Conergy baut Tagetik zu einer integrierten Planungs

Anwenderbericht Conergy
Conergy baut Tagetik zu einer integrierten Planungsund Reporting-Plattform aus
Die Lösung im Überblick
Wer in dynamischen Märkten agiert, braucht flexible Rahmenbedingungen für sein Perfor- PLUSPUNKTE DER LÖSUNG
mance Management. Mit Tagetik hat das Solarunternehmen Conergy die passende Lösung
Ablösung diverser
Excel-Reportings und
viel Eigenleistung werden Excel-Reportings abgelöst und eine integrierte Planungs- und
Überführung in eine
Reporting-Plattform überführt, die zudem als Cloud-Lösung konzipiert ist. Erste Erfolge
Planungs- und
Reporting-Plattform
machen sich schnell bemerkbar: Ein höherer Automatisierungsgrad entlastet beim Einsam-
gefunden, um all seine Reporting-Anforderungen umzusetzen. Schritt für Schritt und mit
meln und Aufbereiten der Daten, neue Funktionen bringen mehr Flexibilität und Analysemöglichkeiten. Aber noch viel wichtiger ist der Effekt, dass Informationen konsistent und
eindeutig sind und in einem wesentlich gehaltvolleren Reporting münden.
Deutliche Verringerung
des administrativen
Aufwands und mehr
Funktionalität
Für das Forecasting des Solarunternehmens Conergy liefern die in elf Ländern ansässi-
Substanzielles Reporting
durch eindeutige
burger Unternehmenszentrale, wo die Informationen dann konsolidiert werden. Dort
Informationen
gen Vertriebs- und Servicegesellschaften Finanz- und Absatzkennzahlen an die Hamwar man jedoch zuletzt mit dem Prozess des Einsammelns und Aufbereitens der Daten
unzufrieden: Um einen Überblick über seine kurzfristige Finanzlage zu haben, erstellt
der Anbieter von Photovoltaik-Systemlösungen und -services wöchentlich ein Cash-
Nutzung von CloudServices
flow-Reporting. Doch bis es soweit war, wurden unzählige Mails mit umfangreichen
Excel-Dateien hin- und hergeschickt. Dieses Vorgehen war nicht nur umständlich und
fehleranfällig, sondern lieferte durch mehrere kursierende Versionen von Excel-Dateien
auch keine klaren Zahlen. Erschwerend kam hinzu, dass die Software, die bislang für den
Rolling Forecast im Einsatz war, übernahmebedingt nicht mehr weiterentwickelt wird.
Das gab letztendlich den Ausschlag für die Conergy-Verantwortlichen, sich nach einer
neuen, integrierten Softwarelösung umzuschauen, die in der Lage ist, ihre sämtlichen
Reporting-Anforderungen zu erfüllen.
Nachdem zwölf Anbieter einen Fragenkatalog beantwortet hatten, lud Conergy fünf
davon für eine Präsentation in die Firmenzentrale ein. Neben pmOne/Tagetik waren
das IBM und evidanza, sowie mit IDL und MIK zwei Anbieter, deren Produkte bereits für
Konsolidierung bzw. Planung und Reporting im Haus im Einsatz sind. Warum pmOne
Anwenderbericht CONERGY
PLANUNG
REPORTING
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mit Tagetik letztendlich die Nase vorn hatte, erklärt Lothar Jürgens, Senior Manager BI
bei Conergy Global Solutions, so: „Im Grunde genommen bekommt man bei den Software-Anbietern nur einen Pool von Funktionalitäten, den man dann erstmal mit Leben
füllen muss. pmOne hingegen hatte bei der Präsentation von Tagetik bereits einen Prototypen implementiert. Da war uns schnell klar, dass wir hier eine Lösung bekommen,
in die wir unsere Prozesse integrieren können, und nicht nur eine Software, die wir erst
noch aufwändig zu einer Lösung machen müssen.“
Schrittweise Optimierung von Finanzplanung und Reporting
Der in der Präsentation vorgestellte Prototyp war denn auch die Basis für das erste Teilprojekt und wurde entsprechend den Anforderungen für das Conergy Cashflow-Forecasting, bei dem allwöchentlich freitags die Cash-Entwicklung für die nächsten 20
Wochen projiziert wird, weiterentwickelt. Aufgrund von Infrastruktur-Problemen – unabhängig von Tagetik – werden die Daten derzeit noch interimsmäßig am Data Warehouse
vorbeigeschleust und direkt eingelesen, was sich aber bald ändern soll. Ungeachtet
dessen, dass die Architektur noch nicht optimal gelöst ist, machen sich die vielfältigen
Möglichkeiten von Tagetik bei der Validierung und Anreicherung der Finanzdaten bereits positiv bemerkbar. Mit einer Abweichungsanalyse werden neuerdings die Veränderungen des aktuellen gegenüber dem vorherigen Forecast ermittelt. Zu den vielen
Annehmlichkeiten, die Tagetik mit sich bringt, zählen auch Kommentierungsfunktionen,
die rege genutzt werden.
Als weltweit tätiges Unternehmen im Solarmarkt hat Conergy mit permanenten, zum
Teil einschneidenden Veränderungen des Marktes zu tun: So hängt das Investorenverhalten unter anderem davon ab, welche Einspeisevergütungen in den jeweiligen Ländern aktuell gezahlt werden. Diese Marktdynamik wirkt sich natürlich auch auf den Pla-
KUNDE
FIRMENPROFIL
CONERGY
Conergy Global
Solutions GmbH
Conergy ist einer der größten Anbieter für Solar-Systemlösungen und
Hamburg, Deutschland
-services weltweit mit einer globalen Aufstellung und über 15 Jahren
Erfahrung in der Solarindustrie. Das Unternehmen ist mit Vertriebs- und
BRANCHE
Servicegesellschaften in elf Ländern sowie 350 Mitarbeitern in allen
Solar
wesentlichen Photovoltaik-Märkten vertreten. Der Unternehmenssitz
von Conergy ist Hamburg. Hier sind in der Conergy Global Solutions
LÖSUNG
GmbH Kernkompetenzen und Zentralfunktionen gebündelt. Das Kern-
Planung
geschäft von Conergy beinhaltet die Projektentwicklung, die Planung,
Reporting
die Beschaffung und den Bau von Projekten sowie die technische und
kaufmännische Betriebsführung von Aufdach- und Freiflächen-Anlagen.
VORSYSTEME
Zudem bildet das Distributionsgeschäft an kleine und große Installa-
Navision
teurbetriebe einen wesentlichen Bestandteil des Conergy Geschäfts ab.
Mehr unter www.conergy.com.
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Anwenderbericht CONERGY
nungsprozess aus, der bei Conergy bereits Mitte des Jahres startet. Zu dieser
Zeit werden in der Zentrale die entsprechenden Templates erstellt, getestet
und validiert, bevor sie dann an die Kollegen, die im opeativen Geschäft
tätig sind, verteilt werden. Ab dem dritten Monat eines laufenden Jahres
stellt Conergy das Budget dann dem Forecast gegenüber, um die Budgetplanung noch einmal zu verfeinern.
„Als pmOne uns Tagetik
präsentierte, war uns schnell klar, dass
wir hier eine Lösung bekommen, in
die wir unsere Prozesse integrieren
können, und nicht nur eine Software,
die wir erst noch aufwändig zu einer
Lösung machen müssen.“
Auch die Budgetplanung (GuV und Bilanz) läuft mittlerweile auf Tagetik. Parallel
zum Roll-out hat das Projektteam die Weichen gestellt, um die Informationen in der
Tagetik-Datenbank mit Ist-Daten anzureichern. Ab dem Jahreswechsel konnte dann damit begonnen werden, die Ist-Daten in Tagetik gegen die Daten im bislang genutzten
LOTHAR JÜRGENS
Senior Manager Business Intelligence,
Conergy
System zu validieren. Das neue Forecasting ging dann mit dem März-Abschluss live.
Dreistufiger Planungsprozess
Das Monthly Operational Reporting bei Conergy besteht aus drei Komponenten: Zum
einen das Berichten der Ist-Daten, die hauptsächlich Finanz- aber auch Mengendaten
(wie viel Megawatt sind in den jeweiligen Märkten verkauft bzw. installiert worden?) umfassen. Im zweiten Schritt werden diese Zahlen mit dem Budget verglichen. Schließlich
stellt die Zentrale den Landesgesellschaften noch die Möglichkeit bereit, das Budget
für die Erstellung des Forecasts heranzuziehen. Üblicherweise ab dem Märzabschluss
geht es mit dem „3+9“-Forecast los (im April folgt dann „4+8“ usw.), wo jedem neuen
Forecast der alte gegenübergestellt und dann gegebenenfalls um neue Erkenntnisse
angepasst wird.
Für die Ist-Zahlen übermitteln die Ländergesellschaften ihre Finanzabschlüsse aus dem
jeweiligen ERP-System als Textdateien an die Zentrale, wo sie im Data Warehouse eingelesen werden. Aggregiert und angereichert werden sie bei der Konsolidierung. Das
Data Warehouse auf Basis des Microsoft SQL Server vereint die Daten, die aus dem
ERP-System und der Konsolidierung kommen, und stellt sie dann für Reportingzwecke
zur Verfügung.
An seiner neuen Planungs- und Reporting-Software schätzt Lothar Jürgens insbesondere die Flexibilität, wenn es darum geht, einen Forecast zu verändern oder Buchungen
anzupassen, die zuvor im ERP-System – in den meisten Ländergesellschaften ist das
Navision – vielleicht noch nicht auf die letztendlich zutreffende Kostenstelle oder den
EINGESETZTE PRODUKTE
Kostenträger gebucht worden sind. Seinen Anwendern verschafft er mit Tagetik deshalb
die Möglichkeit, Beträge noch auf Reporting-Ebene zu verschieben, ohne dass dafür
eine Anpassungsbuchung im ERP-System notwendig wäre. Tagetik bringt die funktionalen Voraussetzungen mit, um solche Umbuchungen, sonstige Ausreißer oder besondere
XLCubed
Werte zu kommentieren und diese Änderungen auch später noch nachvollziehen zu
können.
Gute Erfahrungen mit Cloud-Services
Der Conergy-Finanzbereich verzichtet weitgehend auf eigene Hardware und arbeitet hier
mit Microsoft zusammen, das einen Großteil der Anwendungsserver in der Azure-Cloud
hostet. „Bei Conergy habe ich das erste Mal mit Servern zu tun, die nicht On-Premise
sind oder vom Unternehmen selbst gewartet werden. Was die Verfügbarkeit von Systemen und Daten angeht, kann ich keinen Unterschied feststellen“, berichtet IT-Fach-
Anwenderbericht CONERGY
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mann Jürgens und ergänzt, dass derzeit auch überlegt werde, die Tagetik-Umgebung
umzustellen und pmOne in die Wartung des Gesamtsystems miteinzubinden. Vorteil:
Conergy muss sich nicht mehr um die Verwaltung des Applikationsservers kümmern,
sondern kann auf einen rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche laufenden Tagetik-Server zugreifen. Dabei umfasst die Wartung durch pmOne nicht nur das operative
System, sondern auch die Tagetik-Software an sich. „Die Administration der Umgebung
zu externalisieren, wäre gerade für uns als relativ kleines Unternehmen ein großer Vorteil
und eine echte administrative Entlastung. Vor dem Hintergrund steigender Report-Anforderungen eröffnet uns das neue Möglichkeiten.“
Um sowohl die Hamburger Zentrale mit Tagetik auszustatten als auch die weltweiten Gesellschaften über Service-Center in Amerika, Asien und Australien anzubinden,
kommt Conergy derzeit mit 30 Lizenzen aus. Hinzu kommen 20 Concurrent User, die
für XLCubed lizensiert sind, das der Solar-Spezialist als spezielles Reporting-Frontend
einsetzt und woran neben Tagetik noch weitere Datenquellen angebunden sind.
Konsistente Daten liefern eindeutige Aussagen
Die Tage, an denen Zahlen bei Conergy davon abhingen, wer auf welche Version eines
bestimmten Excel-Dokuments geschaut hat, sind gezählt. Mit der integrierten Tagetik-Lösung haben konsistente, eindeutige Informationen Einzug in das Finanzwesen
gehalten. Lothar Jürgens spricht von „massiven Verbesserungen“, die sich schon allein
daraus ergeben, dass die Verknüpfungen und Verschiebungen von Excel-Dokumenten
entfallen. Zudem ist viel von dem administrativen Aufwand, der mit dem Sammeln und
Verknüpfen von Daten verbunden war, weggefallen. Stattdessen kann sich das Controlling seiner eigentlichen Aufgabe widmen – nämlich Daten und Abweichungen analysieren, hinterfragen, kommentieren und für ein gehaltvolles Reporting bereitstellen.
Eigeninitiative unter Anleitung – die richtige Mischung macht‘s
Welchen Eindruck hat Lothar Jürgens von der Software, nachdem unter seiner Leitung
die beiden Tagetik-Projekte mit sehr viel Eigeninitiative umgesetzt worden sind? „Mit
etwas Erfahrung im Business-Intelligence-Umfeld bietet einem die Tagetik-Software
durchaus Freiheitsgrade, um zu entsprechenden Lösungen zu kommen.“ Auf der anderen Seite hat er pmOne als konstruktiven und erfahrenen Implementierungspartner
zu schätzen gelernt: „Da Tagetik als Lösung sehr viel Funktionalität mitbringt, ist man
manchmal verleitet, Prozesse nochmal zu erfinden. Insofern war es für uns durchaus
auch wichtig, dass uns pmOne angeleitet hat, die für uns sinnvollen Möglichkeiten
schneller zu identifizieren.“
Mit dem Status quo gibt man sich bei Conergy nicht zufrieden, sondern will weiter an einer integrierten und automatisierten Planungs- und Reporting-Plattform arbeiten. Dazu
zählt auch, weitere Excel-Reportings im Sinne eines ‚Single Point of Truth‘ in Tagetik zu
überführen. „Für mich persönlich ist es in solchen Projekten immer das Ziel, so wenig
Schnittstellen wie möglich im Unternehmen zu haben“, verrät Lothar Jürgens. Da ist es
naheliegend, auch die Konsolidierung in die neue Lösung zu integrieren. Denn „wenn
man schon ein Tool-Set hat, sollte das auch bestmöglich genutzt werden“. Und nach der
Erfahrung mit den beiden anderen Tagetik-Projekten weiß er auch schon genau, wie er
dabei vorgehen will: „Wir werden die Lösung zunächst wieder intensiv spezifizieren und
uns dann mit pmOne zusammensetzen, um sie effizient zu implementieren.“
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