Version 2.41 Nutzerhandbuch

LOGOS
Version 2.41
Nutzerhandbuch
Inhalt
1.
Systemvoraussetzungen ......................................................................... 11
2.
Einführung in die Arbeit mit knowledgeTools ......................................... 12
2.1.
Die knowledgeTools®-Methode................................................................ 12
2.1.1.
Die UND-Verknüpfung....................................................................... 13
2.1.2.
Die ODER-Verknüpfung ..................................................................... 13
2.1.3.
Die EXKLUSIV-Verknüpfung ............................................................... 13
2.2.
Die Module des LOGOS Servers ............................................................... 14
2.2.1.
Datenraummodul ............................................................................. 14
2.2.2.
Skripteditor ..................................................................................... 15
2.2.3.
Dokumentengenerator ...................................................................... 15
2.2.4.
Gesetze- und Urteilsdatenbank .......................................................... 15
2.2.5.
Aktenmodul ..................................................................................... 15
2.2.6.
Risikoanalysemodul .......................................................................... 16
2.2.7.
Rechenmodul ................................................................................... 16
2.2.8.
Tutorialmodul .................................................................................. 16
2.3.
Die Elemente der Benutzeroberfläche ....................................................... 17
2.4.
Navigation im Baum ............................................................................... 19
2.4.1.
Verschieben des Baums .................................................................... 20
2.4.2.
Verschieben des Baums mittels des Scroll-Rades an der Maus................ 20
2.4.3.
Weitere Navigationsmöglichkeiten ...................................................... 20
2.4.4.
Exkurs: ID und Pfad eines Knotens ..................................................... 21
2.5.
Ansichtsoptionen ................................................................................... 22
2.5.1.
Der Präsentationsmodus.................................................................... 22
2.5.2.
Zoomfunktion nutzen ........................................................................ 22
2.6.
Weitere Ansichtsoptionen........................................................................ 23
2.6.1.
Verwendete Sprache umschalten ........................................................ 23
2.6.2.
Aktuelle Bearbeiter eines knowledgeTools anzeigen .............................. 23
2.6.3.
Zwischen Normalmodus und Editormodus wechseln .............................. 24
2.6.4.
Elemente der Benutzeroberfläche aus- und einblenden.......................... 24
2.7.
Die Suchfunktion ................................................................................... 24
2.7.1.
Einfache Suche nach Knoten .............................................................. 24
2.7.2.
Erweiterte Suchoptionen ................................................................... 26
2.8.
Zusatzinformationen .............................................................................. 27
2.9.
Nutzung der Farblogik ............................................................................ 27
2.10.
Gesperrte Knoten................................................................................... 28
2.11.
Sonderfälle ........................................................................................... 28
2.12.
Diskussionsforen.................................................................................... 29
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1
2.12.1.
Neue Forenbeiträge erstellen ............................................................. 29
2.12.2.
Forenbeiträge eines einzelnen Knotens anzeigen .................................. 30
2.12.3.
Auf Forenbeiträge antworten.............................................................. 30
2.12.4.
Forenbeiträge des gesamten Baums anzeigen ...................................... 31
2.12.5.
Forenbeiträge löschen ....................................................................... 31
2.12.6.
Forenbeiträge automatisch per Email versenden................................... 31
2.13.
Mit Vorgängen arbeiten .......................................................................... 32
2.13.1.
Neue Vorgänge anlegen .................................................................... 33
2.13.2.
Vorgänge manuell speichern .............................................................. 33
2.13.3.
Vorhandene Vorgänge öffnen ............................................................. 34
2.13.4.
Vorgänge verwalten.......................................................................... 34
2.13.5.
Vorgänge umbenennen ..................................................................... 34
2.13.6.
Vorgangsdaten exportieren................................................................ 34
2.13.7.
Vorgang löschen............................................................................... 35
2.13.8.
Verzeichnis erstellen ......................................................................... 35
2.13.9.
Verzeichnis löschen .......................................................................... 35
2.13.10.
Vorgang verschieben...................................................................... 35
2.13.11.
Notizen ........................................................................................ 36
3.
Neue Wissensbäume erstellen ................................................................ 37
3.1.
Technische Eigenschaften des Baumes festlegen........................................ 37
3.1.1.
Titel................................................................................................ 38
3.1.2.
Kurzbeschreibung / Beschreibung....................................................... 38
3.1.3.
Anwendungstyp ............................................................................... 38
3.1.4.
Optionale Funktionen ........................................................................ 39
3.2.
4.
knowledgeTools für andere Nutzer zugänglich machen - Publizieren ............. 41
Import und Export von Daten ................................................................. 43
4.1.
Datenaustausch: ein knowledgeTool aus einer Datei importieren ................. 43
4.2.
Datenaustausch: knowledgeTools aus dem Lexogram importieren................ 44
4.3.
Ein importiertes oder neu erstelltes knowledgeTool freischalten ................... 45
4.4.
Datenaustausch: Skripte aus einer Datei importieren ................................. 46
4.5.
Ein importiertes oder neu erstelltes Skript freischalten ............................... 47
4.6.
Datenaustausch: ein Skript in eine Datei exportieren.................................. 47
4.7.
Datenaustausch: Exportieren von Datenräumen ........................................ 48
4.8.
Datenaustausch: Importieren von Datenräumen ........................................ 49
4.9.
Einen importierten oder neu erstellten Datenraum freischalten .................... 51
4.10.
Datenaustausch: ein knowledgeTool in eine Datei exportieren ..................... 51
4.11.
Datenaustausch: ein knowledgeTool in eine ktd-Datei exportieren ............... 52
5.
Wissensbäume bearbeiten ...................................................................... 53
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2
5.1.
Knoteneigenschaften editieren................................................................. 53
5.2.
Titel, Alternativtext, Knoten-Farbe und Gewichtung editieren ...................... 55
5.3.
Verknüpfung editieren ............................................................................ 55
5.4.
Automatisches Speichern ........................................................................ 56
5.5.
Position eines Knotens editieren............................................................... 57
5.6.
Neue Knoten erzeugen ........................................................................... 57
5.7.
Originär neuen Knoten erzeugen.............................................................. 57
5.8.
Originär neuen Knoten über einem Kinderknoten erzeugen ......................... 58
5.9.
Originär neuen Knoten hinter einem Knoten erzeugen ................................ 58
5.10.
Originär neuen Knoten vor einem Knoten erzeugen .................................... 58
5.11.
Kopie eines Knotens erzeugen ................................................................. 59
5.12.
Kopie eines Teilbaumes erzeugen............................................................. 59
5.13.
Instanz eines Knotens oder eines Teilbaums erzeugen ................................ 59
5.14.
Knoten entfernen ................................................................................... 60
5.14.1.
Knoten abhängen ............................................................................. 60
5.14.2.
Knoten extrahieren ........................................................................... 61
5.14.3.
Knoten ausschneiden ........................................................................ 61
5.15.
Zuvor entfernte Knoten wieder einfügen ................................................... 61
5.15.1.
Einen ausgeschnittenen Knoten wieder einfügen .................................. 61
5.15.2.
Einen abgehängten oder extrahierten Knoten einfügen.......................... 62
5.16.
Knoten aus anderen knowledgeTools importieren ....................................... 62
5.17.
Knoten endgültig löschen ........................................................................ 63
5.18.
Undo- und Redo-Funktion ....................................................................... 63
5.19.
Wechsel zwischen Editor- und Normalmodus ............................................. 64
5.20.
Wissensbäume löschen ........................................................................... 64
5.21.
Befehlsreferenz: Symbolleiste ................................................................. 65
6.
Zusatzinformationen mit dem Texteditor bearbeiten .............................. 67
6.1.
Öffnen des Texteditors ........................................................................... 67
6.2.
Neue Texte im Online-Editor erstellen....................................................... 68
6.3.
Textbearbeitungsoptionen des Texteditors ................................................ 68
6.3.1.
Text fetten ...................................................................................... 68
6.3.2.
Text kursiv formatieren ..................................................................... 69
6.3.3.
Text unterstreichen .......................................................................... 69
6.3.4.
Nummerierungen einfügen ................................................................ 69
6.3.5.
Aufzählungen einfügen...................................................................... 69
6.3.6.
Bilder einfügen................................................................................. 69
6.4.
Links zu Websites einfügen ..................................................................... 69
6.5.
Links zu Dateien einfügen ....................................................................... 70
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3
6.6.
Links zu Gesetzen und Urteilen erstellen ................................................... 71
6.6.1.
Zitiervorschriften für Gesetze............................................................. 71
6.6.2.
Zitiervorschriften für Urteile............................................................... 72
6.6.3.
Zitiervorschrift für Aktenzeichen......................................................... 72
6.6.4.
Zitiervorschrift für Erlässe ................................................................. 72
6.7.
Fußnoten einfügen ................................................................................. 72
6.8.
Tabellen einfügen .................................................................................. 72
6.9.
Weitere Optionen des Texteditors ............................................................ 73
6.9.1.
Vorhandenen Text mit einem Mausklick löschen ................................... 73
6.9.2.
Textbearbeitung ohne Speichern des Textes abbrechen......................... 73
6.9.3.
Undo-Funktion nutzen....................................................................... 73
6.9.4.
Redo-Funktion nutzen ....................................................................... 73
6.9.5.
Inhalte in die Zwischenablage kopieren ............................................... 73
6.9.6.
Inhalte aus der Zwischenablage einfügen ............................................ 73
6.9.7.
Inhalte ausschneiden ........................................................................ 74
7.
Dokumentengenerierung ........................................................................ 75
7.1.
Systemvoraussetzungen ......................................................................... 75
7.1.1.
Verwendung des Dokumentengenerators............................................. 76
7.1.2.
Wissensbaum für Dokumentengenerierung vorbereiten ......................... 77
7.1.3.
Eingabefelder einbinden .................................................................... 77
7.1.4.
Nutzung der Sidebar ......................................................................... 79
7.2.
Nutzung von Eingabefeldern .................................................................... 79
7.2.1.
Eingabefelder anlegen....................................................................... 80
7.2.2.
Vorhandene Eingabefelder bearbeiten ................................................. 82
7.3.
Dokumente generieren ........................................................................... 83
7.3.1.
7.4.
8.
Generierte Dokumente bearbeiten ...................................................... 83
Erstellen von Inhaltsverzeichnissen .......................................................... 86
Die Gesetzes- und Urteilsdatenbank ....................................................... 91
8.1.
Anzeige von Gesetzen ............................................................................ 91
8.1.1.
Anzeige in der Datenbank.................................................................. 91
8.1.2.
Aufruf aus einem knowledgeTool ........................................................ 93
8.2.
Anzeige von Urteilen .............................................................................. 93
8.2.1.
Anzeige in der Datenbank.................................................................. 93
8.2.2.
Aufruf aus einem knowledgeTool ........................................................ 95
8.3.
Eingabe von Urteilen in die Gesetzes- und Urteilsdatenbank ........................ 95
8.3.1.
Gericht hinzufügen ........................................................................... 95
8.3.2.
Urteil zu einem bereits vorhandenen Gericht hinzufügen ....................... 95
8.3.3.
Urteil zu einem noch nicht vorhandenen Gericht hinzufügen .................. 97
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4
8.3.4.
8.4.
Bearbeiten eines bereits vorhandenen Urteils....................................... 97
Eingabe von Gesetzen in die Gesetzes- und Urteilsdatenbank ...................... 97
8.4.1.
8.5.
Eingabe eines neuen Gesetzes ........................................................... 97
Verwaltung von Gesetzen und Urteilen – Export, Import, Löschen .............. 102
8.5.1.
Gesetze exportieren........................................................................ 102
8.5.2.
Gesetze löschen ............................................................................. 103
8.5.3.
Urteile exportieren.......................................................................... 103
8.5.4.
Urteile löschen ............................................................................... 104
8.5.5.
Gesetze und Urteile importieren ....................................................... 105
9.
Das Datenraum-Modul .......................................................................... 106
9.1.
Anlegen von Datenräumen .................................................................... 106
9.2.
Verwalten von Datenräumen ................................................................. 106
9.2.1.
Anlegen und Bearbeiten von Verzeichnissen ...................................... 106
9.2.2.
Hochladen von einzelnen Dateien ..................................................... 107
9.2.3.
Hochladen von mehreren Dateien ..................................................... 107
9.2.4.
Dateien bearbeiten (Verschieben, Kopieren, Umbenennen, Löschen)..... 108
9.2.5.
Löschen von Verzeichnissen............................................................. 109
9.2.6.
Konfigurieren der Indizierung........................................................... 110
9.2.7.
Indizieren von Dateien .................................................................... 111
9.2.8.
Datenräume löschen ....................................................................... 112
9.3.
Im Datenraum navigieren ..................................................................... 113
9.3.1.
9.4.
10.
Dateien finden ............................................................................... 114
Nutzung von Datenraumdateien in Bäumen............................................. 117
9.4.1.
Dateien öffnen ............................................................................... 119
9.4.2.
Datenräume oder Verzeichnisse herunterladen................................... 120
9.4.3.
Sidebar ein- und ausblenden............................................................ 120
9.4.4.
Verlinkungen zwischen Knoten und Dateien erzeugen ......................... 120
9.4.5.
Verlinkungen zwischen Dateien und Knoten löschen............................ 121
9.4.6.
In Dateien suchen .......................................................................... 122
Der Skripteditor .................................................................................... 124
10.1.
MS Word-Dokumente als Skript importieren ............................................ 124
10.2.
Neue Skripte anlegen ........................................................................... 125
10.3.
Inhalt von Skripten erstellen ................................................................. 126
10.3.1.
Abschnitte anlegen ......................................................................... 126
10.3.2.
Textblöcke anlegen......................................................................... 127
10.3.3.
Skripte umbenennen und Verlinkungen definieren .............................. 128
10.4.
Vorhandene Skripte bearbeiten.............................................................. 129
10.4.1.
Abschnitte und Textblöcke bearbeiten ............................................... 129
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10.4.2.
Elemente verschieben ..................................................................... 129
10.4.3.
Textblöcke per Ausschneiden und Einfügen verschieben ...................... 129
10.4.4.
Textblöcke zusammenführen ........................................................... 130
10.4.5.
Seitenzahlen einfügen..................................................................... 130
10.4.6.
Gewichtungen setzen ...................................................................... 130
10.4.7.
Elemente löschen ........................................................................... 131
10.5.
Vorhandene Skripte in Bäume einbinden ................................................. 132
10.6.
Verlinkungen zwischen Knoten und Textabschnitten ................................. 132
10.6.1.
Texte öffnen .................................................................................. 133
10.6.2.
Verlinkungen zwischen Knoten und Textabschnitten erzeugen.............. 134
10.6.3.
Verlinkungen zwischen Knoten und Textabschnitten löschen ................ 137
10.6.4.
In Skripten suchen ......................................................................... 138
10.6.5.
Skripte reindizieren ........................................................................ 140
10.6.6.
Skripte als PDF und RTF exportieren ................................................. 141
10.6.7.
Skripte löschen .............................................................................. 141
10.7.
11.
Zugriff auf Skripte steuern .................................................................... 142
Das Aktenmodul.................................................................................... 144
11.1.
Aktenverwaltung konfigurieren .............................................................. 144
11.2.
Besonderheiten bei der Erstellung von Vorgängen und Dokumenten ........... 146
11.2.1.
Technische Voraussetzungen ........................................................... 146
11.3.
Anlegen von Layoutvorlagen ................................................................. 147
11.4.
Anlegen von Vorgangsvorlagen .............................................................. 149
11.5.
Vorhandene Vorgangsvorlagen bearbeiten .............................................. 151
11.6.
Vorhandene Vorgangsvorlagen löschen ................................................... 151
11.7.
Mit Akten arbeiten................................................................................ 152
11.7.1.
Neue Akten anlegen........................................................................ 152
11.7.2.
Vorhandene Akten durchsuchen ....................................................... 152
11.7.3.
Vorhandene Akten bearbeiten oder löschen ....................................... 153
11.7.4.
Akteninhalte freigeben .................................................................... 153
11.8.
Mit Vorgängen arbeiten ........................................................................ 154
11.8.1.
Neue Vorgänge auf Basis von Vorgangsvorlagen anlegen .................... 154
11.8.2.
Neue Vorgänge ohne Vorgangsvorlage erzeugen ................................ 155
11.8.3.
Vorhandene Vorgänge suchen .......................................................... 156
11.8.4.
Vorhandene Vorgänge öffnen ........................................................... 156
11.8.5.
Weiterführen und Versionieren von Vorgängen ................................... 157
11.8.6.
Vorgänge freigeben ........................................................................ 157
11.8.7.
Vorgänge kopieren ......................................................................... 158
11.8.8.
Vorgänge löschen ........................................................................... 158
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11.9.
Verwendung des Dokumentengenerators ................................................ 158
11.9.1.
Systemvoraussetzungen für die Dokumentenerzeugung ...................... 158
11.9.2.
Funktionsweise des Dokumentengenerators....................................... 161
11.9.3.
Wissensbaum für Dokumentengenerierung vorbereiten ....................... 161
11.9.4.
Eingabefelder einbinden .................................................................. 162
11.9.5.
Stammdatenfelder einbinden ........................................................... 163
11.9.6.
Nutzung der Sidebar ....................................................................... 163
11.10.
Dokumente generieren ...................................................................... 164
11.10.1.
Generierte Dokumente bearbeiten ................................................. 165
11.10.2.
Erzeugte Dokumente in Akten speichern und wieder aufrufen ........... 168
11.11.
Mit Dateien arbeiten .......................................................................... 169
11.11.1.
Neue Dateien zu Akten hinzufügen ................................................ 169
11.11.2.
Vorhandene Dateien suchen.......................................................... 169
11.11.3.
Dateien freigeben ........................................................................ 170
11.11.4.
Dateien löschen........................................................................... 170
11.12.
Aktennotizen .................................................................................... 170
11.12.1.
Neue Notiz anlegen...................................................................... 170
11.12.2.
Vorhandene Notizen öffnen und bearbeiten ..................................... 171
11.12.3.
Notizen freigeben ........................................................................ 171
11.12.4.
Notizen löschen ........................................................................... 171
11.13.
12.
Nutzung der Benachrichtigungsfunktion ............................................... 172
11.13.1.
Anlegen einer neuen Benachrichtigung ........................................... 172
11.13.2.
Anzeige von Benachrichtigungen ................................................... 173
11.13.3.
Versand von Benachrichtigungen per Email..................................... 174
Risikoanalyse mit knowledgeTools ....................................................... 175
12.1.
Risikoanalyse in knowledgeTools verwenden ........................................... 175
12.2.
Wahrscheinlichkeiten eingeben .............................................................. 175
12.3.
Nutzung von Erwartungswerten ............................................................. 179
12.4.
Weitere Funktionen .............................................................................. 182
13.
Rechnen mit knowledgeTools ............................................................... 184
13.1.
Berechnung konfigurieren – Formelfelder anlegen .................................... 184
13.2.
Mögliche Rechenoperationen und Funktionen........................................... 186
13.2.1.
Zahlen .......................................................................................... 186
13.2.2.
Feldnamen .................................................................................... 186
13.2.3.
Mögliche Rechenoperationen und Schreibweisen................................. 186
13.2.4.
Funktionen .................................................................................... 187
13.3.
Berechnungen durchführen ................................................................... 187
13.4.
Eingegebene Werte und Berechnungsergebnisse exportieren ..................... 189
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7
14.
Das Tutorialmodul ................................................................................ 190
14.1.
Neue Tutorials anlegen ......................................................................... 190
14.2.
Videos und Folien zuordnen................................................................... 192
14.3.
Skript des Tutorials erstellen ................................................................. 193
14.4.
Tutorials abspielen ............................................................................... 195
15.
Nutzer verwalten .................................................................................. 197
15.1.
Neue Nutzer anlegen ............................................................................ 197
15.2.
Vorhandene Nutzer suchen ................................................................... 198
15.3.
Vorhandene Nutzer löschen ................................................................... 198
15.4.
Neue Benutzergruppen anlegen ............................................................. 199
15.5.
Vorhandene Benutzergruppen suchen..................................................... 199
15.6.
Vorhandene Benutzergruppen löschen .................................................... 200
16.
Rechtestruktur...................................................................................... 201
16.1.
16.1.1.
Supervisor..................................................................................... 201
16.1.2.
Manager........................................................................................ 201
16.1.3.
Viewer .......................................................................................... 202
16.2.
Administrative Rechte........................................................................... 202
16.2.1.
Usermanagement Admin ................................................................. 202
16.2.2.
Tutorial Admin ............................................................................... 202
16.2.3.
Tree Admin.................................................................................... 203
16.2.4.
Gesetze Urteile Admin..................................................................... 203
16.2.5.
Forum Admin ................................................................................. 203
16.3.
Baumbezogene Zugriffsrechte ............................................................... 204
16.3.1.
Nur lesen ...................................................................................... 204
16.3.2.
Bearbeiten..................................................................................... 204
16.3.3.
Vorgänge auswerten ....................................................................... 205
16.4.
Gesonderte Berechtigungen bei Verwendung von Zusatzmodulen .............. 205
16.4.1.
Gesonderte Berechtigungen bei Verwendung des Datenraummoduls ..... 205
16.4.2.
Gesonderte Berechtigungen bei Verwendung des Aktenmoduls ............ 205
16.4.3.
Gesonderte Berechtigungen bei Verwendung des Tutorialmoduls .......... 206
16.5.
17.
Globale Rechte .................................................................................... 201
Tabellarischer Überblick ........................................................................ 207
Statistiken nutzen................................................................................. 210
17.1.
Die Auswertung über erzeugte Vorgänge ................................................ 210
17.2.
Die Grafische Vorgangsauswertung ........................................................ 211
17.3.
Grafische Vorgangsauswertung und Risikoanalyse.................................... 213
17.3.1.
Anzeige der durchschnittlichen Eintrittswahrscheinlichkeit ................... 214
17.3.2.
Anzeige des durchschnittlichen Erwartungswertes .............................. 215
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17.4.
Die Rohdatenauswertung ...................................................................... 216
17.5.
Die Nutzerstatistiken ............................................................................ 218
18.
Allgemeine Administration des Servers ................................................ 219
18.1.
18.1.1.
Server starten / stoppen ................................................................. 219
18.1.2.
Konfiguration des Servers bearbeiten................................................ 220
18.1.3.
Administrator hinzufügen ................................................................ 221
18.1.4.
Nutzerpasswörter ändern ................................................................ 222
18.1.5.
Patches einspielen .......................................................................... 222
18.1.6.
Backups manuell erstellen ............................................................... 225
18.1.7.
Automatische Backups erstellen ....................................................... 225
18.1.8.
Backups wiedereinspielen ................................................................ 226
18.2.
19.
Die LOGOS Server Console.................................................................... 219
Die LOGOS Web Console....................................................................... 227
18.2.1.
Aufruf der Web Console................................................................... 228
18.2.2.
Server starten / stoppen ................................................................. 228
18.2.3.
Einspielen von Patches .................................................................... 229
18.2.4.
Logfiles abrufen ............................................................................. 230
18.2.5.
Erstellung von Backups ................................................................... 230
Behandlung technischer Probleme........................................................ 232
19.1.
Probleme beheben ............................................................................... 232
19.2.
Probleme berichten .............................................................................. 233
20.
Abschließende Hinweise ....................................................................... 234
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
9
Release Notes LOGOS 2.41
Das Release LOGOS 2.41 beinhaltet neben umfassenden Überarbeitungen im Bereich des
Skriptmoduls vor allem Verbesserungen der Usability des Gesamtsystems.
Bereits in den bisherigen LOGOS-Versionen war es möglich, Wissensknoten eine
Gewichtung zuzuweisen und diese Gewichtung in die Suche nach Wissensknoten einzubeziehen. Mit dem aktuellen Release ist es nun ebenfalls möglich, einzelnen Überschriften
oder Textabschnitten eines Skripts Gewichtungen zuzuweisen und danach zu suchen.
Die Suche in Skripten wurde darüber hinaus um die Suche nach Überschriften erweitert.
Um die Ergebnisqualität der Suche in Skripten auch nach deren Bearbeitung weiter zu
verbessern, können Skripte nun auch vom Anwender neu indiziert werden.
Der Zugriff auf Skripte lässt sich in der Rechteverwaltung nun noch genauer steuern.
Neben den schon bestehenden Rechtenstufen Lesezugriff oder Lese- und Schreibzugriff
gibt es nun eine zusätzliche Berechtigungsstufe, mit der Nutzer Skripte zwar nicht
bearbeiten, aber mit Knoten eines Wissensbaums verknüpfen können.
Um auch in Wissensbäumen mit einer großen Anzahl an verknüpften Datenräumen und
Skripten eine gute Übersichtlichkeit und Bearbeitbarkeit der verknüpften Inhalte zu
gewährleisten, wurde die Datenraum- und Skriptsidebar überarbeitet. Durch das neu
eingeführte Bedienungskonzept können jetzt wesentlich mehr Datenräume und Skripte
mit einem Wissensbaum verknüpft werden.
Das Aktenmodul wurde dahingehend überarbeitet, dass es nun auch möglich ist,
innerhalb von Akten zu sortieren.
Ebenfalls überarbeitet wurde die Verwaltung von Aufträgen: Im Startbereich können nun
die auf dem Server laufenden Aufträge (wie z.B. der Export oder die Reindizierung von
Inhalten) eingesehen und gesteuert werden.
Mit Hilfe der neuen Publizierungsfunktion im Struktureditor kann die aktuelle Version
eines Wissensbaumes jetzt wesentlich schneller und einfacher publiziert werden.
Berlin, Dezember 2008
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
10
1. Systemvoraussetzungen
LOGOS
ist
ein
webbasiertes
Multi-User-System,
bei
dem
Anwender
über
einen
Standardwebbrowser auf einen zentralen Server zugreifen, um Daten abzurufen und
auszutauschen. Dies sind in erster Linie knowledgeTools-Wissensbäume und damit
verbundene Daten.
Um das System als Anwender nutzen zu können, muss Ihr Arbeitsplatzrechner über
folgende Voraussetzungen verfügen:
•
Betriebssystem MS Windows 2000, XP, Vista (mit leicht eingeschränkter
Funktionalität auch unter Linux nutzbar)
•
Bildschirmauflösung 1024 x 768 (Ihre Bildschirmauflösung sollte mindestens
1024 x 768 Punkte betragen – für das optimale Arbeiten ist jedoch eine höhere
Bildschirmauflösung empfehlenswert.)
•
Installierter Webbrowser (MS Internet Explorer ab Version 6 oder Mozilla
Firefox ab Version 1.5 - Bitte beachten Sie, dass die Funktion
Dokumentgenerierung nur bei Nutzung des MS Internet Explorer zur Verfügung
steht.)
•
Installierter Flash Player ab Version 8 (die Standard-Software Flash Player ist
unter dieser Adresse kostenlos verfügbar:
„http://www.adobe.com/shockwave/download/download.cgi?P1_Prod_Version=Sh
ockwaveFlash&promoid=BIOW“)
•
Aktiviertes Javascript (In Ihrem Browser muss die Ausführung von Javascript
zugelassen sein.)
•
Zugriff auf den LOGOS Server (Ihr Arbeitsplatzrechner muss via http auf den
Rechner zugreifen können, auf dem der LOGOS Server installiert ist. Der LOGOS
Server-Rechner kann gleichzeitig der Arbeitsplatzrechner sein.)
•
Angepasste Sicherheitseinstellungen (Die Adresse [„URL“] Ihres LOGOS
Servers muss im Internet Explorer als „Vertrauenswürdige Site“ eingetragen sein,
um die Funktion Dokumentgenerierung nutzen zu können.)
•
Installiertes Microsoft Office ab Version 2000 (Office ist lediglich dann
notwendig, wenn Sie die Funktion Dokumentgenerierung nutzen wollen.)
Die Systemanforderungen für den Serverbetrieb teilen wir Ihnen auf Anfrage gern mit.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
11
2. Einführung in die Arbeit mit knowledgeTools
2.1.
Die knowledgeTools®-Methode
Mit der knowledgeTools®-Methode werden regelbasierte Wissensgebiete analysiert und
visuell abgebildet. Dabei wird das Wissen in Einzelinformationen unterteilt und diese
Einzelinformationen wiederum in so genannten Knoten abgelegt. Diese Knoten werden
dann in Form eines navigierbaren Baums miteinander verknüpft. Die Verknüpfung
unterliegt dem Prinzip, Knoten so miteinander zu verbinden, dass das Ergebnis (z.B.
eines bestimmten Arbeitsablaufs) als übergeordneter Knoten an den Anfang des Baums
gestellt
wird
und
dahinter
die
untergeordneten
Knoten
aufgeführt
werden,
die
Voraussetzung für das Erreichen des Ergebnisses sind. Ein solcher Baum kann beliebig
gestaffelt sein, so dass auch eine einzelne Voraussetzung in sich wiederum ein
Zwischenergebnis
sein
kann,
Voraussetzungen
erfüllt
sein
zu
dessen
müssen.
Erreichen
Auf
diese
andere
Weise
dahinter
können
abgelegte
regelbasierte
Wissensgebiete bis in beliebige Tiefe und alle nur denkbaren Möglichkeiten zum Erreichen
des Ziels abstrakt abgebildet werden.
In der Nutzung eines solchen knowledgeTools wählt der Anwender aus der Masse der
abstrakt abgebildeten Regeln diejenigen aus, die in seiner Arbeitssituation notwendig
sind, um ein konkretes Ziel zu erreichen.
Die Navigation innerhalb eines Baums erfolgt dabei im ersten Schritt von links nach
rechts, d.h., zunächst identifiziert der Anwender das zu erreichende Ziel und sieht rechts
daneben die Voraussetzungen, die zum Erreichen des Ziels gegeben sein müssen. Im
zweiten Schritt wird dann von rechts nach links geprüft, ob die einzelnen Voraussetzungen gegeben sind.
Die knowledgeTools®-Methode verwendet drei unterschiedliche logische Verknüpfungen,
um das Verhältnis zwischen über- und untergeordneten Elementen zu beschreiben: die
UND-, die ODER- und die EXKLUSIV-Verknüpfung. Zusätzlich gibt es zu jeder dieser
Verknüpfungen die jeweilige logische Umkehrung, also: NICHT-UND, NICHT-ODER und
NICHT-EXKLUSIV.
Unterstützend wird die automatische Farblogik eingesetzt. Anwender können die in einem
Knoten enthaltene Aussage als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ einstufen. Die Knoten
werden dadurch farbig markiert, nämlich grün (für „Gegeben“) oder rot (für „Nicht
gegeben“). Abhängig davon, wie so markierte Knoten mit ihren jeweils übergeordneten
Knoten verknüpft sind (UND, ODER, EXKLUSIV), werden die übergeordneten Knoten
ihrerseits automatisch als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert und entsprechend
eingefärbt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
12
2.1.1.
Die UND-Verknüpfung
In der UND-Verknüpfung müssen die
Wenn die Aussage auch nur eines
Aussagen aller untergeordneten Elemente
einzigen untergeordneten Elements
richtig (grün) sein, damit die Aussage des
falsch (rot) ist, ist auch die Aussage
übergeordneten Elements richtig sein kann.
des übergeordneten Elements falsch.
2.1.2.
Die ODER-Verknüpfung
In der ODER-Verknüpfung reicht es, wenn die Aussage eines einzigen untergeordneten
Elements richtig ist, damit die Aussage des übergeordneten Elements richtig ist.
Es können aber auch mehrere oder alle untergeordnete Elemente richtig sein.
2.1.3.
Die EXKLUSIV-Verknüpfung
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
13
In der EXKLUSIV-Verknüpfung kann nur ein einziges untergeordnetes Element richtig
sein, jedoch niemals mehrere untergeordnete Elemente gleichzeitig. Die Aussagen der
untergeordneten Elemente schließen sich gegenseitig aus.
knowledgeTools-Bäume sind über eine interaktive, webbasierte Benutzeroberfläche
abruf- und nutzbar.
2.2.
Die Module des LOGOS Servers
LOGOS
stellt
ein
umfangreiches
Set
an
Standardfunktionalitäten
zur
Erstellung,
Bearbeitung und Publizierung von knowledgeTools Wissensbäumen zur Verfügung. Das
System erlaubt sowohl die Wiedergabe als auch die Erstellung von Wissensbäumen und
assoziierter Inhalte wie z.B. Erläuterungstexten innerhalb einer Umgebung.
Darüber
hinaus
können
weitere
funktionale
Module
freigeschaltet
werden.
Die
Freischaltung erfolgt durch entsprechende Lizenzen.
Risikoanalyse
Rechenmodul
Datenraummodul
Gesetzes- und Urteilsdatenbank
Aktenmodul
Dokumentengenerator
Skripteditor
Tutorialmodul
LOGOS
Die zusätzlichen Module des LOGOS werden im Folgenden kurz beschrieben:
2.2.1.
Datenraummodul
Bei Nutzung des Datenraummoduls ist es möglich, auf dem zentralen LOGOS Server
Datenräume zur Verfügung zu stellen und Anwendern auf Basis eines gestaffelten
Rechtessystems die Möglichkeit zu geben, Daten in diese Datenräume einzustellen und
von dort abzurufen. LOGOS-Datenräume stellen umfangreiche Suchfunktionen zur
Verfügung. Dokumente des Typs DOC, PDF, XLS, PPT, RTF und TXT werden beim Upload
in den Datenraum indiziert und können danach per Volltextsuche durchsucht werden.
Dokumenten jeglichen Typs können außerdem frei definierbare Schlagworte in unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden, nach denen wiederum gesucht werden kann
Die
in
Datenräumen
abgelegten
Dateien
können
mit
einzelnen
Knoten
eines
knowledgeTools Wissensbaums verknüpft werden.
Damit ist es möglich, die in knowledgeTools abgebildeten inhaltlichen Strukturen direkt
und hochauflösend mit in Dateien abgelegten Informationen zu verknüpfen. Für die
Nutzung des Datenraummoduls ist eine entsprechende Lizenz erforderlich.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
14
2.2.2.
Skripteditor
Der Skripteditor ermöglicht es, in einem Baum strukturierte Textdokumente (Skripte) zu
erstellen und einzelne Absätze dieser Dokumente mit einzelnen Knoten eines Baums zu
verknüpfen. Außerdem können in Microsoft Word erzeugte und in das System importierte
Dokumente mit dem Skripteditor bearbeitet werden. So erstellte bzw. bearbeitete Skripte
können als PDF- oder RTF-Dokumente (zur Weiterbearbeitung z.B. in Microsoft Word)
exportiert werden. Skripte stehen serverweit zur Verfügung, der Zugriff für jedes
einzelne Skript wird in der erweiterten Rechteverwaltung gesteuert.
Der Skripteditor ist bei Nutzung des Datenraummoduls verfügbar.
2.2.3.
Dokumentengenerator
Mit Hilfe des Dokumentengenerators können komplexe strukturierte Dokumente direkt
aus knowledgeTools heraus erzeugt werden. Diese Dokumente werden dynamisch auf
Basis von im Wissensbaum vorgenommenen Prüfungen aus Textbausteinen generiert.
Diese Dokumente können noch vor der Ausgabe als PDF- oder RTF-Dokument individuell
bearbeitet werden. Dabei können sowohl die bereits aus dem zugehörigen knowledgeTool
stammenden Textbausteine individuell angepasst als auch neue Textbausteine hinzugefügt werden.
Für die Nutzung des Dokumentengenerators ist eine entsprechende Lizenz erforderlich.
2.2.4.
Gesetzes- und Urteilsdatenbank
Die Gesetzes- und Urteilsdatenbank ermöglicht es Ihnen, selbst Gesetze und Urteile im
Volltext in eine Datenbank einzupflegen bzw. Gesetze und Urteile von anderen LOGOS Servern
zu
importieren.
Diese
Gesetze
und
Urteile
können
in
knowledgeTools
automatisch verlinkt werden, so dass Nutzer aus einem knowledgeTool direkt zum
entsprechenden Volltext springen können.
Für die Nutzung der Gesetzes- und Urteilsdatenbank ist eine entsprechende Lizenz
erforderlich.
2.2.5.
Aktenmodul
Die in den knowledgeTools erzielten Arbeitsergebnisse werden in Vorgängen gespeichert.
Auf Basis dieser Vorgänge können außerdem dynamisch Dokumente generiert werden.
Mit dem Aktenmodul haben Anwender die Möglichkeit, auf dem Server Akten für Kunden
oder Projekte anzulegen, diesen Akten Stammdaten (wie z.B. Kontaktdaten) zuzuordnen
und Ihre Arbeitsergebnisse - nämlich Vorgänge und erzeugte Dokumente – in diesen
Akten zu speichern. Darüber hinaus können in Akten auch beliebige Dateien wie z.B.
Word-Dokumente, Excel-Charts, Präsentationen oder Grafiken abgelegt werden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
15
Das
Aktenmodul
verfügt
neben
einer
abgestuften
Rechteverwaltung
über
ein
Freigabesystem. Akteninhalte sind standardmäßig nur für den Anwender sicht- und
nutzbar, der sie angelegt hat. Sie können jedoch einzeln oder vollständig für die
Bearbeitung durch andere Anwender freigegeben werden.
Für die Nutzung des Aktenmoduls ist eine entsprechende Lizenz erforderlich.
2.2.6.
Risikoanalysemodul
knowledgeTools mit dem Anwendungstyp „Risikoanalyse“ bieten die Möglichkeit, die
Eintrittswahrscheinlichkeiten von im Baum abgebildeten Ereignissen in Abhängigkeit von
der logischen Struktur zu berechnen. Knoten können dazu nicht mehr nur als „Gegeben“
oder „Nicht gegeben“ markiert werden – vielmehr kann einem Knoten nun alternativ eine
Eintrittswahrscheinlichkeit zwischen 0% und 100% zugeordnet werden, die zur Berechnung von Gesamteintrittswahrscheinlichkeiten herangezogen wird.
Jeder einzelne Knoten kann optional außerdem einen Wert in EUR, US-$ oder GBP haben.
Abhängig von der Eintrittswahrscheinlichkeit des jeweiligen Knotens errechnet sich
daraus der Erwartungswert für den Knoten.
Die so errechneten Werte können als Excel-Datei heruntergeladen werden.
Darüber hinaus ist die grafische Vorgangsauswertung auch in der Lage, durchschnittliche
Eintrittswahrscheinlichkeiten auf Basis aller vorhandenen Vorgänge einer Baumversion
auszugeben.
Für die Nutzung des Risikoanalysemoduls ist eine entsprechende Lizenz erforderlich.
2.2.7.
Rechenmodul
Die Berechnungsfunktion ermöglicht es, innerhalb eines Wissensbaums Berechnungen
anhand von vordefinierten Berechnungsregeln durchzuführen. Dazu können Felder zur
Eingabe von Zahlen bzw. zur Eingabe von Formeln mit den Knoten des Wissensbaums
verknüpft werden. Eingegebene Zahlen und Berechnungsergebnisse können gespeichert
und nach MS Excel exportiert werden.
Für die Nutzung des Rechenmoduls ist eine entsprechende Lizenz erforderlich.
2.2.8.
Tutorialmodul
Mit Hilfe des Tutorialmoduls ist es möglich, innerhalb von LOGOS videobasierte
multimediale Tutorials zu erstellen. In diesen Tutorials können Videos im Flash-Format
mit knowledgeTools verbunden werden. Anhand eines zeitgesteuerten Skripts können
Knoten in knowledgeTools aufgerufen und mit Farbmarkierungen versehen werden.
Zusätzlich ist die Einbindung von Powerpoint-Folien in die Tutorials möglich. Für die
Betrachtung der Videos ist keine zusätzliche Software notwendig. Die Tutorials können
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
16
über eine eindeutige Adresse (URL) oder über das neue Tab „Tutorials“ in der
Benutzeroberfläche aufgerufen werden.
Für die Nutzung des Tutorialmoduls ist eine entsprechende Lizenz erforderlich.
2.3.
Die Elemente der Benutzeroberfläche
Allen Elementen der Benutzeroberfläche sind eindeutige Begriffe zugeordnet. Im
Folgenden werden Ihnen die Namen aller relevanten Elemente aufgelistet.
Abb.: Die Benutzeroberfläche des knowledgeTools-Clients
1. Tabs
2. Hauptmenü
3. Symbolleiste
4. Navigationsleiste
5. Baumfenster
6. Wissensbaum
7. Anzeige von Baum- , Vorgangs, und Benutzernamen
8. Startknoten
9. Fenster für Zusatzinformationen (abhängig vom Anwendungstyp des Wissensbaums)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
17
10. Fenster „Bibliothek“ mit Links
11. Notizfenster
12. Dateien- Skripte- und Rechensidebar
Das System bietet jedem Anwender – je nach dessen Berechtigungsstufe (Viewer,
Manager, Supervisor) - eine angepasste Benutzeroberfläche an. Damit wird sichergestellt, dass jedem Anwender genau die Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die
er in der täglichen Arbeit benötigt.
Zusätzlich sind bestimmte Funktionen und deren
Anzeige abhängig davon, welche Module (z.B. Aktenmodul oder Datenraummodul) auf
dem Server installiert worden sind.
Die
verschiedenen
Sichten
auf
die
im
System
enthaltenen
Daten
sowie
die
unterschiedlichen Funktionalitäten sind über die Tabs am oberen Bildschirmrand
aufrufbar:
•
Über den Tab „Akten“ erhalten Sie Zugriff auf Ihre Akten sowie die darin
enthaltenen
Vorgänge,
Dateien
und
Dokumente
(Nur
sichtbar,
wenn
das
Aktenmodul auf ihrem Server installiert ist.).
•
Über den Tab „Wissen“ erhalten Sie Zugriff auf die für Sie freigeschalteten
Wissensbäume. Außerdem können Sie hier neue Bäume anlegen bzw. vorhandene
Bäume editieren, sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
•
Über den Tab „Statistik“ erhalten Sie Zugriff auf verschiedene Auswertungen zur
Nutzung der Wissensbäume bzw. zu den darin erzeugten Vorgängen.
•
Über den Tab „Vorlagen“ erhalten Sie Zugriff auf die in Ihrem System
vorhandenen Vorgangs- und Layoutvorlagen. (Nur sichtbar, wenn das Aktenmodul
auf ihrem Server installiert ist.)
•
Unter „Optionen“ können Sie festlegen, welche Stammdatenfelder für die Akten
Ihres Systems verfügbar sein sollen (nur sichtbar, wenn das Aktenmodul auf
ihrem Server installiert ist) und Inhalte wie Wissensbäume, Skripte, Gesetze und
Urteile importieren oder exportieren.
•
Über den Tab „Tutorials“ haben Sie Zugriff auf videobasierte Tutorials und das
Autorensystem
zum
Erstellen
solcher
Tutorials.
(Nur
sichtbar,
wenn
das
Tutorialmodul auf ihrem Server installiert ist.)
•
Über den Tab „Datenräume“ haben Sie Zugriff auf die Datenraumverwaltung.
(Nur sichtbar, wenn das Datenraummodul auf ihrem Server installiert ist.)
•
Über den Tab „Nutzer“ erhalten Sie Zugriff auf die Nutzerdatenbank. Hier können
Sie Nutzer oder Nutzergruppen anlegen, bearbeiten oder löschen.
Eine weitere Sonderrolle nimmt der Tab „Start“ ein. Dieser Bereich ist nur bei
Verwendung des Aktenmoduls sichtbar und wird dann bei jedem Login als Erstes
angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
18
Im rechten Bereich der Seite „Start“ werden Ihnen die jeweils drei neuesten Akten,
Vorgänge und Dateien angezeigt. Dies sind sowohl Akten, Vorgänge und Dateien, die von
anderen Nutzern angelegt und für Sie freigegeben worden sind als auch solche, die Sie
selbst neu erstellt haben. Durch einen Klick auf den Link "mehr…" gelangen Sie je nach
Auswahl zur Gesamtansicht aller Akten, Vorgänge und Dateien.
Unter [Einstellungen] können Sie Ihr persönliches Passwort ändern. Klicken Sie dazu auf
"Passwort ändern“. Bitte beachten Sie bei der Eingabe Ihres neuen Passwortes, das
dieses mindestens sechs Zeichen lang und von Außenstehenden nicht einfach zu erraten
sein sollte.
Unter [Suche] können Sie nach Akten und Vorgängen suchen. Geben Sie dazu den
Namen der gesuchten Akte bzw. des gesuchten Vorgangs in das Eingabefeld ein, wählen
Sie durch einen Klick auf einen der Auswahlbuttons aus, ob Sie nach einer Akte oder
nach einem Vorgang suchen möchten und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Suchen].
Die Anzeige des Tabs „Nutzer“ ist unabhängig von den globalen Zugriffsrechten – die
Anzeige dieses Tabs ist allein davon abhängig, ob der Anwender über das administrative
Recht „User Admin“ verfügt.
2.4.
Navigation im Baum
knowledgeTools Bäume bestehen aus Knoten, die entsprechend der knowledgeToolsLogik miteinander verknüpft und in Ebenen angeordnet sind. Knoten, an denen weitere
Knoten hängen, werden als Elternknoten bezeichnet. Knoten, die wiederum an einem
Elternknoten hängen, werden als Kinderknoten bezeichnet.
Ob hinter einem Knoten weitere Ebenen folgen, erkennen Sie am Pfeil an der rechten
Seite des Knotens (siehe Abbildung).
Abb.: Der Pfeil zeigt, dass eine weitere Ebene folgt
Klicken Sie auf den Knoten, um die dahinter liegende Ebene im Baum zu öffnen. Der
jeweils angeklickte Knoten wird mit einem orangefarbenen Rahmen markiert.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
19
Klicken Sie auf weitere Knoten in den sich öffnenden Ebenen, bis Sie die gewünschte
Informationstiefe erreicht haben.
Wenn Sie auf einen Knoten in der gleichen oder einer vorgelagerten Ebene klicken,
werden alle eventuell geöffneten Ebenen hinter einem anderen Knoten geschlossen.
Um schnell zum ersten Knoten eines Baums – dem so genannten Startknoten - zu
gelangen, öffnen Sie das Menü „Navigation“ und klicken Sie auf den Befehl „Zum
allgemeinen Startknoten“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf das Icon
klicken. Die bereits geöffneten Äste des Baums werden dabei nicht geschlossen.
2.4.1.
Verschieben des Baums
Wenn Sie einen Ausschnitt aus dem Baum sehen wollen, der sich außerhalb des Fensters
befindet, können Sie den Baum nach Ihren Wünschen neu positionieren. Zu diesem
Zweck befinden sich sensitive Flächen an den äußeren Rändern der Baumansicht. Diese
erstrecken sich über die gesamte Höhe bzw. Breite des Fensters und sind durch weiße
Pfeile gekennzeichnet.
Bewegen Sie den Mauszeiger an den Bildschirmrand. Sobald Sie die sensitive Fläche
erreicht haben, wird diese grafisch hervorgehoben. Klicken Sie die Fläche nun so oft an,
bis sich der Baum an der gewünschten Position befindet. Der Baum bewegt sich immer
weg von dem Rand, an dem sich der Mauszeiger befindet (wenn Sie also z. B. am oberen
Rand klicken, bewegt sich der Baum weiter nach unten).
Sie können den Baum auch per Drag und Drop verschieben. Klicken Sie mit der linken
Maustaste einmal in den blauen Hintergrund des Baumfensters und halten die Maustaste
gedrückt. Der Baum kann nun beliebig verschoben werden. Wenn Sie die Maustaste
loslassen, wird der Baum wieder abgelegt.
2.4.2.
Verschieben des Baums mittels des Scroll-Rades an der Maus
Drehen Sie das Scroll-Rad aufwärts, bewegt sich der Baum nach unten. Drehen Sie es
abwärts, bewegt sich der Baum nach oben. Halten Sie gleichzeitig die „Shift-Taste“
gedrückt, können Sie den Baum nach links und rechts verschieben.
2.4.3.
Weitere Navigationsmöglichkeiten
Ihre Navigation durch den Baum wird in der Navigationsleiste festgehalten. Sie können
schnell zu einem bereits aufgerufenen Knoten zurückkehren, indem Sie die Navigationsleiste öffnen und in der sich nun öffnenden Liste den entsprechenden Knotentitel
anklicken. Sie können aber auch Schritt für Schritt durch die bisher aufgerufenen Knoten
navigieren, indem Sie in der Symbolleiste auf die Icons „Zurück“
bzw. „Vorwärts“
klicken.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
20
Wenn Ihnen der Pfad eines Knotens bekannt ist, können Sie diesen außerdem direkt in
die Navigationsleiste eingeben. Nach einem Klick auf die Schaltfläche [Wechseln zu] in
der Navigationsleiste wird der Baum bis zu diesem Knoten geöffnet. Ist Ihnen nur die
Knoten-ID bekannt, können Sie auch diese eingeben. In einem neuen Fenster wird Ihnen
nun der Pfad des Knotens angezeigt. Klicken Sie auf den Pfad, wird Ihnen der
entsprechende Knoten im Baum angezeigt.
2.4.4.
Exkurs: ID und Pfad eines Knotens
Jeder Knoten eines Baums verfügt über eine eindeutige ID-Nummer sowie einen
eindeutigen Pfad. Die ID wird automatisch beim Anlegen eines Knotens erzeugt und kann
nicht mehr geändert werden. Um die ID eines Knotens anzuzeigen, öffnen Sie das Menü
„Ansicht“ und wählen Sie dann im Menü „Bearbeiten“ den Befehl „Knoten-ID anzeigen“
aus. An der rechten unteren Ecke jedes Knotens wird nun eine weiße Zahl angezeigt –
die ID des jeweiligen Knotens. Jede ID kann nur einmal im Baum vorhanden sein. Ein
Knoten mit einer bestimmten ID kann jedoch mehrfach in einem Baum verknüpft sein,
d.h., obwohl es den Knoten „physisch“ nur einmal gibt, wurde er vom Autoren (z.B. aus
Effizienzgründen) an mehreren Stellen des Baums verwendet. Die ID allein reicht damit
nicht aus, um einen Knoten eindeutig zu beschreiben. Dazu ist zusätzlich der Pfad des
Knotens erforderlich. Ein Knoten kann zwar mit der gleichen ID mehrmals in einem Baum
vorhanden sein, jeder Knoten kann aber nur eine ganz bestimmte Position im Baum
einnehmen. Der Knotenpfad ist eine Beschreibung des Weges zu einem Knoten
ausgehend vom Startknoten des Baums.
Der Pfad eines Knotens ergibt sich damit folgendermaßen:
•
Der erste Knoten eines Baums hat keinen Pfad, da er den Ausgangspunkt des
Baums darstellt.
•
Die Knoten der ersten Ebene des Baums werden von oben nach unten
durchgezählt, haben also die Pfade .1, .2, .3 usw.
•
Kinderknoten, die am ersten Knoten der ersten Ebene hängen, werden ebenfalls
von oben nach unten durchgezählt, als Präfix wird jedoch zusätzlich der Pfad des
Elternknotens eingesetzt. Diese Kinderknoten haben also die Pfade .1.1, .1.2, .1.3
usw.. Diese Zählweise setzt sich im gesamten Baum fort – siehe nächste
Abbildung.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
21
.1.1
.1
.1.2.1
.1.2
.2
.1.2.2
.1.3
.3
.1.2.3
Abb.: Knotenpfade
Anhand der Kombination aus ID und Pfad eines Knotens lässt sich dieser also eindeutig
identifizieren und im Baum lokalisieren. Sie sich können den Pfad eines Knotens anzeigen
lassen. Klicken Sie dazu auf den betreffenden Knoten, öffnen Sie das Menü „Navigation“
und wählen Sie dort den Befehl „Knotenadresse“ aus. In einem neuen Fenster wird Ihnen
nun die vollständige Adresse (URL) des Knotens angezeigt. Am Ende der Adresse wird
Ihnen hinter „path=“ der Pfad des Knotens ausgegeben.
2.5.
Ansichtsoptionen
2.5.1.
Der Präsentationsmodus
Sie können den Baum in einem speziellen Modus – dem Präsentationsmodus – anzeigen.
Dieser Modus bewirkt eine vergrößerte Darstellung, die sich besonders für Präsentationen
mit einem Projektor (Beamer) eignet.
Wählen Sie dazu aus dem Menü „Ansicht“ den Eintrag „Präsentationsmodus“ aus oder
klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon
2.5.2.
.
Zoomfunktion nutzen
Sie können die Darstellung des Baumes Ihren Bedürfnissen entsprechend vergrößern
oder verkleinern. Um den Baum zu vergrößern, klicken Sie in der Symbolleiste solange
auf das Icon
, bis der Baum in der von Ihnen gewünschten Größe angezeigt wird.
Alternativ können Sie den Befehl „Vergrößern“ im Menü „Ansicht“ verwenden.
Um den Baum zu verkleinern, klicken Sie in der Symbolleiste solange auf das Icon
,
bis der Baum in der von Ihnen gewünschten Größe angezeigt wird. Alternativ können Sie
den Befehl „Verkleinern“ im Menü „Ansicht“ verwenden.
Wenn Sie den Baum wieder in der Originalgröße anzeigen möchten, klicken Sie im Menü
„Ansicht“ auf den Eintrag „Originalgröße“.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
22
Sie können den Baum außerdem mit Hilfe des Scroll-Rades der Maus vergrößern bzw.
verkleinern. Wenn Sie die Taste „Strg“ auf Ihrer Tastatur gedrückt halten und dabei das
Scroll-Rad der Maus aufwärts bewegen, wird der Baum verkleinert. Wenn Sie das ScrollRad der Maus bei gedrückter „Strg“-Taste abwärts bewegen, wird der Baum vergrößert.
2.6.
Weitere Ansichtsoptionen
Sie haben die Möglichkeit, das Aussehen der Benutzeroberfläche nach Ihren Wünschen
anzupassen.
2.6.1.
Verwendete Sprache umschalten
LOGOS ist sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache verfügbar. Sie können
während des laufenden Betriebes zwischen deutschsprachiger und englischsprachiger
Benutzeroberfläche umschalten, indem Sie in der rechten oberen Bildschirmecke auf „de“
bzw. „en“ klicken. Sie werden daraufhin in einem Hinweisfenster gebeten, Ihre Auswahl
zu
bestätigen.
Klicken
Sie
dazu
bitte
auf
die
Schaltfläche
[Übernehmen].
Der
knowledgeTools Client wird nun neu geladen und die jeweils ausgewählte Sprache
verwendet.
Bitte
beachten
Sie,
dass
damit
nur
die
Anzeige
auf
Ihrem
persönlichen
Arbeitsplatzrechner geändert wird. Das Umschalten der Sprache wirkt sich auf die
LOGOS-Benutzeroberflächen aus, nicht jedoch auf die darin angezeigten knowledgeTools.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass durch das Umschalten der Sprache der Client neu
geladen wird und alle zu diesem Zeitpunkt nicht gespeicherten Daten verloren gehen.
2.6.2.
Aktuelle Bearbeiter eines knowledgeTools anzeigen
Sie haben die Möglichkeit, sich anzeigen zu lassen, welche Nutzer aktuell an einem
bestimmten knowledgeTool arbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass Sie selbst über die
Berechtigung zum Bearbeiten des knowledgeTools verfügen.
Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf den Befehl „Bearbeiter Online“. Daraufhin öffnet sich
ein Fenster, in dem die Namen derjenigen Nutzer angezeigt werden, die das
knowledgeTool gerade bearbeiten.
Sie können auf den Namen eines der Nutzer klicken, um dem Nutzer eine Email zu
senden. Beachten Sie bitte, dass Sie zu ein Emailprogramm benötigen.
Sie können die Liste der Nutzer jederzeit aktualisieren, indem Sie auf die Schaltfläche
[Aktualisieren] klicken. Eine automatische Aktualisierung der Liste findet nicht statt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
23
2.6.3.
Zwischen Normalmodus und Editormodus wechseln
Wenn Sie das Recht haben, den aktuell geöffneten Baum zu bearbeiten, können Sie
zwischen dem Normalmodus und dem Editormodus hin- und herschalten.
Um aus dem Normalmodus in den Editormodus zu gelangen, öffnen Sie das Menü
„Navigation“ und klicken Sie auf den Eintrag „Struktureditor öffnen“.
Um aus dem Editormodus wieder in den Normalmodus zu gelangen, öffnen Sie das Menü
„Navigation“ und klicken Sie auf den Eintrag „Publizierte Version öffnen“.
2.6.4.
Elemente der Benutzeroberfläche aus- und einblenden
Über das Menü „Ansicht“ können Sie einzelne Elemente der Benutzeroberfläche
ausblenden. Das vor allem empfehlenswert bei der Arbeit mit geringen Bildschirmauflösungen).
Standardmäßig sind die ersten vier einträge dieses Menüs aktiviert (erkennbar an einem
Häkchen). Indem Sie die Einträge anklicken, können Sie folgende Elemente der
Benutzeroberfläche ausblenden:
•
die Tableiste (Wissen, Akten, Tutorials etc.)
•
die Iconleiste
•
die Navigationsleiste
•
die Fenster für Zusatzinformationen am unteren Bildschirmrand.
Um ausgeblendete Elemente wieder sichtbar zu machen, aktivieren Sie einfach wieder die
entsprechende Option im Menü „Ansicht“.
2.7.
Die Suchfunktion
Mit Hilfe der Suchfunktion können Sie sowohl die Knoten eines Baums als auch die an die
Knoten angehängten Zusatzinformationen durchsuchen. Dazu stehen Ihnen unterschiedliche Suchoptionen zur Verfügung.
2.7.1.
Einfache Suche nach Knoten
Sie können innerhalb des geöffneten Baums sowohl nach Knoten als auch nach deren
Zusatzinformationen suchen.
1. Öffnen Sie das Menü „Navigation“ und klicken Sie auf den Eintrag „Suchen“.
Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf das Icon
klicken.
2. Geben Sie Ihre/n Suchbegriff/e in das Eingabefeld „Suchbegriffe“ ein.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Suchen].
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Abb.: Fenster „Suche“ mit angezeigten Suchergebnissen
Die Knoten, die Ihrer Eingabe entsprechen, werden nun im Suchfenster angezeigt (siehe
Abbildung).
Über dem Suchfenster wird Ihnen angezeigt, wie viele Knoten gefunden wurden. Das
Suchfenster zeigt zunächst die ersten 30 Treffer an; sollte es mehr als 30 Treffer geben,
können Sie diese mit einem Klick auf die Schaltfläche [Nächste] aufrufen.
Vor jedem Knotentitel wird grafisch dargestellt, auf welcher Ebene des Baums sich der
gefundene Knoten befindet. Dies ist anhand der Anzahl der Punkte innerhalb der eckigen
Klammern zu erkennen (ein Knoten, der sich auf der dritten Ebene des Baums befindet
wird demnach mit […] angezeigt).
Klicken Sie auf einen der Knotentitel, um den entsprechenden Knoten im Baum
anzuzeigen.
Knoten, die mehrfach an verschiedenen Positionen im Baum vorhanden sind, werden
außerdem mit dem Zusatz (weitere Pfade…) angezeigt. Wenn Sie auf (weitere Pfade…)
klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster. In diesem Fenster wird Ihnen angezeigt, wie oft
der Knoten im Baum vorhanden ist und an welchen Positionen im Baum sich die
jeweiligen Knoten befinden (dies wird anhand der Knotenpfade dargestellt). Klicken Sie
auf einen der Knotentitel, um den entsprechenden Knoten im Baum anzuzeigen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
25
2.7.2.
Erweiterte Suchoptionen
Bei der Eingabe des Suchbegriffes stehen Ihnen mehrere Suchoptionen zur Verfügung:
•
bei Eingabe von zwei Begriffen hintereinander (also ohne einen Operanden)
Suchbegriff1 Suchbegriff2
wird nach Texten gesucht, die Suchbegriff1 UND Suchbegriff2 enthalten
•
bei Eingabe von
“Suchbegriff“
wird nach dem exakten Begriff gesucht
•
bei Eingabe von
Such*
wird nach allen Wörtern gesucht, die „Such“ sowie beliebig viele weitere Zeichen
als Wortbestandteil enthalten
•
bei Eingabe von
Such?
wird nach allen Wörtern gesucht, die „Such“ sowie exakt ein weiteres Zeichen als
Wortbestandteil enthalten.
Sie haben die Möglichkeit, die Art der zu durchsuchenden Inhalte weiter einzugrenzen.
Dazu steht Ihnen eine Reihe von Optionen zur Verfügung:
•
Mit Hilfe der Auswahlliste „Knotenfarbe“ können Sie festlegen, dass nur die
Knoten durchsucht werden, denen die von Ihnen ausgewählte Knotenfarbe
zugeordnet wurde.
•
Wenn in dem von Ihnen geöffneten Baum Knotengewichtungen eingesetzt
werden, können Sie mit Hilfe der farbigen Checkboxen in der Reihe „Gewichtung“
festlegen, dass nur solche Knoten durchsucht werden, die über die von Ihnen
ausgewählte Gewichtung verfügen. Beachten Sie, dass diese Option nur in
Bäumen angezeigt wird, in denen die Gewichtung zum Einsatz kommt.
•
Mit Hilfe der Auswahlliste „Suchen in“ können Sie eingrenzen, welche Inhalte des
Baums durchsucht werden sollen. Zur Auswahl stehen dabei
- Suche in allen Inhalten (Grundeinstellung)
- Suche nur in Knotentiteln
- Suche nur in Alternativtexten der Knoten
- Suche nur in Erläuterungstexten der Knoten.
Sofern ein Baum über weitere Kategorien von Zusatzinformationen verfügt (z.B.
Vertiefungen oder Textbausteine), werden diese ebenfalls in der Auswahlliste
angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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2.8.
Zusatzinformationen
Knoten können über unterschiedliche Zusatzinformationen in Form von Texten, Dateien,
Grafiken oder Links verfügen. Diese Zusatzinformationen werden - in verschiedene
Kategorien eingeordnet – am unteren Bildschirmrand angezeigt.
Alle angezeigten Zusatzinformationen gehören immer zum gerade aktiven Knoten.
(Dieser ist an einem orangefarbenen Rahmen zu erkennen.) Wählen Sie einen anderen
Knoten aus, werden die Zusatzinformationen dieses Knotens angezeigt.
Folgende Kategorien von Zusatzinformationen können - abhängig vom Anwendungstyp
des Wissensbaums - angezeigt werden:
•
Erläuterungen
•
Vertiefungen
•
Textbaustein (gegeben) bzw. Textbaustein (nicht gegeben)
•
Praxis
•
Bibliothek
Jeder Kategorie ist ein entsprechend benannter Tab am unteren Bildschirmrand
zugeordnet – durch einen Mausklick auf die Tabs können Sie zwischen den einzelnen
Kategorien von Zusatzinformationen umschalten.
Beachten Sie, dass diese Tabs nur dann angezeigt werden, wenn der jeweils aktive
Knoten tatsächlich über eine entsprechende Zusatzinformation verfügt. Es kann also sein,
dass bei einem Knoten überhaupt kein Tab angezeigt wird und bei einem anderen Knoten
gleich mehrere Tabs.
2.9.
Nutzung der Farblogik
Jeder einzelne Knoten eines Baums kann als „Gegeben“ (Grün) oder „Nicht gegeben“
(Rot) markiert werden. Abhängig von der logischen Verknüpfung zwischen den so
markierten Knoten und ihren Elternknoten werden diese dann automatisch als „Gegeben“
oder „Nicht gegeben“ markiert (siehe Abbildung).
Abb.: Knoten mit Farblogikmarkierungen
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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Diese Markierungen werden in einem Vorgang gespeichert. Sie können zur Generierung
von
Dokumenten
und
für
statistische
Auswertungen
genutzt
werden.
Weitere
Informationen zu Vorgängen finden Sie weiter unten.
Um einen Knoten als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ zu markieren, müssen Sie ihn
zunächst
einmal
mit
der
linken
Maustaste
anklicken.
Nun
haben
Sie
mehrere
Möglichkeiten:
•
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon
, um den Knoten als „Gegeben“ zu
markieren bzw. klicken Sie auf das Icon
, um den Knoten als „Nicht gegeben“
zu markieren. Klicken Sie auf das Icon
, um die jeweils gesetzte Markierung
eines Knotens wieder aufzuheben.
•
Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste einmal auf den Knoten klicken.
Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie mit einem einfachen Mausklick
die Befehle „Gegeben“, „Nicht gegeben“ oder „Nicht geprüft“ auswählen können.
•
Als weitere Alternative können Sie im Hauptmenü das Menü „Vorgang“ öffnen und
dort aus den entsprechenden Befehlen auswählen.
•
Schließlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Markierungen mit Hilfe der
Tastatur vorzunehmen. Drücken Sie die Taste „G“ für „Gegeben“ (bzw. Grün), die
Taste „R“ für „Nicht Gegeben“ (bzw. Rot) oder die Taste „U“ für „Nicht geprüft“.
2.10.
Gesperrte Knoten
Um logische Konflikte zu vermeiden, werden Knoten in bestimmten Fällen für die
Farblogikmarkierung gesperrt. Diese Knoten sind dann blau eingefärbt und die Befehle
zur Farblogik-Markierung deaktiviert, wenn Sie einen solchen Knoten anklicken.
Eine solche Sperrung tritt in zwei Fällen auf:
1. Wenn ein Anwender einen Elternknoten als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“
markiert, werden seine Kinderknoten gesperrt.
2. Wenn ein Knoten einer Exklusiv-Verknüpfung als „Gegeben“ markiert wird,
werden alle anderen Knoten innerhalb dieser Exklusiv-Verknüpfung gesperrt (da
in einer solchen Verknüpfung nur ein Knoten gegeben sein kann).
2.11.
Sonderfälle
Autoren von Wissensbäumen haben die Möglichkeit, durch bestimmte Einstellungen in
den technischen Eigenschaften eines Baums zu beeinflussen, wie die Farblogikmarkierung
im Baum durch den Anwender erfolgt.
1. Wenn in den technischen Eigenschaften des Baums die Option „Zweiwertige Logik“
aktiviert ist, können Knoten ausschließlich als „Gegeben“ markiert bzw. wieder auf
„Nicht geprüft“ gesetzt werden. Die Option „Nicht gegeben“ entfällt. Dies ist
insbesondere bei solchen Bäumen vorteilhaft, die Prozesse abbilden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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2. Wenn in den technischen Eigenschaften des Baums die Option „Farbprüfung
erzwingen“ aktiviert ist, können Anwender nur bei Kinderknoten eine FarblogikMarkierung
vornehmen. Die Farbe
von
Elternknoten
wird
in
diesem
Fall
ausschließlich vom System gesetzt.
2.12.
Diskussionsforen
Nutzer des Systems können untereinander eine Diskussion zu jedem einzelnen Knoten
eines Wissensbaums führen. Dabei kann jeder Knoten eines Baums ein eigenes
Diskussionsforum enthalten.
Diskussionsbeiträge können direkt aus der Baumansicht heraus vom aktuellen Knoten
ausgehend in das Forum eingestellt werden. Die Einträge beziehen sich dabei immer auf
den jeweils aktivierten Knoten in dem jeweils geöffneten Baum.
Es können entweder alle Diskussionsbeiträge aller Foren aller Knoten eines Baums auf
einmal angezeigt werden oder nur die Beiträge, die in das Forum des gerade markierten
Knotens eingestellt wurden.
HINWEIS: Voraussetzung für die Nutzung der Foren-Funktionalität ist, dass in den
technischen Eigenschaften des jeweiligen Baums die Option „Diskussionsforum“ aktiviert
wurde.
Abb.: Das Fenster „Forum“
2.12.1. Neue Forenbeiträge erstellen
1. Markieren Sie einen Knoten mit einem einfachen Mausklick.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ im Hauptmenü und klicken Sie auf den Eintrag
„Forenbeitrag erstellen“. Alternativ können Sie auch in der Symbolleiste auf das
Icon
klicken.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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3. Geben Sie im Eingabefeld „Thema“ ein aussagekräftiges Betreff ein.
4. Geben Sie Ihren Beitrag im Eingabefeld darunter ein.
5. Klicken Sie abschließend auf [Abschicken]. Der Forenbeitrag ist damit erstellt und
wird im linken Bereich des Forenfensters angezeigt.
Abb.: Das Fenster „Neuer Forenbeitrag“
Knoten, an denen ein Forenbeitrag vorhanden ist, werden zusätzlich markiert: in der
rechten unteren Ecke des Knotens erscheint eine verkleinerte Version des Icons
.
2.12.2. Forenbeiträge eines einzelnen Knotens anzeigen
Um
die
Foreneinträge
eines
einzelnen
Knotens
aufzurufen,
stehen
Ihnen
zwei
Möglichkeiten zur Verfügung:
•
Klicken Sie auf das kleine Forenicon in der rechten unteren Ecke des Knotens.
•
Öffnen Sie im Hauptmenü das Menü „Ansicht“ und klicken Sie auf „Zeige Forum“.
Im Forenfenster sehen Sie alle vorhandenen Beiträge im linken Bereich des Fensters.
Klicken Sie auf das Betreff eines Beitrags, um diesen zu lesen. Beiträge, die bereits von
anderen Nutzern beantwortet wurden, sind an einem „Plus“ vor dem Betreff zu erkennen.
Klicken Sie auf das „Plus“, um die darunter liegende Hierarchie der Beiträge zu öffnen.
2.12.3. Auf Forenbeiträge antworten
1. Öffnen Sie das Forum wie oben beschrieben.
2. Wählen Sie einen Beitrag aus, indem Sie auf das Betreff des Beitrags klicken.
3. Klicken Sie auf [Antwort schreiben].
4. Geben Sie Ihren Text in das Eingabefeld darüber ein.
5. Klicken Sie auf [Abschicken].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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2.12.4. Forenbeiträge des gesamten Baums anzeigen
Wenn Sie nicht jeden einzelnen Knoten eines Baums aufrufen möchten, um die jeweiligen
Foreneinträge zu lesen, können Sie sich auch die Liste aller Foreneinträge des gesamten
Baums anzeigen lassen.
1. Öffnen Sie das Menü „Navigation“ im Hauptmenü und klicken Sie auf den Befehl
„Alle Forenbeiträge“.
2. Öffnen Sie nun wie gehabt Forenbeiträge, um Forenbeiträge zu lesen oder zu
beantworten.
In der Volltextansicht jedes Forenbeitrags wird angezeigt, an welchem Knoten der
jeweilige Forenbeitrag eingestellt wurde. Diese Information sehen Sie unter dem Thema
des Beitrags. Wenn Sie auf den blau markierten Knotentitel klicken, gelangen Sie direkt
zum jeweiligen Knoten.
2.12.5. Forenbeiträge löschen
HINWEIS: Sie können vorhandene Forenbeiträge nur dann löschen, wenn Sie über das
administrative Zugriffsrecht „Foren Admin“ verfügen.
1. Öffnen Sie das Forum.
2. Klicken Sie einmal auf den zu löschenden Beitrag.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Artikel löschen]. Der ausgewählte Beitrag wird
nun inklusive aller eventuell vorhandenen Antworten gelöscht.
2.12.6. Forenbeiträge automatisch per Email versenden
Alle neuen Forenbeiträge können automatisch per Email an eine vordefinierte Emailadresse verschickt werden. Diese Emailadresse kann serverweit definiert werden, d.h.
alle Forenbeiträge aus allen knowledgeTools werden an dieselbe Emailadresse versendet.
Alternativ ist es möglich, die Empfängeradresse für jedes knowledgeTool separat
festzulegen. Beide Varianten können schließlich auch gemischt werden, d.h. es kann eine
serverweite Empfängeradresse definiert werden, an die die Beiträge aus all den
knowledgeTools versendet werden, in denen keine eigene separate Emailadresse
festgelegt wurde.
Grundlegende Voraussetzung für das Versenden von Forenbeiträgen ist, dass Sie in den
Servereinstellungen Ihres LOGOS-Servers einen Mailserver definiert haben.
HINWEIS: Dieser Vorgang muss über die LOGOS Server Console ausgeführt werden,
also auf dem Rechner, auf dem der LOGOS-Server installiert wurde.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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1. Öffnen Sie die knowledgeTools Server Console.
2. Öffnen Sie das Menü „Options“ und wählen Sie den Befehl „Server Options“ aus.
3. Geben Sie in der Zeile „Mailserver“ die Adresse Ihres Mailservers ein.
4. Optional können Sie nun in der Zeile „Forum Recipient Email“ eine Emailadresse
eingeben, an die neue Forenbeiträge aus allen knowledgeTools Ihres Servers
verschickt werden sollen. Wenn Sie keine solche zentrale Empfängeradresse
wünschen, lassen Sie das Feld bitte leer.
5. Starten Sie den Server mit Hilfe des Befehls „Start Server / Stop Server“ im Menü
„File“ neu.
Um eine separate Empfängeradresse für einzelne knowledgeTools zu definieren, gehen
Sie bitte folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie das entsprechende knowledgeTool – beachten Sie, dass Sie über das
Recht verfügen müssen, dass knowledgeTool zu editieren.
2. Öffnen Sie das Menü „Navigation“ und wählen Sie den Befehl „Technische
Baumeigenschaften“ aus.
3. Stellen Sie sicher, dass die Checkbox vor dem Eintrag „Diskussionsforum /
Forenbeiträge senden an“ aktiviert ist.
4. Geben Sie die Emailadresse des gewünschten Empfängers in das darunter
befindliche Eingabefeld ein.
5. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern].
2.13.
Mit Vorgängen arbeiten
Vorgänge sind das zentrale Element Ihrer Arbeit mit LOGOS. Wissensbäume sind
abstrakt und bilden z.B. alle überhaupt denkbaren Schritte eines Prozesses ab. In einem
Vorgang wird dagegen konkret festgehalten, welche Auswahl aus diesen Schritten Sie als
Anwender wie bearbeitet haben. Auf diese Weise ist es möglich, Ihre Arbeitsergebnisse
für spätere Bearbeitungen oder für die Archivierung zu sichern. So lassen sich
beispielsweise im juristischen Bereich die Fälle verschiedener Mandanten separat
bearbeiten und sichern.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die in diesem Abschnitt dargestellten Verfahren nur
dann gelten, wenn auf Ihrem Server kein Aktenmodul installiert ist.
Wenn das Aktenmodul auf Ihrem Server installiert ist, gelten für die Arbeit mit
Vorgängen die im Kapitel „Das Aktenmodul“ beschriebenen Verfahren.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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Ein (speicherbarer) Vorgang entsteht, wenn Sie in einem Baum
•
eine Farbprüfung vornehmen oder
•
eine Notiz an einen Knoten anhängen.
HINWEIS: Jeder Benutzer hat grundsätzlich immer nur Zugriff auf die Vorgänge, die er
selbst gespeichert hat. Bei Nutzung des Aktenmoduls können Vorgänge jedoch für andere
Nutzer freigegeben werden.
Grundsätzlich wird jeder Vorgang automatisch gespeichert, sobald Sie eine Farbe gesetzt
oder eine Notiz an einen Knoten angehängt haben. Dennoch empfehlen wir Ihnen, Ihre
Vorgänge manuell zu speichern und zu verwalten, damit Sie diese bei Bedarf leichter
wieder finden.
2.13.1. Neue Vorgänge anlegen
Sie können jede Bearbeitung eines Wissensbaums (Farbprüfung oder Anhängen einer
Notiz) als eigenen Vorgang speichern und später wieder aufrufen und weiter bearbeiten.
Beim Speichern eines Vorgangs werden die folgenden Informationen gesichert und bei
Bedarf wieder hergestellt:
•
alle vorgenommenen Farbprüfungen (Gegeben, Nicht gegeben, Nicht geprüft)
•
alle angehängten Notizen
•
alle Daten, die Sie im Rahmen der Farbprüfung in Eingabefelder am Knoten
eingegeben haben
Möchten Sie die Arbeit mit dem aktuellen Vorgang beenden, wählen Sie aus dem Menü
„Vorgang“ den Eintrag „Neu“ oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon
. Alle
vorgangsbezogenen Inhalte werden entfernt (Farblogik, Notizen, Inhalte von Eingabefeldern), aber zu dem entsprechenden Vorgang automatisch gespeichert
2.13.2. Vorgänge manuell speichern
Möchten Sie einen Vorgang erstmalig speichern, wählen Sie aus dem Menü „Vorgang“
den Eintrag „Speichern“ oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon
. Geben Sie
in der Zeile „Vorgang“ bitte den Namen ein, unter dem der Vorgang gespeichert werden
soll und bestätigen Sie mit [Speichern].
HINWEIS: Beachten Sie bitte, dass ein speicherbarer Vorgang erst dann existiert, wenn
Sie eine Notiz erstellt oder eine Prüfung mit Hilfe der Farblogik vorgenommen haben.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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2.13.3. Vorhandene Vorgänge öffnen
Möchten Sie einen gespeicherten Vorgang wieder aufrufen, wählen Sie aus dem Menü
„Vorgang“ den Eintrag „Öffnen“ oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon
.
Im sich nun öffnenden Fenster werden alle von Ihnen angelegten Vorgänge angezeigt.
Wählen Sie den zu öffnenden Vorgang mit einem einfachen Mausklick aus und bestätigen
Sie mit [Öffnen].
2.13.4. Vorgänge verwalten
Sie haben die Möglichkeit, gespeicherte Vorgänge
•
umzubenennen oder
•
zu löschen.
Außerdem können Sie Vorgänge in Verzeichnissen organisieren.
2.13.5. Vorgänge umbenennen
1. Öffnen Sie das Menü „Vorgang“ und wählen Sie dort den Eintrag „Vorgänge
verwalten“.
2. Wählen Sie den umzubenennenden Vorgang mit einem einfachen Mausklick aus
der nun erscheinenden Liste aus – der Name des ausgewählten Vorgangs
erscheint unten im Eingabefeld „Vorgang“.
3. Löschen Sie im Eingabefeld „Vorgang“ den alten Namen und geben Sie den neuen
Namen des Vorgangs ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Umbenennen].
5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche [OK] im
nächsten Fenster.
6. Schließen Sie dass Fenster „Vorgänge verwalten“ durch einen Klick auf die
Schaltfläche [X].
2.13.6. Vorgangsdaten exportieren
Sie haben die Möglichkeit, die innerhalb eines Vorgangs eingegebenen Daten als xlsDatei z.B. zur Weiterverarbeitung in MS Excel zu exportieren.
1. Öffnen Sie zunächst den entsprechenden Vorgang.
2. Öffnen Sie das Menü „Vorgang“ und wählen Sie dort den Eintrag „Vorgangsdaten
exportieren“.
3. Wählen Sie in dem nun erscheinenden Dialogfenster aus, ob Sie die xls-Datei
sofort öffnen oder auf Ihrer lokalen Festplatte speichern möchten.
HINWEIS: Beachten Sie bitte, dass Sie auf diese Weise die Daten des Vorgangs
exportieren, nicht jedoch den Vorgang selbst.
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2.13.7. Vorgang löschen
1. Öffnen Sie das Menü „Vorgang“ und wählen Sie dort den Eintrag „Vorgänge
verwalten“.
2. Wählen Sie den zu löschenden Vorgang mit einem einfachen Mausklick aus der
nun erscheinenden Liste aus. Der Name des ausgewählten Vorgangs erscheint
unten im Eingabefeld „Vorgang“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen].
4. Bestätigen Sie den Löschvorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche [OK] im
nächsten Fenster.
5. Schließen Sie dass Fenster „Vorgänge verwalten“ durch einen Klick auf die
Schaltfläche [X].
2.13.8. Verzeichnis erstellen
Um die Übersichtlichkeit zu wahren, können Sie verschiedene (Unter-)Verzeichnisse
erstellen und die gespeicherten Vorgänge dorthin verschieben bzw. einen Vorgang
originär in einem bestimmten Verzeichnis anlegen.
1. Öffnen Sie das Menü „Vorgang“ und wählen Sie dort den Eintrag „Vorgänge
verwalten“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Verzeichnis erstellen].
3. Falls Sie ein Unterverzeichnis erstellen wollen, klicken Sie zunächst auf den
übergeordneten Ordner auf der linken Seite des Fensters bis dieser markiert
erscheint und klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche [Verzeichnis erstellen].
4. In das sich nun öffnende Fenster geben Sie den Namen des neuen Verzeichnisses
ein und bestätigen mit einem Klick auf die Schaltfläche [Erstellen].
2.13.9. Verzeichnis löschen
1. Öffnen Sie das Menü „Vorgang“ und wählen Sie dort den Eintrag „Vorgänge
verwalten“.
2. Markieren Sie das (Unter-) Verzeichnis, das Sie löschen wollen mit einem
Mausklick auf den entsprechenden Ordner auf der linken Seite des Fensters
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Verzeichnis löschen]
4. In einem neuen Fenster werden Sie aufgefordert, Ihren Löschbefehl zu bestätigen.
Dies erreichen Sie durch einen Mausklick auf die Schaltfläche [OK].
2.13.10.
Vorgang verschieben
1. Öffnen Sie das Menü „Vorgang“ und wählen Sie dort den Eintrag „Vorgänge
verwalten“.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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2. Wählen Sie den zu verschiebenden Vorgang mit einem einfachen Mausklick aus
der nun erscheinenden Liste aus - der Name des ausgewählten Vorgangs
erscheint unten im Eingabefeld „Vorgang“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Verschieben].
4. In einem neuen Fenster werden Sie aufgefordert den Ordner anzugeben, in den
der neue Vorgang verschoben werden soll.
5. Markieren Sie den neuen Ordner und bestätigen Sie das Verschieben des
Vorgangs mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [OK].
2.13.11.
Notizen
Sie haben die Möglichkeit, individuelle Notizen an jeden einzelnen Knoten eines Baums
anzuhängen und mit einem Vorgang zu speichern.
Wählen Sie den Eintrag „Zeige Notizfenster“ aus dem Menü „Ansicht“ oder klicken Sie in
der Symbolleiste auf das Icon
, um eine neue Notiz anzulegen. Geben Sie den Text der
Notiz in das sich nun öffnende Notizfenster ein und klicken Sie auf die Schaltfläche
[Speichern], um die Notiz zu speichern. Sofern Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht in
einem Vorgang gearbeitet haben, wird durch das Speichern der Notiz automatisch ein
neuer Vorgang erzeugt.
Ein Knoten, zu dem eine Notiz existiert, wird mit einem gelben Icon
in der rechten
unteren Ecke gekennzeichnet. Klicken Sie auf das Icon, um die Notiz zu öffnen. Alternativ
können Sie auf den Befehl „Zeige Notizfenster“ aus dem Menü “Ansicht“ verwenden.
HINWEIS: Beachten Sie bitte, dass Sie pro Knoten nur eine Notiz erzeugen können.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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3. Neue Wissensbäume erstellen
Mit dem Struktureditor steht Ihnen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Erstellung und
Bearbeitung eigener knowledgeTools-Bäume zur Verfügung. Sofern Sie über die
entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie direkt in der Anwendung zwischen
Lese- und Bearbeitungsmodus umschalten, ohne ein zusätzliches Programm starten zu
müssen.
HINWEIS: Voraussetzung für das Anlegen eines neuen Baumes im System ist, dass Sie
in der Nutzerdatenbank als „Tree Administrator“ frei geschaltet sind.
1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser (wir empfehlen die Nutzung des Internet Explorers).
2. Geben Sie die Adresse Ihres LOGOS-Servers ein und drücken Sie die Enter-Taste
(die Adresse lautet: „http://Ihr_Servername/knowledgetools/dms“ )
3. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
4. Klicken Sie oben auf den Tab „Wissen“.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neuer Baum] am unteren Bildschirmrand.
6. Geben Sie den Technischen Baumnamen und den Angezeigten Baumnamen
ein und klicken Sie auf die Schaltfläche [Anlegen]. (Beachten Sie: Der Technische
Baumname darf keine Umlaute bzw. sonstige Sonderzeichen oder Leerstellen
enthalten.)
7. Der soeben angelegte Baum erscheint nun in der Liste Ihrer Bäume.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Edit] vor dem Namen des Baums, um diesen zu
bearbeiten.
3.1.
Technische Eigenschaften des Baumes festlegen
Wissensbäume haben bestimmte, vom Anwender definierbare technische Eigenschaften.
Diese beeinflussen die Darstellung des Baumes im knowledgeTool-Client, die Art der im
Client angezeigten Zusatzinformationen und das Vorhandensein bestimmter Funktionen
(wie z.B. Diskussionsforum).
Nach der Erstellung eines neuen Baums sollten Sie zunächst die technischen Baumeigenschaften festlegen. Öffnen Sie dazu das Menü „Navigation“ und klicken Sie auf
„Technische Baumeigenschaften öffnen“. Daraufhin öffnet sich das Fenster „Technische
Baumeigenschaften“.
HINWEIS: Sie können
die technischen
Baumeigenschaften
(mit
Ausnahme des
Technischen Baumnamens) zu jedem späteren Zeitpunkt wieder ändern.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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Zur Festlegung der technischen Eigenschaften stehen Ihnen folgende Optionen zur
Verfügung:
Abb.: Fenster „Technische Baumeigenschaften“
HINWEIS:
Der
Technische
Baumname
wird
im
obersten
Feld
„knowledgeTree“
angezeigt. Der Technische Baumname kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
3.1.1.
Titel
Legt fest, unter welchem Titel der Baum im Portfolio angezeigt wird
3.1.2.
Kurzbeschreibung / Beschreibung
Sie haben die Möglichkeit, beim Öffnen eines Baums automatisch einen Startbildschirm
anzeigen zu lassen („Splashscreen“). In diesem Startbildschirm kann z.B. der Titel und
der Autor des Baums angezeigt werden. Der Startbildschirm wird angezeigt, sobald Sie
einen Text in das Feld „Kurzbeschreibung“ eingegeben haben.
Um im Startbildschirm einen ausführlicheren Text anzeigen zu lassen, nutzen Sie die
„Beschreibung“. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten] und geben Sie Ihren Text in
das sich nun öffnende Fenster ein. Klicken Sie in diesem Fenster auf [Speichern], um den
von Ihnen eingegebenen Text zu übernehmen.
3.1.3.
Anwendungstyp
Legt fest, ob im unteren Bereich des Clients Zusatzinformationen angezeigt werden und
welcher Art diese Zusatzinformationen sind.
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Zur Verfügung stehen:
•
Keine Texte – es werden keine Zusatzinformationsfenster angezeigt
•
Standard
–
es
werden
die
Zusatzinformationsfenster
„Erläuterung“
und
Bibliothek“ angezeigt
•
Standard
+
Vertiefung
–
es
werden
die
Zusatzinformationsfenster
„Erläuterung“, „Vertiefung“, „Praxis“ und „Bibliothek“ angezeigt
•
Dokumentengenerator – Zusätzlich zu „Erläuterung“ und „Bibliothek“ werden
die Textbereiche für das Generieren von Dokumenten angezeigt (siehe dazu auch
unten „Erweiterte Funktionalitäten“). Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn auf
Ihrem Server eine entsprechende Lizenz installiert ist.
•
Briefgenerator
–
Zusätzlich
zu
„Erläuterung“
und
„Bibliothek“
wird
der
Textbereich für das Generieren von Briefen unter „Textbaustein“ angezeigt (siehe
dazu auch unten „Erweiterte Funktionalitäten“)
•
Risikoanalyse – bei diesem Anwendungstyp werden die Zusatzinformationsfenster „Erläuterung“ und Bibliothek“ angezeigt. Außerdem ist bei diesem
Anwendungstyp die Eingabe und Berechnung von Wahrscheinlichkeiten und
Erwartungswerten möglich. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn auf Ihrem
Server eine entsprechende Lizenz installiert ist.
3.1.4.
Optionale Funktionen
Bestimmt, ob die nachfolgend aufgeführten technischen Funktionen im Client bzw. Baum
verfügbar sind:
•
Kommentar senden an - Anwender können aus einem knowledgeTool heraus
Kommentare zu Inhalten oder technischen Problemen per Email an einen vordefinierten Empfänger senden; aktivieren Sie die Option und geben Sie dann die
Emailadresse
des
Empfängers
ein.
Voraussetzung
für
die
Nutzung
der
„Kommentar senden“ - Funktion ist, dass Sie in der LOGOS Server Console unter
„Options“ -> „Server options“ einen Mailserver eingerichtet haben.
•
Farblogik - Der Anwender kann im Wissensbaum Prüfungen mit Hilfe der
Farblogik vornehmen und diese Prüfungen als Vorgang speichern
•
Erwartungswerte / in Währung – Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie
zuvor den Anwendungstyp des knowledgeTools auf „Risikoanalyse“ gesetzt haben.
In diesem Fall können Sie mit dieser Option bestimmen, ob in dem knowledgeTool
außer der Eingabe und Berechung von Wahrscheinlichkeiten auch die Eingabe von
Werten möglich sein soll. Zusätzlich können Sie mit Hilfe der Auswahlliste dahinter
bestimmen, welche Währung im knowledgeTools-Client und in den entsprechenden Auswertungen verwendet werden soll. Zur Auswahl stehen derzeit Euro,
US-Dollar und Britisches Pfund.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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•
Diskussionsforum / Forenbeiträge senden an – Wenn diese Option aktiviert
ist, steht den Nutzern des knowledgeTools die Forenfunktionalität zur Verfügung.
Wenn zusätzlich eine Emailadresse in das Eingabefeld eingetragen wurde (und ein
Mailserver in
der
LOGOS
Server Console definiert
wurde), werden
neue
Forenbeiträge automatisch per Email an diese Adresse versendet.
•
Arbeitsanleitungen - Gibt es zu Knoten mit einer „UND-Verknüpfung“ keine
Texte, kann über die Arbeitsanleitung der Alternativtext der Kinderknoten als
Aufzählung in tabellarischer Form in das Textfenster des jeweiligen Elternknotens
übernommen werden.
•
Gesetze verlinken – Gesetzeszitate in den Zusatzinformationstexten werden
automatisch mit der integrierten Gesetzes- und Urteilsdatenbank verlinkt (sofern
das jeweilige Gesetz in der Datenbank enthalten ist). Diese Funktion ist nur
verfügbar, wenn auf Ihrem Server eine entsprechende Lizenz installiert ist.
•
Gewichtung von Knoten - Mit Hilfe von Farben (grün, gelb, rot) kann man
Knoten im Hinblick auf Ihre Wichtigkeit markieren.
•
Abfragefenster „Vorgangsknoten löschen?“ unterdrücken - Verhindert
einen Warnhinweis beim Verschieben eines Knotens, auf den sich in der
publizierten Fassung desselben Baums ein Vorgang bezieht.
•
Anzeige errechneter Daten unterdrücken – Verhindert die Anzeige von
Farbwerten an übergeordneten Knoten, wenn an einem Kinderknoten eine
Farbprüfung vorgenommen wurde.
•
Eingabefelder - Diese Funktion ermöglicht es, einzelne Knoten des Baumes mit
Eingabefeldern zu versehen, die für die Erhebung von Daten und eine spätere
statistische Auswertung bzw. im Rahmen der Generierung von Dokumenten
genutzt werden können.
•
Formelfelder – Durch die Aktivierung dieser Auswahl haben Sie die Möglichkeit,
die Rechenfunktion innerhalb von Wissensbäumen zu nutzen. Diese Funktion ist
nur verfügbar, wenn auf Ihrem Server eine entsprechende Lizenz installiert ist.
•
Farbprüfung erzwingen - Bei der erzwungenen Farbprüfung kann der Anwender
nur Kinderknoten als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markieren.
•
Zweiwertige Logik – Ist diese Option ausgewählt, können Knoten vom
Anwender lediglich als „Gegeben“ oder als „Nicht geprüft“ markiert werden. Die
Markierung „Nicht gegeben“ wird in diesem Fall ausgeblendet. Die zweiwertige
Logik eignet sich insbesondere für Bäume, die Prozessabläufe wiedergeben.
Beachten Sie bitte, dass diese Option nicht zur Verfügung steht, wenn als
Anwendungstyp „Risikoanalyse“ ausgewählt wurde.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
40
•
Module markieren – Wenn diese Option aktiviert ist, werden im Baum Knoten,
die mehrfach vorhanden sind (Module), als solche markiert. Dies erfolgt über das
Icon
•
in der rechten unteren Ecke des jeweiligen Knotens.
Dateien- und Skriptesidebar – Sofern Ihre LOGOS-Installation über ein
installiertes Datenraummodul verfügt (erkennbar am Tab „Datenraum“ am
oberen
Bildschirmrand),
können
Sie
Verzeichnisse
und
Dateien
aus
dem
Datenraum sowie speziell aufbereitete Texte in einer Sidebar neben einem Baum
anzeigen und Verlinkungen zwischen den Knoten des Baums und einzelnen
Dateien und/oder Textabschnitten eines Dokuments herstellen. Bei Aktivierung
dieser Option erscheinen zwei Auswahllisten „Dateien auswählen“ und „Texte
auswählen“. In der ersten Liste können Sie auswählen, welche Datenräume in der
Sidebar angezeigt werden sollen, in der zweiten Liste können Sie bestimmen,
welche
Dokumente
in
der
Sidebar
angezeigt
werden
sollen.
Bei
beiden
Auswahllisten ist eine Mehrfachauswahl möglich.
HINWEIS: Ausführliche Informationen zur Verwendung des Datenraums und der
dazugehörigen Sidebar finden Sie weiter unten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Einstellungen zu speichern. Sie
werden nun gefragt, ob Sie den Client mit den neuen Einstellungen neu laden
möchten. Klicken Sie auf [Neu laden]. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen
sind sofort verfügbar.
HINWEIS: Ausführliche Informationen zum Bearbeiten von Bäumen finden Sie weiter
unten.
3.2.
knowledgeTools für andere Nutzer zugänglich machen Publizieren
HINWEIS: knowledgeTools liegen auf dem Server in zwei Versionen vor: in einer
sogenannten Struktureditorversion und in einer publizierten Version. Wenn knowledgeTools neu erstellt oder editiert werden, sind diese Änderungen zunächst nur in der
Struktureditorversion sichtbar. Um diese anderen Nutzern zugänglich zu machen, muss
die Struktureditorversion publiziert werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie knowledgeTools nur dann publizieren können, wenn Sie über
das Recht „Tree Admin“ verfügen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
41
1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser (wir empfehlen die Nutzung des Internet Explorers).
2. Geben Sie die Adresse Ihres LOGOS-Servers ein und drücken Sie die Enter-Taste
(die Adresse lautet: „http://Ihr_Servername/knowledgetools/dms“ )
3. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Edit] neben dem Namen des zu publizierenden
knowledgeTools – der knowledgeTools-Client öffnet sich nun im Struktureditormodus.
5. Öffnen
Sie
das
Menü
„Navigation“
und
klicken
Sie
auf
„Versionen
des
Wissensbaums“.
6. Sie können nun den letzten Bearbeitungsstand des knowledgeTools publizieren,
indem Sie auf „Aktuelle Version publizieren“ (blau unterlegt) klicken.
7. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten Bearbeitungsstand zu
publizieren.
Im
Hauptbereich
des
Fensters
sehen
Sie
alle
Versionen
(Bearbeitungsstände) des knowledgeTools. Unter jeder Version befindet sich ein
Link „Diese Version publizieren“. Klicken Sie auf diesen Link, um die dazugehörige
Version zu publizieren.
8. Nutzer, die bereits für den Zugriff auf das Tool freigeschaltet wurden, sehen beim
nächsten Zugriff automatisch die gerade publizierte Version des Tools. Nutzer, die
noch nicht für den Zugriff auf das Tool freigeschaltet wurden, müssen nun noch
freigeschaltet werden.
Alternativ zu dieser Vorgehensweise haben Sie auch die Möglichkeit, die aktuellste
Fassung
eines
Wissensbaums
direkt
zu
publizieren.
Öffnen
sie
dazu
im
Struktureditormodus das Menü „Bearbeiten“ und wählen Sie dann den Befehl „Aktuelle
Version publizieren“ aus. Sie können auch das Icon
in der Symbolleiste verwenden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
42
4. Import und Export von Daten
Sowohl knowledgeTools als auch
•
Datenräume
•
Skripte
•
Gesetze und
•
Urteile
können in eine Datei exportiert und (z.B. auf einem anderen LOGOS-Server) wieder
importiert werden.
4.1.
Datenaustausch: ein knowledgeTool aus einer Datei importieren
knowledgeTools können in Form so genannter Product Files bzw. kip-Dateien von einem
Rechner zum nächsten weitergegeben werden. Sofern Sie bereits über solche knowledgeTools verfügen, können Sie diese in Ihren LOGOS-Server importieren.
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
HINWEIS: Beachten Sie unbedingt, dass beim Import eines knowledgeTools, dass mit
einem Skript verknüpft ist, zuerst das Skript und erst danach das knowledgeTool
importiert werden muss.
HINWEIS: Beim Import eines knowledgeTools, dass mit einem Datenraum verknüpft ist,
müssen Sie zuerst den Datenraum und erst danach das knowledgeTool importieren.
HINWEIS: Falls das knowledgeTool sowohl mit einem Skript als auch mit einem
Datenraum verknüpft ist, müssen Skript und Datenraum vor dem knowledgeTool
importiert werden – dabei müssen Datenräume wiederum vor Skripten importiert
werden.
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Produktdatei importieren“.
3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche [Durchsuchen]
und wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem sich die zu importierende
Produktdatei befindet. Wählen Sie die entsprechende Datei mit einem einzelnen
Mausklick aus und klicken Sie dann bitte auf die Schaltfläche [Öffnen].
4. Klicken Sie jetzt bitte auf die Schaltfläche [Hochladen].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
43
5. Nach erfolgreicher Übertragung der Datei öffnet sich das Auftragsfenster.
In diesem wird der Import der Produktdatei als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Importprozess zu starten.
Wenn Sie den Importauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das
Icon
.
6. Nach erfolgreichem Import erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag
aus dem Auftragsfenster zu löschen.
7. Legen Sie in der Nutzerdatenbank fest, welche Nutzer auf das soeben importierte
knowledgeTool zugreifen können sollen.
4.2.
Datenaustausch: knowledgeTools aus dem Lexogram importieren
Das Lexogram ist ein älteres Windows-Programm zum Erstellen von knowledgeTools. Sie
können derartige, noch mit dem Lexogram erstellte knowledgeTools in Ihren LOGOSServer importieren. Lexogram-Dateien sind an der Endung „ktd“ zu erkennen.
HINWEIS: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn der LOGOS Server in einer MS
Windows-Umgebung installiert wurde.
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
Das Lexogram speichert Bäume jeweils in zwei Dateien ab – einer Datei mit der Endung
.ktl und einer gleichnamigen Datei mit der Endung .ktd. Für den Import ist nur die Datei
mit der Endung .ktd relevant.
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „KTD-Datei importieren“.
3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche [Durchsuchen]
und wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem sich die zu importierende KTD-Datei
befindet. Wählen Sie die entsprechende Datei mit einem einzelnen Mausklick aus
und klicken Sie dann bitte auf die Schaltfläche [Öffnen].
4. Klicken Sie jetzt bitte auf die Schaltfläche [Hochladen].
5. Nach erfolgreicher Übertragung der Datei öffnet sich das Auftragsfenster.
In diesem wird der Import der KTD-Datei als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Importprozess zu starten.
Wenn Sie den Importauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das
Icon
.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
44
6. Nach erfolgreichem Import erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag
aus dem Auftragsfenster zu löschen.
7. Bitte beachten Sie, dass Sie nach dem
Import einer KTD-Datei in der
Nutzerverwaltung diejenigen Nutzer, die Zugriff auf den soeben importieren Baum
haben sollen, mit den entsprechenden Rechten ausstatten müssen.
4.3.
Ein importiertes oder neu erstelltes knowledgeTool freischalten
HINWEIS: Nach dem Import eines knowledgeTools ist dieses nur für den Nutzer sichtbar
(Lese- und Schreibrechte), der den Import durchgeführt hat, jedoch für keinen anderen
Nutzer. Daher müssen Nutzer, die Zugriff auf dieses neue knowledgeTool erhalten sollen,
zunächst in der Nutzerverwaltung für das Tool freigeschaltet werden.
Beachten Sie, dass Sie nur als „User Admin“ über die Berechtigung verfügen, Nutzer für
ein Tool freizuschalten.
1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser (wir empfehlen die Nutzung des Internet Explorers).
2. Geben Sie die Adresse Ihres LOGOS-Servers ein und drücken Sie die Enter-Taste
(die Adresse lautet: „http://Ihr_Servername/knowledgetools/dms“ )
3. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
4. Klicken Sie oben auf das Tab „Nutzer“.
5. Geben Sie in das Feld „Suche nach“ den Vornamen, Nachnamen oder die EmailAdresse des Nutzers ein, der Zugriff auf das neu importierte knowledgeTool haben
soll, und klicken Sie auf [Suchen].
6. Klicken Sie im Suchergebnis auf den Namen des betreffenden Nutzers.
7. Sie sehen nun alle Berechtigungen des ausgewählten Nutzers. Klicken Sie auf den
weißen Pfeil neben „Zugriffsrechte auf Wissensgebiete“.
8. Im Bereich „Zugriffsrechte auf Wissensgebiete“ sehen Sie nun eine Liste aller im
System verfügbaren
knowledgeTools, darunter auch den Namen des neu
importierten knowledgeTools. Neben den Namen der knowledgeTools befinden
sich jeweils Checkboxen in den Spalten „Lesen“, „Texte Bearbeiten“ und
„Vorgänge auswerten“.
9. Klicken Sie auf das Kästchen in der Spalte „Lesen“, wenn der ausgewählte Nutzer
nur lesenden Zugriff auf das knowledgeTool haben soll; klicken Sie das Kästchen
in der Spalte „Texte Bearbeiten“, wenn der Nutzer die Möglichkeit haben soll, das
knowledgeTool zu editieren bzw. zu bearbeiten; klicken Sie das Kästchen in der
Spalte
„Struktur
Editieren“,
wenn
der
Nutzer
die
Baumstruktur
des
knowledgeTools selbst bearbeiten können soll.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
45
10. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Änderungen zu
übernehmen.
4.4.
Datenaustausch: Skripte aus einer Datei importieren
Sie können Skripte (siehe auch weiter unten den Abschnitt „Der Skripteditor“) genau so
wie ein knowledgeTool aus einer Datei importieren.
Dies ist insbesondere dann zwingend erforderlich, wenn Sie ein knowledgeTool
importieren möchten, dass mit einem Skript verknüpft ist. Skripte liegen ebenfalls als
Produktdatei mit der Endung .kip vor.
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
HINWEIS: Beachten Sie unbedingt, dass beim Import eines Skripts, das mit einem
knowledgeTool verknüpft ist, zuerst das Skript und erst danach das knowledgeTool
importiert werden muss.
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Produktdatei importieren“.
3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche [Durchsuchen]
und wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem sich die zu importierende
Produktdatei befindet. Wählen Sie die entsprechende Datei mit einem einzelnen
Mausklick aus und klicken Sie dann bitte auf die Schaltfläche [Öffnen].
4. Klicken Sie jetzt bitte auf die Schaltfläche [Hochladen].
5. Nach erfolgreicher Übertragung der Datei öffnet sich das Auftragsfenster.
In diesem wird der Import der Produktdatei als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Importprozess zu starten.
Wenn Sie den Importauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das
Icon
.
6. Nach erfolgreichem Import erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag
aus dem Auftragsfenster zu löschen.
7. Legen Sie in der Nutzerdatenbank fest, welche Nutzer auf das soeben importierte
Skript zugreifen können sollen (siehe unten).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
46
4.5.
Ein importiertes oder neu erstelltes Skript freischalten
HINWEIS: Nach dem Import eines Skripts ist dieses zunächst nur für den Nutzer
sichtbar (Lese- und Schreibrechte), der den Import durchgeführt hat, jedoch für keinen
anderen Nutzer. Daher müssen andere Nutzer, die Zugriff auf dieses neue Skript erhalten
sollen, zunächst in der Nutzerverwaltung für das Skript freigeschaltet werden.
Beachten Sie, dass Sie nur als „User Admin“ über die Berechtigung verfügen, Nutzer für
ein Skript freizuschalten.
1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser (wir empfehlen die Nutzung des Internet Explorers).
2. Geben Sie die Adresse Ihres LOGOS-Servers ein und drücken Sie die Enter-Taste
(die Adresse lautet: „http://Ihr_Servername/knowledgetools/dms“ )
3. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
4. Klicken Sie oben auf das Tab „Nutzer“.
5. Geben Sie in das Feld „Suche nach“ den Vornamen, Nachnamen oder die EmailAdresse des Nutzers ein, der Zugriff auf das gerade importierte Skript haben soll,
und klicken Sie auf [Suchen].
6. Klicken Sie im Suchergebnis auf den Namen des betreffenden Nutzers.
7. Sie sehen nun alle Berechtigungen des ausgewählten Nutzers. Klicken Sie auf den
weißen Pfeil neben „Zugriffsrechte auf Skripte“.
8. Im Bereich „Zugriffsrechte auf Skripte“ sehen Sie nun eine Liste aller im System
verfügbaren Skripte, darunter auch den Namen des gerade importierten Skripts.
Neben den Namen der Skripte befinden sich jeweils Checkboxen in den Spalten
„Nur Lesen“ und „Bearbeiten“.
9. Klicken Sie auf das Kästchen in der Spalte „Nur Lesen“, wenn der ausgewählte
Nutzer nur lesenden Zugriff auf das Skript haben soll; klicken Sie das Kästchen in
der Spalte „Bearbeiten“, wenn der Nutzer die Möglichkeit haben soll, das Skript zu
editieren.
10. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Änderungen zu
übernehmen.
4.6.
Datenaustausch: ein Skript in eine Datei exportieren
Skripte können ebenso wie knowledgeTools in eine Produktdatei exportiert und in dieser
Form weitergegeben werden.
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
47
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Skripte verwalten“.
3. Ihnen wird jetzt die Liste aller auf dem Server befindlichen Skripte angezeigt. Sie
haben die Möglichkeit, ein oder mehrere Skripte zu exportieren. Markieren Sie das
zu exportierende Skript durch einen Klick in die Checkbox vor dem Namen des
jeweiligen Skripts. Markieren Sie auf die gleiche Weise weitere Skripte, wenn Sie
mehrere Skripte exportieren möchten.
4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Exportieren].
5. Daraufhin öffnet sich das Auftragsfenster. In diesem wird der Export des Skripts
als neuer auszuführender Auftrag angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um
den Exportprozess zu starten. Wenn Sie den Exportauftrag dagegen löschen
möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
6. Nach erfolgreichem Export erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“.
Klicken Sie auf das Icon
, um das exportierte Skript herunterzuladen. Bitte
beachten Sie, dass auch beim Export mehrerer Skripte nur eine einzige Datei
erzeugt wird.
7. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
4.7.
Datenaustausch: Exportieren von Datenräumen
Sofern Sie einen LOGOS-Server mit aktiviertem Datenraum-Modul verwenden, haben Sie
die Möglichkeit, Datenräume Ihres Servers zu exportieren, um Sie z.B. auf anderen
Servern wieder zu importieren. Datenräume werden beim Export in eine Produktdatei
(erkennbar an der Endung .kip) exportiert. Beachten Sie, dass diese Datei – abhängig
von der Menge und Größe der im Datenraum vorhandenen Daten – durchaus einige
hundert Megabyte bis hin zu mehreren Gigabyte groß sein kann.
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
1. Klicken Sie auf das Tab „Datenräume“.
2. Wählen Sie den zu exportierenden Datenraum mit einem einfachen Mausklick aus.
3. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und wählen Sie den Befehl „Datenraum als
Produktfile exportieren“ aus.
4. Daraufhin öffnet sich das Auftragsfenster. In diesem wird der Export des
Datenraums als neuer auszuführender Auftrag angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
48
Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Exportprozess zu starten. Wenn Sie den
Exportauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
5. Nach erfolgreichem Export erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie auf das Icon
, um den exportierten Datenraum
herunterzuladen.
6. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
Sie haben die Möglichkeit, nur die reine Datenstruktur eines Datenraums ohne die
eigentlichen Dateien in eine Produktdatei zu exportieren. In diesem Fall werden dann nur
die Informationen über die Verzeichnisstruktur des Datenraums und die Namen der
jeweils darin befindlichen Dateien in die Produktdatei übernommen. Das kann z.B. dann
sinnvoll sein, wenn sich so große Datenmengen in einem zu exportierenden Datenraum
befinden, dass die fertige Produktdatei nicht mehr auf einem üblichen Datenträger
passen würde.
Um einen Datenraum ohne Dateien in eine Produktdatei zu exportieren, führen Sie bitte
zunächst die oben beschriebenen Schritte 1 – 3 durch. Klicken Sie in dem sich nun
öffnenden Auftragsfenster bitte unterhalb des anstehenden Exportauftrags auf den Link
„Auftrag konfigurieren“. Klicken Sie nun auf das Kästchen „Dateien exportieren“. Dieses
ist standardmäßig aktiviert und muss deaktiviert werden. Klicken Sie danach bitte auf die
Schaltfläche [Speichern] und führen Sie nun die oben beschriebenen Schritte 4 – 6
durch.
4.8.
Datenaustausch: Importieren von Datenräumen
Sofern Sie einen LOGOS-Server mit aktiviertem Datenraum-Modul verwenden, haben Sie
die Möglichkeit, als kip-Datei vorhandene Datenräume in Ihr System zu importieren.
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
HINWEIS: Beim Import eines knowledgeTools, dass mit einem Datenraum verknüpft ist,
müssen Sie zuerst den Datenraum und erst danach das knowledgeTool importieren.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
49
HINWEIS: Nach dem Import eines Datenraums ist dieser zunächst nur für den Nutzer
sichtbar (Lese- und Schreibrechte), der den Import durchgeführt hat, jedoch für keinen
anderen Nutzer. Daher müssen andere Nutzer, die Zugriff auf den neuen Datenraum
erhalten sollen, zunächst in der Nutzerverwaltung für den Datenraum freigeschaltet
werden. Beachten Sie, dass Sie nur als „User Admin“ über die Berechtigung verfügen,
Nutzer für einen Datenraum freizuschalten.
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Produktdatei importieren“.
3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche [Durchsuchen]
und wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem sich die zu importierende
Produktdatei befindet. Wählen Sie die entsprechende Datei mit einem einzelnen
Mausklick aus und klicken Sie dann bitte auf die Schaltfläche [Öffnen].
4. Klicken Sie jetzt bitte auf die Schaltfläche [Hochladen].
5. Nach erfolgreicher Übertragung der Datei öffnet sich das Auftragsfenster.
In diesem wird der Import der Produktdatei als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Importprozess zu starten.
Wenn Sie den Importauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das
Icon
.
6. Nach erfolgreichem Import erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag
aus dem Auftragsfenster zu löschen.
HINWEIS:
Bitte
beachten
Sie,
dass
die
in
einem
so
importierten
Datenraum
vorhandenen Dateien beim Import nicht automatisch indiziert werden. Um den
Datenraum durchsuchen zu können, muss der Datenraum nach dem Import zunächst
einmal
indiziert
werden. Klicken
Sie dazu
bitte in
der Datenraum-Ansicht
den
betreffenden Datenraum einmal an und wählen Sie dann im Menü „Einstellungen“ den
Befehl „Verzeichnis reindizieren“ aus. Klicken Sie in dem nun erscheinenden Fenster auf
die Schaltfläche [OK]. Die Indizierung eines Datenraums kann je nach Menge und Größe
der enthaltenen Dateien zwischen einigen Minuten und mehreren Stunden dauern.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
50
4.9.
Einen importierten oder neu erstellten Datenraum freischalten
HINWEIS: Nach dem Import eines Datenraums ist dieser zunächst nur für den Nutzer
sichtbar (Lese- und Schreibrechte), der den Import durchgeführt hat, jedoch für keinen
anderen Nutzer. Daher müssen andere Nutzer, die Zugriff auf den neuen Datenraum
erhalten sollen, zunächst in der Nutzerverwaltung für den Datenraum freigeschaltet
werden. Beachten Sie, dass Sie nur als „User Admin“ über die Berechtigung verfügen,
Nutzer für einen Datenraum freizuschalten.
1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser (wir empfehlen die Nutzung des Internet Explorers).
2. Geben Sie die Adresse Ihres LOGOS-Servers ein und drücken Sie die Enter-Taste.
3. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
4. Klicken Sie oben auf das Tab „Nutzer“.
5. Geben Sie in das Feld „Suche nach“ den Vornamen, Nachnamen oder die EmailAdresse des Nutzers ein, der Zugriff auf den gerade importierten Datenraum
haben soll, und klicken Sie auf [Suchen].
6. Klicken Sie im Suchergebnis auf den Namen des betreffenden Nutzers.
7. Sie sehen nun alle Berechtigungen des ausgewählten Nutzers. Klicken Sie auf den
weißen Pfeil neben „Zugriffsrechte auf Datenräume“.
8. Im Bereich „Zugriffsrechte auf Datenräume“ sehen Sie nun eine Liste aller im
System verfügbaren Datenräume, darunter auch den Namen des neu importierten
Datenraums.
Neben
den
Namen
der
Datenräume
befinden
sich
jeweils
Checkboxen in den Spalten „Nur Lesen“ und „Bearbeiten“.
9. Klicken Sie auf das Kästchen in der Spalte „Nur Lesen“, wenn der ausgewählte
Nutzer nur lesenden Zugriff auf den Datenraum haben soll; klicken Sie das
Kästchen in der Spalte „Bearbeiten“, wenn der Nutzer die Möglichkeit haben soll,
den Datenraum zu bearbeiten.
10. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Änderungen zu
übernehmen.
4.10.
Datenaustausch: ein knowledgeTool in eine Datei exportieren
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
1. Klicken Sie auf das Tab „Wissen“.
2. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Namen des zu exportierenden
knowledgeTools.
3. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Kontextmenü den Befehl „Exportieren“ aus.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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4. Daraufhin öffnet sich das Auftragsfenster. In diesem wird der Export des
knowledgeTools als neuer auszuführender Auftrag angezeigt. Klicken Sie bitte auf
das Icon
, um den Exportprozess zu starten. Wenn Sie den Exportauftrag
dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
5. Nach erfolgreichem Export erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie auf das Icon
, um das exportierte knowledgeTool
herunterzuladen.
6. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
Sie haben die Möglichkeit, ein knowledgeTool so in eine Produktdatei zu exportieren,
dass Dateien, die unter Verwendung des Filemanagers direkt in das Tool integriert
wurden (also nicht über Verlinkungen zu einem Datenraum), nicht mit in die Produktdatei
aufgenommen werden. Das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn so große Dateien mit dem
Baum verknüpft wurden, dass die fertige Produktdatei nicht mehr auf einem üblichen
Datenträger passen würde.
Um ein knowledgeTool ohne Dateien in eine Produktdatei zu exportieren, führen Sie bitte
zunächst die oben beschriebenen Schritte 1 – 3 durch. Klicken Sie in dem sich nun
öffnenden Auftragsfenster bitte unterhalb des anstehenden Exportauftrags auf den Link
„Auftrag konfigurieren“. Klicken Sie nun auf das Kästchen „Dateien exportieren“. Dieses
ist standardmäßig aktiviert und muss deaktiviert werden. Klicken Sie danach bitte auf die
Schaltfläche [Speichern] und führen Sie nun die oben beschriebenen Schritte 4 – 6
durch.
4.11.
Datenaustausch: ein knowledgeTool in eine ktd-Datei exportieren
Das Lexogram ist ein älteres Windows-Programm zum Erstellen von knowledgeTools. Sie
können derartige, noch mit dem Lexogram erstellte knowledgeTools in Ihren LOGOSServer importieren. Lexogram-Dateien sind an der Endung „ktd“ zu erkennen.
Sie haben die Möglichkeit, Wissensbäume von Ihrem Server in eine ktd-Datei zu
exportieren, die sich dann mit dem Lexogram öffnen lässt. Dabei wird aufgrund der
Beschränkungen des Lexogram nur die Baumstruktur exportiert, nicht jedoch zusätzliche
Daten wie z.B. Zusatzinformationen, verknüpfte Dateien etc..
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität nur auf Servern zur Verfügung
steht, die unter einem MS Windows-Betriebssystem laufen.
1. Klicken Sie auf das Tab „Wissen“.
2. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Namen des zu exportierenden
knowledgeTools.
3. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Kontextmenü den Befehl „KTD-File
erstellen“ aus.
4. Daraufhin öffnet sich das Auftragsfenster. In diesem wird der Export des
knowledgeTools als neuer auszuführender Auftrag angezeigt. Klicken Sie bitte auf
das Icon
, um den Exportprozess zu starten. Wenn Sie den Exportauftrag
dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
5. Nach erfolgreichem Export erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie auf das Icon
6. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um die ktd-Datei herunterzuladen.
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
5. Wissensbäume bearbeiten
Der
Zugriff auf Wissensbäume
erfolgt
über
Ihr Portfolio. Sofern
entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie aus dem
Sie über die
Portfolio heraus
Wissensbäume zur Bearbeitung öffnen.
1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser (wir empfehlen die Nutzung des Internet Explorers).
2. Geben Sie die Adresse Ihres LOGOS-Servers ein und drücken Sie die Enter-Taste
(die Adresse lautet: „http://Ihr_Servername/knowledgetools/dms“ )
3. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Edit] neben dem Namen des zu bearbeitenden
knowledgeTools. Dieses wird nun im Editormodus geöffnet.
5.1.
Knoteneigenschaften editieren
Neu erstellte Wissensbäume bestehen zunächst aus einem einzigen leeren Knoten (dem
Startknoten). Dieser Knoten – und auch jeder später von Ihnen selbst erstellte Knoten –
hat eine Reihe von Eigenschaften, die Sie bearbeiten können.
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5
1
2
3
4
6
13
7
8
9
10
11
12
Abb.: Die Eigenschaften eines Knotens
Die obenstehende Abbildung zeigt alle möglichen Eigenschaften eines Knotens:
1 – Farbprüfungsergebnis
8 – Modul-Icon
2 – Knotentitel
9 – Skript-Icon
3 – Gewichtung
10 – Datenraum-Icon
4 – Farbmarkierung
11 – Forenbeitrag - Icon
5 – Alternativtext
12 – Notiz-Icon
6 - Formelfeld-Icon
13 – Risikoanalyse-Icon
7 – Eingabefeld-Icon
Zu den editierbaren Eigenschaften eines Knotens gehören:
•
der Knotentitel
•
der Alternativtext
•
die Knoten-Farbe (farbiger Balken am rechten Rand des Knotens)
•
Knotengewichtung (um die Relevanz eines Knotens zu kennzeichnen)
•
die logische Verknüpfung und
•
die Position des Knotens innerhalb eines Zweiges.
Nicht editierbar ist die Knoten-ID, d.h. die eindeutige Identifikationsnummer jedes
Knotens. Diese wird automatisch vom System angelegt.
Den Knotentitel, den Alternativtext, die Knoten-Farbe und die Art der logischen
Verknüpfung können Sie im Fenster „Eigenschaften“ bearbeiten. Um dieses Fenster zu
öffnen, klicken Sie im Menü „Bearbeiten“ bzw. im Kontextmenü des aktuellen Knotens
auf den Eintrag „Eigenschaften“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf das Icon
klicken.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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Abb.: Das Fenster Knoteneigenschaften
5.2.
Titel, Alternativtext, Knoten-Farbe und Gewichtung editieren
1. Wählen Sie den zu bearbeitenden Knoten mit einem einfachen linken Mausklick
aus. Falls das Fenster „Eigenschaften“ nicht sichtbar sein sollte, führen Sie die
Schritte 2 und 3 aus – andernfalls fahren Sie direkt mit Schritt 4 fort.
2. Klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste auf den Knoten.
3. Wählen Sie im sich nun öffnenden Menü den Befehl „Eigenschaften“ aus.
4. Geben Sie in das Feld „Titel“ den Titel des Knotens ein.
5. Geben Sie in das Feld „Alttext“ den Alternativtext des Knotens ein (der
Alternativtext wird beim Überfahren des Knotens mit der Maus angezeigt). Wenn
Sie nichts in das Feld „Alttext“ eingeben, wird automatisch der Titeltext als
Alternativtext verwendet.
6. Wählen Sie – soweit gewünscht - in der Auswahlliste die Farbe des Knotens aus.
7. Wählen Sie – soweit gewünscht – eine Gewichtung aus, indem Sie auf die rote,
grüne oder gelbe Box klicken.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Eingaben zu übernehmen.
5.3.
Verknüpfung editieren
Knoten sind entsprechend der knowledgeTools-Logik miteinander verknüpft. Die Art der
Verknüpfung zwischen übergeordnetem Knoten (Elternknoten) und untergeordneten
Knoten (Kinderknoten) wird am Elternknoten festgelegt. Es stehen dabei folgende
Verknüpfungsarten zur Verfügung:
•
Und
•
Oder
•
Exklusiv
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
55
•
Nicht-Und
•
Nicht-Oder
•
Nicht-Exklusiv
•
Virtuell
Die Verknüpfungsart „Virtuell“ ist die Standardverknüpfung zwischen einem Elternknoten
und neu angelegten Kinderknoten. Sie können die Art der logischen Verknüpfung im
Eigenschaftsfenster festlegen:
1. Markieren Sie den jeweiligen Elternknoten mit einem einfach linken Mausklick.
2. Öffnen Sie das Fenster „Knoteneigenschaften“, falls dieses nicht sichtbar sein
sollte.
3. Klicken Sie auf die Auswahlliste „Logische Verknüpfung“ und wählen Sie die
gewünschte Verknüpfungsart mit einem einfachen Mausklick aus.
4. Klicken Sie abschließend auf [Speichern], um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Alternativ können Sie die logische Verknüpfung auch über das so genannte Pie-Menü
auswählen:
1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Verknüpfungslinie zwischen den Knoten. Die
derzeit bestehende logische Verknüpfung wird daraufhin hell hervorgehoben.
2. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die Verknüpfungslinie – darauf hin
öffnet sich das Pie-Menü.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte logische Verknüpfung. Die
jeweilige Auswahl wird orange hervorgehoben.
4. Bestätigen
Sie
Ihre
Auswahl
mit
einem
einfachen
linken
Mausklick.
Die
Verknüpfung wird nun sofort entsprechend Ihrer Auswahl geändert.
Abb.: Das Pie-Menü im knowledgeTool
5.4.
Automatisches Speichern
Die Funktion „Automatisches Speichern“ erspart Ihnen nach Änderung einer Knoteneigenschaft den Klick auf die Schaltfläche [Speichern] im Knoteneigenschaftsfenster. Um
eine Änderung zu übernehmen, brauchen Sie dann einfach nur auf einen beliebigen
anderen Knoten zu klicken.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
56
Sollte „Automatisches Speichern“ noch nicht auf Ihrem System aktiviert sein, öffnen Sie
das Menü „Ansicht“ und klicken Sie dann auf „Automatisches Speichern.
5.5.
Position eines Knotens editieren
Sie können die vertikale Position eines Knotens innerhalb eines Zweiges schrittweise
verändern.
1. Markieren Sie den zu verschiebenden Knoten mit einem linken Mausklick.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Knoten nach oben verschieben“ bzw. nach unten verschieben“.
4. Alternativ können Sie in der Symbolleiste die Icons
5.6.
bzw.
verwenden.
Neue Knoten erzeugen
Es gibt unterschiedliche Methoden, einen neuen Knoten in der Baumstruktur zu
erzeugen. Entscheidend dabei ist, ob es sich um
•
einen originären (also völlig neuen) Knoten
•
die Kopie eines bereits vorhandenen Knotens oder
•
die Instanz eines bereits vorhandenen Knotens
handeln soll. Beim Anlegen von Kopien haben Sie die Möglichkeit, nicht nur einzelne
Knoten sondern ganze Teilbäume in die Baumstruktur einzufügen.
5.7.
Originär neuen Knoten erzeugen
1. Klicken Sie auf den Knoten, an dem ein neuer Knoten (Kinderknoten) angehängt
werden soll.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Neuen Knoten anlegen“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste
auf das Icon
klicken. Diese Funktion ist außerdem auch im Kontextmenü
verfügbar.
4. Ein neuer, leerer Knoten ist nun angelegt.
5. Öffnen Sie das Fenster „Eigenschaften“.
6. Geben Sie im Fenster „Eigenschaften“ die Eigenschaften des neuen Knotens (Titel
und Alternativtext, ggf. Farbe) ein und speichern Sie diese.
7. Klicken
Sie
auf
den
übergeordneten
Knoten
und
geben
Sie
im
Fenster
„Eigenschaften“ an, wie dieser übergeordnete Knoten mit dem soeben neu
erzeugten Knoten logisch verknüpft werden soll bzw. benutzen Sie das Pie-Menü.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
57
5.8.
Originär neuen Knoten über einem Kinderknoten erzeugen
1. Klicken Sie auf den Knoten, über dem ein neuer Knoten angehängt werden soll.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Neuen Knoten darüber anlegen“. Diese Funktion ist auch im
Kontextmenü verfügbar.
4. Ein neuer, leerer Knoten wird nun über dem zuvor markierten Knoten angelegt.
5. Öffnen Sie das Fenster „Eigenschaften“.
6. Geben Sie im Fenster „Eigenschaften“ die Eigenschaften des neuen Knotens (Titel
und Alternativtext, ggf. Farbe) ein und speichern Sie diese.
5.9.
Originär neuen Knoten hinter einem Knoten erzeugen
Mit dieser Funktion können Sie einen neuen Knoten zwischen zwei Knoten (und zwar
hinter dem ersten Knoten) anlegen.
1. Klicken Sie auf den Knoten, hinter den Sie einen neuen Knoten einsetzen wollen.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Neuen Knoten dahinter einsetzen“. Alternativ können Sie auch
das Icon
benutzen. Diese Funktion ist auch im Kontextmenü verfügbar.
4. Ein neuer, leerer Knoten wird nun hinter dem jeweiligen Knoten eingefügt.
5. Öffnen Sie das Fenster „Eigenschaften“.
6. Geben Sie im Fenster „Eigenschaften“ die Eigenschaften des neuen Knotens (Titel
und Alternativtext, ggf. Farbe) ein und speichern Sie diese.
7. Ändern Sie gegebenenfalls die logische Verknüpfung des neuen Knotens zu dem
Knoten dahinter und davor.
5.10.
Originär neuen Knoten vor einem Knoten erzeugen
Mit dieser Funktion können Sie einen neuen Knoten zwischen zwei Knoten (und zwar vor
dem zweiten Knoten) anlegen.
1. Klicken Sie auf den Knoten, vor den Sie einen neuen Knoten einsetzen wollen.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Neuen Knoten davor einsetzen“. Alternativ können Sie auch das
Icon
benutzen.
4. Ein neuer, leerer Knoten wird nun vor dem jeweiligen Knoten eingefügt.
5. Öffnen Sie das Fenster „Eigenschaften“.
6. Geben Sie im Fenster „Eigenschaften“ die Eigenschaften des neuen Knotens (Titel
und Alternativtext, ggf. Farbe) ein und speichern Sie diese.
7. Ändern Sie gegebenenfalls die logische Verknüpfung des neuen Knotens zu dem
Knoten dahinter und davor.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
58
5.11.
Kopie eines Knotens erzeugen
1. Klicken Sie auf den Knoten, der kopiert werden soll.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Knoten kopieren“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf
das Icon
klicken. Diese Funktion ist auch im Kontextmenü verfügbar.
4. Klicken Sie auf den Knoten, an den die Kopie des Knotens als Kinderknoten
angehängt werden soll.
5. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
6. Klicken Sie auf „Knoten einfügen“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf
das Icon
klicken. (Diese Funktion ist auch im Kontextmenü verfügbar.) Die
Kopie des Knotens wird nun angelegt.
7. Öffnen Sie das Fenster „Eigenschaften“.
8. Klicken Sie nun auf den übergeordneten Knoten und geben Sie im Fenster
„Eigenschaften“ an, wie dieser übergeordnete Knoten mit dem soeben erzeugten
Knoten logisch verknüpft werden soll oder benutzen Sie dazu das Pie-Menü.
5.12.
Kopie eines Teilbaumes erzeugen
1. Klicken Sie auf den übergeordneten Knoten des Teilbaumes, der kopiert werden
soll.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Teilbaum kopieren“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf
das Icon
klicken. Diese Funktion ist auch im Kontextmenü verfügbar.
4. Klicken Sie auf den Knoten, an den die Kopie des Teilbaumes angehängt werden
soll.
5. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
6. Klicken Sie auf „Knoten einfügen“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf
das Icon
klicken. (Diese Funktion ist auch im Kontextmenü verfügbar.) Die
Kopie des Teilbaums wird nun angelegt.
7. Öffnen Sie das Fenster „Eigenschaften“.
8. Klicken Sie nun auf den übergeordneten Knoten und geben Sie im Fenster
„Eigenschaften“ an, wie dieser übergeordnete Knoten mit dem soeben erzeugten
Teilbaum logisch verknüpft werden soll.
5.13.
Instanz eines Knotens oder eines Teilbaums erzeugen
Im Gegensatz zum Erzeugen einer Kopie (bei der eine „physische“ Kopie angelegt wird,
die unabhängig vom Original bearbeitet werden kann) wird beim Anlegen einer Instanz
ein Knoten bzw. ein Teilbaum erzeugt, bei dem es sich um einen Verweis auf das Original
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
59
handelt. Das bedeutet, dass Änderungen, die an der Instanz vorgenommen werden, auch
auf das Original wirken und umgekehrt.
Instanz erzeugen:
1. Klicken Sie auf den Knoten, von dem eine Instanz erzeugt werden soll.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Knoten merken“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf
das Icon
klicken.
4. Klicken Sie auf den Knoten, an dem bzw. über dem die Instanz angehängt werden
soll.
5. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
6. Klicken Sie auf „Knoten einfügen“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf
das Icon
klicken. (Diese Funktion ist auch im Kontextmenü verfügbar.) Die
Instanz ist nun angelegt.
7. Öffnen Sie das Fenster „Eigenschaften“.
8. Klicken Sie nun auf den übergeordneten Knoten und geben Sie im Fenster
„Eigenschaften“ an, wie dieser übergeordnete Knoten mit der soeben erzeugten
Instanz logisch verknüpft werden soll bzw. benutzen Sie das Pie-Menü.
5.14.
Knoten entfernen
Sie können Knoten aus der Baumstruktur entfernen. Diese Knoten werden aber nicht aus
der Datenbank gelöscht, sondern können zu einem späteren Zeitpunkt wieder in die
Baumstruktur aufgenommen werden.
5.14.1. Knoten abhängen
Der Befehl „Knoten abhängen“ entfernt den aktuellen Knoten aus der Baumstruktur. Der
Knoten wird dabei nicht in die Zwischenablage kopiert, sondern in den Papierkorb
verschoben. Außerdem werden sämtliche Kinderknoten des abgehängten Knotens
ebenfalls aus der Baumstruktur entfernt und in den Papierkorb verschoben.
1. Klicken Sie auf den Knoten, den Sie abhängen möchten.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Knoten abhängen“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf
das Icon
klicken. (Diese Funktion steht auch im Kontextmenü zur Verfügung.)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
60
5.14.2. Knoten extrahieren
Der Befehl „Knoten extrahieren“ entfernt den aktuellen Knoten aus der Baumstruktur.
Der Knoten wird dabei nicht in die Zwischenablage kopiert, sondern in den Papierkorb
verschoben. Im Gegensatz zum Abhängen eines Knotens wirkt sich dieser Befehl
ausschließlich auf den markierten Knoten, nicht jedoch auf die Kinderknoten dieses
Knotens aus – diese verbleiben in der Baumstruktur.
1. Klicken Sie auf den Knoten, den Sie extrahieren möchten. Dieser Knoten muss
sich zwischen einem Eltern- und wenigstens einem Kinderknoten befinden.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Knoten extrahieren“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste
auf
das
Icon
klicken.
(Diese Funktion
steht
auch
im
Kontextmenü
zur
Verfügung.)
4. Der extrahierte Knoten verschwindet und an seine Stelle treten die bisherigen
Kinderknoten. Die logische Verknüpfung bleibt so bestehen, wie sie zuvor
zwischen dem Elternknoten und dem extrahierten Knoten bestand.
5.14.3. Knoten ausschneiden
Der Befehl „Knoten ausschneiden“ entfernt den aktuellen Knoten aus der Baumstruktur
und kopiert diesen Knoten in die Zwischenablage. Der ausgeschnittene Knoten wird grau
markiert, bis er an einer anderen Stelle des Baums wieder eingefügt wird.
1. Klicken Sie auf den Knoten, den Sie ausschneiden möchten.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Knoten ausschneiden“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste
auf das Icon
5.15.
klicken.
Zuvor entfernte Knoten wieder einfügen
Knoten können wie oben beschrieben aus der Baumstruktur entfernt und zu einem
späteren Zeitpunkt wieder eingefügt werden. Die Vorgehensweise beim Einfügen
entfernter Knoten ist davon abhängig, wie die Knoten aus der Baumstruktur entfernt
worden sind..
5.15.1. Einen ausgeschnittenen Knoten wieder einfügen
1. Klicken Sie in der Baumstruktur auf den Knoten, an dem der ausgeschnittene
Knoten wieder eingefügt werden soll.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
61
3. Klicken Sie auf „Knoten einfügen“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf
das Icon
klicken.
5.15.2. Einen abgehängten oder extrahierten Knoten einfügen
1. Klicken Sie in der Baumstruktur auf den Knoten, an dem der abgehängte bzw.
extrahierte Knoten eingefügt werden soll.
2. Öffnen Sie das Menü „Navigation“.
3. Klicken Sie auf „Papierkorb“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf das
Icon
klicken. Daraufhin öffnet sich das Fenster „Papierkorb“.
4. Klicken Sie im Fenster „Papierkorb“ auf die Schaltfläche [Suchen]. Sie erhalten
nun eine Liste aller in der Datenbank vorhandenen, nicht mit der Baumstruktur
verbundenen Knoten.
5. Wählen Sie mit einem einfachen Mausklick den Knoten aus der Liste aus, der
wieder in die Baumstruktur eingefügt werden soll. Sie können auch mehrere
Knoten auswählen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Einfügen].
5.16.
Knoten aus anderen knowledgeTools importieren
Sie können Knoten bzw. ganze Teilbäume aus einem bereits vorhandenen knowledgeTool
in das momentan von Ihnen bearbeitete knowledgeTool importieren. Voraussetzung ist,
•
dass sich beide Tools (Quelle und Ziel) in dem selben LOGOS-System befinden
•
dass Sie über Lese- und Schreibrechte (Struktureditorrechte) für beide Tools
verfügen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen oder mehrere Knoten aus einem anderen
knowledgeTool zu importieren:
1. Öffnen Sie das knowledgeTool, aus dem importiert werden soll, im StruktureditorModus.
2. Navigieren Sie zu dem Knoten, ab dem der Teilbaum importiert werden soll.
3. Merken Sie sich die in der rechten unteren Ecke des Knotens angezeigte Zahl
(Knoten-ID).
4. Öffnen
Sie
nun
das
knowledgeTool,
in
das
importiert
werden
soll,
im
Struktureditor-Modus.
5. Klicken Sie auf den Knoten, an dem der/die zu importierende/n Knoten angehängt
werden soll.
6. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
7. Klicken Sie auf „Teilbaum importieren“. Alternativ können Sie diesen Befehl auch
über das Icon
in der Symbolleiste aufrufen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
62
8. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster aus der Liste „Baumname“ das
knowledgeTool aus, aus dem importiert werden soll. (Ein Mausklick auf den in der
Liste zuerst angezeigten Baumnamen öffnet die gesamte Liste.).
9. Geben Sie die Knoten-ID des zu importierenden Knotens in das Feld „Knoten-ID“
ein. Beachten Sie: Sollte der von Ihnen ausgewählte Knoten seinerseits über
Kinderknoten verfügen, werden diese mit importiert.
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Importieren].
5.17.
Knoten endgültig löschen
Sie können nur solche Knoten endgültig aus der Datenbank löschen, die zuvor abgehängt
oder extrahiert wurden.
1. Klicken Sie auf den Knoten, den Sie abhängen bzw. extrahieren möchten.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ in der Menüleiste.
3. Klicken Sie auf „Knoten abhängen“ bzw. „Knoten extrahieren“.
4. Öffnen Sie nun das Menü „Navigation“.
5. Klicken Sie auf „Papierkorb“. Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf das
Icon
klicken. Daraufhin öffnet sich das Fenster „Papierkorb“.
6. Klicken Sie im Fenster „Papierkorb“ auf die Schaltfläche [Suchen]. Sie erhalten
nun eine Liste aller in der Datenbank vorhandener, nicht mit der Baumstruktur
verbundener Knoten.
7. Wählen Sie per Mausklick den zu löschenden Knoten aus der Liste aus. Sie können
auch mehrere Knoten auswählen.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen].
HINWEIS: Der Knoten wird ohne weiteren Zwischenschritt sofort gelöscht!
Sie können auch den gesamten Inhalt des Papierkorbs löschen, indem Sie auf die
Schaltfläche [Alle löschen] klicken.
5.18.
Undo- und Redo-Funktion
Mit Hilfe der Undo-Funktion können Sie sämtliche Änderungen der Knoteneigenschaften
sowie Änderungen in den Zusatzinformationen der Koten wieder rückgängig machen.
Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Icon
in der Symbolleiste. Daraufhin erscheint ein
gelb unterlegter Text, der Ihnen anzeigt, welche Änderung rückgängig gemacht wird,
wenn Sie auf das Icon klicken. Klicken Sie nun auf das Icon, um die Änderung rückgängig
zu machen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
63
Als Gegenstück zur Undo-Funktion steht Ihnen auch eine Redo-Funktion zur Verfügung.
Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Icon
in der Symbolleiste. Daraufhin erscheint ein
gelb unterlegter Text, der Ihnen anzeigt, welche durch Undo bewirkte Änderung wieder
rückgängig gemacht wird, wenn Sie auf das Icon klicken. Klicken Sie auf das Icon, um
die durch Undo bewirkte Änderung rückgängig zu machen.
5.19.
Wechsel zwischen Editor- und Normalmodus
Wenn Sie sich im Editormodus befinden, können Sie das gerade geöffnete knowledgeTool
in unterschiedlichen Sichten betrachten. Diese können über das Menü „Navigation“
aufgerufen werden:
•
Vorschau anzeigen: dieser Befehl öffnet den aktuellen Bearbeitungsstand des
knowledgeTools im Normalmodus – damit erhalten Sie eine Vorschau darauf, wie
das knowledgeTool für Anwender aussehen würde, wenn Sie es zu diesem
Zeitpunkt publizieren würden
•
Publizierte Version öffnen: dieser Befehl zeigt die publizierte Version des
knowledgeTools im Normalmodus
Wenn Sie sich in der Ansicht „Vorschau anzeigen“
oder „Publizierte Version öffnen“
befinden, können Sie jederzeit in den Editormodus zurückkehren, indem Sie das Menü
„Navigation“ öffnen und dort den Befehl „Struktureditor öffnen“ anklicken.
5.20.
Wissensbäume löschen
HINWEIS: Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie über das
administrative Zugriffsrecht „Tree Admin“ verfügen und Sie außerdem mindestens
Leserechte auf den zu löschenden Baum besitzen.
HINWEIS: Beachten Sie, dass beim Löschen eines Baums alle Vorgänge und Vorlagen
gelöscht werden, die sich auf diesen Baum beziehen. Sie werden jedoch darüber
informiert, welche Vorgänge und Vorlagen gelöscht werden würden.
Gehen Sie so vor, um einen Wissensbaum zu löschen:
1. Klicken Sie auf das Tab „Wissen“.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf den Namen des zu löschenden
Wissensbaums und wählen Sie in dem sich nun öffnenden Kontextmenü den
Befehl „Löschen…“ aus. Alternativ können Sie auch auf das Icon vor
dem
Namen des Baums klicken.
3. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den
ausgewählten Baum tatsächlich löschen möchten. Falls es Vorgänge oder Vorlagen
gibt, die sich auf den zu löschenden Baum beziehen, werden diese im Fenster
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
64
angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen], um das Löschen des Baums
zu bestätigen.
4. Daraufhin öffnet sich das Auftragsfenster. In diesem wird die Löschung des
Wissensbaums als neuer auszuführender Auftrag angezeigt. Klicken Sie bitte auf
das Icon
, um den Löschvorgang zu starten. Wenn Sie den Löschauftrag dagegen
abbrechen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
5. Nach erfolgreicher Löschung erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag
aus dem Auftragsfenster zu löschen.
5.21.
Befehlsreferenz: Symbolleiste
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der in der Symbolleiste des Struktureditors
verwendeten zusätzlichen Icons und der dazugehörigen Funktionen.
Neuen Knoten anlegen: erzeugt einen neuen, leeren Knoten als Kind des
ausgewählten Knotens
Neuen Knoten davor einsetzen: fügt einen Knoten vor den ausgewählten
Knoten ein
Neuen Knoten dahinter einsetzen: fügt einen Knoten hinter den ausgewählten
Knoten ein
Knoten ausschneiden: entfernt den aktivierten Knoten aus der Baumstruktur
und kopiert diesen in die Zwischenablage
Knoten extrahieren: entfernt einen Knoten, der sich zwischen einem Eltern- und
mindestens einem Kinderknoten befindet aus der Baumstruktur und verschiebt
diesen in den Papierkorb; eventuell vorhandene Kinderknoten bleiben erhalten
Knoten abhängen: entfernt einen Knoten aus der Baumstruktur und verschiebt
diesen in den Papierkorb; eventuell vorhandene Kinderknoten werden ebenfalls
entfernt
Knoten kopieren: kopiert den aktivierten Knoten in die Zwischenablage;
eventuell vorhandene Kinderknoten werden nicht mit kopiert
Teilbaum kopieren: kopiert aktivierten Knoten inklusive aller seiner Kinderknoten in die Zwischenablage
Knoten einfügen: fügt den oder die in der Zwischenablage befindlichen Knoten
hinter dem ausgewählten Knoten ein
Knoten merken: erzeugt eine Instanz des aktivierten Knotens in der Zwischenablage
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
65
Knoten darüber einfügen: fügt den in der Zwischenablage befindlichen Knoten
über dem ausgewählten Knoten ein
Teilbaum
importieren:
importiert
einen
Teilbaum
aus
einem
anderen
knowledgeTool
Eigenschaften: öffnet das Fenster „Eigenschaften“ und zeigt die Eigenschaften
des aktivierten Knotens an
Knoten nach oben verschieben: verschiebt einen Knoten innerhalb eines
Zweiges um eine Position nach oben
Knoten nach unten verschieben: verschiebt einen Knoten innerhalb eines
Zweiges um eine Position nach unten
Eingabefelder bearbeiten: öffnet den Dialog zum Erstellen und Bearbeiten von
Eingabefeldern
Aktuelle Version publizieren: publiziert die aktuelle Version des Wissensbaums
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
66
6. Zusatzinformationen mit dem Texteditor bearbeiten
Je nachdem, welchen Anwendungstyp Sie im Fenster „Technische Baumeigenschaften“
eingestellt haben, stehen Ihnen unterschiedliche Kategorien von Zusatzinformationen zur
Verfügung (siehe oben 3.1.3). Diese Zusatzinformationen können Texte, Bilder oder
Links enthalten.
Die Erstellung und Bearbeitung der Zusatzinformationen erfolgt in einem Online-Editor also direkt im Browserfenster und ohne den Einsatz zusätzlicher Software auf
Anwenderseite.
Voraussetzung für die Nutzung des Texteditors:
•
Verwendeter Browser: Microsoft Internet Explorer ab Version 6
•
Aktiviertes Javascript
•
Schreibrechte auf den entsprechenden Wissensbaum
•
mindestens Berechtigungsstufe „Manager“
HINWEIS: Bei Verwendung eines anderen Browsers als Microsoft Internet Explorer sind
die Funktionen des Texteditors nur eingeschränkt nutzbar.
6.1.
Öffnen des Texteditors
1. Öffnen Sie den zu bearbeitenden Baum im Struktureditormodus.
2. Markieren Sie den Knoten, dem Sie eine Zusatzinformation hinzufügen bzw.
dessen bereits vorhandene Zusatzinformationen Sie bearbeiten möchten.
3. In den Zusatzinformationsfenstern wird jede verfügbare Textkategorie (also z.B.
„Erläuterung“ oder „Textbaustein (gegeben)“ durch einen Reiter dargestellt.
Klicken Sie auf einen der Reiter, um die zu bearbeitende Textkategorie
auszuwählen.
4. In der rechten oberen Ecke jedes Reiters befindet sich das Icon
. Klicken Sie auf
das Icon, um den Text der dazugehörigen Kategorie zu bearbeiten.
Durch die Auswahl einer Kategorie öffnet sich der Texteditor (siehe nächste Abbildung).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
67
Abb.: Texteditor
6.2.
Neue Texte im Online-Editor erstellen
1. Geben Sie Ihren Text in das Texteingabefeld unterhalb der Symbolleisten ein.
2. Speichern Sie den Text durch einen Klick auf die Schaltfläche [Speichern]. Die
Texteditoransicht
wird
nun
geschlossen
und
Sie
kehren
automatisch
zur
Baumansicht zurück.
HINWEIS: Bei Eingabe eines Vertiefungstextes müssen Sie auch einen Titel für den Text
eingeben.
6.3.
Textbearbeitungsoptionen des Texteditors
Sie haben eine Reihe von Möglichkeiten, den von Ihnen eingegebenen Text zu gestalten.
6.3.1.
Text fetten
Markieren Sie den zu fettenden Textbestandteil mit der Maus und klicken Sie dann auf
das Icon
.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
68
6.3.2.
Text kursiv formatieren
Markieren Sie den kursiv zu formatierenden Textbestandteil mit der Maus und klicken Sie
dann auf das Icon
6.3.3.
.
Text unterstreichen
Markieren Sie den zu unterstreichenden Textbestandteil mit der Maus und klicken Sie
dann auf das Icon
6.3.4.
.
Nummerierungen einfügen
Klicken Sie auf das Icon
, um eine nummerierte Liste einzufügen. Klicken Sie
nochmals auf das Icon, um statt dessen wieder normalen Text einzugeben.
6.3.5.
Aufzählungen einfügen
, um eine Aufzählung einzufügen. Klicken Sie nochmals auf
Klicken Sie auf das Icon
das Icon, um statt dessen wieder normalen Text einzugeben.
6.3.6.
Bilder einfügen
1. Klicken Sie im Texteingabefeld auf die Stelle, an der Sie ein Bild einfügen
möchten.
2. Klicken Sie nun auf das Icon
3. Klicken
Sie
in
dem
sich
.
nun
öffnenden
Dialogfeld
auf
die
Schaltfläche
[Durchsuchen].
4. Suchen Sie nun auf ihrem lokalen PC nach der Bilddatei, die Sie einfügen
möchten, markieren Sie diese mit einem einfachen Linksklick und klicken Sie dann
auf [Öffnen].
5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche [OK] – das Bild
wird damit in Ihr Dokument eingefügt und gleichzeitig auf den LOGOS-Server
hochgeladen.
6.4.
Links zu Websites einfügen
Sie können ein Wort innerhalb eines Textes als Link zu einer Website definieren. Dieser
Link erscheint dann sowohl innerhalb des laufenden Textes als auch noch einmal separat
im Fenster „Bibliothek“.
1. Markieren Sie mit der Maus das Wort, das Sie als Hyperlink definieren möchten.
2. Klicken Sie nun auf das Icon
.
3. Geben Sie die Adresse (URL) der Website, auf die Sie verlinken möchten, in das
Feld „URL“ ein.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
69
4. Optional können Sie in das Feld „Tooltip“ einen Text eingeben, der später dann
angezeigt wird, wenn der Anwender den Mauszeiger über den Link bewegt.
5. Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche [OK].
6.5.
Links zu Dateien einfügen
Sie können ein Wort innerhalb eines Textes als Link zu einer Datei definieren. Dieser Link
erscheint dann sowohl innerhalb des laufenden Textes als auch noch einmal separat im
Fenster „Bibliothek“. Die Datei muss dazu vorher auf den LOGOS-Server hochgeladen
werden. Damit wird sichergestellt, dass bei einer Übertragung Ihres knowledgeTools auf
eine andere LOGOS-Server-Installation auch die verlinkte Datei weitergegeben wird.
Abb.: Dialog zum Hochladen und Verlinken von Dateien
Hochladen und Verlinken von Dateien
1. Markieren Sie mit der Maus das Wort, dass Sie als Link zu einer Datei definieren
möchten.
2. Klicken Sie nun auf das Icon
.
3. Klicken Sie auf [Durchsuchen].
4. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten und bestätigen Sie Ihre
Auswahl mit einem Klick auf [Öffnen].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
70
5. Klicken Sie auf [Hochladen]. Die Datei wird nun auf den Server übertragen und
danach im rechten Bereich des Fensters angezeigt.
6. Markieren Sie nun die Datei mit einem einfachen linken Mausklick.
7. Klicken
Sie
auf
„Markierte
Datei
verlinken“.
Das
Dialogfenster
wird
nun
geschlossen und das Anfangs markierte Wort als Link angezeigt.
8. Klicken Sie abschließend auf [Speichern], um den Text zu speichern.
6.6.
Links zu Gesetzen und Urteilen erstellen
In den LOGOS-Server ist eine Gesetzes- und Urteildatenbank integriert. Enthalten
Zusatzinformationstexte Verweise auf Gesetze oder Urteile, werden diese automatisch
erkannt und mit den entsprechenden Einträgen in der Gesetzes- und Urteilsdatenbank
verlinkt. Mit einem Klick auf einen solchen Link kann sich der Anwender das jeweilige
Gesetz oder Urteil im Volltext anzeigen lassen.
Damit Gesetze und Urteile vom System automatisch erkannt und korrekt verlinkt werden
können, sind bestimmte Zitiervorschriften zu beachten.
6.6.1.
Zitiervorschriften für Gesetze
•
Am Anfang stehen ein oder zwei Paragraphenzeichen (§) oder der Text „Art.“
•
Danach kommt eine Zahl (Vorschriftsnummer). Hängt an der Zahl noch ein
Kleinbuchstabe (ohne Leerzeichen), dann gehört der Kleinbuchstabe mit zur
Vorschriftsnummer.
•
Am Ende steht eine Zeichenkette, die auf eine Liste der Gesetze passen muss.
•
Dazwischen darf eine beliebige Zeichenkette stehen, die nicht einem der Worte
aus der Gesetzesliste entspricht.
Beispiele:
•
§ 167 BGB - Normalfall: Paragrafenzeichen, Leerzeichen, Nummer der Vorschrift,
Leerzeichen, Gesetzeskürzel
•
§ 433 Abs.1 S.1 BGB - Satz wird mit „S.“ abgekürzt, Zwischen „S.“ und „1“ steht
kein Leerzeichen, Zwischen „Abs.1“ und „S.1“ steht ein Leerzeichen, jedoch kein
Komma!
•
§§ 606 - 620g ZPO - Kein Leerzeichen bei Normen, die Kleinbuchstaben
enthalten
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
71
6.6.2.
Zitiervorschriften für Urteile
Ein Urteil besteht aus folgenden Textteilen:
•
Am Anfang steht entweder eines der Gerichte (BAG, BFH, BGH, BVerfG, BVerwG,
KG, OGB, BayObLG, EGMR) oder ein Gericht mit Ortsangabe von der Form „LG“,
„OLG“, „FG“ oder „VG“, anschließend der Ort und optional eine römische Zahl. Im
zweiten Fall ergibt alles zusammen den Namen des Gerichts.
•
Die Ortsangabe kann beliebige Sonderzeichen enthalten, sie wird ausschließlich
durch die trennenden Leerzeichen erkannt.
•
Am Ende steht das Aktenzeichen (s. u.)
•
Dazwischen steht eine beliebige Zeichenkette, die nicht einem der Aktenzeichen
entspricht und kein Semikolon enthält.
6.6.3.
Zitiervorschrift für Aktenzeichen
Ein Aktenzeichen besteht aus folgenden Textteilen:
•
Senat: Eine römische oder arabische Zahl zwischen 1 und 15. Also 1-15 und I-XV
•
Verfahrensart. 1-4 Buchstaben
•
Vorgangsnummer: 1-5 Zahlen/2 Zahlen z. B.: 3/98 oder 10953/02
6.6.4.
Zitiervorschrift für Erlässe
Ein Erlass besteht aus folgenden Textteilen:
•
Starttext „Tz.“
•
Zweistellige Zahl z.B. „03.18“ (auch hier kann ein kleiner Buchstabe an der Zahl
hängen, also z. B. „8b.03“)
•
Beliebiger Text, der keinen Erlassnamen beinhaltet
•
Name des Erlasses
Erlässe sind als Gesetze in der Datenbank gespeichert, es handelt sich hier technisch also
nur um eine andere Methode, Gesetze zu verlinken.
6.7.
Fußnoten einfügen
Klicken Sie im Texteingabefeld hinter den Textbestandteil, der mit einer Fußnote
versehen werden soll und anschließend auf das Icon
. Daraufhin erscheint an dieser
Stelle eine rosafarbene Box. Klicken Sie nun in die Mitte dieser Box und geben Sie dort
den Fußnotentext ein.
6.8.
Tabellen einfügen
Klicken Sie im Texteingabefeld auf die Stelle, an der eine Tabelle eingefügt werden soll
und anschließend auf das Icon
.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
72
Im nun erscheinenden Dialogfeld können Sie die Eigenschaften der zu erstellenden
Tabelle festlegen:
•
Rows bestimmt die Anzahl der Zeilen innerhalb der Tabelle
•
Cols bestimmt die Anzahl der Spalten innerhalb der Tabelle
•
Width bestimmt die Breite der Tabelle; Sie können hier entweder einen
Prozentwert eingeben oder einen absoluten Wert in Pixeln
•
Alignment bestimmt die horizontale und vertikale Ausrichtung der Tabelle
•
Border thickness bestimmt die Dicke der Tabellenrahmen (bei einem Wert von 0
ist der Tabellenrahmen unsichtbar)
•
Cell spacing und Cell padding bestimmen die inneren und äußeren Abstände der
Tabellenzellen.
Nachdem Sie die Eigenschaften der Tabelle festgelegt haben, können Sie die Tabelle
durch einen Klick auf die Schaltfläche [OK] in Ihr Dokument einfügen.
6.9.
Weitere Optionen des Texteditors
6.9.1.
Vorhandenen Text mit einem Mausklick löschen
Um einen bereits vorhandenen Text vollständig zu löschen, klicken Sie auf die
Schaltfläche [Text vollständig löschen].
6.9.2.
Textbearbeitung ohne Speichern des Textes abbrechen
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Abbrechen], um den Editor zu verlassen ohne eventuell
vorgenommene Änderungen zu speichern.
6.9.3.
Undo-Funktion nutzen
Mit Hilfe der Undo-Funktion können Sie Änderungen an Ihrem Dokument rückgängig
machen. Klicken Sie dazu auf das Icon
6.9.4.
.
Redo-Funktion nutzen
Mit Hilfe der Redo-Funktion können Sie eine per Undo-Funktion vorgenommene Änderung
an Ihrem Dokument wieder rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf das Icon
6.9.5.
.
Inhalte in die Zwischenablage kopieren
Um einen Textbestandteil in die Zwischenablage zu kopieren, markieren Sie den
entsprechenden Textteil mit der Maus und klicken Sie dann auf das Icon
6.9.6.
.
Inhalte aus der Zwischenablage einfügen
Um einen Textbestandteil aus der Zwischenablage in ihren Text hineinzukopieren, klicken
Sie mit der Maus im Texteingabefenster auf die Stelle, an die der Text eingefügt werden
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
73
soll. Klicken Sie dann auf das Icon
. Der Inhalt der Zwischenablage wird nun
eingefügt.
6.9.7.
Inhalte ausschneiden
Um Textbestandteile auszuschneiden klicken Sie auf das Icon
. Der ausgeschnittene
Text kommt in die Zwischenablage und kann über das Icon wieder in den Text eingefügt
werden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
74
7. Dokumentengenerierung
Mit Hilfe des Dokumentengenerators können Sie – abhängig von zuvor vorgenommenen
Farblogik-Prüfungen – dynamisch Dokumente aus einzelnen Textbausteinen generieren.
Voraussetzung ist, dass dem betreffenden Wissensbaum in den technischen Baumeigenschaften der Anwendungstyp „Dokumentengenerator“ zugewiesen wurde und den Knoten
des Baums Textbausteine zugeordnet wurden.
HINWEIS: Wenn auf ihrem Server das Aktenmodul installiert ist, stehen Ihnen für die
Generierung von Dokumenten zusätzliche Features zur Verfügung. Die nachfolgend
beschriebenen Verfahren gelten nur dann, wenn Sie kein Aktenmodul verwenden. Die
Verfahren zur Generierung von Dokumenten bei Nutzung des Aktenmoduls sind weiter
unten beschrieben.
HINWEIS: Die Generierung von Dokumenten erfolgt in Microsoft Word. Sie benötigen
daher ein auf Ihrem PC installiertes Microsoft Word. Der Datenaustausch wird über
ActiveX gesteuert – daher ist die Dokumentengenerierung nur bei Nutzung des Internet
Explorer möglich.
7.1.
Systemvoraussetzungen
Um den Dokumentengenerator nutzen zu können, müssen sowohl auf Autoren- als auch
auf Anwenderseite folgenden Systemvoraussetzungen gegeben sein:
•
Betriebssystem MS Windows 2000, Microsoft XP, Microsoft Vista
•
Installierter Internet Explorer ab Version 6
•
Installierter Flash Player ab Version 8 (die Standard-Software Adobe Flash
Player ist unter dieser Adresse kostenlos verfügbar:
„http://www.adobe.com/shockwave/download/download.cgi?P1_Prod_Version=Sh
ockwaveFlash&promoid=BIOW“)
•
Aktiviertes Javascript (In Ihrem Browser muss die Ausführung von Javascript
zugelassen sein.)
•
Zugriff auf LOGOS-Server (Ihr Arbeitsplatzrechner muss via http auf den
Rechner zugreifen können, auf dem der LOGOS-Server installiert ist. Hinweis:
Der LOGOS-Server-Rechner kann gleichzeitig der Arbeitsplatzrechner sein.)
•
Angepasste Sicherheitseinstellungen (Die Adresse / URL Ihres LOGOSServers muss im Internet Explorer als Vertrauenswürdige Site eingetragen sein –
siehe auch weiter unten)
•
Installiertes Microsoft Office ab Version 2000
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
75
Um sicherzustellen, dass Informationen zwischen dem im Internet Explorer angezeigten
Wissensbaum und Microsoft Word ausgetauscht werden können, ist es erforderlich, die
Adresse des Rechners, auf dem der LOGOS-Server installiert ist, im Internet Explorer
jedes Arbeitsplatzrechners als „Vertrauenswürdige Site“ einzurichten. Gehen Sie dazu
folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie den Internet Explorer.
2. Öffnen Sie dort das Menü „Extras“ und klicken Sie auf „Internetoptionen“.
3. Klicken Sie auf den Reiter „Sicherheit“.
4. Klicken Sie auf das Icon „Vertrauenswürdige Sites“.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sites“.
6. Geben Sie in die Eingabezeile „Diese Website zur Zone hinzufügen“ die Adresse
des Rechners ein, auf dem der LOGOS-Server installiert ist und fügen Sie die
Erweiterung „/knowledgetools/dms“ hinzu – Ihr Eintrag sollte also der Form
„http://Adresse_des_Servers/knowledgetools/dms“ entsprechen.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche [OK].
8. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf die Schaltfläche [OK].
HINWEIS: Wenn auf Ihrem LOGOS-Server das Aktenmodul installiert ist, müssen
außerdem
Vorgangs-
und
Layoutvorlagen
angelegt
werden,
um
Dokumente
mit
vorgegebenen Layouts erzeugen zu können. Außerdem ist die Installation der Vorlage
„ktools.dot“ im Benutzervorlagenverzeichnis jedes Arbeitsplatzrechners erforderlich.
Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel „Das Aktenmodul“.
7.1.1.
Verwendung des Dokumentengenerators
In diesem Anwendungstyp können im Struktureditor jedem Knoten des Baumes jeweils
zwei Textbausteine zugeordnet werden – ein Textbaustein für den Fall, dass der jeweilige
Knoten mit Hilfe der Farblogik-Prüfung als „gegeben“ (grün) markiert wurde und ein
Textbaustein für den Fall, dass der Knoten als „nicht gegeben“ (rot) markiert wurde.
Außerdem können diesen Textbausteinen Eingabefelder zugeordnet werden, in die der
Anwender später bei Prüfung des jeweiligen Knotens bestimmte vorgangsbezogene Daten
eingeben kann.
Das eigentliche Generieren von Dokumenten erfolgt im Normalmodus – im Struktureditormodus ist keine Dokumentengenerierung möglich.
Das Dokument „baut“ sich dynamisch während der Farbprüfung im Normalmodus aus
den einzelnen Textbausteinen auf.
In das Dokument werden alle Knoten einbezogen, die entweder rot oder grün markiert
wurden und den jeweiligen Textbaustein besitzen. Texte, die an Knoten hängen, die nicht
markiert oder als „nicht geprüft“ markiert wurden, werden nicht in das Dokument
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
76
einbezogen. Die Reihenfolge, in der die Textbausteine in das Dokument übernommen
werden, ist dabei fest vorgegeben.
Es ist daher wichtig, sich die Anordnungsweise der Textbausteine zu vergegenwärtigen.
Dazu drei grundsätzliche Regeln:
1. Textbausteine der Elternknoten werden vor den Textbausteinen ihrer jeweiligen
Kinderknoten in das Dokument eingefügt.
2. Textbausteine der Kinderknoten werden von oben nach in das Dokument
eingefügt.
3. Erst wenn die Textbausteine eines Teilbaums in das Dokument eingefügt wurden,
folgen die Textbausteine des nächstliegenden Teilbaums.
Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Reihenfolge der Textbausteine zu verändern. Mehr
dazu lesen Sie im Abschnitt „Dokumente generieren“ weiter unten.
7.1.2.
Wissensbaum für Dokumentengenerierung vorbereiten
Bevor aus einem knowledgeTool heraus Dokumente generiert werden können, müssen
die dazu erforderlichen Textbausteine im Struktureditor erstellt werden.
1. Öffnen Sie den zu bearbeitenden Baum im Editormodus. Beachten Sie, dass Sie
für diesen Baum Schreibrechte benötigen.
2. Stellen Sie sicher, dass dem Baum im Fenster „Technische Baumeigenschaften“
der Anwendungstyp „Dokumentengenerator“ zugeordnet ist.
3. Markieren Sie den Knoten, an den Sie einen oder mehrere Textbausteine
anhängen möchten mit einem einfachen linken Mausklick.
4. Im unteren Bildschirmbereich sehen Sie zwei Reiter mit der Beschriftung
„Textbaustein (gegeben)“ und „Textbaustein (nicht gegeben)“. Wählen Sie mit
einem einfachen Mausklick aus, welchen der beiden Textbausteine Sie bearbeiten
möchten und klicken Sie dann auf das Icon
in der rechten oberen Ecke des
jeweiligen Reiters.
5. Geben Sie den gewünschten Text ein und klicken Sie auf [Speichern].
7.1.3.
Eingabefelder einbinden
Sie haben die Möglichkeit, an jedem einzelnen Knoten Eingabefelder zu definieren und
diese in die Textbausteine einzubinden. Die später von Anwender in die Eingabefelder
eingegebenen Daten werden dann in das generierte Dokument aufgenommen. Beachten
Sie, dass die Eingabefelder nicht baumweit, sondern immer nur an dem Knoten verfügbar
sind, an dem sie angelegt wurden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
77
Das Einbinden von Eingabefeldern erfolgt in zwei Teilschritten:
1. zunächst definieren Sie, welche Eingabefelder grundsätzlich an einem Knoten
verfügbar sein sollen und
2. danach binden Sie eines oder mehrere dieser Eingabefelder in einen Textbaustein
dieses Knotens ein.
HINWEIS: Das Anlegen von Eingabefeldern wird unten im Punkt 7.2. beschrieben.
Um ein bereits angelegtes Eingabefeld in einen Textbaustein einzubinden, gehen Sie
so vor:
1. Öffnen Sie den zu bearbeitenden Baum und wählen Sie den Knoten aus, in dessen
Textbausteine Eingabefelder eingebunden werden sollen.
2. Wählen Sie mit einem einfachen Mausklick auf einen der unteren Reiter aus,
welchen der beiden Textbausteine Sie bearbeiten möchten und klicken Sie dann
auf das Icon
in der rechten oberen Ecke des jeweiligen Reiters.
3. Geben Sie nun einen beliebigen Text ein. Dieser Schritt ist optional, Sie können
auch Eingabefelder ohne weiteren Text verwenden.
4. Klicken Sie mit der Maus an die Stelle des Textes, an der ein Eingabefeld
eingefügt werden soll. Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf das Icon
.
5. In der nun erscheinenden Auswahlliste werden Ihnen die Namen (Label) aller
Eingabefelder angezeigt, die am ausgewählten Knoten verfügbar sind. Außerdem
werden Ihnen die Stammdatenfelder Ihrer Akten angezeigt, die Sie optional
ebenfalls in den Text einbinden können (siehe auch unten 8.1.5).
6. Wählen Sie eines der Eingabefelder mit einem einfachen Mausklick aus. Das
Eingabefeld wird nun in den Text übernommen.
7. Klicken Sie auf [Speichern], um den Textbaustein zu speichern.
Sie können innerhalb eines Textbausteins selbstverständlich mehrere Eingabefelder
einfügen. Wiederholen Sie dazu einfach die Schritte 4 und 5.
Knoten, deren Textbausteine über Eingabefelder zur Dokumentengenerierung verfügen,
werden mit einem kleinen blauen Icon in der rechten unteren Ecke des Knotens markiert.
Wenn Sie den Mauszeiger über dieses Icon bewegen, wird Ihnen der Titel des Eingabefeldes angezeigt. Der Titel wird außerdem grün oder rot eingefärbt, um anzuzeigen, zu
welchem Textbaustein das Feld gehört (grün = „Gegeben“ oder rot = „Nicht gegeben“).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
78
7.1.4.
Nutzung der Sidebar
Die an einem Knoten vorhandenen Eingabefelder (siehe unten 7.2) werden im
Normalmodus in einer Sidebar am rechten Bildschirmrand angezeigt, sobald diese Felder
durch entsprechende Farbgebung aktiviert wurden.
Die Sidebar öffnet sich automatisch, wenn der aktuelle Knoten als „Gegeben“ bzw. „Nicht
gegeben“ markiert wurde. Natürlich können Sie die Sidebar auch mit einem Klick auf den
Reiter an der linken Seite der Sidebar selbständig öffnen.
Anwender können nun ihre Eingaben in den entsprechenden Feldern vornehmen und
diese mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Speichern] bestätigen.
Die Sidebar zeigt auch solche Felder an, die aufgrund der automatischen logischen
Farbsetzung eine Eingabe erfordern. Mit einem Mausklick auf „Knoten anzeigen“ wird der
entsprechenden Knoten mit dem jeweiligen Eingabefeld auf dem Bildschirm zentriert.
Abb.: Die Sidebar zeigt alle aktivierten Eingabefelder eines Pfades an
7.2.
Nutzung von Eingabefeldern
Eingabefelder können wie eben beschrieben innerhalb der Dokumentengenerierung aber
auch für die Erhebung von Daten z.B. zum Zweck der statistischen Auswertung genutzt
werden. Dabei können Sie jedem Knoten eine Reihe von Eingabefeldern zuordnen. Diese
Eingabefelder sind für den Anwender nur im Rahmen einer Vorgangsprüfung sichtbar, die
in die Felder eingegebenen Daten werden innerhalb des jeweiligen Vorgangs gespeichert.
Die in Eingabefelder eingegebenen Daten werden nur dann für die Dokumentengenerierung verwendet, wenn diese wie weiter oben beschrieben in Textbausteine
eingebunden werden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
79
Jedes Eingabefeld hat einen individuellen Namen (Label), an dem es später zu
identifizieren ist. Als Autor können Sie festlegen
•
welche Art von Eingaben in dem Feld vorgenommen werden können (also z.B. nur
ganze Zahlen oder nur Datumswerte)
•
unter welcher Bedingung das Eingabefeld sichtbar wird (nämlich wenn der
dazugehörige Knoten entweder als „Gegeben“ oder als „Nicht gegeben“ markiert
oder überhaupt eine der beiden Markierungen vorgenommen wurde.
Beachten Sie, dass Eingabefelder immer nur zu einem bestimmten Knoten gehören, also
nicht baumweit gelten.
7.2.1.
Eingabefelder anlegen
Ihnen stehen folgende Typen von Eingabefeldern zur Verfügung:
•
Zeichenfolge – in das Eingabefeld können beliebige Zeichen (Buchstaben,
Zahlen) eingegeben werden
•
Ganzzahl – in das Eingabefeld können nur ganze Zahlen (also Zahlen ohne
Komma eingegeben werden)
•
Gleitkommazahl – in das Eingabefeld können Zahlen mit Komma eingegeben
werden
•
Auswahlliste – Anwender können einen Wert (Text oder Zahl) aus einer Liste
von vorgegebenen Werten auswählen.
•
Mehrzeiliger Text – anders als beim Typ „Zeichenfolge“ können beliebige
Zeichen nicht nur in ein einzeiliges, sondern in ein mehrzeiliges Eingabefeld
eingegeben werden.
•
Bool´scher Wert – statt eines alphanumerischen Eingabefeldes wird eine
Checkbox erzeugt, die den Wert „Ja“ oder „Nein“ haben kann
•
Datum – in das Eingabefeld kann ausschließlich ein Datum eingeben werden
•
Uhrzeit – in das Eingabefeld kann ausschließlich eine Uhrzeit eingegeben werden
Um ein Eingabefeld anzulegen, gehen Sie so vor:
1. Markieren Sie im Editormodus den Knoten, an den Sie ein oder mehrere
Eingabefelder anhängen möchten, mit einem einfachen Mausklick.
2. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ und klicken Sie auf „Eingabefelder bearbeiten“.
Alternativ können Sie in der Symbolleiste auf das Icon
klicken. Darauf hin
öffnet sich das Fenster „Eingabefelder“.
3. Geben Sie in das Eingabefeld „Label“ einen Namen für das zu erstellende
Eingabefeld ein. (Dieser Name wird später für Anwender neben dem Eingabefeld
angezeigt.)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
80
4. Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste „Typ“ aus, welche Art von Daten bei der
Eingabe zulässig sein soll (siehe oben).
5. Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste „Bedingung“ aus, unter welcher Bedingung
das Eingabefeld sichtbar sein soll. Zur Auswahl stehen die Optionen „Gegeben“,
„Nicht gegeben“, „Geprüft“ (also entweder „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“).
6. Klicken Sie auf [Änderungen speichern], um das Feld zu erzeugen oder klicken Sie
auf [Neues Feld], um ein weiteres Eingabefeld anzulegen.
Eine Besonderheit stellt der Typ „Auswahlliste“ dar. In diesem Typ können Sie eine
Auswahlliste mit vorgegebenen Werten anlegen – der spätere Nutzer braucht bei einem
solchen Feld keinen Wert einzugeben, sondern kann aus einer Liste vorgegebener Werte
auswählen.
Abb.: Dialogfenster „Eingabefelder“ mit Dialog für das Anlegen einer Auswahlliste
Um eine solche Auswahlliste anzulegen gehen Sie wie folgt vor:
1. Geben Sie einen Feldnamen im Eingabefeld „Label“ ein.
2. Wählen Sie unter „Typ“ die Option „Auswahlliste“ aus.
3. Wählen Sie unter „Bedingung“ aus, wann das Feld sichtbar sein soll.
4. Am rechten Rand erscheint nun ein blau eingefärbtes Schraubenschlüssel-Icon.
Klicken Sie auf dies Icon – daraufhin öffnet sich ein neues Fenster.
5. In diesem neuen Fenster werden die Werte der Auswahlliste festgelegt. Geben Sie
den ersten Wert in das Eingabefeld links neben der Schaltfläche [OK] ein.
6. Klicken Sie nun auf [OK] – der Wert wird nun im Feld darunter angezeigt.
7. Geben Sie den nächsten Wert in das obere Feld ein und klicken Sie wieder auf
[OK].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
81
8. Um die Reihenfolge der Werte innerhalb der Liste zu verändern, klicken Sie einmal
mit der linken Maustaste auf einen der Werte – dieser wird nun markiert. Mit Hilfe
der Pfeilschaltflächen können Sie den Wert nun innerhalb der Liste nach oben oder
unten bewegen.
9. Um einen Wert aus der Liste zu löschen, markieren Sie den betreffenden Wert wie
eben mit einem einfachen Mausklick und klicken Sie dann auf das PapierkorbIcon.
10. Klicken Sie abschließend auf [Übernehmen], um die Liste zu speichern und das
Dialogfenster zu schließen.
Falls Sie mehrere Eingabefelder angelegt haben, können Sie die Reihenfolge, in der die
Felder angezeigt werden, ändern, indem
Sie die Felder mittels der schwarzen
Pfeilsymbole nach oben oder unten verschieben.
Um ein Eingabefeld zu löschen, klicken Sie einfach auf das Papierkorb-Symbol vor dem
Namen des Eingabefelds.
7.2.2.
Vorhandene Eingabefelder bearbeiten
Knoten, die über ein Eingabefeld verfügen, werden mit einem blauen Icon in der rechten
unteren Ecke des Knotens markiert. Wenn Sie den Mauszeiger über dieses Icon bewegen,
werden die Labels der an diesem Knoten vorhandenen Eingabefelder angezeigt. Die
Labels sind außerdem farbig eingefärbt (siehe Abbildung):
•
grün, wenn dem Eingabefeld die Bedingung „Gegeben“ zugeordnet wurde,
•
rot, wenn dem Eingabefeld die Bedingung „Nicht Gegeben“ zugeordnet wurde,
•
schwarz, wenn dem Eingabefeld die Bedingung „Geprüft“ zugeordnet wurde.
Abb.: Knoten mit Eingabefeldern
Sie können die vorhandenen Eingabefelder bearbeiten, indem Sie im Editormodus auf das
Icon im Knoten klicken. Alternativ können Sie auch das Menü „Bearbeiten“ öffnen und
den Befehl „Eingabefelder bearbeiten“ auswählen. Daraufhin öffnet sich das Fenster
„Eingabefelder“ und zeigt die vorhandenen Felder an. Um das Label, den Typ oder die
Bedingung
eines
vorhandenen
Feldes
zu
ändern,
verwenden
Sie
einfach
entsprechenden Eingabefelder bzw. Auswahllisten.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
82
die
Um ein Eingabefeld zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol links neben dem
Label des Eingabefeldes.
Um die Reihenfolge der vorhandenen Eingabefelder zu ändern, verwenden Sie die Pfeile.
Klicken Sie auf [Änderungen speichern], um Ihre Eingaben zu übernehmen.
7.3.
Dokumente generieren
Das Generieren von Dokumenten erfolgt im Normalmodus (also nicht im Struktureditormodus) auf Basis einer Farbprüfung, d.h. eines Vorgangs. Um ein Dokument zu erzeugen
gehen Sie daher so vor:
1. Öffnen
Sie
einen
für
die
Dokumentenerzeugung
vorbereiteten
Baum
im
Normalmodus.
2. Führen Sie eine Farbprüfung durch, d.h. markieren Sie Knoten entsprechend Ihrer
Arbeitssituation
als
„Gegeben“
oder
„Nicht
gegeben“.
Auf
der
rechten
Bildschirmseite öffnet sich nun eine Sidebar, in der die zu den geprüften Knoten
gehörigen Textbausteine erscheinen. Dies dient gleichzeitig als Vorschau auf die
Struktur des zu erzeugenden Dokuments.
3. Öffnen Sie das Menü „Vorgang“ und klicken Sie auf „Dokument erzeugen“.
4. Abhängig von Ihren Sicherheitseinstellungen erscheint nun ein Hinweisfenster mit
der Frage „Ein ActiveX-Steuerelement dieser Seite ist möglicherweise in Wechselwirkung mit anderen Elementen dieser Seite nicht sicher. Möchten Sie dies
zulassen?“. Klicken Sie im Fenster auf [Ja].
5. Microsoft Word wird nun geöffnet und das Dokument darin erzeugt. Sie können
das Dokument nun in Word nach Belieben weiterbearbeiten, lokal speichern oder
drucken.
Alternativ können Sie auch Dokumente auf Basis von bereits vorhandenen Vorgängen
erzeugen. Öffnen Sie dazu einen vorhandenen Vorgang (der zu einem Dokumentengeneratorbaum gehört) und führen Sie dann die eben beschriebenen Schritte 3-5 durch.
7.3.1.
Generierte Dokumente bearbeiten
Vor der Ausgabe in Microsoft Word können Sie auf diese Weise generierte Dokumente
weiter bearbeiten.
Sie können einzelne Textbausteine des Dokuments
•
inhaltlich bearbeiten
•
löschen
•
verschieben
oder neue eigene Textbausteine hinzufügen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
83
HINWEIS: Änderungen, die Sie an Textbausteinen vornehmen, werden im aktuellen
Vorgang gespeichert und können so jederzeit wieder aufgerufen werden. Die Änderungen
wirken sich jedoch nicht auf die Originaltextbausteine des Baums aus.
Wie oben beschrieben, werden Textbausteine von Knoten, die Sie im Rahmen der
Farbprüfung als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert haben, untereinander in die
Sidebar am rechten Bildschirmrand eingefügt.
Abb.: Das dynamisch erzeugte Dokument in der Sidebar
Über jedem Textbaustein wird ein blauer Pfeil angezeigt. Wenn Sie diesen Pfeil mit der
Maus berühren, wird angezeigt, zu welchem Knoten der Textbaustein gehört. Die Anzeige
erfolgt in der Form [ID des Knotens: Titel des Knotens]. Wenn Sie den Pfeil anklicken,
wird der jeweilige Knoten links im Baum aufgerufen.
Textbausteine verschieben
Textbausteine können innerhalb des Dokuments jeweils um eine Position nach oben oder
unten verschoben werden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
84
Markieren Sie dazu den zu verschiebenden Textbaustein mit einem einzelnen Mausklick
(der Textbaustein wird darauf hin grau markiert) und klicken Sie dann auf die
Icons
bzw.
, um den Textblock nach oben bzw. nach unten zu verschieben.
Textbausteine bearbeiten
Markieren Sie den zu bearbeitenden Textbaustein mit einem einzelnen Mausklick und
klicken Sie dann auf das Icon
. Darauf hin öffnet sich ein Bearbeitungsfenster. Ändern
Sie den Text wie gewünscht und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche
[Speichern], um Ihre Änderungen zu übernehmen. Beachten Sie, dass sich diese
Änderungen lediglich auf den Textbaustein im Dokumentenentwurf in der Sidebar
auswirken. Im Wissensbaum bleibt der ursprüngliche Textbaustein unverändert.
Textbausteine, die auf diese Weise bearbeitet wurden, werden entsprechend markiert.
Rechts neben dem Icon
in der ersten Zeile des Textbausteins wird der Hinweis
„angepasst“ angezeigt.
Sie haben die Möglichkeit, Änderungen an Textbausteinen wieder rückgängig zu machen.
Markieren Sie dazu den jeweiligen Textbaustein mit einem einzelnen Mausklick und
klicken Sie dann in der Sidebar auf das Icon
.
Im linken Bildschirmbereich öffnet sich nun das Fenster „Versionen“. Darin werden alle
Bearbeitungsstände des Textbausteins angezeigt. Wählen Sie einen Bearbeitungsstand
aus, indem Sie auf die Schaltfläche [Diese Version verwenden] klicken. Diese Version
wird nun wieder in der Sidebar am rechten Bildschirmrand angezeigt.
Neue Textbausteine einfügen
Sie können zusätzlich zu den Textbausteinen, die aufgrund der Farbprüfung in das
Dokument aufgenommen wurden, eigene Textbausteine einfügen.
1. Markieren Sie dazu in der Sidebar den Textbaustein, unter dem der neue
Textbaustein eingefügt werden soll und klicken Sie dann auf das Icon
2. Daraufhin erscheint eine neue leere Zeile mit dem Icon
.
am Anfang der Zeile.
Markieren Sie die Zeile mit einem einzelnen Mausklick und klicken Sie nun auf das
Icon
, um den eigentlichen Text einzugeben.
3. Links öffnet sich nun der Texteditor. Geben Sie einen Text ein und klicken Sie auf
[Speichern], um Ihre Eingaben zu speichern.
Beachten Sie, dass auf diese Weise hinzugefügte Textbausteine nicht mit einem Knoten
des Wissensbaums verknüpft sind.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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Textbausteine löschen
Markieren Sie den zu löschenden Textbaustein mit einem einzelnen Mausklick und klicken
Sie dann auf das Icon
Dokumentenentwurf
in
. Beachten Sie, dass der Textbaustein lediglich aus dem
der
Sidebar
gelöscht
wird.
Im
Wissensbaum
bleibt
der
ursprüngliche Textbaustein erhalten.
Wenn ein Textbaustein gelöscht wurde, wird statt des Textbausteins eine leere Zeile mit
dem Icon
am Anfang der Zeile angezeigt. Rechts neben dem Icon wird der Hinweis
„entfernt“ angezeigt. Um den gelöschten Textbaustein wieder herzustellen, klicken Sie
zunächst einmal auf die betreffende Zeile und dann auf das Icon
. Links erscheint nun
das Fenster „Versionen“. Wählen Sie eine der darin angezeigten Versionen des
Textbausteins aus, indem Sie auf die Schaltfläche [Diese Version verwenden] klicken.
Der Textbaustein wird nun wieder rechts angezeigt.
Vorschau aufrufen
Durch einen Klick auf das Icon
können Sie eine Vorschauansicht aufrufen, die Ihnen
das Dokument ohne getrennte Textbausteine und Icons im Text anzeigt.
7.4.
Erstellen von Inhaltsverzeichnissen
Sie haben die Möglichkeit, das jeweils geöffnete knowledgeTool (je nach Wahl auch
inklusive der Zusatzinformationen) in Textform auszugeben. Dies erfolgt über die
Funktion „Inhaltsverzeichnis erstellen“. Das Inhaltsverzeichnis kann nach Wahl
•
im HTML-Format
•
im RTF-Format (zur Weiterbarbeitung z.B. in Microsoft Word)
•
im PDF-Format
erzeugt werden.
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Abb.: Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis
Sie können ein Inhaltsverzeichnis des gesamten Baums erstellen oder das Verzeichnis
eingrenzen, indem Sie festlegen, dass das Verzeichnis nur vom gerade ausgewählten
Knoten an erzeugt wird. In diesem Fall müssen Sie vor Erstellung des Inhaltsverzeichnisses den Knoten anklicken, ab dem das Verzeichnis erstellt werden soll. Gehen Sie zum
Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie im Baum das Menü „Navigation“ und klicken Sie auf „Inhaltsverzeichnis
erstellen“.
2. Wählen Sie in dem nun erscheinenden Fenster aus, mit welchen Einstellungen das
Inhaltsverzeichnis erstellt werden soll (siehe dazu weiter unten).
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [OK], um mit der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses zu beginnen. Beachten Sie, dass die Erstellung je nach Größe des Baums
und gewählten Einstellungen längere Zeit in Anspruch nehmen kann.
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Abb.: Einstellungen zur Erstellung des Inhaltsverzeichnisses
Für die Erstellung des Verzeichnisses stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten
zur Verfügung:
Knotenbezeichnung
Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste aus, ob
•
die einzelnen Zeilen des Inhaltsverzeichnisses fortlaufend durchnummeriert
werden sollen
•
der technische Pfad der jedes Knotens vor dem jeweiligen Knoten angezeigt
werden soll
Knoten-ID anzeigen
Markieren Sie diese Auswahlbox, wenn die jeweilige Knoten-ID vor den Namen der
Knoten angezeigt werden soll.
Knotenfarbe anzeigen
Diese Option ist nur dann relevant, wenn den Knoten des Baums farbige Markierungen
zugewiesen worden sind.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
88
Wählen Sie dann mit Hilfe der Auswahlliste aus, ob
•
die den Knoten zugeordnete Farbe als entsprechend gefärbtes Icon vor dem
Namen der Knoten angezeigt werden soll
•
der Name der Knoten entsprechend der Markierung eingefärbt werden soll
•
der Text mit einem entsprechend eingefärbten Hintergrund angezeigt werden soll.
Zusatzinformationen einbinden
Sie können nicht nur die Knotentitel im Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen, sondern auch
die den Knoten zugeordneten Zusatzinformationen. Standardmäßig werden keine
Zusatzinformationen eingebunden. Mit Hilfe der Auswahlliste können Sie auswählen,
welche Zusatzinformationen eingebunden werden sollen.
Grau unterlegen
Markieren Sie diese Auswahlbox, wenn Sie möchten, dass die in das Inhaltsverzeichnis
eingebundenen Zusatzinformationen zur besseren Unterscheidung von den Knotentiteln
grau unterlegt werden.
Dateiformat
Hier können Sie bestimmen, in das Inhaltsverzeichnis im HTML-Format, als in z.B. MS
Word editierbare RTF-Datei oder als PDF-Dokument ausgegeben werden soll.
Mehrfache Ausgabe von Modulen unterdrücken
Knoten oder Teiläste können mehrfach im Baum vorhanden sein (Module). Wenn Sie
möchten, dass diese mehrfach vorhandenen Module nur einmal im Inhaltsverzeichnis
angezeigt werden, markieren Sie diese Auswahlbox.
Eingrenzen auf Knotenfarbe
Sie können festlegen, dass nur Knoten mit einer bestimmten Farbmarkierung in das
Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden. Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste aus, auf
welche Knotenfarbe das Verzeichnis eingegrenzt werden soll.
Eingrenzen auf Gewichtung
Sie können festlegen, dass nur Knoten mit einer bestimmten Gewichtung in das
Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden. Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste aus, auf
welche Gewichtung das Verzeichnis eingegrenzt werden soll.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
89
Eingrenzen auf Pfad
Das Inhaltsverzeichnis kann beginnend vom ersten Knoten des Baums (Startknoten) oder
beginnend von einem beliebigen Knoten erzeugt werden.
Wenn Sie sich für die zweite Option entscheiden, markieren Sie die Auswahlbox
„Eingrenzen auf Pfad“ und geben Sie den technischen Pfad des Knotens, bei dem die
Erstellung beginnen soll, in das Feld daneben ein.
HINWEIS: Wenn Sie im Baum einen anderen Knoten als den Startknoten markiert
haben und dann den Dialog zur Erstellung des Inhaltsverzeichnisses aufrufen, wird der
technische Pfad des markierten Knotens automatisch in das Feld eingetragen.
Eingrenzen auf Knoten mit Zusatzinformationen
Sie können hier festlegen, dass nur solche Knoten in das Inhaltsverzeichnis einbezogen
werden, die über Zusatzinformationen verfügen.
Auch Knoten anzeigen, die nur eine der Bedingungen erfüllen
Wenn Sie alle oder mehrere der eben genannten Optionen zur Eingrenzung des
Inhaltsverzeichnisses ausgewählt haben, können Sie mit dieser Option festlegen, dass
auch solche Knoten in das Inhaltsverzeichnis mit einbezogen werden, die nur eine der
ausgewählten Bedingungen erfüllen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
90
8. Die Gesetzes- und Urteilsdatenbank
Sofern Ihr Server über eine entsprechende Lizenz verfügt, haben Sie Zugriff auf die
Gesetzes- und Urteilsdatenbank. Mit Hilfe eines webbasierten Editors können Sie selbst
Gesetze und Urteile in die Datenbank einpflegen.
Die
in
knowledgeTools
enthaltenen
Zusatzinformationen,
also
Erläuterungstexte,
Vertiefungstexte, Praxistexte etc. werden automatisch mit der integrierten Gesetzes- und
Urteilsdatenbank verlinkt, wenn in diesen Texten ein Gesetz oder Urteil zitiert wird. Die
im Text genannten Gesetze oder Urteile werden in Kurzform im Fenster „Bibliothek“ als
Links und entsprechendes Icon angezeigt. Voraussetzung dafür ist, dass das jeweilige
Gesetz oder Urteil in der Gesetzes- und Urteilsdatenbank enthalten ist. Diese Datenbank
enthält die Volltexte der verlinkten Gesetze und Urteile.
Abb.: Fenster „Bibliothek“ mit Links zu Gesetzen
Die Anzeige von Gesetzen und Urteilen ist abhängig von der Clientkonfiguration und den
Inhalten des jeweils angezeigten knowledgeTools.
8.1.
Anzeige von Gesetzen
Sie können entweder in der Gesetzes- und Urteilsdatenbank nach einem bestimmten
Gesetz suchen und dieses dann im Volltext aufrufen oder aber eine bestimmte Vorschrift
aus einem knowledgeTool heraus aufrufen.
8.1.1.
Anzeige in der Datenbank
Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Tab „G&U“ und dann auf die Schaltfläche
[Alle Gesetze anzeigen]. Sie gelangen nun zu einer alphabetischen Liste aller auf dem
Server vorhandener Gesetze. Klicken Sie nun auf die Abkürzung des Gesetzes, um das
Gesetz aufzurufen. Im linken Bildschirmbereich wird nun der Inhalt des Gesetzes in Form
einer aufklappbaren Hierarchie angezeigt. Vor Elementen, die über Unterelemente
verfügen, wird ein „Plus“ angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
91
Abb.: Anzeige eines Gesetzes in der Gesetzes- und Urteilsdatenbank
Klicken Sie auf das „Plus“, um die Hierarchie weiter zu öffnen. Elemente, die über einen
Text verfügen, werden beim Überfahren mit der Maus orangefarben hervorgehoben.
Klicken
Sie auf ein solches Element, um
den
dazugehörigen Text
im
rechten
Bildschirmbereich anzuzeigen.
Sofern die Gesetzes- und Urteilsdatenbank Versionen der Vorschrift enthält, die zu
früheren Zeitpunkten gültig waren, wird unter dem Text der Vorschrift eine Schaltfläche
mit der Bezeichnung [andere Versionen] angezeigt. Ein Klick auf diese Schaltfläche zeigt
die zu früheren Zeitpunkten gültigen Versionen und die entsprechenden Geltungszeiträume an.
Sie können in der Gesetzes- und Urteilsdatenbank gezielt nach einzelnen Vorschriften
innerhalb des aktuell angezeigten Gesetzes suchen.
Im oberen rechten Bildschirmbereich befindet sich das Eingabefeld „direkte Auswahl“.
Geben Sie die zu suchende Vorschrift in das Eingabefeld ein und bestätigen Sie Ihre
Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche [OK]. Das Suchergebnis wird daraufhin im
selben Fenster angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
92
8.1.2.
Aufruf aus einem knowledgeTool
Um ein im Fenster „Bibliothek“ aufgelistetes Gesetz im Volltext anzuzeigen, klicken Sie
bitte auf den jeweiligen Eintrag. Der aktuelle Baum wird nun minimiert und die Vorschrift
angezeigt. Um zum Baum zurückzukehren, klicken Sie einfach auf die minimierte
Baumanzeige.
8.2.
Anzeige von Urteilen
In der Gesetzes- und Urteilsdatenbank enthaltene Urteile können wie Gesetze entweder
direkt aus der Datenbank oder aus einem knowledgeTool heraus geöffnet werden.
8.2.1.
Anzeige in der Datenbank
Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Tab „G&U“. Klicken Sie nun bitte auf die
Auswahlliste „Bitte Gericht auswählen“. Wählen Sie in der Liste ein Gericht aus, um zur
Anzeige aller auf dem Server vorhandener Urteile dieses Gerichts zu gelangen. Klicken
Sie danach auf die Schaltfläche [Anzeigen]. Wenn zu dem ausgewählten Gericht Urteile
existieren, werden diese nun nach Aktenzeichen sortiert angezeigt. Klicken Sie jetzt auf
ein Aktenzeichen, um den Wortlaut des dazugehörigen Urteils aufzurufen.
Abb.: Startseite der Gesetzes- und Urteilsdatenbank
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
93
Alternativ können Sie Urteile auch direkt aufrufen. Geben Sie dazu das Aktenzeichen des
Urteils in das unter der Auswahlliste befindliche Eingabefeld ein und klicken Sie dann auf
die Schaltfläche [Anzeigen] rechts neben dem Eingabefeld.
Ein Urteil kann in der Gesetzes- und Urteilsdatenbank folgende Elemente beinhalten:
•
Stichworte
•
Normen
•
Amtlicher Leitsatz
•
Redaktioneller Leitsatz
•
Urteilstenor
•
Tatbestand
•
Entscheidungsgründe
•
Fundstellen
•
Vor- / Nachinstanzen
•
andere Entscheidungen.
Über die Auswahlliste „Gehe zu“ am rechten oberen Bildschirmrand können Sie innerhalb
des Urteils zu dem gewünschten Element springen. In der Auswahlliste werden nur die
Elemente angezeigt, die im Urteil auch tatsächlich vorhanden sind.
Abb.: Anzeige eines Urteils in der Gesetzes- und Urteilsdatenbank
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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8.2.2.
Aufruf aus einem knowledgeTool
Um ein im Fenster „Bibliothek“ aufgelistetes Urteil im Volltext anzeigen zu lassen, klicken
Sie bitte auf den entsprechenden Eintrag. Der aktuelle Baum wird nun minimiert und der
Volltext des jeweiligen Urteils angezeigt. Um zum Baum zurückzukehren, klicken Sie
einfach auf die minimierte Baumanzeige.
8.3.
Sie
Eingabe von Urteilen in die Gesetzes- und Urteilsdatenbank
haben
die
Möglichkeit,
selbst
Gesetze
und
Urteile
in
die
Gesetzes-
und
Urteilsdatenbank einzugeben. Dafür steht Ihnen ein webbasierter Editor zur Verfügung.
HINWEIS: Sie müssen
in der Nutzerverwaltung als „Gesetze und Urteile Editor“ frei
geschaltet sein, um Gesetze und Urteile bearbeiten zu können.
8.3.1.
Gericht hinzufügen
Urteile können nur zu einem bereits in der Datenbank vorhandenen Gericht hinzugefügt
werden. Vor der Eingabe eines Urteils müssen Sie daher entweder ein bereits
vorhandenes Gericht auswählen oder ein neues Gericht zur Datenbank hinzufügen.
8.3.2.
Urteil zu einem bereits vorhandenen Gericht hinzufügen
1. Klicken Sie zunächst am oberen Bildschirmrand auf das Tab „G&U“.
2. Klicken Sie nun bitte auf die Auswahlliste „Bitte Gericht auswählen“ und wählen
Sie in der Liste ein Gericht aus,
3. Klicken Sie nun am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche [Neues Urteil].
4. Geben Sie in dem sich nun öffnenden Fenster das Aktenzeichen des Urteils in das
entsprechende Eingabefeld ein.
5. Geben Sie das Datum der Entscheidung in das Eingabefeld „Urteil vom“ ein.
6. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Speichern]. Sie gelangen nun zur
Eingabemaske für die Inhalte des Urteils.
7. In blauen Balken werden alle möglichen Inhalte des Urteils aufgelistet:
- Stichworte
- Normen
- Leitsätze
- Tatbestand
- Entscheidungsgründe
- Fundstellen
- Vor-/Nachinstanz.
Neben der Bezeichnung der jeweiligen Rubrik wird die Schaltfläche [Edit]
angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen Inhalt in die jeweilige Rubrik
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
95
einzugeben, daraufhin öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, dessen Funktionsweise
von der Art des einzugebenden Inhalt abhängt:
•
Stichworte – Klicken Sie im Fenster zuerst auf die Schaltfläche [Neues
Stichwort hinzufügen]. Geben Sie das Stichwort in das nun erscheinende
Eingabefeld ein. Um ein weiteres Stichwort einzugeben, klicken Sie
nochmals auf die Schaltfläche [Neues Stichwort hinzufügen] und geben das
neue Stichwort in das nächste Eingabefeld ein. Sie können einzelne
Stichworte entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche [Entfernen] unter
dem jeweiligen Stichwort klicken. Klicken Sie abschließend auf die
Schaltfläche [Speichern], um Ihre Eingaben zu speichern.
•
Normen – Klicken Sie im Fenster zuerst auf die Schaltfläche [Neue Norm
hinzufügen]. Geben Sie Paragraph und Gesetz getrennt in die jeweiligen
Eingabefelder ein. Um eine weitere Norm einzugeben, klicken Sie nochmals
auf die Schaltfläche [Neue Norm hinzufügen] und verfahren Sie wie eben.
Sie können einzelne Normen entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche
[Entfernen] unter der jeweiligen Norm klicken. Klicken Sie abschließend
auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Eingaben zu speichern.
•
Amtlicher
Leitsatz
/
Redaktioneller
Leitsatz
/
Urteiltenor
/
Tatbestand / Entscheidungsgründe – In diesen Fenstern können Sie
den Text direkt in das Eingabefeld eingeben und danach mit einem Klick
auf [Speichern] übernehmen.
•
Fundstellen – Klicken Sie im Fenster zuerst auf die Schaltfläche [Neue
Fundstelle hinzufügen]. Geben Sie die Fundstelle in das nun erscheinende
Eingabefeld ein. Um eine weitere Fundstelle einzugeben, klicken Sie
nochmals auf die Schaltfläche [Neue Fundstelle hinzufügen] und verfahren
Sie wie eben. Sie können einzelne Fundstellen entfernen, indem Sie auf die
Schaltfläche [Entfernen] unter der jeweiligen Fundstelle klicken. Klicken
Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Eingaben zu
speichern.
•
Vor- / Nachinstanzen – Klicken Sie im Fenster zuerst auf die
Schaltfläche [Neue Instanz hinzufügen]. Wählen Sie aus der Liste der
Gerichte das entsprechende Gericht aus und geben Sie danach das
Aktenzeichen des entsprechenden Urteils ein. Wiederholen Sie diese
Schritte, um weitere Entscheidungen hinzuzufügen. Klicken Sie abschließend
auf
die Schaltfläche [Speichern], um
Ihre
Eingaben
zu
speichern.
•
Andere Entscheidungen – Klicken Sie im Fenster zuerst auf die
Schaltfläche [Neue Entscheidung hinzufügen]. Wählen Sie aus der Liste der
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
96
Gerichte das entsprechende Gericht aus und geben Sie danach das
Aktenzeichen des entsprechenden Urteils ein. Wiederholen Sie diese
Schritte, um weitere Entscheidungen hinzuzufügen. Klicken Sie abschließend
auf
die Schaltfläche [Speichern], um
Ihre
Eingaben
zu
speichern.
8.3.3.
Urteil zu einem noch nicht vorhandenen Gericht hinzufügen
1. Klicken Sie zunächst am oberen Bildschirmrand auf das Tab „G&U“.
2. Klicken Sie nun am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche [Neues Gericht].
3. Geben Sie in dem sich nun öffnenden Fenster den Namen des Gerichts ein und
klicken Sie auf [Speichern].
4. Führen Sie nun die eben beschriebenen Schritte 2 – 7 aus.
8.3.4.
Bearbeiten eines bereits vorhandenen Urteils
1. Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Tab „G&U“.
2. Geben Sie das Aktenzeichen des zu bearbeitenden Urteils in das Eingabefeld „nach
Aktenzeichen“
ein
und
klicken
Sie
auf
[Anzeigen]
oder
wählen
Sie
das
dazugehörige Gericht in der Auswahlliste darüber aus und klicken Sie dann auf die
Schaltfläche [Anzeigen] rechts neben der Auswahlliste.
3. Sie gelangen nun zu einer Liste, die je nach oben beschriebener Methode
entweder nur das Urteil mit dem eingegebenen Aktenzeichen oder aber alle Urteile
des in der Auswahlliste ausgewählten Gerichts enthält.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Edit] neben dem zu bearbeitenden Urteil. Das
Urteil wird nun geöffnet.
5. Klicken Sie nun neben dem zu bearbeitenden Inhalt auf [Edit].
8.4.
Eingabe von Gesetzen in die Gesetzes- und Urteilsdatenbank
Für die Eingabe von Gesetzen steht Ihnen ebenfalls ein webbasierter Editor zur
Verfügung.
8.4.1.
Eingabe eines neuen Gesetzes
1. Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Tab „G&U“.
2. Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche [Neues Gesetz]. Sie
gelangen zu einer Eingabemaske, in der Sie die Stammdaten für das Gesetz
eingeben können:
- Abkürzung
- Titel
- Kurztitel
- Sprache
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
97
- Band (wo wurde das Gesetz veröffentlicht)
- Blatt (wo wurde das Gesetz veröffentlicht)
- Seite (wo wurde das Gesetz veröffentlicht)
- Jahr
- Vorschrift Artikel (diese Einstellung entscheidet darüber, ob die einzelnen
Vorschriften im Gesetz mit einem § oder mit Nr. beginnen)
Die notwendigen Angaben sind mit einem * gekennzeichnet. Füllen Sie die
Eingabefelder möglichst vollständig aus.
HINWEIS: Die Angabe, die Sie für Abkürzung wählen, ist auch die, die später beim
Zitieren von Vorschriften in den knowledgeTools Texten verwendet werden muss,
damit die entsprechende Vorschrift in der Bibliothek korrekt verlinkt wird.
Abb.: Maske zu Eingabe der Gesetzesstammdaten
3. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern]. Sie gelangen nun zum
Editor für die Eingabe der Inhalte des Gesetzes.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
98
Erstellen Sie nun zunächst die Gliederung des Gesetzes. Der Editor ist in zwei Bereiche
geteilt – im linken Bildschirmbereich wird die Gliederung des Gesetzes angezeigt, im
rechten Bereich die dazugehörigen einzelnen Vorschriften. Die Bedienung des Editors
erfolgt im Wesentlichen über die Icons im oberen Bereich.
Gliederung erstellen und bearbeiten
1. Die erste Gliederungsebene ist bei neu erstellten Gesetzen bereits vorhanden.
Klicken Sie auf den ersten Gliederungspunkt. Dieser wird nun durch einen farbigen
Balken markiert.
2. Klicken Sie nun auf das Icon
Neue
Gliederungsebenen
, um eine neue Gliederungsebene einzufügen.
werden
immer
unterhalb
der
jeweils
markierten
Gliederungsebene eingefügt.
3. Geben Sie in das sich nun öffnende Fenster den Titel der neuen Gliederungsebene
ein und klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern].
Abb.: Editor zur Eingabe von Gesetzesinhalten
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
99
Sie können einzelne Gliederungsebenen jederzeit umbenennen, löschen oder verschieben:
•
Um eine Gliederungsebene umzubenennen, markieren Sie diese mit einem
einzelnen Mausklick und klicken dann auf das Icon
•
.
Um eine Gliederungsebene zu löschen, markieren Sie diese mit einem einzelnen
Mausklick und klicken dann auf das Icon
Gliederungsebene
und
alle
Inhalte
. Dabei werden die markierte
dieser
Gliederungsebene
gelöscht.
Gliederungsebenen und Inhalte die sich unterhalb der markierten Ebene befinden,
werden jedoch nicht gelöscht.
•
Klicken Sie auf das Icon
, um sowohl die markierte Gliederungsebene mit ihren
Inhalten als auch alle untergeordneten Gliederungsebenen mit deren Inhalten zu
löschen.
•
Gliederungsebenen können sowohl in der Vertikalen als auch in der Horizontalen
verschoben
werden.
Klicken
Sie
auf
die
Icons
bzw.
,
um
eine
Gliederungsebene eine Ebene nach oben bzw. unten zu verschieben. Klicken Sie
auf die Icons
bzw.
, um die markierte Ebene eine Ebene nach links bzw.
rechts zu verschieben.
Vorschriften einfügen
1. Markieren Sie mit einem einzelnen Mausklick die Gliederungsebene, zu der Sie
eine Vorschrift einfügen möchten.
2. Klicken Sie nun im rechten Bildschirmbereich oben auf das Icon
. Daraufhin
öffnet sich das Fenster „Neue Vorschrift“.
3. Geben Sie entweder die Nummer der Vorschrift ein oder ein „A“, um festzulegen,
dass es sich bei dem eingegebenen Text um die Präambel des Gesetzes handeln
soll bzw. ein „E“, um festzulegen, dass es sich dabei um das Schlusswort handeln
soll.
4. Geben Sie den Titel des Vorschrift ein und darunter, ab wann die Vorschrift gültig
ist. Falls Sie eine Vorschrift eingeben, die nicht mehr gültig ist, müssen Sie
darunter außerdem eintragen, ab wann die Vorschrift nicht mehr gültig war.
5. Geben Sie nun den Text der Vorschrift ein und klicken Sie abschließend auf
[Speichern].
Wenn es in der gewählten Gliederungsebene bereits Vorschriften gibt, wird die neue
Vorschrift unter allen schon vorhandenen Vorschriften eingefügt. Wenn Sie dagegen
möchten, dass die neue Vorschrift über einer bestimmten Vorschrift eingefügt wird,
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
100
markieren Sie diese zunächst mit einem einfachen Mausklick und klicken erst dann
auf
.
Vorschriften bearbeiten oder löschen
1. Markieren Sie eine Vorschrift mit einem einfachen Mausklick, um sie zu bearbeiten
oder zu löschen.
2. Klicken Sie im oberen rechten Bildschirmbereich auf das Icon
, um die
markierte Vorschrift zu löschen.
3. Klicken Sie im oberen rechten Bildschirmbereich auf das Icon
, um die
markierte Vorschrift zu bearbeiten. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem
sämtliche Versionen
der Vorschrift
(d.h.
die Versionen
der Vorschrift
zu
unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen) angezeigt werden.
4. Klicken Sie auf die Icons
bzw.
,
um die dazugehörige Version zu löschen
bzw. zu bearbeiten.
5. Wenn Sie das Icon
angeklickt haben, wird das Bearbeitungsfenster geöffnet.
6. Nehmen Sie hier Ihre Änderungen vor und klicken Sie abschließend auf
[Speichern].
HINWEIS: Erlässe werden wie Gesetze in die Datenbank eingegeben.
Vorschriften verschieben
Sie können einzelne Vorschriften innerhalb derselben Gliederungsebene verschieben oder
aber über mehrere Gliederungsebenen hinweg.
Um eine Vorschrift innerhalb derselben Gliederungsebene zu verschieben, markieren
Sie die entsprechende Vorschrift und verschieben Sie dann mit Hilfe der Icons
bzw.
nach oben bzw. nach unten.
Um eine Vorschrift in eine andere Gliederungsebene zu verschieben, markieren Sie die
Vorschrift und klicken dann auf das Icon
. Navigieren Sie nun im linken Bildschirm-
bereich zu der Gliederungsebene, in die die Vorschrift verschoben werden soll. Markieren
Sie die Gliederungsebene mit einem einzelnen Mausklick und klicken Sie nun auf das
Icon
. Falls es auf dieser Gliederungsebene bereits Vorschriften gibt, wird die neue
Vorschrift nun unter allen anderen Vorschriften eingefügt. Wenn Sie möchten, dass die
Vorschrift über einer anderen Vorschrift eingefügt wird, markieren Sie diese zunächst mit
einem einzelnen Mausklick und klicken Sie dann auf
.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
101
Änderungsstand eingeben
Wenn Sie zu einer Vorschrift unterschiedliche Versionen eingeben möchten, die zu
unterschiedlichen Zeiträumen gültig waren, gehen Sie bitte so vor:
1. Markieren Sie die entsprechende Vorschrift mit einem einzelnen Mausklick.
2. Klicken Sie auf das Icon
am oberen rechten Bildschirmrand.
3. Klicken Sie im Bearbeitungsfenster auf [Neue Textversion] und füllen Sie die
Eingabefelder aus. Beachten Sie dabei insbesondere die beiden Eingabefelder zur
Definition des Gültigkeitszeitraums.
4. Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf [Speichern].
8.5.
Verwaltung von Gesetzen und Urteilen – Export, Import, Löschen
Sie haben die Möglichkeit, Gesetze und Urteile aus der Gesetzes- und Urteilsdatenbank in
Form von Produktdateien zu importieren und zu exportieren, um so die jeweiligen Inhalte
mit den Nutzern anderer LOGOS-Server auszutauschen. Außerdem können Sie die in
Ihrer Gesetzes- und Urteilsdatenbank vorhandenen Gesetze und Urteile löschen.
8.5.1.
Gesetze exportieren
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Gesetze und Urteile verwalten“.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Alle Gesetze zeigen].
4. Sie gelangen nun zu einer alphabetisch sortierten Liste aller Gesetze auf Ihrem
Server. Nun haben Sie die Möglichkeit, eines oder mehrere Gesetze zu
exportieren. Markieren Sie dazu einfach die Auswahlboxen vor dem Namen der
entsprechenden Gesetze.
5. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Exportieren]. Daraufhin öffnet sich das
Auftragsfenster. In diesem wird der Export des Gesetzes als neuer auszuführender
Auftrag angezeigt.
6. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Exportprozess zu starten. Wenn Sie den
Exportauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
7. Nach erfolgreichem Export erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie auf das Icon
, um das exportierte Gesetz
herunterzuladen.
8. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
102
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass mehrere zu exportierende Gesetze in einer einzigen
Datei gespeichert werden.
8.5.2.
Gesetze löschen
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Gesetze und Urteile verwalten“.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Alle Gesetze zeigen].
4. Sie gelangen nun zu einer alphabetisch sortierten Liste aller Gesetze auf Ihrem
Server. Nun haben Sie die Möglichkeit, eines oder mehrere Gesetze zu löschen.
Markieren Sie dazu einfach die Auswahlboxen vor dem Namen der entsprechenden
Gesetze.
5. Klicken Sie nun bitte unten auf die Schaltfläche [Löschen]. Daraufhin öffnet sich
das Auftragsfenster. In diesem wird der Löschvorgang als neuer auszuführender
Auftrag angezeigt.
6. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Löschvorgang zu starten. Wenn Sie den
Löschvorgang dagegen abbrechen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
7. Nach Abschluss des Löschvorgangs erscheint im Auftragsfenster die Meldung
„Erfolgreich abgeschlossen“.
8. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
8.5.3.
Urteile exportieren
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Gesetze und Urteile verwalten“.
3. Klicken Sie auf die Auswahlliste mit der Bezeichnung „Bitte Gericht auswählen“.
Wählen Sie in der Auswahlliste das Gericht aus, von dem das zu löschende Urteil
stammt. Alternativ können Sie in dem unter der Auswahlliste befindlichen
Eingabefeld das Aktenzeichen des zu löschenden Urteils eingeben.
4. Wenn Sie ein Gericht mit Hilfe der Auswahlliste ausgewählt haben, werden Ihnen
nun alle in der Datenbank befindlichen Urteile des ausgewählten Gerichts
angezeigt. Markieren Sie das zu löschende Urteil mit einem Klick auf die
Auswahlbox vor der Bezeichnung des Urteils. Sie können auf diese Weise auch
mehrere Urteile markieren.
Wenn Sie ein Aktenzeichen eingegeben haben, wird Ihnen nun ein Urteil
angezeigt. Markieren Sie dieses wie eben beschrieben.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
103
5. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Exportieren]. Daraufhin öffnet sich das
Auftragsfenster. In diesem wird der Export des Gesetzes als neuer auszuführender
Auftrag angezeigt.
6. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Exportprozess zu starten. Wenn Sie den
Exportauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
7. Nach erfolgreichem Export erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie auf das Icon
, um das exportierte Urteil
herunterzuladen.
8. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
8.5.4.
Urteile löschen
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Gesetze und Urteile verwalten“.
3. Klicken Sie auf die Auswahlliste mit der Bezeichnung „Bitte Gericht auswählen“.
Wählen Sie in der Auswahlliste das Gericht aus, von dem das zu löschende Urteil
stammt. Alternativ können Sie in dem unter der Auswahlliste befindlichen
Eingabefeld das Aktenzeichen des zu löschenden Urteils eingeben.
4. Wenn Sie ein Gericht mit Hilfe der Auswahlliste ausgewählt haben, werden Ihnen
nun alle in der Datenbank befindlichen Urteile des ausgewählten Gerichts
angezeigt. Markieren Sie das zu löschende Urteil mit einem Klick auf die
Auswahlbox vor der Bezeichnung des Urteils. Sie können auf diese Weise auch
mehrere Urteile markieren.
Wenn Sie ein Aktenzeichen eingegeben haben, wird Ihnen nun ein Urteil
angezeigt. Markieren Sie dieses wie eben beschrieben.
5. Klicken Sie nun bitte unten auf die Schaltfläche [Löschen]. Daraufhin öffnet sich
das Auftragsfenster. In diesem wird der Löschvorgang als neuer auszuführender
Auftrag angezeigt.
6. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Löschvorgang zu starten. Wenn Sie den
Löschvorgang dagegen abbrechen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
7. Nach Abschluss des Löschvorgangs erscheint im Auftragsfenster die Meldung
„Erfolgreich abgeschlossen“.
8. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
104
8.5.5.
Gesetze und Urteile importieren
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
Gesetze und Urteile können in Form von Produktdateien (erkennbar an der Endung .kip)
weitergegeben werden. Um eine solche Produktdatei zu importieren gehen Sie bitte so
vor:
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Produktdatei importieren“.
3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche [Durchsuchen]
und wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem sich die zu importierende
Produktdatei befindet. Wählen Sie die entsprechende Datei mit einem einzelnen
Mausklick aus und klicken Sie dann bitte auf die Schaltfläche [Öffnen].
4. Klicken Sie jetzt bitte auf die Schaltfläche [Hochladen].
5. Nach erfolgreicher Übertragung der Datei öffnet sich das Auftragsfenster.
In diesem wird der Import der Produktdatei als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Importprozess zu starten.
Wenn Sie den Importauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das
Icon
.
6. Nach erfolgreichem Import erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag
aus dem Auftragsfenster zu löschen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
105
9. Das Datenraum-Modul
Mit dem Datenraum-Modul steht Ihnen nicht nur ein zentraler Speicherort für Dateien zur
Verfügung, sondern darüber hinaus auch eine Reihe zusätzlicher Möglichkeiten zur
Verwaltung, Verlinkung und Nutzung Ihrer Dateien und Dokumente. Voraussetzung für
die Nutzung des Datenraum-Moduls ist, dass Ihre LOGOS-Server-Installation über eine
entsprechende Lizenz verfügt. In diesem Fall sehen Sie am oberen Bildschirmrand einen
zusätzlichen Tab mit der Bezeichnung „Datenraum“.
9.1.
Anlegen von Datenräumen
1. Klicken Sie auf das Tab „Datenraum“.
2. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und wählen Sie den Befehl „Neuen
Datenraum anlegen“ aus.
3. Geben Sie in das nun erscheinende Fenster einen Namen für den neuen
Datenraum ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], um den neuen Datenraum anzulegen.
9.2.
Verwalten von Datenräumen
Voraussetzung für das Verwalten der Datenräume, nämlich das
•
Anlegen und Bearbeiten von Verzeichnissen
•
Hochladen, Bearbeiten und Indizieren von Dateien
•
Konfigurieren der Indizierung
•
Anlegen neuer Datenräume,
ist, dass Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Für jeden Datenraum
können getrennte Zugriffsrechte vergeben werden. Die Vergabe von Zugriffsrechten wird
oben im Punkt 4.9 beschrieben.
Welche Zugriffsrechte im Einzelnen für die Ausführung bestimmter Funktionen erforderlich sind, entnehmen Sie bitte der Übersicht im Punkt 16.5 weiter unten. Bitte wenden
Sie sich im Zweifel an den Nutzeradministrator Ihres LOGOS-Servers, um zu erfahren,
über welche Berechtigungsstufe Sie verfügen.
9.2.1.
Anlegen und Bearbeiten von Verzeichnissen
Neue Verzeichnisse werden unterhalb des ausgewählten Datenraums oder Verzeichnisses
erstellt.
1. Wählen Sie zunächst einen Datenraum oder ein Verzeichnis aus, indem Sie einmal
mit der linken Maustaste auf den Namen des Datenraums oder Verzeichnisses
klicken.
2. Klicken Sie nun im Fenster „Dateimanager“ auf den Menüeintrag „Datei“ und
wählen Sie den Befehl „Neues Verzeichnis“ aus.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
106
3. Geben Sie einen Namen für das neue Verzeichnis ein und klicken Sie auf die
Schaltfläche [Anlegen].
9.2.2.
Hochladen von einzelnen Dateien
1. Wählen Sie zunächst mit einem einfachen linken Mausklick den Datenraum und
das Verzeichnis aus, in das die neue Datei eingespielt werden soll.
2. Klicken Sie nun im unteren Bereich des Bildschirms auf die Schaltfläche
[Durchsuchen].
3. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf Ihrem lokalen Rechner die
Datei aus, die Sie auf den Server hochladen möchten und klicken Sie auf [Öffnen].
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hochladen] – die Datei wird nun auf den Server
übertragen.
HINWEIS: Während des Hochladens versucht das System, den Inhalt der Datei
auszulesen, damit diese später über die integrierte Volltextsuche durchsucht werden
kann.
Durchsucht werden können folgende Dateitypen:
•
Microsoft Word
•
Microsoft Excel
•
Microsoft Powerpoint
•
Adobe PDF (sofern das Dokument lesbaren Text und nicht nur Grafiken
enthält)
•
Textdokumente im RTF-Format
•
Textdokumente im TXT-Format.
Die Durchsuchbarkeit weiterer Dateitypen ist in Vorbereitung.
Sollten Sie eine Datei eines anderen Typs hochladen bzw. ist die Datei durch ein Passwort
geschützt, erhalten Sie einen Hinweis darauf, dass die Datei nicht von der Volltextsuche
erfasst werden kann.
9.2.3.
Hochladen von mehreren Dateien
Sie haben die Möglichkeit, nicht nur einzelne Dateien, sondern auch mehrere Dateien
oder
ganze
Verzeichnisse
inklusive
aller
enthaltenen
Dateien
und
eventueller
Unterverzeichnisse in einen bestehenden Datenraum zu importieren.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie die hochzuladenden Dateien bzw. Verzeichnisse zuerst
mit Hilfe eines Komprimierungsprogramms in eine einzelne ZIP-Datei umgewandelt
haben.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
107
1. Wählen Sie zunächst mit einem einfachen linken Mausklick den Datenraum und
das Verzeichnis aus, in das die neuen Dateien eingespielt werden sollen.
2. Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf „Mehrere Dateien hochladen…“.
3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche [Durchsuchen]
und wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem sich die ZIP-Datei befindet.
4. Markieren Sie die ZIP-Datei mit einem einzelnen Mausklick und klicken Sie dann
auf die Schaltfläche [Öffnen].
5. Klicken Sie jetzt bitte auf die Schaltfläche [OK].
6. Nach erfolgreicher Übertragung der Datei öffnet sich das Auftragsfenster. In
diesem wird der Import der ZIP-Datei als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Importprozess zu starten.
Wenn Sie den Importauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das
Icon
.
7. Nach erfolgreichem Import erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag
aus dem Auftragsfenster zu löschen.
9.2.4.
Dateien bearbeiten (Verschieben, Kopieren, Umbenennen, Löschen)
Sie können Dateien auf dem Server
•
Verschieben
•
Kopieren
•
Umbenennen und
•
Löschen.
Wenn Sie eine Datei von einem Verzeichnis in ein anderes Verzeichnis verschieben
möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf die betreffende Datei.
2. Wählen Sie mit einem einfachen linken Mausklick den Befehl „Ausschneiden“ aus
dem Kontextmenü aus.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf den Namen des Verzeichnisses,
in das die Datei verschoben werden soll und wählen Sie mit einem einfachen
linken Mausklick den Befehl „Einfügen“ aus dem Kontextmenü aus. Die Datei wird
nun in dieses Verzeichnis verschoben.
Um die Datenkonsistenz auf dem Server zu gewährleisten, können Dateien nicht physisch
von einem Verzeichnis in ein anderes Verzeichnis kopiert werden – jede Datei kann also
nur einmal auf dem Server vorhanden sein.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
108
Sie können jedoch eine Verknüpfung zu einer Datei in einem anderen Verzeichnis
erstellen:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf die Originaldatei.
2. Wählen Sie mit einem einfachen linken Mausklick den Befehl „Kopieren“ aus dem
Kontextmenü aus.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf den Namen des Verzeichnisses,
in dem eine Verknüpfung zu der Datei erstellt werden soll und wählen Sie mit
einem einfachen linken Mausklick den Befehl „Verknüpfung einfügen“ aus dem
Kontextmenü aus. Im Verzeichnis wird nun eine Verknüpfung zur Originaldatei
eingefügt. Wenn Anwender diese Verknüpfung anklicken, wird die Originaldatei
geöffnet.
Um eine Datei umzubenennen, gehen Sie so vor:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf die Originaldatei.
2. Wählen Sie mit einem einfachen linken Mausklick den Befehl „Umbenennen“ aus
dem Kontextmenü aus.
3. Geben Sie den neuen Dateinamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche [OK].
Um eine Datei zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf den Namen
der zu löschenden Datei und wählen Sie mit einem einfachen linken Mausklick den Befehl
„Löschen“ aus dem Kontextmenü aus. Sie werden nun gefragt, ob Sie die Datei endgültig
löschen möchten. Bestätigen Sie das Löschen der Datei mit einem Klick auf [Löschen]
oder brechen Sie den Löschvorgang mit [Abbrechen] ab.
9.2.5.
Löschen von Verzeichnissen
Um ein Verzeichnis mit allen darin enthaltenen Dateien und eventuell vorhandenen
Unterverzeichnissen zu löschen, gehen Sie so vor:
1. Markieren Sie das zu löschende Verzeichnis mit einem einfachen Mausklick.
2. Öffnen Sie das Menü „Datei“ und wählen Sie den Befehl „Rekursiv löschen“ aus.
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche [Löschen] im
nun erscheinenden Dialogfenster. Daraufhin öffnet sich das Auftragsfenster. In
diesem wird die Löschung des Verzeichnisses als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Löschvorgang zu starten.
Wenn Sie den Löschvorgang dagegen abbrechen möchten, klicken Sie bitte auf
das Icon
.
4. Nach erfolgreicher Löschung des Verzeichnisses erscheint im Auftragsfenster die
Meldung „Erfolgreich abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um
den erledigten Auftrag aus dem Auftragsfenster zu löschen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
109
9.2.6.
Konfigurieren der Indizierung
Jeder Datei auf dem Server können bestimmte vordefinierte Schlüsselwörter zugeordnet
werden. Damit können Dateien nicht nur anhand Ihres Dateinamens oder Inhalts sondern
auch über die Schlüsselwörter gefunden werden. (So werden beispielsweise - unabhängig
von Inhalt und Dateinamen - alle Dateien gefunden, denen die Schlüsselwörter „Müller“
und „Meier“ zugeordnet wurden, wenn nach diesen Schlüsselwörtern gesucht wird.)
Diese Indizierung der einzelnen Dateien muss vorbereitet werden, indem für jeden
Datenraum festgelegt wird, welche Kategorien von Schlüsselwörtern für die Dateien
möglich sind. Solche Kategorien können z.B. „Autorenname“ oder „Unternehmensname“
sein.
Die Kategorien gelten für den gesamten Datenraum, damit können jeder Datei innerhalb
des Datenraums Schlüsselwörter in den einzelnen Kategorien zugeordnet werden.
Abb.: Indizierungseinstellungen
1. Um die Indizierung zu konfigurieren, wählen Sie zunächst im Dateimanager einen
Datenraum aus, indem Sie mit der linken Maustaste einmal auf den Namen des
Datenraums klicken.
2. Öffnen Sie nun das Menü „Einstellungen“ und wählen Sie den Menüeintrag
„Indizierung konfigurieren“ aus.
3. Sie gelangen nun zu einer zunächst leeren Seite mit der Schaltfläche [Neue
Kategorie hinzufügen]. Klicken Sie auf diese Schaltfläche.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
110
4. In das nun erscheinende Eingabefeld geben Sie den Namen der ersten neuen
Kategorie ein.
5. Wählen Sie nun mit Hilfe der der Auswahlliste hinter dem Eingabefeld aus,
welchen Typ die Kategorie haben soll. Zur Auswahl stehen
- Schlüsselwort (in Felder dieser Kategorie kann Text eingegeben werden)
- Datum (in Felder dieser Kategorie können nur Daten eingegeben werden)
- Checkbox (mit Hilfe einer Checkbox können einer Datei die Werte „Ja“ / „Nein“
zugewiesen werden)
6. Klicken Sie nun auf [Neue Kategorie hinzufügen], um eine weitere Kategorie
hinzuzufügen oder
7. Klicken Sie unten auf [Speichern], um Ihre Eingaben zu speichern.
9.2.7.
Indizieren von Dateien
Nachdem die Indizierung konfiguriert worden ist, können die einzelnen Dateien mit
Schlüsselwörtern versehen werden:
1. Wählen Sie die zu indizierende Datei aus, indem Sie mit der rechten Maustaste
einmal auf den Namen der Datei klicken.
2. Klicken Sie nun einmal mit der linken Maustaste auf den Befehl „Eigenschaften“
im Kontextmenü.
3. In dem sich nun öffnenden Fenster werden Ihnen außer ausgewählten
Eigenschaften der Datei auch die Felder für die Eingabe der Schlüsselwörter
angezeigt.
4. Felder des Typs „Datum“ sind an den Auswahllisten zu erkennen. Geben Sie hier
ein Datum ein, indem Sie mit Hilfe der Auswahllisten das gewünschte Datum
auswählen. Felder des Typs „Schlüsselwort“ sind einfache Eingabefelder, in die
Sie normalen Text eingeben können.
5. Klicken Sie nach Eingabe der Schlüsselwörter unten auf die Schaltfläche
[Speichern], um Ihre Eingabe zu speichern.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
111
Abb.: Fenster „Dateieigenschaften“
9.2.8.
Datenräume löschen
Sie können einen Datenraum inklusive aller darin enthaltenen Verzeichnisse und Dateien
löschen.
HINWEIS: Beachten Sie unbedingt, dass der Datenraum, den Sie löschen möchten, in
verschiedenen knowledgeTools auf Ihrem Server referenziert sein kann! Dies kann auch
knowledgeTools betreffen, auf die Sie möglicherweise selbst keinen Zugriff haben.
Vergewissern Sie sich daher vor dem Löschen eines Datenraums, dass dieser von keinem
Nutzer mehr benötigt wird.
Markieren Sie dazu in der Datenraum-Ansicht den zu löschenden Datenraum, öffnen Sie
das
Menü
„Einstellungen“
und
klicken
Sie
dann
auf
den
Befehl
„Verknüpfte
Wissensbäume“. Sie erhalten nun eine Übersicht, mit welchen Wissensbäumen der
Datenraum verknüpft ist.
Gehen Sie zum Löschen eines Datenraums so vor:
1. Markieren Sie den zu löschenden Datenraum mit einem einzelnen Mausklick.
2. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und wählen Sie den Befehl „Datenraum
löschen“ aus.
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche [Löschen] im
nun erscheinenden Dialogfenster. Daraufhin öffnet sich das Auftragsfenster. In
diesem wird die Löschung des Datenraums als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Löschvorgang zu starten.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
112
Wenn Sie den Löschvorgang dagegen abbrechen möchten, klicken Sie bitte auf
das Icon
.
4. Nach erfolgreicher Löschung des Datenraums erscheint im Auftragsfenster die
Meldung „Erfolgreich abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um
den erledigten Auftrag aus dem Auftragsfenster zu löschen.
9.3.
Im Datenraum navigieren
Im Datenraum sind die Daten (wie aus dem Windows Explorer bekannt) in einer
hierarchischen Verzeichnisstruktur abgelegt.
Um den Inhalt eines Verzeichnisses anzuzeigen, klicken Sie einmal mit der linken
Maustaste auf den Verzeichnisnamen. Enthält das Verzeichnis Dateien, werden diese auf
der rechten Bildschirmseite angezeigt.
Enthält das Verzeichnis Unterverzeichnisse, erscheint vor dem Verzeichnisnamen ein
„Plus“-Zeichen. Klicken Sie einmal darauf, um die Verzeichnisstruktur zu öffnen und die
Unterverzeichnisse anzuzeigen.
Wenn Sie die Maus über den Namen einer Datei bewegen, erscheint ein Informationsfenster, das die Eigenschaften der jeweiligen Datei anzeigt.
Angezeigt werden folgende Eigenschaften:
•
Dateiname
•
Technische ID der Datei
•
Anwendungstyp der Datei (also z.B. Word oder Excel)
•
Technische Prüfsumme der Datei
•
Erstellungsdatum der Datei (Wann wurde die Datei ursprünglich erstellt?)
•
Uploaddatum der Datei (Wann wurde die Datei auf diesen Server eingespielt?)
•
Upload durch (Wer hat die Datei auf den Server eingespielt?)
•
Durchsuchbar (Kann der Inhalt der Datei mit der integrierten Volltextsuche
durchsucht werden?)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
113
Abb.: Anzeige der Dateieigenschaften in der Verzeichnisansicht
Um eine Datei zu öffnen, klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen. Es erscheint nun ein Kontextmenü. Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal
auf den Befehl „Öffnen“ in diesem Kontextmenü, um die Datei zu öffnen.
9.3.1.
Dateien finden
Sie haben eine Vielzahl an Möglichkeiten, im Datenraum nach Dateien zu suchen.
Um einen Datenraum durchsuchen zu können, müssen die im Datenraum vorhandenen
Dateien zunächst indiziert werden. Dies erfolgt automatisch beim Upload einer Datei in
den Datenraum für folgende Dateitypen:
Microsoft Word-Dokumente (DOC), Microsoft
Excel-Dokumente (XLS), Microsoft Powerpoint-Dokumente (PPT), Adobe PDF-Dokumente
(sofern in den Dokumenten nicht nur Grafiken sondern auch auslesbarer Text vorhanden
ist), Textdokumente (TXT) und Rich Text Dokumente (RTF).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
114
HINWEIS:
Bitte
beachten
Sie,
dass
von
anderen
LOGOS-Servern
importierte
Datenräume beim Import nicht automatisch indiziert werden. Um einen solchen
Datenraum durchsuchen zu können, muss der Datenraum nach dem Import zunächst
einmal
indiziert
werden. Klicken
Sie dazu
bitte in
der Datenraum-Ansicht
den
betreffenden Datenraum einmal an und wählen Sie dann im Menü „Einstellungen“ den
Befehl „Verzeichnis reindizieren“ aus. Klicken Sie in dem nun erscheinenden Fenster auf
die Schaltfläche [OK]. Die Indizierung eines Datenraums kann je nach Menge und Größe
der enthaltenen Dateien zwischen einigen Minuten und mehreren Stunden dauern.
Sie können Datenräume durchsuchen nach:
•
Dateinamen
•
Dateiinhalt (Volltextsuche über sämtliche Dateiinhalte)
•
Schlüsselwörtern (die zuvor für die einzelnen Dateien vergeben worden sind)
•
dem Erstellungsdatum
•
dem Uploaddatum
•
weiteren Daten, die als Schlüsselwort einer Datei zugeordnet worden sind
Bei der Datums-Suche können Sie bestimmen, ob Sie
•
nach einem bestimmten Datum suchen wollen (also z.B. nach allen Dateien, die
am 21.02.2001 erstellt worden sind)
•
nach einem Zeitraum vor einem bestimmten Datum suchen wollen (also z.B. nach
allen Dateien, die vor dem 21.02.2001 erstellt worden sind)
•
nach einem Zeitraum nach einem bestimmten Datum suchen wollen (also z.B.
nach allen Dateien, die nach dem 21.02.2001 erstellt worden sind)
•
nach einem Zeitraum mit einem definierten Anfangs- und Enddatum suchen
wollen (also z.B. nach allen Dateien, die zwischen dem 21.02.2001 und dem
14.05.2001 erstellt worden sind).
Sie können bei der Suche zwischen einer Schnellsuche und einer Detailsuche wählen. Die
Schnellsuche ist am oberen rechten Rand des Dateimanagers ständig verfügbar. Geben
Sie hier einen Suchbegriff ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Suchen].
Gefundene Dateien werden auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
Beachten Sie, dass sich die Suche immer auf das gerade ausgewählte Verzeichnis
bezieht. Wenn Sie alle Verzeichnisse durchsuchen möchten, klicken Sie einmal auf den
übergeordneten Datenraum und starten Sie dann die Suche.
Um die Detailsuche zu öffnen, klicken Sie auf das Lupensymbol am oberen rechten
Bildrand. Darauf hin öffnet sich eine Suchmaske:
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
115
Abb.: Suchmaske „Suche nach Dateien“
Wenn Sie nach einem Begriff (nicht nach einem Datum) suchen möchten, geben Sie
diesen Begriff in das Feld „Suchbegriff“ ein. Standardmäßig wird dieser Begriff für die
Suche in Dateinamen, Dateiinhalten und Schlüsselwörtern verwendet. Sie können die
Suche eingrenzen, indem Sie einzelne Optionen durch Klick auf die jeweiligen
Checkboxen abwählen.
Wenn Sie die Datums-Suche verwenden möchten, wählen Sie zunächst mit Hilfe der
Auswahllisten-Felder „Tag“, „Monat“, „Jahr“ ein bestimmtes Datum aus.
Standardmäßig wird nach allen Dateien gesucht, die exakt an diesem Tag erstellt worden
sind.
Mit Hilfe der Radiobuttons „hochgeladen“ bzw. „als Schlüsselwort“ können Sie alternativ
nach Dateien suchen, die an diesem bestimmten Datum auf den Server eingespielt
worden sind oder denen dieses Datum als Schlüsselwort zugeordnet worden ist.
Wenn Sie statt eines exakten Datums nach Dateien aus einem Zeitraum vor dem
ausgewählten Datum suchen möchten, klicken Sie auf den Radiobutton „vor diesem Tag“.
Wenn Sie nach Dateien aus einem Zeitraum nach dem ausgewählten Datum suchen
möchten, klicken Sie auf den Radiobutton „an diesem Tag oder später“.
Wenn Sie Dateien aus einem fest definierten Zeitraum suchen möchten, wählen Sie
zusätzlich mit Hilfe der unteren Auswahllisten-Felder ein Enddatum für den Zeitraum aus.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
116
Klicken Sie abschließend auf [Suchen], um den Suchvorgang zu starten. Beachten Sie
bitte, dass der Suchvorgang abhängig von der zu durchsuchenden Datenmenge längere
Zeit in Anspruch nehmen kann.
Abb.: Anzeige der Suchergebnisse
Die gefundenen Dateien werden wie gehabt auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
Wenn Sie die Maus über den Namen der gefundenen Dateien bewegen, wird Ihnen im
Eigenschaftsfenster zusätzlich angezeigt, in welchem Verzeichnis sich die gesuchte Datei
befindet. Um eine gefundene Datei zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
den Dateinamen und dann mit der linken Maustaste auf den Befehl „Öffnen“.
Ihre Suchvorgabe wird im Schnellsuchfenster angezeigt und bleibt auch in der
Suchmaske erhalten, damit Sie den Suchbegriff ggfs. leicht modifizieren können, ohne
alle Daten vollständig neu eingeben zu müssen.
9.4.
Nutzung von Datenraumdateien in Bäumen
Entsprechend konfigurierte Bäume verfügen über eine zusätzliche Sidebar am rechten
Bildschirmrand. In dieser Sidebar werden die Dateien eines dem Baum zugeordneten
Datenraums angezeigt. Diese Dateien können hochauflösend mit einzelnen Knoten des
links angezeigten Baums verknüpft werden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
117
Am oberen Rand der Sidebar befinden sich Reiter mit der Bezeichnung der einzelnen
Datenräume. Durch einen einfachen Mausklick auf diese Reiter können Sie zwischen den
unterschiedlichen Inhalten hin- und herschalten.
Abb.: Sidebar
Einzelne Knoten des Baums können mit einzelnen Dateien in der Sidebar verlinkt sein.
Dabei kann eine Datei gleichzeitig mit mehreren Knoten verlinkt sein.
Wenn ein Knoten mit einer Datei verlinkt ist, wird in der unteren rechten Ecke des
Knotens das Icon
angezeigt. Außerdem wird der Name der Datei unten rechts im
Fenster „Bibliothek“ angezeigt.
Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird das Verzeichnis, in dem sich die Datei befindet, in
der Sidebar aufgeklappt und der Dateiname blau unterlegt.
Es ist auch möglich, dass ein Knoten mit mehreren Dateien verlinkt ist. In diesem Fall
öffnet der Klick auf das Icon
das Verzeichnis, in dem sich die erste der verlinkten
Dateien befindet und hebt diese blau hervor.
Alle weiteren verlinkten Dateien werden unten rechts im Fenster „Bibliothek“ angezeigt.
Wenn Sie nicht durch den Baum, sondern durch die Dateien in der Verzeichnisansicht
navigieren, erkennen Sie Dateien, die mit Knoten verlinkt sind, an einem blauen Pfeil.
Klicken Sie auf den Pfeil, um den Knoten anzuzeigen, mit dem die Datei verlinkt ist.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
118
Abb.: Sidebar mit verlinkten Datenraumdateien
Falls die Datei mit mehreren Knoten verlinkt sein sollte, wird durch den Klick auf den
blauen Pfeil ein Auswahlfenster geöffnet. In diesem Auswahlfenster werden alle Knoten
angezeigt, die mit der Datei verlinkt sind. Um einen dieser Knoten anzuzeigen, klicken
Sie einfach auf den Knotentitel.
9.4.1.
Dateien öffnen
Innerhalb der Sidebar werden die Dateien in der hierarchischen Verzeichnisstruktur des
Datenraums angezeigt. Um den Inhalt eines Verzeichnisses anzuzeigen, klicken Sie
einmal mit der linken Maustaste auf den Verzeichnisnamen. Enthält das Verzeichnis
Dateien, werden diese unterhalb des Verzeichnisnamens angezeigt.
Enthält das Verzeichnis Unterverzeichnisse, erscheint vor dem Verzeichnisnamen ein
„Plus“-Zeichen. Klicken Sie einmal darauf, um die Verzeichnisstruktur zu öffnen und die
Unterverzeichnisse anzuzeigen.
Wenn Sie die Maus über den Namen einer Datei bewegen, erscheint ein Informationsfenster, das die Eigenschaften der jeweiligen Datei anzeigt.
Angezeigt werden folgende Eigenschaften:
•
Dateiname
•
Technische ID der Datei
•
Anwendungstyp der Datei (also z.B. Word oder Excel)
•
Technische Prüfsumme der Datei
•
Erstellungsdatum der Datei (Wann wurde die Datei ursprünglich erstellt?)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
119
•
Uploaddatum der Datei (Wann wurde die Datei auf diesen Server eingespielt?)
•
Upload durch (Wer hat die Datei auf den Server eingespielt?)
•
Durchsuchbar (Kann der Inhalt der Datei mit der integrierten Volltextsuche
durchsucht werden?)
Um eine Datei zu öffnen, klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen. Es erscheint nun ein Kontextmenü. Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal
auf den Befehl „Öffnen“ in diesem Kontextmenü, um die Datei zu öffnen. Alternativ
können Sie die Datei auch per Doppelklick öffnen.
9.4.2.
Datenräume oder Verzeichnisse herunterladen
Sie können einzelne Verzeichnisse eines Datenraums inklusive aller enthaltenen Dateien
oder gesamte Datenräume inklusive aller enthaltenen Verzeichnisse und Dateien als ZIPDatei herunterladen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie das entsprechende Verzeichnis oder den entsprechenden Datenraum mit einem einzelnen Mausklick.
2. Öffnen Sie nun bitte das Menü „Datei“ und wählen Sie den Befehl „Als ZIP-Datei
herunterladen“ aus.
3. Daraufhin öffnet sich das Auftragsfenster. In diesem wird der Download des
Datenraums bzw. des Verzeichnisses als neuer auszuführender Auftrag angezeigt.
Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Downloadprozess zu starten. Wenn Sie
den Auftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
4. Nach
erfolgreichem
Download
erscheint
im
Auftragsfenster
„Erfolgreich abgeschlossen“. Klicken Sie auf das Icon
.
die
Meldung
, um die ZIP-Datei auf
Ihrem Computer zu speichern.
5. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
9.4.3.
Sidebar ein- und ausblenden
Sie können die Sidebar jederzeit aus- und wieder einblenden. Klicken Sie auf das [X] in
der rechten oberen Ecke, um die Sidebar auszublenden.
Öffnen Sie das Menü „Ansicht“ und klicken Sie auf den Befehl „Sidebar“, um die Sidebar
wieder einzublenden.
9.4.4.
Verlinkungen zwischen Knoten und Dateien erzeugen
Die Verlinkung zwischen Dateien und Knoten eines Baums erfolgt in zwei Teilschritten:
-
zunächst wählen Sie aus, auf welchen Datenraum der Baum zugreifen soll
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
120
-
danach verlinken Sie einzelne Dateien dieses Datenraums mit den Knoten des
Baums.
HINWEIS: Sie können auch festlegen, dass ein Baum auf mehrere Datenräume und die
darin enthaltenen Dateien zugreifen kann.
Gehen Sie so vor, um Knoten eines Baums mit Dateien aus einem Datenraum zu
verlinken:
1. Öffnen Sie den Baum im Struktureditormodus.
2. Öffnen Sie das Menü „Navigation“ und klicken Sie auf den Eintrag „Technische
Baumeigenschaften öffnen“.
3. Klicken Sie auf die Auswahlbox vor „Dateien- und Skripte“. Daraufhin erscheinen
zwei Auswahllisten.
4. Klicken Sie auf die untere Auswahlliste „Dateien auswählen“.
5. In der Liste werden Ihnen nun alle verfügbaren Datenräume angezeigt. Wählen
Sie einen oder mehrere Datenräume aus, indem Sie diese einmal mit der linken
Maustaste anklicken.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern]. Das Fenster „Technische Baumeigenschaften“ wird nun geschlossen. Dafür erscheint ein Dialogfenster. Klicken Sie in
diesem Dialogfenster auf die Schaltfläche [Neu laden]. An der rechten Seite des
Bildschirms
erscheint
nun
die
Sidebar
mit
den
von
Ihnen
ausgewählten
Datenräumen.
Sie können nun einzelne Dateien der Sidebar mit Knoten des Baums verlinken:
1. Navigieren Sie im Baum zu dem Knoten, den Sie mit einer Datei verlinken
möchten.
2. Navigieren Sie in der Sidebar zu der Datei, die Sie mit dem Knoten verlinken
möchten.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und wählen Sie in dem
nun erscheinenden Kontextmenü den Befehl „Verlinken“ aus. Die Datei ist nun
verlinkt.
Eine Datei kann auch mit mehreren Knoten verlinkt werden. Wählen Sie dazu einfach
einen anderen Knoten aus und wiederholen Sie die eben beschriebenen Schritte.
9.4.5.
Verlinkungen zwischen Dateien und Knoten löschen
Sie können die Verlinkung zwischen Dateien der Sidebar und Knoten jederzeit wieder
löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Datei und
wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Entlinken“ aus.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
121
Bitte beachten Sie, dass sich das Löschen der Verlinkung nur auf die Verlinkung zwischen
der Datei und dem jeweils aktuellen Knoten des Baums bezieht. Sollten Sie die Datei mit
weiteren Knoten des Baums verlinkt haben und alle Verlinkungen löschen wollen, müssen
Sie die Verlinkung für jeden einzelnen Knoten löschen.
Sie können sich anzeigen lassen, mit welchen Knoten die Datei verlinkt ist. Klicken Sie
dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl
„Liste der verlinkten Knoten“ aus. In einem neuen Fenster wird Ihnen nun diese Liste
angezeigt. Sie können schnell zu den einzelnen Knoten in der Liste gelangen, indem Sie
die Knotentitel im Auswahlfenster anklicken. Um also alle Verlinkungen mit allen Knoten
zu löschen, rufen Sie nacheinander alle Knoten der Liste auf und löschen beim Aufruf
jedes Knotens wie beschrieben die Verlinkung zur Datei.
9.4.6.
In Dateien suchen
Dateien der Sidebar können nach Dateinamen und im Volltext durchsucht werden. Da es
sich bei den in der Sidebar angezeigten Dateien um die Dateien des Datenraums handelt,
gelten hinsichtlich der Volltextsuche in der Sidebar dieselben Beschränkungen wie für die
Suche im Datenraum; passwortgeschützte oder sonst nicht lesbare Dokumente können
also nicht durchsucht werden; durchsuchbar sind nur die oben unter 9.2.2 aufgeführten
Dateitypen.
1. Klicken Sie auf den Reiter „Dateien“, sofern dieser noch nicht geöffnet ist.
2. Wählen Sie aus, welcher Datenraum bzw. welches Verzeichnis durchsucht werden
soll, indem Sie einmal mit der linken Maustaste auf den Namen des Datenraums
bzw. des Verzeichnisses klicken
3. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Eingabefeld ein.
4. Wählen Sie nun durch einen einfachen Mausklick auf den entsprechenden
Auswahlbutton aus, ob Sie nach Dateinamen oder in den Dateien suchen
möchten.
5. Klicken Sie nun auf „Suchen“.
Nach abgeschlossener Suche werden Ihnen die Anzahl der Treffer sowie alle gefundenen
Dateien in einer Liste angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
122
Abb.: Suchergebnisanzeige in der Sidebar
Wenn Sie die Maus über einen der Dateinamen bewegen, werden Ihnen die Eigenschaften der Datei angezeigt – dazu gehört auch, in welchem Verzeichnis die Datei
gefunden wurde.
Um eine der Dateien zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf den
Dateinamen und dann einmal mit der linken Maustaste auf den Befehl „Öffnen“.
Alternativ können Sie die Datei auch per Doppelklick öffnen.
Klicken Sie auf [Abbrechen], um zur Anzeige des gesamten Datenraums zurückzukehren.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
123
10.
Der Skripteditor
Sie haben die Möglichkeit, in MS Word erstellte und in den LOGOS-Server importierte
Dokumente innerhalb der Anwendung zu bearbeiten und in Form so genannter Skripte
hochauflösend mit Knoten eines Baums zu verknüpfen.
Darüber hinaus können Sie unabhängig von MS Word eigene Skripte
•
direkt innerhalb der Anwendung erstellen,
•
einzelne Textabschnitte des Skripts mit einzelnen Knoten eines Baums verknüpfen
und
•
diese Skripte als PDF- oder RTF-Dokument (zur Weiterbearbeitung in MS Word)
ausgeben.
Skripte werden innerhalb eines Baums angelegt, können aber auch in weitere Bäume
eingebunden werden.
HINWEIS: Diese Funktionalitäten stehen Ihnen nur bei installiertem Datenraum-Modul
zur Verfügung.
10.1.
MS Word-Dokumente als Skript importieren
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „MS Word-Dokument importieren“.
3. Geben Sie in dem sich nun öffnenden Fenster in das obere Eingabefeld einen
Namen ein, unter dem das Dokument importiert werden soll. Das Dokument wird
nach dem Import als Skript mit diesem Namen angezeigt.
4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Durchsuchen] und wählen Sie das
Verzeichnis aus, in dem sich das zu importierende MS Word-Dokument befindet.
Markieren Sie das Dokument mit einem einzelnen Mausklick und klicken Sie dann
auf die Schaltfläche [Öffnen].
5. Klicken Sie nun bitte auf die Schaltfläche [Hochladen].
6. Nach erfolgreicher Übertragung der Datei öffnet sich das Auftragsfenster.
In diesem wird der Import des Dokuments als neuer auszuführender Auftrag
angezeigt. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Importprozess zu starten.
Wenn Sie den Importauftrag dagegen löschen möchten, klicken Sie bitte auf das
Icon
.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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7. Nach erfolgreichem Import erscheint im Auftragsfenster die Meldung „Erfolgreich
abgeschlossen“. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag
aus dem Auftragsfenster zu löschen.
Als Skript importierte Dokumente sind zunächst nur für den Nutzer sichtbar, der den
Import durchgeführt hat. Andere Nutzer müssen zunächst für den Zugriff auf das neue
Skript freigeschaltet werden. Dieser Prozess wird weiter unten im Abschnitt „Zugriff auf
Skripte steuern“ beschreiben.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass der erfolgreiche Import von Word-Dokumenten nicht
in jedem Fall garantiert werden kann. Es ist außerdem nicht möglich, Word-Dokumente
zu importieren, die mit anderen Programmen als MS Office erstellt wurden.
10.2.
Neue Skripte anlegen
Voraussetzung für das Erstellen neuer Skripte in einem Baum ist, dass Sie über
Struktureditorrechte für den betreffenden Baum verfügen.
1. Starten Sie den Baum im Struktureditormodus und öffnen Sie das Menü
„Navigation“.
2. Wählen Sie den Befehl „Technische Baumeigenschaften“ aus.
3. Aktivieren Sie die Checkbox vor der Option „Dateien und Skripte“.
4. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche [Speichern].
5. Klicken Sie in dem nun erscheinenden Fenster auf die Schaltfläche [Neu laden].
6. Im Hauptmenü ist nun das zusätzliche Menü „Skripte“ sichtbar. Öffnen Sie das
Menü „Skripte“ und wählen Sie den Befehl „Skript erstellen“ aus.
7. Geben Sie in dem nun erscheinenden Fenster einen Namen für das neue Skript
ein und klicken Sie auf die Schaltfläche [Anlegen].
Auf der rechten Seite des Bildschirms erscheint nun eine Sidebar mit dem Skripteditor. In
diesem Editor kann der Inhalt von Skripten erstellt und bearbeitet werden.
Der Skripteditor gliedert sich (von oben nach unten) in
•
den Suchbereich – hier finden Sie die Suchmaske zum Durchsuchen des Skripts
•
die Iconleiste - hier finden Sie alle Befehle zum Bearbeiten des Skripts
•
den Anzeigebereich – hier wird das Skript angezeigt.
Sie können innerhalb eines Baums beliebig viele Skripte erstellen. Wiederholen Sie dazu
einfach die oben aufgeführten Schritte 6 und 7.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
125
Abb.: Der Skripteditor
10.3.
Inhalt von Skripten erstellen
Nach dem Anlegen eines neuen Skripts wird nur der Name des Skripts im Editor
angezeigt. Über dem Namen des Skripts befindet sich eine Iconleiste, die zunächst
deaktiviert ist. Welche Icons dieser Iconleiste aktiviert werden, ist davon abhängig,
welche Elemente des Skripts Sie im Verlauf der weiteren Bearbeitung anklicken.
Skripte sind gegliederte Dokumente, d.h. sie bestehen aus hierarchisch gegliederten
Überschriften (im Folgenden als „Abschnitt“ bezeichnet), denen Textblöcke zugeordnet
werden können.
10.3.1. Abschnitte anlegen
1. Klicken Sie auf den Namen des Skripts, um den ersten Abschnitt dieses Skripts
anzulegen.
2. Klicken Sie auf das Icon
in der Iconleiste des Skripteditors.
3. Links neben dem Skripteditor öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie den Namen
des neuen Abschnitts eingeben können.
4. Geben Sie den Namen ein und klicken Sie im Fenster auf [Speichern]. Der
Abschnitt ist damit angelegt und wird im Skripteditorfenster angezeigt.
Sie können nun weitere Abschnitte auf derselben Ebene anlegen oder neue Abschnitte
unterhalb des eben erzeugten Abschnitts anlegen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
126
Abschnitte werden immer unterhalb des gerade markierten Elements angelegt:
•
Um einen Abschnitt auf der selben Ebene anzulegen, klicken Sie einmal auf den
Namen des Skripts – dieser wird nun farbig markiert - und wiederholen die
Schritte 2–4.
•
Um einen Abschnitt unterhalb des eben erzeugten Abschnitts anzulegen, klicken
Sie auf den Namen des Abschnitts – dieser wird nun farbig markiert – und
wiederholen die Schritte 2-4.
Auf diese Weise können Sie Schritt für Schritt eine hierarchisch gegliederte Dokumentenstruktur aufbauen. Nachdem Sie so die Struktur des Dokuments durch das Anlegen von
Überschriften festgelegt haben, können Sie nun unterhalb der Überschriften Texte in das
Skript einfügen.
10.3.2. Textblöcke anlegen
1. Markieren Sie mit einem einfachen Mausklick den Abschnitt, zu dem Sie einen
Textblock hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie nun auf das Icon
in der Iconleiste des Skripteditors.
3. Links neben dem Skripteditor öffnet sich nun ein Fenster. In diesem Fenster
können Sie Texte eingeben und bearbeiten. Die Funktionalität dieses Texteditors
ist identisch mit der des Editors zum Bearbeiten von Zusatztexten. Nicht
verfügbar sind lediglich die Funktionen zum Einbinden von Bildern, Dateien,
Eingabe- und Stammdatenfeldern.
Abb.: Texteditor
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], um den von Ihnen eingegebenen
Text zu speichern. Klicken Sie auf [Text löschen], um einen vorhandenen Text
vollständig zu löschen.
Links neben jedem neu angelegten Textblock erscheint eine Nummer – dies ist die eindeutige ID des Textblocks.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
127
Die ID ist zur besseren Übersicht z.B. dann nützlich, wenn Sie Textblöcke verschieben
möchten (siehe weiter unten). Die ID ist nur im Editormodus sichtbar.
Sie können beliebig viele Textblöcke unterhalb eines Abschnitts anlegen. Wenn Sie einen
Textblock markieren (oder ein Textblock bereits markiert ist), wird der nächste neue
Textblock unterhalb des aktuell markierten Textblocks angelegt.
10.3.3. Skripte umbenennen und Verlinkungen definieren
Vorhandene Skripte können umbenannt werden.
1. Klicken Sie dazu im Skripteditor auf den unterstrichenen Namen des Skripts.
2. Klicken Sie auf das Icon
. Daraufhin erscheint die Ansicht „Skript bearbeiten“.
3. Im Eingabefeld „Name“ wird der aktuelle Name des Skripts angezeigt. Geben Sie
den neuen Namen des Skripts in dieses Eingabefeld ein und klicken Sie auf die
Schaltfläche [Speichern].
Skripte können automatisch auf Dateien verlinken. Wenn Sie also z.B. den Namen einer
bestimmten Datei in einem Skript eingegeben haben, wird dieser Name automatisch zu
einem Link, der die entsprechende Datei öffnet. Voraussetzung für diese automatische
Verlinkung ist, dass
•
sich die Dateien auf dem Server in einem Datenraum befinden
•
dieser Datenraum in den Eigenschaften des Skripts eingetragen wurde
•
die
Benennung
der
Dateien
einem
einheitlichen
Schema
folgt
(z.B.
„Dokument1.pdf“, „Dokument2.pdf“ usw.)
•
dieses Benennungsschema in den Eigenschaften des Skripts eingetragen wurde,
damit die zu verlinkenden Dateien vom System erkannt werden können.
Legen Sie daher zunächst einen Datenraum auf dem Server an und laden Sie die zu
verlinkenden Dateien in den Datenraum. Alternativ können Sie die Dateien auch in einen
schon bestehenden Datenraum einspielen.
Öffnen Sie nun die Eigenschaften-Ansicht des Skripts, das auf die Dateien verlinken soll,
indem Sie wie eben beschrieben, auf den Namen des Skripts und dann auf das
Icon
klicken. Klicken Sie jetzt auf den Link „Auswählen“. Sie sehen nun in einem
neuen Fenster alle vorhandenen, für Sie verfügbaren Datenräume. Wählen Sie den
Datenraum, der die Dateien enthält, mit einem einfachen Mausklick aus. Wenn Sie die
Dateien in ein Unterverzeichnis des Datenraums eingespielt haben, wählen Sie bitte auch
dieses aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Übernehmen]. Der ausgewählte
Datenraum und das eventuell ausgewählte Verzeichnis werden nun oberhalb des Links
„Auswählen“ angezeigt. Sie können diese Einstellung jederzeit wieder rückgängig
machen, indem Sie auf den Link „Verknüpfung aufheben“ klicken.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
128
In die Eingabefelder „Regex“ und „Formatstring der Dateien“ muss nun die Beschreibung
des Benennungsschemas der zu verlinkenden Dateien eingegeben werden. Die dazu
erforderlichen Informationen erhalten Sie direkt von knowledgeTools.
10.4.
Vorhandene Skripte bearbeiten
10.4.1. Abschnitte und Textblöcke bearbeiten
Sie können bereits vorhandene Abschnittsüberschriften und Textblöcke bearbeiten.
1. Markieren Sie das zu bearbeitende Element (Abschnitt oder Textblock) mit einem
einfachen Mausklick.
2. Klicken Sie nun auf das Icon
. Links neben der Sidebar öffnet sich daraufhin ein
Fenster, in dem Sie den Inhalt des Elements ändern können.
3. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Änderungen zu
speichern.
10.4.2. Elemente verschieben
Sie können sowohl Textblöcke vertikal innerhalb eines Abschnitts als auch ganze
Abschnitte innerhalb eines Skripts vertikal und horizontal verschieben. Beim Verschieben
eines Abschnitts werden immer alle untergeordneten Elemente (also Abschnitte und
Textblöcke) mit verschoben.
Markieren Sie das zu verschiebende Element (Abschnitt oder Textblock) mit einem
einfachen Mausklick – das Element wird nun farbig unterlegt. Durch einen Mausklick auf
eines der Icons
oder
können Sie das Element nach oben oder unten verschieben.
Wenn ein Element nicht mehr weiter nach oben oder unten verschoben werden kann,
werden die jeweiligen Icons deaktiviert. Mit Hilfe der Icons
bzw.
können Sie
Abschnitte horizontal verschieben. Das horizontale Verschieben eines Abschnitts bewirkt,
dass dieser innerhalb der Hierarchie der Gliederungsstruktur in eine tiefere (Verschieben
nach rechts) oder höhere (Verschieben nach links) Gliederungsebene rückt. Wenn ein
Element nicht mehr weiter nach links oder rechts verschoben werden kann, werden die
jeweiligen Icons deaktiviert.
10.4.3. Textblöcke per Ausschneiden und Einfügen verschieben
Textblöcke können auf die eben beschriebene Weise nur innerhalb eines Abschnitts
verschoben werden. Sie können Textblöcke jedoch auch innerhalb des gesamten Skripts
verschieben.
1. Markieren Sie den zu verschiebenden Textblock mit einem einfachen Mausklick.
2. Klicken Sie auf das Icon
.
3. Klicken Sie nun auf den Abschnitt, in den Sie den Textblock einfügen möchten.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
129
4. Klicken Sie nun auf das Icon
. Der Textblock wird nun unterhalb aller eventuell
schon vorhandenen Textblöcke in den Abschnitt eingefügt. Wenn Sie den Textblock oberhalb eines schon vorhandenen Textblock einfügen möchten, klicken Sie
vor dem Einfügen einmal auf den entsprechenden Textblock.
10.4.4. Textblöcke zusammenführen
Sie können zwei direkt aufeinander folgende Textblöcke zu einem einzigen Textblock
zusammenfügen. Gehen Sie dazu bitte so vor:
1. Markieren Sie den oberen der beiden Textblöcke mit einem einfachen Mausklick.
2. Klicken Sie auf das Icon
. Die beiden Textblöcke werden nun zu einem einzigen
Textblock zusammengefügt.
10.4.5. Seitenzahlen einfügen
Wenn Sie mit Skripten arbeiten, die aus MS Word-Dokumenten importiert worden sind,
kann es wünschenswert sein, im Skript einzugeben, auf welcher Seite des Ausgangsdokuments sich ein bestimmter Textblock ursprünglich befunden hat. Sie haben so die
Möglichkeit, schnell zwischen dem Skript und dem Ausgangsdokument zu vergleichen.
Um in einem Skript Seitenzahlen einzugeben, öffnen Sie bitte den Baum, in dem das
Skript verwendet wird, im Struktureditormodus. Navigieren Sie nun im Skript zu dem
Textblock, zu dem Sie eine Seitenzahl eingeben möchten. Solange noch keine
Seitenzahlen eingegeben wurden, wird rechts neben jedem Textblock eine „0“ angezeigt.
Klicken Sie bitte auf die „0“. Geben Sie jetzt die gewünschte Seitenzahl in dem sich nun
öffnenden Fenster ein und klicken Sie auf [Speichern].
10.4.6. Gewichtungen setzen
Sie können einzelnen Textabschnitten oder einzelnen Textüberschriften eine Gewichtung
zuweisen, die dann im Skript visuell dargestellt wird. Das Skript kann auch nach diesen
Gewichtungen durchsucht werden.
Zum Setzen einer Gewichtung klicken Sie bitte einmal auf das Element (Textabschnitt
oder Überschrift), dem Sie eine Gewichtung zuweisen möchten. Klicken Sie nun auf die
rote, gelbe oder grüne Checkbox. Die ausgewählte Gewichtung wird nun als farbiger
Balken neben dem gewählten Textelement angezeigt.
Bitte beachten sie, dass beim Setzen einer Gewichtung auf eine Überschrift allen dieser
Überschrift
untergeordneten
Textabschnitten
ebenfalls
Textabschnitten
diese
Gewichtung
und
Unterüberschriften
zugewiesen
wird.
sowie
Eventuell
deren
bereits
vorhandenen Gewichtungen werden dabei jedoch nicht überschrieben, sondern bleiben
erhalten. Wenn ein Textelement eine Gewichtung von einer übergeordneten Überschrift
geerbt hat, ist es nicht möglich, diesem Textelement eine eigene Gewichtung zuzuweisen
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
130
oder die Gewichtung dieses Textelements zu löschen. Dies ist nur möglich, indem vorher
die Gewichtung der übergeordneten Überschrift gelöscht wird.
Um eine bereits vorhandene Gewichtung aufzuheben, markieren Sie bitte zunächst das
entsprechende Textelement und klicken dann auf die weiße Checkbox links neben den
drei farbigen Checkboxen.
Abb.: Skript mit gesetzten Gewichtungen
10.4.7. Elemente löschen
Markieren Sie das zu löschende Element (Abschnitt oder Textblock) mit einem einfachen
Mausklick. Klicken Sie nun in der Iconleiste des Skripteditors auf das Icon
. Sie
werden nun gefragt, ob Sie das markierte Element wirklich löschen möchten. Klicken Sie
auf [OK], um das Element endgültig zu löschen. Klicken Sie auf [Abbrechen], um das
Element nicht zu löschen.
HINWEIS: Beachten Sie, dass beim Löschen eines Abschnitts alle untergeordneten
Elemente ebenfalls gelöscht werden! (Beispiel: Beim Löschen des Abschnitts 1 werden
auch Abschnitt 1.1 und 1.2 inklusive aller enthaltenen Textblöcke gelöscht.)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
131
10.5.
Vorhandene Skripte in Bäume einbinden
Sie können auf dem Server vorhandene Skripte in einen Baum einbinden. Voraussetzung
dafür ist, dass Sie Leserechte für das einzubindende Skript besitzen (siehe oben).
1. Öffnen Sie einen Baum im Editormodus.
2. Öffnen Sie das Menü „Navigation“ und klicken Sie auf den Befehl „Technische
Baumeigenschaften öffnen“.
3. Scrollen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster bis nach unten zum Punkt
„Dateien und Skripte“.
4. Falls die Checkbox vor dem Eintrag „Dateien und Skripte“ noch nicht aktiviert ist,
klicken Sie auf die Checkbox.
5. Klicken Sie nun darunter auf die Auswahlliste „Skripte auswählen“. In der Liste
werden Ihnen alle auf dem Server vorhandenen Skripte angezeigt, für die Sie
zumindest Leserechte besitzen. Klicken Sie einmal auf das einzubindende Skript.
Sie können auch mehrere Skripte anklicken.
6. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Speichern].
7. Das Fenster „Technische Baumeigenschaften“ wird nun geschlossen. Klicken Sie
jetzt auf die Schaltfläche [Neu laden]. Der Client wird nun neu geladen, das oder
die ausgewählte/n Skript/e wird nun auf der rechten Seite des Bildschirms
angezeigt.
10.6.
Verlinkungen zwischen Knoten und Textabschnitten
Standardmäßig können in einem Baum Verlinkungen zwischen den Knoten eines Baums
und einzelnen Dateien hergestellt werden. Solche Dateien können z.B. Dokumente sein.
Dabei wird jedoch immer auf das gesamte Dokument verlinkt.
Im Gegensatz dazu kann ein Knoten bei Verwendung von Skripten gleichzeitig mit
einzelnen
Abschnitten
eines
Skripts
oder
sogar
mit
mehreren
Abschnitten
in
verschiedenen Skripten verlinkt sein.
Wenn ein Knoten mit einem Textabschnitt verlinkt ist, wird in der unteren rechten Ecke
des Knotens das Icon
angezeigt. Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird der verlinkte
Textabschnitt in der Sidebar grau unterlegt angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
132
Abb.: Sidebar mit verlinktem Textabschnitt
Falls der Knoten mit Textabschnitten in unterschiedlichen Texten verlinkt ist, wird
zunächst der verlinkte Textabschnitt im ersten Dokument angezeigt.
Der Reiter des zweiten Dokuments, in dem sich ebenfalls ein verlinkter Textabschnitt
befindet, wird blau eingefärbt. Wenn Sie auf diesen Reiter klicken, wird der verlinkte
Textabschnitt in diesem Dokument angezeigt.
Wenn Sie nicht durch den Baum, sondern durch die Texte in der Sidebar navigieren,
erkennen Sie innerhalb des Textes Abschnitte, die mit Knoten verlinkt sind, an einem
blauen Pfeil am Beginn des Abschnitts. Klicken Sie auf den blauen Pfeil, um den Knoten
aufzurufen, mit dem der Abschnitt verlinkt ist.
Falls ein Textabschnitt mit mehreren Knoten verlinkt sein sollte, wird durch den Klick auf
den blauen Pfeil ein Auswahlfenster geöffnet. In diesem Auswahlfenster werden alle
Knoten angezeigt, die mit dem Textabschnitt verlinkt sind. Um einen dieser Knoten
anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Knotentitel.
10.6.1. Texte öffnen
Die in der Sidebar angezeigten Texte werden entsprechend Ihrer Gliederung in einer
hierarchischen Struktur angezeigt, die Gliederungspunkte (Überschriften) sind blau
hervorgehoben.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
133
Sollte ein Gliederungspunkt über Untergliederungspunkte verfügen, erscheint vor dem
Gliederungspunkt ein „Plus“. Klicken Sie auf das „Plus“, um die Dokumentstruktur zu
öffnen und die untergeordneten Gliederungspunkte anzuzeigen.
Den in einem Gliederungspunkt enthaltenen Text rufen Sie auf, indem Sie auf die
Gliederungsüberschrift klicken. Wenn Sie ein zweites Mal auf die Gliederungsüberschrift
klicken, wird der Text wieder ausgeblendet.
HINWEIS: Einige Gliederungsüberschriften enthalten zwar untergeordnete Gliederungspunkte aber keinen eigenen Text - in diesem Fall öffnet der Klick auf die Gliederungsüberschrift
die
untergeordnete
Dokumentenstruktur,
ein
Text
wird
jedoch
nicht
angezeigt.
Texte können Verlinkungen zu Gesetzen oder Dateien enthalten. Derartige Links sind
blau hervorgehoben. Wenn Sie auf einen Link zu einem Gesetz klicken, wird dieses in
einem neuen Fenster im Volltext angezeigt.
10.6.2. Verlinkungen zwischen Knoten und Textabschnitten erzeugen
Voraussetzung für die Anzeige und Verlinkung von Dokumenten ist, dass die Dokumente
zunächst in den LOGOS-Server importiert worden sind.
Die Verlinkung zwischen Texten und Knoten eines Baums erfolgt in drei Teilschritten:
-
zunächst wählen Sie aus, auf welche der so importierten Dokumente der Baum
zugreifen soll
-
danach definieren Sie innerhalb der einzelnen Dokumente Abschnitte, die mit
Knoten verlinkt werden können sollen
-
schließlich verlinken Sie diese Abschnitte mit den Knoten des Baums.
HINWEIS: Sie können auch festlegen, dass ein Baum auf mehrere Dokumente zugreifen
kann.
1. Öffnen Sie den Baum im Struktureditormodus.
2. Öffnen Sie das Menü „Navigation“ und klicken Sie auf den Eintrag „Technische
Baumeigenschaften öffnen“.
3. Klicken Sie auf die Auswahlbox vor „Dateien- und Skripte“. Daraufhin erscheinen
zwei Auswahllisten.
4. Klicken Sie auf die untere Auswahlliste „Texte auswählen“.
5. In der Liste werden Ihnen nun alle verfügbaren Dokumente angezeigt. Wählen Sie
einen oder mehrere Dokumente aus, indem Sie diese einmal mit der linken
Maustaste anklicken.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
134
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern]. Das Fenster „Technische Baumeigenschaften“ wird nun geschlossen. Dafür erscheint ein Dialogfenster. Klicken Sie in
diesem Dialogfenster auf die Schaltfläche [Neu laden]. An der rechten Seite des
Bildschirms
erscheint
nun
die
Sidebar
mit
den
von
Ihnen
ausgewählten
Datenräumen.
Falls Sie mehrere Dokumente ausgewählt haben, werden die Namen dieser Dokumente in
einzelnen Tabs angezeigt. Mit einem Mausklick auf diese Tabs können Sie zwischen den
Dokumenten umschalten. Die Dokumente selbst werden in einer hierarchischen, der
Gliederung der Dokumente entsprechenden, Struktur dargestellt.
Sie können innerhalb der Dokumente navigieren, indem Sie auf die einzelnen
Überschriften bzw. auf die Plus-Zeichen vor den Überschriften klicken.
Im nächsten Schritt müssen Sie nun definieren, welche Abschnitte des Dokuments
überhaupt verlinkbar sein sollen. Vor jedem Abschnitt des Dokuments wird automatisch
ein blaues Ankersymbol
eingefügt.
Abb.: Dokument in Sidebar mit geöffneter Gliederungsstruktur
Mit Hilfe dieser Symbole können Sie einzelne Abschnitte des Dokuments zu verlinkbaren
Abschnitten machen. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf das Ankersymbol
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
135
vor Beginn des Abschnitts, den Sie verlinken möchten. Das Ankersymbol verändert
sich daraufhin in
, neben dem Ankersymbol erscheint ein Kettenglied-Symbol
.
Der gesamte Abschnitt sowie alle folgenden Abschnitte des Dokuments bis zur nächsten
Gliederungsebene des Dokuments sind nun als verlinkbarer Bereich markiert – in der
folgenden Abbildung wäre damit der gesamte Bereich zwischen „1. Überschrift“ und „2.
Überschrift“ entsprechend markiert.
Abb.: Dokument mit gesetzter Abschnittsmarkierung
Derart markierte Bereiche lassen sich mit Hilfe der Anker weiter untergliedern. Im
Beispiel würde ein Klick auf den Anker über „Stet…“ dazu führen, dass sowohl der
Abschnitt „Lorem ipsum…“ als auch der Abschnitt „Stet…“ als separat verlinkbare
Bereiche nutzbar wären. Der zweite Abschnitt wäre dabei wiederum bis zur „2.
Überschrift“ verlinkbar.
Falls Sie mehrere Textabschnitte als verlinkbare Abschnitte markiert, jedoch nicht
verlinkt haben, können Sie mit Hilfe einer speziellen Suchfunktion schnell zu diesen
Abschnitten gelangen. Klicken Sie dazu auf die Zeile „Unverlinkte Abschnitte anzeigen“ in
der Sidebar.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
136
Ihnen wird nun angezeigt, wie viele derartige Abschnitte im Dokument vorkommen. Der
erste gefundene Abschnitt wird Ihnen direkt darunter angezeigt. Durch einen Klick auf
den Link „Im Kontext“, springen Sie direkt zu der Stelle des Gesamtdokuments, in der
sich der Abschnitt befindet.
Sollte mehr als ein unverlinkter Abschnitt gefunden worden sein, können Sie durch einen
Klick auf den Link „Nächster Treffer“ zur Ansicht des nächsten gefundenen Abschnitts
gelangen.
Sie können die Markierung eines Textabschnitts wieder aufheben, indem Sie nochmals
auf das Ankersymbol
klicken.
Nachdem Sie definiert haben, welche Abschnitte des Dokuments verlinkbar sein sollen,
können Sie diese Abschnitte im nächsten Schritt verlinken. Gehen Sie dazu so vor:
1. Navigieren Sie im Baum zu dem Knoten, den Sie mit einem Textabschnitt
verlinken möchten.
2. Markieren Sie - falls nicht bereits geschehen – den zu verlinkenden Textabschnitt
mit Hilfe der Anker wie eben beschrieben als verlinkbaren Bereich.
3. Klicken Sie auf das Kettenglied-Symbol
. Der Textabschnitt und der Knoten sind
damit verlinkt.
Auf diese Weise können Sie auch mehrere Knoten mit ein und demselben Textabschnitt
verlinken. Navigieren Sie dazu einfach zu einem anderen Knoten und klicken Sie das Icon
erneut an.
10.6.3. Verlinkungen zwischen Knoten und Textabschnitten löschen
Sie können die Verlinkung zwischen einem Textabschnitt und einem Knoten jederzeit
wieder löschen. Sie können dabei entweder von Knoten oder vom Textabschnitt
ausgehen:
1. Navigieren Sie zu dem Knoten, den Sie entlinken möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon
in der rechten unteren Ecke des Knotens – in der
Sidebar wird nun der verlinkte Textabschnitt aufgerufen.
3. Klicken Sie auf das Icon
über dem Beginn des verlinkten Abschnitts – die
Verlinkung ist damit gelöscht.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
137
Abb.: Dokument mit gesetzter Abschnittsmarkierung und Verlinkung des Abschnitts
Alternativ können Sie vom Dokument ausgehend die Verlinkung löschen:
1. Navigieren Sie in der Sidebar bis zu dem zu entlinkenden Textabschnitt.
2. Klicken Sie auf das Icon
über dem Beginn des Abschnitts, um zu überprüfen,
mit welchen Knoten der Abschnitt verlinkt ist.
3. Wenn der Textabschnitt mit nur einem Knoten verlinkt ist, wird dieser direkt
aufgerufen. Klicken Sie dann auf das Icon
, die Verlinkung zwischen dem
aktuellen Knoten und dem Textabschnitt zu löschen.
4. Wenn der Textabschnitt mit mehreren Knoten verlinkt ist, werden Ihnen alle
verlinkten Knoten in einem neuen Fester angezeigt. Klicken Sie in diesem Fenster
auf die einzelnen Knotentitel, um die jeweiligen Knoten aufzurufen. Löschen Sie
dann gegebenenfalls die Verlinkungen durch einen Klick auf das Icon
. Beachten
Sie, dass Sie Verlinkungen zu mehreren Knoten einzeln löschen müssen.
10.6.4. In Skripten suchen
Sie können die in der Sidebar verfügbaren Skripte im Volltext durchsuchen. Die Suche
bezieht sich dabei ausschließlich auf das jeweils angezeigte Skript, Skripte in einem
anderen Reiter werden also nicht durchsucht.
Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Eingabefeld ein und klicken Sie einmal auf die
Schaltfläche [Suchen].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
138
Sie haben dabei mehrere Suchoptionen:
•
bei Eingabe von zwei Begriffen hintereinander (also ohne einen Operanden)
Suchbegriff1 Suchbegriff2
wird nach Texten gesucht, die Suchbegriff1 UND Suchbegriff2 enthalten
•
bei Eingabe von
“Suchbegriff“
wird nach dem exakten Begriff gesucht
•
bei Eingabe von
Such*
wird nach allen Wörtern gesucht, die „Such“ sowie beliebig viele weitere Zeichen
als Wortbestandteil enthalten
•
bei Eingabe von
Such?
wird nach allen Wörtern gesucht, die „Such“ sowie exakt ein weiteres Zeichen als
Wortbestandteil enthalten.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eventuell im Skript gesetzte Gewichtungen in die
Suche mit einzubeziehen. Dabei können Sie entweder nur nach Gewichtungen suchen
oder die Suche nach einem bestimmten Suchbegriff auf die Textbereiche einschränken,
die über eine bestimmte Gewichtung verfügen. Wählen Sie dazu eine Gewichtung aus,
indem Sie unterhalb des Suchfeldes auf die entsprechend eingefärbte Checkbox klicken.
Nach abgeschlossener Suche werden Ihnen die Anzahl der Treffer sowie die erste
Fundstelle angezeigt. In den gefundenen Texten werden die von Ihnen eingegeben
Suchbegriff grün hervorgehoben, die Überschrift des Textabschnittes, in dem sich die
Fundstelle befindet, wird ebenfalls angezeigt.
Sollte es mehr als einen Treffer geben, können Sie sich durch einen einfachen Mausklick
auf „Nächster Treffer“ die nächste Fundstelle anzeigen lassen.
Klicken Sie auf [Abbrechen], um zur Gesamtansicht des Dokuments zurückzukehren.
Wenn Sie den gefundenen Text im Zusammenhang des Gesamtdokuments sehen
möchten, klicken Sie auf „im Kontext“. Das Gesamtdokument wird nun an der Stelle
geöffnet, an der sich die Fundstelle befindet.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
139
Abb.: Suchergebnisanzeige in der Sidebar
10.6.5. Skripte reindizieren
Um die Qualität der Suchergebnisse zu verbessern empfiehlt es sich, insbesondere nach
der Bearbeitung eines Skripts, dieses Skript zu reindizieren.
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
Gehen Sie so vor, um ein Skript zu reindizieren:
1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Skripte verwalten“.
3. Sie gelangen nun zu einer alphabetisch sortierten Liste aller Skripte auf Ihrem
Server. Wählen Sie nun bitte das zu reindizierende Skript durch einen Klick in die
Checkbox vor dem Namen des jeweiligen Skripts aus. Beachten Sie bitte, dass Sie
nur ein Skript für die Reindizierung auswählen können.
4. Klicken Sie nun bitte unten auf die Schaltfläche [Reindizieren]. Daraufhin öffnet
sich das Auftragsfenster. In diesem wird die Reindizierung als neuer auszuführender Auftrag angezeigt.
5. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um die Reindizierung zu starten. Wenn Sie den
Vorgang dagegen abbrechen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
.
140
6. Nach Abschluss der Reindizierung erscheint im Auftragsfenster die Meldung
„Erfolgreich abgeschlossen“.
7. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
10.6.6. Skripte als PDF und RTF exportieren
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Skripte als PDF-Dokumente oder als RTF-Dokumente (zur
Anzeige und Weiterbearbeitung in MS Word) auszugeben. Beim Export des Skripts wird
die Gliederungsstruktur des Skripts mit übergeben – bei der Anzeige des erzeugten PDF
ist damit im Acrobat Reader ein Inhaltsverzeichnis verfügbar; innerhalb von MS Word
werden den Abschnittsüberschriften des erzeugten Dokuments die entsprechenden
Formatierungen „Überschrift 1“ – „Überschrift x“ zugewiesen.
Der Export eines Skripts kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Falls Sie mehrere
Skripte in einen Baum eingebunden haben, klicken Sie einmal auf den Namen des
jeweiligen Skripts. Klicken Sie nun auf das Icon
exportieren oder auf das Icon
, um das Skript im PDF-Format zu
, um das Skript als RTF-Dokument auszugeben.
Wenn Sie das Skript als PDF-Dokument exportieren möchten, erscheint zunächst ein
Dialogfenster, in dem Sie auswählen können, ob Erstellungsdatum und –uhrzeit und/oder
Seitenzahlen in die Fußzeile des zu erzeugenden Dokuments eingefügt werden sollen.
Markieren Sie dazu einfach die entsprechenden Auswahlboxen. Klicken sie danach bitte
auf die Schaltfläche [Fortfahren]. Das erzeugte Dokument wird daraufhin in einem neuen
Browserfenster angezeigt.
10.6.7. Skripte löschen
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Zugriffsrecht „Tree-Admin“, um diesen
Vorgang ausführen zu können.
HINWEIS: Beachten Sie unbedingt, dass das Skript, das Sie löschen möchten, in
verschiedenen knowledgeTools auf Ihrem Server referenziert sein kann! Dies kann auch
knowledgeTools betreffen, auf die Sie möglicherweise selbst keinen Zugriff haben.
Vergewissern Sie sich daher vor dem Löschen eines Skripts, dass dieses von keinem
Nutzer mehr benötigt wird.
Klicken Sie dazu zunächst auf das Tab „Optionen“ und dann auf „Skripte verwalten“.
Neben den Namen der einzelnen Skripte befindet sich jeweils ein Link „Verknüpfte
Wissensbäume“. Klicken Sie auf diesen Link neben dem zu löschenden Skript. Sie
erhalten nun eine Übersicht, mit welchen knowledgeTools das Skript verknüpft ist.
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1. Klicken Sie auf das Tab „Optionen“.
2. Klicken Sie nun bitte auf „Skripte verwalten“.
3. Sie gelangen nun zu einer alphabetisch sortierten Liste aller Skripte auf Ihrem
Server. Nun haben Sie die Möglichkeit, ein Skript oder mehrere Skripte zu
löschen. Markieren Sie dazu einfach die Auswahlboxen vor dem Namen der
entsprechenden Skripte.
4. Klicken Sie nun bitte unten auf die Schaltfläche [Löschen]. Daraufhin öffnet sich
das Auftragsfenster. In diesem wird der Löschvorgang als neuer auszuführender
Auftrag angezeigt.
5. Klicken Sie bitte auf das Icon
, um den Löschvorgang zu starten. Wenn Sie den
Löschvorgang dagegen abbrechen möchten, klicken Sie bitte auf das Icon
.
6. Nach Abschluss des Löschvorgangs erscheint im Auftragsfenster die Meldung
„Erfolgreich abgeschlossen“.
7. Klicken Sie nun bitte auf das Icon
, um den erledigten Auftrag aus dem
Auftragsfenster zu löschen.
10.7.
Zugriff auf Skripte steuern
Skripte werden innerhalb eines Baums erstellt, sind aber serverweit verfügbar, d.h. ein in
einem Baum erzeugtes Skript kann auch in anderen Bäumen eingebunden und dort
verändert werden! Der Zugriff auf Skripte kann und muss deshalb gesteuert werden.
Für jeden einzelnen Nutzer kann festgelegt werden, ob er
-
auf dem Server vorhandene Skripte überhaupt lesen
-
lesen und mit den Knoten eines Wissensbaums verknüpfen
-
lesen, verknüpfen und auch bearbeiten darf.
HINWEIS: Um Skripte mit den Knoten eines Wissensbaums verknüpfen zu können,
benötigen Sie außerdem auch Schreibrechte auf den jeweiligen Wissensbaum.
Die Zugriffssteuerung für Skripte erfolgt in der Nutzerverwaltung.
HINWEIS: Sie benötigen das administrative Recht „User Admin“, um die Nutzerverwaltung aufrufen zu können.
1. Öffnen Sie die Nutzerverwaltung durch einen Klick auf das Tab „Nutzer“.
2. Geben Sie den Namen des entsprechenden Nutzers oder der entsprechenden
Nutzergruppe in die jeweiligen Suchfelder ein und klicken Sie auf [Suchen].
3. Klicken Sie im Suchergebnis auf den Namen des Nutzers bzw. der Nutzergruppe.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
142
4. Klicken
Sie
auf
den
weißen
Pfeil
rechts
neben
dem
Eintrag
„Skripte
Zugriffsrechte“.
Abb.: Zugriffssteuerung für Skripte
5. In der sich nun öffnenden Liste werden alle auf dem Server vorhandenen Skripte
angezeigt. Rechts neben den Namen der Skripte werden jeweils zwei Checkboxen
angezeigt. Klicken Sie auf die Checkbox in der Spalte „Nur Lesen“, um dem
ausgewählten Nutzer bzw. der ausgewählten Nutzergruppe einen nur lesenden
Zugriff auf das zugehörige Skript zu erteilen. Klicken Sie auf die Checkbox in der
Spalte „Verknüpfen“, um es dem ausgewählten Nutzer bzw. der ausgewählten
Nutzergruppe zu ermöglichen, das Skript mit Knoten eines Wissensbaums zu
verknüpfen. Klicken Sie zusätzlich auf die Checkbox in der Spalte „Bearbeiten“ “,
um dem ausgewählten Nutzer bzw. der ausgewählten Nutzergruppe außerdem
das Recht zum Bearbeiten des Skripts zu geben.
6. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern].
Sie haben auch die Möglichkeit, dem ausgewählten Nutzer bzw. der ausgewählten
Nutzergruppe die Rechte zum Lesen und/oder Bearbeiten aller Skripte zu erteilen oder zu
entziehen. Klicken Sie dazu einfach auf die Links „Alle Skriptrechte“ bzw. „Alle entfernen“
auf der linken Seite der Liste direkt unter dem Eintrag „Skripte“.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
143
11.
Das Aktenmodul
Die in den knowledgeTools erzielten Arbeitsergebnisse werden in Vorgängen gespeichert.
Auf Basis dieser Vorgänge können außerdem dynamisch Dokumente generiert werden.
Mit dem Aktenmodul haben Sie die Möglichkeit, auf dem Server Akten für Kunden oder
Projekte anzulegen, diesen Akten Stammdaten (wie z.B. Kontaktdaten) zuzuordnen und
Ihre Arbeitsergebnisse - nämlich Vorgänge und erzeugte Dokumente – in diesen Akten zu
speichern. Darüber hinaus können in Akten auch beliebige Dateien wie z.B. WordDokumente, Excel-Charts, Präsentationen oder Grafiken abgelegt werden.
Das
Aktenmodul
verfügt
neben
einer
abgestuften
Rechteverwaltung
über
ein
Freigabesystem. Akteninhalte sind standardmäßig nur für den Anwender sicht- und
nutzbar, der sie angelegt hat. Sie können jedoch einzeln oder vollständig für die
Bearbeitung durch andere Anwender freigegeben werden.
11.1.
Aktenverwaltung konfigurieren
Daten werden in Akten abgelegt. Jede Akte hat dabei einen Namen und optional eine
Reihe
von
frei
definierbaren
Stammdatenfeldern.
In
Stammdatenfeldern
können
zusätzliche Informationen zur Akte wie z.B. Kontaktdaten abgelegt werden.
Um festzulegen, welche Stammdatenfelder für die Akten ihres Servers verfügbar sein
sollen, klicken Sie auf den Tab „Optionen“.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen der Stammdatenfelder serverweit,
d.h. für alle Akten auf ihrem Server gelten.
In der Zeile "Momentan verwendete Stammdatenfelder" werden Ihnen die Felder
angezeigt, die momentan in den Akten auf Ihrem Server verfügbar sind. Nach der
Installation des Systems ist diese Zeile zunächst leer. Sie können nun entweder
1. aus einer Liste schon vordefinierter Stammdatenfelder auswählen oder
2. eigene Stammdatenfelder erstellen oder
3. selbst erstellte und vordefinierte Felder mischen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
144
Abb.: Stammdatenfelder nach Installation
Unter "Verfügbare Standardfelder" werden Ihnen eine Reihe schon vordefinierter Stammdatenfelder angezeigt, die für die meisten Anwendungsgebiete nutzbar sind.
Um eines dieser Felder als Stammdatenfeld für Ihre Akten zu nutzen, klicken Sie auf die
Checkbox vor dem Namen des betreffenden Feldes und danach unten auf die Schaltfläche
[Speichern]. Das ausgewählte Feld wird nun nach oben in den Bereich "Momentan
verwendete Stammdatenfelder" verschoben und steht nach dem Speichern in allen Akten
zur
Verfügung.
Selbstverständlich
können
Sie
auch
mehrere
Felder
auf
einmal
auswählen.
Um eigene Stammdatenfelder zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Eigenes Feld
hinzufügen]. Geben Sie in das nun erscheinende Eingabefeld einen Namen für das neue
Stammdatenfeld ein. Wenn Sie ein weiteres selbst erstelltes Feld hinzufügen möchten,
klicken Sie wieder auf [Eigenes Feld hinzufügen]. Solange Sie ein selbst erstelltes Feld
noch nicht gespeichert haben, können Sie es jederzeit mit einem Klick auf die
Schaltfläche [Rückgängig] wieder entfernen.
Klicken Sie abschließend auf [Speichern], um die neuen Stammdatenfelder zu speichern.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
145
Sie können selbst erstellte und vordefinierte Stammdatenfelder mischen: wählen Sie z.B.
im unteren Bildschirmbereich mehrere vordefinierte Stammdatenfelder aus und klicken
Sie [Speichern], erstellen Sie danach wie gerade beschrieben einige eigene Felder,
speichern Sie diese und fügen Sie dann noch weitere vordefinierte Felder hinzu.
Um ein bereits verwendetes Stammdatenfeld zu löschen, klicken Sie in der Zeile
"Momentan verwendete Stammdatenfelder" auf die Checkbox links neben dem Namen
des zu löschenden Feldes und klicken Sie unten auf die Schaltfläche [Speichern].
HINWEIS: Wenn Sie ein bereits verwendetes Stammdatenfeld löschen, werden alle
entsprechenden Daten in allen Akten Ihres Servers gelöscht!
11.2.
Besonderheiten bei der Erstellung von Vorgängen und
Dokumenten
Mit dem Aktenmodul haben Sie die Möglichkeit, Dokumente auf Basis von Vorlagen zu
erzeugen und die so erzeugten Dokumente in einer bestimmten Akte zu speichern. Bei
der Vorgehensweise zum Erstellen von Vorgängen sowie hinsichtlich der technischen
Voraussetzungen für das Erstellen von Dokumenten sind einige Besonderheiten zu
beachten:
•
um Dokumente erzeugen zu können, ist die Installation der Datei
„ktools.dot“
erforderlich
•
für die Erzeugung von Vorgängen können Vorgangsvorlagen genutzt werden
•
das Aussehen erzeugter Dokumente kann mit Hilfe von Layoutvorlagen gesteuert
werden, die Bestandteil von Vorgangsvorlagen sind.
11.2.1. Technische Voraussetzungen
Um bei Verwendung des Aktenmoduls Dokumente zu erzeugen bzw. erzeugte Dokumente
zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufrufen zu können, sind bestimmte technische
Voraussetzungen zu erfüllen. Dies sind zunächst die grundsätzlichen technischen
Voraussetzungen für die Dokumentengenerierung wie weiter oben beschrieben.
Zusätzlich
muss
auf
allen
Arbeitsplatzrechnern
die
Datei
„ktools.dot“
im
Vorlagenverzeichnis des jeweiligen Computerbenutzers installiert sein. Gehen Sie dazu
folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie auf dem Arbeitsplatzrechner Microsoft Word – beachten Sie, dass Sie
dabei den Zugang des normalen Computerbenutzers und nicht den Administratorenzugang verwenden (es sei denn, Computerbenutzer und Administrator
sind identisch).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
146
2. Öffnen Sie in Word das Menü „Extras“ und wählen Sie den Eintrag „Optionen“ aus.
3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf den Reiter „Speicherort für
Dateien“.
4. Sie sehen nun eine Liste von Speicherorten für verschiedene Dateien. Klicken Sie
einmal auf den Eintrag „Benutzervorlagen“. Rechts neben „Benutzervorlagen“ wird
Ihnen das Verzeichnis angezeigt, in dem die Wordvorlagen des aktuellen
Benutzers gespeichert sind. Im Regelfall ist dies das Verzeichnis: „C:\Dokumente
und Einstellungen\Nutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen“.
Merken Sie sich das Verzeichnis – dieses ist das Benutzervorlagenverzeichnis.
5. Die Datei „ktools.dot“ befindet sich auf der Installations-CD des LOGOS-Servers
Kopieren Sie nun die Datei „ktools.dot“ in das Benutzervorlagen-verzeichnis.
6. Die Installation der Datei „ktools.dot“ ist damit abgeschlossen.
HINWEIS:
Je
nach
Einstellung
Ihres
Computers
kann
es
sein,
dass
das
Benutzervorlagenverzeichnis im Windows Explorer nicht sichtbar ist. Öffnen Sie in diesem
Fall im Windows Explorer das Menü „Ordneroptionen“ und klicken Sie dann auf den Reiter
„Ansicht“. Scrollen Sie in der Liste „Erweiterte Einstellungen“ bis zum Punkt „Versteckte
Dateien und Ordner“ und aktivieren Sie die Option „Alle Dateien und Ordner anzeigen“.
Klicken Sie nun oben auf die Schaltfläche [Für alle übernehmen]. Das Vorlagenverzeichnis kann nun angezeigt werden.
11.3.
Anlegen von Layoutvorlagen
Layoutvorlagen sind die Vorrausetzung für das Erzeugen von individuellen Dokumenten,
sie bestimmen, welche Informationen in das Dokument aufgenommen werden und wie
das Dokument dargestellt wird (Layout). In das Dokument können verschiedene
Informationen aufgenommen werden, nämlich:
•
Textbausteine aus dem Baum, in dem der Vorgang erzeugt wurde, der als
Grundlage für die Dokumentengenerierung dient
•
Daten der Eingabefelder aus dem Baum, in dem der Vorgang erzeugt wurde,
der als Grundlage für die Dokumentengenerierung dient
•
Daten aus den Stammdatenfeldern der Akte, in der der Vorgang erzeugt
wurde.
Das Anlegen von Layoutvorlagen ist optional und nur dann erforderlich, wenn Sie das
Layout der zu erzeugenden Dokumente steuern möchten. Wenn Sie keine Layoutvorlage
anlegen, werden Dokumente mit einer Standardvorlage erzeugt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
147
Zum Erstellen einer Layoutvorlage gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie Microsoft Word.
2. Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument (Menü „Datei“, Befehl „Neu“).
3. Gestalten Sie das Dokument nach Ihren Wünschen, indem Sie z.B. ein Firmenlogo
oder einen Briefkopf einfügen.
4. Geben Sie an der Stelle des Dokuments, an der die Daten aus dem Baum
(Textbausteine und Daten der Eingabefelder) eingefügt werden sollen, den Text
ein: [knowledgetools_document] Beachten Sie dabei die Kleinschreibung und die
eckigen Klammern. Dieser Text fungiert als Platzhalter für die einzufügenden
Daten.
5. Speichern Sie das Dokument als Word-Dokument (Endung „.doc“) unter einem
beliebigen Namen.
Abb.: Anlegen von Feldern
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
148
Sie können zusätzlich Daten aus den Stammdatenfeldern aufnehmen. Dies bietet sich
z.B. an, wenn Sie die Kontaktdaten aus einer Akte als Empfängerdaten in einen Brief
übernehmen möchten. Um Daten aus den Stammdatenfeldern in das Dokument mit
aufzunehmen, führen Sie die eben dargestellten Schritte 1-4 aus und gehen Sie
zusätzlich so vor:
1. Klicken Sie im Dokument auf die Stelle, an der Sie Daten aus einem
Stammdatenfeld einfügen möchten.
2. Öffnen Sie das Menü „Einfügen“ und klicken Sie auf den Befehl „Feld“.
3. Wählen Sie aus der Liste „Feldnamen“ den Eintrag „MergeField“ aus (siehe
Abbildung unten).
4. Geben Sie nun in das Eingabefeld „Feldname“ ein: kt[Stammdatenfeldname]. Für
Stammdatenfeldname geben Sie den Namen des Stammdatenfeldes ein, aus dem
Daten übernommen werden sollen.
5. Klicken Sie auf [OK].
6. Sie können nun weitere solcher Platzhalter einfügen, indem Sie die Schritte 1-5
wiederholen.
7. Speichern Sie abschließend die Layoutvorlage als Word-Dokument (Endung
„.doc“) unter einem beliebigen Namen.
HINWEIS:
Beachten
Sie,
dass
Sie
Stammdatenfelder
alternativ
auch
in
die
Textbausteine einbinden können.
Die so erzeugte Layoutvorlage muss in einem weiteren Schritt zu einer Vorgangsvorlage
hinzugefügt werden.
11.4.
Anlegen von Vorgangsvorlagen
Vorgangsvorlagen
sind
die
Grundlage
für
das
Erzeugen
von
Vorgängen
(und
Dokumenten) bei Nutzung des Aktenmoduls.
Zur Erstellung eines Vorgangs und eines darauf basierenden Dokuments benötigt ein
Anwender folgende Informationen:
•
In welchem Baum soll der Vorgang erstellt werden?
•
An welcher Stelle des Baums soll mit der Erstellung des Vorgangs begonnen
werden?
•
Welche Layoutvorlage soll zur Erstellung des auf dem Vorgang basierenden
Dokuments verwendet werden?
•
Welche Daten sollen gegebenenfalls aus Stammdaten der zugehörigen Akte
verwendet werden?
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
149
Für Anwender wäre es aufwändig, diese Informationen vor jedem Anlegen eines
Vorgangs zusammentragen zu müssen. Dieses Problem löst die Vorgangsvorlage, in der
all diese Informationen enthalten sind. Anwender benötigen damit nur eine Information,
nämlich aus welcher Vorgangsvorlage der neue Vorgang erstellt werden soll.
Vorgangsvorlagen müssen nur einmal erstellt werden und stehen dann allen Anwendern
zur Verfügung, die Leserechte auf den in der Vorlage referenzierten Baum haben.
HINWEIS: Um Vorgangsvorlagen zu erstellen, müssen Sie über das globale Recht
„Supervisor“ verfügen.
Um eine Vorgangsvorlage zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf den Tab „Vorlagen“.
2. Wenn Sie zum ersten Mal eine Vorlage auf dem Server erzeugen wollen, müssen
Sie zuerst ein Verzeichnis anlegen, in dem die neue Vorlage gespeichert werden
soll. Klicken Sie dazu auf [Neues Verzeichnis]. Geben Sie nun einen Namen für
das anzulegende Verzeichnis ein und klicken Sie dann auf [Anlegen].
3. Geben Sie nun im Eingabefeld darunter einen Namen für die zu erstellende
Vorlage ein. Dieser Name sollte eindeutig und aussagekräftig sein, damit spätere
Anwender sofort erkennen, welches Ziel mit Hilfe Ihrer Vorlage erreicht werden
kann (Beispiele wären also Namen wie "Internes Rundschreiben verfassen",
"Angebot erstellen" o.ä.).
4. Wählen Sie nun mit Hilfe der Auswahlliste „Wissensgebiet“ aus, in welchem
Wissensbaum die Vorgänge erstellt werden sollen, die auf Ihrer Vorlage basieren.
Klicken Sie dazu in der Liste auf den Namen des gewünschten Wissensbaums.
5. Wenn Sie möchten, dass die Erstellung des Vorgangs ab einem bestimmten
Knoten des Baums beginnt, klicken Sie auf die Schaltfläche [Ändern]. Daraufhin
erscheint eine Liste mit einer hierarchischen Darstellung des gesamten Baums.
Wählen Sie in der Liste den Knoten aus, ab dem die Erstellung des Vorgangs
beginnen soll, indem Sie einmal mit der linken Maustaste auf den Titel des
entsprechenden Knotens klicken. Der Pfad dieses Knotens wird nun im Eingabefeld
angezeigt. Klicken Sie auf eine beliebige andere Stelle des Bildschirms außerhalb
der Liste. Die Liste wird nun geschlossen und die Pfadangabe übernommen.
6. Wenn Sie möchten, dass Vorgänge, die auf Ihrer Vorlage basieren, zur
Generierung von Dokumenten verwendet werden und dabei eine bestimmte
Layoutvorlage verwendet werden soll, klicken Sie bitte auf die Checkbox
"Dokumente aus Vorgängen dieses Typs erzeugen ". Klicken Sie auf die Schaltfläche
[Durchsuchen], wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster die gewünschte
Layoutvorlage aus und klicken Sie auf [Öffnen].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
150
7. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern], um die Vorlage zu
speichern. Die Vorlage ist ab sofort für alle Anwender sichtbar. Anwender, die
keine Leserechte für den Baum haben, der in der Vorgangsvorlage referenziert ist,
sehen die Vorlage in einer ausgegrauten Darstellung, können sie jedoch nicht
nutzen.
HINWEIS: Damit Anwender die von Ihnen erstellte Vorlage tatsächlich nutzen können,
stellen Sie sicher, dass der in der Vorlage referenzierte Wissensbaum für alle Anwender
freigeschaltet ist.
11.5.
Vorhandene Vorgangsvorlagen bearbeiten
1. Klicken Sie auf den Tab „Vorlagen“.
2. Klicken Sie auf [Vorhandene Vorlage bearbeiten]. Ihnen werden nun alle
existierenden Vorlagenordner angezeigt.
3. Klicken Sie auf das Ordnersymbol vor dem Namen eines Vorlagenverzeichnisses,
um dieses Verzeichnis zu öffnen. Wählen Sie daraus die zu bearbeitende Vorlage
aus, indem Sie auf den Auswahlbutton vor dem Namen einer Vorlage klicken.
4. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche [Bearbeiten].
5. Sie können nun folgende Änderungen an der Vorgangsvorlage vornehmen:
•
Name der Vorlage,
•
referenzierter Wissensbaum
•
Einstiegspunkt sowie
•
verwendete Layoutvorlage.
6. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Änderungen zu
speichern.
11.6.
Vorhandene Vorgangsvorlagen löschen
1. Klicken Sie auf den Tab „Vorlagen“.
2. Klicken Sie auf [Vorhandene Vorlage bearbeiten]. Ihnen werden nun alle
existierenden Vorlagenordner angezeigt.
3. Klicken Sie auf das Ordnersymbol vor dem Namen eines Vorlagenverzeichnisses,
um dieses Verzeichnis zu öffnen. Wählen Sie daraus die zu löschende Vorlage aus,
indem Sie auf den Auswahlbutton vor dem Namen einer Vorlage klicken.
4. Sie können die Vorlage nun löschen, indem Sie unten auf die Schaltfläche
[Löschen] klicken.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
151
11.7.
Mit Akten arbeiten
Akten enthalten Vorgänge, Dateien und Dokumente, die aus Vorgängen heraus generiert
worden sind. Außerdem können Akten über Stammdatenfelder wie z.B. Kontaktdaten
verfügen. Auf diese Weise können Sie Akten Kunden oder Projekten zuordnen.
11.7.1. Neue Akten anlegen
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Neue Akte anlegen]. Darauf hin erscheint das Fenster "Neue
Akte".
3. Geben Sie in das Eingabefeld "Aktenname" einen Namen für die neue Akte ein.
Verwenden Sie einen eindeutigen Namen, um die Akte zu einem späteren
Zeitpunkt leicht wieder finden zu können.
4. Falls Ihr Server so konfiguriert ist, dass Akten über Stammdaten wie z.B. Name,
Anschrift usw. verfügen können, werden Ihnen weitere entsprechend benannte
Eingabefelder angezeigt. Füllen Sie diese Eingabefelder ebenfalls aus.
5. Klicken Sie abschließend unten auf die Schaltfläche [Anlegen] - die neue Akte wird
nun erzeugt.
HINWEIS: Beachten Sie, dass neue Akten sofort für alle Nutzer auf Ihrem Server sichtund nutzbar sind, d.h. alle Nutzer können den Namen und die Stammdaten einer Akte
einsehen und ändern. Der Inhalt der Akten (Vorgänge, Dateien usw.) ist für andere
Nutzer jedoch nicht sichtbar.
11.7.2. Vorhandene Akten durchsuchen
Sie können Akten nach Ihrem Namen, dem Datum der Erstellung und dem Namen des
Nutzers durchsuchen, der die Akte erstellt hat. Wenn Ihr Server so konfiguriert ist, dass
die Akten über Stammdatenfelder verfügen, können Sie außerdem auch nach den
Inhalten der Stammdatenfelder, also z.B. nach einer bestimmten Telefonnummer suchen.
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf "Akten durchsuchen", um das Suchfenster zu öffnen.
Wenn Sie eine Akte anhand ihres Namens suchen möchten, geben Sie diesen in
das Eingabefeld "Suchbegriff" ein und klicken Sie auf den Auswahlbutton „Suche
in Dateinamen“.
Wenn Sie nach dem Nutzer suchen möchten, der die Akte erstellt hat, geben Sie
den Namen in das Eingabefeld "Suchbegriff" ein und klicken Sie auf den
Auswahlbutton „Suche nach Ersteller“.
Wenn Sie die Akte über das Erstellungsdatum suchen möchten, klicken Sie
zunächst auf den Auswahlbutton "Suche nach Datum" und wählen Sie dann mit
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
152
Hilfe der Auswahllisten das jeweilige Datum aus.
Wenn Sie die Stammdatenfelder der Akten durchsuchen möchten, geben Sie Ihren
Suchbegriff in das Eingabefeld „Suchbegriff“ ein und klicken Sie den Auswahlbutton „suche in Stammdaten“ an. Wählen Sie nun in der Auswahlliste rechts
daneben aus, welche Stammdatenkategorie Sie durchsuchen möchten.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Suchen], um dem Suchprozess zu starten.
11.7.3. Vorhandene Akten bearbeiten oder löschen
Sie können sowohl den Namen einer Akte als auch die Inhalte der Stammdatenfelder
bearbeiten.
1. Wählen Sie aus der Liste Ihrer Akten eine Akte aus, indem Sie auf die Auswahlbox
vor dem Namen der betreffenden Akte klicken.
2. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Akte bearbeiten]. In dem sich nun
öffnenden Fenster können Sie alle angezeigten Inhalte der Eingabefelder ändern.
3. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [OK], um Ihre Änderungen zu
übernehmen.
Wenn Sie eine Akte löschen möchten, markieren Sie die Akte wie eben beschrieben und
klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Löschen]. Sie werden nun gefragt, ob Sie die Akte
endgültig löschen möchten. Klicken Sie auf [Löschen], um die Akte zu löschen. Klicken
Sie auf [Abbrechen], wenn Sie die Akte nicht löschen möchten.
HINWEIS: Beachten Sie, dass nur leere Akten gelöscht werden können. Stellen Sie
daher vor dem Löschen sicher, dass weder Sie noch ein anderer Nutzer Daten in der Akte
gespeichert hat. Es ist möglich, dass andere Nutzer Daten in der Akte gespeichert, jedoch
nicht freigegeben haben. Diese Daten sind daher für Sie nicht sichtbar. Sie erhalten
jedoch beim Versuch, eine solche Akte zu löschen den Hinweis, welche Nutzer noch nicht
freigegebene Daten in der Akte gespeichert haben.
11.7.4. Akteninhalte freigeben
Während Akten grundsätzlich für alle Nutzer freigegeben sind, sind Ihre Inhalte nur dann
für andere Nutzer sichtbar, wenn Sie diese explizit freigegeben haben. Sie können jedoch
sämtliche Inhalte einer Akte auf einmal für andere Nutzer freigeben. Wählen Sie dazu
eine Akte aus, indem Sie auf die Auswahlbox vor dem Namen der betreffenden Akte
klicken und danach unten auf die Schaltfläche [Freigeben].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
153
11.8.
Mit Vorgängen arbeiten
Vorgänge sind das zentrale Element Ihrer Arbeit mit LOGOS. Wissensbäume sind
abstrakt und bilden z.B. alle überhaupt möglichen Schritte eines Prozesses ab. In einem
Vorgang wird dagegen konkret festgehalten, welche Auswahl aus diesen Schritten Sie als
Anwender wie bearbeitet haben.
Vorgänge werden in Akten gespeichert. Für jeden Vorgang wird dabei angezeigt, welcher
Nutzer den Vorgang wann auf Basis welcher Vorgangsvorlage angelegt hat. Auf Basis von
Vorgängen können aus dem dazugehörigen Wissensbaum heraus dynamisch Dokumente
generiert werden.
11.8.1. Neue Vorgänge auf Basis von Vorgangsvorlagen anlegen
Das Anlegen von Vorgängen basiert bei Nutzung des Aktenmoduls auf zuvor angelegten
Vorgangsvorlagen. Vorgänge werden nicht im Baum sondern in Akten angelegt. Dadurch
ist eine Zuordnung Ihrer Arbeitsergebnisse zu Akten möglich.
Abb.: Fenster „Neuer Vorgang“
Gehen Sie so vor, um einen Vorgang anzulegen:
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“ und dann auf „Akten öffnen“.
2. Wählen Sie die Akte aus, in der der Vorgang angelegt werden soll, indem Sie
einmal auf den Namen der betreffenden Akte klicken.
3. Klicken Sie nun am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche [Neuer Vorgang]daraufhin öffnet sich das Fenster „Neuer Vorgang“.
4. In diesem Fenster werden die auf Ihrem Server verfügbaren Vorgangsvorlagen in
Ihren Verzeichnissen angezeigt. Öffnen Sie das gewünschte Vorlagenverzeichnis,
indem Sie auf das „Plus“-Zeichen vor dem Namen des Verzeichnisses klicken.
5. Klicken Sie auf den Auswahlbutton vor dem Namen der Vorlage, auf deren Basis
Sie einen Vorgang erstellen möchten. Der Name der gewählten Vorlage wird nun
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
154
im oberen Eingabefeld angezeigt. Sie können diesen Namen als Namen für Ihren
Vorgang verwenden oder in dem Eingabefeld einen individuellen Namen eingeben.
6. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [OK] – Sie gelangen nun direkt zu dem Baum,
der in der Vorgangsvorlage referenziert ist.
7. Sie können im Baum nun entsprechend Ihrer konkreten Arbeitssituation Farben
setzen, Daten in Eingabefelder eingeben und/oder Dokumente erzeugen. Ihre
Arbeitsergebnisse werden automatisch in der Akte gespeichert, in der Sie den
Vorgang angelegt haben.
11.8.2. Neue Vorgänge ohne Vorgangsvorlage erzeugen
Obwohl die Erstellung von Vorgängen auf Basis von Vorgangsvorlagen die empfohlene
Vorgehensweise bei Verwendung des Aktenmoduls darstellt, haben Sie die Möglichkeit,
Vorgänge auch ohne Verwendung von Vorlagen zu erzeugen.
Abb.: Fenster „Vorgang speichern“
1. Klicken Sie auf den Tab „Wissen“.
2. Öffnen Sie das knowledgeTool, in dem Sie einen Vorgang erzeugen möchten.
3. Erzeugen Sie einen Vorgang, z.B. indem Sie eine Farbmarkierung an einem
Knoten
setzen.
Daraufhin
öffnet
sich
automatisch
das
Fenster
„Vorgang
speichern“.
4. Geben Sie nun bitte in das Eingabefeld „Vorgangsname“ einen Namen ein, unter
dem der neue Vorgang gespeichert werden soll.
5. Sie können den Vorgang in einer bestehenden Akte speichern oder eine neue Akte
anlegen und den Vorgang dann automatisch in dieser neuen Akte ablegen.
Wenn Sie den Vorgang in einer bestehenden Akte speichern möchten, klicken Sie
bitte auf die Auswahlliste „Akte auswählen“ und wählen Sie dort die entsprechende Akte aus.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
155
Wenn Sie den Vorgang in einer neuen Akte speichern möchten, geben Sie bitte
den Namen der neu zu erstellenden Akte in das Eingabefeld „Neue Akte“ ein.
6. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Speichern]. Der Vorgang wird daraufhin
automatisch im Hintergrund gespeichert und Sie können wie gewohnt weiterarbeiten.
HINWEIS: Bitte beachten Sie bei der Arbeit mit Bäumen, die zur Generierung von
Dokumenten dienen, dass Sie bei der eben beschriebenen Vorgehensweise nicht die
Möglichkeit haben, eine Layoutvorlage für die Dokumentenerzeugung auszuwählen. Das
Dokument wird in diesem Fall auf Basis einer Standardlayoutvorlage erstellt.
11.8.3. Vorhandene Vorgänge suchen
Sie können die Akten Ihres Servers nach Vorgängen durchsuchen. Dabei können Sie nach
dem Namen des Vorgangs, dem Datum der Erstellung und dem Namen des Nutzers
suchen, der den Vorgang erstellt hat.
7. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
8. Klicken Sie auf "Akten durchsuchen", um das Suchfenster zu öffnen.
Wenn Sie einen Vorgang anhand seines Namens suchen möchten, geben Sie
diesen in das Eingabefeld "Suchbegriff" ein und klicken Sie auf den Auswahlbutton
„Suche in Dateinamen“.
Wenn Sie nach dem Nutzer suchen möchten, der den Vorgang erstellt hat, geben
Sie den Namen in das Eingabefeld "Suchbegriff" ein und klicken Sie auf den
Auswahlbutton „Suche nach Ersteller“.
Wenn Sie den Vorgang über das Erstellungsdatum suchen möchten, klicken Sie
zunächst auf den Auswahlbutton "Suche nach Datum" und wählen Sie dann mit
Hilfe der Auswahllisten das jeweilige Datum aus.
9. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Suchen], um dem Suchprozess zu starten.
Alle Vorgänge, die den von Ihnen eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden nun
in einer flachen Liste angezeigt. Neben jedem Vorgang wird angezeigt, zu welcher Akte
der jeweilige Vorgang gehört und auf Basis welcher Vorgangsvorlage der Vorgang erstellt
worden ist.
11.8.4. Vorhandene Vorgänge öffnen
Vorgänge können in mehreren Versionen (Bearbeitungsständen) vorliegen. Der aktuelle
Bearbeitungsstand wird in diesem Fall ganz oben aufgeführt (siehe Abbildung).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
156
Abb.: Vorgang mit früherer Version
Frühere Versionen von Vorgängen sind schreibgeschützt, d.h., wenn Sie auf den Namen
der früheren Version eines Vorgangs klicken, wird diese im Baum geöffnet; Sie können
jedoch keine Änderungen an diesem Vorgang vornehmen.
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Akte öffnen], um zur Liste Ihrer Akten zu gelangen. Öffnen Sie
eine Akte, indem Sie auf das "Plus" vor dem Namen der Akte klicken.
3. Klicken Sie ggfs. auf das "Plus" vor dem Namen des Vorgangs, um dessen frühere
Versionen anzuzeigen.
4. Klicken Sie auf den Namen des Vorgangs, um diesen zu öffnen - der Vorgang wird
darauf hin im dazugehörigen Baum geöffnet.
11.8.5. Weiterführen und Versionieren von Vorgängen
Bereits vorhandene Vorgänge können geöffnet und – sofern es sich nicht um die
schreibgeschützte Kopie eines Vorgangs handelt – weiter bearbeitet werden. Auf diese
Weise kann ein Anwender beispielsweise einen am Vortag angelegten Vorgang öffnen
und weiter bearbeiten. Der vorhandene Vorgang wird also überschrieben.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang zu sichern, bevor Sie Ihn weiter
bearbeiten. Öffnen Sie dazu den Vorgang und klicken Sie in der Symbolleiste auf das
Icon
. Dadurch wird eine schreibgeschützte Kopie bzw. Version des Vorgangs erzeugt
und der darin enthaltene Bearbeitungsstand gesichert.
11.8.6. Vorgänge freigeben
Während Akten grundsätzlich für alle Nutzer freigegeben sind, sind Ihre Vorgänge nur
dann für andere Nutzer sichtbar, wenn Sie diese explizit freigegeben haben.
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Akten öffnen], um zur Liste Ihrer Akten zu gelangen.
3. Öffnen Sie eine Akte, indem Sie auf das "Plus" vor dem Namen der Akte klicken.
4. Wählen Sie den freizugebenden Vorgang aus, indem Sie auf die Auswahlbox vor
dem Namen des Vorgangs klicken.
5. Klicken Sie nun unten auf die Schaltfläche [Freigeben]. Der Vorgang ist damit
inklusive aller eventuell existierenden Vorgangsversionen freigegeben. Außerdem
wird der Vorgangsname rot markiert, damit sowohl Sie als auch andere Nutzer
diesen neu freigegebenen Vorgang schnell erkennen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
157
11.8.7. Vorgänge kopieren
Vorgänge können innerhalb derselben Akte kopiert werden. Das kann z.B. dann nützlich
sein, wenn Sie bereits viele Daten in einem Vorgang eingegeben haben und nur einige
Eingaben ändern möchten, ohne die bisher getätigten Eingaben zu verlieren.
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Akten öffnen], um zur Liste Ihrer Akten zu gelangen.
3. Öffnen Sie eine Akte, indem Sie auf das "Plus" vor dem Namen der Akte klicken.
4. Wählen Sie den freizugebenden Vorgang aus, indem Sie auf die Auswahlbox vor
dem Namen des Vorgangs klicken.
5. Klicken Sie nun unten auf die Schaltfläche [Kopieren].
6. Geben Sie in dem nun erscheinenden Fenster einen Namen für die Kopie des
Vorgangs ein. Sie können alternativ auch den vom System vorgeschlagenen
Namen übernehmen. Außerdem können Sie mit Hilfe der Auswahlliste „Version“
bestimmen, ob die aktuellste (bearbeitbare) Version eines Vorgang kopiert
werden soll oder eine ältere (nicht bearbeitbare) Version des Vorgangs. Wenn Sie
sich für eine ältere Version entscheiden, wird diese kopiert - die Kopie ist dann im
Gegensatz zum Original wieder bearbeitbar.
11.8.8. Vorgänge löschen
Klicken Sie auf das Tab „Vorgänge“ und dann auf [Vorgang löschen], um zur Liste Ihrer
Akten zu gelangen. Öffnen Sie eine Akte, indem Sie auf das "Plus" vor dem Namen der
Akte klicken. Wählen Sie den zu löschenden Vorgang aus, indem Sie auf die Auswahlbox
vor dem Namen des Vorgangs klicken. Klicken Sie nun unten auf die Schaltfläche
[Löschen]. Sie werden vor dem Löschen noch einmal gefragt, ob Sie den Vorgang
endgültig löschen möchten. Klicken Sie auf [Löschen], um den Vorgang endgültig zu
löschen. Klicken Sie auf [Abbrechen], um den Vorgang nicht zu löschen.
HINWEIS: Beachten Sie, dass beim Löschen eines Vorgangs, der über frühere Versionen
bzw. erzeugte Dokumente verfügt, diese früheren Versionen und Dokumente ebenfalls
gelöscht werden.
11.9.
Verwendung des Dokumentengenerators
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebenen Verfahren nur dann gültig
sind, wenn auf Ihrem Server das Aktenmodul installiert ist.
11.9.1. Systemvoraussetzungen für die Dokumentenerzeugung
Um den Dokumentengenerator nutzen zu können, müssen sowohl auf Autoren- als auch
auf Anwenderseite folgenden Systemvoraussetzungen gegeben sein:
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
158
•
Betriebssystem MS Windows 2000, XP oder Vista
•
Installierter Internet Explorer ab Version 6
•
Installierter Flash Player ab Version 8 (die Standard-Software Flash Player ist
unter dieser Adresse kostenlos verfügbar:
„http://www.adobe.com/shockwave/download/download.cgi?P1_Prod_Version=Sh
ockwaveFlash&promoid=BIOW“)
•
Aktiviertes Javascript (In Ihrem Browser muss die Ausführung von Javascript
zugelassen sein.)
•
Zugriff auf LOGOS-Server (Ihr Arbeitsplatzrechner muss via http auf den
Rechner zugreifen können, auf dem der LOGOS-Server installiert ist. Der LOGOSServer-Rechner kann gleichzeitig der Arbeitsplatzrechner sein.)
•
Angepasste Sicherheitseinstellungen (Die Adresse [„URL“] Ihres LOGOSServers muss im Internet Explorer als „Vertrauenswürdige Site“ eingetragen sein,
um die Funktionen Dokumentgenerierung und Inhaltsverzeichniserzeugung in
Word nutzen zu können.)
•
Installiertes Microsoft Office ab Version 2000
•
Installierte Vorlage „ktools.dot“
•
Installiertes ActiveX-Steuerelement „kTWord Control“
Um sicherzustellen, dass Informationen zwischen dem im Internet Explorer angezeigten
Wissensbaum und Microsoft Word ausgetauscht werden können, ist es erforderlich, die
Adresse des Rechners, auf dem der LOGOS-Server installiert ist, im Internet Explorer
jedes Arbeitsplatzrechners als „Vertrauenswürdige Site“ einzurichten. Gehen Sie dazu
folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie den Internet Explorer.
2. Öffnen Sie dort das Menü „Extras“ und klicken Sie auf „Internetoptionen“.
3. Klicken Sie auf den Reiter „Sicherheit“.
4. Klicken Sie auf das Icon „Vertrauenswürdige Sites“.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sites“.
6. Geben Sie in die Eingabezeile „Diese Website zur Zone hinzufügen“ die Adresse
des Rechners ein, auf dem der LOGOS-Server installiert ist und fügen Sie die
Erweiterung „/knowledgetools/dms“ hinzu – Ihr Eintrag sollte also der Form
„http://Adresse_des_Servers/knowledgetools/dms“ entsprechen.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche [OK].
8. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf die Schaltfläche [OK].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
159
Die Steuerung des Datenaustauschs zwischen dem im Internet Explorer angezeigten
Wissensbaum und Microsoft Word wird durch eine Word-Vorlage realisiert. Sie erhalten
diese mit der Installations-CD, der Name der entsprechenden Datei lautet „ktools.dot“.
Diese Vorlage muss auf jedem Arbeitsplatzrechner in das Vorlagenverzeichnis des
Anwenders kopiert werden. Um das Vorlagenverzeichnis zu finden, gehen Sie so vor:
1. Öffnen Sie Microsoft Word.
2. Öffnen Sie das Menü „Extras“.
3. Klicken Sie dort auf „Optionen“. Darauf hin öffnet sich das Fenster „Optionen“.
4. Klicken Sie im Fenster „Optionen“ auf den Tab „Speicherort für Dateien“.
5. Sie sehen nun eine Liste – in der Zeile „Benutzervorlagen“ wird das Vorlagenverzeichnis des Nutzers angezeigt. Im Regelfall sehen Sie dort nicht den
gesamten
Verzeichnispfad,
sondern
einen
gekürzten
Pfad
in
der
Form
„C:\...\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen…“. Um den gesamten Pfad zum
Benutzervorlagenverzeichnis einsehen zu können, klicken Sie bitte zunächst
einmal auf den Pfad und dann in dem Fenster auf die Schaltfläche [Ändern].
Daraufhin öffnet sich das Fenster „Speicherort ändern“. Klicken Sie in diesem
Fenster oben auf die Auswahlliste (in der Auswahlliste wird im Regelfall „Vorlagen“
angezeigt). Die Auswahlliste öffnet sich nun und Sie können den gesamten Pfad
bis zu Ihrem Vorlagenverzeichnis einsehen. Merken Sie sich dieses Verzeichnis,
wechseln Sie in den Windows Explorer und kopieren Sie nun die Datei „ktools.dot“
von der Installations-CD in das Vorlagenverzeichnis.
HINWEIS: Abhängig von den Einstellungen Ihres Computers ist es möglich, dass Ihr
Vorlagenverzeichnis im Windows Explorer nicht sichtbar ist und Sie deshalb die Vorlagendatei nicht dorthin kopieren können. Um das Verzeichnis einzublenden, öffnen Sie im
Windows Explorer das Menü „Extras“ und klicken dort auf „Ordneroptionen“. In dem sich
nun öffnenden Fenster klicken Sie auf den Reiter „Ansicht“ und scrollen in der Liste
darunter bis zu dem Eintrag „Versteckte Ordner und Dateien“. Falls die Option „Alle
Dateien und Ordner anzeigen“ deaktiviert ist, aktivieren Sie diese bitte. Klicken Sie
danach auf die Schaltfläche [Übernehmen] und schließen Sie das Fenster. Das
Vorlagenverzeichnis ist nun sichtbar.
Außerdem ist es zur Nutzung der Dokumentengenerierung einmalig erforderlich, das
ActiveX-Steuerelement „kTWord Control“ zu installieren. Diese Installation muss auf
jedem Arbeitsplatzrechner vorgenommen werden, auf dem die Dokumentengenerierung
genutzt werden soll. Um die Installation vorzunehmen, müssen Sie mit administrativen
Rechten angemeldet sein. Solange das Steuerelement noch nicht installiert ist, erscheint
auf der Login-Seite am oberen Bildschirmrand eine gelbe Informationsleiste.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
160
Klicken Sie auf diese Informationsleiste und wählen Sie in dem nun erscheinenden Menü
den Befehl „ActiveX-Steuerelement installieren“ aus. Daraufhin öffnet sich ein neues
Fenster. Klicken Sie in diesem Fenster bitte auf die Schaltfläche [Installieren]. Das
Steuerelement wird nun installiert.
11.9.2. Funktionsweise des Dokumentengenerators
Dokumente können nur in solchen Bäumen generiert werden, denen in den Technischen
Baumeigenschaften der Anwendungstyp „Dokumentengenerator“ zugeordnet wurde.
In diesem Anwendungstyp können jedem Knoten des Baumes jeweils zwei Textbausteine
zugeordnet sein – ein Textbaustein für den Fall, dass der jeweilige Knoten mit Hilfe der
Farblogik-Prüfung als „gegeben“ (grün) markiert wurde und ein Textbaustein für den Fall,
dass der Knoten als „nicht gegeben“ (rot) markiert wurde.
Außerdem können diese Textbausteinen Dokumentenfelder enthalten, in die der
Anwender bei Prüfung des jeweiligen Knotens bestimmte vorgangsbezogene Daten
eingeben kann.
Das eigentliche Dokument „baut“ sich dynamisch während der Farbprüfung aus den
einzelnen Textbausteinen auf. In das Dokument werden alle Knoten einbezogen, die
entweder rot oder grün markiert wurden und den jeweiligen Textbaustein besitzen.
Texte, die an Knoten hängen, die nicht markiert oder als „nicht geprüft“ markiert
wurden, werden nicht in das Dokument einbezogen.
Die Reihenfolge, in der die Textbausteine in das Dokument übernommen werden, ist
dabei fest vorgegeben. Es ist daher wichtig, sich die Anordnungsweise der Textbausteine
zu vergegenwärtigen. Dazu drei grundsätzliche Regeln:
1. Textbausteine der Elternknoten werden vor den Textbausteinen ihrer jeweiligen
Kinderknoten in das Dokument eingefügt.
2. Textbausteine der Kinder werden von oben nach in das Dokument eingefügt.
3. Erst wenn die Textbausteine eines Teilbaums in das Dokument eingefügt wurden,
folgen die Textbausteine des nächstliegenden Teilbaums.
Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Reihenfolge und den Inhalt der Textbausteine vor
der Übergabe an MS Word noch einmal zu bearbeiten (siehe dazu unten Punkt 11.10.1.).
11.9.3. Wissensbaum für Dokumentengenerierung vorbereiten
Bevor aus einem knowledgeTool heraus Dokumente generiert werden können, müssen
die dazu erforderlichen Textbausteine im Struktureditor erstellt werden.
1. Öffnen Sie den zu bearbeitenden Baum im Editormodus. Beachten Sie, dass Sie
für diesen Baum Schreibrechte benötigen.
2. Stellen Sie sicher, dass dem Baum im Fenster „Technische Baumeigenschaften“
der Anwendungstyp „Dokumentengenerator“ zugeordnet ist.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
161
3. Markieren Sie den Knoten, an den Sie einen oder mehrere Textbausteine
anhängen möchten mit einem einfachen linken Mausklick.
4. Im unteren Bildschirmbereich sehen Sie zwei Reiter mit der Beschriftung
„Textbaustein (gegeben)“ und „Textbaustein (nicht gegeben)“. Wählen Sie mit
einem einfachen Mausklick aus, welchen der beiden Textbausteine Sie bearbeiten
möchten und klicken Sie dann auf das Icon
in der rechten oberen Ecke des
jeweiligen Reiters.
5. Geben Sie den gewünschten Text ein und klicken Sie auf [Speichern].
11.9.4. Eingabefelder einbinden
Sie haben die Möglichkeit, an jedem einzelnen Knoten Eingabefelder zu definieren und
diese in die Textbausteine einzubinden. Die später von Anwender in die Eingabefelder
eingegebenen Daten werden dann in das generierte Dokument aufgenommen. Beachten
Sie, dass die Eingabefelder nicht baumweit, sondern immer nur an dem Knoten verfügbar
sind, an dem sie angelegt wurden.
Das Einbinden von Eingabefeldern erfolgt in zwei Teilschritten:
1. zunächst definieren Sie, welche Eingabefelder grundsätzlich an einem Knoten
verfügbar sein sollen und
2. danach binden Sie eines oder mehrere dieser Eingabefelder in einen Textbaustein
dieses Knotens ein.
HINWEIS: Das Anlegen von Eingabefeldern wird oben im Punkt 7.2. beschrieben.
Um ein bereits angelegtes Eingabefeld in einen Textbaustein einzubinden, gehen Sie
so vor:
1. Öffnen Sie den zu bearbeitenden Baum und wählen Sie den Knoten aus, in dessen
Textbausteine Eingabefelder eingebunden werden sollen.
2. Wählen Sie mit einem einfachen Mausklick auf einen der unteren Reiter aus,
welchen der beiden Textbausteine Sie bearbeiten möchten und klicken Sie dann
auf das Icon
in der rechten oberen Ecke des jeweiligen Reiters.
3. Geben Sie nun einen beliebigen Text ein. Dieser Schritt ist optional, Sie können
auch Eingabefelder ohne weiteren Text verwenden.
4. Klicken Sie mit der Maus an die Stelle des Textes, an der ein Eingabefeld
eingefügt werden soll. Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf das Icon
.
5. In der nun erscheinenden Auswahlliste werden Ihnen die Namen (Label) aller
Eingabefelder angezeigt, die am ausgewählten Knoten verfügbar sind.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
162
Außerdem werden Ihnen die Stammdatenfelder Ihrer Akten angezeigt, die Sie
optional ebenfalls in den Text einbinden können (siehe auch unten 11.9.5).
6. Wählen Sie eines der Eingabefelder mit einem einfachen Mausklick aus. Das
Eingabefeld wird nun in den Text übernommen.
7. Klicken Sie auf [Speichern], um den Textbaustein zu speichern.
Sie können innerhalb eines Textbausteins selbstverständlich mehrere Eingabefelder
einfügen. Wiederholen Sie dazu einfach die Schritte 4 und 5.
Knoten, deren Textbausteine über Eingabefelder zur Dokumentengenerierung verfügen,
werden mit einem kleinen blauen Icon in der rechten unteren Ecke des Knotens markiert.
Wenn Sie den Mauszeiger über dieses Icon bewegen, wird Ihnen der Titel des Eingabefeldes angezeigt. Der Titel wird außerdem grün oder rot eingefärbt, um anzuzeigen, zu
welchem Textbaustein das Feld gehört (grün = „Gegeben“ oder rot = „Nicht gegeben“).
11.9.5. Stammdatenfelder einbinden
Wenn das Aktenmodul auf Ihrem Server installiert ist (siehe auch weiter unten), können
Sie nicht nur Eingabefelder sondern auch Stammdatenfelder in Ihre Textbausteine
einbinden. Diese fungieren im Textbaustein (wie auch die Eingabefelder) als Platzhalter
für die später dynamisch hinzugefügten Inhalte. Auf diese Weise können Sie z.B. den
Namen eines Ansprechpartners aus einer Akte in einen Textbaustein einfügen. Bei der
Dokumenterzeugung würde dann der in der Akte unter „Ansprechpartner“ eingetragene
Name
in
den
Platzhalter
eingesetzt.
Die
Vorgehensweise
beim
Einbinden
von
Stammdatenfeldern entspricht der Vorgehensweise beim Einbinden von Eingabefeldern.
11.9.6. Nutzung der Sidebar
Die an einem Knoten vorhandenen Dokumentenfelder werden im Normalmodus in einer
Sidebar am rechten Bildschirmrand angezeigt, sobald diese Felder durch entsprechende
Farbgebung aktiviert wurden (siehe Abbildung).
Die Sidebar öffnet sich bei entsprechender Farbmarkierung automatisch. Natürlich
können Sie die Sidebar aber auch mit einem Klick auf den Reiter an der linken Seite der
Sidebar selbständig öffnen.
Anwender können nun ihre Eingaben in den entsprechenden Feldern vornehmen und
diese mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Speichern] bestätigen.
Es ist – abhängig davon, wie die Knoten des Baums miteinander verknüpft sind –
möglich, dass durch die Markierung eines Knotens dessen übergeordnete Knoten
ebenfalls automatisch als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert werden. Sofern diese
Knoten wiederum selbst über Eingabefelder verfügen, werden diese Eingabefelder mit
einem entsprechenden Hinweis ebenfalls in der Sidebar angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
163
Wenn Sie sehen möchten, an welcher Stelle des Baums sich der zu einem solchen
Eingabefeld gehörige Knoten befindet, klicken Sie auf [Knoten anzeigen] rechts über dem
Eingabefeld. Der Baum wird dann innerhalb des Fensters so verschoben, dass der Knoten
sichtbar wird.
Abb.: Die Sidebar zeigt alle aktivierten Dokumentenfelder eines Pfades an
11.10. Dokumente generieren
Das Generieren von Dokumenten erfolgt im Normalmodus (also nicht im Struktureditormodus) auf Basis einer Farbprüfung. Um ein Dokument zu erzeugen gehen Sie daher so
vor:
1. Öffnen
Sie
einen
für
die
Dokumentenerzeugung
vorbereiteten
Baum
im
Normalmodus.
2. Führen Sie eine Farbprüfung durch, d.h. markieren Sie Knoten entsprechend Ihrer
Arbeitssituation
als
„Gegeben“
oder
„Nicht
gegeben“.
Auf
der
rechten
Bildschirmseite öffnet sich nun eine Sidebar, in der die zu den geprüften Knoten
gehörigen Textbausteine erscheinen. Dies dient gleichzeitig als Vorschau auf die
Struktur des zu erzeugenden Dokuments.
3. Öffnen Sie das Menü „Vorgang“ und klicken Sie auf „Dokument erzeugen“.
4. Wenn es auf Ihrem Server Layoutvorlagen gibt, erscheint nun ein Dialogfeld, in
dem
Sie
gefragt
werden,
ob
das
Dokument
mit
einer
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
(unformatierten)
164
Standardvorlage erzeugt werden soll oder mit einer der auf dem Server
vorhandenen Layoutvorlagen. Die Layoutvorlagen werden in der Auswahlliste
angezeigt. Wählen Sie eine Vorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche
[Speichern].
5. Abhängig von Ihren Sicherheitseinstellungen erscheint nun ein Hinweisfenster mit
der Frage „Ein ActiveX-Steuerelement dieser Seite ist möglicherweise in Wechselwirkung mit anderen Elementen dieser Seite nicht sicher. Möchten Sie dies
zulassen?“. Klicken Sie im Fenster auf [Ja].
6. Microsoft Word wird nun geöffnet und das Dokument darin erzeugt. Falls Sie bei
der Erstellung des der Dokumentengenerierung zugrunde liegenden Vorgangs eine
Vorgangsvorlage verwendet haben, wird die darin enthaltene Layoutvorlage für
die
Dokumentenerzeugung
genutzt.
Andernfalls
wird
eine
Standardvorlage
verwendet. Sie können das erzeugte Dokument nun in Word nach Belieben
weiterbearbeiten, lokal speichern oder drucken.
Alternativ können Sie auch Dokumente auf Basis von bereits vorhandenen Vorgängen
erzeugen. Öffnen Sie dazu einen vorhandenen Vorgang (der zu einem Dokumentengeneratorbaum gehört) und führen Sie dann die eben beschriebenen Schritte 3-5 durch.
11.10.1.
Generierte Dokumente bearbeiten
Vor der Ausgabe in Microsoft Word können Sie auf diese Weise generierte Dokumente
weiter bearbeiten.
Sie können einzelne Textbausteine
•
inhaltlich bearbeiten
•
löschen
•
verschieben
oder neue eigene Textbausteine hinzufügen.
Wie oben beschrieben, werden Textbausteine von Knoten, die Sie im Rahmen der
Farbprüfung als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert haben, untereinander in die
Sidebar am rechten Bildschirmrand eingefügt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
165
Abb.: Das dynamisch erzeugte Dokument in der Sidebar
Über jedem Textbaustein wird ein blauer Pfeil angezeigt. Wenn Sie diesen Pfeil mit der
Maus berühren, wird angezeigt, zu welchem Knoten der Textbaustein gehört. Die Anzeige
erfolgt in der Form [ID des Knotens: Titel des Knotens]. Wenn Sie den Pfeil anklicken,
wird der jeweilige Knoten links im Baum aufgerufen.
HINWEIS: Änderungen, die Sie an Textbausteinen vornehmen, werden im aktuellen
Vorgang gespeichert und können so jederzeit wieder aufgerufen werden. Die Änderungen
wirken sich jedoch nicht auf die Originaltextbausteine des Baums aus.
Textblöcke verschieben
Textblöcke können innerhalb des Dokuments jeweils um eine Position nach oben oder
unten verschoben werden.
Markieren Sie dazu den zu verschiebenden Textblock mit einem einzelnen Mausklick (der
Textblock wird darauf hin grau markiert) und klicken Sie dann auf die Icons
bzw.
um den Textblock nach oben bzw. nach unten zu verschieben.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
166
,
Textbausteine bearbeiten
Markieren Sie den zu bearbeitenden Textbaustein mit einem einzelnen Mausklick und
klicken Sie dann auf das Icon
. Darauf hin öffnet sich ein Bearbeitungsfenster. Ändern
Sie den Text wie gewünscht und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche
[Speichern], um Ihre Änderungen zu übernehmen. Beachten Sie, dass sich diese
Änderungen lediglich auf den Textbaustein im Dokumentenentwurf in der Sidebar
auswirken. Im Wissensbaum bleibt der ursprüngliche Textbaustein unverändert.
Textbausteine, die auf diese Weise bearbeitet wurden, werden entsprechend markiert.
Rechts neben dem Icon
in der ersten Zeile des Textbausteins wird der Hinweis
„angepasst“ angezeigt.
Sie haben die Möglichkeit, Änderungen an Textbausteinen wieder rückgängig zu machen.
Markieren Sie dazu den jeweiligen Textbaustein mit einem einzelnen Mausklick und
klicken Sie dann in der Sidebar auf das Icon
.
Im linken Bildschirmbereich öffnet sich nun das Fenster „Versionen“. Darin werden alle
Bearbeitungsstände des Textbausteins angezeigt. Wählen Sie einen Bearbeitungsstand
aus, indem Sie auf die Schaltfläche [Diese Version verwenden] klicken. Diese Version
wird nun wieder in der Sidebar am rechten Bildschirmrand angezeigt.
Neue Textbausteine einfügen
Sie können zusätzlich zu den Textbausteinen, die aufgrund der Farbprüfung in das
Dokument aufgenommen wurden, eigene Textbausteine einfügen.
1. Markieren Sie dazu in der Sidebar den Textbaustein, unter dem der neue
Textbaustein eingefügt werden soll und klicken Sie dann auf das Icon
2. Daraufhin erscheint eine neue leere Zeile mit dem Icon
.
am Anfang der Zeile.
Markieren Sie die Zeile mit einem einzelnen Mausklick und klicken Sie nun auf das
Icon
, um den eigentlichen Text einzugeben.
3. Links öffnet sich nun der Texteditor. Geben Sie einen Text ein und klicken Sie auf
[Speichern], um Ihre Eingaben zu speichern.
Beachten Sie, dass auf diese Weise hinzugefügte Textbausteine nicht mit einem Knoten
des Wissensbaums verknüpft sind.
Textbausteine löschen
Markieren Sie den zu löschenden Textbaustein mit einem einzelnen Mausklick und klicken
Sie dann auf das Icon
Dokumentenentwurf
in
. Beachten Sie, dass der Textbaustein lediglich aus dem
der
Sidebar
gelöscht
wird.
Im
Wissensbaum
bleibt
der
ursprüngliche Textbaustein erhalten.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
167
Wenn ein Textbaustein gelöscht wurde, wird statt des Textbausteins eine leere Zeile mit
dem Icon
am Anfang der Zeile angezeigt. Rechts neben dem Icon wird der Hinweis
„entfernt“ angezeigt. Um den gelöschten Textbaustein wieder herzustellen, klicken Sie
zunächst einmal auf die betreffende Zeile und dann auf das Icon
. Links erscheint nun
das Fenster „Versionen“. Wählen Sie eine der darin angezeigten Versionen des
Textbausteins aus, indem Sie auf die Schaltfläche [Diese Version verwenden] klicken.
Der Textbaustein wird nun wieder rechts angezeigt.
Vorschau aufrufen
Durch einen Klick auf das Icon
können Sie eine Vorschauansicht aufrufen, die Ihnen
das Dokument ohne getrennte Textbausteine und Icons im Text anzeigt.
11.10.2.
Erzeugte Dokumente in Akten speichern und wieder aufrufen
Nach dem Erzeugen eines Dokuments haben Sie die Möglichkeit, das Dokument
herkömmlich auf Ihrem lokalen PC oder in Ihrem Netzwerk zu speichern. Sie können das
erzeugte Dokument aber auch in der Akte speichern, in der Sie den Vorgang erzeugt
haben, zu dem das Dokument gehört.
Speichern Sie das Dokument dazu nicht wie sonst üblich, sondern klicken Sie auf die
Schaltfläche [Upload & Schließen] in der Word-Symbolleiste (siehe Abbildung).
Abb.: Schaltfläche [Upload & Schließen]
Microsoft Word wird nun geschlossen und das Dokument in die dazugehörige Akte
gespeichert. Außerdem wird eine schreibgeschützte Kopie des Vorgangs erzeugt – diese
wird unter dem Originalvorgang angelegt (siehe Abbildung) und mit einer Versionsnummer versehen. Dies ermöglicht
•
zu einem späteren Zeitpunkt nachzuvollziehen, auf Grund welcher Eingaben im
Baum das Dokument erzeugt wurde
•
aus dieser schreibgeschützten Kopie exakt dasselbe Dokument noch einmal zu
erzeugen.
Abb.: Vorgang mit dazugehörigem Dokument
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
168
Neben der schreibgeschützten Kopie des Vorgangs wird ein stilisiertes Word-Icon
angezeigt. Dieses Icon zeigt an, dass zu der Vorgangskopie ein Dokument gehört. Wenn
Sie auf das Icon klicken, wird das erzeugte Dokument in Microsoft Word geöffnet.
11.11. Mit Dateien arbeiten
In LOGOS können Sie Dateien von Ihrem persönlichen PC oder aus Ihrem Netzwerk zu
einer Akte hinzuladen. Solche Dateien können z.B. eingescannte Korrespondenz, ExcelCharts, Präsentationen, Videos oder Grafiken enthalten.
11.11.1.
Neue Dateien zu Akten hinzufügen
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Akte öffnen], um zur Liste Ihrer Akten zu gelangen.
3. Wählen Sie die Akte aus, zu der Sie die Datei hinzufügen möchten, indem Sie
einmal auf den Namen der Akte klicken.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Datei].
5. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche [Durchsuchen].
6. Navigieren Sie im nächsten Fenster zu der Datei, die Sie hochladen möchten,
wählen Sie diese mit einem einfachen Mausklick aus und klicken Sie auf [Öffnen].
7. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Hochladen], um die Datei hochzuladen.
11.11.2.
Vorhandene Dateien suchen
Sie können Dateien anhand Ihres Namens, des Uploaddatums oder des Namens des
Nutzers suchen, der die Datei hochgeladen hat:
10. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
11. Klicken Sie auf "Akten durchsuchen", um das Suchfenster zu öffnen.
Wenn Sie eine Datei anhand Ihres Namens suchen möchten, geben Sie diesen in
das Eingabefeld "Suchbegriff" ein und klicken Sie auf den Auswahlbutton „Suche
in Dateinamen“.
Wenn Sie nach dem Nutzer suchen möchten, der die Datei hochgeladen hat,
geben Sie den Namen in das Eingabefeld "Suchbegriff" ein und klicken Sie auf den
Auswahlbutton „Suche nach Ersteller“.
Wenn Sie die Datei über das Uploaddatum suchen möchten, klicken Sie zunächst
auf den Auswahlbutton "Suche nach Datum" und wählen Sie dann mit Hilfe der
Auswahllisten das jeweilige Datum aus.
12. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Suchen], um dem Suchprozess zu starten.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
169
Alle Dateien, die den von Ihnen eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden nun in
einer flachen Liste angezeigt. Neben jeder Datei wird angezeigt, zu welcher Akte die
jeweilige Datei gehört.
11.11.3.
Dateien freigeben
Während Akten grundsätzlich für alle Nutzer freigegeben sind, sind Ihre Dateien nur dann
für andere Nutzer sichtbar, wenn Sie diese explizit freigegeben haben.
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Datei freigeben], um zur Liste Ihrer Akten zu gelangen.
3. Öffnen Sie eine Akte, indem Sie auf das "Plus" vor dem Namen der Akte klicken.
Wählen Sie die freizugebende Datei aus, indem Sie auf die Auswahlbox vor dem
Namen der Datei klicken.
4. Klicken Sie nun unten auf die Schaltfläche [Freigeben]. Die Datei ist damit
freigegeben. Außerdem wird der Dateiname rot markiert, damit sowohl Sie als
auch andere Nutzer neu freigegebene Dateien schnell erkennen.
11.11.4.
Dateien löschen
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Datei löschen], um zur Liste Ihrer Akten zu gelangen.
3. Öffnen Sie eine Akte, indem Sie auf das "Plus" vor dem Namen der Akte klicken.
Wählen Sie die zu löschende Datei aus, indem Sie auf die Auswahlbox vor dem
Namen der Datei klicken.
4. Klicken Sie nun unten auf die Schaltfläche [Löschen]. Sie werden vor dem
Löschen noch einmal gefragt, ob Sie die Datei endgültig löschen möchten. Klicken
Sie auf [Löschen], um die Datei endgültig zu löschen. Klicken Sie auf [Abbrechen],
um die Datei nicht zu löschen.
11.12. Aktennotizen
Neben Vorgängen und Dateien können Sie auch textbasierte Notizen in Akten anlegen
und speichern. Für diese Notizen gelten die gleichen Bedingungen wie für Vorgänge und
Dateien, d.h., Notizen sind zunächst privat und nur von dem Nutzer einsehbar, der die
Notiz angelegt hat. Notizen können aber auch für alle Nutzer freigegeben werden.
11.12.1.
Neue Notiz anlegen
Notizen gehören immer zu einer Akte – vor dem Anlegen einer Notiz müssen Sie deshalb
zunächst die Akte auswählen, der die Notiz zugeordnet werden soll.
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Akten öffnen].
3. Klicken Sie einmal die Akte an, zu der die Notiz hinzugefügt werden soll.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
170
4. Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche [Neue Notiz].
5. Geben Sie in dem sich nun öffnenden Notizfenster einen Namen für die Notiz und
darunter die eigentliche Notiz ein.
6. Klicken Sie abschließend auf [Speichern].
Abb.: Notizfenster
11.12.2.
Vorhandene Notizen öffnen und bearbeiten
Notizen werden in Akten durch das Icon
markiert. Klicken Sie auf den Namen einer
Notiz, um diese zu öffnen. Sie können den Namen und den Inhalt einer Notiz jederzeit
ändern, indem Sie die in den beiden Eingabefeldern angezeigten Texte bearbeiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Änderungen zu übernehmen.
11.12.3.
Notizen freigeben
Während Akten grundsätzlich für alle Nutzer freigegeben sind, sind Ihre Dateien nur dann
für andere Nutzer sichtbar, wenn Sie diese explizit freigegeben haben.
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Akte öffnen], um zur Liste Ihrer Akten zu gelangen.
3. Öffnen Sie eine Akte, indem Sie auf das "Plus" vor dem Namen der Akte klicken.
Wählen Sie die freizugebende Notiz aus, indem Sie auf die Auswahlbox vor dem
Namen der Notiz klicken.
4. Klicken Sie nun unten auf die Schaltfläche [Freigeben]. Die Notiz ist damit
freigegeben. Außerdem wird der Name der Notiz rot markiert, damit sowohl Sie
als auch andere Nutzer neu freigegebene Notizen schnell erkennen.
11.12.4.
Notizen löschen
1. Klicken Sie auf den Tab „Akten“.
2. Klicken Sie auf [Akte öffnen], um zur Liste Ihrer Akten zu gelangen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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3. Öffnen Sie eine Akte, indem Sie auf das "Plus" vor dem Namen der Akte klicken.
Wählen Sie die zu löschende Notiz aus, indem Sie auf die Auswahlbox vor dem
Namen der Notiz klicken.
4. Klicken Sie nun unten auf die Schaltfläche [Löschen]. Sie werden vor dem
Löschen noch einmal gefragt, ob Sie die Notiz endgültig löschen möchten. Klicken
Sie auf [Löschen], um die Notiz endgültig zu löschen. Klicken Sie auf [Abbrechen],
um die Datei nicht zu löschen.
11.13. Nutzung der Benachrichtigungsfunktion
Die Benachrichtigungsfunktion ermöglicht es, an einem spezifischen Knoten eines
Wissensbaums eine Nachricht zu definieren, die Ihnen dann zu einem von Ihnen
vorgegebenen Zeitpunkt angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie sich beispielsweise
an zu erledigende Aufgaben erinnern lassen.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die Benachrichtigungsfunktion nur bei Nutzung des
Aktenmoduls zur Verfügung steht.
11.13.1.
Anlegen einer neuen Benachrichtigung
1. Öffnen Sie einen Baum im Normalmodus und navigieren Sie zu dem Knoten, an
dem Sie eine Benachrichtigung anlegen möchten. Sie können pro Knoten nur eine
Benachrichtigung speichern.
2. Markieren Sie den Knoten mit einem einzelnen Mausklick.
3. Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf das Icon
. Alternativ können Sie mit der
rechten Maustaste auf den Knoten klicken und im Kontextmenü den Befehl
„Benachrichtigung“ aufrufen. Dieser Befehl steht auch im Hauptmenü im Menü
„Vorgang“ zur Verfügung.
4. Ihnen wird nun das Benachrichtigungsfenster angezeigt:
Abb.: Benachrichtigungsfenster
Geben Sie hier das Datum ein, an dem die Benachrichtigung angezeigt werden
soll sowie die entsprechende Uhrzeit.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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5. Geben Sie nun im Feld „Beschreibung“ einen aussagekräftigen Text ein und
klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], um die eingegebenen Daten zu
übernehmen.
6. Benachrichtigungen werden als Vorgang gespeichert. Sie werden daher nun
gefragt, unter welchem Namen und in welcher Akte Sie den Vorgang speichern
wollen. Geben Sie einen Namen für den Vorgang ein und wählen Sie entweder
eine vorhandene Akte aus oder geben Sie den Namen für eine neu anzulegende
Akten ein. Klicken Sie abschließend auf [Speichern]
Wenn an einem Knoten eine Benachrichtigung angelegt wurde, erscheint zur Bestätigung
ein
-Icon
im
Knoten.
Durch
einen
Klick
auf
dieses
Icon
können
Sie
das
Benachrichtigungsfenster auch wieder öffnen, z.B. um die eingegebenen Daten noch
einmal einzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Außerdem können Sie sich alle von Ihnen angelegten Benachrichtigungen in einer Liste
anzeigen lassen. Klicken Sie dazu einfach am oberen Bildschirmrand auf das „Start“-Tab.
Unter „Benachrichtigungen“ werden alle von Ihnen selbst angelegten Benachrichtigungen
angezeigt. Durch einen Klick auf einen der Einträge in der Liste können Sie den Knoten
direkt öffnen, an dem Sie die Benachrichtigung angelegt haben.
11.13.2.
Anzeige von Benachrichtigungen
Wenn Sie sich nach dem Fälligkeitszeitpunkt einer Benachrichtigung erstmals wieder am
System anmelden, werden Ihnen alle zuletzt fälligen Benachrichtigungen in einem neuen
Fenster angezeigt:
Abb.: Information über fällige Benachrichtigungen
Dieses Fenster wird Ihnen ebenfalls angezeigt, wenn Sie zum Fälligkeitszeitpunkt am
System angemeldet sind und sich nicht in der Baumansicht befinden.
In diesem Fenster werden Ihnen Datum und Uhrzeit der Fälligkeitstermine angezeigt
sowie jeweils der Name der Vorgänge, in dem Sie die Benachrichtigungen gespeichert
haben. Durch einen Klick auf [Anzeigen] können Sie den Knoten direkt aufrufen, an dem
Sie die Benachrichtigung angelegt haben. Am Knoten wird dann automatisch das
Benachrichtigungsfenster (siehe oben 11.13.1) aufgerufen. In diesem Fenster können Sie
die Benachrichtigung einsehen und löschen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
173
11.13.3.
Versand von Benachrichtigungen per Email
Benachrichtigungen
versendet
werden.
können
zum
Fälligkeitszeitpunkt
Voraussetzung
für
den
auch
automatisch
automatischen
per
Versand
Email
einer
Benachrichtigungsemail ist, dass in der LOGOS Server Console unter „Optionen“ ein
gültiger Mailserver eingetragen worden ist. Kontaktieren Sie dazu im Zweifel bitte den
Administrator Ihres Servers. Wenn dies der Fall ist, werden Benachrichtigungsemails an
denjenigen Nutzer versendet, der die Benachrichtigung erzeugt hat.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
174
12.
Risikoanalyse mit knowledgeTools
knowledgeTools mit dem Anwendungstyp „Risikoanalyse“ bieten die Möglichkeit, die
Wahrscheinlichkeit des Eintritts von in den Knoten des Baums abgebildeten Ereignissen in
Abhängigkeit von der logischen Struktur zu berechnen. Knoten können dazu nicht mehr
nur als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert werden – vielmehr kann einem Knoten
(bzw. dem durch den Knoten repräsentierten Ereignis) in einem solchen Baum alternativ
eine Eintrittswahrscheinlichkeit zwischen 0% und 100% zugeordnet werden, die zur
Berechnung von Gesamteintrittswahrscheinlichkeiten herangezogen wird.
Jeder einzelne Knoten kann optional außerdem einen Wert in EUR, US-$ oder GBP haben.
Abhängig von der Eintrittswahrscheinlichkeit des jeweiligen Knotens errechnet sich
daraus der Erwartungswert das im Knoten beschriebene Ereignis.
Voraussetzung für die Nutzung der Risikoanalyse ist, dass Ihr LOGOS-Server über eine
entsprechende Lizenz verfügt.
12.1.
Risikoanalyse in knowledgeTools verwenden
Um in einem knowledgeTool die Risikoanalyse-Funktionen zu nutzen, muss dem
entsprechenden Baum zunächst in den technischen Baumeigenschaften der Anwendungstyp „Risikoanalyse“ zugeordnet werden:
1. Öffnen Sie das knowledgeTool. Beachten Sie bitte, dass Sie über das Recht
verfügen müssen, das knowledgeTool zu editieren.
2. Öffnen Sie das Menü „Navigation“ und wählen Sie den Befehl „Technische
Baumeigenschaften öffnen“ aus.
3. Wählen Sie aus der Auswahlliste „Anwendungstyp“ die Option „Risikoanalyse“ aus.
4. Optional
können
Erwartungswerte
Sie
nun
festlegen,
ob
in
dem
Baum
außerdem
auch
berechnet werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Checkbox
„Erwartungswerte“. Wählen Sie in der Auswahlliste dahinter aus, in welcher
Währung die Erwartungswerte ausgegeben werden sollen.
5. Klicken Sie auf [Speichern]. Sie werden nun in einem neuen Fenster darüber
informiert, dass der Client neu geladen werden muss. Bestätigen Sie dies bitte mit
einem Klick auf [Neu laden].
12.2.
Wahrscheinlichkeiten eingeben
Wenn Sie ein knowledgeTool mit dem Anwendungstyp „Risikoanalyse“ erstmalig öffnen,
haben alle Knoten des Baums zunächst jeweils eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 0% 100%, da bislang noch keine genauere Aussage über die Eintrittswahrscheinlichkeiten
der einzelnen Knoten getroffen wurde. Die Knoten befinden sich also in einem Zustand
größtmöglicher Unbestimmtheit. Visualisiert wird dieser Zustand durch einen orangefarbenen Balken an der linken Seite der Knoten.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
175
Wenn Sie die Maus über das Icon
in der linken unteren Ecke eines Knotens bewegen,
wird Ihnen die momentane Eintrittswahrscheinlichkeit des im Knoten abgebildeten
Ereignisses in einem Tooltipp angezeigt (siehe Abbildung).
Abb.: Tooltipp mit Anzeige der momentanen Eintrittswahrscheinlichkeit
Knoten können eine exakte Eintrittswahrscheinlichkeit oder eine Bandbreite möglicher
Eintrittswahrscheinlichkeiten haben. Möglich sind damit also Werte
•
von 0 Prozent
•
von 100 Prozent
•
zwischen 0 Prozent und 100 Prozent (also z.B. 65 %)
•
zwischen einem beliebigen Wert und einem anderen beliebigen Wert innerhalb
der Bandbreite von 0 Prozent bis 100 Prozent (also z.B. 20 % - 30%)
Der Wert 0 Prozent entspricht dabei dem Zustand „Nicht gegeben“, der Wert 100 Prozent
entspricht dem Zustand „Gegeben“.
Sie können daher Knoten wie gehabt als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markieren,
indem Sie den betreffenden Knoten anklicken und dann mit Hilfe der Icons
bzw.
in
der Symbolleiste oder über die entsprechenden Befehle im Menü „Vorgang“ bzw. im
Kontextmenü des Knotens in den gewünschten Zustand versetzen. Je nachdem, ob Sie
den Knoten als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert haben, hat der Knoten nun eine
Eintrittswahrscheinlichkeit von 100 % oder 0 %.
Die Eingabe einer Eintrittswahrscheinlichkeit an einem Knoten erzeugt automatisch einen
Vorgang, der zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden kann.
Um eine andere Eintrittswahrscheinlichkeit als 100 % oder 0 % für einen Knoten
einzugeben, klicken Sie auf das Icon
. Daraufhin öffnet sich am Knoten ein Fenster mit
zwei Schiebereglern (siehe nächste Abbildung).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
176
Die Position des oberen Schiebereglers bestimmt die minimal mögliche Eintrittswahrscheinlichkeit, die Position des unteren Reglers die maximal mögliche Eintrittswahrscheinlichkeit.
Abb.: Regler zur Eingabe der Eintrittswahrscheinlichkeit
Beide Regler können unabhängig voneinander mit der Maus innerhalb des Fensters
bewegt werden. Klicken Sie dazu den entsprechenden Regler einmal mit der linken
Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie den Regler bewegen.
Links neben dem rot-grünen Bereich wird die momentane Eintrittswahrscheinlichkeit des
Knotens angezeigt. Wenn Sie die beiden Regler bewegen, sehen Sie, wie sich diese Werte
ändern.
Abb.: Knoten mit eingestellter Eintrittswahrscheinlichkeit
Durch Bewegen der beiden Regler können Sie eine Bandbreite möglicher Werte eingeben
(in diesem Beispiel 60% - 90%). Sie können aber auch einen exakten Wert eingeben.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
177
Dazu können Sie die beiden Regler so fixieren, dass sie gemeinsam verschoben werden
können. Klicken Sie dazu, mit der Maus einmal in den rot-grünen Bereich zwischen den
beiden Schiebereglern. Beide Regler werden daraufhin fixiert. Alternativ können Sie auch
auf das mittlere der drei Icons ( ) am linken Rand des Fensters klicken.
Abb.: Eingabefenster mit fixierten Reglern
Wenn das obere und das untere Dreieck des Icons übereinander stehen ( ), sind die
Regler fixiert. Bei einem nochmaligen Klick auf das Icon wird die Fixierung wieder
aufgehoben.
Die im Fenster eingegebene Eintrittswahrscheinlichkeit wird in dem farbigen Balken an
der linken Seite des Knoten visualisiert. Wenn Sie an einem Knoten eine Wahrscheinlichkeit eingeben, können Sie sehen, wie sich die entsprechenden Balken an den
übergeordneten Knoten verändern.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass Eintrittswahrscheinlichkeiten im Baum nur von
rechts nach links propagiert werden. Das bedeutet auch, dass die Eingabe von
Eintrittswahrscheinlichkeiten an Kinderknoten dann nicht mehr möglich ist, wenn am
übergeordneten Elternknoten bereits ein Wert eingegeben wurde.
Um eine bereits vorgenommene Eingabe wieder zurückzusetzen, klicken Sie bitte auf das
Icon
. Der Knoten erhält daraufhin wieder eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 0% bis
100%. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf den Knoten klicken und
in dem sich nun öffnenden Kontextmenü den Befehl „Ungeprüft“ auswählen.
Um das Fenster zur Eingabe der Eintrittswahrscheinlichkeiten zu schließen, klicken Sie
einfach wieder auf das Icon .
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
178
12.3.
Nutzung von Erwartungswerten
Sie können nicht nur Eintrittswahrscheinlichkeiten an Knoten eingeben und errechnen,
sondern auch Werte und Erwartungswerte – d.h., das in einem Knoten abgebildete
Ereignis kann einen bestimmten (Geld)wert repräsentieren und auf Grundlage der
Eintrittswahrscheinlichkeit des Ereignisses wird dann errechnet, mit welcher Wahrscheinlichkeit welcher Wert tatsächlich erlöst werden kann.
Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist, dass in den technischen Baumeigenschaften die Option „Erwartungswerte“ aktiviert wurde und Sie außerdem bestimmt
haben, in welcher Währung die Erwartungswerte ein- und ausgegeben werden sollen. Zur
Auswahl stehen Ihnen Euro, US-Dollar und Britische Pfund.
Um an einem Knoten einen Wert einzugeben, öffnen Sie zunächst das Fenster zur
Eingabe von Eintrittswahrscheinlichkeiten durch einen Klick auf das Icon .
Klicken Sie nun in der linken unteren Ecke des Fensters auf das Icon
. Das Fenster wird
daraufhin vergrößert und zeigt drei zusätzliche Felder: „Wert“, „Emin“ und „Emax“.
Abb.: Eingabefenster mit Feldern für Wert und Erwartungswert(e)
Geben Sie nun eine Zahl in das Eingabefeld „Wert“ ein und klicken Sie auf die
Schaltfläche [OK] rechts daneben.
HINWEIS: Der von Ihnen eingegebene Wert wird nur dann übernommen und für
Berechnungen herangezogen, wenn Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche
[OK] bestätigt haben.
In den Feldern „Emin“ und „Emax“ erscheint nun der aus der Eintrittswahrscheinlichkeit des
Knotens und dem eingegebenen Wert errechnete Erwartungswert.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
179
Der Erwartungswert ist das Produkt aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Wert.
Wenn Sie zuvor eine exakte Eintrittswahrscheinlichkeit (also z.B. 60%) eingegeben
haben, sind die Werte Emin und Emax identisch. Wenn Sie eine Bandbreite möglicher
Eintrittswahrscheinlichkeiten eingegeben haben (also z.B. 60% - 90%), errechnet sich
•
der minimale Erwartungswert Emin aus dem Produkt des Wertes und der
minimalen Eintrittswahrscheinlichkeit Pmin (also 60%)
•
der maximale Erwartungswert Emax aus dem Produkt des Wertes und der
maximalen Eintrittswahrscheinlichkeit Pmax (also 90%).
Sowohl die eingegebenen Werte als auch die errechneten Erwartungswerte werden wie
auch die Eintrittswahrscheinlichkeiten in einem Vorgang gespeichert.
Wenn Sie das Fenster wieder verkleinern und die Anzeige der Werte und Erwartungswerte ausblenden möchten, klicken Sie auf das Icon
.
Alle an einem Knoten eingegebenen und errechneten Wahrscheinlichkeiten, Werte und
Erwartungswerte werden angezeigt, wenn Sie die Maus über das Icon
am jeweiligen
Knoten bewegen.
Abb.: Anzeige aller Werte eines Knotens
In den ersten beiden Zeilen wird die Eintrittswahrscheinlichkeit des Knotenereignisses
angezeigt. Dieser Wert kann zwischen 0% und 100% liegen.
Unter Knotenwert wird der vom Nutzer eingegebene Wert des Knotenereignisses
angezeigt.
Minimaler
und
maximaler
Erwartungswert
werden
aus
der
Eintritts-
wahrscheinlichkeit und dem eingegebenen Wert errechnet. Die letzte Zeile zeigt an, wie
viele Erwartungswerte sich aufgrund der an Knoten eingegebenen bzw. errechneten
Werte ergeben können.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
180
Im Fenster zur Eingabe von Werten bzw. Wahrscheinlichkeiten kann durch einen Klick auf
das Icon
das Fenster „Wahrscheinlichkeitsverteilung“ aufgerufen werden.
Abb.: Anzeige der Wahrscheinlichkeitsverteilung
Im Fenster „Wahrscheinlichkeitsverteilung“ wird in grafischer und tabellarischer Form
angezeigt,
•
welche Beträge (Erwartungswerte)
•
mit welcher Wahrscheinlichkeit (Eintrittswahrscheinlichkeit)
am aktuellen Knoten erlöst werden können.
Der jeweils höchste Erwartungswert wird durch eine gestrichelte vertikale Linie markiert
und über dieser Linie angezeigt, die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit durch eine
horizontale Linie dargestellt und rechts neben dieser Linie angezeigt.
Die einzelnen Wertekombinationen werden durch Punkte dargestellt. Diese Punkte sind
durch eine Linie verbunden. Diese Linie dient lediglich der besseren Erkennbarkeit von
Trends, bedeutet aber nicht, dass es zwischen den einzelnen Punkten noch weitere Werte
gibt. Wenn Sie die Maus über die Punkte des Diagramms bewegen, werden Ihnen die
durch
den
Punkt
repräsentierten
exakten
Werte
(Eintrittswahrscheinlichkeit
und
Erwartungswert) angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
181
Sie können dieses Diagramm als Grafik im PNG-Format herunterladen (z.B. um es in eine
Präsentation einzubinden). Klicken Sie dazu auf das Icon
.
Unterhalb des Diagramms werden die exakten Werte in tabellarischer Form angezeigt.
In der ersten Zeile der Tabelle wird in grauer Schrift angezeigt, mit welcher
Wahrscheinlichkeit der Erwartungswert 0 (also z.B. 0 EUR) erlöst wird. Darunter wird in
grüner Schrift angezeigt, mit welcher Wahrscheinlichkeit Werte über 0 erlöst werden
können. Sie haben die Möglichkeit, die in der Tabelle dargestellten Werte als Excelsheet
herunterzuladen. Klicken Sie dazu auf das Icon
12.4.
.
Weitere Funktionen
In knowledgeTools, denen der Anwendungstyp „Risikoanalyse“ zugeordnet wurde,
bestehen
verschiedene
Abhängigkeiten
zwischen
Optionen
in
den
technischen
Baumeigenschaften des knowledgeTools und der Ein- und Ausgabe von Eintrittswahrscheinlichkeiten.
Farbprüfung erzwingen
Wenn diese Option aktiviert wurde, können keine Eintrittswahrscheinlichkeiten an
Elternknoten eingegeben werden - die Eingabe ist nur an Kinderknoten erlaubt.
Zweiwertige Logik
In knowledgeTools, denen der Anwendungstyp „Risikoanalyse“ zugeordnet wurde, ist die
Option „Zweiwertige Logik“ nicht aktivierbar.
Anzeige errechneter Daten unterdrücken
Wenn diese Option aktiviert wurde, werden Eintrittswahrscheinlichkeiten im Baum zwar
weiterhin von rechts nach links berechnet – die visuelle Darstellung der errechneten
Eintrittswahrscheinlichkeit an übergeordneten Knoten wird jedoch unterdrückt.
Zusätzliche Funktionalitäten bei Verwendung des Aktenmoduls
Wenn auf Ihrem Server das Aktenmodul aktiviert ist, werden Ihre Vorgänge in einer Akte
gespeichert
und
angezeigt. Bei
Vorgängen,
die im
Rahmen
einer Risikoanalyse
entstanden sind, werden in der Aktenansicht zusätzliche Informationen bereitgestellt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
182
Abb.: Anzeige eines Risikoanalysevorgangs
Rechts neben dem Namen des Vorgangs erscheint in diesem Fall das Icon
, wenn am
Startknoten des dazugehörigen knowledgeTools eine errechnete Eintrittswahrscheinlichkeit vorliegt. Wenn am Startknoten außerdem ein errechneter Erwartungswert
vorliegt, wird zusätzlich das Icon
angezeigt.
Wenn Sie die Maus über diese Icons bewegen, wird Ihnen der jeweilige exakte Wert in
einem Tooltipp angezeigt (siehe Abbildung oben).
Zusätzliche Auswertungsoptionen
Für knowledgeTools, in denen der Anwendungstyp „Risikoanalyse“ verwendet wird, sind
zusätzliche Auswertungsfunktionen verfügbar. Diese sind unten im Kapitel „Statistiken
nutzen“ beschrieben.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
183
13.
Die
Rechnen mit knowledgeTools
Berechnungsfunktion
ermöglicht
es
Ihnen,
innerhalb
eines
Wissensbaums
Berechnungen anhand von vordefinierten Berechnungsregeln durchzuführen. Dazu
können Felder zur Eingabe von Zahlen oder zur Eingabe von Formeln an die Knoten des
Baums angehängt werden.
Die Berechnung erfolgt innerhalb eines Vorgangs, jedoch unabhängig von der Logik des
Wissensbaums und dem logischen Zustand („Gegeben“, „Nicht gegeben“, „Nicht geprüft“)
der Knoten des Baums. Eingegebene Zahlen und Berechnungsergebnisse werden
innerhalb eines Vorgangs gespeichert und können nach MS Excel exportiert werden.
Eingegebene und errechnete Zahlen werden als Gleitkommazahlen mit doppelter
Genauigkeit behandelt.
Voraussetzung für die Nutzung der Rechenfunktion ist, dass Ihr LOGOS-Server über eine
entsprechende Lizenz verfügt.
13.1.
Berechnung konfigurieren – Formelfelder anlegen
Um in einem knowledgeTool Zahlen für Berechnungen eingeben zu können, ist es
zunächst erforderlich, im Struktureditormodus an den entsprechenden Knoten des Baums
Formelfelder zu definieren. Diese Formelfelder dienen später im Normalmodus zur
Eingabe von Werten bzw. zur Ausgabe von Berechnungsergebnissen. Um Berechnungen
durchführen zu können, benötigen Sie
•
mindestens ein Feld zur Eingabe eines Zahlenwertes sowie
•
mindestens ein Feld, welches eine Formel enthält, die auf das Eingabefeld
referenziert
und
so
Berechnungen
mit
dem
später
in
das
andere
Feld
eingegebenen Wert vornehmen kann.
Um Formelfelder anlegen zu können, müssen knowledgeTools-Wissensbäume einmalig
für die Nutzung von Formelfeldern konfiguriert werden. Gehen Sie dazu so vor:
1. Öffnen Sie einen Baum im Struktureditormodus.
2. Öffnen Sie das Menü „Navigation“ und klicken Sie auf den Befehl „Technische
Baumeigenschaften öffnen“.
3. Klicken Sie auf die Checkbox „Formelfelder“.
4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Speichern].
5. Das Fenster „Technische Baumeigenschaften“ wird nun geschlossen. Klicken Sie
jetzt auf die Schaltfläche [Neu laden]. Der Client wird nun neu geladen und die
Sidebar zur Eingabe von Formelfeldern wird auf der rechten Seite des Bildschirms
angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
184
Formelfelder gehören immer zu einem bestimmten Knoten, d.h. sie sind pfadunabhängig.
Dadurch ist es z.B. möglich, dass ein Wert, der einmal in das Feld eines mehrfach im
Baum vorhandenen Knotens eingegeben wurde, auch an allen Instanzen des Knotens
(also allen Knoten mit derselben ID) zur Verfügung steht.
Wählen Sie zunächst den Knoten aus, an dem Sie ein Formelfeld anlegen möchten.
Klicken Sie nun auf das Icon
, um ein neues Formelfeld anzulegen (Sie können auf
diese Weise an einem Knoten beliebig viele Formelfelder anlegen).
Formelfelder haben einen eindeutigen, nicht änderbaren Namen. In der unteren
Abbildung sind drei Formelfelder dargestellt, diese haben jeweils den Namen A2, B2 und
C2. Mit Hilfe dieser eindeutigen Namen können Felder in anderen Formelfeldern
referenziert werden. Der Name besteht jeweils aus einem Grossbuchstaben und einer
Zahl. Die Zahl entspricht dabei der ID des Knotens, an dem das Feld angelegt wurde –
alle Formelfelder eines Knotens haben also dieselbe Zahl im Namen. Der Grossbuchstabe
dient der Unterscheidung der einzelnen Formelfelder eines Knotens.
Abb.: Sidebar mit Formelfeldern im Struktureditormodus
Zu einem Formelfeld gehören zwei Eingabefelder:
•
Das Feld „Beschreibung“ – gekennzeichnet durch das Icon
, ermöglicht es
Ihnen, für Nutzer des knowledgeTools eine kurze Beschreibung des Feldinhaltes
einzugeben. Dies können Beschreibungen sein wie z.B. „Kosten in EUR“.
•
Das Feld „Formel“ – gekennzeichnet durch das Icon
, kann entweder zur
Eingabe von Zahlen oder zur Eingabe von Formeln genutzt werden. Wenn das Feld
leer gelassen wird, können Nutzer in der publizierten Version des knowledgeTools
Zahlen in dieses Feld eingeben, die für weitere Berechnungen genutzt werden
können. Alternativ können Sie eine Formel in das Feld eingeben (zu möglichen
Rechenoperationen und Funktionen siehe weiter unten).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
185
In diesem Fall können Nutzer in der publizierten Version des knowledgeTools
keine Daten in das Feld eingeben, das Feld dient dann ausschließlich zur Ausgabe
des sich aus der Formel ergebenden Rechenergebnisses.
Um ein von Ihnen angelegtes Formelfeld und die Inhalte der Felder „Beschreibung“ und
„Formel“ zu speichern, klicken Sie am oberen rechten Rand der Sidebar auf die
Schaltfläche [Speichern].
Klicken Sie nun auf das Icon
klicken Sie auf das Icon
13.2.
, um ein weiteres neues Formelfeld anzulegen oder
vor dem Namen eines Formelfeldes, um dieses zu löschen.
Mögliche Rechenoperationen und Funktionen
Für die spätere Berechnung können Sie im Struktureditormodus in Felder Formeln,
Zahlen und Feldnamen anderer Felder eingeben. In den Formeln können Klammerungen
verwendet werden.
13.2.1. Zahlen
Zahlen können eingeben werden als
•
123
•
-123
•
123.00 (Punkt statt Komma)
13.2.2. Feldnamen
Formelfelder (desselben oder eines anderen Knotens) können durch Angabe des
Feldnamens in eine Berechnung einbezogen werden.
Beispiel: A1+B2 (addiert die in des Feld A1 eingegebene Zahl mit der in das Feld B2
eingegebene Zahl)
13.2.3. Mögliche Rechenoperationen und Schreibweisen
Derzeit stehen Ihnen die Rechenoperationen Addition, Subtraktion, Multiplikation und
Division zur Verfügung. In Formelfeldern können Sie diese Operationen durch folgende
Schreibweisen nutzen:
•
Teilformel+Teilformel
(Addition)
•
Teilformel–Teilformel
(Subtraktion)
•
Teilformel*Teilformel
(Multiplikation)
•
Teilformel/Teilformel
(Division)
Beispiel: A1*10 (multipliziert die in das Feld A1 eingegebene Zahl mit 10)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
186
HINWEISE
- Operanden und Operator dürfen nicht durch Leerzeichen getrennt werden.
- Multiplikation und Division haben eine höhere Präzedenz als Addition und Subtraktion.
- Die Operatoren sind linksassoziativ. d.h. A op B op C op D wird als
((A op B) op C) op D) ausgewertet. Beispiel: A–B+C+D=((A–B)+C)+D
13.2.4. Funktionen
Neben den oben genannten Rechenoperationen können Sie auch folgende Funktionen
verwenden:
- max()
- asin()
- min()
- acos()
- sqrt()
- atan()
- log()
- asinh()
- sin()
- acosh()
- cos()
- atanh()
- tan()
- abs()
- sinh()
- floor()
- expt()
- ceiling()
- cosh()
- truncate()
- tanh()
- round()
Mehrere Argumente werden jeweils durch ein Semikolon getrennt.
Beispiel: max(Argument1;Argument2)
13.3.
Berechnungen durchführen
Während Formelfelder im Struktureditormodus angelegt werden, wird die eigentliche
Berechnung im Normalmodus innerhalb eines Vorgangs durchgeführt.
Wenn Sie einen Baum öffnen, der wie oben beschrieben für Berechnungen konfiguriert
wurde, wird an der rechten Bildschirmseite eine Sidebar angezeigt, die alle im Baum
enthaltenen Formelfelder anzeigt (siehe nächste Abbildung).
In den blau markierten Zeilen wird jeweils die ID und der Titel des Knotens angezeigt, an
dem die darunter aufgelisteten Formelfelder angelegt wurden. Durch einen Klick auf den
blauen Pfeil links neben dem Knotentitel können Sie sich den jeweiligen Knoten im Baum
anzeigen lassen.
Neben dem Eingabefeld wird der Name des Feldes (z.B. A1) angezeigt.
Wenn das Formelfeld zur Ausgabe eines Berechnungsergebnisses dient, wird die der
Berechnung zugrunde liegende Formel in grauer Schrift direkt unter dem Feld angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
187
Das Feld ist außerdem grau eingefärbt. In ein solches Feld können keine Werte von Hand
eingetragen werden, es dient lediglich der Ausgabe von Berechnungsergebnissen.
Wenn eine Beschreibung für das Feld eingegeben wurde, wird diese in schwarzer Schrift
unter dem Feld angezeigt.
Abb.: Sidebar mit Formelfeldern im Normalmodus
Wurden an einem Knoten mehrere Formelfelder angelegt, werden diese untereinander,
durch eine horizontale schwarze Linie getrennt, angezeigt.
Im Wissensbaum werden Knoten, an denen ein oder mehrere Formelfelde(r) verfügbar
sind, durch das Icon
markiert. Um diese Eingabefelder schnell aufzufinden, können Sie
auf das Icon im Knoten klicken. In der Sidebar wird nun der zu den Eingabefeldern
gehörige Knotentitel orangefarben markiert.
Geben Sie die Ihrer Arbeitssituation entsprechenden Zahlenwerte in die Eingabenfelder in
der Sidebar ein. Die Berechnungen werden durchgeführt, sobald Sie auf die Schaltfläche
[Speichern] in der rechten oberen Ecke der Sidebar klicken. Gleichzeitig werden in
diesem Moment die eingegebenen Zahlen sowie die Berechungsergebnisse als Vorgang
gespeichert.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
188
HINWEIS:
Wenn
Sie
das
Aktenmodul
einsetzen
und
ohne
Verwendung
einer
Vorgangsvorlage arbeiten, werden Sie beim Klick auf [Speichern] gefragt, unter welchem
Namen und in welcher Akte Sie den Vorgang speichern möchten (siehe oben 11.8.2).
13.4.
Eingegebene Werte und Berechnungsergebnisse exportieren
In Felder eingegebene Zahlen sowie Berechnungsergebnisse werden als Vorgang
gespeichert und sind so jederzeit wieder aufrufbar. Außerdem können Zahlen und
Berechnungsergebnisse als Excel-Datei exportiert werden. Öffnen Sie dazu das Menü
„Vorgang“ und klicken Sie dann auf „Vorgangsdaten exportieren“. Wählen Sie in dem nun
erscheinenden Dialogfenster aus, ob Sie die xls-Datei sofort öffnen oder auf Ihrer lokalen
Festplatte speichern möchten.
HINWEIS: Die Ergebnisse von innerhalb eines Vorgangs vorgenommen Farbprüfungen
sowie die eingegebenen und errechneten Zahlenwerte werden in der Excel-Datei in zwei
getrennten Arbeitsblättern aufgeführt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
189
14.
Das Tutorialmodul
Wenn Ihr LOGOS-Server über ein installiertes Tutorialmodul verfügt, haben Sie die
Möglichkeit, videogestützte Tutorials zu erstellen. In diesen Tutorials können Sie ein
selbstproduziertes Video mit einem knowledgeTool verbinden und mit Hilfe eines
zeitgesteuerten Drehbuchs gezielt Knoten des Baums aufrufen und diesen Knoten die
Stati „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ zuordnen. Optional haben Sie außerdem die
Möglichkeit, während der Laufzeit des Videos einzelne (zuvor in das SWF-Format
konvertierte) Powerpointfolien einzublenden.
Solche Tutorials können beispielsweise zu Lehrzwecken genutzt werden oder um virtuelle
„Führungen“ durch einen Baum zu publizieren.
Abb.: Tutorial
14.1.
Neue Tutorials anlegen
Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf den Tab „Tutorials“. Sie gelangen nun zur
Übersicht aller für Sie auf dem Server verfügbaren Tutorials. Beachten Sie, dass Sie in
der Liste nur solche Tutorials sehen können, die sich auf knowledgeTools beziehen, für
die Sie zumindest Lesezugriff haben.
HINWEIS: Um bestehende Tutorials bearbeiten oder neue Tutorials anlegen zu können,
müssen Sie über das administrative Zugriffsrecht „Tutorial Admin“ verfügen. Wenden Sie
sich im Zweifel bitte an Ihren Nutzeradministrator.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
190
Wenn Sie berechtigt sind, neue Tutorials anzulegen, wird Ihnen im unteren Bereich des
Fensters die Schaltfläche [Neues Tutorial] angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche,
um ein neues Tutorial anzulegen. Es wird nun ein Dialogfeld aufgerufen. Geben Sie in das
Dialogfeld zunächst einen Namen für das neue Tutorial ein. Wählen Sie dann mit Hilfe der
Auswahlliste darunter aus, welches knowledgeTool in das Tutorial eingebunden werden
soll. In der Liste werden Ihnen alle knowledgeTools angezeigt, für die Sie zumindest
leseberechtigt sind.
Wenn Sie berechtigt sind, ein Tutorial zu bearbeiten, erscheinen links neben dem Namen
des Tutorials die Schaltflächen [Edit] und
. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Edit]
neben dem Namen eines Tutorials, um dieses zu bearbeiten. Klicken Sie auf die
Schaltfläche
neben dem Namen eines Tutorials, um dieses zu löschen.
Abb.: Erstellen eines neuen Tutorials – Dialogfeld „Neues Tutorial“
Es ist empfehlenswert, knowledgeTools zu verwenden, die nicht über Zusatztexte (wie
z.B. Erläuterungen) am unteren Bildschirmrand verfügen.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Anlegen]. Sie gelangen damit zum nächsten
Bearbeitungsschritt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
191
14.2.
Videos und Folien zuordnen
Auf der nächsten Seite wird Ihnen nun noch einmal der Name des von Ihren erstellten
Tutorials angezeigt und darunter die Adresse (URL), unter der Sie das Tutorial direkt,
d.h. z.B. über eine Verlinkung von einer anderen Website aus aufrufen können.
Laden Sie nun unter "Video hochladen" ein Video von Ihrem Computer auf den Server.
Beachten Sie, dass das Video im FLV 1.1-Format vorliegen muss und eine Dateigröße von
40 MB nicht überschreiten darf.
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Durchsuchen], um eine Datei von Ihrem Rechner
auszuwählen.
2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche [Hochladen], um die Datei auf den Server
zu übertragen.
Alternativ können Sie auch ein bereits auf dem Server befindliches Video verwenden:
1. Klicken Sie dazu auf die Auswahlliste in der Zeile „Bestehendes Video wählen".
2. Wählen Sie eines der auf dem Server befindlichen Videos aus und klicken Sie
danach auf die Schaltfläche [Auswählen].
Abb.: Erstellen eines neuen Tutorials – Hochladen der Einzeldateien
Optional haben Sie die Möglichkeit, einem Tutorial mehrere einzelne Powerpoint-Folien im
SWF-Format
zuzuordnen.
Diese
Powerpoint-Folien
sollten
unter
Verwendung
von
OpenOffice 2 in das SWF-Format umgewandelt worden sein.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
192
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie eine Powerpoint-Präsentation mit OpenOffice.
2. Stellen Sie sicher, dass die Präsentation nur eine einzelne Folie enthält.
3. Öffnen Sie das Menü „Datei“ und klicken Sie den Befehl „Exportieren“ an.
4. Wählen Sie einen Speicherort für die zu erzeugende Datei aus und geben Sie
einen Dateinamen ein.
5. Wählen Sie dann unter „Dateiformat“ den Eintrag „Macromedia Flash (SWF) aus.
6. Klicken Sie auf [Speichern].
Die so erzeugte Datei kann nun auf den Server hochgeladen werden:
1. Klicken
Sie
unter
"Powerpoint-Folien
hochladen"
auf
die
Schaltfläche
[Durchsuchen], um eine Datei von Ihrem Rechner auszuwählen.
2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche [Hochladen], um die Datei auf den Server
zu übertragen.
3. Wenn
Sie
mehrere
solcher
Dateien
auf
den
Server
hochladen
möchten,
wiederholen Sie bitte die beiden vorhergehenden Schritte.
Klicken Sie danach auf die Schaltfläche [Fortfahren], um zum nächsten Bearbeitungsschritt zu gelangen.
14.3.
Skript des Tutorials erstellen
Sie können nun das Skript (bzw. Drehbuch) für Ihr Tutorial erstellen. Dabei bestimmen
Sie, zu welchen Zeitpunkten des Videos bestimmte Aktionen im Tutorial ausgeführt
werden sollen.
Abb.: Erstellen eines neuen Tutorials – Erstellen des Skripts
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
193
So erstellen Sie ein Skript:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Video abspielen]. Daraufhin öffnet sich das zuvor
ausgewählte Video. Sie können Das Video jederzeit anhalten oder mit Hilfe des
Schiebereglers unterhalb des Videos eine bestimmte Position innerhalb des Videos
ansteuern.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neuer Marker]. Wenn Sie nun auf das Uhr-Icon
rechts neben dem ausgegrauten Feld klicken, wird die aktuelle Zeit des Videos
übernommen. Zu dieser Zeit wird dann eine Aktion ausgeführt, die Sie im
weiteren Verlauf definieren können.
3. Optional können Sie einen Text in das Feld "Titel" eingeben. Dieser Text wird dann
im Videofenster des Tutorials unterhalb des Videos angezeigt und fungiert als
Sprungstelle zu einer bestimmten Stelle des Tutorials. Tipp: Es bietet sich an, als
Erstes eine Zeit von 0 Sekunden auszuwählen und dieser einen Titel wie z.B.
"Anfang" zuzuordnen - durch einen Klick auf diesen Titel können die späteren
Betrachter des Tutorials dann jederzeit zum Beginn des Tutorials springen.
4. In der Spalte "Aktion" können Sie mit Hilfe der Auswahlliste festlegen, welches
Ereignis zu der vorher eingegebenen Zeit ausgelöst werden soll. zur Auswahl
stehen:
- Knoten aufrufen
- Focusknoten grün
- Focusknoten rot
- Focusknoten nicht geprüft
- Folie zeigen.
Bei Auswahl der Aktion "Knoten aufrufen" erscheint rechts neben der Auswahlliste
ein neues Eingabefeld. Klicken Sie in das Eingabefeld und wählen Sie in der sich
nun öffnenden visuellen Darstellung des Baums den Knoten aus, der zum vorher
eingegebenen Zeitpunkt aufgerufen werden soll.
Die Aktionen "Focusknoten grün", "Focusknoten rot", "Focusknoten nicht geprüft"
beziehen sich jeweils auf den aktuellen, also zuletzt aufgerufenen Knoten.
Bei Auswahl der Aktion "Folie zeigen" erscheint rechts neben der Auswahlliste eine
zusätzliche Auswahlliste. In dieser Liste werden die Powerpoint-Folien angezeigt,
die Sie zuvor auf den Server hochgeladen haben. Wählen Sie aus dieser Liste die
anzuzeigende Folie aus.
5. Klicken Sie auf [Neuer Marker], um dem Skript weitere Ereignisse hinzuzufügen.
6. Klicken Sie abschließend unten auf die Schaltfläche "Speichern", um Ihr Skript
und damit das gesamte Tutorial zu speichern. Das Tutorial steht sofort allen
Nutzern zur Verfügung, die berechtigt sind, auf das im Tutorial referenzierte
knowledgeTool zuzugreifen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
194
Klicken Sie auf die Schaltfläche
14.4.
, um ein Ereignis aus der Liste zu entfernen.
Tutorials abspielen
Im Bereich „Tutorials“ werden alle auf dem Server verfügbaren Tutorials angezeigt, auf
die Sie zumindest Leserechte haben. Die Berechtigung zum Ansehen eines Tutorials (und
damit die Anzeige in der Liste der Tutorials) ist abhängig davon, ob Sie ein Leserecht für
die in den Tutorials referenzierten knowledgeTools besitzen.
In der Liste der verfügbaren Tutorials werden die Namen der Tutorials angezeigt,
daneben der technische Name der jeweils referenzierten knowledgeTools und schließlich
das Datum der letzten Änderung der Tutorials. Klicken Sie auf den Namen eines der
Tutorials, um dieses zu starten.
Abb.: Tutorial
Das Tutorial wird in der normalen Benutzeroberfläche des knowledgeTools-Clients
angezeigt. Auf der rechten Bildschirmseite befindet sich ein Videoplayer, in dem das zum
Tutorial gehörige Video angezeigt wird. Das Videoplayer-Fenster kann mit Hilfe der Maus
auf dem Bildschirm verschoben und durch Klick auf die Minimieren-Schaltfläche [ _ ] am
oberen rechten Rand des Fensters verkleinert werden.
Unterhalb des Videos wird die abgelaufene Zeit und daneben die Gesamtzeit des Videos
(und damit des Tutorials) angezeigt.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche
Klick auf die Schaltfläche
kann das Tutorial pausiert werden. Mit einem
kann das Tutorial danach fortgesetzt werden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
195
Mit Hilfe der Schaltfläche
kann die Lautstärke des Videos auf Null gesetzt werden – ein
nochmaliger Klick auf die Schaltfläche stellt die normale Lautstärke wieder her.
Wenn der Autor des Tutorials Sprungstellen definiert hat, werden diese unterhalb des
Videos angezeigt. Durch einen einfachen Mausklick auf einen der Titel gelangen Sie zu
der vom Autor angegebenen Stelle des Tutorials.
Während das Video abgespielt wird, sind die meisten Funktionen des Clients deaktiviert –
Sie können also z.B. keine Menüs öffnen, Knoten mit Farben markieren usw.. Wenn Sie
das Video durch einen Klick auf die Schaltfläche
pausieren, wird diese Sperrung
aufgehoben. Beachten Sie dabei, dass Eingaben wie z.B. Farbmarkierungen, die Sie
eventuell während einer Pause vorgenommen haben, gelöscht werden, sobald das Video
wieder fortgesetzt wird.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche [ x ] am rechten oberen Rand des VideoplayerFensters können Sie das Tutorial jederzeit beenden. Dadurch wird auch die Sperrung der
Clientfunktionen aufgehoben.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
196
15.
Nutzer verwalten
In der Nutzerverwaltung können Sie Nutzer und Nutzergruppen anlegen, bearbeiten,
löschen oder die administrativen und inhaltlichen Rechte von vorhandenen Nutzern bzw.
Nutzergruppen bearbeiten.
HINWEIS: Um Nutzer anzulegen bzw. bereits vorhandene Nutzer zu bearbeiten, müssen
Sie in der Nutzerverwaltung über das Recht „User Admin“ verfügen. In diesem Fall sehen
Sie am oberen Bildschirmrand den Tab „Nutzer“. Klicken Sie auf diesen Tab, um die
Nutzerverwaltung zu öffnen.
15.1.
Neue Nutzer anlegen
1. Klicken Sie im unteren Bereich des Bildschirms auf die Schaltfläche [Neuer
Nutzer].
2. Geben Sie auf der nächsten Seite den Nutzernamen des neuen Nutzers ein. Mit
diesem Namen wird sich der Nutzer zukünftig am System anmelden. Beachten
Sie, dass der Nutzername eine existierende Emailadresse sein muss.
3. Geben Sie Nachnamen und Vornamen des Nutzers sowie ein Passwort Ihrer Wahl
in die entsprechenden Felder ein. Das Passwort muss aus Sicherheitsgründen
mindestens 6 Zeichen lang sein. Geben Sie das Passwort in der nächsten Zeile
noch einmal ein.
4. Bestimmen Sie nun, welche Zugriffsrechte der neue Nutzer haben soll. Wählen Sie
zunächst unter "Globale Zugriffsrechte" eine der drei Optionen "Supervisor",
"Manager", oder "Viewer" aus. Details zu diesen Berechtigungsstufen entnehmen
Sie bitte der entsprechenden Übersicht im Anhang.
5. Sofern der neue Nutzer administrative Rechte erhalten soll, klicken Sie nun auf
den Pfeil neben "Administrative Zugriffsrechte" und markieren Sie die zu
vergebenen Berechtigungen. Details zu diesen Berechtigungsstufen entnehmen
Sie bitte der entsprechenden Übersicht im Anhang.
6. Soll der neue Nutzer Mitglied einer existierenden Nutzergruppe sein, klicken Sie
bitte auf den Pfeil neben "Gruppenzugehörigkeit". Wenn vorhanden, werden nun
alle auf dem Server existierenden Benutzergruppen aufgelistet. Markieren Sie nun
die gewünschten Benutzergruppe/n mit Hilfe der jeweiligen Checkboxen.
7. Klicken Sie nun auf den Pfeil neben "Wissensgebiete Zugriffsrechte", um dem
neuen Nutzer Zugriff auf vorhandene Wissensgebiete zu geben. In der linken
Spalte der sich nun öffnenden Tabelle sind alle auf dem Server vorhandenen
Wissensgebiete (Bäume) aufgeführt. Die Berechtigungen werden für jeden Baum
separat vergeben. Neben jedem Baumnamen befinden sich drei Spalten mit
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
197
Checkboxen. Mit Hilfe dieser Checkboxen können Sie bestimmen, ob der Nutzer
den jeweiligen Baum
•
nur lesend öffnen,
•
bearbeiten oder
•
die auf Basis des Baums erzeigten Vorgänge auswerten darf.
Klicken Sie abschließend unten auf die Schaltfläche [Speichern] - damit wird der neue
Nutzer mit allen von Ihnen eingegebenen Daten und Berechtigungen angelegt.
HINWEIS: Die einzelnen Berechtigungsstufen und deren Auswirkungen werden weiter
unten beschrieben.
15.2.
Vorhandene Nutzer suchen
Geben Sie unter "Nutzer suchen" im Feld "Suche nach" den Benutzernamen (also die
Emailadresse), den Vor- oder Nachnamen des zu suchenden Nutzers ein. (Alternativ
können Sie auch auf die Schaltfläche [Alle Nutzer zeigen] klicken – damit erhalten Sie
eine vollständige Liste aller vorhandenen Nutzer.)
HINWEIS: Wenn Sie nichts in das Feld "Suche nach" eingeben, werden Ihnen als
Suchergebnis alle vorhandenen Nutzer angezeigt - dies kann bei einer großen Nutzerzahl
den Suchprozess verlangsamen.
Standardmäßig wird in der Nutzerdatenbank nach dem Benutzernamen gesucht. Mit Hilfe
der entsprechend benannten Auswahlbuttons können Sie die Suche aber auch auf Voroder Nachnamen eingrenzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Suchen], um die Suche zu
starten. Im Suchergebnis werden Ihnen alle Nutzer angezeigt, die zu den von Ihnen
eingegebenen Suchbegriffen passen. Mit einem Klick auf einen der Benutzernamen
können Sie weitere Informationen zu diesem Nutzer abrufen.
15.3.
Vorhandene Nutzer löschen
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Nutzers auch alle von diesem
nutzer erzeugten Vorgänge gelöscht werden. Davon ausgenommen sind lediglich solche
Vorgänge, die
- auf Servern mit installiertem Aktenmodul erzeugt und
- für andere Nutzer freigegeben worden sind.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
198
1. Geben Sie unter "Nutzer suchen" im Feld "Suche nach" den Benutzernamen (also
die Emailadresse), den Vor- oder Nachnamen des zu suchenden Nutzers ein.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Suchen].
3. Wählen Sie den zu löschenden Nutzer mit einem Klick auf den Benutzernamen
aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Nutzer löschen].
15.4.
Neue Benutzergruppen anlegen
Das Anlegen neuer Benutzergruppen entspricht weitestgehend dem Anlegen neuer
Nutzer.
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Gruppe] am unteren Bildschirmrand.
2. Geben Sie einen Namen für die zu erstellende Gruppe ein.
3. Wählen Sie im Bereich „Globale Zugriffsrechte“ aus, ob die künftigen Mitglieder
dieser Gruppe über den Rechtestatus „Viewer“, „Manager“ oder „Supervisor“
verfügen sollen.
4. Wählen Sie unter „Administrative Zugriffsrechte“ aus, welche administrativen
Rechte die künftigen Mitglieder der Gruppe haben sollen.
5. Wählen Sie unter „Wissensgebiete Zugriffsrechte“ aus, auf welche Bäume die
künftigen Mitglieder der Gruppe Zugriff haben sollen.
6. Klicken Sie abschließend auf [Speichern], um Ihre Eingaben zu speichern und die
Gruppe anzulegen.
15.5.
Vorhandene Benutzergruppen suchen
1. Klicken Sie ggfs. auf den Tab „Nutzer“, um die Startseite der Nutzerverwaltung zu
öffnen.
2. Geben Sie im Bereich „Gruppen suchen“ den Namen der zu suchenden Gruppe ein
und klicken Sie auf [Suchen]. (Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche
[Alle Gruppen zeigen] klicken – damit erhalten Sie eine vollständige Liste aller
vorhandenen Gruppen.)
3. Falls eine oder mehrere Gruppen gefunden wurden, deren Namen Ihrem
Suchbegriff entspricht, werden Ihnen die Namen der Gruppen nun in einer Liste
angezeigt. Klicken Sie auf einen dieser Namen, um weitere Informationen zu der
ausgewählten Gruppe zu erhalten.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
199
15.6.
Vorhandene Benutzergruppen löschen
Das Löschen von Gruppen entspricht weitestgehend dem Löschen von Nutzern. Suchen
Sie die zu löschende Gruppe wie gerade beschrieben und klicken Sie auf den
Gruppennamen.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Gruppe löschen] am unteren Bildschirmrand und
bestätigen Sie die Nachfrage mit einem Klick auf [OK].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
200
16.
Rechtestruktur
LOGOS verfügt über ein Berechtigungssystem mit tief gestaffelten Rechtestrukturen.
Rechte können sowohl Nutzern als auch Nutzergruppen zugeordnet werden. Die Rechte
eines Nutzergruppenmitglieds entsprechen dabei den Rechten der gesamten Nutzergruppe. Rechte werden wie weiter oben beschrieben in der Nutzerverwaltung vergeben.
Die Rechtestruktur und die darin verfügbaren Berechtigungsstufen werden nachfolgend
dargestellt.
HINWEIS: Einen tabellarischen Überblick über die Rechtestruktur des LOGOS-Servers
finden Sie weiter unten im Abschnitt 16.5.
16.1.
Globale Rechte
Globale Rechte bestimmen in erster Linie, welche Funktionalitäten einem Nutzer bzw.
einer Nutzergruppe grundsätzlich zur Verfügung stehen. Um einige dieser Funktionalitäten nutzen zu können, müssen außerdem Rechte für einzelne Wissensbäume
definiert werden (siehe unten 16.3).
16.1.1. Supervisor
Diese Berechtigungsstufe beinhaltet das umfassendste globale Zugriffsrecht. Nutzer bzw.
Nutzergruppen mit dieser Berechtigung können grundsätzlich
•
Bäume lesend öffnen (sofern sie außerdem über das Leserecht für diese Bäume
verfügen; s.u. 16.3.1)
•
Vorgänge in Bäumen anlegen
•
die Struktur von Bäumen bearbeiten (sofern sie außerdem über das Recht zum
Bearbeiten dieser Bäume verfügen; s.u. 16.3.2)
•
die Zusatzinformationen von Bäumen bearbeiten (sofern sie außerdem über das
Recht zum Bearbeiten dieser Bäume verfügen; s.u. 16.3.2)
•
Statistiken zu einzelnen Bäumen abrufen (sofern sie außerdem über die entsprechenden baumbezogenen Zugriffsrechte verfügen)
16.1.2. Manager
Diese Berechtigungsstufe eignet sich vor allem für Nutzer bzw. Nutzergruppen, die
Wissensbäume vorgangsorientiert nutzen sollen. Diese Berechtigungsstufe ermöglicht es
Nutzern bzw. Nutzergruppen
•
Bäume lesend zu öffnen (sofern sie außerdem über das Leserecht für diese Bäume
verfügen; s.u. 16.3.1)
•
Vorgänge in Bäumen anzulegen
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
201
•
die Zusatzinformationen von Bäumen - nicht jedoch die Baumstruktur selbst - zu
bearbeiten (sofern sie außerdem über das Recht zum Bearbeiten dieser Bäume
verfügen; s.u. 16.3.2)
16.1.3. Viewer
Diese Berechtigungsstufe beinhaltet die wenigsten Rechte. Nutzer bzw. Nutzergruppen
mit dieser Berechtigung können
•
Bäume lesend öffnen (sofern sie außerdem über das Leserecht für diese Bäume
verfügen; s.u. 16.3.1)
•
16.2.
Vorgänge innerhalb von Bäumen anlegen
Administrative Rechte
Administrative
Rechte
gelten
serverweit,
beziehen
sich
also
nicht
auf
einzelne
Wissensbäume.
16.2.1. Usermanagement Admin
Nutzer bzw. Nutzergruppen, die über dieses Recht verfügen, können
•
Neue Nutzer anlegen und Ihnen Rechte zuweisen
•
Vorhandene Nutzer und deren Rechte bearbeiten
•
Vorhandene Nutzer löschen
•
Neue Nutzergruppen anlegen und Ihnen Rechte zuweisen
•
Vorhandene Nutzergruppen und deren Rechte bearbeiten
•
Vorhandene Nutzergruppen löschen.
Nur Nutzern mit diesem Recht wird das Tab „Nutzer“ angezeigt und damit der Zugriff
auf die Nutzerverwaltung ermöglicht.
16.2.2. Tutorial Admin
Dieses Recht ist nur verfügbar, wenn das Tutorialmodul auf Ihrem LOGOS-Server
installiert ist. Nutzer, die über dieses Recht verfügen, können
•
Neue Tutorials erstellen
•
Vorhandene Tutorials bearbeiten.
Das Tab „Tutorials“ ist grundsätzlich für alle Nutzer sichtbar – Tutorial Admins wird
zusätzlich die Schaltfläche [Neues Tutorial] am unteren Bildschirmrand sowie die
Schaltflächen zum Löschen und Bearbeiten von Tutorials neben den einzelnen Tutorials
angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
202
16.2.3. Tree Admin
Nur Nutzer bzw. Nutzergruppen mit diesem Zugriffsrecht dürfen
•
neue Wissensbäume anlegen und
•
Wissensbäume publizieren (sofern sie außerdem über das Leserecht für diese
Bäume verfügen)
•
Wissensbäume reindizieren (sofern sie außerdem über das Leserecht für diese
Bäume verfügen)
•
Wissensbäume exportieren (sofern sie außerdem über das Leserecht für diese
Bäume verfügen)
•
Wissensbäume löschen (sofern sie außerdem über das Leserecht für diese Bäume
verfügen)
•
Feldupgrades in Wissensbäumen vornehmen (sofern sie außerdem über das
Leserecht für diese Bäume verfügen).
Darüber hinaus können nur Nutzer bzw. Nutzergruppen mit diesem Zugriffsrecht die
folgenden Funktionen im „Optionen“-Tab nutzen:
•
Exportieren und Löschen von Gesetzen und Urteilen
•
Importieren von Produktdateien (Wissensbäume, Datenräume, Skripte, Gesetze
und Urteile)
•
Importieren und Exportieren von KTD-Dateien
•
Exportieren und Löschen von Skripten
•
Importieren von MS Word-Dokumenten.
16.2.4. Gesetze Urteile Admin
Nutzer mit dieser Berechtigungsstufe können innerhalb der integrierten Gesetzes- und
Urteilsdatenbank:
•
Neue Gesetze anlegen
•
Vorhandene Gesetze bearbeiten
•
Vorhandene Gesetze löschen
•
Neue Urteile anlegen
•
Vorhandene Urteile bearbeiten
•
Vorhandene Urteile löschen.
16.2.5. Forum Admin
Nutzer, die über dieses Recht verfügen, können vorhandene Forenbeiträge in den
Diskussionsforen aller Bäume löschen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
203
16.3.
Baumbezogene Zugriffsrechte
Diese Rechte gelten nicht server- sondern baumweit; d.h. für jeden Nutzer bzw. für jede
Nutzergruppe muss festgelegt werden, welche Rechte der Nutzer bzw. die Nutzergruppe
auf einen bestimmten Baum haben soll. Die baumbezogenen Zugriffsrechte gliedern sich
in drei Stufen.
16.3.1. Nur lesen
Der jeweilige Baum kann nur lesend geöffnet werden. Es ist möglich, Vorgänge in einem
solchen Baum anzulegen (sofern auch die entsprechenden globalen Rechte vorhanden
sind; s.o.). Das Ändern der Baumstruktur, der Zusatztexte sowie das Anlegen von
Verlinkungen zwischen Inhalten der Dateien- und Skriptesidebar sind mit dieser
Berechtigungsstufe nicht möglich.
16.3.2. Bearbeiten
Der jeweilige Baum kann lesend (also im Normalmodus) und darüber hinaus auch zur
Bearbeitung (also im Editormodus) geöffnet werden.
Das Recht zur Bearbeitung kann weiter gestaffelt werden – dies erfolgt durch
Kombination der globalen Rechte „Supervisor“ und „Manager“ mit dem „Bearbeiten“Recht für einzelne Bäume:
Nutzer, die über das globale Recht „Supervisor“ verfügen und einen Baum bearbeiten
dürfen, können in diesem Baum:
•
die Baumstruktur ändern
•
die technischen Baumeigenschaften ändern
•
Zusatzinformationstexte anlegen, ändern oder löschen
•
Dateien zum Baum hochladen und in den Zusatzinformationstexten verlinken
•
dem Baum Datenräume zuordnen
•
dem Baum Skripte zuordnen
•
Verlinkungen
zwischen
Knoten
des
Baums
und
Dateien
aus
verknüpften
Datenräumen herstellen oder aufheben
•
Verlinkungen zwischen Knoten des Baums und Textabschnitten aus verknüpften
Dokumenten herstellen oder aufheben.
Nutzer, die über das globale Recht „Manager“ verfügen und einen Baum bearbeiten
dürfen, können in diesem Baum:
•
Zusatzinformationstexte anlegen, ändern oder löschen
•
Dateien zum Baum hochladen und in den Zusatzinformationstexten verlinken
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
204
•
Verlinkungen
zwischen
Knoten
des
Baums
und
Dateien
aus
verknüpften
Datenräumen herstellen oder aufheben.
16.3.3. Vorgänge auswerten
Für den jeweiligen Baum kann auf drei verschiedene Auswertungen zugegriffen werden
•
die Auswertung über erzeugte Vorgänge
•
die grafische Vorgangsauswertung
•
die Rohdatenauswertung.
Diese Auswertungen sind weiter unten beschrieben.
16.4.
Gesonderte Berechtigungen bei Verwendung von Zusatzmodulen
Sofern Sie auf Ihren LOGOS-Server die Erweiterungen
•
Datenraummodul
•
Aktenmodul
•
Tutorialmodul
nutzen, gelten auch für deren Verwendung bestimmte Einschränkungen in Abhängigkeit
von der Rechtestufe der einzelnen Nutzer.
16.4.1. Gesonderte Berechtigungen bei Verwendung des Datenraummoduls
Viewer
Das „Datenräume“-Tab ist mit dieser Berechtigungsstufe nicht sichtbar. Wenn einzelne
Datenräume mit einem Baum verknüpft sind und Nutzer mit der Berechtigungsstufe
„Viewer“ auf diese Datenräume lesend zugreifen dürfen, können diese Nutzer allerdings
die mit den jeweiligen Bäumen verknüpften Datenräume in der Baumansicht lesend
einsehen.
16.4.2. Gesonderte Berechtigungen bei Verwendung des Aktenmoduls
Supervisor
Sofern das Aktenmodul installiert ist, können Nutzer bzw. Nutzergruppen mit dieser
Berechtigungsstufe
•
Akten anlegen, bearbeiten und löschen
•
Akteninhalte (Vorgänge, Dateien, Notizen) anlegen, bearbeiten und löschen
•
Vorgangs- und Layoutvorlagen anlegen, bearbeiten und löschen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
205
Manager
Sofern das Aktenmodul installiert ist, können Nutzer bzw. Nutzergruppen mit dieser
Berechtigungsstufe
•
Akten anlegen, bearbeiten und löschen
•
Akteninhalte (Vorgänge, Dateien, Notizen) anlegen, bearbeiten und löschen.
Viewer
Bei Nutzung des Aktenmoduls ist es mit dieser Berechtigungsstufe nicht möglich, auf
Akten zuzugreifen oder Vorgänge anzulegen.
16.4.3. Gesonderte Berechtigungen bei Verwendung des Tutorialmoduls
Supervisor
Sofern das Tutorialmodul installiert ist, können Nutzer bzw. Nutzergruppen mit dieser
Berechtigungsstufe Tutorials ansehen, wenn sie außerdem über das Recht zum Lesen der
mit den Tutorials verknüpften Bäume verfügen.
Manager
Sofern das Tutorialmodul installiert ist, können Nutzer bzw. Nutzergruppen mit dieser
Berechtigungsstufe Tutorials ansehen, wenn sie außerdem über das Recht zum Lesen der
mit den Tutorials verknüpften Bäume verfügen.
Viewer
Sofern das Tutorialmodul installiert ist, können Nutzer bzw. Nutzergruppen mit dieser
Berechtigungsstufe Tutorials ansehen, wenn sie außerdem über das Recht zum Lesen der
mit den Tutorials verknüpften Bäume verfügen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
206
16.5.
Tabellarischer Überblick
Die nachfolgenden Tabellen zeigen, über welche Rechtestufen Nutzer mindestens
verfügen müssen, um Zugriff auf bestimmte Funktionalitäten zu erhalten. Einige
Funktionalitäten sind nur dann verfügbar, wenn auf Ihrem Server eine entsprechende
Lizenz installiert wurde. Die in diesem Fall erforderliche Lizenz ist separat aufgeführt.
Bäume
Funktion
Minimale Voraussetzung
Neue Bäume anlegen
Tree Admin
Baum publizieren
Tree Admin + Baumrecht (Schreiben)
Baum importieren
Tree Admin
Baum löschen
Tree Admin + Baumrecht (Schreiben)
Baum öffnen
Baumrecht (Lesen)
Struktur bearbeiten
Supervisor + Baumrecht (Schreiben)
Zusatzinformationen bearbeiten
Manager + Baumrecht (Schreiben)
Technische Baumeigenschaften ändern
Supervisor + Baumrecht (Schreiben)
Baum reindizieren
Tree Admin + Baumrecht (Schreiben)
Baum als KIP-File exportieren
Tree Admin
Baum als KTD-File exportieren
Tree Admin
Feldupgrade durchführen
Vorgänge anlegen
Datenraumdateien mit Knoten verlinken
Tree Admin + Baumrecht (Schreiben)
Viewer + Baumrecht (Lesen)
Manager + Baumrecht (Schreiben) + Leserechte auf
Datenraum
Supervisor + Baumrecht (Schreiben) + Schreibrechte auf
Skript
Skriptabschitte mit Knoten verlinken
Akten
Funktion
Minimale Voraussetzung
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Akten-Lizenz
Akten anlegen
Manager
Akte löschen
Manager + Freigabe Akteninhalte
Stammdaten bearbeiten
Manager
Akte freigeben
Manager
Lesen freigegebener Akteninhalte
Manager + Freigabe Akteninhalte
Bearbeiten freigegebener Akteninhalte
Manager + Freigabe Akteninhalte
Löschen freigegebener Inhalte
Manager + Freigabe Akteninhalte
Stammdaten konfigurieren
Supervisor
Rechnen
Funktion
Minimale Voraussetzung
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Rechen-Lizenz
Rechnen konfigurieren
Berechnungsergebnisse speichern
und exportieren
Supervisor + Baumrecht (Schreiben)
Manager + Baumrecht (Lesen)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
207
Datenräume
Funktion
Minimale Voraussetzung
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Datenraum-Lizenz
Datenraum anlegen
Supervisor + Tree Admin
Datenraum importieren
Datenraum löschen
Tree Admin
Datenraum als KIP exportieren
Manager + Tree Admin + Leserechte auf Datenraum
Manager + Tree Admin + Schreibrechte auf Datenraum
Datenraum als ZIP downloaden
Manager + Tree Admin + Leserechte auf Datenraum
Datenraum sehen
Manager + Leserecht auf Datenraum
Dateien öffnen
Manager + Leserecht auf Datenraum
Dateien umbenennen
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Dateien indizieren
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Dateien kopieren
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Dateien löschen
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Dateien hochladen
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Verzeichnisse anlegen
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Verzeichnisse umbenennen
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Verzeichnisse löschen
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Verzeichnisse herunterladen
Manager + Leserecht auf Datenraum
Verzeichnisse reindizieren
Manager + Schreibrecht auf Datenraum
Indizierung konfigurieren
Supervisor + Schreibrecht auf Datenraum
Vorlagen
Funktion
Minimale Voraussetzung
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Akten-Lizenz
Vorlage anlegen
Supervisor + Baumrecht (Lesen)
Vorlage bearbeiten
Supervisor + Baumrecht (Lesen)
Vorlage löschen
Supervisor + Baumrecht (Lesen)
Skripte
Funktion
Minimale Voraussetzung
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Datenraum-Lizenz
Skript erstellen
Supervisor + Baumrecht (Schreiben)
Skript importieren
Tree Admin
Skript bearbeiten
Supervisor + Baumrecht (Schreiben) + Skriptrecht (Schreiben)
Skript lesen
Viewer + Baumrecht (Lesen) + Skriptrecht (Lesen)
Skript löschen
Tree Admin
Skript exportieren
MS Word-Dokument als Skript
importieren
Tree Admin
Tree Admin
Skripte reindizieren
Tree Admin
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
208
Gesetze & Urteile - Datenbank
Funktion
Minimale Voraussetzung
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Gesetze und Urteiledatenbank-Lizenz
Gesetze / Urteile exportieren
Tree Admin
Gesetze / Urteile importieren
Tree Admin
Gesetze / Urteile löschen
Tree Admin
Gesetze / Urteile editieren
G & U - Editor
Tutorials
Funktion
Minimale Voraussetzung
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Tutorial-Lizenz
Tutorials öffnen
Viewer + Baumrecht (Lesen)
Tutorials erstellen
Tutorial Admin + Baumrecht (Lesen)
Tutorials bearbeiten
Tutorial Admin + Baumrecht (Lesen)
Tutorials löschen
Tutorial Admin + Baumrecht (Lesen)
Vorgangsauswertungen
Funktion
Minimale Voraussetzung
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Standard
Vorgangsauswertungen einsehen
Supervisor + Baumrecht (Vorgänge auswerten)
Statistiken
Funktion
Grundsätzliche Verfügbarkeit
Auswertung über erzeugte
Vorgänge abrufen
Rohdaten aller Vorgänge abrufen
Grafische Vorgangsauswertung
abrufen
Nutzerstatistiken abrufen
Minimale Voraussetzung
Standard
Supervisor + Baumrecht (Lesen) + Baumrecht (Vorgänge
auswerten)
Supervisor + Baumrecht (Lesen) + Baumrecht (Vorgänge
auswerten)
Supervisor + Baumrecht (Lesen) + Baumrecht (Vorgänge
auswerten)
User Admin + Supervisor + Baumrecht (Lesen)
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
209
17.
Statistiken nutzen
Im Bereich „Statistik" können Sie verschiedene Auswertungen zur Nutzung der
knowledgeTools auf Ihrem Server abrufen.
Ihnen stehen dafür vier Auswertungstypen zur Verfügung:
•
die Auswertung über erzeugte Vorgänge
•
die grafische Vorgangsauswertung
•
die Rohdatenauswertung
•
die Nutzerstatistik.
Um eine dieser Auswertungen abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf den Tab „Statistik“.
2. Wählen Sie mit einem einfachen Mausklick den gewünschten Auswertungstyp aus.
3. Klicken Sie auf das [+] vor dem Namen des Baumes, dessen Auswertungen Sie
einsehen möchten. Ihnen werden nun alle Versionen des Baums angezeigt sowie,
wie viele Vorgänge es jeweils zu den einzelnen Baumversionen gibt.
4. Wählen Sie eine Baumversion mit einem einfachen Mausklick aus. Sie gelangen
nun direkt zur Anzeige der Auswertung.
HINWEIS: Um die Auswertungen einsehen zu können, müssen Sie über das globale
Zugriffsrecht „Supervisor“ und außerdem über das Recht „Vorgänge auswerten“ für den
jeweiligen Baum verfügen. Um die Nutzerauswertung abrufen zu können, müssen Sie
über das administrative Zugriffsrecht „User Admin“ verfügen.
17.1.
Die Auswertung über erzeugte Vorgänge
Die Vorgangsauswertung zeigt Ihnen kumuliert über alle Vorgänge einer bestimmten
Baumversion an, welche Knoten eines Baumes als "Gegeben" oder "Nicht gegeben"
markiert worden sind und ob diese Markierungen von Nutzern manuell gesetzt oder
aufgrund der Baumlogik vom System errechnet worden sind.
Die Anzeige erfolgt in tabellarischer Form:
•
die Spalte „Knotentitel“ listet die Titel der Knoten auf, an denen in einem Vorgang
Farben gesetzt wurde
•
die Spalte „Pfad“ zeigt zusätzlich den Pfad der jeweiligen Knoten, um diese
eindeutig zu identifizieren
•
die Spalte „Vorgänge (gesamt)“
zeigt, wie viele Vorgänge in der ausgewählten
Baumversion angelegt wurden
•
die Spalte „Vorgänge (bearbeitet)“ zeigt, wie oft an einem Knoten eine
Farbprüfung vorgenommen wurde.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
210
Diese Zahl kann sich von der Anzahl aller Vorgänge unterscheiden, da nicht
zwingend an jedem Knoten eine Farbprüfung vorgenommen worden sein muss.
•
die Spalte „Gegeben (gesetzt)“ zeigt an, wie oft am jeweiligen Knoten die Farbe
„Grün“ (also „Gegeben“) von Nutzern manuell gesetzt wurde
•
die Spalte „Gegeben (errechnet)“ zeigt an, wie oft am jeweiligen Knoten die Farbe
„Grün“ (also „Gegeben“) automatisch aufgrund der Farblogik gesetzt wurde
•
die Spalte „Nicht gegeben (gesetzt)“ zeigt an, wie oft am jeweiligen Knoten die
Farbe „Rot“ (also „Nicht gegeben“) von Nutzern manuell gesetzt wurde
•
die Spalte „Nicht gegeben (errechnet)“ zeigt an, wie oft am jeweiligen Knoten die
Farbe „Rot“ (also „Nicht gegeben“) automatisch aufgrund der Farblogik gesetzt
wurde.
Die Auswertung kann als xls-Datei (z.B. zur Weiterbearbeitung in Excel) heruntergeladen
werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Excel-Download].
17.2.
Die Grafische Vorgangsauswertung
In dieser Variante der Vorgangsauswertung werden Ihnen die Bearbeitungsergebnisse
aller Vorgänge eines Baumes kumuliert in einer grafischen Ansicht dargestellt.
Abb.: Grafische Vorgangsauswertung
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
211
Dabei wird neben jedem Knoten eines Baums anhand eines gestapelten Balkendiagramms dargestellt, wie oft dieser Knoten - im Verhältnis zu allen im Baum
angelegten Vorgängen - als „Gegeben“ (Grün) oder „Nicht gegeben“ (Rot) markiert
wurde. Ein Balken mit exakt gleich großen Teilen Rot und Grün würde demnach
bedeuten, dass der zugehörige Knoten in 50% aller Vorgänge des Baums als „Gegeben“
und in 50% aller anderen Vorgänge als „Nicht gegeben“ markiert wurde.
Weiße Anteile im Balkendiagramm stehen für Vorgänge, in denen der Knoten nicht
markiert bzw. explizit auf „Ungeprüft“ gesetzt wurde.
Die grafische Vorgangsauswertung eignet sich, um mit einem Blick Bearbeitungstrends zu
erkennen.
Detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Knoten werden bei Überfahren des Balkens
mit der Maus angezeigt. Dabei erscheint ein gelbes Feld in dem angezeigt wird:
•
wie oft der Knoten durch Nutzer als „Gegeben“ bzw. „Nicht gegeben“ markiert
wurde
•
wie oft der Knoten aufgrund der Farblogik automatisch als „Gegeben“ bzw. „Nicht
gegeben“ markiert wurde
•
wie oft der Knoten insgesamt als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert wurde
(Zeile „Bearbeitungen gesamt“)
•
wie viele Vorgänge insgesamt ausgewertet wurden
•
die Differenz zwischen Gesamtzahl der Vorgänge und der Bearbeitungen des
Knotens.
Wie oft ein Knoten insgesamt als „Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert wurde
(„Bearbeitungen gesamt“) wird auch permanent als Zahl links unterhalb des Knotens
angezeigt.
Bei Klick auf einen der Balken öffnet sich das Fenster „Vorgangsauswertung“. In diesem
Fenster kann gezielt nach Vorgängen gesucht werden. Die Suche bezieht sich dabei nur
auf den jeweiligen Knoten.
Mit Hilfe der Suchoptionen können Sie nach Vorgängen suchen, in denen der betreffende
Knoten automatisch oder manuell als „Gegeben“ bzw. „Nicht gegeben“ markiert wurde.
Die Namen der entsprechenden Vorgänge, die Benutzernamen der Nutzer, die die
Vorgänge erzeugt haben sowie das jeweilige Erzeugungsdatum werden als Suchergebnis
angezeigt. Mit einem Klick auf einen der Vorgangsnamen im Suchergebnis können Sie
den betreffenden Vorgang direkt öffnen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
212
17.3.
Grafische Vorgangsauswertung und Risikoanalyse
Für knowledgeTools, denen der Anwendungstyp „Risikoanalyse“ zugeordnet wurde, steht
eine spezielle Form der grafischen Vorgangsauswertung zur Verfügung.
Der Aufruf dieser Auswertung erfolgt wie gehabt über das Tab „Statistik“ und einen Klick
auf „Grafische Vorgangsauswertung“.
Im Gegensatz zur standardmäßigen grafischen Vorgangsauswertung wird in den Knoten
links in visualisierter Form die durchschnittliche Eintrittswahrscheinlichkeit angezeigt, die
sich aus den in allen Vorgängen an diesem Knoten eingegebenen oder errechneten
Eintrittswahrscheinlichkeiten ergibt.
Abb.: Anzeige von Eintrittswahrscheinlichkeit (Ø) und Erwartungswert (Ø)
Wenn Sie die Maus über einen Knoten bewegen, wird Ihnen diese durchschnittliche
Eintrittswahrscheinlichkeit in einem Tooltipp angezeigt. Außerdem sehen Sie, auf wie
vielen Vorgängen und Bearbeitungen diese Berechnung basiert. Wenn in den einzelnen
Vorgängen an dem betreffenden Knoten ein Erwartungswert errechnet wurde, wird Ihnen
außerdem der aus diesen Werten errechnete durchschnittliche Erwartungswert angezeigt.
Durch einen Mausklick auf einen der farbigen Balken können Sie das Fenster „Vorgangsauswertung“ aufrufen. In diesem Fenster können Sie sich gezielt alle Vorgänge anzeigen
lassen, in denen die Eintrittswahrscheinlichkeit des betreffenden Knotens entweder durch
manuelle Nutzereingabe oder aber durch automatische Berechnung zu Stande gekommen
ist.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
213
Abb.: Fenster „Vorgangsauswertung“
Außerdem können Sie über dieses Fenster zwei Diagramme aufrufen, die die Verteilung
der einzelnen Werte visualisieren.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass zur Berechnung der durchschnittlichen Eintrittswahrscheinlichkeit bzw. des durchschnittlichen Erwartungswerts die Werte aller Vorgänge
herangezogen werden. Dies schließt auch solche Vorgänge ein, in denen am aktuellen
Knoten keine Prüfung vorgenommen, d.h. also keine Wahrscheinlichkeit eingegeben
wurde. In diesem Fall hat der Knoten eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 0-100%.
Der Wert 0-100% wird also in die Berechnung des Durchschnittswertes einbezogen und
kann zu deutlichen Veränderungen des Gesamtergebnisses führen. Wenn Sie möchten,
dass diese Wahrscheinlichkeitswerte von ungeprüften Knoten nicht in die Berechnung
einbezogen werden, klicken Sie bitte im Menü „Vorgang“ auf den Befehl „Nicht geprüft
ignorieren“. Diese Einstellung gilt dann für die Berechnung des Durchschnitts an allen
Knoten des Baums.
17.3.1. Anzeige der durchschnittlichen Eintrittswahrscheinlichkeit
Klicken Sie im Fenster „Vorgangsauwertung“ auf das Icon „Diagramm Eintrittswahrscheinlichkeit“,
um
ein
Diagramm
zu
öffnen,
dass
sowohl
die durchschnittliche
Eintrittswahrscheinlichkeit zeigt als auch die in den einzelnen Vorgängen eingegebenen
bzw. errechneten exakten Werte, auf denen die Berechnung des Durchschnitts basiert.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
214
Abb.: Diagramm zur Darstellung der Eintrittswahrscheinlichkeit
Auf der senkrechten Achse „Vorgänge“ wird die Anzahl der existierenden Vorgänge von 1
an aufsteigend durchnummeriert angezeigt (im obenstehenden Beispiel gibt es demnach
drei Vorgänge).
Neben der Nummer jedes Vorgangs wird in der Waagerechten angezeigt, welche
Eintrittswahrscheinlichkeit im jeweiligen Vorgang am Knoten eingegeben bzw. errechnet
wurde. Wenn es sich dabei um einen exakten Wahrscheinlichkeitswert handelt (also z.B.
85%), wird der Wert durch einen einzelnen Punkt visualisiert. Die Höhe des Wertes ist
auf der waagerechten Achse „Eintrittswahrscheinlichkeit in %“ ablesbar. Wurde statt
eines exakten Wertes eine Bandbreite möglicher Werte eingegeben (also z.B. 80-85%),
werden diese Werte durch zwei mit einer Linie verbundene Punkte dargestellt. Der rote
Punkt steht dabei für den minimalen Wahrscheinlichkeitswert, der grüne Punkt für den
maximalen Wahrscheinlichkeitswert. Wenn Sie die Maus über die Punkte bewegen,
werden Ihnen die genauen Werte in einem gelb unterlegten Tooltipp angezeigt.
Ein senkrechter grauer Balken visualisiert die aus den Werten der einzelnen Vorgänge
errechnete durchschnittliche Eintrittswahrscheinlichkeit.
17.3.2. Anzeige des durchschnittlichen Erwartungswertes
Klicken Sie im Fenster „Vorgangsauswertung“ auf das Icon „Diagramm Erwartungswerte“, um ein Diagramm zu öffnen, dass sowohl den durchschnittlichen Erwartungswert
zeigt als auch die in den einzelnen Vorgängen errechneten exakten Werte, auf denen die
Berechnung des Durchschnitts basiert.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
215
Abb.: Diagramm zur Darstellung der Erwartungswerte
Auf der senkrechten Achse „Vorgänge“ wird die Anzahl der existierenden Vorgänge von 1
an aufsteigend durchnummeriert angezeigt (im obenstehenden Beispiel gibt es demnach
drei Vorgänge). Neben der Nummer jedes Vorgangs wird in der Waagerechten angezeigt,
welcher Erwartungswert im jeweiligen Vorgang am Knoten errechnet wurde. Wenn es
sich dabei um einen exakten Erwartungswert handelt (also z.B. 10.000 EUR), wird der
Wert durch einen einzelnen Punkt visualisiert.
Die Höhe des Wertes ist auf der waagerechten Achse „Erwartungswert in (Währung)“
ablesbar. Wurde statt eines exakten Wertes eine Bandbreite möglicher Werte errechnet
(also z.B. 5.000 – 10.000 EUR), werden diese Werte durch zwei mit einer Linie
verbundene Punkte dargestellt. Der rote Punkt steht dabei
für den minimalen
Erwartungswert, der grüne Punkt für den maximalen Erwartungswert. Wenn Sie die Maus
über die Punkte bewegen, werden Ihnen die genauen Werte in einem gelb unterlegten
Tooltipp angezeigt.
Zwei gestrichelte Linien an den beiden Enden der waagerechten Achse symbolisieren den
minimalen und den maximalen Erwartungswert. Beide Werte werden als Zahl jeweils
unter den beiden Linien angezeigt.
Ein senkrechter grauer Balken visualisiert den aus den Erwartungswerten der einzelnen
Vorgänge errechneten durchschnittlichen Erwartungswert.
17.4.
Die Rohdatenauswertung
Die Rohdatenauswertung stellt eine weitere Variante der Vorgangsauswertung dar: hier
wird Ihnen angezeigt, welche Knoten eines Baums innerhalb der einzelnen Vorgänge als
"Gegeben" oder "Nicht gegeben" markiert worden sind, sondern auch, welche Daten in
die im Baum vorhandenen Eingabefelder eingegeben wurden.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
216
HINWEIS: Beachten Sie, dass nur die Daten solcher Vorgänge angezeigt werden, die in
der aktuell publizierten Version des Baums angelegt wurden. Daten von Vorgängen, die
in älteren Versionen des Baums angelegt wurden, werden nicht angezeigt.
Die Anzeige erfolgt in tabellarischer Form:
•
die Spalte „Vorgang“ zeigt den Namen des Vorgangs an, in dem die Daten
eingegeben wurden
•
die Spalte „Nutzer“ zeigt den Namen des Nutzers an, der den Vorgang angelegt
hat
•
die Spalte „Knotentitel“ zeigt den Titel des Knotens an, an dem eine Farbe gesetzt
bzw. ein Eingabefeld ausgefüllt wurde
•
die Spalte „Knoten-ID“ zeigt die eindeutige ID des Knotens an, an dem eine Farbe
gesetzt bzw. ein Eingabefeld ausgefüllt wurde
•
die Spalte „Pfad“ zeigt den eindeutigen Pfad des Knotens an, an dem eine Farbe
gesetzt bzw. ein Eingabefeld ausgefüllt wurde
•
die Spalte „Prüfung“ zeigt an, ob der Knoten innerhalb des Vorgangs als
„Gegeben“ oder „Nicht gegeben“ markiert wurde (in dieser Auswertung wird nicht
zwischen manuell und automatisch gesetzten Knotenstati unterschieden).
Wenn in den Vorgängen Eintrittswahrscheinlichkeiten eingegeben wurden, werden
die entsprechenden Werte in Prozent angezeigt.
•
Die Spalte „Wert (Währung)“ zeigt in Vorgängen, die in Risikoanalyse-Bäumen
erstellt wurden, den am Knoten eingegebenen Wert und gegebenenfalls die
ausgewählte Währung an
•
Die Spalte „Emin“ zeigt in Vorgängen, die in Risikoanalyse-Bäumen erstellt
wurden, den minimalen Erwartungswert an
•
Die Spalte „Emax“ zeigt in Vorgängen, die in Risikoanalyse-Bäumen erstellt
wurden, den maximalen Erwartungswert an
•
die Spalte „Feldname“ zeigt den Namen des am Knoten befindlichen Eingabefeldes
an (so vorhanden); sind an einem Knoten mehrere Eingabefelder vorhanden,
werden diese in einer neuen Zeile angezeigt
•
die Spalte „Wert“ zeigt den in das vorher aufgeführte Feld eingegebenen Inhalt an
Die Auswertung kann als xls-Datei (z.B. zur Weiterbearbeitung in Excel) heruntergeladen
werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Excel-Download].
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
217
17.5.
Die Nutzerstatistiken
Diese Auswertung zeigt Ihnen an, welche Nutzer wann wie lange auf welche Bäume
zugegriffen haben.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass diese Auswertung nur auf Servern zur Verfügung
steht, die entsprechend vorkonfiguriert wurden.
Die Anzeige erfolgt in tabellarischer Form:
•
die Spalte „Nutzer“ enthält den Nutzernamen
•
die Spalte „Startdatum“ zeigt an, wann sich der Nutzer am System angemeldet
hat
•
die Spalte „Enddatum“ zeigt an, wann sich der Nutzer am System abgemeldet hat
•
die Spalte „Länge in Sekunden“ zeigt an, wie lange der Nutzer zwischen An- und
Abmeldung online war
•
die beiden letzten Spalten zeigen an, wie viele Knoten der Nutzer während des
Zeitraums angeklickt hat.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
218
18.
Allgemeine Administration des Servers
Zu den grundlegenden Administrationsaufgaben gehören das Starten und Stoppen bzw.
Neustarten des Servers, das Einspielen von Patches, das Erzeugen und Wiedereinspielen
von Backups sowie die Konfiguration des Servers. Diese Aufgaben können mit Hilfe der
LOGOS Server Console bzw. der LOGOS Web Console durchgeführt werden. Die LOGOS
Server Console steht nur LOGOS-Installationen zur Verfügung, die unter MS Windows
laufen.
18.1.
Die LOGOS Server Console
Die Server Console stellt folgende Funktionen zur Verfügung:
•
Server starten / stoppen
•
Konfiguration des LOGOS-Servers bearbeiten
•
Hinzufügen eines Administrators
•
Ändern eines Nutzerpassworts
•
Einspielen von Patches
•
Erstellung von Backups
•
Wiedereinspielen von Backups
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die LOGOS Server Console nur dann zur Verfügung
steht, wenn LOGOS auf einem Rechner mit MS Windows-Betriebssystem installiert
wurde. Die LOGOS Server Console kann außerdem nur unter Benutzerkonten mit
Administrationsrechten ausgeführt werden.
18.1.1. Server starten / stoppen
HINWEIS: Sie sollten den Server nur dann stoppen bzw. neu starten, wenn Sie sicher
sind, dass keine Nutzer auf dem System arbeiten. Andernfalls kann das Stoppen bzw.
Neustarten des Servers zu Datenverlusten führen.
1. Starten Sie die LOGOS Server Console, sofern diese nicht bereits geöffnet ist.
Öffnen Sie dazu das Windows Startmenü und dort die Programmgruppe „LOGOS“.
Klicken Sie dort auf „LOGOS Server Console“.
2. In der Statusleiste der Server Console wird angezeigt, ob der Server momentan
läuft oder nicht.
3. Öffnen Sie in der LOGOS Server Console das Menü „File“ und klicken Sie auf
„Start / Stop Server“. Sollte der Server vorher gelaufen sein, wird der Server nun
sofort gestoppt. Wenn der Server vorher nicht gelaufen ist, wird der Server nun
sofort gestartet.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
219
18.1.2. Konfiguration des Servers bearbeiten
Die Server Console erlaubt es Ihnen, eine Reihe von Konfigurationseinstellungen des
LOGOS Servers zu bearbeiten. Öffnen Sie dazu zunächst das Konfigurationsfenster:
1. Starten Sie die LOGOS Server Console, sofern diese nicht bereits geöffnet ist.
Öffnen Sie dazu das Windows Startmenü und dort die Programmgruppe „LOGOS“.
Klicken Sie dort auf „LOGOS Server Console“.
2. Öffnen Sie das Menü „Options“ und klicken Sie dort auf „Server Options“.
Im
Konfigurationsfenster
könnten
Sie
folgende
Einstellungen
vornehmen
bzw.
bearbeiten:
Webserver Port: Hier können Sie festlegen, über welchen Port der LOGOS Server
erreichbar sein soll. Standardmäßig wird Port 80 verwendet.
Webserver Prefix: Der Präfix entscheidet darüber, wie die URL geformt ist, unter der
der LOGOS Server aufgerufen werden kann. Standardmäßig wird „knowledgetools“ als
Präfix verwendet. Dementsprechend ist der LOGOS Server dann unter der URL
„http://Ihr_Servername/knowledgetools/dms“ zu erreichen.
Mailserver: Wenn Sie über einen eigenen Mailserver verfügen, können Sie diesen hier
eintragen. Nur wenn Sie einen Mailserver eingetragen haben ist es möglich, aus dem
LOGOS Server heraus Informationen per Email zu versenden. (Dies können z.B.
Forenbeiträge oder Kommentare sein).
X.509 (SSL) PEM-File: Wenn Ihr LOGOS Server über eine gesicherte SSL-Verbindung
erreichbar sein soll, können Sie hier die entsprechende PEM-Datei hochladen.
Locale: Hier können Sie einstellen, in welcher Sprache die Benutzeroberflächen Ihres
LOGOS Servers standardmäßig angezeigt werden sollen. Zur Auswahl stehen deutsch
und englisch. Bitte beachten Sie, dass jeder Nutzer die Möglichkeit hat, für sich selbst
noch einmal eine Sprachumschaltung vorzunehmen.
Company Name: Sie können hier z.B. den Namen Ihres Unternehmens eingeben. Der in
dieses Feld eingegebene Text wird dann beim Zugriff auf den LOGOS Server in der
Titelleiste des Browsers angezeigt.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
220
Email address (alarm): Sie können serverweit einen Nutzer festlegen, an den alle
innerhalb von LOGOS erzeugten Benachrichtigungen per Email verschickt werden. Dies
ist nur möglich, wenn Sie unter „Mailserver“ (siehe oben) einen gültigen Mailserver
eingetragen haben. Um zu überprüfen, ob der Mailversand mit der eingegebenen
Emailadresse funktioniert, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Test]. Daraufhin wird
eine Testemail an die eingegebene Emailadresse geschickt.
Email address (forum): Sie können serverweit einen Nutzer festlegen, an den alle
innerhalb von LOGOS erzeugten Forenbeiträge per Email verschickt werden. Dies ist nur
möglich, wenn Sie unter „Mailserver“ (siehe oben) einen gültigen Mailserver eingetragen
haben. Um zu überprüfen, ob der Mailversand mit der eingegebenen Emailadresse
funktioniert, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Test]. Daraufhin wird eine Testemail
an die eingegebene Emailadresse geschickt.
Email address (backup): Sie können hier die Emailadresse eines Nutzers eingeben, an
den Benachrichtigungen geschickt werden, wenn das automatische Backup (siehe weiter
unten) fehlschlagen sollte.
Dataroom per-user disk quota: Hier können Sie festlegen, wie viele Daten (in
Megabyte) jeder einzelne Nutzer insgesamt in die Datenräume Ihres Servers hochladen
darf.
Nachdem Sie Änderungen im Konfigurationsfenster vorgenommen haben, klicken Sie
bitte zunächst auf [Save]. Danach ist es unbedingt erforderlich, den Server und die
Server Console neu zu starten.
Gehen Sie dazu bitte so vor:
1. Öffnen Sie in der LOGOS Server Console das Menü „File“ und klicken Sie auf
„Start / Stop Server“. Der LOGOS Server wird nun gestoppt.
2. Beenden Sie die LOGOS Server Console.
3. Öffnen Sie die LOGOS Server Console wieder.
4. Öffnen Sie in der LOGOS Server Console das Menü „File“ und klicken Sie auf
„Start / Stop Server“. Der LOGOS Server wird nun gestartet.
18.1.3. Administrator hinzufügen
Über
die
Server
Console
können
Sie
einen
zusätzlichen
Nutzer
mit
folgenden
administrativen Rechten anlegen:
•
Usermanagement-Admin
•
Tree-Admin
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
221
•
GesetzeUrteile-Admin.
Gehen Sie dazu so vor:
1. Starten Sie die LOGOS Server Console, sofern diese nicht bereits geöffnet ist.
Öffnen Sie dazu das Windows Startmenü und dort die Programmgruppe „LOGOS“.
Klicken Sie dort auf „LOGOS Server Console“.
2. Öffnen Sie das Menü „Options“ und klicken Sie dort auf „Add Administrator“.
Geben Sie in dem sich nun öffnenden Fenster die Emailadresse des Nutzers ein,
der als zusätzlicher Administrator hinzugefügt werden soll. Geben Sie darunter ein
Passwort Ihrer Wahl für den Nutzer ein. Bitte beachten Sie, dass das Passwort
mindestens 6 Zeichen enthalten muss.
3. Wiederholen Sie das Passwort im darunter liegenden Eingabefeld noch einmal.
4. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Save].
18.1.4. Nutzerpasswörter ändern
Sie haben die Möglichkeit, Passwörter von bestehenden Nutzern über die Server Console
zu ändern. Gehen Sie dazu so vor:
1. Starten Sie die LOGOS Server Console, sofern diese nicht bereits geöffnet ist.
Öffnen Sie dazu das Windows Startmenü und dort die Programmgruppe „LOGOS“.
Klicken Sie dort auf „LOGOS Server Console“.
2. Öffnen Sie das Menü „Options“ und wählen Sie dort die Option „Reset User
Password“ aus.
3. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster mit Hilfe der Auswahlliste „User“,
den Nutzer aus, dessen Passwort geändert werden soll. Bitte beachten Sie, dass in
der Auswahlliste nur die Nutzernamen (= Emailadressen) der Nutzer angezeigt
werden.
4. Geben Sie im Eingabefeld „Password“ ein neues Passwort Ihrer Wahl ein. Das
Passwort muss mindestens 6 Zeichen enthalten.
5. Wiederholen Sie das Passwort im Eingabefeld darunter noch einmal.
6. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Save].
18.1.5. Patches einspielen
Der LOGOS-Server verfügt über ein integriertes Patchsystem, mit dem Sie aktuelle
Patches und Bugfixes aus dem Internet nachladen können. Alternativ können Sie Patches
von einem Datenträger installieren.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
222
HINWEIS: Das Vorhandensein neuer Patches kann nur angezeigt und der Download der
Patches nur durchgeführt werden, wenn der Rechner, auf dem der LOGOS-Server
installiert wurde, über eine Verbindung zum Internet verfügt und in der Lage ist, eine
Verbindung zu unserem Patchserver https://secure.knowledgetools.de aufzubauen
Gehen Sie zur Durchführung eines Online-Updates wie folgt vor:
1. Starten Sie die LOGOS Server Console, sofern diese nicht bereits geöffnet ist.
2. Falls Patches verfügbar sind, wird in der linken unteren Ecke der Server Console
eine entsprechende Meldung angezeigt (siehe nächste Abbildung).
3. Lassen Sie sich mit einem Klick auf "New patches available" die verfügbaren
Patches anzeigen. In einem neuen Fenster wird Ihnen nun die Liste der Patches
angezeigt (siehe nächste Abbildung).
4. Installieren Sie die Patches mit einem Klick auf [Install New Patches].
5. Nachdem sämtliche Patches installiert wurden, ist es unbedingt erforderlich, den
LOGOS-Server sowie die LOGOS Server Console neu zu starten. Sollte dies nicht
geschehen, kann es zu Datenverlust kommen!
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
223
Stoppen Sie zunächst den Server, indem Sie in der LOGOS Server Console das
Menü „File“ öffnen und dort auf „Stop Server“ klicken.
Schließen Sie nun die LOGOS Server Console. Starten Sie die LOGOS Server
Console erneut und starten Sie den Server, indem Sie in der LOGOS Server
Console das Menü „File“ öffnen und dort auf „Start Server“ klicken.
HINWEIS: Nach erfolgreicher Durchführung eines Updates ist es unbedingt erforderlich,
auf allen Arbeitsplätzen, die auf den
LOGOS-Server zugreifen,
Webbrowsers
Explorer
zu
leeren
(im
Internet
als
„Temporäre
den
Cache des
Internetdateien“
bezeichnet). Andernfalls kann es zu Problemen bei der Nutzung kommen, da Teile der
Anwendung im Cache des Browsers mit der Anwendung auf dem Server kollidieren
können.
Sollte Ihr Server nicht in der Lage sein, eine Verbindung zu unserem Patchserver
aufzubauen, können Sie Patches auch von einem Datenträger installieren. Gehen Sie
dazu so vor:
1. Starten Sie die LOGOS Server Console, sofern diese nicht bereits geöffnet ist.
2. Öffnen Sie das Menü „Options“ und klicken Sie auf den Eintrag „Download
Patches“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Open Patch Directory].
4. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster den Datenträger aus, auf dem sich
die Patches befinden und führen Sie einen Doppelklick auf das Verzeichnis aus, in
dem die Patches liegen.
5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche [OK].
6. Ihnen werden nun die verfügbaren Patches angezeigt. Installieren Sie die Patches
mit einem Klick auf [Install New Patches].
7. Nachdem sämtliche Patches installiert wurden, ist es unbedingt erforderlich, den
LOGOS-Server sowie die LOGOS Server Console neu zu starten. Sollte dies nicht
geschehen, kann es zu Datenverlust kommen!
Stoppen Sie zunächst den Server, indem Sie in der LOGOS Server Console das
Menü „File“ öffnen und dort auf „Stop Server“ klicken. Schließen Sie nun die
LOGOS Server Console. Starten Sie die LOGOS Server Console erneut und starten
Sie den Server, indem Sie in der LOGOS Server Console das Menü „File“ öffnen
und dort auf „Start Server“ klicken.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
224
HINWEIS: Nach erfolgreicher Durchführung eines Updates ist es unbedingt erforderlich,
auf allen Arbeitsplätzen, die auf den
LOGOS-Server zugreifen,
Webbrowsers
Explorer
zu
leeren
(im
Internet
als
„Temporäre
den
Cache des
Internetdateien“
bezeichnet). Andernfalls kann es zu Problemen bei der Nutzung kommen, da Teile der
Anwendung im Cache des Browsers mit der Anwendung auf dem Server kollidieren
können.
18.1.6. Backups manuell erstellen
Beim Erstellen eines vollständigen Backups werden sämtliche Inhalte, die Sie innerhalb
Ihrer
LOGOS-Installation
angelegt
haben
(also
knowledgeTools-Bäume,
Skripte,
Datenräume, Akten und Akteninhalte, Vorgänge, Tutorials, Vorlagen, Nutzer mit ihren
Rechten) in das Backup aufgenommen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein vollständiges Backup Ihres LOGOS-Servers zu
erstellen:
1. Erstellen Sie auf dem Rechner, auf dem der LOGOS Server läuft, ein Verzeichnis,
in dem das Backup gespeichert werden soll.
2. Starten Sie die LOGOS Server Console, indem Sie das Windows-Startmenü öffnen
und dann in der Programmgruppe „LOGOS“ auf den Eintrag „LOGOS Server
Console“ klicken.
3. Öffnen Sie nun bitte in der Server Console das Menü „Backup“ und klicken Sie auf
den Befehl „Make Full Backup“.
4. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster das Verzeichnis aus, in dem die
Backup-Daten gespeichert werden sollen (siehe oben Schritt 1) und bestätigen Sie
Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche [OK]. Das Backup startet
daraufhin sofort.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass es zwar möglich ist, während der Erstellung des
Backups weiter auf dem Server zu arbeiten, die Performance des Systems jedoch durch
den Backup-Prozess erheblich eingeschränkt wird. Backups sollten daher nur dann
erzeugt werden, wenn keine oder möglichst wenige Nutzer auf dem Server arbeiten.
18.1.7. Automatische Backups erstellen
Sie können die Erstellung von Backups auch automatisieren. Dabei können Sie festlegen
-
an welchen Wochentagen und
-
zu welcher Uhrzeit
Backups erstellt und in welches Verzeichnis die Backups gespeichert werden sollen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
225
Um automatische Backups einzurichten gehen Sie bitte so vor:
1. Starten Sie die LOGOS Server Console, sofern diese nicht bereits geöffnet ist.
2. Öffnen Sie das Menü „Backup“ und klicken Sie auf den Eintrag „Configure
Backup“.
3. Wählen Sie mit Hilfe der Pfeilschaltflächen neben „Hour“ aus, zu welcher Uhrzeit
das Backup erstellt werden soll. Empfehlenswert ist eine Uhrzeit, zu der wenige
oder keine Nutzer auf dem System arbeiten.
4. Wählen Sie nun über die Checkboxen neben „Days“ aus, an welchen Wochentagen
das Backup ausgeführt werden soll. Mehrfachauswahlen sind dabei möglich.
5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Browse], um das Verzeichnis auszuwählen,
in dem das Backup gespeichert werden soll. Navigieren Sie in dem sich nun
öffnenden Fenster zum gewünschten Verzeichnis, markieren Sie dieses und
klicken Sie dann auf [OK].
6. Klicken Sie abschließend auf [Save], um Ihre Eingaben zu speichern.
7. Sie müssen den LOGOS Server nun einmal neu starten, damit die von Ihnen
vorgenommenen Einstellungen wirksam werden.
8. Öffnen Sie in der LOGOS Server Console das Menü „File“ und klicken Sie auf
„Start / Stop Server“. Der LOGOS Server wird nun gestoppt.
9. Klicken Sie noch einmal auf „Start / Stop Server“. Der LOGOS Server wird nun
gestartet.
18.1.8. Backups wiedereinspielen
Sie können Backups, die wie oben beschrieben erstellt worden sind, in dieselbe LOGOSInstallation oder in eine LOGOS-Installation auf einem anderen Server einspielen.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass das Zurückspielen nur innerhalb derselben LOGOSVersion möglich ist! Es ist also nicht möglich, ein z.B. in der Version 2.38 erstelltes
Backup in eine Version 2.40 einzuspielen.
Beachten Sie außerdem bitte, dass durch das Einspielen eines Backups sämtliche auf
dem Server vorhandenen Daten überschrieben werden.
Gehen Sie so vor, um ein Backup wieder einzuspielen:
1. Starten Sie die LOGOS Server Console, indem Sie das Windows-Startmenü öffnen
und dann in der Programmgruppe „LOGOS“ auf den Eintrag „LOGOS Server
Console“ klicken.
2. In der Statusleiste der Server Console wird angezeigt, ob der LOGOS Server läuft.
In diesem Fall erscheint dort die Meldung „Server is running“.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
226
Wenn der Server läuft, stoppen Sie den Server bitte. Öffnen Sie dazu das Menü
„File“ und klicken Sie auf den Eintrag „Start / Stop Server“.
3. Öffnen Sie nun bitte in der Server Console das Menü „Backup“ und klicken Sie auf
den Befehl „Restore from Backup“.
4. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster bitte das Verzeichnis aus, in dem
ein zuvor erstelltes Backup gespeichert wurde. Klicken Sie einmal auf die
Schaltfläche [OK], um Ihre Auswahl zu bestätigen.
5. Sie werden nun gefragt, ob das Zurückspielen des Backups ausgeführt werden
soll. Bestätigen Sie dies durch einen Klick auf die Schaltfläche [Start]. Das
Zurückspielen des Backups startet sofort danach.
6. Nach Beendigung des Prozesses erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Klicken
Sie auf die Schalfläche [Close], um diese Meldung auszuschalten.
Bitte beachten Sie, dass auch das Zurückspielen eines Backups zu einer spürbaren
Beeinträchtigung der Performance des Servers führen kann.
18.2.
Die LOGOS Web Console
Im Unterschied zur LOGOS Server Console kann die LOGOS Web Console über das
Internet in einem Browser aufgerufen werden. Damit ist es nicht erforderlich als Nutzer
mit administrativen Rechten auf Betriebssystemebene physisch auf den Server zugreifen
zu müssen. Der Server kann vielmehr von überall aus gewartet werden.
Außerdem ist die Web Console sowohl bei Windows-Installationen als auch bei LinuxInstallationen verfügbar. Dafür sind allerdings einige Funktionen der Server Console nicht
in der Web Console vorhanden.
In der Web Console sind folgende Funktionen verfügbar:
•
Server starten / stoppen
•
Einspielen von Patches
•
Erstellung von Backups
•
Abruf von Logfiles
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die Web Console nicht permanent geöffnet sein
sollte, sondern nur, um administrative Aufgaben durchzuführen. Bitte beenden Sie die
Web Console nach Abschluss der Arbeiten durch einen Klick auf „Log out“ in der rechten
oberen Ecke der Web Console.
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18.2.1. Aufruf der Web Console
HINWEIS: Um auf die LOGOS Web Console zugreifen zu können, müssen Sie über das
administrative Recht „User Administrator“ verfügen.
1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser.
2. Geben Sie die Adresse der LOGOS Web Console ein und drücken Sie die EnterTaste. Die Adresse lautet: „http://Ihr_Servername:Port/admin“, wobei der Port
bei der Installation des LOGOS Servers in der LOGOS Server Console festgelegt
und dort auch später geändert werden kann. Standardmäßig wird Port 81
verwendet.
3. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
4. Sie gelangen nun zur Oberfläche der Web Console (siehe nächste Abbildung).
Abb.: Die LOGOS Web Console
18.2.2. Server starten / stoppen
HINWEIS: Sie sollten den Server nur dann stoppen bzw. neu starten, wenn Sie sicher
sind, dass keine Nutzer auf dem System arbeiten. Andernfalls kann das Stoppen bzw.
Neustarten des Servers zu Datenverlusten führen.
1. Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Tab „Server“, sofern dieses Tab
nicht bereits aktiv ist.
2. Der aktuelle Zustand des Servers wird im oberen Bereich des Fensters angezeigt.
Die möglichen Varianten sind: „State: Server is running“ (der Server läuft) oder
„State: Server is not running“ (der Server läuft nicht).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
228
3. Um den Server zu stoppen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Stop server].
Bitte vergewissern Sie sich vor dem Stoppen des Servers, dass keine Nutzer auf
dem Server aktiv sind – andernfalls kann es zu Datenverlusten kommen! Nach
erfolgreichem Stoppen des Servers sehen Sie eine entsprechende Bestätigungsmeldung.
4. Um den Server zu starten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Start Server].
Nach
erfolgreichem
Starten
des
Servers
sehen
Sie
eine
entsprechende
Bestätigungsmeldung.
18.2.3. Einspielen von Patches
Der LOGOS-Server verfügt über ein integriertes Patchsystem, mit dem Sie aktuelle
Patches und Bugfixes aus dem Internet nachladen können. Alternativ können Sie Updates
von einem Datenträger installieren.
HINWEIS: Der Download von Patches aus dem Internet kann nur durchgeführt werden,
wenn der Rechner, auf dem der LOGOS-Server installiert wurde, über eine Verbindung
zum Internet verfügt und in der Lage ist, eine Verbindung zu unserem Patchserver
https://secure.knowledgetools.de aufzubauen.
Gehen Sie so vor, um Patches via Internet herunterzuladen und einzuspielen:
1. Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Tab „Patches“, sofern dieses Tab
nicht bereits aktiv ist.
2. Im Fenster „List of installed and installable patches” sehen Sie, ob und welche
Patches bereits installiert sind. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Show new
patches], um eine Verbindung zum Patchserver herzustellen und zu prüfen, ob
neue Patches verfügbar sind. Wenn neue Patches verfügbar sind, werden die
Nummern und Namen dieser Patches nun angezeigt.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Install new patches].
4. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster auf die Schaltfläche [OK] – der
Download und die Installation der Patches werden nun ausgeführt. Der Server
wird anschließend automatisch neu gestartet.
HINWEIS: Das oben beschriebene Verfahren gilt für den Fall, dass der LOGOS-Server
während des Einspielens der Patches lief. Falls der LOGOS-Server gestoppt war, müssen
Sie den Server manuell starten (siehe oben 18.2.2).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
229
HINWEIS: Nach erfolgreichem Einspielen von Patches ist es unbedingt erforderlich, auf
allen Arbeitsplätzen, die auf den LOGOS-Server zugreifen, den Cache des Webbrowsers
zu leeren (im Internet Explorer als „Temporäre Internetdateien“ bezeichnet). Andernfalls
kann es zu Problemen bei der Nutzung kommen, da Teile der Anwendung im Cache des
Browsers mit der Anwendung auf dem Server kollidieren können.
Gehen Sie so vor, um Patches von einem Datenträger einzuspielen:
1. Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Tab „Patches“, sofern dieses Tab
nicht bereits aktiv ist.
2. Im Fenster „List of installed and installable patches” sehen Sie, ob und welche
Patches bereits installiert sind. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Show new
patches], um eine Verbindung zum Patchserver herzustellen und zu prüfen, ob
neue Patches verfügbar sind. Wenn neue Patches verfügbar sind, werden die
Nummern und Namen dieser Patches nun angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Durchsuchen]. Wählen Sie in dem sich nun
öffnenden Fenster den Datenträger aus, auf dem sich die Patches befinden.
Patches werden in Form einer ZIP-Datei geliefert. Markieren Sie nun die ZIP-Datei
auf dem Datenträger und klicken sie auf die Schaltfläche [Öffnen].
4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Upload] – die Patches werden nun auf den
Server übertragen und installiert. Der Server wird anschließend automatisch neu
gestartet.
HINWEIS: Das oben beschriebene Verfahren gilt für den Fall, dass der LOGOS-Server
während des Einspielens der Patches lief. Falls der LOGOS-Server gestoppt war, müssen
Sie den Server manuell starten (siehe oben 18.2.2).
18.2.4. Logfiles abrufen
Während des Betriebs des LOGOS Servers werden eine Reihe von Logfiles erzeugt, die im
Fall von technischen Problemen genutzt werden können, um diese zu analysieren. Um
Logfiles abzurufen, klicken Sie bitte am oberen Bildschirmrand auf das Tab „Logs“. Im
Fenster „Logfiles“ werden Ihnen alle vorhandenen Logfiles angezeigt. Klicken Sie auf die
Bezeichnung eines der Logfiles, um dieses zu öffnen bzw. herunterzuladen.
18.2.5. Erstellung von Backups
Beim Erstellen eines vollständigen Backups mit Hilfe der Backup-Funktion werden
sämtliche Inhalte, die Sie innerhalb Ihrer LOGOS-Installation angelegt haben (also
knowledgeTools-Bäume, Skripte, Datenräume, Akten und Akteninhalte, Vorgänge,
Tutorials, Vorlagen, Nutzer mit ihren Rechten) in das Backup aufgenommen.
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
230
HINWEIS: Die Backupfunktion sichert alle relevanten Daten Ihres Servers in ein
Verzeichnis auf demselben Rechner. Sie sind jedoch selbst für die Sicherung dieses
Verzeichnisses
z.B.
auf
einen
Backup-Datenträger
wie
ein
Bandlaufwerk
o.ä.
verantwortlich.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass es zwar möglich ist, während der Erstellung des
Backups weiter auf dem Server zu arbeiten, die Performance des Systems jedoch durch
den Backup-Prozess erheblich eingeschränkt wird. Backups sollten daher nur dann
erzeugt werden, wenn keine oder möglichst wenige Nutzer auf dem Server arbeiten.
Wenn Sie Backups über die Web Console erstellen haben Sie (im Gegensatz zur
Erstellung von Backups über die Server Console) nicht die Möglichkeit, ein beliebiges
Backup-Verzeichnis zu definieren. Das Backup wird stattdessen standardmäßig im
Verzeichnis „backup“ unterhalb des Installationsverzeichnisses gespeichert.
Gehen Sie so vor, um ein vollständiges Backup zu erstellen:
1. Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Tab „Backup“, sofern dieses Tab
nicht bereits aktiv ist.
2. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Backup erstellen]. Das Backup wird sofort
ausgeführt.
Das Zurückspielen von Backups ist nur mit Hilfe der LOGOS Server Console möglich
(siehe oben).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
231
19.
Behandlung technischer Probleme
Bei LOGOS handelt es sich um ein robustes System, dass vor der Auslieferung
zahlreichen automatischen und manuellen Tests unterzogen wurde. Dennoch ist es
aufgrund der Komplexität des Gesamtsystems sowie insbesondere der notwendigen
Interaktion mit Softwarekomponenten anderer Anbieter nicht auszuschließen, dass
während der Arbeit mit LOGOS Probleme auftreten können. Im Regelfall betreffen diese
Probleme lediglich die Anzeige der Daten im Client, während der Verlust von auf dem
Server gespeicherten Daten unwahrscheinlich ist.
HINWEIS: In jedem Fall empfehlen wir dringend, regelmäßige Backups des Systems
vorzunehmen, um Datenverlusten vorzubeugen.
19.1.
Probleme beheben
Sollten Sie während der Arbeit mit LOGOS mit Problemen konfrontiert werden, prüfen Sie
bitte zunächst, ob Ihr Arbeitsplatzrechner die notwendigen Systemanforderungen für die
Arbeit mit LOGOS erfüllt. Dies gilt vor allem für die Version des verwendeten
Webbrowsers und des installierten Flashplayers sowie für die Sicherheitseinstellungen
des Webbrowsers. Die Anforderungen an Webbrowser und Flashplayer sowie die
notwendigen Sicherheitseinstellungen sind weiter oben in diesem Handbuch beschrieben.
Prüfen Sie im nächsten Schritt bitte, ob Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte
verfügen, um die von Ihnen gewünschten Aktionen ausführen zu dürfen. Kontaktieren Sie
im Zweifel bitte den Administrator Ihres Servers.
Sollten trotz erfüllter Systemanforderungen, richtiger Sicherheitseinstellungen und
entsprechender Zugriffsrechte Probleme auftreten, können Sie diese im Regelfall
beheben, indem Sie den LOGOS-Client in Ihrem Webbrowser neu laden. Klicken Sie dazu
auf den „Aktualisieren“-Button Ihres Browsers oder betätigen Sie die F5-Taste.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass durch das Aktualisieren alle bis zu diesem Zeitpunkt
nicht gespeicherten Daten verloren gehen. Daten, die bereits in einem Vorgang
gespeichert wurden, können durch erneutes Öffnen des Vorgangs wieder aufgerufen
werden.
In bestimmten Fällen werden Sie durch das interne Reportingsystem des LOGOS-Servers
über Probleme informiert (siehe dazu unten 19.2).
LOGOS Server 2.41 – Nutzerhandbuch © knowledgeTools International GmbH 2008
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19.2.
Probleme berichten
Der LOGOS-Server verfügt über ein internes Reportingsystem, welches auftretende
Probleme analysiert und so aufbereitet, dass ein qualifizierter Bericht über die
aufgetretenen Probleme an knowledgeTools gesendet werden kann. Dies ermöglicht es,
Probleme schnell zu beurteilen und gegebenenfalls zu beheben.
Beim Auftreten verschiedener Probleme öffnet das Reportingsystem innerhalb der
Benutzeroberfläche ein Fenster wie in der folgenden Abbildung.
Abb.: Fenster für den Report von Problemen
Der obere Bereich des Fensters enthält den qualifizierten Problemreport. Sie können
diesen Report per Email an knowledgeTools versenden. Klicken Sie dazu auf die
Schaltfläche [Senden]. In jedem Fall ist es hilfreich, wenn Sie zusätzlich im Textfeld
„Kommentar“ möglichst genau beschreiben, in welcher konkreten Arbeitssituation das
berichtete Problem aufgetreten ist. Bitte füllen Sie dieses Feld vor dem Versenden des
Reports unbedingt aus.
Wenn der Report erfolgreich versendet wurde, erhalten Sie eine entsprechende
Bestätigung. Falls es nicht möglich ist den Report zu versenden, kopieren Sie bitte den
Text im oberen Bereich des Fensters und senden Sie diesen zu einem späteren Zeitpunkt
an knowledgeTools.
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20.
Abschließende Hinweise
LOGOS unterliegt einer ständigen Weiterentwicklung. Bitte beachten Sie daher, dass sich
einzelne Funktionalitäten im Rahmen von Updates bzw. Upgrades ändern können.
Bei technischen Nachfragen wenden Sie sich bitte per Email an unseren technischen
Support „[email protected]“.
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