5.3.2 Projektstrukturplan
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5 Projektmanagement-methoden Leistungsplanung Projektstrukturplan 5.3.2 Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan ist eine der wichtigsten Planungs- und Controllingmethoden und das zentrale Kommunikationsinstrument im Projekt. Er bildet die Basis für sämtliche weitere ProjektmanagementPläne sowie für die Definition der Verantwortlichkeiten im Projekt. Beispiel eines phasenorientierten Projektstrukturplans inkl. Meilensteine Beschreibung der Methode Der Projektstrukturplan (PSP) gliedert das Projekt in Phasen, die in einzelne plan- und kontrollierbare Teilaufgaben, so genannte Arbeitspakete, unterteilt sind. Im PSP werden alle erforderlichen Leistungen zur Erreichung der Projektziele grafisch dargestellt. Durch die Übersicht über alle zu leistenden Aufgaben schafft der Projektstrukturplan ein gemeinsames Verständnis des Projekts. Der PSP trägt wesentlich zur Vereinheitlichung des Projektverständnisses im Projektteam bei. Seite 90 setting milestones Projektmanagement-methoden Leistungsplanung Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in der 2. Ebene in so genannte Projektphasen. Ein Erstansatz dieser Phasen wird, wie beschrieben, bereits im Zuge der Abgrenzung und Kontextanalyse erarbeitet. Nachfolgend wird jede Projektphase in der 3. Ebene wiederum in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete untergliedert (überschaubar und klar zuordenbar). Somit entsteht eine vollständige Darstellung aller Leistungen im Projekt. Da es bei der Definition der Arbeitspakete auf eine ablauforientierte Vorgehensweise ankommt, sollten diese auch ablauforientiert strukturiert werden. Das kann dadurch erreicht werden, dass der Projektleiter mit dem Projektteam jeden wesentlichen Schritt des Projekts gemeinsam diskutiert und diesen als Arbeitspaket definiert (übliche Frage in der Moderation: „Wenn das erledigt ist, was ist dann der nächste Schritt?“). Der Projektstrukturplan wird grundsätzlich im Projektteam erstellt. Ein Erstansatz durch den Projektleiter kann hilfreich sein, sofern dieser im Projektteam diskutiert und optimiert werden kann (Erfolgsfaktor gemeinsame Sichtweise!). Der Projektstrukturplan ist kein Termin-, Personaleinsatz- oder Kostenplan. Er ist auch kein Organigramm, bildet aber die Basis für die weiteren Schritte der Detailplanung (Terminplanung, Verteilung von Verantwortlichkeiten, Ressourcenplanung, Kostenplanung, Projektdokumentation). Für eine professionelle Projektplanung ist die Beibehaltung der Struktur des Projektstrukturplans die Basis für alle weiterführenden Methoden. Der Projektstrukturplan ist das zentrale Kommunikationsinstrument bei Planung und Controlling des Projekts. Das Projekt soll daher in eine übersichtliche Anzahl von klar abgegrenzten Arbeitspaketen zerlegt werden. Das Arbeitspaket selbst soll, wie bereits kurz erwähnt, überschaubar und kontrollierbar bleiben (Dauer von vier bis acht Wochen als Faustregel). Ein Mitglied aus dem Projektteam (AP-Verantwortlicher) sollte die inhaltliche und organisatorische Verantwortung für das Arbeitspaket übernehmen können. Der Detaillierungsgrad der Planung bestimmt den Detaillierungsgrad im Controlling. Die Bezeichnung des Arbeitspakets soll Auskunft über die Inhalte geben. Deshalb sollten Arbeitspakete als Tätigkeiten formuliert sowie bekannte, eingeführte Begriffe und Abkürzungen sorgsam verwendet werden (z. B. Software implementieren, Erstansatz erstellen, Baustelle einrichten, Prozesse definieren). Falls erforderlich, kann eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben innerhalb des setting milestones Seite 91 5 5 Projektmanagement-methoden Leistungsplanung Projektstrukturplan Arbeitspakets in Form einer Arbeitspaketspezifikation erfolgen (siehe nachfolgendes Kapitel 5.3.3 „Arbeitspaketspezifikation“). Generell empfiehlt es sich, sowohl die Projektphasen als auch die Arbeitspakete ablauforientiert zu strukturieren. Diese Vorgehensweise unterstützt die Überschaubarkeit des Projektstrukturplans als Planungs- und Controllinginstrument. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Handhabung sollte die Anzahl der Projektphasen fünf bis zehn nicht überschreiten. Die Phase Projektmanagement mit den Arbeitspaketen Projektstart, Projektkoordination, Projektcontrolling, Projektmarketing und Projektabschluss ist elementarer Bestandteil jedes Strukturplans. Im Sinne eines vollständigen Projektstrukturplans sollte die Berücksichtigung aller Projektergebnisse aus dem Projektergebnisplan geprüft werden. Im Sprachgebrauch wird der Projektstrukturplan meist nur kurz PSP genannt, im Englischen ist dieser Plan als „Work Breakdown Structure“, kurz „WBS“, bekannt. Seite 92 setting milestones Projektmanagement-methoden Leistungsplanung Projektstrukturplan Methode im Projektcontrolling Der PSP als Methodik der Leistungsplanung ist stets Betrachtungsgegenstand eines periodischen Projektcontrollings. Dieses erfolgt zumeist in drei Schritten: > Zunächst wird der Leistungsfortschritt der Arbeitspakete analysiert (entweder: nicht begonnen, in Arbeit, abgeschlossen oder: 0 – 25 – 50 – 75 – 100%). Selbstverständlich geht diese Betrachtung mit der Frage der Qualität der Leistungserbringung einher. > Nachfolgend werden die Probleme in den Arbeitspaketen identifiziert, Lösungsmöglich- keiten im Projektteam diskutiert sowie der notwendige Entscheidungsbedarf für den Projektauftraggeber bzw. Projektlenkungsausschuss aufbereitet (einige PM- Softwarelösungen bieten eine AP-Ampel an, mit der der AP-Status in den Ampelfarben dargestellt werden kann). > Abschließender Schritt ist die Zukunftsbetrachtung im Projekt – also die Aktualisierung der Restleistungen; dies bedeutet gegebenenfalls, aufgrund des neuen Wissensstands Arbeitspakete zu ergänzen, Arbeitspakete zu streichen oder bestehende Arbeitspakete an Mehr- oder Minderleistungen anzupassen. Insbesondere bei kleineren Projekten wird das Leistungs- und Termincontrolling kombiniert. Das bedeutet, es wird beim Durchgehen der AP der Leistungsfortschritt abgefragt, etwaige Probleme diskutiert und im Anschluss gleich geklärt, ob der geplante Endtermin gehalten werden kann. setting milestones Seite 93 5 5 Projektmanagement-methoden Leistungsplanung Projektstrukturplan Beispiel für die Verwendung eines Projektstrukturplans im Projektcontrolling Legende mit Erklärung der jeweiligen Arbeitspakete bzw. Meilensteine im Projektstrukturplan Seite 94 setting milestones
