nest easy government
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Die IT-Lösung für Städte und Gemeinden 2 Sie brauchen eine zeitgemässe Software für Ihre Stadt oder ­Gemeinde? Dann sind Sie bei nest richtig. nest bedeutet «Neue Software Technologie». Das Kürzel steht für ein modular aufgebautes, leicht bedienbares IT-­System, speziell entwickelt für die öffentliche Hand. nest ist eine IT-Lösung, mit der Sie viele Aufgaben einfacher und schneller erledigen. nest ist in der Schweiz weit verbreitet und konsequent ausgerichtet auf eCH-Standards. Die Software basiert auf der Microsoft-Plattform. Die Bedienung ist angelehnt an Microsoft Office; Word, Excel und Outlook sind zudem integriert. Sie können also wie gewohnt intuitiv vorgehen, sprich: Das Programm arbeitet selbsterklärend. Bei Bedarf können Sie Ihre IT-Lösung erweitern; neue Module Ihrer Wahl kommen hinzu. Die Daten und Programme liegen bei Ihnen im Hause oder in der Cloud eines autorisierten Schweizer Rechenzentrums – ganz wie Sie wünschen. Subjekte 6 Personen und Unternehmen Einwohner 7 Grundstücke, Gebäude, ­Wohnungen, Anlagen 10 Einwohner mit Haupt- und Nebenwohnsitzen Gebühren Objekte Abstim­mungen/Wahlen Aufgaben und Termine 12 Stimmregister inkl. Unterschriften­kontrolle 14 Einmalige und wiederkehrende Rechnungen Werke Rechnungen, etwa für Strom, Gas, Wasser Dokumentenmanagement/Archiv 8 Aktivitäten 13 Unternehmen Unternehmen mit Haupt- und Nebensitz 15 16 Steuern Veranlagung und Bezug aller Steuerarten 17 Elektronische Dokumentenablage Der Aufbau von nest. Orange: Grundmodule / Blau: Wahlmodule siehe Seite 3 Einige Vorteile von nest Welche An- und Abmeldungen eines Einwohners sind offen? Hat ein Hundehalter mit seinem Hund alle Kurse absolviert? Antworten auf solche Fragen gibt Ihnen das in die Lösung integrierte CRM (Customer Relationship Management). Ihre Stadt/Gemeinde tauscht Daten mit Bund, Kantonen, anderen Ge­meinden oder mit Organisationen aus. Zum Beispiel mit Zivilstandsämtern, Ein­wohner­ diensten (Zu-/Wegzug), Schulverwaltungen. nest erledigt den Austausch für Sie automatisch. Eingehende Meldungen erscheinen bei Ihnen prompt in der Tätigkeitsliste. nest lässt sich einfach mit Ihrem Onlineschalter verbinden. So sind Sie rund um die Uhr für Ihre Kunden da. Ein Kunde meldet zum Beispiel einen Zuzug oder Umzug, bestellt eine Bescheinigung oder gibt einen Zählerstand ­bekannt. Die Meldungen aus dem Onlineschalter finden Sie in Ihrer Tätigkeitsliste. Sie sehen jeden Geschäftsfall, der ansteht. Die Daten des Kunden stehen schon drin, denn nest hat sie automatisch übernommen. Dokumente legt das System im integrierten DMS ab (DokumentenmanagementSystem). Dort sind sie mit den Stammdaten verknüpft. So finden Sie alle ­Unterlagen leicht wieder. Das System speichert nur logische Daten. Beispiel: Bei einem Schweizer ­können Sie keinen Ausländerausweis hinterlegen. Die Daten werden mit einer Zeitachse geführt. So sehen Sie beispielsweise auch frühere und – bei Umzug – die künftige Adresse eines Einwohners. Zu einem beliebigen Zeitpunkt können Sie für einen gewünschten Zeitraum eine Auswertung oder Statistik erstellen. Vielleicht sind manche Bereiche Ihrer Gemeinde bisher noch nicht ins System integriert, etwa die Bauverwaltung oder die Geschäftsverwaltung ­(GEVER) Ihrer Behörde? Kein Problem: Sie können die sogenannten Umsysteme – ­Anwendungen von anderen Anbietern – nahtlos einbinden. 4 Die Struktur der Module nest besteht aus Grundmodulen (orange) und Wahlmodulen (blau). Zu einigen Grund- und Wahlmodulen gibt es Teilmodule. Manche Module bieten besondere Funktionen. Grundmodule gehören zum Basissystem; sie sind ohne Aufpreis (falls nicht anders erwähnt). Die Wahl- und Teilmodule und die Funktionen können Sie frei bestimmen; sie k ­ osten extra (falls nicht anders erwähnt). nest vernetzt Ihre Verwaltung mit Kunden, Bund und Kantonen sowie anderen Gemeinden. Das System unter­ stützt das Prinzip «easy government». Das heisst: Ihre Verwaltung ist nahe am Bürger, sie wirkt transparent. Die Qualität der Leis­ tungen steigt – und Ihnen bleibt mehr Zeit für die Kunden. 5 Module Teilmodule Funktionen Anlagen GWR-Import Wärmetechnische Anlagen Kataster Brandschutz GIS-Integration Subjekte Objekte Projekt- und Prozess­management (PPM) Aktivitäten Kampagnen Einwohner Web Info-Center Elektronische Meldeprozesse Kantonale Personenplattform Schnittstelle Schule Schnittstelle Zivilschutz Schnittstelle Kirchgemeinde Adressauskünfte Lebensmittelrationierung Abstimmungen/Wahlen Auslandschweizer Unterschriftenkontrolle Export Stimmberechtigte ­Abstimmung/Wahl Unternehmen Gebühren Einmalige Rechnungen E-Rechnungen Wiederkehrende Rechnungen Rechnungen archivieren Hundewesen Integration Finanzsystem Rechnungsvorlagen Import Einmalrechnungen Import Vertragspositionen Amicus-Integration Werke Ableseschnittstelle/Zähler­ datenaustausch Steuern Siehe Zusatzprospekt Siehe Zusatzprospekt Dokumentenmanagement (DMS) Vertragsmanagement DMS-Connector Module gemäss IT-Architektur nest-Connector Workflow Reporting Elektronisches Reporting Integration Office-Vorlagen Benutzerverwaltung Datenqualitätsmanagement Datenbank Microsoft SQL Server Orange: Grundmodule / Blau: Wahlmodule 6 Subjekte nest speichert alle natürlichen und nicht natürlichen Personen, die mit Ihrer Stadt oder Gemeinde in Verbindung stehen. Alle Abteilungen haben Zugriff auf diese sogenannten Subjekte. Ein Subjekt nimmt in nest verschiedene Rollen ein, zum Beispiel Einwohner, Eigentümer, Debitor, Vertragspartner, Lieferant, Mitarbeiter. Ein Subjekt hat vielleicht mehrere Adressen, zum Beispiel Wohn-, Ferien- und Geschäftsadresse. Sie sehen alle. nest kann sogar die Adresse eines Subjekts mit dem entsprechenden Objekt verknüpfen (etwa Gebäude oder Wohnung). Somit stehen umfassende Daten zur Verfügung, zum Beispiel über alle Bewohner einer Wohnung (eines Haushalts). Sie suchen jemanden? nest findet Subjekte auch über Namensfragmente und berücksichtigt sogar die phonetische Schreibweise. (Beispiele «Maier»/«Meier» oder «Salazar»/«Salasàr».) Bei Bedarf speichern Sie weitere Informationen über Ihre Subjekte: Zugehörigkeit zu Gruppen (Vereine, Kommissionen etc.) Angaben zur Kommunikation (Telefonnummern, E-Mail etc.) Personen im Umfeld (Kontaktpersonen, Ehepartner, Konkubinatspartner etc.) Firmenkonstrukte (Holdings, Beteiligungen etc.) nest bezieht vom Bundesregister folgende Informationen: bei natürlichen Personen die AHV-Nummer (ZAS) bei Unternehmen die Unternehmensidentifikation (UID) Bei Bedarf holt nest für Sie weitere Daten aus externen Datenquellen, etwa über telsearch.ch. nest sorgt dafür, dass Sie nie ein Subjekt doppelt erfassen. Zudem prüft die Software die Schreibweise einer Adresse im schweizerischen Gebäudeadressver­ zeichnis (GWR). Ihr Nutzen: Sie erhöhen die Datenqualität und vermeiden Falsch­ adressierungen. Ein Kunde ruft an – wer ist es? nest zeigt Ihnen die Daten, bevor Sie den Hörer abnehmen. Auch Ihre Anrufe führen Sie direkt aus nest. 7 Objekte Mit nest behalten Sie die Gebäude- und Wohnungsdaten im Blick. Denn «Objekte» aktualisiert automatisch die Daten zu Strassen, Gebäuden und Wohnungen gemäss Gebäude- und Wohnungsregister des Bundes (Funktion «GWR-Import»). Mithilfe dieses Moduls verwalten Sie zudem die Grundstücke in Ihrer Stadt oder Gemeinde (Liegenschaften, Stockwerkeinheiten, Baurechte und weitere). Das heisst: Sie führen alle Arten von Eigentum: Alleineigentum, Miteigentum, Gesamt­ eigentum (Funktion «Kataster»). Sie sehen neben den Gesamtflächen auch die Teilflächen (etwa Zonenanteile) von Liegenschaften (Funktion «Kataster»). Sie dokumentieren Aufteilungen und Vereinigungen von Liegenschaften, auch Abtausch und Neuvermessungen (Funktion «Kataster»). Bei Bedarf verwalten Sie weitere Informationen wie Art der Nutzung und ­Gebäudeversicherungswerte. Sie sehen das ausgewählte Grundstück oder Gebäude im Geografischen Informationssystem (Funktion «GIS-Integration»). Bei Bedarf zeigt das GIS sogar die betroffenen Personen mithilfe von nest direkt auf dem Plan an (Eigen­tümer, Bewohner, Ansprechpersonen). Die Objekte sind die Basis für verschiedene Module. Beispiele: «Einwohner»: Die Wohnadresse eines Einwohners ist einem bestimmten ­Objekt zugeordnet (in der Regel einer Wohnung). «Werke»: Alle Anlagen und Geräte gehören zu einem bestimmten Objekt ­(Gebäude, Wohnung, Raum etc.). «Gebühren»: Ein Gebührenvertrag (zum Beispiel für Kehricht) kann auf ein­ ­Objekt verweisen. «Steuern»: Die Grundstücke mit ihren Eigentumsverhältnissen, den jeweiligen Anteilen und Flächenaufteilungen bilden die Grundlage für die Berechnung der Steuerwerte. Das Teilmodul «Anlagen» Mit diesem Modul führen Sie Anlagen, etwa Heizungen, Wassererwärmer/Boiler, Stromerzeugungsanlagen, Waschmaschinen, Aufzüge, Tankanlagen etc. In diesem Modul sehen Sie die Daten der Anlagen, etwa Baujahr oder Nummer. Bei Bedarf hinterlegen Sie auch die Energiearten sowie Angaben über die bezogene oder erzeugte Leistung (in kW). Die Anlagen lassen sich bestimmten Typen zu­ ordnen. So können Sie sie leichter erfassen und pflegen. Das Teilmodul «Wärmetechnische Anlagen» Dieses Modul ist eine Ergänzung zum Modul «Anlagen». Setzen Sie Brenner, ­Kessel und Abgasanlage zu einer wärmetechnischen Anlage zusammen. Bei Fernwärmeanlagen/Heizzentralen schaffen Sie auf einfache Weise eine Verbindung zwischen erzeugender und beziehender Anlage. Falls nötig speichern Sie bei wärme­technischen Anlagen erweiterte Daten für die Feuerungskontrolle (Emissions­werte und andere). Dazu brauchen Sie zusätzlich das Teilmodul «PPM». 8 Das Teilmodul «Brandschutz» Mit dem Modul «Brandschutz» erfüllen Sie Ihre feuerpolizeilichen Aufgaben. Dazu brauchen Sie ausserdem das Teilmodul «PPM». Sie behalten die Brandschutzeinheiten im Blick. Und Sie führen alle wichtigen Informationen im Detail – zu Gefahren, Auflagen, Ausrüstungen, Einrichtungen oder zu Massnahmen in einem Gebäude. Das Teilmodul «Projekt– und Prozessmanagement» (PPM) Mithilfe eines frei definierten Arbeitsablaufs (Workflow) im PPM realisieren Sie Projekte aller Art. Jeder Arbeitsschritt erzeugt eine Aufgabe – für Sie oder für Kunden. So wissen Sie immer, wer was und wann gemacht hat. nest überwacht für Sie auch die Fristen. Projekte stehen oft in Zusammenhang mit einem Objekt, meist mit einem Gebäude, manchmal auch mit einer Anlage. Definieren Sie einen Turnus, und das System erstellt für Sie die Projekte zum gewünschten Zeitpunkt. Manche Projekte basieren nicht auf einem Objekt, sondern auf einer natürlichen oder nicht natür­ lichen Person (Subjekt). Beispiele für Projekte: Kontrolle wärmetechnischer Anlagen (Feuerungskontrolle) Brandschutzkontrolle Tankkontrolle Aufzugskontrolle (Lift/Fahrstuhl) Bewilligungsverfahren Abnahme oder periodische Kontrolle elektrischer Installationen Stichprobenartige Einzelkontrollen elektrischer Installationen Antragsprozesse etwa für Förderprogramme, Wärmepumpen, Photovoltaik­ anlagen, Gebäudesanierung Das PPM nutzt die Stammdaten. So entstehen keine unnötigen Schnittstellen zu Personen- oder Objektdaten, etwa durch Verwendung externer Tools. Gebühren aus Projekten verrechnen Sie komfortabel mit dem Teilmodul «Ein­ malige Rechnungen». Aktivitäten Dieses Modul erleichtert Ihnen den Kontakt mit Einwohnern, Unternehmen, Vertragspartnern, Grundeigentümern etc. Unter «Aktivitäten» verstehen wir Auf­­­­­­gaben, Termine und Informationen. Die Software bündelt und ordnet diese ­Aktivitäten – auch für interne Prozesse. So verlieren Sie nie den Überblick in Ihrer Tätigkeitsliste. Das Programm vereinfacht zudem die Kommunikation zwischen Mitarbeitern. nest erzeugt Aufgaben auf Basis von Meldungen. Diese Meldungen stammen zum Beispiel von anderen Verwaltungsstellen oder aus dem Onlineschalter. Weitere Aufgaben entstehen durch Geschäftsfälle, durch Kampagnen oder bei der automatischen Datenqualitätskontrolle. 9 Einige Beispiele für Aufgaben: Onlineschalter: Ein Einwohner meldet Zuzug, Umzug oder Wegzug. Die Daten müssen verarbeitet werden. Geschäftsfall: Bei Zuzug eines Einwohners fehlen Unterlagen. Geschäftsfall: Wenn ein Einwohner stirbt, müssen Fragen geklärt werden. Etwa: - Wer ist der neue Halter des Hundes? - Wer ist für das Grundeigentum zuständig? - An wen gehen die Rechnungen für wiederkehrende Gebühren? Andere Verwaltungsstelle: Das Zivilstandsamt meldet eine Geburt. Kampagne: Einwohner werden an Fristen erinnert. Datenqualitätskontrolle: Bei Kontaktpersonen eines Unternehmens fehlen die Anreden. Die Module «Aktivitäten» und «Kampagnen» gehören zum Basissystem, werden aber extra in Rechnung gestellt. Sie erhalten für wenig Geld viel Unterstützung bei Ihrer Arbeit. Das Teilmodul «Kampagnen» nest unterstützt Sie optimal, wenn Ihre Stadt oder Gemeinde eine Kampagne plant, vorbereitet oder durchführt. Mögliche Kampagnen: Sie verschicken Begrüssungsschreiben an Neuzuzüger. Sie laden zur Jungbürgerfeier ein. Sie fordern Einwohner auf, bestimmte Ausweise verlängern zu lassen. Sie versenden Erinnerungs- und Mahnschreiben. Mögliche Gründe: Eine Anmeldung ist nicht erfolgt; die Konfession eines Kindes muss abgeklärt werden etc. Sie laden Vereinspräsidenten, Kommissionsmitglieder, Parteivorstände zum Neujahrs-Apéro ein. Sie organisieren Informationsanlässe (etwa Neubau Altersresidenz, Vortrag ­Alters­vorsorge, Informationsabend Bachsanierung). Sie lancieren die Grünabfuhr und nehmen Anmeldungen für Grüncontainer entgegen. Sie kümmern sich um die Versorgung der Bevölkerung. Das kann bedeuten: Rationierung von Lebensmitteln, Pandemie-Impfungen, Abgabe von Jodtabletten. nest generiert die Aufgaben, die für eine Kampagne nötig sind. Sie können die einmal definierten Kampagnen für gleichartige neue Aktionen wiederverwenden. Der Verlauf einer Kampagne lässt sich optimal überwachen. Sie erfahren zum ­Beispiel: Wie stark ist der Rücklauf bei einer Umfrage? Oder: Wie viele Anmel­ dungen gibt es zu einem Anlass? 10 Einwohner Das Modul baut auf dem Modul «Subjekte» auf. Es erzeugt und dokumentiert ­Aktivitäten – wie fast alle nest-Module. Damit haben Sie Ihre Kunden im Blick sowie Termine und Fristen im Griff. Das Programm ist besonders übersichtlich und leicht zu bedienen. Die Geschäftsfälle und Daten sind eCH-konform. Das heisst: Ereignisse wie Zuzug, Wegzug, Geburt werden nach eCH-Standards behandelt. Ein Kunde meldet einen Umzug über den Onlineschalter. Ein anderer Kunde wünscht online eine Bescheinigung (Funktion «Elektronisches Reporting»). Die entsprechenden Meldungen erscheinen im System. Egal woher eine Meldung kommt – nest generiert eine Aufgabe in der Tätigkeitsliste. Das Modul «Einwohner» hilft Ihnen unter anderem bei folgenden Aufgaben: Sie suchen jemanden – über Namensfragmente oder den ehemaligen Namen (sogar in phonetischer Schreibweise). Sie brauchen eine Übersicht über die Beziehungen eines Einwohners – zu ­Partner, Kindern, Eltern, Haushaltsmitgliedern oder zum gesetzlichen Ver­treter. Sie verarbeiten einen Zuzug, Umzug oder Wegzug je nach Bedarf provisorisch oder definitiv, auch für die ganze Familie. Sie benötigen innerhalb kürzester Zeit eine Auswertung oder Statistik. Etwa: Wie viele Personen welcher Altersgruppe wohnen in einem bestimmten Quartier? Oder: Das Bauamt verlangt eine Excel-Liste aller Bewohner eines ­bestimmten Strassenabschnittes? nest liefert die Daten auf Knopfdruck. Der Datenaustausch mit anderen Verwaltungsstellen erfolgt automatisch (Funktion «Elektronische Meldeprozesse»). Solche Stellen sind: das Zivilstandsamt (InfoStar) das Migrationsamt (ZEMIS, Ausländerausweise und Mutationsmeldungen) andere Gemeinden (Zu- und Wegzugsmeldungen) das EDA (Zuzug von Schweizern aus dem Ausland und Wegzug ins Ausland) Vermieter von Wohnungen (Drittmeldepflicht, Ein- und Auszüge) Eingehende Meldungen sehen Sie in der Tätigkeitsliste. Die Quartalsstatistik an das Bundesamt für Statistik (BFS) liefert nest ebenfalls automatisch. Falls Ihr Kanton eine Personenplattform betreibt, kommuniziert nest auch mit dieser Plattform (Funktion «Kantonale Personenplattform»). Viele Stellen in einer Stadt oder Gemeinde verlangen periodisch Informationen von den Einwohnerdiensten. Zum Beispiel: Die Mütter- und Väterberatung wünscht wöchentlich eine Liste der Geburten. Das Pfarramt möchte täglich über Sterbefälle informiert werden. Die Schule interessiert sich für die schulpflichtigen Kinder und deren Eltern. Der Zivilschutz benötigt Angaben über die Bewohner für die Planung der Zu­ weisung in die Schutzräume. 11 nest schickt die Informationen selbstständig – als PDF- oder Excel-Datei, per Mail oder über einen FTP-Server, bei Bedarf auch im eCH-Format. Je nach Anforderung benützen Sie dazu die Funktionen «Elektronisches Reporting», «Schnittstelle Kirchgemeinde», «Schnittstelle Schule» oder «Schnittstelle Zivilschutz». Externe Stellen, etwa Krankenkassen oder Kreditkarteninstitute, brauchen Auskünfte über Ihre Einwohner. nest unterstützt Sie optimal. Sie wählen lediglich den Anfragesteller. nest erkennt den Typ: Ist er ein Dauer- oder ein Einzel-­­­­­­ An­fragesteller? Bekommt ein Dauer-Anfragesteller periodisch eine Sammel­ rechnung? Oder ist er vielleicht kostenbefreit? Egal ob die Anfragen am Schalter, per Telefon, Post oder Onlineschalter eingehen – die Auskünfte werden lückenlos protokolliert (Funktion «Adressauskünfte»). Weiter können Sie mit dem Modul «Einwohner» folgende Dokumente erstellen: «Bezugsausweis» (für Lebensmittelkarten) und «Bezugskontrolle» (Funktion «Lebensmittelrationierung»). Sie haben mehrere Abgabestellen für Lebensmittel? Das Programm sorgt dafür, dass die Bewohner möglichst kurze Wege haben. Dazu greift es auf die Gebietsstrukturen zurück, etwa auf Quartiere. Aus den Aktivi­ täten sehen Sie, wem Sie die Dokumente zugestellt haben. Das Teilmodul «Web Info-Center» Bestimmte Stellen in Ihrer Stadt oder Gemeinde – zum Beispiel Sozialamt oder Polizei – wollen Einwohnerdaten abfragen? Über den Web-Browser gelangen sie in das Modul «Web Info-Center». Dort können sie die Daten suchen und einsehen – auch Angaben zu Partner und Kindern. Der Datenschutz wird peinlich genau beachtet, das Programm protokolliert die Zugriffe: Welche Stelle hat wann welche Person abgefragt? Bei Bedarf verrechnet nest automatisch die Gebühren pro Abfrage. 12 Abstimmungen und Wahlen Das Stimmregister bildet sich automatisch – auf Basis der Einwohnerdaten. Das heisst: Sie müssen nur die Ausnahmen definieren. Wenn Sie auch das Modul «Einwohner» nutzen, bekommen Sie das Modul «Abstimmungen und Wahlen» ­inklusive der Teilmodule «Unterschriftenkontrolle» und «Auslandschweizer» ­gratis dazu. Sie können das Stimmregister für jeden Wahlkreis führen: für Bund, Kanton oder Gemeinde, für Kirch-, Orts- und Schulgemeinden. Die Stimmausweise für eine Abstimmung oder Wahl drucken Sie entweder selber, oder Sie übermitteln die Daten an eine Druckerei. Ist in Ihrem Kanton E-Voting möglich? Dann senden Sie die Daten direkt an das E-Voting-System. Für beide Alternativen brauchen Sie die Funktion «Export Stimmberechtigte Abstimmung/ Wahl». Die Stimmausweise werden bekanntlich einige Wochen vor der Abstimmung oder Wahl versandt. Bis zum Abstimmungstag gibt es aber Änderungen: Stimmberechtigte ziehen weg, ziehen zu, manche sterben. Auf Wunsch bereinigt das System deshalb das Register automatisch. Am Abstimmungstag hat das Wahlbüro die aktuellen Daten. Das Teilmodul «Auslandschweizer» Sie führen in Ihrer Stadt oder Gemeinde ein Stimmregister für Auslandschweizer? Oder wird es in Ihrem Kanton zentral für alle Gemeinden geführt, etwa beim Kantonshauptort? nest unterstützt beide Varianten. Für den Versand der Stimmausweise oder den Export an ein E-Voting-System definieren Sie gesonderte Termine. Das Teilmodul «Unterschriftenkontrolle» Sie kennen das: Eine Initiative oder ein Referendum läuft. Das Komitee reicht laufend Unterschriftenbogen ein. Sie stehen nun unter Druck: Sie müssen die ­Unterschriften prüfen. Normalerweise kommen Sie nicht sofort dazu. Das ­Programm hilft. Es prüft automatisch, ob eine Person bei Einreichung des ­Unter­schriftenbogens stimmberechtigt war. Eine Besonderheit: Die Unterschriften­kontrolle ist auffällig schnell und einfach zu bedienen. So sparen Sie sich mühsame Arbeit und vermeiden Fehler. Auf Knopfdruck erstellen Sie die Bescheinigungen für die Unterschriften. 13 Unternehmen Mit diesem Modul erfassen und betreuen Sie alle Unternehmen mit Haupt- oder Nebensitz in Ihrer Stadt oder Gemeinde. (Auf ähnliche Weise erfassen die Ein­ wohnerdienste die Einwohner.) Das Programm baut auf dem Modul «Subjekte» auf. Es ist unmittelbar und tief­ gehend mit Aktivitäten verknüpft – wie fast alle nest-Module. Damit haben Sie Ihre Kunden im Blick sowie Termine und Fristen im Griff. Das Programm registriert alle Vorgänge und Geschäftsfälle. Zum Beispiel: Zuzug, Wegzug oder Umzug von Unternehmen, Gründung oder Auflösung von Einzel­firmen oder von Gesellschaften. Dank Auswertungen und Statistiken behalten Sie den Überblick, etwa über die Anzahl der Arbeitsplätze. Das Modul «Unternehmen» dient bei Bedarf als Grundlage für das Modul ­«Steuern», etwa zur Bestimmung der Steuerpflicht. 14 Gebühren und Werke nest berechnet Gebühren auf Basis Ihres Leistungskatalogs. Die für eine Rechnung relevanten Daten zieht das System aus den in nest vorhandenen Einwohnerund Objektdaten. Falls nötig verknüpft nest beliebige Daten für die Errechnung mit Formeln. Die Rechnungen können Sie direkt am Arbeitsplatz erstellen, ausdrucken oder als E-Rechnung versenden (Funktion «E-Rechnungen»). Bei Bedarf legt nest die Rechnungen automatisch im DMS ab (Funktion «Rechnungen archivieren»). Falls gewünscht auch mit elektronischer Signatur. Die Debitorenbelege verbucht nest im Finanzsystem der Stadt oder Gemeinde (Funktion «Integration Finanzsystem»). nest bezieht auch Daten aus dem Finanzsystem, etwa Saldi oder Mahndaten. Bei Bedarf können Sie in nest das Kontoblatt eines Debitors aus dem Finanzsystem anschauen. Gebühren Das Teilmodul «Einmalige Rechnungen» Sofort- und Schalterrechnungen können Sie individuell gestalten: mit Textbau­ steinen für das Gerüst und Einfügungsmarken für Ihre Zusätze. Für die häufigsten Rechnungsarten können Sie Vorlagen einrichten, etwa Rechnungen für Bescheinigungen oder für Musikstunden. Diese Vorlagen unterstützen Sie elegant bei der Erfassung einer Rechnung (Funktion «Rechnungsvorlagen»). Das Modul «Einmalige Rechnungen» kann man auch als Kasse einsetzen. Das Programm nimmt Zahlungen per Karte oder in bar entgegen und stellt Quittungen aus. Egal mit welchen Umsystemen Ihre Abteilungen arbeiten – Ihre Stadt oder Gemeinde braucht eine zentrale, einheitliche Rechnungsstellung. Wir lösen das ­Problem für Sie: nest nimmt die Rechnungsdaten der Umsysteme entgegen (Funktion «Import Einmalrechnungen») und erstellt die Rechnungen gemäss ­Ihrer Corporate Identity. Die Verbuchung in die Debitoren erfolgt über die Standard-Schnittstelle von nest. Das Teilmodul «Wiederkehrende Rechnungen» Für jede wiederkehrende Gebühr aus Ihrem Leistungskatalog – etwa für ­Kehricht oder Abwasser – existiert im System pro Einwohner oder Unternehmen ein Abrechnungsvertrag. Dieser Vertrag enthält alle relevanten Daten für die Ver­ rechnung. Für eine konkrete Rechnung zieht nest nun die aktuellen Werte aus dem Vertrag heran. Wann und wie häufig müssen bestimmte Rechnungen ­verschickt werden? Darum kümmert sich nest automatisch. Sie können Termine aber auch individuell eingeben. Ein Umsystem liefert möglicherweise Rechnungsdaten. Mit der Funktion «Import Vertragspositionen» lassen sich solche Daten und Positionen in wiederkehrende Rechnungen automatisch einfügen, auch in Energierechnungen. 15 Das Teilmodul «Hundewesen» Die Hundehalter in Ihrer Gemeinde und deren Hunde führen Sie auf einfache Weise. Die Hundehalter sind bereits als Einwohner registriert. Die Hundedaten ­erfassen Sie entweder selbst, oder Sie übernehmen die Daten automatisiert aus der Tierdatenbank Amicus. Ausserdem aktualisiert das Programm die Halter-­ Adressen in Amicus (Funktion «Amicus-Integration»). Das Hundewesen ist in die Geschäftsfälle des Moduls «Einwohner» integriert. ­Konkret heisst das: Bei einem Wegzug, Umzug, Zuzug oder Tod eines Hunde­ halters fragt Sie nest, was mit dem Hund passieren soll. Falls nicht die Einwohnerdienste für das Hundewesen zuständig sind, delegiert das System die Frage an die zuständige Stelle. Mithilfe von Kampagnen generieren Sie Aktivitäten und schicken die Aufforderungen an Hundehalter – etwa für eine Ausbildung von Hund oder Halter. Und den Prüfungsnachweis erledigen Sie ebenfalls mit Aktivitäten. Nutzen Sie die verschiedenen Möglichkeiten des Moduls für Auswertungen. Sie erleichtern sich zum Beispiel die Abrechnung der Abgaben an den Kanton. Und wer erstellt die jährlichen Rechnungen für die Hundesteuern? Das übernimmt das Teilmodul «Wiederkehrende Rechnungen». Werke Das nest-Paket enthält die IT-Lösung is-e, ein weit verbreitetes Programm für Energieversorger. Mit dieser Software können Sie den Verbrauch von Energie­ trägern (Strom, Wasser, Gas) und andere Dienstleistungen abrechnen. is-e basiert auf der gleichen Architektur und den gleichen Grundmodulen wie nest. Daten – zum Beispiel über Subjekte oder Objekte – führen Sie somit nicht doppelt. Das Erscheinungsbild von is-e ist identisch mit dem von nest. Das heisst: Wer nest bedienen kann, versteht auch is-e. is-e unterstützt verschiedene Ablesesysteme: Handablesegeräte, Fernablesung, Smart Meter (Funktion «Ableseschnittstelle/Zählerdatenaustausch»). Vielleicht brauchen Sie eine Statistik über Absatz und Umsatz? Mit is-e erstellen Sie solch eine Auswertung auf eindrucksvolle Weise. Benötigen Sie weitere Informationen zu is-e? Wir senden Ihnen gerne den Zusatzprospekt. 16 Steuern Mit diesem Modul lenken Sie den kompletten Prozess «Steuern erheben»: Sie führen das Steuerregister. Sie nehmen die Veranlagung vor. Sie fakturieren die geschuldeten Steuern. Sie bewirtschaften das Inkasso bis hin zur Verlustscheinverwaltung. Das Modul verarbeitet alle Steuerarten: Staats- und Gemeindesteuern direkte Bundessteuern Quellensteuern Kapitalabfindungen Liquidationsgewinne Gewinne aus Lotto/Toto Handänderungssteuern Grundstückgewinnsteuern Liegenschaftssteuern Erbschafts- und Schenkungssteuern Nachsteuern und Steuerstrafen Die einzelnen Schritte und Tätigkeiten sind weitgehend automatisiert. Das macht die Arbeit leicht. So können Sie sich um Ihre Kernaufgaben kümmern. Das Modul «Steuern» überzeugt mit folgenden Vorteilen: Es ermittelt die Steuerpflicht auf Basis der Subjekte (Personen und Unter­ nehmen). Im Modul sind Regeln für die Veranlagung hinterlegt. Das Programm prüft die Daten der Steuererklärungen anhand dieser Regeln. Ein Beispiel: Wirken die ­deklarierten Daten im Vergleich zum Vorjahr plausibel? Es unterstützt den Output-Prozess: Das Modul bereitet die Daten auf, druckt Dokumente und steuert die Verpackung. Sie wollen nicht selber produzieren? Übergeben Sie Druck und Verpackung einem Dienstleister! Auf Wunsch versendet das Modul die Steuerrechnungen auch elektronisch. Es legt die Dokumente bei Bedarf im Dokumentenmanagement-System ab. Auf einfache Weise erstellt das Modul Analysen und Auswertungen gemäss ­Ihren Bedürfnissen. Aufgaben und Termine erscheinen in Ihrer Aktivitätenliste. So behalten Sie stets den Überblick. 17 Dokumentenmanagement/­Archiv nest bietet ein integriertes DMS mit Versionskontrolle und Archivmodus. Die ­Dokumente sind mit den Stammdaten verknüpft – so finden Sie jedes Schriftstück schnell wieder. Falls gewünscht legt das System ausgehende Dokumente (Funk­tionen «Elektronisches Reporting» oder «Rechnungen archivieren») und ein­gehende Dokumente automatisch bei den entsprechenden Stammdaten ab (Einwohner, Grundeigentümer, Unternehmen etc.). Bei Bedarf können Sie Ihr eigenes unternehmensweites DMS integrieren (Funktion «DMS-Connector»). Bitte fragen Sie uns, welche Systeme wir unterstützen – oder Sie schauen auf unsere Website www.nest.ch. Das Teilmodul «Vertragsmanagement» Mit diesem Modul behalten Sie Verträge Ihrer Stadt oder Gemeinde im Griff. Sie führen alle Verträge an einem zentralen Ort. Etwa die Verträge für: Kaufverträge Mandatsverträge Pachtverträge Dienstbarkeitsverträge Das Programm holt sich automatisch die nötigen Daten zu Personen, Unternehmen, Grundeigentümern etc. Speicherort für die Vertragsdokumente ist die ­integrierte Dokumentenablage (DMS). Gebühren aus Verträgen verrechnen Sie direkt und komfortabel mit dem Teilmodul «Wiederkehrende Rechnungen». Bestimmte Termine und Fristen überwacht das Programm automatisch – für Vertragslaufzeiten, Vertragsverlängerungen, Kündigungsverfahren etc. Dazu erzeugt nest Aufgaben und zeigt sie in Ihrer Tätigkeitsliste. Wenn Sie es wünschen, er­ halten Sie zusätzlich ein Mail. 18 Die Architektur Die nest-Module nest basiert auf der Windows-Plattform. Die Lösung präsentiert sich wie Microsoft Office, deshalb ist sie so einfach zu bedienen. Viele Funktionen können Sie individuell einstellen. Ganz nach Ihren Bedürfnissen. Die Beschreibung der einzelnen Module von nest finden Sie weiter vorne im ­Prospekt. nest-Connector Eine Stadt oder Gemeinde hat vielfältige Aufgaben. Eine einzige Softwarelösung kann nicht alle abdecken. Ihre Stadt oder Gemeinde setzt deshalb neben den Modulen von nest auch Programme anderer Herstellern ein – Lösungen für die Finanzen, den Onlineschalter, die Schulverwaltung, für Geschäftsverwaltung ­(GEVER) oder Bauverwaltung, für Sozialamt und Kindertagesstätten, für Park- und Ordnungsbussen etc. Aus Sicht von nest sind das sogenannte «Umsysteme». Alle Umsysteme lassen sich in nest integrieren. Basis dafür ist die serviceorientierte Architektur (SOA) von nest. Das Modul «nest-Connector» kommuniziert mit den Umsystemen mittels Web-Services, Geschäftsprozesse laufen über System­ grenzen hinweg. Manuelle Eingriffe, wie man sie von Datei-Schnittstellen her kennt, sind Vergangenheit. Bitte fragen Sie uns, welche Systeme wir unterstützen – oder Sie schauen auf unsere Website www.nest.ch. nest speichert alle Stammdaten zentral – von Subjekten (Personen und Unternehmen), aber auch von Objekten (Grundstücken, Gebäuden und Wohnungen). Ihre Daten sind somit vollständig und bleiben aktuell. Und Sie haben jederzeit den Überblick, welches Subjekt oder Objekt von welchen Umsystemen verwendet wird. Bei einer Änderung der Daten – Beispiele: Umzug eines Einwohners oder Abbruch eines Gebäudes – benachrichtigt nest die betroffenen Umsysteme automatisch. 18 nest-Module Fachmodule von nest Workflow 18 nest-Connector Verbindung mit Programmen anderer Hersteller 19 Geschäftsfälle Reporting Statistiken und andere Auswertungen; Briefe, Rechnungen Datenbank Microsoft SQL Server Die IT-Architektur von nest 19 Benutzerverwaltung 20 Datenqualität 20 Kontrolle von Daten Berechtigungen 21 siehe Seite 19 Workflow Die Workflow-Engine von nest orchestriert Ihre Geschäftsfälle auf optimale Weise. Für jede Art von Geschäftsfall bietet nest einen Standard-Workflow; bei Bedarf können Sie ihn erweitern. Auch Umsysteme lassen sich integrieren. Sobald ein Geschäftsfall abgeschlossen ist oder wenn sich Daten ändern (Neu, Ändern, Löschen), reagiert das System auf Wunsch automatisch: Es generiert zum Beispiel Aufgaben. Diese Aufgaben erledigen Sie bei Zuständigkeit selbst – sofort oder später. Oder das System verschickt Benachrichtigungen an interne oder ­externe Personen. Die Aufgaben erscheinen dann in deren Tätigkeitslisten. Beispiel 1: Bei dem Geschäftsfall «Gebäude abbrechen» erzeugt das Programm Aufgaben für die Einwohnerdienste – sofern noch Personen im Gebäude erfasst sind. Beispiel 2: Bei einem Todesfall müssen Dinge geregelt werden. Wer ist zuständig für wiederkehrende Rechnungen, Grundeigentum, Verträge etc.? Auch hier stellt das Programm Aufgaben in die Tätigkeitslisten. Reporting Das Reporting von nest erlaubt automatische, standardmässige Auswertungen. Sie können aber alle Auswertungen auf einfache Weise anpassen. Oder Sie definieren neue. Das Modul basiert auf weltweit eingesetzten Software-Komponenten. Die Vorzüge des Reportings: Bei Bedarf werden die Daten tabellarisch dargestellt – ähnlich wie in Excel oder in der Funktion «Pivot» von Excel. Sie können die Auswertungen in verschiedene Formate exportieren und ­verschlüsselt übermitteln, zum Beispiel via Mail (Funktion «Elektronisches ­Reporting»). Das Programm unterstützt E-Rechnungen (Funktion «E-Rechnungen»). nest signiert die Dokumente auf Wunsch digital (Funktion «Elektronisches ­Reporting» oder Funktion «Rechnungen archivieren»). Sie wollen Serien- oder Einzelbriefe verschicken? In Word und Excel finden Sie dank «Reporting» die nötigen Datenfelder. Die Verknüpfung zwischen nest und Word/Excel funktioniert reibungslos. Vielleicht setzen Sie ein Tool für Office-­ Vorlagen ein? Auch hier spielt nest mit (Funktion «Integration Office-Vorlagen»). Bitte fragen Sie uns, welche Systeme wir unterstützen – oder Sie schauen auf unsere Website www.nest.ch. Umsysteme beziehen Dokumente ebenfalls über das Reporting – zum Beispiel wenn ein Kunde ein Dokument über den Onlineschalter verlangt (Funktion ­«Elektronisches Reporting»). 20 Benutzerverwaltung Mit nest führen Sie alle Benutzer an einem zentralen Ort. Sie können sogar das Active Directory Ihres Netzwerkes mit der Benutzerverwaltung von nest ver­ binden. nest übernimmt das Windows-Login. Das heisst für Sie: Beim Start von nest müssen Sie Ihr Passwort nicht erneut eingeben. Darf ein Mitarbeiter bestimmte Daten nur lesen oder auch schreiben? Welche ­Daten darf er löschen? Definieren Sie dafür beliebige Rollen. Eine Rolle umfasst eine Sammlung von Rechten. Je nach Bedarf erhält ein Mitarbeiter mehrere ­Rollen. Mithilfe der Rollen können Sie für Ihre Stadt oder Gemeinde ohne viel Auf­ wand ein Berechtigungskonzept einrichten und unterhalten. Datenqualitätsmanagement Sind Ihre Daten dank «Workflow» tatsächlich aktuell? Nicht unbedingt. Beispiel: Im Geschäftsfall «Tod» erhält ein Mitarbeiter die Aufgabe, einen Gebührenvertrag zu ändern. Doch vielleicht löscht er die Aufgabe in seiner Tätigkeitsliste, ohne sie zu erledigen? Das Modul «Datenqualitätsmanagement» weist Sie auf das Versäumnis hin. Kurz gesagt: Das Modul überwacht und prüft die Datenqualität. Der Standard ist sehr umfassend. Alle Daten müssen den internen Richtlinien Ihrer Stadt oder Gemeinde ent­ sprechen. Beispiel: Für jede Person braucht es eine Anrede. Auch hier hilft Ihnen das Datenqualitätsmanagement. Definieren Sie bei Bedarf beliebige Prüfungen gegen Aufpreis. Dieses Modul inkl. Standardprüfungen gehört zum Basissystem, es kostet nicht extra. 21 Die Datenbank nest unterstützt nur eine Datenbank, aber eine mit besonders breiter Funktio­ nalität: Microsoft SQL Server. nest nutzt die Vielfalt der Funktionen und die Ressourcen umfassend. Sie profitieren davon. Bindeglied zwischen den Anwendungen und der Datenbank sind Daten-Services (Dienste). Diese Dienste laden die Daten aus der Datenbank bzw. speichern sie dort. Auch die Umsysteme nutzen die nest-eigenen Services. Das heisst für Sie: Bei künftigen nest-Versionen kooperieren nest und Ihre Umsysteme weiterhin ohne Probleme. Die Daten werden automatisch gesichert (Backup). Dies garantiert einen hohen Grad an Sicherheit. Anders gesagt: Die nest-Daten befinden sich zu jeder Zeit in einwandfreiem Zustand. 22 nest liefert regel­ mässig Updates – so haben Sie jederzeit ein aktuelles System. Ihre Investitionen in Software und Aus­ bildung sind sicher. 23 Ein Blick in die Zukunft Wir verbessern nest permanent. Und wir passen unsere IT-Lösung laufend an – an neue technologische Möglichkeiten und gesetzliche Bestimmungen. Wir arbeiten ausserdem aktiv in verschiedenen eCH-Fachgruppen mit. Für Sie bedeutet das: Ihre Investitionen in Software und Ausbildung sind sicher. Wir liefern regelmässig Updates – so haben Sie jederzeit ein aktuelles System. Die Kosten für neue Versionen sind in den jährlichen Gebühren bereits enthalten. Kompetent beraten, gut unterstützt Sie wünschen sachkundige Betreuung? Wir arbeiten mit erfahrenen Vertriebs­ partnern. Verlangen Sie eine auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Offerte! Sie wollen nest einführen? Oder Sie haben neue Mitarbeiter? Wir bieten ein umfassendes Angebot an Schulungen. Sie möchten Daten aus Ihrem bisherigen System übernehmen? Kein ­Problem. Wir nutzen erprobte Migrationsprogramme. Falls Sie anderweitig unsere Hilfe brauchen: Bitte fragen Sie uns. Wir sind für Sie da. Eine Software von innosolv und KMS www.nest.ch
