Der Projektverlauf lässt sich transparenter dokumentieren. Mit der Projektorganisation in einem Intranet entfällt die ansonsten schwierigere Wissensakquisition über im schlimmsten Fall dezentral verteilte Informationsquellen. Seite 14 von 26 AP Automation + Productivity AG In einem Intranet sind sämtliche Projektinformationen und –dokumentationen zentral abgelegt, z. B. der zeitliche Projektablauf mit entsprechender Zielplanung, mit einem Hyperlink auf MS Project-Dateien, Leistungsbeschreibungen, Pflichten- und Lasthefte, Protokolle usw. Portalseite für die Projektorganisation Jedes Projekt verfügt über eine Einstiegs- oder Portalseite. Auf diese kann ein Hyperlink im Navigationssystem P2Way auf die jeweilige Einstiegsseite führen. Einstiegsseiten bieten Informationen z. B. zu Neuigkeiten oder Ansprechpartnern. Hyperlinks führen zu untergeordneten Seiten, die weiterführende bzw. vertiefende Information bieten. Seite 15 von 26 AP Automation + Productivity AG Umfragen Auf den einzelnen Informationsseiten können Umfragen in das Intranet gestellt werden. Umfragen sind ein effizientes Planungsinstrument für unternehmensweit durchgeführte Terminabsprachen z. B. für die Teilnahme an Betriebsausflügen oder Weihnachtsfeiern. Umfrage Sobald die Benutzer die Umfrage beantwortet und abgesendet haben, bekommen sie den Stand des aktuellen Umfrageergebnisses angezeigt. Das Ergebnis ist in einer Datenbanktabelle hinterlegt. Seine Angaben kann der einzelne Benutzer zurücksetzen, und das bisherige Umfrageergebnis wird dann korrigiert. Umfrageergebnis Seite 16 von 26 AP Automation + Productivity AG Umfragen können die Intranetverantwortlichen der einzelnen Fachabteilungen erstellen. Es sind dazu keinerlei HTML- oder DV-Kenntnisse notwendig. Konfiguriert werden Umfragen mit Hilfe eines Assistenten, der in das Autorenwerkzeug P2Direct als Web Part integriert ist. Fragen und Antworten der Umfragen lassen sich einfach konfigurieren, wie die folgende Grafik verdeutlicht: Umfragen konfigurieren ERP-Daten im P2plus Intranet anzeigen Aus dem P2plus Intranet können Mitarbeiter auf Daten des P2plus ERP–Moduls zugreifen, die über keinen kompletten Zugriff auf die Gesamtanwendung verfügen. Die angezeigten Daten dienen ausschließlich Informationszwecken. Diese Daten lassen sich nicht im P2plus Intranet verändern. Intranetbenutzer erhalten z. B. Informationen über den verfügbaren Adressbestand, Firmeninformationen, Artikelbestand, Personalzeiten, Konteninformation und Auftragszeiten. ERP-Daten im P2plus Intranet anzeigen Seite 17 von 26 AP Automation + Productivity AG Suchfunktion Die Suchfunktion ist das Werkzeug, um Informationen im Intranet schnell aufzufinden. Dabei ist die Suche so einzuschränken, dass der Suchlauf möglichst nur die tatsächlich benötigten Dokumente findet. Dies gilt jedoch für jede Art der Suche. Das folgende Beispiel erläutert die Suchmöglichkeiten. Es sollen sämtliche im Intranet vorhandenen Dokumente gefunden werden, die den Begriff "Auftragsfortschritt" enthalten und die gesuchten Dokumente sollten nicht älter als September 2000 sein: Suche starten Dann erhalten Sie z. B. folgendes Suchergebnis im P2plus Intranet: Suchergebnis In der ersten Zeile nach der Menüleiste werden die Anzahl der gefundenen Dokumente und die beschreibenden Merkmale der gefundenen Dokumente angezeigt. Am Seitenende kann man zu weiteren gefundenen Dokumenten gelangen. Seite 18 von 26 AP Automation + Productivity AG Outlook Web Access (OWA) Über Outlook Web Access , kurz OWA, kann die Funktionalität von Microsoft Outlook im Browser angezeigt werden, ohne dass Microsoft Outlook auf den Client-Rechnern zu installieren ist. E-Mails können so einfach verwaltet werden. OWA optimiert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, indem jeder Mitarbeiter von jedem Standort auf Informationen zugreifen kann und mit anderen Mitarbeitern kommunizieren kann. Generell wird OWA eingesetzt, um Dokumente und Ordner für verschiedene Dokumententypen darzustellen und zu bearbeiten wie z. B. Word- und Excel-Dokumente oder E-Mails. Um auf die verschiedenen Dokumententypen zuzugreifen, geben Benutzer in der Adresszeile des Browsers eine URL mit folgendem Aufbau ein: »http://[Exchange Server]/[Exchange]/[Postfach]« Dann werden im Browser alle Dokumente des entsprechenden Ordners anzeigt. Outlook Web Access Durch OWA können neue Dokumente erstellt, bestehende Dokumente geändert oder gelöscht werden. Dies stellt eine sehr gute thematische Verwaltung von Dokumenten sicher. Durch OWA werden Funktionen möglich, wie z. B. der Aufruf von Befehlen über das Kontextmenü zum Erstellen neuer Ordner. Außerdem ist ein einfaches Verschieben der Dokumente in einen anderen Ordner über „Drag & Drop“ möglich. OWA kann auf zwei Wegen in ein P2plus Intranet eingebunden werden entweder durch einen direkten Hyperlink aus dem Navigationssystem P2Way auf OWA oder durch Integration des OWA-Parts auf eine beliebige Intranetseite, z. B. durch die Platzierung des persönlichen Postfachs oder durch Einrichten des Kalenders auf einer persönlichen Portalseite. Seite 19 von 26 AP Automation + Productivity AG Content Management und Datenhaltung Die Aktualität lässt sich dauerhaft nur mit entsprechendem Content Management erreichen. Im Rahmen des Content Management behandelt das Intranet-Modul von P2plus nicht nur datei- oder dokumentenorientierte Informationen, wie Texte, Grafiken, Tabellen, Zeichnungen, Sound, Video, sondern es erschließen sich auch datenbankorientierte Informationen, die im ERP–Modul von P2plus verwaltet werden. Folgende Methoden des Content Management stehen zur Verfügung: Informationen auf bestehenden Seiten ergänzen Informationsstruktur auf vorhandenen Seiten ändern Neue Seiten für weitere Informationsangebote erstellen Das Navigationssystem P2Way bei neuen Informationen ändern oder erweitern Einstiegsseiten personalisieren Rechte für das Navigationssystem und den Seiteninhalt verwalten Suchfunktionen über den Webinhalt bereitstellen Hilfsfunktionen für die Strukturierung der Datenhaltungsschicht bzw. des Dateisystems einrichten Ein Großteil der hier vorgestellten Änderungen können auch Mitarbeiter vornehmen, die nicht über fundierte DV-Kenntnisse verfügen. Bisher standen oft der hohe Pflege- und Erstellungsaufwand der Einführung eines Intranets in einem mittelständischen Unternehmen entgegen. Insbesondere bei größeren Installationen konnten diesen Aufwand nur HTML-Spezialisten bewältigen. Mit dem einfachen Autorenwerkzeug P2Direct im P2plus Intranet entfällt der Aufwand für das Content Management weitestgehend. Das P2plus Intranet ist nach der Installation so vorkonfiguriert, dass die Strukturen eines Unternehmens bereits in den Grundzügen abgebildet werden und die Mitarbeiter sofort mit dem Aufbau der Wissensbasis beginnen können. Dennoch muss das Intranet in aller Regel bei einer Einführung an die Anforderungen und Strukturen des jeweiligen Anwenderunternehmens angepasst werden. Meist erfolgt dies durch einen entsprechend geschulten Abteilungsbeauftragten. Sollten Anforderungen entstehen, die mit den mitgelieferten Werkzeugen und Web Parts nicht abgedeckt werden, kann die Funktionalität des P2plus Intranets von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern mit höherwertigen Entwicklungswerkzeugen erweitert werden, z. B. Visual InterDev 6.0 von Microsoft. Seite 20 von 26 AP Automation + Productivity AG Navigationssystem P2Way Das Navigationssystem steht als unabhängiges Element zentral für alle Seiten im Browser-Fenster zur Verfügung. Navigationssystem P2Way Das Navigationssystem pflegen Web-Administratoren zentral auf dem Server, während Änderungen auch die Intranetverantwortlichen der einzelnen Fachabteilungen durchführen können. Es ist in der XML-Datei P2way.xml hinterlegt. XML-Format der Einträge im Navigationssystem P2Way In das Navigationssystem P2Way können neue Einträge als Ordner, Seiten oder Verweise auf Dokumente, Websites usw. eingefügt werden. Dazu stehen folgende Tags und Attribute zur Verfügung: das Tag Folder für Ordner oder Verzeichnisse. das Tag Item für neu erstellte Seiten. das Attribut Title für die Bezeichnung. das Attribut Url, um das Verweisziel des Hyperlinks zu definieren. das Attribut Ico, um ein Symbol einzufügen, das das Verweisziel visuell hervorhebt. Seite 21 von 26 AP Automation + Productivity AG Autorenwerkzeug P2Direct In das P2plus Intranet ist das Autorenwerkzeug P2Direct voll integriert. Es steht direkt im Browser zur Verfügung und lässt Verantwortliche der einzelnen Fachabteilungen für das Intranet Seiteninhalte einfach dynamisch erweitern und anpassen. Die Handhabung von P2Direct läßt sich schnell erlernen. Weitere Werkzeuge werden nicht benötigt, um Inhalte und Strukturen des Intranets zu bearbeiten. Für einzelne Bereiche des P2plus Intranets sind gezielt Rechte zu vergeben, so dass nur die dafür verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens diese Bereiche ändern können und dürfen. Web Parts In P2Direct sind bereits viele Strukturbausteine – die Web Parts - integriert, die es erlauben, vorhandene Seiten schnell und mit geringem Aufwand bei Bedarf umzustrukturieren, z. B. Tabellen, Linien usw. Mit anderen Web Parts werden Grafiken oder schwarze Bretter eingefügt. Um neue Seiten zu erstellen oder ein neues Gestaltungselement in eine bestehende Seite einzufügen, sind keine speziellen HTML-Kenntnisse notwendig. Auswahldialog für Web Parts Die Palette der bestehenden Web Parts wird laufend erweitert und ergänzt. Neue Web Parts stellen wir Ihnen in einem Download-Bereich auf unserer Website zur Verfügung. Web Parts sind keine Technologie, die die AP AG eigenständig entwickelt, sondern Teil des Digital Dashboard-Konzepts von Microsoft. Das Konzept von Microsoft für Web Parts ist konform mit den verwendeten Schnittstellen und Technologien von P2plus. Damit können Web Parts von Microsoft problemlos in ein P2plus Intranet integriert werden. Ein Überblick über die Verwendung von Web Parts bei Microsoft ist zu finden unter: http://www.microsoft.com/Sharepoint/downloads/webparts/applications.asp Seiteninhalte editieren Neben der einfachen Integration neuer Strukturelemente auf einer Seite müssen bereits vorhandene Texte und Grafiken einer Seite genauso einfach und komfortabel bearbeitet werden können. Dazu ist in P2Direct ein Editor integriert. Um den Editor ohne großen Aufwand bedienen zu können, sind die verwendeten Symbole im Editor an die Symbolleiste von Microsoft Word angelehnt. Damit kann der Seite 22 von 26 AP Automation + Productivity AG Editor von P2Direct ohne Schulungsaufwand sofort für die Bearbeitung von Intranetseiten benutzt werden. Mit diesem Editor können Texte, Text-Layout, Tabellenaufbau oder -struktur verändert oder neue Grafiken eingefügt werden. P2Direct-Texteditor Datenhaltung in P2plus Für die Datenhaltung werden in P2plus zwei Basis-Technologien genutzt. Je nach Umfang und Beschaffenheit der abzulegenden Daten - hochstrukturierte oder semistrukturierte Daten - und der erforderlichen Zugriffsmethoden und Zugriffsgeschwindigkeiten wird das für diesen Zweck optimierte Werkzeug eingesetzt. Homogene hochstrukturierte Massendaten werden im P2plus Intranet in Microsoft SQL-ServerDatenbanken gespeichert. Dies ermöglicht hohe Performanz bei minimiertem Platzbedarf. Leistungsfähige Werkzeuge zum Indizieren, Suchen, Navigieren und Auswerten stehen automatisch zur Verfügung. P2plus bietet mit der Datenbank-Navigationsleiste ein zentrales Werkzeug zur Verwaltung solcher Daten. Typische Beispiele für die in Microsoft SQL-Tabellen gehaltenen Daten sind Adressen, Artikel oder Aufträge. Im P2plus Intranet werden beispielsweise Personaldaten oder Einträge von schwarzen Brettern in Datenbanktabellen gehalten. Dagegen sind SQL-Tabellen nur schlecht geeignet, um darin semistrukturierte Daten abzulegen. Hierbei verzichtet man auf nahezu alle Vorteile dieses Speichermediums, insbesondere auf die Performanz beim Indizieren und Suchen und die potenzielle Ressourcen-Einsparung bleibt ungenutzt, die eine strukturierte Datenablage aufweist. Semistrukturierte Daten werden im Web Storage System des Microsoft Exchange 2000 Servers abgelegt. Hier stehen alle gängigen Zugriffsmöglichkeiten (file, http, webdav, ado, cdo, xml) zur Verfügung. Vorhandene und frei zu vergebende Datei-Eigenschaften können zur Indizierung verwendet werden. Zusätzlich gibt es eine mächtige integrierte Zugriffsrechte-Verwaltung auf das Web Storage System. Weiterhin ist die Einbindung aller im Web Storage System gehaltenen Objekte in Workflows möglich. Das Web Storage System bietet also alle Vorteile einer Datenbank ohne die Notwendigkeit einer erzwungenen Strukturierung der Daten. Beispiele für Daten, die im Web Storage System gehalten werden, sind Word- oder HTML-Dokumente, Excel-Tabellen, Grafiken oder E–Mails. Seite 23 von 26 AP Automation + Productivity AG Zugänge auf ein P2 plus Extranet Sie können ein P2plus Intranet auch als Extranet betreiben. Ein Extranet unterscheidet sich aus Anwendersicht von einem Intranet im Wesentlichen dadurch, dass Teile des Intranets über das Internet außerhalb des Unternehmens zur Verfügung stehen. Ein Extranet ist dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter einer Filiale bzw. eines Partner-Unternehmens oder Geschäftspartner, wie Kunden oder Lieferanten, Informationen aus Ihrem Intranet benötigen. Die Basistechnologie und die Infrastruktur für das Extranet liefern, wie auch für das Intranet, die gebräuchlichen Internet-Standards. Im Gegensatz zu einem vollständig firmeninternen Intranet müssen aber für den Betrieb eines Extranets meistens öffentliche Telekommunikationswege benutzt werden. Da die Inhalte anders als beim Internet in der Regel nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, müssen Maßnahmen gegen unerwünschten Zugriff getroffen werden. Remote Access Service-Zugang (RAS) Die klassische Anbindung von externen Arbeitsplätzen ohne dauerhafte Netzwerkverbindung besteht in der Einrichtung eines RAS-Zugangs. Hierzu werden Modems an einen Zutritts-Server angeschlossen und der Aufbau der Verbindung findet über eine Telefonleitung statt. Der Benutzer muss sich am RAS-Zugang ausweisen. Es besteht die Möglichkeit eines Rückrufs, so dass ein Zugang auf bekannte Telefon-Nummern eingeschränkt werden kann. Authentifizierter Zugang Ein Extranet-Zugang über das Internet empfiehlt sich bei internationalen Verbindungen oder weiten Strecken. Damit ist eine kostengünstige Kommunikationsbasis gegeben. Bei einem Internetzugang sind dann folgende Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen: Der Zugang zum Intranet-/Extranet-Server darf nur nach erfolgreicher Identifikation des zugreifenden Rechners erfolgen. Daten dürfen nur verschlüsselt übertragen werden, weil der Datentransfer über das prinzipiell „unsichere“ Internet erfolgt. Internet-Zugang über Virtual Private Network (VPN) Eine bei internationalen oder weiten Strecken kostengünstigere, aber dennoch sichere Kommunikationsbasis bietet die Verbindung über einen Internetzugang mit der Virtual Private Network-Technologie. Anonymer Zugang Es kann notwendig sein, dass anonyme Zugriffe auf Informationen des Extranets erfolgen können. Es hat dann jeder direkten Zugriff auf den Internet-Server. Erst die Applikation selbst ist dafür verantwortlich, die Zugriffsrechte zu prüfen. Seite 24 von 26 AP Automation + Productivity AG Bei hohen Sicherheitsanforderungen kann die Aufteilung von Intranet- und Extranetbereichen auf verschiedene Server in Betracht gezogen werden, gegebenenfalls ist zusätzlich der Einsatz einer Firewall notwendig. Prinzipiell gibt es beim Einsatz eines anonymen Internet-Zugangs zwei verschiedene Möglichkeiten der Zugriffskontrolle: die Nutzung der Funktionalität des Internet Information Servers und die applikationsseitige Programmierung. Der Internet Information Server von Windows 2000 bietet Grundfunktionen für die Kontrolle und Freigabe von Applikationen sowie zur Verschlüsselung von Daten. Diese Funktionalität ist im P2plus Intranet voll integriert. Eine applikationsseitig ausprogrammierte Zugriffskontrolle mit Verwaltung der Benutzer in einer Datenbanktabelle wird derzeit bereits beim P2plus Internet Shop eingesetzt. Seite 25 von 26 AP Automation + Productivity AG Seite 26 von 26
