Lösungspaketbeispiele für BüroWARE Anwender
Werbung
Lösungspaketbeispiele für BüroWARE Anwender - Rückläuferbelege - Ausgangsrechnungen - Eingangsrechnungen - Bereichsakten - Korrespondenzen - Finanzbuchhaltung - Kombinationspreisbeispiele - Module & Erweiterungen Seite 1 Seite 1 Seite 2 - 3 Seite 3 Seite 3 Seite 3 Seite 4 Seite 4 Mit inoxision ARCHIVE erhalten Sie ein vollumfassendes Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem, welches alle Dokumentenarten revisionssicher archiviert und verwaltet. Mit der tiefgehenden Integration in BüroWARE entsteht ein Höchstmaß an Transparenz und Effizienz. Ob Dokumentenablage oder –recherche, ob Papierdokument, Datei oder E-Mail – all dies kann direkt aus BüroWARE gesteuert werden. Unabhängig von der kompletten Leistungsmatrix und der modulbezogenen Beschreibung von inoxision ARCHIVE (über die Sie sich unter www.inoxision.de oder durch Ihren inoxision Fachhandelspartner informieren können) stellen wir Ihnen hier einige der gängigen praktischen Einsatzfälle bzw. – Varianten vor, wie diese häufig bei BüroWARE Anwendern vorkommen. inoxision ARCHIVE ist von der Einsatzbreite (Was wird archiviert) und der Prozessgestaltung (Wie wird archiviert und recherchiert) frei gestaltbar – die hier angegebenen Prozesse sind nur ein Auszug aus dem kompletten Leistungsumfang – Ihr inoxision Fachhandelspartner steht Ihnen hier gerne für Fragen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die hier aufgeführten Preisbeispiele jeweils Softwarelizenzen enthalten, die gleichzeitig für unterschiedliche der beschriebenen Einsatzbeispiele verwendet werden können. Wir haben hierzu einige Beispiele im Bereich „Kombinationsbeispiele“ für Sie zusammengestellt. Lösungspaket Rückläuferbelege (z.B. unterschriebene Lieferscheine, Aufträge oder Reklamationsbelege) In vielen Unternehmen gibt es sog. Rückläuferbelege, also bspw. Ausgangslieferscheine auf welchen der Kunde für den Erhalt der Ware gezeichnet hat oder der Fahrer Rücknahmemengen vermerkt hat; erstellte Angebote oder Auftragsbestätigungen auf welchen der Kunde unterschrieben hat; oder auch Reklamations- oder Rücksendescheine, die Sie dem Kunden bereits beim Versand der Ware mit in die Sendung gelegt haben. Mit inoxision ARCHIVE sowie der BüroWARE Integration ist es möglich, diePreisinformation: se Belege gesammelt einzuscannen und automatisch dem jeweiligen Beleg Produkte: in BüroWARE zuzuordnen. Aus Sicht bspw. einer Ausgangsrechnung in Büro inoxision ARCHIVE Enterprise Suite +3 inoxision ARCHIVE Integrationsclient WARE, finden Sie so per Klick bspw. alle unterschriebenen Lieferscheine, die inoxision ARCHIVE Stapelverarbeitung mit dieser Rechnung abgerechnet wurden – oder auch die eingehenden Aufinoxision ARCHIVE Advanced OCR (ein User) träge oder Reklamations-/Rücksendescheine. Damit die automatische ZuordDienstleistungspakete: BüroWARE Formularmigration WWS*, BüroWARE Standardintegration* nung beim Einscannen der Belege möglich wird, druckt BüroWARE auf dem Kaufpreis: 4600 EUR* oder Leasing: 113 EUR* / Monat jeweilgen Formular einen QR-Code aus, der die Belegdaten enthält. Softwarepflege: 330 EUR* / Jahr - Support: 49 EUR* / Monat Stand Februar 2014 Lösungspaket Ausgangsrechnungen Als BüroWARE Anwender haben Sie bereits die Möglichkeit, recht komfortabel erstellte Ausgangsrechnungen rein aus Datenbanksicht (informativ) wieder einzusehen – um die Dokumente jedoch dokumentenecht (im Sinne des Steuerrecht/Handelsbrief sowie zum Erstellen von späteren Kopien) aufzubewahren, werden diese idR in Papierform vorgehalten. Durch die digitale Archivierung der Ausgangsrechnungen entfällt für Sie der Ablageaufwand dieser Rechnungskopien in Papierform. Aber auch beim Recherchieren der Belege ergeben sich zus. Möglichkeiten: So kann jeder Mitarbeiter mit Zugriffserlaubnis auf inPreisinformation: oxision ARCHIVE die Belege einsehen – optional sogar von seines SmartPhone Produkte: inoxision ARCHIVE Enterprise Suite +3 und inoxision ARCHIVE Workflowserver oder über den Webclient; und ein Beleg kann auch mittels eines auf diesem BeDienstleistungspaket: BüroWARE Formularmigration WWS* leg vorkommenden beliebigen Wortes, gefunden werden (sog. Volltextsuche). Kaufpreis: 3670 EUR* oder Leasing: 90 EUR* / Monat Softwarepflege: 345 EUR* im Jahr - Support: 49 EUR* / Monat inoxision Archivierung auf den Punkt gebracht. Neue Siedlung 44 - D-95339 Neuenmarkt - Tel.: +49 9227 946995 - 0 E-Mail: [email protected] - www.inoxision.de - www.inoxision-mailarchiv.de GmbH * Preisangaben: Die angegebenen Preise verstehen sich Netto zzgl. der gesetzl. Mehrwertsteuer. Dienstleistungen für Projektierung, Installation und Schulung verstehen sich Optional. U.U. sind zusätzlich Microsoft SQL Datenbanklizenzen notwendig. Für die Verwendung von Netzwerkscannern ist je nach Scanner und Systemtopologie zus. das Modul NETSCAN notwendig. Leasingbeispiel: Keine Anzahlung, Laufzeit 48 Monate, Rückkauf bei Vertragserfüllung (verpflichtend) 5%, Vorbehaltlich Bonitätsprüfung. Dienstleitsungspakete und Support sind Leistungen die dirket von Ihren inoxision Fachhandelspartner angeboten werden. 1 Lösungspakete: Eingangsrechnungen Die digitale Archivierung von Eingangsrechnungen ermöglicht einem Unternehmen: übergeordnetes Wiederfinden der Dokumente von jedem zugriffsberechtigten PC (oder auch mobilen Endgerät) – effizientes Wiederfinden der Belege über bspw. Lieferant, Datumsbereich, Seriennummer (OCR-Erkennung / Volltextindex) – Steuerung des Freigabeprozesses einer Eingangsrechnung (DMS) – es werden die Voraussetzungen geschaffen, damit die Ablage in Papierform, im Sinne des Handelsbriefs, entfallen kann. Für diese Dokumentenart bietet inoxision ARCHIVE bspw. die folgenden Einsatzformen an: Variante 1Manuelle Einzeldokumentenablage Selbst das „simple“ einzelne Einscannen und Verschlagworten von Eingangsrechnungsbelegen bringt bereits die Vorteile der effizienten Recherche mit sich. Bei dieser Variante verschlagworten Sie jede gescannte Eingangsrechnung manuell, geben also bspw. Belegnummer, DaPreisinformation: tum und Lieferant per Tastatur ein. Das eigentliche Produkt: inoxision ARCHIVE Enterprise Suite +3 Einscannen kann hier je nach Gerätetyp einzeln oder Kaufpreis: 990 EUR* oder Leasing: 25 EUR* / Monat gesammelt erfolgen. Softwarepflege: 195 EUR* / Jahr - Support: 29 EUR* / Monat Variante 2BüroWARE Integrierte Ablage und Recherche Ab dieser Variante besteht für Sie zusätzlich (zu Variante 1) die Möglichkeit archivierte Belege direkt aus BüroWARE zu recherchieren, bspw. aus dem Lieferantenstammdaten, den Belegstammdaten oder auch dem Kontoauszug der Buchhaltung. Der Scan- bzw. DokumentenablagePreisinformation: prozess kann hier ebenso direkt aus bspw. der ErfasProdukte: inoxision ARCHIVE Enterprise Suite +3 sung der Eingangsrechnung in der Warenwirtschaft, und inoxision ARCHIVE Integrationsclient oder der Buchungserfassung in der FinanzbuchhalDienstleistungspaket: BüroWARE Standardintegration* tung gestartet werden. Hierbei werden die Dokumentenschlagwörter dann Kaufpreis: 2170 EUR* oder Leasing: 54 EUR* / Monat auch schon automatisch aus BüroWARE übernommen, so dass diese nicht maSoftwarepflege: 225 EUR* / Jahr - Support: 39 EUR* / Monat nuell erfasst werden müssen. Variante 3 Autom. Dokumentenablage durch Formularerkennung Bei dieser Variante besteht für Sie zusätzlich (zu Variante 2) die Möglichkeit, inoxision ARCHIVE auf die Rechnungsformulare Ihrer Lieferanten in der Art anzulernen, dass inoxision ARCHIVE während bzw. nach dem Einscannen automatisch erkennt um welchen Lieferanten es sich handelt Preisinformation: und wo auf dessen Dokument die Schlagwörter wie Produkte: inoxision ARCHIVE Enterprise Suite +3, bspw. Belegnummer und Datum zu finden sind. Bei inoxision Integrationsclient, inoxision ARCHIVE Stapelverarbeieinem „bekannten“ Formular in passender Druckquatung und inoxision ARCHIVE Advanced OCR (ein User) lität wird in Folge das jeweilige Dokument vollautomatisch verschlagwortet Dienstleistungspaket: BüroWARE Standardintegration* Kaufpreis: 3910 EUR* oder Leasing: 96 EUR* / Monat – nicht erkennbare Eingangsrechnungen werden dem Mitarbeiter zur manuSoftwarepflege: 330 EUR* / Jahr - Support: 49 EUR* / Monat ellen Verschlagwortung vorgelegt. Bei dieser Variante besteht für Sie zusätzlich (zu Variante 2) die Möglichkeit, beim Erfassen der Eingangsrechnung in der BüroWARE Warenwirtschaft oder FinanzbuchhalPreisinformation: tung jeweils ein Etikett mit einem QR-Code zu druProdukte: inoxision ARCHIVE Enterprise Suite +3, cken, welcher die Schlagwörter wie bspw. Belegnuminoxision Integrationsclient, inoxision ARCHIVE Stapelverarbeimer oder Lieferant enthält). Diesen kleben Sie dann tung und inoxision ARCHIVE Advanced OCR (ein User) Dienstleistungspaket: BüroWARE Standardintegration* auf das Originaldokument. Danach können alle so Kaufpreis: 3910 EUR* oder Leasing: 96 EUR* / Monat gekennzeichneten Eingangsrechnungen im Stapel eingescannt werden und Softwarepflege: 330 EUR* / Jahr - Support: 49 EUR* / Monat werden von inoxision ARCHIVE vollautomatisch verschlagwortet. inoxision Archivierung auf den Punkt gebracht. Neue Siedlung 44 - D-95339 Neuenmarkt - Tel.: +49 9227 946995 - 0 E-Mail: [email protected] - www.inoxision.de - www.inoxision-mailarchiv.de 2 GmbH * Preisangaben: Die angegebenen Preise verstehen sich Netto zzgl. der gesetzl. Mehrwertsteuer. Dienstleistungen für Projektierung, Installation und Schulung verstehen sich Optional. U.U. sind zusätzlich Microsoft SQL Datenbanklizenzen notwendig. Für die Verwendung von Netzwerkscannern ist je nach Scanner und Systemtopologie zus. das Modul NETSCAN notwendig. Leasingbeispiel: Keine Anzahlung, Laufzeit 48 Monate, Rückkauf bei Vertragserfüllung (verpflichtend) 5%, Vorbehaltlich Bonitätsprüfung. Dienstleitsungspakete und Support sind Leistungen die dirket von Ihren inoxision Fachhandelspartner angeboten werden. Stand Februar 2014 Variante 4 QR-Code gesteuerte nachträgliche Dokumentenablage Option 1Eingangsrechnungsmanagement / DMS Mit dieser Option (für alle Varianten) ist es möglich den unternehmensinternen Prüfprozess einer Eingangsrechnung über inoxision ARCHIVE zu steuern. Je nach der genauen Einstellung wird eine Eingangsrechnung so bspw. zuerst der jeweiligen Fachabteilung als zu prüfendes Dokument vom System vorgelegt – gibt diese den Beleg frei wird er danach bspw. der Geschäftsleitung vorgelegt – gibt diese ebenfalls frei geht der Beleg in die Buchhaltung. Jede Abteilung bekommt hierdurch genau jene Dokumente vom Preisinformation: System gezeigt, die sie noch prüfen muß (unabhängig Produkt: inoxision ARCHIVE DMS-Modul davon hat jeder Zugriffsberechtigte auf alle Dokumente Kaufpreis: 490 EUR* oder Leasing: 12 EUR* / Monat Einblick). Weiterhin beinhaltet diese Option die Darstellung von Suchergebnissen Softwarepflege: 30 EUR* / Jahr - Support: 19 EUR* / Monat in Baum/Ordnerstrukturen. Option 2Autom. Kontrollmechanis. im Eingangsrechnungsworkflow / DMS Mit dieser Option (zusätzlich zur Option 1) überwacht inoxision ARCHIVE nach den durch Sie vorgegebenen Regeln automatisch die Eingangsrechnungen und informiert Preisinformation: Sie bspw. wenn: „Eine Fachabteilung eine EingangsrechProdukt: inoxision ARCHIVE Workflowserver nung länger als X Tage nicht bearbeitet hat.“ oder auch Kaufpreis: 1990 EUR* oder Leasing: 49 EUR* / Monat „Die Skontofrist einer ungeprüften Rechnung auslaufen Softwarepflege: 150 EUR* / Jahr - Support: 19 EUR* / Monat würde.“ Lösungspaket Bereichsakten (Projektakte, Artikelakte,Chargenakte, Geräteakte, Personal- und Vertreterakte) Ob Verträge und Belege zu einem Projekt; ob technische Beschreibungen, Zeichnungen oder Bedienungsanleitungen zu einem Artikel; ob QS Protokolle oder Analysen zu einer Charge; ob Prüfprotokolle oder Gutachten zu einer Seriennumer (Gerät); ob Anstellungsverträge oder Lohnabrechnungen zu einer Personalnummer; oder ob Provisions- und Spesenabrechnungen zu einem Vertreter – diese und andere Dokumente können mit den Bereichsakten sowie deren Integration in BüroWARE, direkt aus all Preisinformation: diesen Datenbereichen per Klick abgelegt und recherchiert werden. Die nötigen Produkte: inoxisionARCHIVE enterprise Suite +3, Schlagwörter werden automatisch übergeben. Wer zusätzlich auch selbst erstellte inoxisionARCHIVE Integrationsclient, Dienstleistungspaket BüroWARE Standardintegration* Dokumente wie bspw. Ausgangsrechnungen archiviert – sieht diese automatisch Kaufpreis: 2170 EUR* oder Leasing: 54 EUR* / Monat auch in der Akte des jeweiligen Projekts. Softwarepflege: 225 EUR* / Jahr - Support: 49 EUR* / Monat Lösungspaket Korrespondenzen (Briefe, Verträge) Während die dokumentenechte Ablage von ein- und ausgehenden Briefen im Grunde bereits mit jeder inoxision ARCHIVE Basislizenz möglich ist – bietet das inoxision DMS Modul zusätzlich die Möglichkeit, auch „lebende“ Dokumente zu verwalten. Hierbei ist es möglich ein archiviertes Dokument (bspw. einen Brief oder auch einen Vertrag) jederzeit wieder aufzurufen, zu bearbeiten und als akt. Preisinformation: Version an inoxision ARCHIVE zurückzugeben – zum Produkte: inoxision ARCHIVE enterprise Suite +3, einen können Sie so, auch in die Vorgängerversionen inoxision ARCHIVE Integrationsclient, inoxision ARCHIVE DMS eines bspw. Vertrags Einsicht nehmen, zum anderen ist Modul, Dienstleistungspaket: BüroWARE Standardintegration* ersichtlich, wer gerade welches Dokument bearbeitet bzw. wer wann daran tätig Kaufpreis: 2660 EUR* oder Leasing: 66 EUR* / Monat ist. Mit der BüroWARE Integration fliest diese Funktion auch in den BüroWARE InSoftwarepflege: 255 EUR* / Jahr - Support: 49 EUR* / Monat tegrierten Korrespondenzordner ein. Finanzbuchhaltung (Mahnungen, SEPA-Mandate) Auch innerhalb der Finanzbuchhaltung entstehen Dokumentenarten, durch deren digitale Archivierung die Aufbewahrung gewährleistet wird und ein schneller Zugriff auf diese Dokumente entsteht. Nennenswert sind hier die ausgehenden Mahnungen, welche durch die Archivierung in inoxision ARCHIVE sowie der BüroWARE Integration direkt aus Sicht des Kunden (Personenkonto), aus Sicht des Beleges sowie aus Sicht der Buchung bzw. des offenen Postens – per Klick einsehbar sind. Auch SEPA-Mandate, Preisinformation: die Sie gegenüber Ihren Kunden zur Ausübung von LastProdukte: inoxision ARCHIVE enterprise Suite +3, inoxision ARCHIVE Integrationsclient. schrifteinzügen unterhalten sind es Wert, digital archiviert zu werden. Gerade hier Dienstleistungspaket: BüroWARE Standardintegration* ist es im Falle eines Widerspruchs wichtig, der Bank zeitnah das jeweilige Mandat und BüroWARE Formularmigration Fibu* nachzuweisen, welches mit der BüroWARE Integration aus Sicht des Kunden oder Kaufpreis: 2860 EUR* oder Leasing: 71 EUR* / Monat des Mandats per Klick eingesehen werden kann. Softwarepflege: 225 EUR* / Jahr - Support: 49 EUR* / Monat inoxision Archivierung auf den Punkt gebracht. Neue Siedlung 44 - D-95339 Neuenmarkt - Tel.: +49 9227 946995 - 0 E-Mail: [email protected] - www.inoxision.de - www.inoxision-mailarchiv.de GmbH Stand Februar 2014 Lösungspaket * Preisangaben: Die angegebenen Preise verstehen sich Netto zzgl. der gesetzl. Mehrwertsteuer. Dienstleistungen für Projektierung, Installation und Schulung verstehen sich Optional. U.U. sind zusätzlich Microsoft SQL Datenbanklizenzen notwendig. Für die Verwendung von Netzwerkscannern ist je nach Scanner und Systemtopologie zus. das Modul NETSCAN notwendig. Leasingbeispiel: Keine Anzahlung, Laufzeit 48 Monate, Rückkauf bei Vertragserfüllung (verpflichtend) 5%, Vorbehaltlich Bonitätsprüfung. Dienstleitsungspakete und Support sind Leistungen die dirket von Ihren inoxision Fachhandelspartner angeboten werden. 3 Kombinationspreisbeispiele Die aufgeführten Lösungspaketbeispiele beinhalten jeweils Basislizenzen sowie die BüroWARE Integrationsdienstleistung, die durchaus für unterschiedliche Einsatzbereiche genutzt werden können. Aus diesem Grund haben wir hier nochmals einige Kombinationspreisbeispiele zusammengestellt: Kombinationsbeispiel 1 Kombinationsbeispiel 2 Enthaltene Lösungspakete: - Eingangsrechnungen (Variante 2) - Bereichsakte - Korrespondenzen Enthaltene Userlizenzen: 3 Enthaltene Lösungspakete: - Eingangsrechnungen (Variante 3 oder 4) - Ausgangsrechnungen - Rückläuferbelege - Bereichsakte Enthaltene Userlizenzen: 10 Produkte: • inoxision ARCHIVE Enterprise Suite +3 • inoxision ARCHIVE Integrationsclient • inoxision ARCHIVE DMS Modul • Dienstleistungspaket BüroWARE Standardintegration* Kaufpreis: 2660 EUR* / Leasingmonatsrate: 66 EUR* Softwarepflege: 255 EUR* im Jahr / Support: 49 EUR* im Monat Produkte: • inoxision ARCHIVE Enterprise Suite +10 • inoxision ARCHIVE Foundation (Workflowserver, Stapelverarbeitung, OCR Server) • inoxision ARCHIVE Integrationsclient • Dienstleistungspaket BüroWARE Standardintegration* • Dienstleistungspaket BüroWARE Formularmigration Warenwirtschaft* Kaufpreis: 7850 EUR* / Leasingmonatsrate: 193 EUR* Softwarepflege: 660 EUR* im Jahr / Support: 89 EUR* im Monat Module & Erweiterungen SmartPhone-Zugriff Webzugriff Mit dem inoxision Mobiledevice erhalten berechtigte inoxision Benutzer die Möglichkeit, von ihrem SmartPhone (WindowsPhone 8, iPhone/iPad) auf die Dokumente zuzugreifen. Sinnvoll ist dies bspw. für Aussendienstmitarbeiter (Verkauf, Service). Mit dem inoxision Webclient erhalten berechtigte User die Möglichkeit, von „jedem“ Internetbrowserzugang auf die Dokumente zuzugreifen. (Hierfür ist kein eigener Webserver notwendig.) inoxision flexIntegrate Die Integration von inoxision ARCHIVE in BüroWARE ist in den Lösungspaketen bereits beschrieben und enthalten - Mit inoxision flexIntegrate besteht weiterhin die Möglichkeit, Dokumentenablageoder Rechercheprozesse in nahezu jede andere Software zu integrieren, ohne dass dort ein Programmieraufwand entsteht. Voraussetzung ist nur, dass die gewünschten Dokumentenschlagwörter dort „auf dem Bildschirm“ angezeigt werden. Mehrpreis Kauf: 490 EUR* Mehrpreis Leasing: 12 EUR* / Monat Mehrpreis Softwarepflege: 75 EUR* / Jahr Mehrpreis Support: 29 EUR* / Monat (bei konkreten Anfragen wenden Sie sich bitte an Ihren inoxision Fachhandelspartner.) Preis pro Monat für 5 par. Nutzer: 45 EUR* (Für Nutzer mit einer vollwertigen inoxision Archive User-Lizenz ist der Webzugriff kostenfrei) inoxision Offlineclient Mit dem inoxision Offlineclient besteht für Sie die Möglichkeit, selektiv Daten aus Ihrer inoxision ARCHIVE Datenbank auszulagern und lokal auf bspw. einem Notebook „mitzunehmen“ um dort autark von Netzwerk- und Internetzugriff in diesen Dokumenten zu recherchieren. Dies ist bspw. für Aussendienstmitarbeiter sinnvoll; wird aber durchaus auch für die Übergabe von steuerlichen Dokumenten an den Steuerberater verwendet. Stand Februar 2014 - Bilderquelle: fotolia.de Preis pro Monat und Nutzer: 10 EUR* (erfragen Sie die Staffelkonditionen) Mehrpreis Kauf: 1250 EUR* Mehrpreis Leasing: 31 EUR* / Monat Mehrpreis Softwarepflege: 75 EUR* / Jahr Mehrpreis Support: 29 EUR* / Monat inoxision GmbH Archivierung auf den Punkt gebracht. Neue Siedlung 44 - D-95339 Neuenmarkt - Tel.: +49 9227 946995 - 0 E-Mail: [email protected] - www.inoxision.de - www.inoxision-mailarchiv.de 4
