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• Einführung in die Projektmanagementmethode Grundlegende Begriffe des Projektmanagements Zentrale PM Aufgaben Einflussfaktoren Grundsätze der Projektarbeit Projektphasen Instrumente der Projektplanung Projektsteuerung Dimensionen des Projektmanagements 1 Definition: Projekt Nach DIN-Norm 69 901 ist ein Projekt ... „ ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“ Definition Projekt 2 Merkmale eines Projekts sind: Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit: Ein Projekt wird von Natur aus immer zum ersten und zum letzten Mal durchgeführt. Zielvorgabe Jedem Projekt werden präzise Ziele vorgegeben, die das Projekt erreichen muss. Projektmerkmale 3 Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung Ein Projekt hat stets einen konkreten Endtermin und begrenzte Mittel zur Erreichung der Projektziele. Abgrenzung von anderen Vorhaben Das Projekt muss ein in sich geschlossenes Vorhaben mit einem eigenen Projektergebnis sein. Projektmerkmale 4 Projektspezifische Organisation Speziell für dieses Projekt müssen organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen werden Komplexität Die Lösung des Problems muss zahlreiche komplizierte Zusammenhänge berücksichtigen. Aufwand Die Projektarbeit ist umfangreich und erfordert viele Mitarbeiter und finanzielle Mittel. Projektmerkmale 5 Fachübergreifender Charakter Fachleute verschiedener Disziplinen bzw. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen sind beteiligt. Teamarbeit Die Fachleute arbeiten eng zusammen, da ständiger Informationsaustausch und die Weitergabe von Teilleistungen erforderlich ist. Projektmerkmale 6 Definition: Projektmanagement Nach DIN-Norm 69 901 ist Projektmanagement ... „ die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes.“ Definition Projektmanagement 7 Projektmanagement ist kurz und knapp gesprochen die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente (= „Werkzeugkasten zur Durchführung von Projekten). Was Projekterfolg ist, bestimmt letztendlich immer der Auftraggeber! Definition Projektmanagement 8 Welche Faktoren beeinflussen den Projekterfolg? „Harte“ Faktoren Aufbau-Organisation Ablauf-Organisation Materielle Ressourcen Finanzielle Ressourcen Personelle Ressourcen Projektkultur Fachqualifikation Projekterfolg Führungsstil Kommunikation/ Kooperation Teamfähigkeit Motivation „Weiche“ Faktoren 11 Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung Stark beachtet werden Thema/Projektauftrag Individuum Wie gerne macht der Mitarbeiter seine jetzige Arbeit? Wie stark wird der einzelne durch seine Arbeit gefordert? Welche Pläne hat er für seine berufliche Zukunft? Wie wird sich die Veränderung auf den einzelnen Mitarbeiter auswirken? Aufgaben, Stellenbildung, Abläufe, Dauer von Abläufen, Aufbau der Organisation, Informationsbedarf und Informationseinflüsse, Sachmittelausstattung, Raumbedarf und Raumgestaltung, Personalbedarf, Menge und Qualität der erstellten Leistung Gruppe Wie gut verstehen sich die Kollegen untereinander? Wie lange arbeiten sie schon zusammen? Wir wird sich die Veränderung auf das soziale Gefüge der Gruppe auswirken? Wie können neu gebildete Gruppen schnell zu resultatsfähigen Einheiten geformt werden? Wenig oder nicht beachtet werden Einflussfaktoren 12 Eines darf man allerdings bei der Projektarbeit nie vergessen: Erfolgsentscheidend im Projektmanagement ist der Faktor Mensch! Von ihm hängt ab, ob die gewünschten Ziele durchgesetzt werden. Projektleiter und Projektteam sind keine Maschinen, denen man Daten eingibt und die nach einem fest „eingedrahteten Programm“ einen vorher genau festgelegten Output erbringen. Einflussfaktoren 13 Eisbergmodell Projektmanagement, Rahmenbedingungen Ergebnis SICHTBARE Strukturen und Verhalten 1/8 sichtbar unsichtbar Psycho-soziale Ebene 7/8 Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit, etc. Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung 14 Um Projekte zielgerichtet durchführen zu können, teilt man Projekte in Teilschritte, sogenannte Projektphasen, ein. Projektbegleitend werden Dokumentationsprozesse und Controllingprozesse eingesetzt. 15 Zu Beginn eines Projektes ist es erforderlich, dass man das Projekt genau definiert; dabei sind u.a. die folgenden Fragen zu klären: Wie sieht das Ausgangsproblem genau aus und wie konnte es dazu kommen? Soll zur Problemlösung ein Projekt durchgeführt werden und welche Ziele verfolgt der Auftraggeber mit dem Projekt? Welche (finanziellen) und (Sach-) Mittel stehen für das Projekt zur Verfügung? Bis wann soll das Projekt beendet sein? Wer gehört für welche Zeitspanne dem Projekt in welcher Funktion an? Wie soll das Projekt organisiert werden? 16 Erforderliche Arbeitsschritte • • • • Globalziel Projektstrukturplan Arbeitspakete Meilensteinplan 17 Projektstrukturplan - PSP (1) Mit Hilfe des Projektstrukturplans wird die Problemstellung eines bestimmten Projekts in Teilaufgaben zerlegt. Strukturierung bedeutet in diesem Sinne, ein System in seine Elemente zu zerlegen und die Beziehungen zwischen den Elementen festzuhalten. Voraussetzung für eine Strukturanalyse ist die Existenz einer Projektbeschreibung, zum Beispiel in Form eines Pflichtenheftes. Ziele der Strukturierung: • Schaffung von Transparenz • Bildung von Teilprojekten und Arbeitspaketen • Aufzeigen von Zusammenhängen und Schnittstellen • Fundament für Projektleitung und Projektcontrolling • Basis der Risikoanalyse • Grundlage für die Planung der Meilensteine • Modell für die Kapazitätsplanung 18 Projektstrukturplan Auszug aus einem ProReKo-Strukturplan 19 • • • Meilensteinplanung Um Projekte überschaubar und beherrschbar zu machen, werden sie mittels Meilensteinen in verschiedene Phasen unterteilt. Meilensteine sind wesentliche Projektereignisse. Je Projekt sollen zwischen 5 und 7 Meilensteine definiert werden. Ein Formular für eine Meilensteinplanung könnte folgendermaßen aussehen: Meilensteinplan Sachgebiet Projektbezeichnung Nr.. Termin Phase Verfasser Datum Bezeichnung Bedeutung ... ... Der Projektstrukturplan ist erstellt und dem Auftraggeber vorgelegt. ... 1 2 3 ... ... 10.02.2004 ... ... Projektstrukturplan fertig 4 ... ... Seite 20 Meilensteinplanung 21 Ende der allgemeinen Einführung 22 24 Projektplanung Arbeitsschritte zur Erstellung des Projektstrukturplans (Zielreview): Arbeitsschritt Nutzen Formulierung eines Leistungsversprechens - aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft machen (Ziele werden formuliert) Was ist ein Ziel? Es ist positiv formuliert! Es ist überprüfbar! Es ist konkret beschrieben! Es ist aus eigener Kraft und Kontrolle erreichbar! 25 Planungsleitsätze • Unterteilung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben (Arbeitspakete) nicht so tief wie möglich, sondern stets so tief wie nötig. • Jedes Arbeitspaket muss ein klar definiertes Ziel haben. • Jedes Arbeitspaket muss Verantwortliche für die Einhaltung von Terminen und Kosten haben. • Klare Abgrenzung der Teilprojekte. Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung 26 Was müssen wir tun??? Arbeitsschritte zur Umsetzungsplanung: Arbeitsschritt Nutzen 1. Erarbeitung der Strategien Variantenvielfalt 2. Umsetzungsschritte Festlegung der Arbeitspakete 3. Delegation der Arbeitspakete Klarheit: Wer macht was? Ansatz für simultanes Arbeiten 4. Ressourceneinschätzung der Klarheit über die Machbarkeit Arbeitspakete 5. Meilensteinplanung Planungssicherheit für das Team Steuerung der Projektarbeit 27 Identifizierung von Arbeitspaketen • Zunächst werden ALLE Aktivitäten zur Erreichung eines Teilziels (Leistungsversprechen) ermittelt! • In einem zweiten Schritt werden diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammengefasst. Arbeitspakete sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert und kontrolliert werden können. Jedes AP wird eindeutig einem Verantwortungsträger zugeordnet. Dieser kann sich Mitarbeiter suchen, ist jedoch für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich. Beispiel: Arbeitspaket: Fragebogen erstellen Aktivitäten: Umfrageverfahren/-möglichkeiten sichten, sammeln, Testfragen zusammenstellen, Fragen mit Experten besprechen, Pre-Test erstellen, Zeitbedarf der Befragung ermitteln, Fragen endgültig auswählen, Fragen in Word schreiben, Fragen vervielfältigen 28
