Berichte KM in der Praxis: Lernen durch Lesen Subskriptionsmanagement von Zeitschriften, Patenten und sonstigen Informationsdiensten Sabine Kruse, Düsseldorf, Manfred Hauer, Neustadt / Weinstraße Überblick Knowledge Management zahlt sich aus: Trotz einer weltweit angespannten Wirtschaftslage ist Henkel ein erfolgreiches Unternehmen, das stetig steigende Gewinne ausweisen kann. Gewiss hat der Erfolg immer viele Väter. Einer davon ist, dass die Mitarbeiter bei Henkel über ihre Berufsfelder stets gut informiert sind, dank dem Henkel „InfoCenter“. Henkel hat nicht erst seit der Erfindung des Marketingbegriffs „Knowledge Management“ eine professionelle Informationsabteilung. Das Henkel InfoCenter nutzt verschiedene Werkzeuge und Lieferanten, um den Informationsfluss täglich zu organisieren. Eines der IT-Werkzeuge ist die zentrale Anlaufstelle für alle regelmäßigen oder regelmäßig abrechenbaren Leistungen, auf die alle Kunden des Henkel InfoCenters online zugreifen können. Selbstverwaltung des Leserkontos Abbildung 2: Über den Button „Selbstverwaltung“ kann jeder Abbildung 1: Einstiegsmenuü für Leser 54 (2003) ??-?? Benutzer sein Leserkonto verwalten. Jeder kann online sein aktuelles Konto öffnen, sei es, um neue Titel oder Leistungen zu buchen, abzubestellen oder odisch erscheinenden Werken. Insgesamt um einfach einen Überblick über die Kosmüssen ca. 6.700 Exemplare an einzelne ten und Leistungen zu erhalten. Leser und Lesergruppen sowohl innerhalb Natürlich gehört zu einem guten Service, des Düsseldorfer Werksgeländes als auch dass auch Stellvertreter Buchungen vorweltweit verteilt werden. Einige Exemnehmen können,sei es z.B. eine Sekretärin plare werden nur von Düsseldorf aus veronline oder aufgrund eines Telefonanwaltet, werden aber vom Verlag direkt an rufs,die Zeitschriftenstelle stellvertretend die Leser verschickt. für den Leser. Ursprünglich war die AnMit etwas Abstraktion kann man natürwendung für Zeitschriftenumläufe konzilich auch Patentschriften wie einen Zeitpiert. Der Zeitschriftenservice bei Henkel schriftentitel verstehen – die Lieferung organisiert den Einkauf und die Verteivon Patent- und Offenlegungsschriften lung von fast 2.500 Zeitungs- und Zeiterfolgt unregelmäßiger, aber stetig und schriftentiteln sowie etlichen Loseblattdie Umläufe werden ebenfalls mit dem werken, Jahrbüchern und anderen periZeitschriftensystem verwaltet. 241 P r a x i s K n o w l e d g e M a n ag e m e n t Auch die kostenpflichtigen User-IDs zu unterschiedlichen Datenbanken kann man als regelmäßig abrechenbare Leistung in diesem System verwalten. Ebenso die Nutzung von GrapeVine, einer Art Spider, der die Datenbanken laufend nach einschlägigen Themen durchforstet und relevante Informationen direkt in die Mail-Briefkästen der angeschlossenen User verschickt. Auch intelligentNEWS, das neue NewsPortal von Henkel, gehört in die Gruppe der „Weiteren Dienste“. 1 Architektur Um die Datenbank unter Lotus Notes & Domino transparent, performant und stabil zu halten, ist es sinnvoll, die Anwendung in einzelne Lotus Notes & DominoDatenbanken zu zerlegen. Grob betrachtet genügen zunächst drei Datenbankobjekte: Personen – Medien – Links zwischen Personen und Medien So zerteilt, sind alle drei Objekte relativ stabil, d.h. nicht ständigen Änderungen unterworfen. Die Datenbanken dazu heißen IC Address & Contact (Personen), IC Media Directory (Medien) und IC Media Circulation (Links). Umlaufverbuchung Je eine Person bucht je ein Medium. Jede Person kann viele Medien abonnieren. Jedes Medium kann von vielen Personen gebucht werden. Wir haben also eine n:mRelation und jeder Link ist genau eine Buchung oder Bestellung, d.h. die Verbindung zwischen Person und Medium. Die Buchung kann ein Anwender online ausführen, von berechtigten Vertretern aus- Abbildung 3: IC Media Circulation verknüpft Leser mit Medien. An der Verknüpfung hängt das Accounting, die Archivierung, die Buchbinderei und neuerdings auch intelligentNEWS. 242 Abbildung 4: Erfassungsmaske Zeitschriften – 1. Teil führen lassen oder die Zeitschriftenstelle übernimmt die Buchung. Dabei kann sie auch die Abo-Profile z.B. eines Mitarbeiters auf einen Nachfolger oder anderen Kollegen übertragen, ohne einzeln buchen zu müssen. An jeder Person und an jedem Medium hängt eine Reihe von Regeln, welche die Programmierung dahinter reichlich komplex werden lässt. Dazu einige Regelbeispiele: Bei jedem Medium wird festgelegt, wie viele Personen auf ein physisches Exemplar maximal zugreifen sollen. Dafür gibt es kein hartes Maß, jeder Leser soll noch hinreichend rechtzeitig ein Exemplar erhalten – die Erfahrung der internen Mitarbeiter, die Erscheinungshäufigkeit einer Publikation und natürlich das Budget legen die Grenzen fest. Diese Grenzen sind dynamisch änderbar. Es gibt Exemplare für den Umlauf, wo n Leser bei einer durchschnittlichen Lesezeit von x Tagen eingetragen werden dürfen. Doch wer mehr bezahlt, kann auch als „Einzelleser“ – häufiger Fall bei Tageszeitungen – oder als erster Leser auf einer Umlaufliste erscheinen. Der letzte Leser ist bei einem Kreisumlauf entweder wiederum die interne Zeitschriftenstelle oder eine Bibliothek oder ein echter menschlicher Leser, der diese Publikation gerne sammelt. Die Sortierung der Umlauflisten dazwischen berechnet sich automatisch aus Gebäuden, Etagen und Zimmernummern. Nur: Hierarchien und Gewichtungen zwischen den Mitarbeitern gestatten es der Zeitschriftenstelle, die alternative oder zusätzliche Sortierung dem sozialen Ranking anzupassen. Schließlich macht für externe Mitarbeiter und andere der Direktbezug Sinn, d.h., die Publikation wird zwar von der Zeitschriftenstelle bestellt, abbestellt, verbucht – doch physisch immer direkt vom Lieferanten zum Leser transportiert. Papier geht manchmal verloren, wird vergessen oder unterwegs beschädigt. Somit kann ein Exemplar im Umlauf ausfallen. Dies erkennt die Software bereits bei der Erfassung der Neueingänge, löst Nachbestellungen per E-Mail aus und schickt bei der Rückbuchung eines Exemplars – über Barcode ist es sehr einfach – dieses ggf. an eine wartende Lesergruppe ab. Gegenüber dem klassischen Kadex, der jede Ausgabe explizit verbucht, geht IC Media Circulation von der Logik der Reihe aus. Anfang und Ende bestimmen alle Elemente dazwischen. Folglich muss man sich nur noch um die Ausnahmen kümmern, nicht mehr um die Regel. Bei mehreren hundert Tageszeitungen pro Tag entstünden über die Jahre in einem Kadex unendlich viele – eigentlich überflüssige – Einträge. Das Prinzip der Ausnahme reduziert den Overhead drastisch. Aus dem typischen Zyklus ist klar, wann das nächste Heft einer Publikation eintreffen sollte – kommt es nicht, liegt bereits eine Ausnahme vor. Kommen nicht alle bestellten Hefte dieser Ausgabe, liegt wieder eine Ausnahme vor. Werden die Hefte dann später geliefert, ist die Ausnahme wieder hinfällig und verschwindet aus der Datenbank. Doch auch Kadex-Freunde kommen auf ihre Kosten, an anderer Stelle und aus anderen Gründen entsteht die gewünschte Dokumentation. Wesentlich für die rechtzeitige Zustellung sind aktuelle Adressen. Im Moment der Eingangserfassung werden die zugehörigen Leser ermittelt und deren gerade aktuelle Adresse auf ein mit MS-Word gene- 54 (2003) ??-?? P r a x i s K n o w l e d g e M a n ag e m e n t Auch die Anzahl der gebundenen Bände pro Jahr ist beliebig festlegbar. Ob ein Titel gebunden wird, erkennt der Leser wiederum online in IC Media Directory. Die Bindung wird nur bei einigen teuren, wissenschaftlichen Zeitschriften praktiziert. Durch die zunehmende Verfügbarkeit von eJournals, all diese sind ebenfalls im IC Media Directory mit einem Link auf die Volltexte erfasst, geht die Anzahl der Bindungen kontinuierlich zurück. Jeder Mitarbeiter kann die URL direkt öffnen und extern online lesen. Accounting Abrechnung nach Kostenstellen: Jede Liefervariante (Direktleser, Einzelleser, Erster Leser, Umlaufleser) hat ihren internen Abbildung 5: Erfassungsmaske Zeitschriften – 2. Teil rierten Umlaufzettel inklusive Barcode gedruckt. Ganzseitige Umlaufzettel verdecken ungeschickt das Titelblatt der Zeitschrift – auf der Rückseite werden sie nicht beachtet. Somit entschied man sich für das A5-Format. Jeweils eine Serie von Umlauflisten wird dann in einem Lauf gedruckt, sodass keine überflüssigen leeren A5-Zettel entstehen – denn Laser-Drucker sind für A4 optimiert. Da die große Menge an Zeitschriften nicht jeden Morgen von einer Person abgearbeitet werden kann, muss auch jeder Druck die Sortierreihenfolge der Hefte der jeweiligen Erfassungsperson beibehalten. Auf jedem Umlaufzettel steht ein eindeutiger Schlüssel, der den Namen des Bearbeiters, die laufende Nummer, Publikation, Heftnummer und Umlaufgruppe repräsentiert – gedruckt als Barcode plus Klartext. Personen- und Adressverwaltung Das Thema Adressen ist überall ein heißes Eisen. Damit sämtliche für diese Anwendung nötigen Merkmale gespeichert werden können, kam eine direkte Nutzung des Lotus Directory – das zentrale Verzeichnis über alle Server zur Steuerung des Datenbankzugriffs und Austauschs insgesamt – nicht in Frage. Also war es vernünftig, Schnittstellen zu implementieren und Abgleiche zu fahren, damit IC Address & Contact immer das beste Datenmaterial enthält. Es ist auch keineswegs notwendig, dass alle Leser zum eigenen Unternehmen gehören – Henkel bietet den Service für zwei inzwischen konzernfremde Unternehmen an. Wenn Benutzer online eine Zeitschrift subskribieren, wird die Berechtigung 54 (2003) ??-?? mehrfach technisch geprüft. Treten dabei Zweifel auf, kontrolliert die Zeitschriftenstelle immer nach, die Buchung wird zunächst akzeptiert, aber noch nicht wirksam. Vermeintliche Schlauberger, die zum Monatsende ihre Subskriptionen löschen und sich nächsten Monatsanfang neu anmelden, um den Abrechnungen nach Kostenstelle zu entgehen, werden enttäuscht. Alle Löschungen sind nur logisch – und wer für einen Monat subskribiert, zahlt diesen auf alle Fälle. Nur Administratoren der Anwendung können diese Regel durchbrechen. Erst nach dem monatlichen Rechnungslauf wandern alle Löschungen ins Archiv, wo auch alle Umlaufzettel mit den Aussendungs- und Rückbuchungsdaten festgehalten sind. Gerade bei Abrechnungsfragen oder Haftungsfällen sind diese Archivdaten unverzichtbar. Dies ist unser Datenbankobjekt vier. Dort stehen auch die mit dem Kadex vergleichbaren Daten. Bei der Online-Buchung greift seit kurzem noch eine Negativ-Liste. D.h., Unternehmen oder Bereiche im Unternehmen können für einzelne Leser oder Gruppen die Subskription bestimmter Periodika unterbinden. Betroffen sind davon vor allem Zeitschriften, die keinen erkennbar berufs- oder aufgabenbezogenen Nutzen haben, z. B. Publikumszeitschriften. Buchbinder-Modul Eine weitere Datenbank verwaltet die Buchbinderei. Jene Periodika, die gebunden werden sollen, werden bei der Rückbuchung aus dem Umlauf vom SoftwareProgramm gemeldet und eine „Ausleihe“ an den Buchbinder wird angestoßen. Abbildung 6: Navigation aus der Sicht der Zeitschriftenstelle mit Administrationsrechten. Die Patentabteilung hat eine ähnliche Navigation, ebenso die Gruppe verantwortlich für „Weitere Dienste“. 243 P r a x i s K n o w l e d g e M a n ag e m e n t Preis. Für die Mehrzahl der Publikationen gilt ein Durchschnittspreis. Ist eine der Zeitschriften oder einer der Dienste besonders teuer, werden die Kosten aber direkt auf die tatsächlichen Leser umgerechnet, d.h., der Preis kann von Monat zu Monat variieren.Probeexemplare sind immer kostenlos. Manche Leser bzw. Organisationseinheiten werden bei einzelnen Titeln oder Heften von der Zahlungsverpflichtung ausgenommen. Ein komplexes Regelwerk ist also nötig, bis jeweils am Monatsende die Daten an SAP – nach Kostenstellen sortiert – übertragen werden können.Auf eine direkte SAP-Schnittstelle wurde verzichtet, da es unter ACCESS bereits ein intern entwickeltes Programm gab, welches dem InfoCenter allerlei Ad-hoc-Auswertungen ermöglicht und in dem das SAP-Export-Format implementiert ist. Dennoch wurden im Laufe der Zeit immer mehr Statistiken direkt in die Notes-Anwendung eingebaut. Alle Accounting-Daten werden beim Export automatisch in der Archiv-Datenbank gesichert. Das Manual (IC Manual): Die Manual-Datenbank kann Henkel jederzeit selbst editieren und neue Seiten einfügen. Konfigurationsdatenbank (IC Environment): Die Anwendung muss bei den Entwicklern in Indien komplett lauffähig sein, ebenso in Neustadt bei der Qualitätskontrolle durch die AGI, natürlich auch in der Testumgebung von Henkel und zusätzlich in mindestens einer produktiven Umgebung. Von der Konzeption her soll sie leicht auf neue Kunden übertragbar sein, seien es neue Kunden des Henkel InfoCenter – der Fall trat mit COGNIS und Ecolab ein – oder andere Kunden der AGI. Deshalb existiert eine Konfigurationsdatenbank. Dort finden sich Wertelisten, die teilweise über mehre Datenbanken hinweg gebraucht werden, Nummernkreise für Verbuchungen und Signaturen, Voreinstellungen für Kosten, Absende-Adressen bei Mahnungen an Verlage, Buchhändler oder Buchbinder. Die Druckfunktionen sind sehr anspruchsvoll. Deshalb wird der Druck innerhalb der Notes-Umgebung vorbereitet, aber Word 2000 als Editor verwendet. Aus diesem Grund muss auch der Pfad von Word mitgeteilt werden, und es gibt Templates für den Druck von Umlaufzetteln, Etiketten, Brief- und Fax-Vorlagen. An jedem Standort wird konfiguriert, welche Datenbanken zu einer spezifischen Umgebung gehören. Schließlich erlaubt die Konfigurationsdatenbank noch die Unterscheidung in allgemeine Settings, die sich aus der Zugehörigkeit zu einem Server erge- 54 (2003) ??-?? ben und persönlichen Konfigurationen, die auch auf einem Notebook lauffähig sind. 2 Trennung von Design und Inhalt In Lotus Notes & Domino gehört die Trennung von Design und Anwendung zur Regel, es gibt eine Design-Datenbank (Template) und eine produktive Datenbank. Manche Design-Elemente sind für mehr als eine Datenbank relevant. AGI verwendet dafür so genannte MasterTemplates, sie enthalten die übergreifend genutzten Elemente. Änderungen müssen also immer nur einmal ausgeführt werden und vererben sich auf die einzelnen Template-Datenbanken und von dort auf die produktiven Datenbanken. Über Datenbank-Replikation kommen alle Änderungen von Indien auf einen DominoServer in München, auf den Henkel Zugriff hat. Durch Replikation zwischen Düsseldorf und München gelangt das jeweils letzte Design auf die Test-Server oder Clients und steht nach der Freigabe allen 5.000 Lesern zur Verfügung. Neue Datenbanken können leicht in diese Architektur eingefügt werden, ist doch jede Datenbank für sich bereits eigenständig nutzbar, kann aber auch andere Datenbanken beliefern oder von dort Daten empfangen. Grundsätzlich könnte das IC Media Directory bei Henkel auch alle Titel des Bibliotheksmanagement-Systems aufnehmen, zusätzliche Einkauf-, Ausleihe- und Bestelldatenbanken bereithalten. Doch die Erweiterung ging in eine andere Richtung: Abbildung 7: IC Environment konfiguriert die Vernetzung der Datenbanken ligentNEWS von AGI, keineswegs geplant. Doch auch diese Datenbank kann wie eine gedruckte Zeitung an dem einen zentralen Platz gebucht werden. Nach der Prüfung wird automatisch in der NewsDatenbank ein Personendokument erzeugt, das den Zugriff und die Inhalte regelt. Es werden durch die Buchung in IC Media Circulation maschinell Einträge vorgenommen, die sonst der Benutzer oder Administrator in intelligentNEWS selbst vornehmen müsste. Adressänderungen werden in dieser Kombination nur in IC Address & Contact vorgenommen. Die zusätzliche Datenbank hängt wie jeder „Weitere Dienst“ am zentralen Accounting. 3 Vorteile von Lotus Notes & Domino intelligentNEWS – integriertes News Portal Zu Anfang war die Sammlung mehrere Henkel-Datenbanken aus dem Newsbereich zu einer zentralen Datenbank, intel- „So etwas kann man mit Notes nicht machen“ war die Einschätzung der internen Notes-Anwendungsentwickler bei Henkel, als die Ablösung des Mainframes anstand. Da die Anwendung seit 18 Monaten mit voller Last läuft, war diese Einschätzung wohl nicht richtig. Der Erfolg liegt Abbildung 8: Integriertes Nachrichten-Portal 244 P r a x i s K n o w l e d g e M a n ag e m e n t auch im Datenmodell und dessen Umsetzung begründet. Gewiss kann das hier vorgestellte Datenmodell auch mit einer relationalen Datenbank implementiert werden. Doch es sprach mehr für Notes: 1. Lotus Notes & Domino war bereits Konzernstandard, die Infrastruktur war bereits ohne Zusatzkosten für Programme, Installation oder Schulung verfügbar. 2. Der Notes Client wird bei gleichem Inhalt dem Browser meist vorgezogen, wie die Erfahrung bei anderen Anwendungen zeigte. Die Programmierung eines Notes-Interface ist deutlich preiswerter, weil schneller als die eines Interface für Browser. 3. Die Abteilung hatte bereits ein ganzes Umfeld weiterer Anwendungen unter Notes selbst programmiert – u.a. eine Metastruktur über alle Leistungen der Abteilung. 4. Lotus Notes war ideal für ein international verteiltes Projektteam. Der Code entstand in Indien, das Datenmodell bei AGI in Deutschland und die Spezifikation der Feinheiten und die Daten kamen von Henkel. Eine verteilte Know-how- und Entwicklungsumgebung mit vier Personen im Zentrum des Projekts, zwei bei AGI und zwei bei Henkel. 5. Die Plattform Lotus Notes & Domino wird vom weltgrößten IT-Konzern getragen, IBM. Release 6 war zu Projektbeginn in Entwicklung und kam 2002, Release 7 wird ca. 2004 oder 2005 herauskommen. Die gesamte Anwendung konnte mit den Standard-Tools der Lotus Notes & Domino-Entwicklungsumgebung entwickelt werden, primär Lotus Script. 4. Projektkommunikation Zwei Drittel aller IT-Projekte scheitern – lehrt die allgemeine Informatik-Erfahrung. Solch ein potenzielles Scheitern war aber in diesem Projekt im Ansatz nie erkennbar. Dafür gibt es leicht messbare Faktoren und „weiche“ Faktoren. Die Ziele waren durch mehrere Vorbesprechungen und ein Pflichtenheft klar. Die Kosten waren für die erste lauffähige Version fixiert und der geplante Liefertermin konnte fast eingehalten werden. Das Kernteam war mit vier Personen klein. Die Mitarbeiterinnen der Zeitschriftenstelle wurden von Anfang an integriert. Nur bei ersten Tests, durchgeführt von diesen Mitarbeiterinnen – alles war völlig neu und noch nicht alles optimal – gab es berechtigte Einwände. Denn trotz aller Mühe beim Pflichtenheft konnten nicht alle Regeln und Ausnahmen erkannt und formuliert werden. Auch war noch so man- 245 ches Tuning nötig, denn nicht alles lief unter voller Last gleich mit der gewünschten Leistung (insbesondere im Druck). Das Pflichtenheft wurde in deutscher Sprache verfasst und maschinell mit Nachkorrektur ins Englische übertragen, da das indische Entwicklungsteam Deutsch nicht verstehen kann. Der Projektleiter von AGI war mehrfach bei Henkel vor Ort,der Entwickler nur zwei Mal. EMail und Datenbank-Replikation waren die wesentlichen Technologien bei der täglichen Abwicklung, denn schon in der Entwicklungsphase konnte das Projektteam bei Henkel mittesten. Nicht bewährt haben sich Telefongespräche zwischen dem Kunden und den indischen Entwicklern – nicht nur wegen der Kosten. Erst 2002 eröffnete AGI mit Lotus Sametime die gleichzeitige Kommunikation. Jetzt werden auch sehr komplizierte Weiterentwicklungen und Support-Fälle mittels Chatting besprochen und sofort Lösungen entwickelt und repliziert. Somit dauert heute der typische Support-Fall nur noch ein bis zwei Stunden, wofür früher drei Tage E-Mail-Kommunikation nötig waren. Alle Aufgaben werden in IC Task Management dokumentiert. Eine Notes-Datenbank, die von allen AGI-Kunden gleichzeitig genutzt werden kann. Jeder Kunde sieht jedoch nur seine Aufträge. gelmäßig über das Henkel InfoCenter abonnierten Dienstleistungen (Zeitschriften, Datenbanken und andere Infodienste) als auch bei den dafür anfallenden monatlichen Kosten kann sich jeder selbst über den aktuellen Stand informieren. Die direkte Einflussnahme über die Funktion der Selbstverwaltung und die zügige Umsetzung dieser Kundenwünsche sowohl bei Neubestellungen als auch bei Abbestellungen wird sehr gut genutzt und hat großen Beifall gefunden. 5 Bewertung durch Henkel Die Zeitschriftenverwaltung unter Lotus Notes hat viele Vorteile mit sich gebracht und wird sowohl von den Mitarbeitern als auch von den Kunden als positive Veränderung geschätzt. Praxis; Knowledge ManageDas System ist auf der Eingabeseite sehr ment; Lotus Notes; Bibliotheksvariabel und leicht zu bedienen. Die Umverwaltung; Literaturstellung und vor allem der Datenimport versorgung; Portal; Intranet der vorhandenen Altdaten aus unterschiedlichen Datenbanken in das neue System hat gut geklappt. Nach Überwindung einiger Anlaufschwierigkeiten läuft das Programm jetzt sehr stabil. Der Support sowohl bei Problembehebung als auch bei ÄnAGI – Information Management Consultants derungs- oder ZusatzprogramNeustadt an der Weinstraße mierungen funktioniert sowohl http://www.agi-imc.de im Bereich der Kommunikation [email protected] als auch im Bereich der Umsetzung zügig und unkompliziert. Lotus Notes ist bei Henkel ein breit eingesetztes Tool, und daher gibt es auch von KundenHenkel KGaA seite keinerlei Schwellenängste Henkel InfoCenter bei der Benutzung. Düsseldorf Größter Vorteil ist sicherlich die [email protected] Transparenz für die Kunden: Sowohl bei der Auflistung aller re- D i e A u to r e n Dipl.-Inf.wiss. Manfred Hauer M.A. Sabine Kruse 54 (2003) ??-??