Stichwörter Zusammenfassung
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B2.3. Projektmanagement Inhaltsübersicht: 3.1. Szenario 3.2. Projektmanagement mit Groupware 3.3. Netzplantechnik im Projektmanagement 3.4. GroupProject: Integriertes Framework für verteiltes Projektmanagement 3.5. Referenzen - Literatur Stichwörter Groupware, Projektmanagement, Lotus Notes, Applikations-Framework, Netzplantechnik, GroupProject, Integriertes Datenmodell, Vorgangsmanagement, Projektplanung, verteilte Datenbanken Zusammenfassung Im Kontext der dynamischen Entwicklungen in schnellebigen Technologiemärkten ist das computergestützte Management und die Abwicklung von Projekten ein Themenkreis mit großer Aktualität. Konzepte, Methoden und Werkzeugumgebungen zur produktiven Unterstützung existieren in vielfältiger Form. Welche Bedeutung und Einsatzgebiete haben Anwendungstechnologien wie beispielsweise innovative Groupware oder Netzplantechnik im Projektmanagement? Der folgende Beitrag skizziert die Grundlagen und konkrete Werkzeugumgebungen dieser beiden Softwarekategorien an konkreten Beispielen. Darüber hinaus wird ein Framework vorgestellt, das die synergetische Integration dieser Applikationsysteme erlaubt. 3.1. Die Szenario derzeit zu beobachtende nahezu exponentiell steigende Dynamik der Unternehmensumwelten stellen zunehmend steigende Anforderungen an Managementkonzepte von Unternehmungen. Dieses dokumentiert sich evident in Phänomenen wie kürzer werdenden Produktlebenszyklen, des technologischen Fortschritts oder der Internationalisierung von Märkten. Innovationsdruck, zunehmende Komplexität und Interdisziplinarität von Aufgaben und Projekten lassen computerbasierte Organisationsinstrumente zu einem zentralen Kristallisationspunkt in der strategisch ausgerichteten Unternehmensführung werden. Hierbei bilden innovative Werkzeuge im Bereich der Projektarbeit in immer stärkerem Ausmaß den erfolgsdeterminierenden Faktor in Unternehmen. Management komplexer Projekte betrifft dabei die Planung, Steuerung und Überwachung der Prozesse fachübergreifender, temporärer Zusammenarbeit von heterogenen Arbeitsteams unterschiedlich spezialisierter Fachleute. Anforderungen an quantitativ wie qualitativ hochwertige Leistungen trotz Zeit-, Kosten- und Kapazitätsrestriktionen verlangen eine dynamische Anpassung traditioneller Managementtechniken an innovative Verfahren und instrumentelle Unterstützungssysteme. Die optimale Durchführung von Projekten jeder Größenordnung macht eine gesamtheitliche Betrachtung und Entwicklung der Verfahren, der Instrumente sowie einer interdisziplinären, partnerschaftlichen Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten notwendig. Projekte beherrschen zunehmend stärker unser Arbeitsleben. Für viele Branchen wie etwa die Bauindustrie oder Consultingunternehmen, ist Projektmanagement integraler Bestandteil ihrer Geschäftsprozesse. Große und langfristige Projekte, wie z.B. die internationale Vermarktung neuer Leistungen, der Auf- und Ausbau von Infrastruktur oder die Entwicklung eines neuen Verkehrsmittels mit Projektkosten in Milliardenhöhe spiegeln die Dimensionen, Potentiale und Notwendigkeiten eines erfolgreichen Ressourcen- und Kostencontrollings im Rahmen des Projektmanagements wider. Derzeit diskutierte Schlagworte, wie time-to-market, concurrent oder simultaneous engineering sind Indikatoren für die aktuelle Dominanz effektiver und wirksamer Zeitmanagementkonzepte der Ablauforganisation bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten in schnellebigen Märkten. Trend dieser Entwicklungen ist, daß Wertschöpfung bzw. Leistungserbringung in Form von Projektorganisation einen quantitativ ansteigenden Bestandteil der Arbeitsprozesse von Unternehmen bildet. Äquivalent hierzu nimmt die strategische Bedeutung dieser Organisationsform und entsprechend die Notwendigkeit qualitativ erfolgreichen Projektmanagements zu. In diesem Beitrag werden Softwaretechnologie für Projektmanagement vorgestellt. Dabei werden zwei zentrale Ansätze vorgestellt und diskutiert. Zum einen ist dieses ein innovativer Ansatz auf der Basis von Groupware. Groupware unterstützt alle teamorientierten Kommunikations- und Informationsprozesse in Projektgruppen. Diesen Systemen liegen fundamental neue Architekturmodelle und Paradigmen des Informationsmanagements zugrunde. Eine zweite, schon fast klassische Kategorie von Anwendungssystemen sind computergestützte Werkzeugumgebungen für Netzplantechnik mit integriertem Termin-, Ressourcen- und Kostenmanagement. 3.2. Projektmanagement mit Groupware Projektmanagement kann als eines der Kernanwendungsgebiete von Groupware bzw. Workgroup Computing charakterisiert werden. Groupware unterstützt dabei die teamorientierten Informationsprozesse von Arbeitsgruppen. Distribution von Projektaufgaben, überwiegend kommunikationsorientierte Informationsverarbeitung an geographisch verteilten Standorten, zeitlich asynchrone Kommunikationsbeziehungen, Sitzungs- und Terminkoordination sind integraler Bestandteil von Projektarbeit und nur einige Beispiele für die Produktivitätspotentiale beim Einsatz computerunterstützter Gruppenarbeit. Was kann derzeit verfügbare Groupware nun konkret für die Informationsverarbeitung im Projektmanagement leisten? Hierzu sollen im folgenden einige wichtige Merkmale von Groupware Produkten diskutiert und in das spezifische Anforderungsprofil des Projektmanagements gestellt werden. Die Darstellung orientiert sich dabei an einer Klassifikation der Groupware-Merkmale von Nastansky [Nastansky, 1992]. (1) Verteilte Datenbankarchitektur Entscheidendes Architekturmerkmal von groupware-basierten Systemen ist ein verteiltes Datenbanksystem. Über replizierbare, in LAN-, WAN- und mobilen Umgebungen verteilte Datenbanken wird die Verfügbarkeit der Information und Dezentralität der Informationsverarbeitung entscheidend verbessert, wenn nicht gar erst ermöglicht. In Abgrenzung zu relationalen Systemen existieren hier grundsätzlich andere Konsistenzbedingungen. Intelligente Replikationsmechanismen und organisatorische Regelungen der Informationsverarbeitung lassen dabei die Organisation der Informationsallokation gegenüber der Konsistenzsicherung in den Vordergrund treten. (2) Integriertes Electronic Mail Elektronische Post ermöglicht Gruppenmitgliedern die effiziente formalisierte oder ausnahmegetriebene Kommunikation. Leistungsfähige E-Mail-Systeme bieten in diesem Bereich leistungsstarke Funktionalitäten, wie etwa die Verwendung von unternehmensweit verfügbaren Namens- und Adreßbüchern, Empfangsbestätigung, elektronische Unterschrift, Verschlüsselung, Einkapselung Rastergraphiken, beliebiger Daten- Datenobjekte und unterschiedlicher Programm-Files, Links, Medialität etc.). (Vektor- Insbesondere in und der Projektabwicklungsphase sind elektronische Mailsysteme essentieller Erfolgsfaktor wie beispielsweise bei der Bewältigung von Problemen und Ressourcenengpässen. (3) Verarbeitung von Daten unterschiedlicher Medialität Die Notwendigkeit, multimediale Informationsobjekte zu verwalten und im Gruppenkontext zu verarbeiten, zeigt sich gerade im Projektmanagement. Die Integrationsfähigkeit hinsichtlich der Möglichkeit, beliebige Medien innerhalb einer gemeinsamen Plattform zu verwalten, ist deshalb essentieller Erfolgsfaktor im projektspezifischen Informationsmanagement. Dokumente, wie Bauteilunterlagen, Sprachannotationen für Sitzungsprotokolle, Konstruktionszeichnungen, NC-Programme, Musterverträge, Checklisten oder Mitschnitte von Videokonferenzen sind nur einige Beispiele für diese Datentypen. Ein breiter Kanal für die Verwaltung und Kommunikation des gesamten Spektrums der Medialität von Informationsobjekten ermöglicht darüberhinaus die stärkere Integration sogenannter weicher, natürlicher Datentypen, die sich einer formalisierten mathematischen Auswertung weitgehend entziehen. Daß diese Projektmanagement eine zentrale Bedeutung haben belegen u.a. insbesondere im Studien von Dworatschek [Dworatschek, 1992]. (4) Leistungsstarke Entwicklungsumgebung Ein bedeutendes Charakteristikum von Groupware im Projektmanagement ist, daß diese Software eine breite, stark heterogene Zielgruppe unterstützt. Das Spektrum reicht von Mitarbeitern in operativen Funktionsbereichen bis hin zur Leitungsebene von Organisationen. Applikationen für die computergestützte Gruppenarbeit bieten daher innovative Architekturkonzepte in Hinblick auf Datenmodelle oder die Entwicklung von Be- und Verarbeitungsfunktionalitäten. Template-Architekturen Derzeit zugrunde. verfügbaren Templates Applikationssystemen integrieren liegen dabei Datenhaltung und Verarbeitungsfunktionalitäten innerhalb eines Systems, erlauben die effiziente Individualisierung von Informationsbe- und verarbeitung und unterstützen bedarfsspezifische und endbenutzergerechte Manipulation von Datenaggregations- und Selektionsfunktionalitäten. Sie unterstützen die produktive und flexible Generierung zielgruppenspezifischer Funktionen z.B. durch Bereitstellung eigener Makrosprachen oder Rapid Prototyping. (5) Professionelle Sicherheits- und Zugangsmechanismen Computergestützte Gruppenarbeit bedarf eines differenzierten Systems von Zugriffs- und Sicherheitsmechanismen. Diese müssen Projektmitarbeitern den Zugriff auf die für sie relevante Teilmenge der Informationen ermöglichen. Darüberhinaus wird ein abgestufter Zugriff auf Informationsobjekte für den persönlichen Arbeitsbereich oder für Teilarbeitsgruppen im Rahmen einer skalierbaren Zugriffskontrolle ermöglicht. Hierfür existieren in Groupware dedizierte Security-Mechanismen, wie Namensverzeichnisse hierarchisch abgestufter Zugriffskontrollen oder Verschlüsselung. (6) Integration in heterogene Applikationslandschaften Groupware ist grundsätzlich nicht als technologisch monolithische Insellösung, sondern als integraler Bestandteil derzeit aktueller Applikationslandschaften zu interpretieren. Auf der Betriebssystemseite verbindet sie daher differenzierte Hard- und Softwareplattformen wie UNIX, OS2, DOS/ Windows, Macintosh. Auf der Applikationsseite verfügt sie über offene, standardisierte Schnittstellen zum Datenaustausch und der Kommunikation mit externen Applikationssystemen. Darüberhinaus ist sie in differenzierte technologische Umgebungen wie externe Kommunikationsmärkte, Telekommunikation oder Fax integriert. 3.3. Netzplantechnik im Projektmanagement 3.3.1. Grundlagen und Architekturmerkmale Netzplan-Applikationen unterstützen insbesondere das Vorgangsmanagement. Hierzu wird die logische Reihenfolgestruktur der Vorgänge definiert und die Ablaufplanung durch Berechnung des Netzplans realisiert. Dabei werden aus Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen sowie der Dauer konkrete Anfangs- und Endzeitpunkte von Vorgängen berechnet sowie die Pufferzeiten für die Vorgänge ermittelt, die nicht zeitkritisch sind [Rinza 1985]. Der Markt für Netzplan-Anwendungen ist durch ein außerordentlich großes Produktspektrum gekennzeichnet. Weit verbreitete Beispiele für konkrete Anwendungen sind Artemis, CA SuperProject, MS Project oder On Target. Ursprünglich überwiegend im Host- und Mainframebereich eingesetzte Produkte finden sich heute auf den breiten Massenmärkten der Workstation- und PC-Hersteller. Die damit einhergehende größere Verfügbarkeit dieser Produkte führte zu einer steigenden Verbreitung und höheren Einsatzfrequenz. Wurden in den 70er Jahren nur Großprojekte mit Unterstützung von Software für Netzplantechnik geplant, gehören diese Anwendungen heute zu den klassischen und weit verbreiteten Endbenutzerwerkzeugen für die dedizierte Planung von Projekten aller Größenordnungen. (1) Datentypen und Einsatzprofile Im Zentrum der Einsatzdomäne von Netzplan-Anwendungen steht die Verarbeitung formatierter Datentypen. Die Applikationen sind dabei vornehmlich für die Erfassung, die Kalkulation und graphische Präsentation von Zahl- und Zeitenwerten konzipiert. Neben der Planung von Anfangs-, End- und Pufferzeiten mit Hilfe der Netzplantechnik diversifizierten sich diese Produkte zunehmend stärker und integrieren Funktionalitäten wie beispielsweise Ressourcen- oder Kostenplanung. Dabei können für das Ressourcenmanagement projekt- und ressourcenspezifische Kalender mit entsprechenden Verfügbarkeitszeiten angelegt und in die Planung integriert werden. Ressourcen werden mit differenzierten Attributen wie beispielsweise fixen und variablen Kosten, Stunden- oder Materialkostensätzen spezifiziert. Aus diesen Daten werden beispielsweise Kostensummen und -verläufe für die einzelnen Ressourcen, die Vorgänge oder ganze Projektphasen ermittelt. (2) DB-Architekturen, Daten- und Funktionenmodelle Grundlegende Datenbankarchitekturen dieser Werkzeuge basieren regelmäßig auf relationalen Systemen. Diese sind insbesondere für die Kalkulation formatierter, sogenannter harter Datentypen geeignet. Vergleichbare Systemarchitekturen finden sich beispielsweise bei Software für Tabellenkalkulation. Durch die Normalisierung der Relationen und die Vergabe eindeutiger Schlüssel wird eine redundanzarme Speicherung und effiziente Verarbeitung der Projektdaten ermöglicht. Die den Applikationen zugrundeliegenden Datenmodelle orientieren sich an Strukturen vordefinierter Modellwelten mit harten Konsistenzbedingungen. Das bedeutet, daß Entitäten und Attribute in der Regel nicht an spezifische Erfordernisse von Unternehmen adaptierbar sind. Größere Flexibilität bietet die Individualisierbarkeit der Verarbeitungsfunktionalitäten. So können benutzerdefinierte, automatisch berechnete Felder definiert oder komplexe Kalkulationsschemata entwickelt werden. Auf diese Weise werden Projektdaten zueinander in Beziehung gesetzt wie beispielsweise bei Soll-/ Ist-Vergleichen. (3) Bedienungskonzepte und Benutzerschnittstellen Derzeit aktuelle Applikationen für Netzplantechnik unterstützen regelmäßig graphische Benutzeroberflächen. Diese standardisierten, intuitiv zu bedienenden Oberflächen ermöglichen eine schnelle Einarbeitung und höhere Akzeptanz, insbesondere für die spezifische Zielgruppe, das Management. Oberflächenkomponenten wie beispielsweise Menübefehle oder Dialogfenster für Benutzerinteraktion können bedarfsspezifisch individualisiert werden. (4) Einbindung in heterogene Applikationslandschaften Für den Datenaustausch mit externen Applikationen verfügen Netzplan-Werkzeuge über standardisierte Schnittstellen und Datenformate. Dieses ist besonders für die Anbindung an leistungsfähige Datenbankumgebungen ein wichtiges Charakteristikum. Leistungsfähige Applikationen bieten darüberhinaus die Möglichkeit, als Mehrplatzversion in lokalen Netzen genutzt zu werden. Mehrere Nutzer können dabei auf die zentral verwalteten Planungsdaten zugreifen. 3.3.2. Projektplanung und -kontrolle Anhand konkreter Werkzeugumgebungen wird das computergestützte Management eines realen Projektszenarios skizziert. Netzplan-Anwendungen unterstützen das Projektmanagement, indem sie dezidierte Planungshilfen bieten. Im folgenden wird diese Planungshilfe für die Bereiche Vorgangsstrukturplanung, Ablauf-, Ressourcen- und Kostenmanagement erläutert. (1) Projektstrukturplanung In der Planungsphase wird ein Projekt in seine einzelnen Teilvorgänge zerlegt und die Aufbaustruktur des Projektes definiert. In einem Top-Down-Entwurf erfolgt die Erstellung eines hierarchischen Projektstrukturplanes. Dabei werden zunächst Projektphasen spezifiziert, die dann beliebig auszudifferenzieren sind. Abb. B2-3/1: Graphischer Projektstrukturplan Die Abbildung 1 zeigt einen Projektstrukturplan, der graphisch erstellt und beliebig zu verfeinern ist. Die Projektstruktur kann dabei beliebig reorganisiert werden. Im nächsten Schritt erfolgt die Spezifikation der Teilvorgänge. Hierfür werden für alle Vorgänge die beschreibenden Attribute erfaßt. Diese sind beispielsweise die Beschreibung, die Dauer, das Muß-Anfangs- und End-Datum. Abb. B2-3/2: Detaillierte Vorgangsdaten (2) Vorgangsmanagement und Ablauforganisation Für die Planung der Ablauforganisation werden die Vorgänge in eine Reihenfolgestruktur aus Vorgängern und Nachfolgern gebracht. Diese Reihenfolge dokumentiert die logischen Abhängigkeiten der Vorgangsstruktur. Aus den Anordnungsbeziehungen errechnet die Applikation den Netzplan. Dieser wird graphisch dargestellt und macht damit die teilweise komplexen Ablaufbeziehungen zwischen den einzelnen Vorgängen transparent. Abb. B2-3/3: PERT-Netzplan Aus den Anordnungsbeziehungen und der Dauer wird darüberhinaus die konkrete Terminierung von Vorgängen errechnet. Ferner werden die Pufferzeiten der einzelnen Aktivitäten, früheste und späteste Anfangs- und Endzeitpunkte sowie der kritische Weg, der sich aus zeitkritischen Vorgängen zusammensetzt, kalkuliert. Der Projektmanager generiert so ein Planungsmodell der Ablaufstruktur, welches Aufschluß über die Gesamtdauer des Projekts gibt. Die Applikation übernimmt die Berechnung der konkreten Terminierung der einzelnen Projektaktivitäten. (3) Ressourcenplanung Für die Ressourcenplanung verfügen leistungsfähige Netzplan-Werkzeuge über die Möglichkeit, Arbeitskalender für Projekte und einzelne Ressourcen zu erfassen. In die Kalender werden die Arbeitszeiten und Verfügbarkeitsstunden der Projektmitglieder eingetragen. So werden die Vorgänge bei ressourcengesteuerter Planung in Abhängigkeit von den Verfügbarkeiten der Einsatzmittel terminiert. Abb. B2-3/4: Ressourcenkalender (4) Kostenplanung Für die Kostenplanung verfügen diese Applikationen über differenzierte Kalkulationschemata. Ressourcen werden Kostenstellen zugewiesen. Gesamtkosten können dann für einen Ressourceneinsatz, vorgangs- oder kostenstellenspezifsich in Tabellenform oder graphisch visualisiert dargestellt werden. Abb. B2-3/5: Histogramm (5) Überwachung und Controlling Neben der Verarbeitung von Plandaten werden in der Projektabwicklungsphase Ist-Werte erfaßt. Das sind z.B. Fertigstellungsgrade, Anfangstermine, Endtermine oder Arbeitsstunden. Damit hat das Projektmanagement die Möglichkeit, den Projektverlauf zu überwachen und gegebenenfalls steuernd in die Prozesse einzugreifen. Hierfür können Soll-Ist-Abweichungsanalysen durchgeführt oder Projektkennzahlen (z.B. Earned-value, Meilensteintrendanalysen) kalkuliert werden. Ein zentrale Funktionalität ist insbesondere die graphische Projektverfolgung. Die folgende Abbildung 6 zeigt den Projektablaufplan als Balkendarstellung (GANTT-Chart), der in der Praxis eine der wichtigsten Projektgraphiken darstellt. Die schwarzen Markierungen in den Vorgangsbalken symbolisieren den Fertigstellungsgrad der einzelnen Aktivitäten. Der Projektmanager erkennt in dieser übersichtlichen Darstellung Terminverzüge und deren Auswirkungen auf die nachfolgenden Projektphasen. Abb. B2-3/6: GANTT-Chart 3.3.3. Nutzenprofil und Bewertung Netzplan-Applikationen mit integriertem Ressourcen- und Kostenmanagement sind traditionelle Endbenutzerwerkzeuge im Projektmanagement. Sie unterstützten die dezidierte Planung harter Projektdaten anhand fester Zeitmodelle und Kalkulationsschemata und bieten ausgefeilte Funktionalitäten für die Visualisierung der Projektdaten. Konkrete Aktivitäten für die Abwicklung und Projektdurchführung z.B. die Distribution von Arbeitspaketen oder die dezentrale Erfassung operativer Ist-Daten, wird regelmäßig nicht oder nur unzureichend unterstützt. In der Unternehmenspraxis sind diese Applikationen deshalb häufiger als Planungswerkzeuge in Stabsabteilungen zu finden als in Linienfunktionen oder operativen Bereichen. Die Ist-Datenerfassung und -pflege stellt dabei ein zentrales Problem dar. Diese Systeme bedürfen deshalb der Integration in operative verteilte Datenbankumgebungen, um im Bereich der Projektabwicklung eingesetzt zu werden. 3.4. GroupProject: Integriertes Framework für verteiltes Projektmanagement 3.4.1. Architekturmodell GroupProject bietet ein Applikations-Framework für die Integration der beiden vorgestellten Softwaretechnologien. Das technologische Entwicklungsziel des Systems liegt nicht in der eindimensionalen Optimierung der Funktionaliäten der Standardapplikationen. Vielmehr ist das zentrale Charakteristikum dieses Systems in der Integration von leistungsfähigen, spezialisierten high end-Werkzeugumgebungen zu einem synergetischen Framework zu sehen. Damit werden unterschiedliche Nutzerkreise mit ihren differenzierten Anforderungsprofilen an die Informationsbereitstellung, Be- und Verarbeitungsfunktionalitäten unterstützt. Über dem verteilten Datenbank-System Lotus Notes liegen dabei leistungsfähige Frontends, die Endbenutzern eine individuelle und bedarfsspezifische Manipulation projektspezifischer Basisdaten ermöglichen. Die Abbildung 7 zeigt das GroupProject zugrundeliegende Architekturmodell. Die gundlegenden Aufbauelemente von GroupProject sind die Lotus Notes-basierten Datenbankanwendungen für das operative Projektmanagement sowie Repository-Datenbanken, das graphische Modellierungswerkzeug ProjectBuilder und der Kommunikationsagent Connex, welcher den integrierten Einsatz Projektmanagement-Applikationen steuert. ProjectBuilder External PM-Tools Project planing and controlling Connex Repositories: content, structure, enactment Operativ PM-Templates Lotus Notes Distributed Project Management Platform Project realisation mit externen Abb. B2-3/7: GroupProject - Architekturmodell Auf der unteren Ebene liegt die verteilte Datenbank und Entwicklungsplattform Lotus Notes. Diese bietet die breite Basis zur Haltung und replikationsgesteuerten Verteilung multimedialer Datenobjekte der Projektinformationen. Alle in der Projektabwicklung anfallenden Informationen und Aktivitäten werden dezentral erfaßt, bearbeitet und können räumlich und zeitlich verteilt arbeitenden Gruppen zur Verfügung gestellt werden. Auf dieser Plattform sind zwei unterschiedliche Arten von Datenbankanwendungen entwickelt worden. Zum einen sind dies Applikationen für das Management und die operative Bearbeitung und Dokumentation der Projektaktivitäten. Zum anderen Repository-Datenbanken, die als Struktur-, Inhalts- und Funktionalitätsablagen standardisierte oder historische Projektbausteine beinhalten. Die Modellierung der Projektaufbaustruktur wird mit ProjectBuilder realisiert, einer Software mit intuitiver graphischer Benutzerschnittstelle zur produktiven Generierung und flexiblen Organisation der Vorgangsstrukturen. Ferner unterstützt GroupProject für die operative Ablaufsteuerung das dezidierte Termin-, Zeit-, Ressourcen- und Kostenmanagment den integrierten Einsatz mit externen Projektmanagement-Anwendungen. Über ein gemeinsames Datenmodell synchronisiert der Kommunikationsagent CONNEX Dateninhalte und Datenstrukturen zwischen den Lotus Notes-Datenbankanwendungen und den externen Projektmanagement-Werkzeugen. 3.4.2. Groupware-basierte Datenbankanwendungen Sämtliche Geschäftsvorfälle, die im Projektverlauf anfallen, werden in der Datenbankanwendung Project aufgezeichnet. Der Applikation liegt ein flexibles Datenmodell zugrunde, das für das integrierte Vorgangsmanagement im Verbund mit den Notes externen Modulen konzipiert ist. Standardisierte Dokumente für die Unterstützung der im Projektverlauf anfallenden Reporting-, Kommunikations- und Diskussionsaktivitäten sind integraler Bestandteil dieser Anwendung, sind aber grundsätzlich unternehmens- und bedarfsspezifisch individualisierbar. (1) Operatives Ablaufmanagement Für das Vorgangsmanagement werden in Notes hierarchisch strukturierte Arbeitspakete angelegt. Ein Arbeitspaket ist dabei ein Datenobjekt welches drei Kategorien von Informationen enthalten kann. Zum einen sind dies die "harten" Daten wie Aktivitätsbezeichner, Strukturcodes, Zeiten, Status, Budgets oder Ressourcen. Diese Attribute sind insbesondere für die Einbettung in die operative Ablaufstruktur und die allgemeine Spezifikation des "Wer macht was wann und wo" von Bedeutung. Sie bilden die Schnittstelle für den integrierten Nutzungsverbund mit den externen Projektmanagement-Werkzeugen der relationalen Welt. Darüberhinaus beinhaltet jedes Arbeitspaket zwei Datencontainer (Richtext-Felder) für die Spezifikation einer detaillierten Beschreibung und der Dokumentation des Arbeitsergebnisses. In diesen Datentypen können beliebige umfangreiche Informationen unterschiedlicher Medialität sowie Bearbeitungsfunktionalitäten abgelegt werden. (2) Verteiltes Reporting, Kommunikation und Diskussion Für die Projektverfolgung werden zu den Vorgangsdokumenten regelmäßig Statusberichte erfaßt. Die Projektmitglieder verzeichnen in diesen Dokumenten den Projektfortschritt, Probleme oder Hinweise für die weitere Bearbeitung im Kontext der Abwicklungsaktivitäten der Vorgangsbearbeitung. Neben dem operativen Ablaufmanagement unterstützt die Project-Anwendung die Erstellung strukturierter Reports. Hier können Arbeitsteams die im Projektverlauf anfallenden differenzierten Dokumentenarten von einfachen Notizen bis hin zu umfangreichen Berichten in standardisierten Strukturen im Gruppenkontext erstellen und bearbeiten. Zur Unterstützung der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und die produktive Lösung und Abwicklung von Problemen, die im Kontext der Abwicklung des Projektes anfallen, verfügt die Project-Anwendung über Diskussionsforen, in denen Themen mit Antworten erfaßt werden. Für die Selektion und Distribution beinhalten alle Dokumente spezifische Deskiptoren wie z.B. Kategorisierungs- oder Workflowattribute. Views selektieren und organisieren die Dokumente in hierarchisch strukturierten Übersichten und ermöglichen den Projektmitgliedern jeweils die Einsicht in die für sie relevante Teilmenge der Dokumente. 3.4.3. ProjectBuilder Das GroupProject-Modul ProjectBuilder stellt dem Projektmanagement ein graphisches Modellierungswerkzeug für die Definition und intuitive Organisation der Arbeitspakete sowie deren Spezifikation zur Verfügung. Abb. B2-3/8: ProjectBuilder Projektstrukturplanung Als reine Frontend-Komponente liest ProjectBuilder die Vorgangsstruktur aus Notes und stellt sie in einer übersichtlichen Baumstruktur dar. Neue Arbeitspakete können angelegt, spezifiziert und in das Projekt integriert werden. Subprojekte sind als Teilbäume beliebig restrukturierbar. Die Attribute der Arbeitspakete können im Dialog erfaßt und modifiziert werden. Darüberhinaus ermöglicht ProjectBuilder eine intelligente, regelgebundene Attributsspezifikation der Vorgänge. Teilprojekten oder über benutzerdefinierte Regeln selektierten Vorgängen können mit dieser Funktion neue Attribute zugewiesen werden. Damit kann auf umfangreiche Änderungen der Projektplanung z.B. bei Änderung oder Substitution von Einsatzmitteln, Budgetkürzungen oder Zeitverschiebungen flexibel reagiert werden. Abb. B2-3/9: ProjectBuilder mit Repository [Flügel, Schneider 1993] Für die Projektplanung Repository-Datenbanken können zugegriffen in ProjectBuilder werden. Diese auf Vorgangsbausteine Repositories sind aus standardisierte Bausteindatenbanken, die historische Projektpläne oder Projekt- bzw. Vorgangsmuster enthalten. Ferner können sie Musterprozesse bis hin zu komplexen Vorgehensmodellen, Phasenkonzepten, Methoden oder komplette Organisationshandbücher bereitstellen. Entscheidend ist, daß auch sie Notes-basiert sind und damit im verteilten Umfeld in LAN-, WAN- und mobilen Umgebungen generiert, verteilt und genutzt werden können. Sie repräsentieren damit Unternehmensstandards in der Projektplanung und -abwicklung und stellen dem Projektmanagement Wissen aus bereits durchgeführten Projekten zur Verfügung. Projekte in den Repositories werden in einer Outliner-Struktur dargestellt. Die Übernahme von Vorgängen aus diesen Datenbanken in ein zu planendes Projekt wird über Drag&Drop-Mechanismen realisiert. Die Datenstrukturen der Repositories sind mit denen der operativen Datenbankanwendungen isomorph. Das bedeutet, daß Datenobjekte bzw. Vorgänge aus den Repositories beim Transfer in ein zu planendes Projekt sowohl die harten Daten als auch Informationen für Inhalte und Ergebnisse mitnehmen können. Welche dieser Attributswerte übernommen werden, ist dabei beliebig konfigurierbar. 3.4.4. GroupProject Connex Der Kommunikationsagent CONNEX erlaubt die integrierte Nutzung der Notes-basierten Project-Datenbankanwendung im Verbund mit externen Projektmanagement-Applikationen der relationalen Welt. Ein erster Prototyp wurde für die Nutzung mit CA Superproject entwickelt. Sämtliche im Projekt anfallenden Daten werden in Notes gehalten. Dies ist von entscheidender Bedeutung, weil über diese Plattform die effektive Verteilung der Projektdaten ermöglicht wird. (1) Planungsszenario Die Projektplanung erfolgt entweder mit ProjectBuilder oder direkt in der externen PM-Applikation. Der Projektmanager plant hier die Vorgänge mit allen Attributen wie Dauer, Terminierungen oder Ressourcenzuweisungen. Nach der Planung generiert das Transfermodul für alle neu hinzugekommenen Vorgänge Arbeitspaketdokumente in der Notes Datenbankanwendung. Bereits existierende Arbeitspakete werden aktualisiert. Der Projektplan liegt jetzt im operativen Umfeld und wird replikationsgetrieben an die Projektmitarbeiter verteilt. Die zugewiesenen Teammitglieder selektieren ihre Aufgaben, bearbeiten diese und dokumentieren den Arbeitsfortschritt als Ist-Daten in den Arbeitspaketdokumenten. Externe Applikationen TransferTransfermodul Transfermodul modul Datenmodell Abb. B2-3/10: Einbindung externer PM-Tools P roje c t B u ilde r Darüberhinaus erfolgt das vollständige Berichts- und Dokumentationswesen, Diskussion und Kommunikation während der Projektabwicklungsaktivitäten innerhalb der Notes-Datenbankanwendung. Die Planungszyklen werden regelmäßig mit Unterstützung der externen Werkzeuge gefahren. Der Kommunikationsagent synchronisiert dabei alle in operativen Bearbeitungsprozessen aktualisierten Ist-Daten und ermöglicht dem Projektmanager dadurch die Fortschrittsverfolgung. (2) Integriertes Datenmodell Das gemeinsame Datenmodell bildet die konstituierende Basis für die Integrationslösung. Entscheidender Punkt hierbei ist die Konsistenzsicherung zwischen den verteilten Applikationen. Diese ist insbesondere Datenbanktechnologien deshalb hinter schwierig, den weil Applikationen zwei stehen. grundsätzlich Auf der unterschiedliche einen Seite das dokumentenbasierte, verteilte System mit replizierbaren Datenbanken. Auf der anderen Seite ein relationales System mit rigiden Konsistenzbedingungen. Das grundlegende Modell basiert auf drei Teilmengen von Daten. Diese werden grundsätzlich vollständig über die Datenbankplattform verteilt, sind aber in Hinblick auf Konsistenzsicherung nur eingeschränkt in den unterschiedlichen Frontends manipulierbar. E xte r n a l P M -Tool F r o n te n d X D S : extended data subset I D S : inte r s e c t i o n d a t a s u b s e t N o t e s d a ta L o t u s N o te s A p p lic a tio n F r o n te n d Abb. B2-3/11: Integriertes Datenmodell die Zunächst haben beide Applikationssysteme eine eigene Datenmenge, die nur innerhalb ihrer speziellen Umgebungen verändert werden darf. In der Abbildung 11 ist diese für das externe PM-Tool das extended data subset und für Lotus Notes die als Notes Data gekennzeichnete Untermenge. Darüberhinaus existiert eine Schnittmenge von Informationen, die in beiden Frontends manipuliert werden darf. Die temporäre Inkonsistenz bei der Veränderung dieser Daten wird durch regelmäßige Planungszyklen und den damit einhergehenden Synchronisationsprozeß der Datenbestände sichergestellt. Neben dem reinen Datentransfer hat der Kommunikationsagent deshalb den intelligenten Informationsabgleich zwischen den beiden Applikationen zu steuern. 3.4.5. Zusammenfassung GroupProject unterstützt die kooperative Projektarbeit, indem es eine einheitliche Datenbankplattform für das verteilte Informationsmanagement bietet. Darüberhinaus können sich unterschiedliche Benutzerebenen vom Management bis zur operativen Ebene funktional differenzierter Frontends bedienen, um einen möglichst hohen Grad der Unterstützung ihrer Projektaufgaben zu realisieren. 3.5. Referenzen - Literatur Dworatschek, Sebastian; Hayek, Assad: Marktspiegel Projektmanagement-Software, Köln 1992 [Dworatschek/ Hayek 1992] Flügel Josef; Schneider, Ulf: Entwicklung eines Datenmodells zur gemeinsamen Bestandsverwaltung der Daten unterschiedlicher Projektmanagementtools in Lotus-Notes, Internes Paper, Universität Paderborn, 06, 1993 [Flügel, Schneider 1993] Nastansky, Ludwig: Nach 20 Jahren CSCW-Forschung: Durchbruch in der Praxis bei Groupware-Anwendungen in Client-Server Architekturen. In: Workgroup Computing, S+W Steuer und Wirtschaftsverlag, Hamburg, 1993, pp. 1-20 [Nastansky 1993] Rinza, Peter: Projektmanagement: Planung, Überwachung und Steuerung von technischen und nichttechnischen Vorhaben. Düsseldorf 1985 [Rinza 1985]
