Frankfurt-Trust Case Study_Projekt CRM_Dezember
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FRANKFURT-TRUST FRANKFURT nutzt Microsoft Dynamics CRM Die Herausforderung FRANKFURT-TRUST, die Fondsgesellschaft der BHF-Bank, hat in seinem Portfolio über 200 Fonds. Zu diesen Publikums- und Spezialfonds für ausgewählte Kunden fallen täglich eine Vielzahl von E-Mails, Telefonaten, Ausschusssitzungen und Terminen an. Dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist eine organisatorische Herausforderung. Nur mit einer durchdachten Automatisierung von Prozessen und den damit verbundenen Datenbanken ist diese zu meistern. Da FRANKFURT-TRUST schon vor drei Jahren auf Avanade in Sachen ITBeratung gesetzt hatte, war auch bei diesem Projekt das Beratungshaus die erste Wahl. Gemeinsam mit den Experten dort wurde die Software Microsoft Dynamics CRM nach den Wünschen des Kunden implementiert. Die Technologie Die Lösung wurde in die bereits bestehende Virtualisierungsumgebung installiert. Weiterhin wurde ein Webserver, sowie ein SQL Datenbankserver aufgesetzt. Um bestehende Datenquellen möglichst nahtlos in das Gesamtsystem zu integrieren, setzen die AvanadeExperten auf Scribe als Importschnittstelle. Wichtig dabei war die Bafin-konforme Trennung der Geschäfte der Frankfurter Fondsbank von denen der FRANKFURT-TRUST. Die Frankfurter Fondsbank hat ihren Ursprung in der Anteilkontoführung der FRANKFURT-TRUST und wurde 2009 von der Fondsgesellschaft Fidelity International übernommen. Beide Institute nutzen noch immer die gleiche IT-Struktur, die individuellen Systeme müssen jedoch aus rechtlichen Gründen strikt getrennt sein. Durch die Mandantenfähigkeit der Lösung und eine von Avanade umgesetzte unternehmensinterne Firewall – eine sogenannte „Chinese Wall” – konnte diese Herausforderung jedoch vergleichsweise einfach gemeistert werden. Die Lösung Seit Einführung von Microsoft Dynamics CRM haben sich viele Prozesse im Fondgeschäft des FRANKFURTTRUST erheblich vereinfacht und verkürzt. So lassen sich Mailings nach bestimmten Kriterien mit wenigen Mausklicks erstellen und auch für die weitere Verwendung dokumentieren. Zuvor mussten dafür in Handarbeit Tabellen gepflegt und abgeglichen werden. Jetzt dagegen können die Mitarbeiter ohne großen Aufwand ihren Kunden beispielsweise interessante Zusatzinformationen per PDF zukommen lassen. All diese Aktionen werden im System automatisch dokumentiert. Ein wichtiger Anspruch an Avanade bestand darin, die ausgeprägte Rechtestruktur, wie sie der Fondhandel verlangt, auch im System abzubilden. So ist es besonders bei Anlageausschusssitzungen von großer Wichtigkeit, rechtssichere Dokumentationen über jeden einzelnen Schritt zu erhalten. Die AvanadeLösung sorgt dafür, dass alle Prozesse rechtssicher archiviert werden, so dass im Zweifelsfall zum Beispiel klar bewiesen werden kann, wer zu entsprechenden Gesprächen eingeladen war. Das betrifft beispielsweise die Fragen, wer angeschrieben wird und welche Informationen zusätzlich verschickt werden. Bei der täglichen Arbeit möchten die Mitarbeiter von FRANKFURT-TRUST die Vorteile von Microsoft Dynamics CRM nicht mehr missen. Insgesamt konnte durch die Implementierung die Zahl manueller Tätigkeiten erheblich reduziert werden. Aktionen, die früher mühevoll von Hand gestartet wurden, lassen sich jetzt mit wenigen Mausklicks erledigen. Ebenfalls positiv bewertet wurde das ausgefeilte Feedback-System, um das Avanade die Lösung erweiterte. Damit können die Mitarbeiter ohne großen Aufwand einen Change Request starten. Die dabei entstehenden Vorschläge werden gesammelt, priorisiert und nach weiteren Abstimmungen im Team zügig implementiert. Auf diese Weise fand beispielsweise die „Besuchsberichts”-Funktion Einzug in das System. Mit einem Klick wissen die Mitarbeiter, mit welchen Ergebnissen und offenen Aufgaben Besuche beim Kunden verlaufen sind. Derartige, kleine wie größere Änderungen sind durch die leicht anpassbare Architektur von Microsoft Dynamics CRM kein Problem. Mit Avanade hat das Unternehmen einen Partner gefunden, der ebenso flexibel auf künftige Business-Anforderungen des Fondspezialisten reagieren kann. Das Unternehmen Der FRANKFURT-TRUST wurde 1969 gegründet und ist eine 100-prozentige Tochter der BHF-Bank, einer der ersten Adressen unter den Privatbanken Deutschlands mit mehr als 150 Jahren Tradition. „Mit der von Avanade implementierten Lösung haben wir die volle Kontrolle über unsere Prozesse. Jede Art von Kommunikation, die Outlook bietet, wird in dem System abgebildet.“ — Patricia John Projektverantwortliche und stellvertretende Abteilungsdirektorin, FRANKFURT-TRUST „Das Beispiel FRANKFURT-TRUST zeigt, welches Potenzial in einem leistungsfähigen und integrierten CRMSystem liegt. Die Investition macht sich innerhalb kürzester Zeit bezahlt.“ — Carsten Heitmann Business Development Executive, Avanade Deutschland GmbH Bei dem Unternehmen steht der Kunde im Mittelpunkt: Als aktiver Fondsmanager setzt der FRANKFURTTRUST auf ein erfahrenes und kompetentes Team aus Analysten und Portfoliomanagern. Die Produktpalette bietet jeder Asset-Klasse – Geldmarkt, Renten, Aktien – eine für ein individuelles Anlagebedürfnis passende Lösung. Aktuell managt der FRANKFURT-TRUST für seine Kunden ein Volumen von mehr als 15 Milliarden Euro in über 200 Fonds und Mandanten. Über Avanade Avanade bietet Dienstleistungen, basierend auf MicrosoftTechnologien, die Know-how, Expertise und Innovation vereinen und dabei Kunden bei der Realisierung ihrer Ziele unterstützen. www.avanade.com. ©2010 Avanade Inc. All rights reserved. The Avanade name and logo are registered trademarks in the US and other countries. Europe London Phone +44 0 20 7025 1000 [email protected] Americas Seattle Phone +1 206 239 5600 [email protected] Asia-Pacific Sydney Phone +612 9005 5900 [email protected]
