Strategischer Einkauf
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Produktdokumentation SAP Business ByDesign 1302 Strategischer Einkauf PUBLIC Inhaltsverzeichnis 1 Strategischer Einkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.1 Lieferantenbeziehungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.2 Automatisierung des Lieferantenbeziehungsmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.3 Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 2.4 Strategischer Einkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 2.5 Übersicht über die Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3 Produktportfolio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 3.1 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Kataloge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Benutzerdefinierte Kataloge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Bearbeitung von internen Katalogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Integrieren externer Kataloge von zertifizierten SAP-Partnern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Technische Informationen für Kataloganbieter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Sicht Produkte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Services (Produktportfolio) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 3.2 3.3 3.4 3.5 Materialien (Produktportfolio) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Sicht Kataloge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Kataloge – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Sicht Listenpreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Listenpreise (Produktportfolio) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Sicht Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Ausgaben pro Produkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Ausgaben pro Produktkategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Die 25 wichtigsten Produktkategorien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Bestellungen pro Produkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 4 Ausschreibungen und Kontrakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 4.1 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SAP Business ByDesign 1302 Inhaltsverzeichnis 120 P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 3 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Ausschreibungsbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Lieferantenangebotsbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Bezugsquellenfindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Rang für Bezugsquellenfindung bei der Zuordnung von Bezugsquellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Einkaufskontraktbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Sicht Ausschreibungsanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Ausschreibungsanforderungen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Sicht Ausschreibungen und Angebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Ausschreibungen und Angebote – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Sicht Kontrakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Einkaufskontrakte – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Sicht Bezugsquellenfindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Bezugsquellenfindung – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Sicht Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Kontraktvolumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Kontraktverlauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Ablaufende Kontrakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Preistreue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Bestellungen pro Kontierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Abgerufene Belege pro Kontrakt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Bestellungen pro Monat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Bestellungen pro Produkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Bestellungen pro Lieferant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Ausgaben pro Kontierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Ausgaben pro Land und Produktkategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Ausgaben pro Produkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Ausgaben pro Produktkategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Ausgaben pro Lieferant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Die 25 wichtigsten Produktkategorien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Die 25 wichtigsten Produkte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Die 25 wichtigsten Lieferanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Ausgaben nach Ausgabenkategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Überwachung des automatischen Anlegens von Bestellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Lieferantenanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 5 Lieferantenbasis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 5.1 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C 202 SAP Business ByDesign 1302 Inhaltsverzeichnis 5.2 5.3 5.4 Adressverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Dublettenprüfung für Geschäftspartner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Sicht Lieferanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Lieferanten – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Sicht Dienstleister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Dienstleister – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Sicht Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Kontraktvolumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Preistreue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Bestellungen pro Lieferant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Ausgaben pro Lieferant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Die 25 wichtigsten Lieferanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 Lieferantenanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Lieferantendetails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 SAP Business ByDesign 1302 Inhaltsverzeichnis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 5 1 Strategischer Einkauf Übersicht Der Fachbereich "Strategischer Einkauf" ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die langfristigen Einkaufstätigkeiten zu planen und zu bestimmen. Der strategische Einkauf verwendet Ausschreibungs- und Kontraktverwaltungsprozesse, um langfristige Kosteneinsparungen zu erzielen und den Service-Level unter ausgewählten Lieferanten zu verbessern. Der strategische Einkauf ermöglicht die Automatisierung vieler Aktivitäten, darunter das Anlegen von Kontrakten mit Lieferanten. Ihre Mitarbeiter können mit Ihren Lieferanten effizient zusammenarbeiten und gleichzeitig deren zugesicherte Leistungen verfolgen und überwachen. Relevanz Die folgenden Fachthemen sind dem Fachbereich "Strategischer Einkauf" zugeordnet: ● Ausschreibungen und Kontrakte (optional) Auch wenn dieses Fachthema optional ist, wird seine Auswahl bei der Systemkonfiguration empfohlen, damit Sie die Aktivitäten zum strategischen Einkauf ausführen können. ● Lieferantenmanagement (obligatorisch) Vorteile 6 ● Integrierte Prozesse zum strategischen Einkauf Das System ermöglicht einen strategischen Einkaufsansatz, mit dem Sie manuelle Prozesse optimieren können, z. B. das Bestimmen einer Bezugsquelle. Die Software zum Bearbeiten von Ausschreibungen und Angeboten erleichtert Ihnen das Finden neuer Lieferanten und das Aushandeln neuer Kontrakte. Dabei kann Ihr Unternehmen die Aktivitäten zum Einkauf und zum strategischen Einkauf besser integrieren, indem Kontraktneuverhandlungen vereinfacht oder neue Ausschreibungsprozesse angestoßen werden. Außerdem erleichtern hoch entwickelte Ausgabenanalysetools Ihren Mitarbeitern die Aufgabe, neue Möglichkeiten zur Kostenreduktion aufzutun. Ihre Mitarbeiter können von der Entscheidungsunterstützung profitieren, um die Lieferantenbasis zu verbessern. ● Optimiertes Lieferantenmanagement und Zusammenarbeit mit der Lieferantenbasis Mithilfe der optimierten Zusammenarbeit unterstützt das System Sie dabei, intensive Beziehungen zu Ihrer Lieferantenbasis zu entwickeln und zu pflegen sowie sehr gute Lieferanten leicht bestimmen zu können. Eine zentrale Sammelstelle für alle Daten zu Ihren Lieferanten ermöglicht Ihrer Einkaufsabteilung die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus Ihrer Lieferantenbeziehungen. Die bewerteten und nach Rang geordneten Bezugsquellen können von Ihren Einkäufern leicht einer Gruppe ähnlicher Bestellanforderungen zugeordnet werden, und diese Bestellanforderungen können mithilfe vordefinierter Regeln in einer oder mehreren Bestellungen gruppiert werden. Sie können mit Ihren Lieferanten zu wichtigen Beschaffungsvorgängen, z. B. Bestellbestätigungen, Bearbeitungen von Rechnungsausnahmen und Kontraktverlängerungen, auf einfache Weise kommunizieren. Durch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten über interaktive Formulare und Smart Forms kann Ihr Unternehmen kosteneffektiv arbeiten und die Lieferanten stärker binden. ● Funktionen zur Ausgabenanalyse Durch die Ausgabenanalysefunktion erhalten Sie zusätzliche Einblicke in die Leistung des operativen und strategischen Einkaufs, sodass Sie erhebliche Ersparnisse erzielen können. Mit den Standardberichten wie der detaillierten Ausgabenanalyse kann Ihr Unternehmen die Leistung von Lieferanten überwachen sowie © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Strategischer Einkauf Preise, Rechnungen und Bestellungen analysieren. Außerdem erleichtern hoch entwickelte Ausgabenanalysetools Ihren Mitarbeitern die Aufgabe, neue Möglichkeiten zur Kostenreduktion aufzutun. ● Verbesserter Fokus auf strategische Projekte und Aufgaben Mit dem System arbeiten Ihre Mitarbeiter und Manager mit einer nach Prioritäten geordneten Sicht Ihrer täglichen Aufgaben. Das Hervorheben von Alarmmeldungen und Ausnahmen in den Arbeitsvorräten der Mitarbeiter bewirkt, dass diese wissen, welche Aktivitäten zuerst erledigt werden müssen. SAP Business ByDesign 1302 Strategischer Einkauf P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 7 2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 2.1 Lieferantenbeziehungsmanagement Übersicht Das Lieferantenbeziehungsmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, die Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten zu stärken, die eigenen Beschaffungsprozesse zu optimieren, die Kosten zu senken und die Geschäftsbeziehungen mit Ihren Lieferanten in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln. Das Lieferantenbeziehungsmanagement bietet eine vollständige Integration Ihrer operativen und strategischen Beschaffungsprozesse – angefangen bei der Bedarfsgenerierung und der Beschaffung von neuem Material und Services bis hin zur Kontraktverhandlung und Überprüfung von Einkaufsbelegen und Rechnungen – mit weiteren, wichtigen Geschäftsprozessen, z. B. Logistik, Projektmanagement und Finanzmanagement. Auf diese Weise können Sie mit Ihren Lieferanten effizienter zusammenarbeiten, Prozesse automatisieren und die Effizienz Ihrer Beschaffungsaktivitäten und Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten fortlaufend überprüfen. Darüber hinaus bietet das Lieferantenbeziehungsmanagement leistungsfähige Berichtswerkzeuge, die ein hohes Maß an Prozesstransparenz und einen detaillierteren Einblick in die Leistung des operativen und strategischen Einkaufs bieten, sodass Sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen können. Anhand von Standardberichten kann Ihr Unternehmen die Leistungsfähigkeit von Lieferanten überwachen, die Preis- und Ausgabenentwicklung analysieren und Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen oder Einkaufskontrakte verfolgen. Einkauf Mit dem Lieferantenbeziehungsmanagement erhält Ihre Einkaufsabteilung Hilfestellung bei der Automatisierung von Beschaffungsprozessen, z. B. bei der Überwachung und zentralen Verwaltung unternehmensweiter Einkäufe. Gleichzeitig kann der Umfang routinemäßig anfallender Einkaufsaufgaben verringert werden. Der Beschaffungsprozess umfasst zudem eine automatische Rechnungsprüfung sowie die automatische Benachrichtigung des Finanzmanagements über buchhaltungsrelevante Daten, fällige Zahlungen und Steuern und gegebenenfalls auch über Zahlungen an einen ausländischen Lieferanten. 8 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Abbildung 1: Einkaufsprozess Der Standardeinkaufsprozess läuft auf folgende Weise ab: 1. Je nach Konfiguration kann ein Bedarf wie im Folgenden beschrieben angelegt werden: ● Um Nichtlagermaterialien oder Services zu bestellen, können Sie beispielsweise auf der Startseite mithilfe von Katalogen einen Einkaufswagen als Self-Service-Antrag anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Einkaufswagenbearbeitung. ● Um Lagermaterial zu bestellen, kann im Work Center Beschaffungsplanung ein Bestellvorschlag angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Produktion und Einkauf auslösen. ● Um für ein Projekt externe Services anzufordern, kann im Work Center Projektmanagement eine Bestellanforderung freigegeben werden. Weitere Informationen finden Sie unter Projekte – Quick Guide. 2. Das System legt anhand des eingegebenen Bedarfs automatisch eine Bestellanforderung an. Weitere Informationen finden Sie unter Bestellanforderungsbearbeitung. 3. Das System sucht automatisch nach einer Bezugsquelle, z. B. einem Kontrakt oder Listenpreis. Falls vorhanden, wird diese dem Bedarf zugewiesen. Der Einkäufer hat jedoch auch die Möglichkeit, eine Bezugsquelle oder Daten aus einer vorhandenen Bestellung manuell zuzuordnen. Falls für ein bestimmtes Produkt keine Bezugsquelle verfügbar ist, kann der Einkäufer das System dazu veranlassen, im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte eine Ausschreibungsanforderung anzulegen, mit der der Ausschreibungsprozess initiiert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Bezugsquellenfindung [Seite 124]. 4. Abhängig von der Konfiguration legt das System auf Basis der Bestellanforderung automatisch eine Bestellung an. Der Einkäufer kann Bestellungen jedoch auch manuell anlegen, entweder direkt oder ausgehend von der Bestellanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Bestellungsbearbeitung. 5. Falls das System eine Bestellung automatisch angelegt hat, sendet es diese auch automatisch an den Lieferanten oder den lokalen Drucker. Falls der Einkäufer eine Bestellung manuell angelegt hat, sendet das System diese automatisch an den Lieferanten, sobald der Einkäufer dies manuell angegeben hat. 6. In Abhängigkeit von der Konfiguration kann das System die Bestellung als Standardformular, als interaktives Formular oder per elektronischem Datenaustausch (EDX) senden. Damit kann der Prozess des Anlegens der Bestellbestätigung und der Aktualisierung vollständig automatisiert werden. In allen übrigen Fällen gibt der Einkäufer die Bestellbestätigung manuell in das System ein. Weitere Informationen finden Sie unter Bestellbestätigungen. 7. Je nach Ursprung des Bedarfs erfolgt die Bearbeitung der Lieferung bestellter Materialien oder Services folgendermaßen: SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 9 ● Bei Nichtlagermaterialien und Services kann die Materiallieferung oder die Serviceerbringung vom Einkäufer oder vom anfordernden Mitarbeiter bestätigt werden (Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg). Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitung von Wareneingangsund Serviceerbringungsbelegen und Bearbeitung von Retouren. ● Bei Lagermaterial kann die Materiallieferung (Anlieferung) von einem Lagermitarbeiter bestätigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Anlieferungsbearbeitung. ● Bei Services für Projekte kann das System, abhängig von den Einstellungen in der Bestellung, einen Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg automatisch anlegen. Grundlage hierfür ist das Arbeitszeitblatt, das von externen Dienstleistern oder Projektleitern (stellvertretend für die Dienstleister) ausgefüllt wurde. Bei Bedarf kann ein Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg auch manuell vom jeweils zuständigen Mitarbeiter angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Projektarbeit – Quick Guide. 8. Bei Gutschriftsverfahren und wiederkehrenden Rechnungen wird die Lieferantenrechnung automatisch vom System angelegt. In allen übrigen Fällen wird die Lieferantenrechnung mit oder ohne Bezug zu Vorgängerbelegen manuell vom Buchhalter eingegeben. Der Buchhalter hat auch die Möglichkeit, Rechnungen in das System einzuscannen. Darüber hinaus kann er Anzahlungsanforderungen von Lieferanten bearbeiten, bevor die bestellten Materialien oder Services geliefert bzw. erbracht wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitung von Lieferantenrechnungen mit Bezug. Das System prüft eine Lieferantenrechnung automatisch und löst gegebenenfalls Ausnahmen aus, wenn Inkonsistenzen wie eine Preisabweichung oder eine Rechnungsdublette vorliegen. Die Ausnahme kann dann zwecks Klärung an die zuständige Person weitergeleitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Ausnahmebehandlung. 9. Liegen keine Ausnahmen vor bzw. wurden alle Ausnahmen gelöst, bucht das System automatisch eine Lieferantenrechnung, um den Zahlungsprozess anzustoßen. Das System benachrichtigt das Finanzwesen über Folgendes: ● buchungsrelevante Daten ● fällige Zahlungen und Steuern ● Zahlungen an einen im Ausland ansässigen Lieferanten, sofern relevant Weitere Informationen finden Sie unter Ausgangszahlungen. Bezugsquellenfindung Das Lieferantenbeziehungsmanagement unterstützt Ihre Bezugsquellenfindung bei der Ermittlung, Verhandlung und Dokumentation von Bezugsquellen, die für Ihren Bedarf in Frage kommen, verwaltet den kompletten Kontraktlebenszyklus und stellt Mitarbeitern wie Lieferanten aktuelle und präzise Informationen über Preise bereit. Darüber hinaus können Sie auch die Leistungsfähigkeit von Lieferanten verfolgen und überwachen, indem Sie die Lieferanten, Produkte und Produktkategorien ermitteln, die besonders gut bzw. besonders schlecht abschneiden. Weitere Informationen finden Sie unter Bezugsquellenfindung [Seite 124]. 10 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Abbildung 2: Bezugsquellenfindungsprozess Der Standardbezugsquellenfindungsprozess läuft folgendermaßen ab: 1. Der Bedarf zur Ermittlung einer Bezugsquelle wird folgendermaßen identifiziert: ● Das System kann keine vorhandenen Bezugsquellen für Materialien oder Services identifizieren, die in Bestellanforderungen enthalten sind. ● Ein vorhandener Einkaufskontrakt läuft aus und muss verlängert werden. 2. Das System legt eine Ausschreibungsanforderung automatisch sowohl auf Basis eines Einkaufskontrakts an, für den eine Bezugsquelle gefunden werden muss, als auch auf Basis eines Einkaufskontrakts, der demnächst ausläuft. 3. Ein Einkäufer kann eine Ausschreibung manuell anlegen und diese an einen oder mehrere Bieter senden. Eine Ausschreibung kann auch automatisch vom System basierend auf einer Ausschreibungsanforderung angelegt und an den Lieferanten gesendet werden. 4. Das System nimmt die Angebote eines Bieters oder mehrerer Bieter entgegen. Diese Angebote können dann vom Einkäufer verglichen, akzeptiert oder abgelehnt werden. 5. Das System legt anschließend auf Basis des besten Angebots eine Bestellung oder einen Einkaufskontrakt als Folgebeleg an. Weitere Informationen finden Sie unter Bestellanforderungsbearbeitung, Einkaufskontraktbearbeitung [Seite 127] und Ausschreibungsbearbeitung [Seite 120]. Wichtige Funktionen des Lieferantenbeziehungsmanagements Damit Sie die strategischen und operativen Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens straffen können, unterstützt Sie das Lieferantenbeziehungsmanagement bei der Integration und Automatisierung von Prozessen und prüft fortlaufend die Effizienz Ihrer Beschaffungsaktivitäten und Lieferantenbeziehungen. Integration Im Lieferantenbeziehungsmanagement sind die folgenden strategischen und operativen Beschaffungsprozesse vollständig integriert: ● Supply Chain Management Bei Lagermaterialien interagiert das Lieferantenbeziehungsmanagement folgendermaßen mit dem Supply Chain Management: ○ Empfangen von Bestellanforderungen aus der Beschaffungsplanung ○ Empfangen von Produktspezifikationsdaten für Bestellanforderungen und Bestellungen ○ Benachrichtigung der Beschaffungsplanung über angelegte Bestellungen und deren Änderungen SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 11 ● ○ Empfangen von Informationen über bestätigte Anlieferungen und Rücklieferungen an den Lieferanten, wodurch Bestellungen im Lieferantenbeziehungsmanagement automatisch aktualisiert werden. Zudem leitet das Supply Chain Management Informationen aus bestätigten Anlieferungen und Rücklieferungen an die Rechnungsprüfung des Lieferantenbeziehungsmanagements weiter. ○ Abstimmung der gelieferten Menge in gebuchten Lieferantenrechnungen und bestätigten Anlieferungen ○ Anhängen von Qualitätsprüfdokumenten, die in der Qualitätsplanung definiert wurden, an Bestellungen und Kontrakte, und Versenden der Dokumente an Lieferanten, um sicherzustellen, dass entsprechende Qualitätsprüfungen vorgenommen werden ○ Anlegen von Lieferantenrechnungen auf Basis von Streckenbestellungen ○ Anlegen von Einkaufsbelegen auf Basis von unternehmensübergreifenden Umlagerungen Customer Relationship Management Das Lieferantenbeziehungsmanagement interagiert bei der Streckenbeschaffung folgendermaßen mit dem Customer Relationship Management: ○ Mitarbeiter, Einkäufer oder Buchhalter können in Einkaufswagen, Bestellungen, Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen oder Lieferantenrechnungen eine Kundenauftragsposition oder Serviceauftragsposition als Kontierung wählen. ○ ● ● Mitarbeiter, Einkäufer oder Buchhalter können in Einkaufswagen, Bestellungen, Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen oder Lieferantenrechnungen eine Kundenadresse als Lieferadresse wählen. Projektmanagement Bei Services, die im Rahmen von Projekten eingekauft wurden, interagiert das Lieferantenbeziehungsmanagement folgendermaßen mit dem Projektmanagement: ○ Empfangen von Bestellanforderungen aus Projekten mit Kontierung auf Projekte ○ Anlegen von Einkaufswagen, Bestellungen, Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen und Lieferantenrechnungen mit Kontierung auf Projekte ○ Senden von Informationen über angelegte Einkaufswagen, Bestellungen, Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege und Lieferantenrechnungen an das Projektmanagement ○ Zuordnen von Projekten zu Ausschreibungen und Kontrakten, um Einkaufsprojekte sowie mit anderen Projektarten verbundene Ausschreibungen und Kontrakte zu verfolgen ○ Anlegen von Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen für Projekte, basierend auf genehmigten Arbeitszeitblättern, die von externen Dienstleistern oder stellvertretend von Projektleitern ausgefüllt wurden Finanzmanagement Anhand von Einkaufsbelegen wie beispielsweise Bestellungen, gebuchten Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen oder gebuchten Lieferantenrechnungen informiert das Lieferantenbeziehungsmanagement das Finanzmanagement über Folgendes: ○ Kontierung (Kostenstellen, Projekte, Kundenaufträge, Serviceaufträge) ○ Hauptbuchhaltungsdaten (basierend auf Produktkategorie oder Kontenfindungsgruppe) ○ Steuern ○ Aufwände Automatisierung Das Lieferantenbeziehungsmanagement ermöglicht eine weitgehende Automatisierung des Beschaffungsprozesses, sodass Mitarbeiter ihre Aufgaben mit minimalem Arbeitsaufwand erledigen können. Im Folgenden wird beschrieben, inwieweit die einzelnen Schritte eines Standardbeschaffungsprozesses automatisiert werden können. ● 12 Bedarfserfassung © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund ● ○ Mithilfe des Self-Service-Einkaufs können Mitarbeiter einen Bedarf direkt in das System eingeben. Wenn ein Mitarbeiter Produkte aus einem Katalog dem Einkaufswagen hinzufügt, kann das System den Preis sowie den Lieferanten automatisch ermitteln und die Bestellung anlegen. ○ In der Beschaffungsplanung kann das System automatisch Bestellvorschläge anlegen und für Bestellanforderungen freigeben. Genehmigung ○ Einkaufsbelege, wie Einkaufswagen, Bestellungen, Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege, Einkaufskontrakte oder Lieferantenrechnungen, können vom System automatisch an den zuständigen Mitarbeiter zur Genehmigung weitergeleitet werden. ○ Mittels Genehmigungslimits können Genehmigende die Ausgaben automatisch steuern. ● Bezugsquellenfindung Das System weist automatisch geeignete Beschaffungsquellen auf Basis von Kontrakten oder Listenpreisen zu, falls solche vorhanden sind. Wenn für ein Produkt mehrere Kontrakte vorhanden sind, kann ein Einkäufer Quotierungen verwenden, um zu beeinflussen, welcher Lieferant welche Menge des Produkts liefert. Darüber hinaus kann ein Einkäufer einen Kontrakt bzw. einen Listenpreis als feste Bezugsquelle definieren. Kontrakte mit Lieferanten sind je nach Einkaufsvolumen und Relevanz der zu beschaffenden Waren und Services nicht immer passend. In solchen Fällen können Sie Listenpreise als effiziente Alternative nutzen, um Preisstammdaten zu verwalten und Ihren Einkaufsprozess zu automatisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Bezugsquellenfindung [Seite 168]. ● Einkaufskontraktverhandlungen mit dem derzeitigen Lieferanten ○ Entscheidet sich der Einkäufer, einen bereits vorhandenen Kontrakt direkt mit dem derzeitigen Lieferanten zu verhandeln, legt das System automatisch eine Ausschreibungsanforderung und anschließend eine Ausschreibung an. Das System sendet die Ausschreibung automatisch an den derzeitigen Lieferanten. ○ Wenn der Einkäufer ein Angebot akzeptiert, legt das System basierend auf diesem Angebot automatisch einen Einkaufskontrakt an. Weitere Informationen finden Sie unter Kontrakt verhandeln [Seite 164]. ● Steuerfindung Anhand des für das Unternehmen und den Lieferanten angegebenen Landes und anhand der Art der eingekauften Produkte werden die Steuern automatisch ermittelt. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerfindung [Seite 59] und Quellensteuerfindung. ● Anlegen von Bestellungen Falls das System die Bezugsquelle automatisch ermittelt, kann es in Abhängigkeit von den definierten Einstellungen auch die Bestellung anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisch angelegte Bestellungen. ● Senden von Bestellungen Das System sendet Bestellungen automatisch an Lieferanten und verwendet die dafür festgelegten Ausgabekanäle, z. B. Fax, Druckformulare oder interaktive Formulare als E-Mail-Anhang oder über elektronischen Datenaustausch. ● Bestellbestätigungen Wenn das System eine Bestellung an einen Lieferanten per E-Mail mit angehängtem interaktiven Formular oder per elektronischem Datenaustausch sendet, legt das System die Bestellbestätigung gemäß der Antwort des Lieferanten an und benachrichtigt den Einkäufer über Abweichungen von der Bestellung. ● Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege für Projekte In Abhängigkeit von den Einstellungen in der Bestellung kann das System Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege automatisch anlegen. Grundlage hierfür sind die Projektarbeitszeitblätter, die von externen Dienstleistern oder von Projektmitarbeitern (im Auftrag der Dienstleister) ausgefüllt wurden. ● Lieferantenrechnungen SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 13 ○ Das System kann elektronische Lieferantenrechnungen per elektronischem Datenaustausch empfangen, sodass kein manueller Arbeitsaufwand anfällt. ○ Mithilfe des Gutschriftsverfahrens können Lieferantenrechnungen auf Basis der gebuchten Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege und Anlieferungen automatisch angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitung von Lieferantenrechnungen mithilfe des Gutschriftsverfahrens. ○ Für regelmäßige Zahlungen wie z. B. Mieten, Leasingbeträge und Versicherungsbeiträge nutzt das System wiederkehrende Rechnungen. Anhand der in den Vorlagen eingegebenen Daten werden dann zu definierten Fälligkeitsterminen automatisch Lieferantenrechnungen angelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederkehrende Rechnungen für Lieferantenrechnungen. ○ Buchhalter können Papierrechnungen einscannen und müssen diese nicht manuell eingeben. Das System sucht die Bestellnummer automatisch und fügt diese der Lieferantenrechnung als Referenz hinzu. Auf Basis der Bestellnummer legt das System einen Rechnungsvorschlag an. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungserfassung (Rechnungsprüfung) – Quick Guide und Hochladen gescannter Lieferantenrechnungen mithilfe des automatischen Uploadservice. Weitere Informationen zum Automatisieren des Beschaffungsprozesses finden Sie unter Automatisierung des Lieferantenbeziehungsmanagements [Seite 16]. Analysen Zahlreiche Ausgabenberichte des Lieferantenbeziehungsmanagements, z. B. Ausgaben nach Ausgabenkategorie, Ausgaben pro Lieferant, Ausgaben pro Produkt oder Ausgaben pro Produktkategorie, bieten aufschlussreiche Einblicke in die Leistungen der Einkaufs- und Ausschreibungsaktivitäten und sorgen für Transparenz bei Beschaffungsausgaben und Ausgabenkategorien (wie Kontraktvolumen oder Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs). Auf dieser Grundlage lassen sich Kosteneinsparpotenziale leicht identifizieren. Anhand von Standardberichten kann Ihr Unternehmen die Leistungsfähigkeit von Lieferanten, z. B. ihre Preistreue, überwachen, die Preis- und Ausgabenentwicklung analysieren und Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Einkaufskontrakte verfolgen. Preisfindung Das System bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Definieren einfacher oder detaillierter Preise in Katalogen, Einkaufskontrakten, Lieferantenangeboten, Bestellungen und Listenpreisen. Diese Möglichkeiten sind von Ihrem Einkaufsvolumen, der Relevanz des Produkts bzw. des Service für Ihr Unternehmen und den Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten abhängig. Sie können außerdem Preiskonditionen definieren. Diese Preiskonditionen sind Faktoren, die bei der Preisberechnung berücksichtigt werden: Z. B. Menge, Datum, Produkt, sämtliche Rabatte oder Zuschläge usw. Diese variablen Faktoren wirken sich auf den Gesamtwert aus. Verschiedene Preiskonditionen können miteinander kombiniert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 18]. Betriebswirtschaftliche Funktionen Betriebswirtschaftliche Funktionen dienen zur Definition von Berechtigungen für Prozesse in Work Centern. Sie können Berechtigungen für Organisationseinheiten und Mitarbeiter auf bestimmte Belege wie Bestellungen, Retouren, Einkaufskontrakte oder Rechnungen einschränken. Die Berechtigungen werden anhand der organisatorischen Zuordnung der Mitarbeiter ermittelt, die in den entsprechenden Arbeitskategorien definiert ist. Im System bezieht sich die Aufgabensteuerung auf die Arbeitskategorien, die für die betriebswirtschaftlichen Funktionen zum Ermitteln des Aufgabenempfängers definiert wurden. Weitere Informationen zu den für das Lieferantenbeziehungsmanagement relevanten betriebswirtschaftlichen Funktionen und Arbeitskategorien finden Sie unter Strategischer Einkauf, Operativer Einkauf und Rechnungsprüfung. 14 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Geschäftsszenarios mit Lieferantenbeziehungsmanagement Planungsgesteuerte Beschaffung Das Szenario "Planungsgesteuerte Beschaffung" ermöglicht Ihnen den Einkauf von lagerhaltigen Produkten auf der Grundlage einer Anforderung, die aus einem Planungssystem, z. B. einem Materialbedarfsplanungssystem, erstellt werden kann. Es deckt alle Phasen des Beschaffungsprozesses ab – von der Bedarfsplanung und Erstellung einer Bestellung über die automatische bzw. manuelle Zuordnung von Bezugsquellen bis hin zum Absenden der Bestellung an einen Lieferanten, zum Wareneingang, zur Serviceerbringung, Rechnungsprüfung und Zahlung. Weitere Informationen finden Sie unter Planungsgesteuerte Beschaffung. Nichtlagerbeschaffung Das Geschäftsszenario "Nichtlagerbeschaffung" ermöglicht Ihnen, Nichtlagermaterial wie Bürobedarf, Entwicklungsmustermaterial oder Anlagen zu beschaffen. Dieses Szenario kann durch Mitarbeiter oder Assistenten ausgelöst werden, die Einkaufswagen anlegen, durch Projektteams, die Nichtlagermaterial für Projekte benötigen, durch Einkäufer direkt in Bestellungen oder Ausschreibungen oder durch Kreditorenbuchhalter in Lieferantenrechnungen. Lieferungen können zentral oder dezentral bestätigt werden. Die Kosten für projektbezogenes Nichtlagermaterial werden direkt auf die Projektaufgaben in der Finanzbuchhaltung übertragen. Wenn für ein Nichtlagermaterial ein Katalog, Einkaufskontrakt oder Listenpreis vorhanden ist, kann die Bestellung automatisch angelegt werden. Wenn keine Bezugsquelle vorhanden ist, können Sie mithilfe von Ausschreibungen geeignete Lieferanten ermitteln. Mit diesem Szenario können Sie auch Nichtlagermaterial für Kundenbedarfe bestellen, indem Sie mithilfe von Kunden- oder Serviceaufträgen eine Streckenbeschaffung auslösen. Weitere Informationen finden Sie unter Nichtlagerbeschaffung. Servicebeschaffung Mithilfe des Geschäftsszenarios "Servicebeschaffung" können Sie Services einkaufen, beispielsweise Beratungen und Schulungen, Zeitarbeitskräfte oder technische Services. Die Auslösung kann durch Mitarbeiter, die Einkaufswagen für Services anlegen, durch Projektmanager, die einen bestimmten Service für ihr Projekt benötigen, oder direkt durch den Einkäufer mithilfe einer Bestellung erfolgen. Projektbezogene Services werden normalerweise in einem Arbeitszeitblatt erfasst, und die Kosten werden in der Finanzbuchhaltung direkt auf die Projektaufgaben übertragen. Wenn für den beauftragten Service ein Einkaufskontrakt oder ein Listenpreis existieren, kann die Bestellung automatisch angelegt werden. Sollte keine Bezugsquelle vorhanden sein, kann zur Ermittlung eines geeigneten Dienstleisters eine Ausschreibung verschickt werden. Alternativ dazu können Sie mit diesem Szenario externe Ressourcen beauftragen, um Services für Kundenbedarfe bereitzustellen, die von den internen Mitarbeitern nicht erfüllt werden können. In diesem Fall wird nach dem Anlegen eines Kunden- oder Serviceauftrags der Beschaffungsprozess ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie unter Servicebeschaffung. Strategische Beschaffung Mithilfe des Geschäftsszenarios "Strategische Beschaffung" können Sie geeignete neue Lieferanten ermitteln und auswählen sowie die Geschäftsbeziehungen zu den vorhandenen Lieferanten verwalten. Auf diese Weise werden Sie bei allen routinemäßigen Einkaufsanforderungen Ihres Unternehmens unterstützt. Dazu gehören die Definition von SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 15 Produktanforderungen, die Ermittlung und Auswahl der am besten geeigneten Lieferanten und schließlich die Aushandlung und der Abschluss eines Einkaufskontrakts mit dem ausgewählten Lieferanten. Weitere Informationen finden Sie unter Strategische Beschaffung. Produktkatalogverwaltung Mit dem Geschäftsszenario "Produktkatalogverwaltung" kann Ihr Unternehmen Kataloge zur zentralen Verwaltung benötigter Nichtlagermaterialien verwenden, z. B. Bürobedarf, Entwicklungsmustermaterialien, Computersysteme oder Maschinen. Das Szenario ist nicht für die Aufbewahrung von Produkten im Lager gedacht, da diese direkt für eine Kontierung beschafft werden können. Ein Katalog kann durch Einkäufer verwaltet werden, die eigene interne Kataloge anlegen und über die offene Katalogschnittstelle (Open Catalog Interface, OCI) auf von Lieferanten bereitgestellte externe Kataloge zugreifen. Außerdem kann Ihr Unternehmen die Standardlieferanten und produktkategorien für die Kataloge angeben. Veröffentlichte Kataloge können in anderen Beschaffungsszenarios verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Produktkatalogverwaltung. 2.2 Automatisierung des Lieferantenbeziehungsmanagements Übersicht Automatisierte Funktionen im Lieferantenbeziehungsmanagement ermöglichen Ihnen, tägliche Geschäftsabläufe schneller durchzuführen. Für diese automatisierten Funktionen müssen Sie möglicherweise bei der Konfiguration Ihrer Lösung oder beim Fine-Tuning einige Einstellungen wählen. Anhand dieser vordefinierten Einstellungen trifft das System Entscheidungen und verarbeitet die entsprechenden Transaktionen automatisch. Automatische Erstellung von Bestellungen Zu Beginn ist die Standardanlegeoption so im System eingerichtet, dass Bestellungen manuell angelegt werden. Die Standardanlegeoption kann bei Bedarf geändert werden. Die Regeln können entweder beim Fine-Tuning oder im Work Center Bestellanforderungen und Bestellungen festgelegt werden. Sie können für jede Produktkategorie eine der folgenden Einstellungen wählen: ● Bestellung manuell anlegen Der Einkäufer legt Bestellungen anhand von Bestellanforderungen manuell an. ● Bestellung automatisch anlegen Wenn Bestellanforderungen keine Bezugsquelle zugeordnet ist, legt der Einkäufer die Bestellungen manuell an. Wenn eine Bezugsquelle zugeordnet ist, legt das System Bestellungen automatisch an. Falls eine für die Bestellanforderung relevante Bezugsquelle vorhanden ist, ordnet das System immer automatisch diese Bezugsquelle zu. Bezugsquellenfindung Wenn Kontrakte zur Definition der Einkaufsbeziehungen mit Lieferanten verwendet werden, ermöglicht das System eine automatische Ermittlung der Bezugsquelle anhand der folgenden Kriterien: ● 16 Quotierung Sie definieren eine Quotennummer (den Anteil des Bedarfs). Das System verteilt die Anforderung entsprechend der zugeordneten Quotennummer auf mehrere Beschaffungsquellen (mehrere Kontrakte für das Produkt). Das System verfolgt die quotierte Menge für jede Bezugsquelle. Das System legt die Reihenfolge der Zuordnung fest, indem es für jede Bezugsquelle eine Quotenzahl berechnet. Die Zuordnung beginnt mit dem Kontrakt, der die niedrigste Quotenzahl besitzt. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund ● Feste Bezugsquelle Sie können einen Kontrakt als feste Bezugsquelle für ein Produkt zuweisen. Das System wählt dann für alle Bestellanforderungen immer diese Bezugsquelle aus. Wenn auch eine Quotierung für ein Produkt vorhanden ist, hat die feste Bezugsquelle eine höhere Priorität als eine Bezugsquelle, und die Quotierung wird dann nicht für die Bezugsquellenfindung verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Bezugsquellenfindung [Seite 168]. Kontenfindung für Freitextbestellungen Bei der Fine-Tuning-Aufgabe können Sie eine Kontenfindungsgruppe für Materialien und Services nach Produktkategorienummer definieren. Das System bezieht sich auf diese Daten und weist automatisch eine Kontenfindungsgruppe zu, wenn Bestellungen mithilfe der festgelegten Produktkategorie für Freitextpositionen angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerklassifikation für Freitextpositionen definieren. Gutschriftsverfahren In der Regel hat Ihr Unternehmen mit bestimmten Lieferanten immer wieder zu tun. Um den Abrechnungsprozess zu optimieren, können Sie mit diesen Lieferanten vereinbaren, dass die Bezahlung über das Gutschriftsverfahren erfolgt. In diesem Fall müssen die Lieferanten keine Rechnungen mehr an Sie senden. Stattdessen verwendet das System die Preise in den Bestellungen sowie die Mengen in den Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen, um für Lieferanten Rechnungen anzulegen und zu buchen. Die Lieferanten werden dann über den Wert der für sie angelegten Rechnungen informiert. Bei jedem Gutschriftsverfahrenslauf werden Rechnungen für alle Bestellungen angelegt, die für das Gutschriftsverfahren markiert sind. Die Zuordnung von Bestellungen zum Gutschriftsverfahren erfolgt automatisch, wenn dessen Verwendung für den Lieferanten festgelegt wurde. Wenn Sie eine bestimmte Bestellung von einem eingeplanten Gutschriftsverfahrenslauf ausschließen möchten, können Sie das Ankreuzfeld "Gutschriftsverfahren:" in der betreffenden Bestellung entmarkieren. Das System kopiert die Rechnungsdaten aus den Bestellbelegen, für die eine Rechnung benötigt wird. Das System legt Rechnungen unter Verwendung der Werte und Mengen an, die mit dem Lieferanten vereinbart sind. Weitere Informationen finden Sie unter Gutschriftsverfahren (Rechnungsprüfung) – Quick Guide. Wiederkehrende Rechnungen Bei einigen Rechnungsprozessen, wie Miete, Leasing oder Versicherungen, muss derselbe Festbetrag in bestimmten Zeitintervallen mehrfach berechnet werden. Um diesen Prozess zu optimieren, unterstützt "Wiederkehrende Rechnungen" Ihr Unternehmen beim automatischen Anlegen derartiger wiederkehrender Rechnungen, ohne dass entsprechende Lieferantenrechnungen empfangen werden, die die Rechnungserstellung auslösen. Die Automatisierung von Prozessen für wiederkehrende Rechnungen steigert nicht nur die Effizienz des Abrechnungsprozesses, sondern führt auch allgemein zu einer Steigerung der Gesamtproduktivität sowie einer Senkung der Aufwände. Wiederkehrende Rechnungen bieten nicht nur Funktionen zum Kopieren von Daten, sondern auch solche zur Datenverfolgung, wodurch Ihr Unternehmen finanzielle Kontroll- und Prüfverfahren besser einhalten kann. Rechnungen, denen Einkaufskontrakte oder Bestellungen zugrunde liegen, oder Rechnungen, die einen festgelegten Genehmigungsprozess verlangen, können nicht mithilfe von wiederkehrenden Rechnungen angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederkehrende Rechnungen (Rechnungsprüfung) – Quick Guide. SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 17 Verwendung interaktiver Formulare Diese Automatisierung ermöglicht, dass Ihre Lieferanten Anfragen auf elektronischem Weg beantworten können. Der Lieferant sendet seine Antwort mithilfe des interaktiven Formulars, z. B. einer Bestellung, direkt an den zuständigen Einkäufer. Sobald das interaktive Formular vom Lieferanten eintrifft, aktualisiert das System anhand der bestätigten Daten den entsprechenden Beleg und ändert den Status. Die Aktualisierung mithilfe interaktiver Formulare ist verfügbar für: ● Bestellbestätigung ● Lieferantenangebot ● Klärung von Lieferantenrechnungen Sie müssen sich zur Einrichtung der technischen Voraussetzung an SAP wenden. Lieferanten, mit denen Sie per interaktiven Formularen kommunizieren möchten, müssen Adobe Reader™ oder Adobe Acrobat™ installiert haben. Eingang und Ausgabe von Belegen mittels elektronischen Datenaustauschs Diese Automatisierung ermöglicht Ihnen, Dokumente von Ihren Geschäftspartnern mithilfe eines Unternehmensservice elektronisch anzunehmen. Der elektronische Datenaustausch (EDX) ermöglicht es Ihnen, mittels XML-Nachrichten mit Ihren Geschäftspartnern zu kommunizieren. Der Nachrichtenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern erfordert zunächst eine Konfiguration, die für jeden Geschäftspartner individuell erfolgen muss. Die erforderlichen Systemeinstellungen müssen von SAP vorgenommen werden. Abhängig von der Art der auszutauschenden Dokumente müssen Ihre Geschäftspartner zusätzlich bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Automatische Freigabe von Bestellvorschlägen Im Work Center Beschaffungssteuerung, das zum Bereich Supply Chain Management der Lösung gehört, werden Bestellvorschläge, die von der Planung generiert wurden, vom System freigegeben. Dadurch wird die Erstellung von Bestellanforderungen im Work Center Bestellanforderungen und Bestellungen ermöglicht. Das System führt diesen Prozess mithilfe einer Massenübergabe in festen Zeitintervallen aus. Diese Automatisierung wird bei der Konfiguration eingerichtet und kann beim Fine-Tuning oder im Work Center Beschaffungssteuerung deaktiviert oder geändert werden. Für Parameter wie Position, Ressource, Produktkategorie und Planungsbereich können verschiedene Läufe angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Massenverarbeitung (Beschaffungssteuerung) – Quick Guide. Weitere Informationen Automatisch angelegte Bestellungen Bezugsquellenfindung [Seite 124] Ausnahmebehandlung 2.3 Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement Übersicht Die Preisfindung bezieht sich auf die Berechnung von Preisen und Gesamtwerten. Dabei werden in der Regel die Kosten für Produkte und Services berechnet. Die Preisfindung ist in SAP Business ByDesign zentral implementiert 18 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund und mit allen relevanten Geschäftsprozessen verbunden. Alle erforderlichen Einstellungen sind im System bereits vordefiniert, sodass die Preisfindung bequem eingesetzt werden kann. Die Preisfindung ist in allen Geschäftsbelegen verfügbar, die mit dem Beschaffungsprozess verbunden sind. Das System bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, einfache oder detaillierte Preise in Katalogen, Einkaufskontrakten, Ausschreibungen, Angeboten, Bestellungen und Listenpreisen zu definieren. Diese Möglichkeiten richten sich nach Ihrem Einkaufsvolumen, der Relevanz des Produkts bzw. des Service für Ihr Unternehmen sowie den Geschäftsbeziehungen zu Ihren Lieferanten. Sie können außerdem Preiskonditionen definieren. Preiskonditionen sind Faktoren, die bei der Preisberechnung berücksichtigt werden, beispielsweise Rabatte oder Zuschläge. Diese variablen Faktoren wirken sich auf den Gesamtwert aus. Verschiedene Preiskonditionen können miteinander kombiniert werden. Die Preisfindung legt fest, welche Voraussetzungen für eine Preiskondition erfüllt sein müssen, damit der Preisbestandteil vom System berücksichtigt wird. So wird zum Beispiel Fracht bei Servicepositionen nicht berücksichtigt. Die Preisfindung enthält die Reihenfolge, in der Preiskonditionen vom System berücksichtigt werden. Es werden Brutto- und Nettopreise sowie Steuern berechnet. Die Preisfindung legt die zu berücksichtigenden Zwischensummen fest und gibt vor, inwieweit Preise auch manuell berechnet werden können. Die Preisfindung legt außerdem fest, welche Methode bei der Berechnung prozentualer Rabatte und Zuschläge verwendet wird. Wenn Belege aus einem Altsystem in SAP Business ByDesign migriert werden, führt das System keine zusätzlichen Preisberechnungen durch. Dadurch wird sichergestellt, dass in beiden Systemen dieselben Preise verwendet werden. Preiskonditionen Das System enthält die folgenden Preiskonditionen: Rabatte Ein Rabatt ist ein Nachlass auf den Produktpreis des Lieferanten. Folgende Rabatte können manuell eingegeben werden: ● Manueller Rabatt (Wert) Sie können den Preis um den eingegebenen Wert verringern. ● Manueller Rabatt (Prozent) Sie können den Preis um den eingegebenen Prozentsatz verringern. ● Manueller Rabatt (Wert/Menge) Sie können den Preis um einen mengenabhängigen Rabatt verringern. Folgende Rabatte werden automatisch angewendet, wenn Sie mit Ihren Lieferanten eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben: ● Rabatt (Wert) Der Preis verringert sich um den angegebenen Wert. ● Rabatt (Prozent) Der Preis verringert sich um den angegebenen Prozentsatz. ● Rabatt (Wert/Menge) Der Preis verringert sich um einen mengenabhängigen Rabatt. Zuschläge Ein Zuschlag ist eine zusätzliche Gebühr für bestimmte Produkte oder Zusatzleistungen. Folgende Zuschläge können manuell eingegeben werden: SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 19 ● Manueller Zuschlag (Wert) Sie können den Preis um den eingegebenen Wert erhöhen. ● Manueller Zuschlag (Prozent) Sie können den Preis um den eingegebenen Prozentsatz erhöhen. ● Manueller Zuschlag (Wert/Menge) Sie können den Preis um einen mengenabhängigen Zuschlag erhöhen. Folgende Zuschläge werden automatisch angewendet, wenn Sie mit Ihren Lieferanten eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben: ● Zuschlag (Wert) Der Preis erhöht sich um den angegebenen Wert. ● Zuschlag (Prozent) Der Preis erhöht sich um den angegebenen Prozentsatz. ● Zuschlag (Wert/Menge) Der Preis erhöht sich um einen mengenabhängigen Zuschlag. Staffeln Sie können mengenabhängige Rabatte definieren. Mit Staffeln legen Sie fest, wie Werte berechnet werden. Sie können zum Beispiel mithilfe einer Preisstaffel festlegen, dass ein einzelner Boiler 500 USD kostet und sich der Stückpreis ab einem Einkauf von mindestens zehn Boilern auf 450 USD verringert. Rabatte, Zuschläge und Staffeln in Preisen Abhängig vom verwendeten Preis können folgende Rabatte, Zuschläge und Staffeln definiert werden: ● Kataloge Sie können nur Lieferantenkataloge und benutzerdefinierte Kataloge hochladen und bearbeiten, die Nettopreise enthalten. Sie können keine Rabatte, Zuschläge und Staffeln anlegen und bearbeiten. ● Einkaufskontrakt Sie können alle verfügbaren Rabatte und Zuschläge sowie Preisstaffeln definieren. ● Angebote Sie können alle verfügbaren Rabatte und Zuschläge sowie Preisstaffeln definieren. ● Bestellungen Sie können sowohl absolute (Wert) als auch prozentuale Rabatte und Zuschläge definieren. ● Listenpreise Sie können einen Preis für das Produkt oder den Service eines Lieferanten mit oder ohne Preisstaffel definieren. Zusätzliche Preiskonditionen Rundungsdifferenzen Das Auftreten von Rundungsdifferenzen ist davon abhängig, wie viele Dezimalstellen in den Preisstammdaten für die Basismenge und die Währung definiert sind. Rundungsdifferenzen können auch bei Währungen auftreten, bei denen es keine Münzen mit geringem Nennwert gibt (zum Beispiel bei Schweizer Franken oder dem australischen Dollar). Bei solchen Währungen wird der Preis auf den nächsten verfügbaren Wert ab- oder aufgerundet, z. B. auf 0 oder 5 Cent. Sie haben folgende Möglichkeiten zum Ausgleichen von Rundungsdifferenzen: ● 20 Sie können den Betrag im Beleg (z. B. in Bestellungen) manuell ändern. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund ● Sie können die Preisstammdaten ändern. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich bei Kontrakten und Listenpreisen. Um Rundungsdifferenzen auszugleichen, können Sie die Basismenge in den Preisstammdaten des betreffenden Produkts ändern. Herr Greene legt für eine Position zu einem Stückpreis von 0,008 USD eine Bestellung an. Das System rundet den Preis zu 0,1 USD auf. Um diese Ungenauigkeit auszugleichen, ändert Herr Greene die Bestellmenge zu 100 Stück. Dies ergibt einen Preis von 0,80 USD pro 100 Stück. Differenzen durch Währungsumrechnung Bei der Preisberechnung tritt eine Währungsumrechnung auf, wenn die Währung der Preisstammdaten von der Belegwährung abweicht. Dabei werden die Wechselkurse in den Stammdaten berücksichtigt. Bedingt durch die Währungsumrechnung muss bei der Preisberechnung gerundet werden, sodass es zu Ungenauigkeiten kommen kann. Eine Währungsrückrechnung ist nur bei der Genehmigung von Einkaufswagen erforderlich. Bei der Rückrechnung in die Währung, die in der Bezugsquelle verwendet wird, können auch Ungenauigkeiten auftreten. Um dies auszugleichen, prüft das System, ob Rabatte oder Zuschläge vorhanden sind, und wendet diese entsprechend an. Falls keine Rabatte oder Zuschläge vorhanden sind, wird die Währung nicht rückgerechnet. Herr Greene legt einen Einkaufswagen mit zwei Positionen an. Der Preis der ersten Position ist in USD angegeben. Der Preis der zweiten Position, die aus einem Kontrakt stammt, beträgt 10 CNY. Das System verwendet die Währung der ersten Position im Beleg als Belegwährung . Da die Belegwährung USD verwendet wird, rechnet das System die Währung der zweiten Position zu einem Wechselkurs von 0,14608 um. Daraus ergibt sich ein Preis von 1,4608 USD. Das System rundet den Preis ab zu 1,46 USD. Wenn der Preis der zweiten Position wieder in CNY umgerechnet wird, ergibt dies 9,99 CNY. Das System prüft deshalb, ob ein Zuschlag vorhanden ist. Ist dies der Fall, wendet das System den Zuschlag auf das Ergebnis an. Wenn kein Zuschlag vorhanden ist, rechnet das System den Preis nicht um, sodass der ursprüngliche Preis 10 CNY verwendet wird. Gesamt Positionsnetto Dieser Wert wird berechnet, indem alle Positionsnettowerte addiert werden. Dieser Wert kann nicht geändert werden. Fracht Diese Preiskondition deckt die Kosten für den Transport von Waren ab. Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein Festbetrag aufgeschlagen wird oder dass die Frachtkosten vom Nettogewicht der eingegangenen Waren abhängen. Das System verteilt die Frachtkosten auf die entsprechenden Lieferantenrechnungspositionen. Die Verteilung erfolgt proportional zu den Nettowerten der Lieferantenrechnungspositionen. Steuern Diese Preiskondition berücksichtigt steuerbezogene Anforderungen. Sämtliche Steuern werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften berechnet. Weitere Informationen finden Sie unter ● Berechnung ausländischer Steuern für Services ● Steuerfindung [Seite 59] ● Quellensteuerfindung SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 21 Preisberechnungsschema Wenn mehrere Preise verfügbar sind, ermittelt das System anhand einer bestimmten Reihenfolge den zu verwendenden Preis. Die Preise werden nach ihrer Priorität in aufsteigender Reihenfolge angezeigt. ● Historischer Preis Der historische Preis ist der früher verwendete Preis in einer Bestellung. Historische Preise werden für gelegentliche Einkäufe verwendet. ● Katalogpreis Katalogpreise werden für Positionen verwendet, die Mitarbeiter häufig in Self-Service-Szenarios einkaufen, ohne für die Produkte Stammdaten anzulegen. ● Listenpreis Listenpreise werden zum Beispiel verwendet, wenn kein Katalog oder Kontrakt für einen Lieferanten verfügbar ist. Sie sind für Produkte mit mittlerer Einkaufsrelevanz (kein Kontrakt), jedoch hoher Einkaufsfrequenz geeignet. Mithilfe von Listenpreisen können Sie den Einkaufsprozess automatisieren. ● Kontraktpreis Einkaufskontrakte werden für Produkte und Produktkategorien angelegt, die häufig von Lieferanten bezogen werden, mit denen eine langfristige Geschäftsbeziehung erwartet wird. ● Manueller Preis/Lieferantenpreis Ein manueller Preis ist ein Preis, den Sie in einen Beschaffungsbeleg eingegeben haben. Manuelle Preise werden zum Beispiel oft verwendet, wenn ein Lieferant kürzlich einen Preis berechnet hat, der von den früheren Preisen abweicht. Ein manueller Lieferantenpreis wird vom Lieferanten eingegeben. Sie können den vom System ermittelten und vorgeschlagenen Preis überschreiben. Frau Ladier legt eine Bestellung für ein verfügbares Produkt an. Für diese Bestellung ist der Listenpreis am besten geeignet. Das System verwendet den Lieferanten aus dem Listenpreis als Bezugsquelle. Falls ein Kontraktpreis oder ein manueller Preis verfügbar ist, kann Frau Ladier den Vorschlag überschreiben und den Lieferanten aus dem Kontrakt verwenden bzw. einen manuellen Preis mit dem entsprechenden Lieferanten als Bezugsquelle eingeben. Welche Preise sind für welche Belegart verfügbar? Welche Preise verfügbar sind, richtet sich nach der Art des Belegs, den Sie anlegen möchten. Einkaufswagen ● Katalogpreis ● Listenpreis ● Manueller Preis Bestellanforderung ● Historischer Preis ● Katalogpreis ● Kontraktpreis ● Manueller Preis ● Manueller Lieferantenpreis Bestellung 22 ● Historischer Preis ● Katalogpreis © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund ● Kontraktpreis ● Manueller Preis ● Manueller Lieferantenpreis Manuelle Lieferantenpreise werden nur in Bestellbestätigungen verwendet. Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg ● Listenpreis ● Kontraktpreis ● Manueller Lieferantenpreis Lieferantenrechnung ● Listenpreis Listenpreise werden bei der Prüfung von Lieferantenrechnungen verwendet, die eine Preisausnahme ergeben können. ● Kontraktpreis Kontraktpreise werden bei der Prüfung von Lieferantenrechnungen verwendet, die eine Preisausnahme ergeben können. 2.4 Strategischer Einkauf Übersicht Mithilfe strategischer Einkaufsprozesse können Unternehmen ihre langfristigen Einkaufsaktivitäten effizient planen, Kosten einsparen und bessere Service-Level bei ihren Lieferanten erreichen. Der strategische Einkauf ermöglicht beispielsweise, die Ausgaben des Unternehmens zu analysieren, leistungsstarke Lieferanten zu finden, die Lieferantenbasis und deren Leistungen zu überwachen sowie langfristige Kontrakte auszuhandeln, um die Kosten zu senken. Anhand umfassender Analysewerkzeuge können die Ausgaben für die Beschaffung von Produkten überwacht und analysiert sowie die leistungsstärksten Lieferanten der Lieferantenbasis ermittelt werden. Ausschreibungsprozesse ermöglichen, die leistungsstärksten Lieferanten für ein Produkt zu ermitteln. Um langfristig Kosten einzusparen, können Unternehmensmitarbeiter Einkaufskontrakte für Produkte anlegen, die häufig von Lieferanten bezogen werden, mit denen eine langfristige Geschäftsbeziehung zu erwarten ist. Diese Kontrakte können für alle Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungen, die im Unternehmen angelegt werden, als Bezugsquelle genutzt werden, um Kostensenkungen zu erzielen. Strategischer Einkauf im Detail Hauptprozesse des strategischen Einkaufs: Ausgaben analysieren Analysewerkzeuge ermöglichen Ihnen, die Ausgaben Ihres Unternehmens bei der Beschaffung von Produkten zu analysieren. Verschiedene Berichte stellen Ihnen detaillierte Informationen über alle Aspekte Ihrer Einkaufsprozesse bereit. Sie können zum Beispiel Berichte über die Leistungsfähigkeit von Lieferanten und die Kontraktverwendung sowie über Preise, Rechnungen und Bestellungen anzeigen. Dies ermöglicht Ihnen, das Kontraktvolumen sowie das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs für jedes Produkt bzw. jede Produktkategorie und für jeden Lieferanten zu verfolgen und auszuwerten. Auf dieser Grundlage können Sie die Leistungen von Lieferanten analysieren und Bereiche mit Verbesserungspotenzial leicht erkennen. SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 23 Arthur Major arbeitet als Einkaufsleiter in einem Softwareunternehmen und ist dort für sämtliche Einkaufsaktivitäten zuständig. Er führt regelmäßig Standardberichte aus, um das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs zu überprüfen. Dabei bemerkt er, dass viele Mitarbeiter Kopfhörer und Webcams bei unterschiedlichen Lieferanten bestellen. Er stellt fest, dass er die Ausgaben für Kopfhörer und Webcams verringern kann, indem er einen Einkaufskontrakt mit einem Lieferanten anlegt, der diese Produkte durchgängig zu günstigen Preisen anbietet. Auf diese Weise kann er die Lieferantenbasis verringern und die Betriebskosten senken. Neue Bezugsquellen suchen und identifizieren Sie können Ausschreibungsprozesse verwenden, um neue Bezugsquellen zu identifizieren und zu verwalten und um effizient und fundiert zu entscheiden, welche Bezugsquellen Ihren Produktanforderungen am besten entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter: ● Ausschreibungsbearbeitung [Seite 120] ● Lieferantenangebotsbearbeitung [Seite 122] ● Bezugsquellenfindung [Seite 124] Einkaufskontrakte aushandeln und überwachen Sie können Kontrakte mit ausgewählten Lieferanten anlegen. Auf diese Weise können Sie die Ausgaben in allen Unternehmensbereichen konsolidieren, Beschaffung außerhalb des Einkaufs vermeiden und alle Einkaufsaktivitäten kanalisieren, sodass nur ausgewählte Lieferanten verwendet werden. Dadurch können Sie langfristig erhebliche Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen erzielen. Sie haben die Möglichkeit, neue Kontrakte mit mehreren Lieferanten auszuhandeln oder ablaufende Kontrakte mit dem bisherigen Lieferanten zu verlängern. Nachdem ein Kontrakt angelegt und freigegeben wurde, steht er als Bezugsquelle für die Beschaffung von Waren oder Services zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter: ● Einkaufskontraktbearbeitung [Seite 127] ● Bezugsquellenfindung [Seite 168] Herr Major möchte für die Beschaffung von Kopfhörern und Webcams einen Kontrakt anlegen. Er legt einen Kontrakt an, gibt Kopfhörer und Webcams als Kontraktpositionen ein und startet mithilfe der Ausschreibungsbearbeitung den Verhandlungsprozess. Schließlich vergleicht er die abgegebenen Angebote der Bieter. Ein Angebot führt für die Produkte einen Rabatt auf, der 6 Monate gültig ist. Herr Major erteilt diesem Angebot den Zuschlag. Das System legt einen neuen Kontrakt an, der allen Mitarbeitern für den Einkauf von Kopfhörern und Webcams zur Verfügung steht. Herr Major legt diesen Kontrakt außerdem als feste Bezugsquelle für Kopfhörer und Webcams fest. Der von Herrn Major angelegte Kontrakt wird vom System in den nächsten 6 Monaten automatisch allen Bestellanforderungen über Kopfhörer oder Webcams als Bezugsquelle zugeordnet. Einkaufsaktivitäten kanalisieren Sie können die Einkaufsaktivitäten Ihres Unternehmens analysieren, indem Sie Projekte oder Projektaufgaben zu Ausschreibungen zuordnen, die zum Verhandeln eines Kontrakts angelegt wurden. Wenn in Ihrem Unternehmen Beschaffungsbedarf für ein Projekt (z. B. für eine Ausstellung) besteht, können Sie Kontrakte mit Bezug zu diesem Projekt anlegen. Wenn ein Projektbeteiligter einen Einkaufsbeleg (z. B. eine Bestellung) anlegt, kann er die Kosten dem Projekt zuordnen und die im Rahmen des Kontrakts ausgehandelten Preise verwenden. Dies stellt vollständige Kostentransparenz sicher. Gleichzeitig können Sie Projekte besser steuern. Anhand des Projekts können außerdem 24 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund die Einkaufsbelege analysiert werden, die im Geschäftskontext des Projekts oder der Projektaufgabe angelegt wurden. Lieferantenbasis verwalten und überwachen Sie haben die Möglichkeit, alle Informationen über Ihre Lieferantenbasis zu verwalten. Sie können Lieferanten für bestimmte Produktkategorien genehmigen und Gültigkeitsdaten zuordnen. Sie können den gesamten Lieferantenlebenszyklus bearbeiten und verwalten. Neben den Informationen zu Ihren direkten Lieferanten können Sie auch Informationen zu den Dienstleistern Ihrer Lieferanten erfassen. Zudem können Sie Informationen über Bieter erfassen, die für eine Ausschreibung Angebote abgegeben haben und möglicherweise als Lieferant in Frage kommen. Auf diese Informationen können Sie im Rahmen Ihrer Beschaffungsstrategie zurückgreifen, um gute Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten und Bietern aufzubauen und zu pflegen. Viele verschiedene Berichte unterstützen Ihr Unternehmen dabei, sämtliche Aspekte der Lieferantenleistungen im Blick zu behalten. Anhand dieser Berichte können Sie beispielsweise den Preis und die Preistreue von Lieferanten überwachen oder die 25 wichtigsten Lieferanten nach Bestellwert anzeigen. 2.5 Übersicht über die Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement Übersicht In diesem Dokument werden die im Lieferantenbeziehungsmanagement verfügbaren Berichte nach Berichtskategorien zusammen mit den entsprechenden Merkmalen, Kennzahlen und Variablen in diesem Bereich aufgelistet. Die eingebetteten Berichte, die in diesem Bereich verfügbar sind, werden ebenfalls aufgelistet. Berichte Berichte Verknüpfte Berichtskategorien Kontraktvolumen [Seite 173] Einkauf – strategischer Einkauf Kontraktverlauf [Seite 174] Einkauf – strategischer Einkauf Liefertreue Einkauf – operative Beschaffung Erwartete Lieferungen pro Woche Einkauf – operative Beschaffung Ablaufende Kontrakte [Seite 176] Einkauf – strategischer Einkauf Rechnungsverlauf Einkauf – Rechnungsprüfung Rechnungen mit Ausnahmen Einkauf – Rechnungsprüfung Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] Einkauf – strategischer Einkauf Überwachung des automatischen Anlegens von Bestellungen [Seite 199] Einkauf – operative Beschaffung Einkauf – strategischer Einkauf Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant [Seite 116] Einkauf – operative Beschaffung Einkauf – strategischer Einkauf Preistreue [Seite 179] Einkauf – strategischer Einkauf Bestellhistorie Einkauf – operative Beschaffung Bestellverlauf Einkauf – operative Beschaffung Bestellungen pro Kontierung [Seite 180] Einkauf – operative Beschaffung Einkauf – strategischer Einkauf SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 25 Berichte Verknüpfte Berichtskategorien Bestellungen pro Monat [Seite 182] Einkauf – operative Beschaffung Bestellungen pro Produkt [Seite 118] Einkauf – operative Beschaffung Einkauf – strategischer Einkauf Bestellungen pro Lieferant [Seite 185] Einkauf – operative Beschaffung Einkauf – strategischer Einkauf Bestellanforderungsverlauf Einkauf – operative Beschaffung Bestellanforderungen pro Kontierung Einkauf – operative Beschaffung Abgerufene Belege pro Kontrakt [Seite 182] Einkauf – operative Beschaffung Einkauf – strategischer Einkauf Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie [Seite 116] Einkauf – operative Beschaffung Einkauf – strategischer Einkauf Ausgaben pro Kontierung [Seite 187] Einkauf – strategischer Einkauf Ausgaben pro Land und Produktkategorie [Seite 188] Einkauf – strategischer Einkauf Ausgaben pro Produkt [Seite 113] Einkauf – strategischer Einkauf Ausgaben pro Produktkategorie [Seite 114] Einkauf – strategischer Einkauf Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] Einkauf – strategischer Einkauf Lieferantenanalyse [Seite 201] Einkauf – strategischer Einkauf Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie [Seite 193] Einkauf – strategischer Einkauf Die 25 wichtigsten Produktkategorien [Seite 117] Einkauf – strategischer Einkauf Die 25 wichtigsten Produkte [Seite 196] Einkauf – strategischer Einkauf Die 25 wichtigsten Lieferanten [Seite 197] Einkauf – strategischer Einkauf Ausgaben nach Ausgabenkategorie [Seite 198] Einkauf – strategischer Einkauf Allgemeine Variablen In der folgenden Liste finden Sie ausgewählte Variablen, die mit Berichten in diesem Bereich verknüpft sind. Name Beschreibung Unternehmen Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für ein oder mehrere Unternehmen anzeigen. Kontraktnummer Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Kontraktnummern anzeigen. Kostenstelle Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Kostenstellen anzeigen. Währung Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine Währung anzeigen. Währungsumrechnungsdatum Mithilfe dieser Variablen können Sie ein Datum für die Währungsumrechnung festlegen. Standardmäßig ist der Wert auf das aktuelle Datum gesetzt. Inventarteil Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für ein oder mehrere Materialien anzeigen. Rechnungsnummer Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Rechnungsnummern anzeigen. Rechnungsprüfungsabteilung Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine Rechnungsprüfungsabteilung anzeigen. 26 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Name Beschreibung Produktkategorie Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Produktkategorien anzeigen. Produktbeschreibung Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Produktbeschreibungen anzeigen. Produktnummer Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Produktnummern anzeigen. Projekt Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für ein oder mehrere Projekte anzeigen. Bestellnummer Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Bestellnummern anzeigen. Bestellanforderungsnummer Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Bestellanforderungsnummern anzeigen. Einkaufsabteilung Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere Einkaufsabteilungen anzeigen. Anforderer Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für einen oder mehrere Anforderer anzeigen. Kundenauftrag Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für einen oder mehrere Kundenaufträge anzeigen. Standort Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für einen oder mehrere empfangende Standorte anzeigen. Strategische Einkaufsabteilung Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für eine oder mehrere strategische Einkaufsabteilungen anzeigen. Lieferant Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für einen oder mehrere Lieferanten anzeigen. Bei der Währungsumrechnung in die Hauswährung in Belegen des Lieferantenbeziehungsmanagements wird das Buchungsdatum eines Belegs als Währungsumrechnungsdatum verwendet. Daher können sich die Werte in Berichten geringfügig unterscheiden. Dies ist jedoch nur sichtbar, wenn die folgenden Kennzahlen gemeinsam im Bericht angezeigt werden: ● Bestellter Nettowert/Limit (Währungsumrechnungskurs zur Laufzeit des Berichts: EUR -> USD 1,47) ● Bestellter Nettowert/Limit in Hauswährung (Währungsumrechnungskurs zum Zeitpunkt der Belegerstellung: EUR -> USD 1,43) Eingebettete Berichte Folgende Berichte sind als eingebettete Berichte verfügbar: Name Relevante Work Center Bestellvolumen pro Monat Bestellanforderungen und Bestellungen Umsatzentwicklung Lieferanteninformationsblatt Lieferantenanalyse Lieferantenbasis Die wichtigsten 5 Produktkategorien nach Ausgaben Produktportfolio Ausgaben nach Ausgabenkategorie Ausschreibungen und Kontrakte Geschäftsführung SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 27 Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 28 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 3 Produktportfolio 3.1 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 3.1.1 Kataloge Übersicht Online-Kataloge bieten schnellen Zugriff auf Produktinformationen, und für die Benutzer sind zahlreiche Produkte verfügbar. In der Sicht Kataloge des Work Centers Produktportfolio können Sie als Katalogmanager eigene interne Kataloge anlegen und über die offene Katalogschnittstelle (Open Catalog Interface, OCI) auf von Lieferanten bereitgestellte externe Kataloge zugreifen. Bei einem internen Katalog handelt es sich um einen Katalog, der in Ihrem System angelegt oder gesichert wird. In den einzelnen Katalogen legen Sie fest, wie und wann Änderungen implementiert werden. Die in den einzelnen Katalogen enthaltenen Materialien oder Services sind hierarchisch in Kategorien strukturiert. Dies ermöglicht mehr Effizienz bei der Suche nach Positionen. Kataloge können von den Mitarbeitern beim Self-Service-Einkauf verwendet werden, beispielsweise um einen neuen Laptop zu kaufen. Ferner können Sie Kataloge in Ihrem Einkaufsprozess verwenden. Wenn Sie Kataloge im automatisierten Einkaufsprozess verwenden möchten, können Sie für häufig gekaufte Positionen Standardwerte für Kataloge festlegen, oder der Lieferant kann Ihre Produktkategorien Produkten zuordnen. In internen Katalogen können Sie für jedes Produkt im Katalog ein Produkt aus dem Produktstamm zuordnen. Somit müssen Sie nicht für jede Position im Katalog ein neues Produkt anlegen. Dies reduziert den Aufwand an manuellen Eingaben erheblich, da Kataloge normalerweise für Nichtlagermaterial, beispielsweise für Hardware, Software und Büromaterialien, verwendet werden. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Kataloge werden in Ihrer Lösungskonfiguration an beiden Stellen ausgewählt. Um die erste Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Operativer Einkauf die Option Beschaffung per Self-Service ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Operativer Einkauf, und wählen Sie Beschaffung per Self-Service. Wählen Sie Katalogsuche, und beantworten Sie die Fragen bezüglich der Verwendung der Lieferantenkataloge. Um die zweite Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Allgemeine Geschäftsdaten die Option Produkte ausgewählt ist. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 29 Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Produkte. Wählen Sie Kataloge, und beantworten Sie die Fragen zu den Katalogen. Katalogarten Interne Kataloge Es gibt zwei unterschiedliche Arten interner Kataloge: ● Benutzerdefinierte Kataloge, die Sie selbst mit Positionen verschiedener Lieferanten anlegen ● Lieferantenkataloge, deren Inhalte aus einer von einem Lieferanten gesendeten Datei importiert werden Das System unterstützt die folgenden Dateitypen interner Kataloge: ● BMEcat-XML-Datei Bei BMEcat handelt es sich um ein weit verbreitetes Dateiformat, das entwickelt wurde, um den Austausch von Produktkatalogdaten zwischen Einkäufern und Lieferanten zu standardisieren und zu vereinfachen. Die meisten Lieferanten können Ihnen eine Datei in diesem Format bereitstellen. Dieser Dateityp wird hauptsächlich für Lieferantenkataloge verwendet. ● CSV-Datei Bei einer CSV-Datei (Comma Separated Values) handelt es sich um eine speziell formatierte Textdatei, in der Arbeitsblattinformationen in einem sehr einfachen Format gesichert werden. Jede Zeile enthält einen Datensatz, und die einzelnen Felder innerhalb dieses Datensatzes sind durch ein Zeichen voneinander getrennt, beispielsweise durch ein Komma, durch ein Semikolon oder durch einen Schrägstrich. Da das CSV-Dateiformat kein Industriestandard ist und sich die Erstellung einer CSV-Datei schwierig gestalten kann, wird in der Sicht Kataloge des Work Centers Produktportfolio eine Vorlage bereitgestellt. In der Vorlage können Sie auf einfache Weise eine Datei mit Kataloginformationen erstellen, indem Sie obligatorische und optionale Informationen eingeben. Wenn Sie die Eingaben vorgenommen haben, können Sie die Datei erzeugen und an einem benutzerdefinierten Ort sichern. Sie können dann einen neuen Katalog anlegen, in den Sie die gerade erstellte CSV-Datei importieren können. Dieser Dateityp wird hauptsächlich für benutzerdefinierte Kataloge verwendet. Externe Kataloge Bei einem externen Katalog handelt es sich um einen Katalog, der außerhalb von SAP Business ByDesign und meistens beim Lieferanten gesichert ist. Der Lieferant ist für das Anlegen und Aktualisieren des Katalogs zuständig, d. h., Sie können die Inhalte nicht ändern. Wenn Ihr Unternehmen über ein eigenes Katalogsystem verfügt, das in SAP Business ByDesign integriert werden soll, können Sie im Intranet Ihres Unternehmens einen externen Katalog einrichten. Der Zugriff auf diesen Katalog ist über die OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface, offene Katalogschnittstelle) möglich. Externe Kataloge können auf einfache Weise in Ihr System eingebunden werden. Je nach Systemeinstellungen können Sie externe Kataloge in Einkaufswagen, Bestellungen, Ausschreibungen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen integrieren. Mithilfe des OCI-Standards, der Schnittstelle zwischen externen Katalogen und Ihrem System, können Sie Daten aus externen Katalogen in einen Einkaufsbeleg übertragen. Weitere Informationen finden Sie unter Externe Kataloge konfigurieren. Arbeiten mit Katalogen Kataloge in das System importieren Wenn Sie einen Lieferantenkatalog in Ihr System importieren möchten, müssen Sie zunächst einen neuen Katalog anlegen. Anschließend können Sie eine Datei mit Kataloginhalten in Ihren Katalog importieren. Je nach Dateigröße können der Importvorgang und die Statusänderung einige Minuten in Anspruch nehmen. Beim Importieren einer Datei werden die Daten dem System hinzugefügt. Im Anschluss daran können Sie Produkte oder Produktkategorien, die Sie für Ihren Katalog nicht benötigen, löschen. Danach können Sie den Katalog überprüfen und veröffentlichen. 30 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Benutzerdefinierte Kataloge anlegen Sie können einen eigenen benutzerdefinierten Katalog mit Positionen verschiedener Lieferanten anlegen. Dazu geben Sie entweder alle Positionen und die zugehörigen Informationen in der Detailerfassung für Kataloge manuell ein, oder Sie importieren eine CSV-Datei mit den vollständigen Katalogdaten in Ihren Katalog. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Kataloge [Seite 31]. Standardwerte für Kataloge definieren In der allgemeinen Aufgabe Standardwerte für Kataloge festlegen können Sie Standardwerte (beispielsweise Lieferantennummer oder Produktkategorie) für den Katalog definieren. Je nach Einstellungen kann das System anschließend automatisch Bestellungen für Einkaufswagen anlegen, die Positionen aus dem Katalog enthalten. In der optionalen Fine-Tuning-Aufgabe Standardwerte für Lieferantenkataloge können Sie eine Standardproduktkategorie für Katalogpositionen ohne vorherige Kategoriezuordnung definieren. Außerdem können Sie einen Lieferanten zuordnen, der immer dann verwendet wird, wenn in einem Katalog ein bestimmtes Produkt ausgewählt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Standardwerte für Lieferantenkataloge. Empfohlene Positionen in Katalogen definieren Für Positionen, die häufig angefordert werden oder für die ein Sonderpreis ausgehandelt wurde, können Sie in der allgemeinen Aufgabe Empfohlene Positionen definieren die entsprechenden Produkte als empfohlene Positionen markieren. Wenn die Mitarbeiter dann den Self-Service-Einkauf verwenden, werden bei der Suche nach Produkten diese empfohlenen Positionen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Einkaufswagenbearbeitung. Externe Kataloge mit dem System verbinden Damit Sie externe Kataloge in Ihrem System verwenden können, müssen Sie die OCI-Parameter in der optionalen Fine-Tuning-Aufgabe OCI-Parameter für externe Kataloge definieren. Mithilfe dieser Aufgabe können Sie Attribute und Parameter für externe Lieferantenkataloge definieren, sodass sie in den Einkaufsprozess integriert werden können. Alle definierten Lieferantenkataloge sind daraufhin beim Self-Service-Einkauf, in Bestellungen, Ausschreibungen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen sichtbar. Wenn der externe Katalog die katalogübergreifende OCI-Suchfunktion unterstützt, muss diese beim Einbinden eines externen Katalogs aktiviert werden. Mithilfe der katalogübergreifenden Suche können Sie mehrere Kataloge gleichzeitig durchsuchen. Weitere Informationen finden Sie unter Externe Kataloge konfigurieren. Nach Produkten suchen Sie können in internen und externen Katalogen nach Produkten suchen. Wenn Sie die gewünschte Position gefunden haben, können Sie sie in eine Bestellung, in einen Einkaufswagen, in eine Ausschreibung und in einen Wareneingangsund Serviceerbringungsbeleg übertragen. Weitere Informationen Kataloge – Quick Guide [Seite 86] Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 8] 3.1.2 Benutzerdefinierte Kataloge Übersicht Mithilfe eines benutzerdefinierten Katalogs können Sie einen speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnittenen Katalog anlegen. Dies bietet den Vorteil, dass Sie Produkte verschiedener Lieferanten in einem SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 31 einzigen Katalog zusammenstellen können und nicht für jeden Lieferanten einen separaten Katalog führen müssen. Anschließend können Sie den benutzerdefinierten Katalog in Kategorien gliedern, die auf die Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Sie können Kataloge im Work Center Produktportfolio unter Kataloge anlegen, veröffentlichen und bearbeiten. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Kataloge werden in Ihrer Lösungskonfiguration an zwei Stellen ausgewählt. Um die erste Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Operativer Einkauf die Option Beschaffung per Self-Service ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Operativer Einkauf, und wählen Sie Beschaffung per Self-Service. Wählen Sie Katalogsuche, und beantworten Sie die Fragen bezüglich der Verwendung der Lieferantenkataloge. Um die zweite Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Allgemeine Geschäftsdaten die Option Produkte ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Produkte. Wählen Sie Kataloge, und beantworten Sie die Fragen zu den Katalogen. Vorteile Wenn ein Lieferant keinen Katalog bereitstellen kann, bietet das System Funktionen zum Anlegen eines Katalogs. Der Einsatz benutzerdefinierter Kataloge verringert die Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können einen Katalog mit den Produkten mehrerer Lieferanten anlegen. Anlegen eines benutzerdefinierten Katalogs Im Work Center Produktportfolio in der Sicht Kataloge müssen Sie in der Aktivität Neuer benutzerdefinierter Katalog zuerst einen neuen Katalog anlegen. Dabei müssen Sie eine Katalognummer und einen Katalognamen zuweisen. Das System setzt den Importstatus und den Veröffentlichungsstatus auf Nicht gestartet. Anschließend können Sie manuell Katalogpositionen hinzufügen, indem Sie für jede Positionen eine Zeile im Katalog hinzufügen. Folgende Informationen sind für jede Zeile erforderlich: ● Produktbeschreibung ● Nettopreis ● Preiseinheit Zusätzlich können Sie optionale Informationen wie die Beschaffungszeit in Tagen und die Lieferantennummer eingeben. Alternativ können Sie mithilfe der Option Importieren in der Sicht Kataloge Katalogpositionen aus einer formatierten Datendatei importieren. Nachdem die Daten erfolgreich übertragen wurden, werden sie an den Produktkatalog gesendet. Wenn die Daten vollständig in den Katalog hochgeladen wurden, ändert das System den Importstatus auf Erfolgreich. Wurden die Daten jedoch nicht vollständig in den Katalog hochgeladen, wird der Importstatus 32 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio automatisch in Fehlgeschlagen geändert. In diesem Fall können Sie den Katalog in der Sicht Kataloge auswählen und dann Importprotokoll anzeigen wählen, um den Fehler zu ermitteln, Korrekturmaßnahmen einzuleiten und die Datendatei anschließend erneut zu importieren. Sind die Informationen im Importprotokoll nicht detailliert genug, können Sie in der Hilfe einen Vorfall melden. Der Veröffentlichungsstatus lautet weiterhin Nicht gestartet. Das bedeutet, dass das System diesen Katalog in Bestellungen, Kontrakten, Ausschreibungen, Einkaufswagen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen nicht bereitstellt. Veröffentlichen eines benutzerdefinierten Katalogs Sie können einen benutzerdefinierten Katalog in der Sicht Kataloge veröffentlichen, indem Sie ihn aus der Liste auswählen und dann Veröffentlichen wählen. Des Weiteren können Sie einen Katalog direkt aus der Detailerfassung Benutzerdefinierter Katalog veröffentlichen. Beim Veröffentlichungsprozess werden Änderungen nach Kategorien zusammengefasst und zur einfacheren Behandlung und für eine bessere Systemleistung in Pakete unterteilt. Das System setzt den Veröffentlichungsstatus auf In Bearbeitung. Am Ende des Prozesses setzt das System den Aktuellen Veröffentlichungsstatus auf Erfolgreich und zeichnet das Veröffentlichungsdatum auf. Außerdem setzt das System den Letzten Veröffentlichungsstatus. Ein benutzerdefinierter Katalog hat möglicherweise den Status Teilweise veröffentlicht, wenn ein Katalogmanager ein importiertes Produkt oder eine Produktkategorie nach einer vorherigen erfolgreichen Veröffentlichung löscht. Wenn der Veröffentlichungsstatus den Wert Erfolgreich hat, stellt das System den Katalog in Bestellungen, Kontrakten, Ausschreibungen, Einkaufswagen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen bereit. Bearbeiten eines benutzerdefinierten Katalogs Wenn sich Positionen ändern, können Sie einen benutzerdefinierten Katalog aktualisieren. In der Detailerfassung Benutzerdefinierter Katalog können Sie eine neue Position hinzufügen, eine bereits vorhandene Position aktualisieren oder eine veraltete Position entfernen. Unter Details können Sie weitere Änderungen vornehmen, z. B. ein Bild für eine Position anhängen (alle Formate werden unterstützt) oder eine Produktbeschreibung aktualisieren. Damit die Änderungen für die Mitarbeiter im Einkaufsprozess zur Verfügung stehen, müssen Sie den Katalog erneut veröffentlichen. Weitere Informationen Kataloge – Quick Guide [Seite 86] Kataloge [Seite 29] Bearbeitung von internen Katalogen [Seite 33] 3.1.3 Bearbeitung von internen Katalogen Übersicht Mithilfe von internen Katalogen können Sie Informationen zu einer Teilmenge der Produkte Ihres Unternehmens oder eines Lieferanten bereitstellen. Sie können die Informationen für spezielle Zielgruppen anpassen, beispielsweise für die Haustechnik oder Instandhaltung, um genau die Informationen bereitzustellen, die diese Gruppen benötigen. Zudem können Sie diesen Gruppen mithilfe von Katalogen Informationen zu Produkten mitteilen. Als für die Kataloginhalte zuständiger Mitarbeiter (beispielsweise als Einkäufer oder Katalogmanager) können Sie Kataloge anlegen, Lieferantendaten importieren und die Struktur und die Inhalte aller Kataloge effizient verwalten. Zudem können Sie die Qualität des Kataloginhalts überprüfen, um sicherzustellen, dass sämtliche Informationen SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 33 korrekt und aktuell sind. Sind die Inhalte des Katalogs korrekt, können Sie den Katalog anschließend veröffentlichen, damit er den Zielgruppen in verschiedenen Einkaufsprozessen zur Verfügung steht. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Kataloge werden in Ihrer Lösungskonfiguration an beiden Stellen ausgewählt. Um die erste Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Operativer Einkauf die Option Beschaffung per Self-Service ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Operativer Einkauf, und wählen Sie Beschaffung per Self-Service. Wählen Sie Katalogsuche, und beantworten Sie die Fragen bezüglich der Verwendung der Lieferantenkataloge. Um die zweite Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Allgemeine Geschäftsdaten die Option Produkte ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Produkte. Wählen Sie Kataloge, und beantworten Sie die Fragen zu den Katalogen. Standardgröße der Dateien Die Standardgröße der Dateien, die in das System hochgeladen werden können, beträgt 100 MB. Die Größenbeschränkung basiert auf dem Systemparameter icm/HTTP/max_request_size_KB. Wenn Sie größere Kataloge hochladen müssen, wenden Sie sich an den Systemadministrator, oder melden Sie in der Hilfe einen Vorfall, um den Parameter im System anzupassen. Ablauf Anlegen und Aktualisieren von Katalogen 1. Lieferantenkatalog definieren In der Sicht Kataloge des Work Centers Produktportfolio können Sie mithilfe der Schnellerfassung Neuer Lieferantenkatalog einen neuen Katalog definieren, in den Sie neue Daten hochladen können. Andernfalls können Sie mithilfe der Schnellerfassung Katalog importieren einen vorhandenen Katalog für die Aktualisierung auswählen. Sie müssen eine Katalog- und Lieferantennummer zuordnen, und Sie können vor der Veröffentlichung jederzeit einen Katalognamen zuordnen. Wenn Sie einen Katalog benennen, kann er während der Suche leichter identifiziert werden. Das System setzt den Importstatus und den Veröffentlichungsstatus auf Nicht gestartet. 2. Lieferantendaten empfangen oder eigene Datendatei erstellen Ein Lieferant stellt Produktkatalogdaten für Sie bereit. Die Daten müssen im BMEcat- oder CSV-Format vorliegen. Optional können Sie mithilfe der von SAP Business ByDesign bereitgestellten Vorlage Ihre eigenen Katalogdaten anlegen. Sobald Sie alle Katalogdaten eingegeben haben, können Sie eine CSV-Datei generieren, auf Ihrem System sichern und in einen Katalog hochladen. 34 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio 3. Katalog importieren In der Sicht Kataloge können Sie mithilfe der Schnellerfassung Katalog importieren das Hochladen der Datei starten. Die Inhalte der Datei werden zur leichteren Handhabung und für eine optimierte Leistung in Pakete aufgeteilt. Das System setzt den Importstatus auf In Bearbeitung. Die einzelnen Pakete werden an das System gesendet, wo die Inhalte gelesen und Katalogdaten (beispielsweise Kategorien und Positionen) angelegt werden. Das Hochladen ist beendet, wenn alle Pakete erfolgreich übertragen wurden. Der Importstatus wird vom System geändert in: ● Erfolgreich Die Daten wurden vollständig in den Katalog hochgeladen. ● Fehlgeschlagen Die Daten wurden nicht vollständig in den Katalog hochgeladen. In diesem Fall können Sie das Importprotokoll anzeigen, um den Fehler zu identifizieren, und Sie können Korrekturmaßnahmen ausführen, um die Datendatei erneut zu importieren. Wenn das Importprotokoll keine detaillierten Informationen enthält, können Sie in der Hilfe einen Vorfall melden. Auf Grundlage der hochgeladenen Lieferantendaten wird ein neuer Produktkatalog angelegt, oder ein vorhandener Katalog wird aktualisiert. Dabei werden die vorhandenen Inhalte vom System durch die neuen Inhalte überschrieben. Der Veröffentlichungsstatus lautet weiterhin Nicht gestartet. Das System stellt diesen Katalog nicht für die Verwendung in Bestellungen, Ausschreibungen, Einkaufswagen oder Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen zur Verfügung. Optional können Sie mithilfe der allgemeinen Aufgabe Standardwerte für Kataloge festlegen im Work Center Produktportfolio Standardwerte für Kataloge definieren. In diesem Fall sichert das System eine Standardproduktkategorie und eine Standardlieferantennummer, die verwendet wird, wenn weder eine Produktkategorie noch eine Lieferantennummer verfügbar ist. Diese Daten (Produktkategorie und Lieferantennummer) werden bei Auswahl eines Produktkatalogs vom System automatisch in die relevante Bestellung oder Ausschreibung oder in den relevanten Einkaufswagen übertragen. Handelt es sich um eine Limitposition, werden sie in einen Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg übertragen. Veröffentlichen von Katalogen 1. Katalog veröffentlichen Wenn Sie den Veröffentlichungsprozess starten, wird der Status unter Aktueller Veröffentlichungsstatus vom System auf In Bearbeitung gesetzt. Am Ende des Veröffentlichungsprozesses setzt das System den Status unter Aktueller Veröffentlichungsstatus auf Erfolgreich und zeichnet das Veröffentlichungsdatum auf. Außerdem setzt das System den Letzten Veröffentlichungsstatus. Ein benutzerdefinierter Katalog hat möglicherweise den Status Teilweise veröffentlicht, wenn ein Katalogmanager ein importiertes Produkt oder eine Produktkategorie nach einer vorherigen erfolgreichen Veröffentlichung löscht. Schlägt der Veröffentlichungsprozess fehl, ist der zuletzt veröffentlichte Katalog für die Zielgruppen im System weiterhin verfügbar. In der Übersicht Kataloge können Sie Veröffentlichungsprotokoll anzeigen wählen, um den Fehler zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zum erneuten Veröffentlichen des Katalogs auszuführen. Erfolgreich hochgeladene Kataloge können grundsätzlich veröffentlicht werden. Wenn Sie einen Katalog nicht veröffentlichen können, melden Sie in der Hilfe einen Vorfall. Vom System wird die Indizierung eines Katalogs ausgelöst. Dies ermöglicht Ihnen die Verwendung der Katalogsuche. Die Katalogsuche kann nur für indizierte Kataloge verwendet werden. 2. Katalog durchsuchen SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 35 Sobald der Veröffentlichungsprozess abgeschlossen ist, wird der Katalog vom System für die Verwendung in Bestellungen, Kontrakten, Ausschreibungen, Einkaufswagen oder in Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen (bei Limitpositionen) zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen Kataloge – Quick Guide [Seite 86] Kataloge [Seite 29] Benutzerdefinierte Kataloge [Seite 31] 3.1.4 Integrieren externer Kataloge von zertifizierten SAP-Partnern Übersicht Externe Kataloge sind mit SAP Business ByDesign verbundene Produktkataloge auf der Website eines Partners (Lieferanten). Mit externen Katalogen können Sie nach einem Produkt suchen, es auswählen, es Ihrem Einkaufswagen oder Ihrer Bestellung hinzufügen und den Auftrag bearbeiten. Mit Katalogen von zertifizierten SAP-Partnern können Sie das Arbeiten mit Katalogen starten, selbst wenn Ihre aktuellen Lieferanten nicht über OCI-kompatible Produktkataloge verfügen. Als Erstes müssen Sie entscheiden, für welche Produktkategorie Sie einen Katalog verwenden möchten. Wählen Sie dann einen SAP-Partner aus, der einen Katalog für diese Produktkategorie bereitstellt, kontaktieren Sie den Partner, und integrieren Sie den Katalog in Ihrem SAP-Business-ByDesign-System. Wenn Sie ein Unternehmen auswählen, das bislang noch keine Produkte an Sie liefert, müssen Sie Lieferantenstammdaten für dieses Unternehmen anlegen. Anschließend können Sie Ihrem Katalog den Lieferanten zuordnen. Da alle Anforderungen von Einkaufswagen mit Produkten aus einem externen Katalog auch einen Preis und einen festen Lieferanten enthalten, können Sie den Einkaufsprozess jetzt automatisieren, indem Sie die Bestellungen automatisch vom System anlegen lassen. Voraussetzungen Bei der Festlegung des Lösungsumfangs haben Sie Allgemeine Geschäftsdaten > Produkte > Kataloge ausgewählt. Anschließend haben Sie die folgenden Fragen zu Katalogen mit "Ja" beantwortet: 36 ● Verknüpfen Sie externe Material- oder Servicekataloge Ihrer Lieferanten mit dem System? ● Möchten Sie externe Kataloge von zertifizierten SAP-Partnern integrieren? © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Ablauf 1. Partner kontaktieren Nachdem Sie entschieden haben, welcher Partnerkatalog verwendet werden soll, kontaktieren Sie den Partner, um über die Liefer- und Zahlungsbedingungen zu verhandeln. Daraufhin legt der Lieferant eine Konto für Sie an, und er teilt Ihnen Ihre Kundennummer mit. Bitten Sie ihn zudem um eine Liste der in seinem Katalog verwendeten Einheitencodes. Eine Liste der verfügbaren Partner finden Sie im SAP Store. 2. Konfigurationsdaten erhalten Sie erhalten die Konfigurationsdaten vom Lieferanten. 3. Katalog konfigurieren Öffnen Sie die Aufgabe Externe Kataloge in Ihrer Fine-Tuning-Aufgabenliste. Fügen Sie einen neuen Katalog hinzu, geben Sie eine Beschreibung ein, und füllen Sie die vom Partner erhaltenen Konfigurationsdaten aus. Sichern Sie die Aufgabe, um die eingegebene Beschreibung im Einkaufswagen, in der Bestellung und in sonstigen Einkaufsbelegen anzuzeigen. Sie sollten daher einen möglichst aussagekräftigen Namen für die Beschreibung eingeben, etwa die Produktkategorie (z. B. Büromaterial) oder den Namen des Lieferanten. 4. Stammdaten anlegen Wenn der Lieferant ein neuer Partner für Ihr Unternehmen ist, müssen Sie die Stammdaten für den Lieferanten anlegen. Dazu können Sie z. B. das Work Center Lieferantenbasis oder das Work Center Geschäftspartnerpflege verwenden. Sie müssen alle erforderlichen Informationen eingeben, z. B. Adresse, Incoterms, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung. 5. Weitere Handelseinheiten freigeben Öffnen Sie die Aufgabe Mengen und Maßeinheiten in Ihrer Fine-Tuning-Aufgabenliste. Prüfen Sie, ob alle im Partnerkatalog verwendeten Einheiten bereits in Ihrem Business ByDesign-System freigegeben wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie die fehlenden Handelseinheiten aus, und geben Sie sie frei. 6. Standardwerte für Kataloge festlegen (optional) Nachdem Sie die Stammdaten des Lieferanten angelegt haben, können Sie dem Katalog den Lieferanten zuordnen, um allen Produktanforderungen, die sich auf den Katalog des Lieferanten beziehen, automatisch diesen Lieferanten zuzuweisen. Im Work Center Produktportfolio können Sie die allgemeine Aufgabe Standardwerte für Kataloge festlegen verwenden, um diesen Prozessschritt zu automatisieren. 7. Anlegen von Bestellungen automatisieren (optional) Wenn das System automatisch Bestellungen für Katalogpositionen anlegen soll, müssen Sie diesem Katalog eine Produktkategorie zuweisen (im Work Center Produktportfolio mit der allgemeinen Aufgabe Standardwerte für Kataloge festlegen). Im Work Center Bestellanforderungen und Bestellungen können Sie die allgemeine Aufgabe Automatische Belegerstellung definieren verwenden, um diesen Prozessschritt für SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 37 die definierte Produktkategorie zu automatisieren. Bestellungen werden dann automatisch angelegt und an den Lieferanten versandt. 8. Einkaufen In der schrittweisen Erfassung Einkaufen wird nun der Partnerkatalog in der Katalogliste angezeigt. Weitere Informationen Kataloge [Seite 29] Automatisierung des Lieferantenbeziehungsmanagements [Seite 16] Automatisch angelegte Bestellungen Einkaufswagenbearbeitung Technische Informationen für Kataloganbieter [Seite 38] 3.1.5 Technische Informationen für Kataloganbieter Übersicht Die offene Katalogschnittstelle wurde von SAP als Standard definiert, um externe Produktkataloge in die SRMAnwendung (Lieferantenbeziehungsmanagement) einzubinden. Dieses Dokument beschreibt die Architektur und Struktur der offenen Katalogschnittstelle (Open Catalog Interface, OCI) für SAP Business ByDesign. Kataloghersteller erhalten hier alle erforderlichen Informationen über die Unterstützung des OCI-Standards. Dieser Standard wurde ursprünglich für klassische SAP-SRM-Produkte entwickelt. SAP Business ByDesign unterstützt diesen Standard auf Basis der OCI-Version 4.0 mit geringfügigen Anpassungen. Kataloge, die dem OCIStandard entsprechen, können dadurch in SAP Business ByDesign integriert werden. Benutzer können den Katalog über ihr System starten, durchsuchen, Positionen zusammenstellen und ausgewählte Positionen in ihr System übernehmen. Dies kann zum Beispiel für Einkaufswagen in Mitarbeiter-Self-Service-Szenarios hilfreich sein. Der OCI-Standard verwendet HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Daten werden mithilfe von HTML-Formularen und der Methode HTTP POST übertragen. Navigation zum Katalog Um die Navigation zu und den Aufruf von Produktkatalogen zu ermöglichen, müssen die zugehörigen URLs (Uniform Resource Locator) bei der betriebswirtschaftlichen Konfiguration konfiguriert werden. Außerdem können zusätzlich feste Parameter (zum Beispiel Anmeldeparameter) konfiguriert werden. Wenn ein Benutzer einen OCI-Katalog öffnen möchte, wird die konfigurierte URL aufgerufen. Feste Parameter sowie einige dynamische und Standardparameter (siehe die Abschnitte Feste Parameter und Zusätzliche Funktionen im Produktkatalog) werden mit HTTP POST übertragen. Aus Sicherheitsgründen wird HTTP GET nicht unterstützt. Die gesamte Kommunikation zwischen SAP Business ByDesign und dem Katalog erfolgt über HTTP POST. Als Kataloganbieter sollten Sie in jedem Fall HTTPS anstelle von HTTP verwenden, um potenzielle Listener auszuschließen. Ansonsten werden alle Parameter (siehe nächsten Abschnitt) unverschlüsselt übertragen, wenn der Katalog geöffnet wird. Darüber hinaus werden Kataloganbieter angehalten, die IP-Filterung zu verwenden, um sicherzustellen, dass die Anforderungen von registrierten Kunden und/oder von einem Kunden stammen, dessen gesendete Parameter (zum Beispiel Legitimationsdaten) übereinstimmen. 38 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Im Folgenden wird ein Beispiel für den Start eines Katalogs aufgeführt (Details werden in den nächsten Abschnitten beschrieben): <html> <body> <form name="RedirectForm" action="*CATALOG_URL*" method="POST"> <input type="hidden" name="HOOK_URL" value="*HOOK_URL*"> <input type="hidden" name="*CATALOG_PARAMETER_1*" value="*CATALOG_VALUE_1*"> <input type="hidden" name="OCI_VERSION" value="4.0"> <input type="hidden" name="OPI_VERSION" value="1.0"> <input type="hidden" name="returntarget" value="_top"> </form> <script language="javascript"> document.RedirectForm.submit(); </script> </body> </html> Feste Parameter Der Kataloganbieter kann feste Name-Wert-Paare als Katalogparameter dokumentieren (um zum Beispiel einen bestimmten SAP-Business-ByDesign-Kunden zu identifizieren, Anmeldeinformationen bereitzustellen oder die Katalogsprache festzulegen). Diese Parameter sind nicht benutzerabhängig. Rücksprung-URL Die Rücksprung-URL wird benötigt, um die Katalogdaten mithilfe des Benutzerbrowsers nach SAP Business ByDesign zu übertragen. Die Rücksprung-URL ist ein dynamischer Parameter, der an den Katalog übergeben wird. Sie wird auch als Parameter mit dem Parameternamen HOOK_URL übergeben. Die Rücksprung-URL enthält in der Regel andere Parameter und darf nicht geändert werden. Zusätzliche Funktionen im Produktkatalog SAP Business ByDesign unterstützt die Bereitstellung zusätzlicher Funktionen durch Kataloge. Zum Auslösen dieser Funktionen werden beim Öffnen des Katalogs zusätzliche Parameter übergeben. Darüber hinaus können Sie im System separate URLs für diese zusätzlichen Funktionen konfigurieren. Prüfung von Produkten Nachdem eine Position aus einem Katalog einem Einkaufsbeleg hinzugefügt wurde, könnte sich beispielsweise der Produktpreis in der Zwischenzeit geändert haben. Diese Preisänderung würde normalerweise beim Anlegen eines neuen Belegs mit Bezug auf diesen Einkaufsbeleg nicht berücksichtigt werden. Die Prüfungsfunktion ermöglicht jedoch, Produktinformationen im Katalog auf mögliche Änderungen zu überprüfen und diese in neu angelegten Belegen zu berücksichtigen. Zum Auslösen dieser Funktion werden die folgenden Parameter an den Produktkatalog übergeben, wenn dieser geöffnet wird: Name Wert FUNCTION VALIDATE SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 39 PRODUCTID Datenbankschlüssel für das Produkt im Katalog QUANTITY Aktuelle Menge Kataloganbieter werden dringend angehalten, diese Funktionalität zur Verfügung zu stellen, da sie für zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen verwendet werden können. Der Parameter QUANTITY wird übergeben, damit der Katalog gegebenenfalls den richtigen Preis aus einer Preisstaffel ermitteln kann. Die Antwort des Katalogs muss eine HTML-Seite sein, die ein Formular mit den Produktdaten im OCI-Format enthält. Die Rücksprung-URL wird wie bei einem regulären Katalogzugriff ebenfalls an den Katalog übergeben. In SAP Business ByDesign wird das Katalogergebnis jedoch automatisch ausgewertet und nicht in einem Browser angezeigt. Deshalb kann die Rücksprung-URL ein ungültiges Format haben, und das Feld ACTION des HTML-Formulars in der Katalogantwort kann leer sein. Für diese Funktion gilt die Voraussetzung, dass das Feld NEW_ITEM-EXT_PRODUCT_ID [n] beim ersten Übertragen des Produkts aus dem Produktkatalog in das SAP-Business-ByDesign-System den entsprechenden Produktschlüssel der Katalogdatenbank enthält. Hintergrundsuche Der OCI-Standard unterstützt eine katalogübergreifende Suche. Dies bedeutet, dass Benutzer alle Kataloge gleichzeitig (anstatt jeden Katalog separat) nach einem Produkt durchsuchen können. Der Benutzer gibt den Suchbegriff einmal in das System ein. Der Begriff wird dann an alle Kataloge übermittelt, die diese Funktion unterstützen. Die Suchergebnisse aus allen Katalogen werden aufgelistet. Anhand dieser Liste kann der Benutzer einzelne Produkte auswählen. Zum Auslösen dieser Funktion werden die folgenden Parameter an den Produktkatalog übergeben, wenn dieser geöffnet wird: Name Wert FUNCTION BACKGROUND_SEARCH SEARCHSTRING Suchbegriff Die Antwort des Produktkatalogs muss eine HTML-Seite mit einem Formular sein, das die Suchergebnisse im OCIFormat enthält. Alle Suchergebnisse müssen in dieser Seite enthalten sein, da sie automatisch ausgewertet und nicht direkt angezeigt wird. Anders als bei der Produktprüfung wird keine Rücksprung-URL bereitgestellt. Deshalb kann das Feld ACTION des HTML-Formulars leer sein. Übersicht über die Aufrufparameter Beim Aufruf des Katalogs werden folgende Parameter übergeben. Die Übertragungsmethode ist entweder HTTP GET oder POST. Die Parameter umfassen feste Parameter des Kataloganbieters, dynamische Parameter (zusätzliche Funktionen und Rücksprung-URL) und Standardparameter: Beschreibung Name des Parameters Inhalt oder Beispiel Feste Parameter des Kataloganbieters Vom Kataloganbieter festgelegt Siehe Abschnitt Feste Parameter Parameter zum Auslösen zusätzlicher Funktionen Siehe Abschnitt Zusätzliche Funktionen im Produktkatalog Siehe Abschnitt Zusätzliche Funktionen im Produktkatalog Rücksprung-URL HOOK_URL URL mit Parametern in der Zeichenfolge der Abfrage 40 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio OCI-Schnittstellenversion OCI_VERSION Beispiel: 4.0 OPI-Schnittstellenversion OPI_VERSION Beispiel: 1.0 Ziel (HTML-Ziel) für die Rückkehr zu SAP Business returntarget ByDesign Beispiel: _top Erforderliche Informationen für die Konfiguration durch Business-ByDesign-Benutzer Um einen externen Produktkatalog in das System zu integrieren, benötigen SAP-Business-ByDesign-Benutzer folgende Informationen von dem Kataloganbieter: ● Katalog-URL ● Liste der festen Parameter (optional) ● Methode für den Katalogaufruf (HTTP POST / HTTP GET) ● Unterstützte zusätzliche Funktionen (Prüfung, Hintergrundsuche) und die entsprechenden URLs, sofern diese von der Katalog-URL abweichen Rückgabe aus dem Katalog Die ausgewählten Produktdaten werden mithilfe eines HTML-Formulars an das SAP-Business-ByDesign-System übertragen. Dieses Formular ist Bestandteil einer HTML-Seite, die vom Katalog angelegt werden muss. Die Seite (die letzte vom Katalog angezeigte Seite) wird an den Browser des Benutzers gesendet. Der Benutzer kann das Formular an SAP Business ByDesign übermitteln, damit die Formulardaten im System übernommen werden. Zur Übertragung der Daten aus dem Katalog mithilfe des Benutzerbrowsers muss die Rücksprung-URL in das ACTIONAttribut des vom Katalog angelegten HTML-Formulars eingefügt werden. Die zu übertragenden Daten werden in die Eingabefelder des Formulars transportiert. Die Feldnamen müssen der im folgenden aufgeführten Syntax entsprechen. Das TYPE-Attribut der Eingabefelder muss TEXT oder HIDDEN sein. Als HTTP-Methode wird generell POST empfohlen, weil GET zu browserabhängigen Längenbeschränkungen führen kann. Damit die Übertragung von Sonderzeichen (zum Beispiel chinesische Schriftzeichen, französische Buchstaben mit Akzenten oder deutsche Umlaute) unterstützt wird, müssen die Formularfelder mit UTF-8 kodiert sein. Felder und Feldprüfungen Feldname Länge Beschreibung NEW_ITEM-DESCRIPTION[n] 40 Beschreibung der Position NEW_ITEM-MATNR[n] 40 Produktnummer der Position in SAP Business ByDesign NEW_ITEM-QUANTITY[n] 15 Produktmenge (1) NEW_ITEM-UNIT[n] 3 Mengeneinheit der Positionsmenge (3) NEW_ITEM-PRICE[n] 15 Preis einer Position pro Preiseinheit (1) NEW_ITEM-CURRENCY[n] 5 Positionswährung (3) NEW_ITEM-PRICEUNIT[n] 5 Preiseinheit der Position (falls leer, wird 1 verwendet) (2) NEW_ITEM-LEADTIME[n] 5 Lieferzeit der Position in Tagen (2) NEW_ITEM-LONGTEXT_n:132[] unbegrenzt Langtext für die Position (4) NEW_ITEM-VENDOR[n] 10 Lieferantennummer in SAP Business ByDesign NEW_ITEM-VENDORMAT[n] 40 Lieferantenteilenummer des Produkts NEW_ITEM-MATGROUP[n] 10 Produktkategorienummer in SAP Business ByDesign NEW_ITEM-SERVICE[n] 1 Kennzeichen: Position ist ein Service (5) SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 41 NEW_ITEM-CONTRACT[n] 10 Kontraktnummer in SAP Business ByDesign, auf die sich die Position bezieht NEW_ITEM-CONTRACT_ITEM[n] 5 Positionsnummer im Kontrakt in SAP Business ByDesign NEW_ITEM-EXT_PRODUCT_ID[n] 40 Eindeutiger Datenbankschlüssel für diese Position im Katalog NEW_ITEM-ATTACHMENT[n] 255 URL der Anlage (Anlage muss unter dieser URL zum Herunterladen verfügbar sein) NEW_ITEMATTACHMENT_TITLE[n] 255 Titel der Anlage (falls leer, wird der Dateiname der oben genannten URL verwendet) NEW_ITEM-EXT_SCHEMA_TYPE 10 Name des Schemas, mit dem die Position in das SAP-BusinessByDesign-System importiert wurde NEW_ITEM-EXT_CATEGORY_ID 60 Eindeutiger Schlüssel für eine externe Kategorie aus dem oben genannten Schema (unabhängig von der Version des Schemas) Die Nummern in der obigen Tabelle dürfen nicht gemischt oder für andere Zwecke verwendet werden. Insbesondere darf das Feld NEW_ITEM-MATGROUP nur ausgefüllt werden, wenn dem Katalog die Produktkategorienummer im SAP-Business-ByDesign-System bekannt ist. (1) 11 Stellen sind vor und 3 Stellen sind nach dem Dezimalzeichen zulässig. Verwenden Sie keine Punkte als Tausendertrennzeichen. (2) als ganze Zahl (3) Dies muss ein gültiger ISO-Code sein, der in SAP Business ByDesign verwendet wird. (4) Das Feld NEW_ITEM-LONGTEXT_n:132[] ist eine Ausnahme hinsichtlich der Syntax von Index n. Die Feldlänge ist unbegrenzt. (5) X für wahr und leer für falsch Pflichtfelder und optionale Felder Folgende Felder sind stets Pflichtfelder: ● Entweder muss NEW_ITEM-DESCRIPTION[n] oder NEW_ITEM-MATNR[n] ausgefüllt werden. ● NEW_ITEM-QUANTITY[n] Folgende Felder sind unter bestimmten Bedingungen Pflichtfelder: ● NEW_ITEM-UNIT[n], wenn NEW_ITEM-MATNR[n] nicht ausgefüllt ist ● NEW_ITEM-CURRENCY[n], wenn NEW_ITEM-PRICE[n] nicht ausgefüllt ist ● NEW_ITEM-EXT_SCHEMA_TYPE[n], wenn NEW_ITEM-EXT_CATEGORY_ID[n] verwendet wird ● NEW_ITEM-CONTRACT[n], wenn NEW_ITEM-CONTRACT_ITEM[n] verwendet wurde Alle anderen Felder sind optional. Produktnummern Folgende Felder in der Schnittstelle beschreiben Produktnummern: ● NEW_ITEM-MATNR[n]: Die Produktnummer im SAP-Business-ByDesign-System ● NEW_ITEM-VENDORMAT[n]: Die Produktnummer des Lieferanten ● NEW_ITEM-EXT_PRODUCT_ID[n]: Die Nummer, mit der das Produkt im Katalog eindeutig identifiziert wird Diese Produktnummern dürfen nicht gemischt oder für andere Zwecke verwendet werden. Insbesondere darf das Feld NEW_ITEM-MATNR[n] nur ausgefüllt werden, wenn dem Katalog die Produktnummer im SAP-Business-ByDesign-System bekannt ist. 42 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Konfigurierbare Produkte Einige Produkte (zum Beispiel PCs) können im Katalog konfiguriert werden. Die Konfigurationsinformationen sind jedoch kein Bestandteil der offenen Katalogschnittstelle, da die Struktur dieser Informationen je nach Anbieter sehr unterschiedlich sein kann. Das Feld NEW_ITEM-LONGTEXT_n:132[] kann verwendet werden, um die Konfigurationsinformationen als Text zu übertragen. Der Inhalt des Felds wird im Bestelltext des Einkaufswagens und der nachfolgenden Bestellung als Anmerkung für Lieferanten angezeigt. Damit sind die Konfigurationsinformationen im System verfügbar. Nicht in Business ByDesign verwendete OCI-Parameter Einige Felder des OCI-Standards werden in SAP-Business-ByDesign-Systemen nicht verwendet: ● NEW_ITEM-QUOTE_ID und NEW_ITEM-QUOTE_ITEM ● NEW_ITEM-ATTACHMENT_PURPOSE ● NEW_ITEM-EXT_CATEGORY ● NEW_ITEM-SLD_SYS_NAME ● NEW_ITEM-CUST_FIELD1 bis NEW_ITEM-CUST_FIELD5 ● NEW_ITEM-MANUFACTCODE ● NEW_ITEM-MANUFACTMAT Beispiel Das folgende HTML-Formular ist ein Beispiel dafür, wie Daten gemäß dem OCI-Standard an ein SAPBusiness-ByDesign-System übermittelt werden. <html> <body> <form action="*HOOK_URL*" method="post" target="_top" name="test" acceptcharset="utf-8"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-DESCRIPTION[1]" value="text1"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-QUANTITY[1]" value="1"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-UNIT[1]" value="EA"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-LEADTIME[1]" value="1"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-PRICE[1]" value="11.11"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-PRICEUNIT[1]" value="1"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-CURRENCY[1]" value="EUR"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-EXT_PRODUCT_ID[1]" value="ID1"> <input type="hidden" name="NEW_ITEM-LONGTEXT_1:132[]" value="Text2"> <input type="submit" value="Submit"> </form> </body> </html> In diesem Beispiel ist der Wert für *HOOK_URL* die Rücksprung-URL, die beim Öffnen an den Katalog übergeben wurde. Sie kann selbst Parameter enthalten und darf nicht geändert werden. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 43 Behandlung des Browserfensters Der Katalog wird in einem separaten Browserfenster angezeigt. Das Fenster wird vom SAP-Business-ByDesignSystem geöffnet und wieder geschlossen. Die HTTP-Antwort des SAP-Business-ByDesign-Systems auf die letzte HTTP-Anforderung aus dem Katalog mit den OCI-Daten geht davon aus, dass der JavaScript reference window.opener auf das Browserfenster der SAP-Business-ByDesign-Anwendung zeigt, aus der der Katalog ursprünglich aufgerufen wurde. Die Kataloganwendung darf weder den Namen des ursprünglichen Fensterobjekts ändern noch das Katalogfenster schließen. Dies würde die Referenz zwischen dem SAP-Business-ByDesign-Fenster und dem Katalogfenster zerstören. Wenn der Katalog im Verlauf des Suchprozesses weitere Fenster öffnet, muss er diese schließen, bevor die Daten an SAP Business ByDesign übertragen werden. Weitere Informationen Externe Kataloge konfigurieren 3.2 Sicht Produkte 3.2.1 Services (Produktportfolio) – Quick Guide Sie müssen über alle Services, die Ihr Unternehmen anbietet, umfassend informiert sein. Die Sicht Services bietet Ihnen daher einen zentralen Einstiegspunkt, von dem aus Sie alle Services in Ihrem System anzeigen, neue Services anlegen und relevante servicebezogende Informationen bearbeiten können. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Zuordnen eines Status zu einem Service Ein Service kann an verschiedensten Geschäftsprozessen beteiligt sein. Aus diesem Grund ist ein Service in Abschnitte für den Einkauf, den Verkauf und die Bewertung unterteilt. Jeder Abschnitt enthält sowohl für den Geschäftsprozess spezifische Details als auch einen oder mehrere Status, die die Vollständigkeit oder Bereitschaft des Service für den Prozess anzeigen. Daher ist es beim Anlegen eines neuen Service wichtig, die richtigen Status zu übernehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass die relevanten Prozesse zugeordnet werden und die Daten in diesen Bereichen stets auf dem neuesten Stand sind. Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Service. Kostenstellenrechnung Die Kostenstellenrechnung enthält Funktionen für die Verwaltung und Verrechnung von Gemeinkosten. Beispiele für Kosten, die in der Regel als Gemeinkosten klassifiziert werden, sind Hilfs- und Betriebsstoffe, Löhne und Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge und Abschreibungen. Im Gegensatz zu Einzelkosten können Gemeinkosten nicht direkt auf einen Kostenträger zurückgeführt werden, sondern müssen zunächst auf den Kostenstellen erfasst werden, die die Services angefordert haben. Am Ende der einzelnen Perioden können Sie die kumulierten Gemeinkosten den Kostenstellen mithilfe der Funktionen Gemeinkostenumlage und Gemeinkostenzuschläge gutschreiben und sie auf die Kostenträger umlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Kostenstellenrechnung. 44 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Interne Leistungsverrechnung auf Kostenträger Wenn Produkte hergestellt und an Kunden geliefert werden, fallen in Kostenstellen Kosten für die zum Durchführen der Arbeit erforderlichen Services und Ressourcen an. Ressourcen sind Produktionsfaktoren wie Personal, Equipment oder Fahrzeuge, während die von Ressourcen ausgeführten Tätigkeiten als Services bezeichnet werden. Produktionsarbeiter geben die Verbrauchsmenge für Services und Ressourcen per Leistungsrückmeldung in das System ein. Aufgrund der Rückmeldungen ordnen Kostenstellen den Kundenaufträgen, Serviceaufträgen, Projekten oder Produktionslosen, aus denen die Arbeit angefordert wurde, Einzelkosten zu. Die interne Leistungsverrechnung basiert auf den Kostensätzen für Ressourcen und Services, die in den Sichten Ressourcenkostensätze und Servicekostensätze des Work Centers Kosten und Erlöse festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Interne Leistungsverrechnung auf Kostenträger. Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement Die Preisfindung basiert auf Preisstammdaten wie Preis- und Rabattlisten, die zur automatischen Berechnung von Preisen in allen Geschäftsbelegen für Verkaufs- und Serviceprozesse verwendet werden. Mit einem vordefinierten Preisfindungsverfahren wird der Bruttobetrag bestimmt, den der Kunde für bestimmte Waren oder Services bezahlen muss, die an einem bestimmten Tag an einem bestimmten Ort geliefert werden sollen. Das Preisfindungsverfahren setzt sich aus Preisbestandteilen wie Listenpreis, Rabatten, Zuschlägen, Frachtkosten, Steuern und anderen Kosten zusammen. Für die Berechnung des Gesamtbetrags ist auch die Reihenfolge dieser Preisbestandteile wichtig. Weitere Informationen finden Sie unter Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 18]. Steuerfindung Unternehmen sind in der Regel gesetzlich dazu verpflichtet, Steuern für Produkte, die sie kaufen oder verkaufen, zu berechnen und diese Steuern von ihren Kunden zu erheben. Nachdem die Produkte bereitgestellt worden sind, müssen die Steuern gemeldet und bei den zuständigen Finanzbehörden erbracht werden. Das System unterstützt Sie durch die Bereitstellung einer weitestgehend automatischen Steuerberechnung für folgende Steuerarten: Umsatzsteuer, Umsatz- und Verbrauchsteuer, Quellensteuer. Außerdem stellt das System ein Werkzeug für das Berichtswesen zur Verfügung, mit dem Sie die erforderlichen Steuermeldungen effizient verwalten können. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerfindung [Seite 59]. Aufgaben Service anlegen 1. Wählen Sie die Untersicht Services in der Sicht Services des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie Neu 3. Geben Sie die Servicenummer ein. und dann Service, um die Schnellerfassung Neuer Service zu öffnen. Wenn für Services interne Nummernkreise konfiguriert wurden, können Sie Servicenummern nicht manuell eingeben. Das System ordnet automatisch die nächste verfügbare Nummer zu, wenn Sie den Service sichern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Nummernkreise. 4. Geben Sie die Servicebeschreibung ein. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 45 Informationen bezüglich Beschreibungen in anderen Sprachen finden Sie nachfolgend unter Servicebeschreibungen in anderen Sprachen hinzufügen. 5. Wählen Sie die Produktkategorie, der Sie den neuen Service hinzufügen möchten. 6. Geben Sie im Feld Basis-ME die Standardmengeneinheit für den Service ein. Diese wird für den Einkauf, den Verkauf und die Bewertung verwendet, sofern für diese Prozesse keine abweichenden Mengeneinheiten manuell ausgewählt werden. Die Basis-ME sollte die kleinste Mengeneinheit für den Service sein. Achten Sie daher bei der Auswahl abweichender Mengeneinheiten für beliebige Prozesse darauf, dass diese niemals kleiner als die Basis-ME sind. 7. Optional: Geben Sie erweiterte allgemeine Details für den Service ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen . b. Um anzugeben, dass der Service als Spesen behandelt wird, markieren Sie das Ankreuzfeld Spesenkennzeichen. Das Ankreuzfeld wird ausgegraut dargestellt, sobald Sie den Service sichern. c. 8. Wählen Sie zum Hinzufügen, Löschen oder Ersetzen eines Produktbilds für einen Service Bild anschließend die entsprechende Option. und Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. Einkaufsdetails zu einem Service zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 65]. Verkaufsdetails zu einem Service zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 66]. Bewertungsdetails zu einem Service zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 68]. Mengenumrechnungen zu einem Service hinzufügen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 69]. Servicebeschreibungen in anderen Sprachen hinzufügen 1. Wählen Sie die Untersicht Services in der Sicht Services des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie den Service aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Service zu öffnen. Das Feld Servicebeschreibung zeigt die Beschreibung des Service in Ihrer Anmeldesprache. 3. Wählen Sie Alles anzeigen . 4. Wählen Sie oben auf der Registerkarte Allgemein die Option Andere Sprachen . 5. Um eine Beschreibung des Service in einer anderen Sprache hinzuzufügen, wählen Sie Zeile hinzufügen . Wenn Sie für eine Sprache keine Servicebeschreibung angeben, wird auf Geschäftsbelegen in dieser Sprache keine Beschreibung angezeigt. 6. Wählen Sie in der neuen Zeile eine Sprache, und geben Sie die Servicebeschreibung ein. 7. Geben Sie im Bereich Details zusätzliche Informationen über den Service ein, und wählen Sie Sichern . 46 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Services nach Microsoft Excel exportieren Sie können Services nach Microsoft Excel exportieren. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 70]. 3.2.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 3.2.2.1 Zuordnen eines Status zu einem Material Übersicht Ein Material kann an verschiedensten Geschäftsprozessen beteiligt sein. Ein Nagel kann z. B. ein Einsatzprodukt sein, das zum Herstellen eines anderen Produkts verwendet wird oder als Endprodukt selbst verkauft wird. Aus diesem Grund ist ein Material in Abschnitte für Einkauf, Logistik, Beschaffungsplanung, Verfügbarkeitsprüfung, Verkauf und Bewertung unterteilt. Jeder Abschnitt enthält sowohl für den Geschäftsprozess spezifische Details als auch einen oder mehrere Status, die die Vollständigkeit oder Bereitschaft des Materials für den Prozess anzeigen. Daher ist es beim Anlegen eines neuen Materials wichtig, die richtigen Status zu übernehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass die relevanten Prozesse zugeordnet werden und die Daten in diesen Bereichen stets auf dem neuesten Stand sind. Funktionsumfang Statusänderungen Der erste Status eines Prozesses lautet immer "Initial". Anschließend können Sie die folgenden Statusänderungen vornehmen, bevor das Material gesichert wird: ● "Initial" in "In Vorbereitung" oder "In Vorbereitung" in "Initial" ● "In Vorbereitung" in "Aktiv" ● "Aktiv" in "Gesperrt" oder "Gesperrt" in "Aktiv" ● "Aktiv" in "Initial" Nachdem ein Material gesichert wurde, können Sie die folgenden Statusänderungen vornehmen: ● "Initial" in "In Vorbereitung" oder "In Vorbereitung" in "Initial" ● "In Vorbereitung" in "Aktiv" ● "Aktiv" in "Gesperrt" oder "Gesperrt" in "Aktiv" Das Ändern eines Status von "Aktiv" in "Gesperrt" ist nur bei Einkäufen und Verkäufen möglich. Gesamtstatus Wenn ein Prozess über mehrere Status verfügt, wird immer der Status mit der höchsten Priorität als Gesamtstatus für den Prozess verwendet. Die Hierarchie für die Statuspriorität lautet wie folgt: Aktiv, Gesperrt, In Vorbereitung oder Initial. Wenn z. B. ein Status "Aktiv" lautet und mehrere Status "In Vorbereitung" lauten, wird der Gesamtstatus "Aktiv" verwendet. Die Logistik- und Einkaufsprozesse verfügen jeweils nur über einen einzelnen Status, alle anderen Prozesse können jedoch über mehrere Status verfügen. Einkauf und Verkauf sind die einzigen beiden Prozesse mit dem Status "Gesperrt". Folgende Status von Prozessen stehen zur Auswahl: SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 47 Status von Prozessen Gesamtstatus Ampel Statuskombination gültig für Initial Initial Grau Einkauf, Logistik, Planung, Verfügbarkeitsprüfung, Verkauf und Bewertung In Vorbereitung In Vorbereitung Gelb Einkauf, Logistik, Planung, Verfügbarkeitsprüfung, Verkauf und Bewertung Gesperrt Gesperrt Rot Einkauf und Verkauf Aktiv Aktiv Grün Einkauf, Logistik, Planung, Verfügbarkeitsprüfung, Verkauf und Bewertung "Initial" und "In Vorbereitung" In Vorbereitung Gelb Planung, Verfügbarkeitsprüfung, Verkauf und Bewertung "Initial" und "Gesperrt" Gesperrt Rot Verkauf "Initial", "In Vorbereitung" und "Gesperrt" Gesperrt Rot Verkauf "Initial", "In Vorbereitung" und "Aktiv" Aktiv Grün Planung, Verfügbarkeitsprüfung, Verkauf und Bewertung "Initial", "In Vorbereitung", "Gesperrt" und "Aktiv" Aktiv Grün Verkauf "In Vorbereitung" und "Gesperrt" Gesperrt Rot Verkauf "In Vorbereitung" und "Aktiv" Aktiv Grün Planung, Verfügbarkeitsprüfung, Verkauf und Bewertung "In Vorbereitung", "Gesperrt" und "Aktiv" Aktiv Grün Verkauf "Gesperrt" und "Aktiv" Aktiv Grün Verkauf 3.2.2.2 Ändern der Typen des identifizierten Bestands Sie können den Typ des identifizierten Bestands eines Produkts unabhängig von dem Prozess ändern, in dem Sie das Produkt verwenden. Es kann ein neuer Typ des identifizierten Bestands angegeben, der Typ kann vollständig entfernt oder es kann zu einem anderen Typ gewechselt werden. Sie können den Typ des identifizierten Bestands für ein Produkt auch dann ändern, wenn das Produkt bereits für die Logistik aktiviert wurde. Diese Flexibilität ist nötig, wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands für ein Produkt ändern müssen, das bereits in einem Prozess verwendet wird. Das Ändern des Typs des identifizierten Bestands kann jedoch Konsequenzen und Folgeaktionen nach sich ziehen, dies hängt vom Status des Prozesses ab, in dem Sie das betreffende Produkt verwenden. Diese Konsequenzen sollten Sie kennen, bevor Sie die Änderung des Typs des identifizierten Bestands vornehmen. Es ist empfehlenswert, vor dem Starten eines Prozesses für ein Produkt die Festlegung des Produkts mit dem richtigen Typ für den identifizierten Bestand abzuschließen. Sie können den Typ des identifizierten Bestands im Work Center Produktdaten auf der Registerkarte Allgemein der Detailerfassung Material ändern. Um auf die Registerkarte Allgemein zuzugreifen, müssen Sie auf Alle anzeigen klicken. In der Registerkarte Logistik können Sie auch prüfen, ob das Produkt aktiviert ist. Gesichtspunkte beim Ändern der Typen des identifizierten Bestands Wenn Sie ein neues Produkt haben, das in keinem Prozess verwendet wird und für das kein Bestand gebucht wurde, hat das Ändern des Typs des identifizierten Bestands keinerlei Konsequenzen. Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, bietet Ihnen das System einen maximalen Grad an Flexibilität beim Beenden aller Prozesse, an denen das betreffende Produkt beteiligt ist. Als allgemeine Regel muss der Bestand 48 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio für das betreffende Produkt mit dem neuen Typ des identifizierten Bestands angepasst werden. Details und Ausnahmen werden in den folgenden Abschnitten erläutert. Verwenden vorhandener Nummern des identifizierten Bestands in Stammdaten Sie können von einem Typ des identifizierten Bestands zu einem anderen wechseln, auch wenn bereits Nummern des identifizierten Bestands für ein bestimmtes Produkt vorliegen. Sie können neue Nummern des identifizierten Bestands verwenden, die den neuen Typ des identifizierten Bestands für das Produkt enthalten. Sie können die Nummern des alten Typs verwenden, auch wenn diese den alten Typ des identifizierten Bestands enthalten. Sie können den Typ des identifizierten Bestands der alten Nummern nicht ändern. Wenn die alten Nummern nicht verwendet werden sollen, müssen Sie Bestand von der alten Nummer des identifizierten Bestands mit der allgemeinen Aufgabe Bestandsänderung im Work Center Interne Logistik auf die neue Nummer buchen. Sie können auch den Status der alten Nummern in Gesperrt oder Veraltet ändern. Beispiel: Für das Produkt PRO_1 ist als Typ des identifizierten Bestands "Charge" festgelegt. Sie legen im Work Center Stammdaten Planung und Produktion bzw. Lager- und Logistikstammdaten in der Sicht Identifizierter Bestand den identifizierten Bestand "ID B001" an. Anschließend ändern Sie den Typ des identifizierten Bestands in "Los". Die nächste Nummer, die Sie für den identifizierten Bestand des Produkts anlegen, lautet "L001". Obwohl das Produkt nun den Typ "Los" hat, können Sie "ID B001" weiterhin im System verwenden. "ID B001" weist weiterhin den ursprünglichen Typ des identifizierten Bestands auf. In diesem Fall überprüft das System lediglich, ob das Produkt als identifizierter Bestand festgelegt ist. Ist dies der Fall, müssen Sie beim Buchen von Bestandsänderungen eine Nummer des identifizierten Bestands eingeben. Vorhandener Bestand wird nicht in einem Prozess verwendet Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands eines Produkts ändern, für das Sie Bestand in einem Lagerbereich gelagert haben, können Sie den Bestand erst verwenden, nachdem dieser unter dem neuen Typ gebucht wurde. Dies ist in der allgemeinen Aufgabe Bestandsänderung im Work Center Interne Logistik möglich. Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, gelten folgende Bedingungen: ● Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands in der Detailerfassung für Materialien vollständig aus einem Produkt entfernen, müssen Sie eine Bestandsänderung buchen, bei der das Feld Nummer des identifizierten Bestands ändern leer bleibt. ● Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands zum ersten Mal für ein Produkt festlegen (für das bisher kein identifizierter Bestand angegeben war), müssen Sie zuerst die entsprechende Nummer des identifizierten Bestands in der Sicht Identifizierter Bestand im Work Center Stammdaten Planung und Produktion oder Lagerund Logistikstammdaten anlegen. Anschließend ändern Sie die Bestandsdetails in der allgemeinen Aufgabe Bestandsänderung im Work Center Interne Logistik. Im Feld Nummer des identifizierten Bestands ändern müssen Sie die Nummer des identifizierten Bestands für den neuen Typ des identifizierten Bestands eingeben. Dieser Schritt ist optional, wenn es sich bei dem neuen Typ des identifizierten Bestands um spezifizierter Bestand optional handelt, und obligatorisch für alle anderen Typen von identifiziertem Bestand. ● Wenn Sie bereits einen Typ für den identifizierten Bestand angegeben haben, und diesen Typ nun ändern möchten, müssen Sie lediglich eine Bestandsänderung buchen, wenn Sie die alten Nummern des identifizierten Bestands nicht mit dem Produkt verwenden möchten. Änderungen des Typs des identifizierten Bestands in einem Kundeneinzelfertigungsprozess Einführung Unter einer Produktspezifikationsnummer können Sie die besonderen Anforderungen Ihres Kunden bei der Bestellung eines Produkts als Kundeneinzelfertigung erfassen. Das System verwendet diese Eigenschaften und Beschreibungen zusätzlich zur Standardproduktnummer, um Ihrem Kunden die genaue Beschreibung dessen, was er benötigt, zur Verfügung zu stellen. Beispiel: Ein Fenster ist in Ihrem System ein Standardprodukt. Ihr Kunde benötigt jedoch ein Fenster aus Holz mit den Abmessungen 100 cm x 50 cm mit einer speziellen Fensterscheibe. Wenn Sie dies im System eingeben, können SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 49 Sie das Standardprodukt im Kundenauftrag eingeben (Fenster) und eine Produktspezifikation anlegen, die die detaillierten Eigenschaften des vom Kunden benötigten Fensters enthält. Die Produktspezifikationsnummer und -eigenschaften folgen dem Produkt durch den Prozess der Fremdbeschaffung bzw. der internen Produktion. Dies ermöglicht Ihnen, Produkte mit bestimmten Anforderungen für Ihren Kunden zu bestellen, zu fertigen, zu kommissionieren und zu versenden. Wenn Sie beispielsweise Wareneingänge aus der Produktion oder von einem Lieferanten (Eingang) buchen, verwendet das System eine Produktspezifikationsnummer in Kombination mit einer Nummer für identifizierten Bestand, um Produkte, die den spezifischen Anforderungen des Kunden entsprechen, zu separieren. Wenn Sie Produkte von anderen trennen möchten, müssen Sie auf diese Weise vorgehen. Obligatorischer und optionaler spezifizierter Bestand Wenn Sie mit Produktspezifikationen arbeiten, müssen Sie entweder den Typ "Spezifizierter Bestand optional" oder den Typ "Spezifizierter Bestand obligatorisch" verwenden. Sie sollten "Spezifizierter Bestand optional" verwenden, wenn Sie ein Produkt sowohl mit als auch ohne Produktspezifikation in Ihrem Prozess verwenden möchten. Beispiel: Sie haben ein Standardfenster (Fenster_1). Sie sollten "Spezifizierter Bestand optional" verwenden, wenn Sie Standardfenster (Standardfenster_1) und auch Fenster in Kundeneinzelfertigung (Fenster_1 mit Produktspezifikation) herstellen möchten. Sie sollten den Typ "Spezifizierter Bestand obligatorisch" verwenden, wenn Sie ein Produkt immer als Kundeneinzelfertigung herstellen möchten. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie niemals Standardfenster fertigen, sondern immer Kundeneinzelfertigungen herstellen. Während ein Kundeneinzelfertigungsprozess läuft, hat das Ändern des Typs des identifizierten Bestands von optionalem bzw. obligatorischem spezifizierten Bestand von "Charge" zu "Los" und das vollständige Entfernen des optionalen bzw. obligatorischen spezifizierten Bestands Konsequenzen. Je nachdem, wo sich das Produkt im Prozess befindet, sind unterschiedliche Schritte erforderlich. Diese verschiedenen Schritte werden hier vorgestellt. Änderung vor Beginn der Produktion und vor Platzierung von Aufträgen bei Lieferanten Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands von optional bzw. obligatorisch spezifiziertem Bestand von "Charge" in "Los" ändern oder den Typ für den optional bzw. obligatorisch spezifizierten Bestand ganz entfernen, nachdem eine Produktspezifikationsnummer für ein Produkt im Kundenauftrag zugewiesen wurde, die Produktion jedoch noch nicht begonnen hat und auch die Auftragsvergabe an Lieferanten noch nicht erfolgt ist: ● Sie können den Kundeneinzelfertigungsprozess für das Produkt nicht abschließen, weil das Produkt nur dann mit einer Produktspezifikation verwendet werden kann, wenn es eine Nummer für den Typ des optional oder obligatorisch spezifizierten Bestands aufweist. ● Mit einer Produktspezifikation können Sie die Produktion nicht starten und auch keinen Auftrag an Lieferanten vergeben. ● Sie müssen im Kundenauftrag die Belegposition, die das Produkt enthält, stornieren. Änderung vor Abschluss der Produktion Es gibt zwei mögliche Vorgehensweisen, wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, nachdem Sie die Produktion gestartet, aber bevor Sie sie abgeschlossen haben: 1. Wenn eine Nummer des identifizierten Bestands für den optionalen bzw. obligatorischen spezifizierten Bestand mit der richtigen Produktspezifikation vorliegt: a. Sie können den Wareneingang aus der Produktion mit einer vorhandenen Nummer des identifizierten Bestands buchen, die die richtige Produktspezifikation enthält. b. Sie können das Produkt mit einer vorhandenen Nummer des identifizierten Bestands, die die richtige Produktspezifikation enthält, kommissionieren und versenden. Wenn Sie die Fertigung nicht beenden möchten, müssen Sie jegliche offenen Mengen verarbeiten. Hierzu müssen das Produktionslos und die Produktionsanforderung rückgemeldet werden. Sie müssen den Kommissioniervorgang mit einer Menge von Null rückmelden, um den Kommissioniervorgang abzuschließen. 50 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Anschließend müssen Sie die Position des Kundenauftrags mit dem Kundeneinzelfertigungsprodukt stornieren. 2. Wenn Ihnen keine Nummer des identifizierten Bestands mit der richtigen Produktspezifikation vorliegt: a. Am Ende der Produktion können Sie keinen Wareneingang mit einer Produktspezifikation durchführen. b. Wenn Sie das Produkt fertigen, müssen Sie den Wareneingang ohne Produktspezifikation als ungeplante Position buchen. c. Sie können die Waren nicht unter Verwendung einer Produktspezifikation kommissionieren und versenden, da der benötigte Bestand nicht vorliegt. Wenn die Auslagerungsanforderung nicht freigegeben wurde, muss sie abgelehnt werden. Sie müssen den Kommissioniervorgang mit einer Menge von Null rückmelden, um den Kommissioniervorgang abzuschließen. Anschließend müssen Sie die Position des Kundenauftrags mit dem Kundeneinzelfertigungsprodukt stornieren. Änderung nach Abschluss der Produktion Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, nachdem Sie die Produktion abgeschlossen haben und die Ausgangsverarbeitung gestartet haben, können Sie weiterhin Umlagerungen in Ihrem Ausgangsprozess vornehmen. Bei Verwendung einer Produktspezifikationsnummer lässt das System die Transaktionen zu, auch wenn sich der Typ des identifizierten Bestands für das Kundeneinzelfertigungsprodukt geändert hat. Änderung vor Retoure an den Lieferanten Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands eines Produkts, das unter Verwendung einer Produktspezifikationsnummer bestellt wurde, ändern, kann das Produkt nicht als Retoure an den Lieferanten gesendet werden. Sie können dieses Problem auf folgende Weise umgehen: ● Stellen Sie vorübergehend für den Typ des identifizierten Bestands des relevanten Produkts wieder den alten Typ ein. ● Legen Sie im Work Center Warenausgang mithilfe der allgemeinen Aufgabe Neue Lieferantenretouranforderung eine Lieferantenanforderung an. ● Legen Sie den Typ des identifizierten Bestands des relevanten Produkts wieder auf den neuen Typ fest. Änderung vor Retoure vom Kunden Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands eines Produkts ändern, das unter Verwendung einer Produktspezifikationsnummer gefertigt und versendet wurde, können Sie keinen neuen Kundenretourenlieferschein mit Verweis auf die Lieferpositionen anlegen. Sie müssen mithilfe der allgemeinen Aufgabe Neuer Kundenretourenlieferschein im Work Center Wareneingang einen neuen Kundenretourenlieferschein anlegen und die Positionen der Lieferung manuell eingeben. Ausführungsprozesse für Standardeingang, Intern, Ausgang und Produktion Änderung vor Rückmeldung der Aufgaben in der Produktion und in einstufigen Ausführungsprozessen in Eingang, Intern und Ausgang Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, bevor Sie eine Produktionsaufgabe für Einsatzprodukte oder eine Kommissionier- oder Nachschubaufgabe rückmelden, muss der Bestand für das relevante Produkt mit dem neuen Typ des identifizierten Bestands angepasst werden. Weitere Details hierzu finden Sie im Abschnitt Vorhandener Bestand wird nicht in einem Prozess verwendet. Für Produktionsaufgaben für Produkte und Einlagerungsaufgaben führen Sie keine Schritte aus, da die eingehenden Waren noch nicht im Bestand erfasst wurden. Wenn die Produktion abgeschlossen wurde bzw. die Waren eingegangen sind, können Sie diese unter Angabe des neuen Typs buchen. Änderung zwischen der ersten und der zweiten Stufe bei zweistufigen Eingangsprozessen, internen Prozessen und Ausgangsprozessen Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, bevor Sie die Ausführungsaufgabe des ersten Schritts (z. B. Kommissionieren) rückgemeldet haben, muss der Bestand für das relevante Produkt mit dem neuen Typ des SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 51 identifizierten Bestands angepasst werden. Weitere Details hierzu finden Sie im Abschnitt Vorhandener Bestand wird nicht in einem Prozess verwendet. Bei Entladeaufgaben führen Sie keine Schritte aus, da die eingehenden Waren noch nicht im Bestand erfasst wurden. Wenn die Waren eintreffen, können Sie diese mit dem neuen Typ buchen. Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, nachdem Sie die Ausführungsaufgabe des ersten Schritts (z. B. Kommissionieren oder Entladen) und bevor Sie die Ausführungsaufgabe des zweiten Schritts (z. B. Entladen oder Einlagern) rückmelden, können Sie den zweiten Schritt mithilfe des alten Typs des identifizierten Bestands rückmelden. Beispielsweise werden im ersten Schritt die Waren kommissioniert und in eine Bereitstellungszone bewegt. Der zweite Schritt besteht darin, die Waren aus der Bereitstellungszone auf einen LKW zu bewegen. Das System lässt das Laden der Produkte auf den LKW auch zu, wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, bevor der zweite Schritt beginnt. Änderung nachdem Sie mit der Rückmeldung beginnen, aber bevor Sie eine Aufgabe in Ausführungsprozessen für Eingang, Intern, Ausgang und Produktion beenden Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands für ein Produkt ändern, nachdem Sie mit der Rückmeldung beginnen, aber bevor Sie eine Aufgabe beenden, haben Sie die folgenden Optionen: ● Sie können eine Aufgabe für die Restmenge mit dem alten Typ des identifizierten Bestands abschließen. Zur Rückmeldung muss ausreichend Bestand des Produkts mit dem alten Typ des identifizierten Bestands vorhanden sein. Dies ist möglich, wenn Sie im Work Center Interne Logistik in der allgemeinen Aufgabe Bestandsänderung den Bestand noch nicht mit dem neuen Typ des identifizierten Bestands aktualisiert haben. ● Mit der Funktion Mengen aufteilen können Sie mit der Rückmeldung mit dem neuen Typ des identifizierten Bestands beginnen. Entfernen des Typs des identifizierten Bestands, nachdem Sie einen Produktionsauftrag bei Einsatz der Nachschubfunktion freigegeben haben Bestimmte Punkte müssen berücksichtigt werden, wenn ein Produktionsauftrag eine bestimmte Nummer des identifizierten Bestands anfordert und Sie von manuellem oder integriertem Nachschub Gebrauch machen. Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands vollständig aus dem Produkt löschen, nachdem Sie einen Produktionsauftrag für ein Produkt freigegeben haben, versucht das System, den Nachschubbedarf unter Verwendung einer Nummer des identifizierten Bestands zu decken. Es wird eine Nachschubaufgabe angelegt, bei der eine Nummer des identifizierten Bestands erforderlich ist. In diesem Fall müssen Sie folgende Schritte ausführen: 52 ● Rückmelden der Nachschubaufgabe ohne die Nummer des identifizierten Bestands Daraufhin ist nun ein Bestand des Produkts ohne eine Nummer des identifizierten Bestands vorhanden. Der Produktionsbedarf bleibt bis zur Rückmeldung der Produktionsaufgabe offen, da der Bedarf für das Produkt nicht durch Bestand mit einer Nummer des identifizierten Bestands gedeckt wurde. Beispiel: Im Produktionsauftrag werden 10 Stück des Produkts PRO_1 mit dem identifizierten Bestand IS99 angefordert. In Ihrem Bestand sind jedoch 10 Stück von PRO_1 ohne IS99 vorhanden. ● Ablehnen aller neuen manuellen oder integrierten Nachschubaufgaben mit einer Nummer des identifizierten Bestands Dies ist nur erforderlich, wenn zwischen der Rückmeldung der Nachschubaufgabe und der Rückmeldung der Produktionsaufgabe eine weitere Nachschubaufgabe angelegt wurde. Die Nachschubaufgabe konnte als Reaktion darauf angelegt werden, dass durch den ersten Nachschub der Produktionsbedarf nicht gedeckt wurde. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio ● Rückmelden der Produktionsaufgabe für das relevante Produkt ohne die Nummer des identifizierten Bestands Umlagerung Im Umlagerungsszenario werden ein Warenausgangsprozess auf der sendenden Seite und ein Wareneingangsprozess auf der empfangenden Seite kombiniert. Den vorangehenden Abschnitten können Sie die für Eingangs- und Ausgangsprozesse erforderlichen Schritte entnehmen. Bei Umlagerungen innerhalb Ihres Unternehmens (interne Umlagerungen) müssen Sie darüber hinaus Änderungen des Typs des identifizierten Bestands berücksichtigen, die nach dem Buchen des Warenausgangs auf der sendenden Seite und vor dem Buchen des Wareneingangs auf der empfangenden Seite vorgenommen wurden. Nach der Buchung des Wareneingangs müssen Sie im Work Center Inventur über die allgemeine Aufgabe Transitbestand korrigieren den Transitbestand anpassen. Beispiel: Sie versenden 3 Stück des Produkts PRO_1 ohne eine Nummer des identifizierten Bestands von Standort 1 auf Standort 2. Nun haben Sie Transitbestand von 3 Stück von PRO_1 ohne Nummer des identifizierten Bestands. Anschließend geben Sie für PRO_1, für das bisher kein Typ festgelegt war, als Typ des identifizierten Bestands "Charge" an. Sie müssen den Wareneingang von 3 Stück von PRO_1 mit einer Nummer des identifizierten Bestands buchen (z. B. IS99). Anschließend liegt folgender Transitbestand vor: Produkt Nummer des identifizierten Bestands Bestand PRO_1 keine 3 Stück PRO_1 IS99 -3 Stück Mit der Transaktion zur Korrektur von Transitbestand bucht das System beide Bestandszeilen auf null. Vorablieferung von Ersatzteilen bei Serviceauftragsbestätigungen Die Vorablieferung von Ersatzteilen stellt einen Auslieferungsprozess mit der zusätzlichen Funktion dar, dass der Bestand an den Kunden geliefert wird, während dieser noch im System erfasst ist (vorab gelieferter Bestand). Wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands ändern, nachdem das Produkt versendet wurde, aber bevor Sie eine Servicerückmeldung übertragen, müssen Sie den vorab gelieferten Bestand im Work Center Inventur mit der allgemeinen Aufgabe Änderung des vorab gelieferten Bestands korrigieren. Beispiel: Sie versenden 3 Stück des Ersatzteils PRO_1 ohne Nummer des identifizierten Bestands an den Kunden. Es liegen nun 3 Stück von PRO_1 ohne Nummer des identifizierten Bestands vor. Anschließend legen Sie für das Produkt PRO_1, für das bisher kein Typ festgelegt war, den Typ des identifizierten Bestands auf "Charge" fest. Nun müssen Sie den vorab gelieferten Bestand von 3 Stück von PRO_1 mit einer Nummer des identifizierten Bestands (z. B. IS99) festlegen. Nun liegt folgender Transitbestand vor: Produkt Identifizierter Bestand Bestand vor Korrekturbuchung Bestand nach Korrekturbuchung PRO_1 keine 3 Stück Null PRO_1 IS99 Null 3 Stück Inventur Wenn Bestand vorhanden ist, der nicht zum neuen Typ des identifizierten Bestands passt, können Sie wie folgt zählen ● Im System erfasster Bestand (erwarteter Bestand) kann mit dem alten Typ des identifizierten Bestands als im System erfasst gezählt werden. Beispiel: Sie entfernen den Typ des identifizierten Bestands vollständig, SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 53 und es ist ein Bestand des identifizierten Bestands "IS99" vorhanden. Sie können die Istmenge für die Nummer des identifizierten Bestands "IS99" zählen. ● Nicht im System erfasster Bestand kann nur anhand des neuen Typs des identifizierten Bestands gezählt werden. Beispiel: Sie entfernen den Typ des identifizierten Bestands vollständig, und es ist Bestand des identifizierten Bestands "IS99" vorhanden. Sie können die Istmenge für die Nummer des identifizierten Bestands "IS99" zählen. Sie können nur die Istmenge des Produkts zählen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Bestand anhand des neuen bzw. geänderten Typs des identifizierten Bestands gezählt wird, müssen Sie den Bestand für das betreffende Produkt vor der Inventur anhand des neuen Typs des identifizierten Bestands korrigieren. Weitere Details hierzu finden Sie im Abschnitt Vorhandener Bestand wird nicht in einem Prozess verwendet. Änderung vor Stornos in Produktion und Lagerhaltung Wenn Sie eine Rückmeldung in Produktions- oder der Lagerhaltungsprozessen stornieren, stellen Sie den ursprünglichen Stand vor der Buchung wieder her. Das bedeutet, die Buchung erfolgt mit den auf den identifizierten Bestand bezogenen Informationen aus der ursprünglichen Rückmeldung, unabhängig vom Typ des identifizierten Bestands. Beispiel: Sie melden eine Kommissionieraufgabe für ein Produkt mit der Nummer für identifizierten Bestand IS99 (Charge) aus dem Lagerbereich Bin_1 für 2 Stück zurück. Wenn Sie diese Rückmeldung stornieren, erhöht das System den Bestand in Bin_1 um 2 Stück von IS99 (Charge), auch wenn der Typ für identifizierten Bestand geändert oder vollständig entfernt wurde. Nach dem Storno müssen Sie den Bestand korrigieren, indem Sie eine Bestandsänderung mit dem neuen Typ für identifizierten Bestand buchen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vorhandener Bestand wird nicht in einem Prozess verwendet weiter oben. ● Änderung vor Korrekturbuchungen in Produktion und Lagerhaltung Fehler in einer ursprünglichen Buchung können durch eine Korrekturbuchung in den Work Centern Produktionssteuerung, Wareneingang, Interne Logistik und Warenausgang korrigiert werden. An der ursprünglichen Position im Korrekturbild können Sie nur eine korrigierte Menge eingeben. Das bedeutet, die Korrekturbuchung erfolgt mit den auf den identifizierten Bestand bezogenen Informationen aus der ursprünglichen Belegposition, unabhängig vom Typ des identifizierten Bestands. Das Ändern des Lagerbereichs bzw. der Nummer des identifizierten Bestands ist nur über die Aufteilungsfunktion und durch Hinzufügen einer neuen Zeile möglich. Hier prüft das System vergleichend mit dem aktiven Typ des identifizierten Bestands. Beispiel: Sie melden eine Einlagerungsaufgabe (einstufiger Eingangsprozess) für ein Produkt ohne Nummer für identifizierten Bestand für den Lagerbereich Bin_1 mit 2 Stück zurück. Anschließend legen Sie für das Produkt dort, wo bisher kein Typ angegeben war, als Typ des identifizierten Bestands "Charge" fest. Sie müssen nun die Einlagerungsmenge auf 3 Stück festlegen. Sie haben folgende Optionen: 54 ● Sie können die ursprüngliche Position ändern, indem Sie für die korrigierte Menge ein Stück eingeben. Das bedeutet, Sie haben nun 3 Stück ohne eine Nummer des identifizierten Bestands eingelagert (ursprünglich zwei Stück, zzgl. einem Stück bei der Korrektur). Um den Bestand mit dem neuen Typ des identifizierten Bestands zu korrigieren, müssen Sie eine Bestandsänderung buchen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vorhandener Bestand wird nicht in einem Prozess verwendet weiter oben. ● Sie können die ursprüngliche Position ändern, indem Sie für die korrigierte Menge minus zwei Stück eingeben. Das System zeigt nun an, dass Sie keine Produkte eingelagert haben. Sie können eine neuen Position für drei Stück hinzufügen (mit der Funktion Mengen aufteilen). Hierzu müssen Sie unter Verwendung des Typs des © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio identifizierten Bestands eine Nummer des identifizierten Bestands eingeben, z. B. "IS99". Nun zeigt das System an, dass Sie drei Stück des betreffenden Produkts mit der Nummer des identifizierten Bestands "IS99" eingelagert haben. Weitere Informationen Verwaltung des identifizierten Bestands 3.2.2.3 Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement Übersicht Die Preisfindung bezieht sich auf die Berechnung von Preisen und Gesamtwerten. Dabei werden in der Regel die Kosten für Produkte und Services berechnet. Die Preisfindung ist in SAP Business ByDesign zentral implementiert und mit allen relevanten Geschäftsprozessen verbunden. Alle erforderlichen Einstellungen sind im System bereits vordefiniert, sodass die Preisfindung bequem eingesetzt werden kann. Die Preisfindung ist in allen Geschäftsbelegen verfügbar, die mit dem Beschaffungsprozess verbunden sind. Das System bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, einfache oder detaillierte Preise in Katalogen, Einkaufskontrakten, Ausschreibungen, Angeboten, Bestellungen und Listenpreisen zu definieren. Diese Möglichkeiten richten sich nach Ihrem Einkaufsvolumen, der Relevanz des Produkts bzw. des Service für Ihr Unternehmen sowie den Geschäftsbeziehungen zu Ihren Lieferanten. Sie können außerdem Preiskonditionen definieren. Preiskonditionen sind Faktoren, die bei der Preisberechnung berücksichtigt werden, beispielsweise Rabatte oder Zuschläge. Diese variablen Faktoren wirken sich auf den Gesamtwert aus. Verschiedene Preiskonditionen können miteinander kombiniert werden. Die Preisfindung legt fest, welche Voraussetzungen für eine Preiskondition erfüllt sein müssen, damit der Preisbestandteil vom System berücksichtigt wird. So wird zum Beispiel Fracht bei Servicepositionen nicht berücksichtigt. Die Preisfindung enthält die Reihenfolge, in der Preiskonditionen vom System berücksichtigt werden. Es werden Brutto- und Nettopreise sowie Steuern berechnet. Die Preisfindung legt die zu berücksichtigenden Zwischensummen fest und gibt vor, inwieweit Preise auch manuell berechnet werden können. Die Preisfindung legt außerdem fest, welche Methode bei der Berechnung prozentualer Rabatte und Zuschläge verwendet wird. Wenn Belege aus einem Altsystem in SAP Business ByDesign migriert werden, führt das System keine zusätzlichen Preisberechnungen durch. Dadurch wird sichergestellt, dass in beiden Systemen dieselben Preise verwendet werden. Preiskonditionen Das System enthält die folgenden Preiskonditionen: Rabatte Ein Rabatt ist ein Nachlass auf den Produktpreis des Lieferanten. Folgende Rabatte können manuell eingegeben werden: ● Manueller Rabatt (Wert) Sie können den Preis um den eingegebenen Wert verringern. ● Manueller Rabatt (Prozent) Sie können den Preis um den eingegebenen Prozentsatz verringern. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 55 ● Manueller Rabatt (Wert/Menge) Sie können den Preis um einen mengenabhängigen Rabatt verringern. Folgende Rabatte werden automatisch angewendet, wenn Sie mit Ihren Lieferanten eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben: ● Rabatt (Wert) Der Preis verringert sich um den angegebenen Wert. ● Rabatt (Prozent) Der Preis verringert sich um den angegebenen Prozentsatz. ● Rabatt (Wert/Menge) Der Preis verringert sich um einen mengenabhängigen Rabatt. Zuschläge Ein Zuschlag ist eine zusätzliche Gebühr für bestimmte Produkte oder Zusatzleistungen. Folgende Zuschläge können manuell eingegeben werden: ● Manueller Zuschlag (Wert) Sie können den Preis um den eingegebenen Wert erhöhen. ● Manueller Zuschlag (Prozent) Sie können den Preis um den eingegebenen Prozentsatz erhöhen. ● Manueller Zuschlag (Wert/Menge) Sie können den Preis um einen mengenabhängigen Zuschlag erhöhen. Folgende Zuschläge werden automatisch angewendet, wenn Sie mit Ihren Lieferanten eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben: ● Zuschlag (Wert) Der Preis erhöht sich um den angegebenen Wert. ● Zuschlag (Prozent) Der Preis erhöht sich um den angegebenen Prozentsatz. ● Zuschlag (Wert/Menge) Der Preis erhöht sich um einen mengenabhängigen Zuschlag. Staffeln Sie können mengenabhängige Rabatte definieren. Mit Staffeln legen Sie fest, wie Werte berechnet werden. Sie können zum Beispiel mithilfe einer Preisstaffel festlegen, dass ein einzelner Boiler 500 USD kostet und sich der Stückpreis ab einem Einkauf von mindestens zehn Boilern auf 450 USD verringert. Rabatte, Zuschläge und Staffeln in Preisen Abhängig vom verwendeten Preis können folgende Rabatte, Zuschläge und Staffeln definiert werden: 56 ● Kataloge Sie können nur Lieferantenkataloge und benutzerdefinierte Kataloge hochladen und bearbeiten, die Nettopreise enthalten. Sie können keine Rabatte, Zuschläge und Staffeln anlegen und bearbeiten. ● Einkaufskontrakt Sie können alle verfügbaren Rabatte und Zuschläge sowie Preisstaffeln definieren. ● Angebote Sie können alle verfügbaren Rabatte und Zuschläge sowie Preisstaffeln definieren. ● Bestellungen Sie können sowohl absolute (Wert) als auch prozentuale Rabatte und Zuschläge definieren. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio ● Listenpreise Sie können einen Preis für das Produkt oder den Service eines Lieferanten mit oder ohne Preisstaffel definieren. Zusätzliche Preiskonditionen Rundungsdifferenzen Das Auftreten von Rundungsdifferenzen ist davon abhängig, wie viele Dezimalstellen in den Preisstammdaten für die Basismenge und die Währung definiert sind. Rundungsdifferenzen können auch bei Währungen auftreten, bei denen es keine Münzen mit geringem Nennwert gibt (zum Beispiel bei Schweizer Franken oder dem australischen Dollar). Bei solchen Währungen wird der Preis auf den nächsten verfügbaren Wert ab- oder aufgerundet, z. B. auf 0 oder 5 Cent. Sie haben folgende Möglichkeiten zum Ausgleichen von Rundungsdifferenzen: ● Sie können den Betrag im Beleg (z. B. in Bestellungen) manuell ändern. ● Sie können die Preisstammdaten ändern. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich bei Kontrakten und Listenpreisen. Um Rundungsdifferenzen auszugleichen, können Sie die Basismenge in den Preisstammdaten des betreffenden Produkts ändern. Herr Greene legt für eine Position zu einem Stückpreis von 0,008 USD eine Bestellung an. Das System rundet den Preis zu 0,1 USD auf. Um diese Ungenauigkeit auszugleichen, ändert Herr Greene die Bestellmenge zu 100 Stück. Dies ergibt einen Preis von 0,80 USD pro 100 Stück. Differenzen durch Währungsumrechnung Bei der Preisberechnung tritt eine Währungsumrechnung auf, wenn die Währung der Preisstammdaten von der Belegwährung abweicht. Dabei werden die Wechselkurse in den Stammdaten berücksichtigt. Bedingt durch die Währungsumrechnung muss bei der Preisberechnung gerundet werden, sodass es zu Ungenauigkeiten kommen kann. Eine Währungsrückrechnung ist nur bei der Genehmigung von Einkaufswagen erforderlich. Bei der Rückrechnung in die Währung, die in der Bezugsquelle verwendet wird, können auch Ungenauigkeiten auftreten. Um dies auszugleichen, prüft das System, ob Rabatte oder Zuschläge vorhanden sind, und wendet diese entsprechend an. Falls keine Rabatte oder Zuschläge vorhanden sind, wird die Währung nicht rückgerechnet. Herr Greene legt einen Einkaufswagen mit zwei Positionen an. Der Preis der ersten Position ist in USD angegeben. Der Preis der zweiten Position, die aus einem Kontrakt stammt, beträgt 10 CNY. Das System verwendet die Währung der ersten Position im Beleg als Belegwährung . Da die Belegwährung USD verwendet wird, rechnet das System die Währung der zweiten Position zu einem Wechselkurs von 0,14608 um. Daraus ergibt sich ein Preis von 1,4608 USD. Das System rundet den Preis ab zu 1,46 USD. Wenn der Preis der zweiten Position wieder in CNY umgerechnet wird, ergibt dies 9,99 CNY. Das System prüft deshalb, ob ein Zuschlag vorhanden ist. Ist dies der Fall, wendet das System den Zuschlag auf das Ergebnis an. Wenn kein Zuschlag vorhanden ist, rechnet das System den Preis nicht um, sodass der ursprüngliche Preis 10 CNY verwendet wird. Gesamt Positionsnetto Dieser Wert wird berechnet, indem alle Positionsnettowerte addiert werden. Dieser Wert kann nicht geändert werden. Fracht SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 57 Diese Preiskondition deckt die Kosten für den Transport von Waren ab. Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein Festbetrag aufgeschlagen wird oder dass die Frachtkosten vom Nettogewicht der eingegangenen Waren abhängen. Das System verteilt die Frachtkosten auf die entsprechenden Lieferantenrechnungspositionen. Die Verteilung erfolgt proportional zu den Nettowerten der Lieferantenrechnungspositionen. Steuern Diese Preiskondition berücksichtigt steuerbezogene Anforderungen. Sämtliche Steuern werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften berechnet. Weitere Informationen finden Sie unter ● Berechnung ausländischer Steuern für Services ● Steuerfindung [Seite 59] ● Quellensteuerfindung Preisberechnungsschema Wenn mehrere Preise verfügbar sind, ermittelt das System anhand einer bestimmten Reihenfolge den zu verwendenden Preis. Die Preise werden nach ihrer Priorität in aufsteigender Reihenfolge angezeigt. ● Historischer Preis Der historische Preis ist der früher verwendete Preis in einer Bestellung. Historische Preise werden für gelegentliche Einkäufe verwendet. ● Katalogpreis Katalogpreise werden für Positionen verwendet, die Mitarbeiter häufig in Self-Service-Szenarios einkaufen, ohne für die Produkte Stammdaten anzulegen. ● Listenpreis Listenpreise werden zum Beispiel verwendet, wenn kein Katalog oder Kontrakt für einen Lieferanten verfügbar ist. Sie sind für Produkte mit mittlerer Einkaufsrelevanz (kein Kontrakt), jedoch hoher Einkaufsfrequenz geeignet. Mithilfe von Listenpreisen können Sie den Einkaufsprozess automatisieren. ● Kontraktpreis Einkaufskontrakte werden für Produkte und Produktkategorien angelegt, die häufig von Lieferanten bezogen werden, mit denen eine langfristige Geschäftsbeziehung erwartet wird. ● Manueller Preis/Lieferantenpreis Ein manueller Preis ist ein Preis, den Sie in einen Beschaffungsbeleg eingegeben haben. Manuelle Preise werden zum Beispiel oft verwendet, wenn ein Lieferant kürzlich einen Preis berechnet hat, der von den früheren Preisen abweicht. Ein manueller Lieferantenpreis wird vom Lieferanten eingegeben. Sie können den vom System ermittelten und vorgeschlagenen Preis überschreiben. Frau Ladier legt eine Bestellung für ein verfügbares Produkt an. Für diese Bestellung ist der Listenpreis am besten geeignet. Das System verwendet den Lieferanten aus dem Listenpreis als Bezugsquelle. Falls ein Kontraktpreis oder ein manueller Preis verfügbar ist, kann Frau Ladier den Vorschlag überschreiben und den Lieferanten aus dem Kontrakt verwenden bzw. einen manuellen Preis mit dem entsprechenden Lieferanten als Bezugsquelle eingeben. Welche Preise sind für welche Belegart verfügbar? Welche Preise verfügbar sind, richtet sich nach der Art des Belegs, den Sie anlegen möchten. Einkaufswagen 58 ● Katalogpreis ● Listenpreis © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio ● Manueller Preis Bestellanforderung ● Historischer Preis ● Katalogpreis ● Kontraktpreis ● Manueller Preis ● Manueller Lieferantenpreis Bestellung ● Historischer Preis ● Katalogpreis ● Kontraktpreis ● Manueller Preis ● Manueller Lieferantenpreis Manuelle Lieferantenpreise werden nur in Bestellbestätigungen verwendet. Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg ● Listenpreis ● Kontraktpreis ● Manueller Lieferantenpreis Lieferantenrechnung ● Listenpreis Listenpreise werden bei der Prüfung von Lieferantenrechnungen verwendet, die eine Preisausnahme ergeben können. ● Kontraktpreis Kontraktpreise werden bei der Prüfung von Lieferantenrechnungen verwendet, die eine Preisausnahme ergeben können. 3.2.2.4 Steuerfindung Übersicht Business ByDesign stellt ein Steuerereignis bereit und verwendet die daraus resultierenden Zahlen zur Generierung der Steuerberichte. Dieser automatisch angelegte Bericht ersetzt nicht die Steuerbeurteilung durch den Kunden oder Benutzer. SAP übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit des automatisch angelegten Berichts oder des generierten Steuerberichts. Unternehmen sind in der Regel per Gesetz verpflichtet, auf die von ihnen ge- oder verkauften Produkte und Services Steuern zu berechnen und von ihren Kunden zu erheben. Nachdem die Produkte oder Services bereitgestellt wurden, müssen die Steuern erklärt und an die zuständige Finanzbehörde abgeführt werden. Die Steuern werden für Geschäftsbelege wie Aufträge, Rechnungen, Gutschriften oder Anzahlungen berechnet. Aufgrund der von Land zu Land unterschiedlichen Steuergesetze besteht für Ihr Unternehmen die Herausforderung, einem einzelnen Geschäftsvorfall die richtige steuerliche Behandlung zuzuordnen. Das System unterstützt Sie bei der automatischen Berechnung der Steuern für folgende Steuerarten: ● Umsatzsteuer SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 59 Wird in zahlreichen Ländern, insbesondere den Ländern der Europäischen Union, erhoben. Es bestehen zahlreiche regionale Unterschiede. Als regionale Besonderheit wird die Umsatzsteuer in einigen Ländern, etwa Kanada und Australien, als "Goods and Services Tax" (Steuer auf Lieferungen und Leistungen) erhoben. ● Sales and Use Tax (Verbrauchs- und Umsatzsteuer) Wird zum Beispiel in den USA und in ähnlicher Form in Kanada (Provincial Sales Tax) erhoben. ● Withholding Tax (Quellensteuer) Wird in verschiedenen Ländern in unterschiedlichen Formen erhoben. Vom System unterstützt wird die Berechnung der Withholding Tax für die USA. Das System bietet Ihnen ebenso ein Berichtswesen, das Ihnen eine effektive Kontrolle Ihrer steuerlichen Erklärungspflichten erlaubt. Voraussetzungen ● Sie haben die Stammdaten für die Steuerfindung angelegt. ● Festlegung des Lösungsumfangs für die Besteuerung Folgende Aufgaben müssen ausgeführt werden, um den Lösungsumfang für die Besteuerung festzulegen: ○ Der Lösungsumfang für die Besteuerung wird im System in der Betriebswirtschaftlichen Konfiguration unter Integrierte Services und Support festgelegt. Innerhalb des Fachthemas Geschäftsumfeld finden Sie die Funktion Steuerberechnung. ○ Wenn in Ihren Angeboten auch die darin enthaltenen Steuern berechnet werden sollen, aktivieren Sie die entsprechende Option in der Festlegung des Lösungsumfangs. Navigieren Sie dort im Schritt Fragen zum Fachbereich Verkauf, und wählen Sie Neugeschäft > Angebote mit Steuerberechnung. Elemente Das System trägt die erforderlichen Daten aus den verfügbaren Geschäftsbelegen zusammen, um die anwendbaren Steuern korrekt zu berechnen. Sie als Benutzer müssen das System mit den für Ihre Geschäftsvorfälle benötigten Informationen konfigurieren. Zahlreiche Standardgeschäftsvorfälle sind bereits von SAP vorkonfiguriert, in manchen Fällen müssen Sie jedoch Ihr System entsprechend erweitern. Detaillierte Informationen zur Steuerfindung und zur Zusammenführung und Klassifizierung der Daten durch das System finden Sie unter Elemente der Steuerfindung. Ermittlung der Steuernummer In den folgenden Fällen wird die Steuernummer neu ermittelt: ● Steuerdatum wurde geändert ● Käufer, Verkäufer oder umsatzsteuerliche Organschaft wurde geändert ● Steuernummer ist falsch ● Steuerland wurde geändert Umsatzsteueridentifikationsnummern Für Ausfuhrlieferungen Um im Rahmen von innergemeinschaftlichen Lieferungen die Steuerbefreiung anzuwenden, müssen Sie unter anderem die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsempfängers für den Wareneingang erfassen. Sofern einem Kundenstammsatz mehrere Umsatzsteueridentifikationsnummern zugeordnet sind, wählt das System die Umsatzsteueridentifikationsnummer nach folgenden Kriterien aus: 60 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio ● Die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Landes, in dem der Warenempfänger ansässig ist ● Ist diese Umsatzsteueridentifikationsnummer des Empfangslands nicht in den Stammdaten erfasst, sucht das System nach anderen Nummern in den Stammdaten und wählt eine Nummer aus, die ungleich der des Landes ist, aus dem die Waren geliefert wurden. ● Liegt in den Stammdaten lediglich eine Umsatzsteueridentifikationsnummer aus dem Land vor, in dem die Lieferung der Waren beginnt, oder liegt keine Nummer vor, sind die Voraussetzungen für eine innergemeinschaftliche Lieferung nicht erfüllt. Die Lieferung ist dann mit dem entsprechenden Steuersatz zu versteuern. Sofern in den Stammdaten eine Umsatzsteuernummer erfasst ist, wird diese automatisch in der Rechnung angezeigt. Sie können die Registerkarte Steuern im Beleg überschreiben. Ein Überschreiben ist jedoch nur mit den Nummern möglich, die vorher in den Kundenstammdaten erfasst wurden. Für andere Services, Leistungserbringung im Ausland Gemäß der EU-Richtlinie 2008/8/EG und der länderspezifischen Steuergesetzgebung gibt es eine neue Vorschrift speziell zu B2B-Provisionen in Bezug auf den Ort der Leistungserbringung. Im Allgemeinen fungiert der Ort der Leistungserbringung als Adresse des Leistungsempfängers. Wenn das Land, in dem sich die Adresse des Warenempfängers befindet, von der Adresse des Kunden abweicht, dann ist der Ort des Warenempfängers der Ort der Leistungserbringung. Dies hat insofern direkten Einfluss auf die Findung der Steuern, als dass anhand der Adresse des Warenempfängers ermittelt wird, wo die Leistungen versteuert werden. Sie können beispielsweise in § 3a des UStG nachsehen. Wenn dies nicht in jedem Fall zutrifft, dann müssen die entsprechenden Steuerdaten (hauptsächlich das Steuerland und das Steuerkennzeichen) manuell angepasst werden. Um beim Leistungsempfänger zwischen Unternehmen und Personen zu differenzieren, prüft das System (Steuerentscheidungsbaum), ob in den Kundenstammdaten eine Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben ist. Ist keine Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben, wird der Geschäftsvorfall als Leistung, die für eine Person erbracht wurde, betrachtet. Deshalb sollten Sie bei der Eingabe von Kundenstammdaten unbedingt daran denken, auch die Umsatzsteuernummer zu erfassen. Reverse-Charge-Verfahren In bestimmten Fällen ist es vom Gesetzgeber vorgesehen, dass der Kunde zum Schuldner der Umsatzsteuer wird und diese an die zuständige Finanzbehörde abführen muss. Der Unternehmer stellt in diesem Fall eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, verweist aber darauf, dass die Steuerschuld auf den Kunden übergeht. Der Kunde muss die Umsatzsteuer berechnen und an die Finanzbehörde abführen. Er kann wie üblich gleichzeitig den Vorsteuerabzug geltend machen. Der Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger wird Reverse-Charge-Verfahren genannt. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerfindung beim Reverse-Charge-Verfahren. Besteuerung beim Streckengeschäft In typischen Verkaufsszenarios werden Transaktionen direkt zwischen einem Unternehmen und einem Kunden abgewickelt. Beide Geschäftspartner sind im gleichen Land ansässig, und das Unternehmen produziert und liefert die Waren oder Services direkt an den Kunden. In derartigen Szenarios besteht keine Notwendigkeit für steuerliche Sondervorschriften. Wenn aber mindestens ein Parameter dieses Geschäftsszenarios von der typischen Situation abweicht und z. B. die Kundenadresse nicht mit den Lieferadressen übereinstimmt, greifen Sondervorschriften in Abhängigkeit von der Komplexität der jeweiligen Szenarios. Weitere Informationen finden Sie unter Besteuerung beim Streckengeschäft. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 61 Relevantes Datum für die Umsatzsteuervoranmeldung Das für die Umsatzsteuervoranmeldung verwendete Datum hängt vom jeweiligen Geschäftsbeleg ab. In der Lieferantenrechnung wird beispielsweise das Eingangsdatum verwendet. In der Kundenrechnung kommt das Buchungsdatum zum Einsatz. Sie können aber auch das Steuerfälligkeitsdatum eingeben. Weitere Informationen zum Steuerfälligkeitsdatum finden Sie unter Steuerfälligkeitsdatum von Steuerposten. Steuerkennzeichen in Erfassungsbelegen erfassen oder ändern Steuerkennzeichen können Sie in den jeweiligen Erfassungsbelegen wie folgt erfassen oder ändern: ● Kundenaufträge Rufen Sie das Work Center Kundenaufträge auf, und wählen Sie Neuer Kundenauftrag oder einen vorhandenen Auftrag zum Bearbeiten aus. Wählen Sie Alles Anzeigen. Wechseln Sie zur Registerkarte Positionen und anschließend zur Registerkarte Steuern. Wählen Sie für die jeweils markierte Auftragsposition unter Umsatzsteuerkennzeichen den zutreffenden Eintrag aus. ● Rechnungen oder Gutschriften Rufen Sie das Work Center Kundenrechnungen auf, und wählen Sie Neue manuelle Rechnung oder eine vorhandene Rechnung oder Gutschrift zum Bearbeiten aus. Wechseln Sie zur Registerkarte Positionen und anschließend zur Registerkarte Steuern. Wählen Sie für die jeweils markierte Rechnungsposition unter Umsatzsteuerkennzeichen den zutreffenden Eintrag aus. ● Bestellung Rufen Sie das Work Center Bestellanforderungen und Bestellungen auf, und wählen Sie Neue Bestellung oder eine vorhandene Bestellung zum Bearbeiten aus. Wählen Sie Alles anzeigen Positionen . Wählen Sie für die markierte Bestellposition auf der Registerkarte Grunddaten unter Steuern das zutreffende Steuerkennzeichen aus. ● Lieferantenrechnung Rufen Sie das Work Center Lieferantenrechnung auf, und wählen Sie Neue Rechnung ohne Bestellung oder eine vorhandene Rechnung zum Bearbeiten aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Übersicht für die jeweils markierte Rechnungsposition das zutreffende Steuerkennzeichen aus. Steuerentscheidungsbaum Das System verwendet einen Steuerentscheidungsbaum zur korrekten Ermittlung des Steuerereignisses. Der Steuerentscheidungsbaum besteht aus einer Abfolge von logisch miteinander verknüpften Fragen, die vom System durch Abgleich mit den erfassten Belegdaten als wahr oder unwahr beantwortet werden. Auf diesem Weg erfolgt eine Eingrenzung des Sachverhalts, bis das Steuerereignis und die korrekte steuerliche Behandlung ermittelt wurden. Die Fragen werden durch einen Abgleich mit den erfassten Beleginformationen beantwortet, und der ihnen zugrunde liegende Prozess kann als Prozessablauf abgebildet werden. Die Fragen im folgenden Beispiel werden zur Ermittlung des Steuerereignisses "Export in Drittland" für ein in Deutschland ansässiges Unternehmen verwendet. 62 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Jedem Land ist ein Steuerentscheidungsbaum zugeordnet. Ablauf Der Prozessablauf für die Steuerfindung beschreibt anhand eines Beispiels, wie das Steuerereignis für eine Rechnung ermittelt wird: 1. Der Vertriebsmitarbeiter legt eine manuelle Rechnung an und sichert diese. 2. Nach Eingabe der erforderlichen Daten überträgt das System die steuerrelevanten Daten an die Steuerfindung: ● Standort des Lieferanten und des Käufers SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 63 ● Steuerattribute der Geschäftspartner Eines dieser Attribute ist der Steuerbefreiungsgrund, der von bestimmten länderspezifischen Gesetzen abhängt. ● Steuerattribute der Produkte Steuersatzart und Steuerbefreiungsgrund können pro Land, Region und Steuerart unterschiedlich sein. Zum Beispiel sind in den USA Services in der Regel nicht steuerpflichtig, sodass in den Produktstammdaten der entsprechende Steuerbefreiungsgrund zugeordnet sein sollte. In der Regel werden Produkte mit dem Standardsteuersatz besteuert, und es sind keine weiteren Eingaben notwendig. 3. Das System verwendet die steuerrelevanten Daten, um die Steuerfindung zu aktivieren, und die Daten werden automatisch im Steuerentscheidungsbaum verarbeitet. 4. Das System berechnet die Steuer auf der Grundlage der folgenden Komponenten: ● Steuerereignis 5. 64 ● Steuerarten ● Steuersatzarten, z. B. Umsatzsteuersatz "Standard" ● Steuersatz als Prozentsatz ● Zu versteuernder Betrag Das System nimmt das Ergebnis der Steuerfindung und -berechnung in den Kundenauftrag auf. Die berechnete Steuer wird auf der Registerkarte Preisfindung und auf der Registerkarte Positionen unter Steuern angezeigt. Alle vom System ermittelten Steuerdaten werden auf der Registerkarte Steuern angezeigt. Hierzu zählen z.B. folgende Daten: ● Steuerland ● Steuerkennzeichen ● Steuerstandortcode für das Steuerland USA ● Steuerregion für das Steuerland Kanada ● Steuerdatum ● Eine Tabelle mit jeweils einer Zeile pro Steuerart, die das Folgende aufführt: ○ Bemessungsgrundlage ○ Steuersatzart ○ Steuersatz ○ Steuerbefreiungsgrund, wenn notwendig ○ Steuerbetrag ○ Abzugsfähigkeitsart (nur bei Einkaufsbelegen) ○ Landesspezifische Parameter (wenn notwendig), z. B. Kennzeichen für latente Steuern (Frankreich oder Indien), Steuerstandortcode (USA) oder Region (Kanada). © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Es können nicht alle steuerrelevanten Vorgänge vom System automatisch und richtig erkannt werden. Wir empfehlen daher, die Daten im Beleg manuell zu überschreiben, für den Fall, dass das System für den Vorgang nicht das richtige Steuerland oder das richtige Steuerkennzeichen ermittelt hat. Wenn Sie das Steuerland im Beleg manuell ändern müssen, erhalten Sie in der Eingabehilfe für dieses Feld nur die Länder, für die eine Finanzbehörde angelegt wurde und für die Steuergrunddaten für Ihr Unternehmen eingegeben wurden. Jedoch können Sie hier auch ein anderes Steuerland eingeben, in dem der Umsatz steuerlich gemeldet werden muss. Dann werden die spezifischen Steuerkennzeichen für dieses Land angezeigt. Denken Sie daran, dass Sie die Finanzbehörde für dieses Land noch anlegen müssen. Danach müssen Sie die Steuerfindung im Beleg noch einmal anstoßen, damit die richtige Steuernummer Ihres Unternehmens für den vorliegenden Vorgang gefunden wird. In Ländern mit mehreren Steuerarten können Sie die Steuerparameter manuell eingeben. Beachten Sie, dass in Folgebelegen eines Geschäftsvorfalls Steuerland und Steuerkennzeichen nicht noch einmal neu ermittelt werden, wenn sich hier steuerrelevante Adressdaten, z. B. das Land in der Adresse des Einsatzortes oder das Land des Warenempfängers, ändern. Dies betrifft z. B. Änderungen in den Adressdaten der für einen Serviceauftrag angelegten Servicerückmeldung oder der für einen Kundenauftrag angelegten Projektrechnung. Weitere Informationen Beteiligtenverarbeitung Steuerfindung – USA (Dieses Dokument behandelt für die USA spezifische Themen, z.B. die Besteuerung von Lieferungen in Texas und Kalifornien sowie den Nexus.) 3.2.3 Aufgaben 3.2.3.1 Einkaufsdetails zu Service zuordnen Übersicht Sie können einem Service Einkaufsprozesse zuordnen, indem Sie den entsprechenden Status übernehmen. Sie können auch erweiterte Einkaufsdetails zuordnen, z.B. eine bestimmte Einkaufsmengeneinheit, interne Kommentare, Einkaufsnotizen, Lieferantenservicenummern und Steuerinformationen. Sie können einem Service im Work Center Produktdaten unter Services Einkaufsdetails zuordnen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Services in der Sicht Services des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie den Service aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Service zu öffnen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Einkauf . 4. Setzen Sie den Status auf In Vorbereitung. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 65 Der Service steht nur für Einkaufsprozesse zur Verfügung, sobald der Status Aktiv lautet. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Service. 5. 6. Optional: Verwalten Sie Abweichungen von den Standard-Steuersätzen. a. Wählen Sie Nicht-Standard-Steuersätze verwalten. b. Wählen Sie Zeile hinzufügen . c. Geben Sie nach Bedarf Land, Region, Steuerart, Steuersatzart und Steuerbefreiungsgrund ein. Optional: Geben Sie erweiterte Einkaufsdetails für den Service ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Einkauf . b. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit als Einkaufsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Einkaufs-ME. Wenn die Einkaufs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Service hinzufügen [Seite 69]. c. Geben Sie beliebige Interne Kommentare ein. d. Geben Sie die Einkaufsnotizen ein, die auf den Bestellungen angezeigt werden sollen, die für den Service angelegt werden. e. Wenn Sie den Service von einem oder mehreren Lieferanten erwerben, geben Sie die Details zur Lieferantenservicenummer ein. f. Geben Sie unter Steuern Abweichungen vom Standardsteuersatz ein. g. Geben Sie alle relevanten Details zur Quellensteuer ein. 7. Um den Service für den Einkaufsprozess zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. 8. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 3.2.3.2 Verkaufsdetails zu Service zuordnen Übersicht Sie können jeder Vertriebslinie, die am Verkauf eines Service beteiligt ist, grundlegende Verkaufsdetails und einen Status zuordnen. Sie können jeder Vertriebslinie auch erweiterte Verkaufsdetails zuordnen, z.B. eine bestimmte Verkaufsmengeneinheit, interne Kommentare, Verkaufsnotizen, Kundenservicenummern und Steuerinformationen. Sie können einem Service im Work Center Produktdaten unter Services Verkaufsdetails zuordnen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Services in der Sicht Services des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie den Service aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Service zu öffnen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Verkauf . 4. Geben Sie die grundlegenden Details für die einzelnen Vertriebslinien ein: a. 66 Wählen Sie in der Tabelle Vertriebslinien eine Vertriebslinie. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio b. Wählen Sie die Positionsgruppe für die Vertriebslinie. Die Positionsgruppe ist zum Anlegen und Bearbeiten von Serviceaufträgen erforderlich. Wählen Sie eine der folgenden servicebezogenen Positionsgruppen aus: ● PBFP für Services zum Festpreis (projektbasiert) ● PBTM für verkaufte Services, die nach Aufwand in Rechnung gestellt werden (projektbasiert) ● PXAT für nach Aufwand in Rechnung gestellte Spesen (projektbasiert) ● PBFP für nach Festpreis in Rechnung gestellte Spesen (projektbasiert) ● SECO für verkaufte Services, die nach Aufwand in Rechnung gestellt werden ● SEFL für Services zum Festpreis ohne Nachverfolgung von Zeit und Kosten ● SERV für Services zum Festpreis mit Nachverfolgung von Zeit und Kosten ● XACT für nach Aufwand in Rechnung gestellte Spesen ● XFIX für Spesen zum Festpreis Weitere Informationen zu diesen Positionsgruppen finden Sie unter Services. 5. In der Spalte Status lautet der Initialstatus In Vorbereitung. Aktualisieren Sie den Status nach Bedarf. Der Service steht nur für die ausgewählte Vertriebslinie zur Verfügung, sobald der Status Aktiv lautet. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Service. 6. 7. Optional: Verwalten Sie Abweichungen von den Standard-Steuersätzen. a. Wählen Sie Nicht-Standard-Steuersätze verwalten. b. Wählen Sie Zeile hinzufügen . c. Geben Sie nach Bedarf Land, Region, Steuerart, Steuersatzart und Steuerbefreiungsgrund ein. Optional: Geben Sie erweiterte Verkaufsdetails für den Service ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Verkauf . b. Wählen Sie in der Tabelle Vertriebslinien eine Vertriebslinie. c. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit für die Vertriebslinie als Verkaufsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Verkaufs-ME. Wenn die Verkaufs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Service hinzufügen [Seite 69]. 8. d. Wählen Sie die Positionsgruppe für die Vertriebslinie. e. Geben Sie beliebige Interne Kommentare ein. f. Geben Sie die Verkaufsnotizen ein, die auf den Kundenaufträgen und anderen verkaufsrelevanten Belegen angezeigt werden sollen. g. Geben Sie Details zur Kundenservicenummer ein. h. Geben Sie unter Steuern Abweichungen vom Standardsteuersatz ein. Um den Service für eine Vertriebslinie zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. Um sicherzustellen, dass Buchungsbelege problemlos ausgeführt werden, sollten Sie den Bewertungsprozess auch für das zugehörige Unternehmen aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Bewertungsdetails zu Service zuordnen [Seite 68]. 9. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 67 3.2.3.3 Bewertungsdetails zu Service zuordnen Übersicht Sie können jedem Unternehmen, das Finanzdaten für einen Service zur Verfügung stellt, grundlegende Bewertungsdetails und einen Status zuordnen. Sie können auch erweiterte Bewertungsdetails zuordnen, z. B. eine bestimmte Bestandsbewertungsmengeneinheit und die Preisinformationen für das jeweils relevante Rechnungslegungswerk. Sie können einem Service im Work Center Produktdaten unter Services Bewertungsdetails zuordnen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Services in der Sicht Services des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie den Service aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Service zu öffnen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Bewertung . 4. Geben Sie grundlegende Details für ein Unternehmen ein: a. Markieren Sie in der Tabelle Unternehmen ein Unternehmen. b. Wählen Sie in der Spalte Status die Option In Vorbereitung. Der Service steht nur für das ausgewählte Unternehmen zur Verfügung, sobald der Status Aktiv lautet. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Service. c. Geben Sie in das Feld Kostensatz den Kostensatz des Standardrechnungslegungswerks ein, das dem Unternehmen zugewiesen ist. Sie können die Preisinformationen jedes Rechnungslegungswerks bearbeiten, das dem Unternehmen zusätzlich zugeordnet ist. Weitere Informationen über die Bearbeitung erweiterter Bewertungsdetails finden Sie im nächsten Schritt. d. 5. Wählen Sie die Kontenfindungsgruppe für den Service aus. Optional: Geben Sie erweiterte Bewertungsdetails für den Service und die zugehörigen Unternehmen ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Bewertung . b. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit als Bewertungsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Bewertungs-ME. Wenn die Bewertungs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Service hinzufügen [Seite 69]. Nachdem der Service für eines der Unternehmen aktiviert wurde, kann die Bewertungs-ME nicht mehr geändert werden. 68 c. Markieren Sie in der Tabelle Unternehmen ein Unternehmen. d. Wählen Sie die Kontenfindungsgruppe für den Service aus. Die Kontenfindungsgruppe definiert die Regeln, mit denen ermittelt wird, welche Konten für automatische Buchungen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Kontenfindung. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio e. Sie können die Preisinformationen aller Rechnungslegungswerke aktualisieren, die dem ausgewählten Unternehmen zusätzlich zugeordnet sind. Wählen Sie dazu das entsprechende Rechnungslegungswerk aus, und wählen Sie Kostensatz bearbeiten . Ein Rechnungslegungswerk ist eine vollständige und konsistente Zusammenstellung von Buchhaltungsdaten, die für das Meldewesen und zum Anlegen von Finanzberichten erforderlich sind. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungslegungswerk. Wenn Sie den Service später bearbeiten und dem Unternehmen ein neues Rechnungslegungswerk zugeordnet wurde, wird der Service automatisch auf der Registerkarte Bewertung angezeigt. Sie müssen den Service dann jedoch sichern, um sicherzustellen, dass das neue Rechnungslegungswerk für den Service übernommen wird. 6. Um den Service für ein Unternehmen zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. 7. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 3.2.3.4 Mengenumrechnungen zu Service hinzufügen Übersicht Standardmäßig ist die Basis-ME (Mengeneinheit) auch die Mengeneinheit für die Einkaufs-, Verkaufs- und Bewertungsprozesse. Wenn Sie für einen Prozess eine andere Mengeneinheit auswählen, müssen Sie die entsprechenden Mengeneinheiten zwischen der Basis-ME und der abweichenden Prozessmengeneinheit angeben. Wenn zum Beispiel die Basismengeneinheit "Aktivität" und die Verkaufsmengeneinheit "Stunde" ist, sollten Sie die typische Dauer einer Aktivität angeben. Um ordnungsgemäße Berechnungen zu gewährleisten, sollte die Basis-ME die kleinste Mengeneinheit für den Service sein. Wenn Sie die Basis-ME ändern, nachdem der Service für einen beliebigen Prozess aktiviert wurde, müssen Sie die entsprechenden Mengeneinheiten zwischen der alten Basis-ME und der neuen Basis-ME angeben. Sie können einem Service im Work Center Produktdaten unter Services Mengenumrechnungen hinzufügen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Services in der Sicht Services des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie den Service aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Service zu öffnen. 3. Wählen Sie Alles anzeigen . 4. Wählen Sie auf der Registerkarte Mengenumrechnungen die Option Zeile hinzufügen . 5. Geben Sie die entsprechenden Mengen zwischen zwei verschiedenen Mengeneinheiten ein. a. Geben Sie in der Spalte Menge der neuen Zeile die eine Mengeneinheit und Menge ein. b. Geben Sie in der Spalte Zugehörige Menge der neuen Zeile die andere Mengeneinheit und Menge ein. 6. Fügen Sie für alle zusätzlichen Umrechnungen eine weitere Zeile hinzu, und wiederholen Sie den oben aufgeführten Schritt. 7. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 69 3.2.3.5 Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren Übersicht Sie können verschiedene Arten an Daten aus dem SAP-Business-ByDesign-System nach Microsoft Excel exportieren. Anschließend können Sie diese Daten mithilfe von Microsoft Excel organisieren und analysieren. Sie können Daten aus einem Bericht oder aus einem Arbeitsvorrat exportieren. Voraussetzungen Rufen Sie Mein Computer auf der Startseite in der Self-Services-Übersicht auf, und stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind: ● Das neueste Add-In für Microsoft Excel® ist installiert. Wählen Sie Zusätzliche Software installieren. ● Es wurden die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen. Wählen Sie Meine Computereinstellungen prüfen. Vorgehensweise 1. 2. Bevor Sie Daten exportieren können, müssen Ihnen diese Daten angezeigt werden. Wählen Sie abhängig von den zu exportierenden Daten eine der folgenden Optionen: ● Zum Exportieren von Daten aus einem Bericht öffnen Sie den betreffenden Bericht, und legen Sie fest, ob Sie die Tabelle oder das Diagramm exportieren möchten. Wählen Sie dazu die Option Zum Diagramm wechseln oder Zur Tabelle wechseln. ● Zum Exportieren von Daten aus einem Arbeitsvorrat öffnen Sie den Arbeitsvorrat, und wählen Sie Start. Zum Exportieren von Daten aus einem Diagramm, einer Tabelle oder aus einem Arbeitsvorrat wählen Sie Exportieren und dann Nach Microsoft Excel. Der Export nach Microsoft Excel schließt die komplette Liste der Daten ein, die im Bild angezeigt wird. Wenn Sie Ihren Arbeitsvorrat mithilfe von Personalisieren Diese Sicht personalisiert haben, werden die vorgenommenen Personalisierungseinstellungen auch in dem Microsoft-ExcelArbeitsblatt angezeigt, das Sie herunterladen. Wenn Sie im Arbeitsvorrat beispielsweise Spalten verschoben oder Spalten aus- bzw. eingeblendet haben, werden Sie im Excel-Arbeitsblatt in der gleichen Reihenfolge angezeigt bzw. entsprechend ein- oder eingeblendet. 3. 70 Wählen Sie im angezeigten Fenster eine Sprache oder eine Vorlage aus. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio ● Wenn nur eine Vorlage in der Anmeldesprache vorhanden ist, wird der Export für diese Sprache durchgeführt. Eine Benutzerinteraktion ist in diesem Fall nicht erforderlich. ● Wenn nur eine Vorlage für dieses Exportszenario im System vorhanden ist, die Anmeldesprache dafür jedoch nicht zur Verfügung steht, wird der Export für die englische Sprache durchgeführt. ● Falls im System mehrere Vorlagen für dieses Exportszenario zur Verfügung stehen, wird das Dialogfenster Vorlagenliste angezeigt. Hier können Sie die Microsoft-Excel-Vorlage auswählen, die Sie für den Export verwenden möchten. Die Vorlage bestimmt, wie Ihre exportierten Daten formatiert werden. Es wird die für die jeweilige Vorlage relevante Microsoft-Excel-Version angezeigt. 4. Wählen Sie Herunterladen. 5. Es wird eine Meldung mit dem Hinweis angezeigt, dass Sie die Datei öffnen oder sichern können, in der die gerade aus dem SAP-Business-ByDesign-System exportierten Daten enthalten sind. Wählen Sie Öffnen oder Sichern. Dies ist davon abhängig, wie Sie mit den exportierten Daten vorgehen möchten. Abhängig davon, ob Sie Öffnen oder Sichern wählen, gibt es zwei mögliche Ergebnisse: 6. ● Wenn Sie Öffnen wählen, wird ein Arbeitsblatt mit den Daten in Microsoft Excel geöffnet. Die Datei hat einen temporären Namen, wird aber nicht gesichert. Sie können alle Funktionen von Microsoft Excel verwenden, um die Daten zu organisieren und das Arbeitsblatt zu sichern. ● Wenn Sie Sichern wählen, wird das Dialogfenster Sichern unter geöffnet. Sie können einen geeigneten Dateinamen und den Speicherort zum Sichern der exportierten Microsoft-Excel-Datei angeben. Wenn die Datei erfolgreich heruntergeladen wurde, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Später können Sie zu dem Speicherort navigieren, an dem Sie die Vorlage gesichert haben, und die Vorlage öffnen. Zum Anpassen der Vorlage wählen Sie in der Symbolleiste von SAP Business ByDesign die Drucktaste Vorlage bearbeiten . Daraufhin öffnet sich die Detailerfassung für die Vorlage. In der Detailerfassung können Sie folgende Änderungen an der Vorlage vornehmen: ● Ändern eines Spaltennamens ● Ändern der Spaltenreihenfolge mithilfe der Drucktasten Nach oben verschieben und Nach unten verschieben ● Ausblenden einer Spalte durch Aufheben der Auswahl unter Sichtbar Wählen Sie Generieren , um die Änderungen an der Vorlage zu sichern. Stellen Sie sicher, dass die angepasste Vorlage aus der Sicht Office-Vorlagenverwaltung in das SAPBusiness-ByDesign-System hochgeladen wird. 3.2.4 Materialien (Produktportfolio) – Quick Guide Es ist wichtig, dass Sie über umfassende und präzise Informationen zu allen Materialien verfügen, die Ihr Unternehmen anbietet. Die Sicht Materialien bietet Ihnen daher einen zentralen Einstiegspunkt, von dem aus Sie alle Materialien in Ihrem System anzeigen, neue Materialien anlegen und diese im Verlauf des Produktlebenszyklus bearbeiten können. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 71 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Zuordnen eines Status zu einem Material Ein Material kann an verschiedensten Geschäftsprozessen beteiligt sein. Ein Nagel kann z. B. ein Einsatzprodukt sein, das zum Herstellen eines anderen Produkts verwendet wird oder als Endprodukt selbst verkauft wird. Aus diesem Grund ist ein Material in Abschnitte für Einkauf, Logistik, Beschaffungsplanung, Verfügbarkeitsprüfung, Verkauf und Bewertung unterteilt. Jeder Abschnitt enthält sowohl für den Geschäftsprozess spezifische Details als auch einen oder mehrere Status, die die Vollständigkeit oder Bereitschaft des Materials für den Prozess anzeigen. Daher ist es beim Anlegen eines neuen Materials wichtig, die richtigen Status zu übernehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass die relevanten Prozesse zugeordnet werden und die Daten in diesen Bereichen stets auf dem neuesten Stand sind. Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Material [Seite 47]. Ändern der Typen des identifizierten Bestands Sie können den Typ des identifizierten Bestands eines Produkts unabhängig von dem Prozess ändern, in dem Sie das Produkt verwenden. Es kann ein neuer Typ des identifizierten Bestands angegeben, der Typ kann vollständig entfernt oder es kann zu einem anderen Typ gewechselt werden. Sie können den Typ des identifizierten Bestands für ein Produkt auch dann ändern, wenn das Produkt bereits für die Logistik aktiviert wurde. Diese Flexibilität ist nötig, wenn Sie den Typ des identifizierten Bestands für ein Produkt ändern müssen, das bereits in einem Prozess verwendet wird. Das Ändern des Typs des identifizierten Bestands kann jedoch Konsequenzen und Folgeaktionen nach sich ziehen, dies hängt vom Status des Prozesses ab, in dem Sie das betreffende Produkt verwenden. Diese Konsequenzen sollten Sie kennen, bevor Sie die Änderung des Typs des identifizierten Bestands vornehmen. Es ist empfehlenswert, vor dem Starten eines Prozesses für ein Produkt die Festlegung des Produkts mit dem richtigen Typ für den identifizierten Bestand abzuschließen. Sie können den Typ des identifizierten Bestands im Work Center Produktdaten auf der Registerkarte Allgemein der Detailerfassung Material ändern. Um auf die Registerkarte Allgemein zuzugreifen, müssen Sie auf Alle anzeigen klicken. In der Registerkarte Logistik können Sie auch prüfen, ob das Produkt aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Typen des identifizierten Bestands [Seite 48]. Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement Die Preisfindung basiert auf Preisstammdaten wie Preis- und Rabattlisten, die zur automatischen Berechnung von Preisen in allen Geschäftsbelegen für Verkaufs- und Serviceprozesse verwendet werden. Mit einem vordefinierten Preisfindungsverfahren wird der Bruttobetrag bestimmt, den der Kunde für bestimmte Waren oder Services bezahlen muss, die an einem bestimmten Tag an einem bestimmten Ort geliefert werden sollen. Das Preisfindungsverfahren setzt sich aus Preisbestandteilen wie Listenpreis, Rabatten, Zuschlägen, Frachtkosten, Steuern und anderen Kosten zusammen. Für die Berechnung des Gesamtbetrags ist auch die Reihenfolge dieser Preisbestandteile wichtig. Weitere Informationen finden Sie unter Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 18]. Steuerfindung Unternehmen sind in der Regel gesetzlich dazu verpflichtet, Steuern für Produkte, die sie kaufen oder verkaufen, zu berechnen und diese Steuern von ihren Kunden zu erheben. Nachdem die Produkte bereitgestellt worden sind, müssen die Steuern gemeldet und bei den zuständigen Finanzbehörden erbracht werden. Das System unterstützt Sie durch die Bereitstellung einer weitestgehend automatischen Steuerberechnung für folgende Steuerarten: Umsatzsteuer, Umsatz- und Verbrauchsteuer, Quellensteuer. Außerdem stellt das System ein Werkzeug für das Berichtswesen zur Verfügung, mit dem Sie die erforderlichen Steuermeldungen effizient verwalten können. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerfindung [Seite 59]. 72 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Aufgaben Material anlegen 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie Neu 3. Geben Sie die Materialnummer ein. und dann Material, um die Schnellerfassung Neues Material zu öffnen. Wenn für Materialien interne Nummernkreise konfiguriert wurden, können Sie Materialnummern nicht manuell eingeben. Das System ordnet automatisch die nächste verfügbare Nummer zu, wenn Sie das Material sichern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Nummernkreise. 4. Geben Sie die Materialbeschreibung ein. Informationen bezüglich Beschreibungen in anderen Sprachen finden Sie nachfolgend unter Materialbeschreibungen in anderen Sprachen hinzufügen. 5. Wählen Sie die Produktkategorie, der Sie das neue Material hinzufügen möchten. 6. Geben Sie im Feld Basis-ME die Standardmengeneinheit für das Material ein. Diese wird für den Einkauf, die Logistik, die Planung, die Verfügbarkeitsprüfung, den Verkauf und die Bewertung verwendet, sofern für diese Prozesse keine abweichenden Mengeneinheiten manuell ausgewählt werden. Die Basis-ME sollte die kleinste Mengeneinheit für das Material sein. Achten Sie daher bei der Auswahl abweichender Mengeneinheiten für beliebige Prozesse darauf, dass diese niemals kleiner als die Basis-ME sind. 7. Optional: Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein das Nettogewicht, das Bruttogewicht, das Nettovolumen und das Bruttovolumen für die Basismengeneinheit ein. Wenn beispielsweise die Basismengeneinheit ein Kasten ist, definieren Sie die physischen Merkmale eines Kastens. Informationen zum Definieren zusätzlicher Merkmale finden Sie unten unter ME-Eigenschaften und GTIN zu Material hinzufügen. 8. Optional: Geben Sie erweiterte allgemeine Details für das Material ein. 9. a. Wählen Sie Alles anzeigen . b. Um das Material einer Gruppe an identifiziertem Bestand zuzuordnen, wählen Sie Typ des identifizierten Bestands. c. Wählen Sie ein Profil für die Seriennummernvergabe (Seriennummernprofil). d. Wählen Sie zum Hinzufügen, Löschen oder Ersetzen eines Produktbilds für ein Material Bild anschließend die entsprechende Option. und Wählen Sie Sichern , um das neue Material zu sichern. Dieses Dokument enthält Text, der nur für Indien relevant ist. Um sicherzustellen, dass im System der richtige Text angezeigt wird, wählen Sie Personalisieren → Meine Einstellungen. Wählen Sie Primäre Hilfe , und wählen Sie unter "Land" den Eintrag Indien. Sichern Sie die Einstellungen, und melden Sie sich ab, um sicherzustellen, dass die Änderungen wirksam werden. Einkaufsdetails zu Material zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 75]. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 73 Logistikdetails zu Material zuordnen Weitere Informationen zu diesen Aufgaben finden Sie hier [Seite 76]. Beschaffungsplanungsdetails zu Material zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 77]. Verfügbarkeitsprüfungsdetails zu Material zuordnen Weitere Informationen zu diesen Aufgaben finden Sie hier [Seite 78]. Verkaufsdetails zu Material zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 79]. Bewertungsdetails zu Material zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 81]. Mengenumrechnungen zu Material hinzufügen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 83]. ME-Eigenschaften und GTIN zu Material hinzufügen 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. 3. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein das Nettogewicht, das Bruttogewicht, das Nettovolumen und das Bruttovolumen für die Basismengeneinheit ein. Wenn beispielsweise die Basismengeneinheit ein Kasten ist, definieren Sie die Merkmale eines Kastens. 4. Optional: Definieren Sie zusätzliche Merkmale und eine GTIN (Global Trade Item Number) für die Basismengeneinheit und weitere Mengeneinheiten. a. Wählen Sie Alles anzeigen . b. Wählen Sie oben auf der Registerkarte Allgemein die Option ME-Eigenschaften. Die erste Zeile der Tabelle zeigt die physischen Merkmale, die Sie bereits für die Basismengeneinheit eingegeben haben. c. Geben Sie die Länge, Breite, Höhe und GTIN (Global Trade Item Number) für die Basismengeneinheit ein. Eine GTIN ist eine aus 8, 12, 13 oder 14 Ziffern bestehende Nummer, die zur eindeutigen weltweiten Identifizierung von Produkten verwendet wird. Jede GTIN muss internationalen Standards entsprechen und eindeutig sein. d. Um Merkmale und eine GTIN für eine weitere Mengeneinheit zu definieren, wählen Sie Zeile hinzufügen. e. Wählen Sie in der neuen Zeile die ME, und geben Sie die relevanten Merkmale und die GTIN ein. f. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. Materialbeschreibungen in anderen Sprachen hinzufügen 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. Das Feld Materialbeschreibung zeigt die Beschreibung des Materials in Ihrer Anmeldesprache. 3. Wählen Sie Alles anzeigen . 74 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio 4. Wählen Sie oben auf der Registerkarte Allgemein die Option Andere Sprachen . 5. Um eine Beschreibung des Materials in einer anderen Sprache hinzuzufügen, wählen Sie Zeile hinzufügen . Wenn Sie für eine Sprache keine Materialbeschreibung angeben, wird auf Geschäftsbelegen in dieser Sprache keine Beschreibung angezeigt. 6. Wählen Sie in der neuen Zeile eine Sprache, und geben Sie die Materialbeschreibung ein. 7. Geben Sie im Bereich Details zusätzliche Informationen über das Material ein, und wählen Sie Sichern . Massenänderung – Materialien Sie können die allgemeinen Details und die Fachbereichsdetails mehrerer Materialien gleichzeitig in kurzer Zeit aktualisieren. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 83]. Materialien nach Microsoft Excel exportieren Sie können Materialien nach Microsoft Excel exportieren. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 70]. 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.1 Einkaufsdetails zu Material zuordnen Übersicht Sie können einem Material Einkaufsprozesse zuordnen, indem Sie den entsprechenden Status übernehmen. Sie können auch erweiterte Einkaufsdetails zuordnen, z. B. eine bestimmte Einkaufsmengeneinheit, interne Kommentare, Einkaufsnotizen, Lieferanteninformationen und Steuerinformationen. In einer der folgenden Sichten können Sie Einkaufsdetails zu einem Material zuordnen: ● Work Center Produktdaten, Sicht Materialien ● Work Center Produktentwicklung, Sicht Materialien ● Work Center Produkt- und Serviceportfolio, Sicht Produkte Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Einkauf . 4. Setzen Sie den Status auf In Vorbereitung. Das Material steht nur für Einkaufsprozesse zur Verfügung, sobald der Status Aktiv lautet. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Material [Seite 47]. 5. Optional: Verwalten Sie Abweichungen von den Standard-Steuersätzen. a. Wählen Sie Nicht-Standard-Steuersätze verwalten. b. Wählen Sie Zeile hinzufügen . c. Geben Sie nach Bedarf Land, Region, Steuerart, Steuersatzart und Steuerbefreiungsgrund ein. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 75 6. Optional: Geben Sie erweiterte Einkaufsdetails für das Material ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Einkauf . b. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit als Einkaufsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Einkaufs-ME. Wenn die Einkaufs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Material hinzufügen [Seite 83]. c. Geben Sie beliebige Interne Kommentare ein. d. Geben Sie die Einkaufsnotizen ein, die auf den Bestellungen angezeigt werden sollen, die für das Material angelegt werden. e. Wenn Sie das Material von einem oder mehreren Lieferanten erwerben, geben Sie für die einzelnen Lieferanten die Lieferantenteilenummer und/oder die Planlieferzeit ein. Eine Lieferantenteilenummer ist die Nummer, die der Lieferant zur Identifikation des Materials verwendet. Die Planlieferzeit ist die Zeit, die für den Erhalt des Materials vom Lieferanten benötigt wird. Durch die Planlieferzeit kann der Produktionsplaner ganz einfach erkennen, wann das Material wieder verfügbar ist. f. Geben Sie unter Steuern Abweichungen vom Standardsteuersatz ein. g. Geben Sie alle relevanten Details zur Quellensteuer ein. 7. Um das Material für den Einkaufsprozess zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. 8. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 3.2.5.2 Logistikdetails zu Material zuordnen Übersicht Sie können einem Material grundlegende Logistikdetails zuordnen, um dessen interne Warenbewegung und Lieferung zu verfolgen und zu steuern. Sie können auch erweiterte Logistikdetails zuordnen, z. B. eine bestimmte Bestandsbewertungsmengeneinheit sowie zusätzliche Produktions- und Lagerstandorte. In folgenden Sichten können Sie einem Material Logistikdetails zuordnen: ● Work Center Produktdaten, Sicht Materialien ● Work Center Produktentwicklung, Sicht Materialien ● Work Center Produkt- und Serviceportfolio, Sicht Produkte Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Logistik , und wählen Sie Zeile hinzufügen . 4. Wählen Sie einen Standort, und legen Sie einen Status für das Material an diesem Standort fest. Der Initialstatus lautet In Vorbereitung. 76 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Sobald der Status Aktiv lautet, steht das Material an den einzelnen Standorten nur für Logistikprozesse zur Verfügung. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Material [Seite 47]. 5. Geben Sie für jeden Standort eine Produktionsgruppe und eine Lagerungsgruppe ein. 6. Optional: Geben Sie erweiterte Logistikdetails für das Material ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Logistik . b. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit als Bestandsbewertungsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Bestandsbewertungs-ME aus. Wenn die Bestandsbewertungs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Material hinzufügen [Seite 83]. Die Bestandsbewertungs-ME kann nicht mehr geändert werden, nachdem das Material für die Logistik oder Bewertung aktiviert worden ist. c. Optional: Geben Sie ein Intervall für die zyklische Inventur ein. 7. Um das Material für den Logistikprozess zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. 8. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 3.2.5.3 Beschaffungsplanungsdetails zu Material zuordnen Übersicht Sie können jedem Planungsbereich, der mit einem Material verknüpft ist, grundlegende Beschaffungsplanungsdetails und einen Status zuordnen. Sie können auch erweiterte Beschaffungsplanungsdetails zuordnen, z. B. eine bestimmte Planungsmengeneinheit und Prognosegruppe sowie Details zum Losgrößenverfahren, Sicherheitsbestände, Nachbestellmethoden und Bestandsreichweite der einzelnen Planungsbereiche. In folgenden Sichten können Sie einem Material Beschaffungsplanungsdetails zuordnen: ● Work Center Produktdaten, Sicht Materialien ● Work Center Produktentwicklung, Sicht Materialien ● Work Center Produkt- und Serviceportfolio, Sicht Produkte Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Planung . 4. Optional: Wählen Sie die Prognosegruppe für das Material aus. 5. Geben Sie die grundlegenden Details für die einzelnen Planungsbereiche ein: a. Wählen Sie in der Tabelle Planungsbereiche die Option Zeile hinzufügen , und wählen Sie einen Planungsbereich. Planungsbereiche werden in der Sicht Lokationen des Work Centers Stammdaten Supply Chain Design definiert. Um eine Lokation als Planungsbereich zu definieren, gehen Sie zur Registerkarte SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 77 Allgemein der Lokation, und markieren Sie das Ankreuzfeld Logistikrelevanz im Bereich Rollen. Weitere Informationen finden Sie unter Lokation anlegen und bearbeiten. b. Der Initialstatus jedes Planungsbereichs, den Sie hinzufügen, lautet In Vorbereitung. Aktualisieren Sie den Status nach Bedarf. Das Material steht nur für die Planung im ausgewählten Planungsbereich zur Verfügung, sobald der Status Aktiv lautet. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Material [Seite 47]. Wählen Sie eine Beschaffungsart, und wählen Sie bei Bedarf eine Geplante Lieferzeit. c. Wählen Sie ein Planungsverfahren. Für bestimmte Planungsverfahren müssen Sie ein Losgrößenverfahren eingeben. Gleichermaßen müssen Sie für einige Losgrößenverfahren zusätzliche Pflichtangaben machen. 6. Optional: Geben Sie erweiterte Planungsdetails für das Material und die zugehörigen Planungsbereiche ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Planung . b. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit als Planungsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Planungs-ME. Wenn die Planungs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Material hinzufügen [Seite 83]. c. Wählen Sie die Prognosegruppe für das Material aus. d. Markieren Sie in der Tabelle Planungsbereiche die einzelnen Planungsbereiche, und bearbeiten Sie nach Bedarf die Details für Gruppieren, Beschaffung, Planung und Überwachung. 7. Um das Material für die Planung in einem Planungsbereich zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. 8. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 3.2.5.4 Verfügbarkeitsprüfungsdetails zu Material zuordnen Übersicht Sie können jedem Planungsbereich, der an der Verfügbarkeitsprüfung eines Materials beteiligt ist, grundlegende Verfügbarkeitsprüfungsdetails und einen Status zuordnen. Sie können auch erweiterte Verfügbarkeitsprüfungsdetails zuordnen, z. B. eine bestimmte Planungsmengeneinheit und Details zur Ermittlung des Auslieferungsstandorts und zur Terminierung. In folgenden Sichten können Sie einem Material Verfügbarkeitsprüfungsdetails zuordnen: ● Work Center Produktdaten, Sicht Materialien ● Work Center Produktentwicklung, Sicht Materialien ● Work Center Produkt- und Serviceportfolio, Sicht Produkte Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. 78 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Verfügbarkeitsprüfung . 4. Geben Sie die grundlegenden Details für die einzelnen Planungsbereiche ein: a. Wählen Sie in der Tabelle Planungsbereiche einen Planungsbereich aus. b. In der Spalte Status ist der Status des Planungsbereichs zunächst auf In Vorbereitung gesetzt. Aktualisieren Sie den Status nach Bedarf. Das Material steht nur für die Verfügbarkeitsprüfung im ausgewählten Planungsbereich zur Verfügung, sobald der Status Aktiv lautet. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Material [Seite 47]. c. Optional: Wählen Sie den Prüfumfang für den Planungsbereich aus. Für einige Prüfumfänge müssen Sie auch einen Verfügbarkeitsprüfhorizont eingeben. 5. d. Optional: Geben Sie die Wiederbeschaffungszeit für den Planungsbereich ein. e. Optional: Wählen Sie die Warenausgangsbearbeitungszeit für den Planungsbereich. Optional: Geben Sie erweiterte Verfügbarkeitsprüfungsdetails für das Material und die zugehörigen Planungsbereiche ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Bewertung . b. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit als Planungsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Planungs-ME. Wenn die Planungs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Material hinzufügen [Seite 83]. c. Wählen Sie in der Tabelle Planungsbereiche einen Planungsbereich aus. d. Wählen Sie den Prüfumfang für den Planungsbereich aus. Für einige Prüfumfänge müssen Sie auch einen Verfügbarkeitsprüfhorizont eingeben. e. Geben Sie die Wiederbeschaffungszeit für den Planungsbereich ein. f. Wenn Sie nicht möchten, dass der Planungsbereich als Standardbezugsquelle beim Anlegen des Kundenauftrags verwendet wird, markieren Sie das Ankreuzfeld Standort für Auslieferung nur manuell wählbar. g. Wählen Sie die Warenausgangsbearbeitungszeit für den Planungsbereich. 6. Um das Material für die Verfügbarkeitsprüfung in einem Planungsbereich zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. 7. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 3.2.5.5 Verkaufsdetails zu Material zuordnen Übersicht Sie können jeder Vertriebslinie, die am Verkauf eines Materials beteiligt ist, grundlegende Verkaufsdetails und einen Status zuordnen. Sie können jeder Vertriebslinie auch erweiterte Verkaufsdetails zuordnen, z. B. eine bestimmte Verkaufsmengeneinheit, Garantien, interne Kommentare, Verkaufsnotizen, Kundenteilenummern und Steuerinformationen. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 79 In folgenden Sichten können Sie einem Material Verkaufsdetails zuordnen: ● Work Center Produktdaten, Sicht Materialien ● Work Center Produktentwicklung, Sicht Materialien ● Work Center Produkt- und Serviceportfolio, Sicht Produkte Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Verkauf . 4. Geben Sie die grundlegenden Details für die einzelnen Vertriebslinien ein. a. Wählen Sie in der Tabelle Vertriebslinien die Option Zeile hinzufügen . b. Definieren Sie eine Vertriebslinie, indem Sie eine Verkaufsorganisation und einen Vertriebsweg eingeben. c. Wählen Sie eine Positionsgruppe. Die Belegpositionsgruppe ist zum Anlegen und Bearbeiten von Verkaufs- und Servicebelegen erforderlich. Es stehen die folgenden produktbezogenen Positionsgruppen zur Verfügung: ● CONS – für Ersatzteile, deren Kosten einer Kostenstelle in Rechnung gestellt werden ● NORM – für Standardprodukte ● PICK – für Ersatzteile, die vom Leistungserbringer abgeholt werden ● SHIP – für Ersatzteile, die vorab an den Kunden geliefert werden Weitere Informationen zu diesen Positionsgruppen finden Sie unter Services. d. In der Spalte Status lautet der Initialstatus In Vorbereitung. Aktualisieren Sie den Status nach Bedarf. Das Material steht nur für die ausgewählte Vertriebslinie zur Verfügung, sobald der Status Aktiv lautet. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Material [Seite 47]. 5. 6. Optional: Verwalten Sie Abweichungen von den Standard-Steuersätzen. a. Wählen Sie Nicht-Standard-Steuersätze verwalten. b. Wählen Sie Zeile hinzufügen . c. Geben Sie nach Bedarf Land, Region, Steuerart, Steuersatzart und Steuerbefreiungsgrund ein. Optional: Geben Sie erweiterte Verkaufsdetails für das Material ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Verkauf . b. Wählen Sie in der Tabelle Vertriebslinien eine Vertriebslinie. c. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit für die Vertriebslinie als Verkaufsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Verkaufs-ME. Wenn die Verkaufs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Material hinzufügen [Seite 83]. 80 d. Wählen Sie die Positionsgruppe für die Vertriebslinie. e. Geben Sie die Details zur Garantie ein. f. Geben Sie beliebige Interne Kommentare ein. Sie können mehrere interne Kommentare für jede Kombination aus Material und Vertriebslinie eingeben. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio g. Geben Sie beliebige Verkaufsnotizen ein. Sie können eine Verkaufsnotiz für jede Kombination aus Material und Vertriebslinie eingeben. Verkaufsnotizen werden in den folgenden Folgebelegen angezeigt: ● Kundenauftrag 7. ● Kommissionierliste ● Lieferschein h. Geben Sie Details zur Kundenteilenummer ein. i. Geben Sie unter Steuern Abweichungen vom Standardsteuersatz ein. Um das Material für eine Vertriebslinie zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. Um sicherzustellen, dass Buchungsbelege problemlos ausgeführt werden, sollten Sie den Bewertungsprozess auch für das zugehörige Unternehmen aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Bewertungsdetails zu Material zuordnen [Seite 81]. 8. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 3.2.5.6 Bewertungsdetails zu Material zuordnen Übersicht Sie können jedem Unternehmen und jeder Betriebsstätte, die Finanzdaten für ein Material zur Verfügung stellen, grundlegende Bewertungsdetails und einen Status zuordnen. Sie können auch erweiterte Bewertungsdetails zuordnen, z. B. eine bestimmte Bestandsbewertungsmengeneinheit und Preisinformationen für jedes relevante Rechnungslegungswerk. In folgenden Sichten können Sie einem Material Bewertungsdetails zuordnen: ● Work Center Produktdaten, Sicht Materialien ● Work Center Produktentwicklung, Sicht Materialien ● Work Center Produkt- und Serviceportfolio, Sicht Produkte Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Bewertung . 4. Wählen Sie in der Tabelle Unternehmen/Betriebsstätten die Option Zeile hinzufügen , um ein Unternehmen und eine Betriebsstätte einzugeben. a. In den Feldern der Details können Sie die Preisinformationen für das Standardrechnungslegungswerk eingeben, das dem Unternehmen und der Betriebsstätte zugeordnet ist. b. Wählen Sie die Kontenfindungsgruppe für das Material aus. Die Kontenfindungsgruppe definiert die Regeln, mit denen ermittelt wird, welche Konten für automatische Buchungen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Kontenfindung. c. Wählen Sie ein Fortlaufendes Bewertungsverfahren aus. Ein fortlaufendes Bewertungsverfahren ist erforderlich, damit das Material in der Finanzbuchhaltung gebucht werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Fortlaufende Bewertungsverfahren. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 81 d. In der Spalte Status lautet der Initialstatus In Vorbereitung. Aktualisieren Sie den Status nach Bedarf. Das Material steht nur für das ausgewählte Unternehmen / die ausgewählte Betriebsstätte zur Verfügung, sobald der Status Aktiv lautet. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Zuordnen eines Status zu einem Material [Seite 47]. 5. Optional: Geben Sie erweiterte Bewertungsdetails für das Material und die zugehörigen Unternehmen/ Betriebsstätten ein. a. Wählen Sie Alles anzeigen , und wählen Sie die Registerkarte Bewertung . b. Standardmäßig wird die Basismengeneinheit als Bestandsbewertungsmengeneinheit übernommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Bestandsbewertungs-ME aus. Wenn die Bestandsbewertungs-ME von der Basis-ME abweicht, muss für diese eine Mengenumrechnung vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Mengenumrechnungen zu Material hinzufügen [Seite 83]. Die Bestandsbewertungs-ME kann nicht mehr geändert werden, nachdem das Material für eines der Unternehmen / eine der Betriebsstätten oder für die Logistik aktiviert wurde. c. Markieren Sie in der Tabelle Unternehmen/Betriebsstätten ein Unternehmen bzw. eine Betriebsstätte. d. Wählen Sie die Kontenfindungsgruppe für das Material aus. Die Kontenfindungsgruppe definiert die Regeln, mit denen ermittelt wird, welche Konten für automatische Buchungen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Kontenfindung. e. Wählen Sie ein Fortlaufendes Bewertungsverfahren aus. Ein fortlaufendes Bewertungsverfahren ist erforderlich, damit das Material in der Finanzbuchhaltung gebucht werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Fortlaufende Bewertungsverfahren. f. Sie können die Preisinformationen jedes Rechnungslegungswerks aktualisieren, das dem ausgewählten Unternehmen/der ausgewählten Betriebsstätte zugeordnet ist. Wählen Sie dazu das entsprechende Rechnungslegungswerk aus, und wählen Sie Preis bearbeiten . Ein Rechnungslegungswerk ist eine vollständige und konsistente Zusammenstellung von Buchhaltungsdaten, die für das Meldewesen und zum Anlegen von Finanzberichten erforderlich sind. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungslegungswerk. Wenn Sie das Material später bearbeiten und dem Unternehmen/der Betriebsstätte ein neues Rechnungslegungswerk zugeordnet wurde, wird dieses automatisch auf der Registerkarte Bewertung angezeigt. Sie müssen das Material dann jedoch sichern, um sicherzustellen, dass das neue Rechnungslegungswerk für das Material übernommen wird. Preisänderungen werden nicht direkt im Material erfasst. Um die vollständige Historie aller Preisänderungen anzuzeigen, wechseln Sie zur Sicht Materialpreise im Work Center Bestandsbewertung, wählen Sie das betreffende Material aus, und wählen Sie dann Preisentwicklung anzeigen . Beachten Sie, dass diese Funktion für den Preistyp Planpreis nicht verfügbar ist. 6. Um das Material für ein Unternehmen / eine Betriebsstätte zu aktivieren, setzen Sie den Status auf Aktiv. 7. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 82 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio 3.2.5.7 Mengenumrechnungen zu Material hinzufügen Übersicht Standardmäßig ist die Basis-ME (Mengeneinheit) auch die Mengeneinheit für die Einkaufs-, Logistik-, Planungs-, Verfügbarkeitsprüfungs-, Verkaufs- und Bewertungsprozesse. Wenn Sie für einen Prozess eine andere Mengeneinheit auswählen, müssen Sie die entsprechenden Mengeneinheiten zwischen der Basis-ME und der abweichenden Prozessmengeneinheit angeben. Wenn z. B. die Basis-ME "Box" und die Verkaufs-ME "Kiste" ist, sollten Sie angeben, wie viele Boxen in einer Kiste sind. Um ordnungsgemäße Berechnungen zu gewährleisten, sollte die Basis-ME die kleinste Mengeneinheit für das Material sein. Wenn Sie die Basis-ME ändern, nachdem das Material für einen beliebigen Prozess aktiviert worden ist, müssen Sie die entsprechenden Mengeneinheiten zwischen der alten Basis-ME und der neuen Basis-ME angeben. In folgenden Sichten können Sie einem Material Mengenumrechnungen hinzufügen: ● Work Center Produktdaten, Sicht Materialien ● Work Center Produktentwicklung, Sicht Materialien ● Work Center Produkt- und Serviceportfolio, Sicht Produkte Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. 2. Wählen Sie das Material aus, und wählen Sie Bearbeiten , um die Schnellerfassung Material zu öffnen. 3. Wählen Sie Alles anzeigen . 4. Wählen Sie auf der Registerkarte Mengenumrechnungen die Option Zeile hinzufügen . 5. Geben Sie die entsprechenden Mengen zwischen zwei verschiedenen Mengeneinheiten ein. a. Geben Sie in der Spalte Menge der neuen Zeile die eine Mengeneinheit und Menge ein. b. Geben Sie in der Spalte Zugehörige Menge der neuen Zeile die andere Mengeneinheit und Menge ein. 6. Fügen Sie für alle zusätzlichen Umrechnungen eine weitere Zeile hinzu, und wiederholen Sie den oben aufgeführten Schritt. 7. Wählen Sie Sichern , um die Änderungen zu sichern. 3.2.5.8 Massenänderung – Materialien Übersicht Sie können gleichzeitig allgemeine Details und die Geschäftsbereichsdetails mehrerer Materialien schnell aktualisieren. In folgenden Sichten können Sie eine Massenänderung für Materialien vornehmen: ● Work Center Produktdaten, Sicht Materialien und Sicht Materialvorlagen ● Work Center Produktentwicklung, Sicht Materialien SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 83 ● Work Center Produkt- und Serviceportfolio, Sicht Produkte Wenn Sie die Details von mehreren Materialien aktualisieren möchten, die auf derselben Materialvorlage basieren, können Sie diese Materialien ganz einfach identifizieren und ändern, indem Sie zur Untersicht Materialvorlagen navigieren, die entsprechende Materialvorlage wählen, Massenänderung wählen und der nachfolgenden Prozedur folgen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie die Untersicht Materialien in der Sicht Materialien des Work Centers Produktdaten. Die Schnellerfassung Massenänderung wird automatisch geöffnet, wenn Sie die Funktion Aus Vorlage anlegen zum Anlegen von Materialien verwenden. Weitere Informationen finden Sie oben in den Abschnitten zum Anlegen einer Materialvorlage und zum Anlegen eines Materials aus einer Vorlage. 2. Wählen Sie die zu aktualisierenden Materialien aus, und wählen Sie zum Öffnen der Schnellerfassung Massenänderung die Option Massenänderung . 3. Wählen Sie in der Liste Anzeigen den Informationstyp aus, den Sie aktualisieren möchten. Wenn Sie auswählen, dass allgemeine Daten angezeigt werden sollen, wird jedes Material in einer einzelnen Zeile aufgeführt. Wenn Sie jedoch auswählen, dass Fachbereichsdetails angezeigt werden sollen, werden nur die Materialien mit diesen Details aufgeführt, und die einzelnen Materialien werden möglicherweise auf mehreren Zeilen aufgeführt. Werden beispielsweise Planungsdetails angezeigt, würde ein Material, dass keinen Planungsbereichen zugeordnet ist, nicht aufgeführt werden. Ein Material hingegen, das zwei Planungsbereichen zugeordnet ist, würde in zwei Zeilen aufgeführt werden, eine Zeile für jeden Planungsbereich. 4. Geben Sie in der ersten Zeile der Tabelle die Informationen ein, die Sie für einige oder alle Materialien übernehmen möchten. 5. Um die Informationen nur für einige Materialien zu übernehmen, wählen Sie zuerst die relevanten Materialien aus, dann Massenänderung anwenden und anschließend die Option Ausgewählte Positionen. Um die Informationen für alle Materialien zu übernehmen, wählen Sie zuerst Massenänderung anwenden und anschließend die Option Alle Positionen. Mithilfe der Schnellaktivität Massenänderung können Sie die Informationen der einzelnen Materialien auch manuell aktualisieren. Sie können diese Änderungen direkt in der Zeile eines Materials vornehmen. 6. 84 Sie können auch Organisationsdaten hinzufügen oder mehreren Materialien zuzuordnen. verwenden, um eine oder mehrere Organisationen einem a. Wählen Sie das Material oder die Materialien aus, dem bzw. denen Sie Organisationsdaten hinzufügen möchten. b. Wählen Sie Organisationsdaten hinzufügen Material hinzufügen möchten. c. Markieren Sie im Dialogfenster eine oder mehrere Organisationen, und wählen Sie OK . Eine Liste wird angezeigt, mit einer Zeile für jede Kombination aus Material und Organisation. Sie können jetzt die Positionen auswählen, für die Sie die Änderungen übernehmen möchten. Um die Informationen nur für einige Materialien zu übernehmen, wählen Sie zuerst die relevanten Materialien aus, dann Massenänderung anwenden und anschließend die Option Ausgewählte Positionen. Um die © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C , und wählen Sie dann die Art der Organisation, die Sie dem SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Informationen für alle Materialien zu übernehmen, wählen Sie zuerst Massenänderung anwenden anschließend die Option Alle Positionen. 7. und Wählen Sie Sichern und schließen , um Ihre Änderungen zu sichern und zur Sicht Materialien zurückzukehren. 3.2.5.9 Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren Übersicht Sie können verschiedene Arten an Daten aus dem SAP-Business-ByDesign-System nach Microsoft Excel exportieren. Anschließend können Sie diese Daten mithilfe von Microsoft Excel organisieren und analysieren. Sie können Daten aus einem Bericht oder aus einem Arbeitsvorrat exportieren. Voraussetzungen Rufen Sie Mein Computer auf der Startseite in der Self-Services-Übersicht auf, und stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind: ● Das neueste Add-In für Microsoft Excel® ist installiert. Wählen Sie Zusätzliche Software installieren. ● Es wurden die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen. Wählen Sie Meine Computereinstellungen prüfen. Vorgehensweise 1. 2. Bevor Sie Daten exportieren können, müssen Ihnen diese Daten angezeigt werden. Wählen Sie abhängig von den zu exportierenden Daten eine der folgenden Optionen: ● Zum Exportieren von Daten aus einem Bericht öffnen Sie den betreffenden Bericht, und legen Sie fest, ob Sie die Tabelle oder das Diagramm exportieren möchten. Wählen Sie dazu die Option Zum Diagramm wechseln oder Zur Tabelle wechseln. ● Zum Exportieren von Daten aus einem Arbeitsvorrat öffnen Sie den Arbeitsvorrat, und wählen Sie Start. Zum Exportieren von Daten aus einem Diagramm, einer Tabelle oder aus einem Arbeitsvorrat wählen Sie Exportieren und dann Nach Microsoft Excel. Der Export nach Microsoft Excel schließt die komplette Liste der Daten ein, die im Bild angezeigt wird. Wenn Sie Ihren Arbeitsvorrat mithilfe von Personalisieren Diese Sicht personalisiert haben, werden die vorgenommenen Personalisierungseinstellungen auch in dem Microsoft-ExcelArbeitsblatt angezeigt, das Sie herunterladen. Wenn Sie im Arbeitsvorrat beispielsweise Spalten verschoben oder Spalten aus- bzw. eingeblendet haben, werden Sie im Excel-Arbeitsblatt in der gleichen Reihenfolge angezeigt bzw. entsprechend ein- oder eingeblendet. 3. Wählen Sie im angezeigten Fenster eine Sprache oder eine Vorlage aus. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 85 ● Wenn nur eine Vorlage in der Anmeldesprache vorhanden ist, wird der Export für diese Sprache durchgeführt. Eine Benutzerinteraktion ist in diesem Fall nicht erforderlich. ● Wenn nur eine Vorlage für dieses Exportszenario im System vorhanden ist, die Anmeldesprache dafür jedoch nicht zur Verfügung steht, wird der Export für die englische Sprache durchgeführt. ● Falls im System mehrere Vorlagen für dieses Exportszenario zur Verfügung stehen, wird das Dialogfenster Vorlagenliste angezeigt. Hier können Sie die Microsoft-Excel-Vorlage auswählen, die Sie für den Export verwenden möchten. Die Vorlage bestimmt, wie Ihre exportierten Daten formatiert werden. Es wird die für die jeweilige Vorlage relevante Microsoft-Excel-Version angezeigt. 4. Wählen Sie Herunterladen. 5. Es wird eine Meldung mit dem Hinweis angezeigt, dass Sie die Datei öffnen oder sichern können, in der die gerade aus dem SAP-Business-ByDesign-System exportierten Daten enthalten sind. Wählen Sie Öffnen oder Sichern. Dies ist davon abhängig, wie Sie mit den exportierten Daten vorgehen möchten. Abhängig davon, ob Sie Öffnen oder Sichern wählen, gibt es zwei mögliche Ergebnisse: 6. ● Wenn Sie Öffnen wählen, wird ein Arbeitsblatt mit den Daten in Microsoft Excel geöffnet. Die Datei hat einen temporären Namen, wird aber nicht gesichert. Sie können alle Funktionen von Microsoft Excel verwenden, um die Daten zu organisieren und das Arbeitsblatt zu sichern. ● Wenn Sie Sichern wählen, wird das Dialogfenster Sichern unter geöffnet. Sie können einen geeigneten Dateinamen und den Speicherort zum Sichern der exportierten Microsoft-Excel-Datei angeben. Wenn die Datei erfolgreich heruntergeladen wurde, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Später können Sie zu dem Speicherort navigieren, an dem Sie die Vorlage gesichert haben, und die Vorlage öffnen. Zum Anpassen der Vorlage wählen Sie in der Symbolleiste von SAP Business ByDesign die Drucktaste Vorlage bearbeiten . Daraufhin öffnet sich die Detailerfassung für die Vorlage. In der Detailerfassung können Sie folgende Änderungen an der Vorlage vornehmen: ● Ändern eines Spaltennamens ● Ändern der Spaltenreihenfolge mithilfe der Drucktasten Nach oben verschieben und Nach unten verschieben ● Ausblenden einer Spalte durch Aufheben der Auswahl unter Sichtbar Wählen Sie Generieren , um die Änderungen an der Vorlage zu sichern. Stellen Sie sicher, dass die angepasste Vorlage aus der Sicht Office-Vorlagenverwaltung in das SAPBusiness-ByDesign-System hochgeladen wird. 3.3 Sicht Kataloge 3.3.1 Kataloge – Quick Guide Wenn Ihre Mitarbeiter Produkte für ihren eigenen Bedarf oder für andere Personen bestellen dürfen, ist es wichtig, dass sie die Produkte bei von der Einkaufsabteilung autorisierten Lieferanten einkaufen. Doch selbst wenn die 86 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Mitarbeiter die Produkte nicht auf diese Weise bestellen dürfen, muss Ihr System über die aktuellen Preise für die Nichtlagermaterialien und Services Ihrer Lieferanten verfügen. Mit der Sicht Kataloge des Work Centers Produktportfolio erhalten Sie die Möglichkeit, Kataloge Ihrer Lieferanten in das eigene System zu importieren. Anschließend können Sie die Kataloge veröffentlichen, um sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Ihre Mitarbeiter können dann direkt aus dem Katalog bestellen, ohne die Einkaufsabteilung kontaktieren zu müssen. Einkäufer können auch direkt aus Bestellungen, Ausschreibungen und Wareneingangsund Serviceerbringungsbelegen auf die Kataloge zugreifen. In dieser Sicht können Sie Folgendes tun: ● Einen Lieferantenkatalog anlegen, der Produkte von nur einem Lieferanten enthält (mithilfe der importierten BMEcat- oder CSV-Datei, die der Lieferant gesendet hat) ● Einen benutzerdefinierten Katalog manuell anlegen, der Produkte verschiedener Lieferanten enthält ● Mit einer Arbeitsblattvorlage eine CSV-Datei (Comma Separated Value) anlegen, um Positionen in einen Lieferantenkatalog oder Ihren benutzerdefinierten Katalog zu importieren ● Interne Katalogversionen anlegen, die an den Einkaufsbedarf Ihres Unternehmens angepasst sind ● Positionen eines importierten Katalogs vor dessen Veröffentlichung durch Entfernen von Produkten oder Produktkategorien bearbeiten, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind ● Eine Standardproduktkategorie und eine Lieferantennummer für einen Katalog definieren. Sofern im entsprechenden Katalog keine Lieferantennummer und Produktkategorie gespeichert ist, werden beim Anlegen eines Einkaufswagens automatisch die Standardwerte verwendet. Das System kann dann, bei entsprechender Konfiguration, automatisch Bestellungen für Einkaufswagen generieren, die Positionen aus diesem Katalog enthalten. ● Bestimmte Positionen in einem veröffentlichten Katalog als empfohlene Positionen definieren. Sie können die Produkte auswählen, die als empfohlene Positionen für Mitarbeiter markiert werden sollen, die per SelfService einkaufen. Es werden alle empfohlenen Positionen aus sämtlichen verfügbaren Katalogen aufgelistet. Wenn Sie also im Work Center Produktportfolio die allgemeine Aufgabe Empfohlene Positionen definieren starten, können Sie die empfohlenen Positionen ändern, ohne dass Sie dazu jeden Katalog separat öffnen müssen. ● Ein Protokoll der Import- und Veröffentlichungsläufe anzeigen, um sicherzustellen, dass der Import des Katalogs und die Veröffentlichung der benötigten Produkte erfolgreich durchgeführt wurde Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Kataloge Sie haben die Möglichkeit, eigene interne Kataloge anzulegen und auf externe Kataloge von Lieferanten zuzugreifen. Bei internen Katalogen steuern Sie, wie und wann Änderungen durchgeführt werden. Die in den einzelnen Katalogen enthaltenen Materialien oder Services sind hierarchisch in Kategorien strukturiert. Dies ermöglicht mehr Effizienz bei der Suche nach Positionen. Beim Anlegen von internen Katalogen stehen Ihnen die beiden Katalogarten Lieferantenkatalog oder benutzerdefinierter Katalog und die beiden Katalogformate BMEcat oder CSV zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Kataloge [Seite 29]. Benutzerdefinierte Kataloge Sie können einen internen Katalog anlegen, der speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Dies bietet den Vorteil, dass Sie Produkte verschiedener Lieferanten in einem einzigen Katalog zusammenstellen können und nicht für jeden Lieferanten einen separaten Katalog führen müssen. Anschließend können Sie den benutzerdefinierten Katalog in Kategorien gliedern, die auf die Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Kataloge [Seite 31]. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 87 Bearbeitung von internen Katalogen Sie können Kataloge anlegen, Lieferantendaten importieren und die Struktur und den Inhalt aller Kataloge effektiv verwalten. Zudem können Sie die Qualität des Kataloginhalts überprüfen, um sicherzustellen, dass sämtliche Informationen korrekt und aktuell sind. Anschließend können Sie den Katalog veröffentlichen, damit er im Einkaufsprozess zur Verfügung steht. Der Katalog kann dann von Benutzern verwendet werden, um Produkte anzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitung von internen Katalogen [Seite 33]. Produktkatalogverwaltung Mit dem Geschäftsszenario "Produktkatalogverwaltung" kann Ihr Unternehmen Kataloge zur zentralen Verwaltung benötigter Nichtlagermaterialien verwenden, z. B. Bürobedarf, Entwicklungsmustermaterialien, Computersysteme oder Maschinen. Das Szenario ist nicht für die Aufbewahrung von Produkten im Lager gedacht, da diese direkt für eine Kontierung beschafft werden können. Ein Katalog kann durch Einkäufer verwaltet werden, die eigene interne Kataloge anlegen und über die offene Katalogschnittstelle (Open Catalog Interface, OCI) auf von Lieferanten bereitgestellte externe Kataloge zugreifen. Außerdem kann Ihr Unternehmen die Standardlieferanten und produktkategorien für die Kataloge angeben. Veröffentlichte Kataloge können in anderen Beschaffungsszenarios verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Produktkatalogverwaltung. Aufgaben Lieferantenkatalog anlegen und importieren Mithilfe dieser Aufgabe können Sie einen Katalog, den Sie von einem Lieferanten erhalten haben, anlegen und importieren. Fachbereich: Strategischer Einkauf 1. Wählen Sie das Work Center Produktportfolio und dann die Sicht Kataloge. 2. Wählen Sie Neu und Lieferantenkatalog, um das Bild Neuer Lieferantenkatalog zu öffnen. Starten Sie im Work Center Produktportfolio die allgemeine Aufgabe Neuer Lieferantenkatalog, um das Bild direkt zu öffnen. Sie können eine Datei im Bild Neuer Lieferantenkatalog auch direkt importieren. 88 3. Geben Sie im Feld Katalognummer eine Katalognummer für den Lieferantenkatalog ein. Geben Sie im Feld Lieferantennummer eine Lieferantennummer für den Lieferantenkatalog ein. Sie können auch einen Namen für den Katalog eingeben. 4. Importieren Sie die Katalogdatei. Sie können einen Katalog beliebig oft importieren. Beachten Sie jedoch, dass Sie bei jedem Import den vorhandenen Inhalt überschreiben. a. Wählen Sie in der Liste Kataloge den gerade angelegten Lieferantenkatalog aus. Wählen Sie dann Importieren , um die Aktivität Katalog importieren zu starten. b. Wählen Sie Durchsuchen , um die Katalogdatei auszuwählen. c. Wählen Sie die Katalogdatei aus, und wählen Sie dann Öffnen. d. Wählen Sie Importieren , um den Importvorgang für die Katalogdatei zu starten. Der Katalog wird vom System automatisch gesichert. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Kataloge zurückzukehren. 5. Sobald der Importvorgang abgeschlossen ist, können Sie die importierte Datei im Bild des Lieferantenkatalogs überprüfen. Wenn Sie zuvor einen Katalog veröffentlicht haben, können sich die veröffentlichten Informationen von den neu importierten Daten unterscheiden. Auf der Registerkarte Veröffentlichte Produkte können Sie die Daten für die zuvor veröffentlichten Produkte einsehen. Auf der Registerkarte Importierte Produkte können Sie die importierten Daten anzeigen und unerwünschte Produktkategorien oder Produkte löschen. a. Wählen Sie in der Tabelle Produktkategorien eine Produktkategorie und eine beliebige Unterkategorie aus. Alle dieser Produktkategorie zugeordneten Produkte werden dann in der Tabelle Produkte angezeigt. b. Wählen Sie in der Tabelle Produkte ein Produkt aus. Auf der Registerkarte Grunddaten werden unter Details Informationen zum Produkt, z. B. die Produktnummer und die Beschaffungszeit in Tagen, angezeigt. Wählen Sie Entfernen , um ein einzelnes Produkt aus dem Katalog zu löschen. c. Wählen Sie in der Tabelle Produktkategorien eine Produktkategorie aus, und wählen Sie dann Entfernen , um eine einzelne Produktkategorie aus dem Katalog zu löschen. Wenn Sie eine Produktkategorie entfernen, werden auch alle dieser Kategorie zugeordneten Produkte entfernt. d. Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Kataloge zurückzukehren. Sie haben einen neuen Katalog angelegt und die Lieferantendaten in den Katalog importiert. In der Sicht Kataloge können Sie in der Spalte Importstatus überprüfen, wann der letzte Importvorgang abgeschlossen wurde und ob er erfolgreich war. Bevor Mitarbeiter den Katalog für den Self-Service-Einkauf oder Einkauf verwenden können, müssen Sie den Katalog zuerst veröffentlichen. Benutzerdefinierten Katalog anlegen Mithilfe dieser Aufgabe können Sie einen benutzerdefinierten Katalog anlegen, der Produkte eines oder mehrerer Lieferanten enthält. 1. Wählen Sie das Work Center Produktportfolio und dann die Sicht Kataloge. 2. Wählen Sie in der Sicht Kataloge die Option Neu . Wählen Sie dann Benutzerdefinierter Katalog. Dadurch wird das Bild Neuer benutzerdefinierter Katalog geöffnet. Starten Sie im Work Center Produktportfolio die allgemeine Aufgabe Neuer benutzerdefinierter Katalog, um das Bild direkt zu öffnen. 3. Geben Sie im Feld Katalognummer eine Nummer für den benutzerdefinierten Katalog ein. Sie können im Feld Katalogname einen Namen für den Katalog eingeben. Wählen Sie Sichern . 4. Zur Datenerfassung im Katalog stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Erstens können Sie eine Datei in den benutzerdefinierten Katalog importieren. Zweitens können Sie Positionen manuell eingeben. Drittens können Sie beides tun. Bereits vorhandene Inhalte werden durch neu importierte Dateien überschrieben. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 89 Wenn Sie Positionen von einem oder mehreren Lieferanten importieren möchten, müssen Sie zunächst eine Datei mit allen Positionen anlegen, die nach dem Import zur Verfügung stehen sollen. Sie können diese Datei mithilfe der Katalogdateivorlage anlegen, die im System bereitgestellt wird. 5. a. Wählen Sie in dem soeben angelegten benutzerdefinierten Katalog Importieren , um die Aktivität Katalog importieren zu öffnen. b. Wählen Sie Durchsuchen , um nach der Datei zu suchen, die Sie dem benutzerdefinierten Katalog hinzufügen möchten, und wählen Sie Öffnen, um die Datei auszuwählen. c. Wählen Sie Importieren , um den Importvorgang für die Katalogdatei zu starten. Der Katalog wird vom System automatisch gesichert. d. Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Kataloge zurückzukehren. Nachdem Sie eine Datei in den Katalog importiert haben, können Sie Positionen manuell aktualisieren. a. In der Tabelle Katalogpositionen können Sie Informationen (zum Beispiel Produktbeschreibung, Nettopreis, Preiseinheit, Beschaffungszeit in Tagen oder Lieferantennummer) hinzufügen, aktualisieren oder löschen. b. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, wählen Sie Sichern , um den Kataloginhalt zu sichern, oder wählen Sie Veröffentlichen , um den Katalog zu sichern und für Einkaufsprozesse zur Verfügung zu stellen. c. Wählen Sie Schließen , um zur Sicht Kataloge zurückzukehren. Der neue benutzerdefinierte Katalog wurde der Katalogliste in der Sicht Kataloge hinzugefügt. Nachdem Sie eine oder mehrere Dateien importiert haben, können Sie in der Spalte Importstatus überprüfen, wann der letzte Importvorgang abgeschlossen wurde und ob der Import erfolgreich war. Falls kein Import durchgeführt wurde, ist die Spalte Importstatus des betreffenden Katalogs leer. Katalog mithilfe einer CSV-Dateivorlage anlegen Mithilfe dieser Aufgabe können Sie einen Katalog unter Verwendung der bereitgestellten CSVDateivorlage anlegen. 1. Wählen Sie das Work Center Produktportfolio und dann die Sicht Kataloge. 2. Wählen Sie Katalogdateivorlage öffnen . Daraufhin wird der CSV-Dateigenerierer geöffnet. Wählen Sie Makros aktivieren. Falls beim Öffnen der Dateivorlage Probleme auftreten, müssen Sie Ihre Browsereinstellungen anpassen. Wählen Sie im Browser Extras -> Internetoptionen. Rufen Sie die Registerkarte Sicherheit auf, wählen Sie die Zone Internet aus, und wählen Sie anschließend Stufe anpassen.... Aktivieren Sie unter "Download" die Option "Automatische Eingabeaufforderung für Dateidownloads". Die Einstellungen werden wirksam, nachdem Sie den Browser neu gestartet haben. 3. 90 Zuerst müssen Sie die Katalogsprache auswählen. Wählen Sie in der Liste Katalogsprache die für den Katalog zu verwendende Sprache aus. Dabei handelt es sich um die für sprachabhängige Eigenschaften (beispielsweise Positions- oder Kategoriebeschreibungen) verwendete Sprache. Im Feld Katalogname können Sie einen Katalognamen hinzufügen. Geben Sie die erforderlichen Daten für die einzelnen Positionen ein: © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio a. Geben Sie eine Positionsbeschreibung ein, z. B. DL 1525. b. Geben Sie eine Kategoriebeschreibung ein, z. B. Laptops. Jede eindeutige Kategoriebeschreibung erzeugt eine separate Katalogkategorie. c. Geben Sie den Betrag ein. Beim Generieren der Datei wird das Preisformat in das Format 100,00 geändert. d. Wählen Sie in der Liste Währung die zu verwendende Währung aus. e. Geben Sie die Anzahl Preiseinheiten für den jeweiligen Preis ein. f. Wählen Sie in der Liste Preiseinheit die zu verwendende Preiseinheit aus. Beim Ausfüllen der CSV-Datei ist Folgendes zu beachten: ● Die Eingabehilfe für die Felder in der CSV-Dateivorlage ist nur auf Englisch verfügbar. Wenn Sie jedoch einen Katalog in einer anderen Sprache bearbeiten, werden die Feldwerte korrekt angezeigt. 4. 5. ● Das Anlegen von Katalogen auf Basis einer CSV-Datei ist für kleinere Kataloge geeignet. Falls Sie größere Katalogdateien generieren, kann dies Speicher- und Performanceprobleme in Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung verursachen. Sie können Katalogdateien mit bis zu 100.000 Katalogpositionen anlegen. ● Abhängig von den Sicherheitseinstellungen Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung müssen Sie möglicherweise die Ausführung von Makros erlauben. Sie können zudem optionale Informationen eingeben, z. B.: ● Lieferantennummer ● Lieferantenteilenummer ● Herstellernummer ● Herstellerteilenummer ● Produktnummer ● Produktkategorienummer ● Mindestbestellmenge ● Beschaffungszeit in Tagen ● Langbeschreibung der Position ● Link zu einem Bild der Position Wenn Sie die Eingabe aller Positionsinformationen abgeschlossen haben, wählen Sie Generieren. Daraufhin wird ein Popup angezeigt, in dem Sie das Verzeichnis eingeben können, unter dem die Datei gesichert wird. Geben Sie das Verzeichnis ein, und wählen Sie OK. Das System schlägt C:\Benutzer\<Benutzername> als Standardverzeichnis vor. Der Inhalt wird als CSV-Datei gespeichert. Die Dateinamenserweiterung der generierten Datei lautet txt. 6. Neuen Katalog anlegen a. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Wenn Sie einen neuen Katalog anlegen möchten, wechseln Sie zur Sicht Kataloge, wählen Sie Neu , und wählen Sie dann Lieferantenkatalog oder Benutzerdefinierter Katalog aus. P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 91 b. 7. Geben Sie im Katalogbild eine Katalognummer ein. Bei einem Lieferantenkatalog müssen Sie zudem die Lieferantennummer eingeben. Weitere Informationen finden Sie in den Aufgaben Benutzerdefinierten Katalog anlegen und Lieferantenkatalog anlegen und importieren. Wählen Sie Importieren und dann Durchsuchen , um die CSV-Datei zu suchen, die dem Katalog hinzugefügt werden soll. Wählen Sie Importieren , um die Datei in den Katalog zu importieren. Nach dem Importvorgang wird der Katalog vom System automatisch gesichert. Internen Katalog veröffentlichen 1. Wählen Sie die Sicht Kataloge. 2. Wählen Sie in der Liste Anzeigen den Eintrag Zu veröffentlichende Kataloge, um die Liste aller unveröffentlichten Kataloge anzuzeigen. Mit Ausnahme von Katalogen mit dem Status In Bearbeitung können Sie alle Kataloge veröffentlichen. 3. Wählen Sie den zu veröffentlichenden Katalog aus, und wählen Sie Bearbeiten, um die Detailerfassung für Kataloge zu öffnen. Alternativ dazu können Sie den Katalog über den Arbeitsvorrat in der Sicht Kataloge auswählen und die Option Veröffentlichen wählen, ohne die Detailerfassung für Kataloge aufzurufen. 4. Wählen Sie in der Detailerfassung für Kataloge die Option Veröffentlichen, um den aktualisierten Katalog zu veröffentlichen. Lieferantenkatalog veröffentlichen Mithilfe dieser Aufgabe können Sie einen Lieferantenkatalog veröffentlichen. 1. Wählen Sie das Work Center Produktportfolio und dann die Sicht Kataloge. 2. Wählen Sie in der Liste Anzeigen den Eintrag Zu veröffentlichende Kataloge, um die Liste aller unveröffentlichten Kataloge anzuzeigen. Sie können einen Lieferantenkatalog auch veröffentlichen, indem Sie ihn auswählen und dann Veröffentlichen wählen. 3. Wählen Sie den zu veröffentlichenden Katalog aus, und wählen Sie Bearbeiten , um das Bild Lieferantenkatalog zu öffnen. Es können nur Kataloge mit dem Importstatus Erfolgreich veröffentlicht werden. In der Sicht Kataloge unter Importstatus können Sie den Importstatus eines Lieferantenkatalogs einsehen. Lautet der Importstatus Fehlgeschlagen, Nicht gestartet oder In Bearbeitung, wurde der Import einer Katalogdatei nicht abgeschlossen, und der Katalog kann noch nicht veröffentlicht werden. 4. Wählen Sie in der Detailerfassung Lieferantenkatalog die Option Importierte Produkte , um die Sicht Importierte Produkte zu öffnen. 5. Sie können detaillierte Informationen zu Produkten im Katalog anzeigen und unerwünschte Produktkategorien und Produkte überprüfen oder entfernen. a. 92 Wählen Sie unter Produktkategorien ein Produkt aus, und zeigen Sie die detaillierten Informationen in der Tabelle Produkte an. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio 6. b. Markieren Sie unter Produktkategorien eine Kategorie, und wählen Sie Entfernen , um sie aus dem Katalog zu entfernen. c. Markieren Sie unter Produkte ein einzelnes Produkt, und wählen Sie Entfernen , um es aus dem Katalog zu entfernen. Wählen Sie im Bild Lieferantenkatalog die Option Sichern , um den aktualisierten Katalog zu sichern. Wählen Sie anschließend Veröffentlichen, um den aktualisierten Katalog zu veröffentlichen. Der Katalog wird der Liste Veröffentlichte Kataloge in der Sicht Kataloge hinzugefügt. Um den Lieferantenkatalog über die Liste zu öffnen, wählen Sie den Link mit der entsprechenden Katalognummer. Empfohlene Positionen definieren Mithilfe dieser Aufgabe können Sie empfohlene Positionen in veröffentlichten Katalogen für Mitarbeiter definieren, die den Self-Service-Einkauf verwenden. 1. Starten Sie im Work Center Produktportfolio die allgemeine Aufgabe Empfohlene Positionen definieren. 2. Suchen Sie im Bild Suchkatalog nach den zu empfehlenden Produkten. Diese Produkte können in Lieferantenkatalogen und in benutzerdefinierten oder externen Katalogen enthalten sein. Sie können den Kategorieindex durchsuchen, um eine bestimmte Position zu finden. 3. Wählen Sie für alle zu empfehlenden Positionen die Option Auswählen . 4. Wählen Sie Ausgewählte Positionen übertragen , um die ausgewählten Positionen in die Aktivität Empfohlene Positionen definieren zu übernehmen. Das System wechselt zur Aktivität Empfohlene Positionen definieren zurück, wo die ausgewählten Positionen nun in der Liste angezeigt werden. 5. Wählen Sie in der Aktivität Empfohlene Positionen definieren die Option Übernehmen , um die empfohlenen Positionen zu sichern, und wählen Sie dann Schließen , um zur Sicht Kataloge zurückzukehren. Sie sind nun in der Liste Empfohlene Positionen enthalten. Wenn Sie diese Positionen suchen möchten, wechseln Sie zur Startseite, wählen Sie die Sicht Self-Services, und wählen Sie dann die Aktivität Einkaufen. 3.3.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 3.3.2.1 Kataloge Übersicht Online-Kataloge bieten schnellen Zugriff auf Produktinformationen, und für die Benutzer sind zahlreiche Produkte verfügbar. In der Sicht Kataloge des Work Centers Produktportfolio können Sie als Katalogmanager eigene interne Kataloge anlegen und über die offene Katalogschnittstelle (Open Catalog Interface, OCI) auf von Lieferanten bereitgestellte externe Kataloge zugreifen. Bei einem internen Katalog handelt es sich um einen Katalog, der in Ihrem System angelegt oder gesichert wird. In den einzelnen Katalogen legen Sie fest, wie und wann Änderungen implementiert werden. Die in den einzelnen Katalogen enthaltenen Materialien oder Services sind hierarchisch in Kategorien strukturiert. Dies ermöglicht mehr Effizienz bei der Suche nach Positionen. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 93 Kataloge können von den Mitarbeitern beim Self-Service-Einkauf verwendet werden, beispielsweise um einen neuen Laptop zu kaufen. Ferner können Sie Kataloge in Ihrem Einkaufsprozess verwenden. Wenn Sie Kataloge im automatisierten Einkaufsprozess verwenden möchten, können Sie für häufig gekaufte Positionen Standardwerte für Kataloge festlegen, oder der Lieferant kann Ihre Produktkategorien Produkten zuordnen. In internen Katalogen können Sie für jedes Produkt im Katalog ein Produkt aus dem Produktstamm zuordnen. Somit müssen Sie nicht für jede Position im Katalog ein neues Produkt anlegen. Dies reduziert den Aufwand an manuellen Eingaben erheblich, da Kataloge normalerweise für Nichtlagermaterial, beispielsweise für Hardware, Software und Büromaterialien, verwendet werden. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Kataloge werden in Ihrer Lösungskonfiguration an beiden Stellen ausgewählt. Um die erste Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Operativer Einkauf die Option Beschaffung per Self-Service ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Operativer Einkauf, und wählen Sie Beschaffung per Self-Service. Wählen Sie Katalogsuche, und beantworten Sie die Fragen bezüglich der Verwendung der Lieferantenkataloge. Um die zweite Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Allgemeine Geschäftsdaten die Option Produkte ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Produkte. Wählen Sie Kataloge, und beantworten Sie die Fragen zu den Katalogen. Katalogarten Interne Kataloge Es gibt zwei unterschiedliche Arten interner Kataloge: ● Benutzerdefinierte Kataloge, die Sie selbst mit Positionen verschiedener Lieferanten anlegen ● Lieferantenkataloge, deren Inhalte aus einer von einem Lieferanten gesendeten Datei importiert werden Das System unterstützt die folgenden Dateitypen interner Kataloge: ● BMEcat-XML-Datei Bei BMEcat handelt es sich um ein weit verbreitetes Dateiformat, das entwickelt wurde, um den Austausch von Produktkatalogdaten zwischen Einkäufern und Lieferanten zu standardisieren und zu vereinfachen. Die meisten Lieferanten können Ihnen eine Datei in diesem Format bereitstellen. Dieser Dateityp wird hauptsächlich für Lieferantenkataloge verwendet. ● CSV-Datei Bei einer CSV-Datei (Comma Separated Values) handelt es sich um eine speziell formatierte Textdatei, in der Arbeitsblattinformationen in einem sehr einfachen Format gesichert werden. Jede Zeile enthält einen Datensatz, und die einzelnen Felder innerhalb dieses Datensatzes sind durch ein Zeichen voneinander getrennt, beispielsweise durch ein Komma, durch ein Semikolon oder durch einen Schrägstrich. 94 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Da das CSV-Dateiformat kein Industriestandard ist und sich die Erstellung einer CSV-Datei schwierig gestalten kann, wird in der Sicht Kataloge des Work Centers Produktportfolio eine Vorlage bereitgestellt. In der Vorlage können Sie auf einfache Weise eine Datei mit Kataloginformationen erstellen, indem Sie obligatorische und optionale Informationen eingeben. Wenn Sie die Eingaben vorgenommen haben, können Sie die Datei erzeugen und an einem benutzerdefinierten Ort sichern. Sie können dann einen neuen Katalog anlegen, in den Sie die gerade erstellte CSV-Datei importieren können. Dieser Dateityp wird hauptsächlich für benutzerdefinierte Kataloge verwendet. Externe Kataloge Bei einem externen Katalog handelt es sich um einen Katalog, der außerhalb von SAP Business ByDesign und meistens beim Lieferanten gesichert ist. Der Lieferant ist für das Anlegen und Aktualisieren des Katalogs zuständig, d. h., Sie können die Inhalte nicht ändern. Wenn Ihr Unternehmen über ein eigenes Katalogsystem verfügt, das in SAP Business ByDesign integriert werden soll, können Sie im Intranet Ihres Unternehmens einen externen Katalog einrichten. Der Zugriff auf diesen Katalog ist über die OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface, offene Katalogschnittstelle) möglich. Externe Kataloge können auf einfache Weise in Ihr System eingebunden werden. Je nach Systemeinstellungen können Sie externe Kataloge in Einkaufswagen, Bestellungen, Ausschreibungen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen integrieren. Mithilfe des OCI-Standards, der Schnittstelle zwischen externen Katalogen und Ihrem System, können Sie Daten aus externen Katalogen in einen Einkaufsbeleg übertragen. Weitere Informationen finden Sie unter Externe Kataloge konfigurieren. Arbeiten mit Katalogen Kataloge in das System importieren Wenn Sie einen Lieferantenkatalog in Ihr System importieren möchten, müssen Sie zunächst einen neuen Katalog anlegen. Anschließend können Sie eine Datei mit Kataloginhalten in Ihren Katalog importieren. Je nach Dateigröße können der Importvorgang und die Statusänderung einige Minuten in Anspruch nehmen. Beim Importieren einer Datei werden die Daten dem System hinzugefügt. Im Anschluss daran können Sie Produkte oder Produktkategorien, die Sie für Ihren Katalog nicht benötigen, löschen. Danach können Sie den Katalog überprüfen und veröffentlichen. Benutzerdefinierte Kataloge anlegen Sie können einen eigenen benutzerdefinierten Katalog mit Positionen verschiedener Lieferanten anlegen. Dazu geben Sie entweder alle Positionen und die zugehörigen Informationen in der Detailerfassung für Kataloge manuell ein, oder Sie importieren eine CSV-Datei mit den vollständigen Katalogdaten in Ihren Katalog. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Kataloge [Seite 31]. Standardwerte für Kataloge definieren In der allgemeinen Aufgabe Standardwerte für Kataloge festlegen können Sie Standardwerte (beispielsweise Lieferantennummer oder Produktkategorie) für den Katalog definieren. Je nach Einstellungen kann das System anschließend automatisch Bestellungen für Einkaufswagen anlegen, die Positionen aus dem Katalog enthalten. In der optionalen Fine-Tuning-Aufgabe Standardwerte für Lieferantenkataloge können Sie eine Standardproduktkategorie für Katalogpositionen ohne vorherige Kategoriezuordnung definieren. Außerdem können Sie einen Lieferanten zuordnen, der immer dann verwendet wird, wenn in einem Katalog ein bestimmtes Produkt ausgewählt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Standardwerte für Lieferantenkataloge. Empfohlene Positionen in Katalogen definieren Für Positionen, die häufig angefordert werden oder für die ein Sonderpreis ausgehandelt wurde, können Sie in der allgemeinen Aufgabe Empfohlene Positionen definieren die entsprechenden Produkte als empfohlene Positionen markieren. Wenn die Mitarbeiter dann den Self-Service-Einkauf verwenden, werden bei der Suche nach Produkten diese empfohlenen Positionen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Einkaufswagenbearbeitung. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 95 Externe Kataloge mit dem System verbinden Damit Sie externe Kataloge in Ihrem System verwenden können, müssen Sie die OCI-Parameter in der optionalen Fine-Tuning-Aufgabe OCI-Parameter für externe Kataloge definieren. Mithilfe dieser Aufgabe können Sie Attribute und Parameter für externe Lieferantenkataloge definieren, sodass sie in den Einkaufsprozess integriert werden können. Alle definierten Lieferantenkataloge sind daraufhin beim Self-Service-Einkauf, in Bestellungen, Ausschreibungen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen sichtbar. Wenn der externe Katalog die katalogübergreifende OCI-Suchfunktion unterstützt, muss diese beim Einbinden eines externen Katalogs aktiviert werden. Mithilfe der katalogübergreifenden Suche können Sie mehrere Kataloge gleichzeitig durchsuchen. Weitere Informationen finden Sie unter Externe Kataloge konfigurieren. Nach Produkten suchen Sie können in internen und externen Katalogen nach Produkten suchen. Wenn Sie die gewünschte Position gefunden haben, können Sie sie in eine Bestellung, in einen Einkaufswagen, in eine Ausschreibung und in einen Wareneingangsund Serviceerbringungsbeleg übertragen. Weitere Informationen Kataloge – Quick Guide [Seite 86] Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 8] 3.3.2.2 Benutzerdefinierte Kataloge Übersicht Mithilfe eines benutzerdefinierten Katalogs können Sie einen speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnittenen Katalog anlegen. Dies bietet den Vorteil, dass Sie Produkte verschiedener Lieferanten in einem einzigen Katalog zusammenstellen können und nicht für jeden Lieferanten einen separaten Katalog führen müssen. Anschließend können Sie den benutzerdefinierten Katalog in Kategorien gliedern, die auf die Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Sie können Kataloge im Work Center Produktportfolio unter Kataloge anlegen, veröffentlichen und bearbeiten. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Kataloge werden in Ihrer Lösungskonfiguration an zwei Stellen ausgewählt. Um die erste Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Operativer Einkauf die Option Beschaffung per Self-Service ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Operativer Einkauf, und wählen Sie Beschaffung per Self-Service. Wählen Sie Katalogsuche, und beantworten Sie die Fragen bezüglich der Verwendung der Lieferantenkataloge. Um die zweite Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie 96 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Allgemeine Geschäftsdaten die Option Produkte ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Produkte. Wählen Sie Kataloge, und beantworten Sie die Fragen zu den Katalogen. Vorteile Wenn ein Lieferant keinen Katalog bereitstellen kann, bietet das System Funktionen zum Anlegen eines Katalogs. Der Einsatz benutzerdefinierter Kataloge verringert die Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können einen Katalog mit den Produkten mehrerer Lieferanten anlegen. Anlegen eines benutzerdefinierten Katalogs Im Work Center Produktportfolio in der Sicht Kataloge müssen Sie in der Aktivität Neuer benutzerdefinierter Katalog zuerst einen neuen Katalog anlegen. Dabei müssen Sie eine Katalognummer und einen Katalognamen zuweisen. Das System setzt den Importstatus und den Veröffentlichungsstatus auf Nicht gestartet. Anschließend können Sie manuell Katalogpositionen hinzufügen, indem Sie für jede Positionen eine Zeile im Katalog hinzufügen. Folgende Informationen sind für jede Zeile erforderlich: ● Produktbeschreibung ● Nettopreis ● Preiseinheit Zusätzlich können Sie optionale Informationen wie die Beschaffungszeit in Tagen und die Lieferantennummer eingeben. Alternativ können Sie mithilfe der Option Importieren in der Sicht Kataloge Katalogpositionen aus einer formatierten Datendatei importieren. Nachdem die Daten erfolgreich übertragen wurden, werden sie an den Produktkatalog gesendet. Wenn die Daten vollständig in den Katalog hochgeladen wurden, ändert das System den Importstatus auf Erfolgreich. Wurden die Daten jedoch nicht vollständig in den Katalog hochgeladen, wird der Importstatus automatisch in Fehlgeschlagen geändert. In diesem Fall können Sie den Katalog in der Sicht Kataloge auswählen und dann Importprotokoll anzeigen wählen, um den Fehler zu ermitteln, Korrekturmaßnahmen einzuleiten und die Datendatei anschließend erneut zu importieren. Sind die Informationen im Importprotokoll nicht detailliert genug, können Sie in der Hilfe einen Vorfall melden. Der Veröffentlichungsstatus lautet weiterhin Nicht gestartet. Das bedeutet, dass das System diesen Katalog in Bestellungen, Kontrakten, Ausschreibungen, Einkaufswagen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen nicht bereitstellt. Veröffentlichen eines benutzerdefinierten Katalogs Sie können einen benutzerdefinierten Katalog in der Sicht Kataloge veröffentlichen, indem Sie ihn aus der Liste auswählen und dann Veröffentlichen wählen. Des Weiteren können Sie einen Katalog direkt aus der Detailerfassung Benutzerdefinierter Katalog veröffentlichen. Beim Veröffentlichungsprozess werden Änderungen nach Kategorien zusammengefasst und zur einfacheren Behandlung und für eine bessere Systemleistung in Pakete unterteilt. Das System setzt den Veröffentlichungsstatus auf In Bearbeitung. Am Ende des Prozesses setzt das System den Aktuellen Veröffentlichungsstatus auf Erfolgreich und zeichnet das Veröffentlichungsdatum auf. Außerdem setzt das System den Letzten Veröffentlichungsstatus. Ein benutzerdefinierter Katalog hat möglicherweise den Status Teilweise veröffentlicht, wenn ein Katalogmanager ein importiertes Produkt oder eine Produktkategorie nach einer vorherigen erfolgreichen Veröffentlichung löscht. Wenn der Veröffentlichungsstatus den Wert Erfolgreich hat, stellt das System den Katalog in Bestellungen, Kontrakten, Ausschreibungen, Einkaufswagen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen bereit. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 97 Bearbeiten eines benutzerdefinierten Katalogs Wenn sich Positionen ändern, können Sie einen benutzerdefinierten Katalog aktualisieren. In der Detailerfassung Benutzerdefinierter Katalog können Sie eine neue Position hinzufügen, eine bereits vorhandene Position aktualisieren oder eine veraltete Position entfernen. Unter Details können Sie weitere Änderungen vornehmen, z. B. ein Bild für eine Position anhängen (alle Formate werden unterstützt) oder eine Produktbeschreibung aktualisieren. Damit die Änderungen für die Mitarbeiter im Einkaufsprozess zur Verfügung stehen, müssen Sie den Katalog erneut veröffentlichen. Weitere Informationen Kataloge – Quick Guide [Seite 86] Kataloge [Seite 29] Bearbeitung von internen Katalogen [Seite 33] 3.3.2.3 Bearbeitung von internen Katalogen Übersicht Mithilfe von internen Katalogen können Sie Informationen zu einer Teilmenge der Produkte Ihres Unternehmens oder eines Lieferanten bereitstellen. Sie können die Informationen für spezielle Zielgruppen anpassen, beispielsweise für die Haustechnik oder Instandhaltung, um genau die Informationen bereitzustellen, die diese Gruppen benötigen. Zudem können Sie diesen Gruppen mithilfe von Katalogen Informationen zu Produkten mitteilen. Als für die Kataloginhalte zuständiger Mitarbeiter (beispielsweise als Einkäufer oder Katalogmanager) können Sie Kataloge anlegen, Lieferantendaten importieren und die Struktur und die Inhalte aller Kataloge effizient verwalten. Zudem können Sie die Qualität des Kataloginhalts überprüfen, um sicherzustellen, dass sämtliche Informationen korrekt und aktuell sind. Sind die Inhalte des Katalogs korrekt, können Sie den Katalog anschließend veröffentlichen, damit er den Zielgruppen in verschiedenen Einkaufsprozessen zur Verfügung steht. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Kataloge werden in Ihrer Lösungskonfiguration an beiden Stellen ausgewählt. Um die erste Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Operativer Einkauf die Option Beschaffung per Self-Service ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Operativer Einkauf, und wählen Sie Beschaffung per Self-Service. Wählen Sie Katalogsuche, und beantworten Sie die Fragen bezüglich der Verwendung der Lieferantenkataloge. Um die zweite Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie 98 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Projektumfang bearbeiten . Im Projektschritt Festlegung des Lösungsumfangs stellen Sie sicher, dass in Allgemeine Geschäftsdaten die Option Produkte ausgewählt ist. Im Schritt Fragen erweitern Sie das Element Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Produkte. Wählen Sie Kataloge, und beantworten Sie die Fragen zu den Katalogen. Standardgröße der Dateien Die Standardgröße der Dateien, die in das System hochgeladen werden können, beträgt 100 MB. Die Größenbeschränkung basiert auf dem Systemparameter icm/HTTP/max_request_size_KB. Wenn Sie größere Kataloge hochladen müssen, wenden Sie sich an den Systemadministrator, oder melden Sie in der Hilfe einen Vorfall, um den Parameter im System anzupassen. Ablauf Anlegen und Aktualisieren von Katalogen 1. Lieferantenkatalog definieren In der Sicht Kataloge des Work Centers Produktportfolio können Sie mithilfe der Schnellerfassung Neuer Lieferantenkatalog einen neuen Katalog definieren, in den Sie neue Daten hochladen können. Andernfalls können Sie mithilfe der Schnellerfassung Katalog importieren einen vorhandenen Katalog für die Aktualisierung auswählen. Sie müssen eine Katalog- und Lieferantennummer zuordnen, und Sie können vor der Veröffentlichung jederzeit einen Katalognamen zuordnen. Wenn Sie einen Katalog benennen, kann er während der Suche leichter identifiziert werden. Das System setzt den Importstatus und den Veröffentlichungsstatus auf Nicht gestartet. 2. Lieferantendaten empfangen oder eigene Datendatei erstellen Ein Lieferant stellt Produktkatalogdaten für Sie bereit. Die Daten müssen im BMEcat- oder CSV-Format vorliegen. Optional können Sie mithilfe der von SAP Business ByDesign bereitgestellten Vorlage Ihre eigenen Katalogdaten anlegen. Sobald Sie alle Katalogdaten eingegeben haben, können Sie eine CSV-Datei generieren, auf Ihrem System sichern und in einen Katalog hochladen. 3. Katalog importieren In der Sicht Kataloge können Sie mithilfe der Schnellerfassung Katalog importieren das Hochladen der Datei starten. Die Inhalte der Datei werden zur leichteren Handhabung und für eine optimierte Leistung in Pakete aufgeteilt. Das System setzt den Importstatus auf In Bearbeitung. Die einzelnen Pakete werden an das System gesendet, wo die Inhalte gelesen und Katalogdaten (beispielsweise Kategorien und Positionen) angelegt werden. Das Hochladen ist beendet, wenn alle Pakete erfolgreich übertragen wurden. Der Importstatus wird vom System geändert in: ● Erfolgreich Die Daten wurden vollständig in den Katalog hochgeladen. ● Fehlgeschlagen Die Daten wurden nicht vollständig in den Katalog hochgeladen. In diesem Fall können Sie das Importprotokoll anzeigen, um den Fehler zu identifizieren, und Sie können Korrekturmaßnahmen ausführen, um die Datendatei erneut zu importieren. Wenn das Importprotokoll keine detaillierten Informationen enthält, können Sie in der Hilfe einen Vorfall melden. Auf Grundlage der hochgeladenen Lieferantendaten wird ein neuer Produktkatalog angelegt, oder ein vorhandener Katalog wird aktualisiert. Dabei werden die vorhandenen Inhalte vom System durch die neuen Inhalte überschrieben. Der Veröffentlichungsstatus lautet weiterhin Nicht gestartet. Das System stellt diesen Katalog nicht für die Verwendung in Bestellungen, Ausschreibungen, Einkaufswagen oder Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen zur Verfügung. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 99 Optional können Sie mithilfe der allgemeinen Aufgabe Standardwerte für Kataloge festlegen im Work Center Produktportfolio Standardwerte für Kataloge definieren. In diesem Fall sichert das System eine Standardproduktkategorie und eine Standardlieferantennummer, die verwendet wird, wenn weder eine Produktkategorie noch eine Lieferantennummer verfügbar ist. Diese Daten (Produktkategorie und Lieferantennummer) werden bei Auswahl eines Produktkatalogs vom System automatisch in die relevante Bestellung oder Ausschreibung oder in den relevanten Einkaufswagen übertragen. Handelt es sich um eine Limitposition, werden sie in einen Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg übertragen. Veröffentlichen von Katalogen 1. Katalog veröffentlichen Wenn Sie den Veröffentlichungsprozess starten, wird der Status unter Aktueller Veröffentlichungsstatus vom System auf In Bearbeitung gesetzt. Am Ende des Veröffentlichungsprozesses setzt das System den Status unter Aktueller Veröffentlichungsstatus auf Erfolgreich und zeichnet das Veröffentlichungsdatum auf. Außerdem setzt das System den Letzten Veröffentlichungsstatus. Ein benutzerdefinierter Katalog hat möglicherweise den Status Teilweise veröffentlicht, wenn ein Katalogmanager ein importiertes Produkt oder eine Produktkategorie nach einer vorherigen erfolgreichen Veröffentlichung löscht. Schlägt der Veröffentlichungsprozess fehl, ist der zuletzt veröffentlichte Katalog für die Zielgruppen im System weiterhin verfügbar. In der Übersicht Kataloge können Sie Veröffentlichungsprotokoll anzeigen wählen, um den Fehler zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zum erneuten Veröffentlichen des Katalogs auszuführen. Erfolgreich hochgeladene Kataloge können grundsätzlich veröffentlicht werden. Wenn Sie einen Katalog nicht veröffentlichen können, melden Sie in der Hilfe einen Vorfall. Vom System wird die Indizierung eines Katalogs ausgelöst. Dies ermöglicht Ihnen die Verwendung der Katalogsuche. Die Katalogsuche kann nur für indizierte Kataloge verwendet werden. 2. Katalog durchsuchen Sobald der Veröffentlichungsprozess abgeschlossen ist, wird der Katalog vom System für die Verwendung in Bestellungen, Kontrakten, Ausschreibungen, Einkaufswagen oder in Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen (bei Limitpositionen) zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen Kataloge – Quick Guide [Seite 86] Kataloge [Seite 29] Benutzerdefinierte Kataloge [Seite 31] 100 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio 3.4 Sicht Listenpreise 3.4.1 Listenpreise (Produktportfolio) – Quick Guide Als Einkäufer möchten Sie Ihre Bezugsquellenfindungs- und Preisfindungsprozesse optimieren und möglichst effizient gestalten. Sie verwenden Listenpreise als Bezugsquelle für Produkte, zum Beispiel, wenn kein Katalog oder Kontrakt für den betreffenden Lieferanten verfügbar ist. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Listenpreise im Lieferantenbeziehungsmanagement Im Produktportfolio enthalten die Listenpreise Preisinformationen, die von Lieferanten bereitgestellt wurden. Sie verwenden Listenpreise, wenn beispielsweise kein Katalog oder Kontrakt für einen Lieferanten verfügbar ist. Dies kann der Fall sein, wenn Sie Preisinformationen eines Lieferanten bei einer Messe erhalten haben oder aus dem Internet abrufen. Ein weiterer Faktor ist Ihr Einkaufsvolumen. Wenn Sie beispielsweise gelegentlich bestimmte Positionen in geringen Mengen benötigen, lohnt es sich möglicherweise nicht, dafür Kontrakte mit Lieferanten auszuhandeln. Das System bietet einen Überblick über Ihre sämtlichen Listenpreise, sodass Sie diese effizienter verwalten können. Sie können individuelle Listenpreise und Preisstaffeln anlegen und aktualisieren sowie mehrere Listenpreise gleichzeitig ändern. Listenpreise geben standardmäßig einen Nettopreis vor und dienen als Bezugsquelle für Produkte. Da Listenpreise auch zeitabhängig sind, können sie sich ändern und sind nur für einen bestimmten Zeitraum gültig. Sie können überprüfen, welche Änderungen an Listenpreisen im Lauf der Zeit vorgenommen wurden. Aktualisierungen eines Listenpreises werden auf der Registerkarte Preisentwicklung des Listenpreises angezeigt. Die Preisentwicklung eines Listenpreises zeigt sowohl Änderungen des Gültig-von- und Gültig-bis-Datums als auch Preisänderungen an. Weitere Informationen finden Sie unter Listenpreise im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 104]. Sich überschneidende Gültigkeitszeiträume in Listenpreisen im Lieferantenbeziehungsmanagement Da Listenpreise zeitabhängig sind, können sie sich ändern und sind nur für einen bestimmten Zeitraum gültig. Beim Aktualisieren eines Listenpreises mit dem Status Freigegeben wird vom System eine Version des Listenpreises angelegt, für die das aktuelle Datum oder das von Ihnen als neues Gültig-ab-Datum angegebene Datum verwendet wird. Wenn Sie für dasselbe Produkt mit einem bereits vorhandenen Listenpreis einen neuen Listenpreis anlegen und die Gültigkeitszeiträume der beiden Listenpreise sich überschneiden, muss die Überschneidung der Gültigkeitszeiträume ebenfalls vom System aufgelöst werden. Listenpreise mit dem Status In Vorbereitung sind von sich überschneidenden Gültigkeitszeiträumen nicht betroffen. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 101 Wenn Sie das Ankreuzfeld Ehemaligen Listenpreis ändern markieren, können Sie lediglich den Preis, die Preisstaffeln und die Listenpreisbeschreibung des vorhandenen Listenpreises ändern. Das Gültig-ab- und das Gültig-bis-Datum kann nicht geändert werden, da keine aktualisierte Version des Listenpreises angelegt wird. Somit werden die Preisänderungen nicht auf der Registerkarte Preisentwicklung angezeigt, da Sie die Datumsangaben Gültig ab und Gültig bis des Listenpreises nicht ändern können. Die Änderungen werden auf der Registerkarte Änderungen angezeigt. Wenn Sie das Ankreuzfeld Ehemaligen Listenpreis ändern markieren, treten daher keine sich überschneidenden Gültigkeitszeiträume auf. Weitere Informationen finden Sie unter Sich überschneidende Gültigkeitszeiträume in Listenpreisen im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 106]. Aufgaben Listenpreis anlegen Weitere Informationen finde Sie hier [Seite 109]. Listenpreis aus Microsoft Excel anlegen Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 110]. Listenpreis mit Status "In Vorbereitung" aktualisieren 1. Markieren Sie im Work Center Produktportfolio in der Sicht Listenpreise einen Listenpreis mit dem Status In Vorbereitung, und wählen Sie dann die Drucktaste Bearbeiten . 2. Aktualisieren Sie die erforderlichen Details. 3. Wählen Sie Sichern . 4. Wählen Sie Freigeben . Listenpreis mit Status "Freigegeben" aktualisieren 1. Markieren Sie im Work Center Produktportfolio in der Sicht Listenpreise den freigegebenen Listenpreis, und wählen Sie die Drucktaste Bearbeiten . Wenn Sie versuchen, einen freigegebenen Listenpreis zu aktualisieren, legt das System standardmäßig einen neuen Listenpreis an. 2. Wenn Sie die Listenpreisbeschreibung und/oder die Preisstaffeln aktualisieren möchten, setzen Sie das Kennzeichen Listenpreis in der Vergangenheit ändern. Dies stellt sicher, dass kein neuer Listenpreis angelegt, sondern der vorhandene Listenpreis aktualisiert wird. a. Aktualisieren Sie die Listenpreisbeschreibung oder die Staffeln für den Listenpreis. b. Wählen Sie Sichern . Der vorhandene freigegebene Listenpreis wird aktualisiert und freigegeben. 3. 102 Wenn Sie den Gültigkeitszeitraum des Listenpreises zusammen mit der Beschreibung oder den Preisstaffeln aktualisieren möchten, entfernen Sie das Kennzeichen Listenpreis in der Vergangenheit ändern. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio a. Aktualisieren Sie die Angaben unter Listenpreisbeschreibung, Staffeln oder Gültig von/bis. b. Wählen Sie Sichern . Ein neuer Listenpreis wird angelegt und freigegeben. Das Feld Gültig bis der alten Preisliste wird automatisch auf das Datum gesetzt, das vor dem Datum Gültig von der neuen Preisliste liegt. Mehrere Listenpreise aktualisieren Weitere Informationen finde Sie hier [Seite 112]. Listenpreis freigeben 1. Wählen Sie im Work Center Produktportfolio in der Sicht Listenpreise im Feld Anzeigen die Option Listenpreise in Vorbereitung. 2. Markieren Sie den entsprechenden Listenpreis, und wählen Sie Freigeben und dann nochmals Freigeben. Listenpreis stornieren 1. Markieren Sie im Work Center Produktportfolio in der Sicht Listenpreise den entsprechenden Listenpreis. 2. Wählen Sie Freigeben und dann Freigabe stornieren. Der Listenpreis wird in Bezugsquellenfindungsprozessen nicht berücksichtigt. Listenpreis löschen 1. Markieren Sie im Work Center Produktportfolio in der Sicht Listenpreise den entsprechenden Listenpreis. 2. Wählen Sie Löschen . Sie können nur Listenpreise löschen, die noch nicht freigegeben sind. Bereits freigegebene Listenpreise können nicht gelöscht werden, da andernfalls die Preise in Einkaufsbelegen, in denen der Listenpreis verwendet wird, nicht mehr verfolgt werden können. Sie können die Freigabe des Listenpreises jedoch stornieren, sodass er in Bezugsquellenfindungsprozessen nicht berücksichtigt wird. Freigegebene Listenpreise für dieselbe Kombination aus Produkt und Lieferant anzeigen 1. Wählen Sie im Work Center Produktportfolio in der Sicht Listenpreise den entsprechenden Listenpreis. 2. Rufen Sie in der Listenpreisdetailerfassung die Registerkarte Preisentwicklung auf. ● Wenn Sie einen Listenpreis mit dem Status Freigegeben geöffnet haben, können Sie weitere freigegebene Listenpreise für dieselbe Kombination aus Produkt und Lieferant anzeigen. ● SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Wenn Sie einen Listenpreis mit dem Status In Vorbereitung geöffnet haben, können Sie nur andere freigegebene Listenpreise für das Produkt anzeigen. P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 103 Listenpreise nach Microsoft Excel exportieren Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel exportieren [Seite 70]. 3.4.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 3.4.2.1 Listenpreise im Lieferantenbeziehungsmanagement Übersicht Im Produktportfolio enthalten die Listenpreise Preisinformationen, die von Lieferanten bereitgestellt wurden. Sie verwenden Listenpreise, wenn beispielsweise kein Katalog oder Kontrakt für einen Lieferanten verfügbar ist. Dies kann der Fall sein, wenn Sie Preisinformationen eines Lieferanten bei einer Messe erhalten haben oder aus dem Internet abrufen. Ein weiterer Faktor ist Ihr Einkaufsvolumen. Wenn Sie beispielsweise gelegentlich bestimmte Positionen in geringen Mengen benötigen, lohnt es sich möglicherweise nicht, dafür Kontrakte mit Lieferanten auszuhandeln. Das System bietet einen Überblick über Ihre sämtlichen Listenpreise, sodass Sie diese effizienter verwalten können. Sie können individuelle Listenpreise und Preisstaffeln anlegen und aktualisieren sowie mehrere Listenpreise gleichzeitig ändern. Listenpreise geben standardmäßig einen Nettopreis vor und dienen als Bezugsquelle für Produkte. Da Listenpreise auch zeitabhängig sind, können sie sich ändern und sind nur für einen bestimmten Zeitraum gültig. Sie können überprüfen, welche Änderungen an Listenpreisen im Lauf der Zeit vorgenommen wurden. Aktualisierungen eines Listenpreises werden auf der Registerkarte Preisentwicklung des Listenpreises angezeigt. Die Preisentwicklung eines Listenpreises zeigt sowohl Änderungen des Gültig-von- und Gültig-bis-Datums als auch Preisänderungen an. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Listenpreise sind in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Um diese Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs des Projekts sicher, dass in Allgemeine Geschäftsdaten die Option Preisfindung für Produkt und Service ausgewählt ist. Erweitern Sie im Schritt Fragen das Element Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Preisfindung für Produkt und Service. Wählen Sie Einkaufslistenpreis, und beantworten Sie die Fragen zu Einkaufslistenpreis für Produkte. Listenpreise im Detail Durch den Einsatz von Listenpreisen können Sie Preisinformationen und die Bezugsquellenfindung effektiv verwalten. Das System bietet eine Übersicht über die Listenpreise und die Lieferanten, die Produkte anbieten. Zur 104 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Optimierung der Beschaffungsprozesse können Sie Listenpreise bei der automatischen Bezugsquellenfindung verwenden. Listenpreise können auch als feste Bezugsquelle festgelegt werden. Listenpreise können in Einkaufswagen, Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen sowie bei der Lieferantenrechnungsprüfung verwendet werden. Sie können Listenpreise auch für eine bestimmte Periode von unterschiedlichen Lieferanten oder für verschiedene Gültigkeitszeiträume vergleichen. Anlegen von Listenpreisen Beim Anlegen neuer Listenpreise geben Sie allgemeine Informationen, z. B. Lieferanten- und Produktinformationen, zusammen mit Preisinformationen und den Gültigkeitsdaten an. Sie haben die Möglichkeit, Produktkategorien auszuwählen. Dadurch wird das Anlegen von Listenpreisen vereinfacht und zugleich effizienter, da Sie nur den Preis eingeben müssen. Sie können jedoch auch einen Lieferanten auswählen und alle Produkte und Preise für diesen Lieferanten eingeben. Wenn Sie keine Beschreibung für den Listenpreis eingeben, legt das System eine Beschreibung aus der Nummer des Lieferanten und des Produkts an. Dadurch können Listenpreise für einen bestimmten Lieferanten oder ein bestimmtes Produkt leichter verfolgt und ermittelt werden. Anschließend überprüft das System, ob die Einträge korrekt sind. Wenn die Eingaben korrekt und vollständig sind, wird der Listenpreis automatisch freigegeben und kann verwendet werden. Aktualisieren von Listenpreisen Wenn Sie einen Listenpreis aktualisieren, der den Status Freigegeben aufweist, legt das System eine Version des Listenpreises an, in der das aktuelle Datum als Datum für Gültig ab verwendet wird. Wenn Sie den Listenpreis aktualisiert und freigegeben haben, haben Sie zwei Listenpreise: den aktualisierten Listenpreis mit dem aktuellen Datum bzw. dem Datum, das Sie als Datum für Gültig ab angegeben haben, sowie einen weiteren Listenpreis mit einem neuen Datum für Gültig bis, das vor dem neuen Datum für Gültig ab liegt. Sie können auch Listenpreise der Vergangenheit ändern. Wenn Sie das Ankreuzfeld Listenpreis in der Vergangenheit ändern markieren, können Sie lediglich den Preis, die Preisstaffeln und die Listenpreisbeschreibung ändern. Das Gültig-ab- und das Gültig-bis-Datum können Sie nicht ändern. Die Preisänderungen werden daher nur auf der Registerkarte Änderungen angezeigt. Wenn Sie einen Listenpreis aktualisieren, der den Status In Vorbereitung aufweist, aktualisiert das System den Listenpreis und legt keine neue Version des Listenpreises an. Wenn in den Produktstammdaten die im Listenpreis angegebene Produktkategorie geändert wird, aktualisiert das System automatisch die Produktkategorie im Listenpreis. Ändern von mehreren Listenpreisen Da sich Listenpreise häufig ändern können, bietet Ihnen die Funktion Massenaktualisierung die Möglichkeit, Änderungen an mehreren Listenpreisen gleichzeitig vorzunehmen. Sie wählen die Listenpreise aus und definieren die Änderungen, z. B. ein neues Gültig-ab-Datum bzw. Gültig-bis-Datum, eine neue Beschreibung oder eine Änderung des Preises um einen bestimmten Prozentsatz. Nachdem die Massenänderungen angewendet worden sind, können Sie noch individuelle Änderungen an den Listenpreisen vornehmen, bevor Sie Ihre Änderungen überprüfen. Löschen und Stornieren von Listenpreisen Wenn im Listenpreis Informationen fehlen, ist er nicht freigegeben und kann daher gelöscht werden. Bereits freigegebene Listenpreise können allerdings nicht mehr gelöscht werden, da andernfalls Preise in Belegen, in denen der Listenpreis verwendet wird, nicht mehr verfolgt werden können. Sie müssen die Freigabe stornieren, um zu verhindern, dass der Listenpreis verwendet wird. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 105 Exportieren und Importieren mit Microsoft Excel Sie können Listenpreise nach Microsoft Excel exportieren. Die Listenpreise können dann lediglich angezeigt werden. Sie können Daten aus Microsoft Excel in das System importieren, um Listenpreise zu definieren. Frau Ladier legt eine Bestellung für ein verfügbares Produkt an. Wenn der Listenpreis der günstigste Preis ist, verwendet das System den Lieferanten aus dem Listenpreis als Bezugsquelle. Falls ein manueller Preis oder ein Kontraktpreis verfügbar ist, kann Frau Ladier den Systemvorschlag überschreiben und den Lieferanten aus dem Kontrakt verwenden bzw. einen manuellen Preis mit dem entsprechenden Lieferanten als Bezugsquelle eingeben. Weitere Informationen Listenpreis anlegen [Seite 109] Mehrere Listenpreise aktualisieren [Seite 112] Sich überschneidende Gültigkeitszeiträume in Listenpreisen im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 106] 3.4.2.2 Sich überschneidende Gültigkeitszeiträume in Listenpreisen im Lieferantenbeziehungsmanagement Übersicht Da Listenpreise zeitabhängig sind, können sie sich ändern und sind nur für einen bestimmten Zeitraum gültig. Beim Aktualisieren eines Listenpreises mit dem Status Freigegeben wird vom System eine Version des Listenpreises angelegt, für die das aktuelle Datum oder das von Ihnen als neues Gültig-ab-Datum angegebene Datum verwendet wird. Wenn Sie für dasselbe Produkt mit einem bereits vorhandenen Listenpreis einen neuen Listenpreis anlegen und die Gültigkeitszeiträume der beiden Listenpreise sich überschneiden, muss die Überschneidung der Gültigkeitszeiträume ebenfalls vom System aufgelöst werden. Listenpreise mit dem Status In Vorbereitung sind von sich überschneidenden Gültigkeitszeiträumen nicht betroffen. Wenn Sie das Ankreuzfeld Ehemaligen Listenpreis ändern markieren, können Sie lediglich den Preis, die Preisstaffeln und die Listenpreisbeschreibung des vorhandenen Listenpreises ändern. Das Gültig-ab- und das Gültig-bis-Datum kann nicht geändert werden, da keine aktualisierte Version des Listenpreises angelegt wird. Somit werden die Preisänderungen nicht auf der Registerkarte Preisentwicklung angezeigt, da Sie die Datumsangaben Gültig ab und Gültig bis des Listenpreises nicht ändern können. Die Änderungen werden auf der Registerkarte Änderungen angezeigt. Wenn Sie das Ankreuzfeld Ehemaligen Listenpreis ändern markieren, treten daher keine sich überschneidenden Gültigkeitszeiträume auf. Auflösung sich überschneidender Gültigkeitszeiträume Je nach Ausmaß des Konflikts zwischen den Gültigkeitszeiträumen der vorhandenen und neuen Preise wird die Überschneidung vom System entsprechend aufgelöst: ● Fall 1: der Gültigkeitszeitraum des vorhandenen Listenpreises ist größer als der des neuen Listenpreises ● Fall 2: der Gültigkeitszeitraum des neuen Listenpreises liegt innerhalb des Gültigkeitszeitraums des vorhandenen Listenpreises ● Fall 3: der Gültigkeitszeitraum des neuen Listenpreises ist größer als der des vorhandenen Listenpreises 106 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio ● Fall 4: der neue Listenpreis steht in Konflikt mit mehreren vorhandenen Listenpreisen ● Fall 5: zwei neue Listenpreise stehen in Konflikt mit einem vorhandenen Listenpreis ● Fall 6: zwei neue Listenpreise stehen miteinander in Konflikt Die nachstehend aufgeführten Beispiele basieren auf Listenpreisen mit dem Status Freigegeben. Beispiele Fall 1: der Gültigkeitszeitraum des vorhandenen Listenpreises ist größer als der des neuen Listenpreises Der Gültigkeitszeitraum des neuen Listenpreises steht in Konflikt mit dem Datum Gültig bis des vorhandenen Listenpreises. Das System löscht den sich überschneidenden Gültigkeitszeitraum des vorhandenen Listenpreises. Fall 2: der Gültigkeitszeitraum des neuen Listenpreises liegt innerhalb des Gültigkeitszeitraums des vorhandenen Listenpreises Der Gültigkeitszeitraum des neuen Listenpreises steht nicht in Konflikt mit dem Datum Gültig bis des vorhandenen Listenpreises. Das System löscht den sich überschneidenden Gültigkeitszeitraum des vorhandenen Listenpreises und legt einen zusätzlichen Listenpreis an. Dabei liegt das Datum Gültig ab nach dem Datum Gültig bis des neuen Listenpreises, und das ursprüngliche Datum Gültig bis wird als Datum Gültig bis des zusätzlichen Listenpreises festgelegt. Fall 3: der Gültigkeitszeitraum des neuen Listenpreises ist größer als der des vorhandenen Listenpreises SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 107 Wenn der Gültigkeitszeitraum eines neuen Listenpreises komplett mit dem Gültigkeitszeitraum eines vorhandenen Listenpreises in Konflikt steht, legt das System den Status des vorhandenen Listenpreises auf Freigabe storniert fest. Fall 4: der neue Listenpreis steht in Konflikt mit mehreren vorhandenen Listenpreisen Wenn der Gültigkeitszeitraum eines neuen Listenpreises mit dem Gültigkeitszeitraum mehrerer vorhandener Listenpreise in Konflikt steht, löscht das System die sich überschneidenden Gültigkeitszeiträume der vorhandenen Listenpreise, die mit dem Gültigkeitszeitraum des neuen Listenpreises in Konflikt stehen. Zudem wird der Status eines vorhandenen Listenpreises, der komplett mit dem neuen Listenpreis in Konflikt steht, bei Bedarf auf Freigabe storniert festgelegt. Fall 5: zwei neue Listenpreise stehen in Konflikt mit einem vorhandenen Listenpreis Wenn die Gültigkeitszeiträume von zwei neuen Listenpreisen zwar mit dem Gültigkeitszeitraum eines vorhandenen Listenpreises, jedoch nicht miteinander in Konflikt stehen, löscht das System den sich überschneidenden Gültigkeitszeitraum des vorhandenen Listenpreises, der mit den Gültigkeitszeiträumen der neuen Listenpreise in Konflikt steht. Fall 6: zwei neue Listenpreise stehen miteinander in Konflikt 108 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Wenn die Gültigkeitszeiträume von zwei neuen Listenpreisen miteinander in Konflikt stehen, schlägt die Auflösung der Überschneidung fehl, da das System nicht bestimmen kann, welcher Listenpreis akzeptiert werden soll. Daher werden beide neuen Listenpreise vom System abgelehnt, und die vorhandenen Listenpreise sind weiterhin verfügbar. 3.4.3 Aufgaben 3.4.3.1 Listenpreis anlegen Übersicht Sie können für die Produkte eines Lieferanten einen bzw. mehrere Listenpreise anlegen. Freigegebene Listenpreise können als Bezugsquelle in Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen sowie in der Rechnungsprüfung verwendet werden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Work Center Produktportfolio in der Sicht Listenpreise die Drucktaste Neu Listenpreis. und dann Sie können auch die allgemeine Aufgabe Neuer Listenpreis starten, die Sie im Work Center Produktportfolio finden. 2. Gehen Sie im Bild Einstellungen definieren wie folgt vor: a. Wählen Sie für Lieferant, Währung und Preis gültig von/bis die gewünschten Daten aus. b. Geben Sie eine Listenpreisbeschreibung ein. Wenn Sie keine Beschreibung für den Listenpreis eingeben, legt das System eine Beschreibung bestehend aus der Nummer des Lieferanten und des Produkts an. c. Wählen Sie eine Produktkategorie aus. Im Bild Preis eingeben werden standardmäßig alle Produkte angezeigt, die der ausgewählten Produktkategorie angehören. d. Wählen Sie Weiter . Diese Werte werden in allen Listenpreisen, die für die ausgewählten Produkte angelegt werden, als Vorschlagswerte verwendet. Falls Sie hier keine Werte eingeben, können Sie diese Details im Bild Preis eingeben festlegen. 3. Gehen Sie im Bild Preis eingeben wie folgt vor: SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 109 a. Geben Sie Preisdetails wie den Preis und Preisstaffeln ein. Falls Sie im Bild Einstellungen definieren keine Details eingegeben haben, können Sie diese Details jetzt eingeben. b. Das System setzt für konsistente Preislisten automatisch das Kennzeichen Freigeben. Falls Sie nicht möchten, dass ein Listenpreis automatisch freigegeben wird, können Sie das Kennzeichen Freigeben in der entsprechenden Zeile entfernen. Ein Listenpreis ist konsistent, wenn die eingegebenen Daten für Lieferant, Produkt, Preis und Währungseinheit richtig sind. c. Wählen Sie Weiter . 4. Überprüfen Sie im Bild Überprüfen die eingegebenen Daten. Falls Sie Details ändern möchten, wählen Sie Zurück und nehmen die gewünschten Änderungen vor. 5. Zur Bestätigung des neuen Listenpreises wählen Sie Fertigstellen . Ergebnis Die freigegebenen Listenpreise stehen zur sofortigen Nutzung bereit. Sie können nicht gelöscht werden. Falls Listenpreise nicht automatisch freigegeben wurden, können Sie ihre Details aktualisieren und dann die Listenpreise manuell freigeben. Wenn ein Listenpreis nicht als Bezugsquelle verwendet werden soll, müssen Sie die Freigabe des Listenpreises stornieren. Weitere Informationen Sich überschneidende Gültigkeitszeiträume in Listenpreisen im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 106] 3.4.3.2 Listenpreise mithilfe von Microsoft Excel® anlegen Übersicht Sie können Listenpreise anlegen, indem Sie sie in eine vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlage eingeben und in das SAP-Business-ByDesign-System hochladen. Voraussetzungen Rufen Sie Mein Computer auf der Startseite in der Self-Services-Übersicht auf, und stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind: ● Das neueste Add-In für Microsoft Excel® ist installiert. Wählen Sie Zusätzliche Software installieren. ● Es wurden die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen. Wählen Sie Meine Computereinstellungen prüfen. Schritte Wählen Sie im SAP-Business-ByDesign-System in der Sicht Listenpreise des Work Centers Produktportfolio die Drucktaste Neu und anschließend Listenpreise aus Microsoft Excel. Vorlage abrufen 110 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio 1. Wählen Sie die Vorlage aus. Markieren Sie die Vorlage in der gewünschten Sprache, und wählen Sie Herunterladen. Sie können eine beliebige Sprache wählen, die Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs ausgewählt haben. Wenn Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs nur eine Sprache gewählt haben, können Sie nicht aus mehreren Sprachversionen wählen. 2. Entscheiden Sie, was Sie mit der Vorlage machen möchten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: ● Wenn Sie die Vorlage nur einmal verwenden möchten, können Sie sie öffnen, ohne sie zu sichern. Wählen Sie Öffnen. Wenn Sie die Vorlage sichern möchten, damit Sie sie wiederverwenden können, wählen Sie einen Speicherort für die Vorlage aus, geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie Sichern. Wählen Sie dann Öffnen. ● Wenn Sie diese Vorlage bereits heruntergeladen und auf Ihrem Computer gesichert haben, navigieren Sie zum Speicherort der Vorlage, und öffnen Sie diese. Über Microsoft Excel am SAP-Business-ByDesign-System anmelden 1. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste des SAP-Add-In in Microsoft Excel die Option Anmelden. Wenn die Multifunktionsleiste des SAP-Add-In nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob das Add-In für Microsoft Excel richtig installiert wurde (siehe Voraussetzungen in diesem Dokument). Ein Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie die Anmeldedaten eingeben können. Die System-URL wird automatisch vorgeschlagen. Die System-URL ist die URL des SAP-Business-ByDesign-Systems, mit dem Sie arbeiten. 2. Geben Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie Anmeldung. Nach der ersten Anmeldung am System ändert sich der Text der Multifunktionsleiste von SAP-AddIn in SAP Business ByDesign. Details in die Microsoft-Excel-Vorlage eingeben Beachten Sie Folgendes: ● Die Microsoft-Excel-Vorlage wird mit einer Reihe von Zeilen angezeigt, in die Sie Ihre Daten eingeben oder kopieren können. Wenn Sie mehr Zeilen benötigen, können Sie diese hinzufügen, bevor Sie mit der Eingabe oder dem Kopieren der Daten beginnen. ● Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder (mit einem Sternchen gekennzeichnet) ausgefüllt sind. ● Hinweise zum Eingeben der Daten: ○ Einige Felder verfügen über Auswahllisten. ○ In einigen Feldern können Sie das SAP-Business-ByDesign-System nach Daten, z.B. nach Ländern, durchsuchen. Platzieren Sie den Cursor in dem entsprechenden Feld, und wählen Sie Nachschlagen in der Multifunktions- oder Symbolleiste von SAP Business ByDesign, um das System zu durchsuchen. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster Nachschlagen steht ein Suchfeld zur Verfügung. Wenn Sie mit dem Eingeben von Text im Feld Suchen beginnen, werden die entsprechenden Einträge in den Spalten Nummer und Beschreibung gefiltert. Somit müssen Sie nicht durch die gesamte Liste blättern. Wenn die Drucktaste Suche in der Multifunktionsoder Symbolleiste nicht aktiv ist, kann keine Suche durchgeführt werden. Tragen Sie in die Zeilen und zugehörigen Spalten die Listenpreisdetails ein. Daten sichern SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 111 1. Sichern Sie nach der Eingabe aller Daten die Microsoft-Excel-Datei. 2. Wählen Sie Daten sichern in . Daraufhin wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem steht, dass die Daten im SAP-Business-ByDesign-System gesichert werden. Nach dem Upload erhalten Sie eine Meldung, dass die Daten im SAP-Business-ByDesign-System gesichert wurden. Wenn Sie nicht alle benötigten Informationen oder falsche Informationen eingeben, werden einige Datensätze nicht gesichert. Die Probleme sind dann in Fehlermeldungen gekennzeichnet, damit Sie sie korrigieren und die Daten erneut sichern können. 3. Sie können sich abmelden, indem Sie Abmelden wählen. Ergebnis Die neuen Listenpreise werden im SAP-Business-ByDesign-System gesichert und der Liste in der Sicht Listenpreise hinzugefügt. Falls Sie an diesen Listenpreisen Änderungen vornehmen müssen, ist deren direkte Änderung im System erforderlich. 3.4.3.3 Mehrere Listenpreise aktualisieren Übersicht Listenpreise ändern sich häufig, und wenn ähnliche Änderungen an vielen Listenpreisen erforderlich sind, können Sie mithilfe der Funktion Massenaktualisierung mehrere Listenpreise in einem Schritt ändern. Sie können sowohl aktive Listenpreise als auch in Vorbereitung befindliche Listenpreise aktualisieren. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Work Center Produktportfolio in der Sicht Listenpreise die Listenpreise aus, die Sie ändern möchten, und wählen Sie dann Massenaktualisierung . Daraufhin wird das Bild Listenpreise aktualisieren angezeigt. 2. Im Bild Änderungen definieren werden in der Tabelle Ausgewählte Listenpreise die ausgewählten Listenpreise angezeigt. 3. Setzen Sie das Kennzeichen für alle Felder, die Sie ändern möchten, und geben Sie die geänderten Werte ein. Sie können die Datumsangaben in den Feldern Gültig ab und Gültig bis, die Beschreibung und den für Preisänderung um angegebenen Prozentsatz ändern. Wählen Sie Weiter . 4. Im Bild Listenpreise aktualisieren können Sie die an den ausgewählten Listenpreisen vorgenommenen Änderungen anzeigen und weitere Änderungen manuell vornehmen. Wenn Sie mehrere Listenpreise ausgewählt haben, können Sie nun entscheiden, ob ein Listenpreis nicht aktualisiert werden soll. Markieren Sie den gewünschten Listenpreis, und wählen Sie Entfernen . Wählen Sie Weiter . 112 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio 5. Überprüfen Sie im Bild Überprüfen die von Ihnen an den ausgewählten Listenpreisen vorgenommenen Änderungen. Sie können entweder die von Ihnen an den ausgewählten Listenpreisen vorgenommenen Änderungen übernehmen oder die Änderungen verwerfen. ● Um die von Ihnen an den ausgewählten Listenpreisen vorgenommenen Änderungen zu übernehmen, wählen Sie Fertigstellen . ● Um die von Ihnen an den ausgewählten Listenpreisen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen, wählen Sie Abbrechen . Ergebnis Die Änderungen an den ausgewählten Listenpreisen wurden jetzt übernommen. Wenn Sie einen Listenpreis mit folgendem Status auswählen: ● Freigegeben, wird dieser Listenpreis automatisch freigegeben. ● In Vorbereitung, behält dieser Listenpreis den Status Nicht freigegeben. Sie können manuell prüfen, ob der Listenpreis konsistent ist, und ihn dann freigeben. Weitere Informationen Sich überschneidende Gültigkeitszeiträume in Listenpreisen im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 106] 3.5 Sicht Berichte 3.5.1 Ausgaben pro Produkt In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produkt in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert für einen angegebenen Zeitraum angezeigt. Sie können den Zeitrahmen in zwölf Monate bzw. die letzten vier Quartale ändern. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Ausgaben pro Produkt Zeigt die Ausgaben pro Produkt in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert entsprechend Menge (Basis-ME), Wert und Durchschnittspreis (Basis-ME) an. ● Ausgaben pro Produkt und Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Produkt und Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert entsprechend Menge (Basis-ME), Wert und Durchschnittspreis (Basis-ME) an. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 113 Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsdatum Jahr/Monat (Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Standardmäßig ist dieser Wert auf Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr gesetzt. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt die Ausgaben pro Produkt in den letzten zwei Jahren einschließlich des aktuellen Jahres nach Menge (Basis-ME), Wert und Durchschnittspreis (Basis-ME) an. Der Bericht zeigt den Rechnungsnettowert an. Steuern sind nicht enthalten. Bei nicht abzugsfähigen bzw. nicht vollständig abzugsfähigen Steuern wird der Produktwert erhöht. Dies spiegelt sich nicht in den im Bericht angezeigten Ausgaben wider. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr ist auf die letzten zwei Jahre beschränkt, einschließlich des aktuellen Jahres. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Ausgaben pro Produktkategorie [Seite 114] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 3.5.2 Ausgaben pro Produktkategorie In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produkt und Subkategorie in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert angezeigt. Sie können den Zeitrahmen in zwölf Monate bzw. die letzten vier Quartale ändern. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: 114 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio ● Ausgaben pro Produktkategorie Zeigt die Ausgaben pro Produktkategorie in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Produktkategorie und Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Produktkategorie und Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Produktkategorie und Produkt Zeigt die Ausgaben pro Produktkategorie und Produkt in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Produktkategorie, Produkt und Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Produktkategorie, Produkt und Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Die wichtigsten 5 Produktkategorien nach Ausgaben - Letzte 12 Monate Zeigt die fünf Produktkategorien mit den höchsten Ausgaben der letzten zwölf Monate basierend auf Rechnungswerten an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht angezeigt werden. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsdatum Jahr/Monat (Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Standardmäßig ist dieser Wert auf Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr gesetzt. Auswerten des Berichts In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produktkategorie und Subkategorie für die letzten zwei Jahre (einschließlich des aktuellen Jahrs) nach dem Rechnungswert angezeigt. Der Bericht zeigt den Rechnungsnettowert an. Steuern sind nicht enthalten. Bei nicht abzugsfähigen bzw. nicht vollständig abzugsfähigen Steuern wird der Produktwert erhöht. Dies spiegelt sich nicht in den im Bericht angezeigten Ausgaben wider. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr ist auf die letzten zwei Jahre beschränkt, einschließlich des aktuellen Jahres. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 115 Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 3.5.3 Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant Übersicht Dieser Bericht zeigt die Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant in den letzten zwölf Monaten anhand eines berechneten Durchschnittspreises basierend auf Rechnungswerten an. Sie können auch die berechneten Mengen prüfen, um die Wichtigkeit des eingekauften Produkts für das Unternehmen anzuzeigen. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt die beschafften Mengen und Durchschnittspreise nach Lieferant für Produkte in der Basismengeneinheit pro Monat für einen bestimmten Zeitraum an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] ● Preistreue [Seite 179] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 3.5.4 Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produkt und Subkategorie in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert angezeigt. Sie können den Zeitrahmen in zwölf Monate bzw. die letzten vier Quartale ändern. 116 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie ● Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie und Lieferant Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Dieser Wert ist standardmäßig auf Letzte 12 Monate gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts Dieser Bericht stellt einen Vergleich des durchschnittlichen Rechnungswerts nach Lieferant und Produktkategorie anhand des durchschnittlichen Rechnungspreises bereit. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten zwölf Monate beschränkt, einschließlich des aktuellen Monats. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] ● Ausgaben pro Produktkategorie [Seite 114] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 3.5.5 Die 25 wichtigsten Produktkategorien Übersicht Dieser Bericht zeigt die wichtigsten 25 Produktkategorien mit den höchsten Ausgaben der letzten zwölf Monate in absteigender Reihenfolge an. In diesem Bericht können Sie den Wert pro Produktkategorie, die Anzahl der Lieferanten, die mit der Lieferung der Produktkategorie beauftragt sind, sowie die Anzahl der Produkte, die zu einer angegebenen Produktkategorie gehören, anzeigen. SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 117 Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgenden ausgewählten Variablen stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Mit dieser Variablen können Sie relevante Daten für die Rechnungen der letzten zwölf Monate anzeigen. Dieser Wert ist standardmäßig auf "Letzte 12 Monate" gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts Dieser Bericht enthält eine Analyse der 25 wichtigsten Produktkategorien, die nach Rang, Anzahl der Lieferanten, Anzahl der Produkte und Nettowert geordnet sind. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. ● Produktkategorie schließt Nicht zugeordnet aus. Um Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale aus der Liste Zurzeit nicht angezeigt per Drag&Drop verschieben. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Die 25 wichtigsten Produkte [Seite 196] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 3.5.6 Bestellungen pro Produkt Übersicht Dieser Bericht zeigt alle Bestellungen pro Produkt an, die in den letzten sieben Tagen angelegt wurden. Sie können die Zeitspanne ändern. Sie können den Status der Bestellung überprüfen, zum Beispiel, ob diese genehmigt oder an den Lieferanten gesendet wurde. Der Prozesstyp (z. B. Streckengeschäft) zeigt den Typ des Beschaffungsprozesses für diese Position an. 118 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Bestellungsstatus Mithilfe dieser Variable können Sie relevante Daten für den Status einer Bestellung anzeigen. Mögliche Status sind: ○ In Vorbereitung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Noch nicht bestätigt ○ Gesendet ○ Bestätigung erhalten ○ Folgebeleg angelegt ○ Beendet Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Bestellungen nach Produkt. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storniert aus. ● Anlegedatum Bestellung wird auf die letzten sieben Tage, einschließlich des aktuellen Tages, beschränkt. ● Stornostatus der Position schließt Storniert aus. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Bestellungen pro Lieferant [Seite 185] ● Abgerufene Belege pro Kontrakt [Seite 182] ● Bestellungen pro Kontierung [Seite 180] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement SAP Business ByDesign 1302 Produktportfolio P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 119 4 Ausschreibungen und Kontrakte 4.1 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 4.1.1 Ausschreibungsbearbeitung Übersicht Mithilfe der Ausschreibungsbearbeitung können Unternehmen neue Bezugsquellen für ihren Produktbedarf identifizieren und verwalten und ihre Lieferantenbasis optimieren. Die Bezugsquellenfindungsprozesse decken sowohl den strategischen Einkauf als auch die operative Beschaffung ab. In der Sicht Ausschreibungen und Angebote können Einkäufer für Materialien und Services, die über Bestellanforderungen angefordert wurden, Bezugsquellen ermitteln und eine Bestellung anlegen (Ausschreibung für Bestellung). Zudem können Kontrakte mit mehreren Lieferanten verhandelt oder neu verhandelt werden (Ausschreibung für Kontrakt) und bereits bestehende Kontrakte mit dem bisherigen Lieferanten verlängert werden (Einkaufskontraktverlängerung). Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Das Work Center Ausschreibungen und Kontrakte ist in Ihrem System konfiguriert. In Abhängigkeit von Ihrer Konfiguration ist die Ausschreibung auch direkt mit dem Projektmanagement integriert. Integration Ausschreibungsbearbeitung kann in Folgendes integriert werden: ● Eingangsprozesse bezugnehmend auf Belege, die das Anlegen von Ausschreibungen nach sich ziehen: ○ Bestellanforderungsbearbeitung – Hier können Sie oder das System abgeschlossene Bestellanforderungen anhand von festgelegten Kriterien (z. B. Bezugsquelle) in Bestellungen übertragen. ○ ● Mit der Einkaufskontraktbearbeitung können Sie Einkaufskontrakte anlegen und bearbeiten. Ausgangsprozesse, die das Aktualisieren oder Vervollständigen von Vorgängerbelegen nach sich ziehen: ○ Bestellungsbearbeitung – Bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Bestellungen und zugehörigen Belege (z. B. Bestellbestätigungen) anzulegen, zu bearbeiten und zu verfolgen. ○ Mit der Einkaufskontraktbearbeitung können Sie Einkaufskontrakte anlegen und bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter ● Bestellanforderungsbearbeitung ● Einkaufskontraktbearbeitung [Seite 127] 120 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte ● Bestellungsbearbeitung Ablauf Ausschreibung für Bestellung 1. Falls eine Bezugsquelle für Positionen einer Bestellanforderung benötigt wird, löst der Einkäufer in der Sicht Bestellanforderungen ( Direkt ausschreiben ) das Anlegen einer Ausschreibungsanforderung aus. 2. Die Anforderung wird in der Sicht Ausschreibungsanforderungen als Ausschreibungsanforderung aus der operativen Bezugsquellenfindung angezeigt. Sie enthält alle Positionen der Bestellanforderung. 3. Der Einkäufer legt anhand der Ausschreibungsanforderung eine Ausschreibung der Art Ausschreibung für Bestellung an und vervollständigt die Ausschreibungsdaten. Mehrere Ausschreibungsanforderungen aus dem operativen Einkauf können in eine einzige Ausschreibung gruppiert werden. 4. Der Einkäufer fügt die Bieter hinzu, an die die Ausschreibung bei ihrer Veröffentlichung geschickt werden soll. 5. Positionen der Bestellanforderung werden automatisch in der Ausschreibung aufgeführt. Der Einkäufer hat bei Bedarf die Möglichkeit, der Ausschreibung weitere Positionen hinzuzufügen. 6. Der Einkäufer veröffentlicht die Ausschreibung. Dadurch wird der Versand der Ausschreibung an die angegebenen Bieter ausgelöst. Ausschreibungen können als interaktives Formular (SAP Interactive Form by Adobe) oder zum Beispiel auch per Fax oder E-Mail geschickt werden. Das System prüft die für jeden Lieferanten in den Lieferantenstammdaten definierten Ausgabeeinstellungen und verwendet die entsprechende Methode beim Versand der Ausschreibung automatisch. Der Einkäufer kann diese festgelegten Ausgabeeinstellungen bei der Ausschreibungsbearbeitung außer Kraft setzen. Weitere Informationen finden Sie unter Prozessintegrierte Ausgabeeinstellungen. Ausschreibung für Kontrakt 1. Falls ein bereits bestehender Kontrakt neu verhandelt werden soll, löst der Einkäufer in der Sicht Kontrakte ( Verhandeln – Neue Ausschreibungsanforderung verwenden ) das Anlegen einer Ausschreibungsanforderung aus. 2. Die Anforderung wird in der Sicht Ausschreibungsanforderungen als Ausschreibungsanforderung aus einem Kontrakt angezeigt. 3. Der Einkäufer legt anhand der Ausschreibungsanforderung eine Ausschreibung der Art Ausschreibung für Kontrakt an und vervollständigt die Ausschreibungsdaten. Mehrere Ausschreibungsanforderungen aus Kontrakten können in eine einzige Ausschreibung gruppiert werden. 4. Der Einkäufer fügt die Bieter hinzu, an die die Ausschreibung bei ihrer Veröffentlichung geschickt werden soll. 5. Positionen des Kontrakts werden automatisch in der Ausschreibung aufgeführt. Der Einkäufer hat bei Bedarf die Möglichkeit, der Ausschreibung weitere Positionen hinzuzufügen. 6. Der Einkäufer veröffentlicht die Ausschreibung. Dadurch wird der Versand der Ausschreibung an die angegebenen Bieter ausgelöst. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 121 Einkaufskontraktverlängerung 1. Wenn ein bestehender Kontrakt mit dem bisherigen Lieferanten verlängert werden soll, kann der Benutzer in der Sicht Kontrakte (Drucktaste Verhandeln – Direkt mit aktuellem Lieferanten ) die Verlängerung des Kontrakts auslösen. 2. Das System legt eine Ausschreibung der Art Einkaufskontraktverlängerung an. Wenn ein Kontrakt mit dem bisherigen Lieferanten verlängert wird, wird die Ausschreibung automatisch angelegt und kann von dem Einkäufer nicht geändert werden. Dies bedeutet, dass die allgemeinen Ausschreibungsdaten bereits vordefiniert sind und weder Positionen noch Bieter hinzugefügt werden können. 3. Das System veröffentlicht die Ausschreibung. Dadurch wird der Versand der Ausschreibung an den bisherigen Lieferanten ausgelöst. Ausschreibung ohne Vorgängerbeleg 1. Wenn ein neuer Kontrakt verhandelt oder eine Bezugsquelle für eine Bestellung ohne Bestellanforderung ermittelt werden soll, legt der Einkäufer in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote eine Ausschreibung manuell an (Neue Ausschreibung). 2. Der Einkäufer vervollständigt die Ausschreibungsdaten einschließlich der Ausschreibungsart (Ausschreibung für Kontrakt oder Ausschreibung für Bestellung). 3. Der Einkäufer fügt die Bieter hinzu. 4. Der Einkäufer fügt die Positionen hinzu. 5. Der Einkäufer veröffentlicht die Ausschreibung. Dadurch wird der Versand der Ausschreibung an die angegebenen Bieter ausgelöst. Die angelegte und veröffentlichte Ausschreibung wird in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgeführt. Die Bieter können nun auf die Ausschreibung antworten und ihre Materialien und Services entsprechend den Anforderungen anbieten. Weitere Informationen finden Sie unter ● Ausschreibung für mehrere Ausschreibungsanforderungen anlegen [Seite 131] ● Ausschreibung anlegen [Seite 138] ● Lieferantenangebotsbearbeitung [Seite 122] Weitere Informationen Bezugsquellenfindung [Seite 124] Strategischer Einkauf [Seite 23] 4.1.2 Lieferantenangebotsbearbeitung Übersicht Nachdem eine Ausschreibung veröffentlicht wurde, müssen Einkäufer die Angebote der Bieter möglichst effizient bearbeiten, um sich am Ende für das beste Angebot zu entscheiden. 122 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte In der Sicht Ausschreibungen und Angebote können Einkäufer den gesamten Angebotsprozess vom Eingang der Angebote, über ihren Vergleich mittels einer klar strukturierten Übersicht bis hin zur Erteilung des Zuschlags bearbeiten. Voraussetzungen Es können nur Angebote bearbeitet werden, die sich auf eine Ausschreibung beziehen. Angebote, die auf eigene Initiative eines Lieferanten eingeschickt wurden, können nicht in das System eingegeben werden, sofern der Lieferant nicht zuvor an einer Ausschreibung um ein Angebot teilgenommen hat. Weitere Informationen finden Sie unter Ausschreibungsbearbeitung [Seite 120]. Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Das Work Center Ausschreibungen und Kontrakte ist in Ihrem System konfiguriert. Ablauf 1. 2. 3. Angebotsabgabe Ein Lieferant antwortet auf eine Ausschreibung und bietet an, die in der Ausschreibung aufgeführten Waren und Services gemäß bestimmten Bedingungen zu liefern. Der Lieferant kann sein Angebot folgendermaßen übermitteln: a. Wenn die Ausschreibung als interaktives Formular (SAP Interactive Forms by Adobe) an eine E-Mail angehängt wurde, kann der Lieferant die Angebotsdetails direkt eingeben und ebenfalls als E-MailAnlage zurücksenden. b. Der Lieferant kann Ihnen ein Angebot für die gewünschten Waren oder Services auch per Telefon oder Fax unterbreiten. Angebotsverwaltung Abhängig von der Art der Angebotsabgabe muss der Einkäufer sicherstellen, dass das Angebot korrekt im System erfasst wird: a. Wenn der Lieferant das Angebot als interaktives Formular geschickt hat, erstellt das System das Angebot automatisch. b. Wenn der Lieferant seine Waren und Services z. B. per Telefon angeboten hat, gibt der Einkäufer stellvertretend für den Lieferanten die Angebotsdetails ein. Weitere Informationen finden Sie unter Angebot für Bieter anlegen [Seite 145]. Angebotsvergleich Sobald ausreichend viele Angebote abgegeben wurden, muss der Einkäufer die Details der Angebote eingehend prüfen, um auf dieser Grundlage zu entscheiden, welche Angebote den Zuschlag erhalten. Der Angebotsvergleich wird in der Regel nach Ablauf der Abgabefrist durchgeführt. In der Tabelle Angebote vergleichen kann der Einkäufer alle Angebote für die Ausschreibung nebeneinander anzeigen. Die Tabelle enthält sämtliche Details, die zur Ermittlung des besten Angebots benötigt werden, z. B. die Beschaffungszeiten, Zahlungsbedingungen und natürlich auch den Preis des Lieferanten. Für den Angebotsvergleich steht nicht nur die Tabelle Angebote vergleichen zur Verfügung. Der Einkäufer kann die Angebotsdetails auch in eine Microsoft-Excel-Tabelle herunterladen und dann dort vergleichen. Weitere Informationen finden Sie unter Angebote vergleichen [Seite 151]. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 123 4. Zuschlagserteilung Auf der Grundlage des Angebotsvergleichs kann der Einkäufer die einzelnen Angebote akzeptieren oder zurückweisen und – abhängig von der Erfüllung der Anforderungen durch die Lieferanten – am Ende einen, mehrere oder auch keinen Zuschlag erteilen. Je nachdem, ob die Ausschreibung zu Kontraktverhandlungszwecken oder zur Ermittlung von Bezugsquellen für eine Bestellung angelegt wurde, kann der Kontrakt bzw. die Bestellung unter Einbeziehung des Angebots mit dem Zuschlag automatisch erstellt werden. Wenn der Einkäufer ein Angebot akzeptiert, werden damit auch alle Positionen des Angebots vom System akzeptiert. Es besteht jedoch die Möglichkeit, einzelne Positionen manuell abzulehnen und die übrigen zu akzeptieren. Weitere Details finden Sie unter Zuschlag für ein Angebot erteilen oder es zurückweisen [Seite 154]. 5. Benachrichtigung Nachdem der Einkäufer einem oder mehreren Angeboten den Zuschlag erteilt hat, werden alle Lieferanten, deren Angebote angenommen oder zurückgewiesen wurden, automatisch über die Ausschreibungsergebnisse informiert. In diesen Benachrichtigungen erfahren die Lieferanten, ob ihre Angebote angenommen oder abgelehnt wurden. Weitere Informationen Bezugsquellenfindung [Seite 124] Strategischer Einkauf [Seite 23] Ausgabeverwaltung 4.1.3 Bezugsquellenfindung Übersicht Mithilfe der Bezugsquellenfindung können Sie und Ihr Unternehmen langfristige Einkaufsaktivitäten planen und bestimmen. Dabei werden Ausschreibungen und Kontraktverwaltungsprozesse verwendet, um langfristige Kosteneinsparungen und bessere Service-Levels bei ausgewählten Lieferanten zu erreichen. Die Bezugsquellenfindung verwendet Ausschreibungsprozesse, mit denen Sie geeignete neue Lieferanten ermitteln und auswählen, vorhandene Lieferanten mit den günstigsten Preisen identifizieren und entsprechende Geschäftsbeziehungen verwalten können. Auf diese Weise werden Sie bei allen routinemäßigen Einkaufsanforderungen Ihres Unternehmens unterstützt. Zur Bezugsquellenfindung gehören die Definition von Produktanforderungen, die Ermittlung und Auswahl der am besten geeigneten Lieferanten und schließlich das Anlegen einer Bestellung oder das Aushandeln und Anlegen eines neuen Einkaufskontrakts (oder die Neuverhandlung und Aktualisierung eines vorhandenen Einkaufskontrakts). Die Bestellung oder der Kontrakt wird anschließend zusammen mit den vereinbarten Qualitätszusagen an den ausgewählten Lieferanten gesendet. Die Bezugsquellenfindung verwendet Projektzuordnungsprozesse, um Ihnen die Analyse von Einkaufsbelegen zu ermöglichen, die im Geschäftskontext eines Projekts oder einer Projektaufgabe angelegt wurden. Zudem können Sie mit Ihren Lieferanten effektiv zusammenarbeiten und erhalten umfassende Analysefunktionen, mit denen Sie die Leistungen der Lieferanten verfolgen und überwachen und die besten Lieferanten ermitteln können. 124 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Bezugsquellenfindung im Detail Hauptprozesse der Bezugsquellenfindung: Neue Bezugsquellen suchen und identifizieren Sie können Ausschreibungen verwenden, um neue Bezugsquellen zu identifizieren und zu verwalten und um effizient und fundiert zu entscheiden, welche Bezugsquellen Ihren Produktanforderungen am besten entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausschreibungsbearbeitung [Seite 120]. Einkaufskontrakte aushandeln und überwachen Sie können auf alle Informationen zu einem Kontrakt zugreifen und sämtliche Phasen im Lebenszyklus des Kontrakts verwalten. Außerdem können Sie umfassende Analysefunktionen verwenden, um die Nutzung der Kontrakte (zum Beispiel ablaufende Kontrakte oder Bestellungen pro Kontrakt) zu analysieren, nachzuverfolgen und zu überwachen. Weitere Informationen finden Sie unter Einkaufskontraktbearbeitung [Seite 127]. Einkäufe priorisieren und auf mehrere Bezugsquellen verteilen Sie können Lieferanten und ihre Bezugsquellen mithilfe von Quotierungen oder einer festen Bezugsquelle pro Produkt priorisieren. Sie können für ein Produkt eine feste Bezugsquelle festlegen (beispielsweise einen Kontrakt oder eine Preisliste), um sicherzustellen, dass das Produkt immer von dem Lieferanten bezogen wird, der Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Außerdem können Sie Quotierungen festlegen, um Ihre Einkäufe auf mehrere Bezugsquellen zu verteilen, damit Sie sich nicht auf einen einzigen Lieferanten verlassen müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Bezugsquellenfindung [Seite 168]. Weitere Informationen Strategischer Einkauf [Seite 23] 4.1.4 Rang für Bezugsquellenfindung bei der Zuordnung von Bezugsquellen Übersicht Für die Zuordnung einer Bezugsquelle zu einem Produkt gibt es mehrere Möglichkeiten: ● Beim manuellen Anlegen einer Bestellung können Sie sie in den einzelnen Bestellanforderungen oder in einer Bestellung zuordnen. ● Im Arbeitsvorrat für Bestellanforderungen können Sie dieselbe Bezugsquelle mehreren Bestellanforderungen zuordnen. Vom System wird grundsätzlich überprüft, ob gültige Bezugsquellen (z. B. ein Kontrakt) verfügbar sind, und Sie erhalten eine automatisch generierte, nach Eignung sortierte Liste, die als Rang für Bezugsquellenfindung bezeichnet wird. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 125 Beim Rang für Bezugsquellenfindung handelt es sich um eine Liste mit Bezugsquellen mit Kontrakten oder Listenpreisen, die zu dem gewünschten Produkt oder zu der gewünschten Produktkategorie passen. In der nach Rang sortierten Liste wird die am besten geeignete Bezugsquelle immer oben und die am wenigsten geeignete Bezugsquelle unten angezeigt. Der Rang in der Liste wird anhand der "olympischen" Methode festgelegt. Demnach werden beispielsweise zwei Lieferanten, die gleichermaßen geeignet sind, zuerst nummeriert. Anschließend wird der Lieferant mit der nächstbesten Eignung als Dritter nummeriert usw. Das System vergleicht alle Bezugsquellen in der Liste mit einem vordefinierten und festen Kriterienbaum. Dabei werden vom System alle verfügbaren Bezugsquellen mit dem ersten Kriterium verglichen. Wenn dies nicht in einer einzelnen, am besten geeigneten Bezugsquelle resultiert, wird zum Bestimmen des am besten geeigneten Lieferanten das nächste Kriterium verwendet usw. Dieser Prozess wird fortgesetzt, bis allen Bezugsquellen ein Rang zugeordnet wurde. Kriterien für die Rangfolge Die für den Vergleich und die Rangzuordnung der verfügbaren Bezugsquellen verwendeten Kriterien lauten wie folgt: 1. Feste Bezugsquelle Im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte können Sie einem Produkt einen Kontrakt oder Listenpreis als feste Bezugsquelle zuordnen. Wenn das Produkt bestellt wird, hat die zugeordnete feste Bezugsquelle den höchsten Rang. 2. Art der Bezugsquelle a. b. Kontrakte Wenn zwischen den Lieferanten und dem Käufer momentan ein Kontrakt besteht, wird diesen Lieferanten innerhalb des Rangs für Bezugsquellenfindung eine höhere Position zugeordnet. Der Rang der Kontrakte wird anhand der folgenden Regeln in absteigender Reihenfolge bestimmt: 1. Quotierung Wenn momentan ein Kontrakt vorhanden ist, überprüft und vergleicht das System alle aktuellen Quotierungen. Wenn für zwei oder mehr Kontrakte zu einem bestimmten Produkt eine Quotierung existiert, kann sie als Grundlage für die Eignung des Lieferanten zur Erfüllung des Auftrags verwendet werden. 2. Preis Bei diesem Kriterium werden die Preise der verschiedenen Lieferanten für das erforderliche Produkt verglichen. 3. Erfüllung Dieses Kriterium gilt nur für Kontrakte, und es ist relevant, wenn Kontrakte mit demselben Preis existieren. Dabei wird der Kontrakt mit der kleinsten freigegebenen Menge zuerst ausgewählt. 4. Verspätung Wenn anhand der zuvor angeführten Kriterien keine geeignete Bezugsquelle gefunden werden kann, werden die verfügbaren Kontrakte basierend darauf verglichen, wie schnell die Lieferanten in der Lage sind, die erforderlichen Produkte nach dem vom Käufer angegebenen Lieferdatum zu liefern. Listenpreise Dies sind die vom Lieferanten angegebenen Preise für die angeforderten Produkte. Listenpreise werden ausschließlich in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Ein Kontrakt hat immer eine höhere Priorität als ein Listenpreis, es sei denn, der Listenpreis wurde als feste Bezugsquelle festgelegt. 126 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Wenn kein Kontrakt oder Listenpreis verfügbar ist, sucht das System automatisch nach vorhandenen Bestellungen, die als Beispiel für vorherige Geschäfte mit einem Lieferanten und somit als Indikator für dessen Eignung bezüglich der Lieferung des Produkts verwendet werden können. Beim Verwenden von Bestellungen als Grundlage für die Zuordnung einer Bezugsquelle zählt bei der Rangvergabe lediglich der Preis als Kriterium. Weitere Informationen Bezugsquellenfindung [Seite 124] Bezugsquellenfindung [Seite 168] Listenpreise [Seite 104] Einkaufskontraktbearbeitung [Seite 127] Bestellungsbearbeitung 4.1.5 Einkaufskontraktbearbeitung Übersicht Mit der Einkaufskontraktbearbeitung können Sie Einkaufskontrakte anlegen, ändern und genehmigen. Ein Einkaufskontrakt kann vom Einkäufer sowohl aus einem Lieferantenangebot während eines Kontraktverhandlungsprozesses als auch manuell und dann ohne Vorgängerbeleg angelegt werden. Einkaufskontrakte werden für Produkte angelegt, die häufig von Lieferanten bezogen werden, mit denen eine langfristige Geschäftsbeziehung erwartet wird. Ein Kontrakt kann aufgesetzt werden, um den besten Preis oder Rabatt für die bezogenen Produkte zu erzielen. Mit dem Einsatz der Einkaufskontraktbearbeitung können Unternehmen die Betriebskosten senken, weil die Verwaltung der Kontraktverlängerung eine bessere Kontrolle der Ausgaben und der Lieferantenperformance ermöglicht. Ein freigegebener Einkaufskontrakt kann bei der Beschaffung von Produkten über eine Bestellung oder eine Lieferantenrechnung als Bezugsquelle dienen. Im Falle einer Bestellung mit Limitpositionen wird ein Kontrakt in einem Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg verwendet. Die über diese Belege vorgenommenen Kontraktabrufe werden in der Abrufhistorie des Kontrakts aktualisiert. Wenn z. B. eine Lieferantenrechnung mit Bezug zum Kontrakt angelegt wird, aktualisiert das System beim Buchen der Lieferantenrechnung die zugehörige Kontraktabrufhistorie mit den Rechnungsdetails. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. In Ihrer Lösungskonfiguration ist die Option "Einkaufskontrakte" ausgewählt. Um diese Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs des Projekts sicher, dass unter Strategischer Einkauf das Kennzeichen Ausschreibungen und Kontrakte gesetzt ist. Klappen Sie im Schritt Fragen das Element Strategischer Einkauf auf, und wählen Sie Ausschreibungen und Kontrakte. Wählen Sie Einkaufskontrakte, und beantworten Sie die Fragen zu den Einkaufskontrakten. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 127 Integration Einkaufskontrakte sind in folgende Bereiche integriert: ● Bestellanforderungsbearbeitung ● Bestellungsbearbeitung ● Bearbeitung von Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen und Bearbeitung von Retouren ● Bearbeitung von Lieferantenrechnungen mit Bezug ● Projektmanagement Ablauf 1. Einkaufskontrakt anlegen Weitere Informationen finden Sie unter Kontrakt anlegen und bearbeiten [Seite 161]. 2. Kontrakt freigeben Sobald Sie den Kontrakt freigeben, steht er als Bezugsquelle zur Verfügung. Der Kontrakt wird vom System auf den Status Freigegeben gesetzt. Die Abrufdetails werden in der Abrufhistorie des Kontrakts aktualisiert. Wenn ein Kontrakt freigegeben wird, setzt das System alle Positionen, die einen Preis besitzen, auf den Status Aktiv für Bezugsquellenfindung. Sie können einzelne Kontraktpositionen für die Bezugsquellenfindung deaktivieren. Falls eine Position nicht automatisch für die Bezugsquellenfindung aktiviert wird, geben Sie einen Preis für die Position ein, und aktivieren Sie diese manuell für die Bezugsquellenfindung. Wenn der Kontrakt mit Einkaufsbedarfen übereinstimmt, wird automatisch eine Bestellung mit Bezug zum Kontrakt angelegt. Im Falle der Bestellung einer Limitposition können Sie eine Bestellung, einen Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg oder eine Lieferantenrechnung mit Bezug zum Kontrakt anlegen. Die Systemfunktionen Bestellungsbearbeitung und Bearbeitung von Wareneingang und Serviceerbringung leiten die Menge und den Wert der beschafften Produkte an den Kontrakt weiter. 3. Kontrakt schließen Läuft die Gültigkeit eines Einkaufskontrakts aus, wird der Kontrakt in Ihrem Arbeitsvorrat als abgelaufener Kontrakt aufgelistet. Der Kontrakt hat zwar weiterhin den Status Freigegeben, wird jedoch nicht mehr automatisch als Bezugsquelle für die Bestellungsbearbeitung vorgeschlagen. Sie können jedoch die Kontraktdetails manuell in eine Bestellung eingeben und den Kontrakt als Bezugsquelle verwenden, bis der Kontrakt auf den Status Abgeschlossen gesetzt wird. Sie können einen Kontrakt auch innerhalb seines Gültigkeitszeitraums manuell schließen. Das System setzt dann den Status des Kontrakts auf Abgeschlossen. Weist ein Kontrakt den Status Abgeschlossen auf, ist mit Blick auf diesen Kontrakt keine weitere Aktivität mehr möglich. Der Kontrakt steht als Bezugsquelle nicht mehr zur Verfügung. Genehmigen eines Kontrakts Wenn Sie für Ihre Geschäftsprozesse die Kontraktgenehmigung verwenden, wird der Kontrakt nach seiner Freigabe entsprechend der Festlegung in den Systemeinstellungen zur Genehmigung an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Das System setzt den Kontrakt auf den Status In Genehmigung. Bei der Festlegung des Lösungsumfangs muss die Kontraktgenehmigung ausgewählt werden: Klappen Sie im Schritt Fragen das Element Strategischer Einkauf auf, und wählen Sie Ausschreibungen und Kontrakte. Wählen Sie Einkaufskontrakte, und beantworten Sie die Frage zu den Genehmigung für Einkaufskontrakte. Im Arbeitsvorrat des für die Kontraktgenehmigung zuständigen Mitarbeiters wird eine Aufgabe angelegt. Dieser Mitarbeiter muss eine der folgenden Aktionen ausführen: 128 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte ● Kontrakt genehmigen Der zuständige Mitarbeiter kann den Kontrakt genehmigen. Bei Genehmigung setzt das System den Kontraktstatus auf Freigegeben. Der Kontrakt ist nun als Bezugsquelle verfügbar, und Sie können ihn an den Lieferanten schicken. ● Kontrakt ablehnen Lehnt der zuständige Mitarbeiter den Kontrakt ab, wird der Kontraktstatus auf Abgelehnt gesetzt, und der Kontrakt kann nicht weiter bearbeitet werden. ● Kontrakt zur Überarbeitung an den Anforderer zurücksenden Der zuständige Mitarbeiter hat die Möglichkeit, den Kontrakt zur Überarbeitung an den Anforderer zurückzusenden. In diesem Fall wird der Kontraktstatus systemseitig auf In Überarbeitung gesetzt. Der Anforderer findet anschließend in seinem Arbeitsvorrat die Aufgabe, den Kontrakt zu überarbeiten. Alle Anmerkungen des zuständigen Mitarbeiters sind im Kontrakt sichtbar. Der Anforderer kann den Kontrakt bearbeiten und erneut zur Genehmigung abschicken. Als Anforderer steht Ihnen die Möglichkeit offen, den Kontrakt im Genehmigungsvorgang zurückzuziehen, wenn Änderungen erforderlich sind. Hierzu öffnen Sie die Detailerfassung für den Kontrakt (Drucktaste "Bearbeiten") und wählen dort die Drucktaste Von Genehmigung zurückziehen. Das System ändert anschließend den Kontraktstatus zurück auf In Vorbereitung. Verhandeln eines Kontrakts Sie können einen Kontrakt bis zu seinem Auslaufen neu verhandeln. Zum Verhandeln eines Kontrakts gibt es zwei Möglichkeiten: a. Verhandeln – direkt mit aktuellem Lieferanten Dies ist möglich, wenn der Kontrakt den Status Freigegeben aufweist. b. Verhandeln – neue Ausschreibungsanforderung verwenden Dies ist möglich, wenn der Kontrakt den Status In Vorbereitung aufweist. Wenn Sie einen freigegebenen Kontrakt nur direkt mit dem aktuellen Lieferanten verhandeln, wird ein weitgehend automatisierter Prozess verwendet, der keine Benutzerinteraktion erfordert. Die Ausschreibungsanforderung wird automatisch angelegt und enthält bereits den Lieferanten und die Positionsdaten. Ohne weitere Benutzerinteraktion legt das System aus der Ausschreibungsanforderung automatisch eine Ausschreibung an, veröffentlicht sie und sendet sie automatisch an den aktuellen Lieferanten. Sobald ein Angebot akzeptiert wurde, wird entweder der vorhandene Kontrakt mit den Angebotsdaten aktualisiert, oder es wird ein neuer Kontrakt angelegt, der automatisch den Status In Vorbereitung hat. Der neue Kontrakt muss manuell freigegeben werden. Der alte Kontrakt verfügt nicht automatisch über den Status Abgeschlossen. Sie müssen ihn manuell abschließen. Wenn Sie die Liste der Positionen in einem Kontrakt oder einer Ausschreibung mit vielen Lieferanten ändern möchten, können Sie den Kontrakt verhandeln, indem Sie eine neue Ausschreibungsanforderung verwenden. Dieser manuelle Prozess bietet umfassendere Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel weitere Positionen zu einem in Verhandlung befindlichen Kontrakt hinzufügen, mehrere Ausschreibungen kombinieren und von vielen Lieferanten Angebote zur Ermittlung des günstigsten Preises einholen. Weitere Informationen finden Sie unter Kontrakt verhandeln [Seite 164]. Projektzuordnung Projekte oder Projektaufgaben, die im Projektmanagement vorhanden sind, können einem Kontrakt als Referenz hinzugefügt werden. Im Zuge der Einkaufskontraktbearbeitung können Sie prüfen, ob ein Projekt oder eine Projektaufgabe vorhanden ist. Ist dies der Fall, können Sie prüfen, ob das Projekt oder die Projektaufgabe verfügbar ist und in den Kontrakt als Referenz aufgenommen werden kann. Sie können das Projekt oder die Projektaufgabe SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 129 dem Kontrakt zuordnen. Wurde die Projektaufgabe bei der Projektbearbeitung zugeordnet, speichert das System die Kontraktdetails in dem entsprechenden Projekt oder der entsprechenden Projektaufgabe. Weitere Informationen Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 8] Bezugsquellenfindung [Seite 124] Strategischer Einkauf [Seite 23] Folgebelegeinstellungen [Seite 160] Einkaufskontrakte – Quick Guide [Seite 157] Aufgabe – Einkaufskontrakt genehmigen Benachrichtigung – Genehmigter Einkaufskontrakt nach Freigabe geändert Benachrichtigung – Einkaufskontrakt läuft in Kürze ab Aufgabe – Abgelaufenen Einkaufskontrakt prüfen Aufgabe – Lieferantenangebot, das zur Kontraktverlängerung eingereicht wurde, prüfen Aufgabe – Einkaufskontrakt vervollständigen Aufgabe – Preisgültigkeitszeitraum der Einkaufskontraktposition endet bald Aufgabe – Einkaufskontrakt überarbeiten 4.2 Sicht Ausschreibungsanforderungen 4.2.1 Ausschreibungsanforderungen – Quick Guide Als Einkäufer möchten Sie für Ihre Produktbedarfe die besten Bezugsquellen ausfindig machen und dabei so effizient wie möglich vorgehen. Mithilfe der Sicht Ausschreibungsanforderungen können Sie Ihre Ausschreibungsaktivitäten optimieren, indem Sie Ihre Ausschreibungsanforderungen organisieren und Positionen aus mehreren Ausschreibungsanforderungen direkt in einer einzelnen Ausschreibung gruppieren. Sie können diese Sicht im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte aufrufen. Ausschreibungsanforderungen können aus einer Bestellanforderung (operative Bezugsquellenfindung) oder aus einem Kontrakt generiert werden, der z. B. demnächst ausläuft. In der Sicht Ausschreibungsanforderungen können Sie für diese Bedarfe in kürzester Zeit eine Ausschreibung anlegen und direkt an die potenziellen Lieferanten senden. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. 130 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Aufgaben Ausschreibung für mehrere Ausschreibungsanforderungen anlegen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 131]. Ausschreibungsanforderungen einer Gruppe zuordnen und Ausschreibung anlegen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 133]. 4.2.2 Aufgaben 4.2.2.1 Ausschreibung für mehrere Ausschreibungsanforderungen anlegen Übersicht Wenn eine Ausschreibungsanforderung generiert wurde, um einen Kontrakt auszuhandeln oder um für eine Bestellung eine Bezugsquelle zu suchen, müssen Sie eine Ausschreibung anlegen, um potenzielle Lieferanten zu finden. Anstatt für jede generierte Ausschreibungsanforderung eine Ausschreibung anzulegen, können Sie auch mehrere Ausschreibungsanforderungen zusammenfassen und eine einzelne Ausschreibung dafür anlegen. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Die Ausschreibungsanforderungen, die Sie zusammenfassen möchten, sind in der Sicht Ausschreibungsanforderungen in der Liste Ausschreibungsanforderungen mit dem Status Aktiv verfügbar. Nachdem aus einer Ausschreibungsanforderung eine Ausschreibung angelegt wurde, erhält die Ausschreibungsanforderung den Status Inaktiv und wird in der Liste Ausschreibungsanforderungen nicht mehr angezeigt. Sie können inaktive Ausschreibungsanforderungen jedoch weiterhin aufrufen, indem Sie die Erweiterte Suche verwenden. Beachten Sie beim Zusammenfassen mehrerer Ausschreibungsanforderungen zum Anlegen einer Ausschreibung, dass die Ausschreibung eine der folgenden Ausschreibungsarten sein kann: ● Ausschreibung für Kontrakt SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 131 ● Ausschreibung für Bestellung Demzufolge können Sie Ausschreibungsanforderungen zusammenfassen, die entweder zum Aushandeln eines Kontrakts oder zum Suchen einer Bezugsquelle für eine Bestellanforderung generiert wurden. Das Kombinieren beider Ausschreibungsanforderungen in derselben Ausschreibung ist jedoch nicht möglich. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Ausschreibungsanforderungen die Option Anzeigen: Ausschreibungsanforderungen aus Kontrakten oder Anzeigen: Ausschreibungsanforderungen aus Bestellanforderungen. 3. Wählen Sie in der Liste die Ausschreibungsanforderungen aus, die zusammengefasst werden sollen. 4. Wählen Sie Neue Ausschreibung Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungsanforderungen . und Für markierte Positionen. Daraufhin wird die Ausschreibung angelegt, und sie enthält die Positionen aus Ihren Ausschreibungsanforderungen. 5. Vervollständigen Sie die Ausschreibung, indem Sie auf der Registerkarte Allgemein die relevanten allgemeinen Daten zur Ausschreibung eingeben. 6. Auf der Registerkarte Positionen können Sie der Ausschreibung weitere Positionen hinzufügen [Seite 141]. 7. Auf der Registerkarte Bieter können Sie die Bieter hinzufügen [Seite 139], an die Sie die Ausschreibung senden möchten. 8. Sichern Sie Ihre Eingaben. So lange die Ausschreibung noch nicht gesichert wurde, können Sie das Anlegen der Ausschreibung jederzeit abbrechen, indem Sie Abbrechen wählen. 9. Wählen Sie An Bieter senden , um die Ausschreibung zu veröffentlichen und direkt an die Bieter zu senden. Ergebnis Die angelegte Ausschreibung wird in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgeführt. Da pro Ausschreibungsanforderung nur eine Ausschreibung angelegt werden kann, erhält die Ausschreibungsanforderung den Status Inaktiv und wird nicht mehr in der Liste Ausschreibungsanforderungen der Sicht Ausschreibungsanforderungen angezeigt. Alternativen Anstatt mehrere Ausschreibungsanforderungen zusammenzufassen und die Ausschreibung direkt anzulegen, können Sie die Ausschreibung auch langfristig planen und die Generierung verschiedener Ausschreibungsanforderungen, die in dieselbe Ausschreibung eingefügt werden sollen, abwarten. Für die Angabe, dass diese Ausschreibungsanforderungen zusammengehören, können Sie sie einer Gruppe zuordnen und später eine Ausschreibung für die gesamte Gruppe anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausschreibungsanforderungen einer Gruppe zuordnen und Ausschreibung anlegen [Seite 133]. 132 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.2.2.2 Ausschreibungsanforderungen einer Gruppe zuordnen und Ausschreibung anlegen Übersicht Wenn eine Ausschreibungsanforderung generiert wurde, um einen Kontrakt auszuhandeln oder um für eine Bestellung eine Bezugsquelle zu suchen, müssen Sie eine Ausschreibung anlegen, um potenzielle Lieferanten zu finden. Wenn Sie die Ausschreibung langfristig planen möchten (anstatt für eine oder mehrere Ausschreibungsanforderungen direkt eine Ausschreibung anzulegen), können Sie warten, bis verschiedene Ausschreibungsanforderungen für dieselbe Ausschreibung generiert wurden, und angeben, dass diese Ausschreibungsanforderungen zusammengehören, indem Sie sie einer Gruppe zuordnen. Anschließend können Sie eine Ausschreibung für die gesamte Gruppe anlegen. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Die Ausschreibungsanforderungen, die einer Gruppe zugeordnet werden sollen, sind in der Sicht Ausschreibungsanforderungen in der Liste Ausschreibungsanforderungen mit dem Status Aktiv verfügbar. Nachdem aus einer Ausschreibungsanforderung eine Ausschreibung angelegt wurde, erhält die Ausschreibungsanforderung den Status Inaktiv und wird in der Liste Ausschreibungsanforderungen nicht mehr angezeigt. Sie können inaktive Ausschreibungsanforderungen jedoch weiterhin aufrufen, indem Sie die Erweiterte Suche verwenden. Wenn Sie einer Gruppe mehrere Ausschreibungsanforderungen zuordnen und anschließend eine Ausschreibung für die gesamte Gruppe anlegen möchten, beachten Sie, dass die Ausschreibung einer der folgenden Arten entsprechen kann: ● Ausschreibung für Kontrakt ● Ausschreibung für Bestellung Demzufolge können Sie Ausschreibungsanforderungen gruppieren, die entweder zum Aushandeln eines Kontrakts oder zum Suchen einer Bezugsquelle für eine Bestellanforderung generiert wurden. Das Kombinieren beider Ausschreibungsanforderungen in derselben Ausschreibung ist jedoch nicht möglich. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Wählen Sie entweder Anzeigen: Ausschreibungsanforderungen aus Kontrakten oder Anzeigen: Ausschreibungsanforderungen aus Bestellanforderungen. 3. Wählen Sie die Ausschreibungsanforderungen aus, die Sie einer Gruppe zuordnen möchten. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungsanforderungen . P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 133 4. Wählen Sie Zur Gruppe zuordnen . 5. Geben Sie eine Gruppenbeschreibung zum späteren Identifizieren der Gruppe ein, und wählen Sie dann OK . Die Gruppenbeschreibung wird in der Spalte Gruppenbeschreibung der Liste Ausschreibungsanforderungen angezeigt. Eine Ausschreibungsanforderung kann nur einer Gruppe zugeordnet werden. Wenn dieser Ausschreibungsanforderung eine andere Gruppe zugeordnet wird, wird die erste Gruppenzuordnung gelöscht, und die Spalte Gruppenbeschreibung wird entsprechend aktualisiert. 6. Wenn Sie eine Ausschreibungsanforderung aus einer Gruppe entfernen möchten, wählen Sie die Ausschreibungsanforderung in der Liste aus, und wählen Sie Aus Gruppe entfernen . Daraufhin wird die Gruppenbeschreibung nicht mehr in der Spalte Gruppenbeschreibung angezeigt. 7. Wenn Sie der Gruppe weitere Ausschreibungsanforderungen hinzufügen möchten, wählen Sie sie in der Liste aus, wählen Sie Zur Gruppe zuordnen , und geben Sie eine Gruppenbeschreibung ein. 8. Wenn Sie basierend auf Ihrer Gruppe der Ausschreibungsanforderungen eine Ausschreibung anlegen möchten, wählen Sie eine der Ausschreibungsanforderungen aus, die zu der Gruppe gehören. 9. Wählen Sie Neue Ausschreibung und Für gesamte Gruppe. Daraufhin wird die Ausschreibung angelegt, und sie enthält die Positionen aus Ihren Ausschreibungsanforderungen. 10. Vervollständigen Sie die Ausschreibung, indem Sie auf der Registerkarte Allgemein die relevanten allgemeinen Daten zur Ausschreibung eingeben. 11. Auf der Registerkarte Positionen können Sie der Ausschreibung weitere Positionen hinzufügen. 12. Fügen Sie auf der Registerkarte Bieter die Bieter hinzu, an die Sie die Ausschreibung senden möchten. 13. Sichern Sie Ihre Eingaben. 14. Wählen Sie An Bieter senden , um die Ausschreibung zu veröffentlichen und direkt an die Bieter zu senden. Ergebnis Die angelegte Ausschreibung wird in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgeführt. Da pro Ausschreibungsanforderung nur eine Ausschreibung angelegt werden kann, erhält die Ausschreibungsanforderung den Status Inaktiv und wird nicht mehr in der Liste Ausschreibungsanforderungen der Sicht Ausschreibungsanforderungen angezeigt. Alternativen Das Zuordnen von Ausschreibungsanforderungen zu einer Gruppe ist vor dem Anlegen einer Ausschreibung nicht zwingend erforderlich. Sie können auch mehrere Ausschreibungsanforderungen bündeln und die Ausschreibung direkt anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausschreibung für mehrere Ausschreibungsanforderungen anlegen [Seite 131]. 134 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.3 Sicht Ausschreibungen und Angebote 4.3.1 Ausschreibungen und Angebote – Quick Guide Als Einkäufer müssen Sie die in Ihrem Unternehmen benötigten Produkte möglichst wirtschaftlich und effizient einkaufen. Die Sicht Ausschreibungen und Angebote stellt effiziente Werkzeuge bereit, die Ihnen ermöglichen, die beste Bezugsquelle für Ihre Produktbedarfe zu finden. Sie können die Sicht Ausschreibungen und Angebote im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte aufrufen. Diese Sicht besteht aus den folgenden Untersichten: Ausschreibungen Hier können Sie Folgendes tun: ● Ausschreibungen anlegen, um nach den besten Bezugsquellen zu suchen ● Informationen aus den erhaltenen Angeboten für eine Ausschreibung in das System eingeben ● Erhaltene Angebote für eine Ausschreibung vergleichen, um für jedes Produkt den Bieter mit den günstigsten Preisen und besten Konditionen zu ermitteln. Anhand dieser Informationen können Sie dann den geeignetsten Lieferanten auswählen. Angebote Hier können Sie Folgendes tun: ● Vorhandene Angebote bearbeiten ● Angebot mit anderen Angeboten vergleichen, d. h., ein Angebot auswählen und es mit allen abgegebenen Angeboten für die Ausschreibung vergleichen Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Ausschreibungsbearbeitung Mithilfe der Ausschreibungsbearbeitung können Unternehmen neue Bezugsquellen für ihren Produktbedarf identifizieren und verwalten und ihre Lieferantenbasis optimieren. Die Bezugsquellenfindungsprozesse decken sowohl den strategischen Einkauf als auch die operative Beschaffung ab. In der Sicht Ausschreibungen und Angebote können Einkäufer für Materialien und Services, die über Bestellanforderungen angefordert wurden, Bezugsquellen ermitteln und eine Bestellung anlegen (Ausschreibung für Bestellung). Zudem können Kontrakte mit mehreren Lieferanten verhandelt oder neu verhandelt werden (Ausschreibung für Kontrakt) und bereits bestehende Kontrakte mit dem bisherigen Lieferanten verlängert werden (Einkaufskontraktverlängerung). SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 135 Weitere Informationen finden Sie unter Ausschreibungsbearbeitung [Seite 120]. Lieferantenangebotsbearbeitung Nachdem eine Ausschreibung veröffentlicht wurde, müssen Einkäufer die Angebote der Bieter möglichst effizient bearbeiten, um sich am Ende für das beste Angebot zu entscheiden. In der Sicht Ausschreibungen und Angebote können Einkäufer den gesamten Angebotsprozess vom Eingang der Angebote, über ihren Vergleich mittels einer klar strukturierten Übersicht bis hin zur Erteilung des Zuschlags bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Lieferantenangebotsbearbeitung [Seite 122]. Strategische Beschaffung Mithilfe des Geschäftsszenarios "Strategische Beschaffung" können Sie geeignete neue Lieferanten ermitteln und auswählen sowie die Geschäftsbeziehungen zu den vorhandenen Lieferanten verwalten. Auf diese Weise werden Sie bei allen routinemäßigen Einkaufsanforderungen Ihres Unternehmens unterstützt. Dazu gehören die Definition von Produktanforderungen, die Ermittlung und Auswahl der am besten geeigneten Lieferanten und schließlich die Aushandlung und der Abschluss eines Einkaufskontrakts mit dem ausgewählten Lieferanten. Weitere Informationen finden Sie unter Strategische Beschaffung. Nichtlagerbeschaffung Das Geschäftsszenario "Nichtlagerbeschaffung" ermöglicht Ihnen, Nichtlagermaterial wie Bürobedarf, Entwicklungsmustermaterial oder Anlagen zu beschaffen. Dieses Szenario kann durch Mitarbeiter oder Assistenten ausgelöst werden, die Einkaufswagen anlegen, durch Projektteams, die Nichtlagermaterial für Projekte benötigen, durch Einkäufer direkt in Bestellungen oder Ausschreibungen oder durch Kreditorenbuchhalter in Lieferantenrechnungen. Lieferungen können zentral oder dezentral bestätigt werden. Die Kosten für projektbezogenes Nichtlagermaterial werden direkt auf die Projektaufgaben in der Finanzbuchhaltung übertragen. Wenn für ein Nichtlagermaterial ein Katalog, Einkaufskontrakt oder Listenpreis vorhanden ist, kann die Bestellung automatisch angelegt werden. Wenn keine Bezugsquelle vorhanden ist, können Sie mithilfe von Ausschreibungen geeignete Lieferanten ermitteln. Mit diesem Szenario können Sie auch Nichtlagermaterial für Kundenbedarfe bestellen, indem Sie mithilfe von Kunden- oder Serviceaufträgen eine Streckenbeschaffung auslösen. Weitere Informationen finden Sie unter Nichtlagerbeschaffung. Planungsgesteuerte Beschaffung Mithilfe des Geschäftsszenarios "Servicebeschaffung" können Sie Services einkaufen, beispielsweise Beratungen und Schulungen, Zeitarbeitskräfte oder technische Services. Die Auslösung kann durch Mitarbeiter, die Einkaufswagen für Services anlegen, durch Projektmanager, die einen bestimmten Service für ihr Projekt benötigen, oder direkt durch den Einkäufer mithilfe einer Bestellung erfolgen. Projektbezogene Services werden normalerweise in einem Arbeitszeitblatt erfasst, und die Kosten werden in der Finanzbuchhaltung direkt auf die Projektaufgaben übertragen. Wenn für den beauftragten Service ein Einkaufskontrakt oder ein Listenpreis existieren, kann die Bestellung automatisch angelegt werden. Sollte keine Bezugsquelle vorhanden sein, kann zur Ermittlung eines geeigneten Dienstleisters eine Ausschreibung verschickt werden. Alternativ dazu können Sie mit diesem Szenario externe Ressourcen beauftragen, um Services für Kundenbedarfe bereitzustellen, die von den internen Mitarbeitern nicht erfüllt werden können. In diesem Fall wird nach dem Anlegen eines Kunden- oder Serviceauftrags der Beschaffungsprozess ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie unter Planungsgesteuerte Beschaffung. 136 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Servicebeschaffung Mithilfe des Geschäftsszenarios "Servicebeschaffung" können Sie Services einkaufen, beispielsweise Beratungen und Schulungen, Zeitarbeitskräfte oder technische Services. Die Auslösung kann durch Mitarbeiter, die Einkaufswagen für Services anlegen, durch Projektmanager, die einen bestimmten Service für ihr Projekt benötigen, oder direkt durch den Einkäufer mithilfe einer Bestellung erfolgen. Projektbezogene Services werden normalerweise in einem Arbeitszeitblatt erfasst, und die Kosten werden in der Finanzbuchhaltung direkt auf die Projektaufgaben übertragen. Wenn für den beauftragten Service ein Einkaufskontrakt oder ein Listenpreis existieren, kann die Bestellung automatisch angelegt werden. Sollte keine Bezugsquelle vorhanden sein, kann zur Ermittlung eines geeigneten Dienstleisters eine Ausschreibung verschickt werden. Alternativ dazu können Sie mit diesem Szenario externe Ressourcen beauftragen, um Services für Kundenbedarfe bereitzustellen, die von den internen Mitarbeitern nicht erfüllt werden können. In diesem Fall wird nach dem Anlegen eines Kunden- oder Serviceauftrags der Beschaffungsprozess ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie unter Servicebeschaffung. Aufgaben Ausschreibung anlegen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 138]. Bieter zu einer Ausschreibung hinzufügen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 139]. Position zu einer Ausschreibung hinzufügen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 141]. Projekt zu einer Ausschreibung zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 142]. Ausschreibung stornieren Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 143]. Ausschreibung schließen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 144]. Angebot für Bieter anlegen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 145]. Position zu einem Angebot hinzufügen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 147]. Position aus einem Angebot ausschließen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 148]. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 137 Angebotsposition ablehnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 149]. Angebot zurücknehmen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 150]. Angebote vergleichen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 151]. Angebot mit anderen Angeboten vergleichen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 152]. Angebot zurücksenden Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 153]. Zuschlag für ein Angebot erteilen oder es zurückweisen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 154]. Angebot schließen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 156]. 4.3.2 Aufgaben 4.3.2.1 Ausschreibung anlegen Übersicht Sie können eine Ausschreibung anlegen, um einen potenziellen Lieferanten für zu beschaffende Waren oder Services zu finden und um Informationen zu den zu beschaffenden Produkten anzufordern (beispielsweise Preise und Konditionen). Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Vorgehensweise 1. 138 Starten Sie die allgemeine Aufgabe Neue Ausschreibung, die zum Work Center Ausschreibungen und Kontrakte gehört. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Oder navigieren Sie zu Angebote Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen , und wählen Sie Neu Ausschreibungen und und anschließend Ausschreibung. Daraufhin wird die schrittweise Erfassung Neue Ausschreibung geöffnet. 2. Geben Sie unter Schritt 1 Allgemeine Daten festlegen die allgemeinen Daten zu der Ausschreibung sowie Informationen zum Ausschreibungsprozess ein. 3. Bei Bedarf können Sie der Ausschreibung ein Projekt zuordnen [Seite 142]. 4. Wenn Sie weitere Angaben für die Ausschreibung hinzufügen möchten, können Sie auf den Registerkarten Notizen und Anlagen Notizen bzw. Anlagen hinzufügen. 5. In Schritt 2 Positionen definieren fügen Sie der Ausschreibung die Positionen hinzu [Seite 141], für die Sie nach einer Bezugsquelle suchen. Es ist nicht erforderlich, einer Ausschreibung eine Position hinzuzufügen. Wenn Sie die Ausschreibung nur anlegen, um einige grundlegende Informationen zu den von einem Lieferanten angebotenen Materialien und Services zu sammeln, können Sie die Positionen auch auslassen und nur eine Notiz oder eine Anlage hinzufügen, in der Ihre allgemeinen Anforderungen beschrieben sind. 6. In Schritt 3 Bieter hinzufügen fügen Sie die Bieter hinzu [Seite 139], an die Sie die Ausschreibung senden möchten. 7. In Schritt 4 Überprüfung überprüfen Sie, ob alle Eingaben richtig sind. 8. Sichern Sie Ihre Eingaben. So lange die Ausschreibung noch nicht gesichert wurde, können Sie den Anlegevorgang jederzeit abbrechen, indem Sie Abbrechen wählen. 9. Wählen Sie An Bieter senden , um die Ausschreibung zu veröffentlichen und direkt an die Bieter zu senden. Ergebnis In Abhängigkeit von den definierten Ausgabeeinstellungen wird die Ausschreibung an die Bieter gesendet. Die Ausschreibung wird zudem in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgeführt. An dieser Stelle können Sie darauf zugreifen, um die erhaltenen Angebote zu erfassen und zu überwachen und um später die Zuschläge zu erteilen. Alternativen Wenn Sie für eine oder mehrere Ausschreibungsanforderungen eine Bezugsquelle suchen müssen, legen Sie die Ausschreibung nicht neu, sondern auf Grundlage dieser Ausschreibungsanforderungen an. Weitere Informationen finden Sie unter Ausschreibung für mehrere Ausschreibungsanforderungen anlegen [Seite 131] und Ausschreibungsanforderungen einer Gruppe zuordnen und Ausschreibung anlegen [Seite 133]. 4.3.2.2 Bieter zu einer Ausschreibung hinzufügen Übersicht Beim Anlegen einer Ausschreibung müssen Sie die Bieter festlegen, an die die Ausschreibung geschickt werden soll. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 139 Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Die Ausschreibung, zu der der Bieter hinzugefügt werden soll, wurde noch nicht veröffentlicht. Dies bedeutet, dass Sie die Ausschreibung entweder gerade (völlig neu oder anhand einer bzw. mehrerer Ausschreibungsanforderungen) angelegt haben, oder dass die Ausschreibung schon früher angelegt wurde und in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote mit dem Status In Vorbereitung angezeigt wird. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu Angebote 2. Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Ausschreibungen . Öffnen Sie die Ausschreibung, und navigieren Sie in der Ausschreibung zur Registerkarte Bieter . Wenn Sie die Ausschreibung komplett neu anlegen, wechseln Sie zu dem dritten Schritt Bieter hinzufügen der schrittweisen Erfassung. 3. Wählen Sie unter Bieter Zeile hinzufügen . 4. Geben Sie die Bieternummer des Bieters ein, den Sie hinzufügen möchten. 5. Sichern Sie Ihre Eingaben. Ergebnis Sie haben der Ausschreibung einen Bieter hinzugefügt. Nachdem die Ausschreibung an Bieter gesendet wurde, können diese für die Position Angebote abgeben, die Sie dann akzeptieren oder ablehnen können. Solange die Ausschreibung in Vorbereitung ist, können Sie weitere Bieter hinzufügen, indem Sie Zeile hinzufügen wählen, bzw. Bieter aus der Ausschreibung entfernen, indem Sie Entfernen wählen. Alternativen Anstatt Bieter manuell der Ausschreibung hinzuzufügen, können Sie die Liste auch automatisch ausfüllen lassen. Wenn Sie Bieter vorschlagen wählen, fügt das System alle geeigneten Lieferanten (auf Basis der vorhandenen Kontrakte, Listenpreise oder Lieferantenstammdaten oder anhand der in der Vergangenheit abgegebenen Angebote) in die Liste ein. Sie haben die Möglichkeit, einen Bieter hinzuzufügen, der noch nicht im System vorhanden ist. Wählen Sie hierzu Neuer Bieter , und geben Sie im Fenster Neuer Lieferant die entsprechenden Daten ein. Anschließend können Sie den neu angelegten Bieter in die Ausschreibung einfügen, indem Sie Zeile hinzufügen wählen. 140 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.3.2.3 Position zu einer Ausschreibung hinzufügen Übersicht Beim Anlegen einer Ausschreibung müssen Sie die Positionen definieren, für die Sie eine Bezugsquelle finden möchten. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Die Ausschreibung, zu der die Position hinzugefügt werden soll, wurde noch nicht veröffentlicht. Dies bedeutet, dass Sie die Ausschreibung entweder gerade (völlig neu oder anhand einer bzw. mehrerer Ausschreibungsanforderungen) angelegt haben, oder dass die Ausschreibung schon früher angelegt wurde und immer noch in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote mit dem Status In Vorbereitung aufgeführt wird. Die Ausschreibung wurde nicht automatisch bei der Verhandlung eines Kontrakts mit der Option Verhandeln – Direkt mit aktuellem Lieferanten angelegt. Wenn eine Ausschreibung automatisch angelegt wird, um einen Kontrakt mit dem bisherigen Lieferanten neu zu verhandeln, stimmen die Positionen der Ausschreibung mit den Positionen des Kontrakts überein und können nicht manuell geändert werden. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu Angebote 2. Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Ausschreibungen . Öffnen Sie die Ausschreibung, und navigieren Sie in der Ausschreibung zur Registerkarte Positionen . Wenn Sie die Ausschreibung komplett neu anlegen, wechseln Sie zu dem zweiten Schritt Positionen definieren der schrittweisen Erfassung. 3. Wählen Sie unter Positionen die Drucktaste Zeile hinzufügen . Eine neue Position wird zur Liste hinzugefügt. Die Registerkarte Grunddaten enthält Details zu der Position, die Sie aktuell bearbeiten. 4. Geben Sie die Produktnummer ein, oder wählen Sie den Positionstyp aus, und geben Sie die Produktbeschreibung der Position ein, die Sie hinzufügen möchten. 5. Vervollständigen Sie die Positionsdaten: ● Bei einer Ausschreibung der Art Ausschreibung für Bestellung geben Sie die Wunschmenge ein, und navigieren Sie dann zur Registerkarte Lieferung , um die erforderlichen Daten einzugeben. ● Bei einer Ausschreibung der Art Ausschreibung für Kontrakt geben Sie die Wunschzielmenge oder den Wunschzielwert der Position an. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 141 6. Auf den Registerkarten Notizen und Anlagen können Sie gegebenenfalls Notizen bzw. Anlagen für die Position hinzufügen. 7. Sichern Sie Ihre Eingaben. Ergebnis Sie haben die Position zur Ausschreibung hinzugefügt. Nachdem die Ausschreibung an Bieter gesendet wurde, können diese für die Position Angebote abgeben, die Sie dann akzeptieren oder ablehnen können. Solange die Ausschreibung in Vorbereitung ist, können Sie weitere Positionen hinzufügen, indem Sie entweder Zeile hinzufügen wählen oder eine vorhandene Position markieren und Kopieren wählen. Zudem können Sie Positionen aus der Ausschreibung entfernen, indem Sie Entfernen wählen. Alternativen Anstatt eine Position manuell zu einer Ausschreibung hinzuzufügen, können Sie auch eine Position aus einem Katalog auswählen. Wählen Sie hierzu aus der Liste unter Katalogposition hinzufügen einen Katalog aus. Weitere Informationen über das Hinzufügen von Katalogpositionen finden Sie unter Position aus einem Katalog hinzufügen. 4.3.2.4 Projekt zu einer Ausschreibung zuordnen Übersicht Wenn Sie eine Ausschreibung anlegen, können Sie dieser ein Projekt zuordnen. Das Projekt kann dann zur Analyse der Einkaufsbelege verwendet werden, die im Geschäftskontext des Projekts oder der Projektaufgabe angelegt wurden. Beachten Sie, dass sich die Projektzuordnung von der Kontierung unterscheidet, bei der ermittelt wird, wohin die Beschaffungskosten für eine Position in einem Einkaufsbeleg (z. B. in einer Bestellung oder Rechnung) gebucht werden. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Die Ausschreibung wurde noch nicht veröffentlicht. Dies bedeutet, dass Sie die Ausschreibung entweder gerade (völlig neu oder anhand einer bzw. mehrerer Ausschreibungsanforderungen) angelegt haben, oder dass die Ausschreibung schon früher angelegt wurde und in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote mit dem Status In Vorbereitung angezeigt wird. Die Ausschreibungsart ist Ausschreibung für Kontrakt. Das Projekt, das Sie der Ausschreibung zuordnen möchten, hat den Status Freigegeben. 142 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu Angebote 2. Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Ausschreibungen . Öffnen Sie die Ausschreibung, und navigieren Sie in der Ausschreibung zur Registerkarte Allgemein . Wenn Sie die Ausschreibung komplett neu anlegen, wechseln Sie zum ersten Schritt Allgemeine Daten festlegen der schrittweisen Erfassung. 3. Wählen Sie unter Projektzuordnung die Projektaufgabe aus, die Sie der Ausschreibung zuordnen möchten. 4. Sichern Sie Ihre Eingaben. Ergebnis Sie haben der Ausschreibung das Projekt zugeordnet. Solange die Ausschreibung noch in Vorbereitung ist, können Sie die Zuordnung noch löschen oder durch Auswählen eines anderen Projekts ändern. In dem Projekt können Sie sehen, welcher Ausschreibung es zugeordnet wurde. Diese Zuordnung kann ausgehend vom Projekt nicht geändert werden. Weitere Informationen zu Projekten finden Sie unter Projekte – Quick Guide. 4.3.2.5 Ausschreibung stornieren Übersicht Sobald eine Ausschreibung veröffentlicht wurde, kann sie nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Sollten Sie in einer veröffentlichten Ausschreibung Fehler bemerken, können Sie den Ausschreibungsprozess durch Stornieren der Ausschreibung beenden, sofern der Abgabetermin noch nicht verstrichen ist und Sie noch keine Zuschläge für diese Ausschreibung erteilt haben. Wenn Sie mit dem Anlegen einer Ausschreibung gerade begonnen haben, ist auch die Option Stornieren verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Ausschreibung anlegen [Seite 138]. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Die Ausschreibung, die Sie stornieren möchten, hat den Status Veröffentlicht. Der Abgabetermin der Ausschreibung ist noch nicht verstrichen. Für diese Ausschreibung wurden noch keine Zuschläge erteilt. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 143 Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu Angebote Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Ausschreibungen . 2. Markieren Sie die zu stornierende Ausschreibung, und wählen Sie Bearbeiten . 3. Das Fenster Ausschreibung öffnet sich, wählen Sie darin Ausschreibung stornieren . Ergebnis Der Status der Ausschreibung ändert sich in Storniert. Die Ausschreibung wird weiterhin in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgeführt. Sie kann jedoch nicht mehr bearbeitet werden. Der Ausschreibungsprozess ist beendet. Die Bieter erhalten eine Benachrichtigung, dass die Ausschreibung storniert wurde. Für alle für diese Ausschreibung eingegangenen Angebote wird der Status in Abgeschlossen geändert. Alternativen Wenn Sie den Ausschreibungsprozess für eine Ausschreibung, deren Abgabetermin bereits vergangen ist, beenden möchten, müssen Sie die Ausschreibung schließen [Seite 144]. Wenn Sie einen Ausschreibungsprozess für eine Ausschreibung vom Typ Einkaufskontraktverlängerung beenden möchten, stehen Ihnen beide Optionen offen (schließen oder stornieren), da für diese Art von Ausschreibung kein Abgabetermin gilt. 4.3.2.6 Ausschreibung schließen Übersicht Wenn der Abgabetermin einer Ausschreibung erreicht wurde und Sie entschieden haben, welchem Angebot Sie den Zuschlag erteilen möchten und welche Angebote Sie zurückweisen, können Sie die Ausschreibung schließen, um deutlich zu machen, dass der Ausschreibungsprozess abgeschlossen ist. Wenn Sie den Ausschreibungsstatus auf Abgeschlossen setzen, ist der Ausschreibungsprozess unwiderruflich abgeschlossen. Er kann danach nicht wieder gestartet werden. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Die Ausschreibung, die Sie schließen möchten, hat den Status Veröffentlicht. Sie wurde nicht storniert. 144 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Der Abgabetermin der Ausschreibung ist bereits verstrichen, d. h., die Ausschreibung ist in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgelistet, wenn Sie nach Anzeigen: Abgelaufene Ausschreibungen suchen. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu Angebote Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Ausschreibungen . 2. Markieren Sie in der Liste die zu schließende Ausschreibung, und wählen Sie Bearbeiten . 3. Das Fenster Ausschreibung öffnet sich, wählen Sie darin Ausschreibung schließen . Mit der Drucktaste Schließen wird nur das aktuell angezeigte Fenster geschlossen, der Ausschreibungsprozess wird jedoch nicht geschlossen. Um den Status Abgeschlossen für die Ausschreibung festzulegen, müssen Sie Ausschreibung schließen wählen. Ergebnis Der Status der Ausschreibung ändert sich in Abgeschlossen. Die Ausschreibung wird weiterhin in der Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgeführt. Sie kann jedoch nicht mehr bearbeitet werden. Für alle für diese Ausschreibung eingegangenen Angebote wird der Status in Abgeschlossen geändert. Alternativen Wenn Sie den Ausschreibungsprozess für eine noch laufende Ausschreibung (Abgabefrist noch nicht abgelaufen) beenden möchten, müssen Sie die Ausschreibung stornieren [Seite 143]. Wenn Sie einen Ausschreibungsprozess für eine Ausschreibung vom Typ Einkaufskontraktverlängerung beenden möchten, stehen Ihnen beide Optionen offen (schließen oder stornieren), da für diese Art von Ausschreibung kein Abgabetermin gilt. 4.3.2.7 Angebot für Bieter anlegen Übersicht Nach der Veröffentlichung einer Ausschreibung beginnen die Bieter, Ihre Angebote einzureichen. Wenn ein Bieter ein Angebot in einem Format übermittelt, das nicht automatisch in das System eingegeben werden kann, beispielsweise per Fax, müssen Sie das Angebot für den Bieter anlegen. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 145 Voraussetzungen Die Ausschreibung, für die Sie das Angebot anlegen möchten, hat den Status Veröffentlicht. Der Abgabetermin ist noch nicht verstrichen. Sie können auch Angebote für eine abgelaufene Ausschreibung anlegen, d. h. der Abgabetermin der betreffenden Ausschreibung ist bereits verstrichen, hierbei müssen Sie allerdings ein Eingangsdatum eingeben, das vor dem Abgabetermin liegt. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu Angebote Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Ausschreibungen . 2. Markieren Sie die Ausschreibung, für die Sie ein Angebot erhalten haben. 3. Wählen Sie Neues Angebot . Daraufhin wird die schrittweise Erfassung Neues Angebot geöffnet. Alle relevanten Ausschreibungsdaten, z. B. allgemeine Informationen zur Ausschreibung, die Bieter, an die die Ausschreibung gesendet wurde, sowie die angeforderten Positionen, werden automatisch in das Angebot übertragen. 4. Wählen Sie in Schritt 1 Bieter auswählen den Bieter aus, der das Angebot eingereicht hat. 5. Geben Sie in Schritt 2 Allgemeine Daten eingeben die allgemeinen Informationen zum Angebot ein. 6. Wenn der Bieter Ihnen zusätzliche Informationen oder Dokumente zur Verfügung gestellt hat, können Sie diese auf den Registerkarten Notizen und Anlagen hinzufügen. 7. Geben Sie in Schritt 3 Preise eingeben die Informationen zu den Positionen ein, für die Sie ein Angebot erhalten haben, sowie die dafür vom Bieter angebotenen Preise. ● Bei einer Ausschreibung der Art Ausschreibung für Bestellung geben Sie den Preis an, und wechseln Sie dann zur Registerkarte Lieferung, um den Angebotenen Liefertermin einzugeben. ● Bei einer Ausschreibung der Art Ausschreibung für Kontrakt geben Sie die Angebotene Zielmenge bzw. einen Wert für Angebotener Zielwert für die Position an. Auf der Registerkarte Preise können Sie weitere Preiskomponenten hinzufügen, z. B. Rabatte und Zuschläge. Alle in der Ausschreibung angeforderten Positionen wurden automatisch in das Angebot übertragen. Je nach den in der Ausschreibung festgelegten Ausschreibungsregeln können Sie auch dem Angebot Positionen hinzufügen [Seite 147] oder Positionen im Angebot ausschließen [Seite 148]. 8. Wenn der Bieter Ihnen zusätzliche Informationen oder Dokumente für eine bestimmte Position zur Verfügung gestellt hat, können Sie diese auf der Registerkarte Notizen oder Anlagen hinzufügen. 9. In Schritt 4 Überprüfung überprüfen Sie, ob alle Eingaben richtig sind. 10. Sichern Sie Ihre Eingaben. So lange das Angebot noch nicht gesichert wurde, können Sie den Anlegevorgang jederzeit abbrechen, indem Sie Abbrechen wählen. 11. 146 Wählen Sie Abgeben , um das Angebot an das System zu übermitteln. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Wenn Sie das Angebot nicht sofort einreichen möchten, sichern Sie an dieser Stelle nur Ihre Eingaben. Daraufhin ist das Angebot in der Untersicht Angebote der Sicht Ausschreibungen und Angebote mit dem Status In Vorbereitung verfügbar. Solange das Angebot den Status In Vorbereitung hat, kann es auch gelöscht werden, wenn Sie das Angebot letztendlich nicht einreichen möchten. Wählen Sie dazu den Beleg in der Liste Angebote aus, und wählen Sie Löschen . Beachten Sie jedoch, dass Sie nur manuell angelegte Angebote mit dem Status In Vorbereitung löschen können. Wenn ein Angebot vom System auf Grundlage eines interaktiven Formulars (SAP Interactive Form by Adobe) generiert wurde, das ein Bieter in Reaktion auf eine Ausschreibung gesendet hat, kann dieses Angebot nicht gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Lieferantenangebotsbearbeitung [Seite 122]. Ergebnis Das angelegte Angebot wird in der Untersicht Angebote der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgeführt. Je nach den in der Ausschreibung festgelegten Ausschreibungsregeln kann der Inhalt des Angebots weiterhin geändert werden. In der Untersicht Ausschreibungen können Sie sehen, ob das Angebot eingereicht wurde. Die zugehörige Ausschreibung wird mit dem Status Veröffentlicht aufgeführt, und in der Spalte Eingegangene Angebote wird die Anzahl der eingegangenen Angebote angezeigt. 4.3.2.8 Position zu einem Angebot hinzufügen Übersicht Wenn Sie ein Angebot für eine Ausschreibung anlegen, werden die in der Ausschreibung aufgeführten Positionen automatisch in das Angebot übertragen. Wenn jedoch ein Bieter ein Angebot für eine Position abgibt, die nicht Teil der Ausschreibung war, müssen Sie diese beim Anlegen des Angebots für den Bieter manuell eingeben. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Das Angebot, dem Sie die Position hinzufügen möchten, wurde noch nicht übermittelt, oder in der entsprechenden Ausschreibung wurde die Option Bieter kann Angebot ändern gewählt. In der Ausschreibung wurde die Option Bieter kann Positionen hinzufügen gewählt. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Öffnen Sie das Angebot, und navigieren Sie im Angebot zur Registerkarte Positionen . SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote Angebote . P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 147 Wenn Sie gerade das Angebot anlegen, wechseln Sie zu dem dritten Schritt der schrittweisen Erfassung Preise eingeben. 3. Wählen Sie Zeile hinzufügen . Eine neue Position wird zur Liste hinzugefügt. Die Registerkarte Grunddaten enthält Details zu der Position, die Sie aktuell bearbeiten. 4. Geben Sie die Produktnummer oder die Produktbeschreibung der Position ein, die Sie hinzufügen möchten. 5. Vervollständigen Sie die Positionsinformationen, geben Sie dabei auch die vom Bieter angebotenen Preise ein. ● Bei einer Ausschreibung der Art Ausschreibung für Bestellung geben Sie den Preis an, und wechseln Sie dann zur Registerkarte Lieferung, um den Angebotenen Liefertermin einzugeben. ● Bei einer Ausschreibung der Art Ausschreibung für Kontrakt geben Sie den Preis, die Angebotene Zielmenge bzw. einen Wert für Angebotener Zielwert für die Position an. Auf der Registerkarte Preise können Sie weitere Preiskomponenten hinzufügen, z. B. Rabatte und Zuschläge. 6. Wenn der Bieter Ihnen zusätzliche Informationen oder Dokumente für eine Position zur Verfügung gestellt hat, können Sie diese auf der Registerkarte Notizen oder Anlagen hinzufügen. 7. Sichern Sie Ihre Eingaben. Ergebnis Sie haben die Position zum Angebot hinzugefügt. Nachdem das Angebot übermittelt wurde, kann die Position angenommen oder abgelehnt werden. Solange das Angebot in Vorbereitung ist, können Sie weitere Positionen hinzufügen, indem Sie auf Zeile hinzufügen klicken. Zudem können Sie von Ihnen hinzugefügte Positionen entfernen, indem Sie Entfernen wählen. Positionen, die automatisch aus der Ausschreibung übertragen wurden, können nicht daraus entfernt werden. Sie können diese jedoch aus dem Angebot ausschließen, wenn der Bieter kein Angebot für diese eingereicht hat. Weitere Informationen finden Sie unter Position aus einem Angebot ausschließen [Seite 148]. 4.3.2.9 Position aus einem Angebot ausschliessen Übersicht Wenn Sie ein Angebot für eine Ausschreibung anlegen, werden alle in der Ausschreibung aufgeführten Positionen automatisch in das Angebot übertragen. Wenn ein Bieter für eine dieser Positionen kein Angebot abgibt, können Sie diese Position jedoch nicht einfach aus dem Angebot entfernen. Stattdessen können Sie sie als aus dem Angebot ausgeschlossene Position markieren. Das Ausschließen einer Position aus einem Angebot unterscheidet sich vom Ablehnen einer Angebotsposition [Seite 149]: ● Wenn ein Bieter ein Angebot einreicht, das nicht alle in der entsprechenden Ausschreibung aufgeführten Positionen enthält, können Sie das Angebot im Namen des Bieters anlegen und die fehlenden Positionen als ausgeschlossen markieren. ● Wenn ein Bieter ein Angebot für eine Position eingereicht hat und Sie dieses Angebot nicht akzeptieren, können Sie die entsprechende Position als abgelehnt markieren. 148 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Das Angebot, aus dem Sie eine Position ausschließen möchten, wurde noch nicht eingereicht, oder in der entsprechenden Ausschreibung wurde die Option Bieter kann abgegebenes Angebot ändern ausgewählt. In der Ausschreibung wurde die Option Angebote sind für alle Positionen erforderlich nicht ausgewählt. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Öffnen Sie das Angebot, und navigieren Sie im Angebot zur Registerkarte Positionen . Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote Angebote . Wenn Sie gerade das Angebot anlegen, wechseln Sie zu dem dritten Schritt der schrittweisen Erfassung Preise eingeben. 3. Wählen Sie die Position aus, die Sie aus dem Angebot ausschließen möchten. 4. Wählen Sie Aus Angebot ausschließen . Sie können die Option Aus Angebot ausschließen nur für die Positionen auswählen, die aus der Ausschreibung übertragen wurden. Wenn Sie eine dem Angebot manuell hinzugefügte Position auswählen, können Sie diese nur aus dem Angebot entfernen, indem Sie Entfernen wählen. 5. Sichern Sie Ihre Eingaben. Ergebnis Sie haben die Position aus dem Angebot ausgeschlossen. Dies wird auf der Registerkarte Grunddaten der Position angezeigt, wo der Status Bieterangebot für Position nun Ausgeschlossen lautet. Nachdem das Angebot übermittelt wurde, kann die Position nicht angenommen oder abgelehnt werden. Solange sich das Angebot in Vorbereitung befindet, können Sie die Position wieder einfügen, indem Sie sie markieren und In Angebot einschließen wählen. 4.3.2.10 Angebotsposition ablehnen Übersicht Wenn Sie ein Angebot von einem Bieter empfangen und Sie nur einige der vom Bieter angebotenen Positionen annehmen möchten, können Sie die Positionen ablehnen, für die Ihnen das Angebot des Bieters nicht zusagt. Das Ablehnen einer Angebotsposition unterscheidet sich vom Ausschließen einer Position aus einem Angebot [Seite 148]: SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 149 ● Wenn ein Bieter ein Angebot einreicht, das nicht alle in der entsprechenden Ausschreibung aufgeführten Positionen enthält, können Sie das Angebot im Namen des Bieters anlegen und die fehlenden Positionen als ausgeschlossen markieren. ● Wenn ein Bieter ein Angebot für eine Position eingereicht hat und Sie dieses Angebot nicht akzeptieren, können Sie die entsprechende Position als abgelehnt markieren. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Der Status des Angebots, das die abzulehnende Angebotsposition enthält, lautet Abgegeben. Es wurde nicht abgeschlossen, an den Bieter zurückgesendet oder zurückgenommen. Die Ausschreibung, für die das Angebot abgegeben wurde, wurde noch nicht abgeschlossen. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Markieren Sie das Angebot, und wählen Sie Bearbeiten . Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote Angebote . Alternativ dazu können Sie auch aus der Ausschreibung auf das Angebot zugreifen: Wählen Sie in der Sicht Ausschreibungen und Angebote die Untersicht Ausschreibungen, markieren Sie die entsprechende Ausschreibung, und wählen Sie Angebote anzeigen . 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Positionen des Angebots. 4. Wählen Sie die abzulehnende Position aus, und wählen Sie Ablehnen . Ergebnis Daraufhin wird der Ablehnungsstatus, der auf der Registerkarte Grunddaten der Position angezeigt wird, in Abgelehnt geändert. Wenn Sie später dem Angebot den Zuschlag erteilen [Seite 154], werden mit Ausnahme der gerade abgelehnten Position alle vom Bieter angebotenen Positionen in den Zuschlag einbezogen. 4.3.2.11 Angebot zurücknehmen Übersicht Es kann passieren, dass der Bieter eines bereits eingegangenen Angebots Kontakt zu Ihnen aufnimmt und das Angebot zurückzieht. Sie können den Angebotsstatus dann auf Zurückgenommen setzen, das bedeutet, Sie können diesem Angebot nicht mehr den Zuschlag erteilen. 150 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Das Angebot, das Sie zurücknehmen möchten, hat den Status Abgegeben. Die Ausschreibung, für die das Angebot abgegeben wurde, wurde noch nicht abgeschlossen. In der Ausschreibung ist die Option Bieter kann Angebot ändern ausgewählt. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Markieren Sie das Angebot, das Sie zurücknehmen möchten, und wählen Sie Bearbeiten . Ausschreibungen und Kontrakte Oder navigieren Sie zu Angebote 3. Ausschreibungen und Angebote Ausschreibungen und Kontrakte Angebote . Ausschreibungen und Ausschreibungen , und öffnen Sie in dieser Sicht das Angebot. Das Fenster Angebot öffnet sich. Wählen Sie in diesem Fenster Zurücknehmen . Ergebnis Das Angebot wird vom Ausschreibungsprozess zurückgezogen. Es wird weiterhin in der Untersicht Angebote der Sicht Ausschreibungen und Angebote mit dem Status Zurückgenommen angezeigt. Im Gegensatz zu Angeboten mit dem Status Abgeschlossen kann ein zurückgenommenes Angebot weiterhin im Ausschreibungsprozess berücksichtigt werden. Hierzu müssen Sie das Angebot öffnen und auf Abgeben klicken. Wenn Sie das Angebot unwiderruflich aus dem Ausschreibungsprozess entfernen möchten, müssen Sie das Angebot schließen [Seite 156]. 4.3.2.12 Angebote vergleichen Übersicht Nachdem Sie auf Ihre Ausschreibung eine Reihe von Angeboten erhalten haben, müssen Sie die Angebote vergleichen, um das beste Angebot zu bestimmen. Sie können die Ausschreibung auswählen und alle daraufhin erhaltenen Angebote vergleichen. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 151 Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu Angebote Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Ausschreibungen . 2. Wählen Sie in der Liste die Ausschreibung aus, für die Sie die Angebote vergleichen möchten. 3. Wählen Sie Angebote vergleichen . Sie können auch zuerst die Option Angebote anzeigen und dann die Option Angebote vergleichen auswählen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie ein Angebot vor dem Angebotsvergleich zunächst bearbeiten möchten. Ergebnis Die Schnellerfassung Angebote vergleichen wird geöffnet. Hier können Sie die Gebote nebeneinander in einer Tabelle anzeigen, einen Überblick über alle Angebotsdetails erhalten und diese vergleichen. Sie können z. B. Preise, Beschaffungszeiten und Zahlungsbedingungen anzeigen. Über Angebote auswählen können Sie die Tabelle auf ausgewählte Angebote beschränken und diejenigen Angebote ausblenden, die nicht im Angebotsvergleich aufgeführt sein sollen. Um Ihre Aufmerksamkeit auf die relevanten Daten zu lenken, werden die entsprechenden Informationen wie folgt hervorgehoben: ● Rot markierte Zellen zeigen an, dass kein Angebot eingereicht wurde oder die angebotenen Mengen oder Werte nicht den Anforderungen entsprechen. ● Wenn das Angebot für eine Ausschreibung vom Typ Ausschreibung für Bestellung eingereicht wurde, wird das beste Angebot grün markiert. Sie können auch die Tabelle nach Microsoft Excel herunterladen [Seite 70] und die Angebotsdetails dort anzeigen. Nachdem Sie die Angebote verglichen und sich für ein Angebot entschieden haben, können Sie sofort den Zuschlag erteilen (Zuschlag erteilen oder Angebot ablehnen [Seite 154]). Alternativen Alternativ dazu können Sie den Angebotsvergleich auch über die Untersicht Angebote der Sicht Ausschreibungen und Angebote starten. Weitere Informationen finden Sie unter Mit anderen Angeboten vergleichen [Seite 152]. 4.3.2.13 Angebot mit anderen Angeboten vergleichen Übersicht Nachdem Sie auf Ihre Ausschreibung eine Reihe von Angeboten erhalten haben, müssen Sie die Angebote vergleichen, um das beste Angebot zu bestimmen. Sie können ein Angebot aus der Liste der abgegebenen Angebote auswählen und es mit allen für die gleiche Ausschreibung eingegangenen Angeboten vergleichen. 152 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Wählen Sie in der Liste das Angebot aus, für die Sie die konkurrierenden Angebote vergleichen möchten. 3. Wählen Sie Mit anderen Angeboten vergleichen . Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote Angebote . Ergebnis Die Schnellerfassung Angebote vergleichen wird geöffnet. Hier können Sie die Gebote nebeneinander in einer Tabelle anzeigen, einen Überblick über alle Angebotsdetails erhalten und diese vergleichen. Sie können z. B. Preise, Beschaffungszeiten und Zahlungsbedingungen anzeigen. Über Angebote auswählen können Sie die Tabelle auf ausgewählte Angebote beschränken und diejenigen Angebote ausblenden, die nicht im Angebotsvergleich aufgeführt sein sollen. Um Ihre Aufmerksamkeit auf die relevanten Daten zu lenken, werden die entsprechenden Informationen wie folgt hervorgehoben: ● Rot markierte Zellen zeigen an, dass kein Angebot eingereicht wurde oder die angebotenen Mengen oder Werte nicht den Anforderungen entsprechen. ● Wenn das Angebot für eine Ausschreibung vom Typ Ausschreibung für Bestellung eingereicht wurde, wird das beste Angebot grün markiert. Sie können auch die Tabelle nach Microsoft Excel herunterladen [Seite 70] und die Angebotsdetails dort anzeigen. Nachdem Sie die Angebote verglichen und sich für ein Angebot entschieden haben, können Sie sofort den Zuschlag erteilen (Zuschlag erteilen oder Angebot ablehnen [Seite 154]). Alternativen Alternativ dazu können Sie den Angebotsvergleich auch über die Untersicht Ausschreibungen der Sicht Ausschreibungen und Angebote starten. Weitere Informationen finden Sie unter Angebote vergleichen [Seite 151]. 4.3.2.14 Angebot zurücksenden Übersicht Nachdem Sie die im Rahmen einer Ausschreibung erhaltenen Angebote verglichen haben, müssen Sie entscheiden, welche Angebote den Zuschlag erhalten und welche zurückgewiesen werden sollen. Wenn Sie einen Bieter um die SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 153 Anpassung seines Angebots bitten möchten, bevor die den Zuschlag erteilen, können Sie das Angebot an den Bieter zurücksenden. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Das Angebot, das Sie an den Bieter zurücksenden möchten, hat den Status Abgegeben. Damit wird es nicht geschlossen oder vom Ausschreibungsprozess zurückgezogen. Die Ausschreibung, für die das Angebot abgegeben wurde, wurde noch nicht abgeschlossen. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Markieren Sie das Angebot, und wählen Sie Bearbeiten . Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote Angebote . Sie können auch aus der Ausschreibung auf das Angebot zugreifen: Navigieren Sie zu Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote Ausschreibungen , markieren Sie die entsprechende Ausschreibung, und wählen Sie Angebote anzeigen . 3. Wählen Sie Zurücksenden . Ergebnis Der Status des Angebots ändert sich in Zurückgesendet. Das System erstellt eine Anforderung für den Bieter zur Übermittlung eines überarbeiteten Angebots mit besseren Konditionen. Je nach den definierten Ausgabeeinstellungen wird diese Anforderung beispielsweise als E-Mail an den Bieter gesendet. Sie wird auf der Registerkarte Ausgabehistorie des Angebots aufgeführt. Wenn Sie ein überarbeitetes Angebot vom Bieter erhalten, können Sie erneut auf das Angebot zugreifen, um es zu Bearbeiten und abzuschicken. 4.3.2.15 Zuschlag für ein Angebot erteilen oder es zurückweisen Übersicht Nachdem Sie die im Rahmen einer Ausschreibung erhaltenen Angebote verglichen haben, müssen Sie entscheiden, welche Angebote den Zuschlag erhalten und welche zurückgewiesen werden sollen. 154 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Das Angebot, dem Sie den Zuschlag erteilen bzw. das Sie zurückweisen möchten, hat den Status Abgegeben. Es wurde nicht abgeschlossen, an den Bieter zurückgesendet oder zurückgenommen. Die Ausschreibung, für die das Angebot abgegeben wurde, wurde noch nicht abgeschlossen. Vorgehensweise 1. Starten Sie die Schnellerfassung Mit anderen Angeboten vergleichen (siehe Angebote vergleichen [Seite 151] oder Angebot mit anderen Angeboten vergleichen [Seite 152]). Wenn Sie keinen Angebotsvergleich vor der Zuschlagserteilung durchführen möchten, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um Angebote direkt aufzurufen: ● Navigieren Sie zu Angebote ● Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote . Markieren Sie das Angebot, und wählen Sie Bearbeiten . Navigieren Sie zu Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote Ausschreibungen . Markieren Sie die entsprechende Ausschreibung, und wählen Sie Angebote anzeigen . 2. Erteilen Sie dem Angebot den Zuschlag, oder weisen Sie es zurück: ● Wenn Sie dem Angebot den Zuschlag erteilen möchten, wählen Sie das Angebot aus und wählen Zuschlag erteilen . ● Wenn Sie das Angebot zurückweisen und alle enthaltenen Positionen ablehnen möchten, wählen Sie Zurückweisen . Ergebnis Wenn Sie Zuschlag erteilen gewählt haben, erhält das Angebot den Status Zuschlag erteilt. Sofern Sie zuvor keine einzelnen Angebotspositionen abgelehnt [Seite 149] haben, bedeutet dies, dass Sie alle Preise und Konditionen des Angebots für sämtliche aufgeführten Positionen akzeptieren. In der Untersicht Ausschreibungen können Sie sehen, ob dem Angebot der Zuschlag erteilt wurde. Die zugehörige Ausschreibung wird mit dem Status Veröffentlicht aufgeführt, und in der Spalte Angebote mit erteiltem Zuschlag wird die Anzahl der Angebote mit Zuschlag angezeigt. Entsprechend der Ausschreibungsart (Ausschreibung für Bestellung, Ausschreibung für Kontrakt oder Einkaufskontraktverlängerung) werden automatisch Folgeprozesse ausgelöst. Dies bedeutet, dass eine Bestellung angelegt, gesendet und in der Sicht Bestellungen aufgeführt wird, oder ein Kontrakt verlängert wird, oder ein Kontrakt mit dem Status In Vorbereitung angelegt wird und dann in der Sicht Kontrakte [Seite 157] bearbeitet werden kann. Wenn Sie Zurückweisen gewählt haben, erhält das Angebot den Status Zurückgewiesen. Dies bedeutet, dass Sie keine der im Angebot aufgeführten Positionen akzeptiert haben. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 155 In beiden Fällen werden die Bieter anhand einer Benachrichtigung über das Ergebnis der Ausschreibung informiert. Das Angebot wird weiterhin in der Untersicht Angebote der Sicht Ausschreibungen und Angebote aufgeführt. Es kann jedoch nicht mehr bearbeitet werden. 4.3.2.16 Angebot schließen Übersicht Wenn das Ausschreibungsverfahren beendet ist und die Ausschreibung abgeschlossen wird, werden auch alle abgegebenen Angebote automatisch geschlossen. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie ein Angebot manuell schließen möchten (zum Beispiel bei fehlerhaften Angebotsdaten), obwohl der Ausschreibungsprozess noch läuft. Wenn Sie den Angebotsstatus auf Abgeschlossen setzen, wird das Angebot endgültig aus dem Ausschreibungsprozess entfernt. Es kann danach nicht mehr geöffnet werden. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Voraussetzungen Das Angebot, das Sie schließen möchten, hat den Status In Vorbereitung, Abgegeben oder Zurückgenommen. Die Ausschreibung, für die das Angebot abgegeben wurde, wurde noch nicht abgeschlossen. Vorgehensweise 1. Navigieren Sie zu 2. Markieren Sie in der Liste das zu schließende Angebot, und wählen Sie Bearbeiten . 3. Das Fenster Angebot öffnet sich. Wählen Sie in diesem Fenster die Drucktaste Angebot schließen . Ausschreibungen und Kontrakte Ausschreibungen und Angebote Angebote . Mit der Drucktaste Schließen wird nur das aktuell angezeigte Fenster geschlossen. Das Angebot wird dadurch nicht aus dem Ausschreibungsprozess entfernt. Um den Status Abgeschlossen für das Angebot festzulegen, müssen Sie Angebot schließen wählen. 4. Wählen Sie OK , um zu bestätigen, dass Sie das Angebot schließen und unwiderruflich aus dem Ausschreibungsprozess entfernen möchten. Ergebnis Das Angebot wird unwiderruflich aus dem Ausschreibungsprozess entfernt. Es wird weiterhin in der Untersicht Angebote der Sicht Ausschreibungen und Angebote mit dem Status Abgeschlossen aufgeführt. Es kann jedoch nicht mehr bearbeitet werden. 156 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.4 Sicht Kontrakte 4.4.1 Einkaufskontrakte – Quick Guide Als Einkäufer müssen Sie sicherstellen, dass Produkte zu günstigen Preisen beschafft werden, die auf bereits mit dem Lieferanten vereinbarten Bedingungen basieren. In der Sicht Kontrakte können Sie Einkaufskontrakte anlegen, kopieren, freigeben und verhandeln. Zudem können Sie Informationen über den gesamten Lebenszyklus eines Kontrakts aufrufen. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Strategischer Einkauf Mithilfe des strategischen Einkaufs können Sie und Ihr Unternehmen langfristige Einkaufsaktivitäten effizient planen sowie Kosteneinsparungen und bessere Service-Level bei Ihren Lieferanten erreichen. Der strategische Einkauf ermöglicht Ihnen, die Ausgaben Ihres Unternehmens zu analysieren, leistungsstarke Lieferanten zu finden, Ihre Lieferantenbasis und deren Leistungen zu überwachen sowie langfristige Kontrakte auszuhandeln, um die Kosten beim Einkauf zu senken. Anhand umfassender Analysewerkzeuge können Sie Ihre Unternehmensausgaben für die Beschaffung von Produkten überwachen und analysieren. Sie erhalten Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten und können die leistungsstärksten Lieferanten in Ihrer Lieferantenbasis ermitteln. Das Work Center Ausschreibungen und Kontrakte ermöglicht Ihnen, mithilfe von Ausschreibungsprozessen die am besten geeigneten Lieferanten für ein Produkt zu ermitteln. Um langfristig Kosten einzusparen, können Sie Einkaufskontrakte für Produkte anlegen, die häufig von Lieferanten bezogen werden, mit denen eine langfristige Geschäftsbeziehung zu erwarten ist. Diese Kontrakte können für alle Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungen, die im Unternehmen angelegt werden, als Bezugsquelle genutzt werden, um Kostensenkungen zu erzielen. Neben dem Work Center Ausschreibungen und Kontrakte gibt es zwei Work-Center-Varianten. Um die Funktionstrennung sicherzustellen, ist das Work Center Ausschreibungen und Kontrakte in die beiden Work Center Bezugsquellenfindung und Kontrakte unterteilt. Je nach Ihrer gewählten Konfiguration verfügen Sie entweder über das Work Center Bezugsquellenfindung mit den Sichten Ausschreibungsanforderungen und Ausschreibungen und Angebote oder über das Work Center Kontrakte mit den Sichten Kontrakte und Bezugsquellenfindung. Weitere Informationen finden Sie unter Strategischer Einkauf [Seite 23]. Einkaufskontraktbearbeitung Mit der Einkaufskontraktbearbeitung können Sie Einkaufskontrakte anlegen, ändern und genehmigen. Ein Einkaufskontrakt kann vom Einkäufer sowohl aus einem Lieferantenangebot während eines Kontraktverhandlungsprozesses als auch manuell und dann ohne Vorgängerbeleg angelegt werden. Einkaufskontrakte werden für Produkte angelegt, die häufig von Lieferanten bezogen werden, mit denen eine langfristige Geschäftsbeziehung erwartet wird. Ein Kontrakt kann aufgesetzt werden, um den besten Preis oder SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 157 Rabatt für die bezogenen Produkte zu erzielen. Mit dem Einsatz der Einkaufskontraktbearbeitung können Unternehmen die Betriebskosten senken, weil die Verwaltung der Kontraktverlängerung eine bessere Kontrolle der Ausgaben und der Lieferantenperformance ermöglicht. Ein freigegebener Einkaufskontrakt kann bei der Beschaffung von Produkten über eine Bestellung oder eine Lieferantenrechnung als Bezugsquelle dienen. Im Falle einer Bestellung mit Limitpositionen wird ein Kontrakt in einem Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg verwendet. Die über diese Belege vorgenommenen Kontraktabrufe werden in der Abrufhistorie des Kontrakts aktualisiert. Wenn z. B. eine Lieferantenrechnung mit Bezug zum Kontrakt angelegt wird, aktualisiert das System beim Buchen der Lieferantenrechnung die zugehörige Kontraktabrufhistorie mit den Rechnungsdetails. Weitere Informationen finden Sie unter Einkaufskontraktbearbeitung [Seite 127]. Bezugsquellenfindung Als strategischer Einkäufer möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen Materialien und Services möglichst einfach und effizient beschaffen kann. Dazu ist es sinnvoll, dass Sie einerseits die günstigsten Lieferanten für bestimmte Produkte priorisieren und andererseits Ihre Einkäufe auf mehrere Lieferanten verteilen. In der Sicht Bezugsquellenfindung, die Teil des Work Centers Ausschreibungen und Kontrakte ist, können Sie für ein Produkt eine feste Bezugsquelle definieren, um sicherzustellen, dass dieses Produkt immer bei dem Lieferanten eingekauft wird, der Ihren Anforderungen am besten entspricht. Außerdem können Sie Quotierungen festlegen, um Ihre Einkäufe auf mehrere Bezugsquellen zu verteilen, damit Sie sich nicht auf einen einzigen Lieferanten verlassen müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Bezugsquellenfindung [Seite 168]. Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement Die Preisfindung bezieht sich auf die Berechnung von Preisen und Gesamtwerten. Dabei werden in der Regel die Kosten für Produkte und Services berechnet. Die Preisfindung ist in SAP Business ByDesign zentral implementiert und mit allen relevanten Geschäftsprozessen verbunden. Alle erforderlichen Einstellungen sind im System bereits vordefiniert, sodass die Preisfindung bequem eingesetzt werden kann. Die Preisfindung ist in allen Geschäftsbelegen verfügbar, die mit dem Beschaffungsprozess verbunden sind. Das System bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, einfache oder detaillierte Preise in Katalogen, Einkaufskontrakten, Ausschreibungen, Angeboten, Bestellungen und Listenpreisen zu definieren. Diese Möglichkeiten richten sich nach Ihrem Einkaufsvolumen, der Relevanz des Produkts bzw. des Service für Ihr Unternehmen sowie den Geschäftsbeziehungen zu Ihren Lieferanten. Sie können außerdem Preiskonditionen definieren. Preiskonditionen sind Faktoren, die bei der Preisberechnung berücksichtigt werden, beispielsweise Rabatte oder Zuschläge. Diese variablen Faktoren wirken sich auf den Gesamtwert aus. Verschiedene Preiskonditionen können miteinander kombiniert werden. Die Preisfindung legt fest, welche Voraussetzungen für eine Preiskondition erfüllt sein müssen, damit der Preisbestandteil vom System berücksichtigt wird. So wird zum Beispiel Fracht bei Servicepositionen nicht berücksichtigt. Die Preisfindung enthält die Reihenfolge, in der Preiskonditionen vom System berücksichtigt werden. Es werden Brutto- und Nettopreise sowie Steuern berechnet. Die Preisfindung legt die zu berücksichtigenden Zwischensummen fest und gibt vor, inwieweit Preise auch manuell berechnet werden können. Die Preisfindung legt außerdem fest, welche Methode bei der Berechnung prozentualer Rabatte und Zuschläge verwendet wird. Wenn Belege aus einem Altsystem in SAP Business ByDesign migriert werden, führt das System keine zusätzlichen Preisberechnungen durch. Dadurch wird sichergestellt, dass in beiden Systemen dieselben Preise verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Preisfindung im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 18]. 158 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Geschäftsszenario: Strategische Beschaffung Mithilfe des Geschäftsszenarios "Strategische Beschaffung" können Sie geeignete neue Lieferanten ermitteln und auswählen sowie die Geschäftsbeziehungen zu den vorhandenen Lieferanten verwalten. Auf diese Weise werden Sie bei allen routinemäßigen Einkaufsanforderungen Ihres Unternehmens unterstützt. Dazu gehören die Definition von Produktanforderungen, die Ermittlung und Auswahl der am besten geeigneten Lieferanten und schließlich die Aushandlung und der Abschluss eines Einkaufskontrakts mit dem ausgewählten Lieferanten. Weitere Informationen finden Sie unter Strategische Beschaffung. Aufgaben Kontrakt anlegen und bearbeiten Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 161]. Kontrakt freigeben 1. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte die Sicht Kontrakte, und wählen Sie anschließend den freizugebenden Kontrakt aus. Wählen Sie Bearbeiten . 2. Um zu prüfen, ob Sie alle erforderlichen Details in einem Kontrakt eingegeben haben, wählen Sie Prüfen . 3. Wählen Sie Freigeben . Je nach Systemkonfiguration wird ein Kontrakt zur Genehmigung gesendet. Sie können den Kontrakt aus dem Genehmigungsprozess zurückziehen, um z. B. die Details zu ändern. Um einen Kontrakt aus dem Genehmigungsprozess zurückzuziehen, wählen Sie Von Genehmigung zurückziehen . Kontrakt verhandeln Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 164]. Kontrakt löschen 1. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte die Sicht Kontrakte, und wählen Sie anschließend in der Sicht Kontrakte den erforderlichen Kontrakt aus. 2. Wählen Sie Löschen . Sie können nur Kontrakte mit dem Status In Vorbereitung löschen. Kontrakte, die den Status Freigegeben oder In Verhandlung haben oder aus einem Lieferantenangebot angelegt wurden, können nicht gelöscht werden. Kontraktposition löschen SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 1. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte die Sicht Kontrakte, und wählen Sie anschließend den Kontrakt aus, in dem Sie eine Position löschen möchten. Wählen Sie Bearbeiten . 2. Markieren Sie die Position auf der Registerkarte Positionen , und wählen Sie Entfernen . P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 159 Sie können eine Position in einem Kontrakt nur dann löschen, wenn der Kontrakt den Status In Vorbereitung hat. Positionen in einem Kontrakt, der in Verhandlung ist oder aus einem Lieferantenangebot angelegt wurde, können nicht gelöscht werden. Wenn der Kontrakt den Status Freigegeben hat, können Sie eine Position deaktivieren, indem Sie Für Bezugsquellenfindung deaktivieren wählen. 3. Wiederholen Sie den obigen Schritt für alle Positionen, die Sie löschen möchten, und wählen Sie Sichern . Kontrakt schließen 1. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte die Sicht Kontrakte, und wählen Sie anschließend den zu schließenden Kontrakt aus. Wählen Sie Bearbeiten . 2. Wählen Sie Kontrakt schließen . Nachdem ein Kontrakt geschlossen wurde, ist keine weitere Aktivität mehr für diesen Kontrakt möglich. Der Kontrakt steht als Bezugsquelle nicht mehr zur Verfügung. Nach Excel exportieren Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Geschäftsdaten mit Microsoft Excel exportieren [Seite 70]. 4.4.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 4.4.2.1 Folgebelegeinstellungen Übersicht Beim Anlegen eines Kontrakts oder einer Bestellung können Sie festlegen, welche Folgebelege erforderlich sind. Bei Bedarf können Sie Einstellungen überschreiben, die zuvor in den Stammdaten festgelegt wurden, oder Sie können die in einem Kontrakt definierten Folgebelegeinstellungen überschreiben, wenn es sich um eine Bestellung handelt. In einem Einkaufskontrakt sind diese Ankreuzfelder für Folgebelege auf der Registerkarte Positionen verfügbar, sodass die Einstellungen aus dem Kontrakt in eine Bestellung kopiert und anschließend dort überschrieben werden können. Zudem hängt die Einstellung einiger Ankreuzfelder davon ab, ob andere Ankreuzfelder ebenfalls markiert wurden. Für die Festlegung der erforderlichen Folgebelege sind die folgenden Ankreuzfelder verfügbar: ● Überlieferungstoleranz und Unterlieferungstoleranz Toleranzen werden in den Stammdaten oder in einem Kontrakt festgelegt. Sie können die Toleranzen jedoch manuell überschreiben, wenn Sie für einen bestimmten Kontrakt oder für eine bestimmte Bestellung eine Ausnahme machen möchten. Wenn beispielsweise der Standardwert für die Überlieferungstoleranz 5 % beträgt, können Sie diesen Wert in einen höheren oder niedrigeren Prozentsatz ändern. Somit lassen Sie zu, dass vor einer erforderlichen Genehmigung mehr oder weniger Waren geliefert werden, als im Kontrakt oder in der Bestellung angegeben wurden. ● Zeitrückmeldung erforderlich Dieses Ankreuzfeld wird markiert, wenn es sich um einen Service handelt und die Zeiterfassung (beispielsweise für einen Dienstleister) bei deren Eingabe im System bestätigt werden soll. ● Unbegrenzte Überlieferung 160 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Mithilfe dieses Ankreuzfeldes können Sie den für den jeweiligen Kontrakt oder die jeweilige Bestellung festgelegten Standardwert für die Überlieferungstoleranz überschreiben, sodass unabhängig von der Liefermenge keine Genehmigung erforderlich ist. ● Bestellbestätigung erwartet Über dieses Ankreuzfeld können Sie festlegen, dass eine Bestätigung für eine mit Verweis auf den Kontrakt angelegte Bestellung erforderlich ist. Für die Einstellung in diesem Ankreuzfeld werden die Standardlieferantendaten verwendet. Sie können sie jedoch im Kontrakt oder in der Bestellung manuell überschreiben. Außerdem kann auch der zuständige Einkäufer Ihre Einstellung in der Bestellung überschreiben, wenn Sie dieses Ankreuzfeld im Kontrakt markieren. Obwohl das Markieren dieses Ankreuzfeldes nicht obligatorisch ist, müssen Sie bei der Festlegung, dass eine Bestellbestätigung erforderlich ist, auch angeben, dass ein Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg erforderlich ist. Zudem können Sie festlegen, dass entweder ein Gutschriftsverfahren oder eine Rechnung erforderlich ist. ● Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg erwartet Mithilfe dieses Ankreuzfeldes können Sie angeben, dass ein Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg erforderlich ist. Dies ist jedoch keine obligatorische Einstellung. Die Einstellung in diesem Ankreuzfeld wird auf den Systemstandard festgelegt. Sie können sie jedoch im Kontrakt oder in der Bestellung manuell überschreiben. ● Rechnung erwartet Mithilfe dieses Ankreuzfeldes können Sie festlegen, dass eine Rechnung erforderlich ist. Die Einstellung in diesem Ankreuzfeld wird auf den Systemstandard festgelegt. Sie können sie jedoch im Kontrakt oder in der Bestellung manuell überschreiben. Bei markiertem Ankreuzfeld Rechnung erwartet kann das Ankreuzfeld Gutschriftsverfahren nicht markiert werden. ● Gutschriftsverfahren Mithilfe dieses Ankreuzfeldes können Sie festlegen, dass ein Gutschriftsverfahren erforderlich ist. Für die Einstellung in diesem Ankreuzfeld werden die Standardlieferantendaten verwendet. Sie können sie jedoch im Kontrakt oder in der Bestellung manuell überschreiben. Außerdem kann auch der zuständige Einkäufer Ihre Einstellung in der Bestellung überschreiben, wenn Sie dieses Ankreuzfeld im Kontrakt markieren. Die Verwendung eines Gutschriftsverfahrens ist grundsätzlich nur in Verbindung mit der Verwendung eines Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegs möglich. Wenn Sie angeben möchten, dass ein Gutschriftsverfahren erforderlich ist, muss auch das Ankreuzfeld Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg erwartet markiert werden. Zudem kann bei markiertem Ankreuzfeld Gutschriftsverfahren das Ankreuzfeld Rechnung erwartet nicht markiert werden. 4.4.3 Aufgaben 4.4.3.1 Einkaufskontrakt anlegen und bearbeiten Übersicht Sie können einen Einkaufskontrakt anlegen, um einzelne oder mehrere Produkte und Produktkategorien abzudecken. Der freigegebene Kontrakt kann dann für alle vom Kontrakt abgedeckten Produkte als Bezugsquelle verwendet werden. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 161 Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte in der Sicht Kontrakte die Drucktaste Neu und dann Kontrakt. Sie können auch die allgemeine Aufgabe Neuer Kontrakt starten, die Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte finden. 2. 3. In der Sicht Allgemein: a. Geben Sie eine Lieferantennummer ein. b. Geben Sie im Feld Währung einen dreistelligen Währungscode ein. c. Geben Sie in den Feldern Gültig von/bis einen Gültigkeitszeitraum für den Kontrakt an. d. Überprüfen Sie, ob die Nummer der Einkaufsabteilung richtig ist. Wenn die Nummer falsch ist, geben Sie manuell die richtige Nummer der Einkaufsabteilung an. e. Überprüfen Sie, ob die Nummer des zuständigen Einkäufers richtig ist. Wenn die Nummer falsch ist, geben Sie manuell die richtige Nummer des zuständigen Einkäufers an. f. Sie können den Kontrakt dem Projekt oder der Projektaufgabe zuordnen. Wurde die Projektaufgabe bei der Projektbearbeitung zugeordnet, speichert das System die Kontraktdetails in dem entsprechenden Projekt oder der entsprechenden Projektaufgabe. g. Geben Sie einen Zielwert ein. h. Geben Sie gegebenenfalls weitere, optionale Informationen ein, z. B. Incoterms oder Zahlungsbedingungen. Wählen Sie die Sicht Positionen. a. Wählen Sie Zeile hinzufügen . b. Wählen Sie den erforderlichen Positionstyp aus. c. Geben Sie die Produktnummer ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Das System zeigt automatisch die entsprechenden Produktinformationen an. Sollten keine Produktstammdaten vorhanden sein, können Sie diese bequem anlegen, indem Sie Weitere Möglichkeiten und anschließend entweder Neues Material oder Neuer Service wählen. Wenn Sie den Positionstyp als eine Produktkategorie ausgewählt haben, geben Sie die Produktkategorienummer ein. Alle Produkte innerhalb der ausgewählten Produktkategorie werden als Kontraktpositionen betrachtet. d. Geben Sie im Feld Preis den Preis des Produkts ein. Sie können detaillierte Preisinformationen eingeben, z. B. Zuschläge und/oder Rabatte. Für die entsprechende Position wird dann der detaillierte Preis berechnet. Preiskonditionen können auf einen bestimmten Gültigkeitszeitraum begrenzt sein. Für zusätzliche Bezugsnebenkosten kann z. B. ein Zuschlag zum regulären Preis eines Produkts hinzugefügt werden. Mögliche Rabatte sind z. B. Skonto, Händlerrabatt oder Mengenrabatt. Wenn aus einem Angebot ein Kontrakt angelegt wird, werden die Preiskonditionen der Positionen im Angebot automatisch in den Kontrakt kopiert. Um detaillierte Preise einzugeben, wählen Sie die Registerkarte Preise im unteren Bereich des Bildes. Um eine neue Kondition hinzuzufügen, wählen Sie Zeile hinzufügen . Geben Sie beginnend mit Preis/Preisbestandteil die Informationen für die Preiskondition ein. e. 162 Geben Sie bei Bedarf weitere, optionale Informationen ein. Sie können z. B. auf der Registerkarte Grunddaten entweder eine Zielmenge oder einen Zielwert für die Position im Kontrakt eingeben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Notizen und Anlagen hinzuzufügen, in denen zusätzliche © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Informationen über den Kontrakt oder die Kontraktposition enthalten sind. Sie können beispielsweise Qualitätsdokumente anhängen, in denen die vereinbarten Qualitätszusagen Ihres Unternehmens festgehalten sind. Sie müssen auf der Registerkarte Allgemein einen Zielwert und/oder auf der Registerkarte Positionen unter Zielwert/Zielmenge einen Wert eingeben. f. Wiederholen Sie die obigen Schritte, um Informationen zu anderen Positionen für diesen Kontrakt hinzuzufügen. 4. Wählen Sie Prüfen , um herauszufinden, ob der Kontrakt Fehler enthält. 5. Wählen Sie Sichern . 6. Wenn Sie den Kontrakt zur Verfügung stellen möchten, wählen Sie Freigeben . Falls eine Genehmigung erforderlich ist, wird der Kontrakt nun zur Genehmigung gesendet. Nach der Genehmigung wird der Kontrakt freigegeben und ist als Bezugsquelle verfügbar. Um einen Kontrakt zu bearbeiten, während er den Status In Genehmigung aufweist, müssen Sie zunächst Von Genehmigung zurückziehen wählen. Nach der Freigabe eines Kontrakts ist es nicht mehr möglich, wichtige Informationen zu ändern, z. B. Lieferant und Währung. Vorhandene Positionen in einem freigegebenen Kontrakt können nicht gelöscht werden. Sie können Positionen hinzufügen und Details wie Preis, Zielwert oder Zielmenge ändern. 7. Überprüfen Sie, ob alle Positionen für die Bezugsquellenfindung aktiviert sind, um sicherzustellen, dass sie für den Einkauf als Bezugsquelle verfügbar sind. Wenn ein Kontrakt freigegeben wird, setzt das System alle Positionen, die einen Preis besitzen, auf den Status Aktiv für Bezugsquellenfindung. Sie können nun folgende Schritte manuell ausführen: ● Die Position für die Bezugsquellenfindung deaktivieren: Markieren Sie die Position, und wählen Sie Aktiv für Bezugsquellenfindung . ● Die Position für die Bezugsquellenfindung aktivieren: Geben Sie einen Preis für die Position ein, und wählen Sie dann Für Bezugsquellenfindung deaktivieren . Sobald der Kontrakt freigegeben ist, sind die Produktkategoriepositionen immer für die Bezugsquellenfindung aktiv. 8. Wenn Sie den Kontrakt an einen Lieferanten senden möchten, wählen Sie An Lieferanten senden . Der freigegebene Kontrakt wird an den Lieferanten gesendet, wie in der Ausgabekonfiguration angegeben, z. B. per E-Mail oder Fax. Der neue Kontrakt wird im System freigegeben und der Liste in der Sicht Kontrakte hinzugefügt. Um den neuen Kontrakt über die Liste zu öffnen, wählen Sie die Kontraktnummer. Der freigegebene Kontrakt steht jetzt für den Einkauf zur Verfügung. Weitere Informationen Kontrakt verhandeln [Seite 164] SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 163 4.4.3.2 Einkaufskontrakt verhandeln Übersicht Kontrakte werden normalerweise unmittelbar vor dem Auslaufen eines freigegebenen Kontrakts verhandelt. Sie können einen freigegebenen Kontrakt entweder mit dem aktuellen Lieferanten oder mit anderen Lieferanten verhandeln. Sie können mithilfe von Ausschreibungsanforderungen einen Verhandlungsprozess für einen neuen Kontrakt auslösen. Vorgehensweise 1. Sicht "Kontrakte" – Verhandlungsprozess für Kontrakt auslösen. a. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte in der Sicht Kontrakte den Kontrakt im Arbeitsvorrat aus, und wählen Sie Bearbeiten . b. Wählen Sie Verhandeln , und wählen Sie Neue Ausschreibungsanforderung verwenden. Der Kontrakt hat nun den Status In Verhandlung, und das System legt eine Ausschreibungsanforderung für den Kontrakt an. Sie können den Kontrakt auch direkt mit dem aktuellen Lieferanten verhandeln. Mithilfe der direkten Kontraktverhandlung können Sie Preise und Preiskonditionen des Kontrakts mit dem aktuellen Lieferanten verhandeln und aktualisieren. Öffnen Sie in diesem Fall den bestehenden Kontrakt, und aktualisieren Sie die Kontraktdetails, z. B. den Preis und die Preiskonditionen. Um den Verhandlungsprozess auszulösen, wählen Sie Verhandeln und Direkt mit aktuellem Lieferanten. Dieser Verhandlungsprozess ist automatisiert. Es wird automatisch eine Ausschreibungsanforderung angelegt, die bereits die Lieferanten- und Positionsinformationen enthält. Auf Grundlage der Ausschreibungsanforderung und ganz ohne Benutzerinteraktion wird dann die Ausschreibung angelegt, an den aktuellen Lieferanten gesendet und auf den Status Veröffentlicht gesetzt. Da dieser Prozess automatisiert ist, stimmen die Positionen und alle Details in der Ausschreibung direkt mit den Positionen des neu zu verhandelnden Kontrakts überein. Weder Sie noch Ihr Lieferant können Änderungen an der Ausschreibung vornehmen. 2. 164 Sicht "Ausschreibungsanforderung" – Ausschreibung für Ausschreibungsanforderung anlegen. a. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte in der Liste Anzeigen der Sicht Ausschreibungsanforderungen die Option Ausschreibungsanforderungen aus Kontrakten. b. Wählen Sie die Ausschreibungsanforderung aus, die Sie aus dem Kontrakt generiert haben. c. Wählen Sie Neue Ausschreibung und Für markierte Positionen. Die Ausschreibung wird angelegt, und sie enthält die ausgewählten Positionen. d. Vervollständigen Sie die Ausschreibung, indem Sie auf der Registerkarte Allgemein die relevanten allgemeinen Daten zur Ausschreibung eingeben. e. Fügen Sie auf der Registerkarte Positionen die Positionen hinzu, für die Sie Angebote erhalten möchten. f. Fügen Sie auf der Registerkarte Bieter die Bieter hinzu, an die Sie die Ausschreibung senden möchten. g. Überprüfen Sie die Ausschreibungsdetails, und wählen Sie Sichern . h. Um die fertiggestellte Ausschreibung zu veröffentlichen und direkt an die Bieter zu senden, wählen Sie An Bieter senden . © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 3. Sicht "Ausschreibungen und Angebote" – Angebot für die Ausschreibung anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Angebot für Bieter anlegen [Seite 145]. 4. Sicht "Ausschreibungen und Angebote" – Zuschlag erteilen und Kontrakt anlegen. Informationen zum Erteilen des Zuschlags für ein Angebot finden Sie unter Zuschlag für ein Angebot erteilen oder es zurückweisen [Seite 154]. Sobald dem Angebot der Zuschlag erteilt wurde, wird vom System basierend auf dem Lieferantenangebot ein Kontrakt angelegt oder aktualisiert. ● Wenn der verhandelte Kontrakt ein freigegebener Kontrakt ist, wird ein neuer Kontrakt angelegt, der den Status In Vorbereitung hat. Nachdem Sie die Details des neuen Kontrakts geprüft haben und damit einverstanden sind, zum Beispiel mit dem Gültigkeitszeitraum, können Sie ihn freigeben. Der alte Kontrakt wird nicht automatisch geschlossen. Sie müssen das Schließen des Kontrakts bestätigen und ihn manuell schließen. ● Besitzt der verhandelte Kontrakt den Status In Vorbereitung, wird dieser Kontrakt mit den neuen Details der Verhandlung aktualisiert. Wenn Sie mit dem neuen Kontrakt einverstanden sind, können Sie ihn auf herkömmliche Weise freigeben. Ergebnis Ein Verhandlungsprozess wurde aus einem vorhandenen Kontrakt ausgelöst, für den Kontrakt wurde eine Ausschreibung angelegt, die entsprechenden Angebote wurden erfasst, einem Bieter wurde der Zuschlag für den Einkaufskontrakt erteilt, und der neue Kontrakt wurde angelegt. Weitere Informationen Kontrakt anlegen und bearbeiten [Seite 161] 4.5 Sicht Bezugsquellenfindung 4.5.1 Bezugsquellenfindung – Quick Guide Die Sicht Bezugsquellenfindung hat zwei Untersichten: Feste Bezugsquelle und Quotierungen. In der Untersicht Feste Bezugsquellen können Sie den günstigsten Lieferanten für ein bestimmtes Produkt priorisieren, damit das Produkt in Ihrem Unternehmen bei diesem Lieferanten gekauft wird. Wenn für ein Produkt mehrere Kontrakte verfügbar sind, können Sie die gesamte Produktmenge in der Untersicht Quotierungen auf diese Kontrakte verteilen. Sie können die Verteilung und den Gültigkeitszeitraum der Quotierung festlegen. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 165 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Bezugsquellenfindung Als strategischer Einkäufer möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen Materialien und Services möglichst einfach und effizient beschaffen kann. Dazu ist es sinnvoll, dass Sie einerseits die günstigsten Lieferanten für bestimmte Produkte priorisieren und andererseits Ihre Einkäufe auf mehrere Lieferanten verteilen. In der Sicht Bezugsquellenfindung, die Teil des Work Centers Ausschreibungen und Kontrakte ist, können Sie für ein Produkt eine feste Bezugsquelle definieren, um sicherzustellen, dass dieses Produkt immer bei dem Lieferanten eingekauft wird, der Ihren Anforderungen am besten entspricht. Außerdem können Sie Quotierungen festlegen, um Ihre Einkäufe auf mehrere Bezugsquellen zu verteilen, damit Sie sich nicht auf einen einzigen Lieferanten verlassen müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Bezugsquellenfindung [Seite 168]. Rang für Bezugsquellenfindung bei der Zuordnung von Bezugsquellen Für die Zuordnung einer Bezugsquelle zu einem Produkt gibt es mehrere Möglichkeiten: ● Beim manuellen Anlegen einer Bestellung können Sie sie in den einzelnen Bestellanforderungen oder in einer Bestellung zuordnen. ● Im Arbeitsvorrat für Bestellanforderungen können Sie dieselbe Bezugsquelle mehreren Bestellanforderungen zuordnen. Vom System wird grundsätzlich überprüft, ob gültige Bezugsquellen (z. B. ein Kontrakt) verfügbar sind, und Sie erhalten eine automatisch generierte, nach Eignung sortierte Liste, die als Rang für Bezugsquellenfindung bezeichnet wird. Beim Rang für Bezugsquellenfindung handelt es sich um eine Liste mit Bezugsquellen mit Kontrakten oder Listenpreisen, die zu dem gewünschten Produkt oder zu der gewünschten Produktkategorie passen. In der nach Rang sortierten Liste wird die am besten geeignete Bezugsquelle immer oben und die am wenigsten geeignete Bezugsquelle unten angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Rang für Bezugsquellenfindung bei der Zuordnung von Bezugsquellen [Seite 125]. Strategische Beschaffung Mithilfe des Geschäftsszenarios "Strategische Beschaffung" können Sie geeignete neue Lieferanten ermitteln und auswählen sowie die Geschäftsbeziehungen zu den vorhandenen Lieferanten verwalten. Auf diese Weise werden Sie bei allen routinemäßigen Einkaufsanforderungen Ihres Unternehmens unterstützt. Dazu gehören die Definition von Produktanforderungen, die Ermittlung und Auswahl der am besten geeigneten Lieferanten und schließlich die Aushandlung und der Abschluss eines Einkaufskontrakts mit dem ausgewählten Lieferanten. Weitere Informationen finden Sie unter Strategische Beschaffung. Aufgaben Feste Bezugsquelle anlegen 1. 166 Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte in der Sicht Bezugsquellenfindung die Untersicht Feste Bezugsquelle aus. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 2. Wählen Sie Neu und dann Feste Bezugsquelle. Sie können auch die allgemeine Aufgabe Neue feste Bezugsquelle starten, die Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte finden. 3. Wählen Sie das Produkt aus, dem Sie eine feste Bezugsquelle zuordnen möchten, und wählen Sie Bezugsquellen vorschlagen . Unter Verfügbare Bezugsquellen werden die verfügbaren Kontrakte und Listenpreise für das ausgewählte Produkt in einer Tabelle angezeigt. 4. Setzen Sie das Kennzeichen Fest für den Kontrakt oder Listenpreis, den Sie als feste Bezugsquelle zuordnen möchten. 5. Wählen Sie Sichern . Während des Gültigkeitszeitraums wird das ausgewählte Produkt stets auf Basis des zugeordneten Kontrakts oder Listenpreises beschafft. Sie können die feste Bezugsquelle bearbeiten und einen weiteren verfügbaren Kontrakt oder Listenpreis als neue feste Bezugsquelle zuordnen. Quotierung anlegen 1. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte in der Sicht Bezugsquellenfindung die Untersicht Quotierungen aus. 2. Wählen Sie Neu und dann Quotierung. Sie können auch die allgemeine Aufgabe Neue Quotierung starten, die Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte finden. 3. Wählen Sie das gewünschte Produkt aus, und wählen Sie Bezugsquellen vorschlagen . Die verfügbaren Kontrakte für das ausgewählte Produkt werden angezeigt. Alle Kontrakte, die nicht berücksichtigt werden sollen, können Sie entfernen. 4. Legen Sie den Gültigkeitszeitraum der Quotierung fest, indem Sie für Gültig ab und Gültig bis jeweils ein Datum festlegen. Der Gültigkeitszeitraum der Quotierung muss innerhalb des Gültigkeitszeitraums des bzw. der ausgewählten Kontrakte liegen. 5. Geben Sie unter Quotierung eine Zahl für die ausgewählten Kontrakte ein. Je größer die Quotierung ist, desto öfter wird der Kontrakt bei der Bezugsquellenfindung verwendet. 6. Geben Sie eine Quotierungsbasismenge ein. 7. Wählen Sie Aktivieren . Quotierung bearbeiten SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 1. Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte in der Sicht Bezugsquellenfindung die Untersicht Quotierungen aus. 2. Markieren Sie die gewünschte Quotierung, und wählen Sie Bearbeiten . 3. Sie können die Datumsangaben für Gültig von und Gültig bis sowie Kontingentnummer und Quotierungsbasismenge ändern. Die vorgeschlagenen Bezugsquellen können entfernt werden. 4. Wählen Sie Aktivieren . P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 167 Quotierung löschen Wählen Sie im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte in der Sicht Bezugsquellenfindung die Untersicht Quotierungen aus. Markieren Sie die gewünschte Quotierung, und wählen Sie Löschen . Sie können nur Quotierungen löschen, die nicht den Status Aktiv aufweisen. 4.5.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 4.5.2.1 Bezugsquellenfindung Übersicht Als strategischer Einkäufer möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen Materialien und Services möglichst einfach und effizient beschaffen kann. Dazu ist es sinnvoll, dass Sie einerseits die günstigsten Lieferanten für bestimmte Produkte priorisieren und andererseits Ihre Einkäufe auf mehrere Lieferanten verteilen. In der Sicht Bezugsquellenfindung, die Teil des Work Centers Ausschreibungen und Kontrakte ist, können Sie für ein Produkt eine feste Bezugsquelle definieren, um sicherzustellen, dass dieses Produkt immer bei dem Lieferanten eingekauft wird, der Ihren Anforderungen am besten entspricht. Außerdem können Sie Quotierungen festlegen, um Ihre Einkäufe auf mehrere Bezugsquellen zu verteilen, damit Sie sich nicht auf einen einzigen Lieferanten verlassen müssen. Die Bezugsquellenfindung wird von einer entsprechenden Engine unterstützt. Diese Engine befindet sich im Zentrum des Systems SAP® Business ByDesign™ und sammelt Bezugsquellen, die aus Geschäftsprozessen in SCM (Supply Chain Management) und SRM (Lieferantenbeziehungsmanagement) resultieren. Beispielsweise sind Kontrakte aus einem SRM-Verhandlungsprozess auch dann verfügbar, wenn eine Bezugsquelle für einen SCM-Bedarf gefunden werden muss. Dasselbe gilt für feste Bezugsquellen. Diese werden in einem Work Center in SRM angelegt, können aber sowohl in SRM- als auch in SCM-Geschäftsvorfällen verwendet werden. Quotierungen werden in SCM nicht verwendet. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Die Bezugsquellenfindung ist in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Um diese Option zu finden, öffnen Sie das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs des Projekts sicher, dass unter Strategischer Einkauf das Kennzeichen Ausschreibungen und Kontrakte gesetzt ist. Klappen Sie im Schritt Fragen das Element Strategischer Einkauf auf, und wählen Sie Ausschreibungen und Kontrakte. Wählen Sie Bezugsquellenfindung, und beantworten Sie die Fragen zu den Bezugsquellen. 168 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Feste Bezugsquellen Wenn Sie sicherstellen möchten, dass ein spezielles Produkt (Material oder Service) über einen bestimmten Zeitraum grundsätzlich von demselben Lieferanten bezogen wird, können Sie eine feste Bezugsquelle zuordnen. Sie können eine feste Bezugsquelle anlegen, indem Sie das zu beschaffende Produkt auswählen und die am besten geeignete Bezugsquelle aus einer Liste zuordnen. Die von der Engine für Bezugsquellenfindung erzeugte Liste umfasst alle gültigen Bezugsquellen, d. h. alle Kontrakte und Listenpreise mit einem geeigneten Gültigkeitszeitraum, die für das Produkt geeignet und für die Bezugsquellenfindung aktiviert sind. Anschließend können Sie ganz einfach den Kontrakt oder Listenpreis auswählen, den Sie für das Produkt als feste Bezugsquelle festlegen möchten. Die feste Bezugsquelle für ein Produkt kann auch geändert werden. Dazu wählen Sie einfach in der Liste einen anderen Kontrakt oder Listenpreis als neue feste Bezugsquelle aus. Da für ein Produkt jeweils nur eine feste Bezugsquelle existieren kann, wird die vorherige feste Bezugsquelle automatisch auf eine normale Bezugsquelle zurückgesetzt. Michael Smith, Einkäufer eines lokalen Eiscremeherstellers, muss gewährleisten, dass sein Unternehmen regelmäßig mit den Milchmengen beliefert wird, die zur Aufrechterhaltung der Eiscremeherstellung erforderlich sind. Das Unternehmen, in dem Herr Smith tätig ist, ist für sein köstliches Erdbeereis bekannt. Daher muss er sicherstellen, dass die für die Eiscremeherstellung verwendeten Erdbeeren immer den höchsten Qualitätsanforderungen gerecht werden. In der Nähe des Unternehmensstandorts gibt es einen Bio-Bauern, der alle regionalen Obst- und Gemüsesorten anbietet (Rhubarb Ltd.). Das Unternehmen von Herrn Smith hat zwar Kontrakte mit verschiedenen Obst- und Gemüselieferanten, dennoch möchte Herr Smith sicherstellen, dass Erdbeeren nur von Rhubarb Ltd. bezogen werden, da dieses Unternehmen für seine exzellenten Erdbeeren bekannt ist. Daher wählt er in der von der Engine für Bezugsquellenfindung erzeugten Liste der Obst- und Gemüselieferanten den Kontrakt mit Rhubarb Ltd. aus, und er ordnet dieses Unternehmen als feste Bezugsquelle für Erdbeeren zu. Quotierungen Wenn für ein Produkt mehrere Kontrakte verfügbar sind, können Sie die gesamte Bestellmenge auf diese Kontrakte verteilen. Sie können die Verteilung in einer Quotierung festlegen und einen Zeitraum definieren, für den die Quotierung gültig ist. Im Gegensatz zu festen Bezugsquellen können für Quotierungen nur Kontrakte und keine Listenpreise verwendet werden. Genau wie bei festen Bezugsquellen können Sie Quotierungen anlegen, indem Sie ein zu beschaffendes Produkt auswählen und dann anhand einer Liste mit gültigen Kontrakten mindestens zwei Bezugsquellen zuordnen. Diese Liste wird von der Engine für Bezugsquellenfindung vorgeschlagen, und sie enthält alle Kontrakte mit entsprechendem Gültigkeitszeitraum, die für das Produkt geeignet und für die Bezugsquellenfindung aktiviert sind. Anschließend können Sie für jede Kontraktposition eine Quotierungsnummer hinzufügen, um die Verteilung der Bedarfe auf die Kontrakte in der Quotierung festzulegen. Zudem können Sie vorhandene Quotierungen überprüfen und ändern, d. h., Sie können die Quoten ändern und der Quotierung zusätzliche Kontrakte hinzufügen bzw. Kontrakte aus der Quotierung entfernen. Wenn Sie einer Quotierung einen zusätzlichen Kontrakt zuordnen und wenn den vorhandenen Kontrakten in der Quotierung bereits Bedarfe zugeordnet wurden, lautet die reservierte Menge für den neuen Kontrakt 0, und sie ist somit geringer als die der vorhandenen Kontrakte. Demzufolge werden dem neuen Kontrakt alle Bedarfe zugeordnet, bis dessen reservierte Menge bzw. dessen Rang entsprechend Quotierung die Menge bzw. den Rang der alten Kontrakte übersteigt. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass der neue Kontrakt beim Zuordnen eines Bedarfs zu der Quotierung nicht bevorzugt wird, können Sie dem Kontrakt manuell eine Basismenge hinzufügen. Die Basismenge dient als "virtuelle" reservierte Menge, mit deren Hilfe die Menge simuliert wird, die zur Vermeidung der Bevorzugung SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 169 des neuen Kontrakts erforderlich ist. Anhand der Basismenge wird somit gewährleistet, dass der neue Kontrakt in der Quotierung genauso verwendet wird wie die alten Kontrakte. Quotierungen können auch gelöscht werden. Wenn sich eine Quotierung noch in der Vorbereitung befindet, kann sie vollständig gelöscht werden. Ist sie bereits aktiv, wird sie nicht vollständig aus dem System gelöscht, sondern auf den Status "Veraltet" gesetzt. Demnach wird sie bei der Suche nach einer Bezugsquelle durch das System nicht mehr berücksichtigt. Abschließend können Sie die Erfüllungszahlen einer Quotierung überwachen, d. h. die Zielquote ("Quotierung in Prozent") und die aktuelle Erfüllung ("Aktueller Prozentsatz", umfasst zusätzlich die hinzugefügten Basismengen). Dadurch können Sie die Quotierung neu bewerten und entscheiden, ob Änderungen nötig sind. Milch ist eine Grundzutat, die für die Eiscremeherstellung regelmäßig eingekauft werden muss. Weil Herr Smith nicht von einem einzelnen Milcherzeuger abhängig sein möchte, verteilt er die zu beschaffende Milchmenge auf zwei ansässige Milchbauern, die von der Engine für Bezugsquellenfindung vorgeschlagen wurden: Braunvieh Inc. und Bovidae Ltd. Da Herr Smith von Braunvieh Inc. mehr Milch (3/5) als von Bovidae Ltd. (2/5) beziehen möchte, ordnet er Braunvieh Inc. die Quotierungsnummer 3 und Bovidae Ltd. die Quotierungsnummer 2 zu. Kontrakt mit Lieferant Quotierungsnummer Braunvieh Inc. 3 Bovidae Ltd. 2 Einen Monat später stellt Herr Smith fest, dass der in einem Nachbarort ansässige Milcherzeuger Droughtmaster Ltd., den er bisher aufgrund zu hoher Preise vernachlässigt hatte, seine Milchpreise enorm gesenkt hat. Daher prüft er die Quotierung, die die Kontrakte mit Braunvieh Inc. und Bovidae Ltd. umfasst, und er entscheidet sich für das Hinzufügen eines neuen Kontrakts mit Droughtmaster Ltd. zu der Quotierung. Herr Smith ordnet die Quotierungsnummer 1 zu. Somit wird von nun an die Hälfte der Milch (3/6) von Braunvieh Inc., ein Drittel (2/6) von Bovidae Ltd. und ein Sechstel (1/6) von Droughtmaster Ltd. bezogen. Kontrakt mit Lieferant Quotierungsnummer Reservierte Menge Braunvieh Inc. 3 7800 Bovidae Ltd. 2 3800 Droughtmaster Ltd. 1 0 Da für die beiden vorhandenen Kontrakte bereits Freigaben erteilt wurden (7800 und 3800 Liter), würde der neue Kontrakt bei künftigen Bedarfen bevorzugt werden, bis er eine bestimmte reservierte Menge erreicht hat. Diese Menge wird anhand des Rangs entsprechend Quotierung ermittelt, der wie folgt berechnet wird: Reservierte Menge / Quotierungsnummer = Rang entsprechend Quotierung Somit lautet der Rang entsprechend Quotierung für Braunvieh Inc. 2600 (7800 / 3), für Bovidae Ltd. 1900 (3800 / 2) und für Droughtmaster Ltd. 0 (0 / 1). Kontrakt mit Lieferant Quotierungsnummer Reservierte Menge Rang entsprechend Quotierung Braunvieh Inc. 3 7800 2600 Bovidae Ltd. 2 3800 1900 Droughtmaster Ltd. 1 0 0 Infolgedessen werden alle künftigen Bedarfe dem Kontrakt mit Droughtmaster Ltd. zugeordnet, bis dessen Rang entsprechend Quotierung den Wert 1900 übersteigt. 170 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Herr Smith möchte den neuen Kontrakt bei der nächsten Milchlieferung jedoch nicht bevorzugen. Daher gibt er für die "virtuelle" Quotierungsbasismenge den Wert 2000 ein. Der Rang entsprechend Quotierung wird nun wie folgt berechnet: (Reservierte Menge + Quotierungsbasismenge) / Quotierungsnummer = Rang entsprechend Quotierung Somit lautet der Rang entsprechend Quotierung für den Kontrakt mit Droughtmaster Ltd. 2000 ((0 + 2000) / 1). Kontrakt mit Lieferant Rang entsprechend Rang Quotierung Reservierte entsprechend (einschließlich Quotierungsnummer Menge Quotierungsbasismenge Quotierungsbasismenge) Quotierung Braunvieh Inc. 3 7800 2600 0 2600 Bovidae Ltd. 2 3800 1900 0 1900 0 0 2000 2000 Droughtmaster 1 Ltd. Demzufolge werden künftige Bedarfe dem Kontrakt mit Bovidae Ltd. zugeordnet, und der Kontrakt mit Droughtmaster Ltd. wird erst dann berücksichtigt, wenn der Kontrakt mit Bovidae Ltd. für den Rang entsprechend Quotierung den Wert 2000 überschreitet. Herr Smith zeigt die Werte für "Quotierung in Prozent" und "Aktueller Prozentsatz" an, um die aktuellen Erfüllungszahlen seiner Quotierung zu überprüfen. Die "Quotierung in Prozent" wird wie folgt berechnet: Quotierungsnummer / Gesamtzahl Quotierungsnummern = Quotierung in Prozent Der Wert für "Aktueller Prozentsatz" wird wie folgt berechnet: (Reservierte Menge + Quotierungsbasismenge) / (Gesamtzahl reservierter Mengen + Gesamtzahl Basismengen) = Aktueller Prozentsatz Kontrakt mit Lieferant Rang entsprechend Rang Quotierung Reservierte entsprechend Quotierung Aktuell (einschließlich Quotierungsnummer Menge Quotierungsbasismenge Quotierungsbasismenge) in Prozent Prozen Quotierung Braunvieh Inc. 3 7800 2600 0 2600 50% 57% Bovidae Ltd. 2 3800 1900 0 1900 33% 28% Droughtmaster 1 Ltd. 0 0 2000 2000 17% 15% Gesamt 11600 6 2000 Herr Smith stellt fest, dass die aktuelle Erfüllung der Quote für den Kontrakt mit Braunvieh Inc. 57 %, für den Kontrakt mit Bovidae Ltd. 28 % und für den Kontrakt mit Droughtmaster Ltd. 15 % beträgt. Wenn diesen Kontrakten weitere Mengen zugeordnet werden, sollte sich der Wert unter "Aktueller Prozentsatz" dem Zielwert für "Quotierung in Prozent" annähern. Bestimmen der am besten geeigneten Bezugsquelle Wenn das System für die automatische Suche nach Bezugsquellen konfiguriert ist und für ein zu beschaffendes Produkt eine Bezugsquelle gefunden werden muss, nimmt die Engine für Bezugsquellenfindung die folgende Priorisierung vor: 1. Feste Bezugsquellen haben immer die höchste Priorität. Sie können dem ausgewählten Produkt einen Kontrakt oder einen Listenpreis zuordnen, damit die zugeordnete Bezugsquelle bei der Bestellung des Produkts höchste Priorität hat. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 171 2. Wenn einem Produkt keine feste Bezugsquelle zugeordnet wurde, wird von der Engine für Bezugsquellenfindung überprüft, ob eine möglicherweise relevante Quotierung existiert. 3. Ist keine Quotierung vorhanden, sucht die Engine für Bezugsquellenfindung nach Kontrakten oder Listenpreisen, die für das Produkt geeignet sein können. Kontrakte haben eine höhere Priorität als Listenpreise. Die am besten geeignete Bezugsquelle wird von der Engine für Bezugsquellenfindung anhand der folgenden Kriterien bestimmt: a. Preis – Bei diesem Kriterium werden die Preise der verschiedenen Lieferanten für das erforderliche Produkt verglichen. b. Geringste Zielmengenerfüllungsrate – Dieses Kriterium gilt nur für Kontrakte, und es ist relevant, wenn Kontrakte mit demselben Preis existieren. Dabei wird der Kontrakt mit der geringsten abgerufenen Menge zuerst ausgewählt. c. Geringste Verzögerung hinsichtlich der Lieferrate – Die Bezugsquelle mit der kürzesten Beschaffungszeit wird zuerst ausgewählt. Natürlich können Sie auch manuell nach geeigneten Bezugsquellen suchen. In diesem Fall wird von der Engine für Bezugsquellenfindung eine Liste möglicher Bezugsquellen bereitgestellt, die gemäß den oben angeführten Priorisierungsregeln sortiert ist. Anschließend können Sie in dieser Bezugsquellenfindungsliste den Listenpreis oder Kontrakt auswählen, den Sie bevorzugen. Als Bezugsquellen können nur Kontrakte oder Listenpreise mit dem Status Aktiv für Bezugsquellenfindung verwendet werden. Falls sie den Status Inaktiv für Bezugsquellenfindung aufweisen, können sie von der Engine bei der automatischen Bezugsquellenfindung nicht gefunden werden. Außerdem erhalten Sie eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, dass der Kontrakt oder Listenpreis keine gültige Bezugsquelle ist, wenn Sie sie in der Bezugsquellenfindungsliste manuell auswählen möchten. Die Funktion für verfügbare Bezugsquellen wird auch beim automatischen Anlegen von Bestellungen verwendet. Wenn bei der Systemkonfiguration die Option Automatisches Anlegen von Bestellungen aktiviert wurde, wird vom System immer dann automatisch eine Bestellung angelegt, wenn die Engine für Bezugsquellenfindung eine gültige Bezugsquelle zuordnen kann. Alle Bestellanforderungspositionen mit derselben Bezugsquelle werden automatisch derselben Bestellung zugeordnet. Bestellungen müssen nur dann manuell angelegt werden, wenn keine geeignete Bezugsquelle automatisch zugeordnet werden kann. Das Unternehmen von Herrn Smith entwickelt gerade den neuen Eiscremegeschmack Lemoncurry. Zu den Zutaten zählt u. a. auch ein beachtlicher Anteil an Curry, der zuvor kaum verwendet wurde. Daher ist Herr Smith dafür zuständig, für die neue Zutat eine geeignete Bezugsquelle zu suchen. Er legt manuell eine Bestellung für den Curry an, der für die Herstellung des ersten Prototyps benötigt wird. Anschließend überprüft er die von der Engine für Bezugsquellenfindung erzeugte Bezugsquellenfindungsliste. Für Curry wurde keine feste Bezugsquelle zugeordnet, und es sind auch keine Quotierungen verfügbar. Die Bezugsquellenfindungsliste enthält drei Einträge: ● Der erste Eintrag ist ein Kontrakt für Kräuter und Gewürze, einschließlich Curry, mit dem Unternehmen Salt and Peppa Inc. Der Kontrakt läuft demnächst aus, und er wird nicht verlängert. ● Danach wird ein Listenpreis des Unternehmens Yummy Ltd. aufgeführt. Yummy Ltd. bietet Curry zu einem sehr guten Preis an. ● Der letzte Eintrag in der Liste ist ein Listenpreis des Unternehmens Da Gama Bros Ltd., das sich auf Kräuter- und Gewürzmischungen spezialisiert hat. Herr Smith ist jedoch der Ansicht, dass Curry dort zu teuer ist. Daher entscheidet er sich dafür, den niedrigeren Listenpreis als Bezugsquelle zuzuordnen. Er wählt Yummy Ltd. aus und sichert die Bestellung. 172 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Weitere Informationen Bezugsquellenfindung in der Planung Bestellungsbearbeitung Listenpreise [Seite 104] 4.6 Sicht Berichte 4.6.1 Kontraktvolumen Übersicht Dieser Bericht zeigt die Gesamtausgaben des Unternehmens, sein Kontraktvolumen und die Kontraktquote in den letzten 12 Monaten an. In diesem Bericht können Sie das Kontraktvolumen pro Monat und Lieferant oder pro Monat und Produktkategorie ermitteln. Je höher das Kontraktvolumen, desto besser ist die Kontraktverwendung im Unternehmen und desto kleiner sind die Ausgaben für die Beschaffung außerhalb des Einkaufs. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Kontraktvolumen Zeigt die Gesamtausgaben sowie das Kontraktvolumen der letzten 12 Monate in Tabellenform oder als Diagramm an. ● Kontraktvolumen pro Produktkategorie Zeigt die Gesamtausgaben des Unternehmens, sein Kontraktvolumen und die Kontraktquote pro Produktkategorie in den letzten 12 Monaten in Tabellenform oder als Diagramm an. ● Kontraktquote (Letzte 12 Monate) Zeigt die Kontraktquote (= Anteil des Kontraktvolumens an den Ausgaben) in den letzten 12 Monaten an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht in Tabellenform oder als Diagramm angezeigt werden. ● Kontraktvolumen (Letzte 12 Monate) Zeigt das kumulierte Kontraktvolumen als Anteil an den Ausgaben in den letzten 12 Monaten an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht in Tabellenform oder als Diagramm angezeigt werden. Mit dem Bericht "Ausgaben nach Ausgabenkategorie" können Sie die wichtigsten Ausgabenkategorien (Kontraktvolumen, Bestellvolumen, Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs) analysieren. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Kontraktstatus SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 173 Zeigt Daten an, die für die folgenden Kontraktstatus relevant sind: ○ In Vorbereitung ● ● ○ In Verhandlung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Freigegeben ○ Abgeschlossen Auslaufstatus Zeigt Daten an, die für einen der folgenden Kontraktstatus relevant sind: ○ Nicht abgelaufen ○ Läuft bald ab ○ Abgelaufen Einkaufskontraktnummer Zeigt Daten an, die für eine oder mehrere Einkaufskontraktnummern relevant sind. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse des Kontraktvolumens nach Gesamtausgaben, Kontraktvolumen und Kontraktquote an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt, einschließlich des aktuellen Monats. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie [Seite 198] ● Kontraktverlauf [Seite 174] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.2 Kontraktverlauf Übersicht Dieser Bericht zeigt die Kontraktverwendung im Hinblick auf Zielmengen, Zielwerte und bereits freigegebene Mengen und Werte. Der Bericht zeigt, wie Kontrakte im operativen Einkauf und in der Abrechnung verwendet werden. 174 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgenden ausgewählten Variablen stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● ● ● Kontraktstatus Zeigt Daten an, die für einen oder mehrere Kontraktstatus relevant sind. Mögliche Status sind: ○ In Vorbereitung ○ In Verhandlung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Freigegeben ○ Abgeschlossen Auslaufstatus Zeigt die für den Status eines Kontraktes relevanten Daten an. Mögliche Status sind: ○ Nicht abgelaufen ○ Läuft bald ab ○ Abgelaufen Anlegedatum des Kontrakts Zeigt Daten an, die für Einkaufskontrakte gelten, die während der letzten sieben Tage angelegt wurden. Auswerten des Berichts Dieser Bericht enthält eine Analyse des Kontraktverlaufs nach Zielmenge, abgerufener Menge, Zielwert und abgerufenem Wert. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Der Kontraktstatus ist auf Freigegeben beschränkt. Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 175 4.6.3 Ablaufende Kontrakte Übersicht Dieser Bericht zeigt Kontrakte, die bald auslaufen oder in den letzten drei Monaten ausgelaufen sind. Sie können die Zeitspanne ändern. Sie können nach Lieferant oder Produktkategorie filtern und Zielmengen, Zielwerte, abgerufene Mengen und abgerufene Werte anzeigen. Ein Kontrakt läuft aus, wenn seine Laufzeit in der Vergangenheit abgelaufen ist oder wenn der Zielwert bzw. die Zielmenge vollständig abgerufen wurde. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgenden ausgewählten Variablen stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Ablaufstatus Zeigt die für den Status eines Einkaufskontrakts relevanten Daten an. Mögliche Status sind: ○ Läuft bald ab ○ ● Abgelaufen Jahr/Monat des Kontraktablaufs (Letzte 3 Monate) Zeigt relevante Daten für Kontrakte an, die in einem bestimmten Jahr oder Monat ablaufen. Dieser Wert ist standardmäßig auf "Letzte 3 Monate" gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts Dieser Bericht enthält eine Analyse Ihrer ablaufenden Kontrakte nach Gültigkeitszeitraum (von, bis), Zielmenge, abgerufener Menge, Zielwert, abgerufenem Wert und Kontraktablauf (in Tagen). Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Der Ablaufstatus ist auf Läuft bald ab und Abgelaufen beschränkt. ● Kontraktstatus schließt Abgeschlossen aus. ● Der Freigabestatus ist auf Freigegeben beschränkt. ● Monat des Kontraktablaufs ist auf die letzten drei Monate beschränkt, einschließlich des aktuellen Monats. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktverlauf [Seite 174] ● Kontraktvolumen [Seite 173] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 176 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.6.4 Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs Dieser Bericht zeigt das Volumen des Unternehmens mit und ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung sowie die Beschaffungsquote außerhalb des Einkaufs in den letzten zwölf Monaten an. In diesem Bericht können Sie das Volumen für die Beschaffung außerhalb des Einkaufs (Volumen ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung) pro Monat und Lieferant oder pro Monat und Produktkategorie analysieren. Wenn das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs sehr hoch ist, können Sie analysieren, welche Produkte von wem gekauft wurden und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs Zeigt für das Unternehmen das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs in den letzten zwölf Monaten an. ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs pro Produktkategorie Zeigt für das Unternehmen die Ausgaben, das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs, die Beschaffungsquote außerhalb des Einkaufs, das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs mit Produktbezug sowie die Beschaffungsquote außerhalb des Einkaufs mit Produktbezug in den letzten zwölf Monaten an. ● Beschaffungsquote außerhalb des Einkaufs (Letzte 12 Monate) Zeigt die Beschaffungsquote außerhalb des Einkaufs (= Anteil des Beschaffungsvolumens außerhalb des Einkaufs an den Ausgaben) in den letzten zwölf Monaten an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht angezeigt werden. ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs (Letzte 12 Monate) Zeigt das kumulierte Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs als Anteil an den Ausgaben in den letzten zwölf Monaten an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht angezeigt werden. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt die Ausgaben, das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs, die Beschaffungsquote außerhalb des Einkaufs, das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs mit Produktbezug und die Beschaffungsquote außerhalb des Einkaufs mit Produktbezug nach Lieferanten für ein bestimmtes Jahr oder einen bestimmten Monat an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 177 Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie [Seite 198] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.5 Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant Übersicht Dieser Bericht zeigt die Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant in den letzten zwölf Monaten anhand eines berechneten Durchschnittspreises basierend auf Rechnungswerten an. Sie können auch die berechneten Mengen prüfen, um die Wichtigkeit des eingekauften Produkts für das Unternehmen anzuzeigen. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt die beschafften Mengen und Durchschnittspreise nach Lieferant für Produkte in der Basismengeneinheit pro Monat für einen bestimmten Zeitraum an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] ● Preistreue [Seite 179] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 178 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.6.6 Preistreue In diesem Bericht werden alle von einem oder mehreren ausgewählten Lieferanten gekauften Produkte verglichen und die Abweichung zwischen Bestell- und Rechnungspreis angezeigt. Der Bericht berechnet für die einzelnen Produkte des oder der ausgewählten Lieferanten einen Durchschnittsbestellpreis und einen Durchschnittsrechnungspreis und vergleicht diese Preise für einen bestimmten Zeitraum. Die Abweichung zwischen den beiden Durchschnittspreisen wird im Bericht als absoluter Wert und in Prozent angegeben. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Preistreue pro Lieferant Zeigt die Preistreue von einem oder mehreren Lieferanten im Hinblick auf die gelieferten Produkte an. Der durchschnittliche Bestellpreis wird mit dem durchschnittlichen Rechnungspreis verglichen. Anschließend werden die absolute und die relative Abweichung berechnet. Auf diese Weise können Sie die Preistreue von Lieferanten bewerten. ● Preistreue pro Produkt Zeigt die Preistreue von einem oder mehreren Produkten im Hinblick auf die Lieferanten, die diese Produkte liefern. Der durchschnittliche Bestellpreis wird mit dem durchschnittlichen Rechnungspreis verglichen. Anschließend werden die absolute und die relative Abweichung berechnet. Auf diese Weise können Sie ein Produkt bezüglich der Preistreue bewerten. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Auswerten des Berichts In dem Bericht wird eine Analyse der Preise aller Produkte angezeigt, die von einem ausgewählten Lieferanten oder einer Gruppe ausgewählter Lieferanten gekauft wurden. Zudem wird die Abweichung zwischen Bestell- und Rechnungspreis angezeigt. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storniert aus. ● Stornostatus der Position schließt Storniert aus. ● Rechnungsstatus ist auf Teilweise abgerechnet und Abgerechnet beschränkt. ● Positionstyp schließt Limit aus. ● Bestelljahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Der Bestellstatus ist auf Bestellt beschränkt. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 179 ● Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant [Seite 116] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.7 Bestellungen pro Kontierung Übersicht Dieser Bericht zeigt alle Bestellungen pro Kontierung an, die in den letzten sieben Tagen angelegt wurden. Kontierungen sind beispielsweise Kostenstelle oder Projekt. Sie können die Gesamtwerte pro Kontierung und den Status von Bestellungen prüfen. Der Prozesstyp (z. B. Streckengeschäft) zeigt den Typ des Beschaffungsprozesses für diese Position an. Streckengeschäfte können weiter analysiert werden, indem Sie den Prozesstyp "Streckengeschäft" mit einem oder mehreren der folgenden Felder kombinieren: ● Kundenauftragsnummer ● Kunde ● Bestellnummer des Kunden ● Folgeprozess Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Bestellungen pro Kostenstelle Zeigt alle Bestellungen pro Kostenstelle an. Sie können die Gesamtwerte pro Kostenstelle und den Status von Bestellungen prüfen. ● Bestellungen pro Projekt Zeigt alle Bestellungen pro Projekt an. Sie können die Gesamtwerte pro Projekt und den Status von Bestellungen prüfen. ● Bestellungen pro Kundenauftrag Zeigt alle Bestellungen pro Kundenauftrag an. Sie können die Gesamtwerte pro Kundenauftrag und den Status von Bestellungen prüfen. ● Bestellungen pro Serviceauftrag Zeigt alle Bestellungen pro Serviceauftrag an. Sie können die Gesamtwerte pro Serviceauftrag und den Status von Bestellungen prüfen. 180 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. ● ● Kopfstatus Mithilfe dieser Variable können Sie relevante Daten für den Status einer Bestellung anzeigen. Mögliche Status sind: ○ In Vorbereitung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Noch nicht bestätigt ○ Gesendet ○ Bestätigung erhalten ○ Folgebeleg angelegt ○ Beendet Anlegedatum Bestellung (Letzte 7 Tage) Mithilfe dieser Variable können Sie relevante Daten für die Bestellungen anzeigen, die in den letzten sieben Tagen angelegt wurden. Bei diesem Zeitraum handelt es sich um den Standardwert. Sie können diesen Wert jedoch ändern. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Bestellungen pro Kontierung entsprechend der bestellten Menge, des Nettowerts und des Nettowerts in Hauswährung an. Somit können Sie Bestellungen auf operativer Ebene nach Kontierung analysieren. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storno abgelehnt und Storniert aus. ● Anlegedatum der Bestellung wird auf die letzten sieben Tage, einschließlich des aktuellen Tages, beschränkt. ● Stornostatus der Position schließt Stornierung verworfen und Storniert aus. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Bestellungen pro Lieferant [Seite 185] ● Bestellungen pro Produkt [Seite 118] ● Abgerufene Belege pro Kontrakt [Seite 182] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 181 4.6.8 Abgerufene Belege pro Kontrakt Übersicht Zeigt alle Belege an, die mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt abgerufen wurden. Gibt dem Einkäufer an, wie intensiv ein Kontrakt unter Berücksichtigung der abgerufenen Belege pro Kontrakt genutzt wird. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Auswerten des Berichts In diesem Bericht wird eine Analyse der abgerufenen Belege pro Kontrakt angezeigt. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Der Kontraktstatus ist auf Freigegeben beschränkt. ● Der Ablaufstatus ist auf Nicht abgelaufen und Läuft bald ab beschränkt. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Bestellungen pro Lieferant [Seite 185] ● Bestellungen pro Produkt [Seite 118] ● Verfolgung von Kontrakten [Seite 174] ● Verfolgung von Bestellungen ● Ablaufende Kontrakte [Seite 176] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.9 Bestellungen pro Monat Zeigt das Bestellvolumen, die Anzahl der Bestellungen und die Anzahl der Bestellpositionen pro Einkaufsabteilung für die letzten zwölf Monate, die letzten vier Quartale oder die letzten drei Jahre an. Der Einkäufer kann die Aufgaben der Einkaufsabteilung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens anzeigen. Der Prozesstyp (z. B. Streckengeschäft) zeigt den Typ des Beschaffungsprozesses für diese Position an. 182 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Bestellungen pro Monat Zeigt das Bestellvolumen und die Anzahl der Bestellpositionen pro Einkaufsabteilung sowie für alle Einkaufsabteilungen insgesamt in den letzten zwölf Monaten an. ● Bestellpositionen pro Monat Zeigt die Anzahl der Bestellpositionen pro Monat in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht an. ● Bestellvolumen pro Monat Zeigt den Nettowert der Bestellungen pro Monat in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht an. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Bestellstatus Mithilfe dieser Variablen können Sie relevante Daten für den Status einer Bestellung anzeigen. Mögliche Status sind: ○ In Vorbereitung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Noch nicht bestätigt ○ Gesendet ○ Bestätigung erhalten ○ Folgebeleg angelegt ○ Beendet Auswerten des Berichts In diesem Bericht wird eine Analyse des bestellten Nettowerts pro Monat angezeigt. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storniert aus. ● Stornostatus der Position schließt Storniert aus. ● Das Bestelljahr ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Bestellungen pro Lieferant [Seite 185] ● Bestellungen pro Produkt [Seite 118] ● Abgerufene Belege pro Kontrakt [Seite 182] SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 183 ● Bestellungen pro Kontierung [Seite 180] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.10 Bestellungen pro Produkt Übersicht Dieser Bericht zeigt alle Bestellungen pro Produkt an, die in den letzten sieben Tagen angelegt wurden. Sie können die Zeitspanne ändern. Sie können den Status der Bestellung überprüfen, zum Beispiel, ob diese genehmigt oder an den Lieferanten gesendet wurde. Der Prozesstyp (z. B. Streckengeschäft) zeigt den Typ des Beschaffungsprozesses für diese Position an. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Bestellungsstatus Mithilfe dieser Variable können Sie relevante Daten für den Status einer Bestellung anzeigen. Mögliche Status sind: ○ In Vorbereitung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Noch nicht bestätigt ○ Gesendet ○ Bestätigung erhalten ○ Folgebeleg angelegt ○ Beendet Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Bestellungen nach Produkt. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storniert aus. ● Anlegedatum Bestellung wird auf die letzten sieben Tage, einschließlich des aktuellen Tages, beschränkt. ● Stornostatus der Position schließt Storniert aus. 184 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Bestellungen pro Lieferant [Seite 185] ● Abgerufene Belege pro Kontrakt [Seite 182] ● Bestellungen pro Kontierung [Seite 180] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.11 Bestellungen pro Lieferant Übersicht Dieser Bericht zeigt alle Bestellungen pro Lieferant an, die in den letzten sieben Tagen angelegt wurden. Sie können die Zeitspanne ändern. Sie können Menge, Wert und Status der Bestellungen überprüfen. Der Prozesstyp (z. B. Streckengeschäft) zeigt die Art des Beschaffungsprozesses für diese Position an. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgenden ausgewählten Variablen stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● ● Bestellstatus Zeigt die für den Status einer Bestellung relevanten Daten an. Mögliche Status sind: ○ In Vorbereitung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Noch nicht bestätigt ○ Gesendet ○ Bestätigung erhalten ○ Folgebeleg angelegt ○ Beendet Anlegedatum Bestellung (Letzte 7 Tage) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Bestellungen relevant sind. Dieser Wert ist standardmäßig auf Letzte 7 Tage gesetzt, einschließlich des laufenden Tages. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 185 Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Bestellungen pro Lieferant nach der bestellten Menge und dem Nettowert/ Limit an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storniert aus. ● Anlegedatum der Bestellung wird auf die letzten sieben Tage, einschließlich des aktuellen Tages, beschränkt. ● Stornostatus der Position schließt Storniert aus. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Bestellungen pro Produkt [Seite 118] ● Abgerufene Belege pro Kontrakt [Seite 182] ● Bestellungen pro Kontierung [Seite 180] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.12 Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produkt und Subkategorie in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert angezeigt. Sie können den Zeitrahmen in zwölf Monate bzw. die letzten vier Quartale ändern. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie ● Ausgabenentwicklung pro Produktkategorie und Lieferant Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● 186 Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Dieser Wert ist standardmäßig auf Letzte 12 Monate gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Auswerten des Berichts Dieser Bericht stellt einen Vergleich des durchschnittlichen Rechnungswerts nach Lieferant und Produktkategorie anhand des durchschnittlichen Rechnungspreises bereit. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten zwölf Monate beschränkt, einschließlich des aktuellen Monats. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] ● Ausgaben pro Produktkategorie [Seite 114] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.13 Ausgaben pro Kontierung Dieser Bericht zeigt die Gesamtausgaben pro Kontierungsart, z. B. Kostenstelle, Einzelmaterial oder Projekt, sowie die Verteilung auf Ausgabenkategorien (Kontraktvolumen, Bestellvolumen und Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs) basierend auf dem Rechnungswert in den letzten zwölf Monaten an. Sie können einen Drilldown auf Produktebene ausführen. Mithilfe dieses Berichts können Sie analysieren, welche Kostenstelle oder welches Projekt Produkte und Services ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung (= Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs) einkauft. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Ausgaben pro Kontierung Hier werden die Gesamtausgaben pro Kontierungsart, z. B. Kostenstellen, Projekte, Anlagen, Kundenaufträge, sowie deren Verteilung auf die Hauptausgabenkategorien in den letzten zwölf Monaten angezeigt. ● Ausgaben pro Kostenstelle Hier werden die Ausgaben pro Kostenstelle und deren Verteilung auf die Hauptausgabenkategorien in den letzten zwölf Monaten angezeigt. ● Ausgaben pro Inventarteil Hier werden die Ausgaben pro Inventarteil und deren Verteilung auf die Hauptausgabenkategorien in den letzten zwölf Monaten angezeigt. ● Ausgaben pro Projekt Hier werden die Ausgaben pro Projekt und deren Verteilung auf die Hauptausgabenkategorien in den letzten zwölf Monaten angezeigt. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 187 ● Ausgaben pro Kundenauftrag Hier werden die Ausgaben pro Kundenauftrag und deren Verteilung auf die Hauptausgabenkategorien in den letzten zwölf Monaten angezeigt. ● Ausgaben pro Serviceauftrag Hier werden die Ausgaben pro Serviceauftrag und deren Verteilung auf die Hauptausgabenkategorien in den letzten zwölf Monaten angezeigt. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Jahr/Monat des Rechnungsdatums (Letzte 12 Monate) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Dieser Wert ist standardmäßig auf Letzte 12 Monate gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt die Ausgaben (basierend auf dem Rechnungswert) pro Kontierungsobjekt nach Kontraktvolumen, Bestellvolumen und Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs in den letzten zwölf Monaten an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten zehn Monate beschränkt, einschließlich des aktuellen Monats. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Aufwand pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie [Seite 198] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.14 Ausgaben pro Land und Produktkategorie Übersicht Dieser Bericht zeigt die Ausgaben pro Herkunftsland der Lieferanten und die Aufteilung auf Produktkategorien auf Monatsbasis und insgesamt an. Der Einkäufer kann einen Drill-Down auf Produktebene durchführen. 188 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Jahr/Monat des Rechnungsdatums (Letzte 12 Monate) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Dieser Wert ist standardmäßig auf Letzte 12 Monate gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produkt und Subkategorie in den letzten 12 Monaten nach dem Rechnungswert angezeigt. Der Bericht zeigt den Rechnungsnettowert an. Steuern sind nicht enthalten. Bei nicht abzugsfähigen bzw. nicht vollständig abzugsfähigen Steuern wird der Produktwert erhöht. Dies spiegelt sich nicht in den im Bericht angezeigten Ausgaben wider. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten zwölf Monate beschränkt, einschließlich des aktuellen Monats. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.15 Ausgaben pro Produkt In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produkt in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert für einen angegebenen Zeitraum angezeigt. Sie können den Zeitrahmen in zwölf Monate bzw. die letzten vier Quartale ändern. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 189 Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Ausgaben pro Produkt Zeigt die Ausgaben pro Produkt in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert entsprechend Menge (Basis-ME), Wert und Durchschnittspreis (Basis-ME) an. ● Ausgaben pro Produkt und Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Produkt und Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert entsprechend Menge (Basis-ME), Wert und Durchschnittspreis (Basis-ME) an. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsdatum Jahr/Monat (Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Standardmäßig ist dieser Wert auf Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr gesetzt. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt die Ausgaben pro Produkt in den letzten zwei Jahren einschließlich des aktuellen Jahres nach Menge (Basis-ME), Wert und Durchschnittspreis (Basis-ME) an. Der Bericht zeigt den Rechnungsnettowert an. Steuern sind nicht enthalten. Bei nicht abzugsfähigen bzw. nicht vollständig abzugsfähigen Steuern wird der Produktwert erhöht. Dies spiegelt sich nicht in den im Bericht angezeigten Ausgaben wider. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr ist auf die letzten zwei Jahre beschränkt, einschließlich des aktuellen Jahres. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Ausgaben pro Produktkategorie [Seite 114] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 190 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.6.16 Ausgaben pro Produktkategorie In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produkt und Subkategorie in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert angezeigt. Sie können den Zeitrahmen in zwölf Monate bzw. die letzten vier Quartale ändern. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Ausgaben pro Produktkategorie Zeigt die Ausgaben pro Produktkategorie in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Produktkategorie und Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Produktkategorie und Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Produktkategorie und Produkt Zeigt die Ausgaben pro Produktkategorie und Produkt in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Produktkategorie, Produkt und Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Produktkategorie, Produkt und Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Die wichtigsten 5 Produktkategorien nach Ausgaben - Letzte 12 Monate Zeigt die fünf Produktkategorien mit den höchsten Ausgaben der letzten zwölf Monate basierend auf Rechnungswerten an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht angezeigt werden. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsdatum Jahr/Monat (Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Standardmäßig ist dieser Wert auf Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr gesetzt. Auswerten des Berichts In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Produktkategorie und Subkategorie für die letzten zwei Jahre (einschließlich des aktuellen Jahrs) nach dem Rechnungswert angezeigt. Der Bericht zeigt den Rechnungsnettowert an. Steuern sind nicht enthalten. Bei nicht abzugsfähigen bzw. nicht vollständig abzugsfähigen Steuern wird der Produktwert erhöht. Dies spiegelt sich nicht in den im Bericht angezeigten Ausgaben wider. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr ist auf die letzten zwei Jahre beschränkt, einschließlich des aktuellen Jahres. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 191 ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.17 Ausgaben pro Lieferant In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert und einem Gesamtergebnis angezeigt. Sie können den Zeitrahmen in zwölf Monate bzw. die letzten vier Quartale ändern. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Ausgaben pro Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Land und Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Land und Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Lieferant und Produkt Zeigt die Ausgaben pro Lieferant und Produkt in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert und dem durchschnittlichen Rechnungspreis an. ● Ausgaben pro Lieferant und Produktkategorie Zeigt die Ausgaben pro Lieferant und Produktkategorie in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● 192 Rechnungsdatum Jahr/Monat (Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Standardmäßig ist dieser Wert auf Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr gesetzt. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Auswerten des Berichts In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Lieferant für die letzten zwei Jahre (einschließlich des aktuellen Jahres) nach dem Rechnungswert angezeigt. Der Bericht zeigt den Rechnungsnettowert an. Steuern sind nicht enthalten. Bei nicht abzugsfähigen bzw. nicht vollständig abzugsfähigen Steuern wird der Produktwert erhöht. Dies spiegelt sich nicht in den im Bericht angezeigten Ausgaben wider. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr ist auf die letzten zwei Jahre beschränkt, einschließlich des aktuellen Jahres. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.18 Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie Übersicht Dieser Bericht zeigt das Versorgungsrisiko pro Produktkategorie basierend auf der Anzahl der Lieferanten, die diese Produktkategorie liefern, und die Ausgaben für die Produktkategorie an. Wenn beispielsweise eine Produktkategorie mit sehr hohem Beschaffungsvolumen nur von einem Lieferanten geliefert wird, können Sie die Abhängigkeit durch die Suche nach alternativen Lieferanten reduzieren. Wenn Sie Lieferanten zu Ihrem Bericht hinzufügen, wird anhand der jeweiligen Ausgaben die Wichtigkeit der einzelnen Lieferanten ersichtlich. Funktionsumfang Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie Zeigt die Lieferantenabhängigkeit nach Produktkategorie in den letzten 12 Monaten in Tabellenform oder als Diagramm an. ● Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie und Produkt Zeigt die Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie und Produkt, die beschaffte Menge sowie den Durchschnittspreis pro Produkt in den letzten 12 Monaten in Tabellenform oder als Diagramm an. Wenn Produkte von mehreren Lieferanten geliefert werden, wird der jeweilige Lieferant bezüglich der Anzahl der Lieferanten pro Produktkategorie nur einmal gezählt. SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 193 Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Mit dieser Variablen können Sie relevante Daten für die Rechnungen der letzten zwölf Monate anzeigen. Dieser Wert ist standardmäßig auf "Letzte 12 Monate" gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Lieferantenabhängigkeit nach Produktkategorie an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] ● Ausgaben pro Produktkategorie [Seite 114] ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie [Seite 198] Datenaktualisierung Dieser Bericht verwendet Bewegungsdaten und Stammdaten. Die Datenaktualisierung erfolgt in unterschiedlichen Intervallen. Beachten Sie vor dem Ausführen des Berichts das Aktualisierungsintervall, wenn Sie Änderungen an den verwendeten Daten vornehmen. Für diesen Bericht sind folgende Bewegungsdaten relevant: Datentyp Beschreibung Intervall Die Daten in diesem Bericht werden Lieferantenrechnung Diese Daten ermöglichen eine beschaffungsübergreifende mindestens alle fünf Minuten Systemanalyse von Lieferantenrechnungen. Sie enthalten beispielsweise Nettowerte aus Lieferantenrechnungen und aktualisiert. Nettowerte in Hauswährung. Des Weiteren enthalten sie Bruttowerte aus Lieferantenrechnungen und die Anzahl der Lieferantenrechnungspositionen. Diese Daten enthalten auch Beschreibungen zu den Lieferantenrechnungen und die Nummer der relevanten Belege, z. B. von Einkaufskontrakten, Bestellungen sowie Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen. Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 194 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.6.19 Die 25 wichtigsten Produktkategorien Übersicht Dieser Bericht zeigt die wichtigsten 25 Produktkategorien mit den höchsten Ausgaben der letzten zwölf Monate in absteigender Reihenfolge an. In diesem Bericht können Sie den Wert pro Produktkategorie, die Anzahl der Lieferanten, die mit der Lieferung der Produktkategorie beauftragt sind, sowie die Anzahl der Produkte, die zu einer angegebenen Produktkategorie gehören, anzeigen. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgenden ausgewählten Variablen stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Mit dieser Variablen können Sie relevante Daten für die Rechnungen der letzten zwölf Monate anzeigen. Dieser Wert ist standardmäßig auf "Letzte 12 Monate" gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts Dieser Bericht enthält eine Analyse der 25 wichtigsten Produktkategorien, die nach Rang, Anzahl der Lieferanten, Anzahl der Produkte und Nettowert geordnet sind. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. ● Produktkategorie schließt Nicht zugeordnet aus. Um Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale aus der Liste Zurzeit nicht angezeigt per Drag&Drop verschieben. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Die 25 wichtigsten Produkte [Seite 196] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 195 4.6.20 Die 25 wichtigsten Produkte Übersicht Zeigt die 25 Produkte mit den höchsten Ausgaben in den letzten zwölf Monaten in absteigender Reihenfolge an. In diesem Bericht werden der Wert pro Produkt, der Durchschnittspreis sowie die Anzahl der mit der Lieferung des Produkts beauftragten Lieferanten angezeigt. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgenden ausgewählten Variablen stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Jahr/Monat des Rechnungsdatums (letzte 12 Monate) Mit dieser Variablen können Sie relevante Daten für die Rechnungen der letzten zwölf Monate anzeigen. Dieser Wert ist standardmäßig auf "Letzte 12 Monate" gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts In diesem Bericht finden Sie eine Analyse Ihrer 25 wichtigsten Produkte, die nach Rang geordnet sind (in absteigender Reihenfolge, sodass der höchste Rechnungswert den ersten Rang hat), sowie über die Anzahl der Lieferanten, den Nettowert und den durchschnittlichen Rechnungspreis. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Die 25 wichtigsten Produktkategorien [Seite 117] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 196 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte 4.6.21 Die 25 wichtigsten Lieferanten Übersicht Dieser Bericht zeigt die 25 Lieferanten mit den höchsten Ausgaben der letzten zwölf Monate in absteigender Reihenfolge an. In diesem Bericht werden für die einzelnen Lieferanten sowohl der Wert als auch die Anzahl der gelieferten Produkte und Produktkategorien angezeigt. Somit stellt er die Wichtigkeit der einzelnen Lieferanten für Ihr Unternehmen dar. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Mit dieser Variablen können Sie relevante Daten für die Rechnungen der letzten zwölf Monate anzeigen. Standardmäßig ist der Wert auf die letzten zwölf Monate gesetzt. Auswerten des Berichts Dieser Bericht enthält eine Analyse der 25 wichtigsten Lieferanten, die nach Rang, Anzahl der Produktkategorien, Anzahl der Produkte und Nettowert geordnet sind. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 197 4.6.22 Ausgaben nach Ausgabenkategorie Übersicht In diesem Bericht werden Kontrakt- und Bestellvolumen, Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs sowie Gesamtvolumen für ein angegebenes Jahr basierend auf dem Rechnungswert angezeigt. Sie haben die Möglichkeit zu prüfen, wie intensiv Kontrakte und Kataloge verwendet werden und wie viel ohne Hinzuziehen der Einkaufsabteilung (Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs) eingekauft wurde. Der Prozesstyp (z. B. Streckengeschäft) zeigt die Art des Beschaffungsprozesses für diese Position an. Funktionsumfang Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Kontraktquote pro Monat Zeigt die Kontraktquote pro Monat an. ● Kontraktvolumen pro Monat Zeigt das Kontraktvolumen pro Monat an. ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs pro Monat Zeigt das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs pro Monat an. ● Die wichtigsten 10 Lieferanten nach Ausgabenkategorie Zeigt Kontraktvolumen, Bestellvolumen und Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs für die zehn wichtigsten Lieferanten in absteigender Reihenfolge an. ● Die wichtigsten 5 Produktkategorien nach Ausgabenkategorie Zeigt Kontraktvolumen, Bestellvolumen und Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs für die fünf wichtigsten Produktkategorien in absteigender Reihenfolge an. ● Ausgabenentwicklung nach Ausgabenkategorie (Betrag) Zeigt den Ausgaben nach Ausgabenkategorie (z. B. Kontraktvolumen, Bestellvolumen, Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs), basierend auf Rechnungswerten, als Betrag an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht angezeigt werden. ● Ausgabenentwicklung nach Ausgabenkategorie (in Prozent) Zeigt die Ausgaben nach Ausgabenkategorie (z. B. Kontraktvolumen, Bestellvolumen, Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs), basierend auf Rechnungswerten, als Prozentsatz an und kann in der Work-CenterÜbersicht als grafische Sicht angezeigt werden. ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie Zeigt die Ausgaben nach Ausgabenkategorie (Kontraktvolumen, Bestellvolumen und Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs), basierend auf dem Rechnungswert, als Prozentsatz für ein angegebenes Jahr an. ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie - Details Zeigt die Ausgaben nach Ausgabenkategorie, basierend auf Rechnungswerten, für ein angegebenes Jahr an. Der Einkäufer kann das Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs sowie Unterkategorien des Kontraktvolumens und Bestellvolumens prüfen. Des Weiteren wird Ihnen in dieser Sicht das Streckengeschäftsvolumen Ihres Unternehmens anzeigen. ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie und Quartal 198 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Zeigt die Ausgaben nach Ausgabenkategorie, basierend auf Rechnungswerten, für ein angegebenes Quartal an. Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Wertauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Mit dieser Variablen können Sie relevante Daten für die Rechnungen der letzten zwölf Monate anzeigen. Dieser Wert ist standardmäßig auf "Letzte 12 Monate" gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Ausgaben nach Ausgabenkategorie nach Kontraktvolumen, Bestellvolumen, Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs und Ausgaben an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.23 Überwachung des automatischen Anlegens von Bestellungen Übersicht Zeigt den Prozentsatz der automatisch angelegten Bestellungen pro Einkaufsabteilung für die letzten zwölf Monate entsprechend dem Einkaufsvolumen und den Zwischensummen an. Anhand dieses Berichts können Sie den Einkaufsautomatisierungsgrad für eine Einkaufsabteilung oder für alle Einkaufsabteilungen prüfen. Der Prozesstyp (z. B. Streckengeschäft) zeigt die Art des Beschaffungsprozesses für diese Position an. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Überwachung des automatischen Anlegens von Bestellungen SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 199 Zeigt die Anzahl und den Prozentsatz der automatisch angelegten Bestellungen pro Einkaufsabteilung für die letzten zwölf Monate sowie den entsprechenden Betrag und Prozentsatz des Einkaufsvolumens und der Zwischensumme im Tabellenformat oder als Diagramm an. ● Anteil der automatisch angelegten Bestellungen pro Monat Zeigt den Prozentsatz der automatisch angelegten Bestellungen und den entsprechenden Prozentsatz des Einkaufsvolumens im Tabellenformat oder als Diagramm an. Sie als Einkäufer können den Einkaufsautomatisierungsgrad für die Einkaufsabteilung prüfen, der Sie zugeordnet sind. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgenden ausgewählten Variablen stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Bestelljahr/-quartal Mithilfe dieser Variable können Sie relevante Daten für Bestellungen anzeigen, die in einem bestimmten Jahr oder Quartal aufgegeben wurden. ● Einkaufsabteilung Mithilfe dieser Variable können Sie relevante Daten für eine Einkaufsabteilung anzeigen. ● Bestellstatus Mithilfe dieser Variable können Sie relevante Daten für den Verarbeitungsstatus einer Bestellung anzeigen. Mögliche Status sind: ○ In Vorbereitung ○ Beendet ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Noch nicht bestätigt ○ Gesendet ○ Bestätigung erhalten ○ Storniert Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der automatisch angelegten Bestellungen nach Einkaufsabteilung an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storno angefordert und Storniert aus. ● Stornostatus der Position schließt Antrag Ungültigkeit/Storn. der Ausfuhr und Storniert aus. ● Das Bestelldatum ist auf das letzte Jahr beschränkt. ● Der Bestellstatus ist auf Bestellt beschränkt. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu Bestellverlauf navigieren: 200 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 4.6.24 Lieferantenanalyse Übersicht Zeigt die Ausgaben pro Lieferant, die aggregierte Anzahl der Lieferanten pro Land sowie die Ausgaben pro Land in Prozent an. Die Angaben basieren auf den aktiven Lieferanten, von denen in den letzten zwölf Monaten Rechnungen und entsprechende Rechnungsbeträge eingegangen sind. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Lieferanten und Ausgaben pro Land an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Rechnungsbuchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement SAP Business ByDesign 1302 Ausschreibungen und Kontrakte P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 201 5 Lieferantenbasis 5.1 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 5.1.1 Adressverwaltung Übersicht Mit Blick auf die Kommunikation mit Geschäftspartnern können Sie die dafür benötigten Daten anlegen, anzeigen und aktualisieren. Sie haben die Möglichkeit, die Postanschrift und weitere Kommunikationsdaten von Personen oder Unternehmen zu verwalten. Postdaten Für einen Geschäftspartner können Sie allgemeine Postadressdaten verwalten. Bevor Sie Adressdetails hinzufügen können, müssen Sie das Land wählen. Das Layout der Felder für die Postadresse ist länderspezifisch. Das länderspezifische Layout ist nicht für alle Länder verfügbar. In den zusätzlichen Feldern können Sie weitere Details zu Postadressen von Organisationen und Personen verwalten. Diese Felder lauten beispielsweise: ● Postfachnummer ● Zeitzone ● Adresszeilen Es wird empfohlen, für eine Postfachadresse, die nur Postfachdaten enthält, eine separate Adresse anzulegen. Im Personalmanagement sind die Adressdaten zeitbezogen. So ist gewährleistet, dass die von Ihnen verwalteten Mitarbeiteradressdaten korrekt sind. Die im Personalmanagement verwalteten Privatadressdaten sind in anderen Anwendungsbereichen geschützt. Kommunikationsdaten Sie können Kommunikationsdaten eines Geschäftspartners verwalten. Die für die Kommunikationsdaten verfügbaren Felder variieren in Abhängigkeit davon, ob Sie Daten für Personen oder Organisationen verwalten. Fakultativ besteht die Möglichkeit, Kommunikationsdaten zu verwalten. Sie können Kommunikationsdetails eingeben, zum Beispiel: ● Telefonnummer ● Faxnummer 202 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis ● E-Mail-Adresse ● Webadresse (nur für Unternehmen) ● Mobiltelefon (nur für Personen) Zudem können Sie die Sprache des Geschäftspartners und die präferierte Methode der Kontaktaufnahme präzisieren. Mehrere Adressen Sie können mehrere Adressen eines Geschäftspartners verwalten. Wenn Sie einem Geschäftspartner mehr als nur eine Adresse zuordnen, müssen Sie eine Hauptadresse angeben. Wenn Sie für Kunden mehrere Adressen eingeben, können Sie die Anliefer- und Rechnungsadresse sowie die Adresse des Zahlungsavis angeben. Für Lieferanten haben Sie die Möglichkeit, die Adresse des Auslieferers, des Rechnungsstellers, des Zahlungsempfängers und des Zahlungsavis zu präzisieren. Für Ansprechpartner und Dienstleister können Sie Geschäfts- und Privatadressen angeben. Geschäftsadressen können Sie um weitere Details wie Gebäude, Stockwerk, Zimmer und um weitere innerbetriebliche Adressierungsdaten ergänzen. Wenn Sie eine Geschäftsadresse für einen Ansprechpartner oder Dienstleister wählen möchten, müssen Sie zunächst die relevante Geschäftspartnerorganisation zuordnen, deren Adresse dann als Geschäftsadresse verwendet wird. Löschung von Adressen Sie können die Adresse eines Geschäftspartners löschen. Durch die Löschung einer Geschäftspartneradresse werden keine Fehler in Geschäftsbelegen verursacht, da sich Geschäftsbelege immer auf eine Kopie der der darin verwendeten Geschäftspartneradresse beziehen. Kreditkarteninhaberadressen für Kunden In einigen Ländern umfasst die Berechtigungsprüfung eines Kreditkartendienstleisters eine Adressenprüfung. In diesem Fall ist eine Kreditkarteninhaberadresse erforderlich. Die Clearingstelle prüft die Adresse des Regulierers gegen die Adresse des Kreditkarteninhabers, der beim Kreditkartendienstleister hinterlegt ist. Stimmen die Adressen nicht überein, schlägt die Kreditkartenzahlung fehl. Sie können eine Kreditkarteninhaberadresse verwalten oder eine der vorhandenen Adressen des Kunden in die Kreditkarteninhaberadresse kopieren. In der Schnellerfassung können Sie nur die Hauptadresse des Kunden in die Kreditkarteninhaberadresse kopieren. Weitere Funktionen Die nachfolgend aufgeführten Funktionen und weitere Funktionen sind verfügbar, wenn diese in der Sicht MashupBearbeitung aktiviert wurden. Weitere Informationen finden Sie im Quick Guide zur Mashup-Bearbeitung in der Hilfe. ● Karte/Wegbeschreibung Sie können eine Adresse auf der Karte anzeigen. ● Rückwärtssuche für Telefonnummern Sie können die Telefonnummer eines Lieferanten, eines Kunden oder eines Ansprechpartners eingeben, um die Details der Person oder Organisation anzuzeigen, zu der die jeweilige Nummer gehört. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 203 5.1.2 Dublettenprüfung für Geschäftspartner Übersicht Mit der Dublettenprüfung für Geschäftspartner können Sie nach Geschäftspartnern suchen, die im System mehr als einmal vorhanden sind, und somit überflüssige Daten im Ihrem System vermeiden und bei der Verwaltung Ihrer Geschäftspartnerstammdaten den Aufwand reduzieren und Kosten einsparen. Sie können die Dublettenprüfung bei der Ausführung der folgenden Aktivitäten verwenden: ● Beim Anlegen eines neuen Geschäftspartners in der Sicht "Geschäftspartner" ● Beim Anlegen von Geschäftspartnern über Microsoft Excel® Die Dublettenprüfung ist beispielsweise beim Anlegen von Kunden mit Microsoft Excel verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Kunden mithilfe von Microsoft Excel® anlegen. Die Dublettenprüfung ist in verschiedenen Geschäftsprozessen verfügbar, in denen Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten oder andere Arten von Geschäftspartnern und die zugehörigen Geschäftspartnerrollen verwendet werden. Die Prüfung erfolgt beim Anlegen eines neuen Geschäftspartners. Beim Sichern der Daten prüft das System, ob der Geschäftspartner bereits vorhanden ist. Die einzelnen Prüfungen werden für Geschäftspartner mit beliebigem Status ausgeführt. Bei der Prüfung werden auch Geschäftspartnerdaten angezeigt, auf die Sie wegen fehlender Zugriffsrechte möglicherweise nicht zugreifen können. Die Hauptadresse wird nur angezeigt, wenn Sie zum Zugriff berechtigt sind. Bei der Prüfung auf doppelte Geschäftspartner stehen die folgenden Optionen zur Verfügung: ● Die Dublettenprüfung wird automatisch ausgeführt, wenn Sie die von Ihnen eingegebenen Daten sichern. ● Sie können die Dublettenprüfung auch manuell durch Auswahl der Drucktaste Dublettenprüfung aktivieren. Die Prüfung erfolgt immer durch den Vergleich vorhandener Geschäftspartnerdaten mit den Daten des Geschäftspartners, den Sie gerade anlegen. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Zum Deaktivieren der Dublettenprüfung und zum Auswählen der Art der gewünschten Prüfung haben Sie die erforderlichen Funktionen in Ihrer Lösungskonfiguration ausgewählt. Sie finden diese Option, indem Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Sicht Implementierungsprojekte wählen. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus und anschließend Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs des Projekts sicher, dass Geschäftspartner in Allgemeine Geschäftsdaten ausgewählt ist. Erweitern Sie im Schritt Fragen das Lösungsumfangselement Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Geschäftspartner. Wählen Sie Geschäftspartnerabwicklung aus, und beantworten Sie die Fragen zur Dublettenprüfung für Geschäftspartner. 204 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Funktionsumfang Suche nach doppelten Geschäftspartnern Die Suche nach doppelten Geschäftspartnern erfolgt auf Grundlage der folgenden Suchkriterien: ● Name eines Geschäftspartners und die zugehörigen Daten ○ Vorname und Nachname einer Person Name und zusätzlicher Name einer Organisation ○ ● Adressdaten ○ Postadressdaten, z. B. Land, Ort, Postleitzahl, Straße und Hausnummer ● Kommunikationsdaten ○ Telefon-, Fax-, Mobiltelefonnummer und E-Mail Das System führt eine Fuzzy-Suche durch, die auch dann Geschäftspartner findet, wenn die von Ihnen eingegebenen Daten typographische Fehler enthalten oder ungenau sind. Das Ergebnis der Dublettenprüfung zeigt die folgenden Informationen über mögliche doppelte Geschäftspartner: ● Nummer ● Name ● Adresse ● Status ● Wahrscheinlichkeit einer Übereinstimmung mit einem möglichen doppelten Geschäftspartner in Prozent ● Eine Angabe, ob die zugehörige Rolle der aktuellen Sicht bereits dem betroffenen Geschäftspartner zugeordnet wurde Beispielsweise wird bei einer Prüfung auf doppelte Lieferanten in der Sicht Lieferanten das Ankreuzfeld Vorhanden als Lieferant markiert, wenn der Geschäftspartner als Lieferant angelegt wurde. Beim Festlegen des Lösungsumfangs können Sie eines der folgenden Profile für die Dublettenprüfung wählen: ● Harte Prüfung, wenn Sie nur nach doppelten Geschäftspartnern mit großer Ähnlichkeit suchen möchten ● Mittlere Prüfung, wenn Sie nach doppelten Geschäftspartnern mit mittlerer bis großer Ähnlichkeit suchen möchten ● Schwache Prüfung, wenn Sie nach doppelten Geschäftspartnern mit kleiner bis großer Ähnlichkeit suchen möchten Sie können die Dublettenprüfung auch deaktivieren. Umgang mit Geschäftspartnerdubletten Im Ergebnis der Dublettenprüfung können Sie Folgendes tun: ● Die doppelten Geschäftspartner ignorieren und Ihre Einträge sichern ● Den neuen Geschäftspartner auf der Grundlage der Daten des doppelten Geschäftspartners anlegen Je nachdem ob der vorhandene Geschäftspartner bereits mit einer bestimmten Rolle angelegt wurde, können Sie die vorhandenen Daten verwenden oder den neuen Geschäftspartner mit einer neuen Rolle anlegen. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 205 5.2 Sicht Lieferanten 5.2.1 Lieferanten – Quick Guide Die Sicht Lieferanten stellt Ihnen eine Übersicht über die aktuell in Ihrem System vorhandenen Lieferanten oder Bieter bereit. Sie können Details zu kooperierenden Dienstleistern sowie mögliche Beziehungen von Lieferanten untereinander eingeben und anzeigen. Sie können die Einkaufsdaten der Lieferanten oder Bieter definieren. Sie können außerdem die Finanzdaten des Lieferanten einschließlich Bank- und Steuerdetails bearbeiten sowie die Finanzdetails für die verschiedenen Standorte Ihres Unternehmens, die mit einem bestimmten Lieferanten zusammenarbeiten. Die Sicht Lieferanten bietet Informationen über den Lebenszyklus von Produktkategorien. Diese können Sie für die Planung Ihrer Beschaffungsstrategie verwenden. Sie können auf die Sicht Lieferanten von folgenden Orten aus zugreifen. ● Work Center Geschäftspartnerpflege ● Work Center Lieferantenbasis ● Work Center Verbindlichkeiten Wenn Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, müssen Sie mit geringfügigen Abweichungen zwischen Ihrer Lösung und der unten beschriebenen Standardlösung rechnen. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede beim Einkauf für Einkauf, Verkauf und Verwaltung. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Lieferanten und Dienstleister Sie können Informationen zu Ihren Lieferanten und Dienstleistern in mehreren Work Centern anzeigen, anlegen und verwalten. Die von Ihnen angelegten Daten werden von mehreren Work Centern genutzt. Sie müssen die Informationen nur in einem Work Center bearbeiten. Sie werden anschließend in allen relevanten Work Centern automatisch aktualisiert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern [Seite 211]. Adressverwaltung Mit Blick auf die Kommunikation mit Geschäftspartnern können Sie die dafür benötigten Daten anlegen, anzeigen und aktualisieren. Sie haben die Möglichkeit, die Postanschrift und weitere Kommunikationsdaten von Personen oder Unternehmen zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Adressverwaltung [Seite 202]. Dublettenprüfung für Geschäftspartner Mit der Dublettenprüfung für Geschäftspartner können Sie nach Geschäftspartnern suchen, die im System mehr als einmal vorhanden sind, und somit überflüssige Daten im Ihrem System vermeiden und bei der Verwaltung Ihrer Geschäftspartnerstammdaten den Aufwand reduzieren und Kosten einsparen. Weitere Informationen finden Sie unter Dublettenprüfung für Geschäftspartner [Seite 204]. 206 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Verwalten des Lebenszyklus für Produktkategorien In der Sicht Produktkategorien der Detailerfassung für Lieferanten können Sie den Lebenszyklus der Produktkategorien verwalten, die durch den Lieferanten geliefert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Lebenszyklus für Produktkategorien [Seite 216] Aufgaben Lieferanten anlegen und bearbeiten 1. Wählen Sie im Arbeitsvorrat der Sicht Lieferanten die Option Neu , und wählen Sie dann Lieferant. Sie können auch einen neuen Lieferanten anlegen, indem Sie die allgemeine Aufgabe Neuer Lieferant starten, die zum Work Center Geschäftspartnerpflege, Lieferantenbasis oder Verbindlichkeiten gehört. 2. Geben Sie Name, Adresse und Kommunikationsdetails des Lieferanten sowie weitere, lieferantenspezifische Daten ein (z. B. die ABC-Klassifikation). Die Inhalte der Zertifizierung für das Feld Zertifiziert nach müssen beim Fine-Tuning definiert werden. Wurden keine Zertifizierungen definiert, können diese Informationen nicht eingegeben werden. Wenn Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs die entsprechende Option gewählt haben, können Sie prüfen, ob bereits ein Lieferant im System vorhanden ist. Wählen Sie beim Eingeben der Details des Lieferanten die Option Dublettenprüfung . Sie werden auch beim Sichern der Details eines neuen Lieferanten vom System über eventuelle Dubletten benachrichtigt. Sie können die möglichen Dubletten in einer Liste anzeigen. 3. Ordnen Sie dem Lieferanten mindestens eine Lieferantenrolle zu. Die Rolle Lieferant ist vorausgewählt, Sie können aber auch die Rollen Bieter oder Spediteur zuordnen. Sie können die Rolle Lagerdienstleister einem Geschäftspartner zuordnen, der ein extern verwaltetes Lager hat. Die Verbindung zwischen dem Geschäftspartner und dem extern verwalteten Lager wird in der Sicht Standorte des Work Centers Stammdaten Supply Chain Design hergestellt, nachdem zu diesem Zweck ein neuer Standort angelegt wurde. Weitere Informationen zur Lieferungsbearbeitung in der Logistikdienstleistung und zu den Voraussetzungen für die Verwendung dieses Szenarios finden Sie unter Lieferungsbearbeitung in Logistikdienstleistung – Voraussetzungen und Funktionen. 4. Geben Sie die Einkaufs- und Zahlungsdaten ein, um einen durchgängigen Prozessablauf vom Einkauf über die Fakturierung bis hin zum Rechnungswesen zu ermöglichen. Die von Ihnen eingegebenen Einkaufs- und Zahlungsdaten werden als Standarddaten verwendet, wenn Sie einen neuen Einkaufsbeleg anlegen. Wenn Sie die Zahlungsdaten für einen neuen Lieferanten angeben und als Zahlweg "Überweisung" wählen, können Sie auch die Bankdaten eingeben. 5. Wenn Sie weitere Informationen über den Lieferanten eingeben möchten, wählen Sie Alles anzeigen , um die Detailerfassung zu öffnen. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 207 Zum Eingeben weiterer Informationen für einen bestimmten Lieferanten können Sie den Lieferanten auch im Arbeitsvorrat auswählen und anschließend Bearbeiten → Allgemein wählen. 6. Wählen Sie Sichern , um den neuen Lieferanten zu sichern. Lieferanten mit Microsoft Excel anlegen Sie können Lieferanten über eine vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlage anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Lieferanten mit Microsoft Excel anlegen [Seite 216]. Einem Lieferanten mehrere Adressen zuordnen 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Lieferanten die Option Kommunikation , und wählen Sie dann Adressen . 2. Wählen Sie Zeile hinzufügen . 3. Geben Sie die Adressdetails ein. 4. Wenn Sie weitere Adressfelder benötigen, wählen Sie Zusätzliche Felder. Sie können auch eine andere Hauptadresse auswählen und angeben, wie die Adresse verwendet werden soll, beispielsweise als Absenderadresse. 5. Geben Sie eine oder mehrere Adressen ein, und sichern Sie die Adressdetails. Zum Zuordnen von zusätzlichen Adressen zu einem bestimmten Lieferanten können Sie den Lieferanten auch im Arbeitsvorrat auswählen und anschließend Bearbeiten → Adressen wählen. Ausgabeeinstellungen für einen Lieferanten verwalten 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Lieferanten die Option Kommunikation , und wählen Sie dann Zusammenarbeit . 2. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: ● Um Ausgabeeinstellungen für einen spezifischen Beleg anzugeben, wählen Sie einen Beleg aus der Liste aus. a. Wählen Sie E-Mail, Fax oder Drucker aus der Auswahlliste aus. Wenn Sie als Ausgabekanal Fax verwenden möchten, müssen Sie diese Option während der Festlegung des Lösungsumfangs auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration: Einstellungen für E-Mail und Fax. b. Geben Sie die E-Mail-Adresse, die Faxnummer oder die erforderliche Anzahl der Exemplare ein. Sie können eine Formularvorlage für Kunden auswählen, wenn verfügbar. In der Standardeinstellung wird der Lieferavis nicht an Kunden gesendet. Wenn Sie Lieferavise an einen bestimmten Kunden senden möchten, markieren Sie das Ankreuzfeld in der Spalte Aktiv, geben Sie einen Ausgabekanal ein, und wählen Sie Sichern . . ● Um einen Ausgabekanal für alle Geschäftsbelege, die an diesen Geschäftspartner gesendet werden, zu verwenden, markieren Sie das Ankreuzfeld Für alle Geschäftsbelege verwenden. a. 208 Wählen Sie E-Mail, Fax oder Drucker aus der Auswahlliste aus. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis b. Geben Sie die E-Mail-Adresse, die Faxnummer oder die erforderliche Anzahl der Exemplare ein. c. Drücken Sie die EINGABETASTE. Wenn Sie als Ausgabekanal E-Mail verwenden und keine E-Mail-Adresse eingeben, wird die E-Mail-Adresse der Hauptadresse des Geschäftspartners verwendet. ● 3. Wählen Sie zum Bearbeiten von XML-Einstellungen XML-Einstellungen bearbeiten . Die Schnellerfassung Kommunikationsvereinbarung wird geöffnet. Wählen Sie zum Bearbeiten von XML-Einstellungen XML-Einstellungen bearbeiten . Die Schnellerfassung Kommunikationsvereinbarung wird geöffnet. Geschäftspartnerspezifische Ausgabeeinstellungen überschreiben alle Standardausgabeeinstellungen, die in den Sichten Ausgabekanalauswahl und Formularvorlagenauswahl im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung festgelegt wurden. Die geschäftspartnerspezifischen Einstellungen können ebenfalls überschrieben werden, indem der für einen Beleg zuständige Mitarbeiter die Ausgabeeinstellungen durch Auswahl von Weitere Möglichkeiten und Ausgabeeinstellungen bearbeiten ändert. Weitere Informationen finden Sie unter Prozessintegrierte Ausgabeeinstellungen. Ansprechpartner einem Lieferanten zuordnen 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Lieferanten die Option Ansprechpartner , und wählen Sie dann Ansprechpartner . 2. Wählen Sie Ansprechpartner zuordnen , wenn Sie einen vorhandenen Geschäftspartner als Ansprechpartner für den Lieferanten verwenden möchten. 1. Suchen Sie im Dialogfeld mit der Wertesuche nach einem Geschäftspartner. 2. Wählen Sie einen Geschäftspartner aus, und wählen Sie OK. Die vorhandenen Details zur Adresse, Kommunikation, Funktion und Abteilung des Geschäftspartners werden angezeigt. Sie können die Daten bearbeiten oder Informationen hinzufügen. 3. Wählen Sie zum Anlegen eines neuen Ansprechpartners Zeile hinzufügen . 4. Geben Sie die Details zum neuen Ansprechpartner ein. Sie können einem Lieferanten mehrere Ansprechpartner zuordnen. Wählen Sie einen Hauptansprechpartner aus, indem Sie das Ankreuzfeld Hauptansprechpartner markieren. 5. Wählen Sie Sichern , um den Ansprechpartner zu sichern. Zum Zuordnen eines Ansprechpartners zu einem bestimmten Lieferanten können Sie den Lieferanten auch im Arbeitsvorrat auswählen und anschließend Bearbeiten → Ansprechpartner wählen. Dienstleister einem Lieferanten zuordnen 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Lieferanten die Option Ansprechpartner , und wählen Sie dann Dienstleister . 2. Wählen Sie Dienstleister zuordnen , wenn Sie einen vorhandenen Geschäftspartner als Dienstleister für den Lieferanten verwenden möchten. 1. Suchen Sie im Dialogfeld mit der Wertesuche nach einem Geschäftspartner. 2. Wählen Sie einen Geschäftspartner aus, und wählen Sie OK. Die vorhandenen Details zur Adresse, Kommunikation, Funktion und Abteilung des Geschäftspartners werden angezeigt. Sie können die Daten bearbeiten oder Informationen hinzufügen. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 209 3. Wählen Sie zum Anlegen eines neuen Dienstleisters Zeile hinzufügen . 4. Geben Sie die Details zum neuen Dienstleister ein. Sie können einem Lieferanten mehrere Dienstleister zuordnen. 5. Wählen Sie Sichern , um den Dienstleister zu sichern. Beziehungen eines Lieferanten angeben 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Lieferanten die Option Ansprechpartner und dann Beziehungen , um die Details zu weiteren Beziehungen eines Lieferanten einzugeben. 2. Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie dann die Beziehungsart und den Geschäftspartner, mit dem der Lieferant eine Beziehung hat. 3. Sichern Sie Ihre Daten. Einem Lieferanten Zahlungsdaten hinzufügen 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Lieferanten die Option Finanzdaten , und wählen Sie dann Zahlungsdaten . 2. Wählen Sie unter Unternehmen die Option Zeile hinzufügen , und wählen Sie mit der Werteauswahl das Unternehmen. 3. Wählen Sie die Kontenfindungsgruppe. Sie können einen Grund und ein Ablaufdatum für die Zahlungssperre wählen. 4. Wählen Sie unter Zahlwege die Option Zeile hinzufügen , wenn Sie in der Auswahlliste einen Zahlweg wählen möchten. 5. Gegebenenfalls können Sie auch Anweisungen für die Bank für internationale Zahlungen hinzufügen. 6. Wenn ein Zahlungsavis erforderlich ist, markieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld. 7. Sofern Sie DATEV verwenden, geben Sie im entsprechenden Feld die Kreditorennummer bei DATEV ein. 8. Sichern Sie Ihre Daten. Einem Lieferanten Bankdaten hinzufügen 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Lieferanten die Option Finanzdaten , und wählen Sie dann Bankdaten . 2. Wählen Sie mit der Werteauswahl eine Bank. Das Land und die Bankleitzahl werden automatisch hinzugefügt. Wenn die relevante Bank nicht in der Werteauswahl angezeigt wird, wählen Sie Neue Bank , und geben Sie die Bankdetails ein, um die Bank dem Bankenverzeichnis hinzuzufügen. 3. Geben Sie die Bankkontodetails ein. 4. Sichern Sie Ihre Daten. Einem Lieferanten Steuerdaten hinzufügen 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Lieferanten die Option Finanzdaten , und wählen Sie dann Steuerdaten . 2. Wählen Sie unter Steuernummern die Option Zeile hinzufügen , und wählen Sie in den Auswahllisten das Land, die Steuernummernart und die Steuernummer. 3. Wählen Sie unter Quellensteuerklassifikationen die Option Zeile hinzufügen , und wählen Sie in den Auswahllisten das Land, die Steuerart und die Steuersatzart. 4. Wählen Sie unter Steuerbefreiung die Option Zeile hinzufügen , und wählen Sie in den Auswahllisten das Land, das Bundesland, die Steuerart und den Grund für die Steuerbefreiung. 210 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis 5. Sichern Sie Ihre Daten. Lieferanten mit Microsoft Excel exportieren Weitere Informationen finden Sie unter Geschäftsdaten mit Microsoft Excel exportieren [Seite 70]. 5.2.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 5.2.2.1 Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern Übersicht Sie können Informationen zu Ihren Lieferanten und Dienstleistern in mehreren Work Centern anzeigen, anlegen und verwalten. Die von Ihnen angelegten Daten werden von mehreren Work Centern genutzt. Sie müssen die Informationen nur in einem Work Center bearbeiten. Sie werden anschließend in allen relevanten Work Centern automatisch aktualisiert. Sie können auf die Sicht Lieferanten von folgenden Orten aus zugreifen: ● Work Center Geschäftspartnerpflege ● Work Center Lieferantenbasis ● Work Center Verbindlichkeiten Sie können auf die Sicht Dienstleister von folgenden Orten aus zugreifen: ● Work Center Geschäftspartnerpflege ● Work Center Lieferantenbasis ● Work Center Projektmanagement Lieferanten und Dienstleister Die Sicht Lieferanten stellt Ihnen eine Übersicht über die aktuell in Ihrem System vorhandenen Lieferanten bereit. Sie können alle Details zu Lieferanten oder Bietern bearbeiten, wie z. B. Adresse, Kommunikations- und Einkaufsdaten. Die Sicht Dienstleister stellt Ihnen eine Übersicht über Ihre Dienstleister bereit, inklusive Informationen wie Name und Kontaktdetails. Sie können anzeigen lassen, für welchen Lieferanten ein Dienstleister arbeitet sowie die Beziehung zwischen Dienstleistern und Lieferanten und anderen Geschäftspartnern anzeigen. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Sie haben die vordefinierten Einstellungen für lieferantenspezifische Daten geprüft und angepasst. Sie finden diese Aufgabe, indem Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Sicht Implementierungsprojekte wählen. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus und anschließend Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie in der Aufgabenliste die Aufgabe Lieferanten aus. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 211 Weitere Informationen Lieferanten – Konfigurationsleitfaden Weitere Identifikatoren für Geschäftspartner 5.2.2.2 Adressverwaltung Übersicht Mit Blick auf die Kommunikation mit Geschäftspartnern können Sie die dafür benötigten Daten anlegen, anzeigen und aktualisieren. Sie haben die Möglichkeit, die Postanschrift und weitere Kommunikationsdaten von Personen oder Unternehmen zu verwalten. Postdaten Für einen Geschäftspartner können Sie allgemeine Postadressdaten verwalten. Bevor Sie Adressdetails hinzufügen können, müssen Sie das Land wählen. Das Layout der Felder für die Postadresse ist länderspezifisch. Das länderspezifische Layout ist nicht für alle Länder verfügbar. In den zusätzlichen Feldern können Sie weitere Details zu Postadressen von Organisationen und Personen verwalten. Diese Felder lauten beispielsweise: ● Postfachnummer ● Zeitzone ● Adresszeilen Es wird empfohlen, für eine Postfachadresse, die nur Postfachdaten enthält, eine separate Adresse anzulegen. Im Personalmanagement sind die Adressdaten zeitbezogen. So ist gewährleistet, dass die von Ihnen verwalteten Mitarbeiteradressdaten korrekt sind. Die im Personalmanagement verwalteten Privatadressdaten sind in anderen Anwendungsbereichen geschützt. Kommunikationsdaten Sie können Kommunikationsdaten eines Geschäftspartners verwalten. Die für die Kommunikationsdaten verfügbaren Felder variieren in Abhängigkeit davon, ob Sie Daten für Personen oder Organisationen verwalten. Fakultativ besteht die Möglichkeit, Kommunikationsdaten zu verwalten. Sie können Kommunikationsdetails eingeben, zum Beispiel: ● Telefonnummer ● Faxnummer ● E-Mail-Adresse 212 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis ● Webadresse (nur für Unternehmen) ● Mobiltelefon (nur für Personen) Zudem können Sie die Sprache des Geschäftspartners und die präferierte Methode der Kontaktaufnahme präzisieren. Mehrere Adressen Sie können mehrere Adressen eines Geschäftspartners verwalten. Wenn Sie einem Geschäftspartner mehr als nur eine Adresse zuordnen, müssen Sie eine Hauptadresse angeben. Wenn Sie für Kunden mehrere Adressen eingeben, können Sie die Anliefer- und Rechnungsadresse sowie die Adresse des Zahlungsavis angeben. Für Lieferanten haben Sie die Möglichkeit, die Adresse des Auslieferers, des Rechnungsstellers, des Zahlungsempfängers und des Zahlungsavis zu präzisieren. Für Ansprechpartner und Dienstleister können Sie Geschäfts- und Privatadressen angeben. Geschäftsadressen können Sie um weitere Details wie Gebäude, Stockwerk, Zimmer und um weitere innerbetriebliche Adressierungsdaten ergänzen. Wenn Sie eine Geschäftsadresse für einen Ansprechpartner oder Dienstleister wählen möchten, müssen Sie zunächst die relevante Geschäftspartnerorganisation zuordnen, deren Adresse dann als Geschäftsadresse verwendet wird. Löschung von Adressen Sie können die Adresse eines Geschäftspartners löschen. Durch die Löschung einer Geschäftspartneradresse werden keine Fehler in Geschäftsbelegen verursacht, da sich Geschäftsbelege immer auf eine Kopie der der darin verwendeten Geschäftspartneradresse beziehen. Kreditkarteninhaberadressen für Kunden In einigen Ländern umfasst die Berechtigungsprüfung eines Kreditkartendienstleisters eine Adressenprüfung. In diesem Fall ist eine Kreditkarteninhaberadresse erforderlich. Die Clearingstelle prüft die Adresse des Regulierers gegen die Adresse des Kreditkarteninhabers, der beim Kreditkartendienstleister hinterlegt ist. Stimmen die Adressen nicht überein, schlägt die Kreditkartenzahlung fehl. Sie können eine Kreditkarteninhaberadresse verwalten oder eine der vorhandenen Adressen des Kunden in die Kreditkarteninhaberadresse kopieren. In der Schnellerfassung können Sie nur die Hauptadresse des Kunden in die Kreditkarteninhaberadresse kopieren. Weitere Funktionen Die nachfolgend aufgeführten Funktionen und weitere Funktionen sind verfügbar, wenn diese in der Sicht MashupBearbeitung aktiviert wurden. Weitere Informationen finden Sie im Quick Guide zur Mashup-Bearbeitung in der Hilfe. ● Karte/Wegbeschreibung Sie können eine Adresse auf der Karte anzeigen. ● Rückwärtssuche für Telefonnummern Sie können die Telefonnummer eines Lieferanten, eines Kunden oder eines Ansprechpartners eingeben, um die Details der Person oder Organisation anzuzeigen, zu der die jeweilige Nummer gehört. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 213 5.2.2.3 Dublettenprüfung für Geschäftspartner Übersicht Mit der Dublettenprüfung für Geschäftspartner können Sie nach Geschäftspartnern suchen, die im System mehr als einmal vorhanden sind, und somit überflüssige Daten im Ihrem System vermeiden und bei der Verwaltung Ihrer Geschäftspartnerstammdaten den Aufwand reduzieren und Kosten einsparen. Sie können die Dublettenprüfung bei der Ausführung der folgenden Aktivitäten verwenden: ● Beim Anlegen eines neuen Geschäftspartners in der Sicht "Geschäftspartner" ● Beim Anlegen von Geschäftspartnern über Microsoft Excel® Die Dublettenprüfung ist beispielsweise beim Anlegen von Kunden mit Microsoft Excel verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Kunden mithilfe von Microsoft Excel® anlegen. Die Dublettenprüfung ist in verschiedenen Geschäftsprozessen verfügbar, in denen Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten oder andere Arten von Geschäftspartnern und die zugehörigen Geschäftspartnerrollen verwendet werden. Die Prüfung erfolgt beim Anlegen eines neuen Geschäftspartners. Beim Sichern der Daten prüft das System, ob der Geschäftspartner bereits vorhanden ist. Die einzelnen Prüfungen werden für Geschäftspartner mit beliebigem Status ausgeführt. Bei der Prüfung werden auch Geschäftspartnerdaten angezeigt, auf die Sie wegen fehlender Zugriffsrechte möglicherweise nicht zugreifen können. Die Hauptadresse wird nur angezeigt, wenn Sie zum Zugriff berechtigt sind. Bei der Prüfung auf doppelte Geschäftspartner stehen die folgenden Optionen zur Verfügung: ● Die Dublettenprüfung wird automatisch ausgeführt, wenn Sie die von Ihnen eingegebenen Daten sichern. ● Sie können die Dublettenprüfung auch manuell durch Auswahl der Drucktaste Dublettenprüfung aktivieren. Die Prüfung erfolgt immer durch den Vergleich vorhandener Geschäftspartnerdaten mit den Daten des Geschäftspartners, den Sie gerade anlegen. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Zum Deaktivieren der Dublettenprüfung und zum Auswählen der Art der gewünschten Prüfung haben Sie die erforderlichen Funktionen in Ihrer Lösungskonfiguration ausgewählt. Sie finden diese Option, indem Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Sicht Implementierungsprojekte wählen. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus und anschließend Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs des Projekts sicher, dass Geschäftspartner in Allgemeine Geschäftsdaten ausgewählt ist. Erweitern Sie im Schritt Fragen das Lösungsumfangselement Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Geschäftspartner. Wählen Sie Geschäftspartnerabwicklung aus, und beantworten Sie die Fragen zur Dublettenprüfung für Geschäftspartner. 214 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Funktionsumfang Suche nach doppelten Geschäftspartnern Die Suche nach doppelten Geschäftspartnern erfolgt auf Grundlage der folgenden Suchkriterien: ● Name eines Geschäftspartners und die zugehörigen Daten ○ Vorname und Nachname einer Person Name und zusätzlicher Name einer Organisation ○ ● Adressdaten ○ Postadressdaten, z. B. Land, Ort, Postleitzahl, Straße und Hausnummer ● Kommunikationsdaten ○ Telefon-, Fax-, Mobiltelefonnummer und E-Mail Das System führt eine Fuzzy-Suche durch, die auch dann Geschäftspartner findet, wenn die von Ihnen eingegebenen Daten typographische Fehler enthalten oder ungenau sind. Das Ergebnis der Dublettenprüfung zeigt die folgenden Informationen über mögliche doppelte Geschäftspartner: ● Nummer ● Name ● Adresse ● Status ● Wahrscheinlichkeit einer Übereinstimmung mit einem möglichen doppelten Geschäftspartner in Prozent ● Eine Angabe, ob die zugehörige Rolle der aktuellen Sicht bereits dem betroffenen Geschäftspartner zugeordnet wurde Beispielsweise wird bei einer Prüfung auf doppelte Lieferanten in der Sicht Lieferanten das Ankreuzfeld Vorhanden als Lieferant markiert, wenn der Geschäftspartner als Lieferant angelegt wurde. Beim Festlegen des Lösungsumfangs können Sie eines der folgenden Profile für die Dublettenprüfung wählen: ● Harte Prüfung, wenn Sie nur nach doppelten Geschäftspartnern mit großer Ähnlichkeit suchen möchten ● Mittlere Prüfung, wenn Sie nach doppelten Geschäftspartnern mit mittlerer bis großer Ähnlichkeit suchen möchten ● Schwache Prüfung, wenn Sie nach doppelten Geschäftspartnern mit kleiner bis großer Ähnlichkeit suchen möchten Sie können die Dublettenprüfung auch deaktivieren. Umgang mit Geschäftspartnerdubletten Im Ergebnis der Dublettenprüfung können Sie Folgendes tun: ● Die doppelten Geschäftspartner ignorieren und Ihre Einträge sichern ● Den neuen Geschäftspartner auf der Grundlage der Daten des doppelten Geschäftspartners anlegen Je nachdem ob der vorhandene Geschäftspartner bereits mit einer bestimmten Rolle angelegt wurde, können Sie die vorhandenen Daten verwenden oder den neuen Geschäftspartner mit einer neuen Rolle anlegen. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 215 5.2.2.4 Verwalten des Lebenszyklus pro Produktkategorie Übersicht In der Sicht Produktkategorien der Detailerfassung für Lieferanten können Sie den Lebenszyklus der Produktkategorien verwalten, die durch den Lieferanten geliefert werden. Sie können Ihre Beschaffungsstrategie für eine Produktkategorie durch die Überprüfung mehrerer Faktoren bewerten, z. B. die Anzahl der Lieferanten, die Positionen für die Produktkategorie liefern können, die Abhängigkeit Ihres Unternehmens von diesen Lieferanten und wie einfach bzw. schwer es ist, die Produkte zu beschaffen. Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, ob Sie Ihren Lieferanten behalten oder wechseln, um beispielswiese das Risiko zu verringern, dass ein benötigtes Produkt nicht verfügbar ist. Sie können die Informationen auch verwenden, um Preise und Bedingungen mit Ihrem Lieferanten auszuhandeln. Der Status der Zusammenarbeit ist ein Kennzeichen für den aktuellen Leistungsstand einer Produktkategorie und ihrer Einkaufverfügbarkeit von einem Lieferanten. Die Status reichen von Wird vorab bewertet, Wird eingeführt, Für Einkauf freigegeben, Wird entfernt bis Entfernt. Mithilfe dieser Status können Sie den Lieferanten von bestimmten Aufgaben für eine angegebene Produktkategorie ausschließen. Die Status der Zusammenarbeit lauten: ● Wird vorab bewertet: Eine Produktkategorie wird untersucht, ist jedoch noch nicht für den Einkauf beim Lieferanten verfügbar. ● Wird eingeführt: Eine Produktkategorie ist für Bezugsquellenfindungsaufgaben mit dem Lieferanten bis zum Abschluss der Beurteilung verfügbar. ● Für Einkauf freigegeben: Eine Produktkategorie ist vollständig für den Einkauf beim Lieferanten verfügbar. ● Wird entfernt: Eine Produktkategorie ist eingeschränkt für den Einkauf verfügbar, um unfertige Beschaffungsprozesse abzuschließen, bevor der Lieferant aus der Produktkategorie entfernt wird. ● Entfernt: Eine Produktkategorie ist nicht für den Einkauf beim Lieferanten verfügbar. 5.2.3 Aufgaben 5.2.3.1 Lieferanten mit Microsoft Excel® anlegen Übersicht Sie können Lieferanten anlegen, indem Sie diese in eine vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlage eingeben und in das SAP-Business-ByDesign-System hochladen. Voraussetzungen Rufen Sie Mein Computer auf der Startseite in der Self-Services-Übersicht auf, und stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind: ● 216 Das neueste Add-In für Microsoft Excel® ist installiert. Wählen Sie Zusätzliche Software installieren. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis ● Es wurden die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen. Wählen Sie Meine Computereinstellungen prüfen. Schritte Wählen Sie im SAP-Business-ByDesign-System in der Sicht Lieferanten die Drucktaste Neu Lieferanten aus Microsoft Excel. und anschließend Vorlage abrufen 1. Wählen Sie die Vorlage aus. Markieren Sie die Vorlage in der gewünschten Sprache, und wählen Sie Herunterladen. Sie können eine beliebige Sprache wählen, die Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs ausgewählt haben. Wenn Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs nur eine Sprache gewählt haben, können Sie nicht aus mehreren Sprachversionen wählen. 2. Entscheiden Sie, was Sie mit der Vorlage machen möchten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: ● Wenn Sie die Vorlage nur einmal verwenden möchten, können Sie sie öffnen, ohne sie zu sichern. Wählen Sie Öffnen. ● Wenn Sie die Vorlage sichern möchten, damit Sie sie wiederverwenden können, wählen Sie einen Speicherort für die Vorlage aus, geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie Sichern. Wählen Sie dann Öffnen. Wenn Sie diese Vorlage bereits heruntergeladen und auf Ihrem Computer gesichert haben, navigieren Sie zum Speicherort der Vorlage, und öffnen Sie diese. Über Microsoft Excel am SAP-Business-ByDesign-System anmelden 1. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste des SAP-Add-In in Microsoft Excel die Option Anmelden. Wenn die Multifunktionsleiste des SAP-Add-In nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob das Add-In für Microsoft Excel richtig installiert wurde (siehe Voraussetzungen in diesem Dokument). Ein Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie die Anmeldedaten eingeben können. Die System-URL wird automatisch vorgeschlagen. Die System-URL ist die URL des SAP-Business-ByDesign-Systems, mit dem Sie arbeiten. 2. Geben Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie Anmeldung. Nach der ersten Anmeldung am System ändert sich der Text der Multifunktionsleiste von SAP-AddIn in SAP Business ByDesign. Details in die Microsoft-Excel-Vorlage eingeben SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 217 Beachten Sie Folgendes: ● Die Microsoft-Excel-Vorlage wird mit einer Reihe von Zeilen angezeigt, in die Sie Ihre Daten eingeben oder kopieren können. Wenn Sie mehr Zeilen benötigen, können Sie diese hinzufügen, bevor Sie mit der Eingabe oder dem Kopieren der Daten beginnen. ● Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder (mit einem Sternchen gekennzeichnet) ausgefüllt sind. ● Hinweise zum Eingeben der Daten: ○ Einige Felder verfügen über Auswahllisten. ○ In einigen Feldern können Sie das SAP-Business-ByDesign-System nach Daten, z.B. nach Ländern, durchsuchen. Platzieren Sie den Cursor in dem entsprechenden Feld, und wählen Sie Nachschlagen in der Multifunktions- oder Symbolleiste von SAP Business ByDesign, um das System zu durchsuchen. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster Nachschlagen steht ein Suchfeld zur Verfügung. Wenn Sie mit dem Eingeben von Text im Feld Suchen beginnen, werden die entsprechenden Einträge in den Spalten Nummer und Beschreibung gefiltert. Somit müssen Sie nicht durch die gesamte Liste blättern. Wenn die Drucktaste Suche in der Multifunktionsoder Symbolleiste nicht aktiv ist, kann keine Suche durchgeführt werden. Geben Sie die Lieferantendaten in die entsprechenden Spalten ein, z. B. die allgemeinen Lieferantendaten, die Adressdaten, die Lieferantendetails und die Einkaufsdaten. Wenn Sie keinen Status wählen, verwendet das System den Status In Vorbereitung. Das System führt dann eine Dublettenprüfung für Namen, Adressen und Kommunikationsdaten durch, wenn diese Funktion beim Festlegen des Lösungsumfangs ausgewählt wurde. Doppelte Daten können nicht in SAP Business ByDesign gesichert werden. Es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn Sie für bestimmte Lieferanten keine Dublettenprüfung ausführen möchten, wählen Sie für die entsprechenden Lieferanten Nein in der Spalte Dublettenprüfung. Weitere Informationen über die Dublettenprüfung finden Sie unter Dublettenprüfung für Geschäftspartner [Seite 204]. Daten sichern 1. Sichern Sie nach der Eingabe aller Daten die Microsoft-Excel-Datei. 2. Wählen Sie Daten sichern in . Daraufhin wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem steht, dass die Daten im SAP-Business-ByDesign-System gesichert werden. Nach dem Upload erhalten Sie eine Meldung, dass die Daten im SAP-Business-ByDesign-System gesichert wurden. Wenn Sie nicht alle benötigten Informationen oder falsche Informationen eingeben, werden einige Datensätze nicht gesichert. Die Probleme sind dann in Fehlermeldungen gekennzeichnet, damit Sie sie korrigieren und die Daten erneut sichern können. 3. Sie können sich abmelden, indem Sie Abmelden wählen. Ergebnis Die neuen Lieferanten werden im SAP-Business-ByDesign-System gesichert und der Liste in der Sicht Lieferanten hinzugefügt. Wenn Sie an diesen Lieferanten Änderungen vornehmen müssen, können Sie sie in der Microsoft-Excel-Vorlage ändern und dann erneut in das SAP-Business-ByDesign-System hochladen. 218 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis 5.2.3.2 Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren Übersicht Sie können verschiedene Arten an Daten aus dem SAP-Business-ByDesign-System nach Microsoft Excel exportieren. Anschließend können Sie diese Daten mithilfe von Microsoft Excel organisieren und analysieren. Sie können Daten aus einem Bericht oder aus einem Arbeitsvorrat exportieren. Voraussetzungen Rufen Sie Mein Computer auf der Startseite in der Self-Services-Übersicht auf, und stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind: ● Das neueste Add-In für Microsoft Excel® ist installiert. Wählen Sie Zusätzliche Software installieren. ● Es wurden die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen. Wählen Sie Meine Computereinstellungen prüfen. Vorgehensweise 1. 2. Bevor Sie Daten exportieren können, müssen Ihnen diese Daten angezeigt werden. Wählen Sie abhängig von den zu exportierenden Daten eine der folgenden Optionen: ● Zum Exportieren von Daten aus einem Bericht öffnen Sie den betreffenden Bericht, und legen Sie fest, ob Sie die Tabelle oder das Diagramm exportieren möchten. Wählen Sie dazu die Option Zum Diagramm wechseln oder Zur Tabelle wechseln. ● Zum Exportieren von Daten aus einem Arbeitsvorrat öffnen Sie den Arbeitsvorrat, und wählen Sie Start. Zum Exportieren von Daten aus einem Diagramm, einer Tabelle oder aus einem Arbeitsvorrat wählen Sie Exportieren und dann Nach Microsoft Excel. Der Export nach Microsoft Excel schließt die komplette Liste der Daten ein, die im Bild angezeigt wird. Wenn Sie Ihren Arbeitsvorrat mithilfe von Personalisieren Diese Sicht personalisiert haben, werden die vorgenommenen Personalisierungseinstellungen auch in dem Microsoft-ExcelArbeitsblatt angezeigt, das Sie herunterladen. Wenn Sie im Arbeitsvorrat beispielsweise Spalten verschoben oder Spalten aus- bzw. eingeblendet haben, werden Sie im Excel-Arbeitsblatt in der gleichen Reihenfolge angezeigt bzw. entsprechend ein- oder eingeblendet. 3. Wählen Sie im angezeigten Fenster eine Sprache oder eine Vorlage aus. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 219 ● Wenn nur eine Vorlage in der Anmeldesprache vorhanden ist, wird der Export für diese Sprache durchgeführt. Eine Benutzerinteraktion ist in diesem Fall nicht erforderlich. ● Wenn nur eine Vorlage für dieses Exportszenario im System vorhanden ist, die Anmeldesprache dafür jedoch nicht zur Verfügung steht, wird der Export für die englische Sprache durchgeführt. ● Falls im System mehrere Vorlagen für dieses Exportszenario zur Verfügung stehen, wird das Dialogfenster Vorlagenliste angezeigt. Hier können Sie die Microsoft-Excel-Vorlage auswählen, die Sie für den Export verwenden möchten. Die Vorlage bestimmt, wie Ihre exportierten Daten formatiert werden. Es wird die für die jeweilige Vorlage relevante Microsoft-Excel-Version angezeigt. 4. Wählen Sie Herunterladen. 5. Es wird eine Meldung mit dem Hinweis angezeigt, dass Sie die Datei öffnen oder sichern können, in der die gerade aus dem SAP-Business-ByDesign-System exportierten Daten enthalten sind. Wählen Sie Öffnen oder Sichern. Dies ist davon abhängig, wie Sie mit den exportierten Daten vorgehen möchten. Abhängig davon, ob Sie Öffnen oder Sichern wählen, gibt es zwei mögliche Ergebnisse: 6. ● Wenn Sie Öffnen wählen, wird ein Arbeitsblatt mit den Daten in Microsoft Excel geöffnet. Die Datei hat einen temporären Namen, wird aber nicht gesichert. Sie können alle Funktionen von Microsoft Excel verwenden, um die Daten zu organisieren und das Arbeitsblatt zu sichern. ● Wenn Sie Sichern wählen, wird das Dialogfenster Sichern unter geöffnet. Sie können einen geeigneten Dateinamen und den Speicherort zum Sichern der exportierten Microsoft-Excel-Datei angeben. Wenn die Datei erfolgreich heruntergeladen wurde, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Später können Sie zu dem Speicherort navigieren, an dem Sie die Vorlage gesichert haben, und die Vorlage öffnen. Zum Anpassen der Vorlage wählen Sie in der Symbolleiste von SAP Business ByDesign die Drucktaste Vorlage bearbeiten . Daraufhin öffnet sich die Detailerfassung für die Vorlage. In der Detailerfassung können Sie folgende Änderungen an der Vorlage vornehmen: ● Ändern eines Spaltennamens ● Ändern der Spaltenreihenfolge mithilfe der Drucktasten Nach oben verschieben und Nach unten verschieben ● Ausblenden einer Spalte durch Aufheben der Auswahl unter Sichtbar Wählen Sie Generieren , um die Änderungen an der Vorlage zu sichern. Stellen Sie sicher, dass die angepasste Vorlage aus der Sicht Office-Vorlagenverwaltung in das SAPBusiness-ByDesign-System hochgeladen wird. 5.3 Sicht Dienstleister 5.3.1 Dienstleister – Quick Guide Als Einkäufer oder Projektmanager, der geschäftlich mit externen Mitarbeitern zu tun hat, ist es für Sie von entscheidender Bedeutung, über detaillierte Informationen bezüglich Ihrer Lieferanten zu verfügen. Auch sollten Sie über die Dienstleister informiert sein, die für Ihre Lieferanten arbeiten und Ihnen ihre Services anbieten. 220 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis In der Sicht Dienstleister können Sie die wichtigsten Dienstleisterdaten anzeigen, anlegen und aktualisieren. Dort ist eine Übersicht zu Dienstleisterinformationen wie Namen und Ansprechpartnerdetails verfügbar. Sie können sehen, für welchen Lieferanten ein Dienstleister arbeitet und die Beziehungen zwischen Dienstleistern und anderen Geschäftspartnern nachvollziehen. Sie können einen Benutzer für den Dienstleister anlegen, damit dieser zur Erledigung bestimmter Aufgaben (z. B. für die Zeiterfassung) direkt auf das System zugreifen kann. Sie können organisatorische Details anzeigen, z. B. die Organisationseinheit, die Stellenbezeichnung, die Abteilung und den Vorgesetzten. Sie können auf die Sicht Dienstleister von folgenden Orten aus zugreifen: ● Work Center Geschäftspartnerpflege ● Work Center Projektmanagement ● Work Center Lieferantenbasis Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Lieferanten und Dienstleister Sie können Informationen zu Ihren Lieferanten und Dienstleistern in mehreren Work Centern anzeigen, anlegen und verwalten. Die von Ihnen angelegten Daten werden von mehreren Work Centern genutzt. Sie müssen die Informationen nur in einem Work Center bearbeiten. Sie werden anschließend in allen relevanten Work Centern automatisch aktualisiert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern [Seite 211]. Adressverwaltung Mit Blick auf die Kommunikation mit Geschäftspartnern können Sie die dafür benötigten Daten anlegen, anzeigen und aktualisieren. Sie haben die Möglichkeit, die Postanschrift und weitere Kommunikationsdaten von Personen oder Unternehmen zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Adressverwaltung [Seite 202]. Dublettenprüfung für Geschäftspartner Mit der Dublettenprüfung für Geschäftspartner können Sie nach Geschäftspartnern suchen, die im System mehr als einmal vorhanden sind, und somit überflüssige Daten im Ihrem System vermeiden und bei der Verwaltung Ihrer Geschäftspartnerstammdaten den Aufwand reduzieren und Kosten einsparen. Weitere Informationen finden Sie unter Dublettenprüfung für Geschäftspartner [Seite 204]. Aufgaben Dienstleister anlegen und bearbeiten 1. Wählen Sie im Arbeitsvorrat der Sicht Dienstleister die Option Neu , und wählen Sie dann Dienstleister. Sie können auch einen neuen Dienstleister anlegen, indem Sie die allgemeine Aufgabe Neuer Dienstleister starten, die zum Work Center Geschäftspartnerpflege, Projektmanagement oder Lieferantenbasis gehört. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 221 2. Geben Sie den Namen, die Adresse und die Kommunikationsdetails des Dienstleisters sowie weitere dienstleisterspezifische Daten ein, z. B. den Lieferanten, für den er arbeitet, und die organisatorische Zuordnung. Wenn Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs die entsprechende Option gewählt haben, können Sie prüfen, ob bereits ein Dienstleister im System vorhanden ist. Wählen Sie beim Eingeben der Daten eines Dienstleisters die Option Dublettenprüfung . Sie werden auch beim Sichern der Details eines neuen Dienstleisters vom System über eventuelle Dubletten benachrichtigt. Sie können die möglichen Dubletten in einer Liste anzeigen. 3. 4. Geben Sie die betriebswirtschaftlichen Informationen für den neuen Dienstleister ein. 1. Geben Sie im Abschnitt Geschäftsdetails gegebenenfalls interne Unternehmensinformationen über den Dienstleister ein, z. B. Funktion oder Abteilung. Dies kann sinnvoll sein, wenn der Dienstleister vor Ort für Sie arbeitet. Wenn der Dienstleister vor Ort arbeitet, geben Sie die hausinterne Adresse und die Kommunikationsdaten ein. 2. Geben Sie in den Abschnitten Geschäftsadresse und Geschäftliche Kommunikation Informationen über den externen Dienstleister ein, z. B. Telefon, Fax und E-Mail-Adresse am Lieferantenstandort oder die Funktion und Abteilung im Lieferantenunternehmen. Wenn Sie weitere Informationen über den Dienstleister eingeben möchten, wählen Sie Alles anzeigen , um die Detailerfassung zu öffnen. Zum Eingeben zusätzlicher Informationen über einen bestimmten Dienstleister können Sie den Dienstleister auch im Arbeitsvorrat auswählen und anschließend Bearbeiten → Allgemein wählen. Wenn Sie den Status des Dienstleisters auf "Gesperrt" setzen, wird eine Warnmeldung für das gesamte Dienstleisterkonto angezeigt. Davon betroffen sein können Einkauf, Vertrieb und verwandte Geschäftspartner. Sie können den Dienstleister aber weiterhin für Ihre Geschäftsprozesse verwenden. Jedoch wird bei diesem Status der dem Dienstleister zugeordnete Benutzer (falls vorhanden) automatisch gesperrt. Der Dienstleister kann solange nicht auf das System zugreifen, bis Sie den Status wieder ändern. 5. Wählen Sie Sichern , um den neuen Dienstleister zu sichern. Einem Dienstleister mehrere Adressen zuordnen 1. Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Dienstleister die Option Adressen . 2. Wählen Sie Zeile hinzufügen . 3. Wählen Sie die Adressart aus, und geben Sie die Adressdetails ein. 4. Wenn Sie weitere Adressfelder benötigen, wählen Sie Zusätzliche Felder. 5. Geben Sie mindestens eine Adresse ein, wenn der Dienstleister für mehr als einen Lieferanten arbeitet und über zusätzliche Adressen verfügt, und sichern Sie die Adressdetails. Sie können einem bestimmten Dienstleister auch zusätzliche Adressen zuordnen, indem Sie den Dienstleister im Arbeitsvorrat auswählen und anschließend Bearbeiten → Adressen wählen. Beziehungen eines Dienstleisters angeben 1. 222 Wählen Sie in der Detailerfassung der Sicht Dienstleister die Option Beziehungen , um die Details zu den Beziehungen für einen Dienstleister einzugeben. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis 2. Wählen Sie Zeile hinzufügen , und wählen Sie dann die Beziehungsart und den Geschäftspartner, mit dem der Dienstleister eine Beziehung hat. Wenn Ihr Dienstleister der Dienstleister für mehrere Lieferanten ist (Beziehungstyp Ist Leistungserbringer für), wählen Sie für die Hauptbeziehung dieses Dienstleisters unter Details die Option Hauptansprechpartner. Der Hauptlieferant, dem ein Dienstleister zugeordnet ist, wird auch im Arbeitsvorrat angezeigt. 3. Sichern Sie Ihre Daten. Benutzer für einen Dienstleister anlegen 1. Wenn ein Dienstleister für den Zugriff auf Ihr System einen Benutzer erfordert, wählen Sie Benutzer anfordern . Der Benutzer wird daraufhin automatisch angelegt. 2. Wenden Sie sich an einen Administrator, um das neue Benutzerkonto zu bearbeiten, beispielsweise um das Kennwort und den Gültigkeitszeitraum für den Benutzer anzugeben. Im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung kann der Benutzer für den Dienstleister gesperrt oder entsperrt werden. Der Dienstleister kann danach direkt auf Ihr System zugreifen, z. B. um ein Arbeitszeitblatt anzulegen. Tätigkeiten eines Dienstleisters erfassen Sie können Tätigkeiten erfassen im Arbeitsvorrat der Sicht Dienstleister für einen ausgewählten Dienstleister nur dann wählen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: ● Sie haben den Dienstleister einem Projekt zugeordnet. ● Der Dienstleister ist kein interner Mitarbeiter. ● Die Bestellungen mit Arbeitszeiterfassung für Projekte werden in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Sie finden diese Option, indem Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Sicht Implementierungsprojekte wählen. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus, und wählen Sie anschließend Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs sicher, dass Bestellung und Bestellanforderung unter Operativer Einkauf ausgewählt ist. Erweitern Sie im Schritt Fragen das Element Operativer Einkauf, und wählen Sie Bestellung und Bestellanforderung. Wählen Sie Wareneingang und Serviceerbringung, und beantworten Sie die Frage bezüglich der Art der Bestellung für Services. Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 225]. Zeiten aus Microsoft Excel erfassen Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 228]. Dienstleister mit Microsoft Excel exportieren Weitere Informationen finden Sie unter Geschäftsdaten mit Microsoft Excel exportieren [Seite 70]. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 223 5.3.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 5.3.2.1 Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern Übersicht Sie können Informationen zu Ihren Lieferanten und Dienstleistern in mehreren Work Centern anzeigen, anlegen und verwalten. Die von Ihnen angelegten Daten werden von mehreren Work Centern genutzt. Sie müssen die Informationen nur in einem Work Center bearbeiten. Sie werden anschließend in allen relevanten Work Centern automatisch aktualisiert. Sie können auf die Sicht Lieferanten von folgenden Orten aus zugreifen: ● Work Center Geschäftspartnerpflege ● Work Center Lieferantenbasis ● Work Center Verbindlichkeiten Sie können auf die Sicht Dienstleister von folgenden Orten aus zugreifen: ● Work Center Geschäftspartnerpflege ● Work Center Lieferantenbasis ● Work Center Projektmanagement Lieferanten und Dienstleister Die Sicht Lieferanten stellt Ihnen eine Übersicht über die aktuell in Ihrem System vorhandenen Lieferanten bereit. Sie können alle Details zu Lieferanten oder Bietern bearbeiten, wie z. B. Adresse, Kommunikations- und Einkaufsdaten. Die Sicht Dienstleister stellt Ihnen eine Übersicht über Ihre Dienstleister bereit, inklusive Informationen wie Name und Kontaktdetails. Sie können anzeigen lassen, für welchen Lieferanten ein Dienstleister arbeitet sowie die Beziehung zwischen Dienstleistern und Lieferanten und anderen Geschäftspartnern anzeigen. Voraussetzungen Konfigurationseinstellungen Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Sie haben die vordefinierten Einstellungen für lieferantenspezifische Daten geprüft und angepasst. Sie finden diese Aufgabe, indem Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Sicht Implementierungsprojekte wählen. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus und anschließend Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie in der Aufgabenliste die Aufgabe Lieferanten aus. Weitere Informationen Lieferanten – Konfigurationsleitfaden 224 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Weitere Identifikatoren für Geschäftspartner 5.3.3 Aufgaben 5.3.3.1 Tätigkeiten erfassen Übersicht Mit dem Arbeitszeitblatt können Sie Ihre Arbeits- und Abwesenheitszeit erfassen, Arbeitszeit auf verschiedene Projekte und Projektaufgaben buchen und das Arbeitszeitblatt anschließend zur Genehmigung abschicken. Detaillierte Informationen zu allen im Arbeitszeitblatt verfügbaren Funktionen finden Sie unter Arbeitszeitblatt. Vorgehensweise 1. Sie befinden sich im Work Center Startseite in der Sicht Self-Services-Übersicht. Wählen Sie unter Arbeitszeit die Option Tätigkeiten erfassen. 2. Wählen Sie die für Ihre Zeiterfassungsanforderungen am besten geeignete Sicht, sofern dies noch nicht voreingestellt wurde. ● Wählen Sie die Sicht Aufgaben für eine eher aufgabenbasierte Zeiterfassung, bei der Sie Ihre Zeit in der Regel wöchentlich erfassen. Beispiel: Sie haben in diesem Zeitraum wenige unterschiedliche Aufgaben bzw. Tätigkeiten ausgeführt. In der Sicht Aufgaben werden die Details der einzelnen Zeiterfassungen unterhalb des Arbeitszeitblatts angezeigt, wenn Sie eine Zelle für Dauer auswählen, beispielsweise Beginn/Ende, Zuschlag, Zeitarten oder ein Kennzeichen für Aufgabe abgeschlossen. Diese Daten können Sie nach Bedarf bearbeiten. Wenn Sie einen Zelle auswählen, werden die Details der einzelnen Zeiterfassungen unten angezeigt. Wenn Sie Projektzeiten für ein Projekt erfassen, das unter Projektmanagement als abrechenbar gekennzeichnet wurde, werden zusätzlich die abrechenbaren Stunden angezeigt. Wenn Sie Projektzeiten für eine Projektaufgabe eines Partnerunternehmens (einkaufendes Unternehmen) erfassen, wird die Bestellung angezeigt. ● Wählen Sie die Sicht Tage, um die Zeit tageweise zu erfassen. Dies ist normalerweise dann erforderlich, wenn Sie untertägige Zeiten für die Aufgaben und Tätigkeiten erfassen möchten, an denen Sie am jeweiligen Tag gearbeitet haben. Wählen Sie in der Sicht Tage Zeile hinzufügen , um Zeiten einzugeben. Sie können die Funktion Kopieren und einfügen verwenden, um Einträge von einem Datum zu einem anderen zu kopieren. Diese Funktion ist dann hilfreich, wenn Sie für mehrere Tage die gleichen Daten erfassen müssen. 3. Optional: Auf dem Arbeitszeitblatt können Sie Spalten hinzufügen oder entfernen, indem Sie oben im Bild Personalisieren auswählen und die Felder nach Bedarf markieren oder entmarkieren. Sichern Sie Ihre Auswahl, und verlassen Sie den Personalisierungsbereich. 4. Sie haben folgende Möglichkeiten, Zeiten für Projekte und Projektaufgaben bzw. für Zeitarten (nicht projektbezogene Zeiterfassung) zu erfassen: SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 225 Mit der Funktion Meinen Arbeitsvorrat verwalten kontrollieren Sie die Sichtbarkeit der Arbeitspakete (Projektaufgaben und Services) und Zeitarten sowohl im Arbeitsvorrat als auch im Arbeitszeitblatt. Mitarbeiter können sich zu Arbeitspaketen zuordnen, denen sie zuvor nicht direkt zugeordnet waren. Um auf die Funktionen des Arbeitsvorrats zuzugreifen, wählen Sie die Drucktaste Meinen Arbeitsvorrat verwalten: ● b. 226 Um Einträge im Arbeitszeitblatt anzuzeigen oder auszublenden, markieren Sie die relevante Zeile, wählen Aktionen und anschließend "Anzeigen" oder "Ausblenden". Alternativ können Sie auch über das Symbol in der Spalte Sichtbarkeit die Ansicht wechseln. ● Arbeitspakete oder Zeitarten, die Sie zum Arbeitsvorrat hinzugefügt haben, werden parallel auch im Arbeitszeitblatt angezeigt und umgekehrt. ● Um eine Aufgabe hinzuzufügen, die im Moment noch nicht angezeigt wird, wählen Sie Zeile hinzufügen. Damit öffnet sich das Dialogfenster Arbeitspaket hinzufügen, in dem Sie die gewünschte Aufgabe oder den Service auswählen können. Angabe eines Service ist nicht obligatorisch. ● Wenn Sie Arbeit für eine Projektaufgabe erfassen möchten, der Sie noch nicht explizit zugeordnet sind, findet das System bei Auswahl der Aufgabe automatisch den relevanten Service, sofern folgende Bedingung erfüllt wurde: in der Projektaufgabe, die Sie gewählt haben, gibt es einen nicht zugeordneten Service und Sie sind keinen anderen Arbeitspaketen in der Aufgabe zugeordnet. Projektzeiterfassung: a. ● ● Sie haben folgende Möglichkeiten, eine Projektaufgabe einzutragen: 1. Tragen Sie in der Zelle Task entweder direkt die Aufgabennummer ein oder wählen Sie das Symbol für die Eingabehilfe. Das Bild Auswählen: Aufgabe wird angezeigt. In der Eingabehilfe werden alle Arbeitspakete angezeigt, denen Sie direkt zugeordnet sind, sowie die Pakete, die Sie mit der Funktion Meinen Arbeitsvorrat verwalten hinzugefügt haben. Darüber hinaus werden die Kopfaufgaben für Projekte angezeigt, denen Sie indirekt zugeordnet sind, beispielweise durch Ihre Organisationseinheit. 2. Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste aus. Das entsprechende Projekt und der Service wird automatisch in die Spalten Projekt und Aktivitätdes Arbeitszeitblatts eingetragen. Fahren Sie mit Schritt 4 fort. Projektzeiterfassung bei unternehmensübergreifenden Projekten: a. Wählen Sie in der Zelle Aufgabe das Symbol für die Eingabehilfe. Das Bild Auswählen: Aufgabe wird angezeigt. Die Projektaufgaben des (einkaufenden) Partnerunternehmens sind gemeinsam mit den Projektaufgaben, denen der Mitarbeiter zugeoprdnet ist, bereits automatisch zur Auswahl verfügbar. b. Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste aus. Das entsprechende Projekt und der Service wird automatisch in die Spalten Projekt und Aktivitätdes Arbeitszeitblatts eingetragen. Die Bestellungsposition, zu der das Arbeitspaket gehört, wird vom System festgelegt und im Bereich Details unter Bestellungangezeigt, wenn Sie die Zeiten eingeben. Das System sucht die Bestellungsposition in der folgenden Reihenfolge: 1. Mitarbeiter, Service und Projektaufgabe 2. Kopfaufgabe des Projekts oder Services © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis 3. Kostenstelle, Service Der Genehmigungsprozess für unternehmensübergreifende Projektaufgaben wird für Mitarbeiter anders angegeben als für Dienstleister: Die Bestätigung von Projektaufgaben für Dienstleister muss immer zur Genehmigung eingereicht werden, während die Bestätigungen für Mitarbeiten nur genehmigt werden müssen, wenn dies speziell für das Projekt festgelegt ist. ● 5. Nicht projektbezogene Zeiterfassung (Buchung von Zeit für eine Zeitart): a. Wählen Sie in der Zelle Tätigkeit das Symbol für die Eingabehilfe. Das Bild Auswählen: Tätigkeit öffnet sich. Hier werden die Zeitarten aufgeführt, für die Sie Zeit buchen können. b. Wählen Sie die erforderliche Zeitart aus, und wählen Sie OK . Wenn Sie Zeiten für eine Zeitart erfassen müssen, die nicht angezeigt wird, wählen Sie Meinen Arbeitsvorrat verwalten . Der Arbeitsvorrat wird in der Sicht Zeitart geöffnet. Wählen Sie Zeile hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Zeitart. Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit, indem Sie Beginn und Ende oder die Dauer erfassen, und wählen Sie Sichern . ● Die verfügbaren Optionen für Zeiterfassungen hängen von der gewählten Sicht ab. In der Sicht Tage können Sie Beginn und Ende und/oder die Anzahl der Stunden eingeben. In der Sicht Aufgaben geben Sie die Dauer an bzw. wählen sie aus. Sie können die angegebene Eingabehilfe durch eine beliebige gewünschte Anzahl an Stunden und Minuten überschreiben. Beispiel: 02:45. Zusätzlich können Sie Beginn und Ende im Detailabschnitt unten erfassen. ● Wenn Sie Beginn und Ende angeben, wird das Feld Stunden automatisch aktualisiert. Sie können diesen Eintrag nur überschreiben, wenn Sie eine kürzere Dauer eingeben müssen. Sie können den Eintrag nicht mit einer längeren Dauer überschreiben. Wenn Sie jedoch bereits eine Zeiterfassung gesichert haben und Beginn und Ende später überschreiben, wird der Eintrag "Stunden" nicht automatisch mit einer Angabe der Änderung aktualisiert. Er wird erst aktualisiert, wenn Sie Ihre Zeiterfassung freigeben. 6. Bearbeiten Sie die Details der Zeiterfassung nach Bedarf. Beispielsweise können Sie das Kennzeichen Arbeitspaket abgeschlossen für Aufgaben setzen, die Sie erledigt haben. Dieses Kennzeichen wird in der Zeiterfassung nur zu Informationszwecken verwendet. Bei Bedarf kann die Auswahl wieder aufgehoben werden. Diese Informationen werden an das Projektmanagement weitergeleitet. 7. Wenn Sie Projektzeiten für ein Kundenprojekt erfassen, werden die unterhalb der Tabelle angezeigten abrechenbaren Stunden anhand der von Ihnen erfassten Stunden vorgegeben. Sie können diesen Eintrag überschreiben, wenn Sie angeben müssen, dass sich die Anzahl der fakturierten Stunden von der Arbeitszeit unterscheidet. In diesem Fall wird ein Symbol neben dem Feld angezeigt, mit dem angegeben wird, dass unterschiedliche abrechenbare Stunden erfasst wurden. Wenn Sie wieder die Standardstunden verwenden möchten, löschen Sie einfach das Feld, und drücken Sie die Eingabetaste . 8. Geben Sie bei Bedarf eine Arbeitsbeschreibung und/oder einen internen Kommentar in den vorhandenen Feldern ein. Die Arbeitsbeschreibung ist extern verfügbar, beispielsweise zu Projektabrechnungszwecken, und sie wird beispielsweise in der Microsoft-Excel-Vorlage angezeigt, wenn Sie Ihre Projektzeiten nach Microsoft Excel exportieren. Interne Kommentare dienen ausschließlich der internen Verwendung, und sie werden in erster Linie für die Kommunikation im Genehmigungsprozess zwischen Projektmanager und Mitarbeiter verwendet. 9. Um Ihre erfassten Zeiten freizugeben, wählen Sie Freigeben und anschließend Alle oder Ausgewählter Zeitraum. Daraufhin wird die Meldung Erfolgreich freigegeben angezeigt. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 227 Hinweis zum Abzug unbezahlter Pausen bei Mitarbeitern mit zugeordnetem Arbeitszeitplan: Die im Arbeitszeitplan des Mitarbeiters festgelegten unbezahlten Pausen werden erst abgezogen, wenn die Mitarbeiterzeiten freigegeben werden, nicht aber solange sie einen inaktiven Status aufweisen. Beispiel: Der Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters sieht eine unbezahlte Pause von 13:00 bis 14:00 Uhr vor. Der Mitarbeiter erfasst eine Arbeitszeit von 07:00 bis 16:00 Uhr. Das Arbeitszeitblatt zeigt 9 Stunden für die inaktive Erfassung an und zieht die einstündige Pause erst ab, wenn die Zeiten freigegeben werden. Ergebnis ● Wenn Sie für ein Projekt Zeiten erfasst haben und eine Genehmigung erforderlich ist, wird eine Genehmigungsaufgabe an den Projektmanager gesendet. ● Wenn Sie Zeiten für eine Projektaufgabe eines Partnerunternehmens erfassen, werden die relevanten Benachrichtigungen zur weiteren Verarbeitung automatisch an die Abteilungen Projektmanagement, Buchhaltung und Einkauf versendet. ● Wenn Sie für eine Zeitart Zeit erfassen, erhält der Zeitsachbearbeiter in Abhängigkeit von den Konfigurationseinstellungen eine Genehmigungsaufgabe, eine Benachrichtigung oder auch nichts. In der Statusspalte werden mit einem Symbol und Text sowohl der Freigabestatus als auch der Genehmigungsstatus der erfassten Zeit angegeben. Folgeaktionen Wenn Sie Zeit für ein Kundenprojekt erfassen, können Sie beispielsweise den Tätigkeitsbericht für das Projekt ausführen, die Details nach Microsoft Excel exportieren und den Bericht zur Abzeichnung drucken. Um den Bericht auszuführen, wählen Sie Tätigkeitsbericht anzeigen , und geben Sie Ihre Auswahl an. Beachten Sie, dass bei der Zeiterfassung für ein Kundenprojekt nicht die erfassten Stunden, sondern ausschließlich die erfassten abrechenbaren Stunden in den Tätigkeitsbericht hochgeladen und angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Tätigkeitsbericht anzeigen. Weitere Informationen Arbeitszeitblatt Abwesenheitsantrag anlegen Abwesenheitsantrag stornieren Zeiterfassungen genehmigen Zeiten mithilfe von Microsoft Excel hochladen 5.3.3.2 Zeiten aus Microsoft Excel® erfassen Übersicht Sie können Zeiten erfassen, indem Sie diese in eine vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlage eingeben und in das SAPBusiness-ByDesign-System hochladen. 228 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Voraussetzungen Rufen Sie Mein Computer auf der Startseite in der Self-Services-Übersicht auf, und stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind: ● Das neueste Add-In für Microsoft Excel® ist installiert. Wählen Sie Zusätzliche Software installieren. ● Es wurden die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen. Wählen Sie Meine Computereinstellungen prüfen. Der Umfang der Benutzerberechtigungen zum Hochladen variiert in Abhängigkeit von den Autorisierungen des Benutzers. Im Folgenden wird beschrieben, welche Berechtigungen welchen Benutzern zugeordnet sind: ● Projektmanager können einen Upload für alle Dienstleister durchführen. ● Vorgesetzte können einen Upload für alle Mitarbeiter in ihrer Abteilung durchführen. ● Zeitsachbearbeiter können einen Upload für alle Mitarbeiter in ihrem Unternehmen durchführen. Schritte Wechseln Sie im SAP-Business-ByDesign-System zur Sicht Dienstleister, auf die von den folgenden Orten aus zugegriffen werden kann: ● Work Center Geschäftspartnerpflege ● Work Center Projektmanagement ● Work Center Lieferantenbasis Wählen Sie Aktionen und dann Zeiten aus Microsoft Excel erfassen. Vorlage abrufen 1. Wählen Sie die Vorlage aus. Markieren Sie die Vorlage in der gewünschten Sprache, und wählen Sie Herunterladen. Sie können eine beliebige Sprache wählen, die Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs ausgewählt haben. Wenn Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs nur eine Sprache gewählt haben, können Sie nicht aus mehreren Sprachversionen wählen. 2. Entscheiden Sie, was Sie mit der Vorlage machen möchten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: ● Wenn Sie die Vorlage nur einmal verwenden möchten, können Sie sie öffnen, ohne sie zu sichern. Wählen Sie Öffnen. ● Wenn Sie die Vorlage sichern möchten, damit Sie sie wiederverwenden können, wählen Sie einen Speicherort für die Vorlage aus, geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie Sichern. Wählen Sie dann Öffnen. Wenn Sie diese Vorlage bereits heruntergeladen und auf Ihrem Computer gesichert haben, navigieren Sie zum Speicherort der Vorlage, und öffnen Sie diese. Über Microsoft Excel am SAP-Business-ByDesign-System anmelden 1. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste des SAP-Add-In in Microsoft Excel die Option Anmelden. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 229 Wenn die Multifunktionsleiste des SAP-Add-In nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob das Add-In für Microsoft Excel richtig installiert wurde (siehe Voraussetzungen in diesem Dokument). Ein Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie die Anmeldedaten eingeben können. Die System-URL wird automatisch vorgeschlagen. Die System-URL ist die URL des SAP-Business-ByDesign-Systems, mit dem Sie arbeiten. 2. Geben Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie Anmeldung. Nach der ersten Anmeldung am System ändert sich der Text der Multifunktionsleiste von SAP-AddIn in SAP Business ByDesign. Details in die Microsoft-Excel-Vorlage eingeben Beachten Sie Folgendes: ● Die Microsoft-Excel-Vorlage wird mit einer Reihe von Zeilen angezeigt, in die Sie Ihre Daten eingeben oder kopieren können. Wenn Sie mehr Zeilen benötigen, können Sie diese hinzufügen, bevor Sie mit der Eingabe oder dem Kopieren der Daten beginnen. ● Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder (mit einem Sternchen gekennzeichnet) ausgefüllt sind. ● Hinweise zum Eingeben der Daten: ○ Einige Felder verfügen über Auswahllisten. ○ In einigen Feldern können Sie das SAP-Business-ByDesign-System nach Daten, z.B. nach Ländern, durchsuchen. Platzieren Sie den Cursor in dem entsprechenden Feld, und wählen Sie Nachschlagen in der Multifunktions- oder Symbolleiste von SAP Business ByDesign, um das System zu durchsuchen. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster Nachschlagen steht ein Suchfeld zur Verfügung. Wenn Sie mit dem Eingeben von Text im Feld Suchen beginnen, werden die entsprechenden Einträge in den Spalten Nummer und Beschreibung gefiltert. Somit müssen Sie nicht durch die gesamte Liste blättern. Wenn die Drucktaste Suche in der Multifunktionsoder Symbolleiste nicht aktiv ist, kann keine Suche durchgeführt werden. Geben Sie im Feld Land den Ländercode ein. Geben Sie in den entsprechenden Spalten die Projektzeitdaten (beispielsweise Start- und Endzeiten), Dauer, Service, Projektaufgabe, Bestellung, abweichende abrechenbare Dauer, Arbeitsbeschreibung und einen internen Kommentar ein. Die Spalte Zuschläge gilt nicht für Dienstleister. Daten sichern 1. Sichern Sie nach der Eingabe aller Daten die Microsoft-Excel-Datei. 2. Wählen Sie Daten sichern in . Daraufhin wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem steht, dass die Daten im SAP-Business-ByDesign-System gesichert werden. Nach dem Upload erhalten Sie eine Meldung, dass die Daten im SAP-Business-ByDesign-System gesichert wurden. Wenn Sie nicht alle benötigten Informationen oder falsche Informationen eingeben, werden einige Datensätze nicht gesichert. Die Probleme sind dann in Fehlermeldungen gekennzeichnet, damit Sie sie korrigieren und die Daten erneut sichern können. 3. 230 Sie können sich abmelden, indem Sie Abmelden wählen. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Ergebnis Die neuen Zeiten werden im SAP-Business-ByDesign-System gesichert und der Liste in der Sicht Dienstleister hinzugefügt. Wenn Sie an diesen Zeiten Änderungen vornehmen müssen, können Sie sie in der Microsoft-Excel-Vorlage ändern und dann erneut in das SAP-Business-ByDesign-System hochladen. Wenn der hochgeladene Datensatz im System geändert wurde (beispielsweise durch einen Zeitsachbearbeiter), können Sie diese Änderung nicht durch einen neuen Upload überschreiben. 5.4 Sicht Berichte 5.4.1 Kontraktvolumen Übersicht Dieser Bericht zeigt die Gesamtausgaben des Unternehmens, sein Kontraktvolumen und die Kontraktquote in den letzten 12 Monaten an. In diesem Bericht können Sie das Kontraktvolumen pro Monat und Lieferant oder pro Monat und Produktkategorie ermitteln. Je höher das Kontraktvolumen, desto besser ist die Kontraktverwendung im Unternehmen und desto kleiner sind die Ausgaben für die Beschaffung außerhalb des Einkaufs. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Kontraktvolumen Zeigt die Gesamtausgaben sowie das Kontraktvolumen der letzten 12 Monate in Tabellenform oder als Diagramm an. ● Kontraktvolumen pro Produktkategorie Zeigt die Gesamtausgaben des Unternehmens, sein Kontraktvolumen und die Kontraktquote pro Produktkategorie in den letzten 12 Monaten in Tabellenform oder als Diagramm an. ● Kontraktquote (Letzte 12 Monate) Zeigt die Kontraktquote (= Anteil des Kontraktvolumens an den Ausgaben) in den letzten 12 Monaten an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht in Tabellenform oder als Diagramm angezeigt werden. ● Kontraktvolumen (Letzte 12 Monate) Zeigt das kumulierte Kontraktvolumen als Anteil an den Ausgaben in den letzten 12 Monaten an und kann in der Work-Center-Übersicht als grafische Sicht in Tabellenform oder als Diagramm angezeigt werden. Mit dem Bericht "Ausgaben nach Ausgabenkategorie" können Sie die wichtigsten Ausgabenkategorien (Kontraktvolumen, Bestellvolumen, Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs) analysieren. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 231 Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● ● ● Kontraktstatus Zeigt Daten an, die für die folgenden Kontraktstatus relevant sind: ○ In Vorbereitung ○ In Verhandlung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Freigegeben ○ Abgeschlossen Auslaufstatus Zeigt Daten an, die für einen der folgenden Kontraktstatus relevant sind: ○ Nicht abgelaufen ○ Läuft bald ab ○ Abgelaufen Einkaufskontraktnummer Zeigt Daten an, die für eine oder mehrere Einkaufskontraktnummern relevant sind. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse des Kontraktvolumens nach Gesamtausgaben, Kontraktvolumen und Kontraktquote an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt, einschließlich des aktuellen Monats. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie [Seite 198] ● Kontraktverlauf [Seite 174] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 232 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis 5.4.2 Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant Übersicht Dieser Bericht zeigt die Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant in den letzten zwölf Monaten anhand eines berechneten Durchschnittspreises basierend auf Rechnungswerten an. Sie können auch die berechneten Mengen prüfen, um die Wichtigkeit des eingekauften Produkts für das Unternehmen anzuzeigen. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt die beschafften Mengen und Durchschnittspreise nach Lieferant für Produkte in der Basismengeneinheit pro Monat für einen bestimmten Zeitraum an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] ● Preistreue [Seite 179] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 5.4.3 Preistreue In diesem Bericht werden alle von einem oder mehreren ausgewählten Lieferanten gekauften Produkte verglichen und die Abweichung zwischen Bestell- und Rechnungspreis angezeigt. Der Bericht berechnet für die einzelnen Produkte des oder der ausgewählten Lieferanten einen Durchschnittsbestellpreis und einen Durchschnittsrechnungspreis und vergleicht diese Preise für einen bestimmten Zeitraum. Die Abweichung zwischen den beiden Durchschnittspreisen wird im Bericht als absoluter Wert und in Prozent angegeben. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 233 Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Preistreue pro Lieferant Zeigt die Preistreue von einem oder mehreren Lieferanten im Hinblick auf die gelieferten Produkte an. Der durchschnittliche Bestellpreis wird mit dem durchschnittlichen Rechnungspreis verglichen. Anschließend werden die absolute und die relative Abweichung berechnet. Auf diese Weise können Sie die Preistreue von Lieferanten bewerten. ● Preistreue pro Produkt Zeigt die Preistreue von einem oder mehreren Produkten im Hinblick auf die Lieferanten, die diese Produkte liefern. Der durchschnittliche Bestellpreis wird mit dem durchschnittlichen Rechnungspreis verglichen. Anschließend werden die absolute und die relative Abweichung berechnet. Auf diese Weise können Sie ein Produkt bezüglich der Preistreue bewerten. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Auswerten des Berichts In dem Bericht wird eine Analyse der Preise aller Produkte angezeigt, die von einem ausgewählten Lieferanten oder einer Gruppe ausgewählter Lieferanten gekauft wurden. Zudem wird die Abweichung zwischen Bestell- und Rechnungspreis angezeigt. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storniert aus. ● Stornostatus der Position schließt Storniert aus. ● Rechnungsstatus ist auf Teilweise abgerechnet und Abgerechnet beschränkt. ● Positionstyp schließt Limit aus. ● Bestelljahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Der Bestellstatus ist auf Bestellt beschränkt. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Preisentwicklung pro Produkt und Lieferant [Seite 116] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 234 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis 5.4.4 Bestellungen pro Lieferant Übersicht Dieser Bericht zeigt alle Bestellungen pro Lieferant an, die in den letzten sieben Tagen angelegt wurden. Sie können die Zeitspanne ändern. Sie können Menge, Wert und Status der Bestellungen überprüfen. Der Prozesstyp (z. B. Streckengeschäft) zeigt die Art des Beschaffungsprozesses für diese Position an. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgenden ausgewählten Variablen stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● ● Bestellstatus Zeigt die für den Status einer Bestellung relevanten Daten an. Mögliche Status sind: ○ In Vorbereitung ○ In Genehmigung ○ In Überarbeitung ○ Abgelehnt ○ Noch nicht bestätigt ○ Gesendet ○ Bestätigung erhalten ○ Folgebeleg angelegt ○ Beendet Anlegedatum Bestellung (Letzte 7 Tage) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Bestellungen relevant sind. Dieser Wert ist standardmäßig auf Letzte 7 Tage gesetzt, einschließlich des laufenden Tages. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Bestellungen pro Lieferant nach der bestellten Menge und dem Nettowert/ Limit an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Stornostatus schließt Storniert aus. ● Anlegedatum der Bestellung wird auf die letzten sieben Tage, einschließlich des aktuellen Tages, beschränkt. ● Stornostatus der Position schließt Storniert aus. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Bestellungen pro Produkt [Seite 118] ● Abgerufene Belege pro Kontrakt [Seite 182] SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 235 ● Bestellungen pro Kontierung [Seite 180] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 5.4.5 Ausgaben pro Lieferant In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert und einem Gesamtergebnis angezeigt. Sie können den Zeitrahmen in zwölf Monate bzw. die letzten vier Quartale ändern. Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Ausgaben pro Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Land und Lieferant Zeigt die Ausgaben pro Land und Lieferant in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. ● Ausgaben pro Lieferant und Produkt Zeigt die Ausgaben pro Lieferant und Produkt in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert und dem durchschnittlichen Rechnungspreis an. ● Ausgaben pro Lieferant und Produktkategorie Zeigt die Ausgaben pro Lieferant und Produktkategorie in den letzten drei Jahren basierend auf dem Rechnungswert an. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsdatum Jahr/Monat (Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr) Zeigt Daten an, die für an oder ab einem bestimmten Datum angelegte Rechnungen relevant sind. Standardmäßig ist dieser Wert auf Letzte 2 Jahre und aktuelles Jahr gesetzt. Auswerten des Berichts In diesem Bericht werden die Ausgaben pro Lieferant für die letzten zwei Jahre (einschließlich des aktuellen Jahres) nach dem Rechnungswert angezeigt. 236 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Der Bericht zeigt den Rechnungsnettowert an. Steuern sind nicht enthalten. Bei nicht abzugsfähigen bzw. nicht vollständig abzugsfähigen Steuern wird der Produktwert erhöht. Dies spiegelt sich nicht in den im Bericht angezeigten Ausgaben wider. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr ist auf die letzten zwei Jahre beschränkt, einschließlich des aktuellen Jahres. ● Buchungsstatus lautet Gebucht. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 5.4.6 Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie Übersicht Dieser Bericht zeigt das Versorgungsrisiko pro Produktkategorie basierend auf der Anzahl der Lieferanten, die diese Produktkategorie liefern, und die Ausgaben für die Produktkategorie an. Wenn beispielsweise eine Produktkategorie mit sehr hohem Beschaffungsvolumen nur von einem Lieferanten geliefert wird, können Sie die Abhängigkeit durch die Suche nach alternativen Lieferanten reduzieren. Wenn Sie Lieferanten zu Ihrem Bericht hinzufügen, wird anhand der jeweiligen Ausgaben die Wichtigkeit der einzelnen Lieferanten ersichtlich. Funktionsumfang Sichten In diesem Bericht sind die folgenden Sichten verfügbar: ● Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie Zeigt die Lieferantenabhängigkeit nach Produktkategorie in den letzten 12 Monaten in Tabellenform oder als Diagramm an. ● Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie und Produkt Zeigt die Lieferantenabhängigkeit pro Produktkategorie und Produkt, die beschaffte Menge sowie den Durchschnittspreis pro Produkt in den letzten 12 Monaten in Tabellenform oder als Diagramm an. Wenn Produkte von mehreren Lieferanten geliefert werden, wird der jeweilige Lieferant bezüglich der Anzahl der Lieferanten pro Produktkategorie nur einmal gezählt. Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 237 Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Mit dieser Variablen können Sie relevante Daten für die Rechnungen der letzten zwölf Monate anzeigen. Dieser Wert ist standardmäßig auf "Letzte 12 Monate" gesetzt, einschließlich des laufenden Monats. Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Lieferantenabhängigkeit nach Produktkategorie an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Ausgaben pro Lieferant [Seite 192] ● Ausgaben pro Produkt [Seite 113] ● Ausgaben pro Produktkategorie [Seite 114] ● Ausgaben nach Ausgabenkategorie [Seite 198] Datenaktualisierung Dieser Bericht verwendet Bewegungsdaten und Stammdaten. Die Datenaktualisierung erfolgt in unterschiedlichen Intervallen. Beachten Sie vor dem Ausführen des Berichts das Aktualisierungsintervall, wenn Sie Änderungen an den verwendeten Daten vornehmen. Für diesen Bericht sind folgende Bewegungsdaten relevant: Datentyp Beschreibung Intervall Die Daten in diesem Bericht werden Lieferantenrechnung Diese Daten ermöglichen eine beschaffungsübergreifende mindestens alle fünf Minuten Systemanalyse von Lieferantenrechnungen. Sie enthalten beispielsweise Nettowerte aus Lieferantenrechnungen und aktualisiert. Nettowerte in Hauswährung. Des Weiteren enthalten sie Bruttowerte aus Lieferantenrechnungen und die Anzahl der Lieferantenrechnungspositionen. Diese Daten enthalten auch Beschreibungen zu den Lieferantenrechnungen und die Nummer der relevanten Belege, z. B. von Einkaufskontrakten, Bestellungen sowie Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen. Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 5.4.7 Die 25 wichtigsten Lieferanten Übersicht Dieser Bericht zeigt die 25 Lieferanten mit den höchsten Ausgaben der letzten zwölf Monate in absteigender Reihenfolge an. In diesem Bericht werden für die einzelnen Lieferanten sowohl der Wert als auch die Anzahl der gelieferten Produkte und Produktkategorien angezeigt. Somit stellt er die Wichtigkeit der einzelnen Lieferanten für Ihr Unternehmen dar. 238 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. Für die folgende ausgewählte Variable stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung: ● Rechnungsjahr/-monat (Letzte 12 Monate) Mit dieser Variablen können Sie relevante Daten für die Rechnungen der letzten zwölf Monate anzeigen. Standardmäßig ist der Wert auf die letzten zwölf Monate gesetzt. Auswerten des Berichts Dieser Bericht enthält eine Analyse der 25 wichtigsten Lieferanten, die nach Rang, Anzahl der Produktkategorien, Anzahl der Produkte und Nettowert geordnet sind. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Buchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] ● Beschaffungsvolumen außerhalb des Einkaufs [Seite 177] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 5.4.8 Lieferantenanalyse Übersicht Zeigt die Ausgaben pro Lieferant, die aggregierte Anzahl der Lieferanten pro Land sowie die Ausgaben pro Land in Prozent an. Die Angaben basieren auf den aktiven Lieferanten, von denen in den letzten zwölf Monaten Rechnungen und entsprechende Rechnungsbeträge eingegangen sind. Funktionsumfang Ausführen des Berichts Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie angeben, welche Daten angezeigt werden sollen, indem Sie Werte für Variablen auswählen. Sie müssen für alle erforderlichen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Erforderliche Variablen sind im System durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 239 Auswerten des Berichts Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Lieferanten und Ausgaben pro Land an. Für diesen Bericht werden folgende Daten gefiltert: ● Rechnungsjahr/-monat ist auf die letzten 12 Monate beschränkt. ● Als Rechnungsbuchungsstatus kann nur Gebucht gesetzt werden. Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen. Von diesem Bericht aus können Sie zu folgenden Elementen navigieren: ● Kontraktvolumen [Seite 173] Weitere Informationen Sicht "Berichte" Übersicht über Berichte im Lieferantenbeziehungsmanagement [Seite 25] Übersicht über Datenquellen im Lieferantenbeziehungsmanagement 5.4.9 Lieferantendetails Übersicht Liefert eine Übersicht über die Lieferantenstammdaten, die von Einkaufsleitern und Käufern für eine Zusammenfassung der Einkaufsbedingungen ihrer Lieferanten verwendet werden kann. Bereitgestellt werden Lieferantengrunddaten, z. B. die Adressdaten, in Verbindung mit einkaufsspezifischen und Finanzinformationen. Die bisher für diesen Bericht verwendete Datenquelle BUPSPPB läuft aus und wird durch BPSPPB ersetzt. Es wird empfohlen, beim Anlegen oder Kopieren von Berichten oder beim Anlegen kombinierter oder verknüpfter Datenquellen die neue Datenquelle zu verwenden. Voraussetzungen Sie haben den Bericht in der Lösungskonfiguration ausgewählt. Sie finden diese Option, indem Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Sicht Implementierungsprojekte wählen. Wählen Sie Ihr Implementierungsprojekt aus und anschließend Projektumfang bearbeiten. Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs des Projekts sicher, dass Geschäftspartner in Allgemeine Geschäftsdaten ausgewählt ist. Erweitern Sie im Schritt Fragen das Element Allgemeine Geschäftsdaten, und wählen Sie Geschäftspartner. Wählen Sie Analyse für Geschäftspartnerdaten, und beantworten Sie die Fragen zu dem Bericht für Lieferanten. Sichten Die folgenden Sichten stehen in diesem Bericht zur Verfügung: ● Lieferantendaten Zeigt alle für einen Lieferanten verfügbaren Merkmale an. ● Lieferant - allgemeine Daten 240 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis Zeigt ausgewählte allgemeine Daten eines Lieferanten an, z. B. Name, Anschrift und Kommunikationsdaten zusammen mit den Angaben zur Branche, der Rechtsform, der Währung und dem Mindestbestellwert. ● Lieferantendaten Einkauf Zeigt ausgewählte allgemeine Daten und solche an, die mit dem Einkaufsvorgang verbunden sind, z. B. die Zahlungsbedingungen, die Bestellwährung, das Gutschriftsverfahren, die Kundennummer beim Lieferanten und die Incoterms. Diese Sicht stellt ebenfalls die vorab gelieferte Standardsicht des Berichts dar. ● Lieferant - Bankdaten ● Lieferant - Steuerdaten Funktionsumfang Ausführen des Berichts Vor dem Ausführen des Berichts können Sie durch das Auswählen von Werten für Variablen festlegen, welche Daten angezeigt werden sollen. Die folgenden Variablen stehen für diesen Bericht zur Verfügung: ● Lieferant ● Ort ● Land ● Status Bericht analysieren Der Bericht zeigt für einen Lieferanten die folgenden Daten an: ● Grunddaten eines Lieferanten, einschließlich der folgenden Daten: ○ Name und Nummer des Lieferanten ○ ● ● Adress- und Kommunikationsdaten Einkaufsdaten eines Lieferanten, einschließlich der folgenden Daten: ○ Incoterms ○ Incoterms-Standort ○ Bestellwährung ○ Mindestbestellwert ○ Währung ○ Zahlungsbedingungen ○ Gutschriftsverfahren ○ Bestellbestätigung erwartet ○ Einkauf gesperrt ○ Kundennummer beim Lieferanten Finanzdaten eines Lieferanten ○ Bankdaten, z. B. Bankname und Kontodaten ○ Steuerdaten, z. B. das Steuerland, der Steuerstandortcode, die Steuernummer und die Quellensteuerinformation Zur weiteren Analyse der Daten in diesem Bericht können Sie Merkmale auf Zeilen und Spalten ziehen. SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 241 Weitere Informationen Übersicht über Berichte in "Allgemeine Geschäftsdaten" Übersicht über Datenquellen in "Allgemeine Geschäftsdaten" Sicht "Berichte" 242 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign 1302 Lieferantenbasis www.sap.com/contactsap © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects Software Ltd. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP AG. Sybase und Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere und weitere im Text erwähnte SybaseProdukte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Sybase Inc. Sybase ist ein Unternehmen der SAP AG. Crossgate, m@gic EDDY, B2B 360°, B2B 360° Services sind eingetragene Marken der Crossgate AG in Deutschland und anderen Ländern. Crossgate ist ein Unternehmen der SAP AG. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.
