Fibu-Datev Schnittstelle

Fibu-Schnittstelle
Für ein Unternehmen ist, neben der Rechnungserstellung, auch die Weitergabe der Daten
zur Buchhaltung von großer Wichtigkeit. Der BANKETTprofi bietet seinen Kunden mit der
Fibu-Schnittstelle und den darin verfügbaren Übertragungsformaten ein flexibles Werkzeug.
Nachdem die Rechnung im BANKETTprofi geschrieben ist, muss der Umsatz in der Finanzbuchhaltung noch einmal erfasst werden.
Diese Erfassung der Rechnungen in der Finanzbuchhaltung, häufig aufgesplittet nach
Erlöskonten, evtl. sogar nach Kostenstellen mit Ausgangsdatum, Debitorenadresse etc. ist
eine sehr zeitaufwändige Angelegenheit.
Mit der Fibu-Schnittstelle wird dieser Prozess weitestgehend automatisiert.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 1
Einrichtung der Fibu-Schnittstelle
1. Steuersätze
Die Steuersätze werden in der Administration ->
Artikel -> Artikelgruppen eingerichtet.
Datev-spezifische Einstellungen:
Werden in der Datev keine Automatikkonten
verwendet, muss zu jedem Steuersatz ein Steuerschlüssel angelegt werden.
Tragen Sie in der Spalte Fibu die Schlüsselnummer des Steuerkontos ein. Buchungen
werden dann entsprechend dem hinterlegten Eintrag vorgenommen.
Erfragen Sie die in der Datev eingesetzten Steuerschlüssel. Weitere Schlüssel müssen vor
einem Import der Buchungspakete in der Datev angelegt werden.
Falls Sie Automatikkonten verwenden, bleibt die Spalte "Fibu" leer. Damit die Automatik
funktionieren kann, dürfen keine Steuerschlüssel eingetragen sein.
Beachten Sie, dass es hier Beschränkungen bei der Vergabe der Automatikkonten und
Steuerschlüssel gibt.
2. Erlöskonten
In der Artikelgruppe (Profil >Artikel > Artikelgruppen) können Sie ein Standard-Erlöskonto
hinterlegen. Alle Artikel dieser Gruppe werden auf dieses Konto verbucht.
Falls die Erlöskonten pro Artikel oder Preisschiene unterschiedlich sind, muss in allen
Artikeln der Mehrwertsteuersatz und das Erlöskonto gepflegt sein. Artikel ohne Erlöskonto,
Temporäre Artikel und als Bemerkung eingetragene Artikel, werden generell auf das Konto
für "nicht zuordenbare" Umsätze gebucht.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 2
Allgemeine Einstellungen
Setzen Sie einen Haken bei "Schnittstelle aktivieren“.
Tragen Sie die vorgesehenen BuchungsKonten in die dafür vorgesehenen Felder
ein. Anfallende Umsätze werden mit der
Verbuchung automatisch in die von Ihnen
festgelegten Konten gebucht.
Bedienungsgeld
Wenn das Servicepersonal am Umsatz von
bestimmten Artikel beteiligt ist, dann tragen
Sie hier den Bedienungssatz in Prozent ein
und dann das Bedienungskonto, auf welches
gebucht werden soll. Von den Artikeln, denen
Sie in der Artikelanlage dann die Zuweisung
"Bedienungsgeld enthalten" geben, wird der
festgelegte Prozentsatz auf das hinterlegte
Konto für Bedienungsgeld gebucht.
Erlöskonto für über Kasse gebuchte Umsätze:
Eine Rechnung wird über den BANKETTprofi geschrieben, aber die Artikel sind bereits auf
der Registrierkasse verbucht. Damit die Umsätze nicht doppelt (Kasse und BANKETTprofi)
verbucht werden, wird dieser Umsatz direkt auf das Konto "Über Kasse" gebucht.
Im Vorgang setzen Sie einen Haken bei "über Kasse Konto". Die Umsätze werden dann auf
das in diesem Feld hinterlegte Konto verbucht und nicht in die Erlöskonten der einzelnen
Artikel.
Erlöskonto für nicht zuordenbare Umsätze:
Erlöse von temporären Artikeln, bzw. Erlöse von Artikeln, denen kein Erlöskonto zugewiesen
ist, werden auf dieses Konto gebucht und können von dort von der Buchhaltung wieder
umgebucht werden.
Kostenstelle für nicht zuordenbare Umsätze:
Wurden Artikel als Bemerkung angelegt, bzw. für angelegte Artikel oder in der Veranstaltung
keine Kostenstelle hinterlegt, werden diese beim Fibu-Export auf die hier angegebene
Kostenstelle verbucht.
Konto für temporäre Adressen:
Ist eine Rechnung keinem eindeutigen Namen zugeordnet, wird das Sammelkonto für
temporäre Adressen bei der Verbuchung eingesetzt.
Konto für Rundungsdifferenzen:
Da sowohl Brutto- als auch Nettorechnungen verbucht werden, kann es zu
Rundungsdifferenzen kommen. Diese Rundungsdifferenzen werden auf das hier hinterlegte
Konto gebucht.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 3
Konto für Rabatte auf Komponentenartikel (aufl.):
Konto für Differenzen, die zwischen dem fakturierten Umsatz an den Kunden und den
Erlösen aus den Komponenten entstehen können (nur bei Haken im Feld
„Komponentenartikel auflösen“).
Konto für Trinkgelder (optional):
Trinkgeld muss z. B. in der Schweiz aus steuerrechtlichen Gründen auf ein Konto gebucht
werden und darf nicht einfach entnommen werden. Wird beim Zahlungseingang Trinkgeld
eingenommen, wird dieses automatisch auf das hier vermerkte Konto gebucht.
Nach Erlöskonten verdichten
Sind mehrere Artikel eines Erlöskonto pro verbuchte Rechnung vorhanden, werden diese
zusammengefasst und als ein Buchungssatz dem Erlöskonto zugeordnet.
Rechenblatt erforderlich
Sollen ausschließlich Rechnungen verbucht werden, für die auch ein Rechenblatt erstellt
wurde, muss dafür der Haken bei "Rechenblatt erforderlich" gesetzt sein. Ein Buchungspaket
kann bei gesetztem Haken nur dann erstellt werden, wenn für alle im Buchungszeitraum
enthaltenen Rechnungen ein Rechenblatt erstellt wurde.
Komponentenartikel auflösen
Wenn Sie generell die Erlöse Ihrer Artikel mit Komponenten auf die Erlöskonten der
Komponenten verbuchen möchten, setzen Sie hier einen Haken.
Die Artikel werden im ersten Schritt wie gewohnt verbucht. Im zweiten Schritt werden die
Komponentenartikel von einem Erlöskonto auf das andere gebucht (interne Verrechnung,
Binnenumsätze).
Für die Verbuchung der Komponenten werden die Preise und Erlöskonten der Preisschiene
übernommen, die in der Rechnung eingestellt ist.
Bitte achten Sie darauf, dass für Ihre Komponentenartikel in allen Preisschienen die richtigen
Preise hinterlegt sind.
Falls Sie ganz gezielt nur einzelne Artikel für die Fibu auflösen möchten, setzen Sie den
Haken bei „Auflösen für die Fibu“ auf der Seite Komponenten.
Buchungsdatum
Sie können festlegen, ob das Buchungsdatum der Tag des Rechnungsausgang oder der Tag
der Veranstaltung ist.
Kostenstelle anzeigen
Bei gesetztem Haken können Sie zusätzlich eine Kostenstelle festlegen. Wahlweise kann die
Kostenstelle beim Artikel oder in der Veranstaltung hinterlegt werden.
Die Kostenstelle im Artikel
kann pro Preisschien hinterlegt
werden.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 4
Die Kostenstelle wird in der Veranstaltung auf der Seite „Texte“ eingetragen. Eine Auswahl
kann hinterlegt werden.
Kostenträger anzeigen
Ist der Haken bei diesem Wahrheitsfeld gesetzt, wird in der Veranstaltung unter Texte das
Textfeld „Kostenträger“ angezeigt.
Externe Kunden-Nr. erhöhen
Rechnungen aus dem BANKETTprofi werden mit der externen Kunden-Nr. der Datenbank
exportiert. Sind im Buchhaltungsprogramm bereits Kunden-Nummern vergeben, kann für
neue Kunden im BANKETTprofi ein Anfangswert für die automatische Vergabe der externen
Kunden-Nummer hinterlegt werden.
Alle Adressen, die bis zum Einstellen des neuen Anfangswertes noch keine externe KundenNummer haben, erhalten dann mit dem Erstellen eines Rechenblatt eine externe KundenNummer. Als Anfangswert wird die hier gesetzte, frei wählbare Startnummer verwendet.
Nach einem Klick auf "externe KD-Nr. erhöhen" erhalten Sie zunächst ein Hinweis-Fenster:
Geben Sie nach einem Klick auf
"OK" hier die Startnummer für die
externe Kunden-Nummern ein:
Hinweis:
Bereits im BANKETTprofi erfasste Kunden behalten auch nach Ausführung dieser Methode
ihre bisherige externe Kunden-Nummer.
Zahlungseingänge verbuchen
Setzen Sie hier den Haken, dann werden auch die eingegangenen Zahlungen, die Sie in der
Zahlungseingangsverwaltung des BANKETTprofi hinterlegt haben, exportiert.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 5
Fibu Programm spezifische Einstellungen
Wählen Sie in diesem Bereich der
Registerkarte "Fibu" aus, welche
Schnittstelle Sie einsetzen.
Hinweis:
Für die Datev-Schnittstelle muss der
Datev-Ordner aus „BpUtilities“ in das
Zielverzeichnis kopiert werden.
Frei definierbares Fibu-Format
Zusätzlich zu den bestehenden Fibuschnittstellen Datev, BMD, Apro Fibu, Abacus und GDI
kann man mittels Listenwesen beliebige Formate konfigurieren. Damit sollte es möglich sein,
so gut wie jede Fibu Schnittstelle ohne spezielle Programmierung zu konfigurieren.
Für Adressen, Vorgänge und Buchungsdaten kann man unterschiedliche Dateien erzeugen
lassen oder die Informationen in die Buchungsdaten mischen.
Desweiteren kann man zwischen verschiedenen Ausgabeformaten wählen:
Text-Datei (Tabs oder frei formatiert (Textverarbeitung)), CSV (mit Komma oder Semikolon)
oder Xml.
Der Name der Dateien wird durch die Listenüberschrift festgelegt.
Für den Schnittstellenexport kann die Dateiendung individuell benannt werden.
Ergänzt man den Dateinamen mit der entsprechenden Endung in der Listenüberschrift, z.B.
"fibuexport.csb", so wird diese als Dateiendung übernommen.
Die Liste muss in der Listendefinition unter dem Reiter Zusätze die Eigenschaft "Export"
erhalten.
Einstellen der Verbuchung
Sie können den Pfad über einen Klick auf "Verzeichnis" auswählen. Über das sich öffnende
Fenster "Ordner suchen“ wählen Sie den enstprechenden Ordner aus. Mit einem Klick auf
„OK" wird dieses Verzeichnis eingetragen.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 6
Initialisieren der Schnittstelle
Damit ein bereits manuell verbuchter Verrechnungszeitraum vor der Einführung der FibuSchnittstelle nicht nochmals verbucht wird, muss die Schnittstelle initialisiert werden.
Klicken Sie dazu auf den Button „Initialisieren“. danach erhalten Sie folgendes
Eingeabefenster:
Alle Rechnungen, die bis zum hier eingetragenen Tag liegen werden automatisch als
"exportiert" markiert und sind als Eintrag Buchungspaket-Nr. 1 zu finden.
Nach einem Klick auf "OK" werden Sie über die Anzahl der exportierten Rechnungen
informiert.
Nach der Initialisierung werden die Buchungspakete in das ausgewählte Zielverzeichnis
geschrieben. Diese finden Sie in der Verbuchungs-Liste unter dem Reiter „Optionen“ .
Das Paket-Nr. 1 wird nicht automatisch exportiert.
Der Button "Initialisieren" ist jetzt nicht mehr vorhanden.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 7
Die Verbuchung
Um Verbuchen zu können, müssen die entsprechenden Mitarbeiter in Ihrer
Benutzergruppenberechtigung den Haken bei
gesetzt haben. Danach steht unter dem Reiter „Optionen“ der Punkt
Verfügung.
zur
Durch Doppeklick auf das Icon, öffnet sich das Fenster zur Verbuchung sowie die Liste
bereits verbuchter Pakete.
Verbuchungs-Liste
Über den Eintrag in der Verbuchungs-Liste sehen Sie in welchem Buchungspaket welcher
Zeitraum verbucht wurde. Zusätzlich ist die Anzahl der exportierten Rechnungen, das
Datum, die Uhrzeit und der durchführende Mitarbeiter zu sehen.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 8
Durchführung der Verbuchung
1.
Wählen Sie den Zeitraum zur Verbuchung und tragen Sie diesen ein.
2.
Klicken Sie auf den Button "Verbuchen".
2.1
Über „Freie Auswahl“ können Sie eine Auswahl an Rechnungen manuell zum
Verbuchen auswählen.
Sind keine Rechnungen zum Verbuchen vorhanden erhalten Sie folgendes
Hinweisfenster:
Sind Rechnungen vorhanden, es wird jedoch noch an einem Datensatz gearbeitet,
erhalten Sie folgendes Fenster:
Wurde zuvor festgelegt, dass ein Rechenblatt erforderlich ist und es gibt
Rechnungen im Verbuchungszeitraum ohne Rechenblatt, erhalten Sie diese
Meldung:
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Fibu-Schnittstelle - Seite 9
Ein Verbuchen der Daten ist erst möglich wenn in allen betroffenen
Veranstaltungen ein Rechenblatt erstellt wurde.
Sind im System noch nicht verbuchte Rechnungen enthalten die vor dem
Abrechnungszeitraum liegen, erhalten Sie ein Informations-Fenster.
Sie können entscheiden ob
• der Vorgang abgebrochen,
• der gewählte Abrechnungszeitraum verbucht oder
• zunächst die noch ausstehenden Rechnungen angezeigt
werden sollen.
Eine ähnliche Meldung erhalten Sie auch, wenn Rechnungen vorhanden sind, die
nach dem eingegebenen Abrechnungszeitraum liegen.
Wurden Rechnungen exportiert, erhalten Sie zuerst eine Abfrage um das Protokoll
anzeigen zu lassen.
Beispiel für ein Protokoll:
Schließlich erscheint die Erfolgsmeldung für den Export:
Hinweis:
Rechnungsvorgänge die verbucht wurden, können nicht mehr bearbeitet werden.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 10
Vorhandenes Paket erneut exportieren
Wurde ein bereits exportiertes Paket versehentlich gelöscht, kann es jederzeit erneut
exportiert werden. Wird zuvor das Export-Format geändert, werden alle Daten im aktuell
gewählten Datenformat in das Zielverzeichnis geschrieben.
Hierzu markieren Sie den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf "Paket exportieren".
Das Buchungspaket wird jetzt nochmals erstellt.
Klicken Sie bei der Sicherheitsabfrage auf „Ja“, wenn Sie das Paket noch einmal exportieren
wollen.
Nach Abschluss des Vorgangs erhalten Sie folgende Meldung:
Das Buchungspaket wird in das vorgegebene Buchungs-Verzeichnis exportiert:
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Fibu-Schnittstelle - Seite 11
Paket-Nummer im Rechnungsvorgang
Nach der Verbuchung wird der Rechnungsvorgang gesperrt und kann nichtmehr
geändert werden.
Im Rechnungsvorgang wird
hinterlegt, mit welchem Fibu-Paket
die Rechnung verbucht wurde.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 12
Exportiertes Buchungs-Paket
Beispiel: Exportiertes Paket für Datev
Nach erfolgter Verbuchung wird das Buchungspaket in das vorgegebene BuchungsVerzeichnis exportiert.
Im vorgegebenen Buchungsverzeichnis wird ein Ordner mit der Angabe zur Paket-Nummer
angelegt. Das Buchungspaket steht jetzt für einen Import in das FinanzbuchhaltungsProgramm bereit.
In dieses Verzeichnis werden dann die Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Daten-Export
erzeugt. Eine Zusammenfassung der durchgeführten Buchungsvorgänge enthält die Datei
"Protokoll.TXT". Die Dateien können Sie mit einem Text-Editor öffnen, um die Daten zu
überprüfen.
In den beiden Ordnern befinden sich jeweils zwei Dateien mit den Namen E00001 und EV01.
Diese Dateien werden zum Import in Ihr Buchhaltungsprogramm benötigt.
Import zur Datev:
Importieren Sie den Stapel über Buchen und Stapelverarbeitung. Öffnen Sie das
entsprechende Paket. Als nächstes wählen Sie dort den Ordner „Bewegungsdaten“ aus und
übernehmen den angebotenen Stapel.
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Fibu-Schnittstelle - Seite 13