ERP-Systeme als Basis zur strategischen Steuerung und Planung
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ERP‐Systeme alsBasiszur strategischenSteuerungundPlanung ERP-Future Wien, 12.11.2013 Norbert Schlager-Weidinger Name STATUS ERP‐SYSTEMINDER ÖFFENTLICHENVERWALTUNG www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 2 ERP‐SystemealsVoraussetzungfürdie Verwaltungsmodernisierung ERP-Systeme als Impuls bzw. treibender Faktor für Verwaltungsmodernisierungen Einsatz betriebswirtschaftlicher Modelle in der öffentlichen Verwaltung New Public Management-Ansatz Leistungen, Leistungskatalog und Leistungsbeschreibungen Kosten- und Leistungsrechnung Prozessmanagement Bürgerorientierung ERP-Systeme als informationstechnisches Fundament Inhaltliche und datentechnische Basis für Verwaltungsmodernisierung www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 3 EntwicklungderERP‐Systemeinderöffentlichen Verwaltung– einStatusQuo Hoher Durchdringungsgrad in der österreichischen Verwaltung SAP hält dominierende Stellung, insbesondere auf Bundesebene Verbindung von Back- und Front-OfficeTransaktionsdiensten (Bürger, Unternehmen, …) Formale und transaktionale Anforderungen weitgehend erfüllt Grenzen bei Entscheidungsunterstützung Weiterentwicklung zu strategisch, entscheidungsunterstützenden Systemen wenig ausgeprägt ERP-Daten zum „Anfassen“ – Barriere zwischen IT und Fachabteilung hoch Schaffung von Dateninseln für Berichtswesen und Planung Zahlenfriedhöfe – „ERP-Datenschatz heben“ www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 4 HERAUSFORDERUNGEN www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 5 Herausforderungen Reformvorhaben der öffentlichen Verwaltungen Haushaltskonsolidierung & Haushaltsrechtsreformen Wirkungsorientierung (Output – Outcome) Ressourcen-, Ziel und Leistungsplanung Querschnittmaterien Verschneidung zwischen monetären und erläuternden quantitativen/qualitativen Informationen Flexible Entscheidungszyklen und Entscheidungswelten Budgetfortschreibung nicht mehr ausreichend – zero based budgeting Szenarien basierte Planung Aufgabenkritik – Potenzialanalyse Situative Steuerungsmodelle Ressort-/organisationsspezifische Anforderungen Breites und unterschiedliches/heterogenes Leistungsspektrum Integration von verschiedenen Systemwelten Zusammenführung von operativen und strategischen Systemwelten Horizontale und vertikale Integration >> ERP als zentrale Datenbasis und Voraussetzung www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 6 Herausforderungen Situative Steuerungsmodelle Ressort-/organisationsspezifische Anforderungen Breites und unterschiedliches/heterogenes Leistungsspektrum Planungs- und Berichtskontinuität Planung und Szenarien Unterschiedliche Periodizität Governance & Compliance Etablierung von Prozessen vs. punktuelle Abbildung Wiederholbarkeit Berichtspflichten Automatisierung von redundanten Tätigkeiten Zusammenspiel zwischen Fachbereiche und IT-Abteilungen Dezentralisierung von Prozessen >> ERP als zentrale Datenbasis und Voraussetzung www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 7 LÖSUNGSANSÄTZE www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 8 BusinessPerformanceManagement Einsatzgebiete Analyse Reporting BI www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 9 BusinessPerformanceManagement Einsatzgebiete Entscheiden Analyse Budgetierung Reporting BPM Forecasting Planung www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 10 VonERPzuBI&BPM Standardreportig Ad-hoc/Analyse BI PF Planung BI Plattform strategisch BI-Toolsets AL PL SR (E)DWH OLAP OLAP ETL Externe Daten operativ Metadatenmodelle FI SCM MM CO PP Div. Vorsysteme HR SD CRM ERP www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 11 BI/BPM‐ BeispielhaftesLösungsszenario BI - Ebenen BI-Rollen Planer/ Berichtsuser aktiv/passiv BI Plattform Kommunikation PL AL SR Planer/ Analyst/ BerichtsDesigner Datenaufbereitung Datenmanagement Administrator DWH nativ Datenintegration Datenerfassung www.verwaltungsmanagement.at Planning Store DWH SAP BW ETL SAP ERP ERP Future Div. Vorsysteme Alternative Datenquellen 12 DerWegzumBI/BPM‐System Analyse der gegenwärtigen inhaltlichen, technischen und organisatorischen Lösungen und Rahmenbedingungen Ableitung der grundlegenden Sichtweisen für das Controlling und Reporting bzw. Planung Ausarbeitung von Kriterien und eines situativ abgestimmten Vorgehensmodells Clustering der Anforderungen und Kategorisierung des Anbietermarktes Ableitung von konkreten Lösungsszenarien in Anlehnung an marktgängige Lösungen Beschreibung von kritischen Erfolgsfaktoren www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 13 Markttrends Chancen Vollständige BPM-Suiten Verschmelzung von Systemwelten ETL, DWH, Reporting, Analyse, Planung, … Reporting mit multiplen Datenquellen Integration von „SAP-Daten“ und „Nicht-SAP-Daten“ Metadatenmodellierung Datamart-Ansätze In-Memory-Computing Real-Time-BI SAP HANA, … Realisierung Self-Service-Szenarien Usability >> Fachabteilungen www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 14 Markttrends Herausforderungen Keine vordefinierten Standardlösungen Entwicklung eines situativen Steuerungsmodells Formulierung Business Performance Strategie Sicherung bestehender Investitionen Überschneidungen im Produktportfolio Integrationsgrad der einzelnen Komponenten Roadmap Lizenzmodelle Verankerung in der Organisation Verfügbares Know-how www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 15 Beispiele– BPM(BI,Planning,DWH)– Hybrid‐Lösungen Öffentliche Verwaltung Europäische Akademie Bozen Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung (P1, P2, P3, P4) Gemeindeverband Südtirol Gemeindekooperation Hansbergland Bundesministerium für Inneres (Konzept, Prototyp, Umsetzung AUTO-RZL) Gemeinde Sölden Gemnova.net Bundesministerium für Gesundheit KomPot Studienbeihilfebehörde BMWFJ Spitzenverband SV Deutschland Landesverwaltung Oberösterreich (P1, P2, P3, P4) TU Darmstadt Landesverwaltung Steiermark … Landesverwaltung Tirol (P1, P2) Landesbaudirektion Tirol (P1, P2, P2) RHI AG Engel Austria Leopold Franzens Universität Innsbruck (P1, P2, P3) Ebewe Pharma Universität Wien (P1, P2, P3, P4, P5) Telekom Austria (Partner Pitagora) Oberbank (Partner Pitagora) Medizinische Universität Volksbank (wissensch. Begleitung) Vet. Univ. Wien (P1, P2, P3) … www.verwaltungsmanagement.at Privatwirtschaft ERP Future 16 Projektauszug & exemplarischer Lösungsansatz UNIVERSITÄTWIEN Q_SIM REPORTINGUNDPLANUNG www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 17 Rahmenbedingungen Extern Berichts- und Rechenschaftspflichten Ressourcensituation an der Universität Finanziell Personell Infrastrukturell Zunehmender Wettbewerbsdruck / Studienplatzbewirtschaftung Intern Verknüpfung von monetären und erläuternden mengenmäßigen Daten Schnittstellenprobleme Reporting <> Planung Unterschiedliche „Planungswelten“ Fakultäten/Zentren Controlling Heterogene Systemlandschaft & Daten Verbindung von verschiedenen transaktionalen / operativen Systemwelten Administrationsaufwand Manuelle Anpassungen Verteilte Organisation www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 18 Ziele Entwicklung eines betriebswirtschaftlichen Steuerungskonzepts Nutzung von transaktionalen Datenbeständen zur Entscheidungsunterstützung Gemeinsames Verständnis für Planung und Reporting Aufbau eines integrierten Datenmanagements Integration der vorhandenen Systemlösungen Konsolidierte Berichts- und Planungsplattform „Single-Point-of-Truth“-Prinzip“/ „Single-Point-of-Modelling“ Erstellung der GuV-Planung Optimierung des Finanzreporting Automatisierte Berichtsverteilung an die Empfänger/-gruppen Dezentralisierung des Planungsprozesses Gleichzeitige Planung verschiedener Bereiche Top-Down / Bottom-Up Prozesse Versionierung & Statuskontrolle www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 19 BespielBerichtbereiche– Steuerungskonzept„Berichtswesen&Planung“ INFORMATIONEN Organisatorische Ebene, zeitlicher Horizont Ebene 0 Ebene I Forschung Lehre Partner/Kooperationen Finanzen Personal Infrastruktur (Dimensionen) Ebene II (Komponenten der Dimensionen) - Projekte -… - Studenten - Prof. - wiss. Pers.l - … - Räume - LV´s - GuV -… -… - Räume - Gebäude - Flächen - Facility Management -… -… Ebene III (Kostenarten) • Welche Informationen soll Ebene I enthalten? • Aus welchen Komponenten (Ebene II/III) setzt sich Ebene I/II zusammen? • Welche Zusammenhänge, Verknüpfungen, Abhängigkeiten gibt es zwischen den Ebenen? Konsequenzen für die Planung ( die inhaltliche und technische Integration)? www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 20 Steuerungskonzept„Planung“ GuVPosition ? Steuerungskreislauf • Meta-Ebenen-Modell Ebene I Ebene II Ebene III Dimensionen Komponenten Kostenarten Professoren 60000 … wiss. Personal 60100 60200 … Räume 65000 Verwaltung Bsp. Lehre Studienpläne Personal Studierende Infrastruktur … Ebene0 Level 0 1 1 2222 2222 www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 21 21 GuV‐Planung Multidimensionale Planung Ablösung der Excel-Planung 8 x Planungsbereiche, 5 x Strukturen, 3000 x Hierarchie-Objekte Integration der unterschiedlichen Planungsbereiche Personal, Finanzergebnis, Erlöse, Investitionen, … Etablierung dezentraler Planungsprozesse Nutzung von verteiltem Know-how Verbesserung der Planungsqualität Kürzere Planungsdurchläufe Abbildung einer inhaltlichen/organisatorischen Planungsstruktur www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 22 GuV‐Planung Bereiche/Bestandteile/Struktur www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 23 Lösungsportfolio– Planung SAP BW BI - Ebenen Netweaver Portal … Kommunikation IBM Cognos SAP BO BPC NW BPC MS SQL Oracle Cognos Connection Planning SAP BPS SAP BI IP TM1 Datenaufbereitung Frameworkmanager BW Admin Workbench Datenmanagement DWH nativ Datenintegration Datenerfassung www.verwaltungsmanagement.at BW DWH SAP BW ETL SAP ERP SAP SAP BW ERP SAP BO ERP Future IBM Cognos 24 Lösungsportfolio– Reporting SAP BW BI - Ebenen Kommunikation IBM Cognos SAP BO Netweaver Portal … Cognos Connection Launch Pad Dashboard Web Intelligence Crystal Reports Voyager Datenaufbereitung Analyse Studio Report Studio Query Studio QaaWS Live Office IDT Frameworkmanager Data Integrator Data Stage Query Designer Datenmanagement DWH DWH nativ Datenintegration Datenerfassung www.verwaltungsmanagement.at BW SAP BW Admin Workbench ETL SAP ERP SAPSAP BW ERPSAP BO ERP Future IBM Cognos 25 Lösungsarchitektur Berichtsempfänger & Planer BI Plattform Kommunikation Cognos Connection Datenaufbereitung PL AL SR Analyse Studio Report Studio TM1Architekt PL TM1-Contr.Adm Analyse/ BerichtsDesign/ Modellierung Frameworkmanager TM1 Package Connector Datenmanagement DWH Oracle TM1 Datenintegration Datenerfassung www.verwaltungsmanagement.at Administrator DWH SAP BW ETL VIS Alternative Datenquellen ERP Future SAP ERP 26 Integration Integration von Modellen für die verschiedenen Berichts- und Planungswelten Zentrale „Datendrehschreibe“ > > Cognos Frameworkmanager Datenbeschaffung Datenverteilung Verbindung zwischen SAP BW und DWH Schaffung „virtuelles“ EDWH Single-Point of Modelling www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 27 Integration Zentrale Einstieg Integrierte Strukturen www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 28 Integration ZentraleDatenmodelle Frameworkmanager www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 29 GuV Planung www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 30 Q_SIM Entscheidungswelt – GuV Planung Dezentrale und parallele Planung Planungsbereiche Planungsstruktur www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 31 ERFOLGSFAKTOREN www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 32 Erfolgsfaktoren Commitment der Führung Change Management Einordnung von Anforderungen Objektiver Prozess bei der Werkzeugauswahl Institutionelle, organisatorische Einbettung Denken/Verstehen in Gesamtzusammenhängen Verständnis des Berichtswesens und der Planung als „Querschnittsmaterie“ Kosten-/Nutzenüberlegungen Vermeidung von Wiederholungen und Redundanzen Etablierung von Prozessen Evolutionäre Weiterentwicklung Aufbau von Know-how www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 33 DankefürdieAufmerksamkeit. Kontaktinformation Mag. Norbert Schlager-Weidinger, cmc Mobil +43 664 13 55 713 Email [email protected] Mag. Markus Traxl, cmc Mobil +43 664 53 12 970 Email [email protected] Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Innsbruck – Wien – Lustenau [email protected] Bozner Platz 7/1, 6020 Innsbruck Teinfaltstraße 4/1, 1010 Wien Radetzkystraße 9, 6890 Lustenau www.verwaltungsmanagement.at T +43 512-572464 - 11 Fax – 19 T +43 1-276 30 77 T +43 664 352 61 44 www.verwaltungsmanagement.at ERP Future 34
