Projektdokumentation
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Berufsakademie Sachsen Laser & Co. Computer GmbH Staatliche Studienakademie Bautzen Promendanenring 8 Studienrichtung Wirtschaftsinformatik 02708 Löbau Entwurf und Realisierung des Add-On’s Projektmanagement in SiSy Diplomarbeit zur Erlangung des Grades Diplom-Wirtschaftsinformatikerin (BA) eingereicht von Anett Schwarz Seminargruppe BW 99 WI Studien-Nr. 99WI26 am 09.08.2002 Prüfer und Gutachter: Herr Dr.-Ing. Bernd Schildwach, Staatliche Studienakademie Bautzen Herr Dipl. Ing.-Päd. Alexander Huwaldt, Laser & Co. Computer GmbH, Löbau 3 Bibliografische Beschreibung und Autorenreferat SCHWARZ, Anett: Entwurf und Realisierung des Add-On’s Projektmanagement in SiSy, Berufsakademie Sachsen, Staatliche Studienakademie Bautzen, Studienrichtung Wirtschaftsinformatik, Diplomarbeit, 2002 61 Seiten, 13 Literaturquellen, 7 Anlagen Die vorliegende Arbeit beinhaltet die Umsetzung der Aufgaben des Projektmanagements in SiSy. Diese Software soll um ein Add-On erweitert werden, welches das Projektmanagement unterstützt. In Kapitel 2 werden die Grundlagen der für dieses Add-On relevanten Elemente des Projektmanagements beschrieben. Kapitel 3 und 4 beinhaltet die Möglichkeiten der Umsetzung dieser Elemente. Dabei wird zwischen bereits in SiSy vorhandenen Komponenten, Kapitel 3, und noch nicht vorhandenen Komponenten, Kapitel 4, unterschieden. Vorhandene Sichten und Funktionalitäten werden in Kapitel 3 analysiert, Verwendungsmöglichkeiten aufgezeigt, Defizite aufgeführt und Änderungen vorgeschlagen. Dabei steht als Ziel ein vollständiges Konzept für das Add-On Projektmanagement im Vordergrund. Dieses soll dem Anwender die Möglichkeit bieten, Projektmanagement mit SiSy gezielt anzuwenden. Im Schlussteil werden kurz die in der Arbeit genannten Anforderungen an die Umsetzung zusammengefasst. 4 Inhalt Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen und Begriffe ...................................6 1 Einleitung .................................................................................................7 2 Anforderungen an das Projektmanagement in SiSy.................................8 2.1 Grundlegende Begriffe..........................................................................8 2.1.1 Projekt............................................................................................8 2.1.2 Projektmanagement.....................................................................10 2.1.3 Projektlebenszyklus .....................................................................11 2.2 Anwendbare Methoden zur Entscheidungs-/Lösungsfindung.............11 2.3 Projektziele .........................................................................................12 2.4 Projektstrukturierung...........................................................................12 2.5 Ressourcenmanagement....................................................................14 2.5.1 Projektorganisation ......................................................................14 2.5.2 Termin- und Ablaufplanung..........................................................19 2.5.3 Projektkosten- und Mittelplanung.................................................21 2.6 Dokumentenmanagement ..................................................................23 2.7 Informationsmanagement ...................................................................26 2.8 Qualitätsmanagement und Qualitätsplanung......................................27 2.9 Konfigurationsmanagement und Konfigurationsplanung ....................28 2.10 Verifizierungs- und Validierungsplanung ............................................30 2.11 Projektcontrolling und Projektverfolgung ............................................32 3 Realisierung des Add-On’s PM anhand eines Soll-Ist-Vergleichs ..........34 3.1 Projektziele .........................................................................................34 3.2 Projektstrukturierung...........................................................................36 3.3 Projektorganisation .............................................................................38 3.4 Termin- und Ablaufplanung ................................................................39 3.5 Kosten- und Mittelplanung ..................................................................41 3.6 Dokumentenmanagement ..................................................................43 3.7 Projektinformationssystem..................................................................44 3.8 Qualitätsmanagement und Qualitätsplanung......................................46 3.9 Konfigurationsmanagement und Konfigurationsplanung ....................47 3.10 Projektüberwachung ...........................................................................48 5 4 Realisierung des Add-On’s PM anhand neuer Komponenten ................50 4.1 Projektlebenszyklus ............................................................................50 4.2 Entscheidungsfindung durch Mind Mapping .......................................52 4.2.1 Grundlagen des Mind Mapping....................................................52 4.2.2 Umsetzung dieser Technik in SiSy ..............................................53 4.3 5 Verifizierungs- und Validierungsplanung ............................................55 Zusammenfassung.................................................................................55 Literatur- und Quellenverzeichnis .....................................................................58 Tabellenverzeichnis ..........................................................................................59 Abbildungsverzeichnis ......................................................................................60 Anlagenverzeichnis...........................................................................................61 6 Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen und Begriffe EDV - Elektronische Datenverarbeitung EN - Europäische Norm EtAP - Entscheidungstechnik, Analysetechnik, Portfolio FAZ - frühester Anfangszeitpunkt FEZ - frühester Endzeitpunkt GPM - Geschäftsprozessmodellierung HTML - Hypertext Markup Language IT - Informationstechnik KM - Konfigurationsmanagement NPT - Netzplantechnik PM - Projektmanagement ProGen - Projektgenerierung PSP - Projektstrukturplan QM - Qualitätsmanagement SADT - Structured Analysis and Design Technique SAZ - spätester Anfangszeitpunkt SEZ - spätester Endzeitpunkt SiSy - Simple System V&V - Verifizierung & Validierung VGM - Vorgehensmodell 7 1 Einleitung Das Projektmanagement findet seinen Ursprung im Militärbereich, z.B. beim Bau der ersten Atombombe sowie in der Raum- und Luftfahrt. Diese komplexen Probleme mussten überschaubar gemacht und vereinfacht werden. Die damals angewandten Tätigkeiten wurden im Laufe der Zeit erweitert und verbessert. Aus diesem Grunde sollte das Projektmanagement nicht als Theorie bezeichnet werden, da Theorien solange bestehen bis das Gegenteil bewiesen wird bzw. ist. Beim Projektmanagement jedoch gibt es keine Gegenteile, denn die Methoden des Projektmanagements werden individuell, d.h. je nach Projekt, angewandt und im Laufe der Zeit und Erfahrung weiterentwickelt. Die Firma Laser & Co. Computer GmbH entwickelt seit 1988 das Anwendungssystem SiSy, Simple System. Seit 1996 ist dieses Produkt auf dem Markt. Im Laufe der Jahre wurde es immer mehr erweitert, da sich die wirtschaftlichen Interessen veränderten und weiter ändern. SiSy bietet seinen Anwendern derzeit Vorgehensmodelle für prozessorientiertes Qualitätsmanagement, für Geschäftsprozessmodellierung und -optimierung und für Software Engineering, sowohl strukturiert als auch objektorientiert. Je nach Bedarf werden einzelne Add-Ons ausgehändigt, die die genannten Vorgehensmodelle mit zusätzlichen Funktionalitäten unterstützen. Da in unserer heutigen Wirtschaft das Projektmanagement immer mehr an Bedeutung gewinnt, soll ein Add-On Projektmanagement für SiSy entwickelt und eingeführt werden. Hierzu zählen die Analyse bereits vorhandener Komponenten, deren Ausbau sowie das Einführen neuer Komponenten. Die Konzeptionen und Realisierungsmöglichkeiten für dieses Add-On werden im Rahmen dieser Arbeit beschrieben. Dabei werden grundlegende Prinzipien des Projektmanagements, die als Anforderungen an die Umsetzung in SiSy gestellt werden, erläutert und ein Bezug zu einer Umsetzung zum Add-On wird hergestellt. Die Umsetzung beschränkt sich auf ein reines Add-On, welches nicht im Zusammenhang mit anderen Vorgehensmodellen aus SiSy in Verbindung steht. 8 2 Anforderungen an das Projektmanagement in SiSy Das Projektmanagement (PM) ist ein sehr umfassendes Thema. Aus diesem Grund werden in den folgenden Punkten neben grundlegenden Begriffen nur die Komponenten des PM erläutert, die für diese Aufgabenstellung relevant sind. Für SiSy sind hier vorwiegend die Elemente der Projektplanung von Bedeutung, da diese sehr gut dargestellt werden können. 2.1 Grundlegende Begriffe 2.1.1 Projekt Laut DIN 69901 ist ein Projekt ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe; zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation“. Die vollständigen Titelbezeichnungen der in dieser Arbeit verwendeten DIN-Normen sind in Anlage 1 aufgeführt. Da die Definitionen vom Projektbegriff je nach Autor abweichen, gibt folgende Übersicht einen Überblick über die Charakteristik von einem Projekt (Quelle: [1]): - Einmaligkeit: Ein Projekt ist keine Routinetätigkeit, d.h. kein Vorgang der nach festen Regeln wiederholend abläuft. - Zusammensetzung von Teilaufgaben und hohe Komplexität: Ein Projekt ist keine einfache Aufgabe die nicht zerlegbar ist, d.h. von einem Projekt wird erst gesprochen, wenn die Komplexität hoch genug ist, um die Aufgabe (sprich das Projekt) in Teilaufgaben (auch: Teilprojekte) zu zerlegen. - Interdisziplinarität: Interdisziplinarische Zusammensetzung ist die Zusammenstellung eines Projektteams aus den unterschiedlichsten Bereichen des Unternehmens, um deren unterschiedliche menschlichen und fachlichen Stärken zum Erreichen des Projektzieles zu nutzen. (Quelle: [2]) - Teamarbeit: Bearbeitet nur eine Person eine Aufgabe, kann diese Aufgabe nicht als Projekt im definierten Sinne bezeichnet werden. Auf die Arbeit mit und in Teams wird viel Wert gelegt, da eine einzelne Person nicht über das gesamte Wissen verfügt, welches für die Durchführung eines Projekts erforderlich ist. - Konkurrenz: Ein Projekt ist Teil eines Betriebsablaufs. Dieser Betriebsablauf ist durch wiederkehrende Vorgänge charakterisiert. Diese konkurrieren mit einem bzw. mehreren Projekten um die Ressourcen die dem Unternehmen zur Verfügung stehen. 9 - Mindestdauer bzw. Mindestaufwand: Damit von einem Projekt gesprochen werden kann, muss ein gewisser Umfang, der an Zeit oder Aufwand gemessen wird, erreicht werden. - Höchstdauer bzw. Höchstaufwand: Besonders die Ressourcen Zeit und Aufwand stehen nur in einem beschränkten Rahmen zur Verfügung. Wird dieser Rahmen überschritten, kann nicht mehr von einem Projekt gesprochen werden und das Projektmanagement ist nicht mehr anwendbar. - Definierter Anfang und definiertes Ende: Für ein Projekt ist ein Zeitpunkt und ein Ziel vorgegeben. Der Abschluss eines Projekts erfolgt zu einem definierten Endzeitpunkt mit einem definierten Ergebnis. Wenn ein Abschluss nicht termingerecht erfolgt, gilt ein Projekt als gescheitert. Während der Dauer eines Projekts sind bestimmte Projektparameter zu beachten, besonders Qualität, Kosten und Zeit. Denn erst wenn ein Projekt - mit dem vorgegebenen Qualitätsstandard, - im Budgetrahmen und - am oder vor Abschlusstermin abgeschlossen wird, kann dieses Projekt als erfolgreich bezeichnet und gewertet werden (Quelle: [3]). Ein Projekt kann von innen (internes Projekt) oder von außen (externes Projekt) ausgelöst werden. Interne Projekte werden von einem Unternehmen selbst bewirkt. Beispiele dafür sind Investitionsvorhaben, Maßnahmen im Bereich der Forschung & Entwicklung, EDV1)-Einführungsprojekte, Produkt- oder Organisationsentwicklungsvorhaben und Veränderungsprojekte in Bezug auf Geschäftsprozessoptimierung. Externe Projekte werden dagegen von Personen außerhalb eines Unternehmens ausgelöst. Dies geschieht durch die Anfrage eines Kunden (späterer Auftraggeber). Daraufhin erstellt das Unternehmen (späterer Auftragnehmer) ein Angebot. Erst mit dem Kunden- bzw. Projektauftrag beginnt das Projekt. 1) Elektronische Datenverarbeitung 10 2.1.2 Projektmanagement Nach DIN 69901 ist PM die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“. Die Abwicklung eines Projekts sollte zielorientiert und effizient sein. Die Führungsaufgaben bestehen aus der Zielsetzung, der Planung, der Steuerung und der Durchführung eines Projekts. Folgende Erfolgsfaktoren sind zu beachten: - organisatorische Aspekte, d.h. Wie wird ein Projekt organisiert? Wie wird die Projektorganisation in das Unternehmensumfeld integriert? - zwischenmenschliche Aspekte, d.h. Welche (neuen) Anforderungen kommen auf die Menschen im Projektgeschehen zu? Welches Verhalten erfordert die Arbeit im Projekt? - methodische Aspekte, d.h. Welche Methoden und Techniken helfen bei der Planung und Steuerung? Welche Software wirkt dabei in welcher Form unterstützend? Ein gesundes Verhältnis zwischen diesen Aspekten führt zu einem erfolgreichen Projekt. Innerhalb des PM ist festzulegen, WER WANN WAS WOMIT zu WELCHEN Kosten erledigt und wie die Kontrolle der Teilergebnisse erfolgen soll, damit ein qualitätsgerechtes und wirtschaftliches Ergebnis erzielt wird, welches die zu Beginn festgelegten Anforderungen erfüllt. Für ein Projekt wird eine Projektleitung festgesetzt, die für den reibungslosen Ablauf sorgen soll. Für den Einsatz von PM bei der Lösung einer Aufgabe sind folgende Gründe möglich (Quelle: [3]): - höhere Plantreue in Bezug auf Zeiten/Termine, Kosten und Qualität; - beschleunigte und konzentrierte Bearbeitung von Aufgabenstellungen, daraus resultierende Zeit- und Kostenersparnisse; - Steigerung der Qualität von Problemlösungen durch Teamarbeit; - Anregung der Mitarbeiter zur Kreativität, Selbstständigkeit und Verantwortung und dadurch größere Akzeptanz der Projektergebnisse; - Belebung des internen Kommunikations- und Informationsflusses und - aktives Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens durch Projektdokumentation, Erfahrungsaustausch etc. 11 Die Aufgaben des PM umfassen: - die Koordinierung der Projektplanung; - die Projektsteuerung entsprechend der vereinbarten Aufgaben, dem Zeitund Finanzrahmen; - Sicherstellung der projektinternen Kommunikation; - Förderung und Koordination der externen Vernetzung; - Koordinierung der Dokumentation von Ergebnissen und - Koordinierung der Evaluation sowie eines geeigneten Qualitätsmanagements. 2.1.3 Projektlebenszyklus Ein Projekt (siehe Kapitel 2.1.1) durchläuft mehrere Phasen, den sogenannten Projektlebenszyklus. Dieser besteht aus den Phasen Vorphase, Analyse, Planung, Steuerung bzw. Durchführung und Abschluss. Jede Phase hat ein bestimmtes Aktivitätsniveau. Ein allgemeiner Projektlebenszyklus für die Bearbeitung eines Projekts ist in Abbildung 1 dargestellt. Start Abschluss Ergebnis zufriedenstellend Analyse Kontrolle Ergebnis nicht zufriedenstellend Planung Steuerung Abbildung 1: Der Projektlebenszyklus 2.2 Anwendbare Methoden zur Entscheidungs-/Lösungsfindung Aus Gründen des raschen Wandels und des anhaltenden Wettbewerbes sind in der heutigen Zeit vor allem Kreativität und Innovationsvermögen gefragt. Diese sind Voraussetzungen für die Entwicklung neuer Ideen, Problemlösungen und Konzepte. Deshalb sollten Kreativitätstechniken eingesetzt werden die nicht nur für die Entwicklung neuer Ideen sondern auch für die Motivation der Mitarbeiter förderlich sind. Diese sind z.B. Moderation, Brainstorming, Brainwriting, Mind Mapping, Morphologischer Kasten, Synektik, Methode 6-3-5 und DelphiMethode. Als typische Anwendungsbereiche zur Nutzung von Kreativitätstechniken gelten Marketing, Werbung, Events, neue Produkte bzw. Anwendungen 12 und die Ablaufgestaltung. Ziel solcher Techniken ist, eingefahrene Denkschienen zu verlassen und Probleme bzw. Sachverhalte unter neuen Blinkwinkeln zu betrachten. Kreativitätstechniken haben bei der Entscheidungsfindung verschiedene Wirkungen und somit Vorteile. Dazu zählen u.a. Synergieeffekte durch Teamarbeit, Vermeidung von Blockaden durch die Verhaltensregeln, Lösung der Gedanken von eingefahrenen Bindungen, Aktivierung aller Wissensbereiche durch künstliche Assoziationssprünge, Nutzung halb- und unbewusster Problemlösungsfähigkeiten und systematische Erfassung möglicher Lösungen. 2.3 Projektziele Ein Projektziel nach DIN 69901 ist ein: „nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Realisierungsbedingungen der Gesamtaufgabe eines Projektes“. Ein positiver Projektabschluss funktioniert nur unter richtig definierten Projektzielen. Um die Ziele eines Projekts zu definieren bedarf es der Abstimmung zwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter. Dabei werden Ziele differenziert in Muss- und Wunschziele. Mussziele sind unbedingt erforderliche Ziele, die zum Erreichen des Projekterfolgs von Notwendigkeit sind. Wunschziele dagegen sind zusätzliche Ziele, die für einen Projekterfolg nicht unbedingt erforderlich sind, da sie z.B. die Funktionalität eines Systems nicht beeinträchtigen. Jedes im Gespräch zwischen Auftraggeber und Projektleiter festgelegte Projektziel muss mit einem konkreten Namen, d.h. dem eigentlichen Kernziel, und einer detaillierten inhaltlichen Ergänzung (wie z.B. Leistungsbeschreibung, Fachkonzept) versehen sein. Zu Beginn wird ein Gesamtprojektziel festgelegt, welches in mehrere transparente Unterziele gegliedert wird. Aus diesen Unterzielen ergeben sich die ersten Planungsschritte. Sie bilden die Grundlage für die Projektstrukturierung (siehe Kapitel 2.4). 2.4 Projektstrukturierung Da ein Projekt meist eine sehr komplexe Angelegenheit ist, muss dieses in Teilaufgaben über Meilensteine bis hin zu Arbeitspaketen zerlegt werden. Der Umfang der Gliederung ist abhängig von der Größe des Projekts. Bei kleinen 13 Projekten werden meist nicht so viele Ebenen benötigt. Ziel einer Strukturierung ist die Schaffung von Transparenz und die eindeutige Festlegung von Inhalten und Verantwortlichkeiten, um eine bessere Kontrolle zu gewährleisten. In diesem Schritt erfolgt die Festlegung der Aufgaben, d.h. Teilprojekte und Arbeitspakete. Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Element bzw. Ergebnis der Projektstrukturierung. Er kann funktionsorientiert, erzeugnisorientiert oder eine Mischform aus beiden sein. Bei seiner Erstellung werden ein definierter Anfang, Teilprojekte, Arbeitspakete und ein definiertes Ende festgelegt. Einen möglichen PSP zeigt die Abbildung 2. Arbeitspakete sind die kleinsten, nicht weiter zergliederte Elemente eines Projektstrukturplans (DIN 69901). Für jedes Arbeitspaket sind folgende Sachverhalte zu ermitteln bzw. festzulegen: - Ziele und Aufgaben; - Verantwortlichkeit (in Form einer Person oder einer Gruppe); - entstehende Kosten; - notwendige Inputs bzw. Voraussetzungen; - erwartete Ergebnisse (z.B. in Form eines Dokuments, einer Präsentation, eines Reviews und/oder Audits); - Schnittstellen zu anderen Teilaufgaben und Arbeitsergebnissen; - Termine (für z.B. Beginn, Reviews, Prüfungen, Abnahme); - anzuwendende Qualitätssicherungsmaßnahmen (wie Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen) und - zu beachtende Referenzen (z.B. Standards). Dabei ist darauf zu achten, dass Termine, Ressourcen etc. erst später in der Planungsphase, siehe Kapitel 2.5.2 und 2.5.3, zugeordnet werden. Bei der Projektstrukturierung erfolgt lediglich die Gliederung des Projekts. Für die spätere Kontrolle sollte ein Nummernsystem eingeführt werden, welches jedes Teilprojekt und jedes Arbeitspaket in einem Projekt eindeutig definiert (siehe Abbildung 2). 14 Projekt 5000 Teilprojekt 5100 Teilprojekt 5200 Teilprojekt 5210 Arbeitspaket 5001 Arbeitspaket 5101 Arbeitspaket 5102 Arbeitspaket 5211 Arbeitspaket 5212 Teilprojekt 5220 Arbeitspaket 5221 Arbeitspaket 5222 Abbildung 2: Der Projektstrukturplan Obwohl die genaue Spezifizierung eines Arbeitspakets erst während des Projektverlaufs erfolgt, kann schon eine erste Auswertung dieses Arbeitspakets geschehen. Ein Beispiel, wie eine Vorlage für die Auswertung eines Arbeitspakets aussehen kann, ist in Anlage 2 zu sehen. 2.5 2.5.1 Ressourcenmanagement Projektorganisation Unter Organisation wird nach DIN 9001:2000 eine „Gruppe von Personen und Einrichtungen mit einem Gefüge von Verantwortung, Befugnissen und Beziehungen“ verstanden. In der DIN 69901 ist die Projektorganisation als „Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projekts“ zu verstehen. Die Qualifikationen für die Stellen, die in einer Projektorganisation besetzt werden müssen, werden entsprechend den Aufgaben des PSP (siehe Kapitel 2.4), speziell der Arbeitspakete, entnommen. 2.5.1.1 Projektteam Unter Projektteam sind alle an einem Projekt (siehe Kapitel 2.1.1) beteiligten Personen zu verstehen (u.a. der Projektleiter und die Projektmitarbeiter) wobei diese sowohl interne als auch externe Personen sein können. Diese Personen müssen koordiniert zusammenarbeiten. Bei der Zusammenstellung des Projektteams muss auf zwei Dinge besonders geachtet werden. Das sind die Zusam- 15 mensetzung der Gruppe und die Größe der Gruppe. Bei der Zusammensetzung sollte beachtet werden, dass die Mitarbeiter möglichst aus verschiedenen Bereichen stammen, um verschiedenartiges Fachwissen und Können einzubringen, die für das Projekt von Bedeutung sind (Interdisziplinarität und Heterogenität). Bei den Projektmitarbeitern wird zwischen ständigen Mitarbeitern, zeitweiligen Mitarbeitern und Dienstleistungen unterschieden. Beim Einsatz der Mitarbeiter muss auf deren Verfügbarkeit, d.h. ihre zeitlichen Ressourcen, und ihre Teamfähigkeit geachtet werden. In der Praxis muss somit ein Kompromiss zwischen dem Können, der Verfügbarkeit und der Teamfähigkeit eines Mitarbeiters gefunden werden, weil es oft vorkommt, dass Menschen mit hohem Fachwissen nicht teamfähig sind und lieber und besser allein arbeiten. Die Projektmitarbeiter, die der Linienorganisation des üblichen Unternehmensablaufs für die Dauer des Projekts entnommen werden, müssen nach Abschluss des Projekts wieder an ihren ursprünglichen Platz oder an eine neue Stelle eingegliedert werden. Dies stellt sich jedoch oftmals problematisch dar, weil z.B. die Stelle während der Dauer des Projekts anderweitig besetzt wurde oder aus sozialen Gründen, z.B. die Akzeptanz anderer Mitarbeiter. Die Projektbeteiligten werden für die Bearbeitung von Aufgaben in Gruppen eingeteilt. Die optimale Gruppengröße ist umstritten und liegt, je nach Aufgabenstellung, bei drei bis fünf oder bei sechs bis zehn Personen. Die Gruppe darf jedoch nicht zu groß werden, da mit zunehmender Größe der Kommunikationsaufwand innerhalb der Gruppe überproportional steigt. 2.5.1.2 Projektleitung Die Projektleitung ist nach DIN 69901 definiert als eine „für die Dauer eines Projekts geschaffene Organisationseinheit, welche für Planung, Steuerung und Überwachung eines Projekts verantwortlich ist. Sie kann den Bedürfnissen der Projektphasen angepasst werden“. Bei kleineren Projekten wird auf die Projektleitung, die sich aus mehreren Personen zusammensetzt, verzichtet und nur der Projektleiter wird für das Projekt verantwortlich gemacht. Dieser stellt die Schlüsselfigur für ein Projekt dar. Er ist sowohl die Schnittstelle zum Auftraggeber wie auch der Ansprechpartner für die 16 Projektbeteiligten. Sein Aufgabenbereich ist sehr vielfältig und erstreckt sich über folgende Teile: - Abstimmung, d.h. Klärung und Formulierung der Ziele und Überprüfung deren Realisierbarkeit; - Erstellung des Pflichtenhefts in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber; - Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation; - Strukturierung des Projekts; - Planung, Steuerung und Überwachung von Terminen, Kosten und des Gesamtprojekts; - Überwachen der Wirtschaftlichkeit; - Aufgabendelegation und Vergabe von Teilaufträgen; - Installation eines angemessenen Planungs-, Steuerungs-, Überwachungsund Informationssystems; - Weitergabe von Informationen; - Treffen von Entscheidungen und - Führung der Projektmitarbeiter. Der Erfolg bzw. der Misserfolg eines Projekts ist maßgeblich von dem Projektleiter und seinen Entscheidungen abhängig. Aus diesem Grund muss der Projektleiter bestimmte Anforderungen (Abschlüsse und Qualifikationen) erfüllen und sollte Erfahrungen vorweisen können. In einem Projekt werden auch anderen Personen Managementaufgaben zugeteilt. Tabelle 1 zeigt wichtige Verantwortlichkeiten mit deren jeweiligen Aufgaben. 17 Tabelle 1: Personen im Projekt Person Aufgaben QM-Verantwortlicher - plant und verfolgt alle Qualitätsmanagementmaßnahmen - trifft Festlegungen über die Archivierung von Qualitätsaufzeichnungen - Aufbau, Pflege und Optimierung des Qualitätsmanagementsystems - Verbesserung des Qualitätsniveaus - alle relevanten Objekte dem Konfigurationsmanagement zuführen - Vergabe eindeutiger Namen - Überführen von Objekten von einer Person zur nächsten - Sicherung aller Objekte der Konfiguration KM-Verantwortlicher Æ plant, verfolgt und verwaltet alle definierten Konfigurationen im Konfigurationsmanagement V&V-Verantwortlicher - plant und verfolgt alle Prüftätigkeiten 2.5.1.3 Organisationsformen Die internen Projektbeteiligten werden der Unternehmensorganisation entnommen. Dies geschieht teilweise oder ganz für die Dauer eines Projekts. Die Einteilung der Projektbeteiligten kann im PM in Form der Linienorganisation, der reinen Projektorganisation, der Stabprojektorganisation bzw. der Matrixorganisation erfolgen. Zu der Linienorganisation zählen alle Funktionen und organisatorischen Einheiten des Projekts. In ihr herrscht eine strenge Hierarchie mit festen Entscheidungsstrukturen. Dabei ist das Unternehmen in Abteilungen, z.B. nach Produkt, Kundensegment etc., gegliedert. Die Zusammenarbeit funktioniert nur über die Vorgesetzten der jeweiligen Abteilungen, d.h. alle Personen befinden sich in einem einheitlichen Weisungsweg. Jeder Mitarbeiter erhält Weisungen von seinem direkten Vorgesetzten und gibt an diesen Vorschläge und Meldungen. Bei der reinen Projektorganisation sind die Spezialisten voll dem Projektleiter unterstellt. Diese Organisationsform basiert auf dem Prinzip der Linienorganisa- 18 tion (siehe oben), jedoch nur für die Dauer eines Projekts. Das Problem besteht dabei in der Wiedereingliederung der Beteiligten nach Projektabschluss in die Unternehmensstruktur. Diese Form wird bei Vorhaben von sehr hoher Bedeutung und Daueranwendung der Projektarbeit verwendet. Bei der Stabprojektorganisation werden die Aufgaben der Projektsteuerung und Projektplanung von einem Stab, dem Projektleiter, übernommen (siehe Abbildung 3). Dieser hat als Hauptaufgabe die Informationssammlung und Entscheidungsvorbereitung, allerdings hat er keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse. Die anderen Projektmitarbeiter sind dann wiederum in ein Liniensystem eingeordnet. Die Organisationsform wird vorwiegend bei einfachen Vorhaben anwendet. Projektleiter Einkauf Unternehmensleitung Produktion Verkauf Verkauf Service Service Abbildung 3: Die Stabprojektorganisation Eine Matrix ist ein rechteckiges Zuordnungsschema. Die Matrixorganisation besteht aus zwei Dimensionen, die objekt- und die funktionsorientierte Dimension (siehe Abbildung 4; Quelle: [4], S. 209). Da ein Projekt nicht von dauerhafter Zeit ist, werden die Mitarbeiter für das Projekt in einem bestimmten Umfang aus der Linienorganisation freigestellt. Die Verantwortung und die Befugnisse werden zwischen Projektleiter und der beteiligten Linienfunktion aufgeteilt. Dies führt oft zu dem Problem der Überlastung der Mitarbeiter mit Aufgaben aus Projektarbeit und regulärer unternehmerischer Tätigkeit. Um diesen Konflikt zu minimieren bzw. zu umgehen, sollten klare Abgrenzungen der Kompetenzen zwischen beiden Führungsinstanzen getroffen werden. Die Matrixorganisation fin- 19 det ihre häufigste Anwendung bei komplexen Vorhaben, hochwertigen Projekten sowie bei häufiger Projektarbeit. funktional Unternehmensleitung Leiter Einkauf LE objektbezogen PL Projektleiter Projektmitarbeiter Einkauf LP Leiter Produktion Projektmitarbeiter Produktion LV Leiter Verkauf Projektmitarbeiter Verkauf Leiter Service LS Projektmitarbeiter Service Abbildung 4: Die Matrixorganisation Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Organisationsformen sind in Anlage 3 aufgeführt. 2.5.2 Termin- und Ablaufplanung Die Termin- und Ablaufplanung basiert auf der Strukturierung eines Projekts. Für die festgelegten Teilprojekte und Arbeitspakete müssen deren Reihenfolge, Termine, d.h. Anfangs- und Endzeitpunkte, und die jeweilige(n) Verantwortlichkeit(en) bestimmt werden. Die Darstellung der Ablaufplanung kann in - einem Ablaufplan; - einem Netzplan oder - einem Gantt-Diagramm erfolgen. Der Ablaufplan zeigt die Abhängigkeiten von Arbeitspaketen untereinander und verdeutlicht, welche Verantwortlichkeiten festgelegt sind. Die Erstellung des Ablaufplans erfolgt in Anlehnung an die Arbeitspakete des PSP (siehe Kapitel 2.4). Abbildung 5 zeigt einen kleinen Ablaufplan. Hier sind Arbeitspakete aus verschiedenen Teilprojekten und die zuständige Verantwortlichkeit dargestellt. 20 TP 1 TP 2 TP 3 TP 4 Verantwortlichkeit A B C D Abbildung 5: Der Ablaufplan Das Gantt-Diagramm ist ebenso ein geeignetes Mittel zur Darstellung von Abläufen. Der Schwerpunkt liegt hier jedoch auf dem zeitlichen Ablauf. Zuständigkeiten werden nicht mit dargestellt. Außerdem wird dieses Diagramm schnell unübersichtlich in Bezug auf die Abhängigkeiten der Arbeitspakete. Ein Beispiel ist in Abbildung 6 gezeigt. AP 1 AP 2 AP 3 AP 4 AP 5 Zeit Abbildung 6: Das Gantt-Diagramm Die Grundlage für die Erstellung eines Netzplans ist der PSP (siehe Kapitel 2.4). Voraussetzung ist, dass die darin definierten Arbeitspakete eine festgesetzte Dauer haben. Bei der Netzplantechnik (NPT) werden Nachfolgerbeziehungen zwischen Vorgängen (andere Bezeichnung für Arbeitspakete) beschrieben. Ein Vorgang kann auch nur beginnen, wenn die Voraussetzungen für den Start dieses Vorgangs erfüllt sind, z.B. der Abschluss eines anderen Vorgangs. Zunächst muss festgestellt werden, welches Arbeitspaket von welchem Vorgang bzw. welchen Vorgängen abhängig ist. Daraus kann der Netzplan erstellt werden. Die Berechnung der Dauer, die vorwärts und rückwärts erfolgt, liefert folgende Daten: 21 - frühester und spätester Anfangszeitpunkt (FAZ und SAZ); - frühester und spätester Endzeitpunkt (FEZ und SEZ); - Pufferzeiten und - den kritischen Pfad/Weg. Der kritische Weg ist der Weg des Netzplans auf dem alle Arbeitspakete liegen, deren Pufferzeit „Null“ ergibt. Eine Verschiebung dieser Vorgänge hat Auswirkungen auf den Projektendtermin. Somit wird eine Verkürzung der Gesamtprojektdauer nur durch Optimierung der Vorgänge die auf dem kritischen Weg liegen erreicht. Es gibt bei der Darstellung eines Netzplans folgende Objekte: Anfangs- und Endzustand sowie Knoten und Pfeile. Je nach Art des Netzplans sind diese dann die Vorgänge bzw. Zustände. Da in SiSy der Vorgangsknotennetzplan angewendet wird, wird nur dieser näher betrachtet. Die Vorgänge werden als Knoten dargestellt. Die Pfeile zwischen den Knoten bilden logische Folgebeziehungen zwischen den Vorgängen ab. Meilensteine werden entweder als Pfeil oder auch als Knoten mit der Dauer „Null“ vermerkt. Durch die o.g. Berechnung werden wichtige Daten geliefert. Tabelle 2 zeigt die Berechnungsarten mit ihren Eigenschaften. Tabelle 2: Grundlagen der Vorwärts- und Rückwärtsterminierung Richtung ausgehend von Terminierung Basisformeln vorwärts Start (FAT) FET = FAT + Dauer früheste FAT = max. FET (Vorgänger) rückwärts Ende (SET) späteste SAT = SET - Dauer SET = min. SAT (Nachfolger) 2.5.3 Projektkosten- und Mittelplanung In der Projektkostenplanung werden nur die projektbezogenen Kosten geplant. Die ermittelten Kosten sind das Resultat einer expliziten Planung und werden nicht aus Vergangenheitswerten abgeleitet. Die Kostenplanung ist die Voraussetzung für die Projektentscheidung und für spätere Kostenkontrollvergleiche. Zu den wichtigsten Kosten zählen Personalkosten, Materialkosten und Kosten für Fremdleistungen. Die Kosten werden aus den zu den Arbeitspaketen zu- 22 geordneten Mitteln (z.B. EDV, Material, Personal und Dokumente) geschätzt und festgehalten. Der Projektleiter ist bei Projektstart für die Eröffnung einer Projektkostenstelle verantwortlich. Es ist nicht möglich, die Kosten exakt zu bestimmen und zu berechnen. Gründe dafür sind (Quelle: [5], S. 234): „Erstens gibt es eine derart große Anzahl kostenwirksamer Faktoren, daß die mathematische Komplexität geeigneter Berechnungsmodelle ganze wissenschaftliche Fakultäten beschäftigen müßte; zweitens lassen sich kostenverursachende Faktoren nicht vorhersagen, weil auch sie prozess- und verlaufsabhängig sind“. Zur Erfassung und Dokumentation der Projektkosten dienen Kostenpläne (Quelle: [4], S. 94ff.). Diese bilden ein Projekt aus der Kostenperspektive ab. Die Erstellung eines Kostenplans ist möglich für einzelne Arbeitspakete, für einzelne Objektteile, für Unteraufträge bzw. für das gesamte Projekt. Die Gliederung der Projektkostenplanung sollte entsprechend der Planung der Projektstrukturierung (siehe Kapitel 2.4) erfolgen, um integrierte Projektplanung und integriertes Projektcontrolling zu ermöglichen. Kostenpläne werden aufgestellt, weil sie Dispositionsgrundlagen z.B. bzgl. der Projektentscheidung oder der Festlegung des Angebotspreises liefern und weil sie Wirtschaftlichkeitskontrollen ermöglichen. Der Detaillierungsgrad für die Kostenplanung muss ausgewählt werden. Dies erfolgt entsprechend des PSP. Oft wird dafür eine obere Ebene verwendet, da die Ebene der Arbeitspakete (d.h. die unterste Ebene des PSP) häufig zu detailliert ist. Für die Planung der Arbeitspaketkosten wird Folgendes ermittelt: - Zeitgerüste für Leistungsstunden; - Mengengerüste für Materialien; - Zeitgerüste für Geräte und - Mengengerüste für sonstige Kosten (wie z.B. Reisen, EDV-Kosten). 23 Aus diesen Teilen werden die Gesamtkosten je Arbeitspaket berechnet. Die Projektkosten je Periode können in Histogrammen (auch Säulendiagramme genannt) oder Kurven grafisch dargestellt werden. Dies dient der - Visualisierung der Projektkosten und des Kostenanfalls im Projektverlauf; - als Grundlage für Optimierungen (z.B. durch zeitliche Verschiebungen von Arbeitspaketen); - als Grundlage für Planung der projektbezogenen Auszahlungsströme und - als Grundlage für die Ermittlung von Leistungsfortschrittskurven. 2.6 Dokumentenmanagement Das Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil bei der Bearbeitung eines Projekts, da es u.a. Zurückverfolgungen bei der Fehlersuche ermöglicht. Die Schwerpunkte in diesem Bereich liegen in der permanenten und systematischen Erfassung der relevanten Dokumente, deren Status und Verteilung. Weiterhin muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den Dokumenten haben bzw. der Zugang genau definiert ist (z.B. ein Projektmitarbeiter bekommt für ein bestimmtes Dokument nur Lese- aber keine Schreibrechte). Die Güte des Dokumentenmanagements wird anhand der Zugriffszeit auf eine gesuchte Information und durch die Vollständigkeit und Aktualität der Information(en) bestimmt. Da sich Projektdokumente während eines Projekts ständig ändern bis sie ihren endgültigen Zustand erreicht haben, müssen verschiedene Versionen/Stände des Dokuments aufbewahrt werden, damit nachvollziehbar ist, welche Veränderungen vorgenommen wurden. Dabei muss darauf geachtet werden, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, da sie so ihre Arbeitsergebnisse im schlimmsten Fall gegenseitig vernichten können. Das Dokumentenmanagement ist eine unverzichtbare Voraussetzung für das Konfigurationsmanagement (siehe Kapitel 2.9), kann es aber nicht ersetzen. 24 Die Hauptaufgaben der Dokumentation bestehen in(Quelle: [6], S. 321ff.) - der Identifikation der Dokumentationsart; - der Festlegung von Dokumentationsanforderungen; - einem Dokumentations-Nummernsystem; - der Dokumentationsfreigabe und -verteilung; - der Überwachung des Dokumentationsstatus und - dem Archivieren. Es muss schon zu Beginn eines Projekts festgelegt werden, welche Dokumente für das Projekt erforderlich sind (Identifikation der Dokumentationsart). Weiterhin werden deren Bedeutung, der jeweilige Verantwortliche für die Erstellung des Dokuments und der Ablauf des Freigabeverfahrens fixiert. Alle diese Einzelheiten müssen gründlich geplant werden, damit wichtige Maßnahmen nicht dem Zufall überlassen werden. Zuerst werden Dokumentenarten festgelegt, durch die die Projektdokumente klassifiziert und strukturiert werden und somit eine bessere Übersichtlichkeit der vorhandenen Dokumente erreicht wird. Beispiele für eine solche Klassifizierung nach Dokumentenarten sind in Abbildung 7 dargestellt. Projektdokumentation Anforderungen Projektplan Vorschriften Managementplan Pläne Finanzplan Handbücher Ablaufplan Berichte Testplan Abbildung 7: Der Dokumentationsbaum Das Festlegen der Dokumentationsarten ist nur der erste Schritt bei der Projektdokumentation, da diese Übersicht lediglich eine grobe Gliederung der Projektdokumente darstellt. Jedes Dokument sollte folgende Anforderungen erfüllen: 25 - Dokumentationsbezeichnung (Titel des Dokuments); - Dokumentationsnummer; - Ersteller (z.B. Firma/Abteilung); - geplantes Ausgabedatum und - geplanter Verteiler. Aus diesen Anforderungen, die für jedes Projektdokument anfallen, wird eine sogenannte Dokumentationsanforderungsliste erstellt, die eine Übersicht über alle Projektdokumente gibt. Ein Nummernsystem ist ein effizientes Instrument für die Dokumentationskontrolle, denn wenn ein Projekt mehrere tausend Unterlagen beinhaltet, kann dies leicht zur Unübersichtlichkeit führen. Ein Nummernsystem sollte drei Bedingungen erfüllen: - die Schaffung eines Ordnungssystems der Dokumentenstruktur; - die eindeutige Identifikation jedes Dokuments und - die Identifikation des Dokumentationsstatus. Die Projektleitung gibt, bevor die Verteilung erfolgt, jedes Dokument frei, welches in der Dokumentationsliste aufgeführt ist. Der Freigabemodus kann auch entsprechend angepasst werden. Dabei darf eine untergeordnete Organisationseinheit ein Dokument freigeben sofern dieses keine Änderungen eines übergeordneten Dokuments verursacht. Ergeben sich jedoch Änderungen an einem übergeordneten Dokument, so ist die dazu übergeordnete Organisationseinheit für die Freigabe einzuschalten. Welches Dokument in welcher Ebene der Hierarchie steht, ist im Dokumentationsbaum (siehe Abbildung 7) zu sehen. Wichtig bei der Arbeit in einem Projekt ist die Überwachung des Dokumentationsstatus, d.h. die Arbeit mit den aktuellen Dokumenten. Ein Gemisch aus einem alten und einem neuen Dokumentenstand ist wenig sinnvoll. Jede Änderung die an einem freigegebenen Dokument vollzogen werden soll, muss zuvor mit einem Änderungsantrag bewilligt werden. Die vorgenommenen Änderungen sind sofort den betroffenen Dokumentinhabern mitzuteilen. Je nach Umfang der Änderung werden einzelne Blätter oder das gesamte Dokument neu erstellt. 26 2.7 Informationsmanagement Die Verarbeitung von Informationen im Projektablauf ist ein wichtiger Bestandteil für einen positiven Projektverlauf. Projektinformationen sind nach DIN 69901 „Daten für Planung, Steuerung und Überwachung eines Projektes“. Bei der Weitergabe von Informationen sind folgende Details zu beachten: - Aktualität; - Vollständigkeit; - Verständlichkeit; - Übersichtlichkeit; - Pünktlichkeit und - Weitergabe an den richtigen Empfänger. Der erste Schritt ist jedoch die Feststellung und Festlegung, WER WELCHE Informationen WANN an WEN weitergeben muss oder kann. Dabei sollten die Organisationsstruktur (siehe Kapitel 2.5.1.3) sowie die Kompetenz- und Verantwortungsbereiche die der Projektleiter festgelegt hat beachtet werden, um den Pflichtinformationsaustausch zu gewährleisten. Ein wichtiger Punkt sind die informellen Beziehungen, die z.B. durch Freundschaften, Bekanntschaften o.ä. entstehen. Die daraus resultierenden informellen Informationswege sollten den formellen Informationswegen, die durch die Organisationsstruktur (siehe Kapitel 2.5.1.3) entstehen angepasst, werden. Bei den Informationen wird zwischen drei Formen unterschieden: 1. Informationen die keine Reaktion erwarten; 2. berichterstattende Informationen, die aufgrund von Empfängernachrichten übermittelt werden oder bei der die Empfänger zu einer Reaktion aufgefordert werden und 3. anweisende Informationen, die in jedem Fall eine Reaktion erwarten. Auch Informationen die für einen Projektmitarbeiter nur von allgemeiner Natur sind, da sie nicht direkt mit seinem Arbeitsgebiet zusammenhängen (z.B. Informationen zu anderen Tätigkeiten die auf seine Aufgabe keinen Einfluss haben), sollten weiter gegeben werden. Dies stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und fördert die Zusammenarbeit. Bei der Weitergabe von Informationen muss die Art bestimmt werden. Beispiele hierzu sind in Tabelle 3 aufgeführt. Die Auswahl der entsprechenden Informationsart ist abhängig von den jeweiligen Bedürfnissen und Anforderungen der beteiligten Organisationseinheiten sowie von 27 der Größe, Art und Komplexität des Projekts. Am Häufigsten werden die Informationsträger Telefon, Telefax, Brief, Bericht, Besprechung und E-Mail genutzt. Tabelle 3: Informationsarten Art Beispiele verbal - Einzelgespräche - Vorträge - Besprechungen - Mitteilungen - Protokolle - Berichte - Veröffentlichungen schriftlich All dies wird unter dem Begriff Projektinformationssystem zusammengefasst. Dieses wird nach DIN 69901 als „Gesamtheit der Einrichtungen und Hilfsmittel und deren Zusammenwirken bei der Erfassung, Weiterleitung, Be- und Verarbeitung, Auswertung und Speicherung der Projektinformationen“ beschrieben. 2.8 Qualitätsmanagement und Qualitätsplanung Das Qualitätsmanagement (QM) ist in Unternehmen weit verbreitet. Dabei wird QM nach DIN 9000:2000 wie folgt definiert: „Aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Leiten und Lenken einer Organisation bezüglich der Qualität“. Wichtig ist der Punkt Qualität. OLFERT beschreibt diesen Begriff wie folgt: „Qualität ist, wenn der Kunde wiederkommt und nicht das Produkt“ (Quelle: [7], S. 235). Dies drückt vor allem die Freiheit von Fehlern und die Zufriedenheit des Kunden aus. Das o.g. Produkt kann sowohl ein physisches Produkt oder eine geistige Schöpfung, Software, Konzepte, Prozesse oder eine Dienstleistung sein. Das QM legt die Qualitätspolitik im Unternehmen fest und verwirklicht sie durch die Mittel der Qualitätsplanung (Festlegen der Anforderungen an ein QM-System), Qualitätslenkung und -sicherung (Maßnahmen zur Erfüllung der Qualitätsforderungen) und Qualitätsverbesserung (Maßnahmen zur Erhöhung der Effektivität und Effizienz von Tätigkeiten und Prozessen und somit Erhöhung der Produktqualität). 28 Wichtig bei dieser Arbeit sind die Qualitätskriterien für Software, weil das zu realisierende Add-On ein Teil der Software SiSy ist. Die verschiedenen Kriterien je nach Kundensicht werden in Tabelle 4 aufgeführt. Tabelle 4: Qualitätskriterien für Software Kundensicht Qualitätskriterium Anwendersicht Gebrauchstauglichkeit Benutzersicht Käufersicht Betreibersicht 2.9 Bedienerfreundlichkeit Pflegbarkeit Übertragbarkeit dazugehörige Unterpunkte - Zuverlässigkeit, Ausfallsicherheit, Fehlerfreiheit - Funktions-, Betriebstüchtigkeit - effizienter Umgang mit Ressourcen (Prozessor, Speicherplatz,...) - etc. - Erlernbarkeit, Ergonomie - Korrektheit und Aktualität der Dokumentation - etc. - Änderungsfreundlichkeit - Modifizierbarkeit, Parametrisierung - Prüfbarkeit - etc. - Anpassbarkeit - Wartbarkeit - etc. Konfigurationsmanagement und Konfigurationsplanung Die Konfiguration eines Produkts ist die Menge aller tatsächlichen funktionellen und physischen Merkmale eines Produkts, z.B. die Gesamtheit zusammenpassender Software-Elemente. Diese Merkmale sind in Dokumenten beschrieben die zusammen die sogenannte Konfigurationsbeschreibung bilden. Eine Konfigurationseinheit, auch Konfigurationselement genannt, ist Gegenstand der Aktivitäten des Konfigurationsmanagement (KM) mit abgrenzbaren und zu einem bestimmten Zeitpunkt definierten Eigenschaften, wie Beschaffenheit und Funktionalität. Diese Eigenschaften werden aufgrund bestimmter Faktoren ausgewählt. Solche Faktoren können Sicherheitsanforderungen, Kosten- 29 intensität, Änderungshäufigkeit, Fehlerrate bzw. kommerzielle Verfügbarkeit sein. Das KM wird nach DIN 69904:2000-11 wie folgt definiert: „Dieses Element umfasst die Prozesse und Regeln für die - Konfigurationsidentifizierung, - Konfigurationsüberwachung, - Konfigurationsbuchführung und - Konfigurationsauditierung”. Die Identifizierung der Konfiguration dient als Ausgangspunkt der Konfigurationsüberwachung. Sie besteht aus den Schritten der Festlegung der Bezugskonfiguration und der formellen Identifizierung durch eine eindeutige Bezeichnung (z.B. Konfigurationsnummer). Unter Bezugskonfiguration ist die formell zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegte Konfiguration eines Produkts zu verstehen. Sie dient als Bezugspunkt für alle späteren Änderungen. Die Überwachung der Änderungen einer Konfiguration ist ein sehr bedeutender Teil des KM. Änderungsanforderungen oder Verbesserungsvorschläge müssen dokumentiert und hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf andere Elemente der aktuellen Konfiguration untersucht werden. Für jedes Element liegen Regeln zur Austauschbarkeit vor, d.h. nach welchen Veränderungen ein Element austauschbar bleibt. Vollständig austauschbare Elemente haben dieselbe Nummer und Elemente, die nicht austauschbar sind, dürfen nicht dieselbe Nummer haben. Nach einer Änderung kann es passieren, dass einer Konfigurationseinheit eine neue Nummer zugeordnet wird. Wichtig bei den Änderungen ist die Dokumentation in der Konfigurationsbeschreibung. Es müssen sowohl Änderungen als auch Gründe für die eventuelle Ablehnung festgehalten werden. Die Konfigurationsbuchführung ist die Dokumentation im KM, also die Konfigurationsbeschreibung. Ausgehend von der Bezugskonfiguration werden hier alle Änderungsanforderungen und die daraus resultierenden Tätigkeiten der Konfigurationsüberwachung erfasst und dokumentiert. Die Hauptaufgabe der Konfigurationsbuchführung ist es, alle Schritte zwischen der aktuellen Konfiguration und der Bezugskonfiguration nahtlos nachvollziehbar zu gestalten. 30 Der Konfigurationsaudit entspricht der Abnahme eines Produkts hinsichtlich der in der Konfigurationsbuchführung festgehaltenen aktuellen Konfiguration. Er gewährleistet, dass - die Konfigurationsbeschreibung genau dem technischen Stand entspricht und - die technische Realisierung in Einklang mit der Bezugskonfiguration und den genehmigten Änderungen ist. 2.10 Verifizierungs- und Validierungsplanung Die beiden Begriffe Verifizierung und Validierung (V&V) sind in der DIN 8402:1995 wie folgt beschrieben: Verifizierung „Bestätigen aufgrund einer Untersuchung und durch Bereitstellung eines Nachweises, daß festgelegte Forderungen erfüllt worden sind.“ Validierung „Bestätigen aufgrund einer Untersuchung und durch Bereitstellung eines Nachweises, daß die besonderen Forderungen für einen speziellen beabsichtigten Gebrauch erfüllt worden sind.“ Verifizierung sind alle Maßnahmen zur frühzeitigen Erkennung von Fehlern und Störungen im Projektverlauf. Es wird überprüft, ob ein Ergebnis bzw. Produkt richtig ist, d.h. die gegebenen Anforderungen erfüllt sind. In Design und Entwicklung betrifft Verifizierung den Prozess der Untersuchung des Ergebnisses einer betrachteten Tätigkeit, um Konformität mit den an diese Tätigkeit (bezüglich ihres Ergebnisses) gestellten Forderungen festzustellen. Für die Durchführung der Verifikation gibt es verschiedene Maßnahmen. Beispiele dafür sind: - Vier-Augen-Prinzip; - Audits; - Vorgaben für Berichtinhalt und -strukturierung; - Durchführung von Projektbesprechungen und - Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Reviews. Das Vier-Augen-Prinzip ist kurz gesagt das gegenseitige Überwachen von Aufgaben sowohl während der Ausführung einer Aufgabe als auch danach (z.B. in Form einer Kontrolle). 31 Ein Audit ist nach ISO 9000:2000 ein „systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um festzustellen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind“. Ein Review ist ein mehrstufiges und sehr komplexes Verfahren, bei dem in Gremien und Gruppen u.a. eine Durchsicht und Bewertung von Unterlagen sowie die Verteidigung von Ergebnissen vorgenommen wird. Ein Teil des Reviews kann der Walkthrough sein, der das Gegenlesen eines Dokuments oder das Testen eines Programms auf inhaltliche und syntaktische Korrektheit und Gültigkeit darstellt. Validierung beinhaltet alle Tätigkeiten, die die Erfüllung der definierten Teilergebnisse (Meilensteine) und das Projektergebnis bestätigen. In Design und Entwicklung betrifft Validierung den Prozess der Untersuchung eines Produkts, um Konformität mit den Forderungen des Anwenders festzustellen. Diese Maßnahmen erfolgen üblicherweise am Endprodukt unter festgelegten Betriebsbedingungen. Sie kann auch in früheren Stufen nötig sein. Beim Testen sollte immer nach einer bestimmten Vorgehensweise gehandelt werden. Für eine Aufstellung der verschiedenen Arten von Tests, die in einem Projekt durchgeführt werden sollen, wird ein Testplan erstellt, der Bestandteil des V&V-Plans sein kann. Der Testplan beinhaltet für die verschiedenen Tests u.a.: - Personen die Testdaten erstellen und archivieren; - Personen die Tests durchführen; - Gestaltung der Testdokumentation; - Vorgaben, Richtlinien und Standards die bei Tests anzuwenden sind; - Testergebnisse und - den Nachweis, dass die Tests die Forderungen erfüllen. Tabelle 5 zeigt einige Beispiele für verschiedene Tests und dazu eine kurze Erläuterung, was überprüft wird. 32 Tabelle 5: Testarten Testart Testinhalte Ästhetiktest Strukturierung der Benutzeroberfläche, Farbgestaltung und Bildschirmaufteilung, Übersichtlichkeit des Programms, etc. Belastungstest Stabilität und Performance des Produkts unter Auslastungskriterien Blackbox-Test Aufdeckung des spezifikationswidrigen Verhaltens ohne Berücksichtigung der internen Struktur Inhaltstest Korrektheit und Verständlichkeit der in Texten (o.a.) vorkommenden Fakten und Sachverhalte Kompatibilitätstest Zusammenarbeit des Produkts mit anderen externen Komponenten Whitebox-Test Aufdeckung des spezifikationswidrigen Verhaltens mit Berücksichtigung der internen Struktur 2.11 Projektcontrolling und Projektverfolgung Das Projektcontrolling hat für die Bearbeitung eines Projekts enorme Bedeutung, da sich während des Projektverlaufs oftmals Änderungen (z.B. Zieländerungen, Gesetzesänderungen) und/oder Störungen (z.B. Unfälle) ergeben. Wichtig dabei ist die Feststellung der Abweichungen zwischen Ist und Soll und die Planung und Einleitung von Korrekturmaßnahmen. Welche Mindestanforderungen geprüft und überwacht werden, entscheidet der Projektauftraggeber. Diese Entscheidung ist abhängig von dem Umfang und der Art des Projekts und der Projektkultur. Das Projektcontrolling umfasst folgende Funktionen: - Erfassung der Ist-Werte; - Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen; - Durchführung von Abweichungsanalysen; - Planung von Korrekturmaßnahmen und - Revision der Projektplanung. 33 Die Bereiche des Controlling sind: - das Leistungscontrolling; - das Termincontrolling und - das Kostencontrolling, welches das Ressourcencontrolling beinhaltet. Beim Leistungscontrolling werden die quantitativen und qualitativen Projektleistungen überwacht. Korrigierende Maßnahmen werden dann aufgrund von Abweichungen des geplanten Leistungsfortschritts gegenüber dem erzielten Leistungsfortschritt eingesetzt. Diese Fortschrittskontrolle kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen, wie - auf der Ebene des Gesamtprojekts; - auf der Ebene der Arbeitsgruppen (Teilprojekte) oder - auf der Ebene der Arbeitspakete. Diese Ebenen wurden bereits im PSP (siehe Kapitel 2.4) definiert. Die geschätzten Leistungsfortschritts-Prozentsätze können als einfachste Form der Leistungsfortschrittskontrolle im PSP eingetragen werden. Dabei wird zwischen 100% als „fertiggestellt“, 0% als „nicht begonnen“ und einer Prozentzahl zwischen 0% und 100% als „in Durchführung befindlich“ unterschieden. Beim Termincontrolling werden die aktuellen Termine der Arbeitspakete und Teilprojekte sowie der Fertigstellungstermin des gesamten Projekts kontrolliert. Dieses Controlling erfolgt aufgrund von Terminlisten, Balkenplänen oder Netzplänen. Die Termine sollten regelmäßig überwacht werden. Bei größeren Projekten kann eine monatliche Überwachung von Nöten sein. Dabei brauchen aber nicht alle Vorgänge eines Projekts betrachtet werden. Wichtig sind die zwischen zwei Kontrollstichtagen liegenden Vorgänge. Die Basis für das Termincontrolling ist das Leistungscontrolling, da Aussagen über zeitliche Abweichungen nur im Bezug auf den Leistungsfortschritt gemacht werden können. 34 Beim Kostencontrolling werden die Kosten überwacht. Dabei werden folgende Ziele verfolgt (Quelle: [4], S. 165): - Feststellen der Kostenabweichungen bis zum Kontrollstichtag; - Prognose der Projektkosten zum Projektende; - Bestimmung des Projekterfolgs bis zum Kontrollstichtag; - Prognose des Projekterfolgs zum Projektende; - Bereitstellung von Informationen für Korrekturmaßnahmen und - Bereitstellung von Informationen für Risikorückstellungen und für Beständebewertungen. 3 Realisierung des Add-On’s PM anhand eines Soll-Ist-Vergleichs In den folgenden Abschnitten werden die Umsetzungsmöglichkeiten der in Kapitel 2 angesprochenen Komponenten des PM anhand bereits vorhandener Komponenten in SiSy erläutert. Dabei wird auf die bisherigen Funktionalitäten und Möglichkeiten der Darstellung eingegangen, Unvollständigkeiten werden erkannt und Vorschläge zu Veränderungen aufgeführt. 3.1 Projektziele Für die Darstellung der Projektziele ist das Add-On EtAP für SiSy bereits vorhanden. Die Abkürzung „EtAP“ steht dabei für „Entscheidungstechnik, Analysetechnik, Portfolio“. Es ist ein separates Add-On, welches unabhängig für die Anwendung von PM in SiSy installiert werden kann und sollte. Dieses Add-On ist bis jetzt nur für das Vorgehensmodell (VGM) „Qualitätsmanagement“ vorgesehen, wird aber in das VGM „Projektmanagement“ integriert werden. Dabei stellt sich die Frage, ob das Add-On getrennt vom Anwender, wie das Add-On PM, der SiSy-Version hinzugefügt werden muss oder automatisch mit dem Add-On PM installiert wird. Das Add-On EtAP enthält auf oberster Ebene ein Objekt „Portfolio“, siehe Abbildung 8, welches dem Anwender einen Einstieg in die Aufstellung der Projektziele gibt. In der Verfeinerung dieses Objekts können Größen/Indikatoren, siehe ebenfalls Abbildung 8, definiert werden, die im PM die Funktionen der Projektziele haben. Das bedeutet, dass die Projektziele in Form von diesen Objekten angelegt werden. Für genau einen Indikator des Portfolios kann auf der Registerkarte „Ein- 35 stellungen“ im Definieren-Dialog festgelegt werden, dass dieser die Zielgröße ist. Dieser wird dann im Diagramm durch einen roten Rahmen von den anderen hervorgehoben (siehe Abbildung 8). Abbildung 8: Die Objekte für die Darstellung der Projektziele in SiSy Viele Projektziele stehen untereinander in einem bestimmten Abhängigkeitsverhältnis. Dieses wird über die Verbindungen zwischen den Projektzielen bestimmt. In der dadurch entstehenden Kante kann die Entwicklungsrichtung und die Intensität bestimmt werden. Die möglichen Einstellungen sind in Abbildung 9 zu erkennen. Voreingestellt sind: - Richtung der Wirkung: verstärkende Wirkung; - Wirkung (entspricht der Entwicklungsrichtung): kurzfristig und - Intensität: schwach. Die Stärke der Verbindung nimmt nach Entwicklungsrichtung ab, d.h. kurzfristige Wirkungen werden als dicke Linie dargestellt, langfristige Wirkungen jedoch als gestrichelte Linie. Eine stärkere Intensität wird durch mehr Zeichen, z.B. zwei Plus, sichtbar gemacht. Abbildung 9: Der Definieren-Dialog einer Kante zwischen Projektzielen 36 Die Auswertung des Portfolios wird in einer Excel-Datei angezeigt. Dazu muss der Definieren-Dialog des Objekts „Portfolio“ geöffnet und die Registerkarte „Portfolio“ ausgewählt werden. Um die Auswertung zu starten, muss die Schaltfläche „Portfolio neu erstellen“ betätigt werden. Wenn kein Dateiname eingegeben wurde, wird automatisch der Name des Portfolios als Dateiname angeboten. Das in SiSy modellierte Portfolio wird in eine Vernetzungstabelle und eine Vernetzungsmatrix generiert. Diese zeigen die Abhängigkeiten und Bedeutung der Wichtigkeit der Indikatoren an. Weiterhin können aus dem SiSy-HandbuchManager (stellt eine Symbolleiste im Excel dar) Rangfolgen der Indikatoren und eine Grafik per „Knopfdruck“ generiert werden. 3.2 Projektstrukturierung Grundlage für die Projektstrukturierung ist die Einteilung der Aufgabe, d.h. des Projekts, in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Das dadurch entstehende Element des PM ist der PSP (siehe Kapitel 2.4). Die Aufgabe des PSP ist es, für jeden Mitarbeiter gleiche Sichtweisen zu schaffen. Seine grafische Darstellung erfolgt in einer Baumstruktur. Da beim PSP das Projekt in Teilaufgaben und Arbeitspakete gegliedert wird und er somit die Grundlage für die Ablaufplanung ist, die in SiSy mit dem Netzplan abgebildet wird, wird auf ein separates Objekt verzichtet. Der PSP wird in SiSy unter dem Objekt „Projektablaufplanung“, welches auch den Netzplan darstellt, verfasst. Die Projektstrukturierung stellt den ersten Schritt der Bearbeitung eines Projekts dar. Deshalb wird zu Beginn eines Projekts lediglich die Aufteilung in die Teilaufgaben und Arbeitspakete vorgenommen. Die für die Modellierung der Projektstruktur notwendigen Objekte werden in Abbildung 10 gezeigt. Dabei werden an dieser Stelle noch kein Ablauf, keine Termine, Ressourcen oder Kosten festgelegt. Da die Teilaufgaben und Arbeitspakete in einem Projekt nummeriert werden sollten, steht dafür in SiSy die Option „Nummer“ auf der Seite „Definieren“ im Definieren-Dialog zur Verfügung. Mit der durchlaufenden Nummerierung, z.B. TA_1 und darunter liegende Arbeitspakete AP_11 und AP_12, werden Abhängigkeiten bzw. Verfeinerungen der Teilaufgaben dargestellt. 37 TA_1 AP_11 AP_1 Teilaufgabe Arbeitspaket Anfang Ende Abbildung 10: Die Objekte des Netzplans in SiSy Der PSP kann nach der Modellierung wie folgt angezeigt werden: 1. Objekt „Projektablaufplanung“ (im VGM) markieren; 2. Kontextmenü auf diesem Objekt öffnen (rechte Maustaste auf dem Objekt); 3. Punkt „Projektstrukturplan öffnen“ wählen. Die unter dem Objekt „Projektablaufplanung“ angelegten Teilaufgaben und Arbeitspakete werden hier in einer Hierarchie dargestellt. Die aufgeführten Objekte müssen jedoch beim ersten Mal durch den Anwender per Hand sortiert und angeordnet werden. Da dies den Anwender Mühe und Zeit kostet besteht das Ziel, die Objekte der Hierarchie schon beim ersten Öffnen sortiert darzustellen. Die durch den Anwender per Hand erstellte Sortierfolge wird gespeichert und somit wird beim erneuten Öffnen der PSP wieder sortiert dargestellt. Der PSP kann auch in fortgeschrittenen Phasen geöffnet werden. Die eingetragenen Daten und die Zuordnung der Ressourcen, die nachfolgend in der Termin- und Ablaufplanung sowie der Mittel- und Kostenplanung festgelegt werden, siehe Kapitel 3.4 und 3.5, werden im PSP nicht mit angezeigt. Als Beispiel kann in SiSy aus dem Assistenten eine Vorlage geladen werden, die anhand einer Fahrradproduktion modelliert wurde. Der vom Anwender erstellte PSP kann mithilfe der Dokumentengenerierung ausgewertet werden. Dabei kann eine Abbildung des PSP als Darstellung und eine Auswertung in Form von Aufzählungen bzw. Tabellen in das Dokument generiert werden. Die Abbildung des PSP soll in Zukunft möglichst nur die oberen zwei oder drei Ebenen der Strukturierung abdecken, da sonst die Transparenz evtl. nicht mehr gewährleistet werden kann. Dazu soll dem Anwender die Möglichkeit gegeben werden, die Anzahl der Ebenen einzugeben die aufgeführt werden sollen. Derzeit wird nur die ganze Hierarchie dargestellt. 38 Die an dieser Stelle festgelegten Teilaufgaben und Arbeitspakete bilden die Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung und die Kosten- und Mittelplanung. Deren Realisierung in SiSy werden in 3.4 und 3.5 beschrieben. 3.3 Projektorganisation In den bisherigen SiSy-Versionen und SiSy-Ausgaben wurden bereits Komponenten für die Organisation verwendet. Diese werden standardmäßig mit dem Add-On QM-GPM (Qualitätsmanagement-Geschäftsprozessmodellierung) installiert. Sie ermöglichen einem Unternehmen die Darstellung seiner Aufbauorganisation. Die Dateien, die für die Abbildung und Darstellung der Organisation benötigt werden, sind bereits in SiSy verfügbar, da sie bei der Installation der Software, die jeweils das Add-On QM-GPM enthält, mitgeliefert werden. Dabei wird in der VGM-Datei (Erläuterungen der Dateikonventionen sind in Anlage 4 aufgeführt) auf die bereits existierenden Dateien verwiesen. Die für die Organisation vorhandene Hilfedatei im HTML-Format wird durch einen Punkt „Mögliche Organisationsformen für Projekte“ mit Beispielbildern erweitert. Hier werden die Beschreibungen aus Kapitel 2.5.1.3 herausgenommen, die dem Anwender der Software kurze Erläuterungen bieten. Für die Darstellung des Projektleiters wird eine Stelle angelegt. Diese kann, außer die Stelle der Stabprojektorganisation, mit einer Führungsstelle versehen werden, um die Bedeutsamkeit dieser Person hervorzuheben. Dafür stehen in SiSy folgende Layouts, siehe Abbildung 11, zur Verfügung. Bei der Modellierung der Projektorganisation werden die Stellen und Organisationseinheiten angelegt und eindeutig benannt. Durch das Ziehen von Verbindungen zwischen den Objekten wird die Art der Unterstellung definiert. Dabei wird die Unterstellung disziplinarischer Art mit einer durchgängigen Linie und die Unterstellung fachlicher Art mit einer gestrichelten Linie dargestellt. Durch das Definieren von Unterstellungen wird eine Hierarchie aufgebaut. 39 Abbildung 11: Die verschiedenen Layouts der Führungsstelle in SiSy Die Hervorhebung der Stabsstelle bei der Stabprojektorganisation wird durch das Layout „Stabsstelle“, siehe Abbildung 12, dargestellt. Dieses Layout wird im Definieren-Dialog des Objekts „Stelle“ vorgenommen. Stabsstelle Abbildung 12: Die Stabsstelle in SiSy Bei der Matrixorganisation haben die Projektmitarbeiter mindestens zwei Vorgesetzte, d.h. meist den Projektleiter und den jeweiligen Abteilungsleiter aus der Unternehmensorganisation. Diese Organisationsform kann in SiSy leicht nach dem Beispiel, welches in Abbildung 4 gezeigt wird, modelliert werden. Nicht jeder Mitarbeiter an einem Projekt kennt alle anderen Mitarbeiter, vor allem bei großen Projekten. Aus diesem Grund sollte allen Projektbeteiligten eine Übersicht über die anderen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Dies kann mithilfe der Dokumentengenerierung anhand des Objekts „Projektorganisation“ geschehen. Auch weitere Auswertungen können vorgenommen werden, z.B. Unterstellungsverhältnisse. Für die benötigten Auswertungsmöglichkeiten sollen Vorlagen erstellt werden, die dem Anwender die Dokumentation seiner Projektorganisation vereinfachen. 3.4 Termin- und Ablaufplanung Für den Ablaufplan und das Gantt-Diagramm besteht nicht die Notwendigkeit der Umsetzung, da eine Komponente für die Termin- und Ablaufplanung ausreicht. Dies ist in SiSy der Netzplan. Er ist bereits ein Bestandteil des bisherigen Add-On’s PM. Dieser hier modellierbare Netzplan stellt einen Vorgangsknotennetzplan dar. Mit ihm kann die Dauer des Projekts und der kritische Weg be- 40 rechnet werden. Jedoch kann der Anwender nur die Dauer (in Tagen) einer Teilaufgabe bzw. eines Arbeitspakets angeben und nicht ein konkretes Datum. Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung ist die Strukturierung des Projekts, die in Kapitel 3.2 beschrieben wurde. In dieser Phase erfolgte lediglich die Aufgliederung des Projekts in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Bei der Terminund Ablaufplanung werden die bereits definierten Teilaufgaben und Arbeitspakete zu einem Ablauf verbunden und jeweils die Dauer festgelegt. Außerdem werden Meilensteine definiert. Die Berechnung von FAZ, FEZ, SAZ, SEZ und des Puffers erfolgt über die Schaltfläche „Berechnung“ auf gleichnamiger Seite im Definieren-Dialog der Objekte „Teilaufgabe“ und „Projektablaufplanung“. Dabei ist das Bottom Up-Prinzip zu beachten. Das bedeutet, dass die in der Hierarchie unten stehenden Teilaufgaben zuerst berechnet werden müssen. Die Berechnung des Gesamtnetzplans wird im letzten Schritt durchgeführt. Der kritische Weg wird nach der Berechnung hervorgehoben. Dies geschieht durch durchgezogene statt gestrichelte Verbindungen zwischen den Arbeitspaketen, die sich auf dem kritischen Weg befinden, und durch einen roten Strich am unteren Ende der „kritischen“ Arbeitspakete. Jeder Netzplan kann in SiSy mithilfe der Dokumentengenerierung ausgewertet werden. Es besteht das Ziel, bestimmte Vorlagen für die Auswertung von Netzplänen zu erstellen und dem Anwender als Unterstützung zur Verfügung zu stellen. Anlage 5 zeigt für die Arbeitspaketbeschreibung, die nur allgemein formuliert wurde, das generierte Dokument. Die Auswertung der Arbeitspakete erfolgt derzeit jedoch nur in der Dokumentation. Ziel ist es jedoch, dass der Anwender die Auswertung der Arbeitspakete schnell und einfach durchführen kann. Dazu soll er nur auf dem jeweiligen Arbeitspaket eine Schaltfläche betätigen müssen und er erhält die Beschreibung. Diese besteht derzeit noch in einfacher Form mit Text und einzelnen Tabellen. Ziel ist die Umstellung auf eine gesamte Tabelle, die in ihren Zellen die notwendigen Informationen zum jeweiligen Arbeitspaket enthält. Ein Beispiel dafür ist in Anlage 2 zu sehen. In Bezug auf die Termin- und Ablaufplanung ist der Ablauf- und Zeitplan ein weiterer Bestandteil der Dokumentation. Er stellt eine Übersicht der zeitlich definierten Angaben des Netzplans dar. Dieser soll in einer Tabelle, wie das Ar- 41 beitspaket, generiert werden. Die Aufteilung dieser ist derzeit noch nicht bekannt. Inhaltlich gesehen sollen mindestens der Name der Teilaufgabe bzw. des Arbeitspakets, deren Abkürzung, Anfangs- und Endtermine, Dauer und Puffer/Reserve aufgeführt werden. Diese Daten können anhand der Einträge und Berechnungen aus den Dialogen der Objekte ausgelesen werden. Ein weiterer Punkt der Zielsetzung ist die Umsetzung der Meilensteine. Diese werden derzeit in SiSy noch nicht separat behandelt, bedürfen aber einer gesonderten Handhabung. Hierfür muss die Möglichkeit bestehen, Arbeitspakete und Teilaufgaben als Meilensteine festzulegen. Dies kann über ein Häkchen im Definieren-Dialog des jeweiligen Objekts geschehen. Dieser definiert dann ein Arbeitspaket bzw. eine Teilaufgabe als Meilenstein und es besteht die Möglichkeit, dass sich eine weitere Registerkarte öffnen lässt. In dieser werden die Daten eines Meilensteins eingetragen. Besonderheiten an Meilensteinen sind z.B. Meeting und die Übergabe an die nächste(n) Phase(n). Dies wird bei „normalen“ Teilaufgaben und Arbeitspaketen nicht durchgeführt. 3.5 Kosten- und Mittelplanung Für die Kosten- und Mittelplanung wird ebenfalls der Netzplan verwendet. In der Verfeinerung der Arbeitspakete können die jeweiligen Ressourcen definiert werden. Zu diesen gehören u.a. Verantwortlichkeiten, Konfigurationsgruppen bzw. -elemente, Dokumente, Daten und technische Ressourcen. Alle diese Ressourcen werden in einem anderen Diagramm festgelegt, z.B. die Verantwortlichkeiten in der Organisationssicht (siehe Kapitel 3.3). Das bedeutet, dass diese Ressourcen in der Verfeinerung der Arbeitspakete nur als Referenz hereingezogen werden können. Tabelle 6 zeigt alle Ressourcen, die in der Verfeinerung des jeweiligen Arbeitspakets zugeordnet werden können, und deren Herkunftsdiagramm aus dem VGM „Projektmanagement“. Für eine Klassifizierung der Ressourcen kann derzeit aus dem Assistenten eine Vorlage gewählt werden. Es stehen drei verschiedene Vorlagen zur Auswahl. Jede beinhaltet Rahmen. In diese sollten entsprechend der Bezeichnung des Rahmens die Objekte eingefügt werden, z.B. die zuständige Stelle in den Rahmen „Verantwortlichkeit“. 42 Auch die Ressourcen jedes Arbeitspakets können durch die Dokumentengenerierung ausgewertet werden. Ein Beispiel zeigt Anlage 5, bei der z.B. die verantwortlichen Stellen bzw. Orgeinheiten unter dem Abschnitt „Verantwortlichkeit(en)“ gelistet werden. Tabelle 6: Mögliche Ressourcen der Arbeitspakete Ressource(n) Herkunftsdiagramm Stelle, Person, Person_extern Projektorganisation Konfigurationsgruppe, Konfigurationselement Konfigurationsplanung Dokumentengruppe, Dokument Projektdokumente, Projektdokumentation techn_Ressource Projektressourcen Anwendungssystem IT-Systemsicht Daten, Daten-Cluster Projektdaten Ort Ortssicht unter Projektressourcen Die Kosten werden in den Arbeitspaketen festgehalten. Dies geschieht auf der Registerkarte „Kosten“ im Definieren-Dialog des jeweiligen Arbeitspakets. Die Kosten werden dann von unten nach oben berechnet (Bottom Up-Prinzip). Dieses Vorgehen sieht wie folgt aus: 1. Kosten, wie oben beschrieben, den Arbeitspaketen zuordnen; 2. nach oben gehen; 3. in den Definieren-Dialog der übergeordneten Teilaufgabe gehen, Registerkarte „Berechnung“ auswählen und 4. Schaltfläche „Kostenberechnung“ betätigen. Die Kosten der Arbeitspakete werden zusammengerechnet und in der Registerkarte „Kosten“ der darüber liegenden Teilaufgabe automatisch eingetragen. Diese Kostenberechnung wird so lange fortgesetzt, bis das oberste Objekt, der Netzplan, erreicht wird. Auch auf diesem wird eine Berechnung der Kosten durchgeführt, damit die Gesamtkosten errechnet werden. Diese gesamte Berechnung erfolgt derzeit nur pro Position. Ziel ist es, eine Gesamtberechnung durchzuführen und die Ergebnisse in einer Excel-Tabelle nach Kostenart und die Gesamtsumme anzuzeigen. 43 3.6 Dokumentenmanagement Für das Dokumentenmanagement stehen in SiSy bereits die Sichten „Dokumentensicht“ und „Dokumentation“ zur Verfügung. In der „Dokumentensicht“ werden alle vorhandenen Dokumente aufgeführt die für die Durchführung des PM notwendig sind. Dazu gehören z.B. der Projektantrag, Gesetze und Normen. In der Sicht „Dokumentation“ werden die Dokumente angelegt, die während des Projekts erstellt werden. Hierzu gehören z.B. das Pflichtenheft und Arbeitspaketbeschreibungen. Für das PM sollen einzelne Mustervorlagen erstellt werden, die es dem Anwender vereinfachen, die Projektdokumentation durchzuführen. Dazu werden bestimmte Dokumente in ein Hauptdokument klassifiziert. Somit können die darunter liegenden Teildokumente als Einzeldokumente und/oder als gesamtes Dokument verwendet werden. Die Gliederung der Projektdokumentation in SiSy kann wie in Tabelle 7 aussehen. Tabelle 7: Projektdokumentation in SiSy Hauptdokument darin befindliche Teildokumente Projektplan - Begriffe und Abkürzungen - Projektstrukturplan - Ablauf- und Zeitplan - Übersicht über die Verantwortlichkeiten - Konfigurationsplan - Kostenplan Arbeitspaketbeschreibungen alle vorhandenen Arbeitspakete als Teildokument Einladungen alle Einladungen, die im Laufe eines Projekts erstellt werden Testpläne und Checklisten zum Testen und Überprüfen von Abläufen, von Ergebnissen, von Zeiten/Terminen etc. Der Teil der Begriffe und Abkürzungen wird aus mehreren Abschnitten bestehen. Diese sind Standardabkürzungen und Verzeichnisse mehrerer bestimmter Begriffe aus dem Projekt. Dazu gehören u.a.: 44 - Index der Arbeitspakete; - Index der Konfigurationselemente und -gruppen; - Index der Abkürzungen der Organisationssicht und - Liste der technischen Ressourcen. Für die anderen Teilpläne sind die Auswertungsmöglichkeiten und, wenn vorhanden, Verbesserungsvorschläge in den jeweiligen Kapiteln beschrieben. Der Aufbau einer vollständigen Projektdokumentation durch das Erstellen und Vordefinieren von Vorlagen für - die Strukturierung der Dokumentation, - die Strukturierung von Dokumenteninhalten und - die Auswertungen ist zu diesem Zeitpunkt nicht möglich, da sich bei einem Großteil der Dokumente und Auswertungen erst im Laufe der Erfahrung mit dem Umgang mit PM bestimmte Muster herauskristallisieren. 3.7 Projektinformationssystem Das Projektinformationssystem ist der Umgang mit Daten und Informationen. Es ist ablaufbezogen, speziell für den Ablauf des Projekts (siehe Kapitel 3.4). Dieser Ablauf wurde im Objekt „Projektablaufplanung“ festgehalten. Das Projekt wurde bis hin zu Arbeitspaketen gegliedert (siehe Kapitel 3.2) und in den jeweiligen Verfeinerung wurden die notwendigen Ressourcen festgehalten (siehe Kapitel 3.5). Die bisherige Vorlage lässt mit den Rahmen, die geladen werden, zwar eine Einordnung der Objekte zu, jedoch lässt sie z.B. Input und Output nicht direkt erkennen. Deshalb sollen in Anlehnung an die Methode SADT (Structured Analysis and Design Technique) Veränderungen am Diagramm vorgenommen werden. Diese Arbeit bietet einen Vorschlag dafür, der in Abbildung 13 dargestellt ist. Dabei wird das Arbeitspaket in seiner Verfeinerung als Objekt ein weiteres Mal, als Referenz, aufgeführt. Dieses stellt dann die Tätigkeit der SADT dar. Tabelle 8 zeigt alle weiteren Elemente der SADT, die in SiSy angebotenen Rahmen der Vorlage, die in Anlehnung an die SADT abgewandelt wurden, und die Objekte, die den jeweiligen Rahmen in SiSy zugeordnet werden können. 45 Tabelle 8: Verfeinerung eines Arbeitspakets in SADT in SiSy Objekte Eingangsdaten Input Daten, Daten-Cluster, Dokument, Dokumentengruppe, techn_Ressource Ausgangsdaten Output techn_Ressource, Anwendungssystem, Daten, Daten-Cluster, Dokumentengruppe, Dokument Kontrolldaten Vorgaben Dokumente (z.B. Gesetze), Konfigurationsgruppe, Konfigurationselement, Anwendungssystem, Ort Mechanismus (Hilfsobjekte) Verantwortlichkeit Rolle, Stelle, Orgeinheit, Person, Person_extern Der Rahmen „Input“ ist für alle Objekte, die für das Arbeitspaket benötigt werden, z.B. eine Maschine oder ein Werkzeug zur Herstellung als technische Ressource. Der Rahmen „Output“ ist für alle Objekte, die infolge der Abarbeitung des Arbeitspakets entstehen, z.B. ein Dokument, in welchem die Ergebnisse festgehalten werden. Der Rahmen „Vorgaben“ ist für alle Objekte, die als Randbedingung für das Arbeitspaket dienen, z.B. bestimmte Richtlinien oder Arbeitsanweisungen. In den Rahmen „Verantwortlichkeit“ werden alle Objekte der Organisationssicht eingefügt, die an diesem Arbeitspaket teilnehmen. Somit kann in der Auswertung der Arbeitspakete den Daten eine Verantwortlichkeit zugeordnet werden. Diese Übersicht zeigt anderen Projektbeteiligten, wer für welche Daten verantwortlich ist. Beim Abtauchen in die Verfeinerung des Arbeitspakets soll automatisch eine Dialog-Box erscheinen, die dem Anwender die Möglichkeit bietet, die Vorlage aus Abbildung 13 zu geladen. Wenn er diese jedoch erst im späteren Verlauf einfügen möchte, soll sie nochmals im Assistenten zur Verfügung stehen. 46 Vorgaben Input Output Arbeitspaket Verantwortlichkeit Abbildung 13: Vorlage für Verfeinerung eines Arbeitspakets 3.8 Qualitätsmanagement und Qualitätsplanung Ein QM-Plan dient der Sicherung der Qualitätsforderungen festgelegter Produkte. In SiSy kann daher kein Standard-QM-Plan erstellt werden, da im Vorhinein keine konkrete Projektaufgabe besteht. Für die Erstellung des QM-Plans kann die ISO 10005 verwendet werden. Dies ist eine internationale Norm, die in Deutschland nicht als DIN eingeführt wurde. Sie besteht aus, wie in DIN EN ISO 9001:1994 aufgeführt, zwanzig QM-Elementen. Diese Elemente stimmen im Allgemeinen miteinander überein, was Anlage 6 zeigt. Da diese Elemente in SiSy bereits in den SiSy QM-Versionen enthalten sind, kann die bestehende Sicht und Vorlage beibehalten und in das Add-On PM übernommen werden. Um den Anwender die Möglichkeit zu geben, sich eine Norm auszuwählen, werden im Assistenten verschiedene Vorlagen zur Wahl gestellt, die die unterschiedlichen Normen abbilden. Die Darstellung eines QM-Elements in SiSy ist in Abbildung 14 dargestellt. QM-Element Abbildung 14: Das QM-Element in SiSy 47 3.9 Konfigurationsmanagement und Konfigurationsplanung Für die Konfigurationsplanung ist in SiSy bereits das Add-On KM vorhanden, welches standardmäßig bei jeder Installation von SiSy ab Version 2.15 dem Anwender bereitgestellt wird. Mithilfe der Objekte „Konfigurationsgruppe“ und „Konfigurationselement“, siehe Abbildung 15, kann die Konfiguration des betreffenden Systems bzw. Produkts strukturiert werden. Die eindeutige Bezeichnung jeder Gruppe und jedes Elements kann durch die Benennung von Name und Kurztitel erfolgen. Dabei kann durch den Kurztitel ein Nummernsystem festgelegt und eingeführt werden. Die Objekte der Konfigurationsplanung können den einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet, siehe Kapitel 3.5, und zusätzlich mit anderen Objekten des Diagramms verbunden werden. Diese Objekte wurden in Tabelle 6 aufgeführt. KG Konfigurationsgruppe KE Konfigurationselement Abbildung 15: Die Elemente der Konfigurationsplanung in SiSy Die Auswertung der Konfigurationsplanung erfolgt mithilfe der Dokumentengenerierung. Um eine vollständige Tabelle zu erhalten, muss derzeit der Netzplan als Objekt „Aufzählung“ in den Dokumenteninhalt gezogen werden. Die Konfigurationselemente und -gruppen werden aufgezählt. Folgende Eigenschaften dieser Elemente können aufgelistet werden: - Abkürzung bzw. Nummer; - Name bzw. Bezeichnung; - Typ, d.h. ob Konfigurationselement oder Konfigurationsgruppe; - Beschreibung; - das Arbeitspaket, in dem es benötigt wird, und - an das Objekt angebundene Ressourcen, wie z.B. Stelle(n) und/oder Dokument(e). Jedes Konfigurationselement hat bestimmte Funktionalitäten. Zum Beispiel ein Lenker bei einem Fahrrad muss mindestens die Funktionalitäten der Richtungsänderung und der angenehmeren Körperhaltung für den Fahrer erfüllen. 48 Dafür soll in SiSy eventuell bei jedem Konfigurationselement die Möglichkeit bestehen, die dazugehörigen Funktionalitäten anzugeben. Dies kann dadurch realisiert werden, dass die Konfigurationselemente verfeinerbar sind. Dazu muss in Zukunft ein neues Objekt eingeführt werden, das diese Funktionalitäten darstellt. Auch das Anbinden von vorhandenen Konfigurationselementen muss möglich sein, da auch das Anbringen weiterer Konfigurationselemente, z.B. beim Lenker das Anbringen einer Klingel, möglich ist. Da die Konfigurationsplanung im Add-On PM benötigt wird, soll das Add-On KM bereits installiert sein bzw. bei SiSy-Ausgaben vor der Version 2.15 nachinstalliert werden. Ebenso sollten Veränderungen, die wie die Einführung des neuen Objekts „Funktionalität“, nicht nur für das PM gelten gleich gänzlich im Add-On KM vorgenommen werden und nicht im Add-On PM separat. 3.10 Projektüberwachung Für das Projektcontrolling ist in SiSy ebenfalls ein Add-On vorhanden. Dieses trägt den Namen ProGen für Projektgenerierung. Die für die Entwicklung dieses Add-On’s gestellte Aufgabe umfasste die Grobauswertung des Netzplans in Microsoft Project. Dabei wurde einkalkuliert, dass einzelne Änderungen nach der Generierung vom Anwender selbst vorgenommen werden müssen, um die Auswertung seinen Anforderungen anzupassen. Die Generierung erfolgt von SiSy heraus nach Microsoft Project. Über den Menüpunkt „Projekt/Projektinfo...“ können Anfangs- und Endtermine unter der Voraussetzung des vorher eingestellten Datums von Projektbeginn bzw. -ende berechnet werden. Davon ist die gesamte Darstellung der Auswertung abhängig. Microsoft Project bietet dem Anwender mehrere Ansichten, die die Auswertung in unterschiedlichen Formen darstellen. Im Folgenden werden ein paar Ansichten und die Anzeige der Auswertung erläutert. Das Fenster der Ansicht „Balkendiagramm (Gantt)“ teilt sich in zwei Teilfenster. Im linken Teilfenster ist eine Tabelle mit den Spalten Vorgangsname, Dauer, Anfang, Ende, Vorgänger und Ressourcennamen dargestellt. Bei der Spalte Vorgänger wird die Nummer des jeweils vorhergehenden Vorgangs angezeigt. Die Ressourcennamen sind die Bezeichnungen der zugeordneten Verantwort- 49 lichkeiten. Das rechte Teilfenster zeigt die Kalenderwochen in Form von Spalten mit Anzeige des Datums des ersten Tages dieser Woche. Die im linken Teilfenster gelisteten Vorgänge werden hier in Form von horizontalen Balken dargestellt. Beim Abschluss jedes Vorgangs wird der Name der Verantwortlichkeit(en) dahinter angezeigt. Einen Auszug der Ansicht „Balkendiagramm (Gantt)“ ist in Abbildung 16 aufgezeigt. Abbildung 16: Die Ansicht „Balkendiagramm (Gantt)" aus Microsoft Project Die Ansicht „Balkendiagramm: Überwachung“ hat im linken Teilfenster die gleiche Anzeige wie die oben genannte Ansicht. Der Unterschied besteht in der Darstellung der Grafik im rechten Teilfenster. Die horizontalen Balken werden durch unterschiedliche Füllstrukturen und Farben dargestellt. Diese verkörpern die unterschiedlichen Bedeutungen des Bearbeitungsstandes. Diese Bedeutungen können u.a. sein: - Kritisch (halb ausgefüllter, roter Balken); - Kritische Unterbrechung (gepunktete, rote Linie); - Vorgang in Arbeit (ausgefüllter, blauer Balken) oder - Geplant (halb ausgefüllter, grauer Balken). Die Ansicht „Kalender“ zeigt die Vorgänge in einem Kalender. Die Darstellung des Kalenders kann nach Belieben verändert werden. Die Vorgänge werden wieder in Form von Balken dargestellt, auch parallel an einem Tag. Dabei wird der Name und die Dauer des Vorgangs mit angezeigt. Der Doppelklick auf einen Vorgang zeigt dessen Eigenschaften, wie z.B. das Anfangsdatum. Der Netzplan als Vorgangsknotennetzplan wird in der Ansicht „Netzplandiagramm“ angezeigt. Das Aussehen der Arbeitspakete in Microsoft Project, siehe Abbildung 17, unterscheidet sich zu dem der Arbeitspakete in SiSy, siehe Abbildung 10. 50 AP-Name Anfang [Datum] Nr. Ende [Datum] Dauer [in Tagen] Res. [Verantwortlichkeit] Abbildung 17: Der Vorgang in Microsoft Project Die Ansicht „Vorgang: Einsatz“ ist wiederum in zwei Fenster geteilt. Das linke Teilfenster zeigt erneut eine Tabelle. In dieser sind die Vorgänge mit den zugehörigen Verantwortlichkeiten und der jeweiligen Dauer in Stunden sowie Anfang und Ende des Vorgangs aufgeführt. Das rechte Fenster zeigt einen Kalender in Wochentagen. Hier sind für jeden Vorgang die Stunden pro Tag, pro Vorgang und pro Person dargestellt. Diese Ansicht zeigt dem Anwender folglich die Aufteilung der Ressource „Verantwortlichkeit“. Die Ansicht „Ressource: Grafik“ zeigt in Form von senkrechten Balken für jede Verantwortlichkeit die Zuteilung und Überlastung, wenn eine vorhanden ist. Das sind nur einige Ansichten die in Microsoft Project verfügbar sind. Jede gibt eine Übersicht über einen bestimmten Teil des Projekts in geeigneter Form, z.B. grafisch und/oder tabellarisch. Jede Ansicht kann nach Belieben vom Anwender verändert und weitere Einstellungen können vorgenommen werden. Dieses Add-On ist in seiner derzeitigen Ausführung verwendungsbereit jedoch noch nicht freigegeben. 4 Realisierung des Add-On’s PM anhand neuer Komponenten In den folgenden Punkten werden die Umsetzungsmöglichkeiten der in Kapitel 2 angesprochenen Elemente des PM anhand noch nicht vorhandener Komponenten, d.h. die Einführung neuer Komponenten in SiSy, erläutert. 4.1 Projektlebenszyklus Der Projektlebenszyklus wird in SiSy in Form eines Vorgehensmodells (VGM) umgesetzt. Dieses befindet sich auf der obersten Ebene der Sichten in SiSy, der sogenannten Einstiegsebene. Es gibt dem Anwender eine Empfehlung zur 51 Ab- und Bearbeitung seines Projekts. Dafür werden, analog zu den anderen VGM in SiSy, mehrere Rahmen in Form von Wolken angelegt, die nach den Projektphasen benannt werden. Dies sind für das VGM „Projektmanagement“ die Wolken „Voranalyse“, „Projektplanung“ und „Steuerung/Kontrolle“. Die Realisierung des VGM „Projektmanagement“ in SiSy ist in Abbildung 18 dargestellt und die Erläuterungen, warum die jeweilige Komponente in welchem Rahmen zugeordnet wurde, wird in Tabelle 9 aufgeführt. Voranalyse Projektdokumente Projektplanung Projektorganisation Projektressourcen Projektdaten Konfigurationsplanung Steuerung/Kontrolle Projektstruktur_Fahrrad Projekt dokumentation Abbildung 18: Das VGM „Projektmanagement" in SiSy Das Mind Mapping ist eine Kreativitätstechnik, die über den gesamten Projektverlauf hinweg benutzt werden kann (siehe Kapitel 4.2.1 und 4.2.2). Aus diesem Grund wird diese keiner konkreten Phase zugeordnet und in der Vorlage nicht mit aufgeführt. Jedoch kann dieses Objekt (siehe Abbildung 19) aus der Objektbibliothek gezogen und angelegt und somit die Mind Mapping-Methode durchgeführt werden. Das Objekt „Portfolio“ für die Darstellung der Projektziele (siehe Kapitel 3.1) zählt momentan ebenfalls nicht zum VGM, da noch nicht feststeht, ob das dafür entwickelte Add-On EtAP separat zum Add-On PM installiert werden muss. Wenn es nicht gleichzeitig mit dem Add-On PM installiert wird, wäre 52 eine Kompatibilität durch das Vorhandensein des Objekts und das Fehlen der dazugehörigen Funktionalität nicht mehr gewährleistet. Tabelle 9: Komponenten im VGM „Projektmanagement" in SiSy Wolke Komponente Erläuterung zur Komponente Voranalyse Dokumentensicht zum Anlegen von Dokumenten, die im Vorfeld bzw. als Randbedingungen benötigt werden; z.B. Projektantrag, Projektauftrag, Gesetze Projektplanung Projektorganisation zur Darstellung der Projektorganisation; z.B. Stabprojektorganisation Projektressourcen zum Abbilden der technischen Ressourcen und Orte Projektdaten zum Abbilden der Daten, die im Projektverlauf benötigt werden; z.B. Mitarbeiterdaten Konfigurationsplanung zum Erstellen des Konfigurationsplans Steuerung/ Kontrolle 4.2 Netzplantechnik für die Projektstrukturierung, Terminund Ablaufplanung, Kosten- und Mittelplanung Dokumentation zum Festhalten der entstehenden Dokumente, die evtl. für eine spätere Auswertung und Vergleiche von Bedeutung sind; z.B. Pflichtenheft, Arbeitspaketbeschreibungen Entscheidungsfindung durch Mind Mapping Da in SiSy wenige der Kreativitätstechniken (siehe Kapitel 2.2) umsetzbar sind, weil sie vorwiegend auf Kommunikation basieren, können in SiSy nur die Ergebnisse, z.B. in Form von dem Verknüpfen von Dokumenten, abgebildet werden. Als bisher einzige Möglichkeit der Umsetzung einer dieser Techniken wird das Mind Mapping angesehen, speziell die Darstellung des Ergebnisses, genannt Mind Map. 4.2.1 Grundlagen des Mind Mapping Mind Mapping ist eine Methode zur strukturierten Sammlung von Ideen. Es ist die Visualisierung des PSP (siehe Kapitel 2.4), die versucht, dem menschlichen, assoziativen Denkprozess gerecht zu werden. Diese Methode kann von 53 einer einzelnen Person sowie innerhalb einer Gruppe angewendet werden, wobei die Anwendung in einer Gruppe bevorzugt wird. Beim Mind Mapping werden Ideen zu einem gestellten Thema gesammelt und sogleich, z.B. auf einem Papier, notiert. Dabei wird das zentrale Thema in die Mitte geschrieben. Die damit verbundenen ersten Gedanken und Ideen werden in Form von Ästen dargestellt. Diese können sich in weitere Unterpunkte verzweigen. Assoziationen zwischen den verschiedenen Ästen können ebenfalls eingetragen werden. Es werden keine Sätze verwendet, sondern Stichpunkte bzw. Schlüsselwörter. Diese können mit Farben, Symbolen bzw. Bildern untermauert werden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollte eine Blockschrift gewählt werden. Anlage 7 zeigt einen Ausschnitt eines Mind Maps, welches Regeln für erfolgreiche Teams bei der Anwendung von Kreativitätstechniken darlegt. Für das Mind Mapping kristallisieren sich für die Ideen-, Alternativen- und Lösungsfindung u.a. folgende Vorteile heraus: - schnelles und effizientes Arbeiten; - Visualisierung von Gedankennetzwerken; - Struktur ist jederzeit erweiterbar; - Synergieeffekte und - Fördern der Kreativität. 4.2.2 Umsetzung dieser Technik in SiSy Für die Methode Mind Map zur Ideen- bzw. Lösungsfindung wird ein neues Objekt „Mind Map“ auf der Ebene des VGM eingeführt. Dies kann, wie in Abbildung 19 dargestellt, aussehen. Mind Map Mind Map Abbildung 19: Das Objekt „Mind Map" mit verschiedenen Layouts 54 Für das zentrale Thema wird in der Verfeinerung des Objekts „Mind Map“ ein Objekt vom Typ „Thema“ definiert. In diesem soll bei der Erstellung des Mind Maps die Aufgabenstellung festgehalten werden. Als weiteres Objekt wird der „Knoten“ eingeführt. Dieser stellt die Verbindung zwischen den Ästen dar. Die Verbindungen zwischen „Thema“ und „Knoten“ bzw. „Knoten“ und „Knoten“ sind die Äste. Da aber Verbindungen in SiSy ein Zielobjekt benötigen und nicht in die Leere des Diagramms gezogen werden können, wurde ein Objekt benötigt, welches in Form von diesem „Knoten“ umgesetzt wurde. Anlage 7 zeigt das Mind Map-Beispiel „Regeln für erfolgreiche Teams“ in einer allgemeinen Form und wie es umgesetzt in SiSy mit den neu eingeführten Objekten dargestellt wird. Auf das Einbinden von Grafiken, die der visuellen Unterstützung des Verständnisses dienen können, wurde bis zu diesem Zeitpunkt verzichtet. Es besteht die Möglichkeit und Gefahr, dass das zu erstellende Mind Map aufgrund von Grafiken unüberschaubar wird. Beim Erstellen eines Mind Maps mit der parallel laufenden Unterstützung von SiSy sollte ein Beamer angewendet werden, damit die Ideen, die mithilfe von SiSy schnell und leicht eingepflegt werden können, an eine Wand projiziert werden können. SiSy bietet beim Einpflegen von Ideen den Vorteil, dass durch die Darstellung über Objekte die Ideen leicht angeordnet und somit überschaubar gemacht werden können. So hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, den Fortschritt zu beobachten. Das Mind Map wurde bis jetzt anhand der Ideenfindung erläutert. Es kann jedoch auch für die Ermittlung von Fehlern und deren Ursachen für Konfigurationselemente sinnvoll sein. Es kann in SiSy eine Möglichkeit eingeführt werden, durch die das entsprechende Objekt „Konfigurationselement“ in einem Mind Map referenziert werden kann. Es wird anstatt des Objekts „Thema“ in die Mitte des Diagramms gezogen. Die Knoten stellen dann die Fehler und die Äste die Ursachen, aus denen die Fehler resultieren, dar. 55 4.3 Verifizierungs- und Validierungsplanung Der V&V-Plan ist ein sehr projektspezifisches Dokument. Um diesen zu erstellen, muss die Projektaufgabe definiert sein. Da diese sich je nach Projekt ändert, können in SiSy keine Vorlagen für V&V-Pläne erstellt werden. Jedoch besteht die Möglichkeit, dass sich in Zukunft Standardauswertungen herauskristallisieren. Diese können eine Richtlinie bilden, die in Form einer Vorlage umgesetzt werden kann. 5 Zusammenfassung Das Add-On Projektmanagement befindet sich bereits in der Phase der Erstellung und Bearbeitung. Im Verlauf dieser Arbeit wurde auf Vorhandenes hingewiesen und analysiert. Dabei wurde auf Verbesserungsvorschläge eingegangen, die in Zukunft je nach den vorhandenen Möglichkeiten umgesetzt werden. Dieses Add-On wird ein bedeutender Bestandteil der Software SiSy sein, da in der heutigen Zeit Projektmanagement immer mehr an Bedeutung gewinnt. Im Folgenden wird kurz auf die noch auszuführenden Tätigkeiten hingewiesen, die das Add-On vervollständigen. Dabei werden die Lücken des Add-On’s an dieser Stelle nur kurz angesprochen, da sie im Laufe der Arbeit bereits ausführlich dokumentiert wurden. Für die Darstellung der Projektziele muss geklärt werden, ob das dafür benötigte Add-On EtAP automatisch mit dem Add-On PM oder separat installiert wird. (siehe Kapitel 3.1) Für die Projektstrukturierung wird in SiSy der Netzplan verwendet. Die Anordnung der Objekte des Netzplans soll im Hierarchie-Diagramm automatisch erfolgen und aus Gründen der Übersichtlichkeit auf wenige Ebenen beschränken. Als Empfehlung sollen zwei oder drei Ebenen vorgeschlagen werden, jedoch muss dem Anwender die Möglichkeit geboten werden, diese Anzahl selbst zu wählen. (siehe Kapitel 3.2) Für die Projektorganisation können vorhandene Komponenten aus SiSy verwendet werden. Jedoch soll die existente Hilfedatei im HTML-Format durch einen weiteren, PM-spezifischen Punkt erweitert werden. (siehe Kapitel 3.3) 56 Die Termin- und Ablaufplanung wird durch den Netzplan umgesetzt. Hierbei stehen die Änderung die Arbeitspaketbeschreibungen und die besondere Behandlung von Meilensteinen im Vordergrund. Die Beschreibung der Arbeitspakete soll in Form einer Tabelle generiert werden und direkt vom jeweiligen Arbeitspaket aufrufbar sein. Die Sonderhandhabung von Meilensteinen wurde bis jetzt nur dadurch realisiert, dass Teilaufgaben und Arbeitspakete ein anderes Aussehen bekommen können. Dies reicht jedoch nicht aus, da bestimmte Daten, die für andere Teilaufgaben und Arbeitspakete nicht zu treffen, definiert werden müssen. Deshalb sollen neue Funktionalitäten eingeführt werden. (siehe Kapitel 3.4) Die derzeitige Kostenberechnung erfolgt lediglich pro Position, und die Ergebnisse werden in den Definieren-Dialogen der Arbeitspakete festgehalten. Jedoch soll dies in eine Excel-Tabelle erfolgen, wobei jeweils die einzelnen Posten für jedes Objekt sowie verschiedene Zwischensummen berechnet und aufgeführt werden. (siehe Kapitel 3.5) Der Aufbau einer Projektdokumentation gestaltet sich zu Beginn der Erstellung dieses Add-On’s schwierig, da sich erst im Laufe der Zeit bestimmte Muster für die Gliederung von Dokumenten herauskristallisieren. Dazu sind dann verschiedene Auswertungen der bestehenden Sichten, Diagramme und Einstellungen notwendig. Es besteht das Ziel, verschiedene Vorlagen zu erstellen, die dem Anwender des Aufstellen seiner Projektdokumentation erleichtern. (siehe Kapitel 3.6). Die Daten- und Informationsflüsse während des Ablaufs eines Projekts sollen durch eine Vorlage dargestellt werden. Diese Vorlage wird in Anlehnung an die SADT erstellt und sie wird In- und Outputs verdeutlichen. (siehe Kapitel 3.7) Die Qualitätsplanung in Bezug auf das PM kann durch die Einführung der zwanzig QM-Elemente der DIN EN ISO 9001:1994 realisiert werden. Diese sind bereits in den SiSy QM-Versionen enthalten und können in dieser vorhandenen Form verwendet werden. (siehe Kapitel 3.8) 57 Die Konfigurationsplanung wird durch das Add-On KM abgedeckt. Da Konfigurationselemente bestimmte Funktionalitäten erfüllen, soll ein neues Objekt „Funktionalität“ hinzugefügt werden, welches dem Anwender in der Verfeinerung der Konfigurationselemente zur Verfügung stehen wird. Da dieses allerdings nicht nur für das PM sondern auch für alle anderen Bereiche (z.B. der Entwicklung) gilt, braucht dies nicht speziell in dem Add-On PM umgesetzt werden, sondern es wird gleich im Add-On KM verwirklicht. (siehe Kapitel 3.9) Die Projektüberwachung wird in SiSy durch das Add-On ProGen durchgeführt. Dieses ist ein separates Add-On, welches jedoch noch nicht freigegeben ist. Für die Anwendung des Projektcontrollings muss dies jedoch geschehen. (siehe Kapitel 3.10) Das Mind Map wurde derzeit nur für die Ideen- und Lösungsfindung erstellt. Es kann jedoch auch für die Fehlerfindung von Konfigurationselementen dienen. Um dieses zu unterstützen, muss das Objekt „Konfigurationselement“ in diesem Diagramm referenzierbar gemacht werden. (siehe Kapitel 4.2.2) Abschließend ist festzuhalten, dass die Umsetzung eines Add-On’s Projektmanagement in SiSy durchaus möglich und realistisch ist. Dazu wurden die Komponenten des Projektmanagements und deren Umsetzungsmöglichkeiten aufgezeigt. An dem Add-On wird bereits gearbeitet und einige Komponenten sind aus diesem Grunde bereits vorhanden. 58 Literatur- und Quellenverzeichnis [1] KAHLBRANDT, Prof. Dr. Bernd: [Online] Skript zur Vorlesung SoftwareEngineering II (23.05.2002), URL: http://www.informatik.fh-hamburg.de/ ~khb/st4se2, [email protected] [2] SIEVERT, Horst: [Online] Glossar Projektmanagement (22.07.2002), URL: http://www.horst-sievert.de/projekte/p-gru11.htm [3] HEIMERER, Stefanie: Grundlagen des Projektmanagements. Hausarbeit. 2002 [4] GAREIS, Roland: Projektmanagement im Maschinen- und Anlagenbau. Wien: Manz 1991 [5] HEINTEL, Peter; KRAINZ, Ewald E.: Projektmanagement. 2. Aufl. Wiesbaden: Gabler, 1990 [6] MADAUSS, Prof. Bernd J.: Handbuch Projektmanagement. 6. Aufl. Stuttgart: Schäffer.Poeschel, 2000 [7] OLFERT, Prof. Dipl.-Kfm. Klaus: Kompendium der praktischen Betriebswirtschaft. Ludwigshafen: Friedrich Kiehl Verlag GmbH, 2000 [8] STAHLKNECHT, Peter; HASENKAMP; Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. 8. Aufl. Berlin: Springer-Verlag 1997 [9] REMBOLD, Ulrich: Einführung in die Informatik. Wien: Carl Hanser Verlag München Wien [10] SCHILDWACH, Dr.-Ing. Bernd: Projektmanagement. Lehrveranstaltung 2. Semester. Bautzen. 2000 [11] LUDWIG, Janine: Projektmanagement – Planung einer PM-Komponente in SiSy. Diplomarbeit. Bautzen, 2000 [12] SCHWARZ, Anett: Projektmanagement und andere Managementsysteme. Belegarbeit. Bautzen, 2001 [13] Programm SiSy QM der Firma Laser & Co. Computer GmbH und die dazugehörige Dokumentation (z.B. Handbücher, Hilfeseiten) 59 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Personen im Projekt.......................................................................17 Tabelle 2: Grundlagen der Vorwärts- und Rückwärtsterminierung .................21 Tabelle 3: Informationsarten ...........................................................................27 Tabelle 4: Qualitätskriterien für Software........................................................28 Tabelle 5: Testarten........................................................................................32 Tabelle 6: Mögliche Ressourcen der Arbeitspakete .......................................42 Tabelle 7: Projektdokumentation in SiSy ........................................................43 Tabelle 8: Verfeinerung eines Arbeitspakets ..................................................45 Tabelle 9: Komponenten im VGM „Projektmanagement" in SiSy ...................52 60 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Der Projektlebenszyklus ............................................................11 Abbildung 2: Der Projektstrukturplan ..............................................................14 Abbildung 3: Die Stabprojektorganisation.......................................................18 Abbildung 4: Die Matrixorganisation ...............................................................19 Abbildung 5: Der Ablaufplan ...........................................................................20 Abbildung 6: Das Gantt-Diagramm.................................................................20 Abbildung 7: Der Dokumentationsbaum .........................................................24 Abbildung 8: Die Objekte für die Darstellung der Projektziele in SiSy ............35 Abbildung 9: Der Definieren-Dialog einer Kante zwischen Projektzielen........35 Abbildung 10: Die Objekte des Netzplans in SiSy ............................................37 Abbildung 11: Die verschiedenen Layouts der Führungsstelle in SiSy.............39 Abbildung 12: Die Stabsstelle in SiSy...............................................................39 Abbildung 13: Vorlage für Verfeinerung eines Arbeitspakets ...........................46 Abbildung 14: Das QM-Element in SiSy ...........................................................46 Abbildung 15: Die Elemente der Konfigurationsplanung in SiSy ......................47 Abbildung 16: Die Ansicht „Balkendiagramm (Gantt)" aus Microsoft Project....49 Abbildung 17: Der Vorgang in Microsoft Project ...............................................50 Abbildung 18: Das VGM „Projektmanagement" in SiSy....................................51 Abbildung 19: Das Objekt „Mind Map" mit verschiedenen Layouts ..................53 61 Anlagenverzeichnis Anlage 1: Vollständige Titelbezeichnungen der verwendeten DIN-Normen Anlage 2: Definition eines Arbeitspakets Anlage 3: Vor- und Nachteile von Organisationsformen Anlage 4: Dateikonventionen in SiSy Anlage 5: Auswertung eines Arbeitspakets Anlage 6: QM-Elemente der Normen DIN EN ISO 9001:1994 und ISO 10005 Anlage 7: Das Mind Map 62 Selbstständigkeitserklärung Eidesstattliche Erklärung Ich erkläre an Eides statt, dass ich die vorliegende Arbeit selbstständig und nur unter Verwendung der angegebenen Quellen und Hilfsmittel angefertigt habe. Die Zustimmung der Firma zur Verwendung betrieblicher Unterlagen habe ich eingeholt. Die Arbeit wurde bisher in gleicher oder ähnlicher Form weder veröffentlicht noch einer anderen Prüfungsbehörde vorgelegt. Bautzen, 09.08.2002
