KM in der Praxis: lernen durch lesen - AGI

KM in der Praxis: lernen durch lesen
Subskriptionsmanagement von Zeitschriften, Patenten
und sonstigen Info rmat ionsdiensten
bine Kruse, Düsseldorf, Manfred Hauer, Neustadt
Überblick
Knowledge Management zahlt sich aus:
Trotz einer weltweit angespannten Wirtschaftslage ist Henkel ein erfolgreiches
Unternehmen, das stetig steigende Gewinne ausweisen kann. Gewiss hat der Erfolg immer viele Väter. Einer davon ist,
dass die Mitarbeiter bei Henkel über ihre
fnternet verfügbar
nach
Zeitungen
Zeitschriften
Loseblatt-Werke
Jahrbücher
Software
Patente
Patente
Of
Dienste
Exit
Abbildung I:Einstiegsmenü für Leser
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Berufsfelder stets gut informiert sind, dank dem
Henkel ,,InfoCenter".Henkel hat nicht erst seit der
Erfindung des Marketingbegriffs ,,Knowledge Management" eine professionelle Informationsabteilung.
Das Henkel InfoCenter
nutzt verschiedene Werkzeuge und Lieferanten,
um den Informationsfluss
täglich zu organisieren.
Eines der IT-Werkzeuge ist
die zentrale Anlaufstelle
fur alle regelmäßigen
oder regelmäßig abrechenbaren
Leistungen,
auf die alle Kunden des
Henkel InfoCentersonline
zugreifen können.
Weinstraße
.
.
I
Not Specified
bstverwaltung
des teserkontos
Abbildung
2:
Über den Button „Selbstverwaltung" kann jeder
Benutzer sein Leserkonto verwalten.
Jeder kann online sein aktuelles Konto Öffnen, sei
es, um neue Titel oder
Leistungen zu buchen, abzubestellen oder
scheinenden Werken. Insgesamt müssen
um einfach einen Überblick über die Kos6.700 Exemplare an einzelne Leser und
Lesergruppen sowohl innerhalb des Düsten und Leistungen zu erhalten.
seldorfer Werksgeländes als auch weltNatürlich gehört zu einem guten Service,
dass auch Stellvertreter Buchungen vorweit verteilt werden. Einige Exemplare
nehmen können, sei es z.B.eine Sekretärin
werden nur von Düsseldorf aus verwaltet,
online oder aufgrund eines Telefonanrufs,
werden aber vom Verlag direkt an die
Leser verschickt.
die Zeitschriftenstelle stellvertretend
den Leser. Ursprünglich war die AnwenMit etwas Abstraktion kann man natürdung fur Zeitschriftenumläufekonzipiert.
lich auch Patentschriften wie einen ZeitDer Zeitschriftenservice bei Henkel orgaschriftentitel verstehen - die Lieferung
nisiert den Einkauf und die Verteilung
von Patent- und Offenlegungsschriften
erfolgt unregelmäßiger, aber stetig und
von fast 2.500 Zeitungs- und Zeitschrifdie Umläufe werden ebenfalls mit dem
tentiteln sowie etlichen Loseblattwerken,
Zeitschriftensystem verwaltet.
Jahrbüchern und anderen periodisch er-
Auch die kostenpflichtigen User-IDs zu
unterschiedlichen Datenbanken kann
man als
abrechenbare Leistung in diesem System verwalten.
Ebenso die Nutzung von GrapeVine,einer
Art Spider, der die Datenbanken laufend
nach einschlägigen Themen durchforstet
und relevante Informationen direkt in die
Mail-Briefkästen der angeschlossenen
User verschickt.
Auch
das neue NewsPortal von Henkel, gehört in die Gruppe
der ,,WeiterenDienste".
IC Media Directory (T)
Advanced Synthesis
Advanced Synihesis
Umlaufverbuchung
Je eine Person bucht je ein Medium. Jede
Person kann viele Medien abonnieren.
Jedes Medium kann von vielen Personen
gebucht werden.Wir haben also eine
Relation und jeder Link ist genau eine Buchung oder Bestellung,
die Verbindung zwischen Person und Medium. Die
Buchung kann ein Anwender online aus-
Abbildung 3: Media Circulation verknüpft
Leser mit Medien. An der Verknüpfung hängt
das Accounting,
Archivierung,
Buchbinderei und neuerdings auch intelligentNEWS.
216
Catalycis
I
Architektur
Um die Datenbank unter Lotus Notes
Domino transparent, performant und stabil zu halten, ist es sinnvoll, die Anwendung in einzelne Lotus Notes DominoDatenbanken zu zerlegen. Grob betrachtet genügen zunächst drei Datenbankobjekte:
Personen - Medien - Links zwischen Personen und Medien
So zerteilt, sind alle drei Objekte relativ
stabil,
nicht ständigen Änderungen
unterworfen. Die Datenbanken dazu
IC Address Contact (Personen),
IC Media Directory (Medien)und IC Media
Circulation (Links).
Catalysis
+ Absiraci
inhalisveizeichnis
Nui
Aktuelle Auszuge
Subskription geplani
zur
CB
Abbildung 4: Erfassungsmaske
- Teil
führen, von berechtigten Vertretern ausführen lassen oder die Zeitschriftenstelle
übernimmt die Buchung. Dabei kann sie
auch die Abo-Profile
eines Mitarbeiters auf einen Nachfolger oder anderen
Kollegen übertragen, ohne einzeln buchen zu müssen. An jeder Person und an
jedem Medium hängt eine Reihe von Regeln, welche die Programmierung dahinter reichlich komplex werden lässt. Dazu
einige Regelbeispiele:
Bei jedem Medium wird festgelegt, wie
viele Personen auf ein physisches Exemplar maximal zugreifen sollen.
gibt
es kein hartes
jeder Leser soll noch
hinreichend rechtzeitig ein Exemplar erhalten - die Erfahrung der internen Mitarbeiter,die Erscheinungshäufigkeit einer
Publikation und natürlich das Budget
legen die Grenzen fest. Diese
Grenzen sind dynamisch änderbar.
Es gibt Exemplare fur den Umlauf, wo n Leser bei einer durchschnittlichen Lesezeit von x
Tagen eingetragen werden dürfen. Doch wer mehr bezahlt,
kann auch als ,,Einzelleser" häufiger Fall bei Tageszeitungen
- oder als erster Leser auf einer
Umlaufliste erscheinen. Der
letzte Leser ist bei einem Kreisumlauf entweder wiederum die
interne Zeitschriftenstelle oder
eine Bibliothek oder ein echter
menschlicher Leser, der diese Publikation gerne sammelt.
Die Sortierung der Umlauflisten
dazwischen berechnet sich automatisch aus Gebäuden, Etagen
mernummern. Nur:
und Gewichtungen zwischen den Mitarbeitern
gestatten es der Zeitschriftenstelle, die alternative oder zusätzliche Sortierungdem
sozialen Ranking anzupassen.
macht für externe Mitarbeiter und andere
der Direktbezug Sinn, d.h.,die Publikation
wird zwar von der Zeitschriftenstelle bestellt, abbestellt,verbucht - doch physisch
immer direkt vom Lieferanten zum Leser
transportiert.
Papier geht manchmal verloren, wird vergessen oder unterwegs beschädigt. Somit
kann ein Exemplar im Umlauf ausfallen.
Dies erkennt die Software bereits bei der
Erfassung der Neueingänge,löst Nachbestellungen per E-Mail aus und schickt bei
der Rückbuchung eines Exemplars - über
Barcode ist es sehr einfach - dieses ggf. an
eine wartende Lesergruppe ab.
Gegenüber dem klassischen Kadex, der
jede Ausgabe explizit verbucht, geht IC
Media Circulationvon der Logik der Reihe
aus. Anfang und Ende bestimmen alle Elemente dazwischen. Folglich muss man
sich nur noch um die Ausnahmen kümmern, nicht mehr um die Regel. Bei mehreren hundert Tageszeitungen pro Tag
entstünden über die Jahre in einem Kadex
unendlich viele - eigentlichüberflüssige Einträge. Das Prinzip der Ausnahme reduziert den Overhead drastisch.Aus dem typischen Zyklus ist klar, wann das nächste
Heft einer Publikation eintreffen sollte kommt es nicht, liegt bereits eine Ausnahme vor. Kommen nicht alle bestellten
Hefte dieser Ausgabe, liegt wieder eine
Ausnahme vor. Werden die Hefte dann
später geliefert, ist die Ausnahme wieder
hinfällig und verschwindet aus der Datenbank. Doch auch Kadex-Freundekommen auf ihre Kosten, an anderer Stelle
und aus anderen Gründen entsteht die
gewünschte Dokumentation.
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arbeiter kann die URL direkt öffnen und
extern online lesen.
Abrechnung nach Kostenstellen:Jede Liefervariante (Direktleser,Einzelleser, Erster
Leser, Umlaufleser) hat ihren internen
Preis. Für die Mehrzahl der Publikationen
gilt ein Durchschnittspreis. Ist eine der
Zeitschriften oder einer der Dienste besonders teuer, werden die Kosten aber direkt
auf die tatsächlichen Leser umgerechnet,
der Preis kann von Monat zu Monat
variieren.Probeexemplaresind immer kostenlos. Manche Leser bzw. Organisationseinheiten werden bei einzelnen Titeln oder
Heften von der Zahlungsverpflichtung
ausgenommen. Ein komplexes Regelwerk
ist also nötig, bis jeweils am Monatsende
die Daten an SAP - nach Kostenstellen sortiert -übertragen werden können.Auf eine
direkte SAP-Schnittstellewurde verzichtet,
da es unter ACCESS bereits ein intern entwickeltes Programm gab, welches dem InfoCenter allerlei Ad-hoc-Auswertungenermöglicht und in dem das
mat implementiert ist. Dennoch wurden
im Laufe der Zeit immer mehr Statistiken
direkt in die Notes-Anwendungeingebaut.
Alle Accounting-Daten werden beim Export automatisch in der Archiv-Datenbank
gesichert.
Das Manual Manual)
Die Manual-Datenbank kann Henkel jederzeit selbst editieren und neue Seiten
einfigen.
Konfigurationsdatenbank (IC Environment): Die Anwendung
bei den Entwicklern in Indien komplett lauffähig
sein,ebenso in Neustadt bei der Qualitätskontrolle durch die AGI, natürlich auch in
der Testumgebung von Henkel und
sätzlich in mindestens einer produktiven
Umgebung. Von der Konzeption her soll
sie leicht auf neue Kunden übertragbar
sein, seien es neue Kunden des Henkel InfoCenter - der Fall trat mit COGNIS und
Ecolab ein - oder andere Kunden der AGI.
Deshalb existiert eine Konfigurationsdatenbank. Dort finden sich Wertelisten,die
teilweise über mehre Datenbanken hinweg gebraucht werden, Nummernkreise
fur Verbuchungen und Signaturen, Voreinstellungen für Kosten,
Sen bei Mahnungen an Verlage, Buchhändler oder Buchbinder.
Die Druckfunktionen sind sehr anspruchsvoll. Deshalb wird der Druck innerhalb der Notes-Umgebung vorbereitet, aber Word
als Editor verwendet.
Aus diesem Grund muss auch der Pfad
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von Word mitgeteilt werden,
und es gibt Templates fur den
Druck von Umlaufzetteln, Etiketten, Brief- und Fax-Vorlagen.
jedem Standort wird konfiguriert, welche Datenbanken zu
einer spezifischen Umgebung
gehören.
erlaubt die
Konfigurationsdatenbank noch
die Unterscheidungin allgemeine
Settings, die sich aus der Zugehörigkeit zu einem Server ergeben und persönlichen Konfigurationen, die auch auf einem Notebook
sind.
2 Trennung
Henkel
Center
Baok
(Tf on
Design
Abbildung 7: IC Environment konfiguriert die Vernetzung
der Datenbanken
Grundsätzlich könnte das IC Media Directory bei Henkel auch alle Titel des Bibliot heksmanagement stems aufnehmen,
zusätzliche Einkauf-, Ausleihe- und Bestelldatenbanken bereithalten. Doch die
Erweiterung ging in eine andere Richtung:
In Lotus Notes Domino gehört die Trennung von Design und Anwendung zur
Regel, es gibt eine Design-Datenbank
(Template) und eine produktive Datenbank. Manche Design-Elemente sind fur
mehr als eine Datenbank relevant. AGI
verwendet dafur so genannte MasterTemplates,sie enthalten die übergreifend
genutzten Elemente. Änderungen müssen also immer nur einmal ausgefuhrt
werden und vererben sich auf die einzelnen Template-Datenbankenund von dort
auf die produktiven Datenbanken. Über
Datenbank-Replikationkommen alle Änderungen von Indien auf einen DominoServer in München, auf den Henkel Zugriff hat. Durch Replikation zwischen
Düsseldorf und München gelangt das jeweils letzte Design auf die Test-Server
oder Clients und steht nach der Freigabe
allen 5.000 Lesern zur Verfugung.
Neue Datenbanken können leicht in diese
Architektur eingefugt werden, ist doch
jede Datenbank fur sich bereits eigenständig nutzbar, kann aber auch andere
Datenbanken beliefern oder von dort
Daten empfangen.
AGI
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Subskiiption
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intelligentNEWS
integriertesNews Portal
Zu Anfang war die Sammlung mehrerer
Henkel-Datenbanken aus dem Newsbereich zu einer zentralen Datenbank, intelvon AGI, keineswegs geplant.
Doch auch diese Datenbank kann wie
eine gedruckte Zeitung an dem einen zentralen Platz gebucht werden. Nach der
Prüfung wird automatisch in der NewsDatenbank ein Personendokument erzeugt, das den Zugriff und die Inhalte regelt. Es werden durch die Buchung in IC
Media Circulation maschinell Einträge
vorgenommen, die sonst der Benutzer
oder Administrator in intelligentNEWS
selbst vornehmen müsste. Adressände-
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Abbildung 8: Integriertes Nachrichten-Portal
von
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5er Reihe
rungen werden in dieser Kombination
nur in IC Address & Contact vorgenommen. Die zusätzliche Datenbank hängt
wie jeder ,,WeitereDienst" am zentralen
Accounting.
Vorteile von Lotus
Notes & Domino
,,So etwas kann man mit Notes nicht machen" war die Einschätzung der internen
Notes-Anwendungsentwicklerbei Henkel, als die Ablösung des Mainframes anstand. Da die Anwendung seit 18 Monaten
mit voller Last läuft, war diese Einschätzung wohl nicht richtig. Der Erfolg liegt
auch im Datenmodell und dessen Umsetzung begründet. Gewiss kann das hier
vorgestellte Datenmodell auch mit einer
relationalen Datenbank implementiert
werden. Doch es sprach mehr für Notes:
Lotus Notes & Domino war bereits
Konzernstandard, die Infrastruktur
war bereits ohne Zusatzkostenfür Programme, Installation oder Schulung
verfügbar.
2. Der Notes Client wird bei gleichem Inhalt dem Browser meist vorgezogen,
wie die Erfahrung bei anderen Anwendungen zeigte. Die Programmierung eines Notes-Interfaceist deutlich
preiswerter, weil schneller als die
eines Interface für Browser.
3. Die Abteilung hatte bereits ein ganzes
Umfeld weiterer Anwendungen unter
Notes selbst programmiert - u.a. eine
Metastruktur über alle Leistungen der
Abteilung.
4. Lotus Notes war ideal für ein international verteiltes Projektteam. Der
Code entstand in Indien, das Datenmodell bei AGI in Deutschlandund die
Spezifikation der Feinheiten und die
Daten kamen von Henkel. Eine verteilte Know-how-und EntwicklungsUmgebung mit vier Personen im Zentrum des Projekts, zwei bei AGI und
zwei bei Henkel.
5. Die Plattform Lotus Notes & Domino
wird vom weltgrößten IT-Konzern getragen, IBM. Release 6 war zu Projektbeginn in Entwicklung und kam 2 0 0 2 ,
Release 7 wird
2004 oder 2005 herauskommen.
Die gesamte Anwendung konnte mit
den Standard-Tools der Lotus Notes &
Domino-Entwicklungsumgebungentwickelt werden, primär Lotus Script.
1.
4 Projektkommunikation
Zwei Drittel aller IT-Projekte scheitern lehrt die allgemeine Informatik-Erfah-
220
rung. Solch ein potenzielles Scheitern war
aber in diesem Projekt im Ansatz nie erkennbar. Dafür gibt es leicht messbare
Faktoren und ,,weiche"Faktoren.Die Ziele
waren durch mehrere Vorbesprechungen
und ein Pflichtenheft klar. Die Kosten
waren für die erste lauffähige Version fixiert und der geplante Liefertermin
konnte fast eingehalten werden. Das
Kernteam war mit vier Personen klein.Die
Mitarbeiterinnen der Zeitschriftenstelle
wurden von Anfang an integriert. Nur bei
ersten Tests, durchgefuhrt von diesenMitarbeiterinnen - alles war völlig neu und
noch nicht alles optimal - gab es berechtigte Einwände. Denn trotz aller Mühe
beim Pflichtenheft konnten nicht alle Regeln und Ausnahmen erkannt und formuliert werden. Auch war noch so manches Tuning nötig, denn nicht alles lief
unter voller Last gleich mit der gewünschten Leistung (insbesondereim Druck).
Das Pflichtenheft wurde in deutscher
Sprache verfasst und maschinell mit
Nachkorrektur ins Englische übertragen,
da das indische Entwicklungsteam
Deutsch nicht verstehen kann. Der Projektleiter von AGI war mehrfach bei Henkel vor Ort,der Entwickler nur zwei Mal. EMai1 und Datenbank-Replikationwaren
die wesentlichen Technologien bei der
täglichen Abwicklung, denn schon in der
Entwicklungsphase konnte das Projektteam bei Henkelmittesten. Nicht bewährt
haben sich Telefongespräche zwischen
dem Kunden und den indischen Entwicklern - nicht nur wegen der Kosten. Erst
2002 eröffnete AGI mit Lotus Sametime die gleichzeitige Kommunikation. Jetzt werden auch
sehr komplizierte WeiterentWicklungen und Support-Fälle
mittels Chatting besprochen
und sofort Lösungen entwickelt
und repliziert. Somit dauert
heute der typische Support-Fall
nur noch ein bis zwei Stunden,
wofür früher drei Tage E-MailKommunikation nötig waren.
Das System ist auf der Eingabeseite sehr
variabel und leicht zu bedienen. Die Umstellung und vor allem der Datenimport
der vorhandenen Altdaten aus unterschiedlichen Datenbanken in das neue
System hat gut geklappt. Nach Uberwindung einiger Anlaufschwierigkeiten läuft
das Programm jetzt sehr stabil.
Der Support sowohl bei Problembehebung als auch bei Änderungs- oder Zusatzprogrammierungen funktioniert sowohl im Bereich der Kommunikation als
auch im Bereich der Umsetzung zügig
und unkompliziert.
Lotus Notes ist bei Henkel ein breit eingesetztes Tool, und daher gibt es auch von
Kundenseite keinerlei Schwellenängste
bei der Benutzung.
Größter Vorteil ist sicherlich die Transparenz für die Kunden: Sowohl bei der Auflistung aller regelmäi3ig über das Henkel
InfoCenter abonnierten Dienstleistungen
(Zeitschriften, Datenbanken und andere
Infodienste) als auch bei den dafür anfallenden monatlichen Kosten kann sich
jeder selbst über den aktuellen Stand informieren. Die direkte Einflussnahme
über die Funktion der Selbstverwaltung
und die zügige Umsetzung dieser Kundenwünsche sowohlbei Neubestellungen
als auch bei Abbestellungen wird sehr gut
genutzt und hat großen Beifall gefunden.
Praxis; Knowledge Management;
Lotus Notes; Bibliotheksverwaltung;
iiteraturversorgung; Portal; lntranet
Manfred Hauer M,A.
AGI - Information Management
Consultants
Mandelring 238 b
67433 Neustadt an der Weinstraße
Telefon (0 63 21) 96 35 - 10
http://www.agi-imc.de
[email protected]
Alle Aufgaben werden in IC
Task Management dokumentiert. Es existiert eine Notes-Datenbank, die von allen AGI-Kunden gleichzeitiggenutzt werden
kann. Jeder Kunde sieht jedoch
nur seine Aufträge.
5 Bewertung durch Henkel
Die
Zeitschriftenverwaltung
unter Lotus Notes hat viele Vorteile mit sich gebracht und wird
sowohl von den Mitarbeitern
als auch von den Kunden als positive Veränderung geschätzt.
Sabine Kruse
(geb.1962);1984 bis 1987 Studium an
der Fachhochschulefur Bibliotheksund Dokumentationswesen in Köln;
seit 1988bei der Henkel KGaA in Düsseldorf in verschiedenen Positionen;
seit iggg Leitung der Library-Services
fur die Henkel-Gruppe
Henkel KGaA
Henkel InfoCenter
40191 Düsseldorf
Telefon ( 0211) 797 6474
E-Mail:[email protected]
54 ( 2 0 0 3 ) 215-220