2 Installieren von GFI MailArchiver

GFI-Produkthandbuch
Administratorhandbuch
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Dokumentenversion: 2.1.0
Zuletzt aktualisiert (Monat/Tag/Jahr): 4/30/2013
Inhaltsverzeichnis
1 Informationen zu GFI MailArchiver®
1.1 Einführung in GFI MailArchiver
1.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver
1.3 Lizenzierung von GFI MailArchiver
1.4 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
2 Installieren von GFI MailArchiver
2.1 Systemanforderungen
2.2 Installationsvarianten für GFI MailArchiver
2.3 Einrichten eines Journalingpostfachs
2.4 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank
2.5 Vor der Installation
2.6 Installieren von GFI MailArchiver
2.7 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent
3.1 Lizenzkonfiguration
3.2 Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen
3.3 Konfigurieren der Archivierungsmethode
3.4 Abschluss der Nachinstallation
3.5 Testen der Einrichtung
3.6 Verwenden des Portänderungs-Tools
4 Aktualisieren von früheren Versionen
4.1 Gründe für ein Upgrade auf GFI MailArchiver 2013
4.2 Aktualisieren von Versionen vor GFI MailArchiver 2012
4.3 Vor der Aktualisierung
4.4 Aktualisieren von GFI MailArchiver
4.5 Aktionen nach der Aktualisierung
5 Verwenden von GFI MailArchiver
5.1 Anmelden bei GFI MailArchiver
5.2 Verwenden der „Startseite“
5.3 Durchsuchen archivierter E-Mails
5.4 Arbeiten mit E-Mails
5.5 Durchsuchen von archivierten E-Mails
5.6 Zugreifen auf mehrere Postfächer
5.7 GFI MailInsights®
5.8 Ändern der Benutzereinstellungen
6 Erzielen von Ergebnissen
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6.1 Erzielen von Ergebnissen mit GFI MailArchiver– So archivieren Sie die E-MailKorrespondenz Ihres Unternehmens:
110
6.2 Erzielen von Ergebnissen mit GFI MailArchiver– Importieren und Exportieren von E-Mails 111
6.3 Erzielen von Ergebnissen mit GFI MailArchiver – Archivierte E-Mails analysieren
112
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver
7.1 Einstellungsübersicht
7.2 Konfigurieren der Archivierungsmethode
7.3 Verwalten der zu archivierenden Mailserver
7.4 Konfigurieren von Archivierungsregeln
7.5 Postfacharchivierungseinschränkungen
7.6 Verwalten des Archivierungsbereichs
7.7 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage
7.8 Importieren von E-Mails mithilfe des GFI MailArchiver-Archivierungsassistenten
7.9 Verwalten von Archivspeichern
7.10 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen
7.11 E-Mail-Zugriffssteuerung
7.12 Konfigurieren des IMAP-Servers
7.13 Aufbewahrungsrichtlinien
7.14 Klassifizierungsregeln
7.15 Konfigurieren der Überwachung
7.16 Konfigurieren der E-Mail-Löschung
7.17 Allgemeine Einstellungen
7.18 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs
8.1 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector
8.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver Outlook® Connector
8.3 Herunterladen von GFI MailArchiver Outlook Connector
8.4 Systemanforderungen für Outlook® Connector
8.5 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector über GPO
8.6 Konfigurieren der manuellen Archivierung
8.7 Aktivieren und Deaktivieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
8.8 Herunterladen und Installieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
8.9 Konfigurieren des IMAP-Clientzugriffs für GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails
9.1 Importieren von E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern
9.2 Importieren von E-Mails aus lokalen PST-Dateien
9.3 Exportieren von E-Mails aus GFI MailArchiver-Archivspeichern
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10 Wiederherstellen von Postfächern
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11 Fehlerbehebung
242
11.1 GFI SkyNet
11.2 Webforum
11.3 Technischen Support anfragen
11.4 Dokumentation
11.5 Probleme bei der Installation
11.6 Allgemeine Probleme
11.7 Probleme beim Importieren und Exportieren
11.8 Probleme mit Outlook® Connector
242
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250
253
12 Glossar
256
13 Index
261
1 Informationen zu GFI MailArchiver®
1.1 Einführung in GFI MailArchiver
GFI MailArchiver ist eine E-Mail-Archivierungslösung, mit der Sie alle internen und externen E-Mails in
einem zentralen Archivspeicher archivieren können. Dank der webbasierten Konfiguration von GFI
MailArchiver können Sie die E-Mail-Archivspeicher komfortabel verwalten. Darüber hinaus können Sie
anderen Benutzern die Möglichkeit einräumen, archivierte E-Mails über die webbasierte Oberfläche zu
durchsuchen und abzurufen. GFI MailArchiver stellt außerdem Funktionen zur Integration in
Microsoft Outlook® bereit.
1.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver
Die Vorgänge in GFI MailArchiver lassen sich in die folgenden drei logischen Phasen unterteilen.
Abbildung 1: Typische GFI MailArchiver-Installation
Phase 1: Abrufen von E-Mails
GFI MailArchiver ruft E-Mails abhängig von der konfigurierten Archivierungsmethode ab. Die
Archivierungsmethoden werden in der folgenden Tabelle beschrieben:
OPTION
BESCHREIBUNG
Manuelle Archivierung
Mit dieser Methode können Benutzer E-Mails aus ihrer Microsoft Outlook®-Anwendung
in GFI MailArchiver archivieren. Um E-Mails manuell archivieren zu können, muss GFI
MailArchiver-Archivierungsassistent auf Benutzercomputern bereitgestellt sein.
Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der manuellen Archivierung
(Seite 199).
GFI MailArchiver
1 Informationen zu GFI MailArchiver® | 6
OPTION
BESCHREIBUNG
Automatische Archivierung
(Journal)
GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft® Exchange Server zum
Abrufen von E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden
können. Ein Journalingpostfach (in Microsoft Exchange konfiguriert) ist für die Methode
der automatischen Archivierung (Journal) erforderlich und wird mithilfe des
Nachinstallationsassistenten konfiguriert. Mit einem Journalpostfach können Sie EMails von einem Microsoft® Exchange Server archivieren. Weitere Informationen
finden Sie unter Einrichten eines Journalingpostfachs (Seite 61).
Wenn die Methode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert ist, wählen Sie eine
der folgenden Optionen aus:
Alle E-Mails – Wählen Sie diese Option, um alle E-Mails zu archivieren, die über
Ihre konfigurierten Mailserver übermittelt werden. Weitere Informationen finden Sie
unter Verwalten der zu archivierenden Mailserver (Seite 119).
Regelbasierte Archivierung – Archivieren Sie E-Mails anhand von Kriterien, die in
Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter
Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 123).
Optional können E-Mails über das GFI MailArchiver in GFI MailArchiver Import- und Export-Tool
importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren und Exportieren von E-Mails
(Seite 218).
Phase 2: Archivieren der E-Mails
GFI MailArchiver speichert E-Mails aus den Archivspeichern, die automatisch mit den Neuen
Archivspeichereinstellungen konfiguriert werden. E-Mails werden nach ihrem Empfangsdatum
archiviert. Wenn kein Archivspeicher für den Zeitraum vorhanden ist, der mit dem Absendedatum der
E-Mail übereinstimmt, wird automatisch ein neuer Archivspeicher erstellt. Weitere Informationen
finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen (Seite 142).
HINWEIS
Wenn die regelbasierte Archivierungsmethode ausgewählt ist, archiviert GFI
MailArchiver nur die E-Mails, die die Kriterien in den konfigurierten Archivierungsregeln
erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln
(Seite 123).
Phase 3: Durchsuchen und Analysieren von archivierten E-Mails
Benutzer können über die Weboberfläche von GFI MailArchiver oder in Microsoft Outlook® mithilfe von
GFI MailArchiver Outlook Connector archivierte E-Mails durchsuchen, analysieren und nach
bestimmten E-Mails suchen. Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen archivierter E-Mails
(Seite 77).
Verwenden Sie GFI MailInsights außerdem, um Daten zu E-Mail-Nutzung und Tendenzen zu
analysieren. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung
für aussagekräftige Management- und HR-Berichte grafisch aufzubereiten. Weitere Informationen
finden Sie unter GFI MailInsights® (Seite 89).
1.3 Lizenzierung von GFI MailArchiver
GFI MailArchiver erfordert für jedes Postfach eine Lizenz. Sie müssen unter Umständen bestimmte
Postfächer von der Archivierung ausschließen und bestimmte Postfächer zur Archivierung auswählen.
Dies kann durch Konfigurieren von Postfacharchivierungseinschränkungen erreicht werden und
bestimmt die Anzahl lizenzierter Postfächer, das Produkt angerechnet. Weitere Informationen finden
Sie unter Postfacharchivierungseinschränkungen (Seite 126).
GFI MailArchiver
1 Informationen zu GFI MailArchiver® | 7
Allgemeine Informationen zur Lizenzierung von GFI MailArchiver finden Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing
1.3.1 Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs
Begriff
Beschreibung
Zusätzliche Informationen und Referenzen, die für die ordnungsgemäße Funktion von GFI MailArchiver
wichtig sind.
Wichtige Hinweise und Warnungen bezüglich potentieller, oft auftretender Probleme.
>
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Zugriff auf eine Funktion.
Fetter
Text
Auszuwählende Elemente wie Knoten, Menüoptionen und Befehlsschaltflächen.
Kursiver
Text
Parameter und Werte, die durch einen zutreffenden Wert ersetzt werden müssen, z. B.
benutzerdefinierte Pfade und Dateinamen.
Code
Einzugebende Textwerte, z. B. Befehle und Adressen.
1.4 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Wenn die regelbasierte Archivierungsmethode oder die E-Mail-Löschung aktiviert ist, vergewissern Sie
sich, dass dadurch keine Unternehmensrichtlinien oder andere relevante Gesetze und Bestimmungen
zur E-Mail-Aufbewahrung verletzt werden. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln
Konfigurieren von Archivierungsregeln und E-Mail-Löschung.
GFI MailArchiver
1 Informationen zu GFI MailArchiver® | 8
2 Installieren von GFI MailArchiver
Installieren Sie GFI MailArchiver durch Ausführen der folgenden Schritte:
Schritt 1: Installieren Sie .NET Framework 4.0 oder 4.5.
Schritt 2: (Optional) Installieren Sie Microsoft SQL Server oder Microsoft SQL Server® Express. Weitere
Informationen finden Sie unter Auswählen des Datenbanktyps (Seite 35).
Schritt 3: Führen Sie den Installationsassistenten von GFI MailArchiver aus, um GFI MailArchiver und
fehlende Komponenten zu installieren. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von GFI
MailArchiver.
Schritt 4: Folgen Sie den Anweisungen im Nachinstallationsassistenten, um GFI MailArchiver und die
Betriebssystemumgebung zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter GFI MailArchiverNachinstallationsassistent (Seite 51).
2.1 Systemanforderungen
Klicken Sie auf die folgenden Links, um Informationen zu den Software- und Hardwareanforderungen
und weiteren wichtigen Einstellungen zu erhalten, die für eine erfolgreiche Bereitstellung von GFI
MailArchiver erforderlich sind.
Softwareanforderungen
Unterstützte Betriebssysteme
Unterstützte Mailserver
Unterstützte Datenbanken
Weitere erforderliche Komponenten
Hardwareanforderungen
Prozessor
Arbeitsspeicher
Physischer Speicher
Wichtige Einstellungen
Anti-Virus-Software
Firewall-Port-Einstellungen
Datenbankeinstellungen
ASP.NET®-Einstellungen
HINWEIS
Die empfohlenen Software- und Hardwareeinstellungen sind abhängig von der Anzahl
der Benutzer, der aktivierten Einstellungen, des E-Mail-Aufkommens und der
Nachrichtengröße.
2.1.1 Softwareanforderungen
Unterstützte Betriebssysteme
GFI MailArchiver kann unter den folgenden Betriebssystemen installiert werden:
GFI MailArchiver
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VERSION DES BETRIEBSSYSTEMS
UNTERSTÜTZTES BETRIEBSSYSTEM
32 Bit
Windows® SBS 2003 und SBS 2011
Windows® 2003 Standard und Enterprise
Windows® 2008 Standard und Enterprise
64 Bit
Windows® SBS 2008 Standard und SBS 2011
Windows® 2003 Standard und Enterprise
Windows® 2008 Standard, Enterprise, Datacentre und Hyper-V®
Windows® Server 2008 R2 Enterprise und Hyper-V®
Windows® Server 2012
HINWEIS
Der Server, auf dem GFI MailArchiver installiert wird, muss auf Active Directory®
zugreifen können.
Unterstützte Mailserver
Microsoft® Exchange Server 2003 oder höher
IMAP-kompatible Mailserver (mit journalähnlicher Funktion)
Microsoft® Office 365. Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_
Office365.
Unterstützte Datenbanken
GFI MailArchiver unterstützt die folgenden Datenbanken:
UNTERSTÜTZTE DATENBANK
BESCHREIBUNG
Firebird
In GFI MailArchiver integrierte Open-Source-Datenbank, die zu
Testzwecken verwendet wird. Empfohlen für Testzwecke in
Organisationen mit weniger als 50 E-Mail-Benutzern mit
mäßigem E-Mail-Aufkommen (bis zu 2500 E-Mails pro Tag).
SQL Server® 2005 oder höher
(einschließlich SQL Server® Express-Editionen)
Für alle Organisationen empfohlen. Ist nicht im Lieferumfang
von GFI MailArchiver enthalten und muss gesondert installiert
werden.
Weitere erforderliche Komponenten
ANDERE KOMPONENTEN
Microsoft .NET® Framework 4.0 oder 4.5. Laden Sie .NET Framework 4.5 herunter von:
http://www.microsoft.com/visualstudio/eng/downloads#d-net-45
HINWEIS
Microsoft .NET® Framework 4.5 wird auf Microsoft Server 2003 nicht unterstützt.
Zugriff auf Microsoft® Active Directory
ASP.NET® 4.0 oder 4.5
Internetinformationsdienste (IIS®) 6.0 oder höher – SMTP- und World Wide Web-Dienste
Internet Explorer® 8 oder höher, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari®
Microsoft® Data Access Components (MDAC) 2.6 oder höher
Microsoft® Exchange Server MAPI Client und Collaboration Data Objects 1.2.1 – Erforderlich (außer: Outlook® 2003 32 Bit
oder höher ist installiert oder GFI MailArchiver ist unter Microsoft® Exchange Server 2003 installiert). Zum Download
bereit unter: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=6248
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 10
HINWEIS
Die minimal unterstützte Bildschirmauflösung ist 1024 × 768.
WICHTIG
Nach der Installation von Microsoft .NET ® Framework 4.0 oder 4.5 müssen Sie den
Computer neu starten.
2.1.2 Hardwareanforderungen
Prozessor
ANFORDERUNG
BESCHREIBUNG
Mindestanforderung
Intel Pentium oder ein kompatibler Prozessor – 2 GHz, 32 Bit
Empfehlung
x64-basierter Server mit Intel 64-Architektur oder AMD64-Plattform
Arbeitsspeicher
ANFORDERUNG
BESCHREIBUNG
Mindestanforderung
1 GB RAM (ausschließlich für GFI MailArchiver)
Empfehlung
3 GB RAM (ausschließlich für GFI MailArchiver)
Physischer Speicher
ANFORDERUNG
BESCHREIBUNG
Mindestanforderung
400 MB physischer Speicherplatz (NTFS) für die GFI MailArchiver-Installation.
Für die Datenbank (Firebird oder Microsoft® SQL Server) ist weiterer
Speicherplatz erforderlich. Der benötigte Speicherplatz ist abhängig vom zu
archivierenden E-Mail-Volumen.
Empfehlung
Server mit 4 physischen Laufwerken und der Möglichkeit den Speicherplatz
bei Bedarf zu erhöhen. Weitere Informationen zur Konfiguration der
Datenbank finden Sie im Abschnitt Datenbankeinstellungen.
HINWEIS
Es wird dringend empfohlen, Datenbanken und Indexdateien auf getrennten Festplatten
angemessener Größe zu speichern. Es wird außerdem empfohlen, SAS-Festplatten zu
verwenden.
2.1.3 Firewall-Port-Einstellungen
Konfigurieren Sie die Firewall so, dass Verbindungen vom GFI MailArchiver-Server über folgende Ports
möglich sind:
PORT
BESCHREIBUNG
Remoting (Ports
8014, 8017, 8018,
8020, 8022)
Wird bei rollenbasierter Installation zur Kommunikation zwischen GFI MailArchiver-Komponenten
verwendet. Stellen Sie sicher, dass diese Ports nur freigegeben sind, wenn der Server in einer
verteilten Umgebung installiert ist.
GFI MailArchiver
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Ändern Sie Fernzugriffsportnummern problemlos mit dem Portänderungs-Tool. Weitere Informationen
finden Sie unter Verwenden des Portänderungs-Tools (Seite 66).
2.1.4 Vom GFI MailArchiver-Server ausgehende Verbindungen
PORT
BESCHREIBUNG
PROTOKOLL
25
Von GFI MailArchiver verwendet, wenn eine E-Mail in einem Benutzerpostfach wiederhergestellt
oder eine Benachrichtigung an den GFI MailArchiver-Administrator gesendet werden muss.
SMTP
80
Von der GFI MailArchiver-Benutzeroberfläche und den -Webdiensten verwendet.
HTTP
Microsoft®
135
Geben Sie diesen Port frei, wenn GFI MailArchiver nicht auf demselben Server wie
Exchange Server installiert und so konfiguriert ist, dass ExOLEDB zum Abrufen von E-Mails genutzt
wird.
MAPI/RPC
143
Geben Sie diesen Port frei, um E-Mails abzurufen, wenn GFI MailArchiver nicht auf demselben
Server wie Microsoft® Exchange Server installiert ist.
IMAP
1443
Geben Sie diesen Port frei, wenn GFI MailArchiver so konfiguriert ist, dass E-Mails in einer SQL
Server®-Datenbank archiviert werden.
Microsoft SQL
Server
®
3268
Wird für Verbindungen vom GFI MailArchiver-Server mit dem Domänencontroller verwendet, der
den Microsoft® Global Catalog enthält.
Microsoft
Global
Catalog
8096 –
8099
Geben Sie diese Ports frei, wenn beim Datenexport von Netzwerkcomputern GFI PST Exporter für
die Kommunikation mit GFI MailArchiver verwendet wird.
<Optional>
44143
Standardport für den GFI MailArchiver-IMAP-Dienst Der IMAP-Dienst ermöglicht Benutzern, von
einem Drittanbieter-E-Mail-Client wie Thunderbird, Microsoft Outlook®, Apple Mail, Android, iOS und
andere über IMAP auf archivierte E-Mails zuzugreifen.
IMAP
2.1.5 Ausschließen von Ordnern von der Virenüberprüfung
Anti-Virus-Software kann zu einer Fehlfunktion von GFI MailArchiver führen. Fehler treten auf, wenn
diese Software den Zugriff auf bestimmte Dateien verweigert, die von GFI MailArchiver benötigt
werden.
Es wird empfohlen, die folgenden Ordner und Unterordner von der Anti-Virus-Software (in Echtzeit
und auf Abruf) auszuschließen, die auf dem GFI MailArchiver-Server ausgeführt wird:
ORDNER VON GFI MailArchiver
<GFI MailArchiver-Installationsordner> und Unterordner
<..\Programme\Gemeinsame Dateien\GFI>
Schließen Sie außerdem Index und Archivspeicher von einer Überprüfung durch Antiviren-Software
aus. Index und Archivspeicher befinden sich standardmäßig unter:
STANDARDMÄSSIGER GFI MailArchiver-SPEICHERORT VON INDEX UND ARCHIVSPEICHER
<GFI MailArchiver-Installationsordner>\Indexes\default>
<GFI MailArchiver-Installationsordner\Databases\default>
HINWEIS
Nach der Installation von GFI MailArchiver können Sie den standardmäßigen Speicherort
von Index und Archivspeicher ändern. Weitere Informationen finden Sie in den
Abschnitten Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen und Konfigurieren der
Suchindizes in diesem Handbuch.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 12
2.1.6 Datenbankeinstellungen
GFI MailArchiver erfordert die Installation von SQL Server® in einem Modus, bei dem nicht zwischen
Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird (falls das Programm als Archivierungsdatenbank
verwendet wird). Dies ist die Standardeinstellung bei der Installation von SQL Server®. Die
Sortierungsmodi von SQL Server® gelten für alle SQL Server®-Objekte, einschließlich der
Anmeldenamen. Wenn ein Benutzer nach der Änderung einer Namenseigenschaft nicht die GENAUE
Zeichenfolge unter Beachtung von Groß- und Kleinschreibung eingibt, findet GFI MailArchiver nicht die
benötigte Ressource, und es tritt ein Fehler auf.
Nach Abschluss der Installation ist eine Änderung des Sortierungsmodus von SQL Server® nur mit
größerem Aufwand möglich. Dazu muss mit fortschrittlichen Microsoft® SQL-Tools und -Methoden eine
Masterdatenbank neu erstellt werden. Die beste Lösung besteht in der Installation einer weiteren
Instanz von SQL Server® (eingestellt auf den Sortierungsmodus ohne Berücksichtigung der Groß- und
Kleinschreibung).
WICHTIG
Wenn SQL Server® als Archivierungsdatenbank verwendet wird, stellen Sie sicher, dass
SQL Server® in einem Modus installiert ist, bei dem nicht zwischen Groß- und
Kleinschreibung unterschieden wird.
2.1.7 ASP.NET®-Einstellungen
Damit GFI MailArchiver funktioniert, muss ASP.NET ® in den IIS® registriert und aktiviert werden.
Registrieren von ASP.NET® in den IIS®
Wenn Microsoft® .NET Framework nach den IIS installiert wird, wird es automatisch registriert.
Andernfalls müssen Sie ASP.NET ® in den IIS® wir folgt registrieren:
1. Navigieren Sie mithilfe der Befehlszeile zu:
<Windows-Verzeichnis>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\
HINWEIS
Ersetzen Sie <v4.0.xxxxx> mit dem Ordnernamen der Microsoft® .NET FrameworkVersionsnummer.
Beispiel: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 13
Screenshot 1: Registrieren von ASP.NET in den IIS
2. Geben Sie aspnet_regiis.exe -i ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
Aktiveren von ASP.NET® in den IIS®
HINWEIS
Stellen Sie sicher, dass ASP.NET ® vom Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager
zugelassen wird.
IIS 6
1. Navigieren Sie zu Systemsteuerung > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager.
2. Erweitern Sie den Knoten des lokalen Computers, und wählen Sie Webdiensterweiterungen.
3. Klicken Sie im rechten Bereich mit der rechten Maustaste auf ASP.NET v4.0.xxxxx, und wählen Sie
Zulassen.
IIS 7
1. Navigieren Sie zu Systemsteuerung > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager.
2. Wählen Sie den Knoten des lokalen Computers, und starten Sie im Bereich Features die ISAPI- und
CGI-Einschränkungen.
3. Klicken Sie im Bereich Features mit der rechten Maustaste auf ASP.NET v4.0.xxxxx, und wählen
Sie Zulassen.
2.2 Installationsvarianten für GFI MailArchiver
Installieren Sie GFI MailArchiver auf einem beliebigen Computer, der die Systemanforderungen erfüllt
und zur Active Directory®-Domäne gehört. Bevor Sie mit der Installation fortfahren, sollten Sie die
unten aufgeführten Details berücksichtigen:
ERWÄGUNGEN
BESCHREIBUNG
E-Mail-Aufkommen
auf Ihren Servern
Die Installation von GFI MailArchiver auf einem Mailserver mit einem hohen Aufkommen an
empfangenen und zu verarbeitenden E-Mails führt zu einer höheren Belastung der
Serverressourcen. Dies kann dazu führen, dass diese Server nicht mehr reagieren und die E-Mails
nicht in einem angemessenen Zeitrahmen verarbeiten.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 14
ERWÄGUNGEN
BESCHREIBUNG
Hardware- und
SoftwareSpezifikationen
Ihrer Server
Die weiter oben im Abschnitt zu den Systemanforderungen aufgeführten Hardware- und
Softwarespezifikationen gelten zusätzlich zu den Anforderungen der anderen auf dem Server
installierten Software. Auf Servern, deren Ressourcenkapazität nahezu ausgeschöpft ist, sollte
GFI MailArchiver nicht installiert werden.
Erfordernis, E-Mails
von mehreren
Quellen
gleichzeitig zu
archivieren
Die Installation von GFI MailArchiver auf einem Server, der keinen Zugriff auf mehrere Quellen
besitzt, führt zu einem Problem bei der Zentralisierung der E-Mail-Datenarchivierung.
Wenn sich keines der oben aufgeführten Details als Problem erweist, kann GFI MailArchiver auf
dem E-Mail-Server installiert werden.
Beispiel:
Beim Archivieren von E-Mails von einem Microsoft® Exchange Server, der den E-MailVerkehr im Netzwerk bewältigt und noch über freie Kapazitäten verfügt, können Sie GFI
MailArchiver direkt auf dem Computer installieren, auf dem Microsoft® Exchange Server
installiert ist.
Beim Archivieren von E-Mails von mehreren Microsoft® Exchange Servern mithilfe von IMAP wird
empfohlen, GFI MailArchiver auf einem getrennten Server zu installieren.
GFI MailArchiver benötigt jedoch keinen dedizierten Computer, wenn es nicht auf dem Mailserver
installiert wird.
GFI MailArchiver kann in den folgenden virtuellen Umgebungen installiert werden:
VMware®
Microsoft Hyper-V® Server
Microsoft Virtual Server® (installiert auf einem 32-Bit-Gastbetriebssystem)
2.3 Einrichten eines Journalingpostfachs
Wenn Sie Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) ausgewählt haben, müssen Sie
ein Journalingpostfach erstellen. Mit der Journal-Funktion können alle E-Mails eines Unternehmens
aufgezeichnet werden. Mithilfe der Microsoft® Exchange-Journalfunktion können Sie die E-Mails so
leiten, dass sie in einem einzelnen Postfach abgelegt werden. Die E-Mails werden dann von GFI
MailArchiver zur Archivierung abgerufen.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um ein Journalingpostfach auf Microsoft® Exchange
Server zu erstellen:
Journalingpostfach mithilfe des Nachinstallationsassistenten automatisch erstellen
Journalingpostfach für Microsoft® Exchange Server 2003 manuell einrichten
Journalingpostfach für Microsoft® Exchange Server 2007 manuell einrichten
Journalingpostfach für Microsoft® Exchange Server 2010 manuell einrichten
Journalingpostfach für Microsoft® Exchange Server 2013 manuell einrichten
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 15
WICHTIG
Wenn die Journalfunktion nicht korrekt eingerichtet wird, ist die E-MailArchivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) NICHT verfügbar.
2.3.1 Vorbereiten des Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2003
Wenn Sie ein Microsoft® Exchange Server-Journalpostfach für die Verwendung mit GFI MailArchiver
konfigurieren möchten, müssen Sie ein neues Journalpostfach erstellen und Microsoft Exchange so
konfigurieren, dass E-Mails in diesem Journalpostfach archiviert werden. Außerdem müssen Sie
festlegen, ob nur die Bcc-Informationen oder alle Header-Informationen in das Journal aufgenommen
werden sollen.
Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach.
1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange > Active Directory-Benutzer und Computer.
Screenshot 2: Hinzufügen eines neuen Benutzers in Microsoft® Exchange Server 2003
2. Erweitern Sie die Domäne, deren E-Mails archiviert werden, und klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den Knoten Benutzer. Wählen Sie anschließend Neu > Benutzer.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 16
Screenshot 3: Dialogfeld „Neues Objekt – Benutzer“
3. Geben Sie einen passenden „Benutzeranmeldenamen“ (z. B. Journal) ein, tragen Sie die anderen
Details für den neuen Benutzer ein, und klicken Sie auf Weiter.
4. Geben Sie ein Kennwort ein, deaktivieren Sie die Option Benutzer muss Kennwort bei der
nächsten Anmeldung ändern, und aktivieren Sie die Optionen Benutzer kann Kennwort nicht
ändern und Kennwort läuft nie ab. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
HINWEIS
Achten Sie darauf, dass das eingegebene Kennwort die für Active Directory®-Benutzer
geltenden Komplexitätsanforderungen erfüllt.
5. Klicken Sie auf Weiter, und prüfen Sie die Details des neuen Benutzers. Klicken Sie auf Fertig
stellen, um den neuen Benutzer zu erstellen.
Schritt 2: Konfigurieren Sie die E-Mail-Archivierung im Journalpostfach.
1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange > System-Manager.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 17
Screenshot 4: Eigenschaften des Knotens „Postfachspeicher“
2. Erweitern Sie Server ><Ihr Servername>> Speichergruppe, klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf den Knoten Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 18
Screenshot 5: Aktivieren der Journalfunktion in einem Microsoft® Exchange Server-Postfachspeicher
3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Alle von Postfächern in
diesem Informationsspeicher gesendeten oder empfangenen Nachrichten archivieren. Klicken Sie
anschließend auf Durchsuchen.
4. Wählen Sie den Namen des Journalpostfachs, das Sie in Schritt 1 erstellt haben (z. B. Journal), und
klicken Sie auf OK.
5. Schließen Sie das Dialogfeld Eigenschaften für Mailbox Store und die Verwaltungskonsole von
Exchange-System-Manager.
Schritt 3: Aktivieren Sie die Journalfunktion für Bcc-Informationen.
WICHTIG
Es wird dringend empfohlen, diese Option NICHT zu aktivieren und stattdessen die
Umschlagsjournal-Funktion zu aktivieren. Die Umschlagsjournal-Funktion protokolliert
nicht nur die Bcc-Daten, sondern auch alle Header-Informationen. Weitere
Informationen zur Umschlagsjournal-Funktion finden Sie in Schritt 4: Aktivieren Sie die
Umschlagsjournal-Funktion.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 19
Auf Systemen mit Microsoft® Exchange Server 2003 werden die Bcc-Informationen nicht
standardmäßig in das Journal aufgenommen. So aktivieren Sie die Journalfunktion für BccInformationen:
1. Geben Sie regedit.exe in die Eingabeaufforderung ein.
2. Fügen Sie den folgenden Registrierungsschlüssel hinzu:
HKEY_LOCAL_
MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters
3. Fügen Sie den folgenden Registrierungsschlüssel und Werte hinzu:
HKEY_LOCAL_
MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters\
Schlüsselname: JournalBCC
Datentyp: Dword
Datenwert: 1
4. Schließen Sie den Registrierungs-Editor, und geben Sie services.msc in die Eingabeaufforderung
ein. Starten Sie die Dienste Simple Mail Transport Protocol und Informationsspeicher neu.
Schritt 4: Aktivieren Sie die Umschlagsjournal-Funktion.
Die Umschlagsjournal-Funktion ermöglicht die Archivierung von E-Mail-Header-Informationen und
kann mittels folgender Verfahren aktiviert werden:
Microsoft® Exchange Server – Erweiterte Konfiguration des E-Mail-Journals (exejcfg.exe), oder
Verwaltungskonsole des ADSI-Editors.
Verwenden des Tools „exejcfg.exe“
1. Laden Sie das Tool exejcfg.exe herunter unter:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=E7F73F10-7933-40F3-B07EEBF38DF3400D&displaylang=en
2. Öffnen Sie über die Eingabeaufforderung den Ordner, in dem Sie das Tool exejcfg.exe gespeichert
haben.
3. Geben Sie exejcfg -e ein, und drücken Sie dieEingabetaste.
HINWEIS
Mit dem Befehl exejcfg –d wird die Umschlagsjournal-Funktion für das gesamte
Unternehmen deaktiviert.
Schritt 5: Verwenden des ADSI-Editors
1. Suchen Sie das Tool adsiedit.msc im Windows® 2000 Server Resource Kit oder in den Windows®
2003 Server Supporttools.
2. Öffnen Sie über die Eingabeaufforderung den Ordner, in dem Sie das Tool adsiedit.msc
gespeichert haben, geben Sie adsiedit.msc ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 20
Screenshot 6: ADSI-Editor
3. Erweitern Sie den Knoten ADSI Edit
>Configuration><CN=Configuration>><CN=Services>><CN=Microsoft Exchange>.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten CN<Ihr Unternehmensname>, und wählen
Sie Eigenschaften.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 21
Screenshot 7: Attribut „heuristics“
5. Wählen Sie aus der Liste Attribute das Attribut heuristics aus, und klicken Sie auf Edit.
Screenshot 8: Bearbeiten des Attributwertes „Heuristik“
6. Geben Sie den Wert „512“ ein, und klicken Sie auf OK.
7. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und die ADSI-Editor-Konsole zu schließen.
HINWEIS
Mit dem Wert „512“ wird die Umschlagsjournal-Funktion aktiviert, mit dem Wert „0“
wird sie deaktiviert.
2.3.2 Vorbereiten des Journalpostfachs in Microsoft® Exchange Server 2007/2010/2013
Microsoft® Exchange Server 2007, 2010 und 2013 unterstützen zwei Journaltypen:
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 22
OPTION
BESCHREIBUNG
StandardJournale:
Mit dieser Funktion wird ein Postfachspeicher konfiguriert, in dem alle E-Mails eines Unternehmens
aufgezeichnet werden können. GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft® Exchange Server
zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Dieser
Journaltyp wird auch als Postfachdatenbank-bezogenes Journal bezeichnet.
PremiumJournale:
Dieser Typ ist nur mit der Microsoft® Exchange Server Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL) verfügbar. Ein
Administrator kann damit benutzerdefinierte Regeln für Journale einrichten, wie beispielsweise „Nur
eingehende E-Mails archivieren“, „Nur ausgehende E-Mails archivieren“ oder „E-Mails einer bestimmten
Gruppe archivieren“. Dieser Journal-Typ wird auch als Empfänger-bezogenes Journal bezeichnet.GFI
MailArchiver nutzt diesen Journaltyp durch Erkennung und Anzeige der Regeln im
Konfigurationsassistenten für die Datenquellen.
Auswählen einer Journalmethode
Wählen Sie Standard-Journale, um alle E-Mails (eingehende und ausgehende) aller Benutzer
innerhalb des Unternehmens zu archivieren.
Wählen Sie Premium-Journale, wenn Sie mehr Kontrolle über die zu archivierenden E-Mails
wünschen (z. B. nur bestimmte Benutzer oder nur eingehende oder ausgehende Mail).
HINWEIS
Für die Premium-Journalfunktion ist eine Microsoft® Exchange EnterpriseClientzugriffslizenz (CAL) erforderlich.
Aktivieren der Journalfunktion für Microsoft® Exchange Server 2007, 2010 oder 2013
Wenn Sie über Microsoft® Exchange Server 2007 vor Service Pack 2 verfügen, erstellen Sie ein
Journalpostfach anhand der Anweisungen unter:
Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007
Für Installationen mit Microsoft® Exchange Server 2007 SP2 und Microsoft® Exchange Server 2010
stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Verwenden Sie den Nachinstallationsassistenten von GFI MailArchiver, um das erforderliche
Journalpostfach automatisch zu erstellen, oder wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Manuelles Erstellen eines Journalingpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007
Manuelles Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2010
Manuelles Erstellen eines Journalpostfach in Microsoft Exchange 2013
2.3.3 Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2007
Einrichten der Standard-Journale
Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach.
1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole.
2. Erweitern Sie den Knoten Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf den Knoten Postfach.
3. Wählen Sie aus dem Bereich Aktionen die Option Neues Postfach… aus.
4. Wählen Sie die Option Benutzerpostfach, und klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie die Option Neuer Benutzer, und klicken Sie auf Weiter.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 23
Screenshot 9: Postfachdetails des neuen Benutzers
6. Geben Sie die Benutzerinformationen für den neuen Benutzer ein, dem das neue Journalpostfach
zugewiesen werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
7. Stellen Sie sicher, dass die Postfacheinstellungen korrekt sind, und klicken Sie auf Weiter.
8. Prüfen Sie die Zusammenfassung des neu zu erstellenden Postfachs, und klicken Sie auf Neu.
Schritt 2: Konfigurieren Sie die Standard-Journale.
1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 24
Screenshot 10: Konfigurieren einer Postfachdatenbank
2. Erweitern Sie die Knoten Microsoft Exchange > Serverkonfiguration > Postfach, und klicken Sie im
Bereich Aktionen auf die Option Eigenschaften.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 25
Screenshot 11: Eigenschaften der Postfachdatenbank
3. Wählen Sie die Option Journalempfänger aus, klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie aus
Active Directory® das zuvor konfigurierte Postfach aus.
4. Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen.
Einrichten der Premium-Journale
Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach.
1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole.
2. Erweitern Sie den Knoten Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf den Knoten Postfach.
3. Wählen Sie aus dem Bereich Aktionen die Option Neues Postfach… aus.
4. Wählen Sie die Option Benutzerpostfach, und klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie die Option Neuer Benutzer, und klicken Sie auf Weiter.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 26
Screenshot 12: Postfachdetails des neuen Benutzers
6. Geben Sie die Benutzerinformationen für den neuen Benutzer ein, dem das neue Journalpostfach
zugewiesen werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
7. Stellen Sie sicher, dass die Postfacheinstellungen korrekt sind, und klicken Sie auf Weiter.
8. Prüfen Sie die Zusammenfassung des neu zu erstellenden Postfachs, und klicken Sie auf Neu.
Schritt 2: Konfigurieren der Premium-Journale
1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 27
Screenshot 13: Konfigurieren von Journalregeln
2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration > Hub-Transport, und wählen Sie die
Registerkarte Journale.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Aktionen auf die Option Neue Journalregel.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 28
Screenshot 14: Erstellen einer neuen Journalregel
4. Geben Sie einen Namen für die Regel ein, und klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die Option
Journal-E-Mail-Adresse (vorzugsweise ein Postfach innerhalb des vorhandenen Microsoft® ExchangeUnternehmens) aus Active Directory® aus.
5. <Optional> Konfigurieren Sie:
Bereich – Wählen Sie, ob alle, nur interne oder nur externe E-Mails mit der Journalfunktion
bearbeitet werden sollen.
Journal für Nachrichten des Empfängers erstellen – Wählen Sie die Empfänger aus, auf die diese
Journalregel zutrifft.
6. Stellen Sie sicher, dass die Option Regel aktivieren aktiviert ist, und klicken Sie auf Neu.
HINWEIS
In Microsoft® Exchange Server 2007 ist die Umschlagsjournal-Funktion standardmäßig
aktiviert.
2.3.4 Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2010
Microsoft® Exchange 2010 unterstützt zwei Journaltypen:
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 29
Standard-Journale: Sie können einen Postfachspeicher konfigurieren, in dem alle E-Mails des
Unternehmens aufgezeichnet werden können. GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von
Microsoft® Exchange Server zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach
archiviert werden können. Dieser Journaltyp wird auch als Postfachdatenbank-bezogenes Journal
bezeichnet.
Premium-Journale: Nur verfügbar mit einer Microsoft® Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz
(CAL). Ein Administrator kann damit benutzerdefinierte Regeln für Journale einrichten, wie
beispielsweise:
Nur eingehende E-Mails archivieren
Nur ausgehende E-Mails archivieren
E-Mails einer bestimmten Gruppe archivieren.
GFI MailArchiver nutzt diesen Journaltyp durch Erkennung und Anzeige der Regeln im
Konfigurationsassistenten für die Datenquellen.
Welche Journalmethode sollte verwendet werden?
Wählen Sie Standard-Journale, um alle E-Mails (eingehende und ausgehende) aller Benutzer innerhalb
des Unternehmens zu archivieren.
Wählen Sie Premium-Journale aus, wenn Sie mehr Kontrolle über die zu archivierenden E-Mails
wünschen (z. B. nur bestimmte Benutzer oder nur eingehende oder ausgehende E-Mails).
HINWEIS
Für die Premium-Journalfunktion ist eine Microsoft® Exchange EnterpriseClientzugriffslizenz (CAL) erforderlich.
2.3.5 Einrichten der Standard-Journale
Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach.
1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole.
2. Erweitern Sie den Knoten Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf den Knoten Postfach.
3. Wählen Sie aus dem Bereich Aktionen die Option Neues Postfach… aus.
4. Wählen Sie die Option Benutzerpostfach, und klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie die Option Neuer Benutzer, und klicken Sie auf Weiter.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 30
Screenshot 15: Postfachdetails des neuen Benutzers
6. Geben Sie die Benutzerinformationen für den neuen Benutzer ein, dem das neue Journalpostfach
zugewiesen werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter
7. Geben Sie einen Aliasnamen für das Journalpostfach ein, und klicken Sie auf Weiter.
8. Klicken Sie auf Weiter, und prüfen Sie die Zusammenfassung des neu zu erstellenden Postfachs.
Klicken Sie anschließend auf Neu.
Schritt 2: Konfigurieren Sie die Standard-Journale.
1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 31
Screenshot 16: Konfigurieren einer Postfachdatenbank
2. Erweitern Sie die Knoten Microsoft Exchange > Organisationskonfiguration > Postfach. Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf die Postfachdatenbank, und wählen Sie die Option Eigenschaften.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 32
Screenshot 17: Eigenschaften der Postfachdatenbank
3. Wählen Sie im Dialogfeld für die Eigenschaften der Postfachdatenbank die Registerkarte Wartung,
und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Journalempfänger. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen
Sie das zuvor konfigurierte Journalpostfach aus.
4. Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen.
Einrichten der Premium-Journale
1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole.
2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration > Hub-Transport, und wählen Sie die
Registerkarte Journale.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Aktionen auf die Option Neue Journalregel.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 33
Screenshot 18: Erstellen einer neuen Journalregel
4. Geben Sie einen Namen für die neue Regel ein.
5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um das Journalpostfach auszuwählen, an das die Journalberichte
gesendet werden sollen.
6. <Optional> Konfigurieren Sie:
Bereich – Wählen Sie, ob alle, nur interne oder nur externe E-Mails mit der Journalfunktion
bearbeitet werden sollen.
Journal für Nachrichten des Empfängers erstellen – Wählen Sie die Empfänger für diese
Journalregel aus.
7. Stellen Sie sicher, dass die Option Regel aktivieren aktiviert ist, und klicken Sie auf Neu.
HINWEIS
In Microsoft® Exchange Server 2010 ist die Umschlagsjournal-Funktion standardmäßig
aktiviert.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 34
2.3.6 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft® Exchange 2013
Schritt 1: Erstellen eines neuen Journalempfängers
1. Starten Sie das Microsoft® Exchange Admin Center.
2. Klicken Sie auf Empfänger.
3. Wählen Sie unter Postfächer die Option Neu aus.
4. Wählen Sie Neuer Benutzer, und geben Sie die erforderlichen Informationen für das Postfach ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 2: Erstellen eines neuen Journalpostfachs
1. Starten Sie das Microsoft® Exchange Admin Center.
2. Klicken Sie auf Server und anschließend auf Datenbanken.
3. Wählen Sie eine vorhandene Postfachdatenbank aus, und klicken Sie in der Symbolleiste auf
Bearbeiten.
4. Klicken Sie auf <b>Wartung</b>.
5. Klicken Sie im Feld Journalempfänger auf Durchsuchen, und wählen Sie den zuvor in Schritt 1
erstellten Journalempfänger aus.
6. Klicken Sie auf Speichern.
2.4 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank
Als Archivierungslösung ist GFI MailArchiver bezüglich Leistungsfähigkeit bei Archivierung und Abruf
von Daten stark von der Datenbankinfrastruktur abhängig.
Die folgenden Abschnitte dienen dem besseren Verständnis der folgenden Optionen:
Auswählen des Datenbanktyps
GFI MailArchiver-Datenbank (nur für Evaluierungszwecke)
Microsoft SQL Server Express (empfohlen)
Microsoft SQL Server
HINWEIS
Es wird dringend empfohlen, Microsoft® SQL Server Express oder Microsoft® SQL Server
als Datenbank zu verwenden. Die in der Installation von GFI MailArchiver enthaltene
Firebird-Datenbank ist nur für Evaluierungszwecke vorgesehen.
2.4.1 Auswählen des Datenbanktyps
GFI MailArchiver kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Hardware-Einrichtungen und –
Kombinationen ausgeführt werden. Die folgende Tabelle enthält die typischen empfohlenen
Konfigurationen. Diese Richtlinien und Konfigurationen können je nach Benutzeraktivitäten und
täglichem E-Mail-Verkehr variieren.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 35
ANZAHL DER ZU ARCHIVIERENDEN POSTFÄCHER
EMPFOHLENER
DATENBANKTYP
SPEICHERORT DER
EINZELNEN
KOMPONENTEN
Bis zu 50 Postfächer
NUR für Testzwecke
GFI MailArchiverDatenbank
E-Mail-Header –
Firebird-Datenbank
Metadaten –
Firebird-Datenbank
E-Mail-Daten – Auf
Festplatte
Bis zu 100 Postfächer Durchschn. E-Mail-Aufkommen von bis
zu 6000 E-Mails/Tag
SQL Server® Express mit
Dateispeicher
E-Mail-Header – SQL
Server® Express
Metadaten – SQL
Server® Express
E-Mail-Daten – Auf
Festplatte
50 Postfächer oder mehr
Durchschn. E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag
SQL Server®
E-Mail-Header – SQL
Server®
Metadaten – SQL
Server®
E-Mail-Daten – SQL
Server®
Mehr als 500 Postfächer
Durchschn. E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag
SQL Server® mit
Dateispeicher
E-Mail-Header – SQL
Server®
Metadaten – SQL
Server®
E-Mail-Daten – Auf
Festplatte
HINWEIS
E-Mail-Metadaten enthalten Informationen zu in GFI MailArchiver archivierten E-Mails.
HINWEIS
Es wird dringend empfohlen, Microsoft® SQL Server Express oder Microsoft® SQL Server
als Datenbank zu verwenden. Die in der Installation von GFI MailArchiver enthaltene
Firebird-Datenbank ist nur für Evaluierungszwecke vorgesehen.
2.4.2 Verwenden der GFI MailArchiver-Datenbank
GFI MailArchiver umfasst eine Firebird-Datenbank, die für Evaluierungszwecke empfohlen wird.
HINWEIS
Stellen Sie sicher, dass eine Firebird-Datenbank eine Größe von 2 GB nicht
überschreitet.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 36
Zur Verhinderung von leistungsbezogenen Problemen wird bei der Verwendung von FirebirdDatenbanken die folgende Konfiguration dringend empfohlen:
Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI MailArchiver-Installation
Physische Festplatte 2: Datenspeicher der Firebird-Datenbank
Physische Festplatte 3: Indizes der E-Mail-Datenbank
Durch diese Konfiguration wird ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen auf
nur einer Festplatte verhindert.
WICHTIG
Eine Nichtbeachtung dieser Empfehlungen kann zu erheblichen Leistungsverlusten
führen.
HINWEIS
Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn E-Mails
in SQL Server® archiviert werden. Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher-Option wird
nicht unterstützt.
2.4.3 Verwenden von SQL Server® Express
SQL Server® Express wird für mittelgroße Unternehmen empfohlen (ca. 1-100 E-Mail-Benutzer) mit
einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag.
Für GFI MailArchiver mit einer SQL Server® Express 2000/2005/2008-Datenbank wird folgende
Konfiguration empfohlen:
Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI MailArchiver-Installation
Physische Festplatte 2: Microsoft® SQL Server-Datendatei (.mdf).
Physische Festplatte 3: Microsoft® SQL Server-Protokolldatei (.ldf)
Physische Festplatte 4: Indizes der E-Mail-Datenbank
Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte
Festplattenlaufwerke verteilt werden, in denen Metadaten (Informationen über die E-Mail) in der
Datenbank gespeichert werden, während der eigentliche Inhalt der E-Mail in Form von Dateien auf
einem separaten Laufwerk liegt. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen
auf nur einer Festplatte wird so vermieden.
HINWEIS
Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn E-Mails
in SQL Server® archiviert werden. Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher-Option wird
nicht unterstützt.
Beachten Sie jedoch die folgenden Einschränkungen von SQL Server® Express:
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 37
Die Größe der Datenbank ist auf 4 GB begrenzt (10 GB für SQL Server® Express 2008 R2)
Verwendung von nur einer CPU
Maximale RAM-Nutzung von 1 GB RAM
Daher werden die folgenden Möglichkeiten empfohlen:
OPTION
BESCHREIBUNG
SQL Express und
Dateisystem als
Backend-Datenbank
verwenden
Für diese Methode wird SQL Server® Express als Backend-Datenbank verwendet, und die
binären Quelldateien werden an einem separaten Speicherort (nicht in der Datenbank)
gespeichert. So wird der für Archivierungszwecke benötigte Speicherplatz auf SQL Server®
Express eingespart. Zum Beispiel wird eine E-Mail der Größe 5 MB gespeichert, indem der EMail-Header (der Größe 60 kB) in der Datenbank und der eigentliche E-Mail-Inhalt (5 MB) an
einem separaten Speicherort gespeichert werden.
Aktivieren Sie die
Funktion „Wenn
Archivspeicher voll,
neuen Archivspeicher
verwenden“ in der
ArchivspeicherVerwaltung.
Daraufhin wechselt GFI MailArchiver automatisch zu einer neuen Datenbank, sobald die 4-GBGrenze von SQL Server® Express erreicht wurde. Für diese Option müssen die Archivspeicher
auf SQL-Datenbank und Dateisystem basieren.
Weitere Informationen zur Option Wenn Archivspeicher voll, neuen Archivspeicher
verwenden in der Archivspeicher-Verwaltung finden Sie im Administrations- und
Konfigurationshandbuch von GFI MailArchiver (mit GFI MailArchiver installiert).
HINWEIS
Überprüfen Sie nach dem ersten Monat der Archivierung die Dateigröße der
Datenbankdatei. Schätzen Sie anhand dieses Werts die voraussichtliche Größe der
Archivdatenbank z. B. nach sechs Monaten. Wenn die Schätzung der Archivspeichergröße
einen Wert von mehr als 20 GB ergibt, sollten Sie eine Verwendung des
Archivspeicherzeitplans in Betracht ziehen, um die automatische Archivierung von EMails in einem neuen Archivspeicher zu starten. Weitere Informationen finden Sie unter
Zeitplanung für Archivspeicher (Seite 149).
2.4.4 Verwenden von Microsoft® SQL Server
Microsoft® SQL Server wird für größere Unternehmen (mehr als 100 E-Mail-Benutzer) mit einem
erheblichen zu archivierenden E-Mail-Aufkommen (mehr als 6000 E-Mails/Tag) empfohlen. Für die
Archivierung von E-Mails in Unternehmen mit mehr als 500 E-Mail-Benutzern (oder mehr als 8000 EMails/Tag) wird die Verwendung von Microsoft SQL Server® mit Dateispeicher-Option empfohlen.
Dadurch wird wird Archivierungskapazität von GFI MailArchiver erheblich gesteigert.
HINWEIS
Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn die EMails in Microsoft® SQL Server archiviert werden. Für Microsoft® SQL Server mit
Dateispeicher-Option können Sie stattdessen die Überwachungsfunktionen von GFI
MailArchiver verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der
Überwachung (Seite 181).
Für GFI MailArchiver mit einer Microsoft® SQL Server 2000/2005/2008-Datenbank wird folgende
Konfiguration empfohlen:
Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI MailArchiver-Installation
Physische Festplatte 2: Microsoft® SQL Server-Datendatei (.mdf).
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 38
Physische Festplatte 3: Microsoft® SQL Server-Protokolldatei (.ldf)
Physische Festplatte 4: Indizes der E-Mail-Datenbank
Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte
Festplattenlaufwerke verteilt werden. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte wird so vermieden.
HINWEIS
Überprüfen Sie nach dem ersten Monat der Archivierung die Dateigröße der
Datenbankdatei. Schätzen Sie anhand dieses Werts die voraussichtliche Größe der
Archivdatenbank z. B. nach sechs Monaten. Wenn die Schätzung der Archivspeichergröße
einen Wert von mehr als 20 GB ergibt, sollten Sie eine Konfiguration der ArchivspeicherVerwaltungsfunktion von GFI MailArchiver in Betracht ziehen.
WICHTIG
Konfigurieren Sie Microsoft® SQL Server für GFI MailArchiver so, dass dieser den
gemischten Authentifizierungsmodus verwendet.
So wechseln Sie in den gemischten Authentifizierungsmodus:
1. Klicken Sie im Enterprise Manager mit der rechten Maustaste auf den Knoten SQL Server >
Eigenschaften.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit, und wählen Sie unter Authentifizierung die Option
SQL Server und Windows aus.
3. Speichern Sie die Einstellungen.
2.5 Vor der Installation
1. Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit
administrativen Berechtigungen verwenden.
2. Speichern Sie aktuelle Arbeiten, und schließen Sie alle auf dem Computer geöffneten
Anwendungen.
3. Überprüfen Sie, ob der Computer, auf dem Sie GFI MailArchiver installieren, die in den
Systemanforderungen aufgeführten System- und Hardwareanforderungen erfüllt.
4. Überprüfen Sie die Microsoft® Exchange Server-Rolle:
GFI MailArchiver kann nicht auf einer Microsoft® Exchange Server 2007/2010-Edge-Rolle installiert
werden, da ein derartiger Server typischerweise in einer DMZ unter Verwendung von ADAM (Active
Directory® Application Mode)/AD LDS (Lightweight Directory Services) anstelle von Active Directory
eingerichtet wird.
Stellen Sie sicher, dass IMAP aktiviert ist, wenn Sie die Installation auf einem Microsoft® Exchange
Server 2007/2010 mit Client-Zugriffs-Funktion ausführen.
2.6 Installieren von GFI MailArchiver
1. Doppelklicken Sie auf:
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 39
Mailarchiver.exe für die Installation von GFI MailArchiver auf einem 32-Bit-System
Mailarchiver_x64.exe für die Installation von GFI MailArchiver auf einem 64-Bit-System
2. Wählen Sie im Dialogfeld Installationssprache wählen die Sprache aus, die Sie während der
Installation verwenden möchten. Klicken Sie anschließend auf OK.
3. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter.
4. Wenn Sie prüfen möchten, ob eine neue-Version von GFI MailArchiver verfügbar ist, aktivieren Sie
das Kontrollkästchen Prüfen, ob auf der Website von GFI eine neuere Version von GFI MailArchiver
zur Verfügung steht, und klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie andernfalls die Option Nicht auf neue
Version prüfen, und klicken Sie auf Weiter.
HINWEIS
Für die Überprüfung auf eine neuere Version ist eine Internetverbindung erforderlich.
5. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, und aktivieren Sie die Option Ich stimme der
Lizenzvereinbarung zu. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
6. Klicken Sie auf Weiter, um GFI MailArchiver im Standardordner zu installieren. Für eine Installation
in einem anderen Verzeichnis klicken Sie auf Ändern, und wählen Sie den neuen Installationspfad aus.
7. Wenn Sie die Standardwerte für die Website und die Verknüpfung des virtuellen Verzeichnisses
ändern möchten, können Sie die gewünschten Werte in die Felder Website: und Verknüpfung zu
virtuellem Verzeichnis: eingeben. Diese Werte geben die URL an, die für den Zugriff auf GFI
MailArchiver verwendet wird. Klicken Sie auf Weiter.
8. Klicken Sie auf Installieren.
9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Installationsassistenten zu schließen.
2.7 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange
Sobald GFI MailArchiver konfiguriert ist und der E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens ordnungsgemäß
archiviert wird, können Sie eine Richtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen
von E-Mails, die zuvor archiviert wurden, Speicherplatz auf dem Microsoft Exchange Server
freizugeben. Dies kann durch die Verwendung von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent oder durch
Verwendung der Microsoft Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie erreicht werden.
2.7.1 Entfernen von E-Mails in Exchange mithilfe von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
Konfigurieren Sie GFI MailArchiver so, dass E-Mails aus Benutzerpostfächern archiviert werden und EMails aus Microsoft Exchange entfernt werden, sobald sie archiviert wurden. Dadurch wird
Speicherplatz freigegeben und die Leistung Ihres Microsoft Exchange Servers verbessert.
So konfigurieren Sie den GFI MailArchiver-Archivierungsassistent:
1. Aktivieren Sie die automatische Archivierung (Journal) aller E-Mails. Weitere Informationen
finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 117).
2. Konfigurieren Sie den GFI MailArchiver-Archivierungsassistent so, dass die Option Nach neuen EMails suchen alle X Stunden aktiviert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails kontinuierlich
archiviert werden. Wählen Sie im Fenster Richtlinie löschen die Option Archivierte E-Mails sofort
dauerhaft löschen, um Speicherplatz auf dem Microsoft Exchange Server freizugeben. Weitere
Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen (Seite 137).
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 40
3. E-Mails werden nur einmal mithilfe der Single-Instance-Storage-Funktionalität archiviert. Der GFI
MailArchiver-Archivierungsassistent überprüft anschließend, ob die E-Mail aktiviert wurde und
entfernt sie aus dem Postfach.
2.7.2 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2003
Nachdem GFI MailArchiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß
archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die
Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server
freizugeben.
HINWEIS
Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen
Sie folgende Entscheidungen treffen:
Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen
Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe
Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten
Erstellen einer Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung
1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange, und klicken Sie auf System-Manager.
2. Erweitern Sie im linken Bereich von Exchange System-Manager die Option Empfänger. Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf Empfängerrichtlinien, wählen Sie Neu, und klicken Sie auf
Empfängerrichtlinie. Das Dialogfeld Neue Richtlinie wird angezeigt.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Postfach-Managereinstellungen, und klicken Sie auf OK.
HINWEIS
Wenn die Option Postfach-Managereinstellungen nicht angezeigt wird, wenden Sie das
Exchange Service Pack erneut an. Das Service Pack wurde eventuell nicht korrekt
angewendet.
4. Das Dialogfeld Eigenschaften wird angezeigt. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die
Empfängerrichtlinie ein.
HINWEIS
Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen wie „Postfacheinstellungen für die
Buchhaltungsabteilung“.
5. Klicken Sie auf Ändern. Das Dialogfeld Exchange-Empfänger suchen wird angezeigt.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein. In diesem Beispiel treffen die Einstellungen für die
Postfachverwaltung nur auf Konten mit einem Exchange-Postfach zu. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Benutzer mit Exchange-Postfach.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 41
7. Wählen Sie die Registerkarte Speicher, um Empfängerrichtlinien für die Postfachverwaltung zu
konfigurieren, die sich auf einen bestimmten Exchange 2003-Computer beziehen. Gehen Sie dazu wie
folgt vor:
Klicken Sie auf Postfächer auf diesem Server und anschließend auf Durchsuchen. Das Listenfeld
Exchange-Server auswählen wird angezeigt. Wählen Sie den Server aus, den Sie verwenden
möchten, und klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf Postfächer in diesem Postfachspeicher, klicken Sie auf Durchsuchen, um nach
einem Speicher zu suchen, und klicken Sie anschließend auf OK.
8. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und anschließend auf Feld. Folgende Optionen stehen
zur Auswahl:
Benutzer
Kontakt
Gruppe
Öffentlicher Ordner
HINWEIS
Die Schritte 8–11 sind optional, wenn Sie weitere Angaben zu einem Postfach, einem
Benutzer, einer Gruppe oder einem Ordner machen möchten.
9. Klicken Sie in diesem Beispiel auf Benutzer und anschließend auf Abteilung, um im Feld Wert die
Abteilung auszuwählen.
10. Wählen Sie unter Bedingung eine der folgenden Optionen:
Beginnt mit
Endet mit
Ist (genau)
Ist nicht
Vorhanden
Nicht vorhanden
11. Wenn Sie die Bedingung Beginnt mit, Endet mit, Ist (genau) oder Ist nicht auswählen, geben Sie
im Feld Wert einen Wert ein. Klicken Sie beispielsweise auf Ist (genau), und geben Sie Buchhaltung
ein, um alle Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung zu finden.
12. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Bedingung zur Liste hinzuzufügen.
HINWEIS
Sie können auch weitere Bedingungen hinzufügen. Alle Bedingungen müssen jedoch
zutreffen, um eine Übereinstimmung anzuzeigen.
13. Wenn Sie alle Bedingungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Suche starten.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 42
HINWEIS
Alle Übereinstimmungen werden in der neuen Liste im Dialogfeld Exchange-Empfänger
suchen angezeigt.
14. Wenn in der Liste die richtigen Benutzer für diese Empfängerrichtlinie angezeigt werden, klicken
Sie auf OK. Ändern Sie andernfalls die Suchbedingungen bis die richtigen Benutzer für diese
Empfängerrichtlinie angezeigt werden.
15. Klicken Sie auf OK. Sie erhalten die folgende Meldung:
Wenn ein Filter für eine Empfängerrichtlinie geändert wird, bedeutet dies
nicht, dass die Proxyadressen von Empfängern, die sich möglicherweise
nicht mehr unter der Kontrolle der Richtlinie befinden, automatisch neu
ausgewertet werden. Damit diese Empfänger Proxyadressen von den neuen
Richtlinien erhalten können, zu denen sie gehören, verwenden Sie ,Diese
Richtlinie jetzt anwenden‘ für die Richtlinien, die sich jetzt auf diese
Empfänger auswirken.
Diese Meldung hat keine Auswirkungen auf die Empfängerrichtlinien für die Postfachverwaltung.
Klicken Sie auf OK.
16. Unter Filterregeln zeigt die LDAP-Filteranweisung die aktuelle Filterregel an. Klicken Sie auf die
Registerkarte Postfach-Managereinstellungen (Richtlinie).
17. Klicken Sie unter Bei der Verarbeitung eines Postfachs auf eine der folgenden Optionen zur
Behandlung von Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten:
Nur Bericht erstellen
Objekte in Ordner „Gelöschte Objekte“ stellen
In Systembereinigungsordner verschieben
Sofort löschen
HINWEIS
Lassen Sie bei Verwendung der Option Sofort löschen für Ordner Vorsicht walten, da die
Benutzer ihre Nachrichten möglicherweise wiederherstellen müssen.
18. Markieren Sie in der Liste der Ordner den Ordner, den Sie konfigurieren möchten, und klicken Sie
auf Bearbeiten.
19. Geben Sie im Dialogfeld Ordneraufbewahrungseinstellungen eine Verfallszeit an, zu der die
ausgewählte Verarbeitungsaktion stattfinden soll, geben Sie eine maximal zulässige Größe für die
Nachrichten an, auf die die Aktion angewendet werden soll, und klicken Sie auf OK.
Wenn Sie z. B. 90 und 2048 eingeben, werden alle Nachrichten verarbeitet, die älter sind als 90 Tage
und eine Größe von mehr als 2 MB haben. Es wird empfohlen, die Größe auf 1 KB festzulegen, wenn
Sie auch kleine Nachrichten entfernen möchten.
20. Wiederholen Sie die Schritte 18 und 19 für jeden Ordner in der Liste, den Sie konfigurieren
möchten.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 43
21. Klicken Sie auf Nach Verarbeitung Benachrichtigung an Benutzer senden, wenn Sie den
Benutzern eine E-Mail-Nachricht senden möchten, die sie über die Verarbeitung ihrer Postfächer
benachrichtigt.
22. Klicken Sie auf Nachricht, um die Benachrichtigung zu bearbeiten. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Einfügen der Anzahl verarbeiteter Nachrichten, wenn Sie eine Zusammenfassung
der Anzahl der verarbeiteten überlangen Nachrichten wünschen. Klicken Sie auf OK, um zum
Dialogfeld Eigenschaften zurückzukehren.
23. (Optional) Wenn Sie bestimmte Nachrichtenklassen ausschließen möchten (um z. B. die
Verarbeitung von Aufgaben zu verhindern), klicken Sie auf das Feld Bestimmte Nachrichtenklassen
ausschließen und anschließend auf Anpassen. Das Dialogfeld Nachrichtenklassen wird angezeigt.
Geben Sie im Feld Nachrichtenklassen ausschließen eine Nachrichtenklasse ein. Geben Sie z. B. IPM.
Task ein, und klicken Sie auf <b>Hinzufügen</b>. Fügen Sie alle Klassen hinzu, die ausgeschlossen
werden sollen.
Beispiele für Nachrichtenklassen sind:
Kalender IPM.Appointment
Kontakte IPM.Contact
Posteingang IPM.Note
Journal IPM.Activity
Anmerkungen IPM.StickyNote
Aufgaben IPM.Task
Besprechungsanfragen IPM.Schedule.Meeting.Request
Eine vollständige Liste der Nachrichtenklassen finden Sie auf folgender Microsoft-Website:
http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa262246(office.10).aspx
24. Nachdem Sie die jeweiligen Nachrichtenklassen hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK, um zum
Dialogfeld Eigenschaften zurückzukehren.
25. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eigenschaften zu schließen.
Die neue Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung wird rechts im Exchange System-Manager
angezeigt.
Konfigurieren der Postfachverwaltung auf Serverebene
Um den Tag und die Uhrzeit für die Ausführung einer Richtlinie festzulegen, ändern Sie die
Einstellungen auf Serverebene. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange, und klicken Sie auf System-Manager.
2. Erweitern Sie im linken Bereich von Exchange System-Manager die Option Server.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu konfigurierenden Computer, und klicken Sie
anschließend auf Eigenschaften.
Das Dialogfeld Eigenschaften von <Servername> wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Postfach-Verwaltung, um die aktuellen Einstellungen anzuzeigen.
5. Führen Sie unter Postfach-Verwaltungsvorgang starten eine der folgende Aktionen aus:
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um eine Uhrzeit auszuwählen, zu der die Postfachverwaltung
ausgeführt werden soll.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 44
Klicken Sie auf Anpassen, klicken Sie in der linken Spalte auf einen Tag und dann in der obersten
Zeile auf eine Uhrzeit. Klicken Sie auf <b>OK</b>, nachdem Sie die gewünschten Zeiten ausgewählt
haben.
6. Klicken Sie auf <b>Berichten</b>, um die Art des Berichts auszuwählen (detaillierter Bericht oder
Zusammenfassung), der bei der Postfachverarbeitung erstellt werden soll. Sie müssen außerdem einen
Empfänger für die Berichte auswählen. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie einen Empfänger
aus, und klicken Sie auf OK.
HINWEIS
Sie können Berichte nicht an Verteilerlisten senden.
7. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen für die Postfachverwaltung zu übernehmen.
HINWEIS
Weitere Informationen zur Verwendung von Systemrichtlinien für die Konfiguration von
Postfachspeicherbeschränkungen in Exchange Server 2003 finden Sie hier:
http://support.microsoft.com/kb/822938
2.7.3 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2007
Nachdem GFI MailArchiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß
archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die
Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server
freizugeben.
HINWEIS
Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen
Sie folgende Entscheidungen treffen:
Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen
Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe
Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten
So verwenden Sie die Microsoft® Exchange-Verwaltungskonsole, um neue Einstellungen
für verwaltete Inhalte zu erstellen:
1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.
2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration, und klicken Sie auf Postfach.
3. Klicken Sie im Ergebnisbereich auf die Registerkarte Verwaltete Standardordner (oder auf die
Registerkarte Verwaltete benutzerdefinierte Ordner), und wählen Sie den verwalteten Ordner aus,
für den die Einstellungen für verwaltete Inhalte erstellt werden sollen.
4. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte. Der Assistent für
neue Einstellungen für verwaltete Inhalte wird angezeigt.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 45
5. Geben Sie auf der Seite Einführung im Feld Name der Einstellungen für verwaltete Inhalte, die in
der Exchange-Verwaltungskonsole angezeigt werden sollen den Namen der neuen Einstellungen ein
(z. B. Aufbewahrungsrichtlinie der Buchhaltungsabteilung).
6. Im Feld Nachrichtentyp können Sie den Nachrichtentyp auswählen, für den Sie Einstellungen für
verwaltete Inhalte erstellen möchten. Wenn Sie Alle Elemente auswählen, werden die Einstellungen
für verwaltete Inhalte, die Sie erstellen, auf alle Elemente im verwalteten Ordner angewendet (mit
Ausnahme der Nachrichtentypen, für die Sie separate Inhaltseinstellungen erstellt haben).
HINWEIS
Sie können den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte wiederholt
ausführen, um weitere, separate Inhaltseinstellungen für verschiedene
Nachrichtentypen zu erstellen. Wenn mehrere Inhaltseinstellungen bestehen, haben
spezifische Einstellungen immer Vorrang vor allgemeinen Einstellungen. Wenn z. B. eine
Einstellung für Alle Postfachinhalte und eine für Voicemail existiert, wird die
Voicemail-Richtlinie auf Voicemail angewendet, die Richtlinie Alle Postfachinhalte
jedoch auf alle anderen Elemente.
7. Um die Nachrichtenaufbewahrung festzulegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dauer des
Aufbewahrungszeitraums (Tage). Die folgenden Optionen werden aktiviert:
a) Geben Sie im Feld rechts neben dem Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage)
die Anzahl der Tage ein, nach denen eine Nachricht ablaufen soll.
b) Wählen Sie in der Liste Aufbewahrungszeitraum beginnt aus den folgenden Optionen aus:
Nach der Übermittlung, Enddatum für Kalenderaufgaben und Aufgabenserien Der
Aufbewahrungszeitraum für E-Mail-Nachrichten beginnt mit der Zustellung. Der
Aufbewahrungszeitraum für Kalenderelemente und Aufgabenserien beginnt an ihrem Enddatum.
b) Wählen Sie in der Liste Am Ende des Aufbewahrungszeitraums auszuführende Aktion aus den
folgenden Optionen aus:
Endgültig löschen Nachrichten werden endgültig gelöscht und können vom Benutzer nicht
wiederhergestellt werden.
Elemente mit Markierung für Überschreitung des Aufbewahrungslimits Nachrichten werden in
einer schattierten, durchgestrichenen Schriftart in Outlook angezeigt. Weitere Aktionen finden nicht
statt. Die Ablaufaktion wird verwendet, um den Benutzer aufzufordern, eine Aktion durchzuführen.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Die Seite Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte stellt eine Zusammenfassung der
Einstellungen zur Verfügung, die Sie angewendet haben.
10. Um den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte abzuschließen, klicken Sie auf
Neu.
11. Klicken Sie auf der Seite Fertigstellung auf Fertig stellen, um den Assistenten für neue
Einstellungen für verwaltete Inhalte zu beenden.
12. Wenn Sie die neuen Einstellungen für verwaltete Inhalte anzeigen möchten, erweitern Sie im
Ergebnisbereich der Exchange-Verwaltungskonsole den verwalteten Ordner, auf den Sie die
Einstellungen angewendet haben.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 46
13. Um eine von Ihnen erstellte Einstellung für verwaltete Inhalte zu bearbeiten, klicken Sie mit der
rechten Maustaste darauf und klicken dann auf Eigenschaften.
HINWEIS
Weitere Informationen zur Erstellung einer E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange
Server 2007 finden Sie hier: http://technet.microsoft.com/en-us/library/aa996014
(EXCHG.80).aspx
2.7.4 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2010
Nachdem GFI MailArchiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß
archiviert werden, können Sie in Microsoft® Exchange eine Empfängerrichtlinie für die
Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server
freizugeben.
HINWEIS
Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen
Sie folgende Entscheidungen treffen:
Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen
Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe
Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten
Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole
1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.
2. Erweitern Sie in der Konsolenstruktur die gewünschte Gesamtstruktur, und wählen Sie
Organisationskonfiguration > Postfach.
3. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neue Aufbewahrungsrichtlinie.
4. Füllen Sie auf der Seite Einführung die folgenden Felder aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Name
Verwenden Sie dieses Feld, um einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie anzugeben.
Hinzufügen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um der Richtlinie Aufbewahrungstags hinzuzufügen. Um ein Tag aus
der Richtlinie zu entfernen, klicken Sie auf den Tagnamen und anschließend auf <b>Entfernen</b>.
5. Klicken Sie auf der Seite Postfächer auswählen auf Hinzufügen, um die Postfächer auszuwählen,
auf die Sie die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden möchten.
HINWEIS
Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne sie auf Postfächer anzuwenden.
Sie können die Richtlinie auch später auf Postfächer anwenden.
6. Überprüfen Sie auf der Seite Neue Anwendungsrichtlinie Ihre Konfigurationseinstellungen. Um
Konfigurationsänderungen vorzunehmen, klicken Sie auf Zurück.
7. Klicken Sie auf Neu, um die Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 47
8. Überprüfen Sie Folgendes auf der Seite Fertigstellung, und klicken Sie dann zum Schließen des
Assistenten auf Fertig stellen:
Der Status Abgeschlossen zeigt an, dass der Assistent die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hat.
Der Status Fehler zeigt an, dass die Aufgabe nicht abgeschlossen wurde. Wenn beim Ausführen der
Aufgabe ein Fehler auftritt, suchen Sie in der Zusammenfassung nach einer Erklärung, und klicken Sie
dann auf Zurück, um Konfigurationsänderungen vorzunehmen.
Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach mithilfe der ExchangeVerwaltungskonsole
1. Erweitern Sie in der Konsolenstruktur die gewünschte Gesamtstruktur, und wählen Sie
Empfängerkonfiguration > Postfach.
2. Wählen Sie im Ergebnisbereich das Postfach aus, auf das die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet
werden soll. Sie können mehrere Postfächer mithilfe der UMSCHALT- oder STRG-Taste auswählen
3. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Eigenschaften.
4. Klicken Sie unter Postfachbenutzer > Eigenschaften auf die Registerkarte Postfacheinstellungen,
wählen Sie Messaging-Datensatzverwaltung, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften.
5. Aktivieren Sie unter Messaging-Datensatzverwaltung das Kontrollkästchen
Aufbewahrungsrichtlinie anwenden, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die gewünschte
Aufbewahrungsrichtlinie für das Postfach auszuwählen.
6. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann in Eigenschaften für Postfachbenutzer auf Anwenden.
HINWEIS
Weitere Informationen zur Erstellung einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange
Server 2010 finden Sie hier: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff625224.aspx
2.7.5 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2013
Nachdem GFI MailArchiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß
archiviert werden, können Sie in Microsoft® Exchange eine Empfängerrichtlinie für die
Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server
freizugeben.
HINWEIS
Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen
Sie folgende Entscheidungen treffen:
Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen
Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe
Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten
Schritt 1: Erstellen eines Aufbewahrungstags
Erstellen eines Aufbewahrungstags mithilfe des Microsoft® Exchange Admin Center
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 48
1. Wählen Sie Compliance Management (Kompatibilitätsverwaltung) > Retention Tags
(Aufbewahrungstags), und klicken Sie auf Neu.
2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Applied automatically to entire mailbox (All) (Wird automatisch auf das
gesamte Postfach angewendet (Alle))
Wählen Sie diese Option, um ein
Standardrichtlinientag (DPT, Default
Policy Tag) zu erstellen. Sie können
DPTs verwenden, um eine
Standardlöschrichtlinie oder eine
Standardarchivierungsrichtlinie zu
erstellen, die auf alle Objekte im
Postfach angewendet wird.
Applied automatically to a specific folder (Wird automatisch auf einen
bestimmten Ordner angewendet)
Wählen Sie diese Option, um ein
Aufbewahrungsrichtlinientag (RPT,
Retention Policy Tag) für einen
Standardordner wie den Posteingang
oder den Ordner für gelöschte Objekte
zu erstellen.
Applied by users to items and folders (Personal) (Wird von Benutzern auf
Objekte und Ordner angewendet (Persönlich))
Verwenden Sie diese Option, um
persönliche Tags zu erstellen.
Benutzer von Outlook und Outlook
Web App können dadurch eine andere
Archivierungs- oder Löscheinstellung
anwenden als für den Ordner oder für
das gesamte Postfach festgelegt
wurde.
3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, und klicken Sie auf Speichern.
Schritt 2: Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie
Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe des Microsoft® Exchange Admin Center
1. Wählen Sie Compliance Management (Kompatibilitätsverwaltung) > Retention Policies
(Aufbewahrungsrichtlinien), und klicken Sie auf Neu.
2. Füllen Sie auf der Seite New Retention Policy (Neue Aufbewahrungsrichtlinie) die folgenden
Felder aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Name
Verwenden Sie dieses Feld, um einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie
anzugeben.
Retention Tags
(Aufbewahrungstags)
Klicken Sie auf <b>Hinzufügen</b>, um die Aufbewahrungstags auszuwählen, die
dieser Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt werden sollen. Um ein Tag aus der
Richtlinie zu entfernen, klicken Sie auf den Tagnamen und anschließend auf
<b>Entfernen</b>.
3. Klicken Sie auf Speichern.
HINWEIS
Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne sie auf Postfächer anzuwenden.
Sie können die Richtlinie auch später auf Postfächer anwenden.
Schritt 3: Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachbenutzer
Nach dem Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie muss diese auf Postfachbenutzer angewendet
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 49
werden. Sie können verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien auf unterschiedliche Gruppen von
Benutzern anwenden.
So weisen Sie einem Postfach eine Aufbewahrungsrichtlinie zu:
1. Starten Sie das Microsoft® Exchange Admin Center.
2. Klicken Sie auf Empfänger.
3. Wählen Sie unter Postfächer die Option Bearbeiten.
4. Klicken Sie auf Postfachfeatures.
5. Wechseln Sie zum Feld Aufbewahrungsrichtlinie, und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die zuvor
erstellte Aufbewahrungsrichtlinie aus.
6. Klicken Sie auf Speichern.
HINWEIS
Weitere Informationen zur Erstellung einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange
Server 2013 finden Sie hier: http://technet.microsoft.com/enus/library/ff625224.aspx#EMC
2.7.6 Deinstallationsinformationen
So deinstallieren Sie GFI MailArchiver:
1. Klicken Sie auf Start > Systemsteuerung > Programme > Programm deinstallieren.
2. Wählen Sie GFI MailArchiver aus der Liste aus, und klicken Sie auf Deinstallieren.
3. Wenn die Meldung Sind Sie sicher, dass Sie GFI MailArchiver deinstallieren möchten? angezeigt
wird, klicken Sie auf Ja.
4. Klicken Sie nach Abschluss auf Fertig stellen.
GFI MailArchiver
2 Installieren von GFI MailArchiver | 50
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent
Nach der erfolgreichen Installation von GFI MailArchiver wir der Begrüßungsbildschirm angezeigt.
Klicken Sie auf Konfigurieren, um GFI MailArchiver mithilfe des Nachinstallationsassistenten zu
konfigurieren.
Der Nachinstallationsassistent unterstützt Sie bei Folgendem:
AUFGABE
BESCHREIBUNG
Einen gültigen Lizenzschlüssel
eingeben
Ein gültiger Lizenzschlüssel ist erforderlich, um GFI
MailArchiver nach der Installation verwenden zu
können, Geben Sie den erworbenen
Lizenzschlüssel oder einen Testschlüssel ein, wenn
Sie GFI MailArchiver zunächst testen möchten. Ein
Benutzertestschlüssel kann unter
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_
DownloadRegistrationForm angefordert werden.
Archivspeichereinstellungen
einrichten
Konfigurieren Sie die Archivspeichereinstellungen,
um Eigenschaften wie Name, Datenbanktyp und
Indexspeicherorte anzugeben. Diese Einstellungen
dienen GFI MailArchiver als Vorlage für die
automatische Erstellung neuer Archivspeicher.
Eine Archivierungsmethode
auswählen
Die Archivierungsmethode gibt an, wie E-Mails von
Microsoft® Exchange Server in den Archivspeichern
von GFI MailArchiver archiviert werden. Wählen Sie
aus den folgenden Optionen die gewünschte
Archivierungsmethode aus.
Klicken Sie auf Weiter, um GFI MailArchiver für die Erstbenutzung einzurichten.
3.1 Lizenzkonfiguration
Geben Sie im Fenster Lizenzkonfiguration den Lizenzschlüssel ein, den Sie beim Kauf von GFI
MailArchiver erhalten haben. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel überprüfen und anschließend auf
Weiter, um fortzufahren.
HINWEIS
Zur Evaluierung von GFI MailArchiver können Sie einen kostenlosen Evaluierungsschlüssel
von GFI Software Ltd unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm
anfordern.
3.2 Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen
Innerhalb von GFI MailArchiver dienen Archivspeicher als Container, die archivierte E-Mails enthalten.
Archivspeicher bestehen aus mehreren Komponenten, z. B.:
Eine Datenbank, in der E-Mail-Metadaten gespeichert werden,
Eine Datenbank, in der sowohl E-Mail-Metadaten als auch E-Mail-Daten gespeichert werden,
Ein Speicherort auf der Festplatte, der als E-Mail-Index verwendet wird,
Ein Speicherort auf der Festplatte zur Speicherung von E-Mail-Daten.
Archivspeicher werden je nach Archivspeicherprofil automatisch erstellt. Im Archivspeicherprofil sind
Benennungskonvention, Datenbanktyp sowie die Speicherorte der Datenbankdateien, E-Mail-Dateien
und Indizes angegeben. Erstellen Sie mithilfe des Archivspeicher-Assistenten die neuen
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 51
Archivspeichereinstellungen, die als Vorlage zur automatischen Erstellung weiterer Archivspeicher
verwendet werden sollen.
So rufen Sie den Archivspeicher-Assistenten manuell auf:
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher.
2. Klicken Sie im Fenster Archivspeicher auf Neue Archivspeichereinstellungen.
3. (Optional) Um die Suchfunktion in Archivspeichern zu deaktivieren, deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen Benutzern das Durchsuchen dieses Archivspeichers ermöglichen (standardmäßig
aktiviert). Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
4. (Optional) Klicken Sie auf Erweitert, um das Benennungsmuster für neue Archivspeicher zu
bearbeiten. Wählen Sie auf der vordefinierten Liste eine Option aus, oder wählen Sie
Benutzerdefiniertes Muster, um die Konvention für die Benennung anzupassen. Klicken Sie zum
Fortfahren auf Weiter.
Screenshot 19: Nachinstallationsassistent – Auswählen des Datenbanktyps
5. Wählen Sie den Speicherort für archivierte E-Mails aus. Folgende Optionen sind verfügbar:
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 52
DATENBANKTYP
BESCHREIBUNG
Microsoft SQL
Server mit
Dateispeicher
Empfohlen, wenn die Archivierung bei mehr als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen
E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll
Wählen Sie diese Option, damit GFI MailArchiver einen SQL-Server® verwendet, um E-Mail-Header
und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu
speichern.
HINWEIS
Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server® installiert sein.
Microsoft SQL
Server
Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 500 Postfächern oder bei einem
durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll, oder
wenn Sie eine vollständige Überwachung der Benutzer- und Datenbankaktivitäten benötigen
Wählen Sie diese Option, damit GFI MailArchiver einen SQL-Server® verwendet, um sowohl E-MailHeader/Metadaten als auch E-Mail-Daten zu speichern.
HINWEIS
Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server® installiert sein.
SQL Server
Express mit
Dateispeicher
Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 100 Postfächern oder bei einem
durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll
Wählen Sie diese Option, damit GFI MailArchiver eine SQL-Server® Express-Datenbank verwendet, um
E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um EMail-Daten zu speichern.
HINWEIS
Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server® Express installiert sein. Diese Software kann
kostenlos von der Microsoft®-Website heruntergeladen werden.
GFI
MailArchiverDatenbank
Nur für Testzwecke empfohlen
Wählen Sie diese Option, um alle E-Mail-Header/Metadaten in einer Firebird-Datenbank und die EMail-Daten an einem von Ihnen festgelegten Speicherort zu speichern.
HINWEIS
Für die Auswahl dieser Option muss Firebird NICHT installiert sein. GFI MailArchiver erstellt
automatisch eine Datenbank.
6. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
3.2.1 Konfigurieren des Archivspeichers – GFI MailArchiver-Datenbank
Wenn Sie sich für eine GFI MailArchiver-Datenbank entschieden haben, müssen Sie Neue
Archivspeichereinstellungen erstellen, die von GFI MailArchiver als Vorlage für die Einrichtung neuer
Archivspeicher verwendet werden.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 53
Screenshot 20: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts
1. Wählen Sie den Speicherort der Datenbankdatei, der E-Mail-Datei und des Suchindex aus, die für die
GFI MailArchiver-Datenbank verwendet werden sollen. Geben Sie außerdem die erforderlichen
Anmeldeinformationen an, die für den Zugriff auf die festgelegten Speicherorte verwendet werden
sollen.
OPTION
BESCHREIBUNG
Speicherort der Datenbankdatei
Legt den Speicherort der Firebird-Datenbank fest. Geben Sie den
Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort
dieser Datei auszuwählen.
HINWEIS
UNC-Pfade werden nicht unterstützt.
Speicherort der E-Mail-Datei
Legt den Speicherort der E-Mail-Dateien fest. Geben Sie den Pfad
ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser
Datei auszuwählen.
HINWEIS
UNC-Pfade werden nicht unterstützt.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 54
OPTION
BESCHREIBUNG
Speicherort des Suchindexes
Legt den Speicherort des Suchindexes fest. Geben Sie den Pfad ein,
oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei
auszuwählen.
HINWEIS
UNC-Pfade werden unterstützt.
Folgenden Benutzernamen und folgendes
Kennwort für den Zugriff auf den oben
angegebenen UNC-Pfad verwenden
Aktivieren Sie diese Option, um die Eingabe von Anmeldenamen und
Kennwort zu ermöglichen. Die eingegebenen
Anmeldeinformationen werden für den Zugriff auf die ausgewählten
UNC-Pfade verwendet.
2. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
3. Klicken Sie auf Fertig stellen.
3.2.2 Konfigurieren des Archivspeichers – SQL Server®
Wenn Sie sich für Microsoft® SQL Server, Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher oder SQL Server®
Express mit Dateispeicher entschieden haben, werden Sie nun aufgefordert, einen neuen
Archivspeicher einzurichten.
HINWEIS
Stellen Sie sicher, dass SQL Server® mit Authentifizierung im gemischten Modus
installiert und TCP/IP aktiviert ist.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 55
Screenshot 21: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen der Datenbank
1. Wählen Sie im Fenster Details des Datenbankservers einen SQL-Server® aus der Liste der
automatisch erkannten Server aus, oder geben Sie die Details manuell ein.
OPTION
BESCHREIBUNG
Datenbankserver auswählen,
in dem die archivierten EMails gespeichert werden
sollen
Ermöglicht die Auswahl eines SQL-Servers® aus der Liste der erkannten Microsoft® SQLServer. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut überprüfen, um erneut auf Server zu
prüfen, die seit dem Laden der Seite eine Online-Verbindung hergestellt haben.
Datenbankserver angeben,
der für die Archivierung
Ihrer E-Mails verwendet
werden soll
Wählen Sie diese Option, um die Liste der erkannten Microsoft® SQL-Server zu
ignorieren und die für den Archivspeicher zu verwendenden Serverdetails selbst
anzugeben.
2. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
3. Falls Sie im vorherigen Fenster die manuelle Angabe der Details für die Speicherung der
archivierten E-Mails gewählt haben, müssen Sie in das Feld Datenbankserver den Namen der
Microsoft® SQL Server-Datenbank eingeben. Wenn ein Datenbankserver ausgewählt wurde, fahren Sie
mit dem nächsten Schritt fort.
4. Wählen Sie die Authentifizierungsmethode aus, mit der eine Verbindung zum SQL-Server®
hergestellt werden soll.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 56
OPTION
BESCHREIBUNG
Integrierte WindowsAuthentifizierung
Verwenden Sie die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers für den Zugriff auf SQL
Server®. Die Eingabe von Benutzernamen und Kennwort ist nicht erforderlich.
Microsoft SQL ServerAuthentifizierung
Verwenden Sie den in den gleichnamigen Feldern eingegebenen Benutzernamen und das
Kennwort für den Zugriff auf SQL Server®.
5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
6. Geben Sie den Pfad für die SQL Server®-Daten (.mdf) und -Protokolldateien (.ldf) an. Wenn eine
vorhandene Datenbank ausgewählt wurde, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
OPTION
BESCHREIBUNG
Standardpfad von Microsoft
SQL Server verwenden
Weist GFI MailArchiver an, die standardmäßig in SQL Server® konfigurierten Pfade zu
verwenden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alternative Pfade
festzulegen.
Speicherort der Datendatei
Legt den Speicherort der von GFI MailArchiver verwendeten Datendateien fest. Geben
Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Pfad auszuwählen.
Pfad der Datendatei auch für
die Protokolldatei
verwenden
Weist GFI MailArchiver an, den im Textfeld Speicherort der Daten- und
Protokolldatei ausgewählten Pfad als Speicherort für die Protokolldatei zu
verwenden.
Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen benutzerdefinierten Speicherort
für die Protokolldatei einzugeben.
Speicherort der
Protokolldatei
Legt den Speicherort der von GFI MailArchiver verwendeten Protokolldateien fest.
Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Pfad
auszuwählen.
7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 57
Screenshot 22: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts
8. Geben Sie die für den ausgewählten SQL Server®-Typ benötigten Dateispeicherorte an.
HINWEIS
In Abhängigkeit vom ausgewählten SQL Server®-Typ können bestimmte Optionen nicht
ausgewählt werden.
Bei Auswahl von Microsoft SQL Server mit Dateispeicher sind beispielsweise die Optionen Speicherort
der Datenbankdatei und Speicherort der E-Mail-Datei deaktiviert.
OPTION
BESCHREIBUNG
Speicherort der E-Mail-Datei
Legt den Speicherort der E-Mail-Daten fest. Geben Sie den Pfad ein, oder
klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei
auszuwählen.
HINWEIS
UNC-Pfade werden nicht unterstützt.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 58
OPTION
BESCHREIBUNG
Speicherort des Suchindexes
Legt den Speicherort des Suchindexes fest. Geben Sie den Pfad ein, oder
klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei
auszuwählen.
HINWEIS
UNC-Pfade werden unterstützt.
Folgenden Benutzernamen und
folgendes Kennwort für den Zugriff auf
den oben angegebenen UNC-Pfad
verwenden
Aktivieren Sie diese Option, um die Eingabe von Anmeldenamen und
Kennwort zu ermöglichen. Die eingegebenen Anmeldeinformationen
werden für den Zugriff auf die ausgewählten UNC-Pfade verwendet.
9. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
WICHTIG
Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen des Datenbanktyps (Seite 35).
10. Klicken Sie auf Fertig stellen.
3.3 Konfigurieren der Archivierungsmethode
GFI MailArchiver bietet, basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens, mehrere Methoden
für die E-Mail-Archivierung. Wählen Sie aus folgenden Optionen aus:
ARCHIVIERUNGSMETHODE
BESCHREIBUNG
Manuelle Archivierung
Der Benutzer entscheidet, welche E-Mails archiviert werden sollen.
Benutzer können mithilfe von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
eine einzelne E-Mail, einen ganzen E-Mail-Ordner oder andere
Dateien manuell archivieren. Für diese Methode ist kein Microsoft®
Exchange erforderlich. Jedes Unternehmen, das Microsoft® Outlook
verwendet, kann E-Mails manuell archivieren, unabhängig davon, wo
seine E-Mails gehostet werden.
Archivierung aller E-Mails
Mithilfe der Journalfunktion von Microsoft® Exchange werden über
die Journalfunktion erfasste E-Mails von GFI MailArchiver kopiert und
auf einem separaten Server archiviert. Dadurch werden
Archivierungsaktivitäten von der Microsoft Exchange Server-Aktivität,
E-Mails zuzustellen, ausgenommen, wodurch Sie Speicherplatz
freigeben und die Leistung Ihres Servers verbessern und gleichzeitig
eine exzellente Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit Ihres
Archivspeichers bieten können. GFI MailArchiver kann auch mit
anderen E-Mail-Servern verwendet werden und kann E-Mails von
allen Mailservern abrufen, die IMAP und Active Directory
unterstützen.
Regelbasierte Archivierung
Als Lösung für Unternehmen, die nicht alles archivieren möchten, ist
es dem Administrator mithilfe der regelbasierten Archivierung
möglich, E-Mails selektiv und basierend auf bestimmten Kriterien zu
archivieren.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 59
HINWEIS
Verwenden Sie die Funktion Postfacharchivierungseinschränkungen, um bestimmte
Postfächer in die Archivierung einzubeziehen bzw. von der Archivierung auszuschließen.
Weitere Informationen finden Sie unter Postfacharchivierungseinschränkungen (Seite
126).
Screenshot 23: Nachinstallationsassistent – Auswählen der Archivierungsmethode
So konfigurieren Sie die Archivierungsmethode:
1. Wählen Sie auf der Registerkarte Konfiguration die Option Archivierungsmethode.
2. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren.
3. Wählen Sie im Fenster Konfigurationsassistent eine oder mehrere der folgenden Optionen aus:
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 60
OPTION
BESCHREIBUNG
Manuelle Archivierung
Mit dieser Methode können Benutzer E-Mails aus ihrer Microsoft Outlook®-Anwendung
in GFI MailArchiver archivieren. Um E-Mails manuell archivieren zu können, muss GFI
MailArchiver-Archivierungsassistent auf Benutzercomputern bereitgestellt sein.
Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der manuellen Archivierung
(Seite 199).
Automatische Archivierung
(Journal)
GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft® Exchange Server zum
Abrufen von E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden
können. Ein Journalingpostfach (in Microsoft Exchange konfiguriert) ist für die Methode
der automatischen Archivierung (Journal) erforderlich und wird mithilfe des
Nachinstallationsassistenten konfiguriert. Mit einem Journalpostfach können Sie EMails von einem Microsoft® Exchange Server archivieren. Weitere Informationen
finden Sie unter Einrichten eines Journalingpostfachs (Seite 61).
Wenn die Methode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert ist, wählen Sie eine
der folgenden Optionen aus:
Alle E-Mails – Wählen Sie diese Option, um alle E-Mails zu archivieren, die über
Ihre konfigurierten Mailserver übermittelt werden. Weitere Informationen finden Sie
unter Verwalten der zu archivierenden Mailserver (Seite 119).
Regelbasierte Archivierung – Archivieren Sie E-Mails anhand von Kriterien, die in
Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter
Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 123).
4. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
3.3.1 Einrichten eines Journalingpostfachs
Wenn Sie Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) ausgewählt haben, müssen Sie
ein Journalingpostfach erstellen. Mit der Journal-Funktion können alle E-Mails eines Unternehmens
aufgezeichnet werden. Mithilfe der Microsoft® Exchange-Journalfunktion können Sie die E-Mails so
leiten, dass sie in einem einzelnen Postfach abgelegt werden. Die E-Mails werden dann von GFI
MailArchiver zur Archivierung abgerufen.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um ein Journalingpostfach auf Microsoft® Exchange
Server zu erstellen:
Journalingpostfach mithilfe des Nachinstallationsassistenten automatisch erstellen
Journalingpostfach für Microsoft® Exchange Server 2003 manuell einrichten
Journalingpostfach für Microsoft® Exchange Server 2007 manuell einrichten
Journalingpostfach für Microsoft® Exchange Server 2010 manuell einrichten
Journalingpostfach für Microsoft® Exchange Server 2013 manuell einrichten
WICHTIG
Wenn die Journalfunktion nicht korrekt eingerichtet wird, ist die E-MailArchivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) NICHT verfügbar.
3.3.2 Erstellen von Journalingpostfächern mithilfe des Nachinstallationsassistenten
So richten Sie die Journalfunktion für Microsoft Exchange Server 2007 und spätere Versionen mithilfe
des Nachinstallationsassistenten ein:
1. Klicken Sie im Konfigurationsassistenten, der sich nach Erstellen des Archivspeicherprofils öffnet,
auf Weiter.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 61
Screenshot 24: Assistent für Journalpostfächer
2. Wählen Sie, ob Sie automatisch ein neues Journalpostfach erstellen oder manuell alle Details des
Journalpostfachs angeben möchten. Der Konfigurationsassistent erkennt vorhandene
Journalpostfächer und ermöglicht deren Nutzung.
OPTION
BESCHREIBUNG
Aus der Liste der erkannten
Journalpostfächer unten ein
Journalpostfach auswählen
Zeigt eine Liste von Journalpostfächern an, die vom Konfigurationsassistenten
erkannt wurden. Aktivieren Sie diese Option, und wählen Sie ein Journalpostfach
aus der angezeigten Liste aus, um dieses zu verwenden.
Mit dem Assistenten ein neues
Journalpostfach erstellen, um die
Archivierung von E-Mails zu
starten
Ermöglicht die automatische Erstellung eines neuen Journalpostfachs. Aktivieren
Sie diese Option, und wählen Sie einen erkannten Microsoft® Exchange Server
aus, für den das neue Journalpostfach erstellt werden soll.
Mit dem Assistenten ein
Journalpostfach manuell erstellen
Ermöglicht das Erstellen eines neuen Journalpostfachs durch die manuelle
Eingabe aller neuen Details. Dazu gehören die Angabe des Postfachspeichers, der
Verbindungsmethode, der verwendeten Ports und der Anmeldeinformationen.
HINWEIS
Wählen Sie diese Option, um ein Journalpostfach in Microsoft® Exchange
Server 2003 zu konfigurieren.
3. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 62
4. Wenn Sie die Option Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die
Archivierung von E-Mails zu starten oder Mit dem Assistenten ein Journalpostfach manuell
erstellen gewählt haben, werden Sie nun aufgefordert, die für das Journalpostfach erforderlichen
Details einzugeben. Wenn die Option Aus der Liste der erkannten Journalpostfächer unten ein
Journalpostfach auswählen ausgewählt ist, klicken Sie auf Weiter.
Folgende Optionen sind verfügbar:
OPTION
BESCHREIBUNG
Mailserver
Zeigt den Namen des erkannten Mailservers an, auf dem sich das Journalpostfach befindet.
Verbinden über:
Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet
wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. Folgende Optionen sind verfügbar:
ExOLEDB – Nur verfügbar, wenn GFI MailArchiver auf dem gleichen Computer wie
Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist.
IMAP – Nur verfügbar, wenn GFI MailArchiver nicht auf dem gleichen Computer wie
Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist.
Exchange Web Services (EWS) – Nur für Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 oder 2010
verfügbar.
IMAP-Port
Diese Option ist NUR verfügbar, wenn IMAP als Verbindungsmethode ausgewählt wird. Legt
den IMAP-Port fest, der für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird.
Standardwert: 143
SSL verwenden
Legt fest, ob SSL (Secure Socket Layer) für eine sichere Verbindung zwischen GFI MailArchiver
und dem Mailserver verwendet werden soll.
Anmeldung:/Kennwort:
Ermöglicht das Festlegen eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit
dem Mailserver eingegeben werden müssen.
Postfach/Ordner
Legt das standardmäßige Verzeichnis/Postfach für das E-Mail-Journal fest.
Standardwert: Posteingang
5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
6. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung des Journalpostfachs abzuschließen.
3.4 Abschluss der Nachinstallation
Nach Erfüllung der Anforderungen des Nachinstallationsassistenten können Sie nun beginnen, Ihre EMails auf dem Microsoft® Exchange-Server mithilfe von GFI MailArchiver zu archivieren.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 63
Screenshot 25: Nachinstallationsassistent erfolgreich abgeschlossen
Bestätigen Sie, dass die Einrichtung der Lizenzierung, der Archivspeichereinstellungen und der
Archivierungsmethode abgeschlossen ist. Klicken Sie dafür auf Fertigstellen.
3.5 Testen der Einrichtung
Testen Sie Ihre Einrichtung je nach ausgewählter Archivierungsmethode im
Nachinstallationsassistenten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails erfolgreich archiviert werden.
Testen der manuellen Archivierung
1. Öffnen Sie eine Microsoft Outlook®-Installation, für die GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
bereitgestellt wurde.
HINWEIS
Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der manuellen Archivierung (Seite
199).
2. Wählen Sie eine E-Mail aus, und klicken Sie auf Archivieren.
3. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 64
4. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die E-Mail mit
GFI MailArchiver-Archivierungsassistent archiviert wurde. Die archivierte E-Mail wird im
Korrespondenzbereich angezeigt.
Testen der automatischen Archivierung (Journal) aller E-Mails
1. Senden Sie eine E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse, deren Posteingang archiviert wird.
2. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv.
Screenshot 26: Suchen nach E-Mail
3. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die
archivierte E-Mail im Korrespondenzbereich angezeigt wird.
Testen der regelbasierten Archivierung
1. Vergewissern Sie sich, dass Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden
Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 123).
2. Erstellen Sie eine E-Mail unter Berücksichtigung der Kriterien, die in den Archivierungsregeln
festgelegt wurden, und senden Sie diese E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse.
3. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv.
4. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die
archivierte E-Mail im Korrespondenzbereich angezeigt wird.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 65
HINWEIS
Wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass GFI MailArchiver E-Mails ordnungsgemäß
archiviert, können Sie Postfachverwaltungsrichtlinien einrichten, um E-Mails von Ihrem
Microsoft Exchange Server zu entfernen. Weitere Informationen finden Sie in den
folgenden Abschnitten:
Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2003
Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2007
Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2010
Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2013
3.6 Verwenden des Portänderungs-Tools
Mithilfe des Portänderungs-Tools können Sie Portkonflikte auf dem Server überprüfen, auf dem GFI
MailArchiver installiert ist. Außerdem ermöglicht das Tool, Fernzugriffsports schnell und einfach zu
ändern.
WICHTIG
Nach der Aktualisierung einer früheren Version von GFI MailArchiver werden
Portnummern auf ihre Standardeinstellungen zurückgesetzt, und Sie müssen das
Portänderungs-Tool erneut ausführen.
Screenshot 27: Benutzeroberfläche des Portänderungs-Tools
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 66
So verwenden Sie das Portänderungs-Tool:
1. Starten Sie das Tool über Programme > GFI\MailArchiver > Tools > PortChange, und klicken Sie
auf PortChange.exe.
HINWEIS
Gelb hinterlegte Felder weisen auf schreibgeschützte Inhalte hin, die nicht geändert
werden können.
2. Klicken Sie auf Portkonflikt überprüfen, um auf Ihrem Computer Ports ausfindig zu machen, die
von einer anderen Anwendung verwendet werden. Während dieses Vorgangs hält das Tool GFI
MailArchiver-Dienste an und startet sie anschließend wieder. Wenn ein Konflikt erkannt wird, wird die
Konflikt verursachende Portnummer rot hervorgehoben. Ports, die keine Konflikte verursachen,
werden grün dargestellt.
3. Geben Sie im Feld Ändern zu einen neuen Wert für den Port ein, den Sie aktualisieren möchten,
und klicken Sie anschließend auf Portänderung(en) übernehmen. Das Tool prüft mit dem neu
eingegebenen Wert erneut auf Portkonflikte und übernimmt die Änderungen.
4. (Optional) Wenn Sie Standardportnummern auf dem GFI MailArchiver-Computer wiederherstellen
möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen und anschließend auf Portänderung(en) übernehmen.
GFI MailArchiver
3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 67
4 Aktualisieren von früheren Versionen
4.1 Gründe für ein Upgrade auf GFI MailArchiver 2013
GFI MailArchiver 2013 bietet Anwendern eine intuitive Handhabung, eine bessere Leistung und
umfasst zahlreiche neue Funktionen, um die Archivierung von E-Mails weiter zu vereinfachen. Zu den
wichtigsten Funktionen dieser Version gehören:
Rollen und Berechtigungen, bei der Sie die Art der den Benutzern zugewiesenen Berechtigungen
konfigurieren können, zum Beispiel dadurch, dass bestimmten Benutzern Löschrechte für E-Mails oder
Berechtigungen, MailInsights-Berichte für andere Benutzer zu erstellen, erteilt werden. Weitere
Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen (Seite 161).
Die Einführung zu GFI MailArchiver-Archivierungsassistent, die Ihnen dabei hilft, einen Plan für die
automatische Archivierung von E-Mails direkt aus Outlook aufzustellen. GFI MailArchiver bietet
außerdem verschiedene Optionen für die automatische Löschung von E-Mails aus dem Postfach,
nachdem der Importvorgang abgeschlossen wurde. Weitere Informationen finden Sie unter
Importieren von E-Mails mithilfe des GFI MailArchiver-Archivierungsassistenten (Seite 137).
Neue MailInsights®-Berichte (E-Mail-Themen und E-Mail-Leistungskennzahlen), die Ihnen dabei
helfen sollen, die E-Mail-Aktivität und Tendenzen Ihres Teams zu überwachen.
Die Gruppe mit Vollzugriff, durch die Mitglieder von Active Directory®-Gruppen in früheren
Versionen alle in Archivspeichern gespeicherten E-Mails zu durchsuchen und nach diesen zu suchen
konnten, wurde durch die Rolle mit Vollzugriff ersetzt, die über Rollen und Berechtigungen
konfiguriert werden kann.
4.2 Aktualisieren von Versionen vor GFI MailArchiver 2012
In GFI MailArchiver 2012 wurde die Archivspeicherverwaltung erneuert, um die
Archivspeichererstellung zu automatisieren. Diese Neuerung wirkt sich auch auf die Funktionsweise
verschiedener Produktfunktionen aus. Außerdem wurden neue Anforderungen für die
Archivspeicherautomatisierung festgelegt. Archivspeicher von früheren Versionen von GFI
MailArchiver können aktualisiert und unter der neuen Architektur verwendet werden. Während des
Upgrade-Vorgangs werden Sie von GFI MailArchiver aufgefordert, alle vorhandenen Archivspeicher zu
aktualisieren. Dieser Vorgang ist Voraussetzung dafür, dass GFI MailArchiver automatisch einen
Zeitraum für jeden Archivspeicher erkennt. Nach der Aktualisierung ist allen Archivspeichern wieder
der entsprechende Zeitraum zugewiesen, und neue E-Mails können archiviert werden. Leere
Archivspeicher werden als ungültig markiert und können gelöscht werden.
Zu den weiteren wichtigen Funktionen von GFI MailArchiver 2012 und höher gehören:
Jederzeitiger standortunabhängiger Zugriff auf E-Mail-Archive über IMAP-fähige Geräte wie
iPhone®, iPad®, Android™ und mehr
Zusätzliche Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente – mit allen von der E-Mail-Archivierung
her bekannten Vorteilen
Regelbasierte Archivierung für eine genauere Festlegung zu speichernder E-Mails und zum
gezielten Löschen archivierter Nachrichten
Gewinnung wertvoller Geschäftserkenntnisse aus archivierten E-Mails – Mit MailInsights-Berichten
lassen sich potenzielle Sicherheitsverletzungen, rechtliche Risiken und Produktivitätsprobleme
effizient erkennen. Ergebnisse werden in leicht verständlichen Berichten ausgegeben, entweder nach
Bedarf oder zeitgesteuert samt Zustellung per E-Mail.
GFI MailArchiver
4 Aktualisieren von früheren Versionen | 68
4.2.1 Welche Vorteile halten die neuen Archivspeicher bereit?
Dank einer neuen Funktion von GFI MailArchiver werden neue Archivspeicher automatisch erstellt, um
sicherzustellen, dass alle E-Mails richtig in den entsprechenden Archivspeichern abgelegt werden.
Dadurch können Benutzer das E-Mail-Archiv einfacher durchsuchen und verwalten.
Sobald eine neue E-Mail zur Archivierung bereitsteht, wird sie von GFI MailArchiver anhand des
Empfangsdatums kategorisiert und im entsprechenden Archivspeicher abgelegt. Kann kein gültiger
Archivspeicher gefunden werden, wird anhand der Neuen Archivspeichereinstellungen, die im
Nachinstallationsassistenten konfiguriert wurden, automatisch ein neuer Archivspeicher erstellt. Ein
Archivspeicher ist nur dann ein gültiger Speicher, wenn er weder mit Voll noch mit Schreibgeschützt
gekennzeichnet ist.
HINWEIS
Bestimmte Archivspeicher können von der E-Mail-Archivierung ausgeschlossen werden.
Dann wird dieser Archivspeicher als voll gekennzeichnet und ein neuer Archivspeicher
wird erstellt, wenn neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden
sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden
Archivspeicherdetails (Seite 145).
Außerdem kann ein Benennungsmuster für neue Archivspeicher definiert werden. Dieses Muster sorgt
für Einheitlichkeit und kann besser von Benutzern nachvollzogen werden, wenn sie ihre Archivspeicher
durchsuchen.
In der folgenden Tabelle werden die neuen Anforderungen und Funktionsänderungen beschrieben:
FUNKTION/ANFORDERUNG
BESCHREIBUNG
Upgrade des Datenbankschemas
Stellen Sie sicher, dass das Datenbankschema während des Installationsbzw. Upgradevorgangs aktualisiert wird. Andernfalls ist die
Archivspeicherautomatisierung nicht implementiert und GFI MailArchiver
2012 funktioniert nicht. Das Datenbankschema kann auch manuell über
das Tool „Database Schema Upgrader“ aktualisiert werden. Weitere
Informationen finden Sie unter Aktualisieren des Datenbankschemas
(Seite 159).
Datenbanken können nicht manuell
erstellt werden
Die manuelle Erstellung von Archivspeichern ist nicht mehr möglich. Die
Archivspeicherverwaltung ist ein von GFI MailArchiver durchgeführter
automatischer Vorgang.
Automatische Erstellung von
Archivspeichern
Um die Archivspeicherverwaltung zu vereinfachen, erstellt GFI
MailArchiver je nach Bedarf neue Archivspeicher. Neue Archivspeicher
werden erstellt, wenn E-Mails vom Journal oder von der manuellen
Archivierung bei GFI MailArchiver eingehen. Die Archivierung erfolgt
anhand der Vorlageneinstellungen, die unter Neue
Archivspeichereinstellungen festgelegt wurden.
Neue Archivspeichereinstellungen
Die Neuen Archivspeichereinstellungen werden nach der Installation
konfiguriert und dienen als Vorlage zur automatischen Erstellung neuer
Archivspeicher. Diese Vorlage kann später über die Benutzeroberfläche
von GFI MailArchiver geändert werden. Weitere Informationen finden Sie
unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen (Seite 142).
Zeitplanung für Archivspeicher
Archivspeicher werden automatisch anhand eines vordefinierten
Zeitplans erstellt. Für das Rollover wird die Standardeinstellung, alle
zwei Monate, empfohlen. Weitere Informationen finden Sie unter
Zeitplanung für Archivspeicher (Seite 149).
GFI MailArchiver
4 Aktualisieren von früheren Versionen | 69
FUNKTION/ANFORDERUNG
BESCHREIBUNG
Keine aktiven/inaktiven Archivspeicher
Erstellte Archivspeicher bleiben so lange aktiv, bis der aktuelle
Archivspeicher voll ist oder bis der Archivspeicher als schreibgeschützt
festgelegt wird. E-Mails im angegebenen Archivspeicherzeitraum werden
im entsprechenden Speicher archiviert.
Schreibgeschützter Archivspeicher
Ein Archivspeicher kann schreibgeschützt werden. Wenn E-Mails jedoch
in diesem Zeitraum archiviert werden müssen, wird ein neuer
Archivspeicher erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter
Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails (Seite 145).
Voller Archivspeicher
Wenn die empfohlene Speicherbegrenzung des Archivspeichers erreicht
ist, wird ein neuer Archivspeicher erstellt. Diese Funktion ist nur für
Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server® Express- und FirebirdDatenbanken basieren.
Single-Instance-Storage-Funktionalität
Dank der Single-Instance-Storage-Funktion von GFI MailArchiver wird
sichergestellt, dass keine E-Mail-Dubletten in denselben Archivspeicher
vorkommen.
Importieren von E-Mails in GFI
MailArchiver
Wenn Sie mit dem GFI MailArchiver Import- und Export-Tool E-Mails in GFI
MailArchiver importieren, werden sie nach Datum sortiert und archiviert,
ohne dass dafür ein Zeitplan erstellt werden muss. Neue Archivspeicher
werden je nach Bedarf erstellt, wenn für einen bestimmten Zeitraum
kein Archivspeicher vorhanden ist. Wenn die E-Mail eines Benutzers
importiert wird, haben alle in der E-Mail vorkommenden
Empfänger/Absender Besitzrechte an dieser E-Mail und können auf die EMail zugreifen. Archivspeicher, die während des Importvorgangs erstellt
werden, können für normale GFI MailArchiver-Vorgänge verwendet
werden, wenn E-Mails aus dem Journal oder per manueller Archivierung
archiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren
und Exportieren von E-Mails (Seite 218).
HINWEIS
Weitere Informationen zum Aktualisieren von Versionen vor GFI MailArchiver 6 finden
Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_UpgradeDatabase
4.3 Vor der Aktualisierung
1. Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit
administrativen Berechtigungen verwenden.
2. Speichern Sie vor der Installation alle Arbeiten, und schließen Sie alle laufenden Anwendungen auf
dem Computer.
3. Prüfen Sie vor der Aktualisierung sämtliche Systemanforderungen.
4.4 Aktualisieren von GFI MailArchiver
1. Doppelklicken Sie auf:
Mailarchiver2011.exe, um GFI MailArchiver auf 32-Bit-Systemen zu aktualisieren
Mailarchiver2011_x64.exe, um GFI MailArchiver auf 64-Bit-Systemen zu aktualisieren
2. Klicken Sie im Willkommensbildschirm auf Weiter.
3. Wählen Sie aus, ob auf der Website von GFI nach einer neueren Version von GFI MailArchiver
gesucht werden soll. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
GFI MailArchiver
4 Aktualisieren von früheren Versionen | 70
4. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, und aktivieren Sie die Option Ich stimme der Lizenzvereinbarung
zu. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
5. Bei der Aktualisierung einer früheren Version von GFI MailArchiver geben Sie die E-Mail-Adresse des
Administrators und den Lizenzschlüssel ein. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Fahren Sie
andernfalls mit dem nächsten Schritt fort.
HINWEIS
Zum Aktualisieren der Lizenz einer früheren Version oder zum Testen von GFI
MailArchiver klicken Sie auf Weitere Informationen, um einen Schlüssel anzufordern.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_
UpgradeInformation
6. Wenn Sie die Standardwerte für die Website und die Verknüpfung des virtuellen Verzeichnisses
ändern müssen, können Sie die gewünschten Werte in die Felder Website: und Verknüpfung zu
virtuellem Verzeichnis: eingeben. Diese Werte geben die URL an, die für den Zugriff auf GFI
MailArchiver verwendet wird. Klicken Sie auf Weiter.
7. Klicken Sie zum Installieren von GFI MailArchiver auf Installieren.
8. Klicken Sie auf Aktualisieren, um das vorhandene Datenbankschema auf das neue GFI MailArchiverSchema zu aktualisieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
WICHTIG
Damit GFI MailArchiver ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle
Datenbankschemata aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter
Aktualisieren des Datenbankschemas (Seite 159).
HINWEIS
Wenn Sie die Installation ohne Aktualisierung des Datenbankschemas fortsetzen
möchten, klicken Sie auf Upgrade des Datenbankschemas überspringen. Ich werde das
Upgrade später durchführen. und anschließend auf Weiter.
9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Installationsassistenten zu schließen.
4.5 Aktionen nach der Aktualisierung
4.5.1 Überprüfen der Lizenz
Mit einem gültigen Lizenzschlüssel können Sie GFI MailArchiver ohne Einschränkungen nutzen.
Um den installierten Lizenzschlüssel zu überprüfen, wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und
klicken Sie auf Lizenzschlüssel ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen und
Bearbeiten von Lizenzschlüsseln (Seite 187).
GFI MailArchiver
4 Aktualisieren von früheren Versionen | 71
AKTUALISIERUNGSTYP
BESCHREIBUNG
Die gleiche Version,
aber ein anderes
Build
Wenn der vorherige Lizenzschlüssel für eine Vollversion war, werden Sie während der
Installation nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert. Nach Laden der
Benutzeroberfläche werden Sie nicht zur Eingabe des Schlüssels aufgefordert.
Wenn der vorherige Lizenzschlüssel abgelaufen ist, werden Sie während der Installation
nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert. Nach der Installation werden Sie zur
Eingabe des Schlüssels aufgefordert.
Wenn der vorherige Lizenzschlüssel ein Testschlüssel war, werden Sie während der
Installation nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert.
Wenn der Schlüssel für die Testlizenz abgelaufen ist, werden Sie nach der Installation
zum Erwerb eines Schlüssels aufgefordert.
Wenn der Schlüssel für die Testlizenz nicht abgelaufen ist, werden Sie nicht nach
einem Schlüssel gefragt.
HINWEIS
,Älteres Build‘ betrifft kompilierte GFI MailArchiver-Software derselben Version.
Von einer vorherigen
Version von GFI
MailArchiver
GFI MailArchiver
Der vorherige Lizenzschlüssel ist ungültig. Geben Sie bei der Installation einen neuen
Lizenzschlüssel ein. Siehe http://go.gfi.com/?pageid=MAR_UpgradeInformation
4 Aktualisieren von früheren Versionen | 72
5 Verwenden von GFI MailArchiver
GFI MailArchiver hilft Ihnen, ein leicht erreichbares E-Mail-Korrespondenz-Archiv zu pflegen, den
Bedarf an PST-Dateien zu beseitigen und eine wachsende Anzahl an Compliance- und eDiscoveryRichtlinien zu erfüllen.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
Anmelden bei GFI MailArchiver
Überwachen von Vorgängen mithilfe des Dashboards
Durchsuchen archivierter E-Mails
Arbeiten mit E-Mails
Suchen nach archivierten E-Mails
Zugreifen auf mehrere Postfächer
Erstellen von MailInsights-Berichten
Ändern der Anzeigesprache und andere Optionen
5.1 Anmelden bei GFI MailArchiver
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um sich bei GFI MailArchiver anzumelden:
Wählen Sie Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. Die Anwendung wird in Ihrem
Standardinternetbrowser geöffnet. Geben Sie bei Aufforderung Ihre Domänen-Anmeldeinformationen
ein (Benutzername und Kennwort für die Windows®-Anmeldung).
Alternativ können Sie die folgende URL in die Adresszeile Ihres Internetbrowsers eingeben:
http://<GFI MailArchiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI
MailArchiver>
Beispiel: http://mydomain.com/MailArchiver
Standardmäßig sind für die Anmeldung bei GFI MailArchiver keine Anmeldeinformationen erforderlich.
Stattdessen werden die Anmeldeinformationen des aktuell angemeldeten Benutzers verwendet. Wenn
Sie Ihren Browser schließen, wir der aktuell angemeldete Benutzer bei GFI MailArchiver abgemeldet.
HINWEIS
Wenn Sie sich als ein anderer Benutzer anmelden möchten, melden Sie Ihr Profil ab, und
melden Sie sich mit einem anderen Windows®-Benutzerprofil an.
HINWEIS
Wenn Sie sich an einem Computer anmelden, der sich nicht in derselben Domäne wie die
Installation von GFI MailArchiver befindet, werden Sie zur Eingabe der
Anmeldeinformationen aufgefordert, die Sie für die Domäne verwenden, in der GFI
MailArchiver installiert ist.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 73
5.2 Verwenden der „Startseite“
Über die Startseite von GFI MailArchiver können Sie problemlos Ihre Installation überwachen. Die hier
angezeigten grafischen und statistischen Informationen bieten eine Echtzeit-Übersicht über die
allgemeinen Einstellungen von GFI MailArchiver. Dadurch können Sie Probleme identifizieren, bevor
sie ernsthafte Auswirkungen auf Ihr System haben.
Screenshot 28: Das GFI MailArchiver-Dashboard
Wählen Sie auf der Benutzeroberfläche von GFI MailArchiver die Startseite. Die Informationen werden
in verschiedenen Bildschirmbereichen nach Typ gruppiert angezeigt. In den nachfolgenden
Abschnitten werden die verschiedenen Bildschirmbereiche und die darin verfügbaren Daten
beschrieben:
Statusübersicht
Server
Archivspeicher
E-Mail-Fluss
Ereignisanzeige
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 74
5.2.1 Statusübersicht
Screenshot 29: GFI MailArchiver-Takt
Im Bereich „Statusübersicht“ werden Informationen angezeigt, mit deren Hilfe Sie schnell Probleme
identifizieren können, die auf verschiedenen Komponenten von GFI MailArchiverbasieren, wie z. B.
nicht antwortende Server. Lassen Sie sich die folgenden Registerkarten anzeigen, um
Unterbrechungen näher untersuchen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Dienste
Zeigt den aktuellen Status von Hintergrunddiensten an, die von GFI
MailArchiver verwendet werden.
Journalingpostfächer
Zeigt eine Liste mit konfigurierten Journalpostfächern an. Weitere
Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines neuen
Journalingpostfachs (Seite 120).
SQL Server
Zeigt die SQL Server an, die so konfiguriert sind, dass sie E-Mails
archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen und
Vorbereiten einer Datenbank (Seite 35).
Lizenzierung
Die Registerkarte „Lizenzierung“ zeigt an, ob die aktuelle Lizenz
gültig ist, und ob es sich bei der Installation um eine Testversion oder
eine Vollversion handelt. Sie gibt außerdem die Anzahl der
lizenzierten Benutzer, die Anzahl der zum Versenden von E-Mails
berechtigten Benutzer und Informationen dazu an, wie lange das
Produkt in Betrieb gewesen ist.
5.2.2 Server
Screenshot 30: Bereich „Server“
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 75
Der Bereich Server zeigt den verfügbaren Speicherplatz auf dem Server an, auf dem GFI MailArchiver
installiert ist. Dadurch erhalten Sie einen einfachen Überblick über die restliche Speicherkapazität
aller Server und können rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
5.2.3 Archivspeicher
Screenshot 31: Bereich „Archivspeicher“
Der Bereich Archivspeicher enthält Informationen über die Gesamtanzahl der in GFI MailArchiver
gespeicherten E-Mails sowie die Anzahl der genutzten Archivspeicher. Mithilfe dieser Informationen
können Sie erkennen, ob E-Mails korrekt archiviert werden.
HINWEIS
Wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist, wird in
diesem Fenster eine Meldung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter
Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Seite 178).
5.2.4 E-Mail-Fluss
Screenshot 32: GFI MailArchiver-Bereich „E-Mail-Fluss“
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 76
Die Darstellung im Bereich E-Mail-Fluss bietet eine grafische Übersicht über die Anzahl der von GFI
MailArchiver archivierten E-Mails. Spitzen- und Tiefstwerte außerhalb des normalen E-Mail-Flusses
sollten untersucht werden, da dies auf eine fehlerhafte Journalfunktion hindeuten kann.
Passen Sie das Diagramm „E-Mail-Fluss“ für die Anzeige des E-Mail-Flusses aller Journalpostfächer,
eines einzelnen Postfachs oder für die Anzeige eines bestimmten Zeitraums an. Passen Sie die Ansicht
mithilfe der verfügbaren Schaltflächen an, und klicken Sie zum Bestätigen auf Aktualisieren.
5.2.5 Ereignisanzeige
Screenshot 33: Registerkarte „Ereignisanzeige“
Das Fenster „Ereignisanzeige“ enthält Informationen über GFI MailArchiver-Ereignisse. Die hier
angezeigten Nachrichten bieten Informationen über Systemprozesse, die normalerweise für den
Systemadministrator ausgeblendet werden, aber eventuell Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
5.3 Durchsuchen archivierter E-Mails
1. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv aus.
Screenshot 34: Durchsuchen archivierter E-Mails
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 77
2. Auf der Registerkarte Archiv werden alle archivierten E-Mails der Postfächer angezeigt, für die
Ihnen eine Zugriffsberechtigung erteilt wurde. Darüber hinaus können Sie die in der Tabelle unten
beschriebenen Aktionen durchführen.
OPTION
BESCHREIBUNG
Ermöglicht die Suche nach E-Mails. Geben Sie das gesuchte Wort oder
die gesuchte Wortgruppe ein, und klicken Sie auf . Die Suchergebnisse
werden im E-Mail-Bereich angezeigt.
Blendet den E-Mail-Vorschaubereich aus.
Blendet den E-Mail-Vorschaubereich ein.
Wechselt zwischen der Anzeige des E-Mail-Vorschaubereichs am
unteren Bildschirmrand und an der Seite.
Zeigt E-Mails in der Nachrichtenansicht an.
Zeigt E-Mails in der Postfachansicht an.
Zeigt eine Liste der Postfächer an, auf die der aktuell angemeldete
Benutzer Zugriff hat. Wählen Sie aus der Kontoliste über die Option
Konten im Archiv auflisten den Archivspeicher aus, für den Sie
Postfächer anzeigen möchten. Klicken Sie auf Schließen, um die
Kontoliste zu schließen.
Löscht die ausgewählten E-Mails, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem
Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die E-Mail-Löschung nicht
aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt.
HINWEIS
Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter
Legal-Hold-Funktion können keine E-Mails gelöscht werden.
HINWEIS
Standardmäßig zeigt GFI MailArchiver bis zu 25 E-Mails pro Seite an. Klicken Sie zum
Ändern dieses Wertes auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke
des Bildschirms, und geben Sie unter der Option Anzahl der angezeigten E-Mails pro
Seite einen neuen Wert ein. Klicken Sie auf Speichern.
5.4 Arbeiten mit E-Mails
Über die Registerkarte Archiv in GFI MailArchiver können Sie archivierte E-Mails anzeigen und
bearbeiten. Wählen Sie aus der Postfach- oder der Nachrichtenansicht eine E-Mail aus, um sie
anzuzeigen. Die ausgewählte E-Mail wird im Vorschaubereich angezeigt. Doppelklicken Sie auf eine EMail, um sie im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 78
Screenshot 35: Arbeiten mit E-Mails in GFI MailArchiver
Im E-Mail-Ansichtsfenster wird der E-Mail-Inhalt angezeigt, und verschiedene Aktionen können
durchgeführt werden. Diese Aktionen werden nachfolgend aufgelistet und beschrieben:
OPTION
BESCHREIBUNG
E-Mail-Header anzeigen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Internet-Header von E-Mails anzuzeigen. Die Header werden in
einem gesonderten Bereich angezeigt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen,
um den Bereich zu schließen.
Diskussions-Threads (Korrespondenzen) anzeigen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gesamte Korrespondenz im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen.
Alle E-Mails der Korrespondenz werden aufgeführt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie
Schließen, um den Bereich zu schließen.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 79
OPTION
BESCHREIBUNG
E-Mail-Kennzeichnungen bearbeiten (einzeln und global)
Mit dieser Funktion können Sie E-Mails anhand von Kennzeichnungen kategorisieren. Diese Funktion ist für
die Suche nach bestimmten E-Mail-Typen geeignet, z. B. für die Suche nach E-Mails mit der Kennzeichnung
„Wichtig“.
So fügen Sie eine Kennzeichnung hinzu:
1. Geben Sie unter „Verfügbare Kennzeichnungen” eine neue E-Mail-Kennzeichnung ein, oder wählen Sie
eine vorhandene Kennzeichnung aus.
2. Klicken Sie auf E-Mail kennzeichnen, um die E-Mail mit der eingegebenen oder ausgewählten
Kennzeichnung zu versehen.
So entfernen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung:
1. Wählen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung aus.
2. Klicken Sie auf Kennzeichnung entfernen.
Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen.
HINWEIS
Kennzeichnungen werden im Feld Kennzeichnungen mit schwarzer Farbe dargestellt.
Kennzeichnungen, die auf Unternehmensebene mithilfe von Kategorisierungsrichtlinien zugewiesen
wurden, werden mit roter Farbe dargestellt. Kennzeichnungen aufgrund von
Kategorisierungsrichtlinien können nicht entfernt werden.
E-Mail wiederherstellen
Mit dieser Funktion können Sie E-Mails über die OneClick Restore-Funktion wiederherstellen. Sie können
eine archivierte E-Mail in einem bestimmten Postfach wiederherstellen oder eine Kopie der E-Mail an eine
E-Mail-Adresse weiterleiten.
Geben Sie im E-Mail-Wiederherstellungsbereich die E-Mail-Adresse ein, an die Sie eine Kopie der aktuellen
E-Mail senden möchten, und klicken Sie auf E-Mail wiederherstellen.
E-Mail auf Festplatte speichern (EML-Format)
Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .eml-Format. Dieses
Format ist kompatibel mit einer Reihe von E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail und
Mozilla Thunderbird. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen
Speicherort für die Datei aus.
E-Mail auf Festplatte speichern (MSG-Format)
Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .msg-Format, das mit
Microsoft Outlook® kompatibel ist. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und
wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus.
E-Mail drucken
Zeigt die E-Mail in einem druckerfreundlichen Format in einem neuen Browserfenster an. Verwenden Sie
die Druckfunktion Ihres Browsers, um die E-Mail auszudrucken.
Bilder in E-Mail anzeigen
Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eingebettete Bilder in der E-Mail anzuzeigen.
Spam-Markierung aufheben
Heben Sie mit dieser Schaltfläche die Spam-Markierung für E-Mails auf, die zuvor von einem
Virenschutzprogramm als Spam gekennzeichnet wurden. Diese Option erfordert das Einrichten einer SpamAufbewahrungsrichtlinie.
E-Mail löschen
Löscht die aktuelle E-Mail, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die
E-Mail-Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt.
HINWEIS
Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal-Hold-Funktion können keine E-Mails
gelöscht werden.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 80
5.5 Durchsuchen von archivierten E-Mails
Bei der Suche nach E-Mails durchsucht GFI MailArchiver den E-Mail-Index und ruft alle
übereinstimmenden E-Mails und die entsprechenden Anhänge ab. In GFI MailArchiver können Sie nach
E-Mails suchen über:
OPTION
BESCHREIBUNG
Schnellsuche
Verwenden Sie das Textfeld in der Symbolleiste, um alle archivierten E-Mails
für den ausgewählten Benutzer und Archivspeicher zu durchsuchen. Im
Textfeld Schnellsuche können Sie auch folgende Platzhalter verwenden:
? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen
* steht für eine beliebige Zeichenkette
Beispiel:
Um nach E-Mails zu suchen, die das Wort Schweiz enthalten, können Sie
„Schw??z“ oder „Schw*z“ eingeben.
Einfache Suche
Erweitern Sie die Schnellsuche, um die Suche nach einfachen Kriterien wie
Absender, Empfänger, Betreff, Datum und weiteren Informationen zu filtern.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der einfachen Suche (Seite
81).
Erweiterte Suche
Über die erweiterten Optionen erhalten Sie eine umfangreiche Auswahl an
Suchoptionen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der
erweiterten Suche (Seite 82).
Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt. GFI MailArchiver zeigt bis zu 25 E-Mails pro
Seite an. Wenn mehr als 25 E-Mails den Kriterien der Suchanfrage entsprechen, werden die E-Mails
von GFI MailArchiver auf mehrere Seiten verteilt. Mithilfe des Schiebereglers am unteren Rand des EMail-Bereichs können Sie zur nächsten Seite blättern.
5.5.1 Verwenden der einfachen Suche
Die einfache Suche ist eine Erweiterung der Funktion Schnellsuche, mit der Sie zusätzliche
Suchkriterien bei der Suche nach E-Mails in allen Archivspeichern angeben können.
So verwenden Sie die einfache Suche:
1. Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown-Symbol
Suche.
neben dem Textfeld für die
Screenshot 36: Optionen für die einfache Suche
2. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option E-Mail aus, um in allen Archivspeichern nach E-Mails
zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen:
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 81
OPTION
BESCHREIBUNG
Enthält
Geben Sie ein Stichwort ein, nach dem gesucht werden soll. Sie können auch folgende
Platzhalter verwenden:
? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen
Betreff
Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile.
Sendedatum
Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde.
Von
Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory®-Anzeigenamen an, um nach EMails von einem bestimmten Absender zu suchen.
An
Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory®-Anzeigenamen an, um nach EMails an einen bestimmten Empfänger zu suchen.
Anhang
Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang.
Erweiterte Optionen
Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an
Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der
erweiterten Suche (Seite 82).
Zurücksetzen
Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen.
Speichern
Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann.
Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv
angezeigt.
Suche
Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der
ausgewählten Bedingungen zurückgegeben.
* steht für eine beliebige Zeichenkette
3. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Datei aus, um in allen Archivspeichern nach
manuell archivierten Dateien zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Dateiname
Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie
suchen. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:
? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen
Dateityp
Wählen Sie einen Dateityp aus der Liste aus, oder wählen Sie die Option Alle (Standard).
Datum der letzten
Änderung
Wählen Sie eine Option aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert, und geben Sie
mithilfe der Kalenderschaltflächen einen Zeitraum an.
Erweiterte Optionen
Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an
Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der
erweiterten Suche (Seite 82).
Suche
Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der
ausgewählten Bedingungen zurückgegeben.
Zurücksetzen
Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen.
Speichern
Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann.
Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv
angezeigt.
* steht für eine beliebige Zeichenkette
5.5.2 Verwenden der erweiterten Suche
Die erweiterte Suche ist eine Erweiterung der Funktion einfache Suche, mit der Sie mehrere
Suchkriterien bei der Suche nach E-Mails angeben können.
So verwenden Sie die erweiterte Suche:
1. Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown-Symbol
Schnellsuche, und wählen Sie Erweiterte Optionen.
GFI MailArchiver
neben dem Textfeld für die
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 82
Screenshot 37: Erweiterte Suchoptionen
2. Im Bereich Erweiterte Suchoptionen stehen Ihnen die folgenden Funktionen für eine erweiterte
Suche zur Verfügung:
OPTION
BESCHREIBUNG
E-Mails durchsuchen
nach
Wählen Sie den Active Directory-Benutzer aus der angezeigten Liste aus.
Archivspeicher
Definiert den Archivspeicher, in dem die Suche durchgeführt werden soll. Wählen Sie einen
oder mehrere Archivspeicher aus der verfügbaren Liste der Archivspeicher aus.
Absendedatum
Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde.
Beinhaltet alle
Legt fest, ob E-Mails angezeigt werden sollen, die alle oder nur eine Suchbedingung erfüllen.
Wählen Sie die die gewünschte Option aus der Dropdown-Liste aus:
Alle– Zeigt E-Mails an, die mindestens eine der festgelegten Bedingungen erfüllen.
Beliebig– Zeigt E-Mails an, die alle festgelegten Bedingungen erfüllen.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 83
OPTION
BESCHREIBUNG
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Suchbedingungen hinzuzufügen. Zu den verfügbaren
Bedingungen gehören:
Betreff– Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile.
Absender – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory®-Anzeigenamen
an, um nach E-Mails von einem bestimmten Absender zu suchen.
Empfänger – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory®-Anzeigenamen
an, um nach E-Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen.
Absendedatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum
gesendet wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie
„Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“.
Empfangsdatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum
empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie
„Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“.
Größe (KB)– Suchen Sie nach E-Mails, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw.
größer oder kleiner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie „Ist größer als“, „Ist
kleiner als“ und „Ist genau“.
Nachrichten-ID– Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header.
Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden EMail.
Gesamte E-Mail– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten in der gesamten E-Mail
(einschließlich Textkörper, Header und Anhängen).
Textkörper– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext.
Anhang– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang.
Enthält Dokument – Suchen Sie nur nach E-Mails mit einem angehängten Dokument.
Ordner– Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden.
Ordner/Unterordner– Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Unterordner
eines Postfachordners befinden.
Kennzeichnung– Suchen nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung.
HINWEIS
Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf
Schließt alle diese
Bedingungen aus
, um sie zu entfernen.
Definiert eine Liste mit Bedingungen, die bei der Suche NICHTerfüllt werden sollen. Klicken
Sie auf , und wählen Sie die entsprechenden Bedingungen aus. Die Bedingungen, die Sie
hier auswählen können, entsprechen den zuvor beschriebenen Bedingungen.
HINWEIS
Klicken Sie neben einem Suchkriterium auf
, um es zu entfernen.
Zurück zu den
Basisoptionen
Klicken Sie auf diese Option, um zur Funktion „Einfache Suche“ zurückzukehren. Weitere
Informationen finden Sie unter Verwenden der einfachen Suche (Seite 81).
Zurücksetzen
Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen.
Speichern
Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann.
Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv
angezeigt.
Suche
Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der
ausgewählten Bedingungen zurückgegeben.
5.5.3 E-Mail-Suche mithilfe von Smartphones
In GFI MailArchiver können Sie mithilfe eines Smartphones nach E-Mails suchen.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 84
HINWEIS
Diese Funktion wird von den folgenden Betriebssystemen unterstützt:
Android 2.1 oder höher
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5 oder höher
So führen Sie eine einfache Suche durch:
1. Starten Sie den Internetbrowser auf Ihrem Smartphone, und geben Sie die URL von GFI MailArchiver
in folgendem Format ein:
http://<GFI MailArchiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI
MailArchiver>
Beispiel:
http://mydomain.com/MailArchiver
Screenshot 38: Smartphone-Anmeldebildschirm
2. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 85
Screenshot 39: Startseite von GFI MailArchiver für Smartphones
HINWEIS
Die mobile Benutzeroberfläche verwendet die gleichen Spracheinstellungen wie die vom
Benutzer konfigurierten Einstellungen in GFI MailArchiver. Weitere Informationen finden
Sie unter Ändern der Benutzereinstellungen (Seite 109).
3. Geben Sie den gesuchten Text ein, und klicken Sie auf Suchen.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 86
Screenshot 40: Suchergebnisse auf Smartphone
4. Durchsuchen Sie die angezeigten Ergebnisse mithilfe der verfügbaren Optionen. Die Ergebnisse sind
absteigend nach Datum geordnet.
HINWEIS
Die mobile Suchfunktion zeigt 10 E-Mails pro Seite an. Sie können die weiteren Seiten
mithilfe der verfügbaren Optionen öffnen. Die maximale Anzahl an Suchergebnissen ist
5.000.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 87
Screenshot 41: Konversationsansicht auf Smartphone
5. Klicken Sie auf den E-Mail-Betreff, um die E-Mail anzuzeigen, oder klicken Sie auf Gespräche
anzeigen, um dazugehörige E-Mails anzuzeigen.
HINWEIS
Mit der der mobilen Benutzeroberfläche werden E-Mail-Archive durchsucht. Greifen Sie
für erweiterte Suchfunktionen auf GFI MailArchiver auf Ihrem Computer zu.
HINWEIS
Die mobile Benutzeroberfläche ermöglicht Benutzern NUR den Zugriff auf ihr Postfach.
5.6 Zugreifen auf mehrere Postfächer
Über die Registerkarte Archiv können Sie auch die archivierten E-Mails anderer Benutzer
durchsuchen. Um diese Möglichkeit zu nutzen, müssen Sie über die entsprechenden
Zugriffsberechtigungen verfügen, die über die GFI MailArchiver-Zugriffskontrolle vergeben werden.
HINWEIS
Die Funktion Hinzuzufügenden Benutzer suchen ist deaktiviert, wenn der aktuell
angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte auf andere Benutzerkonten besitzt, oder
wenn keine E-Mails für die Anzeige vorhanden sind.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 88
Screenshot 42: Zugreifen auf mehrere Postfächer
So zeigen Sie archivierte E-Mails eines anderen Postfachs an:
1. Geben Sie im Suchfeld Hinzuzufügenden Benutzer suchen den Namen des Postfachs ein, für das
Sie die E-Mails anzeigen möchten. Daraufhin wird eine Liste mit übereinstimmenden Namen (für die
Sie eine Zugriffsberechtigung haben) angezeigt.
2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie neben dem Suchfeld auf .
3. Wählen Sie im Feld E-Mails durchsuchen für: den neu hinzugefügten Benutzer aus.
4. Durchsuchen Sie die angezeigten E-Mails mithilfe der verfügbaren Optionen.
5.7 GFI MailInsights®
GFI MailInsights® ist eine Reporting-Funktion in GFI MailArchiver, mit der Informationen über die EMail-Nutzung und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können. Diese Funktion
ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung für aussagekräftige
Management- und HR-Berichte grafisch aufzubereiten.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 89
HINWEIS
GFI MailInsights® ist nur für Benutzer mit den erforderlichen Zugriffsrechten aktiviert.
Wenden Sie sich bezüglich weiterer Informationen an Ihren Systemadministrator.
Folgende Berichte stehen zur Verfügung:
NAME DES BERICHTS
BESCHREIBUNG
Kommunikationsfluss
Überwachen Sie ein- und ausgehende Kommunikationsmuster von
Benutzern und Gruppen in Ihrem Unternehmen.
WebMail-Nutzung
Identifizieren Sie die Benutzer, die am häufigsten E-Mails über
Webmail-Dienste austauschen. Gibt Aufschluss über potentielle
Datenschlupflöcher und unangemessene E-Mail-Nutzung.
E-Mail-Reaktionsverhalten
Gewinnen Sie Einblicke in die durchschnittliche Zeit, die Benutzer
für die Beantwortung von internen und externen E-Mails
benötigen.
Speichernutzung
Verwenden Sie diesen Bericht, um sich einen Überblick über
gespeicherte E-Mail-Anhänge und die dadurch verursachten
Speicherkosten zu verschaffen. Erstellen Sie die passenden
Aufbewahrungsrichtlinien zur Kontrolle des E-MailSpeicherplatzes.
Inaktive Konten
Dieser Bericht gibt eine Liste von Benutzerkonten wieder, auf
denen E-Mails empfangen, aber nicht in der angegebenen Zeit
beantwortet wurden.
Unangemessene Wörter
Prüfen Sie E-Mails auf die Verwendung von unangemessener
Sprache und damit auf Verstöße gegen die
Unternehmensrichtlinie.
Interne Spammer
Finden Sie heraus, mit welchen Kontakten Ihre Mitarbeiter
regelmäßig per E-Mail kommunizieren (Empfänger, CC- und BCCEmpfänger).
Außerhalb der Geschäftszeiten
Dieser Bericht zeigt eine Liste mit internen Benutzerkonten an,
von denen E-Mails außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten
gesendet wurden. Erkennen Sie Benutzeraktivitäten, denen
weiter nachgegangen werden muss.
Datenleckerkennung
Spüren Sie E-Mails auf, die Informationen wie Kreditkartendetails,
Sozialversicherungsnummern (USA) und andere vertrauliche
Dokumente und Informationen enthalten.
Stellensuche
Identifizieren Sie ein- und ausgehende E-Mails, die Lebensläufe
enthalten oder an eine Jobbörse adressiert sind.
Ausdrucksuche
Suchen Sie nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb
der archivierten E-Mails.
Benutzerdatenverkehr
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der E-Mails,
die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und
ihren Kontakten ausgetauscht werden.
E-Mail-Themen
Dieser Bericht listet häufig in E-Mails vorkommende Themen und
Wörter auf, die zwischen den ausgewählten Benutzern und
Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden.
E-Mail-Leistungskennzahlen
Analysieren Sie gesendete und empfangene E-Mails, um die
Benutzerproduktivität gemäß einer Menge vordefinierter
Leistungskennzahlen zu klassifizieren.
5.7.1 Anforderungen für GFI MailInsights®
Für GFI MailInsights® sind die folgenden Konfigurationen erforderlich:
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 90
Ein vorkonfigurierter SMTP-Server. Weitere Informationen finden Sie unter Allgemeine
Einstellungen (Seite 187).
E-Mail-Indizierung. Weitere Informationen finden Sie unter Indizierung (Seite 145).
Vorhandene Archivspeicherdaten, damit Berichte erfolgreich generiert werden können.
5.7.2 Erstellen von MailInsights-Berichten
Erstellte Berichte werden per E-Mail entweder an den angemeldeten Benutzer oder an den im Feld
Senden an angegebenen Benutzer gesendet. Berichte werden als Anhang im PDF-Format versendet.
So erstellen Sie einen Bericht:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights®, und wählen Sie den gewünschten Bericht.
2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus.
3. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
HINWEIS
Wenn Sie die Weiterleitungsoption verwenden, wird der Bericht nicht nur an den
Benutzer gesendet, der den Bericht erstellt, sondern auch an alle Benutzer, die im Feld
Weiterleiten an eingegeben wurden.
HINWEIS
Mehrere E-Mail-Adressen werden durch ein Semikolon (;) getrennt.
4. Klicken Sie unten auf der jeweiligen Berichtsseite auf Bericht senden.
5.7.3 Planen von MailInsights-Berichten
Alle MailInsights®-Berichte können zur automatischen Ausführung geplant werden.
So planen Sie einen Bericht:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights®, und wählen Sie den gewünschten Bericht.
2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus.
3. Klicken Sie auf Planen.
Screenshot 43: Planen von MailInsights®-Berichten
4. Geben Sie im Feld Name des Berichts einen aussagekräftigen Namen für Ihren Bericht ein.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 91
5. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Empfänger
ein.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bericht planen die Ausführungsfrequenz für den Bericht aus.
Folgende Optionen sind verfügbar: Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
7. Geben Sie im Feld Um die Uhrzeit an.
8. Klicken Sie auf Speichern und Bericht planen.
5.7.4 Kommunikationsfluss
Das Diagramm zum Kommunikationsfluss bietet eine Übersicht über E-Mails, die zwischen den
ausgewählten Benutzern/Gruppen und deren Kontakten ausgetauscht wurden.
Screenshot 44: MailInsights®-Kommunikationsfluss
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal
6 Monate zurück liegen.
Bericht für
Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
Empfänger
Wählen Sie „Intern“, „Extern“ oder „Alle“.
Einbeziehen
Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger
angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Top 20“.
Der generierte Bericht zeigt den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe in der Mitte
eines Diagramms als einzelne Entität an. Kontakte werden nach Domänen getrennt. Jedes DomänenCluster wird in einer anderen Farbe dargestellt. Die Randbreite zwischen den Knoten zeigt die
Intensität der E-Mail-Beziehung zwischen verschiedenen Entitäten an.
Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Kontakt-E-Mail
Kontakt–E-Mail-Adresse
Gesendete E-Mails
Gesamtzahl der gesendeten E-Mails
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 92
OPTION
BESCHREIBUNG
Empfangene E-Mails
Gesamtzahl der empfangenen E-Mails
E-Mails insgesamt
Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails
Letzte Kommunikation
Datum und Uhrzeit der zuletzt gesendeten/empfangenen E-Mail
5.7.5 WebMail-Nutzung
Im Bereich WebMail-Nutzung können Sie einen Bericht generieren, der die Interaktion von internen
Benutzern mit Webmail-Konten zeigt.
Screenshot 45: MailInsights-WebMail-Nutzung
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal
6 Monate zurück liegen.
Bericht für
Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
Einbeziehen
Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger
angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Top 20“.
Der generierte Bericht zeigt ein Diagramm an, das die Gesamtanzahl der in dem angegebenen
Zeitraum gesendeten und empfangenen E-Mails darstellt. Der Bereich Übersicht oben in einem Bericht
zeigt die häufigsten WebMail-Anbieter und eine Zusammenfassung der gesendeten und empfangenen
E-Mails nach Anbieter an.
Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Benutzer
E-Mail-Adresse des Benutzers
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 93
OPTION
BESCHREIBUNG
E-Mails insgesamt
Gesamtzahl der internen Kontakte
Gesendete E-Mails
Gesamtzahl der gesendeten E-Mails
Empfangene E-Mails
Gesamtzahl der empfangenen E-Mails
Durchschnitt/Tag
Durchschnittliche Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails pro Tag
Gesamtprozentsatz
Gesamtanzahl der Web-E-Mails in Prozent
HINWEIS
Der WebMail-Nutzungsbericht umfasst folgende WebMail-Anbieter: Hotmail; Googlemail;
Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru;
Hushmail.com; Rediff.com
5.7.6 E-Mail-Reaktionsverhalten
Der Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten zeigt an, wie viel Zeit vergeht, bis Mitarbeiter auf E-Mails
antworten.
Screenshot 46: MailInsights® – E-Mail-Reaktionsverhalten
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 7 Tage). Das Datum
darf maximal 6 Monate zurück liegen.
Bericht für
Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
Einbeziehen
Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger
angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Alle“.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 94
OPTION
BESCHREIBUNG
Sortieren
Geben Sie eine Sortiermethode an. Folgende Optionen sind verfügbar:
Nach Name (Standard)
Nach Reaktionsverhalten
Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm an, das auf der y-Achse die Benutzer und auf der xAchse die Reaktionszeiten in Stunden dargestellt. Die Daten werden nach den ausgewählten Kriterien
sortiert.
Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Benutzer
Name oder E-Mail-Adresse des Benutzers
Durchschnittliches Reaktionsverhalten
Alle E-Mails (Stunden)
Durchschnittliches internes Reaktionsverhalten
Interne E-Mails (Stunden)
Durchschnittliches externes Reaktionsverhalten
Externe E-Mails (Stunden)
5.7.7 Speichernutzung
Der Bericht Speichernutzung zeigt den verwendeten Speicherplatz von Anhängen an. Die Anhänge
werden in Kategorien eingeordnet.
Screenshot 47: MailInsights® – Speichernutzung
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das Datum darf
maximal 6 Monate zurück liegen.
Bericht
für
Wählen Sie Jeder (Standard) oder eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 95
Der generierte Bericht enthält ein Säulendiagramm, dessen Säulen die verschiedenen
Anhangskategorien repräsentieren. Auf der x-Achse des Diagramms werden die verschiedenen
Speichergrößenbereiche und auf der y-Achse wird die Größe des Anhangs angezeigt.
HINWEIS
Folgende Anhangskategorien sind im Bericht Speichernutzung verfügbar: Bilder,
Dokumente, Musik, Videos und Sonstige
Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Datum
Datum, an dem die E-Mail empfangen wurde
Gesamtgröße (KB)
Gesamtgröße des Anhangs
Bildergröße (KB)
Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Bilder“
Dokumentengröße (KB)
Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Dokumente“
Musikgröße (KB)
Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Musik“
Videogröße (KB)
Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Videos“
Sonstige Größe (KB)
Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Sonstige“
5.7.8 Inaktive Konten
Im Bereich Inaktive Konten können Sie einen Bericht generieren, der interne Konten anzeigt, die nicht
mehr aktiv sind.
Screenshot 48: MailInsights® – Inaktive Konten
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 96
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das Datum
darf maximal 6 Monate zurück liegen.
HINWEIS
Mit inaktivem Konto wird ein Konto beschrieben, das E-Mails empfängt, von dem aber
keine E-Mails in dem angegebenen Zeitraum gesendet wurden.
Dieser Bericht zeigt eine Liste mit den inaktiven Konten an.
5.7.9 Unangemessene Wörter
Im Bereich Unangemessene Wörter können Sie einen Bericht generieren, der die Verwendung
unangemessener Sprache in E-Mails identifiziert. Unangemessene Wörter umfassen Schimpfwörter
oder solche, die als sexistisch und rassistisch eingestuft werden.
Screenshot 49: MailInsights® – Unangemessene Wörter
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Heute). Das Datum darf
maximal 6 Monate zurück liegen.
Empfänger
Wählen Sie „Alle“, „Nur intern“ oder „Nur extern“.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 97
HINWEIS
Wenn der Bericht Unangemessene Wörter mehr als 1.500 Zeilen umfasst, wird der
Bericht im XLS-Format erstellt.
Der generierte Bericht zeigt Daten in einer Tabelle an und umfasst folgende Optionen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Datum/Uhrzeit
Datum und Uhrzeit der E-Mail
Absender
E-Mail-Adresse des Absenders
Betreff
E-Mail-Betreff
5.7.10 Interne Spammer
Der Bericht zu internen Spammern ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Liste, welche die internen EMail-Konten der Benutzer enthält, die eine große Anzahl von Empfängern in ihre E-Mails aufnehmen.
Dieser Bericht enthält die Empfänger der Felder „An“, „CC“ und „BCC“.
Screenshot 50: MailInsights® – Interne Spammer
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das
Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen.
Einbeziehen
Geben Sie die Anzahl der E-Mail-Konten an, die maximal 1000 Benutzer enthalten können.
Die Berichtsdaten werden in der Tabelle angezeigt und umfassen folgende Optionen:
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 98
OPTION
BESCHREIBUNG
Benutzername
Benutzername oder E-Mail-Adresse des Absenders.
Durchschnittliche
Empfängeranzahl
Die durchschnittliche Anzahl von Empfängern, die während des angegebenen Zeitraums
eine E-Mail vom Absender erhalten haben.
5.7.11 Außerhalb der Geschäftszeiten
Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die E-Mails außerhalb der
Geschäftszeiten verschicken.
Screenshot 51: Außerhalb der Geschäftszeiten von MailInsights®
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 99
OPTION
BESCHREIBUNG
Bericht für
Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den
Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine Active Directory®-Gruppe aus.
Einbeziehen
Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Es können maximal 1.000 Ergebnisse
angezeigt werden. Standard = 50.
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das
Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen.
Geschäftszeiten
Geben Sie einen Zeitraum gemäß den normalen Geschäftszeiten Ihres Unternehmens an.
Arbeitswoche
Wählen Sie die Arbeitstage Ihres Unternehmens aus. Markierte Tage werden als Teil der normalen
Geschäftszeiten angesehen.
Ruhetage
Verwenden Sie den Kalender, um vergangene und zukünftige Ruhetage anzugeben. Ausgewählte
Daten werden im bereitgestellten Fenster aufgelistet. Ruhetage können gesetzliche Feiertage und
Unternehmensferien sein.
WICHTIG
Die Einstellungen werden nur nach erfolgreicher Erstellung des Berichts gespeichert. Wenn Sie
die Seite vor der Berichterstellung verlassen, gehen alle Einstellungen verloren.
HINWEIS
Bei Verwendung der Schaltfläche Alle Daten löschen werden die konfigurierten Daten für alle
Jahre gelöscht.
Die folgenden Beispiele beschreiben, wie der Bericht bei typischen konfigurierten Szenarien
funktioniert:
Szenario 1: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag, wobei Arbeitsbeginn und -ende am
gleichen Tag liegen, z. B. 9:00 bis 18:00 Uhr.
Der Bericht umfasst E-Mails, die zwischen 18:00 und 9:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am
Samstag und Sonntag verschickt wurden.
Szenario 2: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt
Mitternacht, z. B. von 20:00 bis 5:00 Uhr.
In diesem Fall umfasst der Bericht die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag
sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden. E-Mails, die am Samstag zwischen Mitternacht und
5:00 Uhr gesendet wurden, werden nicht beachtet, da sie innerhalb der normalen Geschäftszeiten
verschickt wurden.
Szenario 3: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt
Mitternacht und Mittwoch ist ein Feiertag.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 100
Der Bericht umfasst die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag, am Samstag
und Sonntag sowie am Mittwoch von Mitternacht bis Mitternacht verschickt wurden.
Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einem Balkendiagramm angezeigt. Eine oberhalb
aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die ersten 3 Benutzer an, die am meisten E-Mails
außerhalb der Geschäftszeiten verschickt haben.
Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
E-Mail
E-Mail-Adresse des Benutzers
Anzahl der gesendeten E-Mails
Anzahl der außerhalb der Geschäftszeiten gesendeten E-Mails
5.7.12 Datenleckerkennung
Mithilfe dieses Berichts können Sie E-Mails erkennen, die potenziell sensible Daten enthalten. Der
Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails mit folgendem Inhalt:
Kreditkartennummern der größten Anbieter (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club,
Discover)
Sozialversicherungsnummern (USA)
Vertrauliche Dokumente und Informationen
HINWEIS
Der Bericht analysiert gesendete und empfangene E-Mails für den ausgewählten
Benutzer.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 101
Screenshot 52: MailInsights®-Bericht zur Datenleckerkennung
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Zeitraum an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 3 Monate). Das Datum darf
maximal 6 Monate zurückliegen.
Bericht
für
Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den
Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
Empfänger
Interne Empfänger, externe Empfänger oder beide. Die Standardeinstellung ist „Beide“.
Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach
Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 häufigsten Absender.
Die Tabelle enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Datum
Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an.
Absender
E-Mail-Adresse des Absenders.
Betreff
E-Mail-Betreff.
HINWEIS
Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail.
Art des
Datenlecks
Folgende Arten von Datenlecks sind möglich: Kreditkarte, Sozialversicherungsnummer, vertrauliche
Daten, medizinische Daten.
HINWEIS
Werden mehrere Arten von Datenlecks erkannt, wird nur die erste Art angezeigt.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 102
5.7.13 Stellensuche
Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die per E-Mail mit Jobbörsen
kommunizieren. Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails, die Lebensläufe enthalten.
HINWEIS
Der Bericht kann sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails für den ausgewählten
Benutzer identifizieren.
Screenshot 53: MailInsights-Bericht zur Stellensuche
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das Datum
darf maximal 6 Monate zurückliegen.
Bericht
für
Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den
Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
Domänen
Die in diesem Bereich aufgelisteten Domänen werden den Suchkriterien des Berichts hinzugefügt. Fügen
Sie Domänen hinzu, indem Sie die URL im vorgesehenen Feld eingeben und auf
klicken. Zum Entfernen
einer Domäne klicken Sie auf . Mit Alle löschen werden alle aufgelisteten URLs entfernt.
Die Standardliste der Jobbörsen enthält folgende Websites: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com;
hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk;
jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 103
Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach
Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 Benutzer, die am
häufigsten mit Jobbörsen kommunizieren.
Die Tabelle enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Datum
Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an.
Absender
E-Mail-Adresse des Absenders.
Betreff
E-Mail-Betreff.
HINWEIS
Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der
erkannten E-Mail.
5.7.14 Ausdrucksuche
Suchen Sie mithilfe des Ausdrucksuchberichts nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb
der archivierten E-Mails. Der Bericht führt Suchanfragen im gesamten E-Mail-Text aus, um E-Mails mit
bestimmten Begriffen zu finden, und zeigt die Ergebnisse als Tortendiagramm oder gestapeltes
Balkendiagramm an.
HINWEIS
Der Bericht erkennt Ausdrücke in gesendeten und empfangenen E-Mails für den
ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 104
Screenshot 54: MailInsights-Ausdrucksuchbericht
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das
Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen.
Bericht für
Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den
Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe
aus.
Diagrammtyp
Wählen Sie zwischen einem Tortendiagramm und einem gestapelten Balkendiagramm aus. Das
Tortendiagramm zeigt den Gesamtprozentsatz der E-Mails an, für die Ergebnisse gefunden wurden. Das
gestapelte Balkendiagramm zeigt hingegen die Anzahl der E-Mails, die täglich gesendet wurden.
Ausdrücke
Ausdrücke können für ein oder mehrere Wörter verfasst werden. Verwenden Sie Anführungszeichen ("),
um nach wortwörtlichen Ausdrücken zu suchen, oder geben Sie die Wörter ohne Anführungszeichen
ein, um nach jedem eingegebenen Wort zu suchen. Ein Maximum von 10 Ausdrücken stellt sicher, dass
der Bericht nicht zu viele Ressourcen konsumiert und nicht zu lange dauert.
Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach
Datum sortiert. Eine über der Tabelle aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die Gesamtanzahl
der E-Mails und die Anzahl der E-Mails an, in denen ein Ausdruck gefunden wurde.
Die Tabelle enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Datum
Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an.
Absender
E-Mail-Adresse des Absenders.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 105
OPTION
BESCHREIBUNG
Betreff
E-Mail-Betreff.
HINWEIS
Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail.
Ausdruck
Teil der Suchphrase.
5.7.15 Bericht über den Benutzerdatenverkehr
Die Grafik zum Benutzerdatenverkehr verschafft Ihnen einen Überblick über die Anzahl der E-Mails,
die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden.
Außerdem werden einmalige E-Mail-Adressen von gesendeten oder empfangenen E-Mails aufgeführt.
Screenshot 55: MailInsights® – Benutzerdatenverkehr
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal
6 Monate zurück liegen.
Bericht
für
Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
Der generierte Bericht zeigt das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe
gehört) im oberen Bereich des Berichts an. Die verschiedenen Farben geben folgende E-MailInformationen an: Gesendet, Empfangen, Intern, Eingehend oder Ausgehend.
Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Email Adresse
Kontakt–E-Mail-Adresse
Gesendet
Gesamtzahl der gesendeten E-Mails
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 106
OPTION
BESCHREIBUNG
Empfangen
Gesamtzahl der empfangenen E-Mails
Intern
Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails
Eingehend
Gesamtanzahl der eingehenden E-Mails.
Ausgehend
Gesamtanzahl der ausgehenden E-Mails.
5.7.16 Bericht mit E-Mail-Themen
Im Bericht zu den E-Mail-Themen werden in E-Mails vorkommende Themen aufgelistet, die zwischen
den ausgewählten Benutzern oder Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. In diesem
Bericht werden außerdem die am häufigsten in den E-Mails vorkommenden Wörter aufgelistet.
Bestimmte Wörter können von dem Bericht ausgeschlossen werden, damit bestimmte unwichtige EMails, wie z. B. automatische Benachrichtigungen, ausgeschlossen werden.
Screenshot 56: MailInsights® – E-Mail-Themen
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal
6 Monate zurückliegen.
Bericht
für
Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
Der generierte Bericht zeigt das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe
gehört) im oberen Bereich des Berichts an. In einer Berichtszusammenfassung werden die
5 wichtigsten Stichwörter für den ausgewählten Benutzer und die Gesamtanzahl der E-Mails pro
Stichwort angezeigt. In einem gestapelten Säulendiagramm werden die 10 wichtigsten Stichwörter
auf der X-Achse und die Häufigkeit, mit der diese Wörter gefunden wurden, auf der Y-Achse
angezeigt.
Die Daten werden wie folgt auf zwei Tabellen unterhalb des Diagramms aufgeteilt:
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 107
TABELLE
BESCHREIBUNG
Häufigste Stichwörter im
Unternehmen
Eine Tabelle, die Stichwörter, Anzahl an E-Mails je Stichwort und die Gesamtanzahl der
Vorkommnisse jedes Stichworts auflistet.
E-Mail-Themen
Eine Tabelle, die Datum, Absender und Betreff jeder gefundenen E-Mail sowie die
gesuchte Wortgruppe enthält.
5.7.17 Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen
Im Bericht zu den E-Mail-Leistungskennzahlen werden die Benutzerproduktivität gemäß einer Menge
vordefinierter Leistungskennzahlen klassifiziert und die Tendenzen der E-Mail-Nutzung von Benutzern
über einen gewissen Zeitraum vergleichen. Die Ergebnisse sind maßgeblich, wenn der Bericht für eine
Gruppe von Leuten mit demselben Berufsbild erstellt wird.
Die Leistungsberechnungen basieren auf den gesendeten und empfangenen E-Mails. Die Ergebnisse
werden basierend auf den folgenden Kennzahlen angezeigt:
OPTION
BESCHREIBUNG
Umgänglich
Eine freundliche Person, die gerne redet und etwas mit anderen unternimmt.
Ergreift die Initiative
Kann Dinge selbstständig beurteilen und in die Wege leiten.
Ausdrucksstark
Eine Person, die Gedanken und Gefühle wirksam vermitteln kann.
Organisiert
Systematische Herangehensweise, liebt Ordnung und kann zugewiesene Aufgaben
zufriedenstellend erledigen.
Verantwortungsbewusst
Nimmt Verpflichtungen, etwas zu tun, als Teil einer Aufgabe oder Rolle wahr.
Bestimmte E-Mails können von dem Bericht ausgeschlossen werden, damit unwichtige E-Mails, wie
z. B. Newsletter oder automatische Benachrichtigungen, ausgeschlossen werden.
Screenshot 57: MailInsights® – Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen
Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 108
OPTION
BESCHREIBUNG
Bereich
Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf
maximal 6 Monate zurückliegen.
Bericht für
Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus.
Ausgeschlossene
E-Mails
Geben Sie E-Mail-Adressen ein, die Sie von dem Bericht ausschließen möchten. Sie können z. B.
Newsletter oder automatische Systembenachrichtigungen ausschließen. Beispiel:
*@newsletters.com.
Gewichtung
Gewichtungen stehen für Benutzerkategorien, die Benutzer innerhalb einer bestimmten Rolle
typischerweise definieren. Zum Beispiel wird von einem Vertriebsmitarbeiter erwartet, dass er
mehr E-Mails sendet als er empfängt, wohingegen ein Kundenbetreuer mehr E-Mails empfängt als er
sendet. Wählen Sie aus folgenden Optionen aus:
Normal – Ein normaler Benutzer sendet und empfängt die gleiche Anzahl an E-Mails.
Absender vieler E-Mails – Ein Benutzer, von dem in seiner Rolle erwartet wird, dass er mehr EMails sendet als er empfängt.
Empfänger – Ein Benutzer, der typischerweise mehr E-Mails empfängt als er sendet.
Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm mit farblich gekennzeichneten Daten an. Die Daten
für das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe gehört) werden unterhalb
des Diagramms in zwei Tabellen ausgewertet. Die Tabellen enthalten die folgenden Daten:
TABELLE
BESCHREIBUNG
Faktoren
Listet eine Bewertung für jede Leistungskennzahl pro Monat auf (oder pro Benutzer, wenn der
Bericht für eine Gruppe generiert wird).
Gesammelte
Statistik
Gesamtzahlen an E-Mails werden entweder pro Benutzer (wenn der Bericht für eine Gruppe
generiert wird) oder pro Monat aufgelistet.
E-Mail-Adresse (Benutzer)/Monat
Gesendet (gesamt)
Empfangen (gesamt)
Gesendete Antworten (gesamt)
Gesamtzahl der E-Mails an mehrere Empfänger (empfangen)
Gesamtzahl der E-Mails an mehrere Empfänger (gesendet)
Gesendete Anhänge
Empfangene Anhänge
5.8 Ändern der Benutzereinstellungen
1. Klicken Sie auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sprachoptionen die gewünschte Anzeigesprache aus.
3. Legen Sie im Bereich Maximale Seitengröße die Anzahl der pro Seite anzuzeigenden E-Mails fest.
4. Ändern Sie im Bereich Format für Datum/Uhrzeit der Überwachungsberichte (nur verfügbar,
wenn als Administrator angemeldet) das Format der auf Überwachungsberichten angezeigten
Datums-/Uhrzeitangaben.
5. Klicken Sie auf Speichern.
GFI MailArchiver
5 Verwenden von GFI MailArchiver | 109
6 Erzielen von Ergebnissen
Konsultieren Sie folgende Abschnitte, um GFI MailArchiver zu konfigurieren und Ergebnisse zu
erzielen:
So archivieren Sie E-Mails:
Importieren und Exportieren von E-Mails
Analysieren von archivierten E-Mails
6.1 Erzielen von Ergebnissen mit GFI MailArchiver– So archivieren Sie die E-MailKorrespondenz Ihres Unternehmens:
Machen Sie sich mit verschiedenen, unten in der Liste stehenden Methoden der Archivierung der EMail-Korrespondenz Ihres Unternehmens vertraut, und finden Sie die Methode, die am besten zu
Ihrem Unternehmen passt.
Alle E-Mails archivieren
1. Archivieren Sie alle eingehenden E-Mails aus dem Journal, um Ihren E-Mail-Server zu entlasten.
Auswählen der Archivierungsmethode „Automatische Archivierung“ (Alle E-Mails)
Ausschließen von bestimmten Postfächern von der Archivierung
2. Verwalten Sie Ihre Archivspeicher automatisch.
Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen
Konfigurieren von Journalingpostfächern
3. Definieren Sie, wie lange eine archivierte E-Mail im Archivspeicher verbleiben soll, bis sie gelöscht
wird. Halten (unterbrechen) Sie Aufbewahrungsrichtlinien vorübergehend an, sodass keine E-Mails gelöscht
werden.
Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien
Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen
Verwenden von Archivierungsregeln, um nur bestimmte E-Mails zu konfigurieren
1. Archivieren Sie ausgewählte E-Mails anhand bestimmter Kriterien. Steuern Sie, welche E-Mails archiviert
werden sollen.
Konfigurieren der regelbasierten Archivierung
Definieren von Archivierungsregeln
Ausschließen von bestimmten Postfächern von der Archivierung
2. Verwalten Sie Ihre Archivspeicher automatisch.
Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen
Konfigurieren von Journalingpostfächern
GFI MailArchiver
6 Erzielen von Ergebnissen | 110
3. Definieren Sie, wie lange eine archivierte E-Mail im Archivspeicher verbleiben soll, bis sie gelöscht
wird. Halten (unterbrechen) Sie Aufbewahrungsrichtlinien vorübergehend an, sodass keine E-Mails gelöscht
werden.
Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien
Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen
Archivieren von E-Mails mithilfe des Archivierungsassistenten
1. Lassen Sie Benutzer entscheiden, welche E-Mails sie archivieren möchten.
Konfigurieren der manuellen Archivierungsmethode
Planen des automatischen Imports von E-Mails aus Benutzerpostfächern
Herunterladen und Installieren des Archivierungsassistenten auf Clientcomputern
2. Definieren Sie, wie lange eine archivierte E-Mail im Archivspeicher verbleiben soll, bis sie gelöscht
wird. Halten (unterbrechen) Sie Aufbewahrungsrichtlinien vorübergehend an, sodass keine E-Mails gelöscht
werden.
Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien
Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen
GFI empfiehlt außerdem, für Ihre Mitarbeiter eine Awareness-Richtlinie mit Leitlinien
für eine sichere Verwendung zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.gfi.com/whitepapers/acceptable_use_policy.pdf.
6.2 Erzielen von Ergebnissen mit GFI MailArchiver– Importieren und Exportieren
von E-Mails
Mit GFI MailArchiver können Sie alte E-Mails in eine separate Datenbank verschieben. Dadurch bleiben
Ihre Mailserverleistung hoch und Ihr E-Mail-Speicher kompakt.
Extrahieren Sie E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern, und importieren Sie sie in Archivspeicher von
GFI MailArchiver.
Verwenden Sie GFI MailArchiver-Archivierungsassistent, um E-Mails automatisch aus
Benutzerpostfächern zu importieren.
Verwenden Sie GFI MailArchiver Import- und Export-Tool, um E-Mails aus Microsoft® Exchange zu
importieren.
Extrahieren Sie E-Mails aus PST-Dateien, und importieren Sie sie in die Archivspeicher von GFI MailArchiver.
E-Mails mithilfe der einmaligen Importfunktion ohne Eingreifen des Endbenutzers in einen
Archivspeicher übertragen
GFI MailArchiver Import- und Export-Tool verwenden, um E-Mails aus lokalen PST-Dateien zu importieren
Exportieren Sie E-Mails aus den Archivspeichern in eine PST-Datei, einen Ordner auf der Festplatte oder an eine
spezifische E-Mail-Adresse.
Verwenden von GFI MailArchiver Import- und Export-Tool, um E-Mails ausGFI MailArchiver zu exportieren
GFI MailArchiver
6 Erzielen von Ergebnissen | 111
GFI empfiehlt außerdem, für Ihre Mitarbeiter eine Awareness-Richtlinie mit Leitlinien
für eine sichere Verwendung zu erstellen.
6.3 Erzielen von Ergebnissen mit GFI MailArchiver – Archivierte E-Mails analysieren
Filtern Sie archivierte E-Mails mithilfe von MailInsights-Berichten, und erhalten Sie nützliche
Informationen zur Verwendung der E-Mail-Korrespondenz Ihres Unternehmens. Ergreifen Sie gestützt
auf den Ergebnissen Maßnahmen, und steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.
GFI MailArchiver
6 Erzielen von Ergebnissen | 112
Verwenden Sie MailInsights-Berichte, um geschäftliche Probleme zu identifizieren, die die Produktivität
Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Stellen Sie geeignete Verwendungsrichtlinien anhand der aus diesen
Berichten erhaltenen Ergebnissen auf.
Mit GFI MailArchiver können Sie in E-Mail-Archiven gespeicherte Daten analysieren, um Business-IntelligenceBerichte bereitzustellen, die für Geschäftsführung, IT-Administratoren und weitere Beteiligte von großer
Bedeutung sind. Identifizieren Sie Risiken, und verwalten Sie E-Mail-Produktivität durch hilfreiche Daten aus
dem E-Mail-Verlauf. Berichte können geplant und über E-Mail oder auf Anfrage bereitgestellt werden.
Folgende Berichte stehen zur Verfügung:
NAME DES BERICHTS
BESCHREIBUNG
Kommunikationsfluss
Überwachen Sie ein- und ausgehende
Kommunikationsmuster von Benutzern und Gruppen in
Ihrem Unternehmen.
WebMail-Nutzung
Identifizieren Sie die Benutzer, die am häufigsten EMails über Webmail-Dienste austauschen. Gibt
Aufschluss über potentielle Datenschlupflöcher und
unangemessene E-Mail-Nutzung.
E-Mail-Reaktionsverhalten
Gewinnen Sie Einblicke in die durchschnittliche Zeit,
die Benutzer für die Beantwortung von internen und
externen E-Mails benötigen.
Speichernutzung
Verwenden Sie diesen Bericht, um sich einen Überblick
über gespeicherte E-Mail-Anhänge und die dadurch
verursachten Speicherkosten zu verschaffen. Erstellen
Sie die passenden Aufbewahrungsrichtlinien zur
Kontrolle des E-Mail-Speicherplatzes.
Inaktive Konten
Dieser Bericht gibt eine Liste von Benutzerkonten
wieder, auf denen E-Mails empfangen, aber nicht in der
angegebenen Zeit beantwortet wurden.
Unangemessene Wörter
Prüfen Sie E-Mails auf die Verwendung von
unangemessener Sprache und damit auf Verstöße
gegen die Unternehmensrichtlinie.
Interne Spammer
Finden Sie heraus, mit welchen Kontakten Ihre
Mitarbeiter regelmäßig per E-Mail kommunizieren
(Empfänger, CC- und BCC-Empfänger).
Außerhalb der Geschäftszeiten
Dieser Bericht zeigt eine Liste mit internen
Benutzerkonten an, von denen E-Mails außerhalb der
allgemeinen Geschäftszeiten gesendet wurden.
Erkennen Sie Benutzeraktivitäten, denen weiter
nachgegangen werden muss.
Datenleckerkennung
Spüren Sie E-Mails auf, die Informationen wie
Kreditkartendetails, Sozialversicherungsnummern
(USA) und andere vertrauliche Dokumente und
Informationen enthalten.
Stellensuche
Identifizieren Sie ein- und ausgehende E-Mails, die
Lebensläufe enthalten oder an eine Jobbörse
adressiert sind.
Ausdrucksuche
Suchen Sie nach spezifischen Begriffen oder
Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails.
Benutzerdatenverkehr
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl
der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern
und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht
werden.
E-Mail-Themen
Dieser Bericht listet häufig in E-Mails vorkommende
Themen und Wörter auf, die zwischen den
ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren
Kontakten ausgetauscht werden.
E-Mail-Leistungskennzahlen
Analysieren Sie gesendete und empfangene E-Mails, um
die Benutzerproduktivität gemäß einer Menge
vordefinierter Leistungskennzahlen zu klassifizieren.
GFI MailArchiver
6 Erzielen von Ergebnissen | 113
Durchsuchen Sie die Archivspeicher mithilfe der erweiterten Suche.
Durchsuchen Sie alte E-Mails und Anhänge verschiedener Formate. Speichern Sie die Suchkriterien, sobald Sie
eine Suche definiert haben, um später leicht auf diese zugreifen zu können.
Verwenden der erweiterten Suche
GFI empfiehlt außerdem, Ihrem Unternehmen die Bedeutung von E-Mail bewusst zu
machen. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.gfi.com/whitepapers/why-organizations-need-to-archive-emails.pdf
GFI MailArchiver
6 Erzielen von Ergebnissen | 114
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver
7.1 Einstellungsübersicht
Auf der Seite Konfiguration erhalten Sie eine umfassende Übersicht über alle aktivierten Einstellungen
von GFI MailArchiver. Klicken Sie auf die Registerkarte Konfiguration, um die Seite Überblick über
aktuelle Einstellungen zu laden.
HINWEIS
Über die Schaltflächen oben rechts auf der Seite Konfiguration können Sie zwischen
Listen- und Kachelansicht wechseln.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 115
Screenshot 58: Einstellungsseite von GFI MailArchiver
In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Informationen beschrieben.
OPTION
BESCHREIBUNG
Archivierungsmethode
Gibt die derzeit aktivierte Archivierungsmethode an. Um E-Mails archivieren zu können,
muss für GFI MailArchiver eine Archivierungsmethode festgelegt werden.
Zu archivierende
Mailserver
Zeigt die Anzahl der Journalpostfächer an, die für die Verwendung mit dieser Installation
von GFI MailArchiver konfiguriert sind.
Archivierungsregeln
Wenn die regelbasierte Archivierung aktiviert ist, wird die Anzahl der konfigurierten Regeln
angezeigt.
Zu archivierende
Postfächer
Zeigt an, ob Archiveinschränkungen für Benutzerpostfächer aktiviert bzw. deaktiviert sind.
Mit dieser Option wird festgelegt, welche Postfächer für welche Benutzer archiviert
werden.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 116
OPTION
BESCHREIBUNG
Archivierungsbereich
Zeigt an, ob Einschränkungen des E-Mail-Archivs aktiviert bzw. deaktiviert sind. Mit dieser
Option wird bestimmt, ob eingehende, ausgehende oder interne E-Mails (oder eine
Kombination daraus) archiviert werden.
PostfachordnerstrukturAbfrage
Zeigt an, ob die Ordnerstruktur-Abfrage aktiviert bzw. deaktiviert ist. Mithilfe der
Ordnerstruktur-Abfrage kann die Ordnerstruktur der Microsoft® Exchange-Postfächer in GFI
MailArchiver reproduziert werden.
Alte E-Mails
importieren
Bietet Informationen zum Importieren von E-Mails in diese Installation von GFI MailArchiver.
Archivspeicher
Zeigt die Anzahl der Archivspeicher an, die für die Verwendung mit dieser Installation von
GFI MailArchiver konfiguriert sind.
Rollen und
Berechtigungen
Weisen Sie ausgewählten Benutzern Rollen zu, um ihnen die erforderlichen Berechtigungen
zu erteilen, um auf bestimmte Funktionen in GFI MailArchiver zugreifen zu können.
Zugriffskontrolle
Mit dieser Option wird bestimmt, welche Benutzer auf welche Postfächer zugreifen können.
IMAP-Server
Zeigt an, ob der IMAP-Server aktiviert bzw. deaktiviert ist. Ist diese Option aktiviert, können
Benutzer archivierte E-Mails über die unterstützen E-Mail-Clients abrufen.
Aufbewahrungs- und
Spam-Richtlinien
Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien bestimmen die Aufbewahrungsdauer von archivierten
E-Mails in GFI MailArchiver. E-Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, können sofort
oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden.
Klassifizierungsregeln
Mit E-Mail Klassifizierungen werden E-Mails automatisch anhand von Richtlinien
gekennzeichnet. E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, können automatisch klassifiziert
werden.
Überwachung
Zeigt an und definiert, ob die GFI MailArchiver-Überwachung ein- oder ausgeschaltet ist.
E-Mail-Löschung
Zeigt an, ob die E-Mail-Löschung aktiviert bzw. deaktiviert ist. Durch Aktivierung dieser
Funktion können alle Benutzer archivierte E-Mails endgültig aus Postfächern löschen, auf die
sie Zugriff haben.
Lizenzschlüssel ändern
Zeigt Lizenzschlüsselinformationen zu Ihrer Installation von GFI MailArchiver an.
Allgemeine
Einstellungen
Zeigt die Versions- und die Build-Nummer der aktuellen GFI MailArchiver-Installation an.
7.2 Konfigurieren der Archivierungsmethode
Mit der Archivierungsmethode können Sie festlegen, wie E-Mails von GFI MailArchiver in den
Archivspeichern gespeichert werden sollen.
WICHTIG
Wenn keine Archivierungsmethode konfiguriert ist, archiviert GFI MailArchiver keine EMails.
So konfigurieren Sie eine Archivierungsmethode:
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie unter Zu archivierende Mailserver auf
Archivierungsmethode.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 117
Screenshot 59: Konfigurieren der Archivierungsmethode
2. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren.
3. Wählen Sie auf der Seite Archivierungsmethoden-Assistent eine der folgenden Optionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Manuelle Archivierung
Benutzer können wählen, welche E-Mails aus ihren Microsoft Outlook®-Anwendungen
mit GFI MailArchiver-Archivierungsassistent archiviert werden sollen. Bei der
manuellen Archivierung können Benutzer auch eine Ordnerstruktur angeben, um die
Suche zu vereinfachen.
Automatische Archivierung
(Journal)
Bei Auswahl dieser Option verschiebt GFI MailArchiver E-Mails automatisch von
Microsoft® Exchange Server in einen Archivspeicher.
Alle E-Mails
Wählen Sie die Option, um alle eingehenden E-Mails zu archivieren.
Regelbasierte Archivierung
Archivieren Sie bestimmte E-Mails aus dem Journal, die definierten Regeln
entsprechen, und legen Sie fest, wie diese E-Mails in Ordnern archiviert werden
sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln
(Seite 123).
WICHTIG
E-Mails können nur archiviert werden, wenn Archivierungsregeln konfiguriert
sind.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 118
HINWEIS
Für die Archivierung kann mehr als eine Methode ausgewählt werden. Sie können unter
Alle E-Mails beispielsweise gleichzeitig die Optionen Manuelle Archivierung und
Automatische Archivierung (Journal) auswählen.
4. Klicken Sie auf Speichern.
7.3 Verwalten der zu archivierenden Mailserver
In GFI MailArchiver werden die zu archivierenden Mailserver durch die konfigurierten
Journalingpostfächer festgelegt.
Ein Journalingpostfach ist ein spezielles Postfach in Microsoft® Exchange Server, mit dem alle E-Mails
eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Der Unterschied zwischen der Journalfunktion und der
Archivierung: Während es sich bei der Journalfunktion definitionsgemäß um die Fähigkeit zur
Aufzeichnung von E-Mails handelt, wird durch die Archivierung der Aufwand bei Datensicherung, löschung und -speicherung verringert. GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft®
Exchange zur Bündelung aller E-Mails, sodass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden
können. Die Erstkonfiguration eines Journalingpostfachs erfolgt mithilfe des
Nachinstallationsassistenten von GFI MailArchiver. Mit einem Journalpostfach können Sie E-Mails von
einem Microsoft® Exchange Server archivieren.
In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
Anzeigen von konfigurierten Mailservern
Erstellen von Journalingpostfächern in Microsoft® Exchange Server (oder anderen Mailservern)
Bearbeiten von Details von bestehenden Journalingpostfächern
Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalingpostfachs
Entfernen von Details von bestehenden Journalingpostfächern
WICHTIG
Um E-Mails von Journalpostfächern in GFI MailArchiver zu archivieren, muss die
Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert sein. Weitere
Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 117).
7.3.1 Anzeigen von konfigurierten Mailservern
Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver, um die
konfigurierten Mailserver anzuzeigen, von denen GFI MailArchiver E-Mails archiviert.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 119
Screenshot 60: Verwalten von Journalpostfächern
In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Informationen und Optionen beschrieben:
OPTION
BESCHREIBUNG
Journalingpostfach
Definiert den Namen des Journalpostfachs, das in Microsoft® Exchange Server
eingerichtet ist und für die Verwendung mit GFI MailArchiver konfiguriert wurde.
Aktiv
Gibt an, ob das Journalpostfach aktiv bzw. inaktiv ist.
Postfachserver
Gibt den Namen des Computers an, auf dem das Journalpostfach konfiguriert ist.
Postfachspeicher
Definiert den Namen des Postfachspeichers, zu dem das konfigurierte Journalpostfach
gehört.
Verbindungstyp
Definiert den Verbindungstyp, den GFI MailArchiver zum Abrufen von E-Mails von
Mailservern zur Archivierung verwendet.
7.3.2 Hinzufügen eines neuen Journalingpostfachs
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver.
2. Klicken Sie auf
GFI MailArchiver
.
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 120
Screenshot 61: Geben Sie an, welche Methode der Assistent zum Einrichten von GFI MailArchiver verwenden soll, so dass es mit einem
Journalpostfach genutzt werden kann.
3. Wählen Sie auf der Seite Assistent zur Mailserverarchivierung eine der folgenden Optionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Aus der Liste der erkannten
Journalpostfächer unten ein
Journalpostfach auswählen
Zeigt eine Liste von Journalpostfächern an, die vom Assistenten für
Journalpostfächer von GFI MailArchiver erkannt wurden. Aktivieren Sie diese
Option, und wählen Sie ein Journalpostfach aus der angezeigten Liste aus, um
dieses zu verwenden.
Mit dem Assistenten ein neues
Journalpostfach erstellen, um
die Archivierung von E-Mails zu
starten
Ermöglicht die automatische Erstellung eines neuen Journalpostfachs. Aktivieren
Sie diese Option, und wählen Sie einen erkannten Microsoft® Exchange Server aus,
für den das neue Journalpostfach erstellt werden soll.
HINWEIS
Diese Funktion kann nur mit Microsoft® Exchange Server 2007 Service Pack 2
und höher verwendet werden.
Mit dem Assistenten manuell ein
Journalpostfach erstellen
Ermöglicht das Erstellen eines neuen Journalpostfachs durch die manuelle
Eingabe aller neuen Details. Dazu gehören die Angabe des Postfachspeichers, der
Verbindungsmethode, der verwendeten Ports und der Anmeldeinformationen.
4. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
5. Wenn Sie die Option Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die
Archivierung von E-Mails zu starten oder Mit dem Assistenten ein Journalpostfach manuell
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 121
erstellen gewählt haben, werden Sie nun aufgefordert, die für das Journalpostfach erforderlichen
Details einzugeben. Folgende Optionen sind verfügbar:
OPTION
BESCHREIBUNG
Mailserver
Zeigt den Namen des erkannten Mailservers an, auf dem sich das Journalpostfach befindet.
Verbinden über:
Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet
wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. Folgende Optionen sind verfügbar:
ExOLEDB – Nur verfügbar, wenn GFI MailArchiver auf dem gleichen Computer wie
Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist.
IMAP – Nur verfügbar, wenn GFI MailArchiver nicht auf dem gleichen Computer wie
Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist.
Exchange Web Services (EWS) – Nur für Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 oder 2010
verfügbar.
Anmeldung:/Kennwort:
Ermöglicht die Eingabe eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit
dem ausgewählten Mailserver eingegeben werden müssen.
Ordner
Legt den standardmäßigen Ordner fest, in dem E-Mails erfasst werden.
Standardwert: Posteingang
6. Wenn Sie die Option Ein erkanntes Journalpostfach aus der Liste auswählen ausgewählt haben,
klicken Sie auf Weiter.
7. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
8. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Einrichtung des Journalpostfachs abzuschließen.
7.3.3 Bearbeiten eines bestehenden Journalingpostfachs
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver.
2. Wählen Sie ein zu bearbeitendes Journalingpostfach aus, und klicken Sie auf
.
3. Passen Sie auf der Seite Assistent zur Mailserverarchivierung die Einstellungen so an, wie in den
Anweisungen im Abschnitt Hinzufügen eines neuen Journalpostfachs beschrieben.
7.3.4 Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalingpostfachs
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver.
2. Wählen Sie das zu bearbeitende Journalingpostfach aus, und klicken Sie auf
bestehendes Journalingpostfach zu deaktivieren, oder auf
Journalingpostfach zu aktivieren.
, um ein
, um ein zuvor deaktiviertes
7.3.5 Entfernen eines bestehenden Journalingpostfachs
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver.
2. Wählen Sie die zu löschenden Journalingpostfächer aus, und klicken Sie auf
.
WICHTIG
Ein in GFI MailArchivergelöschtes Journalingpostfach kann nicht wiederhergestellt
werden. Die E-Mails eines Journalingpostfachs können nach dem Löschen nicht mehr
abgerufen werden.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 122
WICHTIG
Durch das Löschen eines Journalpostfachs aus GFI MailArchiver werden bestehende
Journalpostfächer in Microsoft® Exchange Server nicht gelöscht oder funktionsunfähig
gemacht.
7.4 Konfigurieren von Archivierungsregeln
WICHTIG
Diese Funktion ist nur aktiviert, wenn im Archivierungsmethoden-Assistenten die
Option Regelbasierte Archivierung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter
Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 117).
Die zu archivierenden E-Mails können durch mehrere Archivierungsregeln bestimmt werden. Die
Regeln werden anhand verschiedener Kriterien erstellt, und GFI MailArchiver prüft alle ein- und
ausgehenden E-Mails auf Übereinstimmung mit den konfigurierten Regeln. Trifft eine Regel auf eine EMail zu, wird sie im angegebenen Ordner archiviert.
WICHTIG
Durch die Aktivierung dieser Funktion könnten Sie Unternehmensrichtlinien oder eine
gesetzliche Vorschrift zur E-Mail-Aufbewahrung verletzen.
Screenshot 62: Konfigurieren von Archivierungsregeln
HINWEIS
In GFI MailArchiver werden die Regeln der Reihe nach von oben nach unten angewendet.
Die Regeln können mit den Pfeiltasten in der Liste verschoben werden.
WICHTIG
Die Archivierung von E-Mails über GFI MailArchiver-Archivierungsassistent erfolgt
ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln.
7.4.1 Hinzufügen von Archivierungsregeln
So fügen Sie eine Archivierungsregel hinzu:
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 123
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivierungsregeln.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Geben Sie im Feld Regelname einen aussagekräftigen Namen für die Archivierungsregel ein.
4. Geben Sie im Bereich E-Mail-Kriterien die Bedingungen für die Archivierungsregel an. In der
folgenden Tabelle sind die verfügbaren Optionen angegeben. Klicken Sie auf , um weitere
Bedingungen hinzuzufügen.
BEDINGUNG
BESCHREIBUNG
Betreff
E-Mails mit einem bestimmten Betreff werden archiviert.
Textkörper
Wenn der Betreff einer E-Mail ein in diesen Kriterien angegebenes Wort oder Satz enthält, wird die
entsprechende E-Mail archiviert.
Absender
Wählen Sie E-Mail, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie Benutzer, und geben Sie den
Benutzernamen ein.
HINWEIS
Bei der Eingabe der ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Benutzernamens wird eine
Liste mit AD-Benutzern angezeigt.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 124
BEDINGUNG
BESCHREIBUNG
Empfänger
Wählen Sie E-Mail, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie Benutzer, und geben Sie den
Benutzernamen ein.
HINWEIS
Bei der Eingabe der ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Benutzernamens wird eine
Liste mit AD-Benutzern angezeigt.
Gesamtgröße
der E-Mail
Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen einen Filter aus (Gleich, Größer als, Größer oder gleich,
Kleiner als, Kleiner oder gleich), und geben Sie die E-Mail-Größe in MB an.
Anhanggröße
Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen einen Filter aus (Gleich, Größer als, Größer oder gleich,
Kleiner als, Kleiner oder gleich), und geben Sie die Größe des E-Mail-Anhangs in MB an.
Anhangtyp
Folgende Filteroptionen sind verfügbar: Bilder, Dokumente, Musik, Video, Benutzerdefiniert
HINWEIS
Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie
beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit ,
domäne.de‘ überein.
5. Wählen Sie im Feld Übereinstimmende E-Mail in folgendem Ordner ablegen den Ordner an, in
dem die E-Mail archiviert werden soll.
HINWEIS
Verwenden von Sonderzeichen in Ordnernamen
Im Feld Übereinstimmende E-Mail in folgendem Ordner ablegen wird standardmäßig
Inbox\ angezeigt. Dieser Pfad kann mit dem gewünschten Ordnerpfad überschrieben
werden. Dabei müssen folgende Konventionen beachtet werden:
\ (umgekehrter Schrägstrich) wird durch /\ dargestellt
\ (Schrägstrich) wird durch // dargestellt
Beispiel:
So geben Sie einen Ordnerpfad mit der folgenden Ordnerstruktur ein:
Geben Sie im Feld Übereinstimmende E-Mail in folgendem Ordner ablegen den
folgenden Pfad ein: Inbox\Managerial//CEO\Requests/\Queries
HINWEIS
Wenn der angegebene Ordner nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt.
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Klicken Sie auf Fertig stellen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 125
7.4.2 Bearbeiten von Archivierungsregeln
So bearbeiten Sie eine Archivierungsregel:
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivierungsregeln.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Ändern Sie die erforderlichen Einträge mithilfe des Archivierungsregel-Assistenten.
4. Klicken Sie auf Fertig stellen.
7.4.3 Entfernen von Archivierungsregeln
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivierungsregeln.
2. Wählen Sie die zu löschende Regel oder Regeln aus, und klicken Sie auf
.
7.5 Postfacharchivierungseinschränkungen
GFI MailArchiver erfordert für jedes Postfach eine Lizenz. Sie müssen unter Umständen bestimmte
Postfächer von der Archivierung ausschließen und nur bestimmte Postfächer zur Archivierung
auswählen. Konfigurieren Sie dazu die Postfacharchivierungseinschränkungen.
Mithilfe der Liste der Archiveinschränkungen, die aus Active Directory-Benutzernamen und/oder -EMail-Adressen besteht (mit der Bezeichnung Einschlussliste oder Ausschlussliste, je nach
ausgewählter Einschränkungsmethode) können Sie die Anzahl der lizenzierten Postfächer, vom
Produkt angerechnet, mit einer der folgenden Methoden bestimmen:
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 126
EINSCHRÄNKUNGSMETHODE
BESCHREIBUNG
Einschränken durch Ausschluss
Aktivieren Sie die Option Archivierungseinschränkungen durch Auswählen
einer der folgenden Optionen unter Verwenden einer Ausschlussliste:
KEINE E-Mail archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in
der Einschränkungsliste steht – GFI MailArchiver archiviert keine E-Mail,
wenn eine der Adressen in der E-Mail in der Liste der Archiveinschränkungen
steht, oder
E-Mail immer archivieren, aber Benutzer in der Einschränkungsliste
können sie nicht anzeigen – E-Mail wird immer archiviert, aber Benutzer in
der Liste der Archiveinschränkungen können die archivierte E-Mail nicht
anzeigen.
WICHTIG
Wenn Sie „E-Mail immer archivieren, aber Benutzer in der
Einschränkungsliste können sie nicht anzeigen“ auswählen, aber die
Empfänger oder Absender nicht im Active Directory stehen, werden
E-Mails nicht archiviert.
Wenn GFI MailArchiver so konfiguriert ist, dass eine Ausschlussliste
verwendet wird, zieht das Lizenzmodul die Anzahl der Active DirectoryBenutzer in der konfigurierten Liste der Archiveinschränkungen von der
Gesamtanzahl der Benutzer im Unternehmen ab.
HINWEIS
E-Mail-Adressen in der Liste der Archiveinschränkungen werden nicht
abgezogen.
Beispiel 1: Stellen Sie sich ein Active Directory mit 10 Benutzern
und einer Ausschlussliste von 6 Active Directory-Benutzern vor. Die in
diesem Szenario erforderliche Lizenz gilt für 4 Benutzer.
Beispiel 2: Stellen Sie sich ein Active Directory mit 10 Benutzern
und einer Ausschlussliste von 6 Active Directory-Benutzern vor, jedoch
enthält die Ausschlussliste außerdem einen weiteren Eintrag für 1 EMail-Adresse (keinen Benutzer). In diesem Fall gilt die erforderliche
Lizenz wieder für 4 Benutzer, da E-Mail-Adressen ignoriert werden.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 127
EINSCHRÄNKUNGSMETHODE
BESCHREIBUNG
Einschränken durch Ausschluss
Aktivieren Sie die Option Archivierungseinschränkungen durch Auswählen
einer Option unter Verwenden einer Einschlussliste. Dadurch können EMails auf zwei Arten archiviert werden:
E-Mail immer archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in
der Einschränkungsliste steht – wenn eine Adresse in der konfigurierten
Liste der Archiveinschränkungen steht, oder
E-Mail nur archivieren, falls alle der Empfänger oder Absender in der
Einschränkungsliste stehen – wenn alle Adressen (in den Feldern für
Absender und Empfänger) in der konfigurierten Liste der
Archiveinschränkungen stehen
In beiden Fällen schränkt die Einschlussliste die Lizenz auf die Anzahl der
Active Directory-Benutzer in der Liste ein.
HINWEIS
Wenn einer der Einträge in der Einschlussliste eine E-Mail-Adresse ist,
wird bei der Lizenzierung die Anzahl aller Benutzer im Active Directory
einbezogen. Dadurch wird Konsistenz gewahrt. da ein Benutzer unter
Umständen über mehrere E-Mail-Adressen verfügen kann.
Beispiel 1: Stellen Sie sich ein Active Directory mit 10 Benutzern
und einer Einschlussliste von 6 Active Directory-Benutzern vor. Die in
diesem Szenario erforderliche Lizenz gilt für 6 Benutzer.
Beispiel 2: Stellen Sie sich ein Active Directory mit 10 Benutzern,
einer Einschlussliste von 6 Active Directory-Benutzern und einem
weiteren Eintrag für 1 E-Mail-Adresse vor. In diesem Fall gilt die
erforderliche Lizenz für 10 Benutzer. Durch den E-Mail-Eintrag zählt
bezieht das Lizenzmodul alle Benutzer im Active Directory mit ein.
7.5.1 Aktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Postfächer.
2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 128
Screenshot 63: Aktivierung der Archivierungseinschränkungen
3. Wählen Sie die Option Archivierungseinschränkungen aktivieren und eine der folgenden Optionen
aus:
AUSSCHLUSS/EINSCHLUSS
OPTION
Verwenden einer Ausschlussliste
KEINE E-Mail archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der
Einschränkungsliste steht
E-Mail immer archivieren, aber Benutzer in der Einschränkungsliste können
sie nicht anzeigen
HINWEIS
Wenn die Manuelle Archivierung konfiguriert ist, können Benutzer einer
Ausschlussliste E-Mails nicht mit GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
manuell archivieren, wenn eine dieser Optionen aktiviert ist.
Verwenden einer Einschlussliste
E-Mail immer archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der
Einschränkungsliste steht
E-Mail nur archivieren, falls alle der Empfänger oder Absender in der
Einschränkungsliste stehen
HINWEIS
Wenn die Manuelle Archivierung konfiguriert ist, können alle Benutzer
einer Einschlussliste E-Mails mit GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
manuell archivieren, wenn eine dieser Optionen aktiviert ist.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 129
WICHTIG
Klicken Sie nach der Aktivierung von Archiveinschränkungen auf Einschränkungen
verwalten, um eine Liste mit den einzuschränkenden Benutzern, Gruppen oder
Postfächern zu erstellen. Die konfigurierten Einschränkungen können nicht ohne eine
solche Liste wirksam werden.
HINWEIS
E-Mails, die mit GFI MailArchiver-Archivierungsassistent manuell archiviert werden,
werden immer, auch bei konfigurierter Ausschlussliste, archiviert.
4. Klicken Sie auf Speichern.
Screenshot 64: Hinzufügen von E-Mails, Gruppen oder Benutzern
5. Klicken Sie auf
, wählen Sie zwischen E-Mail-Adresse, Gruppe oder
Benutzern, und geben Sie die E-Mail-Adresse, den Gruppennamen oder den Benutzernamen für den
Benutzer ein, für den die Beschränkung gelten soll.
6. Klicken Sie auf Speichern.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 130
7.5.2 Deaktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen
So deaktivieren Sie Postfacharchivierungseinschränkungen:
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration.
2. Klicken Sie auf Zu archivierende Postfächer.
3. Klicken Sie auf Einstellungen ändern.
4. Deaktivieren Sie die Option Archivierungseinschränkungen aktivieren.
5. Klicken Sie auf Speichern.
7.6 Verwalten des Archivierungsbereichs
Im Archivierungsbereich können Sie festlegen, welche E-Mail-Typen archiviert werden sollen. Mithilfe
dieser Funktion können Sie beispielsweise vorgeben, dass GFI MailArchiver interne E-Mails von der
Archivierung ausschließt oder alle eingehenden und internen E-Mails einschließt und ausgehende EMails ausschließt.
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivierungsbereich.
Screenshot 65: Konfigurieren von Einschränkungen des E-Mail-Archivs
2. Wählen Sie Archivierungsbereich konfigurieren, und deaktivieren Sie in der angezeigten Liste die
E-Mails, die von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen (siehe folgende Tabelle):
OPTION
BESCHREIBUNG
Eingehende
E-Mails
Gibt an, ob GFI MailArchiver E-Mails archiviert, die nicht aus der Organisationsdomäne stammen.
Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll.
Ausgehende
E-Mails
Gibt an, ob GFI MailArchiver E-Mails archiviert, die für Empfänger außerhalb der Organisationsdomäne
bestimmt sind. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll.
Interne EMails
Gibt an, ob GFI MailArchiver E-Mails archiviert, die aus der Organisationsdomäne stammen und an
Empfänger in der Organisationsdomäne bestimmt sind. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-MailTyp nicht archiviert werden soll.
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern.
7.7 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage
Standardmäßig archiviert GFI MailArchiver E-Mails nicht gemäß der Ordnerstruktur, in der sich die EMails im Quellpostfach befinden. Um die Ordnerstruktur der Originalpostfächer zu reproduzieren,
müssen Sie die GFI MailArchiver-Funktion zur Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 131
WICHTIG
Die GFI MailArchiver-Funktion zur Ordnerstruktur-Abfrage führt zu einem erheblichen
Mehraufwand beim Archivierungsprozess in Bezug auf Computerleistung und
Netzwerkzugriff und kann eventuell Ihr System verlangsamen.
Wichtige Hinweise:
Damit die Postfachordnerstruktur-Abfrage funktioniert, muss der konfigurierte Benutzer die
folgenden Anforderungen erfüllen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Benutzerzugriff
Stellen Sie sicher, dass der Benutzer für die OrdnerstrukturAbfrage auf die Postfächer der Benutzer im Informationsspeicher
von Microsoft Exchange zugreifen kann. Der Zugriff ist erforderlich,
um die Ordnerstruktur abzufragen. GFI MailArchiver kann dieses
Benutzerkonto automatisch erstellen.
Zuweisung von Anmelderechten
Der Benutzer für die Ordnerstruktur-Abfrage muss auf dem GFI
MailArchiver -Computer über Anmelderechte verfügen.
Kein Roamingbenutzerprofil
Der in der Konfiguration für die Postfachsynchronisation von GFI
MailArchiver konfigurierte Benutzer kann kein Roamingprofil
verwenden.
Vollzugriff
Stellen Sie sicher, dass der in der Konfiguration für die
Postfachsynchronisation von GFI MailArchiver konfigurierte
Benutzer Vollzugriff auf den GFI MailArchiver-Ordner hat.
MAPI Client und Collaboration Data Objects [nur
MAPI]
Microsoft Outlook oder Microsoft Exchange Server MAPI Client
und Collaboration Data Objects (MAPI/CDO) müssen installiert
werden, wenn GFI MailArchiver nicht auf demselben Computer wie
Microsoft Exchange 2003 installiert ist.
Keine schreibgeschützten Archivspeicher
Stellen Sie sicher, dass Archivspeicher nicht als schreibgeschützt
markiert sind. GFI MailArchiver muss Änderungen am
Archivspeicher vornehmen, wenn eine E-Mail übereinstimmt und
diese dem richtigen Ordner zuweisen. Weitere Informationen
finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden
Archivspeicherdetails (Seite 145).
WICHTIG
Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_
FolderStructureRetrieval.
7.7.1 Aktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage.
2. Wählen Sie Einstellungen ändern.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 132
Screenshot 66: Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren
3. Wählen Sie Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren.
4. Wählen Sie aus, ob automatisch ein neues Benutzerkonto erstellt oder ein bestehendes
Benutzerkonto verwendet werden soll. Mit diesem Benutzerkonto kann auf die Postfächer zugegriffen
werden, für die die Ordnerstruktur reproduziert werden soll.
In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Optionen beschrieben.
OPTION
BESCHREIBUNG
Neues Benutzerkonto
erstellen
GFI MailArchiver erstellt ein neues Benutzerkonto anhand der in den Feldern Verbinden
über, Anmeldename und Kennwort angegebenen Details.
Ein vorhandenes
Benutzerkonto
verwenden
GFI MailArchiver verwendet ein zuvor erstelltes vorhandenes Benutzerkonto.
Verbinden über
Legt die Verbindungsmethode für die Verbindung mit dem Microsoft® Exchange Server
fest, um auf die zu reproduzierende Postfachstruktur zuzugreifen.
Folgende Optionen sind verfügbar:
Exchange Web Services (EWS) – Nur für Mailserver mit Microsoft® Exchange 2007 SP1
oder 2010 empfohlen.
Traditional Message Application Programming Interface (MAPI) – Nur für Mailserver
OHNE Microsoft® Exchange 2007 SP1 oder 2010 empfohlen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 133
OPTION
BESCHREIBUNG
Benutzername
Geben Sie den Anmeldenamen für das neue Benutzerkonto oder für das zuvor erstellte
Benutzerkonto ein.
Kennwort
Legt das Kennwort für das neue Benutzerkonto oder das zuvor erstellte Benutzerkonto
fest.
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Wenn Sie im vorhergehenden Dialogfeld die Option Neues
Benutzerkonto erstellen ausgewählt haben, werden Sie zu Eingabe der Anmeldeinformationen des
Domänenadministratorkontos aufgefordert, das über Rechte zum Erstellen eines Konto verfügt.
5. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen.
6. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen für die Ordnerstruktur-Abfrage zu speichern.
7.7.2 Deaktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage.
2. Klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage deaktivieren.
WICHTIG
Durch das Deaktivieren der Ordnerstruktur-Abfrage wird das zuvor erstellte
Benutzerkonto für diese Funktion nicht gelöscht oder deaktiviert.
7.7.3 Ausschließen von Ordnern aus der Ordnerstruktur-Abfrage
Wenn Sie bestimmte Ordner aus der Abfrage ausschließen möchten, konfigurieren Sie eine Richtlinie
für auszuschließende Ordner.
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage.
2. Klicken Sie auf
GFI MailArchiver
.
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 134
Screenshot 67: Hinzufügen einer Ausschlussrichtlinie
3. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie der auszuschließenden Ordner ein, und aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Richtlinie für auszuschließende Ordner aktivieren, um die Richtlinie sofort
anzuwenden. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
4. Geben Sie den Namen des auszuschließenden Ordners ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken
Sie zum Fortfahren auf Weiter.
HINWEIS
Wenn Sie Benutzer von der Ordnerstruktur-Abfrage ausschließen möchten, geben Sie als
Ordnernamen * (Asterisk) an. Der Asterisk (*) ist ein Sonderzeichen, dass für alle Ordner
steht. Weitere Informationen finden Sie im folgenden SkyNet-Artikel:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ExcludeFolders.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 135
Screenshot 68: Auswählen von auszuschließenden Benutzern
5. Wählen Sie Nur ausgewählte Benutzer, um die im vorherigen Bildschirm angegebenen Ordner für
bestimmte Benutzer auszuschließen.
6. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option Benutzer oder E-Mail aus, und geben Sie den
Benutzernamen bzw. die E-Mail-Adresse ein. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den
Vorgang, um weitere Benutzer hinzuzufügen.
HINWEIS
Wenn die Option Nur ausgewählte Benutzer deaktiviert ist, sind die zuvor angegebenen
Ordner für alle Benutzer ausgeschlossen.
7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen.
7.7.4 Entfernen von Richtlinien für ausgeschlossene Ordner
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage.
2. Wählen Sie die zu entfernende Richtlinie für auszuschließende Ordner aus, und klicken Sie auf
.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 136
7.8 Importieren von E-Mails mithilfe des GFI MailArchiver-Archivierungsassistenten
Mithilfe der Funktionen von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent können Sie E-Mails automatisch
aus Benutzerpostfächern importieren. Der Vorgang kann geplant werden und ist für die Benutzer
transparent. Der Importvorgang wird durch Ausführen der folgenden Schritte konfiguriert:
Schritt 1: Stellen Sie den GFI MailArchiver-Archivierungsassistent auf den Computern Ihrer
Benutzer bereit. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren der manuellen Archivierung über
GPO in Windows® Server 2008 (Seite 203).
Schritt 2: Konfigurieren Sie die Einstellungen, die für den automatischen Import von E-Mails aus
Benutzerpostfächern erforderlich sind. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von
Standard-Importeinstellungen (Seite 137).
HINWEIS
1. Sie können E-Mails nicht importieren, wenn GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
nicht auf dem Clientcomputer installiert ist.
2. Der Import beginnt, sobald Microsoft Outlook auf dem Clientcomputer ausgeführt
wird.
3. Wenn Microsoft Outlook geschlossen wird, wird der Importvorgang angehalten und
fortgesetzt, sobald Microsoft Outlook wieder geöffnet wird.
7.8.1 Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen
Konfigurieren Sie Einstellungen für den automatischen Import von E-Mails aus Benutzerpostfächern:
1. Wählen Sie Konfiguration > E-Mails importieren.
2. Klicken Sie auf Neue Standard-Importeinstellungen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 137
Screenshot 69: Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen
3. Wählen Sie im Bereich E-Mail-Bearbeitung aus den folgenden Optionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Einmal
Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang
einmal auszuführen. Ein Zeitplanbildschirm wird
angezeigt, wenn diese Importoption ausgewählt
wird.
Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang
regelmäßig auszuführen. Geben Sie den
Zeitabstand im angegebenen Feld an. Der
Zeitplanbildschirm wird übersprungen, wenn diese
Importoption ausgewählt wird.
4. Wählen Sie im Bereich E-Mail-Datum eine der folgenden Optionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Immer
Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang auf
unbestimmte Zeit auszuführen.
Benutzerdefiniert
Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang für
einen begrenzten Zeitraum auszuführen. Geben Sie
mithilfe der angegebenen Felder ein Start- und
Enddatum an.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 138
5. (Optional) Geben Sie unter E-Mails im Ordner archivieren (optional) den Ordnernamen an, von
dem aus Sie E-Mails importieren möchten, z. B. Eingang.
6. Geben Sie unter Maximale E-Mail-Größe die maximale Größe der zu importierenden E-Mails an. Der
Standardwert beträgt 2 MB.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Wenn Sie in Schritt 3 oben die Option gewählt haben, den Importvorgang Einmal auszuführen, wird
das Zeitplanfenster angezeigt. Der Zeitplanbildschirm wird übersprungen, wenn die Importoption
Nach neuen E-Mails suchen alle ausgewählt wird:
Screenshot 70: Konfigurieren des Importzeitplans
9. Konfigurieren Sie unter Zeitplaneinstellungen die folgenden Optionen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Import planen
Wählen Sie die Häufigkeit des Importvorgangs, indem Sie die gewünschten Tage aktivieren.
Startzeit
Legen Sie die Uhrzeit fest, zu der der Vorgang beginnen soll.
Endzeit
Geben Sie die Uhrzeit ein, zu der der Vorgang enden soll.
10. Klicken Sie auf Weiter.
11. Wählen Sie im Fenster Richtlinie löschen eine der folgenden Optionen aus:
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 139
OPTION
BESCHREIBUNG
Keine archivierten E-Mails löschen
Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von EMails nach deren Archivierung zu verhindern.
Archivierte E-Mails sofort dauerhaft löschen
Wenn Sie diese Option auswählen, werden die EMails gelöscht, sobald sie archiviert wurden.
Archivierte E-Mails dauerhaft löschen nach n Tagen
Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie
der archivierten Nachrichten gespeichert werden
soll (standardmäßig 30 Tage).
12. Klicken Sie auf Fertigstellen.
7.9 Verwalten von Archivspeichern
Innerhalb von GFI MailArchiver dienen Archivspeicher als Container, die archivierte E-Mails enthalten.
Archivspeicher umfassen mehrere Komponenten, z. B.:
Eine Datenbank, in der E-Mail-Metadaten gespeichert werden,
Eine Datenbank, in der sowohl E-Mail-Metadaten als auch E-Mail-Daten gespeichert werden,
Ein Speicherort auf der Festplatte, der als E-Mail-Index verwendet wird,
Ein Speicherort auf der Festplatte zur Speicherung von E-Mail-Daten.
Archivspeicher werden von GFI MailArchiver je nach Archivspeicherprofil automatisch erstellt. Im
Archivspeicherprofil sind Name, Datenbanktyp und Dateispeicherorte der Archivspeicher angegeben.
WICHTIG
E-Mails können nur archiviert werden, wenn Neue Archivspeichereinstellungen
konfiguriert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen
Archivspeichereinstellungen (Seite 142).
7.9.1 Anzeigen konfigurierter Archivspeicher
Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie im Bereich Archiv auf Archivspeicher,
um die archivierten Archivspeicher anzuzeigen. Für die Zusammenfassung des neuen
Archivspeichers kann zudem angezeigt werden, wie neue Archivspeichereinstellungen konfiguriert
werden. Für jeden neu erstellten Archivspeicher werden diese Einstellungen übernommen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 140
Screenshot 71: Anzeigen von Archivspeichern
Die konfigurierten Archivspeicher werden standardmäßig nach Jahr gruppiert angezeigt und mit dem
aktuellsten Archivspeicher an erster Stelle in Tabellen aufgelistet. Diese Ansicht kann mithilfe der
Sortieroptionen Gruppieren nach und Reihenfolge geändert werden.
Die folgende Tabelle enthält die verfügbaren Felder für Archivspeicher:
OPTION
BESCHREIBUNG
Archivspeicher
Definiert den Namen des zuvor konfigurierten Archivspeichers.
Startdatum
Das Startdatum gibt den ersten Tag des E-Mail-Archivierungszeitraums eines Archivspeichers an.
E-Mails, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden in einem anderen Archivspeicher
archiviert.
Enddatum
Das Enddatum gibt den letzten Tag des E-Mail-Archivierungszeitraums eines Archivspeichers an.
E-Mails, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden in einem anderen Archivspeicher
archiviert.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 141
OPTION
BESCHREIBUNG
Status
Definiert den Status des entsprechenden Archivspeichers. Folgende Status sind verfügbar:
Archivspeicher voll: Wird angezeigt, wenn die Option Keine weiteren E-Mails in diesem
Archivspeicher archivieren aktiviert ist (beim Bearbeiten bestehender
Archivspeicheroptionen) oder wenn ein auf einer Microsoft SQL Express-Datenbank
ausgeführter Archivspeicher das Limit von 4 GB erreicht hat. Zeigt an, dass keine Archivierung
mehr möglich ist.
Online: Zeigt an, dass der Archivspeicher derzeit verwendet wird.
Indizierung normal: Zeigt an, dass ein Archivspeicher bereits früher verwendet wurde,
aber derzeit nicht in Benutzung ist.
Indizierung angehalten: Wird angezeigt, wenn die Indizierung angehalten wurde.
Indizierung ausstehend: Wird vorübergehend angezeigt, während GFI MailArchiver einen
Index erneuert.
Schreibgeschützt: Ein schreibgeschützter Archivspeicher kann durchsucht, aber E-Mails
können nicht darin archiviert werden.
Wählen Sie aus einer Archivspeicherliste einen Archivspeicher aus, und klicken Sie auf
weitere Informationen zu den Einstellungen und der Statistik des ausgewählten Archivspeichers
anzuzeigen.
, um
7.9.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen
Die „Neuen Archivspeichereinstellungen“ ermöglichen GFI MailArchiver, neue Archivspeicher mit
zuvor eingegebenen Einstellungen automatisch zu erstellen. So zeigen Sie eine Zusammenfassung der
aktuellen Einstellungen eines neuen Archivspeichers an:
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration.
2. Klicken Sie auf Archivspeicher.
3. Klicken Sie neben Zusammenfassung der Archivspeichereinstellungen auf
.
HINWEIS
Nach der Installation von GFI MailArchiver werden Sie im Nachinstallationsassistenten
aufgefordert, Einstellungen für den neuen Archivspeicher zu konfigurieren. Weitere
Informationen finden Sie unter Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen
(Seite 51).
So bearbeiten Sie die Einstellungen für einen neuen Archivspeicher:
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher.
2. Klicken Sie auf
.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die vorhandenen Einstellungen des neuen
Archivspeichers zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden
Archivspeicherdetails (Seite 145).
7.9.3 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank für die Verwendung mit GFI MailArchiver
Als Archivierungslösung ist GFI MailArchiver bezüglich Leistungsfähigkeit bei Archivierung und Abruf
von Daten stark von der Datenbankinfrastruktur abhängig.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 142
GFI MailArchiver kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Hardware-Einrichtungen und –
Kombinationen ausgeführt werden. Die folgende Tabelle enthält die typischen empfohlenen
Konfigurationen. Diese Richtlinien und Konfigurationen können je nach Benutzeraktivitäten, täglichem
E-Mail-Verkehr und Softwarekonfiguration (z. B. Ordnerstruktur-Abfrage) variieren.
POSTFÄCHER/AUFKOMMEN
EMPFOHLENER
DATENBANKTYP
BESCHREIBUNG
Bis zu 50 Postfächer NUR für
Testzwecke
GFI
MailArchiverDatenbank
Verwendet zum Archivieren der E-Mail-Daten eine auf Firebird
basierende Datenbank.
Bis zu 100 Postfächer
Durchschn. E-MailAufkommen von bis zu
6000 E-Mails/Tag
SQL Server®
Express mit
Dateispeicher
Verwendet eine auf SQL Server® Express basierende Datenbank, um
E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, und einen von Ihnen
festgelegten Speicherort auf der Festplatte, um E-Mail-Daten zu
speichern.
50 Postfächer oder mehr
Durchschn. E-MailAufkommen von mehr als
8000 E-Mails/Tag
Microsoft® SQL
Server
Verwendet eine SQL Server®-Datenbank, um sowohl E-MailHeader/Metadaten als auch E-Mail-Daten zu speichern.
Mehr als 500 Postfächer
Durchschn. E-MailAufkommen von mehr als
8000 E-Mails/Tag
Microsoft® SQL
Server mit
Dateispeicher
Verwendet eine auf SQL Server® basierende Datenbank, um E-MailHeader und Metadaten zu speichern, und einen von Ihnen
festgelegten Speicherort auf der Festplatte, um E-Mail-Daten zu
speichern.
7.9.4 Anhängen eines Archivspeichers
GFI MailArchiver-Archivspeicher können getrennt und wieder angehängt werden, z. B. wenn GFI
MailArchiver auf einen neuen Server verschoben wird. Weitere Informationen zum Trennen eines
Archivspeichers finden Sie unter Trennen eines bestehenden Archivspeichers.
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher.
2. Klicken Sie auf Archiv anfügen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 143
Screenshot 72: Anhängen eines Archivspeichers
3. Führen Sie im Fenster Konfiguration eine der folgenden Aktionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Archivspeichername
Setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und geben Sie einen Namen ein.
Erlauben Sie Benutzern das
Durchsuchen des
Archivspeichers,
Wählen Sie diese Option, um Benutzern zu ermöglichen, diesen Archivspeicher zu
durchsuchen.
Schreibgeschützter Zugriff
Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mails aus dem ausgewählten
Archivspeicher gelöscht werden (bei aktivierter E-Mail-Löschung). E-Mails können
zwar angezeigt, aber neue E-Mails können nicht archiviert werden. Außerdem
können Benutzer archivierte E-Mails nicht mit Labels kennzeichnen.
Keine weiteren E-Mails in diesem
Archivspeicher archivieren
Bei Aktivierung dieser Option werden keine weiteren E-Mails im ausgewählten
Archivspeicher archiviert, und der Archivspeicher wird als „Voll“ gekennzeichnet.
Wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist, können Benutzer E-Mails aus diesem
Archivspeicher entfernen. Außerdem sind Benutzer berechtigt, archivierte EMails mit Labels zu kennzeichnen. Ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn
neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen.
4. Klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie die Datenbank, in der archivierte E-Mails gespeichert werden sollen, und klicken Sie auf
Weiter.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 144
6. Geben Sie den Speicherort der Datenbankdatei, den Speicherort der E-Mail-Datei und den
Speicherort des Suchindexes an, und klicken Sie auf Weiter.
7. Prüfen Sie die Archivspeicherzusammenfassung, und klicken Sie auf Weiter.
8. Klicken Sie auf Fertig stellen.
7.9.5 Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher.
2. Wählen Sie einen bestehenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf
.
3. Führen Sie im Fenster Konfiguration eine der folgenden Aktionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Archivspeichername
Setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und geben Sie einen Namen ein.
Erlauben Sie Benutzern das
Durchsuchen des
Archivspeichers,
Wählen Sie diese Option, um Benutzern zu ermöglichen, diesen Archivspeicher zu
durchsuchen.
Schreibgeschützter Zugriff
Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mails aus dem ausgewählten
Archivspeicher gelöscht werden (bei aktivierter E-Mail-Löschung). E-Mails können
zwar angezeigt, aber neue E-Mails können nicht archiviert werden. Außerdem
können Benutzer archivierte E-Mails nicht mit Labels kennzeichnen.
Keine weiteren E-Mails in diesem
Archivspeicher archivieren
Bei Aktivierung dieser Option werden keine weiteren E-Mails im ausgewählten
Archivspeicher archiviert, und der Archivspeicher wird als „Voll“ gekennzeichnet.
Wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist, können Benutzer E-Mails aus diesem
Archivspeicher entfernen. Außerdem sind Benutzer berechtigt, archivierte EMails mit Labels zu kennzeichnen. Ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn
neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen.
4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Änderungen zu speichern und den Assistenten zu beenden,
oder klicken Sie auf Weiter, um zusätzliche Informationen zum vorhandenen Archivspeicher zu
bearbeiten.
7.9.6 Trennen eines vorhandenen Archivspeichers
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher.
2. Wählen Sie einen bestehenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Trennen.
WICHTIG
Beim Trennen eines Archivspeichers werden keine archivierten E-Mail-Daten gelöscht.
3. Klicken Sie bei Aufforderung auf OK.
7.9.7 Indizierung
Die Suchindex-Funktion von GFI MailArchiver indiziert automatisch neu archivierte E-Mails im
entsprechenden Archivspeicher. Diese kontinuierliche Aktualisierung der Suchinhalte ermöglicht
Benutzern eine präzise und schnelle Suche.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Häufigkeit festlegen, mit der GFI MailArchiver neu
archivierte E-Mails in die Suchindizes aufnimmt. Darüber hinaus wird erläutert, wie Sie einen
möglicherweise nicht mehr aktuellen Suchindex vollständig neu aufbauen.
Wichtige Hinweise
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 145
1. Suchindizes müssen sich stets auf einer lokalen Festplatte befinden. Die Indizierung ist nicht
verfügbar, wenn der Speicherort des Index als UNC-Pfad angegeben ist.
2. Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen
Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom
Installationsort von Microsoft® Exchange Server
Installationsort von GFI MailArchiver
Installationsort von SQL Server® / der Firebird-Datenbank
3. Indizes werden ausschließlich für Suchvorgänge verwendet. Die neu archivierten E-Mails können
immer über die Funktion „Durchsuchen“ lokalisiert werden, unabhängig davon, ob die E-Mails indiziert
sind oder nicht.
Konfigurieren der Indizierungshäufigkeit
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher.
2. Wählen Sie Indexverwaltung.
Screenshot 73: Suchindex-Verwaltung
3. Wählen Sie im Bereich Indizierungszeitplan eine der folgenden Optionen aus:
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 146
OPTION
BESCHREIBUNG
Archivierte EMails
indizieren
alle
Der Suchindex wird in festen Zeitabständen mit den zuletzt archivierten E-Mails aktualisiert, z. B.
jede halbe Stunde, jede Stunde, alle zwei Stunden.
Dieser Indizierungszeitplan wird empfohlen, da er das richtige Verhältnis zwischen
Aktualisierungshäufigkeit und Serverleistung liefert.
HINWEIS
Bei Auswahl der Option Sofort werden neue E-Mail-Inhalte indiziert, sobald sie in einem
Archivspeicher gespeichert werden. Bei dieser Einstellung bleibt der Suchindex stets aktuell, so
dass auch die zuletzt archivierten E-Mails gefunden werden können.
HINWEIS
Aufgrund der häufigen Aktualisierungsvorgänge kann diese Option abhängig von der Anzahl der
archivierten E-Mails jedoch die Serverleistung beeinträchtigen.
Archivierte EMails täglich
indizieren um
Die E-Mails werden täglich zu einem voreingestellten Zeitpunkt aktualisiert.
Bei Auswahl dieser Option können Sie die Indizierung so planen, dass sie außerhalb der Spitzenzeiten
durchgeführt wird. Eine Suche nach E-Mails, die während der letzten 24 Stunden archiviert wurden,
ist jedoch aufgrund der noch nicht erfolgten Indizierung nicht möglich.
4. Klicken Sie auf Speichern.
Neuaufbau eines Suchindex
Mit dem Neuaufbau eines Suchindex können Sie Indizes, die nicht mehr die erwarteten Suchergebnisse
liefern oder beschädigt sind, neu aufbauen.
Wichtige Hinweise
Der Neuaufbau eines Suchindex kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen, abhängig von der im
entsprechenden Archivspeicher vorhandenen Anzahl von E-Mails.
Während des Neuaufbaus eines Index können E-Mails im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion
lokalisiert werden.
Der Neuaufbau eines Suchindex ist ein prozessor- und festplattenintensiver Vorgang und
beeinträchtigt daher die Leistungsfähigkeit des Servers. Es wird empfohlen, den Neuaufbau außerhalb
der Spitzenzeiten (z. B. nach Geschäftsschluss) vorzunehmen.
Bauen Sie aus den oben genannten Gründen nicht mehrere Indizes gleichzeitig auf.
Neuaufbau eines Suchindex
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher.
2. Wählen Sie den Archivspeicher aus, für den Sie den Index neu aufbauen möchten, und klicken Sie
auf Index neu erstellen.
Anhalten und Fortsetzen der Indizierung
Die Indizierung kann über
und
angehalten und fortgesetzt
werden. Auf diese Weise können Sie langwierige Indizierungsvorgänge während der Spitzenzeiten
anhalten und in Zeiten geringerer Aktivität (z. B. nach Geschäftsschluss) wieder aufnehmen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 147
HINWEIS
Wenn der Indizierungsvorgang während einer Zusammenführung angehalten wird,
können E-Mails im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert werden. Bei
angehaltenem Neuaufbau ist das Durchsuchen des Archivspeichers möglich.
Suchindexstatus
Die GFI MailArchiver-Suchindizes können folgende Zustände aufweisen:
STATUS
BESCHREIBUNG
Initialisierung – Bei diesem Status wird der Suchindex erstellt. Dieser Status sollte nicht länger als
10 Minuten bestehen bleiben.
Ungültig – Dieser Status zeigt an, dass der Suchindex sehr wahrscheinlich beschädigt ist.
Zusammenführen – GFI MailArchiver verwaltet Unterindizes, die kleinere Versionen des Hauptindex sind.
Mithilfe dieser Unterindizes wird die Performance des Suchindex gesteigert. Unterindizes für einen
Archivspeicher werden zum Hauptsuchindex zusammengeführt, wenn eine bestimmte Anzahl von
Unterindizes erstellt wurde oder automatisch um 2 Uhr.
Angehalten – Der Prozess wurde über die GFI MailArchiver-Konfiguration manuell angehalten. Erst wenn der
Benutzer auf die Schaltfläche Indizieren wieder aufnehmen klickt, ändert sich der Status des Index.
Online – Der Suchindex ist online.
Aufgeschoben – Dieser Status gibt an, dass der Suchindex in Kürze neu erstellt wird.
Neuaufbau – Dieser Status gibt an, dass eine Datenbank indiziert wird. Die Dauer des Neuaufbaus eines Index
richtet sich nach der Größe der zu indizierenden Datenbank.
Konfigurieren der Sprachanalyse
Worttrennung ist die Aufspaltung von Texten in einzelne Text-Tokens oder Wörter. Zahlreiche
Sprachen, insbesondere die auf dem lateinischen Alphabet aufbauenden, besitzen eine Reihe von
Wortbegrenzern (z. B. Leerzeichen) und Satzzeichen, um Wörter, Wortgruppen und Sätze zu trennen.
Worttrennzeichen müssen auf präzisen Sprachheuristiken beruhen, um verlässliche und präzise
Ergebnisse zu liefern.
Komplexer sieht die Worttrennung bei zeichenbasierten Schriftsystemen oder skriptbasierten
Alphabeten aus, bei denen die Bedeutung eines einzelnen Zeichens vom Kontext abhängig ist.
Ein „Worttrenner“ ist für die korrekte Indizierung bei den meisten asiatischen (z. B. Japanisch,
Chinesisch und Arabisch) und anderen Sprachen von elementarer Bedeutung.
Die GFI MailArchiver-Sprachanalyse ist standardmäßig aktiviert. Aus Gründen der optimalen
Indizierungsleistung wird dringend empfohlen, diese Funktion nicht zu deaktivieren.
Einrichten der Sprachanalyse
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher.
2. Wählen Sie Indexverwaltung.
3. Aktivieren/Deaktivieren Sie die Option Automatische Sprachanalyse aktivieren, um die
Sprachanalyse zu aktivieren/deaktivieren.
4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Standardsprache eine Standardsprache aus.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 148
HINWEIS
Wenn die gewünschte Sprache nicht in der Dropdown-Liste Standardsprache enthalten
ist, fügen Sie die Sprache über die Ländereinstellungen in der Windows®Systemsteuerung hinzu.
7.9.8 Zeitplanung für Archivspeicher
Im Archivspeicherzeitplan können Sie die Häufigkeit der automatischen Archivierung von E-Mails in
einem neuen Archivspeicher angeben.
WICHTIG
Die Änderung dieser Einstellungen kann die Leistung beeinträchtigen. Wir empfehlen,
Archivspeicher so zu konfigurieren, dass alle zwei Monate ein Rollover durchgeführt
wird. Dadurch bleibt die Datenbank überschaubar, was für das Verschieben der
Datenbank oder Neuordnen des Suchindex von Vorteil ist. Der regelmäßige Wechsel des
Archivspeichers alle zwei Monate wirkt sich auch positiv auf die Suchleistung aus. Um
beispielsweise eine E-Mail vom Februar 2012 zu finden, durchsucht GFI MailArchiver nur
eine kleine Datenbank und kann die Ergebnisse somit schneller abrufen.
GFI MailArchiver ändert den Archivspeicher anhand eines ausgewählten konfigurierten Zeitplans.
Diese Funktion ist für alle Datenbanktypen verfügbar, die mit Archivspeichern verwendet werden.
Folgende Optionen sind verfügbar:
Monatlich
Alle zwei Monate (Standard)
Vierteljährlich
Halbjährlich
Jährlich
HINWEIS
Wenn ein Archivspeicher die maximale Datenbankgröße überschreitet, erstellt GFI
MailArchiver automatisch einen neuen Archivspeicher, wobei die konfigurierten Neuen
Archivspeichereinstellungen angewendet werden. Diese Funktion ist nur für
Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server® Express-Datenbanken basieren.
So ändern Sie den Archivspeicherzeitplan:
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher.
2. Wählen Sie Zeitplan für Archiv einrichten.
3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus, und klicken Sie auf Speichern.
7.9.9 Sichern von Archivspeichern
Es wird dringend empfohlen, die GFI MailArchiver-Archivspeicher in routinemäßige
Serversicherungsvorgänge einzubeziehen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 149
7.9.10 Online-Sicherung
Die Online-Sicherung erfolgt über eine Sicherungsanwendung, mit der die Archivspeicher gesichert
werden können, ohne dass die GFI MailArchiver-Dienste angehalten werden müssen. Weitere
Informationen finden Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_BackupArchiveStores.
7.9.11 Offline-Sicherung
Die Offline-Sicherung kann in Umgebungen durchgeführt werden, in denen eine Online-Sicherung nicht
möglich ist. Die GFI MailArchiver-Dienste müssen während der Sicherung der Archivspeicher
vorübergehend angehalten werden.
Folgende Offline-Sicherungen sind möglich:
Sichern eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server
Sichern eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server und Dateisystem
Sichern eines Archivspeichers basierend auf GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und
Dateisystem
Sicherung eines auf SQL Server ® basierenden Archivspeichers
In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert:
Archivierte E-Mail-Metadaten – gespeichert in der SQL Server®-Datenbank
Komprimierte E-Mail-Binärquellen – gespeichert in der SQL Server®-Datenbank
Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte
So sichern Sie einen Archivspeicher:
1. Navigieren Sie in GFI MailArchiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf
2. Notieren Sie zur schnellen Referenz die folgenden Informationen:
Server
Datenbank
Pfad zum Suchindex
3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann
„services.msc“ eingeben.
4. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste.
5. Sichern Sie unter Verwendung des in Schritt 2 festgelegten Suchindexpfads die Suchindizes der
Archivspeicher, indem Sie den Suchindexordner entweder manuell kopieren und einfügen, oder indem
Sie ein Sicherungsprogramm verwenden.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 150
Screenshot 74: Sichern einer SQL-Datenbank
6. Starten Sie in SQL Server® den Microsoft® SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 7
notierte Archivdatenbank. Klicken Sie zum Sichern der Datenbank mit der rechten Maustaste auf die
Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Sichern….
HINWEIS
In SQL Server® kann ein Wartungsplan erstellt werden, um regelmäßige Sicherungen der
Archivdatenbank zu planen.
8. Kehren Sie zum GFI MailArchiver-Server zurück, und starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole
alle GFI MailArchiver-Dienste neu.
Auf Microsoft® SQL Server und einem Dateisystem basierende Archivspeicher sichern
In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert:
Archivierte E-Mail-Metadaten – gespeichert in der Microsoft® SQL Server-Datenbank
komprimierte Binärquelle der E-Mails – gespeichert auf Festplatte
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 151
Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte
So sichern Sie einen Archivspeicher:
1. Navigieren Sie in GFI MailArchiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf
2. Notieren Sie zur schnellen Referenz die folgenden Informationen:
Server
Datenbank
Pfad zur E-Mail-Binärquelle
Pfad zum Suchindex
HINWEIS
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen.
3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann
„services.msc“ eingeben.
4. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste.
5. Sichern Sie unter Verwendung der in Schritt 2 festgelegten Pfade die Binärquellen und Suchindizes
der Archivspeicher, indem Sie die Ordner entweder manuell kopieren und einfügen, oder indem Sie
ein Sicherungsprogramm verwenden.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 152
Screenshot 75: Sichern einer SQL-Datenbank
6. Starten Sie in Microsoft® SQL Server den Microsoft® SQL Server Manager, und sichern Sie die in
Schritt 2 notierte Archivdatenbank. Klicken Sie zum Sichern der Datenbank mit der rechten Maustaste
auf die Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Sichern….
HINWEIS
In Microsoft® SQL Server kann ein Wartungsplan erstellt werden, um regelmäßige
Sicherungen der Archivdatenbank zu planen.
7. Kehren Sie zum GFI MailArchiver-Server zurück, und Starten Sie über die
Diensteverwaltungskonsole alle GFI MailArchiver-Dienste neu.
Sicherung des Archivspeichers basierend auf GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und
Dateisystem
In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert:
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 153
Metadaten der archivierten E-Mails – gespeichert auf Festplatte
komprimierte Binärquelle der E-Mails – gespeichert auf Festplatte
Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte
So sichern Sie einen Archivspeicher:
1. Navigieren Sie in GFI MailArchiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf
.
2. Notieren Sie folgende Pfade zur schnellen Referenz:
Pfad zur Firebird-Datenbank
Pfad zur E-Mail-Binärquelle
Pfad zum Suchindex
HINWEIS
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen.
3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann
„services.msc“ eingeben.
4. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste.
5. Sichern Sie unter Verwendung der in Schritt 2 festgelegten Pfade die Datenbankdateien, binären
Dateien und Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie sie entweder manuell kopieren und am
Speicherort für die Sicherung wieder einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden.
6. Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI MailArchiver-Dienste neu.
Wiederherstellen eines zu GFI MailArchiver hinzugefügten Archivspeichers
1. Navigieren Sie in GFI MailArchiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf
.
2. Notieren Sie sich im Dialogfeld mit den Statistiken für den Archivspeicher die folgenden
Eigenschaften zur schnellen Referenz:
ART DES
ARCHIVSPEICHERS
Microsoft® SQL Server
EIGENSCHAFTEN DES ARCHIVSPEICHERS
Server
Datenbank
Pfad zum Suchindex
Microsoft®
SQL Server
und Dateisystem
Server
Datenbank
Pfad zur E-Mail-Binärquelle
Pfad zum Suchindex
Firebird-Datenbank
Pfad zur Firebird-Datenbank
Pfad zur E-Mail-Binärquelle
Pfad zum Suchindex
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 154
3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann
„services.msc“ eingeben.
4. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste.
5. Wechseln Sie zu dem in Schritt 2 notierten Speicherort der Dateien, um die Archivspeicherdateien
mit den wiederhergestellten Sicherungsdateien wie folgt zu überschreiben:
Firebird-Datenbank – Ersetzen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte mit der gesicherten
Firebird-Datenbank
SQL-Datenbank – Klicken Sie im Microsoft® SQL-Manager mit der rechten Maustaste auf die
gesicherte Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Wiederherstellen.
Binäre E-Mail-Quelle – Ersetzen Sie den Ordner mit den binären Daten auf der Festplatte durch den
gesicherten Ordner mit den binären Daten
Suchindexordner – Ersetzen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte durch den gesicherten
Suchindexordner
6. Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI MailArchiver-Dienste neu.
Wiederherstellen eines nicht zu GFI MailArchiver hinzugefügten Archivspeichers
1. Stellen Sie in Abhängigkeit von der Art des wiederherzustellenden Archivspeichers die jeweiligen
gesicherten Daten wie folgt wieder her:
Firebird-Datenbank – Stellen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte wieder her
SQL-Datenbank – Klicken Sie im Microsoft SQL-Manager mit der rechten Maustaste auf die
gesicherte Datenbank, und wählen Sie Tasks > Wiederherstellen.
Binäre E-Mail-Quelle – Stellen Sie den Ordner mit den binären Daten auf der Festplatte wieder her
Suchindexordner – Stellen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte wieder her
Notieren Sie die Pfade, an denen die Daten wiederhergestellt wurden.
2. Fügen Sie den wiederhergestellten Archivspeicher in GFI MailArchiver hinzu, und achten Sie darauf,
dass die im Assistenten konfigurierten Pfade, z. B. der Suchindexpfad oder der Pfad zur SQLDatenbank, mit den Pfaden der wiederhergestellten Daten übereinstimmen.
7.9.12 Verschieben von E-Mails zwischen Datenbanken
GFI MailArchiver unterstützt verschiedene Arten von Archivspeichern. Sie können mithilfe der
Software E-Mails von einer Datenbank in eine oder mehrere andere Datenbanken verschieben.
HINWEIS
Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn die ursprüngliche E-Mail-Quelle auf
der Festplatte einer Firebird-Datenbank oder in einem SQL Server®-Dateisystem
gespeichert ist. E-Mails können nicht aus einer SQL Server®-Datenbank verschoben
werden, wenn die Quelle in der SQL Server®-Datenbank gespeichert ist.
Beispiele:
Eine Firebird-Datenbank wird sehr groß und das Laden der Daten verlangsamt sich dadurch. Der
Administrator entscheidet daher, auf eine SQL Server®-Datenbank umzusteigen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 155
In einem auf Festplatte gespeicherten SQL-Dateisystem wird der gesamte E-Mail-Verkehr eines
Jahres vorgehalten. In diesem Fall ist es ratsam, die E-Mails auf mehrere Datenbanken aufzuteilen,
z. B. auf monatlicher Basis.
Wichtige Hinweise
1. Es wird dringend empfohlen, die Archivspeicher vor dem Verschieben der E-Mails zu sichern. Dieser
Vorgang wird im Kapitel Sichern von Archivspeichern in diesem Handbuch beschrieben.
2. Das Verschieben von E-Mails zwischen Archivspeichern beansprucht umfangreiche
Computerressourcen und kann zu erheblichen Leistungseinbußen des GFI MailArchiver-Servers führen.
3. Die Ordnerstruktur der E-Mails geht beim Verschieben verloren. Die E-Mails können jedoch neu
synchronisiert werden, um die Ordnerstruktur abzurufen. Die Ordnerstruktur von aus dem Postfach
gelöschten E-Mails geht unwiederbringlich verloren.
4. Stellen Sie sicher, dass die neue Datenbank, in die die E-Mails verschoben werden, den GFI
MailArchiver-Archivspeichern hinzugefügt wird. Dieser Vorgang wird im Kapitel Verwalten von
Archivspeichern beschrieben.
5. Zur Abdeckung verschiedener E-Mail-Datumsbereiche können mehrere Datenbanken angelegt
werden.
7.9.13 Konfigurieren von GFI MailArchiver Import Service
Mit dem GFI MailArchiver Import Service können Sie die Binärdateien der Quelldatenbank analysieren
und diese Dateien in den entsprechenden Archivspeicher verschieben.
Hinzufügen eines neuen Speichers
1. Wählen Sie Start ► Programme ► GFI MailArchiver ► Import-Tools ► GFI MailArchiver Import
Service-Konfiguration.
2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen.
3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um das Dialogfeld Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen.
4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Name den Archivspeicher aus, in den E-Mails verschoben werden
sollen.
5. Geben Sie mit den Kalendern Von und Bis den Datumsbereich für diesen Archivspeicher an.
HINWEIS
Der Datumsbereich darf sich nicht mit den Datumsangaben für andere Archivspeicher
überschneiden.
6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen.
7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Archivspeicher hinzuzufügen, die verschiedene
Datumsbereiche umfassen.
8. Nach dem Konfigurieren aller Archivspeicher klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann
auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern.
7.9.14 Entfernen von Quellarchivspeichern aus GFI MailArchiver
Entfernen Sie Quellarchivspeicher vor der Migration aus GFI MailArchiver, um Datenbeschädigungen zu
vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Wählen Sie in GFI MailArchiverKonfiguration ► Archivspeicher.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 156
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ neben der Quelldatenbank.
HINWEIS
Es wird empfohlen, den Binärpfad der Quelldatenbank im nächsten Schritt für eine
spätere Verwendung zu speichern, bevor der Archivspeicher entfernt wird.
7.9.15 Verschieben von Binärdateien in den GFI MailArchiver Import Service
GFI MailArchiver enthält ein Befehlszeilentool, das alle Binärdateien einer Datenbank in den
Sammelordner für Import Service von GFI MailArchiver verschiebt.
So verschieben Sie Binärdateien:
1. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung von Microsoft Windows, und wechseln Sie in das Verzeichnis
<GFI MailArchiver-Installationsordner>\MAIS\bin.
2. Führen Sie die Datei movebix.exe wie folgt aus:
movebix.exe „<source binary path>“ „<GFI MailArchiver pickup folder>“
Bedeutung der Parameter:
Quellbinärpfad – der Binärordner der Firebird-Datenbank von GFI MailArchiver.
Abholordner für GFI MailArchiver – der Ordner, von dem aus der GFI MailArchiver Import Service
E-Mails abholt und im geeigneten Archivspeicher ablegt. Der standardmäßige Pfad für den
Abholordner lautet <GFI MailArchiver-Installationsordner>\MAIS\Pickup.
Beispiel:
movebix.exe „c:\Program Files\GFI\MailArchiver\Databases\Default\Binary“
„c:\Program Files\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup“
HINWEIS
Binärdateien können auch mithilfe von copybix.exe kopiert werden statt mithilfe von
movebix.exe verschoben.
3. Wiederholen Sie diesen Befehl für jede zu verschiebende Datenbank.
4. E-Mail-Binärdateien des Quellpfads werden jetzt in den Abholordner von GFI MailArchiver
verschoben und durch den GFI MailArchiver Import Service verarbeitet.
7.9.16 Verschieben von E-Mails in die Archivspeicher von GFI MailArchiver
Nachdem die Binärdateien in den Abholordner des GFI MailArchiver Import Service verschoben
wurden, werden E-Mails wie folgt verarbeitet:
E-Mails werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt
werden können.
Wenn eine E-Mail im Abholordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der
konfigurierten Archivspeicher passt oder die E-Mail beschädigt ist, verschiebt der Import Service die
E-Mail in den Ordner „Unclassified“.
Die Standardpfade dieser Ordner lauten wie folgt:
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 157
ORDNER
STANDARDPFAD
Abholordner
<GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup
Warteordner
<GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Queue
Unclassified-Ordner
<GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Unclassified
Nicht klassifizierte E-Mails
Der GFI MailArchiver Import Service stuft E-Mails als nicht klassifiziert ein, wenn das Datum nicht
innerhalb des Datumsbereichs eines der Archivordner liegt. Für jede nicht klassifizierte E-Mail erstellt
der GFI MailArchiver Import Service vier Dateien im Ordner „Unclassified“, z. B.:
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope
Der erste Teil des Dateinamens im Ordner „Unclassified“ beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in
denen die E-Mail gesendet wurde. Beträgt oder übersteigt die Anzahl der E-Mails im Ordner
„Unclassified“ die Zahl 500, wird der Importvorgang unterbrochen. Löschen Sie in diesem Fall alle
unerwünschten E-Mails, oder importieren Sie die E-Mails folgendermaßen in einen Archivordner:
1. Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner, sodass diese das Datum der zu archivierenden
E-Mails abdecken.
2. Beenden Sie den GFI MailArchiver Import Service über Start ► Systemsteuerung ► Verwaltung ►
Dienste.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver Import Service, und klicken Sie auf
Stopp.
4. Wechseln Sie zum Ordner Unclassified.
5. Verschieben Sie alle vier Dateien der zu importierenden E-Mails in den Warteordner.
6. Kehren Sie zur Services-Verwaltungskonsole zurück, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI
MailArchiver-Import Service, und wählen Sie Start aus.
7.9.17 Wiederherstellen der Postfachordnerstruktur von verschobenen E-Mails
Wenn E-Mails zwischen Datenbanken verschoben oder kopiert werden, geht die
Postfachordnerstruktur verloren. Der Synchronisierungsvorgang für Postfachordner muss neu
gestartet werden, um die Ordnerstruktur verschobener E-Mails zu importieren.
HINWEIS
Die Resynchronisierung der Postfachordnerstruktur beansprucht umfangreiche
Rechnerressourcen und kann zu erheblichen Leistungseinbußen des GFI MailArchiverServers führen.
Die Ordnerstruktur von verschobenen E-Mails, die aus dem Microsoft ExchangePostfach gelöscht wurden, geht unwiederbringlich verloren.
So resynchronisieren Sie die Ordnerstruktur:
1. Wählen Sie auf dem GFI MailArchiver-Server <GFI MailArchiverInstallationsordner>\Core\UMPolling\.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 158
2. Löschen Sie alle Dateien des Typs .dat.
3. Wählen Sie Start ► Ausführen, und geben Sie services.msc ein.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver Core Service, und wählen Sie Neustart
aus.
7.9.18 Aktualisieren des Datenbankschemas
Damit GFI MailArchiver ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Datenbankschemata auf das neueste
Schema aktualisiert werden. Dieser Vorgang kann entweder während des Upgrade-Vorgangs (mithilfe
des Installationsassistenten) oder zu einem späteren Zeitpunkt mithilfe des Bulk Schema Upgrader
durchgeführt werden.
Verwenden Sie den Bulk Schema Upgrader für folgende Aktionen:
Aktualisieren des GFI MailArchiver -Datenbankschemas oder
Überprüfen, ob das aktuelle Datenbankschema verwendet wird
So starten Sie den Bulk Schema Upgrader:
1. Navigieren Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in den
Installationsordner von GFI MailArchiver, öffnen Sie den Ordner BulkSchemaUpgrader, und klicken Sie
auf BulkSchemaUpgrader.exe.
Screenshot 76: Bulk Schema Upgrader
2. Wählen Sie die zu aktualisierenden Datenbanken aus, und klicken Sie auf Upgrade (Aktualisierung).
HINWEIS
Geben Sie beim Aktualisieren des Datenbankschemas einer SQL-Datenbank nach
Aufforderung die Anmeldeinformationen des Systemadministrators, SA-Benutzer, oder
des Datenbankbesitzers, dbo-Rolle, ein.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 159
7.9.19 Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank
WICHTIG
Sie können nur GFI MailArchiver 3-Datenbanken anhängen, die auf SQL Server® basieren.
Microsoft® Access-Datenbanken werden nicht unterstützt.
WICHTIG
Angehängte GFI MailArchiver 3-Datenbanken sind schreibgeschützt und können nur zum
Durchsuchen verwendet werden.
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. Klicken Sie auf
.
2. Geben Sie einen Archivspeichernamen ein. Wählen Sie außerdem die Erstellungsmethode aus, und
entscheiden Sie, ob Benutzer den neuen Archivspeicher verwenden dürfen. Wählen Sie die Option
Assistent, und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie die Option Microsoft SQL Server, und klicken Sie auf Weiter.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 160
Screenshot 77: Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank
4. Wählen Sie die Option GFI MailArchiver 3-Datenbank anhängen und anschließend die
anzuhängende Datenbank aus.
5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
7.10 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen
GFI MailArchiver umfasst eine Reihe von Rollen, die ausgewählten Benutzern zugewiesen werden
können, um ihnen die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen, um auf bestimmte Funktionen in GFI
MailArchiver zugreifen zu können. Eine dieser Rollen ist standardmäßig zugewiesen und kann weder
gelöscht noch geändert werden.
Nach der Installation (oder Aktualisierung) von GFI MailArchiver 2013 wird der Zugriff gemäß Active
Directory-Berechtigungen gesteuert. Nachdem die erste Rolle mit der Berechtigung
'Zugriffskonfiguration verwalten' einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen wurde (mithilfe der
Funktion Rollen und Berechtigungen von GFI MailArchiver), werden die Active DirectoryBerechtigungen von den in GFI MailArchiverzugewiesenen Rollen überschrieben.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 161
HINWEIS
Active Directory-Benutzer, denen keine Rolle zugewiesen wurde und die zu keiner
Gruppe gehören, werden automatisch der Standardrolle zugewiesen. Weitere
Informationen finden Sie unter Standardrolle (Seite 166).
Zu den ursprünglich konfigurierten Rollen, die in GFI MailArchiver enthalten sind, gehören:
Administrator
Prüfer
Vollzugriff und Administrator
Vollzugriff
Benutzer (Standard)
Diese Rollen können wenn nötig angepasst oder gelöscht werden (außer die Standardrolle).
7.10.1 Anzeigen von konfigurierten Rollen und Berechtigungen
Klicken Sie in der Registerkarte Konfiguration auf Rollen und Berechtigungen.
Screenshot 78: Anzeigen von konfigurierten Rollen und Berechtigungen
Die Seite Rollen und Berechtigungen ist in zwei Fenster unterteilt.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 162
Verwalten von Rollen und Berechtigungen: Erstellen, Konfigurieren oder Löschen von
Rollen und Berechtigungen
Im oberen Fenster werden die aktuell konfigurierten Rollen angezeigt. Klicken Sie auf die jeweilige
Rolle, um die für diese Rolle festgelegten Berechtigungen anzuzeigen.
Verwenden Sie die in diesem Fenster zur Verfügung stehenden Schaltflächen für die folgenden
Optionen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Neue Rolle
hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine neue Rolle hinzuzufügen.
Rollenberechtigungen
konfigurieren
Markieren Sie eine vorhandene Rolle, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um deren
Rollenberechtigungen zu bearbeiten.
Rolle löschen
Wählen Sie eine vorhandene Rolle aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um sie zu
entfernen. Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, werden auf die Standardrolle
zurückgesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter Standardrolle (Seite 166).
Verwalten von Rollenzuweisungen: Zuweisen, Bearbeiten oder Entfernen von Rollen für
Active Directory-Benutzer oder -Gruppen
Im unteren Fenster wird eine Liste mit Active Directory-Benutzern und -Gruppen und deren
zugewiesenen Rollen angezeigt.
Verwenden Sie die in diesem Fenster zur Verfügung stehenden Schaltflächen für die folgenden
Optionen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Zuweisen
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einem Active Directory-Benutzer oder einer -Gruppe eine Rolle
zuzuweisen.
Bearbeiten
Markieren Sie einen vorhandenen Benutzer oder eine vorhandene Gruppe, und klicken Sie auf die
Schaltfläche, um die Rollenzuweisung zu bearbeiten.
Entfernen
Wählen Sie einen vorhandenen Benutzer oder eine vorhandene Gruppe aus, und klicken Sie auf die
Schaltfläche, um die Rollenzuweisung zu entfernen. Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, werden
auf die Standardrolle zurückgesetzt.
Priorität
ändern
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Fenster Gruppenpriorität ändern zu öffnen und die Reihenfolge
zu ändern, in der GFI MailArchiver die Benutzern zugewiesenen Berechtigungen überprüft. Wählen Sie
eine vorhandene Rollenzuweisung für eine Gruppe aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um die
Priorität zu erhöhen oder herunterzusetzen.
GFI MailArchiver überprüft zunächst, ob einem Benutzer eine Rolle zugewiesen ist. In diesem Fall hat die
individuelle Rollenzuweisung höchste Priorität. Wenn dem Benutzer keine Rolle zugeordnet ist,
überprüft GFI MailArchiver anschließend, ob der Benutzer zu einer Gruppe gehört, und erteilt die
Berechtigungen, die der Gruppe zugewiesen sind. Der Benutzer kann zu mehr als 1 Gruppe gehören. In
diesem Fall hat die Gruppe mit der höchsten Priorität Vorrang.
HINWEIS
Das Ändern von Prioritäten ist nur für Gruppen gestattet.
Filtern
nach
Filtern Sie nach Benutzer oder Gruppe.
Rolle
suchen
Verwenden Sie die Schaltfläche Rolle suchen, um einen Active Directory-Benutzer oder eine -Gruppe in
einem Dialogfeld einzugeben und Rollen und Berechtigungen für den ausgewählten Benutzer oder die
ausgewählte Gruppe anzuzeigen.
Alle
Rollen
Wählen Sie eine Rolle aus der Dropdownliste aus, um die Anzeige nach Rolle zu filtern.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 163
7.10.2 Hinzufügen einer neuen Rolle
Erstellen Sie neue Rollen gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens. Jede Rolle wird durch einen
eindeutigen Namen und eine Reihe von Berechtigungen definiert.
So fügen Sie eine neue Rolle hinzu:
1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen.
2. Klicken Sie auf Neue Rolle hinzufügen.
3. Geben Sie im Feld Rollenname einen Namen ein, der die neue Rolle definiert.
4. Wählen Sie aus den folgenden Optionen die Berechtigungen, die der neuen Rolle zugewiesen
werden sollen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Alle E-Mails anzeigen
Der Benutzer kann alle E-Mails für alle GFI MailArchiver-Benutzer anzeigen.
Allgemeine Konfiguration
verwalten
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer auf die meisten Konfigurationsknoten
zugreifen (ohne die Knoten für Zugriffssteuerung, Rollen und Berechtigungen und
Überwachung)
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 164
OPTION
BESCHREIBUNG
Zugriffskonfiguration
verwalten
Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer Rollen und Berechtigungen und
Zugriffssteuerung konfigurieren darf.
WICHTIG
Wenn ein Benutzer mit Administratorrechten sich selbst oder der Gruppe, zu der
er gehört, diese Berechtigung entzieht, kann er nicht mehr auf Rollen und
Berechtigungen und Zugriffssteuerung zugreifen.
Überwachungskonfiguration
verwalten
Der Benutzer kann auf die Überwachung zugreifen und diese konfigurieren.
Überwachung anzeigen
Der Benutzer kann alle Überwachungsberichte anzeigen.
Über IMAP verbinden
Klicken Sie auf diese Option, damit der Benutzer sich mit GFI MailArchiverüber IMAP
verbinden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des IMAPServers (Seite 169).
MailInsights-Berichte
erstellen (alle)
Der Benutzer kann MailInsights-Berichte für alle GFI MailArchiver-Benutzer erstellen.
MailInsights-Berichte
erstellen (für Postfächer, die
in der Zugriffssteuerung
festgelegt wurden)
Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer MailInsights-Berichte für Postfächer
erstellen kann, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden. Der Benutzer kann
keine E-Mails anderer Benutzer anzeigen, außer die Berechtigung Alle E-Mails
anzeigen wurde zugewiesen.
E-Mails manuell archivieren
(in eigenem Postfach)
Der Benutzer kann mithilfe von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent E-Mails manuell
im eigenen Postfach archivieren.
E-Mails manuell archivieren
(in Postfächern, die in der
Zugriffssteuerung festgelegt
wurden)
Archivieren Sie E-Mails in Postfächern, auf die der Benutzer Zugriff hat. Weitere
Informationen finden Sie unter E-Mail-Zugriffssteuerung (Seite 167).
Dateien manuell archivieren
Archivieren Sie mithilfe von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent Dateien manuell in
einem eigenen Postfach.
E-Mails löschen (aus eigenem
Postfach)
Der Benutzer kann E-Mails aus dem eigenem Postfach löschen.
HINWEIS
Der Benutzer kann E-Mails nur löschen, wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist.
Berechtigungen können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist
nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der E-MailLöschung (Seite 185).
E-Mails löschen
Der Benutzer kann E-Mails aus allen Postfächern löschen, auf die er Zugriff hat.
HINWEIS
Der Benutzer kann E-Mails nur löschen, wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist.
Berechtigungen können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist
nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der E-MailLöschung (Seite 185).
Beschriftungen für E-Mails
erstellen und zuweisen
Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer eigene Beschriftungen erstellen und
diese E-Mails im E-Mail-Ansichtsfenster zuweisen kann. Weitere Informationen finden
Sie unter Arbeiten mit E-Mails (Seite 78).
5. Klicken Sie auf Speichern.
7.10.3 Zuweisen von Rollen
Einem Benutzer oder einer Gruppe kann eine Rolle zugewiesen werden. Keinem Benutzer oder keiner
Gruppe können zwei Rollen zugewiesen werden. Weil ein Benutzer jedoch zu mehr als einer Gruppe
gehören kann, hat jede Gruppe Vorrang, der eine Rolle zugewiesen wird. Dies geschieht, um
Vererbungsprobleme zu vermeiden. Benutzer haben automatisch mehr Vorrechte als Gruppen.
So weisen Sie eine Rolle zu:
1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 165
2. Klicken Sie auf Rolle zuweisen.
3. Wählen Sie im Feld Benutzer/Gruppe einen Active Directory-Benutzer oder eine Active DirectoryGruppe aus.
4. Wählen Sie im Feld Rolle eine Rolle aus der Dropdownliste aus, und klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Gruppe wird der Liste hinzugefügt. Klicken Sie zum
Entfernen eines Eintrags auf .
6. Klicken Sie auf Speichern.
7.10.4 Löschen von Rollen
So löschen Sie eine Rolle:
1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen.
2. Wählen Sie eine Rolle aus, und klicken Sie auf Rolle löschen.
7.10.5 Standardrolle
Die Standardrolle wird automatisch den Active Directory-Benutzern zugewiesen, denen keine Rolle
zugewiesen wurde. Dieser Vorgang wird von GFI MailArchiver ausgeführt, wenn neue
Benutzerpostfächer hinzugefügt werden. Die Standardrolle wird zugewiesen, nachdem GFI
MailArchiver Folgendes überprüft hat:
1. Ob dem Benutzer eine Rolle zugewiesen wurde
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 166
2. Ob der Benutzer zu einer Gruppe gehört, der eine Rolle zugewiesen wurde
Wenn keiner der beiden Schritte bestätigt wird, wird die Standardrolle automatisch den Active
Directory-Benutzern zugewiesen. Die Standardrolle ist schreibgeschützt und kann weder gelöscht
noch geändert werden.
Die Standardrolle wird mit den folgenden Berechtigungen konfiguriert:
OPTION
STANDARDBERECHTIGUNGSSTATUS
Alle E-Mails anzeigen
DEAKTIVIERT
Allgemeine Konfiguration verwalten
DEAKTIVIERT
Zugriffskonfiguration verwalten
DEAKTIVIERT
Überwachungskonfiguration verwalten
DEAKTIVIERT
Überwachung anzeigen
DEAKTIVIERT
Über IMAP verbinden
AKTIVIERT
MailInsights-Berichte erstellen (alle)
DEAKTIVIERT
MailInsights-Berichte erstellen (für Postfächer, die in der Zugriffssteuerung
festgelegt wurden)
DEAKTIVIERT
E-Mails manuell archivieren (in eigenem Postfach)
AKTIVIERT
E-Mails manuell archivieren (in Postfächern, die in der Zugriffssteuerung
festgelegt wurden)
AKTIVIERT
Dateien manuell archivieren
AKTIVIERT
E-Mails löschen (aus eigenem Postfach)
AKTIVIERT
E-Mails löschen
AKTIVIERT
Beschriftungen für E-Mails erstellen und zuweisen
AKTIVIERT
HINWEIS
Was die Berechtigungen E-Mails löschen (aus eigenem Postfach) und E-Mails löschen
(aus Postfächern, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) betrifft, kann der
Benutzer E-Mails nur löschen, wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist. Berechtigungen
können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist nicht verfügbar.
Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der E-Mail-Löschung (Seite 185).
7.11 E-Mail-Zugriffssteuerung
Standardmäßig ist Active Directory®-Benutzern nur der Zugriff auf die eigenen E-Mails erlaubt.
Mithilfe der E-Mail-Zugriffssteuerung können Sie Benutzer einer Gruppe zuordnen, die auf die E-Mails
anderer Benutzer zugreifen kann. Die vorkonfigurierten Gruppen sind in der folgenden Tabelle
aufgelistet.
OPTION
BESCHREIBUNG
Gruppenmanager
Ermöglicht Benutzern in Führungspositionen des Unternehmens E-Mails aller Benutzer der
Active Directory®-Gruppe zu durchsuchen.
Benutzerzugriffskontrolle
Ermöglicht bestimmten Benutzern die E-Mails anderer Benutzer zu durchsuchen.
Über diese Funktion können Sie beispielsweise einem Benutzer die Berechtigung erteilen,
auf E-Mails eines aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Benutzers zuzugreifen, dessen
Active Directory®-Konto gelöscht wurde.
Gemeinsame Postfächer
Ermöglicht es einer Gruppe, auf die archivierten E-Mails in einem bestimmten Postfach
zuzugreifen. Beispielsweise könnten alle Vertriebsmitarbeiter auf
[email protected] zugreifen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 167
7.11.1 Hinzufügen von Benutzern zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager
Durch das Hinzufügen eines Benutzers zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager hat der
Benutzer Zugriff auf alle E-Mails, die für eine bestimmte Active Directory®-Benutzergruppe in GFI
MailArchiver archiviert wurden.
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle.
2. Klicken Sie auf Gruppenmanager konfigurieren.
3. Wählen Sie im Feld Manager den als Manager hinzuzufügenden Benutzer und anschließend die
Gruppe aus, der Sie Vollzugriff gewähren möchten. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Wiederholen Sie
den Vorgang, um weitere Benutzer anderen Gruppen hinzuzufügen.
HINWEIS
Ein Benutzer kann mehreren Gruppen hinzugefügt werden, indem Sie denselben
Benutzer aber eine andere Active Directory®-Gruppe auswählen.
4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
7.11.2 Definieren der Benutzerzugriffssteuerung
Mithilfe der Benutzerzugriffskontrolle können Sie bestimmten Benutzern Zugriff auf für andere
Benutzer archivierte E-Mails gewähren.
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle.
2. Klicken Sie auf Benutzerzugriffskontrolle konfigurieren.
3. Wählen Sie im Feld Benutzer den Benutzer aus, dem Sie Zugriff gewähren möchten, und im Feld
Hat Zugriff auf Benutzer den Benutzer, auf dessen Postfach er zugreifen darf. Klicken Sie auf
Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer anderen Gruppen hinzuzufügen.
HINWEIS
Einem Benutzer kann auch der Zugriff auf die Postfächer weiterer Benutzer eingeräumt
werden, indem Sie denselben Benutzer andere Benutzer zuordnen, auf dessen
archivierte E-Mails er zugreifen kann.
4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
7.11.3 Konfigurieren gemeinsamer Postfächer
Gemeinsame Postfächer sind Postfächer, auf die alle Benutzer einer Gruppe zugreifen können.
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle.
2. Klicken Sie auf Gemeinsame Postfächer konfigurieren.
3. Wählen Sie im Feld Gruppe die Gruppe aus, der Sie Zugriff gewähren möchten, und im Feld
Postfachkonto das Postfach, auf das die Gruppe zugreifen kann. Klicken Sie auf Hinzufügen, und
wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Gruppen anderen Postfächern hinzuzufügen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 168
HINWEIS
Derselben Gruppe kann auch der Zugriff auf weitere Postfächer eingeräumt werden,
indem Sie derselben Gruppe andere Postfächer zuordnen, auf deren archivierte E-Mails
sie zugreifen kann.
4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
7.12 Konfigurieren des IMAP-Servers
Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ist ein Internetprotokoll zum Abruf von E-MailNachrichten. Viele E-Mails-Clients und Mailserver nutzen IMAP zur Übertragung von E-Mail-Nachrichten
zwischen Server und Client.
Mittels IMAP können E-Mail-IDs und die Ordnerstruktur des Benutzers von GFI MailArchiverArchivspeichern abgerufen werden. Die Daten auf dem IMAP-Server werden in einer FirebirdDatenbank gespeichert.
HINWEIS
Die Firebird-Datenbank befindet sich im Ordner Daten\IMAPDB.FDB und behält die
Ordnerstruktur der einzelnen Benutzerpostfächer bei. In der Datenbank sind keine
Nachrichtendaten enthalten (wie Betreff, Header, Nachrichtentext usw.). Diese
Informationen werden direkt vom GFI MailArchiver-Speicherdienst abgerufen. Die
Datenbank wird vom IMAP-Dienst beim Start des Dienstes erstellt (falls nicht vorhanden)
und synchronisiert, sobald Objekte in den Archivspeichern zur Verfügung stehen.
Während der Synchronisation gibt der IMAP-Server keine Objekte für die Benutzer
zurück.
Wenn eine Clientanfrage erfolgt, durchsucht der IMAP-Server die lokale Datenbank nach den E-Mail-IDs
und führt die folgenden Aktionen durch:
Ordnernamen – Daten werden direkt gesendet
Nachrichtendetails – Speicherdienst wird vor der Rückgabe von Daten kontaktiert.
Die Clients stellen mit einer gültigen Authentifizierung eine Verbindung zum IMAP-Dienst her.
HINWEIS
Wenn GFI MailArchiver installiert (nicht aktualisiert) ist und IMAP zum ersten Mal
aktualisiert wird, nimmt der Synchronisierungsvorgang des IMAP-Servers mit dem
Speicher einige Zeit in Anspruch. Die Synchronisierung läuft für den Benutzer unbemerkt
im Hintergrund ab.
So konfigurieren Sie den IMAP-Server:
1. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option IMAP-Server.
2. Klicken Sie auf IMAP-Server konfigurieren.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 169
Screenshot 79: Konfigurieren des IMAP-Servers
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen IMAP-Server aktivieren.
4. (Optional) Geben Sie im Feld Portnummer einen Wert ein, und klicken Sie auf Verfügbarkeit
prüfen.
HINWEIS
Die Standard-Portnummer lautet 44143. Beachten Sie, dass sich eine Änderung der
Portnummer auf alle Clients auswirkt, die für diesen Port konfiguriert wurden.
5. Wählen Sie im Feld Netzwerkschnittstelle aus den verfügbaren Optionen die Netzwerkkarte zur
Überwachung aus. GFI MailArchiver durchsucht Ihr System und listet die erkannten
Netzwerkschnittellenkarten als verfügbare Optionen auf. Es wird jedoch empfohlen, die
Standardeinstellung (Alle Netzwerkschnittstellen) beizubehalten.
6. Geben Sie im Feld Server-URL die Adresse des IMAP-Servers an, der von den E-Mail-Clients
verwendet wird.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 170
HINWEIS
Wenn Änderungen an der IMAP-Serverkonfiguration bezüglich der
Netzwerkschnittstellenkarten oder der Nummer des Überwachungsports vorgenommen
werden, startet der IMAP-Server neu. Beim Neustart des IMAP-Servers wird die
Verbindung mit allen Clients unterbrochen.
7. Legen sie im Feld Maximale Monatsanzahl in E-Mails-Clients anzeigen den Zeitraum fest (in
Monaten) für den GFI MailArchiver E-Mails abrufen soll (die Standardeinstellung ist 12 Monate).
8. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL aktvieren, um eine sichere
Informationsübertragung zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von
Zertifikaten (Seite 171).
HINWEIS
Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen ausgewählt ist, erfolgt die Authentifizierung
von E-Mail-Clients mit einem gültigen Zertifikat. Für Clients mit einer unverschlüsselten
Verbindung wird die Authentifizierung abgelehnt.
9. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen.
7.12.1 Verwenden von Zertifikaten
Secure Sockets Layer (SSL) ist ein Protokoll zur sicheren Übertragung von Informationen zwischen
Anwendungen. Anwendungen, die SSL verwenden, tauschen mit anderen Anwendungen
Verschlüsselungsschlüssel aus und entschlüsseln bzw. verschlüsseln per SSL gesendete Daten.
Bestimmte Anwendungen (z. B. Webbrowser wie Microsoft® Internet Explorer und Firefox sowie EMail-Programme wie Microsoft Outlook®, Mozilla Thunderbird und Apple Mail) sind bereits für die
Verwendung von SSL konfiguriert und können SSL-Verbindungen automatisch empfangen. Damit eine
Anwendung eine sichere SSL-Verbindung aufbauen kann, muss ihr zunächst von einer
Zertifizierungsstelle ein Verschlüsselungsschlüssel (in Form eines Zertifikats) zugewiesen werden.
IMAP unterstützt die zertifikatbasierte Verschlüsselung. Zertifikate werden wie folgt vergeben:
Sie können von einem Online-Anbieter wie VeriSign erworben werden.
Oder sie werden mit IIS® (weitere Informationen finden Sie im Knowledge-Base-Artikel unter
http://support.microsoft.com/kb/299875#appliesto) erstellt.
So aktivieren Sie SSL und konfigurieren ein Sicherheitszertifikat:
1. Aktivieren Sie im IMAP-Serverkonfigurationsassistenten das Kontrollkästchen SSL aktivieren.
2. Wählen Sie im Feld SSL-Zertifikat das Zertifikat aus, das Sie hochladen möchten.
3. Geben Sie im Feld SSL-Zertifikatkennwort das Kennwort für das Zertifikat ein. Klicken Sie auf
Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
4. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL-Zertifikat erzwingen, um eine verschlüsselte
Datenübertragung zu erzwingen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 171
WICHTIG
Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen aktiviert ist, ist eine Verschlüsselung
zwingend erforderlich. Das bedeutet, dass Clients, die den IMAP-Dienst verwenden, nur
eine Verbindung herstellen können, wenn die Verschlüsselung auf der Clientseite
konfiguriert wurde. Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen deaktiviert wird, können
Clients eine verschlüsselte oder unverschlüsselte Verbindung mit dem IMAP-Server
herstellen.
5. Klicken Sie auf Speichern.
7.13 Aufbewahrungsrichtlinien
Aufbewahrungsrichtlinien geben an, wie lange eine archivierte E-Mail im Archivspeicher verbleibt, bis
sie gelöscht wird. Sie können GFI MailArchiver zum Beispiel so konfigurieren, dass E-Mails, die mit
„Vertrieb“ gekennzeichnet sind, für zwei Jahre und E-Mails mit der Kennzeichnung „Juristisch“ für
einen unbestimmten Zeitraum gespeichert werden sollen.
Aufbewahrungsrichtlinien können in GFI MailArchiver auch vorübergehend unterbrochen (angehalten)
werden, so dass keine E-Mails gelöscht werden. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien zum Beispiel so
lange unterbrechen, bis ein bestimmter Rechtsfall gelöst ist. In diesem Fall werden zum Löschen
markierte E-Mails erst gelöscht, wenn die Aufbewahrung deaktiviert wird. Weitere Informationen
finden Sie unter Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Seite 178).
Die rückwirkende Aufbewahrung ist eine Funktion, mit der Sie Aufbewahrungsrichtlinien
übernehmen können, die nach dem Ablegen einer E-Mail im Archivspeicher von GFI MailArchiver
erstellt oder geändert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der rückwirkenden
Aufbewahrung (Seite 178).
7.13.1 Wie werden Aufbewahrungsrichtlinien angewendet?
OPTION
BESCHREIBUNG
Wenn Aufbewahrungsrichtlinien bereits
konfiguriert wurden:
GFI MailArchiver überprüft den Inhalt der E-Mails anhand aller zum
Zeitpunkt der Archivierung bestehenden Aufbewahrungsrichtlinien.
Richtlinien werden nach Priorität angewendet. Falls die E-Mail die
konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird sie mit der
Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn die E-Mail die
Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, wird sie
von GFI MailArchiver anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst
niedrigeren Priorität überprüft.
Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis die E-Mail eine der
Aufbewahrungsrichtlinien erfüllt oder keine weiteren
Aufbewahrungsrichtlinien mehr vorhanden sind.
Wenn Aufbewahrungsrichtlinien
rückwirkend angewendet werden:
Wenn die rückwirkende Aufbewahrung auf Abruf ausgeführt wird,
überprüft GFI MailArchiver E-Mail-Inhalte anhand konfigurierter
Aufbewahrungsrichtlinien und aktualisiert Aufbewahrungsoptionen, die
einer E-Mail zugewiesen wurden, nachdem diese archiviert wurde.
Wenn eine E-Mail keine Aufbewahrungsrichtlinie erfüllt, wird sie von GFI MailArchiver auf
unbestimmte Zeit archiviert.
Wichtige Hinweise
Jede E-Mail kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Die Prioritäten der
Aufbewahrungsrichtlinien sind daher von großer Bedeutung.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 172
Jede E-Mail, die eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion „E-Mail sofort
löschen“ erfüllt, wird nicht im Archivspeicher gespeichert, sondern sofort verworfen.
Jede E-Mail, die eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion erfüllt, nach der sie
nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden soll, wird im Archivspeicher abgelegt. GFI
MailArchiver entfernt diese E-Mail aus dem Archivspeicher, wenn der voreingestellte Zeitraum
abgelaufen ist.
Standardmäßig sind bei der Installation von GFI MailArchiver keine Aufbewahrungsrichtlinien
vorhanden.
7.13.2 Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien
Wählen Sie zur Anzeige der Aufbewahrungsrichtlinien die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie
auf Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien. Die Aufbewahrungsrichtlinien werden in der
Aufbewahrungsrichtlinientabelle sortiert nach der Reihenfolge der Ausführung angezeigt. Die
verfügbaren Felder sind in der folgenden Tabelle aufgelistet.
OPTION
BESCHREIBUNG
Richtlinienname
Zeigt den Namen der Aufbewahrungsrichtlinie an.
Aktiv
Zeigt an, ob die Aufbewahrungsrichtlinie aktiv, inaktiv der aufgrund juristischer Überlegungen
deaktiviert ist.
Aktion
Zeigt die konfigurierte Aktion für die Aufbewahrungsrichtlinie an. Beispiel: E-Mails für 2 Jahre
aufbewahren.
7.13.3 Hinzufügen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und SpamRichtlinien.
2. Klicken Sie auf
.
3. Wählen Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten die Option E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie,
und klicken Sie auf Weiter.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 173
Screenshot 80: Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent
4. Geben Sie im Fenster Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent die Details für die neue
Aufbewahrungsrichtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar:
OPTION
BESCHREIBUNG
Richtlinienname
Gibt den Namen der neuen, zu erstellenden Richtlinie an.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 174
OPTION
BESCHREIBUNG
E-Mail-Kriterien
Gibt die Bedingungen an, die eine E-Mail als Teil dieser Aufbewahrungsrichtlinie identifizieren.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus und geben Sie die Werte ein,
die eine E-Mail erfüllen muss, um zu dieser Aufbewahrungsrichtlinie zu gehören. Klicken Sie auf
, um weitere Bedingungen hinzuzufügen, oder auf
löschen. Wählen Sie:
Betreff– Legen Sie einen E-Mail-Betreff fest.
, um eine eingegebene Bedingung zu
Textkörper– Legen Sie Schlüsselwörter fest, die im Textkörper enthalten sind.
Absender – Legen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders fest, oder geben Sie den
Benutzernamen im Format „Domäne\Benutzername“ an.
Empfänger – Legen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers fest, oder geben Sie den
Benutzernamen im Format „Domäne\Benutzername“ an.
HINWEIS
Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie
beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit ,
domäne.de‘ überein.
E-Mail-Größe– Wählen Sie einen Parameter, und geben Sie die E-Mail-Größe in MB an.
Folgende Parameter sind verfügbar:
Gleich
Größer als
Gleich oder größer als
Kleiner als
Gleich oder kleiner als
Anhanggröße– Wählen Sie einen Parameter, und geben Sie die Anhanggröße in MB an.
Folgende Parameter sind verfügbar:
Gleich
Größer als
Gleich oder größer als
Kleiner als
Gleich oder kleiner als
Anhangtyp– Legen Sie den Dateityp fest, indem Sie eine Kategorie aus der Dropdown-Liste der
vordefinierten Werte auswählen. Weitere Informationen über Dateitypen finden Sie unter
Aufbewahrungsdateitypen in diesem Abschnitt.
Manuell archiviert – Wählen Sie diese Option, um alle manuell archivierten E-Mails in die
Aufbewahrungsrichtlinie aufzunehmen.
Richtlinie
aktivieren
Gibt an, ob eine Richtlinie aktiv ist oder nicht, und ob E-Mails sofort gelöscht oder für einen
bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen. Wählen Sie Richtlinie aktivieren, und wählen
Sie eine der folgenden Optionen:
E-Mails, die den obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern sofort löschen
E-Mails, die den obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern nach x Tagen
löschen
HINWEIS
Um die Anzahl in Jahren zu bestimmen, geben Sie die entsprechende Anzahl in Tagen an.
Beispiel: Wenn Sie E-Mails für 2 Jahre aufbewahren möchten, geben Sie 730 Tage ein, und
wenn Sie E-Mails für 5 Jahre aufbewahren möchten, geben Sie 1825 Tage ein.
5. Klicken Sie auf Fertig stellen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 175
Aufbewahrungsdateitypen
Die folgende Tabelle enthält Dateitypen entsprechend der Anhangtypkategorie, die beim Filtern nach
Dateitypen mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie verfügbar sind:
KATEGORIE
DATEITYP
Bilder
*.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx,
*.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf,
*.xps, *.pns, *.jps
Dokumente
*.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf,
*.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx,
*.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde
Musik
*.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots,
*.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel
Video
*.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov,
*.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv
7.13.4 Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien
Die Reihenfolge, in der Aufbewahrungsrichtlinien angewendet werden, spielt in GFI MailArchiver eine
wichtige Rolle. GFI MailArchiver überprüft die E-Mail zunächst anhand der Aufbewahrungsrichtlinie
mit der höchsten Priorität. Falls die E-Mail die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird sie mit der
Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn die E-Mail die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten
Priorität nicht erfüllt, wird sie anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst niedrigeren
Priorität überprüft.
So ändern sie die Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien:
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und SpamRichtlinien.
2. Wählen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, deren Reihenfolge Sie ändern möchten, und klicken Sie
je nach gewünschter Priorität auf
oder
.
7.13.5 Hinzufügen einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie
Standardmäßig werden als Spam gekennzeichnete E-Mails mit allen anderen E-Mails archiviert, d. h.
GFI MailArchiver unterscheidet nicht zwischen gültigen E-Mails und von Anti-Spam-Lösungen wie GFI
MailEssentials als Spam gekennzeichneten E-Mails. In GFI MailArchiver können Sie SpamAufbewahrungsrichtlinien einrichten, so dass Spam sofort bei der Archivierung von E-Mails oder nach
einer festgelegten Anzahl von Tagen gelöscht wird.
Durch die Erstellung einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie können Benutzer fälschlicherweise als Spam
gekennzeichnete E-Mails durchsuchen und die Spam-Markierung aufheben. Dadurch wird das Löschen
dieser E-Mails anhand der Spam-Aufbewahrungsrichtlinie verhindert.
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien.
2. Klicken Sie auf
.
3. Wählen Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten die Option Spam-Richtlinie festlegen, und
klicken Sie auf Weiter.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 176
Screenshot 81: Dialogfeld „Spam-Aufbewahrungsrichtlinie“
4. Geben Sie den Namen der Spam-Aufbewahrungsrichtlinie ein, legen Sie fest, ob sie aktiv oder
inaktiv ist, und wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum aus. In der folgenden Tabelle werden die
verfügbaren Optionen beschrieben.
OPTION
BESCHREIBUNG
Richtlinienname
Gibt den Namen der erstellten/bearbeiteten Richtlinie an. Geben Sie in
dieses Textfeld einen Namen ein, oder bearbeiten Sie den Namen.
Richtlinie aktivieren
Gibt an, ob die erstellte/bearbeitete Richtlinie aktiviert bzw. deaktiviert
ist. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Richtlinie
zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
Als Spam gekennzeichnete E-Mails
NICHT aufbewahren, sondern sofort
löschen
GFI MailArchiver löscht sofort alle als Spam gekennzeichneten E-Mails.
E-Mails, die den obigen Kriterien
entsprechen, NICHT aufbewahren,
sondern nach x Tagen löschen
GFI MailArchiver bewahrt alle als Spam gekennzeichneten E-Mails auf und
löscht E-Mails erst, nachdem die konfigurierte Zeit abgelaufen ist.
5. Klicken Sie auf Weiter und Fertig stellen, um die Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie
abzuschließen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 177
7.13.6 Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen
Bei der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen werden archivierte E-Mails vorübergehend durch
GFI MailArchiver nicht gelöscht, sondern bis auf weiteres beibehalten. Aktivieren Sie diese Funktion,
um archivierte E-Mails vorübergehend nicht zu löschen, zum Beispiel bis ein bestimmter Rechtsfall
gelöst ist.
Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden archivierte E-Mails trotzdem durch GFI MailArchiver zum
Löschen gekennzeichnet. Die Anweisung zum Löschen wird erst ausgeführt, wenn die Aufbewahrung
aus juristischen Überlegungen entfernt wird.
So aktivieren Sie die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen:
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und SpamRichtlinien.
2. Wählen Sie
aus.
HINWEIS
Prüfen Sie, ob auf der Registerkarte Start unter „Informationen zu GFI MailArchiver“ die
Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist.
So deaktivieren Sie die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen:
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und SpamRichtlinien.
2. Wählen Sie
aus.
WICHTIG
Gehen Sie mit dieser Funktion sorgsam um, da E-Mails sofort gelöscht werden, wenn die
Option „Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen“ deaktiviert wird.
7.13.7 Verwenden der rückwirkenden Aufbewahrung
Mithilfe der rückwirkenden Aufbewahrung können Sie E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien übernehmen,
nachdem die E-Mail archiviert wurde. Der Vorgang wird auf Abruf ausgeführt, und archivierte E-Mails
können aus den ausgewählten Archivspeichern entfernt (oder zum Löschen markiert) werden. Der
Vorgang kann angehalten oder beendet werden.
WICHTIG
Durch Aktivieren der Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen wird die
Aufgabe der rückwirkenden Aufbewahrung nicht beendet. Aus juristischen Gründen
werden E-Mails jedoch nicht gelöscht, bis die Option Aufbewahrung aus juristischen
Überlegungen deaktiviert wird.
Neue Aufbewahrungsrichtlinien können nicht erstellt werden, solange die rückwirkende Aufgabe
ausgeführt wird.
So führen Sie die rückwirkende Aufbewahrung aus:
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 178
1. Klicken Sie auf Rückwirkend ausführen.
2. Wählen Sie im Feld Archivspeicher die Archivspeicher aus, auf denen die rückwirkende
Aufbewahrung ausgeführt werden soll.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Rückwirkend ausführen.
5. Überwachen Sie den Fortschritt des laufenden Vorgangs mithilfe der Zusammenfassung für die
rückwirkende Aufbewahrung.
6. Klicken Sie auf Rückwirkend anhalten, um die aktuelle Aufgabe anzuhalten oder auf Rückwirkend
beenden, um die Aufgabe abzubrechen.
HINWEIS
Die rückwirkende Aufbewahrung ist ein langwieriger Vorgang, der von der Menge der zu
verarbeitenden E-Mails abhängt. Es kann immer nur eine Instanz der rückwirkenden
Aufbewahrung verarbeitet werden.
7.14 Klassifizierungsregeln
Mit Klassifizierungsregeln können Sie E-Mails automatisch anhand des Inhalts klassifizieren. Ab der
Aktivierung einer Klassifizierungsregel werden neue E-Mails automatisch gemäß den festgelegten
Klassifizierungsregeln geprüft und in ihrem jeweiligen Archivspeicher entsprechend gekennzeichnet.
Durch die Verwendung der Funktion Erweiterte Suche auf der Registerkarte Archiv können Benutzer
E-Mails nach einer bestimmten Kennzeichnung suchen. Die Suche kann auch im Fenster
Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv für eine einfache Verwendung gespeichert werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 82).
In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zu folgenden Themen:
Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel
Bearbeiten einer vorhandenen Klassifizierungsregel
Entfernen einer vorhandenen Klassifizierungsregel
7.14.1 Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Klassifizierungsregeln.
2. Klicken Sie auf
GFI MailArchiver
.
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 179
Screenshot 82: Details der Klassifizierungsregel
3. Geben Sie im Feld Regelname einen Namen ein, und konfigurieren Sie die Kriterien, die E-Mails
erfüllen müssen, um zu dieser Klassifizierungsregel zu gehören. Folgende Optionen sind verfügbar:
OPTION
BESCHREIBUNG
Betreff
Geben Sie den Betrefftext ein, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser
Kategorisierungsregel zu gehören.
Textkörper
Geben Sie den Textkörper ein, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser
Kategorisierungsregel zu gehören.
Absender
Wählen Sie eine Klassifizierung nach E-Mail-Adresse oder nach Benutzername. Geben Sie die EMail-Adresse ein, oder wählen Sie einen Benutzernamen aus, über den die E-Mail verfügen muss,
um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören.
HINWEIS
Die angegebene E-Mail-Adresse des Absenders muss immer ein @-Zeichen enthalten. Sie
können die folgenden Platzhalter verwenden:
? – steht für einen beliebigen Buchstaben
Beispiel: ???n@?aster-domain.com kann sowohl für [email protected] als auch für
[email protected] stehen.
– steht für ein ganzes Wort
Beispiel: *@master-domain.com stimmt mit allen E-Mail-Adressen mit dem Domänenteil
„master-domain.com“ überein.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 180
OPTION
BESCHREIBUNG
Empfänger
Geben Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse ein, über die die E-Mail verfügen muss, um zu dieser
Kategorisierungsregel zu gehören.
HINWEIS
Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie
beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit ,
domäne.de‘ überein.
4. Klicken Sie auf , um weitere Klassifizierungskriterien hinzuzufügen, oder auf , um ein zuvor
angegebenes Kriterium zu löschen.
5. Wählen Sie Regel aktivieren, und geben Sie im Feld Entsprechende E-Mails kennzeichnen als die
Kennzeichnung für E-Mails ein. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
6. Überprüfen Sie auf der Übersichtsseite die Details der Kategorisierungsregel, und klicken Sie auf
Fertig stellen.
7.14.2 Bearbeiten einer Klassifizierungsregel
1. Wählen Sie die zu bearbeitende Klassifizierungsregel aus, und klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Folgen Sie zum Bearbeiten einer Klassifizierungsregel den Anweisungen im Abschnitt Hinzufügen
einer neuen Klassifizierungsregel.
7.14.3 Entfernen einer Klassifizierungsregel
Wählen Sie die zu entfernende Klassifizierungsregel aus, und klicken Sie auf
Klassifizierungsregel wird automatisch entfernt.
. Die
7.15 Konfigurieren der Überwachung
GFI MailArchiver nutzt zur Überwachung der Datenbankaktivität die Ablaufverfolgungsfunktionen von
SQL Server®, um alle Aktivitäten zu speichern, die sich auf die Archivdatenbanken auswirken.
Die Ablaufverfolgungsdaten werden in einer Textdatei in einem benutzerdefinierten Verzeichnis auf
dem SQL Server®-Computer gespeichert. Pro Server wird eine Ablaufverfolgungsdatei mit den Daten
sämtlicher darauf gespeicherter Archivspeicher geführt. Der SQL Server®-Dienst sorgt mit einer
exklusiven Sperre der Ablaufverfolgungsdatei dafür, dass diese Datei nicht manipuliert wird. In GFI
MailArchiver können Sie die Übertragung von Ablaufverfolgungsdateien in die
Überwachungsdatenbank auslösen. Über die Seite Überwachungsberichte können Sie nach der
Übertragung die Überwachungsberichte anzeigen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 181
WICHTIG
Mit GFI MailArchiver können nur auf SQL Server® basierende Archivspeicher überwacht
werden.
Die Überwachung kann nicht für Archivspeicher vorgenommen werden, die auf folgenden
Datenbanken basieren:
SQL Server®-Datenbank und Dateisystem
GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem
Wir empfehlen für diese Umgebungen die Verwendung der Überwachung laut
Benutzerkonfiguration sowie des Benutzerpfads Ihres Betriebssystems.
7.15.1 Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten
1. Klicken Sie in der Registerkarte Konfiguration auf Überwachung.
2. Klicken Sie auf Konfigurieren.
Screenshot 83: Auswahl der Authentifizierungsmethode
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 182
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Microsoft SQL Server den zu verwendenden SQL Server® aus,
und wählen unter Authentifizierung die Methode aus, die Sie für die Verbindung mit dem SQL-Server®
verwenden möchten.
OPTION
BESCHREIBUNG
WindowsAuthentifizierung
Verwendet die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers für die Verbindung mit SQL Server®.
Microsoft SQL
ServerAuthentifizierung
Verwendet die in den Feldern Anmeldename und Kennwort eingegebenen Zugangsdaten für die
Verbindung mit SQL Server®. Diese werden von GFI MailArchiver zum Lesen/Schreiben in der
Überwachungsdatenbank verwendet.
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
WICHTIG
Das angegebene Konto muss mit Systemadministrator- oder Datenbankbesitzerrechten
verbunden sein.
4. Wenn Sie für den zuvor ausgewählten SQL Server® eine neue Datenbank erstellen möchten, wählen
Sie Neue Überwachungsdatenbank, und geben Sie in das Textfeld einen Namen ein. Wenn Sie eine
bestehende Datenbank verwenden möchten, wählen Sie Bestehende Überwachungsdatenbank, und
wählen Sie aus der angezeigten Liste eine Datenbank aus. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
5. Legen Sie fest, ob die Ablaufverfolgung für die Archivspeicher von GFI MailArchiver aktiviert werden
soll. Wählen Sie Ablaufverfolgung für Archivspeicher zur Protokollierung der Datenbankaktivitäten
aktivieren, und geben Sie den Pfad zum SQL Server®-Computer an, auf dem die
Ablaufverfolgungsdateien gespeichert werden sollen. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
HINWEIS
Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf den angegebenen Pfad mit dem Benutzerkonto
gewährleistet ist, unter dem der SQL Server®-Dienst ausgeführt wird.
HINWEIS
Sperren Sie den Speicherort der SQL Server®-Ablaufverfolgungsdatei über NTFSBerechtigungen, damit nur der SQL Server®-Dienst darauf zugreifen kann. Gemeinsam
mit der exklusiven Sperre durch den SQL Server®-Dienst ist dadurch sichergestellt, dass
keine Manipulation der Ablaufverfolgungsdateien möglich ist.
6. Legen Sie fest, ob die Überwachung der Benutzerinteraktion aktiviert werden soll. Dadurch werden
sämtliche Benutzeraktivitäten auf der Benutzeroberfläche von GFI MailArchiver aufgezeichnet.
Wählen Sie zum Aktivieren die Option Überwachung der Benutzerinteraktion aktivieren. Klicken Sie
zum Fortfahren auf Weiter.
7. Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Datenbanküberwachungseinrichtung, und klicken Sie auf
Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen.
7.15.2 Bearbeiten der Überwachung von Datenbankaktivitäten
Wenn Sie eine bestehende Überwachung der Datenbankaktivität bearbeiten möchten, wählen Sie die
zuvor konfigurierten Einstellungen aus, und klicken Sie auf Konfigurieren. Folgen Sie den Anweisungen
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 183
im Abschnitt „Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten“, um eine bestehende
Einrichtung zur Überwachung der Datenbankaktivität zu bearbeiten.
7.15.3 Überwachungsberichte
Überwachungsberichte werden auf der Grundlage von Daten aus der Überwachung der
Datenbankaktivität und Benutzerinteraktion erstellt. So greifen Sie auf Überwachungsberichte zu:
1. Wählen Sie die Registerkarte Überwachung aus, und wählen Sie aus den folgenden Berichten aus:
NAME DES BERICHTS
BESCHREIBUNG
Überwachungsbericht zu
Konfigurationsänderungen
In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an Konfigurationen in GFI
MailArchiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt:
Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben
Vorgenommene Änderungen
HINWEIS
Wenn Sie auf eine der Konfigurationsänderungen in der Liste klicken, werden in
einem neuen Fenster weitere Details angezeigt.
Überwachungsbericht zur
Zugriffskontrolle
In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an der Konfiguration der
Zugriffskontrolle in GFI MailArchiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden
angezeigt:
Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben
Benutzer, die von den Änderungen betroffen sind
Geänderte Berechtigungen
Überwachungsbericht zu
archivierten E-Mails
In diesem Bericht werden alle E-Mails aufgeführt, die in den GFI MailArchiverArchivspeichern täglich archiviert werden. Folgende Daten werden angezeigt:
Datum
Name des Archivspeichers
Anzahl der archivierten E-Mails
Überwachungsbericht
zum Massenimport
Mit diesem Bericht können Sie die Anzahl der E-Mails anzeigen, die beim jeweiligen
Importvorgang über den Massenimportdienst in einen Archivspeicher übertragen wurden.
Folgende Daten werden angezeigt:
Datum des Importvorgangs
Name des Archivspeichers
Anzahl der importierten E-Mails
Überwachungsbericht zu
Aufbewahrungsrichtlinien
In diesem Bericht werden die ausgeführten Aufbewahrungsrichtlinien und die Anzahl der
gelöschten E-Mails aufgeführt. Folgende Daten werden angezeigt:
Datum der Anwendung der Richtlinie
Name des Archivspeichers
Name der Aufbewahrungsrichtlinie
Anzahl der gelöschten E-Mails
Wenn Sie auf eine der angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien in der Liste klicken,
werden in einem neuen Fenster Details zur angewendeten Richtlinie angezeigt.
Überwachungsbericht zu
Datenschutzverletzungen
In diesem Bericht werden alle Benutzer aufgeführt, deren Aktionen zu einer
Datenschutzverletzung führen könnten, wie z. B. das Weiterleiten von E-Mails aus einem
Archivspeicher. Folgende Daten werden angezeigt:
Benutzer, die die Aktion durchgeführt haben
Durchgeführte Aktion
Anzahl der betroffenen E-Mails
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 184
NAME DES BERICHTS
BESCHREIBUNG
Überwachungsbericht zur
Benutzerüberwachung
In diesem Bericht werden alle Aktionen aufgeführt, die von Benutzern beim Zugriff auf die
Weboberfläche von GFI MailArchiver durchgeführt wurden. Folgende Daten werden
angezeigt:
Benutzername
Durchgeführte Aktion
Datum/Uhrzeit der durchgeführten Aktion
Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung:
Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Benutzer
gruppieren, um die angezeigte Liste nach Benutzer zu gruppieren.
Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Datum
gruppieren, um die angezeigte Liste nach Datum zu gruppieren.
Wenn Sie auf eine der Benutzeraktionen in der Liste klicken, werden in einem neuen
Fenster Details zur durchgeführten Aktion angezeigt.
Überwachungsbericht zur
Datenintegrität
In diesem Bericht werden alle Änderungen an den Archivspeichern und
Überwachungsdatenbanken von GFI MailArchiver aufgeführt, die nicht von GFI
MailArchiver-Diensten vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt:
Ereignisart
Betroffene(r) Microsoft® SQL Server und Datenbank
Betroffener Datenbankbenutzer
Durchgeführte Aktion
Quellcomputer der Aktion
Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung:
Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Ereignisart
gruppieren, um die angezeigte Liste nach der Ereignisart zu gruppieren.
Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Datum
gruppieren, um die angezeigte Liste nach Datum zu gruppieren.
Wenn Sie auf eine der Datenbankänderungen in der Liste klicken, werden in einem
neuen Fenster anzuzeigen weitere Details zu dieser Änderung angezeigt.
2. Führen Sie folgende Schritte durch:
OPTION
BESCHREIBUNG
Berichte
filtern:
Wählen Sie im Bereich Filtern nach: einen Wert aus, und geben Sie die Details an, die ein Bericht erfüllen
muss, um auf dem Bildschirm angezeigt zu werden. Der Bereich Filtern nach: befindet sich auf jeder
Berichtsseite im oberen Bereich.
Berichte
drucken:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bericht drucken“
, die sich im oberen Bereich einer Berichtsseite
befindet.
7.16 Konfigurieren der E-Mail-Löschung
Die Funktion zur E-Mail-Löschung ermöglicht Benutzern, archivierte E-Mails endgültig aus der E-MailAnsicht von GFI MailArchiver zu löschen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird auf der Registerkarte
Archiv und in der Symbolleiste E-Mail-Ansicht eine zusätzliche Schaltfläche Löschen angezeigt. Um EMails löschen zu können, muss der Benutzer außerdem einer Rolle mit E-Mails löschen-Berechtigungen
zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Rollen und
Berechtigungen (Seite 161).
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 185
WICHTIG
Durch die Aktivierung dieser Funktion könnten Sie Unternehmensrichtlinien oder eine
gesetzliche Vorschrift zur E-Mail-Aufbewahrung verletzen.
1. Wählen Sie auf der Registerkarte Konfiguration die Option E-Mail-Löschung.
2. Klicken Sie auf E-Mail-Löschung aktivieren.
Screenshot 84: Konfigurieren der E-Mail-Löschung
3. (Optional) Wenn Sie eine Kopie der gelöschten E-Mail in den Archivspeichern aufbewahren möchten,
aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine Kopie der E-Mail in den Archivspeichern für einen
Benutzer mit voller Zugangsberechtigung behalten. Die aufbewahrten E-Mails können nur von den
Benutzern geöffnet werden, die über Vollzugriffsrechte verfügen. Wenn das Kontrollkästchen
deaktiviert bleibt, werden gelöschte E-Mails unwiderruflich aus den Archivspeichern gelöscht.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich stimme zu.
5. Klicken Sie auf OK.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 186
HINWEIS
E-Mails in einem schreibgeschützten Archivspeicher können nicht gelöscht werden. Wenn
das Löschen von E-Mails fehlschlägt, erhalten Benutzer einen entsprechenden Hinweis.
WICHTIG
Wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert wird, ist die
Option E-Mail-Löschung deaktiviert und wird erst wieder aktiviert, wenn die Option
Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen entfernt wird. Weitere Informationen
finden Sie unter Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Seite
178).
7.17 Allgemeine Einstellungen
Über die Option Allgemeine Einstellungen können Sie Ihre Administrator-E-Mail-Adresse und die
Details für den E-Mail-Server festlegen, um Benachrichtigungen zu erhalten. Außerdem können Sie
über diese Option die Versionsprüfungen von GFI MailArchiver aktivieren, deaktivieren und
konfigurieren. Dadurch kann GFI MailArchiver nach neuen Versionen von GFI MailArchiver suchen und
Sie darüber informieren.
7.18 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln
Für die Vollversion von GFI MailArchiver ist ein Lizenzschlüssel erforderlich. Weitere Informationen
zur Lizenzierung von GFI MailArchiver finden Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing_de
HINWEIS
Zur Evaluierung von GFI MailArchiver können Sie einen kostenlosen Evaluierungsschlüssel
von GFI Software Ltd unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm
anfordern.
Um den derzeit für GFI MailArchiver verwendeten Lizenzschlüssel zu überprüfen, wählen Sie die
Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Lizenzschlüssel ändern.
So ändern Sie Ihren aktuellen Lizenzschlüssel:
1. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel bearbeiten.
2. Geben bzw. fügen Sie im Textfeld Lizenzschlüssel den Lizenzschlüssel ein. Klicken Sie auf
Lizenzschlüssel überprüfen, um die Gültigkeit des Lizenzschlüssels zu überprüfen.
3. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
HINWEIS
Nach der Installation von GFI MailArchiver werden Sie vom Nachinstallationsassistenten
automatisch auf diese Seite geleitet.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 187
7.18.1 Ändern der Allgemeinen Einstellungen
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern.
Screenshot 85: Allgemeine Einstellungen
3. Führen Sie anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch.
OPTION
BESCHREIBUNG
Administrator-E-MailAdresse
Legt die E-Mail-Adresse des Administrators fest, an die wichtige Benachrichtigungen
gesendet werden.
SMTP-Server
Legt den SMTP-Server fest, der von GFI MailArchiver für das Senden von
Benachrichtigungen und Wiederherstellen von E-Mails aus dem Archivspeicher verwendet
wird.
Portnummer
Gibt die Portnummer an, über die GFI MailArchiver mit dem SMTP-Server kommuniziert.
Standardwert: 25
SSL verwenden
Weist GFI MailArchiver an, für die Verbindung mit dem SMTP-Server eine SSL-Verbindung zu
verwenden.
Anmeldung für SMTPServer erforderlich
Weist GFI MailArchiver an, für die Verbindung mit dem SMTP-Server einen Benutzernamen
und ein Kennwort zu verwenden. Bei Auswahl dieser Option werden die Felder für
Benutzername und Kennwort automatisch angezeigt.
4. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration zu speichern.
5. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 188
7.18.2 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung
1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Einstellungen für Versionsprüfung ändern.
Screenshot 86: Konfigurieren der Versionsprüfung
3. Führen Sie anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch.
OPTION
BESCHREIBUNG
Versionsprüfung
aktivieren
Aktiviert/Deaktiviert die Versionsprüfung von GFI MailArchiver. Deaktivieren Sie diese
Option, um die automatischen Prüfungen von GFI MailArchiver nach neueren Versionen zu
deaktivieren.
Proxy-Server aktivieren
Weist GFI MailArchiver an, über einen Proxy-Server mit den GFI-Servern zu kommunizieren
und nach aktuellen Versionen zu suchen.
Proxy-Server/Port:
Legt den Proxy-Server und den Port für die Verbindung von GFI MailArchiver mit den GFIServern fest, um die Version zu prüfen.
Proxy erfordert
Authentifizierung
Aktivieren Sie diese Option, wenn der in den Feldern Proxy-Server und Port angegebene
Proxy-Server eine Authentifizierung erfordert.
Benutzername/Kennwort
Legt Benutzernamen und Kennwort fest, die GFI MailArchiver für die Proxy-ServerAuthentifizierung verwendet.
4. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration zu speichern.
GFI MailArchiver
7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 189
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs
GFI MailArchiver kann in verschiedene E-Mail-Clients und Technologien integriert werden, damit
Benutzer an Remote-Standorten, im Büro und unterwegs auf ihre archivierten E-Mails zugreifen
können. Auf der Seite „E-Mail-Clientzugriff“ haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie können GFI MailArchiver Outlook Connector herunterladen, ein Microsoft Outlook®-Plug-In, das
Benutzern die Anzeige archivierter E-Mails direkt in Microsoft Outlook ermöglicht.
Sie können GFI MailArchiver-Archivierungsassistent herunterladen, ein Tool, das Benutzern die
manuelle Archivierung von E-Mails aus Microsoft Outlook® ermöglicht.
Sie können in einem E-Mail-Client Ihrer Wahl ein IMAP-Konto konfigurieren, um archivierte E-Mails
in den Postfächern anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben.
8.1 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector
Mit GFI MailArchiver Outlook Connector können Benutzer ihre Microsoft Outlook®-Ordner mit den von
GFI MailArchiver archivierten Daten synchronisieren. Dieser Connector kann über
Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory® oder manuell installiert
werden.
8.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver Outlook® Connector
Abbildung 2: Funktionsweise von GFI MailArchiver Outlook® Connector
1. GFI MailArchiver Outlook Connector (auf einem Clientcomputer installiert) stellt eine Anforderung
, um die Microsoft Outlook®-Ordner mit GFI MailArchiver zu synchronisieren.
2. GFI MailArchiver ruft die Daten der angeforderten E-Mails und Ordner aus dem GFI MailArchiverArchivspeicher
GFI MailArchiver
ab.
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 190
3. GFI MailArchiver sendet die E-Mail-Daten
an die Clientcomputer mit Microsoft Outlook®.
8.3 Herunterladen von GFI MailArchiver Outlook Connector
GFI MailArchiver Outlook Connector kann über die Weboberfläche von GFI MailArchiver
heruntergeladen werden.
1. Öffnen Sie GFI MailArchiver.
2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Outlook Connector.
4. Wählen Sie einen der verfügbaren Downloadlinks aus, um GFI MailArchiver Outlook Connector
herunterzuladen. Folgende Optionen sind verfügbar:
OPTION
BESCHREIBUNG
Outlook Connector (Outlook, 32Bit-Version)
Laden Sie GFI MailArchiver Outlook Connector für die 32-Bit-Version von
Microsoft Outlook herunter.
Outlook Connector (Outlook, 64Bit-Version)
Laden Sie GFI MailArchiver Outlook Connector für die 64-Bit-Version von
Microsoft Outlook herunter.
8.3.1 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „Outlook® Connector“
Wenn sich Benutzer bei GFI MailArchiver anmelden, wird die Registerkarte „Outlook® Connector“
standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der
Ansicht der Registerkarte aus:
1. Öffnen Sie die Seite „E-Mail-Clientzugriff“, und klicken Sie auf der Registerkarte GFI MailArchiver
Outlook Connector auf
.
2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind
verfügbar:
OPTION
BESCHREIBUNG
Nur Administratoren
Die Registerkarte Outlook® Connector steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit
Domänenadministratorrechten angemeldet sind.
Alle Benutzer und
Administratoren
Die Registerkarte „Outlook® Connector“ steht allen Benutzern, unabhängig von ihren
Anmelderechten, zur Verfügung.
8.4 Systemanforderungen für Outlook® Connector
8.4.1 Software
HINWEIS
Die Computer, auf denen GFI MailArchiver Outlook Connector bereitgestellt wird,
müssen eine Verbindung mit dem GFI MailArchiver-Server herstellen können.
KOMPONENTE
Unterstützte Versionen
von Microsoft Outlook
BESCHREIBUNG
Microsoft Outlook® 2003 (einschließlich Service Packs 1, 2, 3 und 4)
Microsoft Outlook® 2007 (einschließlich Service Packs 1 und 2)
Microsoft Outlook® 2010 (32-Bit- und 64-Bit-Versionen)
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 191
KOMPONENTE
Unterstützte
Betriebssysteme
BESCHREIBUNG
Windows® 7
Windows® Vista
Windows® XP
Windows® Server 2008
Windows® Server 2003
Windows® Server 2000
Weitere erforderliche
Komponenten
Internet Explorer® 7 oder höher (Internet Explorer® 9 nur im Kompatibilitätsmodus)
/Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari®
HTTP-Port 80 (oder HTTPS-Standard-Port 443 für sichere Verbindungen) – wird von
GFI MailArchiver Outlook Connector für die Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet.
HINWEIS
GFI MailArchiver Outlook Connector kann nicht auf einem Microsoft® Exchange Server
installiert werden.
HINWEIS
Wenn ein Webfilter verwendet wird, muss dieser so konfiguriert werden, dass alle HTTPAnforderungen zwischen dem GFI MailArchiver-Server und GFI MailArchiver Outlook
Connector zugelassen werden. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der NETBIOS-Name
und der DNS-Name des GFI MailArchiver-Servers nicht vom Webfilter blockiert werden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering
8.4.2 Hardware
KOMPONENTE
ANFORDERUNGEN
Prozessor
Prozessor mit 1 GHz oder mehr
Arbeitsspeicher
Mindestens: 512 MB RAM
Empfohlen: 2 GB RAM
Physischer Speicher
Für die Installation von GFI MailArchiver Outlook Connector sind 20 MB physischer
Speicherplatz erforderlich. Zum Speichern der E-Mail-Header und der E-Mails für den
Offline-Zugriff wird weiterer Speicherplatz benötigt.
8.4.3 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector ohne GPO – Manuelle Installation
1. Öffnen Sie GFI MailArchiver.
2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Outlook Connector, und laden Sie eine der folgenden Dateien in
ein freigegebenes Verzeichnis herunter, auf das alle Domänen Zugriff haben:
MAROC_32bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) oder
MAROC_64bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit))
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 192
HINWEIS
Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von GFI MailArchiver
Outlook Connector die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-BitVersion von Microsoft Outlook® 2010 enthält.
Stellen Sie bei der Implementierung der 64-Bit-Version von GFI MailArchiver 2010 sicher,
dass eine Domänenrichtlinie verwendet wird, die nur Computer mit der 64-Bit-Version
von Microsoft Outlook® 2010 enthält.
2. Doppelklicken Sie auf die Datei, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten.
HINWEIS
Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft
Outlook®, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt
wurde.
3. <Optional>: Fügen Sie die Outlook® Connector-Administratorvorlage hinzu, mit deren Hilfe die
Einrichtung von Outlook Connector erfolgt.
a. Geben Sie auf der Befehlszeile mmc.exe ein.
b. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten.
c. Wählen Sie Datei > Snap-In hinzufügen/entfernen… aus, und klicken Sie auf Hinzufügen...
d. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen.
e. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus.
f. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK.
g. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu
schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu
schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu
schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren.
h. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen...
aus.
i. Klicken Sie auf Hinzufügen…, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm, die sich im Verzeichnis
„<Programme\GFI\MailArchiver\Outlook>“ befindet. Klicken Sie anschließend auf Öffnen.
j. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren.
Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu
GFI MailArchiver Outlook Connector unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation
8.5 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector über GPO
In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zur Installation von Outlook Connector über GPO in
den folgenden Umgebungen:
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 193
Windows® Server 2003
Windows® Server 2008
8.5.1 Installieren von Outlook® Connector über GPO unter Windows® Server 2003
1. Öffnen Sie GFI MailArchiver.
2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Outlook Connector, und laden Sie eine der folgenden Dateien in
ein freigegebenes Verzeichnis herunter, auf das alle Domänen Zugriff haben:
MAROC_32bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) oder
MAROC_64bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit))
HINWEIS
Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von GFI MailArchiver
Outlook Connector die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-BitVersion von Microsoft Outlook® 2010 enthält.
Stellen Sie bei der Implementierung der 64-Bit-Version von GFI MailArchiver 2010 sicher,
dass eine Domänenrichtlinie verwendet wird, die nur Computer mit der 64-Bit-Version
von Microsoft Outlook® 2010 enthält.
4. Geben Sie Folgendes in der Befehlszeile ein:
mmc.exe
und drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten.
5. Wählen Sie Datei > Snap-in hinzufügen/entfernen… aus, und klicken Sie auf Hinzufügen...
6. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen.
7. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus.
8. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK.
9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen.
Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken
Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur
Microsoft Management Console zurückzukehren.
10. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen...
aus.
11. Klicken Sie auf Hinzufügen…, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm im Verzeichnis:
„<Programme\GFI\MailArchiver\Outlook>“ befindet. Klicken Sie anschließend auf Öffnen.
12. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren.
13. Wählen Sie Konsolenstamm > Domänenrichtlinie > Benutzerkonfiguration > Administrative
Vorlagen > GFI-Anwendungen.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 194
Screenshot 87: Einrichten der GFI MailArchiver-Server-URL über GPOs von Windows® Server 2003
14. Doppelklicken Sie im rechten Bereich auf die Richtlinie GFI MailArchiver-Serverstandort, und
wählen Sie Aktiviert aus. Geben Sie in das Textfeld Server-URL die URL ein, über die
Benutzercomputer GFI MailArchiver erreichen können. Geben Sie die URL in folgendem Format ein:
http://<Hostname>/<Name des virtuellen Ordners für GFI MailArchiver>.
Beispiel:
http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/MailArchiver
15. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung, und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.
Wenn Sie den Standardwert verwenden möchten, wählen Sie für die entsprechende Option Nicht
konfiguriert aus. Klicken Sie andernfalls auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert
festzulegen.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Datenpfad zum Stammverzeichnis: Geben Sie ein
anderes Stammverzeichnis an, unter dem die Konfigurationen und lokalen E-Mails der Clientcomputer
gespeichert werden sollen. Geben Sie zum Beispiel %EigeneDateien% ein, um die Konfigurationen
und lokalen E-Mails im Ordner „Eigene Dateien“ des angemeldeten Benutzers zu speichern.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Tagesspanne: Geben Sie die Anzahl der Tage an, für die
E-Mails synchronisiert werden sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene E-Mails sind über GFI
MailArchiver Outlook® Connector zugänglich.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Größe der heruntergeladenen Dateien: Geben Sie an,
wie viele E-Mails während einer Synchronisationssitzung heruntergeladen werden sollen.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 195
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Verbindungstimeout: Geben Sie an, nach wie vielen
Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI MailArchiver-Server als Timeout gemeldet
wird.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Maximale Anzahl der Offline-Tage: Geben Sie die Anzahl
der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf E-Mails festlegen darf.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Offlinesupport: Aktivieren bzw. deaktivieren Sie den
Offlinesupport. Wenn der Offlinesupport aktiviert ist, geben Sie die Anzahl der Tage an, für die der
Offlinesupport unterstützt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, gilt Folgendes:
Benutzer dürfen den Offlinezugriff nicht ändern.
Die GFI MailArchiver Outlook® Connector-Einstellung für die maximale Anzahl der Offline-Tage
wird ignoriert.
16. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind.
17. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Computerkonfiguration >
Softwareeinstellungen.
18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu > Paket…
aus.
19. Suchen Sie im Dialogfeld Öffnen nach dem gemeinsamen Ordner, in dem die MSI-Datei gespeichert
ist.
HINWEIS
Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über „Netzwerkumgebung“ erfolgen,
damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen,
sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält.
20. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK.
21. GFI MailArchiver Outlook Connector wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert.
Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook®, dass
ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde.
Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Outlook
Connector-Handbuch unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation
8.5.2 Installieren von Outlook® Connector über GPO unter Windows® Server 2008
1. Öffnen Sie GFI MailArchiver.
2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Outlook Connector, und laden Sie eine der folgenden Dateien in
ein freigegebenes Verzeichnis herunter, auf das alle Domänen Zugriff haben:
MAROC_32bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) oder
MAROC_64bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit))
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 196
HINWEIS
Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von GFI MailArchiver
Outlook Connector die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-BitVersion von Microsoft Outlook® 2010 enthält.
Stellen Sie bei der Implementierung der 64-Bit-Version von GFI MailArchiver 2010 sicher,
dass eine Domänenrichtlinie verwendet wird, die nur Computer mit der 64-Bit-Version
von Microsoft Outlook® 2010 enthält.
4. Geben Sie Folgendes in der Befehlszeile ein:
mmc.exe
und drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten.
5. Wählen Sie Datei > Snap-in hinzufügen/entfernen… aus, und klicken Sie auf Hinzufügen...
6. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienmanagement-Editor aus, und klicken Sie auf
Hinzufügen.
7. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus.
8. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK.
9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen.
Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken
Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur
Microsoft Management Console zurückzukehren.
10. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Richtlinien,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen
hinzufügen/entfernen... aus.
11. Klicken Sie auf Hinzufügen…, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm im Verzeichnis:
„<Programme\GFI\MailArchiver\Outlook>“ befindet. Klicken Sie anschließend auf Öffnen.
12. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren.
13. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Richtlinien >
Administrative Vorlagen > Klassische administrative Vorlage > GFI-Anwendungen.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 197
Screenshot 88: Einrichten der GFI MailArchiver-Server-URL über GPOs von Windows® Server 2003
14. Doppelklicken Sie im rechten Bereich auf die Richtlinie GFI MailArchiver-Serverstandort, und
wählen Sie Aktiviert aus. Geben Sie in das Textfeld Server-URL die URL ein, über die
Benutzercomputer GFI MailArchiver erreichen können. Geben Sie die URL in folgendem Format ein:
http://<Hostname>/<Name des virtuellen Ordners für GFI MailArchiver>.
Beispiel:
http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/MailArchiver
15. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung, und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.
Wenn Sie den Standardwert verwenden möchten, wählen Sie für die entsprechende Option Nicht
konfiguriert aus. Klicken Sie andernfalls auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert
festzulegen.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Datenpfad zum Stammverzeichnis: Geben Sie ein
anderes Stammverzeichnis an, unter dem die Konfigurationen und lokalen E-Mails der Clientcomputer
gespeichert werden sollen. Geben Sie zum Beispiel %EigeneDateien% ein, um die Konfigurationen
und lokalen E-Mails im Ordner „Eigene Dateien“ des angemeldeten Benutzers zu speichern.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Tagesspanne: Geben Sie die Anzahl der Tage an, für die
E-Mails synchronisiert werden sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene E-Mails sind über GFI
MailArchiver Outlook® Connector zugänglich.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Größe der heruntergeladenen Dateien: Geben Sie an,
wie viele E-Mails während einer Synchronisationssitzung heruntergeladen werden sollen.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 198
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Verbindungstimeout: Geben Sie an, nach wie vielen
Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI MailArchiver-Server als Timeout gemeldet
wird.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Maximale Anzahl der Offline-Tage: Geben Sie die Anzahl
der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf E-Mails festlegen darf.
GFI MailArchiver Outlook® Connector – Offlinesupport: Aktivieren bzw. deaktivieren Sie den
Offlinesupport. Wenn der Offlinesupport aktiviert ist, geben Sie die Anzahl der Tage an, für die der
Offlinesupport unterstützt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, gilt Folgendes:
Benutzer dürfen den Offlinezugriff nicht ändern.
Die GFI MailArchiver Outlook® Connector-Einstellung für die maximale Anzahl der Offline-Tage
wird ignoriert.
16. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind.
17. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Computerkonfiguration > Richtlinien >
Softwareeinstellungen.
18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu > Paket…
aus.
19. Suchen Sie im Dialogfeld Öffnen nach dem gemeinsamen Ordner, in dem die MSI-Datei gespeichert
ist.
HINWEIS
Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über „Netzwerkumgebung“ erfolgen,
damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen,
sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält.
20. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK.
21. GFI MailArchiver Outlook Connector wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert.
Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook®, dass
ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde.
Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Outlook
Connector-Handbuch unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation
8.6 Konfigurieren der manuellen Archivierung
GFI MailArchiver-Archivierungsassistent ermöglicht Benutzern, E-Mails und Dateien aus Microsoft
Outlook® (wie Dokumente oder Bilder) manuell zu archivieren. Dieser Connector kann über
Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory® oder manuell installiert
werden.
WICHTIG
Die Archivierung von E-Mails über GFI MailArchiver-Archivierungsassistent erfolgt
ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 199
8.6.1 Funktionsweise von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
1. Benutzer können in Microsoft Outlook® eine E-Mail oder E-Mail-Gruppe, eine oder mehrere Dateien
oder einen Ordner auswählen und mit den Archiv-Schaltflächen auf der zusätzlichen Symbolleiste
bearbeiten, die nach der Installation von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent angezeigt wird.
HINWEIS
Dank der Dateiarchivierungsfunktion von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
können Sie einfach Dateien von jedem Speicherort auf Ihrem Computer (einschließlich
Microsoft Office-Dokumente) in GFI MailArchiver archivieren. Diese Funktion dient der
Bereitstellung eines zentralen Speicherorts für Benutzerdaten.
2. GFI MailArchiver-Archivierungsassistent (auf einem Clientcomputer installiert) stellt eine
Anforderung, um die ausgewählten E-Mails mit GFI MailArchiver zu synchronisieren.
8.6.2 Systemanforderungen für GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
8.6.3 Software
HINWEIS
Die Computer, auf denen GFI MailArchiver-Archivierungsassistent bereitgestellt wird,
müssen eine Verbindung mit dem GFI MailArchiver-Server herstellen können.
SOFTWARE
Unterstützte Versionen
von Microsoft Outlook ®
BESCHREIBUNG
Microsoft Outlook® 2003 (einschließlich Service Packs 1, 2, 3 und 4)
Microsoft Outlook® 2007 (einschließlich Service Packs 1 und 2)
Microsoft Outlook® 2010 (32-Bit- und 64-Bit-Versionen)
Unterstützte
Betriebssysteme
Windows® 8
Windows® 7
Windows® Vista
Windows® XP
Windows® Server 2008
Windows® Server 2003
Weitere erforderliche
Komponenten
HTTP-Port 80 (oder HTTPS-Standard-Port 443 für sichere Verbindungen) – wird von GFI
MailArchiver-Archivierungsassistent für die Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet.
Microsoft .NET® Framework 4 Client Profile
HINWEIS
GFI MailArchiver-Archivierungsassistent kann nicht auf einem Microsoft® Exchange
Server installiert werden.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 200
HINWEIS
Wenn ein Webfilter verwendet wird, muss dieser so konfiguriert werden, dass alle HTTPAnforderungen zwischen dem GFI MailArchiver-Server und GFI MailArchiverArchivierungsassistent zugelassen werden. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der
NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI MailArchiver-Servers nicht vom Webfilter
blockiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering
8.6.4 Hardware
KOMPONENTE
ANFORDERUNGEN
Prozessor
Prozessor mit 1 GHz oder mehr
Arbeitsspeicher
Mindestens: 512 MB RAM
Empfohlen: 2 GB RAM
Physischer Speicher
Für die Installation von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent sind 20 MB physischer
Speicherplatz erforderlich.
8.7 Aktivieren und Deaktivieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
So aktivieren bzw. deaktivieren Sie GFI MailArchiver-Archivierungsassistent:
1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei GFI MailArchiver an.
2. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option Archivierungsmethode.
3. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 201
Screenshot 89: Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Aktivieren Sie Manuelle Archivierung, um GFI MailArchiver-Archivierungsassistent zu aktivieren.
Deaktivieren Sie Manuelle Archivierung, um GFI MailArchiver-Archivierungsassistent zu
deaktivieren.
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen.
8.8 Herunterladen und Installieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
GFI MailArchiver-Archivierungsassistent kann über die Weboberfläche von GFI MailArchiver
heruntergeladen werden.
WICHTIG
GFI MailArchiver-Archivierungsassistent steht nur zum Download zur Verfügung, wenn
die Manuelle Archivierung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter
Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 117).
1. Öffnen Sie GFI MailArchiver.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 202
3. Klicken Sie im Bereich Archivierungsassistent auf Archivierungsassistenten herunterladen, und
speichern Sie das GFI MailArchiver-Archivierungsassistent-MSI-Paket in einem freigegebenen Ordner in
Ihrem Netzwerk. Stellen Sie sicher, dass der freigegebene Ordner über Lesezugriffeigenschaften
verfügt. Notieren Sie den Ordnerpfad für eine mögliche spätere Verwendung.
4. Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, und folgen Sie den Anweisungen des
Installationsassistenten.
HINWEIS
Wenn die GFI MailArchiver-Archivierungsassistent-Symbolleiste in Microsoft Outlook®
angezeigt wird, war die Installation erfolgreich.
8.8.1 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
Wenn sich Benutzer bei GFI MailArchiver-Archivierungsassistent anmelden, wird die Registerkarte GFI
MailArchiver standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer
von der Ansicht der Registerkarte aus:
1. Öffnen Sie die Seite „E-Mail-Clientzugriff“, und klicken Sie auf der Registerkarte GFI MailArchiverArchivierungsassistent auf
.
2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind
verfügbar:
OPTION
BESCHREIBUNG
Nur Administratoren
Die Registerkarte GFI MailArchiver-Archivierungsassistent steht nur für Benutzer zur
Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind.
Alle Benutzer und
Administratoren
Die Registerkarte GFI MailArchiver-Archivierungsassistent steht allen Benutzern, unabhängig
von ihren Anmelderechten, zur Verfügung.
8.8.2 Manuelle Installation von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
1. Öffnen Sie GFI MailArchiver.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff.
3. Klicken Sie im Bereich Archivierungsassistent auf Archivierungsassistenten herunterladen, und
speichern Sie das GFI MailArchiver-Archivierungsassistent-MSI-Paket in einem freigegebenen Ordner in
Ihrem Netzwerk. Stellen Sie sicher, dass der freigegebene Ordner über Lesezugriffeigenschaften
verfügt. Notieren Sie den Ordnerpfad für eine mögliche spätere Verwendung.
4. Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, und folgen Sie den Anweisungen des
Installationsassistenten.
HINWEIS
Wenn die Archiv-Schaltflächen nun in Microsoft Outlook® angezeigt werden, war die
Installation erfolgreich.
8.8.3 Installieren der manuellen Archivierung über GPO in Windows® Server 2008
1. Öffnen Sie GFI MailArchiver.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 203
3. Klicken Sie im Bereich Archivierungsassistent auf Archivierungsassistenten herunterladen, und
speichern Sie das GFI MailArchiver-Archivierungsassistent-MSI-Paket in einem freigegebenen Ordner in
Ihrem Netzwerk. Stellen Sie sicher, dass der freigegebene Ordner über Lesezugriffeigenschaften
verfügt. Notieren Sie den Ordnerpfad für eine mögliche spätere Verwendung.
4. Klicken Sie auf Start > Verwaltung > Gruppenrichtlinienmanagement.
5. Erweitern Sie Gesamtstruktur > Domänen > Domänenname. Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf den Domänennamen und wählen Sie die Option Ein GPO in dieser Domäne erstellen und hiermit
verknüpfen... aus.
6. Geben Sie einen Namen für das neue Gruppenrichtlinienobjekt (Group Policy Object, GPO) ein.
Beispiel: GFI MailArchiver-Archivierungsassistent. Klicken Sie auf OK.
7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neu erstellte verknüpfte GPO, und wählen Sie
Bearbeiten.
8. Erweitern Sie im Fenster Gruppenrichtlinienmanagement-EditorBenutzerkonfiguration >
Richtlinien > Softwareeinstellungen > Softwareinstallation. Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf Softwareinstallation > Neu > Paket, um das GPO so zu konfigurieren, dass es bei der Anmeldung
installiert wird.
9. Geben Sie den Netzwerkpfad des freigegebenen Ordners ein, der das GFI MailArchiverArchivierungsassistent-MSI-Paket enthält. Klicken Sie auf OK.
HINWEIS
Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über „Netzwerkumgebung“ erfolgen,
damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen,
sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält.
10. Wählen Sie im Popup Software bereitstellenZugewiesen aus, und klicken Sie aufOK.
11. Das neue Paket wird dann unter Softwareinstallation hinzugefügt. Doppelklicken Sie auf das
Paket, um dessen Eigenschaften zu laden.
12. Wählen Sie in der Registerkarte Bereitstellung die Option Diese Anwendung bei der Anmeldung
installieren aus.
13. Klicken Sie auf Übernehmen und OK, um das Fenster zu schließen.
14. Erweitern Sie im Fenster GruppenrichtlinienmanagementGesamtstruktur > Domänen >
Domänenname > GFI MailArchiver-Archivierungsassistent.
15. Klicken Sie im Sicherheitsfilterungs-Bereich auf Hinzufügen.
16. Fügen Sie in Benutzer, Computer oder Gruppe auswählenDomänenbenutzer hinzu, und klicken
Sie auf OK.
17. Erweitern Sie im GruppenrichtlinienmanagementGesamtstruktur > Domänen >
Gruppenrichtlinienobjekte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiverArchivierungsassistent, und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten.
18. Erweitern Sie im Gruppenrichtlinienmanagement-EditorGFI MailArchiverArchivierungsassistent > Benutzerkonfiguration > Fenstereinstellungen > Skripte.
19. Doppelklicken Sie auf Skripte. Doppelklicken Sie im rechten Bereich des Fensters auf Anmeldung.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 204
20. Öffnen Sie den Installationsordner für GFI MailArchiver (Standardpfad C:\Programme (x86)
\GFI\MailArchiver), und öffnen Sie den Outlook-Ordner.
21. Suchen Sie die Datei gfiapps.adm, und öffnen Sie sie in Notepad.
22. Ändern Sie die Standard-URL in die GFI MailArchiver-URL (Beispiel: STANDARD
"https://192.168.7.125/MailArchiver". Speichern und schließen Sie die Datei.
23. Klicken Sie im Gruppenrichtlinienmanagement-Editor auf Hinzufügen.
24. Wählen Sie im Popupfenster unter Skriptnamedurchsuchen, und suchen Sie den Installationspfad
für GFI MailArchiver.
25. Wählen Sie die Datei gfiapps.adm aus. Klicken Sie anschließend auf Öffnen, dann auf OK,
Übernehmen und abschließend auf OK um das Fenster zu schließen.
26. Die Einrichtung sollte damit abgeschlossen sein. GFI MailArchiver-Archivierungsassistent wird nach
dem Neustart eines Clientcomputers installiert.
Prüfen Sie nach der Installation, ob die GFI MailArchiver-Archivierungsassistent-Symbolleiste in
Microsoft Outlook® angezeigt wird.
HINWEIS
Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent finden Sie im
Handbuch zu GFI MailArchiver-Archivierungsassistent unter:
http://www.gfi.com/mar/manual/
8.8.4 Konfigurieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
Nachdem GFI MailArchiver-Archivierungsassistent installiert wurde, kann das Add-In bereits mit den
Standardeinstellungen ausgeführt werden. Sie können jedoch verschiedene Einstellungen an die
Bedürfnisse des Benutzers anpassen.
So ändern Sie die Standardeinstellungen:
1. Öffnen Sie Microsoft Outlook®.
2. Klicken Sie im Menüband von Microsoft Outlook® auf
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf
GFI MailArchiver
Archivierungsassistent.
Einstellungen.
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 205
Screenshot 90: GFI MailArchiver-ArchivierungsassistentKonfigurationseinstellungen für .
4. Wählen Sie im Bereich Dienstadresse für GFI MailArchiver aus den folgenden Optionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Standard
Dieses Feld enthält die Serveradresse, wenn GFI MailArchiverArchivierungsassistent über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) installiert
wird und Ihr Systemadministrator die Serveradresse bereitgestellt hat.
Ist das Feld leer, so erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie
versuchen, eine E-Mail zu archivieren.
Benutzerdefiniert
Geben Sie manuell die Adresse an, unter der GFI MailArchiver installiert
ist.
SSL-Richtlinienfehler ignorieren
Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie ermöglicht die
Verbindungsherstellung zwischen GFI MailArchiverArchivierungsassistent und GFI MailArchiver, wobei SSL-Richtlinienfehler
bei der Überprüfung des Remote-Zertifikats von GFI MailArchiver zur
Authentifizierung ignoriert werden. Auf diese Weise können Benutzer
eine SSL-Verbindung mit dem GFI MailArchiver-Server herstellen, auch
wenn der Server ein selbstsigniertes, abgelaufenes, zurückgezogenes,
kompromittiertes oder anderweitig ungültiges Zertifikat verwendet.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 206
WICHTIG
Die Option Dienstadresse für GFI MailArchiver ist immer auf Standard eingestellt, auch
wenn GFI MailArchiver-Archivierungsassistent manuell installiert wird. Falls das Feld
leer ist, führen Sie folgende Schritte durch:
1. Fragen Sie den Systemadministrator nach der Serveradresse.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert, und geben Sie die erhaltene
Adresse im Adressfeld ein.
5. Wählen Sie unter Löschrichtlinie für manuell archivierte Nachrichten in MS Outlook eine der
folgenden Optionen aus:
OPTION
BESCHREIBUNG
Archivierte
Nachrichten nicht
löschen
Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von E-Mails nach deren Archivierung zu
verhindern.
Archivierte
Nachrichten sofort
dauerhaft löschen
Wenn Sie diese Option auswählen, werden die E-Mails gelöscht, sobald sie archiviert wurden.
Archivierte
Nachrichten
dauerhaft löschen
nach XX Tagen
Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Nachrichten gespeichert
werden soll (standardmäßig 30 Tage).
Löschrichtlinie
rückwirkend
übernehmen
Ist diese Option aktiviert, wird die ausgewählte Aufbewahrungsmethode auf alle alten E-Mails
angewandt, die archiviert, aber noch nicht gelöscht wurden. Ist diese Option nicht aktiviert, gilt
das Löschen nur für E-Mails, die ab diesem Zeitpunkt archiviert werden.
HINWEIS
Diese Einstellungen gelten nicht für E-Mails im Archivspeicher von GFI MailArchiver und
sind nicht von den in GFI MailArchiver konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien
betroffen.
6. Legen Sie im Bereich Authentifizierung eine oder beide Authentifizierungsmethoden fest:
OPTION
BESCHREIBUNG
Windows-Authentifizierung
GFI MailArchiver-Archivierungsassistent verwendet Ihre Windows®Anmeldeinformationen für die Verbindungsherstellung mit dem GFI MailArchiverServer. Diese Methode wird verwendet, wenn Sie in einer Intranet-Umgebung
arbeiten und mit derselben Active Directory®-Domäne verbunden sind wie der GFI
MailArchiver-Server.
Benutzerdefinierte
Authentifizierung
Wählen Sie diese Authentifizierungsmethode aus, wenn Sie von einem RemoteStandort außerhalb des Unternehmensnetzwerks eine Verbindung mit GFI
MailArchiver herstellen möchten. Der Benutzername und das Kennwort, die Sie hier
angeben, werden auf dem GFI MailArchiver-Server authentifiziert.
WICHTIG
Wenn die Formularauthentifizierung auf dem Server konfiguriert ist,
erfordert GFI MailArchiver-Archivierungsassistenteine benutzerdefinierte
Authentifizierung.
7. Wählen Sie im Bereich Archivierungsvorgänge aus den folgenden Optionen aus:
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 207
OPTION
BESCHREIBUNG
Vorgang bei behebbarem
Fehler wiederholen
Bei Auswahl versucht GFI MailArchiver-Archivierungsassistent automatisch, die ausgewählte
E-Mail zu archivieren, wenn ein Problem erkannt und behoben wurde.
Dialog nach
Fertigstellung schließen
Wählen Sie diese Option, um das Dialogfeld „Archivierungsfortschritt“ automatisch nach der
Archivierung der ausgewählten E-Mail zu schließen.
8. Klicken Sie auf OK.
8.9 Konfigurieren des IMAP-Clientzugriffs für GFI MailArchiver
GFI MailArchiver unterstützt eine Reihe von E-Mail-Clients, die IMAP verwenden, um archivierte EMails von den Archivspeichern zum E-Mail-Client zu übertragen. Mit einem der folgenden
unterstützten E-Mail-Clients können Benutzer eine schreibgeschützte Ansicht ihrer archivierten EMails aufrufen:
E-Mail-Anwendung unter Android
Apple Mail
E-Mail-Anwendung unter iOS5
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2007
Microsoft Outlook® 2010
Microsoft Outlook® 2013
Microsoft Outlook® 2011 für Mac
Mozilla Thunderbird
Windows® Live Mail
HINWEIS
Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ist ein Internetprotokoll zum Abruf von EMail-Nachrichten. Wenn IMAP erstmalig aktiviert wird, könnte die E-Mail-ClientSynchronisierung mit GFI MailArchiver verzögert sein, um archivierte E-Mails abzurufen.
Anzeigen gemeinsamer Postfächer
Als Benutzer mit Zugriff auf Postfächer anderer Benutzer können Sie Ihr IMAP-Konto verwenden, um
die gemeinsamen Postfächer anzuzeigen. Dazu müssen Sie für jedes gemeinsame Postfach ein neues
Konto konfigurieren. Folgen Sie dabei den Anweisungen zum Erstellen eines neuen IMAP-Kontos im
jeweiligen E-Mail-Client, und verwenden Sie für Ihren Benutzernamen das folgende Format: <Ihre
E-Mail-Adresse> ¦ <E-Mail-Adresse des Benutzers> mit Ihrem Kennwort.
WICHTIG
Bevor Sie die Verwendung von IMAP in den E-Mail-Clients konfigurieren können, müssen
Sie den IMAP-Server konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren
des IMAP-Servers (Seite 169)..
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 208
8.9.1 Konfigurieren von IMAP für Apple Mail 3.0
Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP für Apple Mail 3.0 zu konfigurieren:
HINWEIS
Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich.
1. Klicken Sie auf Mail > Einstellungen…
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Accounts auf das Pluszeichen (+), um ein neues Konto
hinzuzufügen.
3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Vollständiger Name:
[Ihr Name]
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Geben Sie unter Server für eintreffende Mails die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Servertyp:
Wählen Sie IMAP aus.
Beschreibung
Geben Sie die Account-Beschreibung ein.
Server für eintreffende E-Mails:
imap.gfi.com
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
6. Klicken Sie auf Fortfahren, um den Bildschirm Sicherheit für eintreffende E-Mails anzuzeigen.
7. Wählen Sie SSL verwenden aus, um eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver zu
verwenden.
HINWEIS
Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.
8. Geben Sie unter Server für ausgehende E-Mails die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Server für ausgehende E-Mails:
smtp.gfi.com
Identifizierung verwenden:
ausgewählt
Benutzername:
[Benutzername]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
9. Klicken Sie auf Fortfahren.
10. Prüfen Sie die Informationen auf dem Bildschirm „Account-Zusammenfassung“, und klicken Sie auf
Erstellen.
11. Wählen Sie den Account aus, den Sie soeben erstellt haben.
12. Geben Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Informationen ein:
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 209
OPTION
WERT
Port
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator
festgelegten Port.
SSL
verwenden
Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet werden soll.
8.9.2 Konfigurieren von IMAP unter iOS5
Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP unter iOS5 zu konfigurieren:
HINWEIS
Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich.
1. Tippen Sie auf Einstellungen, und wählen Sie Mail, Kontakte, Kalender aus.
2. Wählen Sie im Bereich Accounts die Option Account hinzufügen aus.
3. Wählen Sie aus der Liste die Option Andere aus.
4. Wählen Sie Mail-Account hinzufügen aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Name:
[Ihr Name]
Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
Beschreibung:
[Aussagekräftige Beschreibung]
5. Tippen Sie auf Weiter. Das Gerät stellt eine Verbindung mit dem Internet her und prüft Ihr Konto.
6. Wählen Sie IMAP aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein:
SERVERDETAILS FÜR EINGEHENDE E-MAILS:
WERT
Hostname:
[IMAP-Servername]
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
SERVERDETAILS FÜR AUSGEHENDE E-MAILS:
WERT
Hostname:
[SMTP-Servername]
Benutzername:
[Benutzername]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
HINWEIS
Die Serverinformationen für ausgehende E-Mails erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator.
7. Tippen Sie auf Weiter. Wenn Sie die Fehlermeldung erhalten, dass die Verbindung über SSL nicht
möglich ist, tippen Sie auf Ja, und fahren Sie ohne SSL-Verbindung fort. Tippen Sie auf Sichern.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 210
HINWEIS
SSL kann auch nach dem Speichern des neuen E-Mail-Kontos konfiguriert werden. Wenn
SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.
8. Wählen Sie unter Mail, Kontakte, Kalender das E-Mail-Konto aus, dass Sie soeben im Bereich
Accounts erstellt haben.
9. Tippen Sie auf den Kontonamen, und blättern Sie nach unten zum Bereich Erweitert.
10. Ändern Sie in den Einstellungen für eintreffende Mails den Server-Port auf die StandardPortnummer 44143 oder die von Ihrem Systemadministrator angegebene Portnummer.
11. Aktivieren Sie die Option SSL verwenden.
12. Tippen Sie auf Weiter. Das Gerät prüft die eingegebenen Informationen.
8.9.3 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2003
1. Starten Sie Outlook®.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.
3. Klicken Sie unter E-Mail-Konten auf Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen, und klicken Sie
anschließend auf Weiter.
4. Wählen Sie IMAP als Kontotyp aus, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
5. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Ihr Name:
[Ihr Name]
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
6. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Posteingangsserver (IMAP):
[IMAP-Servername]
Postausgangsserver (SMTP):
[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]
7. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
8. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Posteingangsserver (IMAP):
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem
Systemadministrator festgelegten Port.
Server erfordert eine verschlüsselte
Verbindung (SSL)
Wählen Sie diese Option aus, um eine verschlüsselte Verbindung zu
verwenden.
HINWEIS
Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 211
9. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig
stellen.
8.9.4 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2007
1. Starten Sie Outlook®.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Setup auf E-Mail-Konten.
4. Klicken Sie auf Neu.
5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Konto automatisch einrichten die Option Servereinstellungen oder
zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter.
6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter.
7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Ihr Name:
[Ihr Name]
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Servertyp:
IMAP
Posteingangsserver:
[IMAP-Servername]
Postausgangsserver (SMTP):
[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]
9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Posteingangsserver (IMAP):
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem
Systemadministrator festgelegten Port.
Verwenden Sie den folgenden
verschlüsselten Verbindungstyp:
Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte
Verschlüsselungsmethode aus.
HINWEIS
Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu
aufgefordert werden.
HINWEIS
Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung
unverschlüsselt.
11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig
stellen.
8.9.5 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2010
1. Starten Sie Outlook®.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 212
2. Klicken Sie im Menü Datei auf Informationen und anschließend auf Kontoeinstellungen.
3. Wählen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu.
5. Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell
konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter.
6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter.
7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Ihr Name:
[Ihr Name]
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Servertyp:
IMAP
Posteingangsserver:
[IMAP-Servername]
Postausgangsserver (SMTP):
[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]
9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Posteingangsserver (IMAP):
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem
Systemadministrator festgelegten Port.
Verwenden Sie den folgenden
verschlüsselten Verbindungstyp:
Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte
Verschlüsselungsmethode aus.
HINWEIS
Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu
aufgefordert werden.
HINWEIS
Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung
unverschlüsselt.
11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig
stellen.
8.9.6 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2013
1. Starten Sie Outlook®.
2. Klicken Sie im Menü Datei auf Informationen und anschließend auf Kontoeinstellungen.
3. Wählen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 213
5. Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell
konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter.
6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter.
7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Ihr Name:
[Ihr Name]
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Servertyp:
IMAP
Posteingangsserver:
[IMAP-Servername]
Postausgangsserver (SMTP):
[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]
9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Posteingangsserver (IMAP):
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem
Systemadministrator festgelegten Port.
Verwenden Sie den folgenden
verschlüsselten Verbindungstyp:
Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte
Verschlüsselungsmethode aus.
HINWEIS
Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu
aufgefordert werden.
HINWEIS
Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung
unverschlüsselt.
11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig
stellen.
8.9.7 Konfigurieren von IMAP in Outlook® 2011 für Mac
Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP in Outlook® 2011 für Mac zu konfigurieren:
1. Öffnen Sie Outlook® 2011.
2. Wenn dies das erste Konto ist, dass Sie in Outlook® erstellen, klicken Sie im Begrüßungsbildschirm
auf Konto hinzufügen. Klicken Sie andernfalls auf Extras > Konten und anschließend in der
Menüleiste auf +.
3. Klicken Sie auf E-Mail-Konto.
4. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 214
OPTION
WERT
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Typ:
Wählen Sie IMAP aus.
Eingangsserver:
[IMAP-Servername]
Markieren Sie die Option „Standardport außer Kraft
setzen“, und geben Sie folgende Portnummer ein:
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den
von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port.
Für Verbindung SSL verwenden (empfohlen)
Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit
GFI MailArchiver verwendet werden soll.
HINWEIS
Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung
unverschlüsselt.
Ausgangsserver:
[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTPServername]
HINWEIS
Deaktivieren Sie die Option Automatisch konfigurieren.
5. Klicken Sie auf Konto hinzufügen.
6. Klicken Sie im Fenster Konten auf Weitere Optionen, und wählen Sie unter Authentifizierung die
Option Eingangsserver verwenden - Info aus.
7. Klicken Sie auf Erweitert, und wählen Sie IMAP IDLE verwenden (wenn es vom Server unterstützt
wird) aus, um über neue Nachrichten informiert zu werden.
8. Klicken Sie auf OK.
8.9.8 Konfigurieren von IMAP in Windows® Live Mail
1. Öffnen Sie Windows® Live Mail, und klicken Sie auf der Registerkarte „Konten“ auf „E-Mail“.
2. Geben Sie auf dem Bildschirm E-Mail-Konten hinzufügen die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Passwort:
[Ihr Kennwort]
Servereinstellungen manuell konfigurieren:
[Ausgewählt]
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Geben Sie auf dem Bildschirm Servereinstellungen konfigurieren die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Informationen zum
Posteingangsserver:
Servertyp:
[Portnummer]
Serveradresse:
[IMAP-Servername]
Port:
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem
Systemadministrator festgelegten Port.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 215
OPTION
WERT
Erfordert eine sichere
Verbindung (SSL):
Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet
werden soll.
HINWEIS
Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.
Authentifizierung mit:
[Klartext]
Informationen zum
Postausgangsserver:
[Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein]
5. Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen.
8.9.9 Konfigurieren von IMAP unter Android
Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP auf Android-Geräten zu konfigurieren:
HINWEIS
Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich.
1. Starten Sie den E-Mail-Client, und fügen Sie ein neues IMAP-Konto hinzu.
2. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen für den Posteingangsserver:
OPTION
WERT
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
3. Geben Sie im Modus Manuelle Einrichtung die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
IMAP-Server:
[IMAP-Servername]
Port:
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator
festgelegten Port.
Sicherheitstyp:
Wählen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Sicherheitstyp aus.
HINWEIS
Wenn Sie für den Sicherheitstyp die Option Ohne auswählen, wird die Verbindung zum IMAPServer nicht verschlüsselt.
4. Nach Eingabe der IMAP-Konfigurationsparameter prüft das Gerät die Einstellungen für die
eingehende Verbindung.
5. Geben Sie bei Aufforderung die Einstellungen für den Postausgangsserver ein, die von Ihrem
Systemadministrator bereitgestellt wurden. Das Gerät prüft die Einstellungen für die ausgehende
Verbindung.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 216
HINWEIS
Die Konfigurationsanweisungen können ja nach Android-Betriebssystemversion variieren.
Weitere Informationen zur Einrichtung eines neuen IMAP-Kontos finden Sie im
Benutzerhandbuch Ihres Geräts.
8.9.10 Konfigurieren von IMAP in Mozilla Thunderbird 10
Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP in Mozilla Thunderbird 10 zu konfigurieren:
1. Klicken Sie in Thunderbird auf Datei > Neu > E-Mail-Konto.
2. Geben Sie auf dem Bildschirm Konto einrichten die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Ihr Name:
[Vor- und Nachname]
E-Mail-Adresse:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
Kennwort:
[Ihr Kennwort]
3. Klicken Sie auf Weiter.
HINWEIS
Klicken Sie auf Stopp, um die automatische Kontoeinrichtung abzubrechen, und klicken
Sie auf Manuell bearbeiten.
4. Geben Sie unter Konto einrichten die folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Posteingang-Server:
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option IMAP aus.
Server-Adresse:
[IMAP-Servername]
Port:
[Verwenden Sie die Standardeinstellung]
SSL:
Wählen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Verschlüsselungstyp aus.
HINWEIS
Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.
Authentifizierung:
[Normales Kennwort]
Postausgang-Server:
[Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein]
5. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie Server-Einstellungen aus. Geben Sie die
folgenden Informationen ein:
OPTION
WERT
Port:
Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator
festgelegten Port.
Benutzername:
[Vollständige E-Mail-Adresse]
6. Klicken Sie nach Prüfung der Kontoinformationen auf Konto erstellen.
7. Klicken Sie auf Abrufen, um E-Mails herunterzuladen.
GFI MailArchiver
8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 217
9 Importieren und Exportieren von E-Mails
Mit GFI MailArchiver können Sie E-Mails aus verschiedenen E-Mail-Datenbanken extrahieren und
mithilfe von GFI MailArchiver Import- und Export-Tool in die Archivspeicher importieren.
WICHTIG
Wenn Microsoft Outlook® auf dem Computer, auf dem das Tool ausgeführt wird, nicht
erkannt wird, sind folgende Importoptionen deaktiviert:
Aus .pst-Dateien importieren
Die Option „In PST herunterladen“, wenn Sie „Daten aus GFI MailArchiver
exportieren“ auswählen.
GFI MailArchiver unterstützt nur Microsoft Outlook® 2003/2007/2010 32-Bit.
Mit GFI MailArchiver können Sie auch E-Mails aus Archivspeichern exportieren, beispielsweise um
gelöschte E-Mails wiederherzustellen. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool kann E-Mails an
folgende Ziele exportieren:
an eine bestimmte E-Mail-Adresse
in einen Ordner auf einem Datenträger im .eml- oder .msg-Format
in eine PST-Datei
HINWEIS
Alternativ können Sie GFI MailArchiver so konfigurieren, dass E-Mails mithilfe von GFI
MailArchiver-Archivierungsassistent importiert werden. Weitere Informationen finden
Sie unter Importieren von E-Mails mithilfe des GFI MailArchiver-Archivierungsassistenten
(Seite 137).
9.1 Importieren von E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern
Mit dem GFI MailArchiver Import- und Export-Tool können Sie E-Mails aus Microsoft® ExchangePostfächern extrahieren und in GFI MailArchiver-Archivspeicher importieren.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 218
E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern werden in
folgenden Schritten in GFI MailArchiver-Archivspeicher
übertragen:
1. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool extrahiert EMails aus Microsoft® Exchange-Postfächern.
2. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool konvertiert
die E-Mails in das MIME-Format.
3. Der Import Service verarbeitet die extrahierten E-Mails
gemäß ihrem jeweiligen Datum.
4. GFI MailArchiver speichert die E-Mails im entsprechenden
Archivspeicher.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 219
9.1.1 Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote-Computer
WICHTIG
Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn E-Mails von einem Remote-Computer importiert
werden. Wenn sich die zu importierenden E-Mails auf demselben Computer wie GFI
MailArchiver befinden, fahren Sie mit Ausführen des GFI MailArchiver Import- und
Export-Tools in diesem Handbuch fort.
Mit GFI MailArchiver können Sie E-Mail-Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern
befinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis <GFI
MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\.
2. Geben Sie den Ordner Pickup (Abholordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem GFI
MailArchiver Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, vollen Lese- und Schreibzugriff zu
erteilen. So geben Sie einen Ordner frei:
Unter Windows® Server 2003:
a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigabe und
Sicherheit... aus.
b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um
das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu öffnen.
c. Klicken Sie auf Hinzufügen.
d. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem das Tool ausgeführt werden soll, und
klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen.
e. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialogfeld „Berechtigungen“ hinzuzufügen.
f. Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen“ den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren
Sie für Vollzugriff das Kontrollkästchen „Zulassen“.
g. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu
schließen.
h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld für die Freigabe der
Ordnereigenschaften zu schließen.
Unter Windows® Server 2008:
a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben… aus.
b. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen GFI MailArchiver Import- und Export-Tool
ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Hinzufügen.
c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Berechtigungsebene“ neben dem hinzugefügten Benutzer die
Option Mitbesitzer aus.
d. Wählen Sie Freigeben aus, und klicken Sie auf Fertig.
3. Kehren Sie zu dem Pfad zurück, unter dem GFI MailArchiver installiert ist, und kopieren Sie den
Ordner MarcImportExport.
4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein.
5. Öffnen Sie ein Befehlszeilenfenster.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 220
6. Navigieren Sie auf dem lokalen Computer zum Ordner MarcImportExport.
7. Führen Sie folgenden Befehl aus: <regsvr32 redemption.dll>.
8. Führen Sie die Datei MArcImportExport.exe aus.
9.1.2 Zugriffsberechtigungen für Microsoft® Exchange-Postfächer – Berechtigungen gewähren
Beim Import aus dem Microsoft Exchange Postfach-Assistenten mit dem GFI MailArchiver Importund Export-Tool werden – bei Ausführung auf dem Microsoft® Exchange Server-Computer – die
Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers verwendet. Um den Assistenten auf einem anderen Server
als Microsoft® Exchange 2003/2007/2010 auszuführen, geben Sie einen Benutzernamen und das
Kennwort an. Dieses Konto benötigt Vollzugriff auf die Postfächer, von denen E-Mails extrahiert
werden sollen („Senden als“- und „Empfangen als“-Berechtigungen).
HINWEIS
Nach dem Extrahieren der Postfächer wird empfohlen, diese Berechtigungen wieder zu
entfernen.
Siehe auch:
Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2003-Servern
Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2007
Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3
Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2010
Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2003
1. Öffnen Sie den Microsoft® Exchange System-Manager.
2. Wechseln Sie zu Servers > [Servername] > [Speichergruppe], klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften.
3. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
Berechtigungen übergeordneter Objekte.
5. Wählen Sie im Dialogfeld Sicherheit die Option Kopieren.
6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und zu den Sicherheitseigenschaften für den
Postfachspeicher zurückzukehren.
7. Wählen Sie auf der Registerkarte Sicherheit unter Gruppen- oder Benutzernamen die Option
Administrator.
8. Aktivieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Zulassen für Empfangen als und
Senden als.
9. Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als für die
folgenden Benutzergruppen zu aktivieren:
Domänenadministratoren
Unternehmensadministratoren
Microsoft® Exchange-Domänenserver
10. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 221
11. Starten Sie den Informationsspeicher neu:
a. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK.
b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Dienst Microsoft
Exchange-Informationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten.
Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2007
1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell.
2. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus:
Add-ADPermission -identity “Postfachspeicher” -User “Vertrauenswürdiger
Benutzer” -AccessRights GenericAll
HINWEIS
Ersetzen Sie Postfachspeicher durch den Namen des Postfachspeichers, der die zu
importierenden Postfächer enthält, und Vertrauenswürdiger Benutzer durch den
Benutzer, dem Vollzugriff auf die Postfächer gewährt wird.
Beispiel:
Add-ADPermission –Identity “Postfachdatenbank” -User
“Hauptdomäne\JohnSmith” –AccessRights GenericAll
Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2007 (SP1, SP2, SP3)
1. Öffnen Sie auf Microsoft® Exchange Server 2007 die Exchange-Verwaltungsshell.
2. Führen Sie das folgende Windows® PowerShell-Commandlet aus:
foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer)
{
if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess')
{
Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User
‚Domäne\Benutzer' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation
}
}
Beispiel:
foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer)
{
if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess')
{
Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User
‚Hauptdomäne\Administrator' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation
}
}
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 222
Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2010
1. Öffnen Sie auf Microsoft® Exchange Server die Exchange-Verwaltungsshell.
2. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus:
New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter
{recipienttype -eq "UserMailbox"}
3. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus:
New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling"
Beispiel:
New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user "[email protected]"
-customrecipientwritescope "MAUMpolling"
9.1.3 Schritt 2: Ausführen des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools
Exportieren von E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern:
1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import- und ExportTool, um das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool zu starten.
2. Klicken Sie auf Aus Microsoft Exchange-Postfach importieren.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 223
Screenshot 91: Importieren aus einem Microsoft Exchange-Postfach
3. Wählen Sie im Bereich Microsoft Exchange Version die relevante Version von Microsoft® Exchange
Server aus:
Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007
Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 oder 2010
4. Konfigurieren Sie im Bereich Anmeldeinformationen einen Benutzer mit den Berechtigungen zum
Importieren aus den Microsoft® Exchange-Postfächern. Konfigurieren Sie:
Als aktueller Benutzer anmelden – Melden Sie sich bei Microsoft® Exchange Server mit den
Anmeldedaten des angemeldeten Benutzers an.
Andere Anmeldeinformationen verwenden – Geben Sie den Benutzernamen
(Domäne\Benutzername) und das Kennwort eines Benutzers an, der die Berechtigung zum Vollzugriff
auf die Postfächer hat.
Exchange Server – Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft® Exchange-Servers an.
SSL verwenden – Aktivieren Sie diese Option, wenn der Microsoft® Exchange-Server eine SSLVerbindung verlangt.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 224
E-Mails aus öffentlichen Ordnern extrahieren – Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails aus
öffentlichen Ordnern zu extrahieren.
Anmeldeinformationen überprüfen – Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Zugriff und die
Authentifizierung für den Microsoft® Exchange-Server zu überprüfen.
5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
Screenshot 92: Importieren aus Microsoft Exchange: Postfach- und Ordnerauswahl
6. Wählen Sie die zu importierenden Postfächer und Ordner aus:
Alle Postfächer und Ordner – Importiert alle E-Mails in Postfächern, auf die der konfigurierte
Benutzer Zugriff hat.
Postfächer und Ordner auswählen, aus denen E-Mails extrahiert werden sollen – Wählen Sie
diese Option aus, um die E-Mails aus einem bestimmten Postfach zu importieren. Geben Sie den
Postfachnamen an, oder klicken Sie auf die Schaltfläche …, um ein zu importierendes Postfach
auszuwählen. Um E-Mails aus einem bestimmten Ordner zu importieren, aktivieren Sie die Option EMails nur aus folgendem Ordner importieren und geben dann den Ordnernamen ein.
Aus allen Ordner exportieren – Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails aus öffentlichen Ordnern
zu extrahieren.
7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 225
Screenshot 93: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren
8. Wählen Sie im Bereich Importziel eine der folgenden Optionen aus:
In GFI MailArchiver importieren – Importiert E-Mails in die Archivspeicher von GFI MailArchiver.
E-Mails in angegebenen Pfad extrahieren – Extrahiert E-Mails im TXT-Format an einen
Speicherort auf der Festplatte.
9. Geben Sie im Bereich Schlusszeit einen Zeitraum an. In diesem Zeitraum gesendete E-Mails werden
extrahiert. Alle anderen E-Mails werden ignoriert.
10. Aktivieren Sie im Bereich Besitzer die Option Besitzer der zu extrahierenden E-Mails wählen,
und geben Sie im Textfeld Besitzer den Benutzer ein.
Beispiel:Wenn im Feld Besitzer die Adresse „[email protected]“ angegeben ist, werden die
importierten E-Mails unter „[email protected]“ angezeigt.
11. (Optional) Klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und wählen Sie aus folgenden Optionen aus:
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 226
OPTION
BESCHREIBUNG
Als bearbeitet gekennzeichnete EMails ignorieren
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Vorgang auf alle E-Mails des
ausgewählten Zeitraums angewendet, unabhängig davon, ob bereits ein
Exportvorgang stattgefunden hat, währenddem dieselben E-Mails exportiert
wurden. Wenn diese Option deaktiviert ist, überspringt der Vorgang bereits
im ausgewählten Zeitraum exportierte E-Mails und fährt mit den nicht
verarbeiteten E-Mails fort.
Bearbeitete E-Mails nicht
kennzeichnen
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass GFI MailArchiver
Import- und Export-Tool E-Mails bearbeitet, ohne sie als bearbeitet zu
kennzeichnen. Das Ergebnis besteht darin, dass es keine zu ignorierende
Kennzeichnung gibt, wenn E-Mails erneut verarbeitet werden.
E-Mail-Kennzeichnung vor Bearbeitung
löschen
Wenn E-Mails bei einem vorangegangenen Export bereits markiert wurden,
wird die Kennzeichnung für diesen Vorgang entfernt.
12. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten.
13. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertigstellen.
HINWEIS
Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab.
9.1.4 Zugriffsberechtigungen für Microsoft® Exchange-Postfächer – Berechtigungen widerrufen
Importieren von Postfächern in den Microsoft® Exchange-Server
Bei der Ausführung des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools direkt auf dem Microsoft®
Exchange-Server müssen keine Berechtigungen widerrufen werden.
Wenn der Import von dem Microsoft® Exchange Postfach-Assistenten auf einem Computer ausgeführt
wurde, der nicht der Microsoft® Exchange 2003/2007/2010-Server ist, werden „Senden als“- und
„Empfangen als“-Berechtigungen automatisch an Benutzer vergeben. Nach dem Ausführen von GFI
MailArchiver Import- und Export-Tool wird empfohlen, diese Berechtigungen wieder zu entfernen.
Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2003-Servern:
a. Öffnen Sie den Exchange System-Manager.
b. Wechseln Sie zu Server > <Servername> > <Speichergruppe>, klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften.
c. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit.
d. Wählen Sie im Feld Gruppen- oder Benutzernamen die Option Administrator.
e. Aktivieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Verweigern für Empfangen als und
Senden als.
f. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als auch
für folgende Benutzergruppen zu verweigern:
Domänenadministratoren
Unternehmensadministratoren
Exchange-Domänenserver
g. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, aktivieren Sie die Option Berechtigungen
übergeordneter Objekte…, und klicken Sie auf OK.
h. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Eigenschaften für Mailbox Store“ zu schließen.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 227
i. Starten Sie den Informationsspeicher neu:
a. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK.
b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Dienst Microsoft
Exchange-Informationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten.
Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange 2007/2010-Servern:
1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell.
2. Führen Sie das folgende Windows® PowerShell-Commandlet aus:
Remove-ADPermission -identity “Postfachspeicher” -User “Vertrauenswürdiger
Benutzer” -AccessRights GenericAll
HINWEIS
Ersetzen Sie „Postfachspeicher“ durch den Namen des Postfachspeichers, der die
Postfächer des Benutzers enthält, und „Vertrauenswürdiger Benutzer“ durch den
Benutzer, dem zuvor Vollzugriff auf die Postfächer gewährt wurde.
Beispiel:
Remove-ADPermission -identity “Postfachdatenbank” -User
"Hauptdomäne/JohnSmith" -AccessRights GenericAll
9.2 Importieren von E-Mails aus lokalen PST-Dateien
Mit dem GFI MailArchiver Import- und Export-Tool können Sie E-Mails aus PST-Dateien extrahieren.
Diese E-Mails können dann in die Archivspeicher von GFI MailArchiver importiert werden.
WICHTIG
Wenn Microsoft Outlook® auf dem Computer, auf dem das Tool ausgeführt wird, nicht
erkannt wird, sind folgende Importoptionen deaktiviert:
Aus .pst-Dateien importieren
Die Option „In PST herunterladen“, wenn Sie „Daten aus GFI MailArchiver
exportieren“ auswählen.
GFI MailArchiver unterstützt nur Microsoft Outlook® 2003/2007/2010 32-Bit.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 228
E-Mails aus PST-Dateien werden in folgenden
Schritten in GFI MailArchiver übertragen:
1. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool
extrahiert E-Mails aus einer oder mehreren PSTDateien.
2. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool
konvertiert die E-Mails in das MIME-Format.
3. Der GFI MailArchiver-Import Service verarbeitet
die extrahierten E-Mails gemäß ihrem jeweiligen
Datum.
4. GFI MailArchiver speichert die E-Mails im
entsprechenden Archivspeicher.
HINWEIS
Auf dem Computer, auf dem das GFI
MailArchiver Import- und Export-Tool
ausgeführt wird, muss Microsoft Outlook® 2003
(32 Bit) oder höher installiert sein.
HINWEIS
Bei der Extraktion werden die E-Mails in den
PST-Dateien nur kopiert; die PST-Datei wird
dabei nicht verändert.
9.2.1 Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote-Computer
WICHTIG
Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn E-Mails von einem Remote-Computer importiert
werden. Wenn sich die zu importierenden E-Mails auf demselben Computer wie GFI
MailArchiver befinden, fahren Sie mit Ausführen des GFI MailArchiver Import- und
Export-Tools in diesem Handbuch fort.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 229
Mit GFI MailArchiver können Sie E-Mail-Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern
befinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis <GFI
MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\.
2. Geben Sie den Ordner Pickup (Abholordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem GFI
MailArchiver Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, vollen Lese- und Schreibzugriff zu
erteilen. So geben Sie einen Ordner frei:
Unter Windows® Server 2003:
a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigabe und
Sicherheit... aus.
b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um
das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu öffnen.
c. Klicken Sie auf Hinzufügen.
d. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem das Tool ausgeführt werden soll, und
klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen.
e. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialogfeld „Berechtigungen“ hinzuzufügen.
f. Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen“ den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren
Sie für Vollzugriff das Kontrollkästchen „Zulassen“.
g. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu
schließen.
h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld für die Freigabe der
Ordnereigenschaften zu schließen.
Unter Windows® Server 2008:
a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben… aus.
b. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen GFI MailArchiver Import- und Export-Tool
ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Hinzufügen.
c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Berechtigungsebene“ neben dem hinzugefügten Benutzer die
Option Mitbesitzer aus.
d. Wählen Sie Freigeben aus, und klicken Sie auf Fertig.
3. Kehren Sie zu dem Pfad zurück, unter dem GFI MailArchiver installiert ist, und kopieren Sie den
Ordner MarcImportExport.
4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein.
5. Öffnen Sie ein Befehlszeilenfenster.
6. Navigieren Sie auf dem lokalen Computer zum Ordner MarcImportExport.
7. Führen Sie folgenden Befehl aus: <regsvr32 redemption.dll>.
8. Führen Sie die Datei MArcImportExport.exe aus.
9.2.2 Schritt 2: Ausführen des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools für den Import aus PSTDateien
Führen Sie das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool aus, um E-Mails aus einer PST-Datei zu
extrahieren.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 230
1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import- und ExportTool
2. Klicken Sie auf Aus .pst-Dateien importieren.
Screenshot 94: Dateien der persönlichen Ordner (PST-Dateien) von Microsoft Outlook®
3. Klicken Sie auf PST-Datei hinzufügen, und wählen Sie eine zu extrahierende PST-Datei aus.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede hinzuzufügende PST-Datei.
4. Fügen Sie alle gewünschten PST-Dateien hinzu, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 231
Screenshot 95: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren
5. Wählen Sie im Bereich Importziel eine der folgenden Optionen aus:
In GFI MailArchiver importieren – Importiert E-Mails in die Archivspeicher von GFI MailArchiver.
E-Mails in angegebenen Pfad extrahieren – Extrahiert E-Mails im TXT-Format an einen
Speicherort auf der Festplatte.
6. Geben Sie im Bereich Schlusszeit einen Zeitraum an. In diesem Zeitraum gesendete E-Mails werden
extrahiert. Alle anderen E-Mails werden ignoriert.
7. Aktivieren Sie im Bereich Besitzer die Option Besitzer der zu extrahierenden E-Mails wählen, und
geben Sie im Textfeld Besitzer den Benutzer ein.
Beispiel:Wenn im Feld Besitzer die Adresse [email protected] angegeben ist, werden die
importierten E-Mails unter [email protected] angezeigt.
8. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten.
9. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 232
HINWEIS
Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab.
9.3 Exportieren von E-Mails aus GFI MailArchiver-Archivspeichern
Mit der OneClick Restore-Funktion von GFI MailArchiver können Sie einzelne E-Mails für eine selbst
festgelegte E-Mail-Adresse wiederherstellen. Wenn Sie jedoch mehrere E-Mails gleichzeitig
exportieren oder wiederherstellen möchten, müssen Sie das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool
verwenden. Mit diesem Tool können Sie eine Verbindung zu einer GFI MailArchiver-Installation
herstellen, nach zu exportierenden E-Mails suchen und alle E-Mails in einem Schritt exportieren,
indem Sie folgendermaßen vorgehen:
Wiederherstellen für eine bestimmte E-Mail-Adresse
Herunterladen in einen Ordner auf einem Datenträger im .eml- oder .msg-Format
Herunterladen in eine PST-Datei
Die Exportfunktion des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools ist hilfreich, um eine Gruppe von EMails zu exportieren, die bestimmte Suchkriterien erfüllen (z. B. um E-Mails als Hilfsquelle bei einem
Rechtsstreit zur Verfügung zu stellen).
HINWEIS
Beim Exportvorgang wird eine Kopie der E-Mails exportiert. Die Original-E-Mails werden
nicht aus den Archivspeichern entfernt.
9.3.1 Exportieren von E-Mails
1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import- und ExportTool
2. Klicken Sie im Bereich Daten aus GFI MailArchiver exportieren auf E-Mails aus GFI MailArchiver
herunterladen.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 233
Screenshot 96: E-Mail-Export: Herstellen der Verbindung zu GFI MailArchiver
3. Gehen Sie im Bereich Anmeldeinformationen wie folgt vor:
Geben Sie im Feld GFI MailArchiver-URL die für die Verbindung zu GFI MailArchiver verwendete
URL an.
Wählen Sie Als aktueller Benutzer anmelden, um die Anmeldedaten des angemeldeten Benutzers
zu verwenden, oder wählen Sie Andere Anmeldeinformationen verwenden, um für die Anmeldung
einen anderen Benutzernamen und ein anderes Kennwort zu verwenden.
Klicken Sie auf Verbindung überprüfen, um sicherzustellen, dass mithilfe der angegebenen
Anmeldeinformationen eine Verbindung zu der GFI MailArchiver-URL hergestellt werden kann.
4. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 234
Screenshot 97: E-Mail-Export: Suchoptionen
5. Wählen Sie eine der folgenden Suchoptionen:
OPTION
BESCHREIBUNG
Gesamtes Postfach
Suchen nach allen E-Mails in einem bestimmten Postfach.
E-Mails mit
spezifischen
Wörtern
Sucht nach E-Mails, die bestimmte Wörter im Betreff, im Textkörper und/oder im Anhang
enthalten.
E-Mails mit
spezifischen
Suchkriterien
Sucht nach E-Mails, die in einem bestimmten Archivspeicher bzw. in einem bestimmten Postfach
gespeichert sind, oder E-Mails, die eine bestimmte Kennzeichnung enthalten.
6. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter.
7. Geben Sie abhängig von dem im vorigen Schritt ausgewählten Suchtyp die Suchkriterien ein:
SUCHTYP
SUCHKRITERIEN
Gesamtes
Postfach
Postfachsuche
Alle E-Mails in Postfächern – Klicken Sie auf die Schaltfläche … (Druchsuchen), und fügen Sie das
Postfach hinzu, dessen E-Mails Sie durchsuchen möchten.
Nur die ersten 5000 E-Mails abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück, die den
Suchkriterien entsprechen.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 235
SUCHTYP
SUCHKRITERIEN
E-Mails mit
spezifischen
Wörtern
Einfache Suche
Suche nach – Geben Sie Begriffe ein, nach denen im Betreff und Textkörper der E-Mails gesucht
werden soll.
In Anhängen suchen – Aktivieren Sie diese Option, um Anhänge in die Suche einzuschließen.
Nur die ersten 5000 Vorkommnisse abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück,
die den Suchkriterien entsprechen.
Nur in Postfächern – Die Suche wird nur in bestimmten Postfächern durchgeführt. Klicken Sie auf
die Schaltfläche „…“, um das zu durchsuchende Postfach anzugeben.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 236
SUCHTYP
SUCHKRITERIEN
E-Mails mit
spezifischen
Suchkriterien
Erweiterte Suche
In allen Archivspeichern suchen
Suche auf bestimmte Archivspeicher beschränken – Die Suche erfolgt nur in bestimmten
Archivspeichern. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die zu durchsuchenden Archivspeicher
auszuwählen.
In Postfächern suchen– Aktivieren Sie diese Option, um in bestimmten Postfächern nach E-Mails zu
suchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche …, um die zu durchsuchenden Postfächer auszuwählen.
Nur die ersten 5000 Vorkommnisse abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück,
die den Suchkriterien entsprechen.
Abfragekriterien – Wählen Sie aus der Dropdownliste die Suchkriterien aus, und geben Sie die
Bedingung an. Klicken Sie auf
Bedingungen gehören:
, um weitere Kriterien hinzuzufügen. Zu den verfügbaren
Betreff– Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile.
Absender – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory®-Anzeigenamen an, um
nach E-Mails von einem bestimmten Absender zu suchen.
Empfänger – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory®-Anzeigenamen an, um
nach E-Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen.
Absendedatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum
gesendet wurden. Geben Sie ein Datum ein, bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie „Liegt
vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“.
Empfangsdatum – Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum
empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein, bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie
„Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“.
Größe (KB)– Suchen Sie nach E-Mails, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw. größer
oder kleiner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie „Ist größer als“, „Ist kleiner als“ oder
„Ist genau“.
Nachrichten-ID– Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header.
Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden E-Mail.
Gesamte E-Mail – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten in der gesamten E-Mail
(einschließlich Textkörper, Header und Anhängen).
Textkörper – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext.
Anhang – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang.
Ordner– Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden.
Ordner/Unterordner – Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Unterordner eines
Postfachordners befinden.
Persönliche Labels – Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung.
Globale Kennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails mit einer globalen Kennzeichnung.
Klassifizierungskennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails mit einer
Klassifizierungskennzeichnung.
Spam-Kennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails, die als Spam gekennzeichnet sind.
Enthält Dokument – Suchen Sie nach E-Mails mit Anhängen der folgenden Dateitypen: .txt, .rtf,
.htm, .html, .xml, .zip, .pdf, .msg, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .wpd, .wpf, .sxc, .sxd, .sxi,
.sxw, .sxg, .stc, .sti, .stw, .stm, .odt, .ott, .odg, .otg, .odp, .otp, .ods, .ots, .odf, .eml, .mht, .xps,
.zip.
HINWEIS
Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf
GFI MailArchiver
, um sie zu entfernen.
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 237
8. Klicken Sie auf Suchen, um alle übereinstimmenden E-Mails anzuzeigen. Klicken Sie zum
Exportieren der gefundenen E-Mails auf Weiter.
HINWEIS
Nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben, müssen Sie möglicherweise einige E-Mails
aus der Trefferliste überprüfen, um sicherzugehen, dass sie die von Ihnen gewünschten
Inhalte aufweisen. Doppelklicken Sie auf die anzuzeigende E-Mail. Das GFI MailArchiverStapelexport-Tool lädt die E-Mail in einem separaten Fenster.
Screenshot 98: E-Mail-Export: Exportoptionen
9. So wählen Sie die Exportmethode für E-Mails aus:
EXPORTOPTION
KONFIGURATION
Für folgende E-MailAdresse
wiederherstellen
Wählen Sie diese Option, um E-Mails in ein Postfach zu exportieren. Geben Sie die E-MailAdresse an, und wählen Sie die E-Mail-Versandmethode aus:
E-Mails als separate Anhänge senden
E-Mails als Original senden
In Ordner herunterladen
Exportiert E-Mails an einen Speicherort auf der Festplatte. Geben Sie den Pfad ein, oder
klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordner auszusuchen, in den die E-Mails exportiert
werden sollen. Wählen Sie das Format aus, wie Sie die E-Mails exportieren möchten (EMLoder MSG-Format).
In PST herunterladen
Exportiert E-Mails in eine Microsoft Outlook®-PST-Datei. Geben Sie den Pfad ein, oder
klicken Sie auf Durchsuchen, um die PST-Datei auszusuchen, in die die E-Mails exportiert
werden sollen. Aktivieren Sie die Option Ordnerstruktur erhalten, um die Ordnerstruktur
der exportierten E-Mails beizubehalten.
10. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 238
11. Wenn der Exportvorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen.
HINWEIS
Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab.
GFI MailArchiver
9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 239
10 Wiederherstellen von Postfächern
Mit GFI MailArchiver können E-Mails in einem Postfach in Microsoft® Exchange wiederhergestellt
werden, wenn sie in GFI MailArchiver-Archivspeichern archiviert wurden. Dank der GFI MailArchiverWiederherstellungsfunktion für Postfächer können Sie beispielsweise E-Mails von gelöschten
Postfächern wiederherstellen.
So stellen Sie ein Postfach wieder her:
1. Starten Sie in der GFI MailArchiver-Programmgruppe das GFI MailArchiver-Dienstprogramm zur
Wiederherstellung von Postfächern (GFI MailArchiver > Postfachwiederherstellung).
Screenshot 99: Dienstprogramm zur Wiederherstellung von Postfächern
2. Wählen Sie im Feld Aus Postfach wiederherstellen das Postfach aus, dessen E-Mails
wiederhergestellt werden sollen.
3. Wählen Sie Alle Nachrichten, um alle Nachrichten wiederherzustellen, oder geben Sie jeweils ein
„Startdatum“ und ein „Enddatum“ ein, um E-Mails eines bestimmten Zeitraums wiederherzustellen.
4. Geben Sie im Feld In Postfach das Postfach ein, in dem E-Mails wiederherstellt werden sollen.
5. Klicken Sie auf Start, um den E-Mail-Wiederherstellungsvorgang zu starten.
GFI MailArchiver
10 Wiederherstellen von Postfächern | 240
HINWEIS
Das Benutzerkonto, unter dem das GFI MailArchiver-Dienstprogramm zur
Wiederherstellung von Postfächern ausgeführt wird, muss über folgende Rechte
verfügen:
Zugriff auf E-Mails in GFI MailArchiver (Quelle),
Lese- und Schreibzugriff auf das Microsoft® Exchange Server-Postfach (Ziel),
Ausführbare Rechte für den Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_MailboxRestorePermissions
GFI MailArchiver
10 Wiederherstellen von Postfächern | 241
11 Fehlerbehebung
Fehlerbehebung und SupportEinführungIn diesem Kapitel wird erklärt, wie bei der Installation von GFI
MailArchiver auftretende Probleme behoben werden können. Die wichtigsten verfügbaren
Informationsquellen zum Beheben dieser Probleme lauten wie folgt:Dieses Handbuch – die meisten
Probleme können Sie mithilfe der Informationen in diesem Abschnitt lösen.Artikel aus der
GFI Knowledge BaseWebforumTechnischer Support von GFI
11.1 GFI SkyNet
GFI pflegt ein umfangreiches Knowledge Base-Repository, in dem Lösungen für die häufigsten
Probleme beschrieben sind. GFI SkyNet enthält immer die aktuelle Liste der Fragen, die an den
technischen Support gerichtet wurden, sowie die neuesten Patches. Wenn die Informationen in dieser
Anleitung nicht ausreichen, um Ihre Probleme zu lösen, schlagen Sie bitte unter GFI SkyNet nach:
http://kb.gfi.com/.
11.2 Webforum
Über das GFI-Webforum erhalten Sie technischen Support von Benutzer zu Benutzer. Zum Webforum
gelangen Sie über folgende URL-Adresse: http://forums.gfi.com/.
11.3 Technischen Support anfragen
Wenn Sie mit keiner der oben angegebenen Ressourcen Ihre Probleme beheben können, wenden Sie
sich bitte an das technische Supportteam von GFI. Füllen Sie dazu ein Online-Support-Formular aus,
oder rufen Sie an.
Online: Füllen Sie das Anfrageformular für den Support aus, und befolgen Sie genau die
Anweisungen auf dieser Seite, um Ihre Support-Anfrage unter folgendem Link zu übermitteln:
http://support.gfi.com/supportrequestform.asp.
Telefon: Die korrekte Telefonnummer für den technischen Support Ihrer Region finden Sie unter:
http://www.gfi.com/company/contact.htm.
HINWEIS
Halten Sie bitte Ihre Kundennummer bereit, wenn Sie sich an den technischen Support
wenden. Ihre Kundennummer entspricht der Online-Kontonummer, die Sie bei der ersten
Registrierung Ihrer Lizenzschlüssel im GFI-Kundenbereich unter folgendem Link erhalten
haben: http://customers.gfi.com.
Für die Beantwortung Ihrer Anfrage benötigt GFI in Abhängigkeit von Ihrer Zeitzone maximal
24 Stunden.
11.4 Dokumentation
Wenn dieses Handbuch Ihren Erwartungen nicht entspricht oder Sie der Meinung sind, dass die
Dokumentation verbessert werden kann, senden Sie uns bitte eine E-Mail an: [email protected].
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 242
11.5 Probleme bei der Installation
PROBLEM
BESCHREIBUNG
Bei der Installation von
GFI MailArchiver wird eine der
folgenden Fehlermeldungen
angezeigt:
Fehler 1720. Bei diesem
Windows®-Installationspaket liegt ein
Problem vor. Ein zum Abschließen
dieser Installation benötigtes Skript
konnte nicht gestartet werden.
Setzen Sie sich mit dem Support oder
dem Anbieter des Pakets in
Verbindung.
1. Deaktivieren Sie die Echtzeitprüfung von Virenschutzprogrammen oder
anderer Software, die Ihren Computer in Echtzeit überprüft.
2. Stellen Sie sicher, dass keine Software installiert ist, die Dateien
automatisch aus dem TEMP-Verzeichnis entfernt.
3. Melden Sie sich auf dem Computer mit dem Konto des
Domänenadministrators an.
4. Laden Sie hier die aktuellste Version von Windows® Scripting Host & Windows
Installer für Ihr Windows-Betriebssystem herunter, und installieren Sie es:
http://www.microsoft.com/downloads/
5. Überprüfen Sie, ob die folgenden Windows®-Technologien ordnungsgemäß
installiert und nicht beschädigt sind:
Windows® Management Instrumentation (WMI)
Installations-Engine konnte vom
Setup nicht gestartet werden:
Zugriff verweigert.
Fehler bei der Installation von
Ikernel.exe, Zugriff verweigert.
Windows® Installer
Microsoft .NET Framework
Microsoft Data Access Components (MDAC)
6. Überprüfen Sie, ob die folgenden Systembibliotheken unter
<Windows\System32> ordnungsgemäß registriert sind:
Oleaut32.dll
urlmon.dll
ole32.dll
Actxprxy.dll
Scrrun.dll
Browseui.dll
Mshtml.dll
Shdocvw.dll
Shell32.dll
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Bibliothek bei einem Betriebssystem zu
registrieren:
1. Klicken Sie auf Start, und wählen Sie Ausführen.
2. Geben Sie „cmd.exe“ ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
3. Geben Sie „regsvr32 <Pfad & Dateiname der dll>“ ein. Beispiel: ‘regsvr32
c:\windows\system32\urlmon.dll’
4. Legen Sie die Installationsdatei in einem temporären Verzeichnis (z. B.
C:\temp) auf dem Computer ab, auf dem Sie das GFI-Produkt installieren.
5. Überprüfen Sie außerdem die DCOM (Distributed Component Object Model)Genehmigungen. Erläuterungen hierzu finden Sie unter:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;295278
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 243
PROBLEM
BESCHREIBUNG
Bei der Installation wird folgende
Fehlermeldung angezeigt:
Der Assistent wurde
unterbrochen, bevor die Installation
von GFI MailArchiver fertig gestellt
werden konnte.
Ursache:
Windows Scripting Host (WSH) ist veraltet oder beschädigt.
Lösung:
Installieren Sie die neuste Version von Windows® Scripting Host (WSH), und
starten Sie den Computer neu. WSH kann von folgender URL-Adresse
heruntergeladen werden:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=8247
Ihr System wurde nicht
verändert. Um die Installation zu
einem anderen Zeitpunkt
abzuschließen, führen Sie das Setup
erneut aus.
Der Assistent wurde
unterbrochen, bevor die Installation
von GFI MailArchiver fertig gestellt
werden konnte.
Wenn Sie mithilfe des
Nachinstallationsassistenten ein
Journalpostfach einrichten, erhalten
Sie die Fehlermeldung, dass die
AutoErmittlung nicht funktioniert.
Ursache:
NetBios über TCP (NetBT) ist deaktiviert.
Lösung:
1. Starten Sie die Eingabeaufforderung, und führen Sie die folgenden Befehle
aus:
Nettoansicht
Nettoansicht/Domäne:IhrDomänenname
2. Wenn dadurch kein Ergebnis erzielt wird, ist Netbios über TCP
wahrscheinlich auf Ihrer Netzwerkkarte und/oder den anderen Computern in
Ihrem Netzwerk deaktiviert.
3. Führen Sie auf dem GFI MailArchiver Computer folgende Schritte aus:
Wählen Sie Eigenschaften der LAN-Verbindung > TCP/IP-Eigenschaften >
Schaltfläche „Erweitert“ > Registerkarte „WINS“, und aktivieren Sie Netbios
über TCP/IP.
Wenn Standard...aus dem DHCP... eingestellt ist, ändern Sie die
Einstellung zu Testzwecken in Aktivieren....
4. Geben Sie in der Eingabeaufforderung den Befehl Nettoansicht ein. Wenn
Sie noch immer die Meldung Die Liste enthält keine Einträgeangezeigt
bekommen, wechseln Sie an einen anderen Computer im selben Subnetz, und
aktivieren Sie Netbios über TCP/IP, wie Sie es auf dem GFI MailArchiverComputer getan haben, und wiederholen Sie den Test.
5. Wenn dies funktioniert, und Netbios auf Standard...aus dem DHCP...
eingestellt wurde, müssen Sie diese Einstellung auf Ihrem DHCP-Server so
ändern, dass sie für andere Computer im Netzwerk aktiviert ist.
6. Wenn das oben Genannte funktioniert, fällt Ihnen unter Umständen auf,
dass Sie nur Hosts im lokalen Subnetz von GFI MailArchiver schließen können.
Das liegt daran, dass in Ihrem Netzwerk kein WINS-Server vorhanden ist. NetBT
verwendet Rundschreiben für das lokale Subnetz, aber diese Rundschreiben
gehen normalerweise nicht über Router hinaus. Dafür benötigen Sie einen
WINS-Server.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 244
11.6 Allgemeine Probleme
PROBLEM
BESCHREIBUNG
GFI MailArchiver kann beim Laden der
Weboberfläche in Windows® Server 2008
Benutzer nicht authentifizieren.
Ursache:
Das Problem wird durch die Verwendung der
Formularauthentifizierung und die Installation von HTTPFehlermodulen in IIS®7 verursacht.
Lösung 1: Deinstallieren Sie das HTTP-Fehlermodul.
Lösung 2: Entfernen Sie die HTTP-Fehler aus dem virtuellen
Verzeichnis von GFI MailArchiver:
1. Entsperren Sie das benutzerdefinierte Fehlermodul auf dem
Server.
a. Wählen Sie im IIS®-Manager den Server aus.
b. Doppelklicken Sie auf das Symbol Module, und
wählen Sie CustomErrorModule aus.
c. Klicken Sie im Bereich Aktionen auf Entsperren.
2. Entfernen Sie das benutzerdefinierte Fehlermodul aus dem
virtuellen Verzeichnis von GFI MailArchiver.
a. Wählen Sie das virtuelle Verzeichnis von GFI
MailArchiver aus.
b. Wählen Sie CustomErrorModule.
c. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Entfernen und
dann zur Bestätigung auf JA.
Beim Laden von GFI MailArchiver wird im Browser
eine leere Seite, HTML-Code oder Anleitungen
zum Herunterladen von .aspx-Dateien angezeigt
Ursache:
ASP.NET® ist nicht beim IIS®-Webserver registriert.
Lösung:
Registrieren Sie ASP.NET®:
1. Ändern Sie in der Befehlszeile das Verzeichnis wie folgt:
32 Bit-Computer: <WindowsVerzeichnis>\Microsoft.NET\Framework\<Versionsnummer>\
64 Bit-Computer: <WindowsVerzeichnis>\Microsoft.NET\Framework64\<Versionsnummer>\
2. Geben Sie aspnet_regiis.exe -i ein, und drücken Sie die
Eingabetaste.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 245
PROBLEM
BESCHREIBUNG
GFI MailArchiver kann beim Laden der
Weboberfläche nicht authentifiziert werden:
Fehler 401.
Ursache:
Dieser Fehler tritt auf, wenn die IIS®-Authentifizierungsmethode
auf dem GFI MailArchiver-Server nicht korrekt konfiguriert ist.
Lösung:
Überprüfen Sie die verwendete IIS®-Authentifizierungsmethode.
IIS® 6
1. Wählen Sie Start > Programme > Verwaltung >
Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager.
2. Erweitern Sie <Name des Webservers>> Websites >
Standardwebsite, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
MailArchiver, und wählen Sie Eigenschaften.
3. Wählen Sie die Registerkarte Verzeichnissicherheit, und klicken
Sie in unter „Authentifizierung und Zugriffssteuerung“ auf
Bearbeiten.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anonymen Zugriff
aktivieren.
5. Wählen Sie im Bereich Authentifizierter Zugriff die gewünschte
Authentifizierungsmethode aus. Die Option Integrierte WindowsAuthentifizierung wird empfohlen.
6. Klicken Sie zweimal auf OK, und schließen Sie den
Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager.
IIS® 7
1. Wählen Sie Start > Programme > Verwaltung >
Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager.
2. Erweitern Sie <Name des Webservers>> Sites >
Standardwebsite, und wählen Sie MailArchiver.
3. Doppelklicken Sie in der Funktionsansicht auf Authentifizierung.
4. Klicken Sie auf Anonyme Authentifizierung, und wählen Sie im
rechten Bereich Aktivieren aus.
5. Wählen Sie im rechten Bereich die gewünschte
Authentifizierungsmethode aus, und klicken Sie auf Aktivieren. Die
Option Windows-Authentifizierung wird empfohlen.
6. Schließen Sie den Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 246
PROBLEM
BESCHREIBUNG
GFI MailArchiver kann beim Laden der
Weboberfläche nicht authentifiziert werden:
Fehler 4000.
Ursache:
Dieser Fehler tritt auf, wenn auf dem GFI MailArchiver-Server eine
andere Anwendung installiert ist, die eventuell dieselben Ports wie
GFI MailArchiver verwendet.
Lösung:
Stellen Sie sicher, dass die von GFI MailArchiver verwendeten Ports
nicht von einer anderen Software verwendet werden:
1. Starten Sie auf dem GFI MailArchiver-Server die
Eingabeaufforderung.
2. Geben Sie Folgendes in die Befehlszeile ein: netstat -abn
>C:\netstat.txt. Daraufhin wird im Verzeichnis C:\ eine
Textdatei mit dem Namen „netstat.txt“ erstellt.
3. Öffnen Sie die Datei netstat.txt, und suchen Sie in der Spalte
Proto nach folgenden Einträgen:
TCP 0.0.0.0: 8014 - [MArc.Core2.exe]
TCP 0.0.0.0: 8017 - [MArc.Core.exe]
TCP 0.0.0.0: 8018 - [MArc.Store.exe]
TCP 0.0.0.0: 8019 - [MArc.Search.exe]
TCP 0.0.0.0: 8020 - [MArc.MAIS.exe]
Wenn ein Port nicht mit einer ausführbaren Datei übereinstimmt,
muss die ausführbare Datei von GFI MailArchiver für die Verwendung
eines anderen Ports konfiguriert werden. So ändern Sie einen
Standardport:
1. Wählen Sie Start > Ausführen, und geben Sie services.msc ein.
2. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste.
3. Navigieren Sie zum Installationsordner von GFI MailArchiver, und
erstellen Sie eine Sicherungskopie der folgenden Dateien:
..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config
..\Core\bin\MArc.UMPolling.ExPolling.exe.config
..\Core2\bin\Marc.Core2.exe.config
..\Core2\bin\Marc.Core2.Remoting.exe.config
..\Mais\bin\MArc.MAIS.Remoting.exe.config
..\Mais\bin\MArc.MAIS.exe.config
..\Search\bin\MArc.Search.Remoting.exe.config
..\Search\bin\MArc.Search.exe.config
..\Store\bin\MArc.Store.Remoting.exe.config
..\Store\bin\MArc.Store.exe.config
..\ASPNET\remoting.config
4. Öffnen Sie jede .config-Datei aus Schritt 3 in einem Texteditor,
suchen Sie nach der zu ändernden Portnummer, und ersetzen Sie
sie durch eine neue Portnummer.
Beispiel:Suchen Sie nach 8017, und ersetzen Sie die Nummer durch
8117.
HINWEIS: Achten Sie darauf, dass die neue Port-Nummer nicht
durch eine andere Anwendung belegt ist.
5. Wenn Sie die Änderungen an der .config-Datei vorgenommen
haben, speichern Sie die Datei mit dem Zeichensatz UTF-8.
6. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 247
PROBLEM
BESCHREIBUNG
7. Wenn alle .config-Dateien aktualisiert sind, starten Sie die in
Schritt 2 angehaltenen Dienste für GFI MailArchiver neu.
8. Wiederholen Sie den Test mit „netstat“ in der Befehlszeile, um
zu überprüfen, ob GFI MailArchiver jetzt die neuen Ports
verwendet.
Beim Verschieben von E-Mails aus dem Ordner
„Gesendete Objekte“ des Microsoft® ExchangePostfachs in einen anderen Ordner wird diese
Verschiebung in der Ordnerstruktur von GFI
MailArchiver nicht repliziert.
Ursache:
Dieses Verhalten tritt auf, wenn der Exchange-Cache-Modus bei den
Microsoft Outlook®-Kontoeinstellungen des Benutzers aktiviert ist.
Weitere Informationen zum Exchange-Cache-Modus finden Sie hier:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_CachedExchangeMode
Lösung:
Deaktivieren Sie den Exchange-Cache-Modus von Microsoft Outlook®
wie folgt:
Microsoft Outlook ® 2003
1. Klicken Sie auf Extras > E-Mail-Konten.
2. Wählen Sie Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder
bearbeiten, und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie das Postfachkonto von Microsoft® Exchange Server,
und klicken Sie auf Ändern.
4. Deaktivieren Sie die Option Exchange-Cache-Modus verwenden,
und klicken Sie auf Weiter.
5. Klicken Sie auf OK und auf Fertig stellen.
6. Starten Sie Microsoft Outlook® neu, um die Änderungen zu
übernehmen.
Microsoft Outlook ® 2007
1. Klicken Sie auf Extras >Kontoeinstellungen.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail das Postfachkonto von
Microsoft® Exchange Server, und klicken Sie auf Ändern.
3. Deaktivieren Sie die Option Exchange-Cache-Modus verwenden,
und klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie auf OK und auf Fertig stellen.
5. Starten Sie Microsoft Outlook® neu, um die Änderungen zu
übernehmen.
HINWEIS: Diese Lösung trifft nur auf E-Mails zu, die nach
Deaktivierung des Exchange-Cache-Modus archiviert wurden.
Beim Öffnen von E-Mails oder E-Mail-Anhängen
über die Benutzeroberfläche von GFI
MailArchiver tritt einer der folgenden Fehler
auf:
Ein Webfehler wird mit dem Hinweis
gemeldet, dass der heruntergeladene Anhang
beschädigt sei.
Der heruntergeladene Anhang wird im
Internet Explorer® und nicht mit der
Standardanwendung geöffnet.
GFI MailArchiver
Ursache:
Dieser Fehler kann auftreten, wenn ein Webfilter zwischen GFI
MailArchiver-Server und GFI MailArchiver Outlook Connector
installiert ist und HTTP-Anforderungen blockiert.
Lösung:
Konfigurieren Sie den Webfilter so, dass der gesamte HTTP-Verkehr
vom GFI MailArchiver-Sever zugelassen wird. Stellen Sie sicher, dass
die IP-Adresse, der NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI
MailArchiver-Servers nicht durch den Webfilter blockiert sind.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering
11 Fehlerbehebung | 248
PROBLEM
BESCHREIBUNG
E-Mails werden nicht archiviert, sie verbleiben
im Exchange-Journalpostfach, oder in der
Archivspeicherzusammenfassung wird angezeigt,
dass E-Mails nicht archiviert wurden.
Ursache:
GFI MailArchiver könnte die Archivierung von E-Mails aus mehreren
Gründen beenden, darunter u. a.: fehlerhafte Konfiguration,
veraltetes Datenbankschema, große Datenbanken, große E-Mails im
Journalpostfach oder Störungen durch Anti-Virus- und
Sicherungssoftware von Drittanbietern.
Lösung:
Fehlerbehebung mithilfe einer der folgenden Methoden:
Schritt 1: So bestätigen Sie, dass E-Mails nicht archiviert werden
sollen:
1. Navigieren Sie zu Konfiguration > Archivspeicher.
2. Klicken Sie auf den aktiven Archivspeicher, um ihn zu markieren,
und klicken Sie auf Zusammenfassung.
3. Aktivieren Sie die Option Letzte E-Mail archiviert am
Schritt 2: So bestätigen Sie, dass sich GFI MailArchiver mit dem
Journalpostfach verbinden kann und die Verbindung aktiv ist:
1. Navigieren Sie zu Konfiguration > Zu archivierende Mailserver.
2. Wählen Sie das angezeigte Journalingpostfach aus, klicken Sie
anschließend auf Bearbeiten, und schließen Sie die restlichen
Schritte des Assistenten ab, um zu überprüfen, ob der Test
erfolgreich war.
3. Stellen Sie sicher, dass das Journalpostfach auf Aktiv eingestellt
ist.
Schritt 3: So bestätigen Sie, dass sich GFI MailArchiver mit der
Backend-Datenbank verbinden kann.
1. Navigieren Sie zu Konfiguration > Archivspeicher.
2. Wählen Sie einen aktiven Archivspeicher aus, und klicken Sie auf
Bearbeiten.
3. Schließen Sie die restlichen Schritte des Assistenten ab, und
überprüfen Sie, ob der Test erfolgreich war.
HINWEIS
Wenn Sie MS SQL verwenden, empfehlen wir die Verwendung
des SA-Kontos.
Schritt 4: So überprüfen Sie, ob in den Abhol- und Warteordnern EMails vorhanden sind:
1. Gehen Sie zu ....\GFI\MailArchiver\Core\Pickup, und suchen Sie
nach ausstehenden E-Mails.
2. Gehen Sie zu ....\GFI\MailArchiver\Core\Queue, und suchen Sie
nach ausstehenden E-Mails.
Schritt 5: So bestätigen Sie, dass die Größe der aktiven
Archivspeicherdatenbanken das empfohlene Größenlimit nicht
überschreitet:
1. Navigieren Sie zu Konfiguration > Archivspeicher.
2. Klicken Sie auf den aktiven Archivspeicher, um ihn zu markieren,
und klicken Sie auf Zusammenfassung.
3. Überprüfen Sie, ob die Datenbankgröße (auf der Festplatte) die
folgenden Werte nicht überschreitet:
GFI MailArchiver-Datenbank (Firebird) – 2 GB
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 249
PROBLEM
BESCHREIBUNG
Microsoft SQL Server – 40 GB
Microsoft SQL Express 2005 – 4 GB
Microsoft SQL Express 2008 R2 – 10 GB
Schritt 6: So überprüfen Sie, ob die Firewall auf dem GFI
MailArchiver-Computer Microsoft SQL Server nicht blockiert:
Weitere Informationen finden Sie unter
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_FirewallSettings
11.7 Probleme beim Importieren und Exportieren
PROBLEM
BESCHREIBUNG
1. Fehlermeldung beim
Importieren/Exportieren: „Der GFI
MailArchiver-Import Service ist nicht aktiv”
Ursache:
Der GFI MailArchiver-Import Service wurde angehalten.
Lösung:
Stellen Sie sicher, dass der GFI MailArchiver-Import Service gestartet
wird:
1. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und
drücken Sie die Eingabetaste.
2. Stellen Sie sicher, dass der GFI MailArchiver-Import Service gestartet
wird. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
den Dienst, und wählen Sie Start.
2. Fehlermeldung beim
Importieren/Exportieren: „Der
Exportvorgang wurde angehalten, da für den
GFI MailArchiver-Import Service keine
Datenbanken konfiguriert sind.”
Ursache:
In der Konfiguration von GFI MailArchiver-Import Service sind keine
Datenbanken konfiguriert.
Lösung:
Stellen Sie sicher, dass es sich bei dem im Rahmen des GFI MailArchiverImport Service konfigurierten GFI MailArchiver-Archivspeicher nicht um
einen schreibgeschützten Archivspeicher handelt:
1. Wählen Sie in GFI MailArchiver den Knoten Archivspeicher aus.
2. Klicken Sie neben dem in GFI MailArchiver-Import Service
konfigurierten Archivspeicher auf das Symbol Einstellungen
bearbeiten.
3. Achten Sie darauf, dass die Option Weitere Archivierung in diesem
Archivspeicher verhindern deaktiviert ist.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 250
PROBLEM
BESCHREIBUNG
3. Fehlermeldung beim
Importieren/Exportieren: „Die Anzahl der
Dateien in der Warteschlange ist zu groß.
Exportvorgänge wurden gestoppt, damit der
GFI MailArchiver-Import Service Zeit hat, das
E-Mail-Backlog zu verarbeiten.”
Ursache:
GFI MailArchiver kann keine E-Mails in den Datenbanken archivieren.
Hierdurch sammeln sich die E-Mails im
Abholordner<GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>. Wenn die Anzahl der EMails in diesem Ordner 300 erreicht, stoppt das GFI PST Export-Tool die
Verarbeitung.
Lösung:
Überprüfen Sie, ob sich im Abholordner<\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>
mehr als 300 Dateien befinden. Wenn dies der Fall ist, kann dies
möglicherweise darauf hinweisen, dass keine E-Mails in den
Archivspeicher geladen werden.
1. Stellen Sie sicher, dass das GFI MailArchiver-Verzeichnis von einer
Echtzeitsicherung und/oder von einer Virenprüfung ausgeschlossen ist.
2. Stellen Sie sicher, dass GFI MailArchiver über eine stabile Verbindung
zur Datenbank verfügt, und dass genügend Ressourcen für die
Auslastung verfügbar sind.
3. Setzen Sie bei SQL-Server®-Datenbanken die Einstellungen für das
automatische Wachstum von Daten und Transaktionsprotokolldateien
auf einen festen Wert in MB anstatt auf einen Prozentsatz. Empfohlene
Werte sind 10 MB für Transaktionsprotokolle und 100 MB für die
Datendateien. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Option für Datenund Transaktionsdateien auf „Unbeschränkt vergrößerbar“ eingestellt
ist.
4. Sorgen Sie dafür, dass auf dem Server, auf dem der GFI MailArchiverImport Service ausgeführt wird, genügend Speicherplatz vorhanden ist.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 251
PROBLEM
BESCHREIBUNG
4. Fehlermeldung beim
Importieren/Exportieren: „Viele E-Mails
haben ein Datum, das nicht mit den in der
Datenbank konfigurierten Datumsbereichen
übereinstimmt. Exportvorgänge sind auf
unbestimmte Zeit gestoppt. Schlagen Sie im
Handbuch für die Fehlerbehebung nach.”
Ursache 1:
In der Konfiguration von GFI MailArchiver-Import Service sind keine
Datenbanken konfiguriert, die mit dem Datum einiger E-Mails
übereinstimmen. Solche E-Mails können in keiner Datenbank
gespeichert werden. Sie werden daher im Ordner
<\GFI\MailArchiver\MAIS\Unclassified> gespeichert. Wenn die Anzahl der
E-Mails in diesem Ordner 500 erreicht, stoppt der Assistent für die EMail-Extrahierung die Verarbeitung.
Lösung 1:
Gehen Sie zum Ordner „Unclassified“.
Wenn E-Mails in diesem Ordner nicht archiviert werden müssen,
können Sie diese löschen. GFI MailArchiver Import Service setzt die
Verarbeitung weiterer E-Mails automatisch fort.
Gehen Sie wie folgt vor, wenn E-Mails in diesem Ordner archiviert
werden müssen:
1. Bestimmen Sie den Datumsbereich der nicht
klassifizierten E-Mails.
HINWEIS: Um das genaue Datum der E-Mail zu
bestimmen, öffnen Sie die .eml-Datei im Ordner
„Unclassified“, und schauen Sie in den Header der EMail.
2. Ändern Sie den Datumsbereich der Archivspeicher der
GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration, oder
erstellen Sie einen neuen Archivspeicher, der den
Datumsbereich umfasst.
HINWEIS: Anleitungen zum Einstellen des Datums
von Archivspeichern finden Sie im Abschnitt
Konfigurieren des GFI MailArchiver-Import Service
im entsprechenden Szenario des Kapitels
„Importieren und Exportieren von E-Mails“ in diesem
Handbuch.
3. Verschieben Sie E-Mails aus dem Ordner „Unclassified“
in den Ordner <\GFI\MailArchiver\MAIS\Queue>.
4. Der Import Service fährt automatisch mit der
Archivierung der E-Mails fort.
HINWEIS: Weitere Informationen und Anleitungen zu
E-Mails im Ordner „Unclassified“ finden Sie im
Kapitel Nicht klassifizierte E-Mails in einem der
entsprechenden Szenarien im Kapitel „Importieren
und Exportieren von E-Mails“ in diesem Handbuch.
Weitere Informationen zu dieser Lösung finden Sie unter:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportDateRange
Ursache 2:
Spam-E-Mails werden oft mit beschädigten Kopfzeilen versendet,
weshalb der GFI MailArchiver-Import Service das Empfangsdatum für
solche E-Mails nicht bestimmen kann. Diese E-Mails befinden sich im
Ordner „Unclassified“ mit einem nicht korrekten Datum.
Lösung 2:
Es wird empfohlen, solche E-Mails aus dem Ordner „Unclassified“ zu
löschen.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 252
PROBLEM
BESCHREIBUNG
5. Beim Exportieren von PST-Dateien wird
folgende Fehlermeldung angezeigt:
„Entweder ist kein Standard-E-MailProgramm vorhanden, oder das aktuelle EMail-Programm kann die Messaging-Anfrage
nicht erfüllen. Starten Sie Microsoft
Outlook®, und legen Sie es als Standard-EMail-Programm fest.”
Ursache:
Um E-Mails aus einer PST-Datei mit dem GFI PST-Exchange-E-Mail-ExportTool zu exportieren, muss Microsoft Outlook® 2003 oder höher auf
demselben Computer installiert sein.
Lösung:
Installieren Sie Microsoft® Office 2003 oder höher.
6. Bei der Verwendung von GFI MailArchiver
PST-Exchange-E-Mail-Export werden
folgende Fehlermeldungen angezeigt:
„Postfach konnte mit den aktuellen
Zugangsdaten nicht geöffnet werden.”
„Zugriff verweigert.“„Ordner konnten nicht
aufgelistet werden.”„Auf das ausgewählte
Postfach kann nicht zugegriffen werden.
Prüfen Sie Ihre Zugangsdaten.“
Ursache:
Das GFI MailArchiver PST-Exchange-E-Mail-Export-Tool verwendet die
Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers, wenn es direkt auf dem
Microsoft® Exchange Server-Computer ausgeführt wird. Wenn das GFI
MailArchiver PST-Exchange-E-Mail-Export-Tool auf einem anderen
Computer als dem Microsoft Exchange Server-Computer ausgeführt
wird, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort angeben. In
beiden Fällen benötigt dieses Konto in den Postfächern, von denen EMails extrahiert werden sollen, „SendAs“- und „ReceiveAs“Berechtigungen.
Lösung:
Weitere Anweisungen zur Behebung dieses Problems finden Sie unter
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportCredentials.
HINWEIS
Um während der Exportvorgangs eine optimale Leistung zu
erzielen, empfehlen wir, die neueste Version von Microsoft Outlook
zu verwenden, indem Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Computer
das neueste Microsoft Office Service Pack installiert ist.
11.8 Probleme mit Outlook® Connector
PROBLEM
BESCHREIBUNG
GFI MailArchiver Outlook Connector zeigt in
Microsoft Outlook® unmittelbar nach der
Installation ein Warnzeichen an.
Ursache:
Dieses Verhalten ist normal. Nach der Installation von GFI MailArchiver
Outlook Connector müssen die E-Mails noch mit GFI MailArchiver
synchronisiert werden.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 253
PROBLEM
BESCHREIBUNG
GFI MailArchiver Outlook Connector
synchronisiert und behält nur E-Mails, die
nicht älter als 365 Tage sind.
Ursache:
Standardmäßig synchronisiert und behält GFI MailArchiver Outlook
Connector nur E-Mails, die nicht älter als 365 Tage sind.
Lösung:
Sie können das Standardverhalten ändern, indem Sie einen
bestimmten Schlüssel in der Konfigurationsdatei
„GeneralSettings.xml“ ändern:
1. Schließen Sie Microsoft Outlook®, und gehen Sie zu:
Unter Windows® XP und früher:
<C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\GFI\MailArchiver6\>
Unter Windows® Vista:
<C:\Benutzer\Benutzer A\AppData\Lokal\GFI\MailArchiver6\>
2. Öffnen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“ mit einem Texteditor.
3. Suchen Sie das Element „SynchronizeDaysSpan“, und ändern Sie den
Wert von 365 (Standard) auf die Anzahl der Tage, die E-Mails in
Outlook® Connector angezeigt werden sollen. Beispiel:Um E-Mails aus
den letzten fünf Jahren anzuzeigen, müssen Sie Folgendes angeben:
<SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan>
4. Speichern Sie die Änderungen, und schließen Sie die Datei
„GeneralSettings.xml“.
5. Löschen Sie den lokalen Zwischenspeicher aus demselben
Verzeichnis. Dies ist normalerweise eine lange Nummer mit FDBErweiterung. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Zwischenspeicher
Sie löschen sollen, öffnen Sie die Datei „StoreSettings.xml“, und
suchen Sie die Speicher-ID des Benutzers, dessen Zwischenspeicher
Sie löschen möchten.
6. Öffnen Sie Microsoft Outlook®, und synchronisieren Sie
GFI MailArchiver Outlook Connector mit GFI MailArchiver, um die
Änderungen zu aktivieren.
Löschen Sie diesen Text und ersetzen Sie ihn durch Ihren Inhalt.
Die Suchseite von GFI MailArchiver wird nicht
im Suchordner in Microsoft Outlook® 2007
angezeigt
Ursache:
In Microsoft Outlook® 2007 ist die Startseiteneinstellung für nicht
standardmäßige Speicher deaktiviert. Die GFI MailArchiver Mailbox ist
ein nicht standardmäßiger Speicher und unterliegt daher dieser
Richtlinie.
Lösung:
Weitere Details zur Behebung dieses Problems finden Sie in der
Knowledge Base von Microsoft unter:
http://support.microsoft.com/kb/923933
Eines der folgenden Probleme ist aufgetreten:
» Der Offlinezugriff kann über das Dialogfeld
Einstellungen nicht aktiviert werden » Die
Anzahl der Tage für den Offlinezugriff kann
nicht über eine bestimmte Zahl hinaus erhöht
werden
Mögliche Ursache:
Die Einstellungen für den Offlinezugriff werden automatisch vom
Systemadministrator konfiguriert, oder die Funktion wurde vom
Systemadministrator deaktiviert.
Mögliche Lösung:
Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 254
PROBLEM
BESCHREIBUNG
GFI MailArchiver Outlook Connector wird nicht
mit GFI MailArchiver synchronisiert.
Ursache 1:
Zwischen dem Client-Computer und dem GFI MailArchiver-Server
besteht keine Verbindung.
Lösung 1:
Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um die URL von GFI
MailArchiver zu überprüfen. Dies kann im Einstellungsdialogfeld von
GFI MailArchiver Outlook Connector geändert werden.
Ursache 2:
GFI MailArchiver Outlook Connector ist deaktiviert.
Lösung 2:
Aktivieren Sie GFI MailArchiver Outlook Connector unter Start >
Programme > GFI MailArchiver Outlook Connector > Outlook
Connector aktivieren, und starten Sie Microsoft Outlook® neu.
Synchronisierungsfehler: HTTP-Fehler
Mögliche Ursache:
Die Ursache für HTTP-Fehler liegt in einem Problem mit der
Netzwerkkonfiguration.
Mögliche Lösung:
Weitere Informationen finden Sie unter:
http://support.microsoft.com/kb/324069
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx
http://support.microsoft.com/kb/907273
Synchronisierungsfehler: HTTP-Fehler 500
Mögliche Ursache:
Der GFI MailArchiver-Server ist ausgelastet, oder es ist kein Zugriff auf
den Server möglich.
Mögliche Lösung:
Synchronisieren Sie GFI MailArchiver Outlook Connector in einigen
Minuten erneut.
Synchronisierungsfehler:
Verbindungszeitüberschreitung von GFI
MailArchiver
Mögliche Ursache:
Der GFI MailArchiver-Server ist ausgelastet und konnte die
erforderlichen Daten nicht im festgelegten Zeitraum senden.
Mögliche Lösung:
So erhöhen Sie den Zeitüberschreitungswert:
1. Öffnen Sie:
Unter Windows® XP und früher:
<C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\GFI\MailArchiver6\>
Unter Windows® Vista:
<C:\Benutzer\Benutzer A\AppData\Lokal\GFI\MailArchiver6\>
2. Öffnen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“ mit einem Texteditor.
3. Suchen Sie nach dem Element „TryConnectionTimeout “, und
erhöhen Sie den Standardwert auf 120000.
4. Speichern und schließen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“.
GFI MailArchiver
11 Fehlerbehebung | 255
12 Glossar
A
Active Directory
Eine Technologie, die verschiedene Netzwerkdienste bereitstellt (darunter LDAP-ähnliche
Verzeichnisdienste).
AD
Siehe Active Directory
Archivspeicher
Eine Sammlung von E-Mail-Quellen, E-Mail-Metadaten und Suchindizes in GFI MailArchiver.
Archivspeicher-Verwaltung
Eine Technologie von GFI MailArchiver, mit der die zu verwendenden Archivspeicher anhand
unterschiedlicher Zeiträume in eine Warteschlange gestellt und zeitlich geplant werden
können.
Aufbewahrungsrichtlinien
Ein System, mit dem Sie festlegen können, wie lange bestimmte E-Mails in Ihren
Archivspeichern aufbewahrt werden.
D
Datenbankschema
Die Struktur einer Datenbank, die die Tabellen, die darin enthaltenen Felder und die
Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen festlegt.
Diskussions-Thread
Eine Liste mit E-Mails, die eine Diskussion zwischen zwei oder mehr Benutzern darstellt.
E
Exchange OLE DB-Provider
Eine Methode für den Zugriff auf den lokalen Microsoft Exchange Server-Speicher mittels OLE
DB und Microsoft ADO.
Exchange System-Manager
Eine spezielle MMC-Konsole, mit der Sie Ihre Exchange-Organisation verwalten können.
ExOLEDB
Siehe Exchange OLE DB-Provider
F
Firebird-Datenbank
Ein relationales Open-Source-Datenbanksystem.
GFI MailArchiver
12 Glossar | 256
G
Gemischter Authentifizierungsmodus
Eine Authentifizierungsmethode von SQL Server, die sowohl eine Windows- als auch eine SQL
Server-Authentifizierung ermöglicht.
GFI MailArchiver Import Service
Ein Tool von GFI MailArchiver, das E-Mail-Daten aus einer Datei in GFI MailArchiver importiert.
GFI MailArchiver Outlook Connector
Ein Tool von GFI MailArchiver, mit dem Microsoft Outlook-Ordner mit den von GFI MailArchiver
archivierten E-Mail-Daten synchronisiert werden können.
GFI MailInsights
Eine in GFI MailArchiver integrierte Reporting-Funktion, mit der Informationen über die
Nutzung von E-Mails und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können.
GPO
Siehe Gruppenrichtlinienobjekte
Gruppenmanager
Eine Gruppe von Benutzern in GFI MailArchiver, deren Mitglieder nach allen Benutzern in ihrer
Active Directory-Gruppe suchen können.
Gruppenrichtlinienobjekte
Ein zentrales Verwaltungs- und Konfigurationssystem für Active Directory, mit dem festgelegt
wird, was Benutzern in einem Computernetzwerk erlaubt und untersagt ist.
H
Header
Informationen, die dem E-Mail-Text(feld) vorausgehen. Hierzu gehören Absender, Empfänger,
Betreff, Sende- und Empfangszeitstempel usw.
I
IMAP
Siehe Internet Message Access Protocol
Internet Message Access Protocol
Eines der beiden häufigsten Standardprotokolle im Internet für das Abrufen von E-Mails. Das
andere ist POP3.
J
Journalfunktion
Eine Funktion von Microsoft Exchange Server, mit der Kopien von E-Mails in einem zentralen
Postfach zu verschiedenen Zwecken (einschl. E-Mail-Archivierung) gespeichert werden können.
GFI MailArchiver
12 Glossar | 257
K
Kategorisierungsrichtlinien
Ein Kategorisierungssystem in GFI MailArchiver, durch das es möglich ist, E-Mails aufgrund
ihrer Kennzeichnung zu kategorisieren.
M
MAIS
Siehe GFI MailArchiver Import Service
MAPI
Siehe Message Application Programming Interface
Message Application Programming Interface
Eine Messaging-Architektur und eine auf einem Komponentenobjektmodell basierte
Schnittstelle für die Programmierung von Anwendungen (API) für Microsoft Windows.
Metadaten
Daten mit Informationen zu in GFI MailArchiver archivierten E-Mails.
Microsoft SQL Server
Ein relationales Datenbankverwaltungssystem von Microsoft.
MIME
Siehe Multipurpose Internet Mail Extensions
Multipurpose Internet Mail Extensions
Ein Standard, der das E-Mail-Format erweitert, um Nicht-ASCII-Zeichen in Texten und
Kopfzeilen, Nicht-Text-Anhänge und Textnachrichten mit mehreren Teilen zu unterstützen.
Ö
Öffentliche Ordner
Ein gemeinsamer Ordner von Microsoft Exchange und einem Benutzer, der das gemeinsame
Nutzen von Informationen ermöglicht.
O
OneClick Restore
Eine benutzerfreundliche Methode, mit der archivierte E-Mails im Posteingang des Benutzers
wiederhergestellt werden können. Die E-Mails können entweder wieder in den Zustand zum
Zeitpunkt des Löschens versetzt oder dem Benutzer als E-Mail-Anhang zugesendet werden.
Outlook Web Access
Microsoft Exchange Server-Webmaildienst. Wird verwendet, um auf E-Mails, Kontakte,
Aufgaben usw. mittels einer Weboberfläche zuzugreifen, wenn Microsoft Office Outlook nicht
verfügbar ist.
GFI MailArchiver
12 Glossar | 258
OWA
Siehe Outlook Web Access
P
POP3
Siehe Post Office Protocol 3
Post Office Protocol 3
Ein Protokoll, das von lokalen E-Mail-Clients verwendet wird, um E-Mails über eine TCP/IPVerbindung von Postfächern abzurufen.
Postfach
Ein Verzeichnis oder Ordner für Empfang, Ablage und Speicherung von E-Mail-Nachrichten.
Postfachordnerstruktur-Abfrage
Ein Funktion von GFI MailArchiver, mit der die Postfachordnerstruktur in Microsoft Exchange
mit GFI MailArchiver synchronisiert werden kann.
PST Exporter
Ein Agent-basiertes Tool, das nach der Bereitstellung auf Zielcomputern E-Mails aus PSTDateien für die Verarbeitung durch den GFI MailArchiver Import Service extrahiert.
PST-Datei
Eine Datei für die Speicherung von lokalen Kopien von E-Mails, Kalendern, Ereignissen,
Kontakten und anderen Elementen in Microsoft Office Outlook.
S
Single-Instance-Storage-Funktionalität
Liefert die Möglichkeit, eine Kopie einer E-Mail aufzubewahren, die für mehrere Benutzer
freigegeben ist. Dadurch können doppelte Daten vermieden und die Effizienz erhöht werden,
indem die Menge des zum Speichern von E-Mails benötigten Speicherplatzes reduziert wird.
Suchindex
Ein System zum Sammeln, Analysieren und Speichern von Daten für eine schnelle und korrekte
Abfrage von Informationen.
Ü
Überwachung der Benutzerinteraktion
Ein System, mit dem Sie sämtliche Benutzeraktivitäten aufzeichnen können, während diese
die Weboberfläche von GFI MailArchiver verwenden.
Überwachung der Datenbankaktivität
Ein System, das die Suchfunktionen von Microsoft SQL Server nutzt, um sämtliche Aktivitäten
in einer Archivdatenbank aufzuzeichnen.
GFI MailArchiver
12 Glossar | 259
Z
Zugriffsberechtigungen
Berechtigungen, die Benutzer oder Benutzergruppen erhalten, um bei verschiedenen E-Mails
unterschiedliche Aktivitäten durchführen zu können.
GFI MailArchiver
12 Glossar | 260
13 Index
A
Journalpostfach
Active Directory 10, 16, 26, 39, 82-83, 92-95, 100, 102103, 105-107, 109, 126, 161, 166-168, 190, 199,
207, 237
Archiv 78, 82, 88
Aufbewahrungsrichtlinien 90, 110, 113, 172-173, 176,
178, 184, 207
Auswählen einer Journalmethode 7, 16, 23, 30, 6162, 119, 121, 244, 249
K
Kategorisierungsrichtlinien 80
Kennzeichnung 84, 172, 179, 181, 227, 235
B
Knowledge Base 254
Benutzereinstellungen 109
Konfigurieren des Archivspeichers 53, 55
Benutzerzugriffskontrolle 167-168
L
D
Lizenzschlüssel 51, 71, 117, 242
Datenbank 11-12, 35-38, 51, 53, 56, 111, 140, 142, 144,
148-151, 154-155, 157, 160, 169, 249
Lizenzvereinbarung 40, 71
Datenbankeinstellungen 9, 11, 13
Datenbankschema 71, 249
Dokumentation 242
E
Empfänger 23, 35, 70, 81-82, 84, 90, 92-94, 97, 102,
109, 113, 125, 127, 129, 131, 175, 181, 237
Exportieren 110-111, 218, 223, 233, 250
F
M
Microsoft Exchange 2003 221, 227
Microsoft Exchange 2007 221
Microsoft Exchange Server 23, 40, 59, 66, 132, 253
Microsoft SQL Server 9, 12, 35, 38, 53, 57, 150, 160, 183,
250
N
Neuaufbau eines Suchindex 147
O
Firebird 10, 35-36, 53-54, 70, 143, 146, 150, 153-155,
157, 169, 182, 249
OneClick Restore 80, 233
Firewall-Port-Einstellungen 9, 11
P
G
GFI MailArchiver-Import Service 252
Postfächer 7, 35-36, 42, 47, 49, 60, 73, 78, 88, 116, 126,
128, 131-133, 143, 165, 167-168, 208, 220-221,
227, 230
Glossar 256
PowerShell 222-223, 228
Gruppe mit Vollzugriff 68
S
H
Header 16, 36, 38, 53, 79, 84, 143, 169, 192, 237, 252
I
SQL Server 10-13, 36-38, 53, 55, 70, 75, 143, 146, 149151, 154-155, 160, 181, 183, 185
Suchindex 54, 145-146, 154
Systemanforderungen
IIS 10, 13, 171, 245
Hardware 9, 14, 39, 70, 191, 200
IMAP 10, 12, 15, 39, 59, 63, 68, 117, 122, 165, 167, 169,
171, 190, 208-217
Ü
Internet Explorer 10, 171, 192
Überwachung der Benutzerinteraktion 183
J
Überwachung der Datenbankaktivität 181, 183-184
Journalfunktion 7, 15, 19, 23, 29-30, 59, 61, 77, 119
Überwachungsbericht zu archivierten E-Mails 184
Überwachungsbericht zu
Aufbewahrungsrichtlinien 184
GFI MailArchiver
Index | 261
Überwachungsbericht zu
Datenschutzverletzungen 184
Überwachungsbericht zum Massenimport 184
Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung 185
Überwachungsbericht zur Datenintegrität 185
Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle 184
Überwachungsberichte 109, 165, 181, 184
U
Umschlagsjournal 19, 29, 34
X
x64 11, 40, 70
x86 205
Z
Zeitzone 242
Zugriffskontrolle 88, 117, 168, 184
GFI MailArchiver
Index | 262
USA, KANADA UND ZENTRAL- SOWIE SÜDAMERIKA
15300 Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA
Telefon: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
[email protected]
GROSSBRITANNIEN UND IRLAND
Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK
Telefon: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
[email protected]
EUROPA, MITTLERER OSTEN UND AFRIKA
GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta
Telefon: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
[email protected]
AUSTRALIEN UND NEUSEELAND
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Telefon: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
[email protected]