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GFI-Produkthandbuch Administratorhandbuch Die Informationen in diesem Dokument dienen ausschließlich Informationszwecken und werden in der vorliegenden Form ohne (ausdrückliche oder stillschweigende) Haftung jeglicher Art bereitgestellt, insbesondere ohne Gewährleistung der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten. GFI Software haftet nicht für etwaige Schäden, einschließlich Folgeschäden, die sich aus der Nutzung dieses Dokuments ergeben. Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Trotz sorgfältiger Prüfung der Inhalte übernimmt GFI keine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Eignung der Daten. Des Weiteren ist GFI nicht für Druckfehler, veraltete Informationen und Fehler verantwortlich. GFI übernimmt keine Haftung (ausdrücklich oder stillschweigend) für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der in diesem Dokument enthaltenen Informationen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Ihnen in diesem Dokument Sachfehler auffallen. Wir werden Ihre Hinweise sobald wie möglich berücksichtigen. Alle hier aufgeführten Produkte und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Eigentümer. Microsoft und Windows sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. GFI MailArchiver® unterliegt dem urheberrechtlichen Schutz von GFI SOFTWARE Ltd. – 1999–2012 GFI Software Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion: 2.0.2 Zuletzt aktualisiert (Monat/Tag/Jahr): 12/4/2012 Inhaltsverzeichnis 1 Informationen zu GFI MailArchiver® 1.1 Einführung in GFI MailArchiver 1.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver 1.3 Lizenzierung von GFI MailArchiver 1.3.1 Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs 1.4 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften 2 Installieren von GFI MailArchiver 2.1 Systemanforderungen 2.1.1 Softwareanforderungen 2.1.2 Hardwareanforderungen 2.1.3 Wichtige Einstellungen 2.2 Installationsvarianten für GFI MailArchiver 2.2.1 Vorbereiten des Journalpostfachs 2.2.2 Vorbereiten des Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2003 2.2.3 Vorbereiten des Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2007/2010 2.3 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank 2.3.1 Auswählen des Datenbanktyps 2.3.2 Verwenden der GFI MailArchiver-Datenbank 2.3.3 Verwenden von SQL Server® Express 2.3.4 Verwenden von Microsoft® SQL Server 2.4 Vor der Installation 2.5 Installieren von GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent 3.1 Lizenzkonfiguration 3.2 Konfigurieren der Archivspeichereinstellungen 3.2.1 Konfigurieren des Archivspeichers – GFI MailArchiver-Datenbank 3.2.2 Konfigurieren des Archivspeichers – SQL Server® 3.3 Archivierungsmethode konfigurieren 3.3.1 Einrichten eines Journalpostfachs 3.4 Abschluss der Nachinstallation 3.5 Testen der Einrichtung 4 Aktualisieren von früheren Versionen 4.1 Gründe für ein Upgrade auf GFI MailArchiver 2012 4.1.1 Welche Vorteile halten die neuen Archivspeicher bereit? 4.2 Aktualisieren von Versionen vor GFI MailArchiver 2012 4.3 Vor der Aktualisierung 4.4 Aktualisieren von GFI MailArchiver 4.5 Aktionen nach der Aktualisierung 4.5.1 Überprüfen der Lizenz 5 Verwenden von GFI MailArchiver 5.1 Anmelden bei GFI MailArchiver 17 17 17 18 18 18 19 19 19 21 21 24 25 25 25 26 27 28 28 29 30 31 33 34 34 36 38 42 44 46 47 50 50 50 50 52 52 54 54 55 55 5.2 Durchsuchen archivierter E-Mails 5.3 Arbeiten mit E-Mails 5.4 Suchen von archivierten E-Mails 5.4.1 Erweiterte Suche 5.4.2 E-Mail-Suche mithilfe von Smartphones 5.5 Zugreifen auf mehrere Postfächer 5.6 GFI MailInsights 5.6.1 Voraussetzungen für GFI MailInsights 5.6.2 Erstellen von Berichten 5.6.3 Planen von Berichten 5.6.4 Kommunikationsfluss 5.6.5 WebMail-Nutzung 5.6.6 E-Mail-Reaktionsverhalten 5.6.7 Speichernutzung 5.6.8 Inaktive Konten 5.6.9 Unangemessene Wörter 5.6.10 Interne Spammer 5.6.11 Außerhalb der Geschäftszeiten 5.6.12 Datenleckerkennung 5.6.13 Stellensuche 5.6.14 Ausdrucksuche 5.6.15 Bericht über den Benutzerdatenverkehr 5.7 Ändern der Benutzereinstellungen 6 Überwachen von GFI MailArchiver-Vorgängen 6.1 Einführung 6.2 Verwenden der „Startseite“ 6.2.1 Informationen zu GFI MailArchiver 6.2.2 Takt 6.2.3 Server 6.2.4 Archivspeicher 6.2.5 E-Mail-Fluss 6.2.6 Ereignisanzeige 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver 7.1 Einstellungsübersicht 7.2 Konfigurieren der Archivierungsmethode 7.3 Verwalten der zu archivierenden Mailserver 7.3.1 Anzeigen von konfigurierten Mailservern 7.3.2 Hinzufügen eines neuen Journalpostfachs 7.3.3 Bearbeiten eines bestehenden Journalpostfachs 7.3.4 Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalpostfachs 7.3.5 Entfernen eines bestehenden Journalpostfachs 7.4 Konfigurieren von Archivierungsregeln 7.4.1 Hinzufügen von Archivierungsregeln 7.4.2 Bearbeiten von Archivierungsregeln 7.4.3 Entfernen von Archivierungsregeln 55 57 59 59 61 65 66 67 67 68 68 71 73 75 77 78 80 82 85 87 88 90 93 94 94 94 95 95 96 96 97 98 99 99 100 102 103 103 106 106 106 107 108 110 111 7.5 Postfacharchivierungseinschränkungen 7.5.1 Aktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen 7.5.2 Deaktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen 7.6 Verwalten des Archivierungsbereichs 7.7 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 7.7.1 Aktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 7.7.2 Deaktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 7.7.3 Ausschließen von Ordnern aus der Ordnerstruktur-Abfrage 7.7.4 Entfernen von Richtlinien für ausgeschlossene Ordner 7.8 Verwalten von Archivspeichern 7.8.1 Anzeigen konfigurierter Archivspeicher 7.8.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen 7.8.3 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank für die Verwendung mit GFI MailArchiver 7.8.4 Anhängen eines Archivspeichers 7.8.5 Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails 7.8.6 Trennen eines vorhandenen Archivspeichers 7.8.7 Indizierung 7.8.8 Zeitplanung für Archivspeicher 7.8.9 Sichern von Archivspeichern 7.8.10 Online-Sicherung 7.8.11 Offline-Sicherung 7.8.12 Verschieben von E-Mails zwischen Datenbanken 7.8.13 Aktualisieren des Datenbankschemas 7.8.14 Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank 7.9 E-Mail-Zugriffssteuerung 7.9.1 Hinzufügen einer Active Directory-Gruppe zu einer Gruppe mit Vollzugriff 7.9.2 Hinzufügen von Benutzern zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager 7.9.3 Definieren der Benutzerzugriffskontrolle 7.9.4 Konfigurieren gemeinsamer Postfächer 7.10 Konfigurieren des IMAP-Servers 7.10.1 Verwenden von Zertifikaten 7.11 Aufbewahrungsrichtlinien 7.11.1 Wie werden Aufbewahrungsrichtlinien angewendet? 7.11.2 Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien 7.11.3 Hinzufügen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie 7.11.4 Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien 7.11.5 Hinzufügen einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie 7.11.6 Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen 7.12 Klassifizierungsregeln 7.12.1 Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel 7.12.2 Bearbeiten einer Klassifizierungsregel 7.12.3 Entfernen einer Klassifizierungsregel 7.13 Überwachung 7.13.1 Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten 7.13.2 Bearbeiten der Überwachung von Datenbankaktivitäten 7.13.3 Überwachungsberichte 111 111 113 113 114 114 116 116 118 119 119 121 121 122 123 123 124 127 128 128 128 134 135 136 137 138 138 138 139 140 142 143 143 144 144 148 148 150 150 150 152 152 152 153 155 156 7.14 Konfigurieren der E-Mail-Löschung 7.15 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln 7.16 Allgemeine Einstellungen 7.16.1 Ändern der allgemeinen Einstellungen 7.16.2 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs 8.1 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector 8.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver Outlook® Connector 8.3 Herunterladen von GFI MailArchiver Outlook Connector 8.3.1 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „Outlook® Connector“ 8.4 Systemanforderungen für Outlook® Connector 8.4.1 Software 8.4.2 Hardware 8.4.3 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector ohne GPO – Manuelle Installation 8.5 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector über GPO 8.5.1 Installieren von Outlook® Connector über GPO unter Windows® Server 2003 8.5.2 Installieren von Outlook® Connector über GPO unter Windows® Server 2008 8.6 Konfigurieren der manuellen Archivierung 8.6.1 Funktionsweise der manuellen Archivierung 8.6.2 Systemanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Addon 8.6.3 Software 8.6.4 Hardware 8.7 Aktivieren und Deaktivieren von GFI MailArchiver Outlook ® Addon 8.8 Herunterladen und Installieren von GFI MailArchiver Outlook Addon 8.8.1 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „Outlook® Addon“ 8.8.2 Manuelle Installation von GFI MailArchiver Outlook Addon 8.8.3 Installieren des Plug-In zur manuellen Archivierung über GPO 8.8.4 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Addon über GPO von Windows® Server 2003 8.8.5 Installieren der manuellen Archivierung über GPO von Windows® Server 2008 8.8.6 Konfigurieren von Outlook Addon 8.9 Konfigurieren des IMAP-Clientzugriffs für GFI MailArchiver 8.9.1 Konfigurieren von IMAP für Apple Mail 3.0 8.9.2 Konfigurieren von IMAP unter iOS5 8.9.3 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2003 8.9.4 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2007 8.9.5 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2010 8.9.6 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2013 8.9.7 Konfigurieren von IMAP in Outlook® 2011 für Mac 8.9.8 Konfigurieren von IMAP in Windows® Live Mail 8.9.9 Konfigurieren von IMAP unter Android 8.9.10 Konfigurieren von IMAP in Mozilla Thunderbird 10 9 Importieren und Exportieren von E-Mails 9.1 Importieren von E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern 158 160 160 161 162 164 164 164 165 165 165 165 166 166 168 168 170 173 174 174 174 175 175 176 177 177 177 177 179 181 184 185 186 187 188 189 190 191 191 192 193 195 195 9.1.1 Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote-Computer 197 9.1.2 Zugriffsberechtigungen für Microsoft® Exchange-Postfächer – Berechtigungen gewähren 198 9.1.3 Schritt 2: Ausführen des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools 200 9.1.4 Zugriffsberechtigungen für Microsoft® Exchange-Postfächer – Berechtigungen widerrufen 204 9.2 Importieren von E-Mails aus lokalen PST-Dateien 205 9.2.1 Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote-Computer 206 9.2.2 Schritt 2: Ausführen des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools für den Import aus PST-Dateien 207 9.3 Importieren von E-Mails aus PST-Dateien im Netzwerk 210 9.3.1 Schritt 1: Installieren von GFI PST Exporter 211 9.3.2 Schritt 2: Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen von GFI PST Exporter 211 9.3.3 Schritt 3: Konfigurieren der Benachrichtigungseinstellungen von GFI PST Exporter 213 9.3.4 Schritt 4: Konfigurieren von Computergruppen 214 9.3.5 Schritt 5: Hinzufügen von Endbenutzer-Computern zu Computergruppen 218 9.3.6 Schritt 6: Bereitstellen des GFI PST Exporter-Agenten für Endbenutzer-Computer 219 9.3.7 Schritt 7: Verarbeiten von PST-Dateien auf Endbenutzer-Computern 222 9.3.8 Berichte und Protokolle 222 9.3.9 Hinzufügen von importierten E-Mails zu den Archivspeichern von GFI MailArchiver 224 9.4 Exportieren von E-Mails aus GFI MailArchiver-Archivspeichern 225 9.4.1 Exportieren von E-Mails 225 10 Wiederherstellen von Postfächern 10.1 Wiederherstellen eines Postfachs 11 Fehlerbehebung 11.1 GFI SkyNet 11.2 Webforum 11.3 Technischen Support anfragen 11.4 Dokumentation 11.5 Probleme bei der Installation 11.6 Allgemeine Probleme 11.7 Probleme beim Importieren und Exportieren 11.8 Probleme mit Outlook® Connector 232 232 234 234 234 234 234 235 236 240 242 12 Glossar 245 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange 249 13.1 Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2000/2003 13.1.1 Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach. 13.1.2 Schritt 2: Konfigurieren Sie die E-Mail-Archivierung im Journalpostfach. 13.1.3 Schritt 3: Aktivieren Sie die Journalfunktion für Bcc-Informationen. 13.1.4 Schritt 4: Aktivieren Sie die Umschlagsjournal-Funktion. 13.2 Deaktivieren der Journal-Funktion in Microsoft® Exchange Server 2000/2003 13.3 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2003 13.3.1 Konfigurieren der Postfachverwaltung auf Serverebene 13.4 Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2007 249 249 250 252 253 255 257 261 262 13.4.1 Einrichten der Standard-Journale 13.4.2 Einrichten der Premium-Journale 13.5 Deaktivieren der Standard-Journale in Microsoft® Exchange Server 2007 13.5.1 Deaktivieren des Standard-Journals über die Microsoft ExchangeVerwaltungsshell 13.5.2 Deaktivieren des Premium-Journals 13.5.3 Deaktivieren des Premium-Journals über die Microsoft® Exchange ServerVerwaltungsshell 13.6 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2007 13.7 So verwenden Sie die Microsoft® Exchange-Verwaltungskonsole, um neue Einstellungen für verwaltete Inhalte zu erstellen: 13.8 Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2010 13.8.1 Einrichten der Standard-Journale 13.8.2 Einrichten der Premium-Journale 13.9 Deaktivieren der Standard-Journale in Microsoft® Exchange Server 2010 13.9.1 Deaktivieren des Standard-Journals über die Microsoft ExchangeVerwaltungsshell 13.9.2 Deaktivieren des Premium-Journals 13.10 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2010 13.10.1 Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe der ExchangeVerwaltungskonsole 13.10.2 Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole 13.11 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft® Exchange 2013 13.12 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2013 13.12.1 Schritt 1: Erstellen eines Aufbewahrungstags 13.12.2 Schritt 2: Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie 13.12.3 Schritt 3: Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachbenutzer 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen 14.1 Funktionsweise der rollenbasierten Bereitstellung 14.2 Systemanforderungen 14.3 Installieren von GFI MailArchiver in einer rollenbasierten Umgebung 14.3.1 Installieren von GFI MailArchiver 14.3.2 Ausführen des Bereitstellungsmanager-Assistenten auf jeder Instanz 14.3.3 Starten des Bereitstellungsmanager-Assistenten 14.3.4 Zuweisen der Benutzerpostfach-Synchronisationsrolle 14.3.5 Zuweisen der IMAP-Serverrolle 14.3.6 Zuweisen mehrerer Rollen an einen Server 14.3.7 Identifizieren des Servers mit der Speicherrolle 14.3.8 Identifizieren des Servers mit der Such- und Indizierungsrolle 14.3.9 Empfohlenes Bereitstellungsszenario 14.4 Deinstallationsinformationen 262 265 268 269 269 270 270 271 272 273 276 278 279 279 280 280 281 281 281 282 282 283 284 285 286 287 287 287 287 297 298 299 302 303 304 306 15 Anhang 3: Verwenden des Portänderungs-Tools 307 16 Index 309 Abbildungsverzeichnis Screenshot 1: Registrieren von ASP.NET in den IIS 24 Screenshot 2: Geben Sie für die Webanwendung die Website und den Alias für das virtuelle Verzeichnis an 32 Screenshot 3: Begrüßungsbildschirm des Nachinstallationsassistenten 33 Screenshot 4: Nachinstallationsassistent – Auswählen des Datenbanktyps 35 Screenshot 5: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts 37 Screenshot 6: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen der Datenbank 39 Screenshot 7: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts der Daten- und Protokolldatei 40 Screenshot 8: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts 41 Screenshot 9: Nachinstallationsassistent – Auswählen der Archivierungsmethode 43 Screenshot 10: Assistent für Journalpostfächer 45 Screenshot 11: Nachinstallationsassistent erfolgreich abgeschlossen 47 Screenshot 12: Suchen nach E-Mail 48 Screenshot 13: Geben Sie für die Webanwendung die Website und den Alias für das virtuelle Verzeichnis an 53 Screenshot 14: Durchsuchen archivierter E-Mails 56 Screenshot 15: Arbeiten mit E-Mails in GFI MailArchiver 57 Screenshot 16: Erweiterte Suchoptionen 60 Screenshot 17: Smartphone-Anmeldebildschirm 62 Screenshot 18: Startseite von GFI MailArchiver für Smartphones 63 Screenshot 19: Suchergebnisse auf Smartphone 64 Screenshot 20: Konversationsansicht auf Smartphone 65 Screenshot 21: Zugreifen auf mehrere Postfächer 66 Screenshot 22: Planen von MailInsights-Berichten 68 Screenshot 23: MailInsights-Kommunikationsfluss 69 Screenshot 24: Bericht „MailInsights-Kommunikationsfluss“ 70 Screenshot 25: MailInsights-WebMail-Nutzung 71 Screenshot 26: MailInsights-Bericht zu WebMail-Kommunikatoren 72 Screenshot 27: MailInsights – E-Mail-Reaktionsverhalten 73 Screenshot 28: MailInsights-Bericht zu E-Mail-Reaktionsverhalten 74 Screenshot 29: MailInsights – Speichernutzung 75 Screenshot 30: MailInsights-Bericht zur Speichernutzung 76 Screenshot 31: MailInsights – Inaktive Konten 77 Screenshot 32: Bericht zu inaktiven Konten 78 Screenshot 33: MailInsights – Unangemessene Wörter 79 Screenshot 34: MailInsights-Bericht zu unangemessenen Wörtern 79 Screenshot 35: Interne Spammer von MailInsights 80 Screenshot 36: Bericht zu internen Spammern von MailInsights 81 Screenshot 37: „Außerhalb der Geschäftszeiten“ von MailInsights 82 Screenshot 38: Bericht zu außerhalb der Geschäftszeiten von MailInsights 84 Screenshot 39: MailInsights-Bericht zur Datenleckerkennung 85 Screenshot 40: MailInsights-Bericht zur Datenleckerkennung 86 Screenshot 41: MailInsights-Bericht zur Stellensuche 87 Screenshot 42: MailInsights-Bericht zur Stellensuche 88 Screenshot 43: MailInsights-Ausdrucksuchbericht 89 Screenshot 44: MailInsights-Ausdrucksuchbericht 90 Screenshot 45: MailInsights-Bericht über den Benutzerdatenverkehr 91 Screenshot 46: MailInsights-Bericht über den Benutzerdatenverkehr 92 Screenshot 47: Benutzerprofileinstellungen 93 Screenshot 48: Das GFI MailArchiver-Dashboard 94 Screenshot 49: Informationen zu GFI MailArchiver 95 Screenshot 50: GFI MailArchiver-Takt 95 Screenshot 51: Bereich „Server“ 96 Screenshot 52: Bereich „Archivspeicher“ 96 Screenshot 53: GFI MailArchiver-Bereich „E-Mail-Fluss“ 97 Screenshot 54: Konfigurieren des Bereichs „E-Mail-Fluss“ 97 Screenshot 55: Registerkarte „Ereignisanzeige“ 98 Screenshot 56: Einstellungsseite von GFI MailArchiver 99 Screenshot 57: Konfigurieren der Archivierungsmethode 101 Screenshot 58: Verwalten von Journalpostfächern 103 Screenshot 59: Hinzufügen eines Journalpostfachs 103 Screenshot 60: Geben Sie an, welche Methode der Assistent zum Einrichten von GFI MailArchiver verwenden soll, so dass es mit einem Journalpostfach genutzt werden kann. 104 Screenshot 61: Vorhandenes Postfach erfolgreich hinzugefügt 106 Screenshot 62: Konfigurieren von Archivierungsregeln 107 Screenshot 63: Aktivierung der Archivierungseinschränkungen 111 Screenshot 64: Hinzufügen von E-Mails, Gruppen oder Benutzern 113 Screenshot 65: Konfigurieren von Einschränkungen des E-Mail-Archivs 114 Screenshot 66: Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren 115 Screenshot 67: Hinzufügen einer Ausschlussrichtlinie 117 Screenshot 68: Auswählen von auszuschließenden Benutzern 118 Screenshot 69: Anzeigen von Archivspeichern 120 Screenshot 70: Anhängen eines Archivspeichers 122 Screenshot 71: Suchindex-Verwaltung 125 Screenshot 72: Sichern einer SQL-Datenbank 130 Screenshot 73: Sichern einer SQL-Datenbank 132 Screenshot 74: Bulk Schema Upgrader 135 Screenshot 75: Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank 137 Screenshot 76: Konfigurieren der Zugriffskontrolle 139 Screenshot 77: Konfigurieren des IMAP-Servers 141 Screenshot 78: Anzeigen von Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien 144 Screenshot 79: Auswählen der Spam- oder E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie 145 Screenshot 80: Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent 146 Screenshot 81: Dialogfeld „Spam-Aufbewahrungsrichtlinie“ 149 Screenshot 82: Details der Klassifizierungsregel 151 Screenshot 83: Auswahl der Authentifizierungsmethode 154 Screenshot 84: Überwachung der Benutzerinteraktion aktivieren 155 Screenshot 85: Konfigurieren der E-Mail-Löschung 159 Screenshot 86: Allgemeine Einstellungen 161 Screenshot 87: Konfigurieren der Versionsprüfung 162 Screenshot 88: Einrichten der GFI MailArchiver-Server-URL über GPOs von Windows® Server 2003 169 Screenshot 89: Einrichten der GFI MailArchiver-Server-URL über GPOs von Windows® Server 2003 172 Screenshot 90: Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung 176 Screenshot 91: Einrichten der GFI MailArchiver-Server-URL über GPOs von Windows® Server 2008 180 Screenshot 92: GFI MailArchiver Outlook AddonKonfigurationseinstellungen für . 182 Screenshot 93: Importieren aus einem Microsoft Exchange-Postfach 201 Screenshot 94: Importieren aus Microsoft Exchange: Postfach- und Ordnerauswahl 202 Screenshot 95: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren 203 Screenshot 96: Dateien der persönlichen Ordner (PST-Dateien) von Microsoft Outlook® 208 Screenshot 97: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren 209 Screenshot 98: Anmeldeinformationen für GFI PST Exporter Master Service 211 Screenshot 99: GFI PST Exporter: Allgemeine Einstellungen 212 Screenshot 100: GFI PST Exporter: Allgemeine Einstellungen: Überprüfen des Abfragestamms 213 Screenshot 101: GFI PST Exporter: Benachrichtigungseinstellungen 214 Screenshot 102: GFI PST Exporter: Computergruppen 215 Screenshot 103: GFI PST Exporter: Erstellen einer neuen Computergruppe 215 Screenshot 104: GFI PST Exporter: Eigenschaften der Computergruppe 216 Screenshot 105: GFI PST Exporter: Zu durchsuchende Speicherorte der Computergruppen 217 Screenshot 106: GFI PST Exporter: Bearbeiten der Konfiguration der Computergruppen 218 Screenshot 107: GFI PST Exporter: Hinzufügen von Computern 219 Screenshot 108: GFI PST Exporter: Bereitstellen des Agenten 220 Screenshot 109: GFI PST Exporter: Bereitstellen des Agenten 220 Screenshot 110: GFI PST Exporter: Anforderungen an Remote-Computer 221 Screenshot 111: GFI PST Exporter: Verarbeitung auf einem Remote-Computer 222 Screenshot 112: GFI PST Exporter: Exportbericht 223 Screenshot 113: GFI PST Exporter: Verarbeitungsprotokolle 224 Screenshot 114: E-Mail-Export: Herstellen der Verbindung zu GFI MailArchiver 226 Screenshot 115: E-Mail-Export: Suchoptionen 227 Screenshot 116: E-Mail-Export: Exportoptionen 230 Screenshot 117: Dienstprogramm zur Wiederherstellung von Postfächern 232 Screenshot 118: Hinzufügen eines neuen Benutzers in Microsoft® Exchange Server 2003 249 Screenshot 119: Dialogfeld „Neues Objekt – Benutzer“ 250 Screenshot 120: Eigenschaften des Knotens „Postfachspeicher“ 251 Screenshot 121: Aktivieren der Journalfunktion in einem Microsoft® Exchange Server-Postfachspeicher 252 Screenshot 122: ADSI-Editor 254 Screenshot 123: Attribut „heuristics“ 255 Screenshot 124: Bearbeiten des Attributwertes „Heuristik“ 255 Screenshot 125: Eigenschaften des Knotens „Postfachspeicher“ 256 Screenshot 126: Aktivieren der Journalfunktion in einem Microsoft Exchange-Postfachspeicher 257 Screenshot 127: Postfachdetails des neuen Benutzers 263 Screenshot 128: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 264 Screenshot 129: Eigenschaften der Postfachdatenbank 265 Screenshot 130: Konfigurieren von Journalregeln 266 Screenshot 131: Erstellen einer neuen Journalregel 267 Screenshot 132: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 268 Screenshot 133: Eigenschaften der Postfachdatenbank 269 Screenshot 134: Konfigurieren von Journalregeln 270 Screenshot 135: Postfachdetails des neuen Benutzers 274 Screenshot 136: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 275 Screenshot 137: Eigenschaften der Postfachdatenbank 276 Screenshot 138: Erstellen einer neuen Journalregel 277 Screenshot 139: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 278 Screenshot 140: Eigenschaften der Postfachdatenbank 279 Screenshot 141: Funktionsweise der rollenbasierten Bereitstellung 285 Screenshot 142: Rollenauswahl 288 Screenshot 143: Zuweisen der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ 289 Screenshot 144: Zuweisen der Datenerfassungsrolle 290 Screenshot 145: Zuweisen der Speicherrolle 291 Screenshot 146: Zuweisen der Such- und Indizierungsrolle 292 Screenshot 147: Angeben der Wörtertrennung für die Such- und Indizierungsrolle 293 Screenshot 148: Zuweisen der Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle 294 Screenshot 149: Angeben der Einstellungen für die Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle 295 Screenshot 150: Zuweisen der Datenimportdienstrolle 296 Screenshot 151: Zuweisen der Datenimportdienstrolle 297 Screenshot 152: Zuweisen der IMAP-Serverrolle 298 Screenshot 153: Zuweisen mehrerer Rollen 299 Screenshot 154: Identifizieren des Servers mit der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ 300 Screenshot 155: Identifizieren des Servers mit der Datenerfassungsrolle 301 Screenshot 156: Identifizieren des Servers mit der Speicherrolle 302 Screenshot 157: Identifizieren des Servers mit der Such- und Indizierungsrolle 303 Screenshot 158: Benutzeroberfläche des Portänderungs-Tools 307 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs 18 Tabelle 2: Unterstützte Betriebssysteme 19 Tabelle 3: Unterstützte Datenbanken 20 Tabelle 4: Weitere unterstützte Komponenten 20 Tabelle 5: Mindestanforderungen und Empfehlungen für Prozessoren 21 Tabelle 6: Anforderungen für Arbeitsspeicher 21 Tabelle 7: Anforderungen für physischen Speicher 21 Tabelle 8: Von der Antiviren-Überprüfung auszuschließende Ordner 22 Tabelle 9: Von der Antiviren-Überprüfung auszuschließende Speicherorte 22 Tabelle 10: Überwachungsports auf dem GFI MailArchiver-Server 22 Tabelle 11: Von GFI MailArchiver verwendete Ports 22 Tabelle 12: Installationserwägungen 24 Tabelle 13: Auswählen des Datenbanktyps 27 Tabelle 14: Beschränkungen von Microsoft SQL Server 29 Tabelle 15: Aufgaben im Anschluss an die Installation 33 Tabelle 16: Speicheroptionen für archivierte E-Mails 35 Tabelle 17: Speicherorte der Archivspeicherdateien 37 Tabelle 18: Details des Datenbankservers 39 Tabelle 19: Authentifizierungsoptionen für Archivspeicher 40 Tabelle 20: Optionen für Speicherorte der Archivspeicher-Datenbankdatei 40 Tabelle 21: Optionen für Speicherorte der Datenbankdatei 42 Tabelle 22: Konfigurieren der Archivierungsmethode 43 Tabelle 23: Optionen für Journalpostfächer 45 Tabelle 24: Optionen für neue Journalpostfächer 46 Tabelle 25: Neue Funktionsanforderungen für die Archivspeicherautomatisierung 51 Tabelle 26: Lizenzierungsoptionen 54 Tabelle 27: Optionen auf der Registerkarte „Archiv“ 56 Tabelle 28: E-Mail-Anzeigeoptionen 58 Tabelle 29: Platzhalterbeschreibung 59 Tabelle 30: Erweiterte Suchoptionen 60 Tabelle 31: Kriterien für den Kommunikationsflussbericht 69 Tabelle 32: Kriterien für den Kommunikationsflussbericht 71 Tabelle 33: Kriterien für den WebMail-Nutzungsbericht 71 Tabelle 34: Kriterien für den WebMail-Nutzungsbericht 72 Tabelle 35: Kriterien für den Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten 73 Tabelle 36: Kriterien für den Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten 74 Tabelle 37: Kriterien für den Bericht über die E-Mail-Speichernutzung 75 Tabelle 38: Kriterien für den Bericht zur Speichernutzung 76 Tabelle 39: Kriterien für den Bericht über inaktive Konten 77 Tabelle 40: Kriterien für den Bericht über unangemessene Wörter 79 Tabelle 41: Kriterien für den Bericht zu unangemessenen Wörtern 80 Tabelle 42: Kriterien für den Bericht zu internen Spammern 81 Tabelle 43: Kriterien für den Bericht zu internen Spammern 81 Tabelle 44: Kriterien zum Bericht „Außerhalb der Geschäftszeiten“ 83 Tabelle 45: Kriterien zum Bericht „Außerhalb der Geschäftszeiten“ 85 Tabelle 46: Kriterien für den Bericht zur Datenleckerkennung 86 Tabelle 47: Kriterien für den Bericht zur Datenleckerkennung 86 Tabelle 48: Kriterien für den Bericht zur Stellensuche 87 Tabelle 49: Kriterien für den Bericht zur Stellensuche 88 Tabelle 50: Berichtskriterien zur Ausdrucksuche 89 Tabelle 51: Berichtskriterien zur Ausdrucksuche 90 Tabelle 52: Kriterien für den MailInsights-Bericht über den Benutzerdatenverkehr 91 Tabelle 53: Kriterien für den Bericht über den Benutzerdatenverkehr 92 Tabelle 54: Optionen im Bereich „E-Mail-Fluss“ 97 Tabelle 55: Überblick über aktuelle Einstellungen 99 Tabelle 56: Optionen des Archivierungsmethoden-Assistenten 101 Tabelle 57: Mailserveroptionen 103 Tabelle 58: Optionen des Assistenten für Journalpostfächer 104 Tabelle 59: Optionen für vorhandene Journalpostfächer 105 Tabelle 60: Bedingungen für Archivierungsregeln 109 Tabelle 61: Optionen für Archivierungseinschränkungen 112 Tabelle 62: Optionen für Einschränkungen des E-Mail-Archivs 114 Tabelle 63: Optionen für die Ordnerstruktur-Abfrage 115 Tabelle 64: Tabelle für Archivspeicher 120 Tabelle 65: Empfehlungen für Datenbanktypen 121 Tabelle 66: Bearbeiten der Archivspeichereinstellungen 122 Tabelle 67: Bearbeiten der Archivspeichereinstellungen 123 Tabelle 68: Optionen für Indizierungszeitplan 125 Tabelle 69: Suchindexstatus 126 Tabelle 70: Eigenschaften des Archivspeichers 133 Tabelle 71: Gruppen für die E-Mail-Zugriffssteuerung 137 Tabelle 72: Felder in der Aufbewahrungsrichtlinientabelle 144 Tabelle 73: Optionen für neue Aufbewahrungsrichtlinien 146 Tabelle 74: Vordefinierte Aufbewahrungsdateitypen 148 Tabelle 75: Optionen für Spam-Aufbewahrungsrichtlinien 149 Tabelle 76: Optionen für Klassifizierungsrichtlinie 151 Tabelle 77: SQL Server®-Authentifizierungsmethoden 154 Tabelle 78: Optionen für allgemeine Einstellungen 161 Tabelle 79: Einstellungen für Versionsprüfung 162 Tabelle 80: Versionen von GFI MailArchiver Outlook Connector 165 Tabelle 81: Verfügbarkeitsoptionen für die Registerkarte „Outlook® Connector“ 165 Tabelle 82: Softwareanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Connector 166 Tabelle 83: Hardwareanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Connector 166 Tabelle 84: Softwareanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Addon 174 Tabelle 85: Hardwareanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Addon 175 Tabelle 86: Verfügbarkeitsoptionen für die Registerkarte „Outlook® Connector“ 177 Tabelle 87: Outlook® Addon-Serveradresse 182 Tabelle 88: Aktionen für lokale E-Mails 183 Tabelle 89: Authentifizierungsmethode mit Outlook Addon 183 Tabelle 90: Archivierungsoptionen für Outlook Addon 184 Tabelle 91: Suchkriterien für E-Mail-Export 227 Tabelle 92: E-Mail-Exportoptionen 230 Tabelle 93: Probleme bei der Installation 235 Tabelle 94: Allgemeine Probleme 236 Tabelle 95: Probleme beim Importieren und Exportieren 240 Tabelle 96: Probleme mit Outlook® Connector 242 Tabelle 97: Bereitstellungsszenario 304 Tabelle 98: Bereitstellungsreihenfolge 305 1 Informationen zu GFI MailArchiver® 1.1 Einführung in GFI MailArchiver GFI MailArchiver ist eine E-Mail-Archivierungslösung, mit der Sie alle internen und externen E-Mails in einem zentralen Archivspeicher archivieren können. Dank der webbasierten Konfiguration von GFI MailArchiver können Sie die E-Mail-Archivspeicher komfortabel verwalten. Darüber hinaus können Sie anderen Benutzern die Möglichkeit einräumen, archivierte E-Mails über die webbasierte Oberfläche zu durchsuchen und abzurufen. GFI MailArchiver stellt außerdem Funktionen zur Integration in Microsoft Outlook® bereit. 1.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver Die Vorgänge in GFI MailArchiver lassen sich in die folgenden drei logischen Phasen unterteilen. Abbildung 1: Typische GFI MailArchiver-Installation Phase 1: Abrufen von E-Mails GFI MailArchiver ruft E-Mails abhängig von der konfigurierten Archivierungsmethode ab. Die Archivierungsmethoden werden in der folgenden Tabelle beschrieben: ARCHIVIERUNGSMETHODE BESCHREIBUNG Automatische Archivierung (Journal) GFI MailArchiver ruft die E-Mails aus dem Microsoft® Exchange-ServerJournalpostfach ab. Manuelle Archivierung GFI MailArchiver empfängt manuell archivierte E-Mails von GFI MailArchiver Outlook Addon. HINWEIS Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 100). GFI MailArchiver 1 Informationen zu GFI MailArchiver® | 17 Optional können E-Mails über das GFI MailArchiver in GFI MailArchiver Import- und Export-Tool importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren und Exportieren von E-Mails (Seite 195). Phase 2: Archivieren der E-Mails GFI MailArchiver speichert E-Mails aus den Archivspeichern, die automatisch mit den Neuen Archivspeichereinstellungen konfiguriert werden. E-Mails werden nach ihrem Absendedatum archiviert. Wenn kein Archivspeicher für den Zeitraum vorhanden ist, der mit dem Absendedatum der E-Mail übereinstimmt, wird automatisch ein neuer Archivspeicher erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen (Seite 121). HINWEIS Wenn die regelbasierte Archivierungsmethode ausgewählt ist, archiviert GFI MailArchiver nur die E-Mails, die die Kriterien in den konfigurierten Archivierungsregeln erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 107). Phase 3: Durchsuchen archivierter E-Mails Benutzer können über die Weboberfläche von GFI MailArchiver oder in Microsoft Outlook® mithilfe von GFI MailArchiver Outlook Connector archivierte E-Mails durchsuchen und nach bestimmten E-Mails suchen. 1.3 Lizenzierung von GFI MailArchiver Weitere Informationen zur Lizenzierung von GFI MailArchiver finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing 1.3.1 Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs Tabelle 1: Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs Begriff Beschreibung Zusätzliche Informationen und Referenzen, die für die ordnungsgemäße Funktion von GFI MailArchiver wichtig sind. Wichtige Hinweise und Warnungen bezüglich potentieller, oft auftretender Probleme. > Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Zugriff auf eine Funktion. Fetter Text Auszuwählende Elemente wie Knoten, Menüoptionen und Befehlsschaltflächen. Kursiver Text Parameter und Werte, die durch einen zutreffenden Wert ersetzt werden müssen, z. B. benutzerdefinierte Pfade und Dateinamen. Code Einzugebende Textwerte, z. B. Befehle und Adressen. 1.4 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Wenn die regelbasierte Archivierungsmethode oder die E-Mail-Löschung aktiviert ist, vergewissern Sie sich, dass dadurch keine Unternehmensrichtlinien oder andere relevante Gesetze und Bestimmungen zur E-Mail-Aufbewahrung verletzt werden. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln Konfigurieren von Archivierungsregeln und E-Mail-Löschung. GFI MailArchiver 1 Informationen zu GFI MailArchiver® | 18 2 Installieren von GFI MailArchiver Die Installation von GFI MailArchiver erfolgt in zwei Schritten: 1. Führen Sie den Installationsassistenten von GFI MailArchiver aus, um GFI MailArchiver und fehlende Komponenten zu installieren. 2. Folgen Sie den Anweisungen im Nachinstallationsassistenten von GFI MailArchiver, um GFI MailArchiver und die Betriebssystemumgebung zu konfigurieren. 2.1 Systemanforderungen In diesem Abschnitt werden die für eine erfolgreiche Bereitstellung von GFI MailArchiver erforderlichen Software- und Hardwareanforderungen und die zugehörigen Einstellungen beschrieben. Softwareanforderungen: Unterstützte Betriebssysteme Unterstützte Mailserver Unterstützte Datenbanken Weitere erforderliche Komponenten Hardwareanforderungen: Prozessor Arbeitsspeicher Physischer Speicher Wichtige Einstellungen: Antiviren- und Backup-Software Firewall-Port-Einstellungen Datenbankeinstellungen ASP.NET ®-Einstellungen HINWEIS Die empfohlenen Software- und Hardwareeinstellungen sind abhängig von der Anzahl der Benutzer, der aktivierten Einstellungen, des E-Mail-Aufkommens und der Nachrichtengröße. 2.1.1 Softwareanforderungen Unterstützte Betriebssysteme GFI MailArchiver kann unter den folgenden Betriebssystemen installiert werden: Tabelle 2: Unterstützte Betriebssysteme VERSION DES BETRIEBSSYSTEMS UNTERSTÜTZTES BETRIEBSSYSTEM 32 Bit Windows® SBS 2003 und SBS 2011 Windows® 2003 Standard und Enterprise Windows® 2008 Standard und Enterprise GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 19 VERSION DES BETRIEBSSYSTEMS UNTERSTÜTZTES BETRIEBSSYSTEM 64 Bit Windows® SBS 2008 Standard und SBS 2011 Windows® 2003 Standard und Enterprise Windows® 2008 Standard, Enterprise, Datacentre und Hyper-V® Windows® Server 2008 R2 Enterprise und Hyper-V® Windows® Server 2012 HINWEIS Der Server, auf dem GFI MailArchiver installiert wird, muss auf Active Directory® zugreifen können. Unterstützte Mailserver Microsoft® Exchange Server 2003 oder höher IMAP-kompatible Mailserver (mit journalähnlicher Funktion) Unterstützte Datenbanken GFI MailArchiver unterstützt die folgenden Datenbanken: Tabelle 3: Unterstützte Datenbanken UNTERSTÜTZTE DATENBANK BESCHREIBUNG Firebird In GFI MailArchiver integrierte Open-Source-Datenbank, die zu Testzwecken verwendet wird. Empfohlen für Testzwecke in Organisationen mit weniger als 50 E-Mail-Benutzern mit mäßigem E-Mail-Aufkommen (bis zu 2500 E-Mails pro Tag). SQL Server® 2005 oder höher (einschließlich SQL Server® Express-Editionen) Für alle Organisationen empfohlen. Ist nicht im Lieferumfang von GFI MailArchiver enthalten und muss gesondert installiert werden. Weitere erforderliche Komponenten Tabelle 4: Weitere unterstützte Komponenten ANDERE KOMPONENTEN Microsoft .NET® Framework 4.0 oder 4.5 Zugriff auf Microsoft® Active Directory ASP.NET® 4.0 Internetinformationsdienste (IIS®) 6.0 oder höher – SMTP- und World Wide Web-Dienste Internet Explorer® 8 oder höher, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari® Microsoft® Data Access Components (MDAC) 2.6 oder höher Microsoft® Exchange Server MAPI Client und Collaboration Data Objects 1.2.1 – Erforderlich (außer: Outlook® 2003 32 Bit oder höher ist installiert oder GFI MailArchiver ist unter Microsoft® Exchange Server 2003 installiert). Zum Download bereit unter: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=6248 HINWEIS Die minimal unterstützte Bildschirmauflösung ist 1024 × 768. GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 20 WICHTIG Nach der Installation von Microsoft .NET ® Framework 4.0 oder 4.5 müssen Sie den Computer neu starten. 2.1.2 Hardwareanforderungen Prozessor Tabelle 5: Mindestanforderungen und Empfehlungen für Prozessoren ANFORDERUNG BESCHREIBUNG Mindestanforderung Intel Pentium oder ein kompatibler Prozessor – 2 GHz, 32 Bit Empfehlung x64-basierter Server mit Intel 64-Architektur oder AMD64-Plattform Arbeitsspeicher Tabelle 6: Anforderungen für Arbeitsspeicher ANFORDERUNG BESCHREIBUNG Mindestanforderung 1 GB RAM (ausschließlich für GFI MailArchiver) Empfehlung 3 GB RAM (ausschließlich für GFI MailArchiver) Physischer Speicher Tabelle 7: Anforderungen für physischen Speicher ANFORDERUNG BESCHREIBUNG Mindestanforderung 400 MB physischer Speicherplatz (NTFS) für die GFI MailArchiver-Installation. Für die Datenbank (Firebird oder Microsoft® SQL Server) ist weiterer Speicherplatz erforderlich. Der benötigte Speicherplatz ist abhängig vom zu archivierenden E-Mail-Volumen. Empfehlung Server mit 4 physischen Laufwerken und der Möglichkeit den Speicherplatz bei Bedarf zu erhöhen. Weitere Informationen zur Konfiguration der Datenbank finden Sie im Abschnitt „Datenbankeinstellungen“ in diesem Kapitel. HINWEIS Es wird dringend empfohlen, Datenbanken und Indexdateien auf getrennten Festplatten angemessener Größe zu speichern. Es wird außerdem empfohlen, SAS-Festplatten zu verwenden. 2.1.3 Wichtige Einstellungen Antiviren- und Backup-Software Antiviren- und Backup-Software können zu einer Fehlfunktion von GFI MailArchiver führen. Fehler treten auf, wenn diese Software den Zugriff auf bestimmte Dateien verweigert, die von GFI MailArchiver benötigt werden. Deaktivieren Sie die Überprüfung der folgenden Ordner und Unterordner durch Antiviren- und BackupSoftware von Drittanbietern: GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 21 Tabelle 8: Von der Antiviren-Überprüfung auszuschließende Ordner ORDNER VON GFI MailArchiver <GFI MailArchiver-Installationsordner> und Unterordner <..\Programme\Gemeinsame Dateien\GFI> Schließen Sie außerdem Index und Archivspeicher von einer Überprüfung durch Backup- und AntivirenSoftware aus. Index und Archivspeicher befinden sich standardmäßig unter: Tabelle 9: Von der Antiviren-Überprüfung auszuschließende Speicherorte STANDARDMÄSSIGER GFI MailArchiver-SPEICHERORT VON INDEX UND ARCHIVSPEICHER <GFI MailArchiver-Installationsordner>\Indexes\default> <GFI MailArchiver-Installationsordner\Databases\default> HINWEIS Nach der Installation von GFI MailArchiver können Sie den standardmäßigen Speicherort von Index und Archivspeicher ändern. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten „Konfigurieren der Archivspeicher“ und „Konfigurieren der Suchindizes“ in diesem Handbuch. Firewall-Port-Einstellungen Konfigurieren Sie die Firewall so, dass Verbindungen vom GFI MailArchiver-Server über folgende Ports möglich sind: Tabelle 10: Überwachungsports auf dem GFI MailArchiver-Server PORT BESCHREIBUNG Remoting (Ports 8014, 8017, 8018, 8019, 8020, 8022) Wird bei rollenbasierter Installation zur Kommunikation zwischen GFI MailArchiverKomponenten verwendet. Stellen Sie sicher, dass diese Ports nur freigegeben sind, wenn der Server in einer verteilten Umgebung installiert ist. Ändern Sie Fernzugriffsportnummern problemlos mit dem Portänderungs-Tool. Weitere Informationen finden Sie unter Anhang 3: Verwenden des Portänderungs-Tools (Seite 307). Vom GFI MailArchiver-Server ausgehende Verbindungen Tabelle 11: Von GFI MailArchiver verwendete Ports PORT BESCHREIBUNG PROTOKOLL 25 Von GFI MailArchiver verwendet, wenn eine E-Mail in einem Benutzerpostfach wiederhergestellt oder eine Benachrichtigung an den GFI MailArchiver-Administrator gesendet werden muss. SMTP 80 Von der GFI MailArchiver-Benutzeroberfläche und den -Webdiensten verwendet. HTTP 135 Geben Sie diesen Port frei, wenn GFI MailArchiver nicht auf demselben Server wie Microsoft® Exchange Server installiert und so konfiguriert ist, dass ExOLEDB zum Abrufen von E-Mails genutzt wird. MAPI/RPC 143 Geben Sie diesen Port frei, um E-Mails abzurufen, wenn GFI MailArchiver nicht auf demselben Server wie Microsoft® Exchange Server installiert ist. IMAP 1443 Geben Sie diesen Port frei, wenn GFI MailArchiver so konfiguriert ist, dass E-Mails in einer SQL Server®-Datenbank archiviert werden. Microsoft SQL Server ® GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 22 PORT BESCHREIBUNG PROTOKOLL 3268 Wird für Verbindungen vom GFI MailArchiver-Server mit dem Domänencontroller verwendet, der den Microsoft® Global Catalog enthält. Microsoft Global Catalog 8096 – 8099 Geben Sie diese Ports frei, wenn beim Datenexport von Netzwerkcomputern GFI PST Exporter für die Kommunikation mit GFI MailArchiver verwendet wird. <Optional> 44143 Standardport für den GFI MailArchiver-IMAP-Dienst Der IMAP-Dienst ermöglicht Benutzern, von einem Drittanbieter-E-Mail-Client wie Thunderbird, Microsoft Outlook®, Apple Mail, Android, iOS und andere über IMAP auf archivierte E-Mails zuzugreifen. IMAP Datenbankeinstellungen GFI MailArchiver erfordert die Installation von SQL Server® in einem Modus, bei dem nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird (falls das Programm als Archivierungsdatenbank verwendet wird). Dies ist die Standardeinstellung bei der Installation von SQL Server®. Die Sortierungsmodi von SQL Server® gelten für alle SQL Server®-Objekte, einschließlich der Anmeldenamen. Wenn ein Benutzer nach der Änderung einer Namenseigenschaft nicht die GENAUE Zeichenfolge unter Beachtung von Groß- und Kleinschreibung eingibt, findet GFI MailArchiver nicht die benötigte Ressource, und es tritt ein Fehler auf. Nach Abschluss der Installation ist eine Änderung des Sortierungsmodus von SQL Server® nur mit größerem Aufwand möglich. Dazu muss mit fortschrittlichen Microsoft® SQL-Tools und -Methoden eine Masterdatenbank neu erstellt werden. Die beste Lösung besteht in der Installation einer weiteren Instanz von SQL Server® (eingestellt auf den Sortierungsmodus ohne Berücksichtigung der Groß- und Kleinschreibung). WICHTIG Wenn SQL Server® als Archivierungsdatenbank verwendet wird, stellen Sie sicher, dass SQL Server® in einem Modus installiert ist, bei dem nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. ASP.NET®-Einstellungen Damit GFI MailArchiver funktioniert, muss ASP.NET ® in den IIS® registriert und aktiviert werden. Registrieren von ASP.NET® in den IIS® Wenn Microsoft® .NET Framework nach den IIS installiert wird, wird es automatisch registriert. Andernfalls müssen Sie ASP.NET ® in den IIS® wir folgt registrieren: 1. Navigieren Sie mithilfe der Befehlszeile zu: <Windows-Verzeichnis>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\ HINWEIS Ersetzen Sie <v4.0.xxxxx> mit dem Ordnernamen der Microsoft® .NET FrameworkVersionsnummer. Beispiel: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\ GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 23 Screenshot 1: Registrieren von ASP.NET in den IIS 2. Geben Sie aspnet_regiis.exe -i ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Aktiveren von ASP.NET® in den IIS® HINWEIS Stellen Sie sicher, dass ASP.NET ® vom Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager zugelassen wird. IIS 6 1. Navigieren Sie zu Systemsteuerung > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager. 2. Erweitern Sie den Knoten des lokalen Computers, und wählen Sie Webdiensterweiterungen. 3. Klicken Sie im rechten Bereich mit der rechten Maustaste auf ASP.NET v4.0.xxxxx, und wählen Sie Zulassen. IIS 7 1. Navigieren Sie zu Systemsteuerung > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager. 2. Wählen Sie den Knoten des lokalen Computers, und starten Sie im Bereich Features die ISAPI- und CGI-Einschränkungen. 3. Klicken Sie im Bereich Features mit der rechten Maustaste auf ASP.NET v4.0.xxxxx, und wählen Sie Zulassen. 2.2 Installationsvarianten für GFI MailArchiver Installieren Sie GFI MailArchiver auf einem beliebigen Computer, der die Systemanforderungen erfüllt und zur Active Directory®-Domäne gehört. Bevor Sie mit der Installation fortfahren, sollten Sie die unten aufgeführten Details berücksichtigen: Tabelle 12: Installationserwägungen ERWÄGUNGEN BESCHREIBUNG E-Mail-Aufkommen auf Ihren Servern Die Installation von GFI MailArchiver auf einem Mailserver mit einem hohen Aufkommen an empfangenen und zu verarbeitenden E-Mails führt zu einer höheren Belastung der Serverressourcen. Dies kann dazu führen, dass diese Server nicht mehr reagieren und die E-Mails nicht in einem angemessenen Zeitrahmen verarbeiten. GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 24 ERWÄGUNGEN BESCHREIBUNG Hardware- und SoftwareSpezifikationen Ihrer Server Die weiter oben im Abschnitt zu den Systemanforderungen aufgeführten Hardware- und Softwarespezifikationen gelten zusätzlich zu den Anforderungen der anderen auf dem Server installierten Software. Auf Servern, deren Ressourcenkapazität nahezu ausgeschöpft ist, sollte GFI MailArchiver nicht installiert werden. Erfordernis, E-Mails von mehreren Quellen gleichzeitig zu archivieren Die Installation von GFI MailArchiver auf einem Server, der keinen Zugriff auf mehrere Quellen besitzt, führt zu einem Problem bei der Zentralisierung der E-Mail-Datenarchivierung. Wenn sich keines der oben aufgeführten Details als Problem erweist, kann GFI MailArchiver auf dem E-Mail-Server installiert werden. Beispiel: Beim Archivieren von E-Mails von einem Microsoft® Exchange Server, der den E-MailVerkehr im Netzwerk bewältigt und noch über freie Kapazitäten verfügt, können Sie GFI MailArchiver direkt auf dem Computer installieren, auf dem Microsoft® Exchange Server installiert ist. Beim Archivieren von E-Mails von mehreren Microsoft® Exchange Servern mithilfe von IMAP wird empfohlen, GFI MailArchiver auf einem getrennten Server zu installieren. GFI MailArchiver benötigt jedoch keinen dedizierten Computer, wenn es nicht auf dem Mailserver installiert wird. 2.2.1 Vorbereiten des Journalpostfachs Ein Journalpostfach ist ein Postfach, in dem Kopien der von E-Mail-Benutzern gesendeten und empfangenen E-Mails gespeichert werden. Dadurch können alle E-Mails eines Unternehmens – mit minimalen Leistungsaufwand – aufgezeichnet werden. GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft® Exchange Server zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. WICHTIG Wenn die Journalfunktion nicht korrekt eingerichtet wird, ist die E-Mail-Archivierung NICHT möglich. 2.2.2 Vorbereiten des Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2003 Wenn Sie ein Microsoft® Exchange Server-Journalpostfach für die Verwendung mit GFI MailArchiver konfigurieren möchten, müssen Sie ein neues Journalpostfach erstellen und Microsoft Exchange so konfigurieren, dass E-Mails in diesem Journalpostfach archiviert werden. Außerdem müssen Sie festlegen, ob nur die Bcc-Informationen oder alle Header-Informationen in das Journal aufgenommen werden sollen. Ausführliche Anweisungen zur Konfiguration eines Journalpostfachs in Microsoft® Exchange Server 2003 für die Verwendung mit GFI MailArchiver, finden Sie unter Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2000/2003 in Anhang 1. 2.2.3 Vorbereiten des Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2007/2010 Microsoft® Exchange Server 2007 und Microsoft® Exchange Server 2010 unterstützen zwei Journaltypen: GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 25 Standard-Journale: Mit dieser Funktion wird ein Postfachspeicher konfiguriert, in dem alle EMails eines Unternehmens aufgezeichnet werden können. GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft® Exchange Server zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Dieser Journaltyp wird auch als Postfachdatenbank-bezogenes Journal bezeichnet. Premium-Journale: Dieser Typ ist nur mit der Microsoft® Exchange Server EnterpriseClientzugriffslizenz (CAL) verfügbar. Ein Administrator kann damit benutzerdefinierte Regeln für Journale einrichten, wie beispielsweise „Nur eingehende E-Mails archivieren“, „Nur ausgehende E-Mails archivieren“ oder „E-Mails einer bestimmten Gruppe archivieren“. Dieser Journaltyp wird auch als empfängerbezogenes Journal bezeichnet. GFI MailArchiver nutzt diesen Journaltyp durch Erkennung und Anzeige der Regeln im Konfigurationsassistenten für die Datenquellen. Auswählen einer Journalmethode Wählen Sie Standard-Journale, um alle E-Mails (eingehende und ausgehende) aller Benutzer innerhalb des Unternehmens zu archivieren. Wählen Sie Premium-Journale, wenn Sie mehr Kontrolle über die zu archivierenden E-Mails wünschen (z. B. nur bestimmte Benutzer oder nur eingehende oder ausgehende Mail). HINWEIS Für die Premium-Journalfunktion ist eine Microsoft® Exchange EnterpriseClientzugriffslizenz (CAL) erforderlich. Aktivieren der Journal-Funktion für Microsoft® Exchange Server 2007 und Microsoft® Exchange Server 2010 Wenn Sie über Microsoft® Exchange 2007 vor Service Pack 2 verfügen, erstellen Sie ein Journalpostfach anhand der Anweisungen unter Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2007 oder Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft Exchange Server 2010 in diesem Handbuch. Für Installationen mit Microsoft® Exchange Server 2007 SP2 und Microsoft® Exchange Server 2010 stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Verwenden Sie den Nachinstallationsassistenten von GFI MailArchiver, um das erforderliche Journalpostfach automatisch zu erstellen, oder Folgen Sie den Anweisungen im Anhang 1 im vorliegenden Handbuch. 2.3 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank Als Archivierungslösung ist GFI MailArchiver bezüglich Leistungsfähigkeit bei Archivierung und Abruf von Daten stark von der Datenbankinfrastruktur abhängig. Die folgenden Abschnitte dienen dem besseren Verständnis der folgenden Optionen: Auswählen des Datenbanktyps GFI MailArchiver-Datenbank (nur für Evaluierungszwecke) Microsoft SQL Server Express (empfohlen) Microsoft SQL Server GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 26 HINWEIS Es wird dringend empfohlen, Microsoft® SQL Server Express oder Microsoft® SQL Server als Datenbank zu verwenden. Die in der Installation von GFI MailArchiver enthaltene Firebird-Datenbank ist nur für Evaluierungszwecke vorgesehen. 2.3.1 Auswählen des Datenbanktyps GFI MailArchiver kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Hardware-Einrichtungen und – Kombinationen ausgeführt werden. Die folgende Tabelle enthält die typischen empfohlenen Konfigurationen. Diese Richtlinien und Konfigurationen können je nach Benutzeraktivitäten und täglichem E-Mail-Verkehr variieren. Tabelle 13: Auswählen des Datenbanktyps ANZAHL DER ZU ARCHIVIERENDEN POSTFÄCHER EMPFOHLENER DATENBANKTYP Bis zu 50 Postfächer NUR für Testzwecke GFI MailArchiverDatenbank SPEICHERORT DER EINZELNEN KOMPONENTEN E-Mail-Header – Firebird-Datenbank Metadaten – Firebird-Datenbank E-Mail-Daten – Auf Festplatte Bis zu 100 Postfächer Durchschn. E-Mail-Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag SQL Server® Express mit Dateispeicher E-Mail-Header – SQL Server® Express Metadaten – SQL Server® Express E-Mail-Daten – Auf Festplatte 50 Postfächer oder mehr Durchschn. E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag SQL Server® E-Mail-Header – SQL Server® Metadaten – SQL Server® E-Mail-Daten – SQL Server® Mehr als 500 Postfächer Durchschn. E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag SQL Server® mit Dateispeicher E-Mail-Header – SQL Server® Metadaten – SQL Server® E-Mail-Daten – Auf Festplatte HINWEIS E-Mail-Metadaten enthalten Informationen zu in GFI MailArchiver archivierten E-Mails. GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 27 HINWEIS Es wird dringend empfohlen, Microsoft® SQL Server Express oder Microsoft® SQL Server als Datenbank zu verwenden. Die in der Installation von GFI MailArchiver enthaltene Firebird-Datenbank ist nur für Evaluierungszwecke vorgesehen. 2.3.2 Verwenden der GFI MailArchiver-Datenbank GFI MailArchiver umfasst eine Firebird-Datenbank, die für Evaluierungszwecke empfohlen wird. HINWEIS Stellen Sie sicher, dass eine Firebird-Datenbank eine Größe von 2 GB nicht überschreitet. Zur Verhinderung von leistungsbezogenen Problemen wird bei der Verwendung von FirebirdDatenbanken die folgende Konfiguration dringend empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI MailArchiver-Installation Physische Festplatte 2: Datenspeicher der Firebird-Datenbank Physische Festplatte 3: Indizes der E-Mail-Datenbank Durch diese Konfiguration wird ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte verhindert. WICHTIG Eine Nichtbeachtung dieser Empfehlungen kann zu erheblichen Leistungsverlusten führen. HINWEIS Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn E-Mails in SQL Server® archiviert werden. Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher-Option wird nicht unterstützt. 2.3.3 Verwenden von SQL Server® Express SQL Server® Express wird für mittelgroße Unternehmen empfohlen (ca. 1-100 E-Mail-Benutzer) mit einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag. Für GFI MailArchiver mit einer SQL Server® Express 2000/2005/2008-Datenbank wird folgende Konfiguration empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI MailArchiver-Installation Physische Festplatte 2: Microsoft® SQL Server-Datendatei (.mdf). Physische Festplatte 3: Microsoft® SQL Server-Protokolldatei (.ldf) Physische Festplatte 4: Indizes der E-Mail-Datenbank GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 28 Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte Festplattenlaufwerke verteilt werden. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte wird so vermieden. HINWEIS Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn E-Mails in SQL Server® archiviert werden. Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher-Option wird nicht unterstützt. Beachten Sie jedoch die folgenden Einschränkungen von SQL Server® Express: Die Größe der Datenbank ist auf 4 GB begrenzt (10 GB für SQL Server® Express 2008 R2) Verwendung von nur einer CPU Maximale RAM-Nutzung von 1 GB RAM Daher werden die folgenden Möglichkeiten empfohlen: Tabelle 14: Beschränkungen von Microsoft SQL Server OPTION BESCHREIBUNG SQL Express und Dateisystem als Backend-Datenbank verwenden Für diese Methode wird SQL Server® Express als Backend-Datenbank verwendet, und die binären Quelldateien werden an einem separaten Speicherort (nicht in der Datenbank) gespeichert. So wird der für Archivierungszwecke benötigte Speicherplatz auf SQL Server® Express eingespart. Weitere Informationen zu Archivspeichern finden Sie im Administrations- und Konfigurationshandbuch von GFI MailArchiver (mit GFI MailArchiver installiert). Aktivieren Sie die Funktion „Wenn Archivspeicher voll, neuen Archivspeicher verwenden“ in der Archivspeicher-Verwaltung. Daraufhin wechselt GFI MailArchiver automatisch zu einer neuen Datenbank, sobald die 4-GB-Grenze von SQL Server® Express erreicht wurde. Für diese Option müssen die Archivspeicher auf SQL-Datenbank und Dateisystem basieren. Weitere Informationen zur Option Wenn Archivspeicher voll, neuen Archivspeicher verwenden in der Archivspeicher-Verwaltung finden Sie im Administrations- und Konfigurationshandbuch von GFI MailArchiver (mit GFI MailArchiver installiert). HINWEIS Überprüfen Sie nach dem ersten Monat der Archivierung die Dateigröße der Datenbankdatei. Schätzen Sie anhand dieses Werts die voraussichtliche Größe der Archivdatenbank z. B. nach sechs Monaten. Wenn die Schätzung der Archivspeichergröße einen Wert von mehr als 20 GB ergibt, sollten Sie eine Konfiguration der ArchivspeicherVerwaltungsfunktion von GFI MailArchiver in Betracht ziehen. 2.3.4 Verwenden von Microsoft® SQL Server Microsoft® SQL Server wird für größere Unternehmen (mehr als 100 E-Mail-Benutzer) mit einem erheblichen zu archivierenden E-Mail-Aufkommen (mehr als 6000 E-Mails/Tag) empfohlen. Für die Archivierung von E-Mails in Unternehmen mit mehr als 500 E-Mail-Benutzern (oder mehr als 8000 EMails/Tag) wird die Verwendung von Microsoft SQL Server® mit Dateispeicher-Option empfohlen. Dadurch wird wird Archivierungskapazität von GFI MailArchiver erheblich gesteigert. GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 29 HINWEIS Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn die EMails in Microsoft® SQL Server archiviert werden. Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher-Option wird nicht unterstützt. Für GFI MailArchiver mit einer Microsoft® SQL Server 2000/2005/2008-Datenbank wird folgende Konfiguration empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI MailArchiver-Installation Physische Festplatte 2: Microsoft® SQL Server-Datendatei (.mdf). Physische Festplatte 3: Microsoft® SQL Server-Protokolldatei (.ldf) Physische Festplatte 4: Indizes der E-Mail-Datenbank Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte Festplattenlaufwerke verteilt werden. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte wird so vermieden. HINWEIS Überprüfen Sie nach dem ersten Monat der Archivierung die Dateigröße der Datenbankdatei. Schätzen Sie anhand dieses Werts die voraussichtliche Größe der Archivdatenbank z. B. nach sechs Monaten. Wenn die Schätzung der Archivspeichergröße einen Wert von mehr als 20 GB ergibt, sollten Sie eine Konfiguration der ArchivspeicherVerwaltungsfunktion von GFI MailArchiver in Betracht ziehen. WICHTIG Konfigurieren Sie Microsoft® SQL Server für GFI MailArchiver so, dass dieser den gemischten Authentifizierungsmodus verwendet. So wechseln Sie in den gemischten Authentifizierungsmodus: 1. Klicken Sie im Enterprise Manager mit der rechten Maustaste auf den Knoten SQL Server > Eigenschaften. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit, und wählen Sie unter Authentifizierung die Option SQL Server und Windows aus. 3. Speichern Sie die Einstellungen. 2.4 Vor der Installation 1. Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit administrativen Berechtigungen verwenden. 2. Speichern Sie aktuelle Arbeiten, und schließen Sie alle auf dem Computer geöffneten Anwendungen. GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 30 3. Überprüfen Sie, ob der Computer, auf dem Sie GFI MailArchiver installieren, die zuvor in diesem Kapitel aufgeführten System- und Hardwareanforderungen erfüllt. 4. Überprüfen Sie die Microsoft® Exchange Server-Rolle: GFI MailArchiver kann nicht auf einer Microsoft® Exchange Server 2007/2010-Edge-Rolle installiert werden, da ein derartiger Server typischerweise in einer DMZ unter Verwendung von ADAM (Active Directory® Application Mode)/AD LDS (Lightweight Directory Services) anstelle von Active Directory eingerichtet wird. Stellen Sie sicher, dass IMAP aktiviert ist, wenn Sie die Installation auf einem Microsoft® Exchange Server 2007/2010 mit Client-Zugriffs-Funktion ausführen. 2.5 Installieren von GFI MailArchiver 1. Doppelklicken Sie auf: Mailarchiver.exe, um GFI MailArchiver auf 32-Bit-Systemen zu installieren oder Mailarchiver_x64.exe, um GFI MailArchiver auf 64-Bit-Systemen zu installieren 2. Wählen Sie im Dialogfeld Installationssprache wählen die Sprache aus, die Sie während der Installation verwenden möchten. Klicken Sie anschließend auf OK. 3. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter. 4. Wenn Sie prüfen möchten, ob eine neue-Version von GFI MailArchiver verfügbar ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Prüfen, ob auf der Website von GFI eine neuere Version von GFI MailArchiver zur Verfügung steht, und klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie andernfalls die Option Nicht auf neue Version prüfen, und klicken Sie auf Weiter. HINWEIS Für die Überprüfung auf eine neuere Version ist eine Internetverbindung erforderlich. 5. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, und aktivieren Sie die Option Ich stimme der Lizenzvereinbarung zu. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 6. Klicken Sie auf Weiter, um GFI MailArchiver im Standardordner zu installieren. Für eine Installation in einem anderen Verzeichnis klicken Sie auf Ändern, und wählen Sie den neuen Installationspfad aus. GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 31 Screenshot 2: Geben Sie für die Webanwendung die Website und den Alias für das virtuelle Verzeichnis an 7. Wenn Sie die Standardwerte für die Website und die Verknüpfung des virtuellen Verzeichnisses ändern möchten, können Sie die gewünschten Werte in die Felder Website: und Verknüpfung zu virtuellem Verzeichnis: eingeben. Diese Werte geben die URL an, die für den Zugriff auf GFI MailArchiver verwendet wird. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie zum Installieren von GFI MailArchiver auf Installieren. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Installationsassistenten zu schließen. GFI MailArchiver 2 Installieren von GFI MailArchiver | 32 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent Nach der erfolgreichen Installation von GFI MailArchiver wir der Begrüßungsbildschirm angezeigt. Klicken Sie auf Konfigurieren, um GFI MailArchiver mithilfe des Nachinstallationsassistenten zu konfigurieren. Screenshot 3: Begrüßungsbildschirm des Nachinstallationsassistenten Der Nachinstallationsassistent unterstützt Sie bei Folgendem: Tabelle 15: Aufgaben im Anschluss an die Installation AUFGABE BESCHREIBUNG Eingeben eines gültigen Lizenzschlüssels – Um GFI MailArchiver nach der Installation verwenden zu können, ist ein gültiger Lizenzschlüssel erforderlich. Geben Sie den erworbenen Lizenzschlüssel oder einen Testschlüssel ein, wenn Sie GFI MailArchiver zunächst testen möchten. Ein Benutzertestschlüssel kann unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm angefordert werden. Einrichten von Archivspeichereinstellungen – Konfigurieren Sie die Archivspeichereinstellungen, um Eigenschaften wie Name, Datenbanktyp und Indexspeicherorte anzugeben. Diese Einstellungen dienen GFI MailArchiver als Vorlage für die automatische Erstellung neuer Archivspeicher. Auswählen einer Archivierungsmethode – Die Archivierungsmethode gibt an, wie E-Mails von Microsoft® Exchange Server in den Archivspeichern von GFI MailArchiver archiviert werden. Wählen Sie aus den folgenden Optionen die gewünschte Archivierungsmethode aus. Klicken Sie auf Weiter, um GFI MailArchiver für die Erstbenutzung einzurichten. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 33 3.1 Lizenzkonfiguration Geben Sie im Fenster Lizenzkonfiguration den Lizenzschlüssel ein, den Sie beim Kauf von GFI MailArchiver erhalten haben. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel überprüfen und anschließend auf Weiter, um fortzufahren. HINWEIS Zur Evaluierung von GFI MailArchiver können Sie einen kostenlosen Evaluierungsschlüssel von GFI Software Ltd unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm anfordern. 3.2 Konfigurieren der Archivspeichereinstellungen Innerhalb von GFI MailArchiver dienen Archivspeicher als Container, die archivierte E-Mails enthalten. Archivspeicher bestehen aus mehreren Komponenten, z. B.: Eine Datenbank, in der E-Mail-Metadaten gespeichert werden, Eine Datenbank, in der sowohl E-Mail-Metadaten als auch E-Mail-Daten gespeichert werden, Ein Speicherort auf der Festplatte, der als E-Mail-Index verwendet wird, Ein Speicherort auf der Festplatte zur Speicherung von E-Mail-Daten. Archivspeicher werden je nach Archivspeicherprofil automatisch erstellt. Im Archivspeicherprofil sind Name, Datenbanktyp sowie die Speicherorte der Datenbankdateien, E-Mails-Dateien und Indizes angegeben. Erstellen Sie mithilfe des Archivspeicher-Assistenten die Archivspeichereinstellungen, die als Vorlage zur automatischen Erstellung weiterer Archivspeicher verwendet werden sollen. So rufen Sie den Archivspeicher-Assistenten manuell auf: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher. 2. Klicken Sie im Fenster Archivspeicher auf Neue Archivspeichereinstellungen. 3. (Optional) Um die Suchfunktion in Archivspeichern zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzern das Durchsuchen dieses Archivspeichers ermöglichen (standardmäßig aktiviert). Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 4. (Optional) Klicken Sie auf Erweitert, um das Benennungsmuster für neue Archivspeicher zu bearbeiten. Wählen Sie auf der vordefinierten Liste eine Option aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniertes Muster, um die Konvention für die Benennung anzupassen. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 34 Screenshot 4: Nachinstallationsassistent – Auswählen des Datenbanktyps 5. Wählen Sie den Speicherort für archivierte E-Mails aus. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 16: Speicheroptionen für archivierte E-Mails DATENBANKTYP BESCHREIBUNG Microsoft SQL Server mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei mehr als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI MailArchiver einen SQL-Server® verwendet, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu speichern. HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server® installiert sein. Microsoft SQL Server Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll, oder wenn Sie eine vollständige Überwachung der Benutzer- und Datenbankaktivitäten benötigen Wählen Sie diese Option, damit GFI MailArchiver einen SQL-Server® verwendet, um sowohl E-MailHeader/Metadaten als auch E-Mail-Daten zu speichern. HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server® installiert sein. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 35 DATENBANKTYP BESCHREIBUNG SQL Server Express mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 100 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI MailArchiver eine SQL-Server® Express-Datenbank verwendet, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um EMail-Daten zu speichern. HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server® Express installiert sein. Diese Software kann kostenlos von der Microsoft®-Website heruntergeladen werden. GFI MailArchiverDatenbank Nur für Testzwecke empfohlen Wählen Sie diese Option, um alle E-Mail-Header/Metadaten in einer Firebird-Datenbank und die EMail-Daten an einem von Ihnen festgelegten Speicherort zu speichern. HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss Firebird NICHT installiert sein. GFI MailArchiver erstellt automatisch eine Datenbank. 6. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. In diesem Kapitel: 3.2.1 Konfigurieren des Archivspeichers – GFI MailArchiver-Datenbank 36 3.2.2 Konfigurieren des Archivspeichers – SQL Server® 38 3.2.1 Konfigurieren des Archivspeichers – GFI MailArchiver-Datenbank Wenn Sie sich für eine GFI MailArchiver-Datenbank entschieden haben, müssen Sie Neue Archivspeichereinstellungen erstellen, die von GFI MailArchiver als Vorlage für die Einrichtung neuer Archivspeicher verwendet werden. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 36 Screenshot 5: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts 1. Wählen Sie den Speicherort der Datenbankdatei, der E-Mail-Datei und des Suchindex aus, die für die GFI MailArchiver-Datenbank verwendet werden sollen. Geben Sie außerdem die erforderlichen Anmeldeinformationen an, die für den Zugriff auf die festgelegten Speicherorte verwendet werden sollen. Tabelle 17: Speicherorte der Archivspeicherdateien OPTION BESCHREIBUNG Speicherort der Datenbankdatei Legt den Speicherort der Firebird-Datenbank fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden nicht unterstützt. Speicherort der E-Mail-Datei Legt den Speicherort der E-Mail-Dateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden nicht unterstützt. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 37 OPTION BESCHREIBUNG Speicherort des Suchindexes Legt den Speicherort des Suchindexes fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden unterstützt. Folgenden Benutzernamen und folgendes Kennwort für den Zugriff auf den oben angegebenen UNC-Pfad verwenden Aktivieren Sie diese Option, um die Eingabe von Anmeldenamen und Kennwort zu ermöglichen. Die eingegebenen Anmeldeinformationen werden für den Zugriff auf die ausgewählten UNC-Pfade verwendet. 2. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 3. Klicken Sie auf Fertig stellen. 3.2.2 Konfigurieren des Archivspeichers – SQL Server® Wenn Sie sich für Microsoft® SQL Server, Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher oder SQL Server® Express mit Dateispeicher entschieden haben, werden Sie nun aufgefordert, einen neuen Archivspeicher einzurichten. HINWEIS Stellen Sie sicher, dass SQL Server® mit Authentifizierung im gemischten Modus installiert und TCP/IP aktiviert ist. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 38 Screenshot 6: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen der Datenbank 1. Wählen Sie im Fenster Details des Datenbankservers einen SQL-Server® aus der Liste der automatisch erkannten Server aus, oder geben Sie die Details manuell ein. Tabelle 18: Details des Datenbankservers OPTION BESCHREIBUNG Datenbankserver auswählen, in dem die archivierten EMails gespeichert werden sollen Ermöglicht die Auswahl eines SQL-Servers® aus der Liste der erkannten Microsoft® SQLServer. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut überprüfen, um erneut auf Server zu prüfen, die seit dem Laden der Seite eine Online-Verbindung hergestellt haben. Datenbankserver angeben, der für die Archivierung Ihrer E-Mails verwendet werden soll Wählen Sie diese Option, um die Liste der erkannten Microsoft® SQL-Server zu ignorieren und die für den Archivspeicher zu verwendenden Serverdetails selbst anzugeben. 2. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 3. Falls Sie im vorherigen Fenster die manuelle Angabe der Details für die Speicherung der archivierten E-Mails gewählt haben, müssen Sie in das Feld Datenbankserver den Namen der Microsoft® SQL Server-Datenbank eingeben. Wenn ein Datenbankserver ausgewählt wurde, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 39 4. Wählen Sie die Authentifizierungsmethode aus, mit der eine Verbindung zum SQL-Server® hergestellt werden soll. Tabelle 19: Authentifizierungsoptionen für Archivspeicher OPTION BESCHREIBUNG Integrierte WindowsAuthentifizierung Verwenden Sie die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers für den Zugriff auf SQL Server®. Die Eingabe von Benutzernamen und Kennwort ist nicht erforderlich. Microsoft SQL ServerAuthentifizierung Verwenden Sie den in den gleichnamigen Feldern eingegebenen Benutzernamen und das Kennwort für den Zugriff auf SQL Server®. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 7: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts der Daten- und Protokolldatei 6. Geben Sie den Pfad für die SQL Server®-Daten (.mdf) und -Protokolldateien (.ldf) an. Wenn eine vorhandene Datenbank ausgewählt wurde, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Tabelle 20: Optionen für Speicherorte der Archivspeicher-Datenbankdatei OPTION BESCHREIBUNG Standardpfad von Microsoft SQL Server verwenden Weist GFI MailArchiver an, die standardmäßig in SQL Server® konfigurierten Pfade zu verwenden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alternative Pfade festzulegen. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 40 OPTION BESCHREIBUNG Speicherort der Datendatei Legt den Speicherort der von GFI MailArchiver verwendeten Datendateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Pfad auszuwählen. Pfad der Datendatei auch für die Protokolldatei verwenden Weist GFI MailArchiver an, den im Textfeld Speicherort der Daten- und Protokolldatei ausgewählten Pfad als Speicherort für die Protokolldatei zu verwenden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen benutzerdefinierten Speicherort für die Protokolldatei einzugeben. Speicherort der Protokolldatei Legt den Speicherort der von GFI MailArchiver verwendeten Protokolldateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Pfad auszuwählen. 7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 8: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts 8. Geben Sie die für den ausgewählten SQL Server®-Typ benötigten Dateispeicherorte an. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 41 HINWEIS In Abhängigkeit vom ausgewählten SQL Server®-Typ können bestimmte Optionen nicht ausgewählt werden. Bei Auswahl von Microsoft SQL Server mit Dateispeicher sind beispielsweise die Optionen Speicherort der Datenbankdatei und Speicherort der E-Mail-Datei deaktiviert. Tabelle 21: Optionen für Speicherorte der Datenbankdatei OPTION BESCHREIBUNG Speicherort der E-Mail-Datei Legt den Speicherort der E-Mail-Daten fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden nicht unterstützt. Speicherort des Suchindexes Legt den Speicherort des Suchindexes fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden unterstützt. Folgenden Benutzernamen und folgendes Kennwort für den Zugriff auf den oben angegebenen UNC-Pfad verwenden Aktivieren Sie diese Option, um die Eingabe von Anmeldenamen und Kennwort zu ermöglichen. Die eingegebenen Anmeldeinformationen werden für den Zugriff auf die ausgewählten UNC-Pfade verwendet. 9. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. WICHTIG Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen des Datenbanktyps (Seite 27). 10. Klicken Sie auf Fertig stellen. 3.3 Archivierungsmethode konfigurieren Mit der Archivierungsmethode werden die von GFI MailArchiver zu archivierenden E-Mails bestimmt. Wenn Sie E-Mails nach bereits konfigurierten Archivierungsregeln archivieren möchten, wählen Sie Automatische Archivierung (Journal) mit der Option Regelbasierte Archivierung. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 42 Screenshot 9: Nachinstallationsassistent – Auswählen der Archivierungsmethode So konfigurieren Sie die Archivierungsmethode: 1. Wählen Sie auf der Registerkarte Konfiguration die Option Archivierungsmethode. 2. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren. 3. Wählen Sie im Fenster Konfigurationsassistent eine oder mehrere der folgenden Optionen aus: Tabelle 22: Konfigurieren der Archivierungsmethode OPTION BESCHREIBUNG Manuelle Archivierung Mit der Archivierungsmethode können Benutzer E-Mails aus ihrer Microsoft Outlook®Anwendung in GFI MailArchiver archivieren. Um E-Mails manuell archivieren zu können, muss GFI MailArchiver Outlook Addon auf Benutzercomputern bereitgestellt sein. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der manuellen Archivierung (Seite 173). GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 43 OPTION BESCHREIBUNG Automatische Archivierung (Journal) GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft® Exchange Server zum Abrufen von E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Für die Verwendung der Methode Automatische Archivierung (Journal) ist ein Journalpostfach erforderlich. Die Erstkonfiguration eines Journalpostfachs erfolgt mithilfe des Nachinstallationsassistenten. Mit einem Journalpostfach können Sie EMails von einem Microsoft® Exchange Server archivieren. Wenn die Methode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert ist, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Alle E-Mails – Wählen Sie diese Option, um alle E-Mails zu archivieren, die über Ihre konfigurierten Mailserver übermittelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der zu archivierenden Mailserver (Seite 102). Regelbasierte Archivierung – Archivieren Sie E-Mails anhand von Kriterien, die in Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 107). 4. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 3.3.1 Einrichten eines Journalpostfachs Die Journalfunktion ist eine E-Mail-Server-Funktion, mit der alle E-Mails eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Mithilfe der Microsoft® Exchange-Journalfunktion können Sie die E-Mail-Daten so leiten, dass sie in einem einzelnen Postfach abgelegt werden. Die E-Mails werden dann von GFI MailArchiver zur Archivierung abgerufen. Für Microsoft® Exchange Server 2007 und spätere Versionen bietet GFI MailArchiver die Möglichkeit, das Journalpostfach in Microsoft® Exchange mithilfe des Nachinstallationsassistenten zu erstellen. Folgen Sie den Anweisungen in diesem Abschnitt, um die Journalfunktion für Microsoft Exchange Server 2007 und spätere Versionen einzurichten. HINWEIS Anweisungen zum manuellen Einrichten eines Journal-Postfachs für Microsoft® Exchange Server 2007 und höher finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ ConfiguringJournaling. Erstellen Sie für Microsoft® Exchange Server 2003-Installationen ein Journalpostfach wie in Anhang 1 – Manuelle Einrichtung eines Journalpostfachs beschrieben. WICHTIG Wenn die Journalfunktion nicht korrekt eingerichtet wird, ist die E-MailArchivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) NICHT verfügbar. 1. Klicken Sie im Konfigurationsassistenten, der sich nach Erstellen des Archivspeicherprofils öffnet, auf Weiter. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 44 Screenshot 10: Assistent für Journalpostfächer 2. Wählen Sie, ob Sie automatisch ein neues Journalpostfach erstellen oder manuell alle Details des Journalpostfachs angeben möchten. Der Konfigurationsassistent erkennt vorhandene Journalpostfächer und ermöglicht deren Nutzung. Tabelle 23: Optionen für Journalpostfächer OPTION BESCHREIBUNG Aus der Liste der erkannten Journalpostfächer unten ein Journalpostfach auswählen Zeigt eine Liste von Journalpostfächern an, die vom Konfigurationsassistenten erkannt wurden. Aktivieren Sie diese Option, und wählen Sie ein Journalpostfach aus der angezeigten Liste aus, um dieses zu verwenden. Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E-Mails zu starten Ermöglicht die automatische Erstellung eines neuen Journalpostfachs. Aktivieren Sie diese Option, und wählen Sie einen erkannten Microsoft® Exchange Server aus, für den das neue Journalpostfach erstellt werden soll. Mit dem Assistenten ein Journalpostfach manuell erstellen Ermöglicht das Erstellen eines neuen Journalpostfachs durch die manuelle Eingabe aller neuen Details. Dazu gehören die Angabe des Postfachspeichers, der Verbindungsmethode, der verwendeten Ports und der Anmeldeinformationen. HINWEIS Wählen Sie diese Option, um ein Journalpostfach in Microsoft® Exchange Server 2003 zu konfigurieren. 3. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 45 4. Wenn Sie die Option Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E-Mails zu starten oder Mit dem Assistenten ein Journalpostfach manuell erstellen gewählt haben, werden Sie nun aufgefordert, die für das Journalpostfach erforderlichen Details einzugeben. Wenn die Option Aus der Liste der erkannten Journalpostfächer unten ein Journalpostfach auswählen ausgewählt ist, klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 24: Optionen für neue Journalpostfächer OPTION BESCHREIBUNG Mailserver Zeigt den Namen des erkannten Mailservers an, auf dem sich das Journalpostfach befindet. Verbinden über: Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. Folgende Optionen sind verfügbar: ExOLEDB – Nur verfügbar, wenn GFI MailArchiver auf dem gleichen Computer wie Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist. IMAP – Nur verfügbar, wenn GFI MailArchiver nicht auf dem gleichen Computer wie Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist. Exchange Web Services (EWS) – Nur für Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 oder 2010 verfügbar. IMAP-Port Diese Option ist NUR verfügbar, wenn IMAP als Verbindungsmethode ausgewählt wird. Legt den IMAP-Port fest, der für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird. Standardwert: 143 SSL verwenden Legt fest, ob SSL (Secure Socket Layer) für eine sichere Verbindung zwischen GFI MailArchiver und dem Mailserver verwendet werden soll. Anmeldung:/Kennwort: Ermöglicht das Festlegen eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit dem Mailserver eingegeben werden müssen. Postfach/Ordner Legt das standardmäßige Verzeichnis/Postfach für das E-Mail-Journal fest. Standardwert: Posteingang 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 6. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung des Journalpostfachs abzuschließen. 3.4 Abschluss der Nachinstallation Nach Erfüllung der Anforderungen des Nachinstallationsassistenten können Sie nun beginnen, Ihre EMails auf dem Microsoft® Exchange-Server mithilfe von GFI MailArchiver zu archivieren. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 46 Screenshot 11: Nachinstallationsassistent erfolgreich abgeschlossen Bestätigen Sie, dass die Einrichtung der Lizenzierung, des Archivspeicherprofils und der Archivierungsmethode abgeschlossen ist. Klicken Sie dafür auf Fertig stellen. 3.5 Testen der Einrichtung Testen Sie Ihre Einrichtung je nach ausgewählter Archivierungsmethode im Nachinstallationsassistenten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails erfolgreich archiviert werden. Testen der manuellen Archivierung 1. Öffnen Sie eine Microsoft Outlook®-Installation, für die GFI MailArchiver Outlook Addon bereitgestellt wurde. HINWEIS Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der manuellen Archivierung (Seite 173). 2. Wählen Sie eine E-Mail aus, und klicken Sie auf Archivieren. 3. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 47 4. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die E-Mail mit GFI MailArchiver Outlook Addon archiviert wurde. Die archivierte E-Mail wird im Korrespondenzbereich angezeigt. Testen der automatischen Archivierung (Journal) aller E-Mails 1. Senden Sie eine E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse, deren Posteingang archiviert wird. 2. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv. Screenshot 12: Suchen nach E-Mail 3. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die archivierte E-Mail im Korrespondenzbereich angezeigt wird. Testen der regelbasierten Archivierung 1. Vergewissern Sie sich, dass Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 107). 2. Erstellen Sie eine E-Mail unter Berücksichtigung der Kriterien, die in den Archivierungsregeln festgelegt wurden, und senden Sie diese E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse. 3. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv. 4. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die archivierte E-Mail im Korrespondenzbereich angezeigt wird. GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 48 HINWEIS Wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass GFI MailArchiver E-Mails ordnungsgemäß archiviert, können Sie Postfachverwaltungsrichtlinien einrichten, um E-Mails von Ihrem Microsoft Exchange Server zu entfernen. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten: Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2003 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2007 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2010 Entfernen von E-Mails in Microsoft Exchange Server 2013 GFI MailArchiver 3 GFI MailArchiver-Nachinstallationsassistent | 49 4 Aktualisieren von früheren Versionen 4.1 Gründe für ein Upgrade auf GFI MailArchiver 2012 GFI MailArchiver 2012 bietet Anwendern eine intuitive Handhabung, eine bessere Leistung und umfasst zahlreiche neue Funktionen, um die Archivierung von E-Mails weiter zu vereinfachen. Vor allem wurde die Verwaltung des Archivierungsprozesses erheblich erleichtert und mithilfe einer vereinfachten Archivierungskonfiguration vollständig automatisiert. Zu den weiteren wichtigen Funktionen von GFI MailArchiver 2012 gehören: Jederzeitiger standortunabhängiger Zugriff auf E-Mail-Archive über IMAP-fähige Geräte wie iPhone®, iPad®, Android™ und mehr Zusätzliche Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente – mit allen von der E-Mail-Archivierung her bekannten Vorteilen Regelbasierte Archivierung für eine genauere Festlegung zu speichernder E-Mails und zum gezielten Löschen archivierter Nachrichten Gewinnung wertvoller Geschäftserkenntnisse aus archivierten E-Mails – Mit MailInsights-Berichten lassen sich potenzielle Sicherheitsverletzungen, rechtliche Risiken und Produktivitätsprobleme effizient erkennen. Ergebnisse werden in leicht verständlichen Berichten ausgegeben, entweder nach Bedarf oder zeitgesteuert samt Zustellung per E-Mail. 4.1.1 Welche Vorteile halten die neuen Archivspeicher bereit? Dank einer neuen Funktion von GFI MailArchiver werden neue Archivspeicher automatisch erstellt, um sicherzustellen, dass alle E-Mails richtig in den entsprechenden Archivspeichern abgelegt werden. Dadurch können Benutzer das E-Mail-Archiv einfacher durchsuchen und verwalten. Sobald eine neue E-Mail zur Archivierung bereitsteht, wird sie von GFI MailArchiver anhand des Empfangsdatums kategorisiert und im entsprechenden Archivspeicher abgelegt. Kann kein gültiger Archivspeicher gefunden werden, wird anhand der Neuen Archivspeichereinstellungen, die im Nachinstallationsassistenten konfiguriert wurden, automatisch ein neuer Archivspeicher erstellt. Ein Archivspeicher ist nur dann ein gültiger Speicher, wenn er weder mit Voll noch mit Schreibgeschützt gekennzeichnet ist. HINWEIS Bestimmte Archivspeicher können von der E-Mail-Archivierung ausgeschlossen werden. Dann wird dieser Archivspeicher als voll gekennzeichnet und ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails (Seite 123). Außerdem kann ein Benennungsmuster für neue Archivspeicher definiert werden. Dieses Muster sorgt für Einheitlichkeit und kann besser von Benutzern nachvollzogen werden, wenn sie ihre Archivspeicher durchsuchen. 4.2 Aktualisieren von Versionen vor GFI MailArchiver 2012 Archivspeicher von früheren Versionen von GFI MailArchiver können aktualisiert und unter der neuen Architektur verwendet werden. Während des Upgrade-Vorgangs werden Sie von GFI MailArchiver 2012 aufgefordert, alle vorhandenen Archivspeicher zu aktualisieren. Dieser Vorgang ist Voraussetzung GFI MailArchiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen | 50 dafür, dass GFI MailArchiver automatisch einen Zeitraum für jeden Archivspeicher erkennt. Nach der Aktualisierung ist allen Archivspeichern wieder der entsprechende Zeitraum zugewiesen, und neue EMails können archiviert werden. Leere Archivspeicher werden als ungültig markiert und können gelöscht werden. In GFI MailArchiver 2012 wurde die Archivspeicherverwaltung erneuert, um die Archivspeichererstellung zu automatisieren. Diese Neuerung wirkt sich auch auf die Funktionsweise verschiedener Produktfunktionen aus. Außerdem wurden neue Anforderungen für die Archivspeicherautomatisierung festgelegt. In der folgenden Tabelle werden die neuen Anforderungen und Funktionsänderungen beschrieben: Tabelle 25: Neue Funktionsanforderungen für die Archivspeicherautomatisierung FUNKTION/ANFORDERUNG BESCHREIBUNG Upgrade des Datenbankschemas Stellen Sie sicher, dass das Datenbankschema während des Installationsbzw. Upgradevorgangs aktualisiert wird. Andernfalls ist die Archivspeicherautomatisierung nicht implementiert und GFI MailArchiver 2012 funktioniert nicht. Das Datenbankschema kann auch manuell über das Tool „Database Schema Upgrader“ aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren des Datenbankschemas (Seite 135). Datenbanken können nicht manuell erstellt werden Die manuelle Erstellung von Archivspeichern ist nicht mehr möglich. Die Archivspeicherverwaltung ist ein von GFI MailArchiver durchgeführter automatischer Vorgang. Automatische Erstellung von Archivspeichern Um die Archivspeicherverwaltung zu vereinfachen, erstellt GFI MailArchiver je nach Bedarf neue Archivspeicher. Neue Archivspeicher werden erstellt, wenn E-Mails vom Journal oder von der manuellen Archivierung bei GFI MailArchiver eingehen. Die Archivierung erfolgt anhand der Vorlageneinstellungen, die unter Neue Archivspeichereinstellungen festgelegt wurden. Neue Archivspeichereinstellungen Die Neuen Archivspeichereinstellungen werden nach der Installation konfiguriert und dienen als Vorlage zur automatischen Erstellung neuer Archivspeicher. Diese Vorlage kann später über die Benutzeroberfläche von GFI MailArchiver geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen (Seite 121). Zeitplanung für Archivspeicher Archivspeicher werden automatisch anhand eines vordefinierten Zeitplans erstellt. Für das Rollover wird die Standardeinstellung, alle zwei Monate, empfohlen. Weitere Informationen finden Sie unter Zeitplanung für Archivspeicher (Seite 127). Keine aktiven/inaktiven Archivspeicher Erstellte Archivspeicher bleiben so lange aktiv, bis der aktuelle Archivspeicher voll ist oder bis der Archivspeicher als schreibgeschützt festgelegt wird. E-Mails im angegebenen Archivspeicherzeitraum werden im entsprechenden Speicher archiviert. Schreibgeschützter Archivspeicher Ein Archivspeicher kann schreibgeschützt werden. Wenn E-Mails jedoch in diesem Zeitraum archiviert werden müssen, wird ein neuer Archivspeicher erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails (Seite 123). Voller Archivspeicher Wenn die empfohlene Speicherbegrenzung des Archivspeichers erreicht ist, wird ein neuer Archivspeicher erstellt. Diese Funktion ist nur für Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server® Express- und FirebirdDatenbanken basieren. Single-Instance-Storage-Funktionalität Dank der Single-Instance-Storage-Funktion von GFI MailArchiver wird sichergestellt, dass keine E-Mail-Dubletten in denselben Archivspeicher vorkommen. GFI MailArchiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen | 51 FUNKTION/ANFORDERUNG BESCHREIBUNG Importieren von E-Mails in GFI MailArchiver Wenn Sie mit dem GFI MailArchiver Import- und Export-Tool E-Mails in GFI MailArchiver importieren, werden sie nach Datum sortiert und archiviert, ohne dass dafür ein Zeitplan erstellt werden muss. Neue Archivspeicher werden je nach Bedarf erstellt, wenn für einen bestimmten Zeitraum kein Archivspeicher vorhanden ist. Wenn die E-Mail eines Benutzers importiert wird, haben alle in der E-Mail vorkommenden Empfänger/Absender Besitzrechte an dieser E-Mail und können auf die EMail zugreifen. Archivspeicher, die während des Importvorgangs erstellt werden, können für normale GFI MailArchiver-Vorgänge verwendet werden, wenn E-Mails aus dem Journal oder per manueller Archivierung archiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren und Exportieren von E-Mails (Seite 195). 4.3 Vor der Aktualisierung 1. Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit administrativen Berechtigungen verwenden. 2. Speichern Sie vor der Installation alle Arbeiten, und schließen Sie alle laufenden Anwendungen auf dem Computer. 3. Prüfen Sie vor der Aktualisierung sämtliche Systemanforderungen. HINWEIS Weitere Informationen zum Aktualisieren von Versionen vor GFI MailArchiver 6 finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_UpgradeDatabase 4.4 Aktualisieren von GFI MailArchiver 1. Doppelklicken Sie auf: Mailarchiver2011.exe, um GFI MailArchiver auf 32-Bit-Systemen zu aktualisieren Mailarchiver2011_x64.exe, um GFI MailArchiver auf 64-Bit-Systemen zu aktualisieren 2. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter. 3. Wählen Sie aus, ob auf der Website von GFI nach einer neueren Version von GFI MailArchiver gesucht werden soll. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 4. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, und aktivieren Sie die Option Ich stimme der Lizenzvereinbarung zu. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 5. Bei der Aktualisierung einer früheren Version von GFI MailArchiver werden Sie aufgefordert, die EMail-Adresse des Administrators und den Lizenzschlüssel einzugeben. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Fahren Sie andernfalls mit dem nächsten Schritt fort. GFI MailArchiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen | 52 HINWEIS Zum Aktualisieren der Lizenz einer früheren Version oder zum Testen von GFI MailArchiver klicken Sie auf Weitere Informationen, um einen Schlüssel anzufordern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ UpgradeInformation Screenshot 13: Geben Sie für die Webanwendung die Website und den Alias für das virtuelle Verzeichnis an 6. Wenn Sie die Standardwerte für die Website und die Verknüpfung des virtuellen Verzeichnisses ändern möchten, können Sie die gewünschten Werte in die Felder Website: und Verknüpfung zu virtuellem Verzeichnis: eingeben. Diese Werte geben die URL an, die für den Zugriff auf GFI MailArchiver verwendet wird. Klicken Sie auf Weiter. 7. Klicken Sie zum Installieren von GFI MailArchiver auf Installieren. 8. Klicken Sie auf Aktualisieren, um das vorhandene Datenbankschema auf das neue GFI MailArchiverSchema zu aktualisieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter. WICHTIG Damit GFI MailArchiver ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Datenbankschemata aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren des Datenbankschemas (Seite 135). GFI MailArchiver 4 Aktualisieren von früheren Versionen | 53 HINWEIS Wenn Sie die Installation ohne Aktualisierung des Datenbankschemas fortsetzen möchten, klicken Sie auf Upgrade des Datenbankschemas überspringen. Ich werde das Upgrade später durchführen. und anschließend auf Weiter. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Installationsassistenten zu schließen. 4.5 Aktionen nach der Aktualisierung 4.5.1 Überprüfen der Lizenz Mit einem gültigen Lizenzschlüssel können Sie GFI MailArchiver ohne Einschränkungen nutzen. Um den installierten Lizenzschlüssel zu überprüfen, wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Lizenzschlüssel ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln (Seite 160). Tabelle 26: Lizenzierungsoptionen AKTUALISIERUNGSTYP Die gleiche Version, aber ein anderes Build BESCHREIBUNG Wenn der vorherige Lizenzschlüssel für eine Vollversion war, werden Sie während der Installation nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert. Nach Laden der Benutzeroberfläche werden Sie nicht zur Eingabe des Schlüssels aufgefordert. Wenn der vorherige Lizenzschlüssel abgelaufen ist, werden Sie während der Installation nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert. Nach der Installation werden Sie zur Eingabe des Schlüssels aufgefordert. Wenn der vorherige Lizenzschlüssel ein Testschlüssel war, werden Sie während der Installation nicht zur Eingabe eines Lizenzschlüssels aufgefordert. Wenn der Schlüssel für die Testlizenz abgelaufen ist, werden Sie nach der Installation zum Erwerb eines Schlüssels aufgefordert. Wenn der Schlüssel für die Testlizenz nicht abgelaufen ist, werden Sie nicht nach einem Schlüssel gefragt. HINWEIS ,Älteres Build‘ betrifft kompilierte GFI MailArchiver-Software derselben Version. Von einer vorherigen Version von GFI MailArchiver GFI MailArchiver Der vorherige Lizenzschlüssel ist ungültig. Geben Sie bei der Installation einen neuen Lizenzschlüssel ein. Siehe http://go.gfi.com/?pageid=MAR_UpgradeInformation 4 Aktualisieren von früheren Versionen | 54 5 Verwenden von GFI MailArchiver In diesem Kapitel finden Sie Informationen zu den folgenden Themen: Anmelden bei GFI MailArchiver Durchsuchen archivierter E-Mails Arbeiten mit E-Mails Suchen nach archivierten E-Mails Zugreifen auf mehrere Postfächer Ändern der Anzeigesprache 5.1 Anmelden bei GFI MailArchiver Navigieren Sie zu Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver wird in Ihrem Standardinternetbrowser geöffnet. Geben Sie bei Aufforderung Ihre DomänenAnmeldeinformationen ein (Benutzername und Kennwort für die Windows®-Anmeldung). Alternativ können Sie die folgende URL in die Adresszeile Ihres Internetbrowsers eingeben: http://<GFI MailArchiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI MailArchiver> Beispiel: http://mydomain.com/MailArchiver Standardmäßig sind für die Anmeldung bei GFI MailArchiver keine Anmeldeinformationen erforderlich. Stattdessen werden die Anmeldeinformationen des aktuell angemeldeten Benutzers verwendet. Wenn Sie Ihren Browser schließen, wir der aktuell angemeldete Benutzer bei GFI MailArchiver abgemeldet. HINWEIS Wenn Sie sich als ein anderer Benutzer anmelden möchten, melden Sie Ihr Profil ab, und melden Sie sich mit einem anderen Windows®-Benutzerprofil an. HINWEIS Wenn Sie sich an einem Computer anmelden, der sich nicht in derselben Domäne wie die Installation von GFI MailArchiver befindet, werden Sie zur Eingabe der Anmeldeinformationen aufgefordert, die Sie für die Domäne verwenden, in der GFI MailArchiver installiert ist. 5.2 Durchsuchen archivierter E-Mails 1. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv aus. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 55 Screenshot 14: Durchsuchen archivierter E-Mails 2. Auf der Registerkarte Archiv werden alle archivierten E-Mails der Postfächer angezeigt, für die Ihnen eine Zugriffsberechtigung erteilt wurde. Darüber hinaus können Sie die in der Tabelle unten beschriebenen Aktionen durchführen. Tabelle 27: Optionen auf der Registerkarte „Archiv“ OPTION BESCHREIBUNG Ermöglicht die Suche nach E-Mails. Geben Sie das gesuchte Wort oder die gesuchte Wortgruppe ein, und klicken Sie auf . Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt. Blendet den E-Mail-Vorschaubereich aus. Blendet den E-Mail-Vorschaubereich ein. Wechselt zwischen der Anzeige des E-Mail-Vorschaubereichs am unteren Bildschirmrand und an der Seite. Zeigt E-Mails in der Nachrichtenansicht an. Zeigt E-Mails in der Postfachansicht an. Zeigt eine Liste der Postfächer an, auf die der aktuell angemeldete Benutzer Zugriff hat. Wählen Sie aus der Kontoliste über die Option Konten im Archiv auflisten den Archivspeicher aus, für den Sie Postfächer anzeigen möchten. Klicken Sie auf Schließen, um die Kontoliste zu schließen. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 56 OPTION BESCHREIBUNG Löscht die ausgewählten E-Mails, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die E-Mail-Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt. HINWEIS Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter LegalHold-Funktion können keine E-Mails gelöscht werden. HINWEIS Standardmäßig zeigt GFI MailArchiver bis zu 25 E-Mails pro Seite an. Klicken Sie zum Ändern dieses Wertes auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, und geben Sie unter der Option Anzahl der angezeigten E-Mails pro Seite einen neuen Wert ein. Klicken Sie auf Speichern. 5.3 Arbeiten mit E-Mails Auf der Registerkarte Archiv in GFI MailArchiver können Sie archivierte E-Mail anzeigen und bearbeiten. Wählen Sie aus der Postfach- oder der Nachrichtenansicht eine E-Mail aus, um sie anzuzeigen. Die ausgewählte E-Mail wird im Vorschaubereich angezeigt. Doppelklicken Sie auf eine EMail, um sie im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen. Screenshot 15: Arbeiten mit E-Mails in GFI MailArchiver GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 57 Im E-Mail-Ansichtsfenster wird der E-Mail-Inhalt angezeigt, und verschiedene Aktionen können durchgeführt werden. Diese Aktionen werden nachfolgend aufgelistet und beschrieben. Tabelle 28: E-Mail-Anzeigeoptionen OPTION BESCHREIBUNG E-Mail-Header anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Internet-Header von E-Mails anzuzeigen. Die Header werden in einem gesonderten Bereich angezeigt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. Diskussions-Threads (Korrespondenzen) anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gesamte Korrespondenz im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen. Alle E-Mails der Korrespondenz werden aufgeführt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. E-Mail-Kennzeichnungen bearbeiten (einzeln und global) Mit dieser Funktion können Sie E-Mails anhand von Kennzeichnungen kategorisieren. Diese Funktion ist für die Suche nach bestimmten E-Mail-Typen geeignet, z. B. für die Suche nach E-Mails mit der Kennzeichnung „Wichtig“. So fügen Sie eine Kennzeichnung hinzu: 1. Geben Sie unter „Verfügbare Kennzeichnungen” eine neue E-Mail-Kennzeichnung ein, oder wählen Sie eine vorhandene Kennzeichnung aus. 2. Klicken Sie auf E-Mail kennzeichnen, um die E-Mail mit der eingegebenen oder ausgewählten Kennzeichnung zu versehen. So entfernen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung: 1. Wählen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung aus. 2. Klicken Sie auf Kennzeichnung entfernen. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. HINWEIS Kennzeichnungen werden im Feld Kennzeichnungen mit schwarzer Farbe dargestellt. Kennzeichnungen, die auf Unternehmensebene mithilfe von Kategorisierungsrichtlinien zugewiesen wurden, werden mit roter Farbe dargestellt. Kennzeichnungen aufgrund von Kategorisierungsrichtlinien können nicht entfernt werden. E-Mail wiederherstellen Mit dieser Funktion können Sie E-Mails über die OneClick Restore-Funktion wiederherstellen. Sie können eine archivierte E-Mail in einem bestimmten Postfach wiederherstellen oder eine Kopie der E-Mail an eine E-Mail-Adresse weiterleiten. Geben Sie im E-Mail-Wiederherstellungsbereich die E-Mail-Adresse ein, an die Sie eine Kopie der aktuellen E-Mail senden möchten, und klicken Sie auf E-Mail wiederherstellen. E-Mail auf Festplatte speichern (EML-Format) Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .eml-Format. Dieses Format ist kompatibel mit einer Reihe von E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail und Mozilla Thunderbird. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. E-Mail auf Festplatte speichern (MSG-Format) Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .msg-Format, das mit Microsoft Outlook® kompatibel ist. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. E-Mail drucken Zeigt die E-Mail in einem druckerfreundlichen Format in einem neuen Browserfenster an. Verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers, um die E-Mail auszudrucken. Bilder in E-Mail anzeigen Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eingebettete Bilder in der E-Mail anzuzeigen. Spam-Markierung aufheben Heben Sie mit dieser Schaltfläche die Spam-Markierung für E-Mails auf, die zuvor von einem Virenschutzprogramm als Spam gekennzeichnet wurden. Diese Option erfordert das Einrichten einer SpamAufbewahrungsrichtlinie. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 58 OPTION BESCHREIBUNG E-Mail löschen Löscht die aktuelle E-Mail, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die E-Mail-Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt. HINWEIS Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal-Hold-Funktion können keine E-Mails gelöscht werden. 5.4 Suchen von archivierten E-Mails In GFI MailArchiver können Sie über das Textfeld Alle archivierten E-Mails für Benutzer durchsuchen nach E-Mails suchen. Bei der Suche nach E-Mails durchsucht GFI MailArchiver den E-Mail-Index und ruft alle übereinstimmenden E-Mails und die entsprechenden Anhänge ab. Neben dem Textfeld Alle archivierten E-Mails für Benutzer durchsuchen steht Ihnen in GFI MailArchiver auch eine Erweiterte Suche mit umfassenden Suchoptionen zur Verfügung. HINWEIS Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Suche (Seite 59). Im Textfeld Alle archivierten E-Mails für Benutzer durchsuchen können Sie auch Platzhalter verwenden. Weitere Informationen finden Sie in der folgenden Tabelle. Tabelle 29: Platzhalterbeschreibung PLATZHALTER BESCHREIBUNG ? Steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen. * Steht für eine beliebige Zeichenkette. Beispiel: Um nach E-Mails zu suchen, die das Wort Schweiz enthalten, können Sie „Schw??z“ oder „Schw*z“ im Textfeld Alle archivierten E-Mails für Benutzer durchsuchen eingeben. Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt. In GFI MailArchiver werden bis zu 25 E-Mails pro Seite angezeigt. Wenn mehr als 25 E-Mails den Kriterien der Suchanfrage entsprechen, werden die E-Mails von GFI MailArchiver auf mehrere Seiten verteilt. Mithilfe des Schiebereglers am unteren Rand des E-Mail-Bereichs können Sie zur nächsten Seite blättern. 5.4.1 Erweiterte Suche In der Erweiterten Suche können Sie weitere Suchkriterien bei der Suche nach E-Mails angeben. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Archiv auf GFI MailArchiver . 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 59 Screenshot 16: Erweiterte Suchoptionen 2. Im Bereich Erweiterte Suchoptionen stehen Ihnen die in der folgenden Tabelle beschriebenen Optionen für eine erweiterte Suche zur Verfügung. Tabelle 30: Erweiterte Suchoptionen OPTION BESCHREIBUNG Archivspeicher Definiert den Archivspeicher, in dem die Suche durchgeführt werden soll. Wählen Sie einen oder mehrere Archivspeicher aus der verfügbaren Liste der Archivspeicher aus. Absendedatum Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde. Beinhaltet alle Legt fest, ob E-Mails angezeigt werden sollen, die alle oder nur eine Suchbedingung erfüllen. Wählen Sie die die gewünschte Option aus der Dropdown-Liste aus: Alle– Zeigt E-Mails an, die mindestens eine der festgelegten Bedingungen erfüllen. Beliebig– Zeigt E-Mails an, die alle festgelegten Bedingungen erfüllen. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 60 OPTION BESCHREIBUNG Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Suchbedingungen hinzuzufügen. Zu den verfügbaren Bedingungen gehören: Betreff– Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile. Absender – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory®-Anzeigenamen an, um nach E-Mails von einem bestimmten Absender zu suchen. Empfänger – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory®-Anzeigenamen an, um nach E-Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen. Absendedatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie „Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“. Empfangsdatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie „Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“. Größe (KB)– Suchen Sie nach E-Mails, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw. größer oder kleiner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie „Ist größer als“, „Ist kleiner als“ und „Ist genau“. Nachrichten-ID– Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header. Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden EMail. Gesamte E-Mail– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten in der gesamten E-Mail (einschließlich Textkörper, Header und Anhängen). Textkörper– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext. Anhang– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang. Ordner– Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden. Ordner/Unterordner– Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Unterordner eines Postfachordners befinden. Kennzeichnung– Suchen nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung. HINWEIS Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf E-Mails mit den folgenden Bedingungen ausschließen , um sie zu entfernen. Definiert eine Liste mit Bedingungen, die bei der Suche NICHTerfüllt werden sollen. Klicken Sie auf , und wählen Sie die entsprechenden Bedingungen aus. Die Bedingungen, die Sie hier auswählen können, entsprechen den zuvor beschriebenen Bedingungen. HINWEIS Klicken Sie neben einem Suchkriterium auf , um es zu entfernen. Suche Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. Zurücksetzen Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichern Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. 5.4.2 E-Mail-Suche mithilfe von Smartphones In GFI MailArchiver können Sie mithilfe eines Smartphone nach E-Mails suchen. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 61 HINWEIS Diese Funktion wird von den folgenden Betriebssystemen unterstützt: Android 2.1 oder höher Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5 oder höher So führen Sie eine einfache Suche durch: 1. Starten Sie den Internetbrowser auf Ihrem Smartphone, und geben Sie die URL von GFI MailArchiver in folgendem Format ein: http://<GFI MailArchiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI MailArchiver> Beispiel: http://mydomain.com/MailArchiver Screenshot 17: Smartphone-Anmeldebildschirm 2. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 62 Screenshot 18: Startseite von GFI MailArchiver für Smartphones HINWEIS Die mobile Benutzeroberfläche verwendet die gleichen Spracheinstellungen wie die vom Benutzer konfigurierten Einstellungen in GFI MailArchiver. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Benutzereinstellungen (Seite 93). 3. Geben Sie den gesuchten Text ein, und klicken Sie auf Suchen. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 63 Screenshot 19: Suchergebnisse auf Smartphone 4. Durchsuchen Sie die angezeigten Ergebnisse mithilfe der verfügbaren Optionen. Die Ergebnisse sind absteigend nach Datum geordnet. HINWEIS Die mobile Suchfunktion zeigt 10 E-Mails pro Seite an. Sie können die weiteren Seiten mithilfe der verfügbaren Optionen öffnen. Die maximale Anzahl an Suchergebnissen ist 5.000. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 64 Screenshot 20: Konversationsansicht auf Smartphone 5. Klicken Sie auf den E-Mail-Betreff, um die E-Mail anzuzeigen, oder klicken Sie auf Gespräche anzeigen, um dazugehörige E-Mails anzuzeigen. HINWEIS Mit der der mobilen Benutzeroberfläche werden E-Mail-Archive durchsucht. Greifen Sie für erweiterte Suchfunktionen auf GFI MailArchiver auf Ihrem Computer zu. HINWEIS Die mobile Benutzeroberfläche ermöglicht Benutzern NUR den Zugriff auf ihr Postfach. 5.5 Zugreifen auf mehrere Postfächer Über die Registerkarte Archiv können Sie auch die archivierten E-Mails anderer Benutzer durchsuchen. Um diese Möglichkeit zu nutzen, müssen Sie über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen, die über die GFI MailArchiver-Zugriffskontrolle vergeben werden. HINWEIS Die Funktion Hinzuzufügenden Benutzer suchen ist deaktiviert, wenn der aktuell angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte auf andere Benutzerkonten besitzt, oder wenn keine E-Mails für die Anzeige vorhanden sind. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 65 Screenshot 21: Zugreifen auf mehrere Postfächer So zeigen Sie archivierte E-Mails eines anderen Postfachs an: 1. Geben Sie im Suchfeld Hinzuzufügenden Benutzer suchen den Namen des Postfachs ein, für das Sie die E-Mails anzeigen möchten. Daraufhin wird eine Liste mit übereinstimmenden Namen angezeigt, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben. 2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie neben dem Suchfeld auf . 3. Wählen Sie im Feld E-Mails durchsuchen für: den neu hinzugefügten Benutzer aus. 4. Durchsuchen Sie die angezeigten E-Mails mithilfe der verfügbaren Optionen. 5.6 GFI MailInsights GFI MailInsights ist eine Reporting-Funktion in GFI MailArchiver, mit der Informationen über die EMail-Nutzung und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung für aussagekräftige Management- und HR-Berichte grafisch aufzubereiten. HINWEIS GFI MailInsights ist nur für Benutzer mit vollen Zugriffsrechten aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen einer Active Directory-Gruppe zu einer Gruppe mit Vollzugriff (Seite 138).. Folgende Berichte stehen zur Verfügung: GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 66 Kommunikationsfluss – Überwachen Sie ein- und ausgehende Kommunikationsmuster von Benutzern und Gruppen in Ihrem Unternehmen. WebMail-Nutzung – Identifizieren Sie die Benutzer, die am häufigsten E-Mails über WebmailDienste austauschen. Gibt Aufschluss über potentielle Datenschlupflöcher und unangemessene EMail-Nutzung. E-Mail-Reaktionsverhalten – Gewinnen Sie Einblick in die Zeit, die Benutzer durchschnittlich für die Beantwortung von internen und externen E-Mails benötigen. Speichernutzung – Verwenden Sie diesen Bericht, um die Auswirkungen von Anhängen auf die EMail-Speicherkosten zu verstehen. Mithilfe von diesem Bericht können Sie die passenden Aufbewahrungsrichtlinien zur Kontrolle des E-Mail-Speicherplatzes erstellen. Inaktive Konten – Dieser Bericht gibt eine Liste von Benutzerkonten wieder, auf denen E-Mails empfangen, aber nicht in der angegebenen Zeit beantwortet wurden. Unangemessene Wörter – Prüfen Sie E-Mails auf die Verwendung von unangemessener Sprache und damit auf Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinie. Interne Spammer – Finden Sie heraus, welche internen Benutzer zu viele Empfänger in die Felder „An“, „CC“ und „BCC“ einfügen. Verwenden Sie diesen Bericht, um einen Überblick darüber zu erhalten und um dieses Verhalten gezielt zu unterbinden. Außerhalb der Geschäftszeiten – Dieser Bericht enthält eine Liste mit internen Benutzerkonten, von denen E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten gesendet wurden. Verwenden Sie diesen Bericht, um Benutzeraktivitäten zu erkennen, denen weiter nachgegangen werden muss. Datenleckerkennung – Identifiziert E-Mails mit Kreditkartennummern und US-amerikanischen Sozialversicherungsnummern oder anderen vertraulichen Dokumenten und Informationen. Stellensuche – Identifiziert ein- und ausgehende E-Mails, die Lebensläufe enthalten oder an eine Jobbörse adressiert sind. Ausdrucksuche – Suchen Sie nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails. Benutzerdatenverkehr – Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. 5.6.1 Voraussetzungen für GFI MailInsights Für GFI MailInsights sind die folgenden Konfigurationen erforderlich: Ein vorkonfigurierter SMTP-Server. Weitere Informationen finden Sie unter Allgemeine Einstellungen (Seite 160). E-Mail-Indizierung. Weitere Informationen finden Sie unter Indizierung (Seite 124). Vorhandene Archivspeicherdaten, damit Berichte erfolgreich generiert werden können. 5.6.2 Erstellen von Berichten Erstellte Berichte werden per E-Mail entweder an den angemeldeten Benutzer oder an den im Feld Senden an angegebenen Benutzer gesendet. Berichte werden als Anhang im PDF-Format versendet. So erstellen Sie einen Bericht: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights, und wählen Sie den gewünschten Bericht. 2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus. 3. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 67 HINWEIS Wenn Sie die Weiterleitungsoption verwenden, wird der Bericht nicht nur an den Benutzer gesendet, der den Bericht erstellt, sondern auch an alle Benutzer, die im Feld Weiterleiten an eingegeben wurden. HINWEIS Mehrere E-Mail-Adressen werden durch ein Semikolon (;) getrennt. 4. Klicken Sie unten auf der jeweiligen Berichtsseite auf Bericht senden. 5.6.3 Planen von Berichten Alle MailInsights-Berichte können zur automatischen Ausführung geplant werden. So planen Sie einen Bericht: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights, und wählen Sie den gewünschten Bericht aus. 2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus. 3. Klicken Sie auf Planen. Screenshot 22: Planen von MailInsights-Berichten 4. Geben Sie im Feld Name des Berichts einen aussagekräftigen Namen für Ihren Bericht ein. 5. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Empfänger ein. 6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bericht planen die Ausführungsfrequenz für den Bericht aus. Folgende Optionen sind verfügbar: Täglich, Wöchentlich oder Monatlich. 7. Geben Sie im Feld Um die Uhrzeit an. 8. Klicken Sie auf Speichern und Bericht planen. 5.6.4 Kommunikationsfluss Das Diagramm zum Kommunikationsfluss bietet eine Übersicht über E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern/Gruppen und deren Kontakten ausgetauscht wurden. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 68 Screenshot 23: MailInsights-Kommunikationsfluss Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 31: Kriterien für den Kommunikationsflussbericht OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. Empfänger Wählen Sie „Intern“, „Extern“ oder „Alle“. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Top 20“. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 69 Screenshot 24: Bericht „MailInsights-Kommunikationsfluss“ Die Absender können Benutzer oder Gruppen sein und werden in der Mitte des Berichts als einzelne Entität angezeigt. Kontakte werden nach Domänen getrennt. Jedes Domänen-Cluster wird in einer anderen Farbe dargestellt. Die Randbreite zwischen den Knoten zeigt die Intensität der E-MailBeziehung zwischen verschiedenen Entitäten an. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 70 Tabelle 32: Kriterien für den Kommunikationsflussbericht OPTION BESCHREIBUNG Kontakt-E-Mail Kontakt–E-Mail-Adresse Gesendete E-Mails Gesamtzahl der gesendeten E-Mails Empfangene E-Mails Gesamtzahl der empfangenen E-Mails E-Mails insgesamt Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails Letzte Kommunikation Datum und Uhrzeit der zuletzt gesendeten/empfangenen E-Mail Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.5 WebMail-Nutzung Im Bereich WebMail-Nutzung können Sie einen Bericht generieren, der die Interaktion von internen Benutzern mit Webmail-Konten zeigt. Screenshot 25: MailInsights-WebMail-Nutzung Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 33: Kriterien für den WebMail-Nutzungsbericht OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Top 20“. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 71 Screenshot 26: MailInsights-Bericht zu WebMail-Kommunikatoren Das Diagramm zeigt die Gesamtanzahl der in einem bestimmten Zeitraum gesendeten und empfangenen E-Mails an. Der Bereich Übersicht oben in einem Bericht zeigt die häufigsten WebMailAnbieter und eine Zusammenfassung der gesendeten und empfangenen E-Mails nach Anbieter an. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: Tabelle 34: Kriterien für den WebMail-Nutzungsbericht OPTION BESCHREIBUNG Benutzer E-Mail-Adresse des Benutzers E-Mails insgesamt Gesamtzahl der internen Kontakte Gesendete E-Mails Gesamtzahl der gesendeten E-Mails Empfangene E-Mails Gesamtzahl der empfangenen E-Mails Durchschnitt/Tag Durchschnittliche Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails pro Tag Gesamtprozentsatz Gesamtanzahl der Web-E-Mails in Prozent GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 72 HINWEIS Der WebMail-Nutzungsbericht umfasst folgende WebMail-Anbieter: Hotmail; Googlemail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.6 E-Mail-Reaktionsverhalten Der Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten zeigt an, wie viel Zeit vergeht, bis Mitarbeiter auf E-Mails antworten. Screenshot 27: MailInsights – E-Mail-Reaktionsverhalten Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 35: Kriterien für den Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 7 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Alle“. Sortieren Geben Sie eine Sortiermethode an. Folgende Optionen sind verfügbar: Nach Name (Standard) Nach Reaktionsverhalten GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 73 Screenshot 28: MailInsights-Bericht zu E-Mail-Reaktionsverhalten In einem Balkendiagramm werden auf der y-Achse die Benutzer und auf der x-Achse die Reaktionszeiten in Stunden dargestellt. Die Daten werden nach den ausgewählten Kriterien sortiert. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: Tabelle 36: Kriterien für den Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten OPTION BESCHREIBUNG Benutzer Name oder E-Mail-Adresse des Benutzers Durchschnittliches Reaktionsverhalten Alle E-Mails (Stunden) Durchschnittliches internes Reaktionsverhalten Interne E-Mails (Stunden) Durchschnittliches externes Reaktionsverhalten Externe E-Mails (Stunden) Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 74 5.6.7 Speichernutzung Der Bericht Speichernutzung zeigt den verwendeten Speicherplatz von Anhängen an. Die Anhänge werden in Kategorien eingeordnet. Screenshot 29: MailInsights – Speichernutzung Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 37: Kriterien für den Bericht über die E-Mail-Speichernutzung OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie Jeder (Standard) oder eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 75 Screenshot 30: MailInsights-Bericht zur Speichernutzung Dieses Diagramm enthält Säulen, die die verschiedenen Anhangskategorien repräsentieren. Auf der xAchse des Diagramms werden die verschiedenen Speichergrößenbereiche und auf der y-Achse wird die Größe des Anhangs angezeigt. HINWEIS Folgende Anhangskategorien sind im Bericht Speichernutzung verfügbar: Bilder, Dokumente, Musik, Videos und Sonstige Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: Tabelle 38: Kriterien für den Bericht zur Speichernutzung OPTION BESCHREIBUNG Datum Datum, an dem die E-Mail empfangen wurde Gesamtgröße (KB) Gesamtgröße des Anhangs GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 76 OPTION BESCHREIBUNG Bildergröße (KB) Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Bilder“ Dokumentengröße (KB) Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Dokumente“ Musikgröße (KB) Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Musik“ Videogröße (KB) Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Videos“ Sonstige Größe (KB) Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Sonstige“ Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.8 Inaktive Konten Im Bereich Inaktive Konten können Sie einen Bericht generieren, der interne Konten anzeigt, die nicht mehr aktiv sind. Screenshot 31: MailInsights – Inaktive Konten Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 39: Kriterien für den Bericht über inaktive Konten OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 77 Screenshot 32: Bericht zu inaktiven Konten HINWEIS Mit inaktivem Konto wird ein Konto beschrieben, das E-Mails empfängt, von dem aber keine E-Mails in dem angegebenen Zeitraum gesendet wurden. Dieser Bericht zeigt eine Liste mit den inaktiven Konten an. Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.9 Unangemessene Wörter Im Bereich Unangemessene Wörter können Sie einen Bericht generieren, der die Verwendung unangemessener Sprache in E-Mails identifiziert. Unangemessene Wörter umfassen Schimpfwörter oder solche, die als sexistisch und rassistisch eingestuft werden. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 78 Screenshot 33: MailInsights – Unangemessene Wörter Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 40: Kriterien für den Bericht über unangemessene Wörter OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Heute). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Empfänger Wählen Sie „Alle“, „Nur intern“ oder „Nur extern“. Screenshot 34: MailInsights-Bericht zu unangemessenen Wörtern GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 79 HINWEIS Wenn der Bericht Unangemessene Wörter mehr als 1.500 Zeilen umfasst, wird der Bericht im XLS-Format erstellt. Die Berichtsdaten werden in der Tabelle angezeigt und umfassen folgende Optionen: Tabelle 41: Kriterien für den Bericht zu unangemessenen Wörtern OPTION BESCHREIBUNG Datum/Uhrzeit Datum und Uhrzeit der E-Mail Absender E-Mail-Adresse des Absenders Betreff E-Mail-Betreff Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.10 Interne Spammer Der Bericht zu internen Spammern ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Liste, welche die internen EMail-Konten der Benutzer enthält, die eine große Anzahl von Empfängern in ihre E-Mails aufnehmen. Dieser Bericht enthält die Empfänger der Felder „An“, „CC“ und „BCC“. Screenshot 35: Interne Spammer von MailInsights Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 80 Tabelle 42: Kriterien für den Bericht zu internen Spammern OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der E-Mail-Konten an, die maximal 1000 Benutzer enthalten können. Screenshot 36: Bericht zu internen Spammern von MailInsights Die Berichtsdaten werden in der Tabelle angezeigt und umfassen folgende Optionen: Tabelle 43: Kriterien für den Bericht zu internen Spammern OPTION BESCHREIBUNG Benutzername Benutzername oder E-Mail-Adresse des Absenders. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 81 OPTION BESCHREIBUNG Durchschnittliche Empfängeranzahl Die durchschnittliche Anzahl von Empfängern, die während des angegebenen Zeitraums eine E-Mail vom Absender erhalten haben. Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.11 Außerhalb der Geschäftszeiten Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten verschicken. Screenshot 37: „Außerhalb der Geschäftszeiten“ von MailInsights Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 82 Tabelle 44: Kriterien zum Bericht „Außerhalb der Geschäftszeiten“ OPTION BESCHREIBUNG Bericht für Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine Active Directory®-Gruppe aus. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Es können maximal 1.000 Ergebnisse angezeigt werden. Standard = 50. Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Geschäftszeiten Geben Sie einen Zeitraum gemäß den normalen Geschäftszeiten Ihres Unternehmens an. Arbeitswoche Wählen Sie die Arbeitstage Ihres Unternehmens aus. Markierte Tage werden als Teil der normalen Geschäftszeiten angesehen. Ruhetage Verwenden Sie den Kalender, um vergangene und zukünftige Ruhetage anzugeben. Ausgewählte Daten werden im bereitgestellten Fenster aufgelistet. Ruhetage können gesetzliche Feiertage und Unternehmensferien sein. WICHTIG Die Einstellungen werden nur nach erfolgreicher Erstellung des Berichts gespeichert. Wenn Sie die Seite vor der Berichterstellung verlassen, gehen alle Einstellungen verloren. HINWEIS Bei Verwendung der Schaltfläche Alle Daten löschen werden die konfigurierten Daten für alle Jahre gelöscht. Die folgenden Beispiele beschreiben, wie der Bericht bei typischen konfigurierten Szenarien funktioniert: Szenario 1: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag, wobei Arbeitsbeginn und -ende am gleichen Tag liegen, z. B. 9:00 bis 18:00 Uhr. Der Bericht umfasst E-Mails, die zwischen 18:00 und 9:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden. Szenario 2: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt Mitternacht, z. B. von 20:00 bis 5:00 Uhr. In diesem Fall umfasst der Bericht die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden. E-Mails, die am Samstag zwischen Mitternacht und 5:00 Uhr gesendet wurden, werden nicht beachtet, da sie innerhalb der normalen Geschäftszeiten verschickt wurden. Szenario 3: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt Mitternacht und Mittwoch ist ein Feiertag. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 83 Der Bericht umfasst die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag, am Samstag und Sonntag sowie am Mittwoch von Mitternacht bis Mitternacht verschickt wurden. Screenshot 38: Bericht zu außerhalb der Geschäftszeiten von MailInsights Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einem Balkendiagramm angezeigt. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die ersten 3 Benutzer an, die am meisten E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten verschickt haben. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 84 Tabelle 45: Kriterien zum Bericht „Außerhalb der Geschäftszeiten“ OPTION BESCHREIBUNG E-Mail E-Mail-Adresse des Benutzers Anzahl der gesendeten E-Mails Anzahl der außerhalb der Geschäftszeiten gesendeten E-Mails Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.12 Datenleckerkennung Mithilfe dieses Berichts können Sie E-Mails erkennen, die potenziell sensible Daten enthalten. Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails mit folgendem Inhalt: Kreditkartennummern der größten Anbieter (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover) Sozialversicherungsnummern (USA) Vertrauliche Dokumente und Informationen HINWEIS Der Bericht analysiert gesendete und empfangene E-Mails für den ausgewählten Benutzer. Screenshot 39: MailInsights-Bericht zur Datenleckerkennung Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 85 Tabelle 46: Kriterien für den Bericht zur Datenleckerkennung OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Zeitraum an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 3 Monate). Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Bericht für Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. Empfänger Interne Empfänger, externe Empfänger oder beide. Die Standardeinstellung ist „Beide“. Screenshot 40: MailInsights-Bericht zur Datenleckerkennung Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 häufigsten Absender. Die Tabelle enthält folgende Informationen: Tabelle 47: Kriterien für den Bericht zur Datenleckerkennung OPTION BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an. Absender E-Mail-Adresse des Absenders. Betreff E-Mail-Betreff. HINWEIS Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail. Art des Datenlecks Folgende Arten von Datenlecks sind möglich: Kreditkarte, Sozialversicherungsnummer, vertrauliche Daten, medizinische Daten. HINWEIS Werden mehrere Arten von Datenlecks erkannt, wird nur die erste Art angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 86 5.6.13 Stellensuche Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die per E-Mail mit Jobbörsen kommunizieren. Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails, die Lebensläufe enthalten. HINWEIS Der Bericht kann sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails für den ausgewählten Benutzer identifizieren. Screenshot 41: MailInsights-Bericht zur Stellensuche Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 48: Kriterien für den Bericht zur Stellensuche OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Bericht für Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. Domänen Die in diesem Bereich aufgelisteten Domänen werden den Suchkriterien des Berichts hinzugefügt. Fügen Sie Domänen hinzu, indem Sie die URL im vorgesehenen Feld eingeben und auf klicken. Zum Entfernen einer Domäne klicken Sie auf . Mit Alle löschen werden alle aufgelisteten URLs entfernt. Die Standardliste der Jobbörsen enthält folgende Websites: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 87 Screenshot 42: MailInsights-Bericht zur Stellensuche Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 Benutzer, die am häufigsten mit Jobbörsen kommunizieren. Die Tabelle enthält folgende Informationen: Tabelle 49: Kriterien für den Bericht zur Stellensuche OPTION BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an. Absender E-Mail-Adresse des Absenders. Betreff E-Mail-Betreff. HINWEIS Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail. Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.14 Ausdrucksuche Suchen Sie mithilfe des Ausdrucksuchberichts nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails. Der Bericht führt Suchanfragen im gesamten E-Mail-Text aus, um E-Mails mit bestimmten Begriffen zu finden, und zeigt die Ergebnisse als Tortendiagramm oder gestapeltes Balkendiagramm an. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 88 HINWEIS Der Bericht erkennt Ausdrücke in gesendeten und empfangenen E-Mails für den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe. Screenshot 43: MailInsights-Ausdrucksuchbericht Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 50: Berichtskriterien zur Ausdrucksuche OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Bericht für Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. Diagrammtyp Wählen Sie zwischen einem Tortendiagramm und einem gestapelten Balkendiagramm aus. Das Tortendiagramm zeigt den Gesamtprozentsatz der E-Mails an, für die Ergebnisse gefunden wurden. Das gestapelte Balkendiagramm zeigt hingegen die Anzahl der E-Mails, die täglich gesendet wurden. Ausdrücke Ausdrücke können für ein oder mehrere Wörter verfasst werden. Verwenden Sie Anführungszeichen ("), um nach wortwörtlichen Ausdrücken zu suchen, oder geben Sie die Wörter ohne Anführungszeichen ein, um nach jedem eingegebenen Wort zu suchen. Ein Maximum von 10 Ausdrücken stellt sicher, dass der Bericht nicht zu viele Ressourcen konsumiert und nicht zu lange dauert. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 89 Screenshot 44: MailInsights-Ausdrucksuchbericht Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine über der Tabelle aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die Gesamtanzahl der E-Mails und die Anzahl der E-Mails an, in denen ein Ausdruck gefunden wurde. Die Tabelle enthält folgende Informationen: Tabelle 51: Berichtskriterien zur Ausdrucksuche OPTION BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an. Absender E-Mail-Adresse des Absenders. Betreff E-Mail-Betreff. HINWEIS Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail. Ausdruck Teil der Suchphrase. Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten 5.6.15 Bericht über den Benutzerdatenverkehr Die Grafik zum Benutzerdatenverkehr verschafft Ihnen einen Überblick über die Anzahl der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 90 Außerdem werden einmalige E-Mail-Adressen von gesendeten oder empfangenen E-Mails aufgeführt. Screenshot 45: MailInsights-Bericht über den Benutzerdatenverkehr Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Tabelle 52: Kriterien für den MailInsights-Bericht über den Benutzerdatenverkehr OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 91 Screenshot 46: MailInsights-Bericht über den Benutzerdatenverkehr Das ausgewählte Postfach kann einem Benutzer oder einer Gruppe angehören (wird im oberen Bereich des Berichts angezeigt). Die verschiedenen Farben geben folgende E-Mail-Informationen an: Gesendet, Empfangen, Intern, Eingehend oder Ausgehend. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: Tabelle 53: Kriterien für den Bericht über den Benutzerdatenverkehr OPTION BESCHREIBUNG Email Adresse Kontakt–E-Mail-Adresse Gesendet Gesamtzahl der gesendeten E-Mails Empfangen Gesamtzahl der empfangenen E-Mails Intern Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails Eingehend Gesamtanzahl der eingehenden E-Mails. Ausgehend Gesamtanzahl der ausgehenden E-Mails. Weitere Informationen finden Sie hier: Erstellen von MailInsights-Berichten Planen von MailInsights-Berichten GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 92 5.7 Ändern der Benutzereinstellungen 1. Klicken Sie auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Screenshot 47: Benutzerprofileinstellungen 2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sprachoptionen die gewünschte Anzeigesprache aus. 3. Legen Sie im Bereich Maximale Seitengröße die Anzahl der pro Seite anzuzeigenden E-Mails fest. 4. Ändern Sie im Bereich Format für Datum/Uhrzeit der Überwachungsberichte (nur verfügbar, wenn als Administrator angemeldet) das Format der auf Überwachungsberichten angezeigten Datums-/Uhrzeitangaben. 5. Klicken Sie auf Speichern. GFI MailArchiver 5 Verwenden von GFI MailArchiver | 93 6 Überwachen von GFI MailArchiver-Vorgängen 6.1 Einführung Über die Startseite in GFI MailArchiver können Sie problemlos Ihre GFI MailArchiver-Installation überwachen. Die hier angezeigten grafischen und statistischen Informationen bieten eine EchtzeitÜbersicht über die allgemeinen Einstellungen von GFI MailArchiver. Dadurch können Sie Probleme identifizieren, bevor sie ernsthafte Auswirkungen auf Ihr System haben. 6.2 Verwenden der „Startseite“ Screenshot 48: Das GFI MailArchiver-Dashboard Wählen Sie auf der Benutzeroberfläche von GFI MailArchiver die Startseite. Die Informationen werden in verschiedenen Bildschirmbereichen nach Typ gruppiert angezeigt. In den nachfolgenden Abschnitten werden die verschiedenen Bildschirmbereiche und die darin verfügbaren Daten beschrieben: Informationen zu GFI MailArchiver Takt Server Archivspeicher E-Mail-Fluss Ereignisanzeige GFI MailArchiver 6 Überwachen von GFI MailArchiver-Vorgängen | 94 6.2.1 Informationen zu GFI MailArchiver Screenshot 49: Informationen zu GFI MailArchiver Im Bereich Informationen zu GFI MailArchiver erhalten Sie wichtige Informationen zu Lizenzen, die für die korrekte Funktionsweise von GFI MailArchiver erforderlich sind. Folgende Informationen werden angezeigt: Versions- und Build-Nummer– Zeigt die Versions- und die Build-Nummer der aktuellen GFI MailArchiver-Installation an. Lizenzgültigkeit– Zeigt an, ob der Lizenzschlüssel gültig ist, und ob es sich bei der Installation um eine Textversion oder eine Vollversion handelt. Anzahl der verwendeten Lizenzen– Zeigt die Anzahl der noch verfügbaren Lizenzen für GFI MailArchiver an. Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen– Zeigt an, ob die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist. 6.2.2 Takt Screenshot 50: GFI MailArchiver-Takt Im Bereich Takt wird die Zeit seit der letzten erfolgreichen Verbindung mit Mailservern, Archivspeichern, IMAP-Servern und Benachrichtigungsservern angezeigt. Dadurch können Sie schnell nicht reagierende Server identifizieren und Unterbrechungen näher untersuchen. GFI MailArchiver 6 Überwachen von GFI MailArchiver-Vorgängen | 95 6.2.3 Server Screenshot 51: Bereich „Server“ Der Bereich Server zeigt den verfügbaren Speicherplatz auf dem Server an, auf dem GFI MailArchiver installiert ist. Dadurch erhalten Sie einen einfachen Überblick über die restliche Speicherkapazität aller Server und können rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. 6.2.4 Archivspeicher Screenshot 52: Bereich „Archivspeicher“ Der Bereich Archivspeicher enthält Informationen über die Gesamtanzahl der in GFI MailArchiver gespeicherten E-Mails sowie die Anzahl der genutzten Archivspeicher. Mithilfe dieser Informationen können Sie erkennen, ob E-Mails korrekt archiviert werden. GFI MailArchiver 6 Überwachen von GFI MailArchiver-Vorgängen | 96 6.2.5 E-Mail-Fluss Screenshot 53: GFI MailArchiver-Bereich „E-Mail-Fluss“ Die Darstellung im Bereich E-Mail-Fluss bietet eine grafische Übersicht über die Anzahl der von GFI MailArchiver archivierten E-Mails. Spitzen- und Tiefstwerte außerhalb des normalen E-Mail-Flusses sollten untersucht werden, da dies auf eine fehlerhafte Journalfunktion hindeuten kann. Die Darstellung E-Mail-Fluss kann für die Anzeige des E-Mail-Flusses aller Journalpostfächer, eines einzelnen Postfachs oder für die Anzeige eines bestimmten Zeitraums angepasst werden. So passen Sie die Anzeige an: 1. Klicken Sie auf Filter ändern. Screenshot 54: Konfigurieren des Bereichs „E-Mail-Fluss“ 2. Ändern Sie die gewünschten Werte, und klicken Sie auf Fertig. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 54: Optionen im Bereich „E-Mail-Fluss“ OPTION BESCHREIBUNG Quelle Legt den anzuzeigenden Bereich des E-Mail-Flusses in Bezug auf die gesamte Warteschlange oder ein einzelnes Journalpostfachs fest. Wählen Sie die Option Warteschlange, um die gesamte Warteschlange oder einen Postfachnamen eines einzelnen Journalpostfachs anzuzeigen. Zeitraum Legt den Zeitraum fest, der im Bereich E-Mail-Fluss angezeigt werden soll. GFI MailArchiver 6 Überwachen von GFI MailArchiver-Vorgängen | 97 OPTION BESCHREIBUNG Startdatum und -uhrzeit: Legt das Startdatum fest, das im Bereich E-Mail-Fluss angezeigt werden soll. Klicken Sie auf Enddatum und -uhrzeit: , um das Datum festzulegen, und auf , um die Uhrzeit zu bestimmen. Legt das Enddatum fest, das im Bereich E-Mail-Fluss angezeigt werden soll. Klicken Sie auf , um das Datum festzulegen, und auf , um die Uhrzeit zu bestimmen. 6.2.6 Ereignisanzeige Screenshot 55: Registerkarte „Ereignisanzeige“ Die Ereignisanzeige von GFI MailArchiver enthält Informationen über GFI MailArchiver-Ereignisse. Die hier angezeigten Nachrichten bieten Informationen über Systemprozesse, die normalerweise für den Systemadministrator ausgeblendet werden, aber eventuell Ihre Aufmerksamkeit erfordern. GFI MailArchiver 6 Überwachen von GFI MailArchiver-Vorgängen | 98 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver 7.1 Einstellungsübersicht In GFI MailArchiver erhalten Sie eine umfassende Übersicht über alle aktivierten Einstellungen von GFI MailArchiver. HINWEIS Über die Schaltflächen oben rechts auf der Seite Konfiguration können Sie zwischen Listen- und Kachelansicht wechseln. Screenshot 56: Einstellungsseite von GFI MailArchiver Klicken Sie auf die Registerkarte Konfiguration, um die Seite Überblick über aktuelle Einstellungen zu laden. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Informationen beschrieben. Tabelle 55: Überblick über aktuelle Einstellungen OPTION BESCHREIBUNG Archivierungsmethode Gibt die derzeit aktivierte Archivierungsmethode an. Um E-Mails archivieren zu können, muss für GFI MailArchiver eine Archivierungsmethode festgelegt werden. Zu archivierende Mailserver Zeigt die Anzahl der Journalpostfächer an, die für die Verwendung mit dieser Installation von GFI MailArchiver konfiguriert sind. Archivierungsregeln Wenn die regelbasierte Archivierung aktiviert ist, wird die Anzahl der konfigurierten Regeln angezeigt. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 99 OPTION BESCHREIBUNG Zu archivierende Postfächer Zeigt an, ob Archiveinschränkungen für Benutzerpostfächer aktiviert bzw. deaktiviert sind. Mit dieser Option wird festgelegt, welche Postfächer für welche Benutzer archiviert werden. Archivierungsbereich Zeigt an, ob Einschränkungen des E-Mail-Archivs aktiviert bzw. deaktiviert sind. Mit dieser Option wird bestimmt, ob eingehende, ausgehende oder interne E-Mails (oder eine Kombination daraus) archiviert werden. PostfachordnerstrukturAbfrage Zeigt an, ob die Ordnerstruktur-Abfrage aktiviert bzw. deaktiviert ist. Mithilfe der Ordnerstruktur-Abfrage kann die Ordnerstruktur der Microsoft® Exchange-Postfächer in GFI MailArchiver reproduziert werden. Archivspeicher Zeigt die Anzahl der Archivspeicher an, die für die Verwendung mit dieser Installation von GFI MailArchiver konfiguriert sind. Zugriffskontrolle Mit dieser Option wird bestimmt, welche Benutzer auf welche Postfächer zugreifen können. Alte E-Mails importieren Bietet Informationen zum Importieren von E-Mails in diese Installation von GFI MailArchiver. IMAP-Server Zeigt an, ob der IMAP-Server aktiviert bzw. deaktiviert ist. Ist diese Option aktiviert, können Benutzer archivierte E-Mails über die unterstützen E-Mail-Clients abrufen. Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien bestimmen die Aufbewahrungsdauer von archivierten E-Mails in GFI MailArchiver. E-Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, können sofort oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Klassifizierungsregeln Mit E-Mail Klassifizierungen werden E-Mails automatisch anhand von Richtlinien gekennzeichnet. E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, können automatisch klassifiziert werden. Überwachung Zeigt an und definiert, ob die GFI MailArchiver-Überwachung ein- oder ausgeschaltet ist. E-Mail-Löschung Zeigt an, ob die E-Mail-Löschung aktiviert bzw. deaktiviert ist. Durch Aktivierung dieser Funktion können alle Benutzer archivierte E-Mails endgültig aus Postfächern löschen, auf die sie Zugriff haben. Lizenzschlüssel ändern Zeigt Lizenzschlüsselinformationen zur Ihrer Installation von GFI MailArchiver an. Allgemeine Einstellungen Zeigt die Versions- und die Build-Nummer der aktuellen GFI MailArchiver-Installation an. 7.2 Konfigurieren der Archivierungsmethode Mit der Archivierungsmethode können Sie festlegen, wie E-Mails von GFI MailArchiver in den Archivspeichern gespeichert werden sollen. WICHTIG Wenn keine Archivierungsmethode festgelegt ist, archiviert GFI MailArchiver keine EMails. So konfigurieren Sie eine Archivierungsmethode: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie unter Zu archivierende Mailserver auf Archivierungsmethode. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 100 Screenshot 57: Konfigurieren der Archivierungsmethode 2. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren. 3. Wählen Sie auf der Seite Archivierungsmethoden-Assistent eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 56: Optionen des Archivierungsmethoden-Assistenten OPTION BESCHREIBUNG Manuelle Archivierung Benutzer können wählen, welche E-Mails aus ihren Microsoft Outlook®-Anwendungen mit GFI MailArchiver Outlook Addon archiviert werden sollen. Bei der manuellen Archivierung können Benutzer auch eine Ordnerstruktur angeben, um die Suche zu vereinfachen. Automatische Archivierung (Journal) Bei Auswahl dieser Option verschiebt GFI MailArchiver E-Mails automatisch von Microsoft® Exchange Server in einen Archivspeicher. Alle E-Mails Wählen Sie die Option, um alle eingehenden E-Mails zu archivieren. Regelbasierte Archivierung Archivieren Sie bestimmte E-Mails aus dem Journal, die definierten Regeln entsprechen, und legen Sie fest, wie diese E-Mails in Ordnern archiviert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Archivierungsregeln (Seite 107). WICHTIG E-Mails können nur archiviert werden, wenn Archivierungsregeln konfiguriert sind. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 101 HINWEIS Für die Archivierung kann mehr als eine Methode ausgewählt werden. Sie können unter Alle E-Mails beispielsweise gleichzeitig die Optionen Manuelle Archivierung und Automatische Archivierung (Journal) auswählen. 4. Klicken Sie auf Speichern. 7.3 Verwalten der zu archivierenden Mailserver In GFI MailArchiver werden die zu archivierenden Mailserver durch die konfigurierten Journalpostfächer festgelegt. Ein Journalpostfach ist ein spezielles Postfach in Microsoft® Exchange, mit dem alle E-Mails eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Der Unterschied zwischen der Journalfunktion und der Archivierung: Während es sich bei der Journalfunktion definitionsgemäß um die Fähigkeit zur Aufzeichnung von E-Mails handelt, wird durch die Archivierung der Aufwand bei Datensicherung, löschung und -speicherung verringert. GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft Exchange zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Die Erstkonfiguration eines Journalpostfachs erfolgt mithilfe des Nachinstallationsassistenten von GFI MailArchiver. Mit einem Journalpostfach können Sie E-Mails von einem Microsoft® Exchange Server archivieren. In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zu folgenden Themen: Anzeigen von konfigurierten Mailservern Erstellen von Journalpostfächern in Microsoft® Exchange und Verwenden der Postfächer mit GFI MailArchiver Bearbeiten von Details von bestehenden Journalpostfächern Entfernen von Details von bestehenden Journalpostfächern WICHTIG Um E-Mails von Journalpostfächern in GFI MailArchiver zu archivieren, muss die Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 100). HINWEIS GFI MailArchiver erstellt mithilfe des Nachinstallationsassistenten von GFI MailArchiver das Journalpostfach in Microsoft® Exchange. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2000/2003 (Seite 249). In diesem Kapitel: 7.3.1 Anzeigen von konfigurierten Mailservern 103 7.3.2 Hinzufügen eines neuen Journalpostfachs 103 GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 102 7.3.3 Bearbeiten eines bestehenden Journalpostfachs 106 7.3.4 Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalpostfachs 106 7.3.5 Entfernen eines bestehenden Journalpostfachs 106 7.3.1 Anzeigen von konfigurierten Mailservern Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver, um die konfigurierten Mailserver anzuzeigen, von denen GFI MailArchiver E-Mails archiviert. Screenshot 58: Verwalten von Journalpostfächern In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Informationen und Optionen beschrieben: Tabelle 57: Mailserveroptionen OPTION BESCHREIBUNG Journalpostfach Definiert den Namen des Journalpostfachs, das in Microsoft® Exchange Server eingerichtet ist und für die Verwendung mit GFI MailArchiver konfiguriert wurde. Aktiv Gibt an, ob das Journalpostfach aktiv bzw. inaktiv ist. Postfachserver Gibt den Namen des Computers an, auf dem das Journalpostfach konfiguriert ist. Postfachspeicher Definiert den Namen des Postfachspeichers, zu dem das konfigurierte Journalpostfach gehört. Verbindungstyp Definiert den Verbindungstyp, den GFI MailArchiver zum Abrufen von E-Mails von Mailservern zur Archivierung verwendet. 7.3.2 Hinzufügen eines neuen Journalpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. Screenshot 59: Hinzufügen eines Journalpostfachs GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 103 2. Klicken Sie auf . Screenshot 60: Geben Sie an, welche Methode der Assistent zum Einrichten von GFI MailArchiver verwenden soll, so dass es mit einem Journalpostfach genutzt werden kann. 3. Wählen Sie im Assistenten für Journalpostfächer, ob Sie automatisch ein neues Journalpostfach erstellen oder manuell alle Details des Journalpostfachs angeben möchten. Der Assistent für Journalpostfächer von GFI MailArchiver erkennt vorhandene Journalpostfächer und ermöglicht deren Nutzung. Tabelle 58: Optionen des Assistenten für Journalpostfächer OPTION BESCHREIBUNG Aus der Liste der erkannten Journalpostfächer unten ein Journalpostfach auswählen Zeigt eine Liste von Journalpostfächern an, die vom Assistenten für Journalpostfächer von GFI MailArchiver erkannt wurden. Aktivieren Sie diese Option, und wählen Sie ein Journalpostfach aus der angezeigten Liste aus, um dieses zu verwenden. Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E-Mails zu starten Ermöglicht die automatische Erstellung eines neuen Journalpostfachs. Aktivieren Sie diese Option, und wählen Sie einen erkannten Microsoft® Exchange Server aus, für den das neue Journalpostfach erstellt werden soll. HINWEIS Diese Funktion kann nur mit Microsoft® Exchange Server 2007 Service Pack 2 und höher verwendet werden. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 104 OPTION BESCHREIBUNG Mit dem Assistenten manuell ein Journalpostfach erstellen Ermöglicht das Erstellen eines neuen Journalpostfachs durch die manuelle Eingabe aller neuen Details. Dazu gehören die Angabe des Postfachspeichers, der Verbindungsmethode, der verwendeten Ports und der Anmeldeinformationen. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. 4. Wenn Sie die Option Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E-Mails zu starten oder Mit dem Assistenten manuell ein Journalpostfach erstellen im Assistenten für Journalpostfächer gewählt haben, werden Sie nun aufgefordert, die für das Journalpostfach erforderlichen Details einzugeben. Wenn Sie Wählen Sie ein erkanntes Journalpostfach aus der Liste aus, das für die Archivierung Ihrer E-Mails verwendet werden soll ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 59: Optionen für vorhandene Journalpostfächer OPTION BESCHREIBUNG Mailserver Zeigt den Namen des erkannten Mailservers an, auf dem sich das Journalpostfach befindet. Verbinden über: Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. Folgende Optionen sind verfügbar: ExOLEDB – Nur verfügbar, wenn GFI MailArchiver auf dem gleichen Computer wie Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist. IMAP – Nur verfügbar, wenn GFI MailArchiver nicht auf dem gleichen Computer wie Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist. Exchange Web Services (EWS) – Nur für Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 oder 2010 verfügbar. Anmeldung:/Kennwort: Ermöglicht die Eingabe eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit dem ausgewählten Mailserver eingegeben werden müssen. Ordner Legt den standardmäßigen Ordner fest, in dem E-Mails erfasst werden. Standardwert: Posteingang 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 105 Screenshot 61: Vorhandenes Postfach erfolgreich hinzugefügt 6. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung des Journalpostfachs abzuschließen. 7.3.3 Bearbeiten eines bestehenden Journalpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Wählen Sie ein zu bearbeitendes Journalpostfach aus, und klicken Sie auf . 3. Passen Sie auf der Seite für den Assistenten für Journalpostfächer die Einstellungen so an, wie in den Anweisungen im Abschnitt „Hinzufügen eines neuen Journalpostfachs“ in diesem Kapitel des Handbuchs beschrieben. 7.3.4 Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Wählen Sie das zu bearbeitende Journalpostfach aus, und klicken Sie auf bestehendes Journalpostfach zu deaktivieren, oder auf Journalpostfach zu aktivieren. , um ein , um ein zuvor deaktiviertes 7.3.5 Entfernen eines bestehenden Journalpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 106 2. Wählen Sie das zu löschende Journalpostfach aus, und klicken Sie auf . WICHTIG Ein gelöschtes Journalpostfach kann nicht wiederhergestellt werden. Die E-Mails eines Journalpostfachs können nach dem Löschen nicht mehr abgerufen werden. WICHTIG Durch das Löschen eines Journalpostfachs aus GFI MailArchiver werden bestehende Journalpostfächer in Microsoft® Exchange Server nicht gelöscht oder funktionsunfähig gemacht. Weitere Informationen zum Löschen von Journalpostfächern aus Microsoft® Exchange Server finden Sie im Abschnitt „Deaktivieren der Journalfunktion“ im Anhang 1 – Manuelle Verwaltung von Journalpostfächern in diesem Handbuch. 7.4 Konfigurieren von Archivierungsregeln WICHTIG Diese Funktion ist nur aktiviert, wenn im Archivierungsmethoden-Assistenten die Option Regelbasierte Archivierung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 100). Die zu archivierenden E-Mails können durch mehrere Archivierungsregeln bestimmt werden. Die Regeln werden anhand verschiedener Kriterien erstellt, und GFI MailArchiver prüft alle ein- und ausgehenden E-Mails auf Übereinstimmung mit den konfigurierten Regeln. Trifft eine Regel auf eine EMail zu, wird sie im angegebenen Ordner archiviert. WICHTIG Durch die Aktivierung dieser Funktion könnten Sie Unternehmensrichtlinien oder eine gesetzliche Vorschrift zur E-Mail-Aufbewahrung verletzen. Screenshot 62: Konfigurieren von Archivierungsregeln GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 107 HINWEIS In GFI MailArchiver werden die Regeln der Reihe nach von oben nach unten angewendet. Die Regeln können mit den Pfeiltasten in der Liste verschoben werden. WICHTIG Die Archivierung von E-Mails über GFI MailArchiver Outlook Addon erfolgt ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln. In diesem Kapitel: 7.4.1 Hinzufügen von Archivierungsregeln 108 7.4.2 Bearbeiten von Archivierungsregeln 110 7.4.3 Entfernen von Archivierungsregeln 111 7.4.1 Hinzufügen von Archivierungsregeln So fügen Sie eine Archivierungsregel hinzu: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivierungsregeln. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 108 3. Geben Sie im Feld Regelname einen aussagekräftigen Namen für die Archivierungsregel ein. 4. Geben Sie im Bereich E-Mail-Kriterien die Bedingungen für die Archivierungsregel an. In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Optionen angegeben. Klicken Sie auf , um weitere Bedingungen hinzuzufügen. Tabelle 60: Bedingungen für Archivierungsregeln BEDINGUNG BESCHREIBUNG Betreff E-Mails mit einem bestimmten Betreff werden archiviert. Textkörper Wenn der Betreff einer E-Mail ein in diesen Kriterien angegebenes Wort oder Satz enthält, wird die entsprechende E-Mail archiviert. Absender Wählen Sie E-Mail, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie Benutzer, und geben Sie den Benutzernamen ein. HINWEIS Bei der Eingabe der ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Benutzernamens wird eine Liste mit AD-Benutzern angezeigt. Empfänger Wählen Sie E-Mail, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie Benutzer, und geben Sie den Benutzernamen ein. HINWEIS Bei der Eingabe der ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Benutzernamens wird eine Liste mit AD-Benutzern angezeigt. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 109 BEDINGUNG BESCHREIBUNG Gesamtgröße der E-Mail Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen einen Filter aus (Gleich, Größer als, Größer oder gleich, Kleiner als, Kleiner oder gleich), und geben Sie die E-Mail-Größe in MB an. Anhanggröße Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen einen Filter aus (Gleich, Größer als, Größer oder gleich, Kleiner als, Kleiner oder gleich), und geben Sie die Größe des E-Mail-Anhangs in MB an. Anhangtyp Folgende Filteroptionen sind verfügbar: Bilder, Dokumente, Musik, Video, Benutzerdefiniert HINWEIS Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit , domäne.de‘ überein. 5. Wählen Sie im Feld Übereinstimmende E-Mail in folgendem Ordner ablegen den Ordner an, in dem die E-Mail archiviert werden soll. HINWEIS Verwenden von Sonderzeichen in Ordnernamen Im Feld Übereinstimmende E-Mail in folgendem Ordner ablegen wird standardmäßig Inbox\ angezeigt. Dieser Pfad kann mit dem gewünschten Ordnerpfad überschrieben werden. Dabei müssen folgende Konventionen beachtet werden: \ (umgekehrter Schrägstrich) wird durch /\ dargestellt \ (Schrägstrich) wird durch // dargestellt Beispiel: So geben Sie einen Ordnerpfad mit der folgenden Ordnerstruktur ein: Geben Sie im Feld Übereinstimmende E-Mail in folgendem Ordner ablegen den folgenden Pfad ein: Inbox\Managerial//CEO\Requests/\Queries HINWEIS Wenn der angegebene Ordner nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt. 6. Klicken Sie auf Weiter. 7. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7.4.2 Bearbeiten von Archivierungsregeln So bearbeiten Sie eine Archivierungsregel: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivierungsregeln. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Ändern Sie die erforderlichen Einträge mithilfe des Archivierungsregel-Assistenten. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 110 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7.4.3 Entfernen von Archivierungsregeln 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivierungsregeln. 2. Wählen Sie die zu löschende Regel oder Regeln aus, und klicken Sie auf . 7.5 Postfacharchivierungseinschränkungen Durch Archivierungseinschränkungen für Postfächer können Sie bestimmte Postfächer von der Archivierung ausschließen. Mit dieser Funktion können außerdem alle Postfächer von der Archivierung ausgeschlossen und nur bestimmte Postfächer zur Archivierung ausgewählt werden. 7.5.1 Aktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Postfächer. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. Screenshot 63: Aktivierung der Archivierungseinschränkungen 3. Wählen Sie die Option Archivierungseinschränkungen aktivieren und eine der folgenden Optionen aus: GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 111 Tabelle 61: Optionen für Archivierungseinschränkungen AUSSCHLUSS/EINSCHLUSS Verwenden einer Ausschlussliste OPTION KEINE E-Mail archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste steht E-Mail immer archivieren, aber Benutzer in der Einschränkungsliste können sie nicht anzeigen HINWEIS Wenn die Manuelle Archivierung konfiguriert ist, können Benutzer einer Ausschlussliste E-Mails nicht mit GFI MailArchiver Outlook Addon manuell archivieren, wenn eine dieser Optionen aktiviert ist. Verwenden einer Einschlussliste E-Mail immer archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste steht E-Mail nur archivieren, falls alle der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste stehen HINWEIS Wenn die Manuelle Archivierung konfiguriert ist, können alle Benutzer einer Einschlussliste E-Mails mit GFI MailArchiver Outlook Addon manuell archivieren, wenn eine dieser Optionen aktiviert ist. WICHTIG Klicken Sie nach der Aktivierung von Archiveinschränkungen auf Einschränkungen verwalten, um eine Liste mit den einzuschränkenden Benutzern, Gruppen oder Postfächern zu erstellen. Die konfigurierten Einschränkungen können nicht ohne eine solche Liste wirksam werden. HINWEIS E-Mails, die mit GFI MailArchiver Outlook Addon manuell archiviert werden, werden immer, auch bei konfigurierter Ausschlussliste, archiviert. 4. Klicken Sie auf Speichern. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 112 Screenshot 64: Hinzufügen von E-Mails, Gruppen oder Benutzern 5. Klicken Sie auf , wählen Sie zwischen E-Mail-Adresse, Gruppe oder Benutzern, und geben Sie die E-Mail-Adresse, den Gruppennamen oder den Benutzernamen für den Benutzer ein, für den die Beschränkung gelten soll. 6. Klicken Sie auf Speichern. 7.5.2 Deaktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen So deaktivieren Sie Postfacharchivierungseinschränkungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Zu archivierende Postfächer. 3. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. 4. Deaktivieren Sie die Option Archivierungseinschränkungen aktivieren. 5. Klicken Sie auf Speichern. 7.6 Verwalten des Archivierungsbereichs Im Archivierungsbereich können Sie festlegen, welche E-Mail-Typen archiviert werden sollen. Mithilfe dieser Funktion können Sie beispielsweise vorgeben, dass GFI MailArchiver interne E-Mails von der GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 113 Archivierung ausschließt oder alle eingehenden und internen E-Mails einschließt und ausgehende EMails ausschließt. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivierungsbereich. Screenshot 65: Konfigurieren von Einschränkungen des E-Mail-Archivs 2. Wählen Sie Archivierungsbereich konfigurieren, und deaktivieren Sie in der angezeigten Liste die EMails, die von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen (siehe folgende Tabelle): Tabelle 62: Optionen für Einschränkungen des E-Mail-Archivs OPTION BESCHREIBUNG Eingehende E-Mails Gibt an, ob GFI MailArchiver E-Mails archiviert, die nicht aus der Organisationsdomäne stammen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll. Ausgehende E-Mails Gibt an, ob GFI MailArchiver E-Mails archiviert, die für Empfänger außerhalb der Organisationsdomäne bestimmt sind. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll. Interne EMails Gibt an, ob GFI MailArchiver E-Mails archiviert, die aus der Organisationsdomäne stammen und an Empfänger in der Organisationsdomäne bestimmt sind. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-MailTyp nicht archiviert werden soll. 3. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern. 7.7 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage Standardmäßig archiviert GFI MailArchiver E-Mails nicht gemäß der Ordnerstruktur, in der sich die EMails im Quellpostfach befinden. Um die Ordnerstruktur der Originalpostfächer zu reproduzieren, müssen Sie die GFI MailArchiver-Funktion zur Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren. WICHTIG Die GFI MailArchiver-Funktion zur Ordnerstruktur-Abfrage führt zu einem erheblichen Mehraufwand beim Archivierungsprozess in Bezug auf Computerleistung und Netzwerkzugriff und kann eventuell Ihr System verlangsamen. Für diese Funktion ist ein Benutzerkonto mit einer Zugriffsberechtigung auf alle Postfächer erforderlich, auf die die Originalordnerstruktur angewendet werden soll. Dieses Benutzerkonto kann in GFI MailArchiver automatisch erstellt werden. 7.7.1 Aktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage. 2. Wählen Sie Einstellungen ändern. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 114 Screenshot 66: Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren 3. Wählen Sie Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren. 4. Wählen Sie aus, ob automatisch ein neues Benutzerkonto erstellt oder ein bestehendes Benutzerkonto verwendet werden soll. Mit diesem Benutzerkonto kann auf die Postfächer zugegriffen werden, für die die Ordnerstruktur reproduziert werden soll. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Optionen beschrieben. Tabelle 63: Optionen für die Ordnerstruktur-Abfrage OPTION BESCHREIBUNG Neues Benutzerkonto erstellen GFI MailArchiver erstellt ein neues Benutzerkonto anhand der in den Feldern Verbinden über, Anmeldename und Kennwort angegebenen Details. Ein vorhandenes Benutzerkonto verwenden GFI MailArchiver verwendet ein zuvor erstelltes vorhandenes Benutzerkonto. Verbinden über Legt die Verbindungsmethode für die Verbindung mit dem Microsoft® Exchange Server fest, um auf die zu reproduzierende Postfachstruktur zuzugreifen. Folgende Optionen sind verfügbar: Exchange Web Services (EWS) – Nur für Mailserver mit Microsoft® Exchange 2007 SP1 oder 2010 empfohlen. Traditional Message Application Programming Interface (MAPI) – Nur für Mailserver OHNE Microsoft® Exchange 2007 SP1 oder 2010 empfohlen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 115 OPTION BESCHREIBUNG Benutzername Geben Sie den Anmeldenamen für das neue Benutzerkonto oder für das zuvor erstellte Benutzerkonto ein. Kennwort Legt das Kennwort für das neue Benutzerkonto oder das zuvor erstellte Benutzerkonto fest. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Wenn Sie im vorhergehenden Dialogfeld die Option Neues Benutzerkonto erstellen ausgewählt haben, werden Sie zu Eingabe der Anmeldeinformationen des Domänenadministratorkontos aufgefordert, das über Rechte zum Erstellen eines Konto verfügt. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. 6. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen für die Ordnerstruktur-Abfrage zu speichern. 7.7.2 Deaktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage. 2. Klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage deaktivieren. WICHTIG Durch das Deaktivieren der Ordnerstruktur-Abfrage wird das zuvor erstellte Benutzerkonto für diese Funktion nicht gelöscht oder deaktiviert. 7.7.3 Ausschließen von Ordnern aus der Ordnerstruktur-Abfrage Wenn Sie bestimmte Ordner aus der Abfrage ausschließen möchten, konfigurieren Sie eine Richtlinie für auszuschließende Ordner. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage. 2. Klicken Sie auf GFI MailArchiver . 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 116 Screenshot 67: Hinzufügen einer Ausschlussrichtlinie 3. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie der auszuschließenden Ordner ein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Richtlinie für auszuschließende Ordner aktivieren, um die Richtlinie sofort anzuwenden. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 4. Geben Sie den Namen des auszuschließenden Ordners ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. HINWEIS Wenn Sie Benutzer von der Ordnerstruktur-Abfrage ausschließen möchten, geben Sie als Ordnernamen * (Asterisk) an. Der Asterisk (*) ist ein Sonderzeichen, dass für alle Ordner steht. Weitere Informationen finden Sie im SkyNet-Artikel unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ExcludeFolders. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 117 Screenshot 68: Auswählen von auszuschließenden Benutzern 5. Wählen Sie Nur ausgewählte Benutzer, um die im vorherigen Bildschirm angegebenen Ordner für bestimmte Benutzer auszuschließen. 6. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option Benutzer oder E-Mail aus, und geben Sie den Benutzernamen bzw. die E-Mail-Adresse ein. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer hinzuzufügen. HINWEIS Wenn die Option Nur ausgewählte Benutzer deaktiviert ist, sind die zuvor angegebenen Ordner für alle Benutzer ausgeschlossen. 7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. 7.7.4 Entfernen von Richtlinien für ausgeschlossene Ordner 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage. 2. Wählen Sie die zu entfernende Richtlinie für auszuschließende Ordner aus, und klicken Sie auf . GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 118 7.8 Verwalten von Archivspeichern Innerhalb von GFI MailArchiver dienen Archivspeicher als Container, die archivierte E-Mails enthalten. Archivspeicher umfassen mehrere Komponenten, z. B.: Eine Datenbank, in der E-Mail-Metadaten gespeichert werden, Eine Datenbank, in der sowohl E-Mail-Metadaten als auch E-Mail-Daten gespeichert werden, Ein Speicherort auf der Festplatte, der als E-Mail-Index verwendet wird, Ein Speicherort auf der Festplatte zur Speicherung von E-Mail-Daten. Archivspeicher werden von GFI MailArchiver je nach Archivspeicherprofil automatisch erstellt. Im Archivspeicherprofil sind Name, Datenbanktyp und Dateispeicherorte der Archivspeicher angegeben. WICHTIG E-Mails können nur archiviert werden, wenn Neue Archivspeichereinstellungen konfiguriert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen (Seite 121). 7.8.1 Anzeigen konfigurierter Archivspeicher Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie im Bereich Archiv auf Archivspeicher, um die archivierten Archivspeicher anzuzeigen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 119 Screenshot 69: Anzeigen von Archivspeichern Die konfigurierten Archivspeicher werden nach Jahr gruppiert und mit dem aktuellsten Archivspeicher an erster Stelle in Tabellen aufgelistet. Die folgende Tabelle enthält die verfügbaren Felder für Archivspeicher: Tabelle 64: Tabelle für Archivspeicher OPTION BESCHREIBUNG Archivspeicher Definiert den Namen des zuvor konfigurierten Archivspeichers. Startdatum Das Startdatum gibt den ersten Tag des E-Mail-Archivierungszeitraums eines Archivspeichers an. E-Mails, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden in einem anderen Archivspeicher archiviert. Enddatum Das Enddatum gibt den letzten Tag des E-Mail-Archivierungszeitraums eines Archivspeichers an. E-Mails, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden in einem anderen Archivspeicher archiviert. Status Definiert den Status des entsprechenden Archivspeichers. Wählen Sie aus einer Archivspeicherliste einen Archivspeicher aus, und klicken Sie auf weitere Informationen zu den Einstellungen und der Statistik des ausgewählten Archivspeichers anzuzeigen. GFI MailArchiver , um 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 120 7.8.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen Die „Neuen Archivspeichereinstellungen“ ermöglichen GFI MailArchiver, neue Archivspeicher mit zuvor eingegebenen Einstellungen automatisch zu erstellen. So zeigen Sie eine Zusammenfassung der aktuellen Einstellungen eines neuen Archivspeichers an: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Archivspeicher. 3. Klicken Sie neben Zusammenfassung der Archivspeichereinstellungen auf . HINWEIS Nach der Installation von GFI MailArchiver werden Sie im Nachinstallationsassistenten aufgefordert, Einstellungen für den neuen Archivspeicher zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivspeichereinstellungen (Seite 34). So bearbeiten Sie die Einstellungen für einen neuen Archivspeicher: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf . 3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die vorhandenen Einstellungen des neuen Archivspeichers zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails (Seite 123). 7.8.3 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank für die Verwendung mit GFI MailArchiver Als Archivierungslösung ist GFI MailArchiver bezüglich Leistungsfähigkeit bei Archivierung und Abruf von Daten stark von der Datenbankinfrastruktur abhängig. GFI MailArchiver kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Hardware-Einrichtungen und – Kombinationen ausgeführt werden. Die folgende Tabelle enthält die typischen empfohlenen Konfigurationen. Diese Richtlinien und Konfigurationen können je nach Benutzeraktivitäten, täglichem E-Mail-Verkehr und Softwarekonfiguration (z. B. Ordnerstruktur-Abfrage) variieren. Tabelle 65: Empfehlungen für Datenbanktypen POSTFÄCHER/AUFKOMMEN EMPFOHLENER DATENBANKTYP BESCHREIBUNG Bis zu 50 Postfächer NUR für Testzwecke GFI MailArchiverDatenbank Verwendet zum Archivieren der E-Mail-Daten eine auf Firebird basierende Datenbank. Bis zu 100 Postfächer Durchschn. E-MailAufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag SQL Server® Express mit Dateispeicher Verwendet eine auf SQL Server® Express basierende Datenbank, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, und einen von Ihnen festgelegten Speicherort auf der Festplatte, um E-Mail-Daten zu speichern. 50 Postfächer oder mehr Durchschn. E-MailAufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag Microsoft® SQL Server Verwendet eine SQL Server®-Datenbank, um sowohl E-MailHeader/Metadaten als auch E-Mail-Daten zu speichern. Mehr als 500 Postfächer Durchschn. E-MailAufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher Verwendet eine auf SQL Server® basierende Datenbank, um E-MailHeader und Metadaten zu speichern, und einen von Ihnen festgelegten Speicherort auf der Festplatte, um E-Mail-Daten zu speichern. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 121 7.8.4 Anhängen eines Archivspeichers GFI MailArchiver-Archivspeicher können getrennt und wieder angehängt werden, z. B. wenn GFI MailArchiver auf einen neuen Server verschoben wird. Weitere Informationen zum Trennen eines Archivspeichers finden Sie unter Trennen eines bestehenden Archivspeichers in diesem Kapitel. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf Archiv anfügen. Screenshot 70: Anhängen eines Archivspeichers 3. Führen Sie im Fenster Konfiguration eine der folgenden Aktionen aus: Tabelle 66: Bearbeiten der Archivspeichereinstellungen OPTION BESCHREIBUNG Archivspeichername Setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und geben Sie einen Namen ein. Erlauben Sie Benutzern das Durchsuchen des Archivspeichers, Wählen Sie diese Option, um Benutzern zu ermöglichen, diesen Archivspeicher zu durchsuchen. Schreibgeschützter Zugriff Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mails aus dem ausgewählten Archivspeicher gelöscht werden (bei aktivierter E-Mail-Löschung). E-Mails können zwar angezeigt, aber neue E-Mails können nicht archiviert werden. Außerdem können Benutzer archivierte E-Mails nicht mit Labels kennzeichnen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 122 OPTION BESCHREIBUNG Keine weiteren E-Mails in diesem Archivspeicher archivieren Bei Aktivierung dieser Option werden keine weiteren E-Mails im ausgewählten Archivspeicher archiviert, und der Archivspeicher wird als „Voll“ gekennzeichnet. Wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist, können Benutzer E-Mails aus diesem Archivspeicher entfernen. Außerdem sind Benutzer berechtigt, archivierte EMails mit Labels zu kennzeichnen. Ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen. 4. Klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie die Datenbank, in der archivierte E-Mails gespeichert werden sollen, und klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie den Speicherort der Datenbankdatei, den Speicherort der E-Mail-Datei und den Speicherort des Suchindexes an, und klicken Sie auf Weiter. 7. Prüfen Sie die Archivspeicherzusammenfassung, und klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7.8.5 Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie einen bestehenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf . 3. Führen Sie im Fenster Konfiguration eine der folgenden Aktionen aus: Tabelle 67: Bearbeiten der Archivspeichereinstellungen OPTION BESCHREIBUNG Archivspeichername Setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und geben Sie einen Namen ein. Erlauben Sie Benutzern das Durchsuchen des Archivspeichers, Wählen Sie diese Option, um Benutzern zu ermöglichen, diesen Archivspeicher zu durchsuchen. Schreibgeschützter Zugriff Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mails aus dem ausgewählten Archivspeicher gelöscht werden (bei aktivierter E-Mail-Löschung). E-Mails können zwar angezeigt, aber neue E-Mails können nicht archiviert werden. Außerdem können Benutzer archivierte E-Mails nicht mit Labels kennzeichnen. Keine weiteren E-Mails in diesem Archivspeicher archivieren Bei Aktivierung dieser Option werden keine weiteren E-Mails im ausgewählten Archivspeicher archiviert, und der Archivspeicher wird als „Voll“ gekennzeichnet. Wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist, können Benutzer E-Mails aus diesem Archivspeicher entfernen. Außerdem sind Benutzer berechtigt, archivierte EMails mit Labels zu kennzeichnen. Ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Änderungen zu speichern und den Assistenten zu beenden, oder klicken Sie auf Weiter, um zusätzliche Informationen zum vorhandenen Archivspeicher zu bearbeiten. 7.8.6 Trennen eines vorhandenen Archivspeichers 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie einen bestehenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Trennen. WICHTIG Beim Trennen eines Archivspeichers werden keine archivierten E-Mail-Daten gelöscht. 3. Klicken Sie bei Aufforderung auf OK. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 123 7.8.7 Indizierung Die Suchindex-Funktion von GFI MailArchiver indiziert automatisch neu archivierte E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. Diese kontinuierliche Aktualisierung der Suchinhalte ermöglicht Benutzern eine präzise und schnelle Suche. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Häufigkeit festlegen, mit der GFI MailArchiver neu archivierte E-Mails in die Suchindizes aufnimmt. Darüber hinaus wird erläutert, wie Sie einen möglicherweise nicht mehr aktuellen Suchindex vollständig neu aufbauen. Wichtige Hinweise 1. Suchindizes müssen sich stets auf einer lokalen Festplatte befinden. Die Indizierung ist nicht verfügbar, wenn der Speicherort des Index als UNC-Pfad angegeben ist. 2. Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom Installationsort von Microsoft® Exchange Server Installationsort von GFI MailArchiver Installationsort von SQL Server® / der Firebird-Datenbank 3. Indizes werden ausschließlich für Suchvorgänge verwendet. Die neu archivierten E-Mails können immer über die Funktion „Durchsuchen“ lokalisiert werden, unabhängig davon, ob die E-Mails indiziert sind oder nicht. Konfigurieren der Indizierungshäufigkeit 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Indexverwaltung. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 124 Screenshot 71: Suchindex-Verwaltung 3. Wählen Sie im Bereich Indizierungszeitplan eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 68: Optionen für Indizierungszeitplan OPTION BESCHREIBUNG Archivierte EMails indizieren alle Der Suchindex wird in festen Zeitabständen mit den zuletzt archivierten E-Mails aktualisiert, z. B. jede halbe Stunde, jede Stunde, alle zwei Stunden. Dieser Indizierungszeitplan wird empfohlen, da er das richtige Verhältnis zwischen Aktualisierungshäufigkeit und Serverleistung liefert. HINWEIS Bei Auswahl der Option Sofort werden neue E-Mail-Inhalte indiziert, sobald sie in einem Archivspeicher gespeichert werden. Bei dieser Einstellung bleibt der Suchindex stets aktuell, so dass auch die zuletzt archivierten E-Mails gefunden werden können. HINWEIS Aufgrund der häufigen Aktualisierungsvorgänge kann diese Option abhängig von der Anzahl der archivierten E-Mails jedoch die Serverleistung beeinträchtigen. Archivierte EMails täglich indizieren um Die E-Mails werden täglich zu einem voreingestellten Zeitpunkt aktualisiert. Bei Auswahl dieser Option können Sie die Indizierung so planen, dass sie außerhalb der Spitzenzeiten durchgeführt wird. Eine Suche nach E-Mails, die während der letzten 24 Stunden archiviert wurden, ist jedoch aufgrund der noch nicht erfolgten Indizierung nicht möglich. 4. Klicken Sie auf Speichern. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 125 Neuaufbau eines Suchindex Mit dem Neuaufbau eines Suchindex können Sie Indizes, die nicht mehr die erwarteten Suchergebnisse liefern oder beschädigt sind, neu aufbauen. Wichtige Hinweise Der Neuaufbau eines Suchindex kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen, abhängig von der im entsprechenden Archivspeicher vorhandenen Anzahl von E-Mails. Während des Neuaufbaus eines Index können E-Mails im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert werden. Der Neuaufbau eines Suchindex ist ein prozessor- und festplattenintensiver Vorgang und beeinträchtigt daher die Leistungsfähigkeit des Servers. Es wird empfohlen, den Neuaufbau außerhalb der Spitzenzeiten (z. B. nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Bauen Sie aus den oben genannten Gründen nicht mehrere Indizes gleichzeitig auf. Neuaufbau eines Suchindex 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie den Archivspeicher aus, für den Sie den Index neu aufbauen möchten, und klicken Sie auf Index neu erstellen. Anhalten und Fortsetzen der Indizierung Die Indizierung kann über und angehalten und fortgesetzt werden. Auf diese Weise können Sie langwierige Indizierungsvorgänge während der Spitzenzeiten anhalten und in Zeiten geringerer Aktivität (z. B. nach Geschäftsschluss) wieder aufnehmen. HINWEIS Wenn der Indizierungsvorgang während einer Zusammenführung angehalten wird, können E-Mails im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert werden. Bei angehaltenem Neuaufbau ist das Durchsuchen des Archivspeichers möglich. Suchindexstatus Die GFI MailArchiver-Suchindizes können folgende Zustände aufweisen: Tabelle 69: Suchindexstatus STATUS BESCHREIBUNG Initialisierung – Bei diesem Status wird der Suchindex erstellt. Dieser Status sollte nicht länger als 10 Minuten bestehen bleiben. Ungültig – Dieser Status zeigt an, dass der Suchindex sehr wahrscheinlich beschädigt ist. Zusammenführen – GFI MailArchiver verwaltet Unterindizes, die kleinere Versionen des Hauptindex sind. Mithilfe dieser Unterindizes wird die Performance des Suchindex gesteigert. Unterindizes für einen Archivspeicher werden zum Hauptsuchindex zusammengeführt, wenn eine bestimmte Anzahl von Unterindizes erstellt wurde oder automatisch um 2 Uhr. Angehalten – Der Prozess wurde über die GFI MailArchiver-Konfiguration manuell angehalten. Erst wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Indizieren wieder aufnehmen klickt, ändert sich der Status des Index. Online – Der Suchindex ist online. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 126 STATUS BESCHREIBUNG Aufgeschoben – Dieser Status gibt an, dass der Suchindex in Kürze neu erstellt wird. Neuaufbau – Dieser Status gibt an, dass eine Datenbank indiziert wird. Die Dauer des Neuaufbaus eines Index richtet sich nach der Größe der zu indizierenden Datenbank. Konfigurieren der Sprachanalyse Worttrennung ist die Aufspaltung von Texten in einzelne Text-Tokens oder Wörter. Zahlreiche Sprachen, insbesondere die auf dem lateinischen Alphabet aufbauenden, besitzen eine Reihe von Wortbegrenzern (z. B. Leerzeichen) und Satzzeichen, um Wörter, Wortgruppen und Sätze zu trennen. Worttrennzeichen müssen auf präzisen Sprachheuristiken beruhen, um verlässliche und präzise Ergebnisse zu liefern. Komplexer sieht die Worttrennung bei zeichenbasierten Schriftsystemen oder skriptbasierten Alphabeten aus, bei denen die Bedeutung eines einzelnen Zeichens vom Kontext abhängig ist. Ein „Worttrenner“ ist für die korrekte Indizierung bei den meisten asiatischen (z. B. Japanisch, Chinesisch und Arabisch) und anderen Sprachen von elementarer Bedeutung. Die GFI MailArchiver-Sprachanalyse ist standardmäßig aktiviert. Aus Gründen der optimalen Indizierungsleistung wird dringend empfohlen, diese Funktion nicht zu deaktivieren. Einrichten der Sprachanalyse 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Indexverwaltung. 3. Aktivieren/Deaktivieren Sie die Option Automatische Sprachanalyse aktivieren, um die Sprachanalyse zu aktivieren/deaktivieren. 4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Standardsprache eine Standardsprache aus. HINWEIS Wenn die gewünschte Sprache nicht in der Dropdown-Liste Standardsprache enthalten ist, fügen Sie die Sprache über die Ländereinstellungen in der Windows®Systemsteuerung hinzu. 7.8.8 Zeitplanung für Archivspeicher Im Archivspeicherzeitplan können Sie die Häufigkeit der automatischen Archivierung von E-Mails in einem neuen Archivspeicher angeben. WICHTIG Die Änderung dieser Einstellungen kann die Leistung beeinträchtigen. Wir empfehlen, Archivspeicher so zu konfigurieren, dass alle zwei Monate ein Rollover durchgeführt wird. Dadurch bleibt die Datenbank überschaubar, was für das Verschieben der Datenbank oder Neuordnen des Suchindex von Vorteil ist. Der regelmäßige Wechsel des Archivspeichers alle zwei Monate wirkt sich auch positiv auf die Suchleistung aus. Um beispielsweise eine E-Mail vom Februar 2012 zu finden, durchsucht GFI MailArchiver nur eine kleine Datenbank und kann die Ergebnisse somit schneller abrufen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 127 GFI MailArchiver ändert den Archivspeicher anhand eines ausgewählten konfigurierten Zeitplans. Diese Funktion ist für alle Datenbanktypen verfügbar, die mit Archivspeichern verwendet werden. Folgende Optionen sind verfügbar: Monatlich Alle zwei Monate (Standard) Vierteljährlich Halbjährlich Jährlich HINWEIS Wenn ein Archivspeicher die maximale Datenbankgröße überschreitet, erstellt GFI MailArchiver automatisch einen neuen Archivspeicher, wobei die konfigurierten Neuen Archivspeichereinstellungen angewendet werden. Diese Funktion ist nur für Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server® Express-Datenbanken basieren. So ändern Sie den Archivspeicherzeitplan: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Zeitplan für Archiv einrichten. 3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus, und klicken Sie auf Speichern. 7.8.9 Sichern von Archivspeichern Es wird dringend empfohlen, die GFI MailArchiver-Archivspeicher in routinemäßige Serversicherungsvorgänge einzubeziehen. 7.8.10 Online-Sicherung Die Online-Sicherung erfolgt über eine Sicherungsanwendung, mit der die Archivspeicher gesichert werden können, ohne dass die GFI MailArchiver-Dienste angehalten werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_BackupArchiveStores. 7.8.11 Offline-Sicherung Die Offline-Sicherung kann in Umgebungen durchgeführt werden, in denen eine Online-Sicherung nicht möglich ist. Die GFI MailArchiver-Dienste müssen während der Sicherung der Archivspeicher vorübergehend angehalten werden. Folgende Offline-Sicherungen sind möglich: Sichern eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server Sichern eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server und Dateisystem Sichern eines Archivspeichers basierend auf GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem Sichern eines auf SQL Server ® basierenden Archivspeichers In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 128 Archivierte E-Mail-Metadaten – gespeichert in der SQL Server®-Datenbank Komprimierte E-Mail-Binärquellen – gespeichert in der SQL Server®-Datenbank Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: 1. Navigieren Sie in GFI MailArchiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf 2. Notieren Sie zur schnellen Referenz die folgenden Informationen: Server Datenbank Pfad zum Suchindex 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann „services.msc“ eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung des in Schritt 2 festgelegten Suchindexpfads die Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie den Suchindexordner entweder manuell kopieren und einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 129 Screenshot 72: Sichern einer SQL-Datenbank 6. Starten Sie in SQL Server® den Microsoft® SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 2 notierte Archivdatenbank. Klicken Sie zum Sichern der Datenbank mit der rechten Maustaste auf die Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Sichern…. HINWEIS In SQL Server® kann ein Wartungsplan erstellt werden, um regelmäßige Sicherungen der Archivdatenbank zu planen. 7. Kehren Sie zum GFI MailArchiver-Server zurück, und Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI MailArchiver-Dienste neu. Sichern eines auf Microsoft® SQL Server und einem Dateisystem basierenden Archivspeichers In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 130 Archivierte E-Mail-Metadaten – gespeichert in der Microsoft® SQL Server-Datenbank komprimierte Binärquelle der E-Mails – gespeichert auf Festplatte Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: 1. Navigieren Sie in GFI MailArchiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf 2. Notieren Sie zur schnellen Referenz die folgenden Informationen: Server Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex HINWEIS Bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann „services.msc“ eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung der in Schritt 2 festgelegten Pfade die Binärquellen und Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie die Ordner entweder manuell kopieren und einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 131 Screenshot 73: Sichern einer SQL-Datenbank 6. Starten Sie in Microsoft® SQL Server den Microsoft® SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 2 notierte Archivdatenbank. Klicken Sie zum Sichern der Datenbank mit der rechten Maustaste auf die Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Sichern…. HINWEIS In Microsoft® SQL Server kann ein Wartungsplan erstellt werden, um regelmäßige Sicherungen der Archivdatenbank zu planen. 7. Kehren Sie zum GFI MailArchiver-Server zurück, und Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI MailArchiver-Dienste neu. Sichern eines Archivspeichers basierend auf GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 132 Metadaten der archivierten E-Mails – gespeichert auf Festplatte komprimierte Binärquelle der E-Mails – gespeichert auf Festplatte Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: 1. Navigieren Sie in GFI MailArchiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf . 2. Notieren Sie folgende Pfade zur schnellen Referenz: Pfad zur Firebird-Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex HINWEIS Bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann „services.msc“ eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung der in Schritt 2 festgelegten Pfade die Datenbankdateien, binären Dateien und Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie sie entweder manuell kopieren und am Speicherort für die Sicherung wieder einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. 6. Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI MailArchiver-Dienste neu. Wiederherstellen eines zu GFI MailArchiver hinzugefügten Archivspeichers 1. Navigieren Sie in GFI MailArchiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf . 2. Notieren Sie sich im Dialogfeld mit den Statistiken für den Archivspeicher die folgenden Eigenschaften zur schnellen Referenz: Tabelle 70: Eigenschaften des Archivspeichers ART DES ARCHIVSPEICHERS Microsoft® SQL Server EIGENSCHAFTEN DES ARCHIVSPEICHERS Server Datenbank Pfad zum Suchindex Microsoft® SQL Server und Dateisystem Server Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex Firebird-Datenbank Pfad zur Firebird-Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 133 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann „services.msc“ eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste. 5. Wechseln Sie zu dem in Schritt 2 notierten Speicherort der Dateien, um die Archivspeicherdateien mit den wiederhergestellten Sicherungsdateien wie folgt zu überschreiben: Firebird-Datenbank – Ersetzen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte mit der gesicherten Firebird-Datenbank SQL-Datenbank – Klicken Sie im Microsoft® SQL-Manager mit der rechten Maustaste auf die gesicherte Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Wiederherstellen. Binäre E-Mail-Quelle – Ersetzen Sie den Ordner mit den binären Daten auf der Festplatte durch den gesicherten Ordner mit den binären Daten Suchindexordner – Ersetzen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte durch den gesicherten Suchindexordner 6. Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI MailArchiver-Dienste neu. Wiederherstellen eines nicht zu hinzugefügten ArchivspeichersGFI MailArchiver 1. Stellen Sie in Abhängigkeit von der Art des wiederherzustellenden Archivspeichers die jeweiligen gesicherten Daten wie folgt wieder her: Firebird-Datenbank – Stellen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte wieder her SQL-Datenbank – Klicken Sie im Microsoft SQL-Manager mit der rechten Maustaste auf die gesicherte Datenbank, und wählen Sie Tasks > Wiederherstellen. Binäre E-Mail-Quelle – Stellen Sie den Ordner mit den binären Daten auf der Festplatte wieder her Suchindexordner – Stellen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte wieder her Notieren Sie die Pfade, an denen die Daten wiederhergestellt wurden. 2. Fügen Sie den wiederhergestellten Archivspeicher in GFI MailArchiver hinzu, und achten Sie darauf, dass die im Assistenten konfigurierten Pfade, z. B. der Suchindexpfad oder der Pfad zur SQLDatenbank, mit den Pfaden der wiederhergestellten Daten übereinstimmen. 7.8.12 Verschieben von E-Mails zwischen Datenbanken GFI MailArchiver unterstützt verschiedene Arten von Archivspeichern. Sie können mithilfe der Software E-Mails von einer Datenbank in eine oder mehrere andere Datenbanken verschieben. HINWEIS Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn die ursprüngliche E-Mail-Quelle auf der Festplatte einer Firebird-Datenbank oder in einem SQL Server®-Dateisystem gespeichert ist. E-Mails können nicht aus einer SQL Server®-Datenbank verschoben werden, wenn die Quelle in der SQL Server®-Datenbank gespeichert ist. Beispiele: Eine Firebird-Datenbank wird sehr groß und das Laden der Daten verlangsamt sich dadurch. Der Administrator entscheidet daher, auf eine SQL Server®-Datenbank umzusteigen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 134 In einem auf Festplatte gespeicherten SQL-Dateisystem wird der gesamte E-Mail-Verkehr eines Jahres vorgehalten. In diesem Fall ist es ratsam, die E-Mails auf mehrere Datenbanken aufzuteilen, z. B. auf monatlicher Basis. Wichtige Hinweise 1. Es wird dringend empfohlen, die Archivspeicher vor dem Verschieben der E-Mails zu sichern. Dieser Vorgang wird im Kapitel Sichern von Archivspeichern in diesem Handbuch beschrieben. 2. Das Verschieben von E-Mails zwischen Archivspeichern beansprucht umfangreiche Computerressourcen und kann zu erheblichen Leistungseinbußen des GFI MailArchiver-Servers führen. 3. Die Ordnerstruktur der E-Mails geht beim Verschieben verloren. Die E-Mails können jedoch neu synchronisiert werden, um die Ordnerstruktur abzurufen. Die Ordnerstruktur von aus dem Postfach gelöschten E-Mails geht unwiederbringlich verloren. 4. Stellen Sie sicher, dass die neue Datenbank, in die die E-Mails verschoben werden, den GFI MailArchiver-Archivspeichern hinzugefügt wird. Dieser Vorgang wird im Kapitel Verwalten von Archivspeichern in diesem Handbuch beschrieben. 5. Zur Abdeckung verschiedener E-Mail-Datumsbereiche können mehrere Datenbanken angelegt werden. 7.8.13 Aktualisieren des Datenbankschemas Damit GFI MailArchiver ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Datenbankschemata auf das neueste Schema aktualisiert werden. Dieser Vorgang kann entweder während des Upgrade-Vorgangs (mithilfe des Installationsassistenten) oder zu einem späteren Zeitpunkt mithilfe des Bulk Schema Upgrader durchgeführt werden. Verwenden Sie den Bulk Schema Upgrader für folgende Aktionen: Aktualisieren des GFI MailArchiver -Datenbankschemas oder Überprüfen, ob das aktuelle Datenbankschema verwendet wird So starten Sie den Bulk Schema Upgrader: 1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis GFI MailArchiver-Installationspfad\BulkSchemaUpgrader, und klicken Sie auf BulkSchemaUpgrader.exe. Screenshot 74: Bulk Schema Upgrader GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 135 2. Wählen Sie die zu aktualisierenden Datenbanken aus, und klicken Sie auf Upgrade (Aktualisierung). HINWEIS Geben Sie beim Aktualisieren des Datenbankschemas einer SQL-Datenbank nach Aufforderung die Anmeldeinformationen des Systemadministrators, SA-Benutzer, oder des Datenbankbesitzers, dbo-Rolle, ein. 7.8.14 Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank WICHTIG Sie können nur GFI MailArchiver 3-Datenbanken anhängen, die auf SQL Server® basieren. Microsoft® Access-Datenbanken werden nicht unterstützt. WICHTIG Angehängte GFI MailArchiver 3-Datenbanken sind schreibgeschützt und können nur zum Durchsuchen verwendet werden. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. Klicken Sie auf . 2. Geben Sie einen Archivspeichernamen ein. Wählen Sie außerdem die Erstellungsmethode aus, und entscheiden Sie, ob Benutzer den neuen Archivspeicher verwenden dürfen. Wählen Sie die Option Assistent, und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie die Option Microsoft SQL Server, und klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 136 Screenshot 75: Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank 4. Wählen Sie die Option GFI MailArchiver 3-Datenbank anhängen und anschließend die anzuhängende Datenbank aus. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 7.9 E-Mail-Zugriffssteuerung Standardmäßig ist Active Directory®-Benutzern nur der Zugriff auf die eigenen E-Mails erlaubt. Mithilfe der E-Mail-Zugriffssteuerung können Sie Benutzer einer Gruppe zuordnen, die auf die E-Mails anderer Benutzer zugreifen kann. Die vorkonfigurierten Gruppen sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. Tabelle 71: Gruppen für die E-Mail-Zugriffssteuerung OPTION BESCHREIBUNG Gruppe mit Vollzugriff Ermöglicht Benutzern in Active Directory®-Gruppen alle E-Mails in sämtlichen Archivspeichern zu durchsuchen. HINWEIS Da E-Mails möglicherweise vertrauliche Daten enthalten, sollten die Mitglieder dieser Gruppen mit äußerster Sorgfalt ausgewählt werden. Gruppenmanager GFI MailArchiver Ermöglicht Benutzern in Führungspositionen des Unternehmens E-Mails aller Benutzer der Active Directory®-Gruppe zu durchsuchen. 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 137 OPTION BESCHREIBUNG Benutzerzugriffskontrolle Ermöglicht bestimmten Benutzern die E-Mails anderer Benutzer zu durchsuchen. Über diese Funktion können Sie beispielsweise einem Benutzer die Berechtigung erteilen, auf E-Mails eines aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Benutzers zuzugreifen, dessen Active Directory®-Konto gelöscht wurde. Gemeinsame Postfächer Ermöglicht es einer Gruppe, auf die archivierten E-Mails in einem bestimmten Postfach zuzugreifen. Beispielsweise könnten alle Vertriebsmitarbeiter auf [email protected] zugreifen. 7.9.1 Hinzufügen einer Active Directory-Gruppe zu einer Gruppe mit Vollzugriff Durch das Hinzufügen einer Active Directory-Gruppe von Benutzern zur einer GFI MailArchiverGruppe mit Vollzugriff haben die Benutzer in dieser Gruppe Zugriff auf alle in GFI MailArchiver archivierten E-Mails und MailInsights-Berichte. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Gruppe mit Vollzugriff konfigurieren. 3. Wählen Sie die Active Directory-Gruppe aus, die als Gruppe mit Vollzugriff eingerichtet werden soll, und klicken Sie auf Speichern. 7.9.2 Hinzufügen von Benutzern zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager Durch das Hinzufügen eines Benutzers zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager hat der Benutzer Zugriff auf alle E-Mails, die für eine bestimmte Active Directory®-Benutzergruppe in GFI MailArchiver archiviert wurden. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Gruppenmanager konfigurieren. 3. Wählen Sie im Feld Manager den als Manager hinzuzufügenden Benutzer und anschließend die Gruppe aus, der Sie Vollzugriff gewähren möchten. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer anderen Gruppen hinzuzufügen. HINWEIS Ein Benutzer kann mehreren Gruppen hinzugefügt werden, indem Sie denselben Benutzer aber eine andere Active Directory®-Gruppe auswählen. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. 7.9.3 Definieren der Benutzerzugriffskontrolle Mithilfe der Benutzerzugriffskontrolle können Sie bestimmten Benutzern Zugriff auf für andere Benutzer archivierte E-Mails gewähren. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 138 Screenshot 76: Konfigurieren der Zugriffskontrolle 2. Klicken Sie auf Benutzerzugriffskontrolle konfigurieren. 3. Wählen Sie im Feld Benutzer den Benutzer aus, dem Sie Zugriff gewähren möchten, und im Feld Hat Zugriff auf Benutzer den Benutzer, auf dessen Postfach er zugreifen darf. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer anderen Gruppen hinzuzufügen. HINWEIS Einem Benutzer kann auch der Zugriff auf die Postfächer weiterer Benutzer eingeräumt werden, indem Sie denselben Benutzer andere Benutzer zuordnen, auf dessen archivierte E-Mails er zugreifen kann. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. 7.9.4 Konfigurieren gemeinsamer Postfächer Gemeinsame Postfächer sind Postfächer, auf die alle Benutzer einer Gruppe zugreifen können. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Gemeinsame Postfächer konfigurieren. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 139 3. Wählen Sie im Feld Gruppe die Gruppe aus, der Sie Zugriff gewähren möchten, und im Feld Postfachkonto das Postfach, auf das die Gruppe zugreifen kann. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Gruppen anderen Postfächern hinzuzufügen. HINWEIS Derselben Gruppe kann auch der Zugriff auf weitere Postfächer eingeräumt werden, indem Sie derselben Gruppe andere Postfächer zuordnen, auf deren archivierte E-Mails sie zugreifen kann. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. 7.10 Konfigurieren des IMAP-Servers Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ist ein Internetprotokoll zum Abruf von E-MailNachrichten. Viele E-Mails-Clients und Mailserver nutzen IMAP zur Übertragung von E-Mail-Nachrichten zwischen Server und Client. Mittels IMAP können E-Mail-IDs und die Ordnerstruktur des Benutzers von GFI MailArchiverArchivspeichern abgerufen werden. Die Daten auf dem IMAP-Server werden in einer FirebirdDatenbank gespeichert. HINWEIS Die Firebird-Datenbank befindet sich im Ordner Daten\IMAPDB.FDB und behält die Ordnerstruktur der einzelnen Benutzerpostfächer bei. In der Datenbank sind keine Nachrichtendaten enthalten (wie Betreff, Header, Nachrichtentext usw.). Diese Informationen werden direkt vom GFI MailArchiver-Speicherdienst abgerufen. Die Datenbank wird vom IMAP-Dienst beim Start des Dienstes erstellt (falls nicht vorhanden) und synchronisiert, sobald Objekte in den Archivspeichern zur Verfügung stehen. Während der Synchronisation gibt der IMAP-Server keine Objekte für die Benutzer zurück. Wenn eine Clientanfrage erfolgt, durchsucht der IMAP-Server die lokale Datenbank nach den E-Mail-IDs und führt die folgenden Aktionen durch: Ordnernamen – Daten werden direkt gesendet Nachrichtendetails – Speicherdienst wird vor der Rückgabe von Daten kontaktiert. Die Clients stellen mit einer gültigen Authentifizierung eine Verbindung zum IMAP-Dienst her. HINWEIS Wenn GFI MailArchiver installiert (nicht aktualisiert) ist und IMAP zum ersten Mal aktualisiert wird, nimmt der Synchronisierungsvorgang des IMAP-Servers mit dem Speicher einige Zeit in Anspruch. Die Synchronisierung läuft für den Benutzer unbemerkt im Hintergrund ab. So konfigurieren Sie den IMAP-Server: 1. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option IMAP-Server. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 140 2. Klicken Sie auf IMAP-Server konfigurieren. Screenshot 77: Konfigurieren des IMAP-Servers 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen IMAP-Server aktivieren. WICHTIG Wenn das Kontrollkästchen IMAP-Server aktivieren aktiviert ist, startet der IMAP-Dienst automatisch. Andernfalls startet der Dienst beim Start nicht automatisch. 4. (Optional) Geben Sie im Feld Portnummer einen Wert ein, und klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen. HINWEIS Die Standard-Portnummer lautet 44143. Beachten Sie, dass sich eine Änderung der Portnummer auf alle Clients auswirkt, die für diesen Port konfiguriert wurden. 5. Wählen Sie im Feld Netzwerkschnittstelle aus den verfügbaren Optionen die Netzwerkkarte zur Überwachung aus. GFI MailArchiver durchsucht Ihr System und listet die erkannten GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 141 Netzwerkschnittellenkarten als verfügbare Optionen auf. Es wird jedoch empfohlen, die Standardeinstellung (Alle Netzwerkschnittstellen) beizubehalten. 6. Geben Sie im Feld Server-URL die Adresse des IMAP-Servers an, der von den E-Mail-Clients verwendet wird. HINWEIS Wenn Änderungen an der IMAP-Serverkonfiguration bezüglich der Netzwerkschnittstellenkarten oder der Nummer des Überwachungsports vorgenommen werden, startet der IMAP-Dienst neu. Beim Neustart des IMAP-Dienstes wird die Verbindung mit allen Clients unterbrochen. 7. Legen sie im Feld Maximale Monatsanzahl in E-Mails-Clients anzeigen den Zeitraum fest (in Monaten) für den GFI MailArchiver E-Mails abrufen soll (die Standardeinstellung ist 12 Monate). 8. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL aktvieren, um eine sichere Informationsübertragung zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Zertifikaten (Seite 142). HINWEIS Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen ausgewählt ist, erfolgt die Authentifizierung von E-Mail-Clients mit einem gültigen Zertifikat. Für Clients mit einer unverschlüsselten Verbindung wird die Authentifizierung abgelehnt. 9. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen. 7.10.1 Verwenden von Zertifikaten Secure Sockets Layer (SSL) ist ein Protokoll zur sicheren Übertragung von Informationen zwischen Anwendungen. Anwendungen, die SSL verwenden, tauschen mit anderen Anwendungen Verschlüsselungsschlüssel aus und entschlüsseln bzw. verschlüsseln per SSL gesendete Daten. Bestimmte Anwendungen (z. B. Webbrowser wie Microsoft® Internet Explorer und Firefox sowie EMail-Programme wie Microsoft Outlook®, Mozilla Thunderbird und Apple Mail) sind bereits für die Verwendung von SSL konfiguriert und können SSL-Verbindungen automatisch empfangen. Damit eine Anwendung eine sichere SSL-Verbindung aufbauen kann, muss ihr zunächst von einer Zertifizierungsstelle ein Verschlüsselungsschlüssel (in Form eines Zertifikats) zugewiesen werden. IMAP unterstützt die zertifikatbasierte Verschlüsselung. Zertifikate werden wie folgt vergeben: Sie können von einem Online-Anbieter wie VeriSign erworben werden. Oder sie werden mit IIS® (weitere Informationen finden Sie im Knowledge-Base-Artikel unter http://support.microsoft.com/kb/299875#appliesto) erstellt. So aktivieren Sie SSL und konfigurieren ein Sicherheitszertifikat: 1. Aktivieren Sie im IMAP-Serverkonfigurationsassistenten das Kontrollkästchen SSL aktivieren. 2. Wählen Sie im Feld SSL-Zertifikat das Zertifikat aus, das Sie hochladen möchten. 3. Geben Sie im Feld SSL-Zertifikatkennwort das Kennwort für das Zertifikat ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 142 4. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL-Zertifikat erzwingen, um eine verschlüsselte Datenübertragung zu erzwingen. WICHTIG Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen aktiviert ist, ist eine Verschlüsselung zwingend erforderlich. Das bedeutet, dass Clients, die den IMAP-Dienst verwenden, nur eine Verbindung herstellen können, wenn die Verschlüsselung auf der Clientseite konfiguriert wurde. Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen deaktiviert wird, können Clients eine verschlüsselte oder unverschlüsselte Verbindung mit dem IMAP-Server herstellen. 5. Klicken Sie auf Speichern. 7.11 Aufbewahrungsrichtlinien Aufbewahrungsrichtlinien geben an, wie lange eine archivierte E-Mail im Archivspeicher verbleibt, bis sie gelöscht wird. Sie können GFI MailArchiver zum Beispiel so konfigurieren, dass E-Mails, die mit „Vertrieb“ gekennzeichnet sind, für zwei Jahre und E-Mails mit der Kennzeichnung „Juristisch“ für einen unbestimmten Zeitraum gespeichert werden sollen. Aufbewahrungsrichtlinien können in GFI MailArchiver auch vorübergehend unterbrochen (angehalten) werden, so dass keine E-Mails gelöscht werden. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien zum Beispiel so lange unterbrechen, bis ein bestimmter Rechtsfall gelöst ist. In diesem Fall werden zum Löschen markierte E-Mails erst gelöscht, wenn die Aufbewahrung deaktiviert wird. 7.11.1 Wie werden Aufbewahrungsrichtlinien angewendet? GFI MailArchiver überprüft den Inhalt der E-Mails anhand aller Aufbewahrungsrichtlinien, die zum Zeitpunkt der Archivierung konfiguriert sind. GFI MailArchiver überprüft eine E-Mail zunächst anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität. Falls die E-Mail die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird sie mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn die E-Mail die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, GFI MailArchiver wird sie anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst niedrigeren Priorität überprüft. Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis die E-Mail eine der konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien erfüllt oder keine weiteren Aufbewahrungsrichtlinien mehr vorhanden sind. Wenn eine E-Mail keine Aufbewahrungsrichtlinie erfüllt, wird sie von GFI MailArchiver auf unbestimmte Zeit im Archivspeicher gespeichert. Wichtige Hinweise Aufbewahrungsrichtlinien, die nach dem Ablegen einer E-Mail im Archivspeicher von GFI MailArchiver erstellt oder geändert wurden, haben keinen Einfluss auf die E-Mail, da die Überprüfung nur anhand der zum Archivierungszeitpunkt konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien stattfindet. Jede E-Mail kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Die Prioritäten der Aufbewahrungsrichtlinien sind daher von großer Bedeutung. Jede E-Mail, die eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion „E-Mail sofort löschen“ erfüllt, wird nicht im Archivspeicher gespeichert, sondern sofort verworfen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 143 Jede E-Mail, die eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion erfüllt, nach der sie nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden soll, wird im Archivspeicher abgelegt. Nach Ablauf des angegebenen Zeitraums löscht GFI MailArchiver diese E-Mail aus dem Archivspeicher. Standardmäßig sind bei der Installation von GFI MailArchiver keine Aufbewahrungsrichtlinien vorhanden. 7.11.2 Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien Screenshot 78: Anzeigen von Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien Wählen Sie zur Anzeige der Aufbewahrungsrichtlinien die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien. Die Aufbewahrungsrichtlinien werden in der Aufbewahrungsrichtlinientabelle sortiert nach der Reihenfolge der Ausführung angezeigt. Die verfügbaren Felder sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. Tabelle 72: Felder in der Aufbewahrungsrichtlinientabelle OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Zeigt den Namen der Aufbewahrungsrichtlinie an. Aktiv Zeigt an, ob die Aufbewahrungsrichtlinie aktiv, inaktiv der aufgrund juristischer Überlegungen deaktiviert ist. Aktion Zeigt die konfigurierte Aktion für die Aufbewahrungsrichtlinie an. Beispiel: E-Mails für 2 Jahre aufbewahren. 7.11.3 Hinzufügen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und SpamRichtlinien. 2. Klicken Sie auf GFI MailArchiver . 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 144 Screenshot 79: Auswählen der Spam- oder E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie 3. Wählen Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten die Option E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie, und klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 145 Screenshot 80: Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent 4. Geben Sie im Fenster Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent die Details für die neue Aufbewahrungsrichtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 73: Optionen für neue Aufbewahrungsrichtlinien OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Gibt den Namen der neuen, zu erstellenden Richtlinie an. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 146 OPTION BESCHREIBUNG E-Mail-Kriterien Gibt die Bedingungen an, die eine E-Mail als Teil dieser Aufbewahrungsrichtlinie identifizieren. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus und geben Sie die Werte ein, die eine E-Mail erfüllen muss, um zu dieser Aufbewahrungsrichtlinie zu gehören. Klicken Sie auf , um weitere Bedingungen hinzuzufügen, oder auf löschen. Wählen Sie: Betreff– Legen Sie einen E-Mail-Betreff fest. , um eine eingegebene Bedingung zu Textkörper– Legen Sie Schlüsselwörter fest, die im Textkörper enthalten sind. Absender – Legen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders fest, oder geben Sie den Benutzernamen im Format „Domäne\Benutzername“ an. Empfänger – Legen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers fest, oder geben Sie den Benutzernamen im Format „Domäne\Benutzername“ an. HINWEIS Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit , domäne.de‘ überein. E-Mail-Größe– Wählen Sie einen Parameter, und geben Sie die E-Mail-Größe in MB an. Folgende Parameter sind verfügbar: Gleich Größer als Gleich oder größer als Kleiner als Gleich oder kleiner als Anhanggröße– Wählen Sie einen Parameter, und geben Sie die Anhanggröße in MB an. Folgende Parameter sind verfügbar: Gleich Größer als Gleich oder größer als Kleiner als Gleich oder kleiner als Anhangtyp– Legen Sie den Dateityp fest, indem Sie eine Kategorie aus der Dropdown-Liste der vordefinierten Werte auswählen. Weitere Informationen über Dateitypen finden Sie unter Aufbewahrungsdateitypen in diesem Abschnitt. Manuell archiviert – Wählen Sie diese Option, um alle manuell archivierten E-Mails in die Aufbewahrungsrichtlinie aufzunehmen. Richtlinie aktivieren Gibt an, ob eine Richtlinie aktiv ist oder nicht, und ob E-Mails sofort gelöscht oder für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen. Wählen Sie Richtlinie aktivieren, und wählen Sie eine der folgenden Optionen: E-Mails, die den obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern sofort löschen E-Mails, die den obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern nach x Tagen löschen HINWEIS Um die Anzahl in Jahren zu bestimmen, geben Sie die entsprechende Anzahl in Tagen an. Beispiel: Wenn Sie E-Mails für 2 Jahre aufbewahren möchten, geben Sie 730 Tage ein, und wenn Sie E-Mails für 5 Jahre aufbewahren möchten, geben Sie 1825 Tage ein. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 147 Aufbewahrungsdateitypen Die folgende Tabelle enthält Dateitypen entsprechend der Anhangtypkategorie, die beim Filtern nach Dateitypen mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie verfügbar sind: Tabelle 74: Vordefinierte Aufbewahrungsdateitypen KATEGORIE DATEITYP Bilder *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps Dokumente *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde Musik *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel Video *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv 7.11.4 Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien Die Reihenfolge, in der Aufbewahrungsrichtlinien angewendet werden, spielt in GFI MailArchiver eine wichtige Rolle. GFI MailArchiver überprüft die E-Mail zunächst anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität. Falls die E-Mail die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird sie mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn die E-Mail die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, wird sie anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst niedrigeren Priorität überprüft. So ändern sie die Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und SpamRichtlinien. 2. Wählen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, deren Reihenfolge Sie ändern möchten, und klicken Sie je nach gewünschter Priorität auf oder . 7.11.5 Hinzufügen einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie Standardmäßig werden als Spam gekennzeichnete E-Mails mit allen anderen E-Mails archiviert, d. h. GFI MailArchiver unterscheidet nicht zwischen gültigen E-Mails und von Anti-Spam-Lösungen wie GFI MailEssentials als Spam gekennzeichneten E-Mails. In GFI MailArchiver können Sie SpamAufbewahrungsrichtlinien einrichten, so dass Spam sofort bei der Archivierung von E-Mails oder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen gelöscht wird. Durch die Erstellung einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie können Benutzer fälschlicherweise als Spam gekennzeichnete E-Mails durchsuchen und die Spam-Markierung aufheben. Dadurch wird das Löschen dieser E-Mails anhand der Spam-Aufbewahrungsrichtlinie verhindert. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien. 2. Klicken Sie auf . 3. Wählen Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten die Option Spam-Richtlinie festlegen, und klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 148 Screenshot 81: Dialogfeld „Spam-Aufbewahrungsrichtlinie“ 4. Geben Sie den Namen der Spam-Aufbewahrungsrichtlinie ein, legen Sie fest, ob sie aktiv oder inaktiv ist, und wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum aus. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Optionen beschrieben. Tabelle 75: Optionen für Spam-Aufbewahrungsrichtlinien OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Gibt den Namen der erstellten/bearbeiteten Richtlinie an. Geben Sie in dieses Textfeld einen Namen ein, oder bearbeiten Sie den Namen. Richtlinie aktivieren Gibt an, ob die erstellte/bearbeitete Richtlinie aktiviert bzw. deaktiviert ist. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Richtlinie zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Als Spam gekennzeichnete E-Mails NICHT aufbewahren, sondern sofort löschen GFI MailArchiver löscht sofort alle als Spam gekennzeichneten E-Mails. E-Mails, die den obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern nach x Tagen löschen GFI MailArchiver bewahrt alle als Spam gekennzeichneten E-Mails auf und löscht E-Mails erst, nachdem die konfigurierte Zeit abgelaufen ist. 5. Klicken Sie auf Weiter und Fertig stellen, um die Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie abzuschließen. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 149 7.11.6 Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen Bei der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen werden archivierte E-Mails vorübergehend durch GFI MailArchiver nicht gelöscht, sondern bis auf weiteres beibehalten. Aktivieren Sie diese Funktion, um archivierte E-Mails vorübergehend nicht zu löschen, zum Beispiel bis ein bestimmter Rechtsfall gelöst ist. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden archivierte E-Mails trotzdem durch GFI MailArchiver zum Löschen gekennzeichnet. Die Anweisung zum Löschen wird erst ausgeführt, wenn die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen entfernt wird. So aktivieren Sie die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und SpamRichtlinien. 2. Wählen Sie aus. HINWEIS Prüfen Sie, ob auf der Registerkarte Start unter „Informationen zu GFI MailArchiver“ die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist. So deaktivieren Sie die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und SpamRichtlinien. 2. Wählen Sie aus. WICHTIG Gehen Sie mit dieser Funktion sorgsam um, da E-Mails sofort gelöscht werden, wenn die Option „Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen“ deaktiviert wird. 7.12 Klassifizierungsregeln Mit Klassifizierungsregeln können Sie E-Mails automatisch anhand des Inhalts klassifizieren. Ab der Aktivierung einer Klassifizierungsregel werden neue E-Mails automatisch gemäß den festgelegten Klassifizierungsregeln geprüft und in ihrem jeweiligen Archivspeicher entsprechend gekennzeichnet. Durch die Verwendung der Funktion Erweiterte Suche auf der Registerkarte Archiv können Benutzer E-Mails nach einer bestimmten Kennzeichnung suchen. Die Suche kann auch im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv für eine einfache Verwendung gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Suche (Seite 59). In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zu folgenden Themen: Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel Bearbeiten einer Klassifizierungsregel Entfernen einer Klassifizierungsregel 7.12.1 Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Klassifizierungsregeln. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 150 2. Klicken Sie auf . Screenshot 82: Details der Klassifizierungsregel 3. Geben Sie im Feld Regelname einen Namen ein, und konfigurieren Sie die Kriterien, die E-Mails erfüllen müssen, um zu dieser Klassifizierungsregel zu gehören. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 76: Optionen für Klassifizierungsrichtlinie OPTION BESCHREIBUNG Betreff Geben Sie den Betrefftext ein, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. Textkörper Geben Sie den Textkörper ein, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 151 OPTION BESCHREIBUNG Absender Wählen Sie eine Klassifizierung nach E-Mail-Adresse oder nach Benutzername. Geben Sie die EMail-Adresse ein, oder wählen Sie einen Benutzernamen aus, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. HINWEIS Die angegebene E-Mail-Adresse des Absenders muss immer ein @-Zeichen enthalten. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden: ? – steht für einen beliebigen Buchstaben Beispiel: ???n@?aster-domain.com kann sowohl für [email protected] als auch für [email protected] stehen. – steht für ein ganzes Wort Beispiel: *@master-domain.com stimmt mit allen E-Mail-Adressen mit dem Domänenteil „master-domain.com“ überein. Empfänger Geben Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse ein, über die die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. HINWEIS Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit , domäne.de‘ überein. 4. Klicken Sie auf , um weitere Klassifizierungskriterien hinzuzufügen, oder auf , um ein zuvor angegebenes Kriterium zu löschen. 5. Wählen Sie Regel aktivieren, und geben Sie im Feld Entsprechende E-Mails kennzeichnen als die Kennzeichnung für E-Mails ein. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 6. Überprüfen Sie auf der Übersichtsseite die Details der Kategorisierungsregel, und klicken Sie auf Fertig stellen. 7.12.2 Bearbeiten einer Klassifizierungsregel 1. Wählen Sie die zu bearbeitende Klassifizierungsregel aus, und klicken Sie auf Bearbeiten. 2. Folgen Sie zum Bearbeiten einer Klassifizierungsregel den Anweisungen im Abschnitt Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel. 7.12.3 Entfernen einer Klassifizierungsregel Wählen Sie die zu entfernende Klassifizierungsregel aus, und klicken Sie auf Klassifizierungsregel wird automatisch entfernt. . Die 7.13 Überwachung GFI MailArchiver nutzt zur Überwachung der Datenbankaktivität die Ablaufverfolgungsfunktionen von SQL Server®, um alle Aktivitäten zu speichern, die sich auf die Archivdatenbanken auswirken. Die Ablaufverfolgungsdaten werden in einer Textdatei in einem benutzerdefinierten Verzeichnis auf dem SQL Server®-Computer gespeichert. Pro Server wird eine Ablaufverfolgungsdatei mit den Daten sämtlicher darauf gespeicherter Archivspeicher geführt. Der SQL Server®-Dienst sorgt mit einer exklusiven Sperre der Ablaufverfolgungsdatei dafür, dass diese Datei nicht manipuliert wird. In GFI MailArchiver können Sie die Übertragung von Ablaufverfolgungsdateien in die GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 152 Überwachungsdatenbank auslösen. Über die Seite Überwachungsberichte können Sie nach der Übertragung die Überwachungsberichte anzeigen. WICHTIG Mit GFI MailArchiver können nur auf SQL Server® basierende Archivspeicher überwacht werden. Die Überwachung kann nicht für Archivspeicher vorgenommen werden, die auf folgenden Datenbanken basieren: SQL Server®-Datenbank und Dateisystem GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem In diesem Kapitel: 7.13.1 Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten 153 7.13.2 Bearbeiten der Überwachung von Datenbankaktivitäten 155 7.13.3 Überwachungsberichte 156 7.13.1 Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Überwachung. 2. Klicken Sie auf Konfigurieren. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 153 Screenshot 83: Auswahl der Authentifizierungsmethode 3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Microsoft SQL Server den zu verwendenden SQL Server® aus, und wählen unter Authentifizierung die Methode aus, die Sie für die Verbindung mit dem SQL-Server® verwenden möchten. Tabelle 77: SQL Server®-Authentifizierungsmethoden OPTION BESCHREIBUNG WindowsAuthentifizierung Verwendet die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers für die Verbindung mit SQL Server®. Microsoft SQL ServerAuthentifizierung Verwendet die in den Feldern Anmeldename und Kennwort eingegebenen Zugangsdaten für die Verbindung mit SQL Server®. Diese werden von GFI MailArchiver zum Lesen/Schreiben in der Überwachungsdatenbank verwendet. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. WICHTIG Das angegebene Konto muss mit Systemadministrator- oder Datenbankbesitzerrechten verbunden sein. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 154 4. Wenn Sie für den zuvor ausgewählten SQL Server® eine neue Datenbank erstellen möchten, wählen Sie Neue Überwachungsdatenbank, und geben Sie in das Textfeld einen Namen ein. Wenn Sie eine bestehende Datenbank verwenden möchten, wählen Sie Bestehende Überwachungsdatenbank, und wählen Sie aus der angezeigten Liste eine Datenbank aus. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. 5. Legen Sie fest, ob die Ablaufverfolgung für die Archivspeicher von GFI MailArchiver aktiviert werden soll. Wählen Sie Ablaufverfolgung für Archivspeicher zur Protokollierung der Datenbankaktivitäten aktivieren, und geben Sie den Pfad zum SQL Server®-Computer an, auf dem die Ablaufverfolgungsdateien gespeichert werden sollen. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. HINWEIS Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf den angegebenen Pfad mit dem Benutzerkonto gewährleistet ist, unter dem der SQL Server®-Dienst ausgeführt wird. HINWEIS Sperren Sie den Speicherort der SQL Server®-Ablaufverfolgungsdatei über NTFSBerechtigungen, damit nur der SQL Server®-Dienst darauf zugreifen kann. Gemeinsam mit der exklusiven Sperre durch den SQL Server®-Dienst ist dadurch sichergestellt, dass keine Manipulation der Ablaufverfolgungsdateien möglich ist. Screenshot 84: Überwachung der Benutzerinteraktion aktivieren 6. Legen Sie fest, ob die Überwachung der Benutzerinteraktion aktiviert werden soll. Dadurch werden sämtliche Benutzeraktivitäten auf der Benutzeroberfläche von GFI MailArchiver aufgezeichnet. Wählen Sie zum Aktivieren die Option Überwachung der Benutzerinteraktion aktivieren. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 7. Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Datenbanküberwachungseinrichtung, und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. 7.13.2 Bearbeiten der Überwachung von Datenbankaktivitäten Wenn Sie eine bestehende Überwachung der Datenbankaktivität bearbeiten möchten, wählen Sie die zuvor konfigurierten Einstellungen aus, und klicken Sie auf Konfigurieren. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt „Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten“, um eine bestehende Einrichtung zur Überwachung der Datenbankaktivität zu bearbeiten. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 155 7.13.3 Überwachungsberichte Überwachungsberichte werden auf der Grundlage von Daten aus der Überwachung der Datenbankaktivität und Benutzerinteraktion erstellt. So greifen Sie auf Überwachungsberichte zu: 1. Wählen Sie die Registerkarte Überwachung, und wählen Sie den gewünschten Bericht aus. 2. Führen Sie folgende Schritte durch: OPTION BESCHREIBUNG Berichte filtern: Wählen Sie im Bereich Filtern nach: einen Wert aus, und geben Sie die Details an, die ein Bericht erfüllen muss, um auf dem Bildschirm angezeigt zu werden. Der Bereich Filtern nach: befindet sich auf jeder Berichtsseite im oberen Bereich. Berichte drucken: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bericht drucken“ , die sich im oberen Bereich einer Berichtsseite befindet. Überwachungsbericht zu Konfigurationsänderungen In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an Konfigurationen in GFI MailArchiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben Vorgenommene Änderungen HINWEIS Wenn Sie auf eine der Konfigurationsänderungen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster weitere Details angezeigt. Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an der Konfiguration der Zugriffskontrolle in GFI MailArchiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben Benutzer, die von den Änderungen betroffen sind Geänderte Berechtigungen Überwachungsbericht zu archivierten E-Mails In diesem Bericht werden alle E-Mails aufgeführt, die in den GFI MailArchiver-Archivspeichern täglich archiviert werden. Folgende Daten werden angezeigt: Datum Name des Archivspeichers Anzahl der archivierten E-Mails Überwachungsbericht zum Massenimport Mit diesem Bericht können Sie die Anzahl der E-Mails anzeigen, die beim jeweiligen Importvorgang über den Massenimportdienst in einen Archivspeicher übertragen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 156 Datum des Importvorgangs Name des Archivspeichers Anzahl der importierten E-Mails Überwachungsbericht zu Aufbewahrungsrichtlinien In diesem Bericht werden die ausgeführten Aufbewahrungsrichtlinien und die Anzahl der gelöschten EMails aufgeführt. Folgende Daten werden angezeigt: Datum der Anwendung der Richtlinie Name des Archivspeichers Name der Aufbewahrungsrichtlinie Anzahl der gelöschten E-Mails Wenn Sie auf eine der angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster Details zur angewendeten Richtlinie angezeigt. Überwachungsbericht zu Datenschutzverletzungen In diesem Bericht werden alle Benutzer aufgeführt, deren Aktionen zu einer Datenschutzverletzung führen könnten, wie z. B. das Weiterleiten von E-Mails aus einem Archivspeicher. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die die Aktion durchgeführt haben Durchgeführte Aktion Anzahl der betroffenen E-Mails Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung In diesem Bericht werden alle Aktionen aufgeführt, die von Benutzern beim Zugriff auf die Weboberfläche von GFI MailArchiver durchgeführt wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzername Durchgeführte Aktion Datum/Uhrzeit der durchgeführten Aktion Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung: Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Benutzer gruppieren, um die angezeigte Liste nach Benutzer zu gruppieren. Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Datum gruppieren, um die angezeigte Liste nach Datum zu gruppieren. Wenn Sie auf eine der Benutzeraktionen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster Details zur durchgeführten Aktion angezeigt. Überwachungsbericht zur Datenintegrität In diesem Bericht werden alle Änderungen an den Archivspeichern und Überwachungsdatenbanken von GFI MailArchiver aufgeführt, die nicht von GFI MailArchiver-Diensten vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 157 Ereignisart Betroffene(r) Microsoft® SQL Server und Datenbank Betroffener Datenbankbenutzer Durchgeführte Aktion Quellcomputer der Aktion Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung: Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Ereignisart gruppieren, um die angezeigte Liste nach der Ereignisart zu gruppieren. Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Datum gruppieren, um die angezeigte Liste nach Datum zu gruppieren. Wenn Sie auf eine der Datenbankänderungen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster anzuzeigen weitere Details zu dieser Änderung angezeigt. 7.14 Konfigurieren der E-Mail-Löschung Die Funktion zur E-Mail-Löschung ermöglicht Benutzern, archivierte E-Mails endgültig aus der E-MailAnsicht von GFI MailArchiver zu löschen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird auf der Registerkarte Archiv und in der Symbolleiste E-Mail-Ansicht eine zusätzliche Schaltfläche Löschen angezeigt. WICHTIG Durch die Aktivierung dieser Funktion könnten Sie Unternehmensrichtlinien oder eine gesetzliche Vorschrift zur E-Mail-Aufbewahrung verletzen. WICHTIG Durch Aktivierung dieser Funktion können alle Benutzer von GFI MailArchiver archivierte E-Mails endgültig aus Postfächern löschen, auf die sie Zugriff haben. 1. Wählen Sie auf der Registerkarte Konfiguration die Option E-Mail-Löschung. 2. Klicken Sie auf E-Mail-Löschung aktivieren. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 158 Screenshot 85: Konfigurieren der E-Mail-Löschung 3. (Optional) Wenn Sie eine Kopie der gelöschten E-Mail in den Archivspeichern aufbewahren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine Kopie der E-Mail in den Archivspeichern für einen Benutzer mit voller Zugangsberechtigung behalten. Die aufbewahrten E-Mails können nur von den Benutzern geöffnet werden, die über Vollzugriffsrechte verfügen. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert bleibt, werden gelöschte E-Mails unwiderruflich aus den Archivspeichern gelöscht. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich stimme zu. 5. Klicken Sie auf OK. HINWEIS E-Mails in einem schreibgeschützten Archivspeicher können nicht gelöscht werden. Wenn das Löschen von E-Mails fehlschlägt, erhalten Benutzer einen entsprechenden Hinweis. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 159 WICHTIG Wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert wird, ist die Option E-Mail-Löschung deaktiviert und wird erst wieder aktiviert, wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen entfernt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen (Seite 150). 7.15 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln Für die Vollversion von GFI MailArchiver ist ein Lizenzschlüssel erforderlich. Weitere Informationen zur Lizenzierung von GFI MailArchiver finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing HINWEIS Zur Evaluierung von GFI MailArchiver können Sie einen kostenlosen Evaluierungsschlüssel von GFI Software Ltd unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm anfordern. Um den derzeit für GFI MailArchiver verwendeten Lizenzschlüssel zu überprüfen, wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Lizenzschlüssel ändern. So ändern Sie Ihren aktuellen Lizenzschlüssel: 1. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel bearbeiten. 2. Geben bzw. fügen Sie im Textfeld Lizenzschlüssel den Lizenzschlüssel ein. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel überprüfen, um die Gültigkeit des Lizenzschlüssels zu überprüfen. 3. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. HINWEIS Nach der Installation von GFI MailArchiver werden Sie vom Nachinstallationsassistenten automatisch auf diese Seite geleitet. 7.16 Allgemeine Einstellungen Über die Option Allgemeine Einstellungen können Sie Ihre Administrator-E-Mail-Adresse und die Details für den E-Mail-Server festlegen, um Benachrichtigungen zu erhalten. Außerdem können Sie über diese Option die Versionsprüfungen von GFI MailArchiver aktivieren, deaktivieren und konfigurieren. Dadurch kann GFI MailArchiver nach neuen Versionen von GFI MailArchiver suchen und Sie darüber informieren. In diesem Kapitel: 7.16.1 Ändern der allgemeinen Einstellungen 161 7.16.2 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung 162 GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 160 7.16.1 Ändern der allgemeinen Einstellungen 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. Screenshot 86: Allgemeine Einstellungen 3. Führen Sie anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. Tabelle 78: Optionen für allgemeine Einstellungen OPTION BESCHREIBUNG Administrator-E-MailAdresse Legt die E-Mail-Adresse des Administrators fest, an die wichtige Benachrichtigungen gesendet werden. SMTP-Server Legt den SMTP-Server fest, der von GFI MailArchiver für das Senden von Benachrichtigungen und Wiederherstellen von E-Mails aus dem Archivspeicher verwendet wird. Portnummer Gibt die Portnummer an, über die GFI MailArchiver mit dem SMTP-Server kommuniziert. Standardwert: 25 SSL verwenden Weist GFI MailArchiver an, für die Verbindung mit dem SMTP-Server eine SSL-Verbindung zu verwenden. Anmeldung für SMTPServer erforderlich Weist GFI MailArchiver an, für die Verbindung mit dem SMTP-Server einen Benutzernamen und ein Kennwort zu verwenden. Bei Auswahl dieser Option werden die Felder für Benutzername und Kennwort automatisch angezeigt. 4. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration zu speichern. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 161 5. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen. 7.16.2 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Einstellungen für Versionsprüfung ändern. Screenshot 87: Konfigurieren der Versionsprüfung 3. Führen Sie anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. Tabelle 79: Einstellungen für Versionsprüfung OPTION BESCHREIBUNG Versionsprüfung aktivieren Aktiviert/Deaktiviert die Versionsprüfung von GFI MailArchiver. Deaktivieren Sie diese Option, um die automatischen Prüfungen von GFI MailArchiver nach neueren Versionen zu deaktivieren. Proxy-Server aktivieren Weist GFI MailArchiver an, über einen Proxy-Server mit den GFI-Servern zu kommunizieren und nach aktuellen Versionen zu suchen. Proxy-Server/Port: Legt den Proxy-Server und den Port für die Verbindung von GFI MailArchiver mit den GFIServern fest, um die Version zu prüfen. Proxy erfordert Authentifizierung Aktivieren Sie diese Option, wenn der in den Feldern Proxy-Server und Port angegebene Proxy-Server eine Authentifizierung erfordert. Benutzername/Kennwort Legt Benutzernamen und Kennwort fest, die GFI MailArchiver für die Proxy-ServerAuthentifizierung verwendet. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 162 4. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration zu speichern. GFI MailArchiver 7 Konfigurieren von GFI MailArchiver | 163 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs GFI MailArchiver kann in verschiedene E-Mail-Clients und Technologien integriert werden, damit Benutzer an Remote-Standorten, im Büro und unterwegs auf ihre archivierten E-Mails zugreifen können. Auf der Seite „E-Mail-Clientzugriff“ haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie können GFI MailArchiver Outlook Connector herunterladen, ein Microsoft Outlook®-Plug-In, das Benutzern die Anzeige archivierter E-Mails direkt in Microsoft Outlook ermöglicht. Sie können GFI MailArchiver Outlook Addon herunterladen, ein Tool, das Benutzern die manuelle Archivierung von E-Mails aus Microsoft Outlook® ermöglicht. Sie können in einem E-Mail-Client Ihrer Wahl ein IMAP-Konto konfigurieren, um archivierte E-Mails in den Postfächern anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben. 8.1 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector Mit GFI MailArchiver Outlook Connector können Benutzer ihre Microsoft Outlook®-Ordner mit den von GFI MailArchiver archivierten Daten synchronisieren. Dieser Connector kann über Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory® oder manuell installiert werden. 8.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver Outlook® Connector Abbildung 2: Funktionsweise von GFI MailArchiver Outlook® Connector 1. GFI MailArchiver Outlook Connector (auf einem Client-Computer installiert) stellt eine Anforderung , um die Microsoft Outlook®-Ordner mit GFI MailArchiver zu synchronisieren. 2. GFI MailArchiver ruft die Daten der angeforderten E-Mails und Ordner aus dem GFI MailArchiverArchivspeicher GFI MailArchiver ab. 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 164 3. GFI MailArchiver sendet die E-Mail-Daten an die Client-Computer mit Microsoft Outlook®. 8.3 Herunterladen von GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector kann über die Weboberfläche von GFI MailArchiver heruntergeladen werden. 1. Öffnen Sie GFI MailArchiver. 2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Outlook Connector. 4. Wählen Sie einen der verfügbaren Downloadlinks aus, um GFI MailArchiver Outlook Connector herunterzuladen. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 80: Versionen von GFI MailArchiver Outlook Connector OPTION BESCHREIBUNG Outlook Connector (Outlook, 32Bit-Version) Laden Sie GFI MailArchiver Outlook Connector für die 32-Bit-Version von Microsoft Outlook herunter. Outlook Connector (Outlook, 64Bit-Version) Laden Sie GFI MailArchiver Outlook Connector für die 64-Bit-Version von Microsoft Outlook herunter. 8.3.1 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „Outlook® Connector“ Wenn sich Benutzer bei GFI MailArchiver anmelden, wird die Registerkarte „Outlook® Connector“ standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der Ansicht der Registerkarte aus: 1. Öffnen Sie die Seite „E-Mail-Clientzugriff“, und klicken Sie auf der Registerkarte GFI MailArchiver Outlook Connector auf . 2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 81: Verfügbarkeitsoptionen für die Registerkarte „Outlook® Connector“ OPTION BESCHREIBUNG Nur Administratoren Die Registerkarte Outlook® Connector steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind. Alle Benutzer und Administratoren Die Registerkarte „Outlook® Connector“ steht allen Benutzern, unabhängig von ihren Anmelderechten, zur Verfügung. 8.4 Systemanforderungen für Outlook® Connector 8.4.1 Software HINWEIS Die Computer, auf denen GFI MailArchiver Outlook Connector bereitgestellt wird, müssen eine Verbindung mit dem GFI MailArchiver-Server herstellen können. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 165 Tabelle 82: Softwareanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Connector KOMPONENTE Unterstützte Versionen von Microsoft Outlook BESCHREIBUNG Microsoft Outlook® 2003 (einschließlich Service Packs 1, 2, 3 und 4) Microsoft Outlook® 2007 (einschließlich Service Packs 1 und 2) Microsoft Outlook® 2010 (32-Bit- und 64-Bit-Versionen) Unterstützte Betriebssysteme Windows® 7 Windows® Vista Windows® XP Windows® Server 2008 Windows® Server 2003 Windows® Server 2000 Weitere erforderliche Komponenten Internet Explorer® 7 oder höher (Internet Explorer® 9 nur im Kompatibilitätsmodus) /Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari® HTTP-Port 80 (oder HTTPS-Standard-Port 443 für sichere Verbindungen) – wird von GFI MailArchiver Outlook Connector für die Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet. HINWEIS GFI MailArchiver Outlook Connector kann nicht auf einem Microsoft® Exchange Server installiert werden. HINWEIS Wenn ein Webfilter verwendet wird, muss dieser so konfiguriert werden, dass alle HTTPAnforderungen zwischen dem GFI MailArchiver-Server und GFI MailArchiver Outlook Connector zugelassen werden. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI MailArchiver-Servers nicht vom Webfilter blockiert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering 8.4.2 Hardware Tabelle 83: Hardwareanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Connector KOMPONENTE ANFORDERUNGEN Prozessor Prozessor mit 1 GHz oder mehr Arbeitsspeicher Mindestens: 512 MB RAM Empfohlen: 2 GB RAM Physischer Speicher Für die Installation von GFI MailArchiver Outlook Connector sind 20 MB physischer Speicherplatz erforderlich. Zum Speichern der E-Mail-Header und der E-Mails für den Offline-Zugriff wird weiterer Speicherplatz benötigt. 8.4.3 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector ohne GPO – Manuelle Installation 1. Öffnen Sie GFI MailArchiver. 2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 166 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Outlook Connector, und laden Sie eine der folgenden Dateien in ein freigegebenes Verzeichnis herunter, auf das alle Domänen Zugriff haben: MAROC_32bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) oder MAROC_64bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit)) HINWEIS Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von GFI MailArchiver Outlook Connector die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-BitVersion von Microsoft Outlook® 2010 enthält. Stellen Sie bei der Implementierung der 64-Bit-Version von GFI MailArchiver 2010 sicher, dass eine Domänenrichtlinie verwendet wird, die nur Computer mit der 64-Bit-Version von Microsoft Outlook® 2010 enthält. 2. Doppelklicken Sie auf die Datei, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. HINWEIS Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook®, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde. 3. <Optional>: Fügen Sie die Outlook® Connector-Administratorvorlage hinzu, mit deren Hilfe die Einrichtung von Outlook Connector erfolgt. a. Geben Sie auf der Befehlszeile mmc.exe ein. b. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. c. Wählen Sie Datei > Snap-In hinzufügen/entfernen… aus, und klicken Sie auf Hinzufügen... d. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. e. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. f. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. g. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. h. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. i. Klicken Sie auf Hinzufügen…, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm, die sich im Verzeichnis „<Programme\GFI\MailArchiver\Outlook>“ befindet. Klicken Sie anschließend auf Öffnen. j. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu GFI MailArchiver Outlook Connector unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 167 8.5 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector über GPO In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zur Installation von Outlook Connector über GPO in den folgenden Umgebungen: Windows® Server 2003 Windows® Server 2008 Manuelle Installation (ohne GPO) 8.5.1 Installieren von Outlook® Connector über GPO unter Windows® Server 2003 1. Öffnen Sie GFI MailArchiver. 2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Outlook Connector, und laden Sie eine der folgenden Dateien in ein freigegebenes Verzeichnis herunter, auf das alle Domänen Zugriff haben: MAROC_32bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) oder MAROC_64bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit)) HINWEIS Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von GFI MailArchiver Outlook Connector die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-BitVersion von Microsoft Outlook® 2010 enthält. Stellen Sie bei der Implementierung der 64-Bit-Version von GFI MailArchiver 2010 sicher, dass eine Domänenrichtlinie verwendet wird, die nur Computer mit der 64-Bit-Version von Microsoft Outlook® 2010 enthält. 4. Geben Sie Folgendes in der Befehlszeile ein: mmc.exe und drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. 5. Wählen Sie Datei > Snap-In hinzufügen/entfernen… aus, und klicken Sie auf Hinzufügen... 6. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 7. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. 8. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 10. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. 11. Klicken Sie auf Hinzufügen…, und suchen Sie nach der Datei „gfiapps.adm“, die sich im Verzeichnis „<Programme\GFI\MailArchiver\Outlook>“ befindet. Klicken Sie anschließend auf Öffnen. 12. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 168 13. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Benutzerkonfiguration > Administrative Vorlagen > GFI-Anwendungen. Screenshot 88: Einrichten der GFI MailArchiver-Server-URL über GPOs von Windows® Server 2003 14. Doppelklicken Sie im rechten Bereich auf die Richtlinie GFI MailArchiver-Server-Standort, und wählen Sie Aktiviert aus. Geben Sie in das Textfeld Server-URL die URL ein, über die Benutzercomputer GFI MailArchiver erreichen können. Geben Sie die URL in folgendem Format ein: http://<Hostname>/<Name des virtuellen Ordners für GFI MailArchiver>. Beispiel: http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/MailArchiver 15. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung, und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Wenn Sie den Standardwert verwenden möchten, wählen Sie für die entsprechende Option Nicht konfiguriert aus. Klicken Sie andernfalls auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert festzulegen. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Datenpfad zum Stammverzeichnis: Geben Sie ein anderes Stammverzeichnis an, unter dem die Konfigurationen und lokalen E-Mails der Clientcomputer gespeichert werden sollen. Geben Sie zum Beispiel %EigeneDateien% ein, um die Konfigurationen und lokalen E-Mails im Ordner „Eigene Dateien“ des angemeldeten Benutzers zu speichern. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Tagesspanne: Geben Sie die Anzahl der Tage an, für die E-Mails synchronisiert werden sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene E-Mails sind über GFI MailArchiver Outlook® Connector zugänglich. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 169 GFI MailArchiver Outlook® Connector – Größe der heruntergeladenen Dateien: Geben Sie an, wie viele E-Mails während einer Synchronisationssitzung heruntergeladen werden sollen. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Verbindungstimeout: Geben Sie an, nach wie vielen Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI MailArchiver-Server als Timeout gemeldet wird. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Maximale Anzahl der Offline-Tage: Geben Sie die Anzahl der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf E-Mails festlegen darf. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Offlinesupport: Aktivieren bzw. deaktivieren Sie den Offlinesupport. Wenn der Offlinesupport aktiviert ist, geben Sie die Anzahl der Tage an, für die der Offlinesupport unterstützt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, gilt Folgendes: Benutzer dürfen den Offlinezugriff nicht ändern. Die GFI MailArchiver Outlook® Connector-Einstellung für die maximale Anzahl der Offline-Tage wird ignoriert. 16. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind. 17. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Computerkonfiguration > Softwareeinstellungen. 18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu > Paket… aus. 19. Suchen Sie im Dialogfeld Öffnen nach dem gemeinsamen Ordner, in dem die MSI-Datei gespeichert ist. HINWEIS Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über „Netzwerkumgebung“ erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 20. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK. 21. GFI MailArchiver Outlook Connector wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook®, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde. Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu Outlook Connector unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation 8.5.2 Installieren von Outlook® Connector über GPO unter Windows® Server 2008 1. Öffnen Sie GFI MailArchiver. 2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Outlook Connector, und laden Sie eine der folgenden Dateien in ein freigegebenes Verzeichnis herunter, auf das alle Domänen Zugriff haben: MAROC_32bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (32 Bit)) oder MAROC_64bitOutlook.msi (Installationsprogramm für Microsoft Outlook 2010 (64 Bit)) GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 170 HINWEIS Stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung der 32-Bit-Version von GFI MailArchiver Outlook Connector die verwendete Domänenrichtlinie nur Computer mit einer 32-BitVersion von Microsoft Outlook® 2010 enthält. Stellen Sie bei der Implementierung der 64-Bit-Version von GFI MailArchiver 2010 sicher, dass eine Domänenrichtlinie verwendet wird, die nur Computer mit der 64-Bit-Version von Microsoft Outlook® 2010 enthält. 4. Geben Sie Folgendes in der Befehlszeile ein: mmc.exe und drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. 5. Wählen Sie Datei > Snap-In hinzufügen/entfernen… aus, und klicken Sie auf Hinzufügen... 6. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienmanagement-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 7. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. 8. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 10. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Benutzerkonfiguration > Richtlinien, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. 11. Klicken Sie auf Hinzufügen…, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm, die sich im Verzeichnis „<Programme\GFI\MailArchiver\Outlook>“ befindet. Klicken Sie anschließend auf Öffnen. 12. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 13. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen > Klassische administrative Vorlage > GFI-Anwendungen. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 171 Screenshot 89: Einrichten der GFI MailArchiver-Server-URL über GPOs von Windows® Server 2003 14. Doppelklicken Sie im rechten Bereich auf die Richtlinie GFI MailArchiver-Server-Standort, und wählen Sie Aktiviert aus. Geben Sie in das Textfeld Server-URL die URL ein, über die Benutzercomputer GFI MailArchiver erreichen können. Geben Sie die URL in folgendem Format ein: http://<Hostname>/<Name des virtuellen Ordners für GFI MailArchiver>. Beispiel: http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/MailArchiver 15. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung, und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Wenn Sie den Standardwert verwenden möchten, wählen Sie für die entsprechende Option Nicht konfiguriert aus. Klicken Sie andernfalls auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert festzulegen. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Datenpfad zum Stammverzeichnis: Geben Sie ein anderes Stammverzeichnis an, unter dem die Konfigurationen und lokalen E-Mails der Clientcomputer gespeichert werden sollen. Geben Sie zum Beispiel %EigeneDateien% ein, um die Konfigurationen und lokalen E-Mails im Ordner „Eigene Dateien“ des angemeldeten Benutzers zu speichern. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Tagesspanne: Geben Sie die Anzahl der Tage an, für die E-Mails synchronisiert werden sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene E-Mails sind über GFI MailArchiver Outlook® Connector zugänglich. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Größe der heruntergeladenen Dateien: Geben Sie an, wie viele E-Mails während einer Synchronisationssitzung heruntergeladen werden sollen. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 172 GFI MailArchiver Outlook® Connector – Verbindungstimeout: Geben Sie an, nach wie vielen Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI MailArchiver-Server als Timeout gemeldet wird. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Maximale Anzahl der Offline-Tage: Geben Sie die Anzahl der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf E-Mails festlegen darf. GFI MailArchiver Outlook® Connector – Offlinesupport: Aktivieren bzw. deaktivieren Sie den Offlinesupport. Wenn der Offlinesupport aktiviert ist, geben Sie die Anzahl der Tage an, für die der Offlinesupport unterstützt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, gilt Folgendes: Benutzer dürfen den Offlinezugriff nicht ändern. Die GFI MailArchiver Outlook® Connector-Einstellung für die maximale Anzahl der Offline-Tage wird ignoriert. 16. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind. 17. Wählen Sie Konsolenstamm ><Domänenrichtlinie>> Computerkonfiguration > Richtlinien > Softwareeinstellungen. 18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu > Paket… aus. 19. Suchen Sie im Dialogfeld Öffnen nach dem gemeinsamen Ordner, in dem die MSI-Datei gespeichert ist. HINWEIS Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über „Netzwerkumgebung“ erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 20. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK. 21. GFI MailArchiver Outlook Connector wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook®, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde. Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu Outlook Connector unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation 8.6 Konfigurieren der manuellen Archivierung GFI MailArchiver Outlook Addon ermöglicht Benutzern, E-Mails und Dateien aus Microsoft Outlook® (wie Dokumente oder Bilder) manuell zu archivieren. Dieser Connector kann über Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory® oder manuell installiert werden. WICHTIG Die Archivierung von E-Mails über GFI MailArchiver Outlook Addon erfolgt ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 173 8.6.1 Funktionsweise der manuellen Archivierung 1. Benutzer können in Microsoft Outlook® eine E-Mail oder E-Mail-Gruppe, eine oder mehrere Dateien oder einen Ordner auswählen und mit den Archiv-Schaltflächen auf der zusätzlichen Symbolleiste bearbeiten, die nach der Installation von GFI MailArchiver Outlook Addon angezeigt wird. HINWEIS Dank der Dateiarchivierungsfunktion von GFI MailArchiver Outlook Addon können Sie einfach Dateien von jedem Speicherort auf Ihrem Computer (einschließlich Microsoft Office-Dokumente) in GFI MailArchiver archivieren. Diese Funktion dient der Bereitstellung eines zentralen Speicherorts für Benutzerdaten. 2. GFI MailArchiver Outlook Addon (auf einem Client-Computer installiert) stellt eine Anforderung, um die ausgewählten E-Mails mit GFI MailArchiver zu synchronisieren. 8.6.2 Systemanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Addon 8.6.3 Software HINWEIS Die Computer, auf denen GFI MailArchiver Outlook Addon bereitgestellt wird, müssen eine Verbindung mit dem GFI MailArchiver-Server herstellen können. Tabelle 84: Softwareanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Addon SOFTWARE Unterstützte Versionen von Microsoft Outlook ® BESCHREIBUNG Microsoft Outlook® 2003 (einschließlich Service Packs 1, 2, 3 und 4) Microsoft Outlook® 2007 (einschließlich Service Packs 1 und 2) Microsoft Outlook® 2010 (32-Bit- und 64-Bit-Versionen) Unterstützte Betriebssysteme Windows® 8 Windows® 7 Windows® Vista Windows® XP Windows® Server 2008 Windows® Server 2003 Weitere erforderliche Komponenten HTTP-Port 80 (oder HTTPS-Standard-Port 443 für sichere Verbindungen) – wird von GFI MailArchiver Outlook Addon für die Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet. Microsoft .NET® Framework 4 Client Profile HINWEIS GFI MailArchiver Outlook Addon kann nicht auf einem Microsoft® Exchange Server installiert werden. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 174 HINWEIS Wenn ein Webfilter verwendet wird, muss dieser so konfiguriert werden, dass alle HTTPAnforderungen zwischen dem GFI MailArchiver-Server und GFI MailArchiver Outlook Addon zugelassen werden. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI MailArchiver-Servers nicht vom Webfilter blockiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering 8.6.4 Hardware Tabelle 85: Hardwareanforderungen für GFI MailArchiver Outlook Addon KOMPONENTE ANFORDERUNGEN Prozessor Prozessor mit 1 GHz oder mehr Arbeitsspeicher Mindestens: 512 MB RAM Empfohlen: 2 GB RAM Physischer Speicher Für die Installation von GFI MailArchiver Outlook Addon sind 20 MB physischer Speicherplatz erforderlich. Zum Speichern der E-Mail-Header und der E-Mails für den Offlinezugriff wird weiterer Speicherplatz benötigt. 8.7 Aktivieren und Deaktivieren von GFI MailArchiver Outlook ® Addon So aktivieren bzw. deaktivieren Sie GFI MailArchiver Outlook Addon: 1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei GFI MailArchiver an. 2. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option Archivierungsmethode. 3. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 175 Screenshot 90: Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung 4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Aktivieren Sie Manuelle Archivierung, um GFI MailArchiver Outlook Addon zu aktivieren. Deaktivieren Sie Manuelle Archivierung, um GFI MailArchiver Outlook Addon zu deaktivieren. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen. 8.8 Herunterladen und Installieren von GFI MailArchiver Outlook Addon GFI MailArchiver Outlook Addon kann über die Weboberfläche von GFI MailArchiver heruntergeladen werden. WICHTIG GFI MailArchiver Outlook Addon steht nur zum Download zur Verfügung, wenn die Manuelle Archivierung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Archivierungsmethode (Seite 100). 1. Öffnen Sie GFI MailArchiver. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 176 3. Klicken Sie im Bereich Manuelle Archivierung auf Outlook Addon herunterladen. 4. Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. HINWEIS Wenn die GFI MailArchiver Outlook Addon-Symbolleiste in Microsoft Outlook® angezeigt wird, war die Installation erfolgreich. 8.8.1 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „Outlook® Addon“ Wenn sich Benutzer bei GFI MailArchiver Outlook Addon anmelden, wird die Registerkarte GFI MailArchiver standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der Ansicht der Registerkarte aus: 1. Öffnen Sie die Seite „E-Mail-Clientzugriff“, und klicken Sie auf der Registerkarte GFI MailArchiver Outlook Addon auf . 2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind verfügbar: Tabelle 86: Verfügbarkeitsoptionen für die Registerkarte „Outlook® Connector“ OPTION BESCHREIBUNG Nur Administratoren Die Registerkarte GFI MailArchiver Outlook Addon steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind. Alle Benutzer und Administratoren Die Registerkarte GFI MailArchiver Outlook Addon steht allen Benutzern, unabhängig von ihren Anmelderechten, zur Verfügung. 8.8.2 Manuelle Installation von GFI MailArchiver Outlook Addon 1. Öffnen Sie GFI MailArchiver. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff. 3. Klicken Sie im Bereich Manuelle Archivierung auf Outlook Addon herunterladen. 4. Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. HINWEIS Wenn die Archiv-Schaltflächen nun in Microsoft Outlook® angezeigt werden, war die Installation erfolgreich. 8.8.3 Installieren des Plug-In zur manuellen Archivierung über GPO In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zur Installation von GFI MailArchiver Outlook Addon über GPO in den folgenden Umgebungen: Windows® Server 2003 Windows® Server 2008 8.8.4 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Addon über GPO von Windows® Server 2003 1. Öffnen Sie GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 177 2. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff. 3. Klicken Sie im Bereich Manuelle Archivierung auf Outlook Addon herunterladen. 4. Laden Sie die Datei in ein gemeinsames Verzeichnis herunter, auf das alle Domänen Zugriff haben. 5. Geben Sie in der Befehlszeile mmc.exe ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. 6. Wählen Sie Datei > Snap-in hinzufügen/entfernen… aus. 7. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 8. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. 9. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. 10. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 11. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. 12. Klicken Sie auf Hinzufügen…, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm im Verzeichnis: <Programme\GFI\MailArchiver\Outlook> befindet. Klicken Sie anschließend auf Öffnen. 13. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 14. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Administrative Vorlagen > Klassische administrative Vorlage > GFI-Anwendungen. 15. Doppelklicken Sie im rechten Bereich auf die Richtlinie GFI MailArchiver-Serverstandort, und wählen Sie Aktiviert aus. Geben Sie in das Textfeld Server-URL die URL ein, über die Benutzercomputer GFI MailArchiver erreichen können. Geben Sie die URL in folgendem Format ein: http://<Hostname>/<Name des virtuellen Ordners für GFI MailArchiver>. Beispiel: http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/MailArchiver 16. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind. 17. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Softwareeinstellungen. 18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu > Paket… aus. 19. Suchen Sie im Dialogfeld Öffnen nach dem gemeinsamen Ordner, in dem die MSI-Datei gespeichert ist. HINWEIS Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über „Netzwerkumgebung“ erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 20. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK. 21. GFI MailArchiver Outlook Addon wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 178 Prüfen Sie nach der Installation, ob die GFI MailArchiver Outlook Addon-Symbolleiste in Microsoft Outlook® angezeigt wird. HINWEIS Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Addon finden Sie im Handbuch zu GFI MailArchiver Outlook Addon unter: http://www.gfi.com/mar/manual/ 8.8.5 Installieren der manuellen Archivierung über GPO von Windows® Server 2008 1. Öffnen Sie GFI MailArchiver. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff. 3. Klicken Sie im Bereich Manuelle Archivierung auf Outlook Addon herunterladen. 4. Geben Sie in der Befehlszeile mmc.exe ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um die Microsoft Management Console zu starten. 5. Wählen Sie Datei > Snap-in hinzufügen/entfernen… aus, und klicken Sie auf Hinzufügen... 6. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienmanagement-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 7. Klicken Sie auf Durchsuchen..., und wählen Sie die zu bearbeitende Domänenrichtlinie aus. 8. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Dialogfeld Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 10. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Richtlinien, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen... aus. 11. Klicken Sie auf Hinzufügen…, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm im Verzeichnis: <Programme\GFI\MailArchiver\Outlook> befindet. Klicken Sie anschließend auf Öffnen. 12. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 13. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen > Klassische administrative Vorlage > GFI-Anwendungen. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 179 Screenshot 91: Einrichten der GFI MailArchiver-Server-URL über GPOs von Windows® Server 2008 14. Doppelklicken Sie im rechten Bereich auf die Richtlinie GFI MailArchiver-Serverstandort, und wählen Sie Aktiviert aus. Geben Sie in das Textfeld Server-URL die URL ein, über die Benutzercomputer GFI MailArchiver erreichen können. Geben Sie die URL in folgendem Format ein: http://<Hostname>/<Name des virtuellen Ordners für GFI MailArchiver>. Beispiel: http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/MailArchiver 15. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung, und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Wenn Sie den Standardwert verwenden möchten, wählen Sie für die entsprechende Option Nicht konfiguriert aus. Klicken Sie andernfalls auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert festzulegen. Datenpfad zum Stammverzeichnis – Geben Sie ein anderes Stammverzeichnis an, unter dem die Konfigurationen und lokalen E-Mails der Clientcomputer gespeichert werden sollen. Geben Sie zum Beispiel „%EigeneDateien%“ ein, um die Konfigurationen und lokalen E-Mails im Ordner „Eigene Dateien“ des angemeldeten Benutzers zu speichern. Tagesspanne – Geben Sie die Anzahl der Tage an, für die E-Mails synchronisiert werden sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene E-Mails sind über GFI MailArchiver Outlook Addon zugänglich. Größe der heruntergeladenen Dateien – Geben Sie an, wie viele E-Mails während einer Synchronisationssitzung heruntergeladen werden sollen. Verbindungstimeout – Geben Sie an, nach wie vielen Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI MailArchiver-Server als Timeout gemeldet wird. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 180 Maximale Anzahl der Offline-Tage – Geben Sie die Anzahl der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf E-Mails festlegen darf. Offlinesupport – Aktivieren bzw. deaktivieren Sie den Offlinesupport. Wenn der Offlinesupport aktiviert ist, geben Sie die Anzahl der Tage an, für die der Offlinesupport unterstützt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, gilt Folgendes: Benutzer dürfen den Offlinezugriff nicht ändern. Die GFI MailArchiver Outlook Addon-Einstellung für die maximale Anzahl der Offline-Tage wird ignoriert. 16. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind. 17. Wählen Sie Konsolenstamm > <Domänenrichtlinie> > Benutzerkonfiguration > Softwareeinstellungen. 18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu > Paket… aus. 19. Suchen Sie im Dialogfeld Öffnen nach dem gemeinsamen Ordner, in dem die MSI-Datei gespeichert ist. HINWEIS Die Auswahl des Speicherorts der MSI-Datei muss über „Netzwerkumgebung“ erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 20. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK. 21. GFI MailArchiver Outlook Addon wird nach dem Neustart eines Clientcomputers installiert. Prüfen Sie nach der Installation, ob die GFI MailArchiver Outlook Addon-Symbolleiste in Microsoft Outlook® angezeigt wird. HINWEIS Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Addon finden Sie im Handbuch zu GFI MailArchiver Outlook Addon unter: http://www.gfi.com/mar/manual/ 8.8.6 Konfigurieren von Outlook Addon Nachdem GFI MailArchiver Outlook Addon installiert wurde, kann das Add-In bereits mit den Standardeinstellungen ausgeführt werden. Sie können jedoch verschiedene Einstellungen an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen. So ändern Sie die Standardeinstellungen: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook®. 2. Klicken Sie im Menüband von Microsoft Outlook® auf 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf GFI MailArchiver Addon. Einstellungen. 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 181 Screenshot 92: GFI MailArchiver Outlook AddonKonfigurationseinstellungen für . 4. Wählen Sie im Bereich Dienstadresse für GFI MailArchiver aus den folgenden Optionen aus: Tabelle 87: Outlook® Addon-Serveradresse OPTION BESCHREIBUNG Standard Dieses Feld enthält die Serveradresse, wenn GFI MailArchiver Outlook Addon über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) installiert wird und Ihr Systemadministrator die Serveradresse bereitgestellt hat. Ist das Feld leer, so erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie versuchen, eine E-Mail zu archivieren. Benutzerdefiniert Geben Sie manuell die Adresse an, unter der GFI MailArchiver installiert ist. SSLRichtlinienfehler ignorieren Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie ermöglicht die Verbindungsherstellung zwischen GFI MailArchiver Outlook Addon und GFI MailArchiver, wobei SSL-Richtlinienfehler bei der Überprüfung des Remote-Zertifikats von GFI MailArchiver zur Authentifizierung ignoriert werden. Auf diese Weise können Benutzer eine SSL-Verbindung mit dem GFI MailArchiver-Server herstellen, auch wenn der Server ein selbstsigniertes, abgelaufenes, zurückgezogenes, kompromittiertes oder anderweitig ungültiges Zertifikat verwendet. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 182 WICHTIG Die Option Dienstadresse für GFI MailArchiver ist immer auf Standard eingestellt, auch wenn GFI MailArchiver Outlook Addon manuell installiert wird. Falls das Feld leer ist, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Fragen Sie den Systemadministrator nach der Serveradresse. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert, und geben Sie die erhaltene Adresse im Adressfeld ein. 5. Wählen Sie unter Löschrichtlinie für manuell archivierte Nachrichten in MS Outlook eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 88: Aktionen für lokale E-Mails OPTION BESCHREIBUNG Archivierte Nachrichten nicht löschen Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von E-Mails nach deren Archivierung zu verhindern. Archivierte Nachrichten sofort dauerhaft löschen Wenn Sie diese Option auswählen, werden die E-Mails gelöscht, sobald sie archiviert wurden. Archivierte Nachrichten dauerhaft löschen nach XX Tagen Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Nachrichten gespeichert werden soll (standardmäßig 30 Tage). Löschrichtlinie rückwirkend übernehmen Ist diese Option aktiviert, wird die ausgewählte Aufbewahrungsmethode auf alle alten E-Mails angewandt, die archiviert, aber noch nicht gelöscht wurden. Ist diese Option nicht aktiviert, gilt das Löschen nur für E-Mails, die ab diesem Zeitpunkt archiviert werden. HINWEIS Diese Einstellungen gelten nicht für E-Mails im Archivspeicher von GFI MailArchiver und sind nicht von den in GFI MailArchiver konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien betroffen. 6. Legen Sie im Bereich Authentifizierung eine oder beide Authentifizierungsmethoden fest: Tabelle 89: Authentifizierungsmethode mit Outlook Addon OPTION BESCHREIBUNG Windows-Authentifizierung GFI MailArchiver Outlook Addon verwendet Ihre Windows®-Anmeldeinformationen für die Verbindungsherstellung mit dem GFI MailArchiver-Server. Diese Methode wird verwendet, wenn Sie in einer Intranet-Umgebung arbeiten und mit derselben Active Directory®-Domäne verbunden sind wie der GFI MailArchiver-Server. Benutzerdefinierte Authentifizierung Wählen Sie diese Authentifizierungsmethode aus, wenn Sie von einem RemoteStandort außerhalb des Unternehmensnetzwerks eine Verbindung mit GFI MailArchiver herstellen möchten. Der Benutzername und das Kennwort, die Sie hier angeben, werden auf dem GFI MailArchiver-Server authentifiziert. WICHTIG Wenn die Formularauthentifizierung auf dem Server konfiguriert ist, erfordert GFI MailArchiver Outlook Addoneine benutzerdefinierte Authentifizierung. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 183 7. Wählen Sie im Bereich Archivierungsvorgänge aus den folgenden Optionen aus: Tabelle 90: Archivierungsoptionen für Outlook Addon OPTION BESCHREIBUNG Vorgang bei behebbarem Fehler wiederholen Bei Auswahl versucht GFI MailArchiver Outlook Addon automatisch, die ausgewählte E-Mail zu archivieren, wenn ein Problem erkannt und behoben wurde. Dialog nach Fertigstellung schließen Wählen Sie diese Option, um das Dialogfeld „Archivierungsfortschritt“ automatisch nach der Archivierung der ausgewählten E-Mail zu schließen. 8. Klicken Sie auf OK. 8.9 Konfigurieren des IMAP-Clientzugriffs für GFI MailArchiver GFI MailArchiver unterstützt eine Reihe von E-Mail-Clients, die IMAP verwenden, um archivierte EMails von den Archivspeichern zum E-Mail-Client zu übertragen. Mit einem der folgenden unterstützten E-Mail-Clients können Benutzer eine schreibgeschützte Ansicht ihrer archivierten EMails aufrufen: E-Mail-Anwendung unter Android Apple Mail E-Mail-Anwendung unter iOS5 Microsoft Outlook® 2003 Microsoft Outlook® 2007 Microsoft Outlook® 2010 Microsoft Outlook® 2013 Microsoft Outlook® 2011 für Mac Mozilla Thunderbird Windows® Live Mail HINWEIS Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ist ein Internetprotokoll zum Abruf von EMail-Nachrichten. Wenn IMAP erstmalig aktiviert wird, könnte die E-Mail-ClientSynchronisierung mit GFI MailArchiver verzögert sein, um archivierte E-Mails abzurufen. Anzeigen gemeinsamer Postfächer Als Benutzer mit Zugriff auf Postfächer anderer Benutzer können Sie Ihr IMAP-Konto verwenden, um die gemeinsamen Postfächer anzuzeigen. Dazu müssen Sie für jedes gemeinsame Postfach ein neues Konto konfigurieren. Folgen Sie dabei den Anweisungen zum Erstellen eines neuen IMAP-Kontos im jeweiligen E-Mail-Client, und verwenden Sie für Ihren Benutzernamen das folgende Format: <Ihre E-Mail-Adresse> ¦ <E-Mail-Adresse des Benutzers> mit Ihrem Kennwort. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 184 WICHTIG Bevor Sie die Verwendung von IMAP in den E-Mail-Clients konfigurieren können, müssen Sie den IMAP-Server konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des IMAP-Servers (Seite 140).. 8.9.1 Konfigurieren von IMAP für Apple Mail 3.0 Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP für Apple Mail 3.0 zu konfigurieren: HINWEIS Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich. 1. Klicken Sie auf Mail > Einstellungen… 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Accounts auf das Pluszeichen (+), um ein neues Konto hinzuzufügen. 3. Geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Vollständiger Name: [Ihr Name] E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] 4. Klicken Sie auf Fortfahren. 5. Geben Sie unter Server für eintreffende Mails die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Servertyp: Wählen Sie IMAP aus. Beschreibung Geben Sie die Account-Beschreibung ein. Server für eintreffende E-Mails: imap.gfi.com Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] 6. Klicken Sie auf Fortfahren, um den Bildschirm Sicherheit für eintreffende E-Mails anzuzeigen. 7. Wählen Sie SSL verwenden aus, um eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver zu verwenden. HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. 8. Geben Sie unter Server für ausgehende E-Mails die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Server für ausgehende E-Mails: smtp.gfi.com Identifizierung verwenden: ausgewählt Benutzername: [Benutzername] Kennwort: [Ihr Kennwort] GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 185 9. Klicken Sie auf Fortfahren. 10. Prüfen Sie die Informationen auf dem Bildschirm „Account-Zusammenfassung“, und klicken Sie auf Erstellen. 11. Wählen Sie den Account aus, den Sie soeben erstellt haben. 12. Geben Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Port Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. SSL verwenden Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet werden soll. 8.9.2 Konfigurieren von IMAP unter iOS5 Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP unter iOS5 zu konfigurieren: HINWEIS Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich. 1. Tippen Sie auf Einstellungen, und wählen Sie Mail, Kontakte, Kalender aus. 2. Wählen Sie im Bereich Accounts die Option Account hinzufügen aus. 3. Wählen Sie aus der Liste die Option Andere aus. 4. Wählen Sie Mail-Account hinzufügen aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Name: [Ihr Name] Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] Beschreibung: [Aussagekräftige Beschreibung] 5. Tippen Sie auf Weiter. Das Gerät stellt eine Verbindung mit dem Internet her und prüft Ihr Konto. 6. Wählen Sie IMAP aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein: SERVERDETAILS FÜR EINGEHENDE E-MAILS: WERT Hostname: [IMAP-Servername] Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] SERVERDETAILS FÜR AUSGEHENDE E-MAILS: WERT Hostname: [SMTP-Servername] Benutzername: [Benutzername] Kennwort: [Ihr Kennwort] HINWEIS Die Serverinformationen für ausgehende E-Mails erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 186 7. Tippen Sie auf Weiter. Wenn Sie die Fehlermeldung erhalten, dass die Verbindung über SSL nicht möglich ist, tippen Sie auf Ja, und fahren Sie ohne SSL-Verbindung fort. Tippen Sie auf Sichern. HINWEIS SSL kann auch nach dem Speichern des neuen E-Mail-Kontos konfiguriert werden. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. 8. Wählen Sie unter Mail, Kontakte, Kalender das E-Mail-Konto aus, dass Sie soeben im Bereich Accounts erstellt haben. 9. Tippen Sie auf den Kontonamen, und blättern Sie nach unten zum Bereich Erweitert. 10. Ändern Sie in den Einstellungen für eintreffende Mails den Server-Port auf die StandardPortnummer 44143 oder die von Ihrem Systemadministrator angegebene Portnummer. 11. Aktivieren Sie die Option SSL verwenden. 12. Tippen Sie auf Weiter. Das Gerät prüft die eingegebenen Informationen. 8.9.3 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2003 1. Starten Sie Outlook®. 2. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten. 3. Klicken Sie unter E-Mail-Konten auf Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen, und klicken Sie anschließend auf Weiter. 4. Wählen Sie IMAP als Kontotyp aus, und klicken Sie anschließend auf Weiter. 5. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Ihr Name: [Ihr Name] E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] 6. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Posteingangsserver (IMAP): [IMAP-Servername] Postausgangsserver (SMTP): [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] 7. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] 8. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Posteingangsserver (IMAP): Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) Wählen Sie diese Option aus, um eine verschlüsselte Verbindung zu verwenden. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 187 HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. 9. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.9.4 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2007 1. Starten Sie Outlook®. 2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Setup auf E-Mail-Konten. 4. Klicken Sie auf Neu. 5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Konto automatisch einrichten die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter. 6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Ihr Name: [Ihr Name] E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] 8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Servertyp: IMAP Posteingangsserver: [IMAP-Servername] Postausgangsserver (SMTP): [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] 9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] 10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Posteingangsserver (IMAP): Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp: Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte Verschlüsselungsmethode aus. HINWEIS Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 188 HINWEIS Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt. 11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.9.5 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook® 2010 1. Starten Sie Outlook®. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Informationen und anschließend auf Kontoeinstellungen. 3. Wählen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu. 5. Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter. 6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Ihr Name: [Ihr Name] E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] 8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Servertyp: IMAP Posteingangsserver: [IMAP-Servername] Postausgangsserver (SMTP): [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] 9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] 10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Posteingangsserver (IMAP): Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp: Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte Verschlüsselungsmethode aus. HINWEIS Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 189 HINWEIS Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt. 11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.9.6 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2013 1. Starten Sie Outlook®. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Informationen und anschließend auf Kontoeinstellungen. 3. Wählen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu. 5. Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter. 6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Ihr Name: [Ihr Name] E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] 8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Servertyp: IMAP Posteingangsserver: [IMAP-Servername] Postausgangsserver (SMTP): [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername] 9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] 10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Posteingangsserver (IMAP): Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp: Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte Verschlüsselungsmethode aus. HINWEIS Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 190 HINWEIS Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt. 11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.9.7 Konfigurieren von IMAP in Outlook® 2011 für Mac Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP in Outlook® 2011 für Mac zu konfigurieren: 1. Öffnen Sie Outlook® 2011. 2. Wenn dies das erste Konto ist, dass Sie in Outlook® erstellen, klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Konto hinzufügen. Klicken Sie andernfalls auf Extras > Konten und anschließend in der Menüleiste auf +. 3. Klicken Sie auf E-Mail-Konto. 4. Geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION WERT E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] Typ: Wählen Sie IMAP aus. Eingangsserver: [IMAP-Servername] Markieren Sie die Option „Standardport außer Kraft setzen“, und geben Sie folgende Portnummer ein: Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Für Verbindung SSL verwenden (empfohlen) Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet werden soll. HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. Ausgangsserver: [Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTPServername] HINWEIS Deaktivieren Sie die Option Automatisch konfigurieren. 5. Klicken Sie auf Konto hinzufügen. 6. Klicken Sie im Fenster Konten auf Weitere Optionen, und wählen Sie unter Authentifizierung die Option Eingangsserver verwenden - Info aus. 7. Klicken Sie auf Erweitert, und wählen Sie IMAP IDLE verwenden (wenn es vom Server unterstützt wird) aus, um über neue Nachrichten informiert zu werden. 8. Klicken Sie auf OK. 8.9.8 Konfigurieren von IMAP in Windows® Live Mail 1. Öffnen Sie Windows® Live Mail, und klicken Sie auf der Registerkarte „Konten“ auf „E-Mail“. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 191 2. Geben Sie auf dem Bildschirm E-Mail-Konten hinzufügen die folgenden Informationen ein: OPTION WERT E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] Passwort: [Ihr Kennwort] Servereinstellungen manuell konfigurieren: [Ausgewählt] 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Geben Sie auf dem Bildschirm Servereinstellungen konfigurieren die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Informationen zum Posteingangsserver: Servertyp: [Portnummer] Serveradresse: [IMAP-Servername] Port: Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Erfordert eine sichere Verbindung (SSL): Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet werden soll. HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. Authentifizierung mit: [Klartext] Informationen zum Postausgangsserver: [Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein] 5. Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. 8.9.9 Konfigurieren von IMAP unter Android Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP auf Android-Geräten zu konfigurieren: HINWEIS Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich. 1. Starten Sie den E-Mail-Client, und fügen Sie ein neues IMAP-Konto hinzu. 2. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen für den Posteingangsserver: OPTION WERT E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] 3. Geben Sie im Modus Manuelle Einrichtung die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] IMAP-Server: [IMAP-Servername] Port: Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 192 OPTION WERT Sicherheitstyp: Wählen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Sicherheitstyp aus. HINWEIS Wenn Sie für den Sicherheitstyp die Option Ohne auswählen, wird die Verbindung zum IMAPServer nicht verschlüsselt. 4. Nach Eingabe der IMAP-Konfigurationsparameter prüft das Gerät die Einstellungen für die eingehende Verbindung. 5. Geben Sie bei Aufforderung die Einstellungen für den Postausgangsserver ein, die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellt wurden. Das Gerät prüft die Einstellungen für die ausgehende Verbindung. HINWEIS Die Konfigurationsanweisungen können ja nach Android-Betriebssystemversion variieren. Weitere Informationen zur Einrichtung eines neuen IMAP-Kontos finden Sie im Benutzerhandbuch Ihres Geräts. 8.9.10 Konfigurieren von IMAP in Mozilla Thunderbird 10 Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP in Mozilla Thunderbird 10 zu konfigurieren: 1. Klicken Sie in Thunderbird auf Datei > Neu > E-Mail-Konto. 2. Geben Sie auf dem Bildschirm Konto einrichten die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Ihr Name: [Vor- und Nachname] E-Mail-Adresse: [Vollständige E-Mail-Adresse] Kennwort: [Ihr Kennwort] 3. Klicken Sie auf Weiter. HINWEIS Klicken Sie auf Stopp, um die automatische Kontoeinrichtung abzubrechen, und klicken Sie auf Manuell bearbeiten. 4. Geben Sie unter Konto einrichten die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Posteingang-Server: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option IMAP aus. Server-Adresse: [IMAP-Servername] Port: [Verwenden Sie die Standardeinstellung] SSL: Wählen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Verschlüsselungstyp aus. HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. Authentifizierung: [Normales Kennwort] Postausgang-Server: [Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein] GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 193 5. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie Server-Einstellungen aus. Geben Sie die folgenden Informationen ein: OPTION WERT Port: Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port. Benutzername: [Vollständige E-Mail-Adresse] 6. Klicken Sie nach Prüfung der Kontoinformationen auf Konto erstellen. 7. Klicken Sie auf Abrufen, um E-Mails herunterzuladen. GFI MailArchiver 8 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs | 194 9 Importieren und Exportieren von E-Mails Mit GFI MailArchiver können Sie E-Mails aus verschiedenen E-Mail-Datenbanken extrahieren und in die Archivspeicher importieren. WICHTIG Wenn Microsoft Outlook® auf dem Computer, auf dem das Tool ausgeführt wird, nicht erkannt wird, sind folgende Importoptionen deaktiviert: Aus .pst-Dateien importieren Die Option „In PST herunterladen“, wenn Sie „Daten aus GFI MailArchiver exportieren“ auswählen. GFI MailArchiver unterstützt nur Microsoft Outlook® 2003/2007/2010 32-Bit. Mit GFI MailArchiver können Sie auch E-Mails aus Archivspeichern exportieren, beispielsweise um gelöschte E-Mails wiederherzustellen. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool kann E-Mails an folgende Ziele exportieren: an eine bestimmte E-Mail-Adresse in einen Ordner auf einem Datenträger im .eml- oder .msg-Format in eine PST-Datei 9.1 Importieren von E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern Mit dem GFI MailArchiver Import- und Export-Tool können Sie E-Mails aus Microsoft® ExchangePostfächern extrahieren und in GFI MailArchiver-Archivspeicher importieren. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 195 E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern werden in folgenden Schritten in GFI MailArchiver-Archivspeicher übertragen: 1. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool extrahiert EMails aus Microsoft® Exchange-Postfächern. 2. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool konvertiert die E-Mails in das MIME-Format. 3. Der Import Service verarbeitet die extrahierten E-Mails gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI MailArchiver speichert die E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 196 9.1.1 Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote-Computer WICHTIG Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn E-Mails von einem Remote-Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden E-Mails auf demselben Computer wie GFI MailArchiver befinden, fahren Sie mit Ausführen des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools in diesem Handbuch fort. Mit GFI MailArchiver können Sie E-Mail-Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup (Abholordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem GFI MailArchiver Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: Unter Windows® Server 2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit... aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu öffnen. c. Klicken Sie auf Hinzufügen. d. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem das Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. e. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialogfeld „Berechtigungen“ hinzuzufügen. f. Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen“ den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie für Vollzugriff das Kontrollkästchen „Zulassen“. g. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu schließen. h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. Unter Windows® Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben… aus. b. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen GFI MailArchiver Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Berechtigungsebene“ neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer aus. d. Wählen Sie Freigeben aus, und klicken Sie auf Fertig. 3. Kehren Sie zu dem Pfad zurück, unter dem GFI MailArchiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner MarcImportExport. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. 5. Öffnen Sie ein Befehlszeilenfenster. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 197 6. Navigieren Sie auf dem lokalen Computer zum Ordner MarcImportExport. 7. Führen Sie folgenden Befehl aus: <regsvr32 redemption.dll>. 8. Führen Sie die Datei MArcImportExport.exe aus. 9.1.2 Zugriffsberechtigungen für Microsoft® Exchange-Postfächer – Berechtigungen gewähren Beim Import aus dem Microsoft Exchange Postfach-Assistenten mit dem GFI MailArchiver Importund Export-Tool werden – bei Ausführung auf dem Microsoft® Exchange Server-Computer – die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers verwendet. Um den Assistenten auf einem anderen Server als Microsoft® Exchange 2003/2007/2010 auszuführen, geben Sie einen Benutzernamen und das Kennwort an. Dieses Konto benötigt Vollzugriff auf die Postfächer, von denen E-Mails extrahiert werden sollen („Senden als“- und „Empfangen als“-Berechtigungen). HINWEIS Nach dem Extrahieren der Postfächer wird empfohlen, diese Berechtigungen wieder zu entfernen. Siehe auch: Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2003-Servern Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2007 Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3 Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2010 Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2003 1. Öffnen Sie den Microsoft® Exchange System-Manager. 2. Wechseln Sie zu Servers > [Servername] > [Speichergruppe], klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 3. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Berechtigungen übergeordneter Objekte. 5. Wählen Sie im Dialogfeld Sicherheit die Option Kopieren. 6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und zu den Sicherheitseigenschaften für den Postfachspeicher zurückzukehren. 7. Wählen Sie auf der Registerkarte Sicherheit unter Gruppen- oder Benutzernamen die Option Administrator. 8. Aktivieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Zulassen für Empfangen als und Senden als. 9. Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als für die folgenden Benutzergruppen zu aktivieren: Domänenadministratoren Unternehmensadministratoren Microsoft® Exchange-Domänenserver 10. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 198 11. Starten Sie den Informationsspeicher neu: a. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK. b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Dienst Microsoft Exchange-Informationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten. Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2007 1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: Add-ADPermission -identity “Postfachspeicher” -User “Vertrauenswürdiger Benutzer” -AccessRights GenericAll HINWEIS Ersetzen Sie Postfachspeicher durch den Namen des Postfachspeichers, der die zu importierenden Postfächer enthält, und Vertrauenswürdiger Benutzer durch den Benutzer, dem Vollzugriff auf die Postfächer gewährt wird. Beispiel: Add-ADPermission –Identity “Postfachdatenbank” -User “Hauptdomäne\JohnSmith” –AccessRights GenericAll Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2007 (SP1, SP2, SP3) 1. Öffnen Sie auf Microsoft® Exchange Server 2007 die Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende Windows® PowerShell-Commandlet aus: foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User ‚Domäne\Benutzer' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation } } Beispiel: foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User ‚Hauptdomäne\Administrator' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation } } GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 199 Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2010 1. Öffnen Sie auf Microsoft® Exchange Server die Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling" Beispiel: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user "[email protected]" -customrecipientwritescope "MAUMpolling" 9.1.3 Schritt 2: Ausführen des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools Exportieren von E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern: 1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import- und ExportTool, um das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool zu starten. 2. Klicken Sie auf Aus Microsoft Exchange-Postfach importieren. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 200 Screenshot 93: Importieren aus einem Microsoft Exchange-Postfach 3. Wählen Sie im Bereich Microsoft Exchange Version die relevante Version von Microsoft® Exchange Server aus: Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 oder 2010 4. Konfigurieren Sie im Bereich Anmeldeinformationen einen Benutzer mit den Berechtigungen zum Importieren aus den Microsoft® Exchange-Postfächern. Konfigurieren Sie: Als aktueller Benutzer anmelden – Melden Sie sich bei Microsoft® Exchange Server mit den Anmeldedaten des angemeldeten Benutzers an. Andere Anmeldeinformationen verwenden – Geben Sie den Benutzernamen (Domäne\Benutzername) und das Kennwort eines Benutzers an, der die Berechtigung zum Vollzugriff auf die Postfächer hat. Exchange Server – Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft® Exchange-Servers an. SSL verwenden – Aktivieren Sie diese Option, wenn der Microsoft® Exchange-Server eine SSLVerbindung verlangt. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 201 E-Mails aus öffentlichen Ordnern extrahieren – Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren. Anmeldeinformationen überprüfen – Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Zugriff und die Authentifizierung für den Microsoft® Exchange-Server zu überprüfen. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 94: Importieren aus Microsoft Exchange: Postfach- und Ordnerauswahl 6. Wählen Sie die zu importierenden Postfächer und Ordner aus: Alle Postfächer und Ordner – Importiert alle E-Mails in Postfächern, auf die der konfigurierte Benutzer Zugriff hat. Postfächer und Ordner auswählen, aus denen E-Mails extrahiert werden sollen – Wählen Sie diese Option aus, um die E-Mails aus einem bestimmten Postfach zu importieren. Geben Sie den Postfachnamen an, oder klicken Sie auf die Schaltfläche …, um ein zu importierendes Postfach auszuwählen. Um E-Mails aus einem bestimmten Ordner zu importieren, aktivieren Sie die Option E-Mails nur aus folgendem Ordner importieren und geben dann den Ordnernamen ein. Aus allen Ordner exportieren – Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren. 7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 202 Screenshot 95: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren 8. Wählen Sie im Bereich Importziel eine der folgenden Optionen aus: In GFI MailArchiver importieren – Importiert E-Mails in die Archivspeicher von GFI MailArchiver. E-Mails in angegebenen Pfad extrahieren – Extrahiert E-Mails im TXT-Format an einen Speicherort auf der Festplatte. 9. Geben Sie im Bereich Schlusszeit einen Zeitraum an. In diesem Zeitraum gesendete E-Mails werden extrahiert. Alle anderen E-Mails werden ignoriert. 10. Aktivieren Sie im Bereich Besitzer die Option Besitzer der zu extrahierenden E-Mails wählen, und geben Sie im Textfeld Besitzer den Benutzer ein. Beispiel:Wenn im Feld Besitzer die Adresse „[email protected]“ angegeben ist, werden die importierten E-Mails unter „[email protected]“ angezeigt. 11. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 12. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 203 HINWEIS Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab. 9.1.4 Zugriffsberechtigungen für Microsoft® Exchange-Postfächer – Berechtigungen widerrufen Importieren von Postfächern in den Microsoft® Exchange-Server Bei der Ausführung des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools direkt auf dem Microsoft® Exchange-Server müssen keine Berechtigungen widerrufen werden. Wenn der Import von dem Microsoft® Exchange Postfach-Assistenten auf einem Computer ausgeführt wurde, der nicht der Microsoft® Exchange 2003/2007/2010-Server ist, werden „Senden als“- und „Empfangen als“-Berechtigungen automatisch an Benutzer vergeben. Nach dem Ausführen von GFI MailArchiver Import- und Export-Tool wird empfohlen, diese Berechtigungen wieder zu entfernen. Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2003-Servern: a. Öffnen Sie den Exchange System-Manager. b. Wechseln Sie zu Server > <Servername> > <Speichergruppe>, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. c. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit. d. Wählen Sie im Feld Gruppen- oder Benutzernamen die Option Administrator. e. Aktivieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Verweigern für Empfangen als und Senden als. f. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als auch für folgende Benutzergruppen zu verweigern: Domänenadministratoren Unternehmensadministratoren Exchange-Domänenserver g. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, aktivieren Sie die Option Berechtigungen übergeordneter Objekte…, und klicken Sie auf OK. h. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Eigenschaften für Mailbox Store“ zu schließen. i. Starten Sie den Informationsspeicher neu: a. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK. b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Dienst Microsoft Exchange-Informationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten. Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange 2007/2010-Servern: 1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende Windows® PowerShell-Commandlet aus: Remove-ADPermission -identity “Postfachspeicher” -User “Vertrauenswürdiger Benutzer” -AccessRights GenericAll GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 204 HINWEIS Ersetzen Sie „Postfachspeicher“ durch den Namen des Postfachspeichers, der die Postfächer des Benutzers enthält, und „Vertrauenswürdiger Benutzer“ durch den Benutzer, dem zuvor Vollzugriff auf die Postfächer gewährt wurde. Beispiel: Remove-ADPermission -identity “Postfachdatenbank” -User "Hauptdomäne/JohnSmith" -AccessRights GenericAll 9.2 Importieren von E-Mails aus lokalen PST-Dateien Mit dem GFI MailArchiver Import- und Export-Tool können Sie E-Mails aus PST-Dateien extrahieren. Diese E-Mails können dann in die Archivspeicher von GFI MailArchiver importiert werden. WICHTIG Wenn Microsoft Outlook® auf dem Computer, auf dem das Tool ausgeführt wird, nicht erkannt wird, sind folgende Importoptionen deaktiviert: Aus .pst-Dateien importieren Die Option „In PST herunterladen“, wenn Sie „Daten aus GFI MailArchiver exportieren“ auswählen. GFI MailArchiver unterstützt nur Microsoft Outlook® 2003/2007/2010 32-Bit. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 205 E-Mails aus PST-Dateien werden in folgenden Schritten in GFI MailArchiver übertragen: 1. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool extrahiert E-Mails aus einer oder mehreren PSTDateien. 2. Das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool konvertiert die E-Mails in das MIME-Format. 3. Der GFI MailArchiver-Import Service verarbeitet die extrahierten E-Mails gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI MailArchiver speichert die E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. HINWEIS Auf dem Computer, auf dem das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool ausgeführt wird, muss Microsoft Outlook® 2003 (32 Bit) oder höher installiert sein. HINWEIS Bei der Extraktion werden die E-Mails in den PST-Dateien nur kopiert; die PST-Datei wird dabei nicht verändert. 9.2.1 Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote-Computer WICHTIG Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn E-Mails von einem Remote-Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden E-Mails auf demselben Computer wie GFI MailArchiver befinden, fahren Sie mit Ausführen des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools in diesem Handbuch fort. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 206 Mit GFI MailArchiver können Sie E-Mail-Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup (Abholordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem GFI MailArchiver Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: Unter Windows® Server 2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit... aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu öffnen. c. Klicken Sie auf Hinzufügen. d. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem das Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. e. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialogfeld „Berechtigungen“ hinzuzufügen. f. Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen“ den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie für Vollzugriff das Kontrollkästchen „Zulassen“. g. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu schließen. h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. Unter Windows® Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben… aus. b. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen GFI MailArchiver Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Berechtigungsebene“ neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer aus. d. Wählen Sie Freigeben aus, und klicken Sie auf Fertig. 3. Kehren Sie zu dem Pfad zurück, unter dem GFI MailArchiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner MarcImportExport. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. 5. Öffnen Sie ein Befehlszeilenfenster. 6. Navigieren Sie auf dem lokalen Computer zum Ordner MarcImportExport. 7. Führen Sie folgenden Befehl aus: <regsvr32 redemption.dll>. 8. Führen Sie die Datei MArcImportExport.exe aus. 9.2.2 Schritt 2: Ausführen des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools für den Import aus PSTDateien Führen Sie das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool aus, um E-Mails aus einer PST-Datei zu extrahieren. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 207 1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import- und ExportTool 2. Klicken Sie auf Aus .pst-Dateien importieren. Screenshot 96: Dateien der persönlichen Ordner (PST-Dateien) von Microsoft Outlook® 3. Klicken Sie auf PST-Datei hinzufügen, und wählen Sie eine zu extrahierende PST-Datei aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede hinzuzufügende PST-Datei. 4. Fügen Sie alle gewünschten PST-Dateien hinzu, und klicken Sie anschließend auf Weiter. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 208 Screenshot 97: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren 5. Wählen Sie im Bereich Importziel eine der folgenden Optionen aus: In GFI MailArchiver importieren – Importiert E-Mails in die Archivspeicher von GFI MailArchiver. E-Mails in angegebenen Pfad extrahieren – Extrahiert E-Mails im TXT-Format an einen Speicherort auf der Festplatte. 6. Geben Sie im Bereich Schlusszeit einen Zeitraum an. In diesem Zeitraum gesendete E-Mails werden extrahiert. Alle anderen E-Mails werden ignoriert. 7. Aktivieren Sie im Bereich Besitzer die Option Besitzer der zu extrahierenden E-Mails wählen, und geben Sie im Textfeld Besitzer den Benutzer ein. Beispiel:Wenn im Feld Besitzer die Adresse [email protected] angegeben ist, werden die importierten E-Mails unter [email protected] angezeigt. 8. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 9. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 209 HINWEIS Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab. 9.3 Importieren von E-Mails aus PST-Dateien im Netzwerk Mit dem in GFI MailArchiver integrierten GFI PST Exporter-Assistenten können die Microsoft Outlook®PST-Dateien im Netzwerk archiviert werden, die vor der Installation von GFI MailArchiver erstellt wurden. GFI PST Exporter ist ein agentbasiertes Tool, das zusammen mit GFI MailArchiver installiert wird. So funktioniert das Tool: 1. GFI PST Exporter installiert Agenten auf Endbenutzer-Computern. 2. Es extrahiert E-Mails aus den PST-Dateien, die auf den Endbenutzer-Computern gespeichert sind. 3. Der GFI MailArchiver-Import Service verarbeitet die extrahierten E-Mails gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI MailArchiver speichert die E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. HINWEIS Auf dem Computer, auf dem das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool ausgeführt wird, muss Microsoft Outlook® 2003 (32 Bit) oder höher installiert sein. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 210 9.3.1 Schritt 1: Installieren von GFI PST Exporter 1. Wählen Sie Start > Programme > GFI MailArchiver > Import-Tools > Installieren von GFI PST Exporter. 2. Geben Sie den Installationspfad für GFI PST Exporter an, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot 98: Anmeldeinformationen für GFI PST Exporter Master Service 3. Nachdem die Dateien durch das Installationsprogramm extrahiert wurden, geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen GFI PST Exporter Master Service ausgeführt werden soll. 4. Klicken Sie auf Installieren, um die Installation abzuschließen. 9.3.2 Schritt 2: Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen von GFI PST Exporter 1. Wählen Sie Start > Programme > GFI MailArchiver > Import-Tools > GFI PST ExporterVerwaltungskonsole. 2. Klicken Sie in der GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole auf den Knoten Allgemeine Einstellungen. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 211 Screenshot 99: GFI PST Exporter: Allgemeine Einstellungen 3. Geben Sie im Feld Schlussdatum (UTC-Zeit) ein Schlussdatum und eine Schlussuhrzeit an. Es werden nur E-Mails extrahiert, die bereits vor diesem Zeitpunkt vorhanden waren. HINWEIS Wenn Sie einen Zeitpunkt einstellen, der vor der Installation von GFI MailArchiver liegt, extrahiert der GFI PST Exporter E-Mails, die nicht von GFI MailArchiver bearbeitet wurden. Dabei werden doppelte E-Mails im Archivspeicher vermieden. 4. Geben Sie im Feld Max. Größe zu exportierender E-Mails die maximale E-Mail-Größe an. E-Mails, deren Größe die angegebene Größe überschreitet, werden nicht exportiert. 5. Geben Sie im Feld Abholordner für GFI MailArchiver den Abholordner an, aus dem extrahierte EMails abgeholt werden sollen. Um die extrahierten E-Mails in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, geben Sie den Abholordner für den GFI MailArchiver-Import Service an. Der Standardpfad des GFI MailArchiver-Import Service lautet: <GFI MailArchiverInstallationspfad>\MAIS\Pickup GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 212 HINWEIS Wenn GFI PST Exporter auf einem Remote-Computer ausgeführt wird, geben Sie keine zugeordneten Laufwerke an, sondern verwenden Sie den vollständigen UNC-Pfad: \\server\share. HINWEIS Der Abholordner für den Import Service muss über vollen Lese- und Schreibzugriff verfügen. 6. Wählen Sie im Abschnitt Verzeichnisdienste die Art des Verzeichnisdienstes aus. Screenshot 100: GFI PST Exporter: Allgemeine Einstellungen: Überprüfen des Abfragestamms 7. Klicken Sie auf Verifizieren, um das Dialogfeld Überprüfung der Verzeichnisdienste zu öffnen. Geben Sie den Abfragestamm an, oder klicken Sie auf Automatische Erkennung, um den Abfragestamm automatisch zu erkennen. 8. Geben Sie einen gültigen Benutzernamen für den angegebenen Abfragestamm ein, und klicken Sie zum Überprüfen auf Testsuche. Klicken Sie auf OK, um zu den allgemeinen Einstellungen für den PST Exporter zurückzukehren. 9. Geben Sie im Feld Microsoft Exchange Server den Namen des Microsoft® Exchange Servers ein. 10. Geben Sie in den Feldern Domäne, Benutzername und Kennwort die Anmeldeinformationen für ein Domänen-Controller-Konto an. Diese Informationen werden vom GFI PST Exporter-Agent verwendet, um E-Mails auf dem Endbenutzer-Computer zu verarbeiten und zu extrahieren. 11. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überprüfen und speichern, um die angegebenen Informationen bei der Bestätigung der Einstellungen zu überprüfen. 12. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern, oder klicken Sie auf Wiederherstellen, um alle Einstellungsänderungen rückgängig zu machen. 9.3.3 Schritt 3: Konfigurieren der Benachrichtigungseinstellungen von GFI PST Exporter Nach der Konfiguration der allgemeinen Einstellungen kann GFI PST Exporter so konfiguriert werden, dass er E-Mail-Benachrichtigungen versendet, um den PST-Verarbeitungsstatus auf Endbenutzer- GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 213 Computern zu überwachen. 1. Wählen Sie Start > Programme > GFI MailArchiver > Import-Tools > GFI PST ExporterVerwaltungskonsole. 2. Wählen Sie den Knoten Benachrichtigungseinstellungen aus. Screenshot 101: GFI PST Exporter: Benachrichtigungseinstellungen 3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Mail-Server Typ die Option SMTP aus. 4. Geben Sie die für Ihren E-Mail-Server zutreffende Autorisierungsmethode an. 5. Geben Sie im Feld Adresse des E-Mail-Servers die IP-Adresse des Servers an. 6. Wenn die Autorisierungsmethode eine Authentifizierung verlangt, geben Sie in die Felder Benutzername und Kennwort einen gültigen Benutzernamen und das zugehörige Kennwort ein. 7. Geben Sie im Feld Von E-Mail-Adresse eine E-Mail-Adresse an. Diese E-Mail-Adresse wird als Absender der Benachrichtigung angezeigt. Diese Adresse darf keine vorhandene E-Mail-Adresse sein und kann für die GFI PST Exporter-Benachrichtigungen dediziert sein. Beispiel:[email protected]. 8. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse des Empfängers die E-Mail-Adresse an, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. 9. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um die Verbindungseinstellungen zu testen und eine Benachrichtigungs-Test-E-Mail zu senden. 10. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern. 9.3.4 Schritt 4: Konfigurieren von Computergruppen Nach der Konfiguration der allgemeinen Einstellungen und der Benachrichtigungseinstellungen können Sie mit GFI PST Exporter Endbenutzer-Computer in Computergruppen organisieren. Verwenden Sie für jede Computergruppe unterschiedliche Einstellungen, und führen Sie PST-Exporter separat aus. Computergruppen können konfiguriert werden, indem Sie über die GFI PST ExporterVerwaltungskonsole auf den Knoten Computergruppen zugreifen. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 214 Screenshot 102: GFI PST Exporter: Computergruppen Hinzufügen neuer Computergruppen 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Computergruppe erstellen . Screenshot 103: GFI PST Exporter: Erstellen einer neuen Computergruppe 2. Geben Sie den Namen der Gruppe an, und klicken Sie auf OK. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 215 Screenshot 104: GFI PST Exporter: Eigenschaften der Computergruppe 3. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften auf die Registerkarte Allgemein. 4. Geben Sie im Bereich Besitzrechte den Besitzer der extrahierten E-Mails für diese Computergruppe an: Um einem spezifischen Besitzer allen extrahierten E-Mails zuzuweisen, wählen Sie die Option Alle PSTs gehören zur E-Mail aus, und geben Sie die E-Mail-Adresse des Besitzers ein. Um dem Microsoft Outlook®-E-Mail-Profil, unter dem E-Mails extrahiert wurden, Besitzrechte zuzuweisen, wählen Sie die Option Besitzrechte automatisch erkennen aus. HINWEIS Besitzrechte an E-Mails sind wichtig, da nur der festgelegte Besitzer die archivierten EMails durchsuchen kann. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 216 5. Geben Sie in der Dropdown-Liste Benachrichtigung bei: an, wann Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Es werden die Einstellungen verwendet, die zuvor im Knoten Benachrichtigungseinstellungen konfiguriert wurden. 6. Klicken Sie auf die Registerkarte Quellen. Screenshot 105: GFI PST Exporter: Zu durchsuchende Speicherorte der Computergruppen 7. Verwalten Sie im Bereich Auf folgende Ordner beschränken die Pfade, unter denen PST-Dateien bearbeitet werden können. Die angegebenen Bedingungen gelten für alle Ordner und Unterordner des Pfades. Die angegebenen Pfade können sein: Lokal – in Bezug auf die Endbenutzer-Computer, auf denen der Agent bereitgestellt wird. Beispiel: „Einbeziehen“, „C:\“, „Lokaler Pfad“– um alle Dateien auf der lokalen Festplatte zu durchsuchen. Zugeordnet – Pfade, die mit einem Laufwerkbuchstaben aufgelöst werden. UNC – im Format \\server\share Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Pfad zur Liste hinzuzufügen. 8. Klicken Sie auf OK, um die neue Computergruppe hinzuzufügen. Bearbeiten von Computergruppen So bearbeiten Sie die Konfiguration der Computergruppen: GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 217 1. Wählen Sie in der GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole unter dem Knoten Computergruppen die zu bearbeitende Gruppe aus. Screenshot 106: GFI PST Exporter: Bearbeiten der Konfiguration der Computergruppen 2. Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Dialogfeld Eigenschaften der Computergruppen aufzurufen. 3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, wie in den Schritten 4 bis 8 im Abschnitt Hinzufügen neuer Computergruppen beschrieben. 4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. Aktualisieren der Computergruppe Die GFI PST Exporter-Konsole zeigt den Status jedes Computers in einer Gruppe an. Um den Zeitpunkt der Aktualisierung des Status zu konfigurieren, wählen Sie unter dem Knoten Computergruppen die Computergruppe aus. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktualisierung alle: das Zeitintervall aus, in dem der Status aktualisiert werden soll. Klicken Sie auf Jetzt aktualisieren, um den Status manuell zu aktualisieren. 9.3.5 Schritt 5: Hinzufügen von Endbenutzer-Computern zu Computergruppen Geben Sie nach der Konfiguration der Computergruppen an, welche Endbenutzer-Computer in die jeweilige Gruppe gehören. So fügen Sie Endbenutzer-Computer hinzu: 1. Klicken Sie in der GFI PST Exporter-Konsole auf den Knoten Computergruppen. 2. Wählen Sie im Anzeigebereich die gewünschte Computergruppe aus. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 218 Screenshot 107: GFI PST Exporter: Hinzufügen von Computern 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Computer hinzufügen hinzuzufügen. , um der Gruppe einen Computer 4. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Computers an (z. B. 192.168.4.50), um ihn zur Gruppe hinzuzufügen, und klicken Sie auf OK. Endbenutzer-Computer Konfigurieren Sie Endbenutzer-Computer in Computergruppen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Endbenutzer-Computer klicken und eine der folgenden Optionen auswählen: Entfernen– Löschen des ausgewählten Endbenutzer-Computers aus der Computergruppe. In Gruppe verschieben– Verschieben des ausgewählten Endbenutzer-Computers in eine andere Computergruppe. 9.3.6 Schritt 6: Bereitstellen des GFI PST Exporter-Agenten für Endbenutzer-Computer Um PST-Dateien von Endbenutzer-Computern zu extrahieren, muss der GFI PST Exporter-Agent über eine Remote-Verbindung auf dem Endbenutzer-Computer bereitgestellt werden. So stellen Sie den Agent bereit: 1. Wählen Sie in der GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole den Knoten Computergruppen aus. 2. Wählen Sie im Anzeigebereich die Computergruppe aus. 3. Wählen Sie den Computer aus, auf dem der Agent bereitgestellt werden soll. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 219 Screenshot 108: GFI PST Exporter: Bereitstellen des Agenten 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bereitstellen GFI PST Exporter zu starten. , um den Bereitstellungsmanager-Assistenten von Screenshot 109: GFI PST Exporter: Bereitstellen des Agenten 5. Geben Sie im Feld Besitz von den Besitzer der extrahierten E-Mails für diesen Computer an. Zu den Besitzoptionen gehören: OPTION BESCHREIBUNG Keine Änderungen durchführen – der aktuelle Besitzer Standardeinstellung für Gruppe – der in der Computergruppe angegebene Besitzer Automatische Erkennung erzwingen – zwingt den Agenten dazu, das E-Mail-Profil von Microsoft Outlook® zu erkennen GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 220 OPTION BESCHREIBUNG Spezifischen Besitzer erzwingen Geben Sie die E-Mail-Adresse des Besitzers an, die den extrahierten E-Mails zugewiesen wird.Geben Sie im Feld Erzwungene E-Mail-Adresse des Besitzers die E-Mail-Adresse des Besitzers ein. 6. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 110: GFI PST Exporter: Anforderungen an Remote-Computer 7. Beachten Sie die erforderlichen Voraussetzungen, um den GFI PST Exporter-Agent auf Endbenutzer-Computern bereitstellen und ausführen zu können. Klicken Sie auf Weiter, um die Bereitstellung auf Endbenutzer-Computern zu starten. HINWEIS Klicken Sie während oder nach der Bereitstellung auf den Server, um das Protokoll mit den Bereitstellungsdetails anzuzeigen. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 221 HINWEIS Möglicherweise wird ein Fenster auf dem Endbenutzer-Computer geöffnet, das den Benutzer darüber informiert, dass der Agent bereitgestellt wird. Das Fenster wird nach erfolgreicher Bereitstellung automatisch geschlossen. 8. Klicken Sie auf Schließen, sobald die Bereitstellung abgeschlossen ist. 9.3.7 Schritt 7: Verarbeiten von PST-Dateien auf Endbenutzer-Computern Nach der Bereitstellung des GFI PST Exporter-Agenten auf Endbenutzer-Computern können Sie den Agent über eine Remote-Verbindung PST-Dateien auf ausgewählten Computern verarbeiten lassen. So starten Sie den Extrahierungsprozess von PST-Dateien: 1. Klicken Sie in der GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole auf den Knoten Computergruppen. 2. Wählen Sie im Anzeigebereich die Computer aus, auf denen mit der Verarbeitung begonnen werden soll. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start ausgewählten Computern zu starten. , um die Verarbeitung der PST-Dateien auf den Screenshot 111: GFI PST Exporter: Verarbeitung auf einem Remote-Computer 4. Neben jedem Computer wird die Anzahl der untersuchten E-Mails und der extrahierten E-Mails angezeigt. 5. Um den detaillierten Verarbeitungsstatus auf jedem einzelnen Computer anzuzeigen, wählen Sie den Computer im Navigationsbereich aus. 9.3.8 Berichte und Protokolle GFI PST Exporter kann Berichte über extrahierte E-Mails anzeigen. Über den Knoten Berichte können Sie den Exportbericht anzeigen, der Details zu den verarbeiteten PST-Dateien enthält. Neben den Details zu erfolgreichen Exporten werden sämtliche aufgetretene Fehler- und Warnmeldungen angezeigt. Zu den angezeigten Informationen gehören Status, Name der Gruppe und des Computers, Datum und Uhrzeit der Verarbeitungsversuche sowie die Anzahl der exportierten E-Mails. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 222 Screenshot 112: GFI PST Exporter: Exportbericht Klicken Sie auf den Knoten Berichte, um den Bericht anzuzeigen. Sie können den Bericht auch ausdrucken oder im HTML-Format exportieren. Verarbeitungsdetails der Endbenutzer-Computer Außer dem Exportbericht können Sie auch Details zu verarbeiteten PST-Dateien für jeden Endbenutzer-Computer anzeigen. 1. Wählen Sie im GFI PST Exporter-Navigationsbereich den Knoten Computergruppen aus. 2. Erweitern Sie die entsprechende Computergruppe, um alle Endbenutzer-Computer aufzulisten. 3. Wählen Sie den Unterknoten des Endbenutzer-Computers aus, dessen Details Sie anzeigen möchten. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 223 Screenshot 113: GFI PST Exporter: Verarbeitungsprotokolle 4. So können Sie im Anzeigebereich Berichte für den ausgewählten Computer anzeigen: Klicken Sie auf die Registerkarte Protokolle, um eine Liste der Exportaufträge anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf einen Auftrag, um weitere Details für diesen Auftrag anzuzeigen. Klicken Sie auf die Registerkarte PST, um eine Liste der verarbeiteten PST-Dateien anzuzeigen. Zu den angezeigten Informationen gehören der Speicherort der PST-Datei, Erfolg/Fehlschlagen der Verarbeitung und die Anzahl der exportierten E-Mails. HINWEIS Wenn Sie E-Mails erneut aus einer PST-Datei exportieren möchten, wählen Sie eine PSTDatei aus, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Erneut exportieren . Gehen Sie dabei vorsichtig vor, da E-Mails möglicherweise doppelt archiviert werden. 9.3.9 Hinzufügen von importierten E-Mails zu den Archivspeichern von GFI MailArchiver Die extrahierten E-Mails werden in dem Abholordner gespeichert, der in den allgemeinen Einstellungen für GFI PST Exporter angegeben wurde. Um die exportierten E-Mails in einen GFI GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 224 MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, müssen die exportierten E-Mails folgendermaßen in dem Abholordner des GFI MailArchiver-Import Service abgelegt werden: Wählen Sie in den allgemeinen Einstellungen für GFI PST Exporter den Abholordner des GFI MailArchiver-Import Service als Zielordner aus, oder verschieben Sie die E-Mails manuell in den Abholordner, falls bereits E-Mails exportiert wurden. E-Mails im Abholordner des GFI MailArchiver-Import Service werden wie folgt verarbeitet: E-Mails werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. Wenn eine E-Mail im Abholordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der konfigurierten Archivspeicher passt oder die E-Mail beschädigt ist, erstellt GFI MailArchiver automatisch einen neuen Archivspeicher. Der Import Service versucht, die fehlgeschlagenen E-Mails hochzuladen, und Benachrichtigungen über den Fortschritt der fehlgeschlagenen E-Mails werden gesendet. Die Standardpfade dieser Ordner lauten wie folgt: Abholordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup Warteordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Queue 9.4 Exportieren von E-Mails aus GFI MailArchiver-Archivspeichern Mit der OneClick Restore-Funktion von GFI MailArchiver können Sie einzelne E-Mails für eine selbst festgelegte E-Mail-Adresse wiederherstellen. Wenn Sie jedoch mehrere E-Mails gleichzeitig exportieren oder wiederherstellen möchten, müssen Sie das GFI MailArchiver Import- und Export-Tool verwenden. Mit diesem Tool können Sie eine Verbindung zu einer GFI MailArchiver-Installation herstellen, nach zu exportierenden E-Mails suchen und alle E-Mails in einem Schritt exportieren, indem Sie folgendermaßen vorgehen: Wiederherstellen für eine bestimmte E-Mail-Adresse Herunterladen in einen Ordner auf einem Datenträger im .eml- oder .msg-Format Herunterladen in eine PST-Datei Die Exportfunktion des GFI MailArchiver Import- und Export-Tools ist hilfreich, um eine Gruppe von EMails zu exportieren, die bestimmte Suchkriterien erfüllen (z. B. um E-Mails als Hilfsquelle bei einem Rechtsstreit zur Verfügung zu stellen). HINWEIS Beim Exportvorgang wird eine Kopie der E-Mails exportiert. Die Original-E-Mails werden nicht aus den Archivspeichern entfernt. 9.4.1 Exportieren von E-Mails 1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import- und ExportTool 2. Klicken Sie im Bereich Daten aus GFI MailArchiver exportieren auf E-Mails aus GFI MailArchiver herunterladen. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 225 Screenshot 114: E-Mail-Export: Herstellen der Verbindung zu GFI MailArchiver 3. Gehen Sie im Bereich Anmeldeinformationen wie folgt vor: Geben Sie im Feld GFI MailArchiver-URL die für die Verbindung zu GFI MailArchiver verwendete URL an. Wählen Sie Als aktueller Benutzer anmelden, um die Anmeldedaten des angemeldeten Benutzers zu verwenden, oder wählen Sie Andere Anmeldeinformationen verwenden, um für die Anmeldung einen anderen Benutzernamen und ein anderes Kennwort zu verwenden. Klicken Sie auf Verbindung überprüfen, um sicherzustellen, dass mithilfe der angegebenen Anmeldeinformationen eine Verbindung zu der GFI MailArchiver-URL hergestellt werden kann. 4. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 226 Screenshot 115: E-Mail-Export: Suchoptionen 5. Wählen Sie eine der folgenden Suchoptionen: OPTION BESCHREIBUNG Gesamtes Postfach Suchen nach allen E-Mails in einem bestimmten Postfach. E-Mails mit spezifischen Wörtern Sucht nach E-Mails, die bestimmte Wörter im Betreff, im Textkörper und/oder im Anhang enthalten. E-Mails mit spezifischen Suchkriterien Sucht nach E-Mails, die in einem bestimmten Archivspeicher bzw. in einem bestimmten Postfach gespeichert sind, oder E-Mails, die eine bestimmte Kennzeichnung enthalten. 6. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 7. Geben Sie abhängig von dem im vorigen Schritt ausgewählten Suchtyp die Suchkriterien ein: Tabelle 91: Suchkriterien für E-Mail-Export SUCHTYP SUCHKRITERIEN Gesamtes Postfach Postfachsuche Alle E-Mails in Postfächern – Klicken Sie auf die Schaltfläche … (Druchsuchen), und fügen Sie das Postfach hinzu, dessen E-Mails Sie durchsuchen möchten. Nur die ersten 5000 E-Mails abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück, die den Suchkriterien entsprechen. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 227 SUCHTYP SUCHKRITERIEN E-Mails mit spezifischen Wörtern Einfache Suche Suche nach – Geben Sie Begriffe ein, nach denen im Betreff und Textkörper der E-Mails gesucht werden soll. In Anhängen suchen – Aktivieren Sie diese Option, um Anhänge in die Suche einzuschließen. Nur die ersten 5000 Vorkommnisse abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück, die den Suchkriterien entsprechen. Nur in Postfächern – Die Suche wird nur in bestimmten Postfächern durchgeführt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „…“, um das zu durchsuchende Postfach anzugeben. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 228 SUCHTYP SUCHKRITERIEN E-Mails mit spezifischen Suchkriterien Erweiterte Suche In allen Archivspeichern suchen Suche auf bestimmte Archivspeicher beschränken – Die Suche erfolgt nur in bestimmten Archivspeichern. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die zu durchsuchenden Archivspeicher auszuwählen. In Postfächern suchen– Aktivieren Sie diese Option, um in bestimmten Postfächern nach E-Mails zu suchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche …, um die zu durchsuchenden Postfächer auszuwählen. Nur die ersten 5000 Vorkommnisse abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück, die den Suchkriterien entsprechen. Abfragekriterien – Wählen Sie aus der Dropdownliste die Suchkriterien aus, und geben Sie die Bedingung an. Klicken Sie auf Bedingungen gehören: , um weitere Kriterien hinzuzufügen. Zu den verfügbaren Betreff – Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile. Absender – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder den Active Directory®-Anzeigenamen an, um nach E-Mails von einem bestimmten Absender zu suchen. Empfänger – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder den Active Directory®-Anzeigenamen an, um nach E-Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen. Absendedatum – Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden. Geben Sie ein Datum ein, bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie „Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“. Empfangsdatum – Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein, bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie „Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“. Größe (KB) – Suchen Sie nach E-Mails, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw. größer oder kleiner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie „Ist größer als“, „Ist kleiner als“ oder „Ist genau“. Nachrichten-ID – Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header. Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden EMail. Gesamte E-Mail – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten in der gesamten E-Mail (einschließlich Textkörper, Header und Anhängen). Textkörper – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext. Anhang – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang. Ordner – Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden. Ordner/Unterordner – Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Unterordner eines Postfachordners befinden. Persönliche Labels – Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung. Globale Kennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails mit einer globalen Kennzeichnung. Klassifizierungskennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails mit einer Klassifizierungskennzeichnung. Spam-Kennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails, die als Spam gekennzeichnet sind. Enthält Dokument – Suchen Sie nach E-Mails mit Anhängen der folgenden Dateitypen: .txt, .rtf, .htm, .html, .xml, .zip, .pdf, .msg, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .wpd, .wpf, .sxc, .sxd, .sxi, .sxw, .sxg, .stc, .sti, .stw, .stm, .odt, .ott, .odg, .otg, .odp, .otp, .ods, .ots, .odf, .eml, .mht, .xps, .zip. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 229 SUCHTYP SUCHKRITERIEN HINWEIS Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf , um sie zu entfernen. 8. Klicken Sie auf Suchen, um alle übereinstimmenden E-Mails anzuzeigen. Klicken Sie zum Exportieren der gefundenen E-Mails auf Weiter. HINWEIS Nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben, müssen Sie möglicherweise einige E-Mails aus der Trefferliste überprüfen, um sicherzugehen, dass sie die von Ihnen gewünschten Inhalte aufweisen. Doppelklicken Sie auf die anzuzeigende E-Mail. Das GFI MailArchiverStapelexport-Tool lädt die E-Mail in einem separaten Fenster. Screenshot 116: E-Mail-Export: Exportoptionen 9. So wählen Sie die Exportmethode für E-Mails aus: Tabelle 92: E-Mail-Exportoptionen EXPORTOPTION KONFIGURATION Für folgende E-MailAdresse wiederherstellen Wählen Sie diese Option, um E-Mails in ein Postfach zu exportieren. Geben Sie die E-MailAdresse an, und wählen Sie die E-Mail-Versandmethode aus: E-Mails als separate Anhänge senden E-Mails als Original senden GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 230 EXPORTOPTION KONFIGURATION In Ordner herunterladen Exportiert E-Mails an einen Speicherort auf der Festplatte. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordner auszusuchen, in den die E-Mails exportiert werden sollen. Wählen Sie das Format aus, wie Sie die E-Mails exportieren möchten (EMLoder MSG-Format). In PST herunterladen Exportiert E-Mails in eine Microsoft Outlook®-PST-Datei. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um die PST-Datei auszusuchen, in die die E-Mails exportiert werden sollen. Aktivieren Sie die Option Ordnerstruktur erhalten, um die Ordnerstruktur der exportierten E-Mails beizubehalten. 10. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 11. Wenn der Exportvorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen. HINWEIS Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab. GFI MailArchiver 9 Importieren und Exportieren von E-Mails | 231 10 Wiederherstellen von Postfächern Mit GFI MailArchiver können E-Mails in einem Postfach in Microsoft® Exchange wiederhergestellt werden, wenn sie in GFI MailArchiver-Archivspeichern archiviert wurden. Dank der GFI MailArchiverWiederherstellungsfunktion für Postfächer können Sie beispielsweise E-Mails von gelöschten Postfächern wiederherstellen. 10.1 Wiederherstellen eines Postfachs 1. Starten Sie in der GFI MailArchiver-Programmgruppe das GFI MailArchiver-Dienstprogramm zur Wiederherstellung von Postfächern (GFI MailArchiver > Postfachwiederherstellung). Screenshot 117: Dienstprogramm zur Wiederherstellung von Postfächern 2. Wählen Sie im Feld Aus Postfach wiederherstellen das Postfach aus, dessen E-Mails wiederhergestellt werden sollen. 3. Wählen Sie Alle Nachrichten, um alle Nachrichten wiederherzustellen, oder geben Sie jeweils ein „Startdatum“ und ein „Enddatum“ ein, um E-Mails eines bestimmten Zeitraums wiederherzustellen. 4. Geben Sie im Feld In Postfach das Postfach ein, in dem E-Mails wiederherstellt werden sollen. 5. Klicken Sie auf Start, um den E-Mail-Wiederherstellungsvorgang zu starten. GFI MailArchiver 10 Wiederherstellen von Postfächern | 232 HINWEIS Das Benutzerkonto, unter dem das GFI MailArchiver-Dienstprogramm zur Wiederherstellung von Postfächern ausgeführt wird, muss über folgende Rechte verfügen: Zugriff auf E-Mails in GFI MailArchiver (Quelle), Lese- und Schreibzugriff auf das Microsoft® Exchange Server-Postfach (Ziel), Ausführbare Rechte für den Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_MailboxRestorePermissions GFI MailArchiver 10 Wiederherstellen von Postfächern | 233 11 Fehlerbehebung Fehlerbehebung und SupportEinführungIn diesem Kapitel wird erklärt, wie bei der Installation von GFI MailArchiver auftretende Probleme behoben werden können. Die wichtigsten verfügbaren Informationsquellen zum Beheben dieser Probleme lauten wie folgt:Dieses Handbuch – die meisten Probleme können Sie mithilfe der Informationen in diesem Abschnitt lösen.Artikel aus der GFI Knowledge BaseWebforumTechnischer Support von GFI 11.1 GFI SkyNet GFI pflegt ein umfangreiches Knowledge Base-Repository, in dem Lösungen für die häufigsten Probleme beschrieben sind. GFI SkyNet enthält immer die aktuelle Liste der Fragen, die an den technischen Support gerichtet wurden, sowie die neuesten Patches. Wenn die Informationen in dieser Anleitung nicht ausreichen, um Ihre Probleme zu lösen, schlagen Sie bitte unter GFI SkyNet nach: http://kb.gfi.com/. 11.2 Webforum Über das GFI-Webforum erhalten Sie technischen Support von Benutzer zu Benutzer. Zum Webforum gelangen Sie über folgende URL-Adresse: http://forums.gfi.com/. 11.3 Technischen Support anfragen Wenn Sie mit keiner der oben angegebenen Ressourcen Ihre Probleme beheben können, wenden Sie sich bitte an das technische Supportteam von GFI. Füllen Sie dazu ein Online-Support-Formular aus, oder rufen Sie an. Online: Füllen Sie das Anfrageformular für den Support aus, und befolgen Sie genau die Anweisungen auf dieser Seite, um Ihre Support-Anfrage unter folgendem Link zu übermitteln: http://support.gfi.com/supportrequestform.asp. Telefon: Die korrekte Telefonnummer für den technischen Support Ihrer Region finden Sie unter: http://www.gfi.com/company/contact.htm. HINWEIS Halten Sie bitte Ihre Kundennummer bereit, wenn Sie sich an den technischen Support wenden. Ihre Kundennummer entspricht der Online-Kontonummer, die Sie bei der ersten Registrierung Ihrer Lizenzschlüssel im GFI-Kundenbereich unter folgendem Link erhalten haben: http://customers.gfi.com. Für die Beantwortung Ihrer Anfrage benötigt GFI in Abhängigkeit von Ihrer Zeitzone maximal 24 Stunden. 11.4 Dokumentation Wenn dieses Handbuch Ihren Erwartungen nicht entspricht oder Sie der Meinung sind, dass die Dokumentation verbessert werden kann, senden Sie uns bitte eine E-Mail an: [email protected]. GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 234 11.5 Probleme bei der Installation Tabelle 93: Probleme bei der Installation PROBLEM BESCHREIBUNG Bei der Installation von GFI MailArchiver wird eine der folgenden Fehlermeldungen angezeigt: Fehler 1720. Bei diesem Windows®Installationspaket liegt ein Problem vor. Ein zum Abschließen dieser Installation benötigtes Skript konnte nicht gestartet werden. Setzen Sie sich mit dem Support oder dem Anbieter des Pakets in Verbindung. 1. Deaktivieren Sie die Echtzeitprüfung von Virenschutzprogrammen oder anderer Software, die Ihren Computer in Echtzeit überprüft. 2. Stellen Sie sicher, dass keine Software installiert ist, die Dateien automatisch aus dem TEMP-Verzeichnis entfernt. 3. Melden Sie sich auf dem Computer mit dem Konto des Domänenadministrators an. 4. Laden Sie hier die aktuellste Version von Windows® Scripting Host & Windows Installer für Ihr Windows-Betriebssystem herunter, und installieren Sie es: http://www.microsoft.com/downloads/ 5. Überprüfen Sie, ob die folgenden Windows®-Technologien ordnungsgemäß installiert und nicht beschädigt sind: Windows® Management Instrumentation (WMI) Installations-Engine konnte vom Setup nicht gestartet werden: Zugriff verweigert. Fehler bei der Installation von Ikernel.exe, Zugriff verweigert. Windows® Installer Microsoft .NET Framework Microsoft Data Access Components (MDAC) 6. Überprüfen Sie, ob die folgenden Systembibliotheken unter <Windows\System32> ordnungsgemäß registriert sind: Oleaut32.dll urlmon.dll ole32.dll Actxprxy.dll Scrrun.dll Browseui.dll Mshtml.dll Shdocvw.dll Shell32.dll Gehen Sie wie folgt vor, um eine Bibliothek bei einem Betriebssystem zu registrieren: 1. Klicken Sie auf Start, und wählen Sie Ausführen. 2. Geben Sie „cmd.exe“ ein, und drücken Sie die Eingabetaste. 3. Geben Sie „regsvr32 <Pfad & Dateiname der dll>“ ein. Beispiel: ‘regsvr32 c:\windows\system32\urlmon.dll’ 4. Legen Sie die Installationsdatei in einem temporären Verzeichnis (z. B. C:\temp) auf dem Computer ab, auf dem Sie das GFI-Produkt installieren. 5. Überprüfen Sie außerdem die DCOM (Distributed Component Object Model)-Genehmigungen. Erläuterungen hierzu finden Sie unter: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;295278 GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 235 PROBLEM BESCHREIBUNG Bei der Installation wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Der Assistent wurde unterbrochen, bevor die Installation von GFI MailArchiver fertig gestellt werden konnte. Ursache: Windows Scripting Host (WSH) ist veraltet oder beschädigt. Lösung: Installieren Sie die neuste Version von Windows® Scripting Host (WSH), und starten Sie den Computer neu. WSH kann von folgender URLAdresse heruntergeladen werden: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=8247 Ihr System wurde nicht verändert. Um die Installation zu einem anderen Zeitpunkt abzuschließen, führen Sie das Setup erneut aus. Der Assistent wurde unterbrochen, bevor die Installation von GFI MailArchiver fertig gestellt werden konnte. 11.6 Allgemeine Probleme Tabelle 94: Allgemeine Probleme PROBLEM BESCHREIBUNG GFI MailArchiver kann beim Laden der Weboberfläche in Windows® Server 2008 Benutzer nicht authentifizieren. Ursache: Das Problem wird durch die Verwendung der Formularauthentifizierung und die Installation von HTTPFehlermodulen in IIS®7 verursacht. Lösung 1: Deinstallieren Sie das HTTP-Fehlermodul. Lösung 2: Entfernen Sie die HTTP-Fehler aus dem virtuellen Verzeichnis von GFI MailArchiver: 1. Entsperren Sie das benutzerdefinierte Fehlermodul auf dem Server. a. Wählen Sie im IIS®-Manager den Server aus. b. Doppelklicken Sie auf das Symbol Module, und wählen Sie CustomErrorModule aus. c. Klicken Sie im Bereich Aktionen auf Entsperren. 2. Entfernen Sie das benutzerdefinierte Fehlermodul aus dem virtuellen Verzeichnis von GFI MailArchiver. a. Wählen Sie das virtuelle Verzeichnis von GFI MailArchiver aus. b. Wählen Sie CustomErrorModule. c. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Entfernen und dann zur Bestätigung auf JA. Beim Laden von GFI MailArchiver wird im Browser eine leere Seite, HTML-Code oder Anleitungen zum Herunterladen von .aspx-Dateien angezeigt Ursache: ASP.NET® ist nicht beim IIS®-Webserver registriert. Lösung: Registrieren Sie ASP.NET®: 1. Ändern Sie in der Befehlszeile das Verzeichnis wie folgt: 32 Bit-Computer: <WindowsVerzeichnis>\Microsoft.NET\Framework\<Versionsnummer>\ 64 Bit-Computer: <WindowsVerzeichnis>\Microsoft.NET\Framework64\<Versionsnummer>\ 2. Geben Sie aspnet_regiis.exe -i ein, und drücken Sie die Eingabetaste. GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 236 PROBLEM BESCHREIBUNG GFI MailArchiver kann beim Laden der Weboberfläche nicht authentifiziert werden: Fehler 401. Ursache: Dieser Fehler tritt auf, wenn die IIS®-Authentifizierungsmethode auf dem GFI MailArchiver-Server nicht korrekt konfiguriert ist. Lösung: Überprüfen Sie die verwendete IIS®-Authentifizierungsmethode. IIS® 6 1. Wählen Sie Start > Programme > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager. 2. Erweitern Sie <Name des Webservers>> Websites > Standardwebsite, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf MailArchiver, und wählen Sie Eigenschaften. 3. Wählen Sie die Registerkarte Verzeichnissicherheit, und klicken Sie in unter „Authentifizierung und Zugriffssteuerung“ auf Bearbeiten. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anonymen Zugriff aktivieren. 5. Wählen Sie im Bereich Authentifizierter Zugriff die gewünschte Authentifizierungsmethode aus. Die Option Integrierte WindowsAuthentifizierung wird empfohlen. 6. Klicken Sie zweimal auf OK, und schließen Sie den Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager. IIS® 7 1. Wählen Sie Start > Programme > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager. 2. Erweitern Sie <Name des Webservers>> Sites > Standardwebsite, und wählen Sie MailArchiver. 3. Doppelklicken Sie in der Funktionsansicht auf Authentifizierung. 4. Klicken Sie auf Anonyme Authentifizierung, und wählen Sie im rechten Bereich Aktivieren aus. 5. Wählen Sie im rechten Bereich die gewünschte Authentifizierungsmethode aus, und klicken Sie auf Aktivieren. Die Option Windows-Authentifizierung wird empfohlen. 6. Schließen Sie den Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager. GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 237 PROBLEM BESCHREIBUNG GFI MailArchiver kann beim Laden der Weboberfläche nicht authentifiziert werden: Fehler 4000. Ursache: Dieser Fehler tritt auf, wenn auf dem GFI MailArchiver-Server eine andere Anwendung installiert ist, die eventuell dieselben Ports wie GFI MailArchiver verwendet. Lösung: Stellen Sie sicher, dass die von GFI MailArchiver verwendeten Ports nicht von einer anderen Software verwendet werden: 1. Starten Sie auf dem GFI MailArchiver-Server die Eingabeaufforderung. 2. Geben Sie Folgendes in die Befehlszeile ein: netstat -abn >C:\netstat.txt. Daraufhin wird im Verzeichnis C:\ eine Textdatei mit dem Namen „netstat.txt“ erstellt. 3. Öffnen Sie die Datei netstat.txt, und suchen Sie in der Spalte Proto nach folgenden Einträgen: TCP 0.0.0.0: 8014 - [MArc.Core2.exe] TCP 0.0.0.0: 8017 - [MArc.Core.exe] TCP 0.0.0.0: 8018 - [MArc.Store.exe] TCP 0.0.0.0: 8019 - [MArc.Search.exe] TCP 0.0.0.0: 8020 - [MArc.MAIS.exe] Wenn ein Port nicht mit einer ausführbaren Datei übereinstimmt, muss die ausführbare Datei von GFI MailArchiver für die Verwendung eines anderen Ports konfiguriert werden. So ändern Sie einen Standardport: 1. Wählen Sie Start > Ausführen, und geben Sie services.msc ein. 2. Beenden Sie alle GFI MailArchiver-Dienste. 3. Navigieren Sie zum Installationsordner von GFI MailArchiver, und erstellen Sie eine Sicherungskopie der folgenden Dateien: ..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config ..\Core\bin\MArc.UMPolling.ExPolling.exe.config ..\Core2\bin\Marc.Core2.exe.config ..\Core2\bin\Marc.Core2.Remoting.exe.config ..\Mais\bin\MArc.MAIS.Remoting.exe.config ..\Mais\bin\MArc.MAIS.exe.config ..\Search\bin\MArc.Search.Remoting.exe.config ..\Search\bin\MArc.Search.exe.config ..\Store\bin\MArc.Store.Remoting.exe.config ..\Store\bin\MArc.Store.exe.config ..\ASPNET\remoting.config 4. Öffnen Sie jede .config-Datei aus Schritt 3 in einem Texteditor, suchen Sie nach der zu ändernden Portnummer, und ersetzen Sie sie durch eine neue Portnummer. Beispiel: Suchen Sie nach 8017, und ersetzen Sie die Nummer durch 8117. HINWEIS: Achten Sie darauf, dass die neue Port-Nummer nicht durch eine andere Anwendung belegt ist. 5. Wenn Sie die Änderungen an der .config-Datei vorgenommen haben, speichern Sie die Datei mit dem Zeichensatz UTF-8. GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 238 PROBLEM BESCHREIBUNG 6. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. 7. Wenn alle .config-Dateien aktualisiert sind, starten Sie die in Schritt 2 angehaltenen Dienste für GFI MailArchiver neu. 8. Wiederholen Sie den Test mit „netstat“ in der Befehlszeile, um zu überprüfen, ob GFI MailArchiver jetzt die neuen Ports verwendet. Beim Verschieben von E-Mails aus dem Ordner „Gesendete Objekte“ des Microsoft® ExchangePostfachs in einen anderen Ordner wird diese Verschiebung in der Ordnerstruktur von GFI MailArchiver nicht repliziert. Ursache: Dieses Verhalten tritt auf, wenn der Exchange-Cache-Modus bei den Microsoft Outlook®-Kontoeinstellungen des Benutzers aktiviert ist. Weitere Informationen zum Exchange-Cache-Modus finden Sie hier: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_CachedExchangeMode Lösung: Deaktivieren Sie den Exchange-Cache-Modus von Microsoft Outlook® wie folgt: Microsoft Outlook ® 2003 1. Klicken Sie auf Extras > E-Mail-Konten. 2. Wählen Sie Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten, und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie das Postfachkonto von Microsoft® Exchange Server, und klicken Sie auf Ändern. 4. Deaktivieren Sie die Option Exchange-Cache-Modus verwenden, und klicken Sie auf Weiter. 5. Klicken Sie auf OK und auf Fertig stellen. 6. Starten Sie Microsoft Outlook® neu, um die Änderungen zu übernehmen. Microsoft Outlook ® 2007 1. Klicken Sie auf Extras >Kontoeinstellungen. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail das Postfachkonto von Microsoft® Exchange Server, und klicken Sie auf Ändern. 3. Deaktivieren Sie die Option Exchange-Cache-Modus verwenden, und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf OK und auf Fertig stellen. 5. Starten Sie Microsoft Outlook® neu, um die Änderungen zu übernehmen. HINWEIS: Diese Lösung trifft nur auf E-Mails zu, die nach Deaktivierung des Exchange-Cache-Modus archiviert wurden. Beim Öffnen von E-Mails oder E-Mail-Anhängen über die Benutzeroberfläche von GFI MailArchiver tritt einer der folgenden Fehler auf: Ein Webfehler wird mit dem Hinweis gemeldet, dass der heruntergeladene Anhang beschädigt sei. Der heruntergeladene Anhang wird im Internet Explorer® und nicht mit der Standardanwendung geöffnet. GFI MailArchiver Ursache: Dieser Fehler kann auftreten, wenn ein Webfilter zwischen GFI MailArchiver-Server und GFI MailArchiver Outlook Connector installiert ist und HTTP-Anforderungen blockiert. Lösung: Konfigurieren Sie den Webfilter so, dass der gesamte HTTPVerkehr vom GFI MailArchiver-Sever zugelassen wird. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI MailArchiver-Servers nicht durch den Webfilter blockiert sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering 11 Fehlerbehebung | 239 11.7 Probleme beim Importieren und Exportieren Tabelle 95: Probleme beim Importieren und Exportieren PROBLEM BESCHREIBUNG 1. Fehlermeldung beim Importieren/Exportieren: „Der GFI MailArchiver-Import Service ist nicht aktiv” Ursache: Der GFI MailArchiver-Import Service wurde angehalten. Lösung: Stellen Sie sicher, dass der GFI MailArchiver-Import Service gestartet wird: 1. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und drücken Sie die Eingabetaste. 2. Stellen Sie sicher, dass der GFI MailArchiver-Import Service gestartet wird. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dienst, und wählen Sie Start. 2. Fehlermeldung beim Importieren/Exportieren: „Der Exportvorgang wurde angehalten, da für den GFI MailArchiver-Import Service keine Datenbanken konfiguriert sind.” Ursache: In der Konfiguration von GFI MailArchiver-Import Service sind keine Datenbanken konfiguriert. Lösung: Stellen Sie sicher, dass es sich bei dem im Rahmen des GFI MailArchiverImport Service konfigurierten GFI MailArchiver-Archivspeicher nicht um einen schreibgeschützten Archivspeicher handelt: 1. Wählen Sie in GFI MailArchiver den Knoten Archivspeicher aus. 2. Klicken Sie neben dem in GFI MailArchiver-Import Service konfigurierten Archivspeicher auf das Symbol Einstellungen bearbeiten. 3. Achten Sie darauf, dass die Option Weitere Archivierung in diesem Archivspeicher verhindern deaktiviert ist. 3. Fehlermeldung beim Importieren/Exportieren: „Die Anzahl der Dateien in der Warteschlange ist zu groß. Exportvorgänge wurden gestoppt, damit der GFI MailArchiver-Import Service Zeit hat, das E-Mail-Backlog zu verarbeiten.” GFI MailArchiver Ursache: GFI MailArchiver kann keine E-Mails in den Datenbanken archivieren. Hierdurch sammeln sich die E-Mails im Abholordner<GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>. Wenn die Anzahl der EMails in diesem Ordner 300 erreicht, stoppt das GFI PST Export-Tool die Verarbeitung. Lösung: Überprüfen Sie, ob sich im Abholordner<\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup> mehr als 300 Dateien befinden. Wenn dies der Fall ist, kann dies möglicherweise darauf hinweisen, dass keine E-Mails in den Archivspeicher geladen werden. 1. Stellen Sie sicher, dass das GFI MailArchiver-Verzeichnis von einer Echtzeitsicherung und/oder von einer Virenprüfung ausgeschlossen ist. 2. Stellen Sie sicher, dass GFI MailArchiver über eine stabile Verbindung zur Datenbank verfügt, und dass genügend Ressourcen für die Auslastung verfügbar sind. 3. Setzen Sie bei SQL-Server®-Datenbanken die Einstellungen für das automatische Wachstum von Daten und Transaktionsprotokolldateien auf einen festen Wert in MB anstatt auf einen Prozentsatz. Empfohlene Werte sind 10 MB für Transaktionsprotokolle und 100 MB für die Datendateien. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Option für Datenund Transaktionsdateien auf „Unbeschränkt vergrößerbar“ eingestellt ist. 4. Sorgen Sie dafür, dass auf dem Server, auf dem der GFI MailArchiverImport Service ausgeführt wird, genügend Speicherplatz vorhanden ist. 11 Fehlerbehebung | 240 PROBLEM BESCHREIBUNG 4. Fehlermeldung beim Importieren/Exportieren: „Viele E-Mails haben ein Datum, das nicht mit den in der Datenbank konfigurierten Datumsbereichen übereinstimmt. Exportvorgänge sind auf unbestimmte Zeit gestoppt. Schlagen Sie im Handbuch für die Fehlerbehebung nach.” Ursache 1: In der Konfiguration von GFI MailArchiver-Import Service sind keine Datenbanken konfiguriert, die mit dem Datum einiger E-Mails übereinstimmen. Solche E-Mails können in keiner Datenbank gespeichert werden. Sie werden daher im Ordner <\GFI\MailArchiver\MAIS\Unclassified> gespeichert. Wenn die Anzahl der E-Mails in diesem Ordner 500 erreicht, stoppt der Assistent für die EMail-Extrahierung die Verarbeitung. Lösung 1: Gehen Sie zum Ordner „Unclassified“. Wenn E-Mails in diesem Ordner nicht archiviert werden müssen, können Sie diese löschen. GFI MailArchiver-Import Service setzt automatisch die Verarbeitung anderer E-Mails fort. Gehen Sie wie folgt vor, wenn E-Mails in diesem Ordner archiviert werden müssen: 1. Bestimmen Sie den Datumsbereich der nicht klassifizierten E-Mails. HINWEIS: Um das genaue Datum der E-Mail zu bestimmen, öffnen Sie die .eml-Datei im Ordner „Unclassified“, und schauen Sie in den Header der EMail. 2. Ändern Sie den Datumsbereich der Archivspeicher der GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration, oder erstellen Sie einen neuen Archivspeicher, der den Datumsbereich umfasst. HINWEIS: Anleitungen zum Einstellen des Datums von Archivspeichern finden Sie im Abschnitt Konfigurieren des GFI MailArchiver-Import Service im entsprechenden Szenario des Kapitels „Importieren und Exportieren von E-Mails“ in diesem Handbuch. 3. Verschieben Sie E-Mails aus dem Ordner „Unclassified“ in den Ordner <\GFI\MailArchiver\MAIS\Queue>. 4. Der Import Service fährt automatisch mit der Archivierung der E-Mails fort. HINWEIS: Weitere Informationen und Anleitungen zu E-Mails im Ordner „Unclassified“ finden Sie im Kapitel Nicht klassifizierte E-Mails in einem der entsprechenden Szenarien im Kapitel „Importieren und Exportieren von E-Mails“ in diesem Handbuch. Weitere Informationen zu dieser Lösung finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportDateRange Ursache 2: Spam-E-Mails werden oft mit beschädigten Kopfzeilen versendet, weshalb der GFI MailArchiver-Import Service das Empfangsdatum für solche E-Mails nicht bestimmen kann. Diese E-Mails befinden sich im Ordner „Unclassified“ mit einem nicht korrekten Datum. Lösung 2: Es wird empfohlen, solche E-Mails aus dem Ordner „Unclassified“ zu löschen. GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 241 PROBLEM BESCHREIBUNG 5. Beim Exportieren von PST-Dateien wird folgende Fehlermeldung angezeigt: „Entweder ist kein Standard-E-MailProgramm vorhanden, oder das aktuelle EMail-Programm kann die Messaging-Anfrage nicht erfüllen. Starten Sie Microsoft Outlook®, und legen Sie es als Standard-EMail-Programm fest.” Ursache: Um E-Mails aus einer PST-Datei mit dem GFI PST-Exchange-E-Mail-ExportTool zu exportieren, muss Microsoft Outlook® 2003 oder höher auf demselben Computer installiert sein. Lösung: Installieren Sie Microsoft® Office 2003 oder höher. 6. Bei der Verwendung von GFI MailArchiver PST-Exchange-E-Mail-Export werden folgende Fehlermeldungen angezeigt: „Postfach konnte mit den aktuellen Zugangsdaten nicht geöffnet werden.” „Zugriff verweigert.“„Ordner konnten nicht aufgelistet werden.”„Auf das ausgewählte Postfach kann nicht zugegriffen werden. Prüfen Sie Ihre Zugangsdaten.“ Ursache: Das GFI MailArchiver PST-Exchange-E-Mail-Export-Tool verwendet die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers, wenn es direkt auf dem Microsoft® Exchange Server-Computer ausgeführt wird. Wenn das GFI MailArchiver PST-Exchange-E-Mail-Export-Tool auf einem anderen Computer als dem Microsoft Exchange Server-Computer ausgeführt wird, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort angeben. In beiden Fällen benötigt dieses Konto in den Postfächern, von denen EMails extrahiert werden sollen, „SendAs“- und „ReceiveAs“Berechtigungen. Lösung: Weitere Anweisungen zur Behebung dieses Problems finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportCredentials. 11.8 Probleme mit Outlook® Connector Tabelle 96: Probleme mit Outlook® Connector PROBLEM BESCHREIBUNG GFI MailArchiver Outlook Connector zeigt in Microsoft Outlook® unmittelbar nach der Installation ein Warnzeichen an. Ursache: Dieses Verhalten ist normal. Nach der Installation von GFI MailArchiver Outlook Connector müssen die E-Mails noch mit GFI MailArchiver synchronisiert werden. GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 242 PROBLEM BESCHREIBUNG GFI MailArchiver Outlook Connector synchronisiert und behält nur E-Mails, die nicht älter als 365 Tage sind. Ursache: Standardmäßig synchronisiert und behält GFI MailArchiver Outlook Connector nur E-Mails, die nicht älter als 365 Tage sind. Lösung: Sie können das Standardverhalten ändern, indem Sie einen bestimmten Schlüssel in der Konfigurationsdatei „GeneralSettings.xml“ ändern: 1. Schließen Sie Microsoft Outlook®, und gehen Sie zu: Unter Windows® XP und früher: <C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\GFI\MailArchiver6\> Unter Windows® Vista: <C:\Users\Benutzer\AppData\Lokal\GFI\MailArchiver6\> 2. Öffnen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“ mit einem Texteditor. 3. Suchen Sie das Element „SynchronizeDaysSpan“, und ändern Sie den Wert von 365 (Standard) auf die Anzahl der Tage, die E-Mails in Outlook® Connector angezeigt werden sollen. Beispiel: Um E-Mails aus den letzten fünf Jahren anzuzeigen, müssen Sie Folgendes angeben: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Speichern Sie die Änderungen, und schließen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“. 5. Löschen Sie den lokalen Zwischenspeicher aus demselben Verzeichnis. Dies ist normalerweise eine lange Nummer mit FDBErweiterung. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Zwischenspeicher Sie löschen sollen, öffnen Sie die Datei „StoreSettings.xml“, und suchen Sie die Speicher-ID des Benutzers, dessen Zwischenspeicher Sie löschen möchten. 6. Öffnen Sie Microsoft Outlook®, und synchronisieren Sie GFI MailArchiver Outlook Connector mit GFI MailArchiver, um die Änderungen zu aktivieren. Löschen Sie diesen Text und ersetzen Sie ihn durch Ihren Inhalt. Die Suchseite von GFI MailArchiver wird nicht im Suchordner in Microsoft Outlook® 2007 angezeigt Ursache: In Microsoft Outlook® 2007 ist die Startseiteneinstellung für nicht standardmäßige Speicher deaktiviert. Das GFI MailArchiver-Postfach ist ein nicht standardmäßiger Speicher und unterliegt daher dieser Richtlinie. Lösung: Weitere Details zur Behebung dieses Problems finden Sie in der Knowledge Base von Microsoft unter: http://support.microsoft.com/kb/923933 Eines der folgenden Probleme ist aufgetreten: » Der Offlinezugriff kann über das Dialogfeld Einstellungen nicht aktiviert werden » Die Anzahl der Tage für den Offlinezugriff kann nicht über eine bestimmte Zahl hinaus erhöht werden Mögliche Ursache: Die Einstellungen für den Offlinezugriff werden automatisch vom Systemadministrator konfiguriert, oder die Funktion wurde vom Systemadministrator deaktiviert. Mögliche Lösung: Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 243 PROBLEM BESCHREIBUNG GFI MailArchiver Outlook Connector wird nicht mit GFI MailArchiver synchronisiert. Ursache 1: Zwischen dem Client-Computer und dem GFI MailArchiver-Server besteht keine Verbindung. Lösung 1: Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um die URL von GFI MailArchiver zu überprüfen. Dies kann im Einstellungsdialogfeld von GFI MailArchiver Outlook Connector geändert werden. Ursache 2: GFI MailArchiver Outlook Connector ist deaktiviert. Lösung 2: Aktivieren Sie GFI MailArchiver Outlook Connector unter Start > Programme > GFI MailArchiver Outlook Connector > Outlook Connector aktivieren, und starten Sie Microsoft Outlook® neu. Synchronisierungsfehler: HTTP-Fehler Mögliche Ursache: Die Ursache für HTTP-Fehler liegt in einem Problem mit der Netzwerkkonfiguration. Mögliche Lösung: Weitere Informationen finden Sie unter: http://support.microsoft.com/kb/324069 http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx http://support.microsoft.com/kb/907273 Synchronisierungsfehler: HTTP-Fehler 500 Mögliche Ursache: Der GFI MailArchiver-Server ist ausgelastet, oder es ist kein Zugriff auf den Server möglich. Mögliche Lösung: Synchronisieren Sie GFI MailArchiver Outlook Connector in einigen Minuten erneut. Synchronisierungsfehler: Verbindungstimeout von GFI MailArchiver Mögliche Ursache: Der GFI MailArchiver-Server ist ausgelastet und konnte die erforderlichen Daten nicht im festgelegten Zeitraum senden. Mögliche Lösung: So erhöhen Sie den Zeitüberschreitungswert: 1. Öffnen Sie: Unter Windows® XP und früher: <C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\GFI\MailArchiver6\> Unter Windows® Vista: <C:\Users\Benutzer\AppData\Lokal\GFI\MailArchiver6\> 2. Öffnen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“ mit einem Texteditor. 3. Suchen Sie nach dem Element „TryConnectionTimeout “, und erhöhen Sie den Standardwert auf 120000. 4. Speichern und schließen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“. GFI MailArchiver 11 Fehlerbehebung | 244 12 Glossar A Active Directory Eine Technologie, die verschiedene Netzwerkdienste bereitstellt (darunter LDAP-ähnliche Verzeichnisdienste). AD Siehe Active Directory Archivspeicher Eine Sammlung von E-Mail-Quellen, E-Mail-Metadaten und Suchindizes in GFI MailArchiver. Archivspeicher-Verwaltung Eine Technologie von GFI MailArchiver, mit der die zu verwendenden Archivspeicher anhand unterschiedlicher Zeiträume in eine Warteschlange gestellt und zeitlich geplant werden können. Aufbewahrungsrichtlinien Ein System, mit dem Sie festlegen können, wie lange bestimmte E-Mails in Ihren Archivspeichern aufbewahrt werden. D Datenbankschema Die Struktur einer Datenbank, die die Tabellen, die darin enthaltenen Felder und die Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen festlegt. Diskussions-Thread Eine Liste mit E-Mails, die eine Diskussion zwischen zwei oder mehr Benutzern darstellt. E Exchange OLE DB-Provider Eine Methode für den Zugriff auf den lokalen Microsoft Exchange Server-Speicher mittels OLE DB und Microsoft ADO. Exchange System-Manager Eine spezielle MMC-Konsole, mit der Sie Ihre Exchange-Organisation verwalten können. ExOLEDB Siehe Exchange OLE DB-Provider F Firebird-Datenbank Ein relationales Open-Source-Datenbanksystem. GFI MailArchiver 12 Glossar | 245 G Gemischter Authentifizierungsmodus Eine Authentifizierungsmethode von SQL Server, die sowohl eine Windows- als auch eine SQL Server-Authentifizierung ermöglicht. GFI MailArchiver Import Service Ein Tool von GFI MailArchiver, das E-Mail-Daten aus einer Datei in GFI MailArchiver importiert. GFI MailArchiver Outlook Connector Ein Tool von GFI MailArchiver, mit dem Microsoft Outlook-Ordner mit den von GFI MailArchiver archivierten E-Mail-Daten synchronisiert werden können. GFI MailInsights Eine in GFI MailArchiver integrierte Reporting-Funktion, mit der Informationen über die Nutzung von E-Mails und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können. GPO Siehe Gruppenrichtlinienobjekte Gruppenmanager Eine Gruppe von Benutzern in GFI MailArchiver, deren Mitglieder nach allen Benutzern in ihrer Active Directory-Gruppe suchen können. Gruppenrichtlinienobjekte Ein zentrales Verwaltungs- und Konfigurationssystem für Active Directory, mit dem festgelegt wird, was Benutzern in einem Computernetzwerk erlaubt und untersagt ist. H Header Informationen, die dem E-Mail-Text(feld) vorausgehen. Hierzu gehören Absender, Empfänger, Betreff, Sende- und Empfangszeitstempel usw. I IMAP Siehe Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Eines der beiden häufigsten Standardprotokolle im Internet für das Abrufen von E-Mails. Das andere ist POP3. J Journalfunktion Eine Funktion von Microsoft Exchange Server, mit der Kopien von E-Mails in einem zentralen Postfach zu verschiedenen Zwecken (einschl. E-Mail-Archivierung) gespeichert werden können. GFI MailArchiver 12 Glossar | 246 K Kategorisierungsrichtlinien Ein Kategorisierungssystem in GFI MailArchiver, durch das es möglich ist, E-Mails aufgrund ihrer Kennzeichnung zu kategorisieren. M MAIS Siehe GFI MailArchiver Import Service MAPI Siehe Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Eine Messaging-Architektur und eine auf einem Komponentenobjektmodell basierte Schnittstelle für die Programmierung von Anwendungen (API) für Microsoft Windows. Metadaten Daten mit Informationen zu in GFI MailArchiver archivierten E-Mails. Microsoft SQL Server Ein relationales Datenbankverwaltungssystem von Microsoft. MIME Siehe Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Ein Standard, der das E-Mail-Format erweitert, um Nicht-ASCII-Zeichen in Texten und Kopfzeilen, Nicht-Text-Anhänge und Textnachrichten mit mehreren Teilen zu unterstützen. Ö Öffentliche Ordner Ein gemeinsamer Ordner von Microsoft Exchange und einem Benutzer, der das gemeinsame Nutzen von Informationen ermöglicht. O OneClick Restore Eine benutzerfreundliche Methode, mit der archivierte E-Mails im Posteingang des Benutzers wiederhergestellt werden können. Die E-Mails können entweder wieder in den Zustand zum Zeitpunkt des Löschens versetzt oder dem Benutzer als E-Mail-Anhang zugesendet werden. Outlook Web Access Microsoft Exchange Server-Webmaildienst. Wird verwendet, um auf E-Mails, Kontakte, Aufgaben usw. mittels einer Weboberfläche zuzugreifen, wenn Microsoft Office Outlook nicht verfügbar ist. GFI MailArchiver 12 Glossar | 247 OWA Siehe Outlook Web Access P POP3 Siehe Post Office Protocol 3 Post Office Protocol 3 Ein Protokoll, das von lokalen E-Mail-Clients verwendet wird, um E-Mails über eine TCP/IPVerbindung von Postfächern abzurufen. Postfach Ein Verzeichnis oder Ordner für Empfang, Ablage und Speicherung von E-Mail-Nachrichten. Postfachordnerstruktur-Abfrage Ein Funktion von GFI MailArchiver, mit der die Postfachordnerstruktur in Microsoft Exchange mit GFI MailArchiver synchronisiert werden kann. PST Exporter Ein Agent-basiertes Tool, das nach der Bereitstellung auf Zielcomputern E-Mails aus PSTDateien für die Verarbeitung durch den GFI MailArchiver Import Service extrahiert. PST-Datei Eine Datei für die Speicherung von lokalen Kopien von E-Mails, Kalendern, Ereignissen, Kontakten und anderen Elementen in Microsoft Office Outlook. S Suchindex Ein System zum Sammeln, Analysieren und Speichern von Daten für eine schnelle und korrekte Abfrage von Informationen. Ü Überwachung der Benutzerinteraktion Ein System, mit dem Sie sämtliche Benutzeraktivitäten aufzeichnen können, während diese die Weboberfläche von GFI MailArchiver verwenden. Überwachung der Datenbankaktivität Ein System, das die Suchfunktionen von Microsoft SQL Server nutzt, um sämtliche Aktivitäten in einer Archivdatenbank aufzuzeichnen. Z Zugriffsberechtigungen Berechtigungen, die Benutzer oder Benutzergruppen erhalten, um bei verschiedenen E-Mails unterschiedliche Aktivitäten durchführen zu können. GFI MailArchiver 12 Glossar | 248 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange 13.1 Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2000/2003 13.1.1 Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange > Active Directory-Benutzer und Computer. Screenshot 118: Hinzufügen eines neuen Benutzers in Microsoft® Exchange Server 2003 2. Erweitern Sie die Domäne, deren E-Mails archiviert werden, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Benutzer. Wählen Sie anschließend Neu > Benutzer. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 249 Screenshot 119: Dialogfeld „Neues Objekt – Benutzer“ 3. Geben Sie einen passenden „Benutzeranmeldenamen“ (z. B. Journal) ein, tragen Sie die anderen Details für den neuen Benutzer ein, und klicken Sie auf Weiter. 4. Geben Sie ein Kennwort ein, deaktivieren Sie die Option Benutzer muss Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern, und aktivieren Sie die Optionen Benutzer kann Kennwort nicht ändern und Kennwort läuft nie ab. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. HINWEIS Achten Sie darauf, dass das eingegebene Kennwort die für Active Directory®-Benutzer geltenden Komplexitätsanforderungen erfüllt. 5. Klicken Sie auf Weiter, und prüfen Sie die Details des neuen Benutzers. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den neuen Benutzer zu erstellen. 13.1.2 Schritt 2: Konfigurieren Sie die E-Mail-Archivierung im Journalpostfach. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange > System-Manager. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 250 Screenshot 120: Eigenschaften des Knotens „Postfachspeicher“ 2. Erweitern Sie Server ><Ihr Servername>> Speichergruppe, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 251 Screenshot 121: Aktivieren der Journalfunktion in einem Microsoft® Exchange Server-Postfachspeicher 3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Alle von Postfächern in diesem Informationsspeicher gesendeten oder empfangenen Nachrichten archivieren. Klicken Sie anschließend auf Durchsuchen. 4. Wählen Sie den Namen des Journalpostfachs, das Sie in Schritt 1 erstellt haben (z. B. Journal), und klicken Sie auf OK. 5. Schließen Sie das Dialogfeld Eigenschaften für Mailbox Store und die Verwaltungskonsole von Exchange-System-Manager. 13.1.3 Schritt 3: Aktivieren Sie die Journalfunktion für Bcc-Informationen. WICHTIG Es wird dringend empfohlen, diese Option NICHT zu aktivieren und stattdessen die Umschlagsjournal-Funktion zu aktivieren. Die Umschlagsjournal-Funktion protokolliert nicht nur die Bcc-Daten, sondern auch alle Header-Informationen. Weitere Informationen zur Umschlagsjournal-Funktion finden Sie in Schritt 4: Aktivieren Sie die Umschlagsjournal-Funktion. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 252 Auf Systemen mit Microsoft® Exchange Server 2000 und Microsoft® Exchange Server 2003 werden die Bcc-Informationen nicht standardmäßig in das Journal aufgenommen. So aktivieren Sie die Journalfunktion für Bcc-Informationen: Nur für Microsoft® Exchange Server 2000 1. Installieren Sie den Hotfix von: http://support.microsoft.com/?kbid=810999 Für Microsoft® Exchange Server 2000 und Microsoft® Exchange Server 2003 1. Geben Sie regedit.exe in die Eingabeaufforderung ein. 2. Fügen Sie den folgenden Registrierungsschlüssel hinzu: HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters 3. Fügen Sie den folgenden Registrierungsschlüssel und Werte hinzu: HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters\ Schlüsselname: JournalBCC Datentyp: Dword Datenwert: 1 4. Schließen Sie den Registrierungs-Editor, und geben Sie services.msc in die Eingabeaufforderung ein. Starten Sie die Dienste Simple Mail Transport Protocol und Informationsspeicher neu. 13.1.4 Schritt 4: Aktivieren Sie die Umschlagsjournal-Funktion. Die Umschlagsjournal-Funktion ermöglicht die Archivierung von E-Mail-Header-Informationen und kann mittels folgender Verfahren aktiviert werden: Microsoft® Exchange Server – Erweiterte Konfiguration des E-Mail-Journals (exejcfg.exe), oder Verwaltungskonsole des ADSI-Editors. Verwenden des Tools „exejcfg.exe“ 1. Laden Sie das Tool exejcfg.exe herunter unter: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=E7F73F10-7933-40F3-B07EEBF38DF3400D&displaylang=en 2. Öffnen Sie über die Eingabeaufforderung den Ordner, in dem Sie das Tool exejcfg.exe gespeichert haben. 3. Geben Sie exejcfg -e ein, und drücken Sie dieEingabetaste. HINWEIS Mit dem Befehl exejcfg –d wird die Umschlagsjournal-Funktion für das gesamte Unternehmen deaktiviert. Verwenden des ADSI-Editors 1. Suchen Sie das Tool adsiedit.msc im Windows® 2000 Server Resource Kit oder in den Windows® 2003 Server Supporttools. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 253 2. Öffnen Sie über die Eingabeaufforderung den Ordner, in dem Sie das Tool adsiedit.msc gespeichert haben, geben Sie adsiedit.msc ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Screenshot 122: ADSI-Editor 3. Erweitern Sie den Knoten ADSI Edit >Configuration><CN=Configuration>><CN=Services>><CN=Microsoft Exchange>. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten CN<Ihr Unternehmensname>, und wählen Sie Eigenschaften. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 254 Screenshot 123: Attribut „heuristics“ 5. Wählen Sie aus der Liste Attribute das Attribut heuristics aus, und klicken Sie auf Edit. Screenshot 124: Bearbeiten des Attributwertes „Heuristik“ 6. Geben Sie den Wert „512“ ein, und klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und die ADSI-Editor-Konsole zu schließen. HINWEIS Mit dem Wert „512“ wird die Umschlagsjournal-Funktion aktiviert, mit dem Wert „0“ wird sie deaktiviert. 13.2 Deaktivieren der Journal-Funktion in Microsoft® Exchange Server 2000/2003 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange > System-Manager. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 255 Screenshot 125: Eigenschaften des Knotens „Postfachspeicher“ 2. Erweitern Sie Server ><Ihr Servername>> Speichergruppe, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 256 Screenshot 126: Aktivieren der Journalfunktion in einem Microsoft Exchange-Postfachspeicher 3. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Alle von Postfächern in diesem Informationsspeicher gesendeten oder empfangenen Nachrichten archivieren. Klicken Sie auf OK, um die Einstellung zu speichern. 13.3 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2003 Nachdem GFI MailArchiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben. HINWEIS Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen Sie folgende Entscheidungen treffen: Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 257 So erstellen Sie eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung: 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange, und klicken Sie auf System-Manager. 2. Erweitern Sie im linken Bereich von Exchange System-Manager die Option Empfänger. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Empfängerrichtlinien, wählen Sie Neu, und klicken Sie auf Empfängerrichtlinie. Das Dialogfeld Neue Richtlinie wird angezeigt. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Postfach-Managereinstellungen, und klicken Sie auf OK. HINWEIS Wenn die Option Postfach-Managereinstellungen nicht angezeigt wird, wenden Sie das Exchange Service Pack erneut an. Das Service Pack wurde eventuell nicht korrekt angewendet. 4. Das Dialogfeld Eigenschaften wird angezeigt. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Empfängerrichtlinie ein. HINWEIS Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen wie „Postfacheinstellungen für die Buchhaltungsabteilung“. 5. Klicken Sie auf Ändern. Das Dialogfeld Exchange-Empfänger suchen wird angezeigt. 6. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein. In diesem Beispiel treffen die Einstellungen für die Postfachverwaltung nur auf Konten mit einem Exchange-Postfach zu. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer mit Exchange-Postfach. 7. Wählen Sie die Registerkarte Speicher, um Empfängerrichtlinien für die Postfachverwaltung zu konfigurieren, die sich auf einen bestimmten Exchange 2003-Computer beziehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie auf Postfächer auf diesem Server und anschließend auf Durchsuchen. Das Listenfeld Exchange-Server auswählen wird angezeigt. Wählen Sie den Server aus, den Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Postfächer in diesem Postfachspeicher, klicken Sie auf Durchsuchen, um nach einem Speicher zu suchen, und klicken Sie anschließend auf OK. 8. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und anschließend auf Feld. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Benutzer Kontakt Gruppe Öffentlicher Ordner GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 258 HINWEIS Die Schritte 8–11 sind optional, wenn Sie weitere Angaben zu einem Postfach, einem Benutzer, einer Gruppe oder einem Ordner machen möchten. 9. Klicken Sie in diesem Beispiel auf Benutzer und anschließend auf Abteilung, um im Feld Wert die Abteilung auszuwählen. 10. Wählen Sie unter Bedingung eine der folgenden Optionen: Beginnt mit Endet mit Ist (genau) Ist nicht Vorhanden Nicht vorhanden 11. Wenn Sie die Bedingung Beginnt mit, Endet mit, Ist (genau) oder Ist nicht auswählen, geben Sie im Feld Wert einen Wert ein. Klicken Sie beispielsweise auf Ist (genau), und geben Sie Buchhaltung ein, um alle Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung zu finden. 12. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Bedingung zur Liste hinzuzufügen. HINWEIS Sie können auch weitere Bedingungen hinzufügen. Alle Bedingungen müssen jedoch zutreffen, um eine Übereinstimmung anzuzeigen. 13. Wenn Sie alle Bedingungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Suche starten. HINWEIS Alle Übereinstimmungen werden in der neuen Liste im Dialogfeld Exchange-Empfänger suchen angezeigt. 14. Wenn in der Liste die richtigen Benutzer für diese Empfängerrichtlinie angezeigt werden, klicken Sie auf OK. Ändern Sie andernfalls die Suchbedingungen bis die richtigen Benutzer für diese Empfängerrichtlinie angezeigt werden. 15. Klicken Sie auf OK. Sie erhalten die folgende Meldung: Wenn ein Filter für eine Empfängerrichtlinie geändert wird, bedeutet dies nicht, dass die Proxyadressen von Empfängern, die sich möglicherweise nicht mehr unter der Kontrolle der Richtlinie befinden, automatisch neu ausgewertet werden. Damit diese Empfänger Proxyadressen von den neuen Richtlinien erhalten können, zu denen sie gehören, verwenden Sie ,Diese Richtlinie jetzt anwenden‘ für die Richtlinien, die sich jetzt auf diese Empfänger auswirken. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 259 Diese Meldung hat keine Auswirkungen auf die Empfängerrichtlinien für die Postfachverwaltung. Klicken Sie auf OK. 16. Unter Filterregeln zeigt die LDAP-Filteranweisung die aktuelle Filterregel an. Klicken Sie auf die Registerkarte Postfach-Managereinstellungen (Richtlinie). 17. Klicken Sie unter Bei der Verarbeitung eines Postfachs auf eine der folgenden Optionen zur Behandlung von Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten: Nur Bericht erstellen Objekte in Ordner „Gelöschte Objekte“ stellen In Systembereinigungsordner verschieben Sofort löschen HINWEIS Lassen Sie bei Verwendung der Option Sofort löschen für Ordner Vorsicht walten, da die Benutzer ihre Nachrichten möglicherweise wiederherstellen müssen. 18. Markieren Sie in der Liste der Ordner den Ordner, den Sie konfigurieren möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten. 19. Geben Sie im Dialogfeld Ordneraufbewahrungseinstellungen eine Verfallszeit an, zu der die ausgewählte Verarbeitungsaktion stattfinden soll, geben Sie eine maximal zulässige Größe für die Nachrichten an, auf die die Aktion angewendet werden soll, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie z. B. 90 und 2048 eingeben, werden alle Nachrichten verarbeitet, die älter sind als 90 Tage und eine Größe von mehr als 2 MB haben. Es wird empfohlen, die Größe auf 1 KB festzulegen, wenn Sie auch kleine Nachrichten entfernen möchten. 20. Wiederholen Sie die Schritte 18 und 19 für jeden Ordner in der Liste, den Sie konfigurieren möchten. 21. Klicken Sie auf Nach Verarbeitung Benachrichtigung an Benutzer senden, wenn Sie den Benutzern eine E-Mail-Nachricht senden möchten, die sie über die Verarbeitung ihrer Postfächer benachrichtigt. 22. Klicken Sie auf Nachricht, um die Benachrichtigung zu bearbeiten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einfügen der Anzahl verarbeiteter Nachrichten, wenn Sie eine Zusammenfassung der Anzahl der verarbeiteten überlangen Nachrichten wünschen. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Eigenschaften zurückzukehren. 23. (Optional) Wenn Sie bestimmte Nachrichtenklassen ausschließen möchten (um z. B. die Verarbeitung von Aufgaben zu verhindern), klicken Sie auf das Feld Bestimmte Nachrichtenklassen ausschließen und anschließend auf Anpassen. Das Dialogfeld Nachrichtenklassen wird angezeigt. Geben Sie im Feld Nachrichtenklassen ausschließen eine Nachrichtenklasse ein. Geben Sie z. B. IPM. Task ein, und klicken Sie auf <b>Hinzufügen</b>. Fügen Sie alle Klassen hinzu, die ausgeschlossen werden sollen. Beispiele für Nachrichtenklassen sind: Kalender IPM.Appointment Kontakte IPM.Contact Posteingang IPM.Note GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 260 Journal IPM.Activity Anmerkungen IPM.StickyNote Aufgaben IPM.Task Besprechungsanfragen IPM.Schedule.Meeting.Request Eine vollständige Liste der Nachrichtenklassen finden Sie auf folgender Microsoft-Website: http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa262246(office.10).aspx 24. Nachdem Sie die jeweiligen Nachrichtenklassen hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Eigenschaften zurückzukehren. 25. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eigenschaften zu schließen. Die neue Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung wird rechts im Exchange System-Manager angezeigt. 13.3.1 Konfigurieren der Postfachverwaltung auf Serverebene Um den Tag und die Uhrzeit für die Ausführung einer Richtlinie festzulegen, ändern Sie die Einstellungen auf Serverebene. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange, und klicken Sie auf System-Manager. 2. Erweitern Sie im linken Bereich von Exchange System-Manager die Option Server. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu konfigurierenden Computer, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften. Das Dialogfeld Eigenschaften von <Servername> wird angezeigt. 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Postfach-Verwaltung, um die aktuellen Einstellungen anzuzeigen. 5. Führen Sie unter Postfach-Verwaltungsvorgang starten eine der folgende Aktionen aus: Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um eine Uhrzeit auszuwählen, zu der die Postfachverwaltung ausgeführt werden soll. Klicken Sie auf Anpassen, klicken Sie in der linken Spalte auf einen Tag und dann in der obersten Zeile auf eine Uhrzeit. Klicken Sie auf <b>OK</b>, nachdem Sie die gewünschten Zeiten ausgewählt haben. 6. Klicken Sie auf <b>Berichten</b>, um die Art des Berichts auszuwählen (detaillierter Bericht oder Zusammenfassung), der bei der Postfachverarbeitung erstellt werden soll. Sie müssen außerdem einen Empfänger für die Berichte auswählen. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie einen Empfänger aus, und klicken Sie auf OK. HINWEIS Sie können Berichte nicht an Verteilerlisten senden. 7. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen für die Postfachverwaltung zu übernehmen. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 261 HINWEIS Weitere Informationen zur Verwendung von Systemrichtlinien für die Konfiguration von Postfachspeicherbeschränkungen in Exchange Server 2003 finden Sie hier: http://support.microsoft.com/kb/822938 13.4 Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2007 Microsoft® Exchange 2007 unterstützt zwei Journaltypen: Standard-Journale: Sie können einen Postfachspeicher konfigurieren, in dem alle E-Mails des Unternehmens aufgezeichnet werden können. GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft® Exchange Server zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Dieser Journaltyp wird auch als Postfachdatenbank-bezogenes Journal bezeichnet. Premium-Journale: Nur verfügbar mit einer Microsoft® Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL). Ein Administrator kann damit benutzerdefinierte Regeln für Journale einrichten, wie beispielsweise: Nur eingehende E-Mails archivieren Nur ausgehende E-Mails archivieren E-Mails einer bestimmten Gruppe archivieren. GFI MailArchiver nutzt diesen Journaltyp durch Erkennung und Anzeige der Regeln im Konfigurationsassistenten für die Datenquellen. Welche Journalmethode sollte verwendet werden? Wählen Sie Standard-Journale, um alle E-Mails (eingehende und ausgehende) aller Benutzer innerhalb des Unternehmens zu archivieren. Wählen Sie Premium-Journale aus, wenn Sie mehr Kontrolle über die zu archivierenden E-Mails wünschen (z. B. nur bestimmte Benutzer oder nur eingehende oder ausgehende E-Mails). HINWEIS Für die Premium-Journalfunktion ist eine Microsoft® Exchange EnterpriseClientzugriffslizenz (CAL) erforderlich. 13.4.1 Einrichten der Standard-Journale Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf den Knoten Postfach. 3. Wählen Sie aus dem Bereich Aktionen die Option Neues Postfach… aus. 4. Wählen Sie die Option Benutzerpostfach, und klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie die Option Neuer Benutzer, und klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 262 Screenshot 127: Postfachdetails des neuen Benutzers 6. Geben Sie die Benutzerinformationen für den neuen Benutzer ein, dem das neue Journalpostfach zugewiesen werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 7. Stellen Sie sicher, dass die Postfacheinstellungen korrekt sind, und klicken Sie auf Weiter. 8. Prüfen Sie die Zusammenfassung des neu zu erstellenden Postfachs, und klicken Sie auf Neu. Schritt 2: Konfigurieren Sie die Standard-Journale. 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 263 Screenshot 128: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 2. Erweitern Sie die Knoten Microsoft Exchange > Serverkonfiguration > Postfach, und klicken Sie im Bereich Aktionen auf die Option Eigenschaften. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 264 Screenshot 129: Eigenschaften der Postfachdatenbank 3. Wählen Sie die Option Journalempfänger aus, klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie aus Active Directory® das zuvor konfigurierte Postfach aus. 4. Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen. 13.4.2 Einrichten der Premium-Journale 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 265 Screenshot 130: Konfigurieren von Journalregeln 2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration > Hub-Transport, und wählen Sie die Registerkarte Journale. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Aktionen auf die Option Neue Journalregel. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 266 Screenshot 131: Erstellen einer neuen Journalregel 4. Geben Sie einen Namen für die Regel ein, und klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die Option Journal-E-Mail-Adresse (vorzugsweise ein Postfach innerhalb des vorhandenen Microsoft® ExchangeUnternehmens) aus Active Directory® aus. 5. <Optional> Konfigurieren Sie: Bereich – Wählen Sie, ob alle, nur interne oder nur externe E-Mails mit der Journalfunktion bearbeitet werden sollen. Journal für Nachrichten des Empfängers erstellen – Wählen Sie die Empfänger aus, auf die diese Journalregel zutrifft. 6. Stellen Sie sicher, dass die Option Regel aktivieren aktiviert ist, und klicken Sie auf Neu. HINWEIS In Microsoft® Exchange Server 2007 ist die Umschlagsjournal-Funktion standardmäßig aktiviert. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 267 13.5 Deaktivieren der Standard-Journale in Microsoft® Exchange Server 2007 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole. Screenshot 132: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 2. Erweitern Sie die Knoten Microsoft Exchange > Serverkonfiguration > Postfach, und klicken Sie im Bereich Aktionen auf die Option Eigenschaften. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 268 Screenshot 133: Eigenschaften der Postfachdatenbank 2. Deaktivieren Sie die Option Journalempfänger. 3. Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen. 13.5.1 Deaktivieren des Standard-Journals über die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell Deaktivieren Sie in der Microsoft® Exchange Server-Verwaltungsshell mithilfe der folgenden Syntax eine Journalregel: Set-MailboxDatabase <Postfachdatenbank> -JournalRecipient $Null 13.5.2 Deaktivieren des Premium-Journals 1. Wählen Sie Start > Programme > Microsoft® Exchange Server 2007 > Microsoft ExchangeVerwaltungskonsole. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 269 Screenshot 134: Konfigurieren von Journalregeln 2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration > Hub-Transport, und wählen Sie die Registerkarte Journale. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu entfernende Journalregel, und wählen Sie Entfernen. 4. Klicken Sie auf Ja, um das Entfernen der Journalregel zu bestätigen. 13.5.3 Deaktivieren des Premium-Journals über die Microsoft® Exchange Server-Verwaltungsshell Deaktivieren Sie in der Microsoft® Exchange Server-Verwaltungsshell mithilfe der folgenden Syntax eine Journalregel: Remove-JournalRule <Name der Journalregel> 13.6 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2007 Nachdem GFI MailArchiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft Exchange eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 270 HINWEIS Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen Sie folgende Entscheidungen treffen: Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten 13.7 So verwenden Sie die Microsoft® Exchange-Verwaltungskonsole, um neue Einstellungen für verwaltete Inhalte zu erstellen: 1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration, und klicken Sie auf Postfach. 3. Klicken Sie im Ergebnisbereich auf die Registerkarte Verwaltete Standardordner (oder auf die Registerkarte Verwaltete benutzerdefinierte Ordner), und wählen Sie den verwalteten Ordner aus, für den die Einstellungen für verwaltete Inhalte erstellt werden sollen. 4. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte. Der Assistent für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte wird angezeigt. 5. Geben Sie auf der Seite Einführung im Feld Name der Einstellungen für verwaltete Inhalte, die in der Exchange-Verwaltungskonsole angezeigt werden sollen den Namen der neuen Einstellungen ein (z. B. Aufbewahrungsrichtlinie der Buchhaltungsabteilung). 6. Im Feld Nachrichtentyp können Sie den Nachrichtentyp auswählen, für den Sie Einstellungen für verwaltete Inhalte erstellen möchten. Wenn Sie Alle Elemente auswählen, werden die Einstellungen für verwaltete Inhalte, die Sie erstellen, auf alle Elemente im verwalteten Ordner angewendet (mit Ausnahme der Nachrichtentypen, für die Sie separate Inhaltseinstellungen erstellt haben). HINWEIS Sie können den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte wiederholt ausführen, um weitere, separate Inhaltseinstellungen für verschiedene Nachrichtentypen zu erstellen. Wenn mehrere Inhaltseinstellungen bestehen, haben spezifische Einstellungen immer Vorrang vor allgemeinen Einstellungen. Wenn z. B. eine Einstellung für Alle Postfachinhalte und eine für Voicemail existiert, wird die Voicemail-Richtlinie auf Voicemail angewendet, die Richtlinie Alle Postfachinhalte jedoch auf alle anderen Elemente. 7. Um die Nachrichtenaufbewahrung festzulegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage). Die folgenden Optionen werden aktiviert: a) Geben Sie im Feld rechts neben dem Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage) die Anzahl der Tage ein, nach denen eine Nachricht ablaufen soll. b) Wählen Sie in der Liste Aufbewahrungszeitraum beginnt aus den folgenden Optionen aus: Nach der Übermittlung, Enddatum für Kalenderaufgaben und Aufgabenserien Der Aufbewahrungszeitraum für E-Mail-Nachrichten beginnt mit der Zustellung. Der Aufbewahrungszeitraum für Kalenderelemente und Aufgabenserien beginnt an ihrem Enddatum. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 271 b) Wählen Sie in der Liste Am Ende des Aufbewahrungszeitraums auszuführende Aktion aus den folgenden Optionen aus: Endgültig löschen Nachrichten werden endgültig gelöscht und können vom Benutzer nicht wiederhergestellt werden. Elemente mit Markierung für Überschreitung des Aufbewahrungslimits Nachrichten werden in einer schattierten, durchgestrichenen Schriftart in Outlook angezeigt. Weitere Aktionen finden nicht statt. Die Ablaufaktion wird verwendet, um den Benutzer aufzufordern, eine Aktion durchzuführen. 8. Klicken Sie auf Weiter. 9. Die Seite Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte stellt eine Zusammenfassung der Einstellungen zur Verfügung, die Sie angewendet haben. 10. Um den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte abzuschließen, klicken Sie auf Neu. 11. Klicken Sie auf der Seite Fertigstellung auf Fertig stellen, um den Assistenten für neue Einstellungen für verwaltete Inhalte zu beenden. 12. Wenn Sie die neuen Einstellungen für verwaltete Inhalte anzeigen möchten, erweitern Sie im Ergebnisbereich der Exchange-Verwaltungskonsole den verwalteten Ordner, auf den Sie die Einstellungen angewendet haben. 13. Um eine von Ihnen erstellte Einstellung für verwaltete Inhalte zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und klicken dann auf Eigenschaften. HINWEIS Weitere Informationen zur Erstellung einer E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Server 2007 finden Sie hier: http://technet.microsoft.com/en-us/library/aa996014 (EXCHG.80).aspx 13.8 Erstellen eines Journal-Postfachs in Microsoft® Exchange Server 2010 Microsoft® Exchange 2010 unterstützt zwei Journaltypen: Standard-Journale: Sie können einen Postfachspeicher konfigurieren, in dem alle E-Mails des Unternehmens aufgezeichnet werden können. GFI MailArchiver nutzt die Journalfunktion von Microsoft® Exchange Server zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Dieser Journaltyp wird auch als Postfachdatenbank-bezogenes Journal bezeichnet. Premium-Journale: Nur verfügbar mit einer Microsoft® Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL). Ein Administrator kann damit benutzerdefinierte Regeln für Journale einrichten, wie beispielsweise: Nur eingehende E-Mails archivieren Nur ausgehende E-Mails archivieren E-Mails einer bestimmten Gruppe archivieren. GFI MailArchiver nutzt diesen Journaltyp durch Erkennung und Anzeige der Regeln im Konfigurationsassistenten für die Datenquellen. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 272 Welche Journalmethode sollte verwendet werden? Wählen Sie Standard-Journale, um alle E-Mails (eingehende und ausgehende) aller Benutzer innerhalb des Unternehmens zu archivieren. Wählen Sie Premium-Journale aus, wenn Sie mehr Kontrolle über die zu archivierenden E-Mails wünschen (z. B. nur bestimmte Benutzer oder nur eingehende oder ausgehende E-Mails). HINWEIS Für die Premium-Journalfunktion ist eine Microsoft® Exchange EnterpriseClientzugriffslizenz (CAL) erforderlich. 13.8.1 Einrichten der Standard-Journale Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Journalpostfach. 1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf den Knoten Postfach. 3. Wählen Sie aus dem Bereich Aktionen die Option Neues Postfach… aus. 4. Wählen Sie die Option Benutzerpostfach, und klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie die Option Neuer Benutzer, und klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 273 Screenshot 135: Postfachdetails des neuen Benutzers 6. Geben Sie die Benutzerinformationen für den neuen Benutzer ein, dem das neue Journalpostfach zugewiesen werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter 7. Geben Sie einen Aliasnamen für das Journalpostfach ein, und klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Weiter, und prüfen Sie die Zusammenfassung des neu zu erstellenden Postfachs. Klicken Sie anschließend auf Neu. Schritt 2: Konfigurieren Sie die Standard-Journale. 1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 274 Screenshot 136: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 2. Erweitern Sie die Knoten Microsoft Exchange > Organisationskonfiguration > Postfach. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Postfachdatenbank, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 275 Screenshot 137: Eigenschaften der Postfachdatenbank 3. Wählen Sie im Dialogfeld für die Eigenschaften der Postfachdatenbank die Registerkarte Wartung, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Journalempfänger. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie das zuvor konfigurierte Journalpostfach aus. 4. Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen. 13.8.2 Einrichten der Premium-Journale 1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration > Hub-Transport, und wählen Sie die Registerkarte Journale. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Aktionen auf die Option Neue Journalregel. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 276 Screenshot 138: Erstellen einer neuen Journalregel 4. Geben Sie einen Namen für die neue Regel ein. 5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um das Journalpostfach auszuwählen, an das die Journalberichte gesendet werden sollen. 6. <Optional> Konfigurieren Sie: Bereich – Wählen Sie, ob alle, nur interne oder nur externe E-Mails mit der Journalfunktion bearbeitet werden sollen. Journal für Nachrichten des Empfängers erstellen – Wählen Sie die Empfänger für diese Journalregel aus. 7. Stellen Sie sicher, dass die Option Regel aktivieren aktiviert ist, und klicken Sie auf Neu. HINWEIS In Microsoft® Exchange Server 2010 ist die Umschlagsjournal-Funktion standardmäßig aktiviert. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 277 13.9 Deaktivieren der Standard-Journale in Microsoft® Exchange Server 2010 1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. Screenshot 139: Konfigurieren einer Postfachdatenbank 2. Erweitern Sie die Knoten Microsoft Exchange > Organisationskonfiguration > Postfach > Datenbankverwaltung (Registerkarte), und klicken Sie im Bereich Aktionen auf die Option Eigenschaften. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 278 Screenshot 140: Eigenschaften der Postfachdatenbank 2. Deaktivieren Sie die Option Journalempfänger. 3. Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen. 13.9.1 Deaktivieren des Standard-Journals über die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell Deaktivieren Sie in der Microsoft Exchange-Verwaltungsshell mithilfe der folgenden Syntax das Standard-Journal: Set-MailboxDatabase <Postfachdatenbank> -JournalRecipient $Null 13.9.2 Deaktivieren des Premium-Journals 1. Starten Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie den Knoten Organisationskonfiguration > Hub-Transport, und wählen Sie die Registerkarte Journalregeln. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu entfernende Journalregel, und wählen Sie Entfernen. 4. Klicken Sie auf Ja, um das Entfernen der Journalregel zu bestätigen. Deaktivieren des Premium-Journals über die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell Deaktivieren Sie in der Microsoft Exchange-Verwaltungsshell mithilfe der folgenden Syntax eine Journalregel: Remove-JournalRule <Name der Journalregel> GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 279 13.10 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2010 Nachdem GFI MailArchiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft® Exchange eine Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben. HINWEIS Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen Sie folgende Entscheidungen treffen: Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten 13.10.1 Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole 1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie in der Konsolenstruktur die gewünschte Gesamtstruktur, und wählen Sie Organisationskonfiguration > Postfach. 3. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neue Aufbewahrungsrichtlinie. 4. Füllen Sie auf der Seite Einführung die folgenden Felder aus: OPTION BESCHREIBUNG Name Verwenden Sie dieses Feld, um einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie anzugeben. Hinzufügen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um der Richtlinie Aufbewahrungstags hinzuzufügen. Um ein Tag aus der Richtlinie zu entfernen, klicken Sie auf den Tagnamen und anschließend auf <b>Entfernen</b>. 5. Klicken Sie auf der Seite Postfächer auswählen auf Hinzufügen, um die Postfächer auszuwählen, auf die Sie die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden möchten. HINWEIS Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne sie auf Postfächer anzuwenden. Sie können die Richtlinie auch später auf Postfächer anwenden. 6. Überprüfen Sie auf der Seite Neue Anwendungsrichtlinie Ihre Konfigurationseinstellungen. Um Konfigurationsänderungen vorzunehmen, klicken Sie auf Zurück. 7. Klicken Sie auf Neu, um die Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. 8. Überprüfen Sie Folgendes auf der Seite Fertigstellung, und klicken Sie dann zum Schließen des Assistenten auf Fertig stellen: Der Status Abgeschlossen zeigt an, dass der Assistent die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hat. Der Status Fehler zeigt an, dass die Aufgabe nicht abgeschlossen wurde. Wenn beim Ausführen der Aufgabe ein Fehler auftritt, suchen Sie in der Zusammenfassung nach einer Erklärung, und klicken Sie dann auf Zurück, um Konfigurationsänderungen vorzunehmen. GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 280 13.10.2 Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach mithilfe der ExchangeVerwaltungskonsole 1. Erweitern Sie in der Konsolenstruktur die gewünschte Gesamtstruktur, und wählen Sie Empfängerkonfiguration > Postfach. 2. Wählen Sie im Ergebnisbereich das Postfach aus, auf das die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet werden soll. Sie können mehrere Postfächer mithilfe der UMSCHALT- oder STRG-Taste auswählen 3. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Eigenschaften. 4. Klicken Sie unter Eigenschaften für Postfachbenutzer auf die Registerkarte Postfacheinstellungen, wählen Sie Messaging-Datensatzverwaltung, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften. 5. Aktivieren Sie unter Messaging-Datensatzverwaltung das Kontrollkästchen Aufbewahrungsrichtlinie anwenden, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die gewünschte Aufbewahrungsrichtlinie für das Postfach auszuwählen. 6. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann in Eigenschaften für Postfachbenutzer auf Anwenden. HINWEIS Weitere Informationen zur Erstellung einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Server 2010 finden Sie hier: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff625224.aspx 13.11 Erstellen eines Journalpostfachs in Microsoft® Exchange 2013 Schritt 1: Erstellen eines neuen Journalempfängers 1. Starten Sie das Microsoft® Exchange Admin Center. 2. Klicken Sie auf Empfänger. 3. Wählen Sie unter Postfächer die Option Neu aus. 4. Wählen Sie Neuer Benutzer, und geben Sie die erforderlichen Informationen für das Postfach ein. 5. Klicken Sie auf Speichern. Schritt 2: Erstellen eines neuen Journalpostfachs 1. Starten Sie das Microsoft® Exchange Admin Center. 2. Klicken Sie auf Server und anschließend auf Datenbanken. 3. Wählen Sie eine vorhandene Postfachdatenbank aus, und klicken Sie in der Symbolleiste auf Bearbeiten. 4. Klicken Sie auf <b>Wartung</b>. 5. Klicken Sie im Feld Journalempfänger auf Durchsuchen, und wählen Sie den zuvor in Schritt 1 erstellten Journalempfänger aus. 6. Klicken Sie auf Speichern. 13.12 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2013 Nachdem GFI MailArchiver konfiguriert ist und die E-Mails Ihrer Organisation ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie in Microsoft® Exchange eine Empfängerrichtlinie für die GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 281 Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails Speicherplatz auf Exchange Server freizugeben. HINWEIS Vor der Erstellung einer neuen Empfängerrichtlinie für die Postfachverwaltung müssen Sie folgende Entscheidungen treffen: Die durch die Richtlinie einzuhaltenden Einschränkungen Die von der Richtlinie zu kontrollierende Gruppe Umgang mit Nachrichten, die die Begrenzungen der Richtlinie überschreiten 13.12.1 Schritt 1: Erstellen eines Aufbewahrungstags Erstellen eines Aufbewahrungstags mithilfe des Microsoft® Exchange Admin Center 1. Wählen Sie Compliance Management (Kompatibilitätsverwaltung) > Retention Tags (Aufbewahrungstags), und klicken Sie auf Neu. 2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Applied automatically to entire mailbox (All) (Wird automatisch auf das gesamte Postfach angewendet (Alle)) Wählen Sie diese Option, um ein Standardrichtlinientag (DPT, Default Policy Tag) zu erstellen. Sie können DPTs verwenden, um eine Standardlöschrichtlinie oder eine Standardarchivierungsrichtlinie zu erstellen, die auf alle Objekte im Postfach angewendet wird. Applied automatically to a specific folder (Wird automatisch auf einen bestimmten Ordner angewendet) Wählen Sie diese Option, um ein Aufbewahrungsrichtlinientag (RPT, Retention Policy Tag) für einen Standardordner wie den Posteingang oder den Ordner für gelöschte Objekte zu erstellen. Applied by users to items and folders (Personal) (Wird von Benutzern auf Objekte und Ordner angewendet (Persönlich)) Verwenden Sie diese Option, um persönliche Tags zu erstellen. Benutzer von Outlook und Outlook Web App können dadurch eine andere Archivierungs- oder Löscheinstellung anwenden als für den Ordner oder für das gesamte Postfach festgelegt wurde. 3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, und klicken Sie auf Speichern. 13.12.2 Schritt 2: Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe des Microsoft® Exchange Admin Center 1. Wählen Sie Compliance Management (Kompatibilitätsverwaltung) > Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien), und klicken Sie auf Neu. 2. Füllen Sie auf der Seite New Retention Policy (Neue Aufbewahrungsrichtlinie) die folgenden Felder aus: GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 282 OPTION BESCHREIBUNG Name Verwenden Sie dieses Feld, um einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie anzugeben. Retention Tags (Aufbewahrungstags) Klicken Sie auf <b>Hinzufügen</b>, um die Aufbewahrungstags auszuwählen, die dieser Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt werden sollen. Um ein Tag aus der Richtlinie zu entfernen, klicken Sie auf den Tagnamen und anschließend auf <b>Entfernen</b>. 3. Klicken Sie auf Speichern. HINWEIS Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne sie auf Postfächer anzuwenden. Sie können die Richtlinie auch später auf Postfächer anwenden. 13.12.3 Schritt 3: Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachbenutzer Nach dem Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie muss diese auf Postfachbenutzer angewendet werden. Sie können verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien auf unterschiedliche Gruppen von Benutzern anwenden. So weisen Sie einem Postfach eine Aufbewahrungsrichtlinie zu: 1. Starten Sie das Microsoft® Exchange Admin Center. 2. Klicken Sie auf Empfänger. 3. Wählen Sie unter Postfächer die Option Bearbeiten. 4. Klicken Sie auf Postfachfeatures. 5. Wechseln Sie zum Feld Aufbewahrungsrichtlinie, und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die zuvor erstellte Aufbewahrungsrichtlinie aus. 6. Klicken Sie auf Speichern. HINWEIS Weitere Informationen zur Erstellung einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Server 2013 finden Sie hier: http://technet.microsoft.com/enus/library/ff625224.aspx#EMC GFI MailArchiver 13 Anhang 1: Manuelle Verwaltung von Microsoft Exchange | 283 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen Die rollenbasierte Bereitstellung ermöglicht die Skalierbarkeit von GFI MailArchiver in großen ITInfrastrukturen mit hohem E-Mail-Aufkommen. Dies wird durch Bereitstellung mehrerer GFI MailArchiver-Instanzen auf getrennten Servern erreicht. Jede Instanz wird für verschiedene Rollen konfiguriert, um die Arbeitslast zu verteilen und den reibungslosen Ablauf der E-Mail-Archivierung gemeinsam zu unterstützen. Derzeit können den GFI MailArchiver-Instanzen folgende Rollen zugewiesen werden: Zentraler Konfigurationsdienst Datenerfassung Speicher Suche und Indizierung Benutzeroberfläche und Administration Datenimportdienst GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 284 14.1 Funktionsweise der rollenbasierten Bereitstellung Screenshot 141: Funktionsweise der rollenbasierten Bereitstellung Der Prozess der rollenbasierten Bereitstellung von GFI MailArchiver in einer verteilten Umgebung umfasst die folgenden Schritte: 1. Legen Sie die Anzahl der erforderlichen GFI MailArchiver-Instanzen fest, und weisen Sie jeder Instanz eine Rolle zu. 2. Installieren Sie GFI MailArchiver auf jedem an der Bereitstellung beteiligten Server. Dabei handelt es sich um eine normale Installation, wie sie in den vorangehenden Abschnitten beschrieben wurde. 3. Führen Sie den Bereitstellungsmanager-Assistenten auf jeder GFI MailArchiver-Instanz aus. 4. Speichern Sie für jeden Server die Konfigurationsdatei der Bereitstellung zur späteren Referenz. Diese Datei wird möglicherweise benötigt, wenn eine Aktualisierung auf eine neuere Version von GFI GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 285 MailArchiver erfolgt oder der Administrator die Rollen innerhalb der Bereitstellung neu konfigurieren muss. 5. Konfigurieren Sie GFI MailArchiver von dem Server aus, auf dem sich die Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle befinden. HINWEIS Die GFI MailArchiver-Instanzen kommunizieren untereinander über das Netzwerk mithilfe des .NET ® Remoting-Protokolls. HINWEIS Einer GFI MailArchiver-Instanz können mehrere Rollen zugewiesen werden. Die folgenden Rollen können zudem mehreren GFI MailArchiver-Instanzen zugewiesen werden: Datenerfassung Benutzeroberfläche und Administration Datenimportdienst Auch wenn mehrere GFI MailArchiver-Instanzen im Netzwerk verteilt vorliegen können, ist dies für den Administrator bei der Konfiguration von GFI MailArchiver eindeutig erkennbar, da diese zentral erfolgt. Nach Abschluss des Bereitstellungsprozesses muss der Administrator nicht einzelne Server konfigurieren, sondern kann die gesamte Konfiguration über die GFI MailArchiver-Verwaltungskonsole ausführen. In einer verteilten Bereitstellung ist die GFI MailArchiver-Verwaltungskonsole von den Servern aus erreichbar, denen die Rolle „Benutzeroberfläche und Administration“ zugewiesen wurde. 14.2 Systemanforderungen Voraussetzungen für die rollenbasierte Bereitstellung von GFI MailArchiver: Hardware- und Softwarespezifikationen gemäß den Angaben im Kapitel „Installieren von GFI MailArchiver“. HINWEIS Bei der rollenbasierten Bereitstellung werden nur Archivspeicher unterstützt, die auf MS SQL Server® basieren. HINWEIS Wenn Sie einen Archivspeicher mit SQL Server® und NTFS-Dateisystem verwenden, stellen Sie sicher, dass der Pfad zur binären Quelldatei der E-Mail im UNC-Format angegeben ist. GFI MailArchiver-Dienste laufen unter Active Directory®-Anmeldeinformationen, die eine netzwerkweite Kommunikation ermöglichen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 286 14.3 Installieren von GFI MailArchiver in einer rollenbasierten Umgebung Verwenden Sie zum Zuweisen von Rollen zu den GFI MailArchiver-Instanzen den Bereitstellungsmanager-Assistenten. Der Prozess wird dadurch vereinfacht und vereinheitlicht. 14.3.1 Installieren von GFI MailArchiver Installieren Sie GFI MailArchiver auf jeder Instanz, der eine Rolle zugewiesen wird. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von GFI MailArchiver (Seite 31). 14.3.2 Ausführen des Bereitstellungsmanager-Assistenten auf jeder Instanz Führen Sie den Bereitstellungsmanager-Assistenten auf jeder GFI MailArchiver-Instanz entsprechend der/den zugewiesenen Rolle(n) in der folgenden Reihenfolge aus: 1. Zentraler Konfigurationsdienst 2. Speicher 3. Suche und Indizierung 4. Datenerfassung (mehr als eine zulässig) 5. Benutzeroberfläche und Administration (mehr als eine zulässig) 6. Datenimportdienst (mehr als eine zulässig) 7. Benutzerpostfach-Synchronisation 8. IMAP-Server HINWEIS Führen Sie zuerst den Assistenten für die GFI MailArchiver-Instanz aus, der die Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ zugewiesen wurde, anschließend für die GFI MailArchiver-Instanz mit der Rolle „Speicher" usw. 14.3.3 Starten des Bereitstellungsmanager-Assistenten So starten Sie den Bereitstellungsmanager-Assistenten: 1. Navigieren Sie mithilfe der Befehlszeile zu: <Verzeichnis mit den Programmdateien>\GFI\MailArchiver\DM\ 2. Geben Sie deploymentmanager.exe ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Verwenden des Bereitstellungsmanager-Assistenten 1. Nach dem Starten des Bereitstellungsmanager-Assistenten wird ein Begrüßungsbildschirm angezeigt. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 287 Screenshot 142: Rollenauswahl 2. Geben Sie an, welche Rolle(n) der GFI MailArchiver-Instanz auf diesem Server zugewiesen werden soll(en), und klicken Sie auf Weiter. HINWEIS Bewegen Sie den Mauszeiger über eine der im Dialogfeld aufgelisteten Rollen, um eine Beschreibung dieser Rolle anzuzeigen. 3. Abhängig von den im vorangegangenen Schritt ausgewählten Rollen werden Sie zur Konfiguration einiger Parameter aufgefordert. Weitere Informationen zur Konfiguration der Rollen finden Sie in den folgenden Abschnitten. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI MailArchiver4. Geben Sie die Active Directory®-Anmeldeinformationen an, unter denen die Dienste ausgeführt werden sollen, und klicken Sie auf Weiter. HINWEIS GFI MailArchiver-Dienste müssen unter einem Active Directory®-Benutzerkonto ausgeführt werden, das über Lese-/Schreibzugriff auf die Konfiguration von Microsoft® Exchange Server verfügt. 5. Klicken Sie auf Weiter, um den Prozess zu starten und alle eingestellten Parameter zu übernehmen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 288 HINWEIS Im Laufe dieses Prozesses müssen alle GFI MailArchiver-Dienste gestoppt und neu gestartet werden. Dies erfolgt automatisch und kann einige Minuten dauern. 6. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einstellungen abzuschließen und den BereitstellungsmanagerAssistenten zu beenden. Zuweisen der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ Screenshot 143: Zuweisen der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ Wählen Sie zum Zuweisen der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. Der Server, dem diese Rolle zugewiesen wurde, verwaltet die zentrale Konfigurationsdatenbank der GFI MailArchiver-Bereitstellung und stellt verschiedene Dienste wie die E-Mail-Wiederherstellung und die Lizenzierung bereit. Sie können die Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ nur einem Server in der Bereitstellung zuweisen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 289 Zuweisen der Datenerfassungsrolle Screenshot 144: Zuweisen der Datenerfassungsrolle Wählen Sie zum Zuweisen der Datenerfassungsrolle die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. Der Server, dem diese Rolle zugewiesen wurde, erfasst zu archivierende E-Mails von Microsoft® Exchange-Speicherorten. Weisen Sie für eine optimale Leistung die Datensammlungsrolle einer GFI MailArchiver-Instanz zu, die direkt auf dem Microsoft® Exchange-Server installiert ist. Sie können diese Rolle mehreren Servern in der Bereitstellung zuweisen. Stellen Sie in diesem Fall jedoch sicher, dass die Option „Server-Tagging“ bei der Zuweisung der Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle aktiviert ist. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 290 Zuweisen der Speicherrolle Screenshot 145: Zuweisen der Speicherrolle Wählen Sie zum Zuweisen der Speicherrolle die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. Der Server, dem diese Rolle zugewiesen wurde, stellt Dienste für das Speichern und Abrufen von E-Mails bereit. Sie können die Speicherrolle nur einem Server in der Bereitstellung zuweisen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 291 Zuweisen der Such- und Indizierungsrolle Screenshot 146: Zuweisen der Such- und Indizierungsrolle Wählen Sie zum Zuweisen der Such- und Indizierungsrolle die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. Der Server, dem diese Rolle zugewiesen wurde, stellt Dienste für die Suche und Indizierung von EMails bereit. GFI MailArchiver erstellt Suchindizes für jeden konfigurierten Archivspeicher. Jeder Suchindex indiziert automatisch neue E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. Der Suchindex bleibt dadurch aktuell, und den Benutzern steht eine präzise und schnelle Suchfunktion zur Verfügung. Sie können die Such- und Indizierungsrolle nur einem einzelnen Server in der Bereitstellung zuweisen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 292 Screenshot 147: Angeben der Wörtertrennung für die Such- und Indizierungsrolle Sie werden aufgefordert, die zu verwendende Wörtertrennung festzulegen. Die Wörtertrennung für die einzelnen Sprachen führt bei Verwendung der entsprechenden Sprache zu einem genaueren Ergebnis. Wenn für eine bestimmte Sprache keine Wörtertrennung verfügbar ist, wird die neutrale Wörtertrennung verwendet. Bei der neutralen Wörtertrennung werden die Wörter an neutralen Zeichen wie Leerzeichen und Interpunktionszeichen getrennt. Wählen Sie die dafür verfügbare Indizierungsoption aus, wenn auch E-Mail-Anhänge indiziert werden sollen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 293 Zuweisen der Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle Screenshot 148: Zuweisen der Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle Wählen Sie zum Zuweisen der Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. Mit dem Server, dem diese Rolle zugewiesen wurde, können Benutzer die Archive durchsuchen, und Administratoren können GFI MailArchiver mithilfe der Verwaltungskonsole konfigurieren. Sie können die Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle mehreren Servern in der Bereitstellung zuweisen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 294 Screenshot 149: Angeben der Einstellungen für die Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle Wählen Sie aus, welche Authentifizierungsmethode zur Anmeldung an der Verwaltungskonsole von GFI MailArchiver verwendet werden soll (Windows® oder Formularauthentifizierung). Wenn die Datenerfassungsrolle mehreren Servern zugewiesen wird, wählen Sie die Option ServerTagging bei der Datenquellenkonfiguration aktivieren. Mithilfe von Server-Tagging kann auf mehreren GFI MailArchiver–Instanzen die Datenerfassungsrolle ausgeführt werden, so dass verschiedene Postfächer ohne gegenseitige Störung verarbeitet werden können. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 295 Zuweisen der Datenimportdienstrolle Screenshot 150: Zuweisen der Datenimportdienstrolle Wählen Sie zum Zuweisen der Datenimportdienstrolle die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. Der Server, dem diese Rolle zugewiesen wurde, lädt importierte E-Mails in die Archivspeicher von GFI MailArchiver. Sie können die Datenimportdienstrolle mehreren Servern in der Bereitstellung zuweisen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 296 14.3.4 Zuweisen der Benutzerpostfach-Synchronisationsrolle Screenshot 151: Zuweisen der Datenimportdienstrolle Wählen Sie zum Zuweisen der Benutzerpostfach-Synchronisationsrolle die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. Mithilfe der Benutzerpostfach-Synchronisationsrolle werden E-Mails im Benutzerpostfach zwischen GFI MailArchiver und Microsoft® Exchange Server synchronisiert. Sie können für die Ausführung der Benutzerpostfach-Synchronisationsrolle in der Bereitstellung nur einen Server konfigurieren. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 297 14.3.5 Zuweisen der IMAP-Serverrolle Screenshot 152: Zuweisen der IMAP-Serverrolle Wählen Sie zum Zuweisen der IMAP-Serverrolle die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. HINWEIS Die IMAP-Serverrolle muss sich auf dem gleichen Computer befinden, auf dem auch die Speicherrolle konfiguriert ist. Mithilfe der IMAP-Serverrolle können IMAP-E-Mail-Clients eine Verbindung mit GFI MailArchiver herstellen und archivierte E-Mails auf Ihre Geräte herunterladen. Bei der Bereitstellung können Sie nur eine Instanz dieser Rolle konfigurieren. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 298 14.3.6 Zuweisen mehrerer Rollen an einen Server Screenshot 153: Zuweisen mehrerer Rollen Einer GFI MailArchiver-Instanz können mehrere Rollen zugewiesen werden. Wählen Sie zum Zuweisen der gewünschten Rolle die entsprechende Option aus der Rollenliste im Dialogfeld Auswahl der Serverrolle aus. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 299 Identifizieren des Servers mit der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ Screenshot 154: Identifizieren des Servers mit der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ Wenn Sie einer GFI MailArchiver-Instanz eine Rolle zuweisen (außer der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“), werden Sie aufgefordert, den Server zu identifizieren, dem die Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ zugewiesen wurde. Klicken Sie auf Verbindung testen, um die Verfügbarkeit des Servers mit der Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ zu überprüfen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 300 Identifizieren des Servers mit der Datenerfassungsrolle Screenshot 155: Identifizieren des Servers mit der Datenerfassungsrolle Wenn Sie einer GFI MailArchiver-Instanz die Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle zuweisen, ohne derselben Instanz auch die Datenerfassungsrolle zuzuweisen, werden Sie aufgefordert, den Server zu identifizieren, dem die Datenerfassungsrolle zugewiesen wurde. Klicken Sie auf Verbindung testen, um die Verfügbarkeit des Servers mit der Datenerfassungsrolle zu überprüfen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 301 14.3.7 Identifizieren des Servers mit der Speicherrolle Screenshot 156: Identifizieren des Servers mit der Speicherrolle Wenn Sie einer GFI MailArchiver-Instanz eine Rolle zuweisen (außer der Speicherrolle), werden Sie aufgefordert, den Server zu identifizieren, dem die Speicherrolle zugewiesen wurde. Klicken Sie auf Verbindung testen, um die Verfügbarkeit des Servers mit der Speicherrolle zu überprüfen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 302 14.3.8 Identifizieren des Servers mit der Such- und Indizierungsrolle Screenshot 157: Identifizieren des Servers mit der Such- und Indizierungsrolle Wenn Sie einer GFI MailArchiver-Instanz eine Rolle zuweisen (außer der Such- und Indizierungsrolle), werden Sie aufgefordert, den Server zu identifizieren, dem die Such- und Indizierungsrolle zugewiesen wurde. Klicken Sie auf Verbindung testen, um die Verfügbarkeit des Servers mit der Such- und Indizierungsrolle zu überprüfen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 303 14.3.9 Empfohlenes Bereitstellungsszenario Abbildung 4: Bereitstellungsszenario Dies ist das empfohlene Szenario für eine verteilte Bereitstellung von GFI MailArchiver. In diesem Szenario stellt ein Unternehmen drei GFI MailArchiver-Instanzen bereit. Jede Instanz wird auf einem getrennten Server installiert, wobei die Server die in der folgenden Tabelle aufgeführten Rollen übernehmen: Tabelle 97: Bereitstellungsszenario SERVER-ID ROLLE Datenerfassung Benutzerpostfach-Synchronisation Benutzeroberfläche und Administration Zentraler Konfigurationsdienst Speicher Suche und Indizierung Datenimportdienst HINWEIS Weisen Sie für eine optimale Leistung die Datensammlungsrolle und die Benutzerpostfach-Synchronisationsrolle einer GFI MailArchiver-Instanz zu, die direkt auf dem Microsoft® Exchange-Server mit dem Journalpostfach installiert ist. Befolgen Sie bei der Bereitstellung die folgenden Schritte: GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 304 1. Installieren Sie GFI MailArchiver auf jedem der Server. 2. Führen Sie den Bereitstellungsmanager-Assistenten auf jedem der drei Server aus, um den GFI MailArchiver-Instanzen die jeweiligen Rollen zuzuweisen. Die Zuweisung der Rollen sollte in der Reihenfolge erfolgen, die im Abschnitt „Ausführen des Bereitstellungsmanager-Assistenten auf jeder Instanz“ in diesem Handbuch beschrieben wird. Führen Sie den Bereitstellungsmanager-Assistenten gemäß der in der Tabelle gezeigten Reihenfolge aus: Tabelle 98: Bereitstellungsreihenfolge SERVER-IDREIHENFOLGE BEREITSTELLUNGSMANAGER-ASSISTENT Führen Sie den Assistenten aus, um folgende Rollen zuzuweisen: Zentraler Konfigurationsdienst Speicher Suche und Indizierung Datenimportdienst Führen Sie den Assistenten aus, um die Datenerfassungsrolle und die BenutzerpostfachSynchronisationsrolle zuzuweisen. Führen Sie den Assistenten aus, um die Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle zuzuweisen 3. Konfigurieren Sie GFI MailArchiver über die Verwaltungskonsole vom Server mit der ID „2“ aus. Dies ist der Server, dem die Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle zugewiesen wurde. Alternativszenario Ein anderes empfohlenes Szenario sieht die Bereitstellung der Server mit den folgenden GFI MailArchiver-Rollen vor: Server 1: Zentraler Konfigurationsdienst Speicher Server 2: Suche und Indizierung Server 3: Datenerfassung Benutzerpostfach-Synchronisation HINWEIS Weisen Sie für eine optimale Leistung die Datensammlungsrolle einer GFI MailArchiverInstanz zu, die direkt auf dem Microsoft® Exchange-Server mit dem Journalpostfach installiert ist. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 305 HINWEIS Sie können die Datenerfassungsrolle mehreren Servern zuweisen. Server 4: Benutzeroberfläche und Administration Server 5 (Temporärer Server): Datenimportdienst HINWEIS Dieser temporäre Server kann verwendet werden, wenn ältere E-Mails (aus der Zeit vor der Installation von GFI MailArchiver) aus PST-Dateien in die Archivspeicher importiert werden sollen. Der Import älterer E-Mails ist in der Regel ein einmaliger Vorgang, daher ist der Server temporär angelegt. 14.4 Deinstallationsinformationen So deinstallieren Sie GFI MailArchiver: 1. Klicken Sie auf Start > Systemsteuerung > Programme > Programm deinstallieren. 2. Wählen Sie GFI MailArchiver aus der Liste aus, und klicken Sie auf Deinstallieren. 3. Wenn die Meldung Sind Sie sicher, dass Sie GFI MailArchiver 2012 deinstallieren möchten erscheint, klicken Sie auf Ja. 4. Klicken Sie nach Abschluss auf Fertig stellen. GFI MailArchiver 14 Anhang 2 – Rollenbasierte Installationen | 306 15 Anhang 3: Verwenden des Portänderungs-Tools Mithilfe des Portänderungs-Tools können Sie Portkonflikte auf dem Server überprüfen, auf dem GFI MailArchiver installiert ist. Außerdem ermöglicht das Tool, Fernzugriffsports schnell und einfach zu ändern. WICHTIG Nach der Aktualisierung einer früheren Version von GFI MailArchiver werden Portnummern auf ihre Standardeinstellungen zurückgesetzt, und Sie müssen das Portänderungs-Tool erneut ausführen. Screenshot 158: Benutzeroberfläche des Portänderungs-Tools So verwenden Sie das Portänderungs-Tool: 1. Starten Sie das Tool über Programme > GFI\MailArchiver > Tools > PortChange, und klicken Sie auf PortChange.exe. HINWEIS Gelb hinterlegte Felder weisen auf schreibgeschützte Inhalte hin, die nicht geändert werden können. 2. Klicken Sie auf Portkonflikt überprüfen, um auf Ihrem Computer Ports ausfindig zu machen, die von einer anderen Anwendung verwendet werden. Während dieses Vorgangs hält das Tool GFI MailArchiver-Dienste an und startet sie anschließend wieder. Wenn ein Konflikt erkannt wird, wird die GFI MailArchiver 15 Anhang 3: Verwenden des Portänderungs-Tools | 307 Konflikt verursachende Portnummer rot hervorgehoben. Ports, die keine Konflikte verursachen, werden grün dargestellt. 3. Geben Sie im Feld Ändern zu einen neuen Wert für den Port ein, den Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie anschließend auf änderung übernehmen. Das Tool prüft mit dem neu eingegebenen Wert erneut auf Portkonflikte und übernimmt die Änderungen. 4. (Optional) Wenn Sie Standardportnummern auf dem GFI MailArchiver-Computer wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen und anschließend auf änderung übernehmen. GFI MailArchiver 15 Anhang 3: Verwenden des Portänderungs-Tools | 308 16 Index A Active Directory 20, 31, 61, 69, 71, 73, 75, 83, 86-87, 89, 91, 137-138, 164, 173, 183, 229, 249, 265, 286, 288 Archiv 57, 59, 65 IMAP 20, 22, 25, 31, 46, 50, 95, 100, 105, 140, 142, 164, 184-193, 287 Internet Explorer 20, 142, 166 J Aufbewahrungsrichtlinien 67, 143-145, 148, 157, 183 Journalfunktion 25-26, 44, 97, 102, 107, 252, 257, 262, 272 B Journalpostfach Benutzereinstellungen 93 Benutzeroberflächen- und Administrationsrolle 286, 290 Benutzerzugriffskontrolle 138 Auswählen einer Journalmethode 17, 25-26, 44, 102-103, 249, 262, 273, 304 K Kategorisierungsrichtlinien 58 D Kennzeichnung 61, 143, 150, 152, 227 Datenbank 21-22, 26, 28, 30, 34, 36, 39, 119, 121, 123, 127, 129, 131, 133-134, 136, 140 Knowledge Base 243 Konfigurieren des Archivspeichers 36, 38 Datenbankeinstellungen 19, 21, 23 Datenbankschema 53 Datenerfassungsrolle 290 Datenimportdienstrolle 296 L Lizenzschlüssel 34, 52, 54, 95, 100, 234 Lizenzvereinbarung 31, 52 Dokumentation 234 M E Microsoft Exchange 2003 198, 204 Empfänger 52, 61, 67, 69, 71, 73, 79, 86, 109, 112, 114, 147, 152, 229, 281 Exportieren 195, 200, 225, 240 Microsoft Exchange 2007 198 Microsoft Exchange Server 25-26, 44, 49, 213, 242, 262, 268 Microsoft SQL Server 22, 26, 29, 35, 40, 128, 136, 154 F Firebird 20, 27-28, 36-37, 51, 121, 124, 128, 132-134, 140, 153 Firewall-Port-Einstellungen 19, 22 G N Neuaufbau eines Suchindex 126 O OneClick Restore 58, 225 GFI MailArchiver-Import Service 241 GFI MailInsights Generieren von Berichten 66 Glossar 245 Gruppe mit Vollzugriff 137-138 H Header 25, 27, 35, 58, 61, 121, 140, 166, 175, 229, 241, 252 I IIS 20, 23, 142, 236 GFI MailArchiver P Postfächer 27, 55-56, 65, 100, 102, 111, 113-115, 121, 138-139, 184, 197-198, 204, 207, 258, 280-281, 283, 295 PowerShell 199-200, 204 R Rolle „Zentraler Konfigurationsdienst“ 287 S Speicherrolle 291 SQL Server 20-22, 27-29, 35, 38, 51, 121, 124, 128, 130, 133-134, 136, 152, 154, 158, 286 Index | 309 Such- und Indizierungsrolle 292 Suchindex 37, 124-125, 133, 292 Systemanforderungen Hardware 19, 24, 52, 165, 174, 286 Ü Überwachung der Benutzerinteraktion 155 Überwachung der Datenbankaktivität 152, 155-156 Überwachungsbericht zu archivierten E-Mails 156 Überwachungsbericht zu Aufbewahrungsrichtlinien 157 Überwachungsbericht zu Datenschutzverletzungen 157 Überwachungsbericht zum Massenimport 156 Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung 157 Überwachungsbericht zur Datenintegrität 157 Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle 156 Überwachungsberichte 93, 153, 156 U Umschlagsjournal 252, 267, 277 X x64 21, 31, 52 Z Zeitzone 234 Zugriffskontrolle 65, 100, 138-139, 156 GFI MailArchiver Index | 310 USA, KANADA UND ZENTRAL- SOWIE SÜDAMERIKA 15300 Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected] GROSSBRITANNIEN UND IRLAND Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected] EUROPA, MITTLERER OSTEN UND AFRIKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telefon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 [email protected] AUSTRALIEN UND NEUSEELAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]
