Projekte mit Reports steuern - nötige und sinnvolle Berichte Johann

Projekte mit Reports steuern nötige und sinnvolle Berichte
Johann Strasser
Consulting | Solutions | Products | Training
PM - Stammtisch 28.02.2013
Agenda

Firmenvorstellung

Prozesse und Kommunikation

Berichtstools

Einzelprojektberichte

Multiprojektberichte
Consulting | Solutions | Products | Training
Company
Business
focus
International full-service provider of consulting, implementation,
products, and training for project management solutions based on
Microsoft technologies and integrated with ERP systems such as SAP.
Currently ~ 130 employees
CONSULTING
SOLUTIONS
Consulting | Solutions | Products | Training
PRODUCTS
TRAINING
Locations
TPG
GERMANY
TPG
UK
TPG
AUSTRIA
TPG
AMERICA
TPG
SWITZERLAND
TPG
AFRICA
Wordwide implementation Partners
BR | Prosperi
BE | Tobius
TR | ROTA
NZ | PIPC
TH | TNIS
IN | Diametriks
GR | PLANET
NO | Intersoft
FR | Teamsquare
AU | iPMO
SG|Systemethod
FI | Tietotalo
DK | Projectum
IL | MATAN
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Certifications

 Microsoft Gold Partner
 Member of Microsoft Partner Advisory Council
 SAP certified (TPG PSLink)
 PMI certified (ReP)
Consulting | Solutions | Products | Training
Products and Services
TPG
PSLink
TPG
ProjectLink
Consulting for Processes in Project and Portfolio
management
Consulting for Project Management and
PM Software Solutions
TPG
ResourceLink
Microsoft
Project- and Portfolio
Management
TPG
Team
Manager
TPG
Project
Handbook
Implementation of Microsoft SharePoint
and EPM solutions
TPG
PortfolioPlanner
Implementation of TPG products
Training, Coaching
Maintenance and Support
Consulting | Solutions | Products | Training
Solutions
Microsoft Project Server and SharePoint
Portfolio-Management
Workflows
Multi-Projectmanagement
Reporting
Single-Projektmanagement
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ERP System
e.g. SAP
Structures
Budgets
Cost
Work
...
Customers
Consulting | Solutions | Products | Training
Klassische Berichts - Anforderungen

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
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
Bunt
Schnell
Vorstandstauglich
Unzerstörbar
Filterbar
Druckbar
Historisierbar
Berechtigungen
Änderbar
Lesbar
Verständlich
Richtig
Alles auf einer Seite (DIN A4 hochkant)
...
Consulting | Solutions | Products | Training
Echte Berichts - Anforderungen
Die richtigen Informationen…
…für die richtigen Personen…
…aussagekräftig…
…effizient…
…bereitzustellen,
... um Projekte steuern zu können.
Consulting | Solutions | Products | Training
Rahmenbedingungen

Wer hat welchen Nutzen davon ?

Wer hat welche Berechtigung ?

Wie häufig werden die Daten aktualisiert?

Wie häufig werden die Berichte ausgegeben ?

Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen ?

Braucht man ad hoc Auswertungen ?

Müssen die Berichte gedruckt werden ?

Sollen Berichte kommentiert werden ?

Müssen die Daten historisiert werden ?

Müssen Berichte Archiviert werden ?

Wollen Sie Berichte selbst bearbeiten können ?

...
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Prozess

Berichte müssen zu den Prozessen und der Organisation passen
Initiierung
PMO
Projekt anlegen
Project A
Project B
Project C
Planung
Steuerung
Priorisieren &
auswählen
Project A
Project B
Project C
PPM-Meeting
1
2
3
Detailplanung
Abstimmung
Ressourcen
PL
Grobplanung
Erhebung Ist-Daten
Statusbericht



TM
Bereitstellung
Kapazitäten
Consulting | Solutions | Products | Training
Abstimmung
Ressourcen
PPM Organisation und Kommunikation
Geschäftsleitung
4-wöchentlich / bei Eskalation
Portfolioentscheider
4-wöchentlich / bei Eskalation
Ressourcengeber
2-wöchentlich
Projektleiter
1-wöchentlich
Projektteam
täglich
Consulting | Solutions | Products | Training
Reporting Tools

Project und Project WebAccess
 konfiguriebare Ansichten

SQL Reporting Services
 Klassisches Berichtswerkzeug von Microsoft SQL - Server

Analysis Services (OLAP - Cubes)
 Aufbereitung von mehrdimensionalen Daten aus Datenbanken

Excel (Services)
 Direkte Anbindung von SQL / OLAP Quellen, VBA (nicht in Excel Services)

PowerPoint, Word
 VBA Programmierung
Consulting | Solutions | Products | Training
Reporting Tools
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG ReportPack

Standardberichte in
Reporting Services

Grundlage für kundenspezifische Berichte
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




Dashboard
Projekte
Ressourcen
Status
Kosten
Arbeit
Risks
Issues
Consulting | Solutions | Products | Training
Dashboard


Zentrale Übersicht mit Ampeln zu allen Themen
Links zu weiteren Berichten
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektliste


Ampeln aus dem Dashboard zur Konzentration auf das Wesentliche (Filter)
Links zu den einzelnen Auswertungen um Details direkt zu erreichen
Consulting | Solutions | Products | Training
Statusbericht – Variante 1 (Basis)


Einseitig mit Kommentar und Ampeln
Grafiken mit Momentaufnahmen, keine Historien
Consulting | Solutions | Products | Training
Statusbericht – Variante 2 (Detailliert)

Zweiseitig mit Historie der Kosten, Meilensteinliste und Change Requests
aus der ProjectSite in SharePoint
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektstrukturplan – Status im Detail



Übersicht über das gesamte Projekt auf einer Seite
Ampeln an den Arbeitspaketen, direkter Blick auf die Problemzonen
Anzeige der Fertigstellung (nicht gestartet, laufend, fertig)
Consulting | Solutions | Products | Training
Meilensteintrend Analyse


Historisierung der Meilensteine
Früherkennung von Verschiebungen durch Trend aus der Vergangenheit
Consulting | Solutions | Products | Training
Meilensteintrend Analyse

Kundenbeispiel Produktentwicklung: wie aus 8 Monaten mehr als 17 wurden
...
am Ende gewinnt die Realität
Rettungsversuch kurz vor dem Ende, aber...
jemand dachte Zeit ist komprimierbar ...
große Verschiebung zu Beginn in der Spezifikationsphase
Consulting | Solutions | Products | Training
Risikomatrix

Risiklist aus der ProjectSite in SharePoint
Consulting | Solutions | Products | Training
Problemübersicht

Issuelist aus der ProjectSite in SharePoint als Qualitätshinweis
Consulting | Solutions | Products | Training
Ressourcenauslastung
Department overview
Department details
(Resource overview)
Resource details
Consulting | Solutions | Products | Training
Einzelprojektauswertung aus Project Server in Excel


Zusammenfassung der Zahlen aus Project Server
Ergänzung von Texten und Kommentierung
Microsoft
Project Professional
Microsoft
Project Server
PROJECT A
Microsoft
Excel
TPG ProjectHandbook
Task 1
MST 1
Project Charter
Task 2
MST 2
OrgChart
WBS
Milestone
FILESHARE
Task 3
Task 4
MST 3
<XML>
Task 5
PROJECT A
Status Report
Reports
Task 1
MST 1
Task 2



MST 2
Task 3
Task 4
Sharepoint
MST 3
Task 5
Project
Page
Task
Options
Documents
Projects
Project Charter
Approvals
Tasks
Status Report
Resources
Meeting Minutes
Consulting | Solutions | Products | Training
Close Down
Report
Risk
Stakeholder
Meetings
Multiprojektauswertung aus Project Server in Excel


Vorbereitung und Kommentierung des Portfoliomeetings
Veröffentlichung in SharePoint
Microsoft
Excel
Project A
TPG ProjectPortfolio
Project B
Project C
Project D
Portfolio
Pipeline
Resource/ Cost
Reports
Dashboards
Project E
Project List
Project F
Project G
Project …
Project A



Project B





Project C

Project D



…
…
…
…
Sharepoint
Project
Page
Task
Options
Documents
Projects
Approvals
Tasks
PPF Status Report
Project List
Meetings
Project A
Project B
PPF Status Report
Resources
Meeting Minutes
Consulting | Solutions | Products | Training






Kundenbeispiel – Projektliste mit Pipeline


Filterbare Projektliste (Status, Prio, Strategiebeitrag, Umsatz, ...)
Pipeline mit variablen Blasen (Status, Prio, Strategiebeitrag, Umsatz, ...)
Consulting | Solutions | Products | Training
Kundenbeispiel – Ressourcenauslastung



Unterscheidung neuer und laufender Projekte (hell/dunkel)
Gleichzeitige Darstellung aller Abteilungen
Detaillierte Darstellung pro Skill in den Abteilungen zusätzlich (!!)
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Johann Strasser
Geschäftsführer
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