Dokumenten-Management mit Ifax
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Dokumenten-Management mit Ifax Starke-DMS ist in ifax und in die FX90 tief integriert. Das sichert einfachste Bedienung. Alle ifax-Kunden, die das Starke-DMS eingesetzt haben, empfehlen es an Kollegenfirmen weiter! Hier ein paar Anwendungsbeispiele, die bei unseren Kunden im Einsatz sind. Ein ganzer Tag Zeitersparnis pro Monat! Revisionssichere Dokumentation! Aufgabe: Zollausfuhrerklärungen übersichtlich ausgeben, überwachen und ablegen. Bisher wurde dies mittels ExcelListen aufwändig manuell gelöst. Nun werden die Ausfuhrerklärungen mit einem ifax Standardformular gedruckt und dabei vollautomatisch im Starke-DMS gespeichert. Beim Rücklauf der unterschriebenen Belege vom Kunden ist lediglich ein Scanvorgang ohne jeglichen manuellen Eingriff notwendig, Der Scanvorgang setzt den Status der Dokumente automatisch auf „erhalten“. Das Starke-DMS gibt auf Knopfdruck die Liste der säumigen Kunden aus. Anwender Le.Picant setzt auf eine revisionssichere Ablage der ifax-Dokumente im Starke-DMS. Jede AusgangsRechnung ist in Ihrer ursprünglichen Druckversion unveränderbar gespeichert, auch wenn sich nachträglich Konditionen oder Rabatte in ifax ändern und so ein Nachdruck des Ursprungsbelegs gar nicht mehr möglich sein würde. Dies gilt ebenso für stornierte Rechnungen. Durch automatisches Auslesen des Rechnungs-Storno Protokolls werden Rechnungen im Starke-DMS als „storniert“ gekennzeichnet, ohne, dass ein Anwender tätig werden muss. Vorteil: ein automatisierter Prozess, der nichts vergisst! Betriebsaufträge Projektakte Zu allen Belegen, z. B. Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Bestellungen bei Vorlieferanten, wird bei auftragsbezogener Fertigung in ifax eine eindeutige Projektnummer eingegeben. Auch externe Dokumente zu diesen Projekten, z. B. Fotos, Kalkulationen oder Angebote von Vorlieferanten, werden unter dieser Projektnummer im Starke-DMS abgelegt. Ohne komplizierte Projektverwaltung sind so alle Informationen im Starke-DMS auf Knopfdruck verfügbar sowohl die ifax– als auch die „fremden“ Dokumente. Le.Picant nutzt außerdem die Möglichkeit der Vollständigkeitsprüfung der bearbeiteten Betriebsaufträge im Rahmen der QM. Alle Betriebsaufträge werden bei Erstdruck automatisch im Starke-DMS archiviert. Die Mitarbeiter in der Produktion sind verpflichtet, die Betriebsaufträge nach Fertigstellung des Produktes zu unterschreiben und zurückzugeben. Anschließend werden sie wiederum eingescannt. Der Scanvorgang setzt einen Verarbeitungs-Status, mit dem es ohne Aufwand jederzeit möglich ist, eine Vollständigkeitsprüfung durchzuführen. Ausblick: Workflow für Eingangsrechnungen Integration zu FX 90 Baumer Thalheim setzt das Starke-DMS mit seiner tiefen Integration sowohl in ifax und FX90 ein. Beispiel: Eingangsrechnungs-Workflow. Das Eingangsrechnungsbuch entfällt, da jede Rechnung im Posteingang im Stapel gescannt wird. Danach durchlaufen die elektronischen Belege die verschiedenen Stationen im Haus, werden dort bearbeitet und für die jeweils nächste Station freigegeben. Bearbeitete Belege zeigen einen für den nächsten Sachbearbeiter sichtbaren Stempel und eventuelle zusätzliche Bemerkungstexte. Die Buchhalterin bucht in FX90 wie gewohnt, nur dass der Beleg auf dem Bildschirm sichtbar ist. Die notwendige Verschlagwortung ist automatisiert, weil alle dafür notwendigen Informationen von der FX90 übernommen werden. Archivieren von EDI-Daten Seeburger installiert derzeit bei allen EDI-Anwendern die DMS-Schnittstelle für die gesetzlich geforderte Langzeitarchivierung der übermittelten und empfangenen EDIDateien (ORDRSP, DESADV, INVOIC etc.) Das StarkeDMS greift die Daten vollautomatisch ab und archiviert sie komplett verschlagwortet. Die Zusatzkosten hierfür sind im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen extrem niedrig. Dokumenten-Management mit Ifax Sehr geehrte Damen und Herren, für Sie als Ifax-Kunde haben wir Vorteils-Pakete entworfen, mit denen Sie schnell und effizient mit Dokumenten-Management starten können. Auch den Verpflichtungen der langfristigen Archivierung von EDI-Nachrichten kommen Sie mit den Starke-DMS Vorteils-Paketen mühelos nach. Paket 1: Basispaket EDI für einen gleichzeitigen Nutzer, bestehend aus: Starke-DMS Einsteigerversion Viewer-Modul zum Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten Scan-Modul zum Archivieren von Papierbelegen Administrations-Modul zum Verwalten von Dokumentarten, Schlagworten, Benutzern Archiv-Druckertreiber für Windows Office-Addin zum direkten Archivieren von Word– und Excel-Dateien File-Importer zum automatischen Archivieren Ihrer Seeburger EDI-Nachrichten 1.999,- €* Paket 2: Einsteigerpaket Starke-DMS + EDI für bis zu drei gleichzeitige Nutzer, bestehend aus: Starke-DMS Einsteigerversion wie Paket 1, zuzüglich: Workflow-Funktionalität auf Benutzer– und Gruppenebene inkl. Eskalationsregeln inkl. Netzwerk-Lizenz für Text– und Barcodeerkennung, 1 Nutzer / 5.000 Seiten pro Monat erweiterbar durch Modul Email-Archivierung File-Importer zum automatischen Archivieren Ihrer Seeburger EDI-Nachrichten Ifax-Kommunikations-Schnittstelle Automatisches Archivieren inkl. Verschlagwortung von gedruckten Belegen aus Ifax FX 90 Rechnungswesen Kommunikationsschnittstelle Automatisches Archivieren inkl. Verschlagwortung von gedruckten Belegen aus FX 90 Aufruf von im Starke-DMS archivierten Belegen direkt aus FX 90 3.499,- €* Paket 3: Komplettpaket Starke-DMS + EDI für bis zu zehn gleichzeitige Nutzer, bestehend aus: Starke-DMS Vollversion wie Paket 2, zuzüglich: erweiterbar durch Email-Archivierung, Mobil-Archiv, Formularerkennung u. a. Module erweiterbar durch weitere Nutzerlizenzen inkl. Netzwerk-Lizenz für Text– und Barcodeerkennung, 2 Nutzer / 10.000 Seiten pro Monat File-Importer zum automatischen Archivieren Ihrer Seeburger EDI-Nachrichten Ifax-Kommunikations-Schnittstelle (s. o.) FX 90 Rechnungswesen Kommunikations-Schnittstelle (s. o.) 7.499,-€* * Alle Preise verstehen sich in € zzgl. MwSt.. Dienstleistungen werden separat nach tatsächlichem Aufwand auf Grundlage von Tätigkeitsnachweisen zzgl. Fahrtkosten Bahnfahrt 2. Klasse und Spesen berechnet. Systemvoraussetzungen: Datenbank: wahlweise MySQL 5.x oder Microsoft SQL ab 2005 Server: Betriebssystem Windows Server 2003 oder neuer, min. 4GB Arbeitsspeicher, min. 1GB freier Speicher Bestellung Bitte per Email an [email protected] oder per Fax an 0561 2007-400 Hiermit bestelle ich Paket 1: Basispaket EDI für einen gleichzeitigen Nutzer zum Vorzugspreis von 1.999,00 € Paket 2: Einsteigerpaket Starke-DMS + EDI für bis zu drei gleichzeitige Nutzer zum Vorzugspreis von 3.499,00 € Paket 3: Komplettpaket Starke-DMS + EDI für bis zu zehn gleichzeitige Nutzer zum Vorzugspreis von 7.499,00 € * Alle Preise verstehen sich netto zzgl. MwSt.. Dienstleistungen werden separat nach tatsächlichem Aufwand auf Grundlage von Tätigkeitsnachweisen zzgl. Fahrtkosten Bahnfahrt 2. Klasse und Spesen berechnet. Systemvoraussetzungen: Datenbank: wahlweise MySQL 5.x oder Microsoft SQL ab 2005 Server: Betriebssystem Windows Server 2003 oder neuer, min. 4GB Arbeitsspeicher, min. 1GB freier Speicher Name Firma Straße PLZ, Ort Fon Email Datum, Unterschrift
