Nie verzagen, Portal fragen

Nie verzagen, Portal fragen
Mitarbeiter-Portale stellen den Mitarbeitern als wesentlichste Funktion Informationen und
Wissen zu Verfügung und bilden eine Kommunikationsplattform. Damit verwischen sich die
Grenzen zum Thema Wissens-Management. Welche Aufgaben ein solches Wissens-Portal
abdeckt und wie vorgegangen wurde, sei an folgendem Fallbeispiel aufgezeigt.
Vielerorts redet man von Knowledge Management, die Praxis aber folgt der Theorie nur
schleppend. Dies obwohl es unumstritten ist, dass das Wissen weitgehend die Substanz einer
Firma ausmacht. Diese „Substanz“ aber ist oft zerstreut und unorganisiert in der Firma und
grösstenteils alleine in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Die Aufgabenstellung unseres Kunden
aus der Grosschemie war es, kleine Portionen von Wissen von allgemeinem Interesse im
Intranet allen Mitarbeitern zugänglich zu machen.
Die implementierte Lösung kam auf folgende Funktionalitäten:
 Wissensnachschlagewerk in multimedialer Form
 Zuständigkeiten (wer weiss was?)
 strukturierter Verweis auf Ablagesystem
 Anschlagbrett in zentraler Form
 Diskussionsforum
 Instant Learning
 strukturiertes Lernen
 möglichst Bilder statt Texte
Das Wissensnachschlagewerk ist nicht einfach ein Archiv mit Volltext-Abfrage, sondern
erlaubt den Zugriff über verschiedene Methoden. Es wurde ein Zugriff nach Arbeitsprozessen,
ein Zugriff über die Stellenbeschriebe sowie verschiedene Zugriffe thematischer Natur (auch mit
Synonymen) realisiert. Es zeigt sich, dass nach einer Umgewöhnungsphase der Zugriff über
Arbeitsprozesse und Stellenbezeichnungen am häufigsten verwendet werden.
Wenn man wüsste, wer etwas weiss, so wäre man oftmals bereits „gerettet“. An sich ist das ja
eine Sache, welche im Organigramm einer Firma zum Ausdruck kommen sollte. Organigramme
sind aber abstrakt während Personen konkrete Fragen haben. Zu jedem Sach-Thema können
die Mitarbeiter deshalb im Thema den „Experten“ mit Name, E-Mailadresse und Stellvertreter
finden. Auch diese Know-How Träger lassen sich über die oben beschriebenen Wege finden.
Beispielsweise findet man: Wer weiss zu einem bestimmten Schritt in der hauseigenen ITApplikation am besten Bescheid.
Abgelegt ja, aber wo? Unzählige Ablagen existieren in einer Firma. Die Kundenablage,
Kundengeschichte, Adresskartei, die Fakturen, technischen Beschriebe, Marketingunterlagen,
Lieferantenangaben, Lieferantenkataloge, usw. Ein Wissensportal muss quasi ein thematisches
Kondensat dieser Angaben kennen und dem Befrager einen Verweis zu Verfügung stellen. Die
realisierte Lösung hat diesen Punkt berücksichtigt. Im Grunde ist ein Verweis auf Experten ein
Sonderfall dieses allgemeineren Falles.
Das bewährte schwarze Brett hat nicht ausgedient, aber es wandelte sich in eine elektronische
Form um. Im Anschlagbrett werden ausschliesslich aktuelle Informationen irgendwelcher Art den
Mitarbeitern zu Verfügung gestellt. Jede neue Notiz auf dem Anschlagbrett löst eine E-Mail aus,
welche automatisch an jeden Mitarbeiter geht. Das Anschlagbrett ist einfach und vertraut und ein
Einstiegspunkt für die Mitarbeiter in ein Mitarbeiter- resp. Wissensportal.
Allgemeine, offene Diskussionen sind eine moderne Form einer Unternehmenskultur. Jeder
Mitarbeiter soll beitragen, teilnehmen, kritisieren und vorschlagen dürfen. Dies soll (zumindest
innerhalb der Firma) möglichst in offener Form stattfinden. Ein Forum auf dem Intranet ist ein
ideales Instrument hierfür. Dank verschiedenen Vertraulichkeitsstufen können Kunden allenfalls
auch ins Forum einbezogen werden.
Keine Zeit für Kurse, ich muss es jetzt wissen – haben Sie dies auch schon gehört? Ein
Wissensportal muss in der Bedienung einerseits selbsterklärend sein, andererseits muss es
erlauben, dass Wissensportionen schnell gefunden werden. Für ein Instant Learning müssen
diese Wissensportionen in sich selbst vollständig und selbsterklärend sein. Dies ist nicht immer
machbar.
Ebenfalls ist es wichtig, dass Wissensportionen sehr kurzfristig den Mitarbeitern zu Verfügung
gestellt werden können. Ein Portal wird damit zu einem sehr effektiven Kommunikationsmittel
und Ausbildungsinstrument.
....Und keiner versteht es? Was nützen Wissensbanken, wenn sie niemand versteht?
Wissensmanagement ist untrennbar mit Lernvorgängen verbunden. Ein Stück Information
aufzunehmen und in benutzbares Wissen umzuwandeln setzt grundlegenderes Wissen voraus.
Dies bedingt einen Lernpfad, welcher es dem Teilnehmer erlaubt, den Gipfel der Weisheit in
didaktisch korrekt aufgebauten Stufen zu erklimmen. Das realisierte System beinhaltet solche
Lernpfade. Nur, es führen bekanntlich viele Wege nach Rom. Das Portal trägt dem Umstand
Rechnung, dass Mitarbeiter unterschiedliche Vorkenntnisse zu einem Thema haben und
deshalb unterschiedliche Lernpfade benötigen. Dies führt letztendlich dazu, dass der Mitarbeiter
genau das lernt was er benötigt, nicht mehr, nicht weniger.
Vertraulichkeit und Datenschutzaspekte sind wesentliche Aspekte eines Mitarbeiter-Portals.
Nicht jeder soll überall Zugang haben. Ein gut strukturiertes System erlaubt es aber auch, dass
Aussenstehende, z.B. Kunden, einbezogen werden können. Sensible Dokumente und WissensObjekte sollten zusätzlich per Passwort geschützt werden können.
Unsere Welt ist eine Welt von Bildern. Auch wenn man es ungern zugibt, der moderne
Mensch beschäftigt sich oft mit dem Fernsehen und weniger mit Büchern. Wenn jemand zeigt,
wie man etwas ausführt, so redet er und zeigt dazu. Dieselbe Situation haben wir am
Fernsehen. Zuschauen und zuhören, dann nachahmen. Die Wissenschaft beweist es, Bilder
haften um ein mehrfaches besser als Texte. Die gewählte Lösung arbeitet deshalb wenn immer
möglich mit multimedialen Mitteln.
Das realisierte Wissensportal basierte technisch auf dem easyLEARN-Wissensportal der
Firma SDN, wurde im Internet oder Intranet installiert und benötigt lediglich einen der üblichen
Browser. Es gibt nichts zu installieren beim Benutzer. Für IT-Fachleute: Auf dem Web-Server
wurde PHP4 mit MySQL oder dem SQL Server von Microsoft eingesetzt, im Client sind keine
Active-x oder Plug-ins nötig, lediglich Java Script. Durch die Tatsache, dass von einer
bestehenden Basis ausgegangen werden konnte, haben sich die Projektkosten und -Risiken
erheblich minimiert. Eine Realisierung mit dem bestehenden CMS wäre erheblich riskanter
gewesen. Die verwendete Technologie hat sich als flexible Plattform bewährt. Eine Koppelung
mit der vorhandenen HR-Applikation wurde aus Datenschutzgründen bewusst nicht angestrebt.
Wenig Neues im Westen, bedeutet ein solches Portal für den HR Bereich. Zwar ändern sich
die Mittel, die Geschwindigkeit und Breiten- und Tiefenwirkung der Kommunikation nimmt zu,
aber an den grundlegenden Aufgaben ändert wenig. HR bekommt ein effizienteres Werkzeug. In
der gewählten Lösung pflegt an sich jeder Unternehmensbereich seine Wissensbasis selber. Da
praktisch alle Unternehmensbereiche zunehmend involviert werden in ein Mitarbeiterportal,
kommt von Anfang an der Koordination der Aktivitäten zentrale Bedeutung zu. Ein MitarbeiterPortal muss laufend koordiniert und gepflegt werden. Das Portal wird so intensiv benutzt, wie es
vom HR Bereich aktiv gefördert wird. Dies ist eine permanente Aufgabe, welche es
wahrzunehmen gilt.
Ch. Wiederkehr