3.1. - TimeTell
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Handbuch Auswertungen TimeTell Version 8 TIMETELL www.timetell.de [email protected] Helpdesk 05492 - 2094020 [email protected] Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung ....................................................................................................................... 4 1.1. Statische Auswertungen ............................................................................................ 5 1.2. Dynamische Auswertungen ....................................................................................... 5 2. TimeTell Auswertung Designer ......................................................................................... 6 3. Der Auswertungsexplorer ................................................................................................. 7 3.1. Optionen ................................................................................................................. 8 3.1.1. Öffnen ............................................................................................................. 9 3.1.2. Drucken (Druckvorschau) .................................................................................. 9 3.1.3. Einplanen ......................................................................................................... 9 3.1.4. Neuer Ordner.................................................................................................... 9 3.1.5. Neue Auswertung .............................................................................................. 9 3.1.6. Namen ändern .................................................................................................. 9 3.1.7. Löschen ......................................................................................................... 10 3.1.8. Exportieren ..................................................................................................... 10 3.1.9. Kopieren......................................................................................................... 10 3.1.10. Importieren .................................................................................................... 10 3.1.11. Eigenschaften ................................................................................................. 10 4. Auswertungen drucken .................................................................................................. 11 4.1. Parameter ............................................................................................................. 11 4.1.1. Parameter alter und neuer Stil .......................................................................... 12 4.2. Vorschau ............................................................................................................... 13 4.3. Drucken ................................................................................................................ 14 5. Eine Auswertung einplanen ............................................................................................ 15 6. Auswertung Designer: Abfrage erstellen .......................................................................... 16 6.1. Bezeichnungen ....................................................................................................... 17 6.2. Abfrageassistent..................................................................................................... 17 6.2.1. Schritt 1: Tabellen selektieren .......................................................................... 18 6.2.2. Schritt 2: Felder selektieren ............................................................................. 20 6.2.3. Schritt 3: Felder zur Berechnung ...................................................................... 21 6.2.4. Schritt 4: Gruppierung ..................................................................................... 22 6.2.5. Schritt 5: Kriterien hinzufügen .......................................................................... 23 6.2.6. Schritt 6: Sortierung ........................................................................................ 27 6.2.7. Schritt 7: Fertigstellung ................................................................................... 28 6.3. Abfrageeditor - Query Designer ............................................................................... 29 6.3.1. Registerkarte 1: Tabellen ................................................................................. 30 6.3.2. Registerkarte 2: Felder .................................................................................... 32 6.3.3. Registerkarte 3: Berechnungen ........................................................................ 33 6.3.4. Registerkarte 4: Suchen................................................................................... 34 6.3.5. Registerkarte 5: Gruppierung ........................................................................... 36 6.3.6. Registerkarte 6: Group Search.......................................................................... 37 6.3.7. Registerkarte 7: Sortieren ................................................................................ 38 6.3.8 Registerkarte 8: SQL ............................................................................................. 39 6.4. Mehrere Abfragen in einer Auswertung .................................................................... 40 7. Dynamische Auswertung erstellen ................................................................................... 42 7.1. Liste ...................................................................................................................... 43 7.2. Pivot Tabelle .......................................................................................................... 45 7.3. Grafik .................................................................................................................... 50 7.3.1. Grafik anpassen .............................................................................................. 51 7.4. Eine Auswertung speichern ..................................................................................... 52 2/82 10 Juli 2017 8. Layout statische Auswertung .......................................................................................... 53 8.1.1. Symbolleiste ................................................................................................... 54 8.1.2. Format Auswertung ......................................................................................... 56 8.1.3. Gruppieren ..................................................................................................... 57 8.1.4. Auswertung Labels .......................................................................................... 58 8.1.5. Tarife verbergen ............................................................................................. 59 8.1.6. Sub-Auswertung ............................................................................................. 60 8.1.7. Berechnungen................................................................................................. 62 8.1.8. Pivot Tabelle ................................................................................................... 63 8.1.9. Grafik ............................................................................................................. 64 8.2. Assistenten (Wizzard) ............................................................................................. 67 8.2.1. Auswertung Assistenten ................................................................................... 67 8.2.2. Etikettenvorlagen ............................................................................................ 71 8.3. Auswertungen speichern ......................................................................................... 73 9. Auswertungen autorisieren ............................................................................................. 74 9.1.1. Registerkarte ‘Team’........................................................................................ 75 9.1.2. Registerkarte ‘Abteilung‘ .................................................................................. 75 10. Dashboard ................................................................................................................ 76 11. Parameter syntax ....................................................................................................... 78 11.1. Syntax ................................................................................................................... 78 11.2. Systemvariablen ..................................................................................................... 80 11.3. Prompt type ........................................................................................................... 80 11.4. Prompt Bereich (scope) .......................................................................................... 81 11.5. Abfrage (Query) Beispiel ......................................................................................... 81 3/82 10 Juli 2017 1. Einleitung Dieses Handbuch beschreibt das Modul “Auswertungen” in TimeTell und richtet sich an Administratoren / Verwalter, die Auswertungen in TimeTell entwerfen möchten. Das Handbuch ist so unterteilt, das jede Funktion von jeder Menüoption in einem extra Kapitel oder in einem einzelnen Absatz steht. Jedes Kapitel beginnt auf einer neuen Seite, so hat man die Wahl, nur die Seiten auszudrucken, die für den jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. Tip: Dieses Symbol erscheint, wenn eine Nutzung beschrieben wird, die das Arbeiten mit TimeTell noch vereinfacht. Der größte Teil der Auswertunge in TimeTell bestehen aus Standardberichten, diese können sowohl statisch als auch dynamisch sein. Die Berichte können Sie ausdrucken, aber nicht verändern. Im Auswertungs-Designer ist es möglich, einen Standardbericht zu kopieren und diesen an die eigenen Gegebenheiten anzupassen. 4/82 10 Juli 2017 1.1. Statische Auswertungen Eine Standardauswertung hat ein festes Layout und kann nicht verändert werden. Wenn Sie selber eine Auswertung erstellen, können Sie das Layout frei wählen. Diese wird dann mit einem anderen Symbol im Auswertungsexplorer angezeigt: Icon für eine bereits bestehende statische Auswertung (Standardauswertung). Icon für eine selbst erstellte statische Auswertung. Bestehende Standardauswertungen können nicht verändert werden. Wenn Sie Veränderungen vornehmen möchten, können Sie eine Standardauswertung exportieren und als neue Auswertung wieder importieren. 1.2. Dynamische Auswertungen Neben den statischen Auswertungen gibt es auch eine Reihe von dynamischen Auswertungen. Bei den dynamischen Auswertungen ist es möglich, das Layout anzupassen oder sich das Ergebnis in einer Pivot Tabelle oder als Grafik anzeigen zu lassen. Diese Auswertungen können ebenfalls als PDF exportiert und ausgedruckt werden. Icon für eine bereits bestehende dynamische Auswertung (Standardauswertung). Icon für eine selbst erstellte dynamische Auswertung. Eine bestehende statische Auswertung kann durch eine Änderung in den Eigenschaften in eine dynamische Auswertung umgewandelt werden. 5/82 10 Juli 2017 2. TimeTell Auswertung Designer Der Auswertung Designer kann über das Menü “Auswertung” gestartet werden. Sie gelangen in diesen Bildschirm: Wichtig: Sie können den Auswertung Designer nur öffnen, wenn Sie dafür berechtigt sind. 6/82 10 Juli 2017 3. Der Auswertungsexplorer Gehen Sie in das Menü “Auswertung/Auswertungsexplorer”. Es erscheint folgender Bildschirm: Sie können auch über eine Kachel auf dem Startbildschirm oder dem entsprechenden Symbol in der Symbolleiste in den Auswertungsexplorer gelangen. TimeTell bietet bereits eine ganze Reihe von Standardauswertungen. Aus dieser Ansicht heraus können Sie sich Auswertungen anzeigen lassen und drucken. Um Auswertungen zu erstellen, gehen Sie bitte in den Auswertung Designer. Sie können keine Standardauswertungen bearbeiten. Um Veränderungen vorzunehmen, können Sie diese jedoch exportieren und wieder neu importieren (Auswertung Designer). Um Veränderungen vorzunehmen können Sie einfach eine Kopie von einer bestehenden Standardauswertung machen. 7/82 10 Juli 2017 3.1. Optionen Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Auswertung klicken, bekommen Sie folgendes Menü: Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln beschrieben. Um Veränderungen vorzunehmen können Sie einfach eine Kopie von einer bestehenden Standardauswertung machen. 8/82 10 Juli 2017 3.1.1. Öffnen Mit dieser Option öffnen Sie die Abfrage, welche Sie noch bearbeiten könne (siehe Kapitel Fout! erwijzingsbron niet gevonden. Auswertung Designer). 3.1.2. Drucken (Druckvorschau) Mit dieser Option können Sie die Auswertung drucken (siehe Kapitel Fout! Verwijzingsbron niet evonden. Auswertungen drucken). 3.1.3. Einplanen Mit dieser Option können Sie eine Auswertung einplanen, um sie z.B. automatisch als E-Mail Anlage zu versenden. (siehe Kapitel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Auswertungen rucken). 3.1.4. Neuer Ordner 3.1.5. Neue Auswertung Mit dieser Option können Sie eine neue Auswertung erstellen (siehe Kapitel Fout! erwijzingsbron niet gevonden. Designing Report Query). Als erstes können Sie eine Auswertungsart auswählen: Du kannst wählen zwischen: Statische Auswertung : Dynamische Auswertung : Excel. A report that can be printed with the printer (with format). A report with a flexible lay-out can be printed or exported to 3.1.6. Namen ändern Mit dieser Option können Sie die selektierte Auswertung umbenennen. Wichtig: Diese Option gilt nicht für Standardauswertungen. 9/82 10 Juli 2017 3.1.7. Löschen Mit dieser Option können Sie die selektierte Auswertung löschen. Wichtig: Diese Option gilt nicht für Standardauswertungen. 3.1.8. Exportieren Mit dieser Option können Sie die ausgewählte Auswertung als “.ttreport” exportieren. Sie werden gefragt, wo auf dem Computer der Bericht abgelegt werden soll. 3.1.9. Kopieren Mit dieser Option oder mit der Tastenkombination Strg+C kann eine Auswertung kopiert werden. Die Auswertung wird direkt im Entwurfsmodus geöffnet und es kann ein neuer Name vergeben werden. 3.1.10. Importieren Mit dieser Option kann eine eventuell zuvor exportierte Auswertung wieder importiert werden. Gehen Sie an den Ort, wo die Auswertung abgelegt wurde und wählen Sie sie aus. 3.1.11. Eigenschaften (siehe Kapitel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Auswertungen autorisieren). 10/82 10 Juli 2017 4. Auswertungen drucken Sie können eine Auswertung über das Menü “Drucken” oder über das Icon ausdrucken. 4.1. Parameter Bei der Druckvorschau erhalten Sie eine Anzahl von Paramtern, die Sie ausfüllen können, z.B.: Auswertung über die selektierten Abteilungen: Anschließend können Sie den Zeitraum der Auswertung bestimmen und zuletzt, ob alle Stunden angezeigt werden sollen oder z.B. nur die bereits genehmigten (Status). 11/82 10 Juli 2017 4.1.1. Parameter alter und neuer Stil Es gibt zwei Methoden, in denen der Mitarbeiter die Parameter bestimmen kann. In der älteren Methode wird jeder Parameter einzeln abgefragt. In der neuen Methode werden alle Parameter in einem Fenster abgefragt: Die Parameter aus der neuen Methode können im Entwurfsmodus unter den Registerkarte “Suchen” eingestellt werden. Wichtig: Abhängig vom Aufbau der Auswertung ist es manchmal nicht möglich die Parameter im neuen Stil darzustellen, in diesem Fall wird dann der alte Stil verwendet. Wo es möglich ist, wird aber natürlich der neue verwendet. 12/82 10 Juli 2017 4.2. Vorschau Wenn alle Parameter ausgefüllt wurden und Sie auf “Ok” klicken, erscheint eine Vorschau der Auswertung: Mit den Icons oben im Bildschirm können Sie die Ansicht vergrößern oder verkleinern und durch die Seiten blättern. Wichtig: Bei dynamischen Auswertungen kommen Sie direkt in die dynamische Ansicht (siehe Kapitel 0). Tipp: Sie können auch mit Strg+PgUp und Strg+PgDn durch die Seiten blättern. Mit Strg+Home gelangen Sie zur ersten Seite und mit Strg+End zur letzten Seite. Sie können auch mit der Maus durch die Seiten scrollen. Mit Hilfe des Button können Sie aus der statischen Auswertung eine dynamische Auswertung machen. Die Daten werden automatisch in der dynamischen Ansicht gezeigt. 13/82 10 Juli 2017 4.3. Drucken Mit diesem Button können Sie Auswertungen drucken. Es erscheint ein extra Fenster mit den Druckereigenschaften. Wählen Sie den richtigen Drucker und bestätigen Sie mit “Ok”. Wenn Sie in dem Feld “Print to file – Drucken in Datei” einen Haken setzen, können Sie die Auswertung in verschiedenen Formen ausdrucken (z.B. PDF). Über das Drucken in Datei ist es auch möglich die Auswertung über Excel auszuführen. Die Daten werden dann mit einem Excel-Layout zu Excel exportiert. Wenn Sie die Daten ohne Excel-Layout exportieren möchten, können Sie die dynamische Auswertung verwenden . In der Ansicht befindet sich ein Excel-Button . 14/82 10 Juli 2017 5. Eine Auswertung einplanen Mit einem Rechtsklick auf eine Auswertung können Sie diese für eine automatische Funktionalität einplanen. Wichtig: Das Einplanen von Auswertungen steht im Moment nur für statische Auswertungen zur Verfügung. 15/82 10 Juli 2017 6. Auswertung Designer: Abfrage erstellen Der Entwurfsmodus erscheint, wenn Sie eine bereits bestehende Auswertung bearbeiten oder eine neue Auswertung erstellen wollen. Der Auswertung Daten Berechnung Entwurf Designer enhält 3 Tabs (statische) oder 1 Tab (dynamische): : Hier wird die Abfrage zur Datenbank erstellt. : In diesem Tab können Berechnungen durchgeführt werden. : Hier können Sie ein Layout für die Auswertung erstellen. Sie können auch eine bereits vorhandene Auswertung im Designer (Editor) bearbeiten. (siehe Kapitel 6.3 Query Designer). Wenn Sie eine neue Abfrage erstellen wollen, können Sie auch den Abfrageassistent verwenden. (siehe Kapitel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet vonden.). 16/82 10 Juli 2017 6.1. Bezeichnungen Query Ein Query ist eine Abfrage an die Datenbank, um bestimmte Daten abzuholen. Hierbei wird angegeben aus welcher Tabelle Sie selektieren möchten und welche Felder dabei angezeigt werden sollen. Es können Kriterien angegeben werden, woran sich die Selektierung halten muss. Weiterhin können Sie angeben, in welchen Feldern selektiert werden soll. Relationen Tabellen können miteinander verbunden werden. Um sich z.B. die „Stunden pro Aktivität“ anzeigen zu lassen, können Sie die Stundentabelle mit der Aktivitätentabelle kombinieren. Dies gelingt nur, wenn die Tabellen eine Relation/Beziehung haben. Data dictionary TimeTell verfügt über ein so genanntes „data dicitonary“ worin Tabellen, Felder und Relationen definiert sind. Dieses „data dicitonary“ wird beim Auswertungsentwurf verwendet, um Ihnen beim Erstellen der Abfrage zu helfen. 6.2. Abfrageassistent Hier können Sie zwischen dem Assistenten und dem Editor wählen. Der Assistent enthält 7 Schritte, die nachfolgend erklärt werden. Folgende Information ist wichtig für die Benutzung des Assistenten: Doppelklick um etwas auszuwählen. Doppelklick um etwas abzuwählen. 17/82 10 Juli 2017 6.2.1. Schritt 1: Tabellen selektieren Wählen Sie die Tabellen aus, die Sie für die Abfrage benötigen: Die dick gedruckten Tabellen haben eine Beziehung/Relation zu den bereits ausgewählten Tabellen. Diese können der Auswertung hinzugefügt werden. Natürlich können Sie auch andere Tabellen hinzufügen, dort müssen Sie aber zuerst selber eine Relation herstellen (nachfolgend beschrieben). Wichtig: Selber Relationen erstellen empfiehlt sich nur, wenn Sie sich mit SQL und dem TimeTell Datamodel auskennen. 18/82 10 Juli 2017 Relationen definieren Wenn es nötig ist, können Sie die Relation bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Liste unter „Verbindungstyp“. Die folgenden Einstellungen können vorgenommen werden: Verbindungstyp Inner Full Outer Left Outer Right Outer INNER JOIN FULL OUTER JOIN LEFT OUTER JOIN RIGHT OUTER JOIN Übereinstimmung Übereinstimmung Übereinstimmung Übereinstimmung mit mit mit mit SQL statement INNER JOIN. SQL statement FULL OUTER JOIN. LEFT OUTER JOIN. SQL statement RIGHT OUTER JOIN. Zeigt alle Datensätze, wenn die Schlüsseldaten in beiden Tabellen existieren. Zeigt alle Datensätze aus Tabelle A und B, auch wenn die Schlüsseldaten nicht in beiden Tabellen existieren. Zeigt immer alle Datensätze aus Tabelle A und nur die Datensätze aus der Tabelle B, wenn die Schlüsseldaten übereinstimmen. Zeigt immer alle Datensätze aus Tabelle B und nur die Datensätze aus der Tabelle A, wenn die Schlüsseldaten übereinstimmen. Der TimeTell Designer verwendet standardmäßig Inner (INNER JOIN). Daneben wird noch der Left Parameter (LEFT OUTER JOIN) verwendet. Wenn Sie sich z.B. alle Aktivitäten anzeigen lassen wollen, auch wenn dort keine Stunden verbucht wurden, können Sie die Tabelle Aktivitäten über den Left Join mit der Stundentabelle verbinden. 19/82 10 Juli 2017 Verbinden <Tabellenname> mit Tabelle Hier werden die selektierten Tabellen tatsächlich miteinander verbunden. <Tabellenname> Felder In diesen beiden Spalten können Felder der beiden Tabellen miteinander verbunden werden. Selektieren Sie sowohl in der linken, als auch in der rechten Spalte ein Feld und klicken auf Hinzufügen. Verbundene Felder Hier werden die verbundenen Felder angezeigt. Standardmäßig stehen hier die Schlüsselfelder, die für die Verbindung der selektierten Tabellen benötigt werden. Die Spalte Operator kann noch geändert werden auf z.B. “=”. 6.2.2. Schritt 2: Felder selektieren Das folgende Fenster erscheint: Du kannst wählen zwischen: Alle Felder Wählen Sie diese Option, wenn alle Felder der selektierten Tabellen wichtig für die Auswertung sind. Felder auswählen Wählen Sie diese Option, wenn nur einige Felder der Tabellen relevant sind. Wähle anschließend die Felder aus. Wichtig: Felder bei denen Berechnungen durchgeführt werden müssen, können im nächsten Fenster eingefügt werden (z.B. Summe berechnen). 20/82 10 Juli 2017 6.2.3. Schritt 3: Felder zur Berechnung Es erscheint das folgende Fenster: Keine Berechnungen Wählen Sie diese Option, wenn keine Berechnungen durchgeführt werden müssen. Berechnungen hinzufügen Wählen Sie diese Option, wenn Berechnungen durchgeführt werden müssen. Selektieren Sie die benötigten Felder. Wenn Sie ein Feld selektiert haben, wird Sie der Abfrageassistent sofort nach einem Funktions- und Nummernfeld fragen. Hier werden die Recheneigenschaften der Felder bestimmt. Funktion Durchschnitt Anzahl Max Min Summe Übereinstimmung Übereinstimmung Übereinstimmung Übereinstimmung Übereinstimmung mit mit mit mit mit SQL SQL SQL SQL SQL Statement Statement Statement Statement Statement 21/82 AVG. COUNT. MAX. MIN. SUM. 10 Juli 2017 Wichtig: Wenn Sie in der Auswertung eine Berechnungsspalte hinzufügen wollen (z.B. Stunden x Tarif), können Sie das im Auswertung Designer in der Entwurfsansicht tun. (siehe Kapitel 6.3.3 Query Designer Tab 3: Berechnungen). Nummerisches Feld Selektieren Sie das Feld, auf dem die Funktion angewendet werden soll. 6.2.4. Schritt 4: Gruppierung Das folgende Fenster erscheint: Keine Gruppierung Wählen Sie diese Option, wenn keine Felder gruppiert werden müssen. Gruppierungsfelder auswählen Wählen Sie diese Option, wenn Gruppierungsfelder inkludiert werden sollen. Selektieren Sie anschließend die Felder. Wichtig: Wenn man von Kalkulationsfeldern spricht, werden hier nicht automatisch alle Kalkulationsfelder angezeigt. Wenn Sie z.B. die gesamten Stunden einer Aktivität sehen möchten, müssen Sie eine Gruppierung des Feldes Aktivität vornehmen. 22/82 10 Juli 2017 6.2.5. Schritt 5: Kriterien hinzufügen Es erscheint das folgende Fenster: = Alle Datensätze Wählen Sie diese Option, wenn die selektierten Felder keine extra Suchvoraussetzung erfüllen müssen. Suchkriterien definieren Wählen Sie diese Option, wenn Suchkriterien hinzugefügt werden müssen. Selektieren oder erstellen Sie neue Kriterien, in dem Sie mit einem Rechtsklick in das Feld gehen. Das folgende Menü erscheint: So können Sie Kriterien hinzufügen oder entfernen. Weiterhin können Sie mehrere Kriterien miteinander kombinieren. Wenn bestimmte Kriterien zusammen gehören, wählen Sie die Option „Klammern setzen“. Die Kriterien werden dann von Klammern () umgeben. Wenn Sie ein Kriterium hinzufügen, wird nach dem Feld gefragt, in dem die Voraussetzung erfüllt werden soll: 23/82 10 Juli 2017 Bei “Wert” können Sie einen festen Wert ausfüllen oder einen Parameter definieren, der durch den Benutzer ausgefüllt werden müssn. (z.B. das Start- und Enddatum). Über den Button können die Parameter bestimmt werden. Im Kapitel 10 ‘Dashboard Das Dashboard wird verwendet, um mehrere Auswertungen in einem Fenster anzeigen zu lassen. Sie können sowohl Standardauswertungen als auch individuelle Auswertungen speziell für das Dashboard anzeigen lassen. Mit einem Doppelklick können Sie sich die vollständige Auswertung mit weiteren Informationen anzeigen lassen. Um ein neues Dashboard hinzuzufügen oder etwas zu entfernen, verwenden Sie die Buttons auf der linken Seite Einstellungen pro Dashboard: - Name - Anzahl der Auswertungen pro Seite - Anzeige des Titels 24/82 10 Juli 2017 Mit einem Rechtsklick in das neu erstellte Dashboard können Sie die gewünschten Auswertungen auswählen. Neue Auswertung auswählen: Parameter auswählen: 25/82 10 Juli 2017 In diesem Beispiel werden alle Daten zum Projekt A aus dem letzten Monat dargestellt. Parameter syntax’ finden Sie noch mehr Informationen zum Thema Parameter. Nachfolgend ein Beispiel, wie die Kriterien aufgebaut sein können: In diesem Beispiel sehen Sie, wie das Start- und Enddatum via Parameter abgefragt wird. Weiterhin wurde eine Voraussetzung hinzugefügt, dass die Aktivität Rechnung den Wert „12345“ haben oder leer sein muss, andere Aktivitätsrechnungen werden nicht akzeptiert. 26/82 10 Juli 2017 6.2.6. Schritt 6: Sortierung Das folgende Fenster erscheint: Unsortiert Wählen Sie diese Option, wenn keine Sortierung vorgenommen werden muss. Sortiert nach Feldinhalt Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Felder in einer bestimmten Reihenfolge präsentieren möchten. Selektieren Sie die Felder in der gewünschten Reihenfolge. 27/82 10 Juli 2017 6.2.7. Schritt 7: Fertigstellung Geben Sie einen Namen für die erstellte Abfrage ein. Weiterhin können Sie entscheiden, ob Sie sich eine Vorschau ansehen wollen oder die Abfrage noch bearbeiten wollen. Zurück zum Arbeitsbereich Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch einmal zur Tabelle “Daten” zurückkehren möchten. Druckvorschau Wählen Sie diese Option, wenn Sie sich eine Vorschau für die Auswertung anzeigen lassen wollen. Abfrage ändern Wählen Sie diese Option um die Abfrage mit dem Query Designer zu bearbeiten/ändern. 28/82 10 Juli 2017 6.3. Abfrageeditor - Query Designer Wählen Sie den Abfrageeditor. Der Abfrageeditor enthält 7 Tabs, die in den folgenden Kapiteln näher beschrieben werden. Folgende Information ist wichtig für die Benutzung des Editors: Doppelklick um etwas auszuwählen. Doppelklick um etwas abzuwählen. 29/82 10 Juli 2017 6.3.1. Registerkarte 1: Tabellen Hier können Sie die Tabellen auswählen, die für die Auswertung relevant sind: Die fett gedruckten Tabellen haben eine Beziehung/Relation zu den bereits ausgewählten Tabellen. Diese können der Auswertung hinzugefügt werden. Natürlich können Sie auch andere Tabellen hinzufügen, dort müssen Sie aber zuerst selber eine Relation herstellen (nachfolgend beschrieben). Wichtig: Selber Relationen erstellen empfiehlt sich nur, wenn Sie sich mit SQL und dem TimeTell Datamodel auskennen. 30/82 10 Juli 2017 Relationen definieren Verbindungstyp Inner Full Parameter Left Parameter Right Parameter INNER JOIN FULL OUTER JOIN LEFT OUTER JOIN RIGHT OUTER JOIN Übereinstimmung Übereinstimmung Übereinstimmung Übereinstimmung mit mit mit mit dem dem dem dem SQL SQL SQL SQL Statement Statement Statement Statement INNER JOIN. FULL OUTER JOIN. LEFT OUTER JOIN. RIGHT OUTER JOIN. Zeigt alle Datensätze, wenn die Schlüsseldaten in beiden Tabellen existieren Zeigt alle Datensätze aus Tabelle A und B, auch wenn die Schlüsseldaten nicht in beiden Tabellen existieren. Zeigt immer alle Datensätze aus der Tabelle A und nur die Datensätze aus Tabelle B, wenn die Schlüsseldaten übereinstimmen. Zeigt alle Datensätze aus der Tabelle B und nur die Datensätze aus Tabelle A, wenn die Schlüsseldaten übereinstimmen. Wenn Sie sich z.B. alle Aktivitäten anzeigen lassen wollen, auch wenn dort keine Stunden verbucht wurden, können Sie die Tabelle Aktivitäten über den Left Join mit der Stundentabelle verbinden. 31/82 10 Juli 2017 Verbinden <Tabellenname> mit Tabelle Hier werden die selektierten Tabellen tatsächlich miteinander verbunden. <Tabellenname> Felder In den beiden Spalten können Felder aus den Tabellen miteinander verbunden werden. Selektieren Sie ein Feld aus der linken und ein Feld aus der rechten Spalte und klicken Sie auf hinzufügen. Verbundene Felder Hier werden die verbundenen Felder angezeigt. Standardmäßig stehen hier die Schlüsselfelder, die für die Verbindung der Tabellen benötigt werden. Die Spalte Operator kann noch bearbeiet werden. 6.3.2. Registerkarte 2: Felder Wählen Sie die Felder der selektieren Tabellen, die für die Auswertung relevant sind. Wichtig: Felder bei denen Berechnungen durchgeführt werden müssen, können im nächsten Fenster eingefügt werden (z.B. Summe berechnen). Wenn im SQL-Feldalias “rate”, “plancosts” oder “realcosts” vorkommen, dann werden diese Spalten in einer dynamischen Auswertung automatisch verborgen, wenn die Option Tarife verbergen eingestellt ist. 32/82 10 Juli 2017 6.3.3. Registerkarte 3: Berechnungen Hier können Sie die Felder einfügen, für die Berechnungen erfolgen müssen. Funktion Durchschnitt Anzahl Max Min Summe Ausdruck Übereinstimmung mit SQL Statement AVG. Übereinstimmung mit SQL Statement COUNT. Übereinstimmung mit SQL Statement MAX. Übereinstimmung mit SQL Statement MIN. Übereinstimmung mit SQL Statement SUM. Selektieren Sie diese Option, wenn eine zusammengesetzte Berechnung erfolgen muss Audruck Zum Beispiel Stunden x interner Tarif. Beispiel:SUM(TT_HRS_1.TT_HOURS * TT_HRS_1.TT_INTERNALRATE). 33/82 10 Juli 2017 6.3.4. Registerkarte 4: Suchen Hier können die Parameter eingestellt werden, die vor Anzeige der Auswertung ausgewählt werden müssen. Fügen Sie die Felder mit einem Doppelklick ein. Geben Sie dann an, welche Kriterien das Feld erfüllen muss. Bei “Wert” können Sie einen fester Wert ausfüllen oder einen Parameter definieren, der von dem Benutzer gefüllt werden muss (z.B. Start- und Enddatum) Tipp Sie können einen Parameter definieren, indem Sie diesen Button “Wert” anklicken. rechts im Feld Suchdialog sorgt dafür, dass alle Parameter in einem Fenster abgefragt werden. Pflichtfeld sorgt dafür, dass das Feld zwingend ausgefüllt werden muss. Ausgeschaltet sorgt dafür, dass der Parameter im Suchfenster standardmäßig grau hinterlegt ist. Der Benutzer kann diesen manuell einschalten. 34/82 10 Juli 2017 Nacfolgend ein Beispiel, wie Suchkriterien aufgebaut sein können: Verwendung von Klammern in Suchkriterien Bei der Verwendung von Suchkriterien ist es manchmal notwendig, die Kriterien in einer bestimmten Reihenfolge zu setzen. Durch das Setzen von Klammern, können Kriterien gruppiert werden. Beispiel am SQL Code: (( TT_ACT_1.TT_ACCOUNT = '12345' ) OR ( TT_ACT_1.TT_ACCOUNT IS NULL )) Klammern können über einen Rechtsklick auf das Kriterium hinzugefügt oder entfernt werden. Hier wurde ein Anfang und ein Ende hinzugefügt, dazwischen finden Sie die Kriterien. 35/82 10 Juli 2017 6.3.5. Registerkarte 5: Gruppierung Selektieren Sie hier die Felder, für die eine Gruppierung vorgenommen werden soll. Wichtig: Wenn man von Kalkulationsfeldern spricht, werden hier nicht automatisch alle Kalkulationsfelder angezeigt. Wenn Sie z.B. die gesamten Stunden einer Aktivität sehen möchten, müssen Sie eine Gruppierung des Feldes Aktivität vornehmen. 36/82 10 Juli 2017 6.3.6. Registerkarte 6: Group Search Fügen Sie die Felder, für die eine Suchvoraussetzung gilt, mit einem Doppelklick hinzu. Geben Sie dann an, welche Kriterien das Feld erfüllen muss. Bei Wert können Sie einen festen Wert ausfüllen oder einen Parameter definieren, der durch den Benutzer gefüllt werden muss (z.B. Start- und Enddatum) Tipp Sie können einen Partameter definieren, indem Sie diesen Button “Wert” klicken. rechts im Feld Suchdialog sorgt dafür, dass alle Parameter in einem Fenster abgefragt werden. Pflichtfeld sorgt dafür, dass das Feld zwingend ausgefüllt werden muss. Ausgeschaltet sorgt dafür, dass der Parameter im Suchfenster standardmäßig grau hinterlegt ist. Der Benutzer kann diesen manuell einschalten. Im Kapitel 10 “Parameter Syntax” finden Sie mehr Informationen zum Thema Parameter. 37/82 10 Juli 2017 6.3.7. Registerkarte 7: Sortieren Selektieren Sie die Felder, für die eine Sortierung erfolgen soll. In der letzten Spalte können Sie angeben, ob die Sortierung auf- oder absteigend sein soll. 38/82 10 Juli 2017 6.3.8 Registerkarte 8: SQL Hier können Sie zuerst einen Namen für die erstellte Abfrage vergeben. Weiterhin sehen Sie hier die erstellte Abfrage als SQL-Code. Durch einen Rechtsklick auf das SQL Statement, können Sie den SQL-Code selbst bearbeiten. Wichtig: Wenn Sie diese Option wählen, können Sie die Abfrage nicht mehr mit dem Abfrageeditor anpassen, sondern nur noch ausschließlich über den Code. 39/82 10 Juli 2017 6.4. Mehrere Abfragen in einer Auswertung In dem Tab “Daten” können Sie mehrere Abfragen miteinander verbinden: Neue Abfragen könne Sie über das Menü “Datei/Neu” hinzufügen und anschließend mit dem Abfrageassistenten oder dem Editor bearbeiten. In dem oben stehenden Beispiel gibt e seine Masterabfrage und 5 Detail-Abfragen, die über die ID miteinander verbunden sind. Wichtig: Bei einer dynamischen Auswertung wird hier immer nur die Masterabfrage angezeigt. 40/82 10 Juli 2017 Mit diesem Button können Sie die Relationen der Abfragen angeben: 41/82 10 Juli 2017 7. Dynamische Auswertung erstellen Bei einer dynamischen Auswertung sind nur die Daten notwendig. Das Layout kann dynamisch über das Menp “Datei/Druckvorschau” erstellt werden. Das ersteller einer Abfrage wurde bereits in Kapitel 6 beschrieben. 42/82 10 Juli 2017 7.1. Liste Bei der Druckvorschau erscheint als erstes der Bildschirm mit einer Listenansicht. Sie haben aber auch die Möglichkeit standardmäßig eine andere Ansicht als Startbildschirm zu wählen. Diese Ansicht kann lokal in eine Excelliste exportiert werden. Wichtig: Es ist besser die Listen in Excel zu übertragen, wenn sie noch nicht gruppiert sind. 43/82 10 Juli 2017 Im folgenden Menü haben Sie die Möglichkeit Filterungen, Gruppierungen oder Sortierungen vorzunehmen. Das Menü öffnet sich mit einem Rechtsklick auf die Spalte. Wenn die gewünschten Einstellungen/Änderungen vorgenommen wurden, kann diese Ansicht als Standard eingestellt werden. Klicken Sie dafür auf das Icon “speichern” . Dieses Layout wird nun immer beim Aufrufen der Auswertung angezeigt, kann aber jederzeit verändert werden. Über dieses Icon können weitere Spalten hinzugefügt werden oder andere entfernt werden. Es erscheint eine Liste mit allen Spalten, die hinzugefügt werden könnten: Neben der gerade vorgestellten Ansicht können Sie Ihre Auswertung auch in einer Pivot Tabelle oder als Grafik ausgeben lassen. 44/82 10 Juli 2017 7.2. Pivot Tabelle Klicken Sie auf den Tab “Pivot Tabelle” In dieser Ansicht können Sie die Tabelle ganz individuell nach verschiedenen Kriterien gruppieren und filtern. Sie können zum Beispiel anstatt nach Mitarbeitern, nach Tätigkeiten aufbauen: 45/82 10 Juli 2017 Es können weitere Spalten hinzugefügt werden und die Ansicht kann verändert werden. In dem folgenden Abbild ist die Pivot Tabelle mit einer Grafik verlinkt worden . Sobald sich in der Pivot Tabelle etwas ändert, ändert sich automatisch auch die Grafi. Wenn in der Tabelle Zeilen markiert sind, zeigt die Grafik nur die Daten der selektierten Zeilen. Mit einem Rechtsklick auf die Grafik kann diese noch weiter konfiguriert werden. Du kannst z.B. wählen ob du nur die Summen sehen willst oder ob du alle Zeilen angezeigt bekommen möchtest. Beim Drucken wir die Grafik auf eine Seite angepasst. 46/82 10 Juli 2017 Ansicht anpassen Mit einem Rechtklick auf “Datum” können Sie diese Spalte noch weiter gruppieren. Sie haben die folgenden Möglichkeiten: Mit einem Rechtsklick auf das Feld “Stunden”, können Sie auch eine prozentuale Verteilung der Werte festlegen. Wenn Sie z.B. Monat und % auswählen, werden die Daten pro Kalendermonat in % ausgegeben. 47/82 10 Juli 2017 Berechnungen anpassen Durch einen Rechtsklick auf die Stundenzelle können Sie über die Option “Berechnung” verschiedene Rechenoptionen für dieses Feld festlegen. Standardmäßig ist die Summe festgelegt. So ist es auch einfach einen Durchschnittswert anzeigen zu lassen. Durch einen Rechtsklick auf einen Gesamtwert ist es möglich einzustellen, welche Summen man angezeigt bekommen möchte. Neben der Auswahl „Summen für alle Zeilen“ oder nur bestimmte Summen, kann angegeben werden, ob man die Gesamtwerte von Gruppen für alle Zeilen oder nur für Gruppen mit ausgewählten Zeilen sichtbar macht. 48/82 10 Juli 2017 Andere Felder hinzufügen Mit diesem Button können in einer erstellten Auswertung weitere Felder hinzugefügt werden. In der Liste finden Sie alle Felder, die für diese Auswertung zur Verfügung stehen. Sie können die Felder über drag&drop in die Tabelle ziehen. Mit diesem Button können Sie alle Zeilen (Gruppen) aufklappen, sodass alle Daten und Summen angezeigt werden. 49/82 10 Juli 2017 7.3. Grafik Im Tab “Grafik” können Sie zwischen mehreren Typen von Grafiken auswählen. Die verschiedenen Typen verbergen sich hinter folgendem Button . Wenn Sie auf einen Balken eines Mitarbeiters klicken, werden die Stunden des Mitarbeiters noch weiter spezialisiert. Es erscheint folgender Bildschirm: 50/82 10 Juli 2017 7.3.1. Grafik anpassen Es ist auch möglich das Layout der Grafik den eigenen Wünschen anzupassen. Hier können verschiedenen Datengruppen definiert werden und die Optionen für die Grafik und die Legende können angepasst werden. Weiterhin stehen diese Grafikarten zur Verfügung: 51/82 10 Juli 2017 7.4. Eine Auswertung speichern Wenn Sie die Auswertung fertiggestellt haben, können Sie diese in einen der bestehenden Ordner speichern. Geben Sie zusätzlich einen Namen für die Auswertung ein. Anschließend können Sie noch die Berechtigungen festlegen (siehe Kapitel Fout! erwijzingsbron niet gevonden. Authorizing a Report). Bei den dynamischen Auswertungen kann der Admin noch festlegen welche Form der Auswertung standardmäßig angezeigt werden soll, dies können Sie über den Button festlegen. Die gespeicherte Form wird dem Benutzer dann standardmäßig zuerst angezeigt. In der Druckvorschau können dynamische Auswertungen auch einfach als PDF Datei gespeichert werden. 52/82 10 Juli 2017 8. Layout statische Auswertung Wenn Sie zur Registerkarte “Entwurf” wechseln, können Sie das Layout der Auswertung anpassen. 53/82 10 Juli 2017 8.1.1. Symbolleiste Oben finden Sie Symbolleisten mit Icons. Standardmäßig werden nicht alle Symbolleisten eingeblendet. Sie können über das Menü “Ansicht” aktiviert werden. Wenn Sie der Auswertung eine Komponente hinzugefügt haben, können Sie über einen Rechtsklick noch weitere Eigenschaften einstellen. Standard Werkzeuge (Komponenten) In dieser Symbolleiste finden Sie die folgenden Komponenten: Label Memo Expanded Text System variables Variables REF _Ref116303790 Images Shape Line Graphic Barcode Check box : : : : : \h : : : : : : Fester Text Text mit mehreren Zeilen Text mit Layout (RTF) Datum, Zeit, Zeitenzahl, etc. Variablen (siehe Kapitel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. \* MERGEFORMAT Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) Feste Abbildung Rechteck, Kreis, etc. Linie Grafik mit festen Daten Fester Barcode Check box (Kästchen, um Haken zu setzen) Daten Werkzeuge (Komponenten) Diese Symbolleiste befasst sich mit den Komponenten, die Daten aus der Datenbank holen: DBText DBMemo DBExpandedText DBCalculator DBImage DBBarcode DBGraphic DBCheckbox : : : : : : : : Textfeld Textfeld mit mehreren Zeilen Textfeld mit Format (RTF) Berechnungen anzeigen Datenbank Abbildung Barcode auf Basis eines Nummernfeldes Datenbank Grafik (siehe Kapitel 8.1.9). Check box (Kästchen, um Haken zu setzen) Anpassung Mit dieser Funktionen können die Haupteinstellungen der selektierten Komponente bearbeitet werden. 54/82 10 Juli 2017 Weitergehende Werkzeuge (Komponenten) Diese Symbolleiste beinhaltet die folgenden Werkzeuge: Area : Sub report Page break Results tab : : : Gebiet, wo Komponenten gruppiert werden können, um dafür zu sorgen, dass alles horizontal ausgerichtet bleibt. Eine Auswertung in einer anderen inkludiert (siehe Kapitel 8.1.6). Neue Seite Pivot Tabelle (Siehe Kapitel Fout! Verwijzingsbron niet evonden.). Format With this you can take care of the formatting of the selected component rules, like letter type, alignment, or color. The final 2 buttons move several components to the forefront or background. Steps So können Sie Komponenten Schritt für Schritt verschieben. Größe Mit dieser Funktion können Sie einzelne Komponenten auf die gleiche Größe wie andere einstellen. Align or distance Hier können Sie die Komponenten ausrichten. Zeichnen Hier können Sie Linien ziehen oder einzelne Komponenten mit Farben ausstatten. 55/82 10 Juli 2017 8.1.2. Format Auswertung Die Auswertung besteht aus Header : Details : Footer : 2 Teilen: Steht am Anfang jeder Seite Hier werden die definierten Abfragen eingefügt. Steht am Ende jeder Seite Die folgenden Teile können aktiviert oder deaktiviert werden: Titel : Wird nur 1x zu Beginn der Auswertung gedruckt. Summary : Wird 1x am Ende der Auswertung gedruckt. In diesem Teil kann kann eine DB-Grafik platziert werden, weil die Grafik alle Daten aus den Abfragen enthält. Mit Strg + Z können Sie eine Aktion rückgängig machen. 56/82 10 Juli 2017 8.1.3. Gruppieren In der Auswertung haben Sie die Möglichkeit nach speziellen Feldern zu gruppieren. Nutzen Sie dazu das Menü “Gruppieren” über einen Rechtsklick: Sie können eine Vielzahl von Gruppen definieren und angeben, ob die Gruppen jeweils auf einer neuer Seite beginnen soll (zum Beispiel). 57/82 10 Juli 2017 8.1.4. Auswertung Labels Bei der Verwendung von Labels, können eigene Bezeichnungen eingegeben werden: o <headtext> : ist mit dem Kopf Text, der im Konfigurationsprofil definiert ist, gefüllt. o <foottext> : ist mit dem Footer Text, der im Konfigurationsprofil definiert ist, gefüllt. o [PARAMETERNAME] : ist mit dem Value von dem Parameter gefüllt. Es ist auch möglich ein Label mit einem Mix aus Text und Parameter zu füllen: Zum Beispiel: “Status from [STATUS]”. 58/82 10 Juli 2017 Mit einem Rechtsklick auf einen Text gelangen Sie an den Menüpunkt “Format”. Hier können Sie zum Beispiel die Anzeige von Stunden und Minuten (hh:mm) definieren. 8.1.5. Tarife verbergen Wenn die Funktion “Tarife verbergen” im Konfigurationsprofil” aktiviert ist, werden die Spalten in einer Standardauswertung ebenfalls automatisch verborgen. In einer selbst gestalteten Auswertung können auf der linken Seite viele verschiedene Eigenschaften für den Bericht aktiviert oder deaktiviert werden. 59/82 10 Juli 2017 8.1.6. Sub-Auswertung Eine Sub-Auswertung kann verwendet werden, wenn eine Auswertung mehrere Abfragen hat, z.B. Master- und Detailabfrage. (Siehe Kapitel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! rwijzingsbron niet gevonden.). Die Sub-Auswertung kann mit dem Button hinzugefügt werden: In dieser Auswertung wurden 5 Sub-Auswertungen hinzugefügt. Für jeden Sub wurde eine extra Zeile angelegt. Die Zeilen können unterschiedlich angeordnet werden. 60/82 10 Juli 2017 Über das Menü Auswertung/Daten kann der Sub-Report mit der richtigen Abfrage verknüpft werden. 61/82 10 Juli 2017 8.1.7. Berechnungen Eine Variable kann mit Berechnungen gefüllt werden. Über einen Rechtsklick auf die Variable öffnet sich der Bildschirm mit den Berechnungen. Hier können Sie die Variable mit Berechnungen füllen: Mit der folgenden Formel können die Vertragszeiten des aktiven Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum ermittelt werden: Value:= EmployeeContractHours( Employee['Employee ID'], StrToDate(ParameterValue('FROM')), StrToDate(ParameterValue('UNTIL')) ); Wichtig: Es können noch weitere Berechnungsfunktionen ausgeführt werden. Fragen Sie dazu einfach Ihren TimeTell-Berater oder den TimeTell-HelpDesk. 62/82 10 Juli 2017 8.1.8. Pivot Tabelle Sie können Ihrer Auswertung auch eine Pivot-Tabelle hinzufügen (mit dem Icon Tabelle beinhaltet alle Daten einer Auswertung. ). Die Pivot In einer dynamischen Auswertung (siehe Kapitel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! rwijzingsbron niet gevonden.e)können Sie noch einfacher unf flexibler mit Pivot-Tabellen arbeiten. Wenn Sie mit einem Rechtsklick auf die Pivot Tabelle gehen und “Konfigurieren” wählen, erscheint folgender Bildschirm: Mit dem Value in der Mitte der Tabelle kann über einen Rechtsklick das Format angepasst werden. If screen format ‘0.00 % [row] is indicated then the percentages instead of the rule total are shown. If the screen format ‘0.00 % [col] is indicated then the percentages instead of the column total are shown. 63/82 10 Juli 2017 8.1.9. Grafik Mit der Taste kann dem Bericht eine Grafik hinzugefügt werden. Die Grafik kann in der Zusammenfassung des Berichts platziert werden (überprüfen Sie die Zusammenfassung im Menü Bericht zuerst). Der Detailsbar ist komplett gelöscht, da diese Grafik nur insgesamt über die Daten im Bericht anzeigt. Mit den dynamischen Auswertungen (siehe Kapitel 7.3 Auswertung speichern) ist es auch möglich ein Grafik flexibler und einfach anpassbar zu machen. Wenn Sie Rechtsklicken auf die Grafik in den Design-Bildschirm und wählen für „Grafik bearbeiten“ können Sie die grafik konfigurieren (Siehe nächsten screenshot). 64/82 10 Juli 2017 Mit „Hinzufügen“ können Sie eine Grafik aus Ihrem bevorzugten Typ hinzufügen: 65/82 10 Juli 2017 Anschließend klicken Sie auf die Registerkarte "Reihe" und dann auf die Registerkarte Daten. In dieser Anzeige können Sie Daten aus Ihrer Abfrage mit der Grafik verknüpfen. Die anderen Registerkarten bieten eine Vielzahl von Konfigurationsoptionen für die Grafik. 66/82 10 Juli 2017 8.2. Assistenten (Wizzard) Wenn Sie eine Abfrage erstellt haben (mit Hilfe des Abfrage-Assistenten oder Abfrage-Editor), ist es sehr einfach, Lay-Outs/Ergebnisse mit verschiedenen Assistenten zu erzeugen. Der Vorteil ist, dass einzelne Schritte, die in den vorherigen Absätzen erwähnt wurden nicht wiederholt werden dürfen. Einen Bericht oder ein Label kann, je nach den Vorlagen schneller aufgebaut werden. 8.2.1. Auswertung Assistenten Wechseln Sie zur Registerkarte "Design" und klicken Sie auf "Datei/Neu". Auf dem folgenden Bild werden diese Optionen angezeigt: Bitte beachten Sie: Die zweite Option "Bericht" bietet die Möglichkeit, das gesamte Layout des Berichts selbst zu bestimmen (siehe Abschnitt 5.5 Berichtsentwurf Lay-Out). Hier wählen Sie den Berichts-Assistenten. Im Assistenten durchlaufen Sie mehrere Schritte, um das Layout eines Berichts zu ermitteln. Auf dem ersten Bildschirm legen Sie fest, welche Felder im Bericht dargestellt werden sollte. 67/82 10 Juli 2017 Auf dem folgenden Bild hat der Benutzer die Möglichkeit, Berichte über bestimmte Felder zu gruppieren. Mehrere Gruppen können angegeben werden, ein Beispiel davon ist sofort auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt. Die Reihenfolge der Gruppierung kann mit der Schaltfläche "Priorität" entschieden werden. 68/82 10 Juli 2017 Auf dem folgenden Bild kann die Formatierung des Berichts bestimmt werden mit 6 Optionen. Dieses Format ist relevant für die Platzierung der verschiedenen Felder in dem Bericht. Die gewählte Option wird sofort in ein partielles Beispiel angezeigt. Mit der Option „Alle bearbeiten…“ wird die gesamte Breite der Ausführung 1 Seitebreit passend gemacht. Dies verhindert, die Überlappung der Daten über mehrere Seiten in der Breite. In den folgenden Bildschirm können Sie weitere Entscheidungen über die Formatierung machen. Sie können aus der Liste auswählen, wobei ein partielles Beispiel sofort angezeigt wird. Diese Formatierung beeinflusst der Schrifttyp, Text und füllt die Farben. 69/82 10 Juli 2017 Folgendes Bildschirm bietet die Möglichkeit von einen Beispiel des Berichtsentwurf und ermöglicht weitere bearbeitung. Wenn Sie die zweite Option wählen, können die Schritte von Absatz 5.5 Bericht Layout Design befolgt werden. 70/82 10 Juli 2017 8.2.2. Etikettenvorlagen Diese Option bietet die Möglichkeit zum Drucken von Etiketten/Labels auf der Grundlage von Vorlagen. Für die Einstellung des Druckers stehen weitere Optionen zur Verfügung. Neben der Art des Druckers, können Sie (mit technisch fortschrittlichen Drucker) auch entscheiden, aus welchem Papierfach Sie drucken möchten. In dieser Liste steht Ihnen eine umfangreiche Menge an Optionen zur Verfügung. Unter "Produkte" wird das Paket der Etiketten entschieden und werden alle individuellen Optionen in der Liste angezeigt. Wenn Sie einen Wähl in dieser Liste machen, wird sofort ein Beispiel auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt. Weitere Informationen über Etiketten wird nachfolgend abgebildet: Wenn Sie auf "OK" klicken, erhalten Sie auf die Registerkarte Entwurf des Auswertungs-Designer. Hier kann die endgültige Formatierung des Labels ermittelt werden. Die gleichen Optionen stehen Ihnen zur Verfügung als bei der Gestaltung eines Berichts (siehe Abschnitt 5.5 Berichtsentwurf Lay-Out). Das Design kann gespeichert werden, in der Baumstruktur des Berichts über die Option "Datei > speichern". Ein Etiket kann innerhalb der Baumstruktur in einer neuen oder vorhandenen Datei gespeichert werden. Das Symbol des Labels/Etikets unterscheidet sich nicht von dem Bericht. Es empfiehlt sich, das Symbol mittels einen speziellen Ordners oder den Dateinamen zu unterscheiden. 71/82 10 Juli 2017 Ergebnis Registerkarte-Assistenten: Mit diesem Assistenten kann die Registerkarte Ergebnisse gemäß den Einstellungen des Benutzers ausgelegt werden. Der Datenkanal wird auf dem ersten Bildschirm angezeigt und kann ggf. angepasst werden. Die Ausrichtung der Daten kann auch auf dieser Seite eingestellt werden. Auf dem folgenden Bild kann das Layout der Registerkarte Ergebnisse ermittelt werden. Die verfügbaren Aktionen werden hier beschrieben. (siehe Abschnitt Fout! Verwijzingsbron niet evonden. Pivot Tabelle). 72/82 10 Juli 2017 8.3. Auswertungen speichern Nach Abschluss der Entwicklung des Berichts können Sie es in einem Ordner speichern im Berichtsexplorer. Hier geben Sie den Namen des Berichts ein. Nach Speichern des Berichts können Sie immer noch die Berechtigung festlegen (siehe Abschnitt 9 ‘Auswertungen Autorisieren’). 73/82 10 Juli 2017 9. Auswertungen autorisieren Sie können die Berechtigung eines Berichts festlegen, durch Rechtsklick auf den Bericht und "Eigenschaften" aus zu wählen. Sie können dann eine Beschreibung angeben die an der Unterseite des Statusbar des Berichtsexplorer angezeigt wird. Mit "Art" können Sie angeben, um welcher Art von Bericht es geht: Mitarbeiter, Abteilung, Tätigkeit, Projekt, Kunde und andere. Diese Art von Bericht wird verwendet, beim autorisierung der Berichte. In das Berechtigungsprofil können Sie die Berechtigung je nach Art des Berichts angeben (z.B. dürfen Sie Projektberichte drucken). Darüber hinaus kann je nach Art der Bericht der Umfang/das Bereich (scope) in dem Berechtigungsprofil dargestellt werden (welche Projekte können Sie ausdrucken). Letzteres ist nur relevant für Berichte, die den Bereich <profile>verwenden (siehe Kapitel 10.4 "Prompt Scope"). Die standard-Berichte verwenden dieses Bereichs. Bei „verfügbar für“ können Sie angeben, wann der Bericht und für wen der Bericht zur Verfügung steht. Sie können wählen: Niemand : Der Bericht ist nicht für jedermann zugänglich. Berechtigungsprofil : Der Bericht steht nur für Mitarbeiter, die für diese Art von Berichte autorisiert sind, zu verfüging. Team/Abteilung : Der Bericht ist zugänglich für all Mitarbeiter, die an der Registerkarte Team oder Abteilung hinzugefügt werden. Beim selbst erstellten Auswertungen or kopierten Berichte können Sie angeben, an welche Art von Bericht Bezug genommen wird. Ein statischer (standard) Bericht hält sich an einem festen Layout, 74/82 10 Juli 2017 während in den dynamischen Bericht der Endbenutzer die Anzeige selbst durch die Verwendung von Pivot-Tabellen und Grafiken einstellen können. 9.1.1. Registerkarte ‘Team’ Wenn die Berechtigung auf "Verfügbar für:Team/Abteilung" gesetzt wurde dann können Sie über die Registerkarte "Team" Mitarbeiter hinzufügen, die für den Bericht verwendet werden. Durch die Verwendung der Berechtigung "Drucken" können Sie wählen, ob der Mitarbeiter das Bericht verwenden darf über den "Report-Explorer". Die Berechtigung „Nicht berechtigt“ verhindert das die Funktion sichtbar ist. 9.1.2. Registerkarte ‘Abteilung‘ Wenn die Berechtigung auf "Verfügbar für:Team/Abteilung" gesetzt wurde dann können Sie über die Registerkarte "Abteilung" Abteilungen hinzufügen, die für den Bericht verwendet werden. 75/82 10 Juli 2017 10. Dashboard Das Dashboard wird verwendet, um mehrere Auswertungen in einem Fenster anzeigen zu lassen. Sie können sowohl Standardauswertungen als auch individuelle Auswertungen speziell für das Dashboard anzeigen lassen. Mit einem Doppelklick können Sie sich die vollständige Auswertung mit weiteren Informationen anzeigen lassen. Um ein neues Dashboard hinzuzufügen oder etwas zu entfernen, verwenden Sie die Buttons auf der linken Seite Einstellungen pro Dashboard: - Name - Anzahl der Auswertungen pro Seite - Anzeige des Titels Mit einem Rechtsklick in das neu erstellte Dashboard können Sie die gewünschten Auswertungen auswählen. 76/82 10 Juli 2017 Neue Auswertung auswählen: Parameter auswählen: In diesem Beispiel werden alle Daten zum Projekt A aus dem letzten Monat dargestellt. 77/82 10 Juli 2017 11. Parameter syntax 11.1. Syntax In der Abfrage (query) Definitionen können Sie die Parameter mit der folgenden Syntax verwenden: [name; type;defaultvalue;prompt;prompttype;promptscope] Syntaxwert Name* Info Name des Parameters Type* Typ des Parameters Default value Standardwert für den Parameter Prompt Prompttype Prompt, falls der Wert angefordert wird. Typ-Parameter-Dialog Promptscope Bereich für die Select_ Dialoge Displayformat Format für Anzeigewert Filter Filterwert für die Select_ Dialoge 78/82 Gültige Werte Nur Buchstaben, keine Leerzeichen oder andere Zeichen. <integer>, <string>, <float>, <date>, <list> Typ <list> ist einsetzbar in Kombination mit den Suchmasken (siehe Prompt-Typ). Diese Suchmaske/Bildschirme haben eine Multi-Selekt-Option. Die SQL-Anweisung (statements) müssen die "in"-Syntax verwenden. Das <literal>Typ kann als Parameterwert verwendet werden, die buchstäblich in der Abfrage eingefügt werden soll. z.B eine Sub-Selekt-Anweisung, die eine Liste zurückgibt. Text, der in den entsprechenden Datentyp konvertiert werden kann. Systemvariablen können auch hier ausgefüllt werden (siehe Abschnitt 11.2 Systemvariables). Text zwischen Anführungszeichen (""). <none> : Keine prompt <default> : Standard-Eingabemaske TimeTell Suchmasken können hier auch angegeben werden (siehe Abschnitt 11.3 Prompt type). Wenn eine Suchmaske angegeben ist als Prompt-Typ, kann das Bereich eingestellt werden (siehe Abschnitt 11.4 Prompt ). Dadurch wird bestimmt, wie der Wert des Parameters angezeigt wird. Zum Beispiel: YYYY-MM-DD für ein Datum-Parameter. Wenn eine Suchmaske angegeben ist beim Promt-Typ, kann ein Filterwert eingegeben werden. Beispiel: wo nur BalanceAktivitäten in der Suchliste angezeigt werden: [ACTIVITYLIST; <list>; "";"Activities:"; <select_activity>; <profile>; ""; "tt_balance=1"] 10 Juli 2017 Die mit einem * gekennzeichneten Werte sind obligatorisch, die andere sind optional und besonders wichtig, wenn eine Promptdialog für Parameter angezeigt werden soll. Im Query/Abfrage-Assistenten und Entwickler können die Parameter zusammengesetzt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken wählen für: "Einstellen Parameter". Das folgende Dialogfeld wird angezeigt: 79/82 10 Juli 2017 11.2. Systemvariablen Systemvariablen für Vorbelegungen der Felder (Value): Systemvariable <today> <yesterday> <tomorrow> <yearstart> <yearend> <lastyearstart> <lastyearend> <quarterstart> <quarterend> <lastquarterstart> <lastquarterend> <monthstart> <monthend> <lastmonthstart> <lastmonthend> <year> <week> <lastyear> <lastweek> <lastmonth> <nextweek> <nextmonth> <nextquarter> <nextyear> <lastquarter> <nextquarter> <quarter> <closedthru> <employee> Info Datum von Heute Datum von Gestern Datum von Morgen 01.01. dieses Jahres 31.12. dieses Jahrer 01.01. des letzten Jahres 31.12. des letzten Jahres Erster Tag dieses Quartals Letzter Tag dieses Quartals Erster Tag des letzten Quartals Letzter Tag des letzten Quartals Erster Tag dieses Monats Letzter Tag dieses Monats Erster Tag des letzten Monats Letzter Tag des letzten Monats Aktuelles Jahr Aktuelle Woche Letztes Jahr Letzte Woche Letzter Monat Nächste Woche Nächster Monat Nächstes Quartal Nächstes Jahr Letztes Quartal Nächstes Quartal Aktuelles Quartal Date period closed up and until ID des eingeloggten Mitarbeiters 11.3. Prompt type Prompt Typ Suchmasken: Systemvariable <select_activity> <select_project> <select_customer> <select_organisation> <select_employee> <select_status> <select_sql> <select_hourstatus> <select_expensestatus> Info Suche Suche Suche Suche Suche Suche Suche Suche Suche Tätigkeiten Projekte Kunden Abteilung Beschäftigte Wochenstatus SQL-Statement Stunden Status (Kosten) 80/82 10 Juli 2017 11.4. Prompt Bereich (scope) Umfang/Bereich/ (scope) -Typen für Suchmasken: Systemvariable <profile> Info Bestimmung des Bereichs durch Berechtigungsprofil <all> <authorized> <booktime> <emp_with_org> Alle Arten von Bereich Nur Elemente, für die eine Berechtigung ist Nur Elemente, auf denen man Zeit buchen können Mitarbeiter Verknüpft mit der Abteilung(en) dieses Benutzers Mitarbeiter mit der Abteilung(en) dieses Benutzers als Hauptabteilung Mitarbeiter verknüpft mit diesem Benutzer Mitarbeiter verknüpft mit diesem Benutzer und Mitarbeiter mit der gleichen Hauptabteilung Mitarbeiter mit der Abteilung(en) dieses Benutzers als Hauptabteilung Mitarbeiter verknüpft mit seinen Projekten Angemeldete Mitarbeiter Hauptabteilung des angemeldeten Mitarbeiters <emp_with_mainorg> <emp_linked> <emp_mainorg_linked> <emp_of_org> <emp_projects> <emp_currentuser> <org_currentuser> Wenn Sie für <profile> gewählt haben wird das System zuerst nach dem Art des Berichts gucken (siehe Berichtseigenschaften). Folglich findet eine Suche statt in das Berechtigungsprofil des Mitarbeiters für die Berechtigung, die mit dieser Art von Bericht korreliert/entsprecht. Dann wird der Bereich in die Berechtigungssregeln verwendet. Beispiel: Wenn ein Bericht den Typ "Mitarbeiter" hat und es gibt ein Parameter aus dem Mitarbeiter ausgewählt werden, dann können Sie diesen Parameter den Bereich <profile> geben. Je nach Berechtigungsprofil des Mitarbeiters wird der Bericht nur ausgeführt für die Mitarbeiter selber oder auch für die Mitarbeiter verknüpft mit ihrer Abteilung. 11.5. Abfrage (Query) Beispiel Nachfolgend finden Sie ein Beispiel-Abfrage, in der Paramtern verwendet wurden: select a.tt_nr as Number, sum(h.tt_hours) Hours from tt_hrs h, tt_act a where tt_exportflag=0 and tt_date >= [VAN;<date>;<yearstart>;"Export hours from"] and tt_date < [TOT;<date>;<today>;"Export hours until"] and tt_emp_id in [MEDLIST;<list>;0;"Select employees";<select_employee>;<all>] group by a.tt_nr 81/82 10 Juli 2017 Die obige Abfrage enthält 3 Parameter und fordert ein Startdatum (Standard 1-1 von diesem Jahr), ein Enddatum (heute = Standard) und einen Bildschirm, indem alle Mitarbeiter ausgewählt werden können. 82/82 10 Juli 2017
