Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt Management Office?

Oracle White Paper
April 2009
Benötigt Ihr Unternehmen ein
Projekt Management Office?
Bessere Erfolgsquoten bei Projekten mit einem PMO
Ein Oracle White Paper — Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt Management Office?
Einführung
Kein Projekt wird mit der Absicht geplant, zu scheitern.
Dennoch tun dies laut einer Studie der Standish Group1 immer noch 19 Prozent aller
Projekte – und weitere 46 Prozent kämpfen mit großen Schwierigkeiten wie Verzögerungen,
Budgetüberschreitungen oder Endprodukten, die nicht die ursprünglich geplanten Funktionen und
Leistungsmerkmale besitzen. Die Gründe für dieses Scheitern bzw. diese Schwierigkeiten liegen
in nicht dokumentierten Projektmanagement-Methoden, unkontrolliertem und blindem Aktivismus,
unrealistischen Budget- und Zeitvorgaben, unvollständigen Planungen oder einem fehlenden
Engagement von Seiten der Geschäftsleitung.
Je größer die Zahl an Projekten in einem Unternehmen wird, desto größer wird auch das Risiko
eines Scheiterns. Denn die verfügbaren Ressourcen werden überbeansprucht und die Aufsicht
hinkt hinterher. Deshalb wird es in dieser Situation immer wichtiger, Projektmanagement-Prozesse
zu definieren sowie Metriken und Best Practices festzulegen, mit denen Projekte im Zeit- und
Budgetplan gehalten werden können. Für viele Unternehmen ist damit der Zeitpunkt gekommen,
ein Projekt Management Office (PMO) einzurichten.
Wird ein PMO sorgfältig implementiert, vermittelt es zwischen taktischer und strategischer
Vorgehensweise. Es verwaltet reibungslos das gesamte Portfolio an Projekten und kontrolliert
fachkundig die internen Vermögenswerte mit dem Ziel, ihren Einsatz zu optimieren. Damit stellt
das PMO kontinuierlich sicher, dass die Vermögenswerte und Ressourcen eines Unternehmens
strategisch an dessen Geschäftszielen ausgerichtet sind.
Weltweite Konjunkturprogramme erzeugen erste Wellen
Gerade heute ist ein effizientes Projektmanagement wichtiger denn je. Das amerikanische
Konjunkturprogramm mit einem Volumen von 787 Milliarden US-Dollar soll eine Welle neuer Projekte
in den Bereichen Transport und Verkehr, Energiegewinnung und –versorgung, Kommunikation,
Technologie und Gesundheitswesen – um nur einige Bereiche zu nennen -, anstoßen. Unternehmen
mit sauber implementierten Projektmanagement-Prozessen haben beste Aussichten, die richtigen
Ressourcen den entsprechenden Projekten zuzuordnen. So erreichen sie die Projektziele und halten
dabei Zeit- und Budgetvorgaben ein.
1
Ein Oracle White Paper — Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt Management Office?
Dasselbe gilt für die Weltwirtschaft. Mindestens 34 Länder haben laut Berichten3 ähnliche
Konjunkturprogramme wie die USA mit einem Gesamtvolumen von 2,25 Billionen US-Dollar
geschnürt. Viele dieser Programme gehen in Richtung Straßenbau und Verkehrsinfrastruktur.
So plant China beispielsweise, in Bau- und Renovierungsprojekte in den Bereichen Flughäfen,
öffentlicher Nahverkehr und Schienenverkehr zu investieren.
Andere Regierungen wiederum bieten Steuererleichterungen für Privathaushalte und Unternehmen,
wie dies in Kanada und Brasilien der Fall ist. Russland versucht, die massive Schuldenlast, die
seine Betriebe drückt, zu restrukturieren und damit zu mildern. Frankreich unterstützt mit seinem
Programm Schlüsselindustrien und –firmen, darunter auch den Flugzeugbauer Airbus.
Die Kombination aus neuen Projekten und einem Zustrom neuer Ressourcen ist leider in
vielen Fällen die perfekte Ausgangssituation, um zu ineffizientem Projektmanagement zu führen.
Ein Projekt Management Office kann diese Ineffizienz ausgleichen und das Unternehmen so
ausrichten, dass Projekte in Zukunft erfolgreich abgeschlossen werden.
Diese kurze Einführung, Teil 1 der Oracle Primavera PMO White Paper Serie, beschäftigt sich mit
den Richtlinien und Vorteilen eines PMO mit dem Ziel, die Quote erfolgreicher Projektabschlüsse
zu erhöhen.
2
Ein Oracle White Paper — Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt Management Office?
Sie wissen, dass Sie ein PMO benötigen, wenn …
Unternehmen sollten ein Projekt Management Office einrichten, wenn die folgenden Herausforderungen
immer wieder auftreten:
• Die Ausrichtung von Projekten ändert sich während ihrer Ausführung immer wieder.
• Ein Team betreut mehrere Projekte zur selben Zeit.
• Die Größe oder Ausrichtung von Projekten erfordert, dass ein Unternehmen viele externe Zulieferer oder Sub-Unternehmer beschäftigen muss.
• Die Projektverantwortlichen müssen konsolidierte Statusberichte und Kennzahlen für alle laufenden Projekte präsentieren.
• Kunden und die Geschäftsleitung erwarten eine offene und verständliche Kommunikation aus
einer Quelle.
• Projekte werden wiederholt verspätet oder mit Überschreitung des Budgets abgeschlossen.
• Projekte benötigen Ressourcen aus unterschiedlichen geographisch verteilten Standorten.
Aufbau eines Projekt Management Office
Ein Projekt Management Office2 ist eine Abteilung, die die Projektmanagement-Richtlinien und -verfahren
aufstellt, deren Einhaltung überwacht und sie kontinuierlich verbessert. Es unterstützt damit Projektleiter und
deren Teams bei der effizienten Anwendung von soliden Projektmanagement-Prinzipien und Techniken, um
einen erfolgreichen Abschluss ihrer Projekte zu erzielen. In einigen Fällen betreut das PMO Projekte sogar
selbst. Dazu gehören dann das Aufstellen von Projektplänen sowie die direkte Kontrolle der Projektverlaufs.
Einige PMOs führen sogar Projektaufgaben durch, die normalerweise in den Verantwortungsbereich anderer
Abteilungen fallen, wie zum Beispiel Beschaffung, Qualitätssicherung, Rechts- oder Personalabteilung.
Das PMO kann darüber hinaus Kosten- oder Kosten-Nutzen-Analysen durchführen, um festzulegen,
welche Projekte durchgeführt werden.
3
Ein Oracle White Paper — Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt Management Office?
Unabhängig von der Bandbreite der Aufgaben steht für jedes PMO eine Sache im Vordergrund: das Projekt.
Ein Projekt Management Office befasst sich in der Regel nicht mit Arbeitsanforderungen oder Projekten
unterhalb eines bestimmten Risiko- oder Budgetgrenzwertes (zum Beispiel Projekte mit einem Budget von
100.000 bis 500.000 US-Dollar). Dennoch ist die Grundeinheit, mit der sich ein Projekt Management Office
beschäftigt, das Projekt – mit einem konkreten Beginn und Ende und einem klar definierten Ergebnis.
Fazit: Ein Projekt Management Office stellt sicher, dass Projekte zu jeder Zeit erfolgreich
abgeschlossen werden.
Weitere Informationen zum Thema, welcher Typ von Projekt Management Office für Ihr Unternehmen der
richtige ist und welche Best Practices für einen erfolgreichen Projektabschluss es gibt, finden Sie in Teil 2
unserer PMO White Paper Serie: „Projekt Management Office Best Practices: Ein Stufenplan zum Aufbau
und zur Optimierung eines PMO.“
Quellen
1 „Chaos Summary 2008,“ The Standish Group
2 http://www.pmforum.org/library/tips/2008/PDFs/Clark-7-08.pdf
3 Global Stimulus Plans: http://features.csmonitor.com/economyrebuild/2009/02/04/economicstimulus-plans-now-global-phenomenon/
4
Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt
Management Office?
April 2009
Oracle Deutschland GmbH
Riesstraße 25
D-80992 München
Oracle setzt sich dafür ein, Verfahren und Produkte zu entwickeln, die helfen die Umwelt zu schützen
Tel.: 0180-2-672253
www.oracle.com/de
© 2009, Oracle und/oder seine Tochterunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument wird nur zu
Oracle Software (Schweiz) GmbH
Informationszwecken bereitgestellt. Inhaltliche Änderungen bleiben vorbehalten. Oracle garantiert nicht für die Fehlerfreiheit
Täfernstrasse 4
des Dokuments. Das Dokument unterliegt keinerlei mündlicher oder gesetzlicher Garantie oder Gewährleistung, auch nicht
CH-5405 Baden-Dättwil
der Gewährleistung der allgemeinen Gebrauchstauglichkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Oracle übernimmt
Tel.: +41 56 483 31 11
keinerlei Haftung für dieses Dokument. Aus dem Dokument entstehen keinerlei direkte oder indirekte vertragliche Pflichten.
www.oracle.com/ch-de
Das Dokument darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung weder elektronisch noch mechanisch für irgendeinen Zweck
Oracle Austria GmbH
kopiert oder weitergegeben werden.
IZD Tower
WagramerStraße 17-19
Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation und/oder ihrer Tochterunternehmen. Andere Namen können Marken
A-1223 Wien
ihrer jeweiligen Inhaber sein.
Tel.: +43 1 33777-0
www.oracle.com/at
08019374