Administrationshandbuch
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Administrationshandbuch Stand: 12.12.2011 Version: 2.0 Inhaltsverzeichnis 1. Administration 1.1. Zugang und Oberfläche 1.2. Allgemeine Einstellungen 1.3. Nutzerverwaltung 1.4. Integration 1.4.1. Integrationsübersicht 1.4.2. SharePoint Konfiguration 1.4.3. Confluence Konfiguration 1.5. Sicherheit 1.6. Lizenz 1.6.1. Lizenzarten 1.6.2. Communote als Online-Dienst 1.6.3. Communote als Installationspaket 2. Systemadministration 2.1. Anwendung 2.2. Kommunikation 2.3. Protokollierung 2.4. Inhalte 2.5. Erweiterungen © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 2 1. Administration 1.1. Zugang und Oberfläche Für den Zugriff auf den Administrationsbereich muss Ihr Benutzerkonto mit den entsprechenden Rechten ausgestattet sein. Ist dies der Fall, so erscheint in der Menüleiste zusätzlich das Feld „Administration". Abbildung 1 1: Erweiterte Menüleiste Nachdem Sie auf das Feld geklickt haben, sehen Sie folgende Oberfläche: Abbildung 1 2: Administrationsbereich Der Administrationsbereich unterteilt sich in die Bereiche allgemeine Einstellungen, Nutzerverwaltung, Integration, Sicherheit und Lizenz. Sollte Sie eine eigene Installation verwenden erscheinen zusätzlich Kommunikation, Protokollierung, Inhalte und Erweiterungen, als Unterteilungen. 1.2. Allgemeine Einstellungen Die unter Kontaktdaten abgelegten Informationen sind diejenigen, die Sie am Anfang der Communote Installation eingegeben haben. Sie dienen Communardo lediglich dazu, einen Ansprechpartner für das © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 3 aufgesetzte System zu haben. Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, die ausgefüllt sein müssen. Die Zeitzone wird im Standard der Systemzeit angepasst. Abbildung 1 3: Kontaktdaten Sie haben die Möglichkeit in Communote ein eigenes Logo einzufügen, welches anschließend stets am linken oberen Rand von Communote zu sehen ist. Das Logo sollte nicht größer als 320px in der Breite und 40px in der Höhe sein. Klicken Sie auf „Durchsuchen" und wählen Sie die entsprechende Datei aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Logo übertragen" wird das Logo übernommen. Abbildung 1 4: Logo ändern In den E-Mail Einstellungen können Sie eine E-Mail-Adresse und einen dazugehörigen Namen festlegen, an die die E-Mails gesendet werden, wenn ein Nutzer beispielsweise auf eine Einladungs- oder Registrierungsmail antwortet. E-Mails, die über die Erstellung oder Veränderung einer Notiz informieren, sind davon ausgenommen. Bei diesen E-Mails wird eine blogspezifische E-Mail-Adresse verwendet. Zusätzlich können Sie eine E-Mail-Adresse für Supportanfragen definieren und eine Signatur eingeben, die unter jeder E-Mail standardmäßig erscheint, die vom Communote System versandt wird. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 4 Abbildung 1 5: E-Mail Einstellungen Sie können unter Benachrichtigungseinstellungen entscheiden ob Benachrichtigungen über E-Mail bzw. XMPP einen Permalink zur Notiz enthalten sollen und ob Links zu den Anhängen einer Notiz in Benachrichtigungen eingefügt werden sollen. Sollten Sie sich dazu entschieden haben, nicht mehr mit Communote zu arbeiten, so haben Sie über diesen Punkt die Möglichkeit, Ihren kompletten Communote Business Account zu löschen. 1.3. Nutzerverwaltung Die Nutzerverwaltung besteht aus 2 Teilen, die jeweils unter einem Tab organisiert sind: Einer Übersicht über alle Nutzer, sowie einem Bereich für die Einladung neuer Benutzer. Im Bereich „Übersicht" sehen Sie alle Nutzer, die im Communote System registriert sind. Angezeigt wird der Name, der Alias, der Status und die Rolle. Folgende Status kann ein Benutzer haben: Eingeladen: Der Nutzer hat eine Einladung erhalten. Registriert: Der Nutzer hat auf die Einladung geantwortet und sich registriert. Bestätigt: Wurde ein Nutzer von einem Blog Manager eingeladen, benötigt dies noch die Bestätigung durch einen Administrator. Aktiviert: Der Nutzer ist aktiviert und kann in Communote aktiv werden. Deaktiviert: Der Nutzer kann sich nicht mehr anmelden. Seine Profildaten und Einträge sind aber noch für andere Nutzer sichtbar. Ein Administrator kann den Nutzer reaktivieren. Gelöscht: Der Nutzer kann sich nicht mehr anmelden und kann auch nicht reaktiviert werden. Seine Profildaten und Einträge sind aber noch für andere Benutzer sichtbar. Nutzer können die Rolle „Nutzer" und „Administrator" einnehmen. In der Nutzerverwaltung können Filter auf die einzelnen Namen, Status und Rollen gesetzt werden. Zusätzlich lässt sich festlegen, wie viele Suchergebnisse pro Seite angezeigt werden sollen. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 5 Abbildung 1 6: Nutzerverwaltung – Übersicht Klicken Sie auf einen Benutzer, um dessen Informationen anzuzeigen und zu bearbeiten. Dabei werden Ihnen zusätzlich zu den öffentlich einsehbaren Informationen der Nutzerstatus, die Rolle und die Gruppen angezeigt, denen der Benutzer zugeordnet ist. Abbildung 1 7: Nutzerverwaltung – Benutzerinformationen © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 6 Über den zweiten Tab können Sie als Administrator neue Nutzer einladen. Welche Eingabefelder Ihnen hier zur Verfügung stehen, hängt davon ab, ob Sie in den Integrationseinstellungen eine Anbindung zu LDAP/SharePoint/Confluence aktiviert haben oder nicht. Im Falle einer solchen Anbindung, sowie der Aktivierung der primären Authentifikation können Nutzer einfach per Eingabe eines Alias eingeladen werden. Mehr zur Anbindung an LDAP/SharePoint/Confluence finden Sie unter 1.4 Integration. Ist eine solche Einstellung nicht getroffen, werden die Felder Vorname, Nachname, Alias und E-Mail-Adresse abgefragt. Der eingeladene Nutzer erhält anschließend eine E-Mail mit diesen Daten und kann diese gegebenenfalls noch einmal überarbeiten. Der Unterschied zum Einladen als einfacher Nutzer ist, dass die eingeladenen Benutzer sofort nach Ihrer Registrierung aktiviert sind und es keiner weiteren Bestätigung durch den Administrator bedarf. Die Nutzergruppenverwaltung teilt sich wieder in einen Tab mit einer Übersicht über die vorhandenen Nutzergruppen und einen Tab zum Anlegen von neuen Gruppen. Nutzergruppen bieten die Möglichkeit, mehrere Nutzer zusammenzufassen, die zum Beispiel einer bestimmten Abteilung oder einem Projekt angehören. Diese Gruppen kann man anschließend im Ganzen benachrichtigen oder einem Blog hinzufügen. Abbildung 1 8: Nutzergruppenverwaltung – Übersicht Über den Tab „Gruppe anlegen" können Sie eine neue Gruppe anlegen. Dabei können Sie den Namen der Gruppe, einen Alias und eine Beschreibung eingeben. Mitglieder können hinzugefügt werden, indem im Suchfeld unter dem Punkt „Mitglied zur Gruppe hinzufügen" der Name oder das Kürzel eines Nutzers oder einer anderen Gruppe eingegeben wird und anschließend auf einen der daraus resultierenden Vorschläge und auf „Hinzufügen" geklickt wird. Im unteren Bereich des Feldes sehen Sie die Benutzer und Gruppen, die bereits Teil der Gruppe sind. Diese können entfernt werden, indem Sie „Löschen" klicken, der erscheint, wenn Sie mit der Maus über einen Benutzer bzw. eine Gruppe fahren. Eine Gruppe können Sie im Nachhinein bearbeiten, indem Sie die gewünschte Gruppe aus der Übersicht auswählen und dann die gewünschten Einstellungen vornehmen. Das Fenster ist dabei das gleiche wie bei der Erstellung einer Gruppe. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 7 Abbildung 1 9: Nutzergruppenverwaltung – Gruppen bearbeiten Unter den Einstellungen können Sie allgemeine Nutzereinstellungen festlegen, sowie Einstellungen zum Löschen von Nutzern. Unter den allgemeinen Nutzereinstellungen können Sie zunächst die Funktion aktivieren, dass neue Nutzer automatisch freigeschaltet werden. Ist diese Funktion nicht aktiv, so muss der Administrator jeden registrierten Nutzer erst noch bestätigen. Die zweite Funktion betrifft die Benachrichtigung bei aktiver Integration. Wenn dieses Häkchen gesetzt ist und der Nutzer sich zum ersten Mal automatisch über eine Integration (z. B. Confluence) anmeldet, so werden keine Aktivierungsemails an den Nutzer gesendet. Diese Option kann genutzt werden, um vor dem Nutzer zu verbergen, dass die Funktionalität der Integration über Communote bereitgestellt wird. In den Einstellungen zum Löschen von Nutzern können Sie festlegen, ob und wie ein Nutzer sich selbst löschen kann. Sie können dabei eine Löschung mit oder ohne Beibehaltung der Daten erlauben. Mit Daten sind in diesem Fall alle Notizen und Profildaten des Nutzers gemeint. Ist keines der beiden Felder aktiviert, kann der Nutzer sein Profil überhaupt nicht löschen. Sind beide aktiv, hat er die Auswahl. Wählt der Nutzer die Option seinen Benutzerzugang zu löschen und die Daten beizubehalten, so wird er auf den Status gelöscht gesetzt. 1.4. Integration 1.4.1. Integrationsübersicht Auf dieser Seite können Sie auswählen, wie Nutzer sich gegen Communote authentifizieren können. Dabei ist folgendes zu beachten: Es nur möglich eine externe Authentifizierung zu aktivieren. Ist keine externe Authentifizierung aktiviert, wird die interne Datenbank verwendet. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 8 Die Authentifizierung auf die Datenbank kann erst dann deaktiviert wird, wenn eine primäre Authentifikation gewählt ist, in der auch ein aktiver Administrator existiert, um ein aussperren zu verhindern. Wenn von einer externen Authentifikation auf Datenbankauthentifikation umgestellt wird, so sind keine Passwörter für die Nutzer des externen Systems in der internen Datenbank vorhanden. Nutzer, welche vorher gegen das externe System authentifiziert wurden können sich ein neues Passwort über die "Passwort vergessen"-Funktion erstellen. Abbildung 110: Integration – Übersicht Erst nach dem eine primäre Authentifikation gewählt und ein Administrator, für diese, festgelegt wurde, kann das Häkchen bei „Authentifizierung gegen interne Datenbank erlauben" entfernt werden. 1.4.2. SharePoint Konfiguration Voraussetzung für die Nutzung des für die SharePoint Integration benötigten Plugins ist eine Communote Version ab 1.0.3. Folgende Voraussetzungen muss der Sharepoint-Server erfüllen: Windows Server 2003 oder höher Microsoft Office SharePoint Server 2010 SQL Server 2005 SP2 oder höher Microsoft .Net Framework 3.5 SP1 Nutzer die Communote über SharePoint nutzen, müssen eine E-Mail-Adresse konfiguriert oder angegeben haben. Das Installationspaket erhalten Sie auf Anfrage bei uns. Inhalte des Installationspakets: Ordner „Communote SharePoint Plugin": SharePoint Solution CreateTable.sql: SQL-Script zur Erstellung der Datenbank Installation der SharePoint Solution: 1. SharePoint 2010 Management Shell starten (Start -> All Programs -> Microsoft SharePoint 2010 Products -> SharePoint 2010 Management Shell. 2. Folgenden Befehl ausführen: Add-SPSolution --LiteralPath c:\pfad\ Communardo.CommunoteSPIntegration.wsp 3. SharePoint Central Administration öffnen. 4. „System Settings" Link klicken. 5. „Manage Farm Solution" Link klicken. 6. „Communardo.communotespintegration.wsp" Link klicken. 7. „Deploy Solution" Link klicken. 8. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 9 8. Die entsprechende Webanwendung auswählen und auf „Deploy" Button klicken. Zur Nutzung des Plugins ist es erforderlich, eine Datenbank auf einem SQL-Server bereitzustellen. Wir empfehlen die Nutzung des SQL Server Management Studios. 1. Anlegen einer Datenbank „CNSPIntegration" 2. Ausführen des Skriptes „CreateTable.sql" auf dieser Datenbank 3. Anpassen der Verbindungsdaten in der Konfigurationsdatei C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\14\CONFIG\CNSPInteg.config.xml (TokenDB) In der Konfigurationsdatei C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\CONF IG\CNSPInteg.config.xml müssen folgende Werte angepasst werden: CNUrl: Pfad zu Communote CNAdminAccount: Administrator Account für die SharePoint/Communote Anbindung. Dieser Account sollte nur für Administrationszwecke verwendet werden. 1. In Communote anmelden und in den Administrationsbereich wechseln 2. Auswahl des Punktes „SharePoint Konfiguration" 3. Einstellen der URL zur Sharepoint-Installation z.B. http://portal.meinefirma.de 4. Falls in der Integration die Bilder von SharePoint verwendet werden sollen, aktivieren Sie das Häkchen „… Nutzerbilder aus Sharepoint und nicht aus Communote laden" Eintragen eines Admin Accounts: Login: Name des Admin Accounts, ggfs. mit Domäne im Format "domäne\username" Password: Passwort des Admin Accounts 5. Konfiguration speichern (Hinweis: Es wird versucht eine Verbindung zum SharePoint Server herzustellen. Erst wenn diese erfolgreich war, wird die Konfiguration gespeichert.) WebPart hinzufügen 1. 2. 3. 4. 5. 6. Eine SharePoint Seite öffnen, wo der Webpart hinzugefügt werden soll. Seite bearbeiten Insert Tab öffnen. Auf Webpart Button klicken. Auf Menüeintrag „Miscellanous" „Communote Webpart" auswählen. Auf „Add" Button klicken. WebPart konfigurieren 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Auf Dropdown rechts oben in dem Webpart klicken. „Edit Web Part" klicken. Man kann folgende Einstellungen ändern: CSS file – Benutzerdefinierte CSS Datei für Communote Webpart Design Anpassungen. Blog aliases – Der Communote Blog, der angezeigt sein soll. MaxCount – Maximale Anzahl der Beitrage, die pro Seite angezeigt werden. Format – Style der Anzeige. Entweder FULL oder SIMPLE. Additional Parameters – andere Parameter für Konfiguration des Webparts. Mit & getrennt. Z.B. &showSearch=false&showTitle=false. Für mehr Information siehe Dokumentation zum Communote API. Hinweis Der Communote Webpart ist nicht für SharePoint System Konto verfügbar. Man muss ein anderes Konto für die Verbindung zwischen SharePoint und Communote definieren. Troubleshooting Falls die Verbindung zwischen Communote und SharePoint nach der Konfiguration nicht funktioniert, folgende Schritte durchführen: 1. Ins SharePoint anmelden. 2. In dem gleichen Fenster folgende Url öffnen http://yourserver/_layouts/CNAuth.ashx. 3. Das Ergebnis sollte in dieser Weise aussehen: © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 10 3. {"login":"yourLoginName", "firstName":"yourFirstName", "lastName":"yourLastName", "email":" yourEmailAddress ", "lang":"en", "userFound":"False"} 4. Die E-Mail Adresse muss ausgefüllt sein, anders kann die Authentifizierung gegen Communote nicht funktionieren. Falls die Adresse nicht vorhanden ist bitte folgendes machen: a. Abprüfen ob die Emailadresse für diese Nutzer im Active Directory vorhanden ist. b. Abprüfen ob die „User Profile Synchronisation" fehlerfrei durchläuft. Bitte siehe http://technet.mi crosoft.com/en-us/library/ee721049.aspx Logging Communote WebPart bietet auch die Logging Funktionalität an. Die Logdatei befindet sich in c:\cn.log. Falls diese Datei nicht existieren sollte, ist es notwendig die Datei manuell erstellen und die Schreibeberechtigungen für die Nutzer manuell zuweisen. Anlegen Token DB DB_Owner für den Datenbank-User nach diesem Schema vergeben. USE [master]; CREATE DATABASE [db_name] COLLATE Latin1_General_CI_AS; GO USE [db_name] GO SET ANSI_NULLS ON GO SET QUOTED_IDENTIFIER ON GO CREATE TABLE [dbo].[Token]( [TokenId] [uniqueidentifier] NOT NULL, [UserName] [nvarchar](200) NOT NULL, [ValidTo] [datetime] NOT NULL, CONSTRAINT [PK_Token] PRIMARY KEY CLUSTERED [UserName] ASC )WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]) ON [PRIMARY] Freischaltung der Tokendatenbank für "Windows Authentication" Mode (wenn notwendig): Siehe IIS Management Application Pools -> SharePoint 80 -> Identity merken SQL Server Management Studio Security -> Logins ->Nutzer -> User Mappings ->Datenbank ->Identity von oben>dboals Default Schema und Row Membership db_Owner 1.4.3. Confluence Konfiguration Voraussetzungen: Damit die Confluence Integration möglich ist, müssen Confluence und Communote per HTTP oder HTTPS in beide Richtungen kommunizieren können. Technisch wird vom Confluence ein Token an Communote geschickt. Anhand des Tokens ruft Communote wiederum Confluence auf und erhält, falls das Token gültig ist, die Nutzerdaten zurück. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 11 Das Confluence Plugin für Versionen 3.x ist unter folgender URL verfügbar: https://plugins.atlassian.com/331 74 Sie können das Plugin auch über die Plugin Suche von Confluence finden (Suchbegriff: communote). Falls Sie noch eine ältere Version von Confluence betreiben kontaktieren Sie unseren Support. Zunächst müssen Sie die JAR Datei auf Ihrem Confluence als Plugin installieren: Öffnen Sie das Administrationsmenü von Confluence (Menü Durchsuchen -> Confluence Admin) Innerhalb des Administrationsmenüs auf der linken Seite unter dem Punkt Konfiguration -> Plugins find en Sie die Verwaltung der Confluence Plugins Wenn das Plugin bereits installiert ist ("Communote Widget Plugin"), deinstallieren Sie es Jetzt können Sie die Anleitung nutzen um die aktuelle JAR Datei des Plugins hochzuladen Abbildung 1 10: Aufruf des Administrationsbereichs in Confluence 3.4 Wählen Sie das Plugin "Communote Widget Plugin*"* innerhalb des Administrationsmenüs Konfiguration -> Plugins Wählen Sie Option "Configure Plugin" Geben Sie den Pfad Ihres Communote Clients in das Feld "Communote URL" ein. Dieser Pfad muss Ihre Enterprise Account ID enthalten. Bei Standalone Installationen ist dieser standardmäßig global. Url: http(s)://<HOST>/microblog/<ENTERPRISE_ACCOUNT_ID> Beispiele: [http://www.communote.com/microblog/global http://www.communote.com/microblog/yourclient http://www.communote.com/microblog/global http://www.communote.com/microblog/yourclient http://www.yourcompany.com/microblog/global https://intern.yourcompany.com:8080/microblog/global Abbildung 1 11: Konfigurationsbereich des Communote Plugins Öffnen Sie das Administrationsmenü von Communote (folgen Sie dem Link „Administration" in der Menüleiste) Unter dem Punkt Integration > „Confluence Konfiguration finden Sie die Einstellungen für die Integration von Confluence © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 12 Abbildung 1 12: Confluence Integration Setzen Sie das Häkchen für die Aktivierung der Integration im Aktivierungsbereich. Tragen Sie die URL Ihres Confluence Systems in das Feld „URL zur Confluence-Installation" unter der Überschrift "Confluence Konfiguration" ein, z.B. http://your.confluence.com/. Optional kann die Confluence Integration so konfiguriert werden, dass Bilder im Widget innerhalb Confluence nicht aus Communote sondern aus Confluence geladen werden. Falls Sie diese Option verwenden wollen, aktivieren Sie das Häkchen „… Nutzerbilder aus Confluence und nicht aus Communote laden". Um die Konfigurationseinstellungen zu speichern, geben Sie ein Confluence Login an (entweder E-Mail oder Alias und Passwort). Dieses Login wird nicht gespeichert, sondern dient lediglich der Validierung der eingegebenen Logindaten. Aktivieren Sie die Optionen „Externe Authentifizierung erlauben" und „Primäres System". Durch die Aktivierung als primäres System ist eine Anmeldung im Communote mit den LDAP Login Daten möglich. Eine Registrierung über Communote ist dann nicht mehr notwendig und auch nicht mehr möglich. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 13 Abbildung 1 13: LDAP Integration Für eine LDAP Anbindung ist die Angabe der LDAP Server URL, des Administrator Logins, der LDAP Search Base und des LDAP Suchfilters notwendig. Geben Sie weiterhin an, ob untergeordnete Strukturen (Subtrees) durchsucht werden sollen. Geben Sie die LDAP Server URL in folgendem Format an: ldap://your.ldap.server:389 Default ist dabei der Port 389. Falls der LDAP Server unter einem anderen Port läuft ergänzen Sie diesen entsprechend. Die LDAP Search Base definiert, welche Teile des LDAPs von Communote beachtet werden, um Nutzer zu finden bzw. Authentifizierungen zu prüfen .Wenn das Feld „Search subtrees" aktiviert ist, so werden auch Nutzer gefunden, die in untergeordneten Knoten enthalten sind, Beispiele für LDAP Search Base: CN=Users,dc=company,DC=com Der LDAP Suchfilter schränkt unabhängig von der LDAP Search Base weiter ein, welche Objekte im LDAP © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 14 berücksichtigt werden. Beispiele dafür sind: (objectClass=)* Falls Sie die Daten ihres LDAP Servers nicht kennen, so helfen Tools wie jexplorer, um den LDAP zu durchsuchen, und die Einstellungen zu finden, die notwendig sind. Im Anschluss müssen Sie die Attribute angeben, die mit den Communote Benutzerattributen synchronisiert werden sollen. Synchronisiert werden die Attribute Objektbezeichner (uid), die Benutzerkennung (alias), E-Mail (email), der Vorname (firstname) und der Nachname (lastname) des Benutzers. Aktivieren Sie bei „isBinary" für „uid", wenn dieses Attribut, welches Sie an dieser Stelle verwenden wollen, im Binärformat im LDAP hinterlegt ist. Geben Sie anschließend die Login Daten ihres LDAP Accounts an. Neben der Unterstützung der Authentifizierung von Nutzern über ein LDAP bietet Communote auch die Möglichkeit Gruppen aus LDAP zu synchronisieren. Diese Gruppen können dann für Blogberechtigungen verwendet werden. Die LDAP Gruppensynchronisiation kann über die Option „Benutzergruppensynchronisation" aktiviert werden. Hier können analog zur LDAP Nutzerauthentifizierung LDAP Search Base, Suchfilter angegeben werden. Dabei können mehrere Search Bases angegeben werden. Analog müssen auch die LDAP Attribute angegeben werden, anhand derer die Gruppen in Communote angelegt werden können. Diese sind: Objektbezeichner (uid), der Gruppenname (name), ein eindeutiger Kurzbezeichner (alias) und eine Beschreibung der Gruppe (description). Aktivieren Sie bei „isBinary" für „uid", wenn dieses Attribut, welches Sie an dieser Stelle verwenden wollen, im Binärformat im LDAP hinterlegt ist. Hinweis: Es werden alle Gruppen synchronisiert sowie die Zuordnung zu bestehenden Nutzern. Es werden nicht alle Nutzer in Communote geladen. Wenn sich ein neuer Nutzer im System anmeldet, so wird der neue Nutzer erst nachdem die Gruppensynchronisierung erneut gelaufen ist seinen Nutzergruppen im Communote zugewiesen. Abbildung 1 14: LDAP Guppensynchronisierung Um eine gesicherte LDAP-Verbindung über SSL(LDAPS) zu verwenden, reicht es aus die korrekte URL mit korrektem Port in das Feld für die LDAP Server URL einzutragen, z.B. ldaps://meinVerzeichnis.de:10636. Unter Umständen kann es vorkommen, dass Sie das Zertifikat des LDAPS-Servers Communote bekanntmachen müssen, z.B. wenn Ihr Server ein selbstsigniertes Zertifikat verwendet. Dieses können Sie im Administrationsbereich unter "Zertifikate" hochladen (siehe Abschnitt 2.1). 1.5. Sicherheit Auf dieser Seite können Sie festlegen wie sich Communote verhalten soll, wenn eine Anmeldung eines Benutzers fehlschlägt. Legen Sie hier die fehlerhaften Anmeldeversuche bis zu einer temporären oder permanenten Sperrung fest. Unter den Sicherheitsberechtigungen können Sie festlegen, ob Nutzer globale © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 15 Lese- und Schreibberechtigungen ihrer Blogs erteilen können, d.h. ob sie einstellen können, dass alle Nutzer die von ihnen verwalteten Blogs lesen und Einträge verfassen können. Außerdem können Sie festlegen, ob es einen öffentlichen Blog geben soll, auf den alle Nutzer Zugriff haben und der keinem spezifischen Thema zugeordnet ist. Die Option „öffentlicher Zugriff" erlaubt bei Aktivierung den anonymen Lesezugriff auf einen Blog. Das bedeutet, dass Nutzer Einträge lesen können ohne dass sie in Communote registriert sind. Diese Einstellung ist für die Nutzung des Plugins insbesondere in einem Intranet geeignet. Im Administrationsbereich kann diese Option grundsätzlich aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, so kann jeder Blogmanager seinen Blogs anonymen Zugriff gewähren. Die Einstellungen zum IP Adressfilter bestehen aus zwei Tabs: der Übersicht über bereits erstellte Filter und einem Tab für die Erstellung neuer Filter. Geben Sie einen Namen für den Filter ein, bestimmen Sie ob der Filter aktiviert werden soll und wofür (API, RSS, Web, XMPP). Definieren Sie anschließend eine IP Adresse oder bestimmte Bereiche. Abbildung 1 15: IP Adressfilter SSL (Secure Sockets Layer) wird bei den Login- und Registrierungsprozessen automatisch zur sicheren Datenübertragung angewendet. Sie können in diesem Bereich festlegen, für welche Dienste SSL angewendet werden soll. Sie haben dabei die Auswahl zwischen Web, API und RSS. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 16 Abbildung 1 16: SSL 1.6. Lizenz 1.6.1. Lizenzarten Für eine uneingeschränkte Nutzung Ihrer Anwendung ist der Erwerb einer gültigen Nutzungslizenz notwendig. Ohne diese können Sie Communote drei Monate lang mit unbegrenzter Nutzeranzahl kostenfrei benutzen. Alternativ können Sie Communote zeitlich unbegrenzt kostenfrei verwenden, solange die Anzahl der Nutzer 10 nicht überschreitet. Es gibt zwei Arten von Lizenzen: Wenn Sie Communote als Online-Dienst unter www.communote.com nutze n, so müssen Sie Credits erwerben. Dabei wird pro Monat für jeden aktivierten Nutzer 1 Credit abgezogen. Die Abbuchung erfolgt jeweils zum Anfang des Monats oder dann wenn der Nutzer zum ersten Mal aktiviert wird. Wenn Sie Communote als eigene Installation betreiben, so benötigen Sie eine Softwarelizenz um Communote mit voller Funktionalität nutzen zu können. Softwarelizenzen beinhalten eine bestimmte Anzahl von Nutzern, die mit Communote arbeiten können. Die Small Business Lizenz erlaubt beispielsweise eine maximale Anzahl von 50 Nutzern. 1.6.2. Communote als Online-Dienst In diesem Bereich der Administration können Sie Ihr Credit-Konto verwalten. Credits werden benötigt, um Communote Nutzer für einen Monat freizuschalten. Sie benötigen für jeden Monat immer so viele Credits wie es aktive Nutzer in Ihrem System gibt. Der Tab „Übersicht" zeigt Ihnen wichtige Informationen zu den verbleibenden und bereits verbrauchten Credits (Abbildung 1 17). © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 17 Abbildung 1 17 Übersicht des Credit-Kontos Neue Credits können über den Tab „Credits kaufen" erworben werden (Abbildung 118). Das Formular für den Kauf ist mit Ihren Nutzerdaten vorausgefüllt. Bitte ergänzen Sie fehlende Informationen. Wenn Sie das Formular absenden, werden Sie auf die Seiten unseres Partners Share-IT weitergeleitet. Dort sind bereits Ihre Daten vorausgefüllt und die von Ihnen gewählte Lizenz liegt im Warenkorb (Abbildung 119). Vergleichen Sie diese Daten und wechseln Sie zum nächsten Bestellschritt. Bevor Sie den Einkauf der Credits bei Share-IT abschließen, müssen Sie unter „Zusätzliche Bestellinformationen" Ihre Firmenzugangs ID eintragen. Sie finden diese auf der Übersichtsseite in der Creditverwaltung Ihrer Administration (Abbildung 1 17). Nach erfolgreichem Abschluss Ihrer Bestellung werden die Credits automatisch Ihrem Firmenzugang gutgeschrieben. Dies kann einige Minuten dauern. Zusätzlich bekommen Sie den Lizenzschlüssel für die Credits als Datei per E-Mail zugesandt. Sie können diese alternativ direkt im Communote im Tab „Lizenz hinzufügen" gutschreiben lassen (Abbildung 1 24). Abbildung 1 18 Credits für die Nutzerfreischaltung kaufen © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 18 Abbildung 1 19 Warenkorb bei Share-IT © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 19 Abbildung 1 20 Eingabe des Alias des Firmenzugangs vor Bestellabschluss 1.6.3. Communote als Installationspaket In der Administration unter der Kategorie Lizenz finden Sie einen Bereich unter dem Sie Ihre Lizenzen bequem verwalten können. Den aktuellen Status zu Ihrer Softwarelizenz finden Sie im Tab „Übersicht" (Abbildung 121). Sie können hier auch einsehen, wann der Support Ihrer Lizenz oder die Lizenz selbst ausläuft und wie die Server-ID zur Ihrer Installation lautet. Letztere wird für den Erwerb einer gültigen Lizenz benötigt. Der Support wird benötigt, um neue Versionen von Communote verwenden zu können. Zum Erwerb einer Communote-Lizenz werden Ihnen im Tab „Lizenz erwerben" zwei Möglichkeiten angeboten. Sie können von hier direkt auf die Webseite unseres Partners Share-IT wechseln und im Katalog eines unserer Lizenzprodukte auswählen. Nach erfolgreichem Abschluss Ihrer Bestellung bekommen Sie die Lizenz als Datei per E-Mail zugesandt. Um die Lizenz in Ihrer Communote-Installation freizuschalten, müssen Sie den Inhalt der Datei unverändert in das Formular im Tab „Lizenz hinzufügen" einfügen (Abbildung 124). Als zweite Option zum Erwerb einer Lizenz wird Ihnen die Möglichkeit angeboten eine Lizenz direkt aus der Anwendung heraus zu erwerben. Füllen Sie dazu das Formular aus, welches nach dem Klick auf „Verfügbare Produkte anzeigen" eingeblendet wird. Wenn Sie das Formular absenden, werden Sie ebenfalls auf die Seiten von Share-IT weitergeleitet. Dort sollten dann bereits Ihre Daten vorausgefüllt sein und die von Ihnen gewählte Lizenz im Warenkorb liegen. Vergleichen Sie diese Daten und wechseln Sie zum nächsten Bestellschritt. Bevor Sie den Einkauf der Softwarelizenz bei Share-IT abschließen, müssen Sie unter „Zusätzliche Bestellinformationen" Ihre Server ID eintragen (Abbildung 120). Sie finden diese auf der Übersichtsseite in der Lizenzverwaltung Ihrer Administration (Abbildung 121). © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 20 Abbildung 1 21 Übersichtsseite der Lizenzverwaltung Abbildung 1 22 Lizenz erwerben Im dritten Tab „Lizenz hinzufügen" (Abbildung 124) können Sie Ihren Lizenzschlüssel manuell hinzufügen. Beim Kauf der Lizenz über Share-IT wird Ihnen die gültige Lizenz als Datei per E-Mail zugesandt. Kopieren Sie den vollständigen Lizenzschlüssel aus der Lizenzdatei und fügen Sie ihn in das Textfeld ein. Abbildung 1 23 Eingabe der Server ID vor Bestellabschluss © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 21 Abbildung 1 24 Lizenz hinzufügen Im Unterpunkt Nutzungsbedingungen können Sie die Vertragsbedingungen für die Überlassung der Software „Communote" noch einmal nachlesen. Die Bedingungen haben Sie bereits während der Installation der Anwendung akzeptiert. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 22 2. Systemadministration Die Optionen in diesem Bereich sind nur für Administratoren sichtbar, die eine eigene Installation verwenden. 2.1. Anwendung In diesem Bereich können Sie die Adresse, über die Ihr Server erreichbar ist, einstellen. Diese Werte werden dazu verwendet, um Links in E-Mails und anderen Benachrichtigungen korrekt darzustellen. Dies ist zum Beispiel notwendig, wenn ihr Server nicht direkt erreichbar ist, sondern Anfragen über einen weiteren Server, z.B. eine Firewall, geleitet werden. Hinweis: Bitte aktivieren Sie das Feld „Server unterstützt HTTPS" nur, wenn dies auch wirklich der Fall ist, da es ansonsten passieren kann, dass Ihr Server nicht mehr erreichbar ist. Testen Sie es ganz einfach, indem Sie in der Adresszeile ihres Browser „http" durch „https" ersetzen. Abbildung 2 1: Server Einstellungen Communote ist standardmäßig dafür konfiguriert im ROOT-Kontext des Servers zu laufen. Soll Communote in einem anderen Kontext verwendet werden, so können Sie den Namen des Kontexts im Feld „Kontext" angeben. Communote bietet die Möglichkeit alle Dateiuploads auf Viren zu prüfen und gegebenenfalls infizierte Dateien zu verwerfen, damit Computerviren nicht über das Microblogging System verbreitet werden können. Dafür bietet der Konfigurationsbereich „Virenscanner" die Möglichkeit Communote für die Nutzung eines externen Antivirenscanners einzurichten. Es stehen Ihnen bei der Konfiguration zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen die Verbindung mit einem extern installierten Clam AntiVirus Service (Abbildung 22) und zum anderen die Nutzung eines Kommandozeilen-Virenscanners (Abbildung 23). Clam AV ist ein freiverfügbarer Virenscanner, der unter folgender URL bezogen werden kann: http://www.clamav.net Abbildung 2 2: Claim AntiVirus Service © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 23 Abbildung 2 3: Kommandozeilen-Virenscanner Nachdem Sie den Virenscanner aktiviert haben, prüfen Sie ob der Dateiupload noch funktioniert. Falls der Virenscanner falsch konfiguriert ist, so können keine Dateien hochgeladen werden! Prüfen Sie ebenso, ob der Virenscanner einen Testvirus ordnungsgemäß erkennt. Dies ist über den eicar Testvirus möglich: http://w ww.eicar.org/anti_virus_test_file.htm Diese Liste zeigt Zertifikate, welche verwendet werden um vertrauenswürdige Verbindungen zu anderen Systemen aufzubauen, z.B. zur Verbindung mit dem Mailserver für ausgehende E-Mails. Zu Beginn enthält die Liste alle Zertifikate ihrer installierten Java-Version. Über den Tab „Zertifikat hochladen" können Sie weitere Zertifikate hochladen. Diese müssen vom Format X.509 Version 3 sein und in einem gültigen Format vorliegen. Aktuell gültige Zertifikate werden mit einem markiert, abgelaufene mit einem . Zertifikate deren Gültigkeit erst in der Zukunft beginnen, sind mit einem gekennzeichnet.Zertifikate können gelöscht werden, indem Sie mit der Maus über das Zertifikat fahren und das angezeigte Symbol am Ende der Zeile drücken. Hinweis: Änderungen an Zertifikaten erfordern einen Neustart der Anwendung. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 24 Abbildung 2 4: Übersicht über die Zertifikate 2.2. Kommunikation In diesem Bereich können Sie Communote für den Empfang von Nachrichten per E-Mail konfigurieren (Abbildung 25). Zur Konfiguration gehört die Eingabe der Zugangsdaten für einen IMAP Mail-Server und die Angabe der E-Mail-Adresse an die Nachrichten gesendet werden können. Wenn Mail-In konfiguriert und aktiviert ist, ordnet Communote eingehende Nachrichten einem Blog zu und erstellt aus dem Nachrichteninhalt einen Blogbeitrag. Eine Nachricht wird auf dem Mail-Server als gelöscht markiert, sobald Communote aus einer Nachricht erfolgreich einen Beitrag im Blog erstellt hat. Falls im Nachrichtentext Nutzer zur Benachrichtigung mit „@" referenziert werden, die keine Leserechte auf den Blog haben, oder andere Blogs mit „&" referenziert werden, auf die der aktuelle Nutzer keine Schreibrechte hat, so wird die Nachricht dennoch im Communote erstellt und auch die E-Mail auf dem Mail-Server als gelöscht markiert. Jedoch erhält der Nutzer zusätzlich einen entsprechenden Hinweis per E-Mail das etwas nicht funktioniert hat. Auch in den folgenden Fällen markiert Communote die E-Mail als gelöscht und schickt einen Hinweis an den Absender: die Erstellung der Nachricht im Communote ist nicht möglich (z.B. wenn der Blogalias nicht bekannt ist), eine E-Mail wurde ohne Text versendet oder die E-Mail wurde von einem unbekannten Nutzer versendet (es existiert kein Communote Nutzer mit dieser E-Mail-Adresse). Bei der Konfiguration von Mail-In für Communote wird zwischen zwei Modi unterschieden, um Nachrichten an einen Blog zu adressieren: „Single Address Mode" und „Multi Address Mode". Im „Single Address Mode" gibt es nur eine Empfängeradresse an die Nutzer Nachrichten schicken können (Abbildung 25). Die Blogzuordnung erfolgt in diesem Fall über die Betreffzeile der E-Mail, in der der Blogalias in eckigen Klammern steht. Der Absender der Nachricht wird als Autor für den Beitrag eingesetzt. Grundsätzlich gilt hier: Nachrichten von Nutzern, die in Communote nicht bekannt sind und deren Betreff nicht einem syntaktisch korrekten Blogalias entsprechen, werden ohne Hinweis an den Absender der E-Mail auf dem Server als gelöscht markiert. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 25 Im „Multi Address Mode" wird jedem Blog eine eigene E-Mailadresse nach vorgegebenem Muster zugeordnet über die Nutzer Beiträge schreiben können (Abbildung 26). Der Inhalt der Betreffzeile ist dabei nicht wichtig und wird im erstellten Beitrag auch nicht eingearbeitet. Auch in diesem Modus wird der Absender der E-Mail als Autor für den Beitrag herangezogen. Grundsätzlich gilt in diesem Modus, dass Nachrichten vom Mail-In Service unberücksichtigt auf dem Mailserver belassen werden, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht dem konfigurierten Muster entspricht. Abbildung 2 5: Single Address Mode © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 26 Abbildung 2 6: Multi Address Mode In diesem Teil des Administrationsbereichs konfigurieren Sie Ihre Communote Anwendung zur Nutzung eines Postausgangsservers (Abbildung 27). Diese Einstellungen sind wichtig, damit Communote E-Mails verschicken kann, zum Beispiel an Nutzer während des Registrierungsprozesses, um die E-Mail-Adresse des Nutzers zu bestätigen oder zum Versand von Systemnachrichten an den Administrator. Abbildung 2 7: Einstellungen für den E-Mail-Versand Communote unterstützt den Versand (zurzeit nur Benachrichtigungen) und Empfang von Nachrichten über XMPP. Hinweis: Um XMPP nutzen zu können wird ein zusätzlicher XMPP-Server benötigt. Derzeit unterstützt Communote nur Openfire als XMPP-Server. Für diese Server werden Plug-Ins bereitgestellt, die zuvor installiert werden müssen. Eine detaillierte Anleitung wie Openfire zu installieren und konfigurieren ist, finden Sie in Kapitel 2, , im Installationshandbuch. Unter dem Tab „Openfire" sowie in der Installationsanleitung finden Sie Anweisungen, wie der XMPP-Server konfiguriert werden muss um mit Communote kommunizieren zu können. Unter dem Tab „Zugangseinstellungen" (Abbildung 28) müssen Sie die Logindaten des Bots angeben. Die Zugangsdaten sollten Sie von Ihrem XMPP-Serverbetreiber bekommen. Hinweis: Bei den Zugangsdaten ist zu beachten, dass beim Login nicht die komplette Jabber ID (JID) angegeben wird, sondern lediglich der Teil vor dem @-Symbol. Ist die Jabber ID des Bots „CommunoteBot@ meinJabberServer.de", so ist der Login „CommunoteBot". © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 27 Abbildung 2 8: Zugangseinstellungen XMPP Im zweiten Tab „Erweiterte Einstellungen" (Abbildung 29) müssen Sie Einstellungen vornehmen, die vom Bot benötigt werden, damit er Nachrichten korrekt senden und empfangen kann. Diese Einstellungen werden in ähnlicher Form auch vom XMPP-Server verwendet. Der Wert für „Suffix für Nutzer" besteht im Allgemeinen aus dem @-_Symbol und der Serveradresse Ihrer Communote Instanz und wird dazu verwendet den Nutzernamen im Communote von der _Jabber ID des Nutzers im XMPP-Server zu trennen. Ist Ihre Communote-Instanz unter der Adresse „http://www.meinCommunote.de" erreichbar, ist der Wert für „Suffix für Nutzer" wahrscheinlich „@meinComm unote.de". „Suffix für Blogs" wird benötigt, um die Jabber ID des Blogs von dem eigentlichen Alias des Blogs im Communote zu trennen. Das erste Zeichen muss das @-Symbol sein. Danach kommen ein freiwählbarer Begriff und die Adresse Ihres Communote Servers. Der freiwählbare Begriff muss im Openfire Server für die Subdomain des Alias verwendet werden (vgl. Tab „Openfire"). Mit der „Wartezeit zwischen neuen Nachrichten in ms" können Sie festlegen wie lange Nutzer zwischen dem Versand zweier Nachrichten über XMPP warten müssen. Abbildung 2 9: Erweiterte Einstellungen XMPP 2.3. Protokollierung In diesem Abschnitt der Administration können Sie die Logdateien komfortabel einsehen und herunterladen. Hinweise zur Konfiguration der Protokollierung finden Sie im Installationshandbuch Kapitel „3.1. Logdateien". 2.4. Inhalte Hier legen Sie fest, wo Communote hochgeladene Anhänge speichern soll. Communote muss Schreibzugriff auf dieses Verzeichnis haben (Abbildung 210). Hinweis: Ändern Sie das Verzeichnis müssen Sie den Inhalt des ursprünglichen Verzeichnisses manuell in das neue Verzeichnis kopieren, da bestehende Anhänge sonst nicht mehr verfügbar sind. © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 28 Abbildung 2 10: Datenspeicher Auf dieser Seite können Sie die Höchstgrenzen für Nutzerbilder (inkl. Logo) und Anhänge festlegen. Um das Hochladen generell zu verbieten können Sie einen Wert von 0 (null) eintragen. Die Werte werden in KB (Kilo Byte) angegeben. In Abbildung 211 finden Sie ein Beispiel in dem die maximale Größe von Dateianhängen auf 10 MB und Nutzerbilder und Logos auf 1 MB begrenzt sind. Abbildung 2 11: Hochladen 2.5. Erweiterungen Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht installierte Erweiterungen und deren Version sowie Status. Abbildung 212: Erweiterungen © Communote GmbH · Tel. +49 (0) 351 833820 · [email protected] · www.communote.com 29
