Business Intelligence
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Business Intelligence Schneller und besser als die Wettbewerber Leitfaden für die Praxis … wie Sie mit Business Intelligence aus der Vergangenheit lernen und die Gegenwart steuern … wie Business Intelligence durch adäquate IT-Systeme optimal unterstützt wird … wie Sie Fallstricke in unternehmensweiten BIProjekten überwinden Inhalt Teil 1 Wissen Seite 2 · Warum und wie Wissen erfolgreich macht · Anwendungsfelder: Von Daten zum Wissen Business Intelligence Teil 2 BI einführen Seite 4 · Ziele und Prioritäten · Schritt für Schritt Schneller und besser als die Wettbewerber Leitfaden für die Praxis Teil 3 Praxis-Check Seite 6 · Aktuelle Trends · Fallstricke und Tipps für die Praxis Teil 1 Wissen Daten und Informationen für das Management stehen in Große wie mittelständische Unternehmen setzen unter Unternehmen in der Regel im Überfluss zur Verfügung. dem Druck sich schnell verändernder Wettbewerbsbe- Aus diesem Überfluss die „richtigen“ Informationen zu dingungen verstärkt auf Business-Intelligence-Lösungen. filtern, sie verständlich darzustellen, zielgerichtet zu ver- Verschärfte regulatorische Rahmenbedingungen (z.B. teilen und schließlich in exzellente Entscheidungen um- Basel II, KonTraG, Sarbanes-Oxley Act) und internationa- zusetzen ist eine Höchstleistung – konzeptionell, tech- le Standards der Rechnungslegung (insbesondere IFRS nisch und organisatorisch. Business Intelligence (BI) ist und US-GAAP) stellen erhebliche Anforderungen an die ein Gesamtansatz, der Konzepte, Methoden und Werk- Qualität von Informationen. BI treibt einen Wandel vom zeuge hierfür zur Verfügung stellt. klassischen Reporting hin zu mehrdimensionalen Analyse- und Prognosemodellen, Abb. 1 BI steigert Unternehmenswert mit deren Hilfe Unterneh- Unternehmenswert mens- und Wettbewerbsdaten in entscheidungsread hoc, flexible Selbstbedienung“ ” levantes Wissen umgewandelt werden. BI wird so zu einem integralen Bestandteil von Managementme- regelmäflig vordefinierte Berichte Zeit Anlaufphase erste Erfolge mittelfristiger Pfad ohne BI Business Intelligence 2 mit BI Leitfaden für die Praxis thoden wie Balanced Scorecard (BC) oder Customer Relationship Management (CRM). Info Info 123456 1 23456 Starten Sie schnell mit den für Verschärfte regulatorische Rah- die Anwender wertvollsten Aus- menbedingungen und Standards wertungen, anstatt das perfekte stellen neue Anforderungen an System zu planen. die Qualität von Informationen. Warum und wie Wissen erfolgreich macht > Produktionsplanung und -steuerung BI-Systeme liefern die Informationen, mit deren Hilfe > Identifikation von Kostentreibern Unternehmer und Manager aus der Vergangenheit ler- > Wettbewerbersmonitoring nen, die Zukunft prognostizieren und die Gegenwart steuern. Sie führen dazu zunächst Daten und Infor- Die Beispiele zeigen: BI-Lösungen fokussieren in der mationen aus einer Vielzahl interner und externer Quel- Regel auf unterschiedliche Geschäftsobjekte, über die len und unterschiedlicher IT-Systeme (ERP-Systeme, dann Informationen aus unterschiedlichem Blickwinkel Data Warehouses, Internet u.a.) zusammen. Auf dieser generiert werden. Solche Geschäftsobjekte können z.B. Basis setzen dann Auswertungs- und Entscheidungsunter- sein: stützungssysteme (Stichworte: Data Mining, Online Ana- > Kunden lytical Processing (OLAP), Case-Based Reasoning) auf. > Produkte > Unternehmensstandorte > Vertriebsregionen Ent- > Kosten scheidungen des Top-Managements ebenso wie sämtli- > Preise che Fachbereiche von Marketing, Verkauf, Finanzen/ > Produktionsanlagen Controlling, Produktion & Logistik bis hin zum Einkauf. > u.v.m. Anwendungsfelder: Von Daten zum Wissen Analysen und Auswertungen unterstützen Aber wo ist eine BI-Lösung am wertvollsten? Welche Anwendungen sind nur Selbstzweck? Ein wesentliches In Zeiten wachsender Bedeutung der Kundenorientierung Kriterium zur Auswahl sind die konkrete Entscheidung ist natürlich das Objekt „Kunde“ ein sehr wesentliches in und die Aktionen, die durch den Einsatz von BI ausgelöst vielen BI-Lösungen. Systematisch gesammeltes und aus- werden. Unternehmen setzen BI sowohl operativ im Ta- gewertetes Wissen über die eigenen Kunden steht mit gesgeschäft als auch zunehmend zur strategischen Pla- Hilfe von BI-Lösungen schneller, umfassender und zielge- nung und Führung (Business Performance Management) nauer bereit als je zuvor. Sie liefern z.B. ein. Einige wesentliche Einsatzbereiche von BI-Lösungen: > Vorhersagemodelle für Responsequoten, > strategische Unternehmensplanung > Produkt- und Serviceentwicklung > individuelle Kunden-Scorecards > spezifische, differenzierte Finanz- und > Analysen zur Profitabilität einzelner Kunden, u.a. > Kaufwahrscheinlichkeiten und Abwanderungsrisiken Ertragsanalysen als Basis für die Planung von Marketingaktionen besseres Kundenverständnis (Kundenwert, oder Preismodellen Segmentierung, Cross-Selling usw.) > Lieferanten- und Beschaffungsmanagement Business Intelligence 3 Leitfaden für die Praxis Info Info 123456 123456 Nur durch eine sachgerechte Bewerten Sie die Datenerhebung Auswahl gelangen die richtigen regelmäßig auf Ihren Beitrag zur Daten in Ihre Systeme. Entscheidungsfindung. Teil 2 Business Intelligence einführen > Ziele und Prioritäten Der Markt für BI-Lösungen ist in den letzten Jahren Welche Strategie steht hinter dem Daten- und Informationsmanagement Ihres Unternehmens? > rasant gewachsen. Alleine der Marktführer SAS bietet Welche Systeme, die Daten managen und Informa- mehr als 30 verschiedene Softwarelösungen für BI an, tionen liefern, existieren heute (intern/extern) und noch deutlich umfangreicher sind die Ausprägungen die- welche Stärken und Schwächen weisen diese auf? > ser Lösungen für unterschiedliche Branchen. Technologie Welche Informationsbedarfe können heute nicht ist somit kein begrenzender Faktor – die unternehmens- oder nicht angemessen befriedigt werden und was spezifische Definition der Ziele und Bedürfnisse tritt in sind die Gründe? > den Vordergrund von BI-Projekten. Immer mehr Mana- Welchen Wert haben die Informationen, die Sie ger und „Wissensarbeiter“ in zunehmend dezentraleren benötigen und was können/wollen Sie dafür „be- Organisationen verlangen einen zeitlich und räumlich zahlen“, diese Informationen künftig zu erhalten? unbegrenzten Zugang zu benötigten Informationen. Die Antworten auf diese Fragen helfen generelle Leitlinien Anforderungen an Auswertungen variieren stark, und und Rahmenbedingungen für ein BI-Projekt zu definieren. Sicherheit im Umgang mit Information gewinnt an Bedeutung. Diese Rahmenbedingungen verschaffen dem Phase 2: Projektvorbereitung Aufbau portalorientierter Plattformen für BI Priorität. Grundbedingung für das Gelingen eines BI-Projektes ist Über Portale bedienen sich Manager und Mitarbeiter an- die frühzeitige Einbindung von Schlüsselpersonen aus wenderfreundlich selbst mit dem, was sie benötigen. allen betroffenen Unternehmensbereichen: Unterneh- Gleichzeitig sichert die IT die Datenkonsistenz und wird mensführung, Finanzen/Controlling, Marketing/Vertrieb, von der Bereitstellung individueller Auswertungen Produktion/Logistik, IT und andere. Die Rolle des verant- schrittweise befreit. wortlichen Entscheiders (nicht des operativ im Projekt Verantwortlichen) muss je nach Projektschwerpunkt ver- Schritt für Schritt geben werden. Geht es um Wettbewerb und Markt- Phase 1: Ziel- und Strategieplanung positionierung, fällt sie dem Geschäftsführer zu; ist es der Business Intelligence muss unternehmensspezifisch auf Aufbau einer zentralen Infrastruktur, übernimmt der IT- Basis der Geschäftsstrategie geplant werden. Die Liste Leiter Verantwortung. Steht der Projektplan (Ziele, grober der möglichen Aktivitäten ist lang und nicht alle werden Zeitplan, Budget, Team), fällt der offizielle Startschuss. für ihr Unternehmen zielführend sein. Daher sollte der konkrete Handlungsbedarf in einem mehrstufigen Phase 3: Ist-Analyse Prozess ermittelt werden. Stellen Sie sich mindestens fol- Das Fakten- und Prozesswissen schlummert in einer gende Fragen für eine erste Orientierung: Vielzahl organisatorisch getrennter Einheiten. Stabs- Business Intelligence 4 Leitfaden für die Praxis Abb. 2 Der Weg zu Ihrer Business Intelligence Lösung Strategie, Ziele Projektplanung IstAnalyse SollKonzept Auswahlverfahren Lösung realisieren Einführung Bewertung Wichtige Maßnahmen, die Erfolg sichern: 1. Jede Auswertung muss Entscheidungen stützen 2. Schnell starten, statt perfekte Systeme planen 3. Priorität und Machbarkeit abwägen 4. Datenkonsistenz und -qualität sichern 5. Meilensteine definieren, vollständige Abnahmen 6. Anbieter/Lösung systematisch prüfen und bewerten 7. Testen, testen, testen 8. Anwender gewinnen und schulen abteilungen wie Marktforschung, Strategische Planung Grundlage für eine belastbare Beschreibung Ihrer Wün- und Finanzen sind ebenso Träger und Autoren der rele- sche. Wie die Lösung letztlich im Detail aussieht, steht im vanten Informationen wie Linienfunktionen in Marke- Pflichtenheft. ting/Vertrieb. Oft ist die Informationsgewinnung und -verteilung über alle Abteilungen hinweg entlang der Halten Sie die Anzahl der verfügbaren Reports zunächst Geschäftsprozesse nur schwach integriert. Umso wichti- überschaubar und limitieren sie insbesondere „Spiele- ger ist ein vollständiges Bild davon, welche Informa- reien“ mit den zigfach verfügbaren Analyse- und Prog- tionen wo entstehen, wie sie erfasst werden und wer nosefunktionen Ihres neuen BI-Werkzeugs. Die Komple- diese im Prozess wie verwendet. Nur so kann das Zu- xität steigt schnell und kann ein Fortkommen im Projekt sammenspiel des Ganzen effizienter organisiert werden. lähmen. In dieser Phase sollten technische Szenarien ent- Eine zweite Grundlage zur Planung der für Ihr Unter- worfen werden, die Grundlage für die konkrete Um- nehmen optimalen Lösung ist der Blick in die bestehende setzung sind. IT-Landschaft. Welche Systeme werden schon mit Informationen gefüttert? Gibt es Redundanzen? Typisches Er- Phase 5: Auswahlprozess gebnis einer solchen Analyse sind oft inkompatible IT-Systeme sind kritisch für den Unternehmenserfolg, Komponenten, unterschiedliche Methoden des Daten- und Auswahlentscheidungen wirken oft viele Jahre. Der managements, verschiedene Datenelemente usw. Die Markt für BI-Lösungen ist dynamisch und intransparent. Systeme sprechen nicht oder nur mit hohem Aufwand Echte Trends (Business Performance Management, Platt- miteinander. formen) und Worthülsen der Softwareanbieter sind nicht leicht zu unterscheiden. Erfahrene Berater können Vor- Phase 4: Soll-Konzeption selektion und Auswahlentscheidungen maßgeblich unter- Die Einsicht, einheitliche Daten- und Informations- stützen. strukturen schaffen zu wollen, ist meist schnell erreicht. Aber gerade beim Start mit kleineren BI-Lösungen ist es Phase 6: Realisierung der Lösung wichtig, das Projekt nicht schon bei der Vereinheitlichung In dieser Phase sind die IT-Experten zumeist unter sich. der Datensammlung außer Kontrolle geraten zu lassen. Umso wichtiger ist die Festlegung von Meilensteinen. In Nur mit intelligenter Planung werden übertriebene Data- BI-Projekten spielen Datenkonsistenz und die Einbindung Warehouse-Ambitionen auf ein wirtschaftlich vernünfti- in bestehende Systeme eine wesentliche Rolle. Daten- ges Maß reduziert. In dieser Phase werden auch Regeln übernahmen und Schnittstellen müssen intensiv geplant festgelegt, wer wann Daten in ein System speist, wel- und getestet werden. Weitere wesentliche Themen in chen Prüfmechanismen die Informationen unterliegen dieser Phase: Architektur und Dokumentation der Sys- und auf welchen Wegen in welcher Form die Informatio- teme, Sicherheit, Backup-Verfahren, Notfallkonzept, Re- nen bereitgestellt werden. Beschriebene Abläufe sind die leaseverfahren. Business Intelligence 5 Leitfaden für die Praxis Info Info 123456 123456 Self-Service in Portalen gewinnt Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter zunehmend an Bedeutung und von der BI-Philosophie und dem entlastet IT-Abteilungen von Ein- BI-System. zelanfragen. Phase 7: Einführung offiziell beendet. Und dann? Bewerten Sie den Erfolg und Testen, testen, testen! Die Anwender der Systeme sind den Einfluss der neuen Intelligenz anhand der vorher der wichtigste Prüfstein der IT-Lösung. Sie helfen, festgelegten Ziele. anfängliche Fehler auszuschalten. Einzelne Anbieter behaupten, Schulungen seien nicht mehr notAbb. 2 Business Intelligence: Bessere Entscheidungen wendig. Lassen sie sich nicht täuschen. Eine schrittweise Einführungsstrategie (anstelle gen im konkreten Anwenderumfeld sind der Daten (intern) richtige Weg. Reporting Extract Transform Load Dokument Phase 8: Bewertung des Erfolges Nutzer werden Selbstbedienung und sofortige Verfügbarkeit von Auswertungen begeistert aufnehmen. Der Livestart des Systems ist Analysen Statistik Analysen Daten (extern) Multi Channel AKTION des „Big Bang“) und begleitende Schulun- geschafft, und das Projekt wird wenig später Teil 3 Praxis-Check Der Markt für BI-Lösungen ist intransparent und stark in teurer als erwartet realisieren lassen. Der Mittelstand Bewegung. Große Software-Anbieter wie SAP, Oracle stellt sich dem Thema pragmatisch. Das (internationale) oder Siebel bieten eigene BI-Werkzeuge. Letztere müs- Berichtswesen, kundenindividuelle Verkaufsstatistiken sen erst noch nachweisen, wie gut sie Drittsysteme ein- und Prognosen sowie die Beseitigung von Daten- binden. Gerade die Nutzung von Daten aus anderen wildwuchs rangieren vor ausgefeilten Funktionen wie Systemen ist eine Stärke der etablierten BI-Lösungs- Dashboards und Kundenscorecards. Eine Lösung ist meist anbieter wie z.B. Business Objects, Cognos, SAS und eine Mischung aus Kauf und individueller Entwicklung. Microstrategy. Aktuelle Trends Unter dem herrschenden Wettbewerbsdruck werden Datenqualität rückt zunehmend in den Fokus, da fehlen- schnell Dinge versprochen, die sich später gar nicht oder de oder mangelhafte Daten eindeutig die Produktivität Business Intelligence 6 Leitfaden für die Praxis senken, falsche Entscheidungen fördern und die Systeme sind nur so gut wie ihre Anwender. Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen erschweren. Schulungen sind ein wichtiger Baustein zur Gewinnung Software-Anbieter integrieren immer mehr Informatio- der Nutzer, aber sie reichen bei weitem nicht aus. Nutzer nen aus Drittsystemen und verbinden zunehmend und Anwender müssen intensiver einbezogen werden Auswertung, Analyse, Planung und Budgetierung. und im Kontext des jeweils eigenen Umfeldes geschult Business Intelligence wird zunehmend Bestandteil der werden. Unternehmens- und Geschäftssteuerung (Business Performance Management). Der verstärkte Einsatz des Anwender wollen mehr Autonomie und einfachen Internets bei Erfassung und Verteilung der Informationen Zugang, sie wollen Informationen haben, aber nicht sowie Realtime-Auswertungen steigern den Nutzen von immer geben. Business Intelligence ist ein evolutionärer BI-Lösungen zusätzlich. Prozess, der davon lebt, dass qualitativ hochwertige Informationen für Auswertungen bereitstehen. Wer Fallstricke und Tipps für die Praxis nimmt, muss auch geben. In der Praxis ist Überzeugungsarbeit die erste Hürde. Vielfach wissen Mitarbeiter Viele Beteiligte, viele Abteilungen, unzählige Daten- gar nicht, wie wichtig ihr jeweiliger Beitrag ist. Machen inseln – diese Faktoren führen zwangsläufig zu einem Sie diesen Beitrag jedem Einzelnen klar. hohen Maß an Komplexität. Das eigentliche Problem ist aber nicht die Vielschichtigkeit der Lösung, sondern die Datenqualität ist entscheidend. In der Praxis ist aber Überfrachtung zum Start eines Projektes. Über riesige oft nicht klar geregelt, wer für welche Daten verantwort- Data Warehouses – und damit verbundene hohe Anlauf- lich ist, wem sie „gehören“ und wer entscheidet, was ins investitionen – gerieten manche BI-Initiativen zum System gelangt und was nicht. Datengewinnung und Selbstzweck. Datenerfassung sind wertschaffende Tätigkeiten. Benennen Sie „Dateneigentümer“, die für diese Werte gerade Starten Sie schnell mit den für den Anwender wert- stehen. vollsten Auswertungen, anstatt den perfekten Report zu planen. So wie Ihr Geschäft entwickelt sich auch Ihre Ein letzter wichtiger Punkt: Kaufen Sie nicht einfach Business Intelligence. Das System muss offen und integ- eine Software! Finden Sie erst heraus, wo Zahlen und rativ angelegt sein, nur so kann ein zentrales Data Zusammenhänge für Ihre Entscheidungen verborgen sein Warehouse zukunftssicher auf weitere BI-Anwendungs- könnten. Auf dieser Basis können Sie dann auch Lösun- felder ausgerollt werden. gen schaffen und Software auswählen. Business Intelligence 7 Leitfaden für die Praxis Die richtigen Kontakte für Ihre Projekte und eine auf Ihren Bedarf zugeschnittene Lösung Strategische und operative Finanzierung von IT-Projekten Managementberatung: Leasing von Systemlösungen: INTARGIA Managementberatung Deutsche Leasing AG Max-Planck-Straße 20 Frölingstraße 15 – 31 D-63303 Dreieich D-61352 Bad Homburg v. d. Höhe http://www.intargia.com http://www.deutsche-leasing.com Ansprechpartner: Ansprechpartner: Dr. Thomas Jurisch Holger Höhle, Angelika Zöller [email protected] [email protected] Tel.: +49 6103 50 86-0 [email protected] Tel.: +49 6172 88 22 54 / +49 6172 88 15 33
