Inventarerfassung und

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Inventarerfassung und -dokumentation
einfache Handhabung
hohe Effizienz und Transparenz
lückenlose Dokumentation
vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
Inventarverwaltung – leicht gemacht!
"Inventardokumentation", "Bilanzrichtlinien IAS und
US-GAAP", „Einzelnachweis“ sind Schlagworte, die
viele Verwaltungs- und Controllingabteilungen
beschäftigen.
Ungeachtet, ob Sie Ihr Inventar bislang
alphanumerisch in Datenbanken oder Excel-Tabellen,
oder grafisch und alphanumerisch mit Hilfe von
Systemen wie AutoCAD, Aperture oder Microsoft Visio
pflegen - wir bieten das System, mit dem Sie Ihre
Mobiliar-, EDV-, Bürotechnik- und sonstigen
Inventarbestände komfortabel und "bilanzierungssicher" erfassen, pflegen und zuordnen können.
IBSVentory!
Schnittstellen zu AutoCAD, Aperture und Microsoft
Visio erleichtern den Datenaustausch zwischen
vorhandenen Systemen und bieten die Möglichkeit für
eine optimale und redundanzfreie Dokumentation der
Daten.
Die Austauschmöglichkeiten mit kaufmännischen
Systemen (SAP, Navision) sichern eine lückenlose,
standort- und/oder kostenstellenbezogene Zuordnung
von Anlagegütern und werden damit auch den
Anforderungen aktueller Bilanzierungsrichtlinien
(IAS, US-GAAP) gerecht.
Neueste Softwaretechnologie und die Verwendung
von Elementen, wie Sie sie aus aktuellen MicrosoftProgrammen kennen, gewährleisten die problemlose
Einbindung in Ihre Systemumgebung.
Was bietet IBSventory?
Bestandspflege
IBSventory ist ein integriertes Inventarerfassungssystem, mit dessen Hilfe auch große Inventarbestände schnell, einfach und sicher erfasst und
verwaltet werden können.
Das vorhandene Inventar wird übersichtlich in
strukturierten Masken gepflegt.
Der integrierte Reportgenerator (auf Basis „List &
Label Version 12“) unterstützt das Erstellen beliebiger
Berichte für alle Anwendungsfälle.
Neben den standardmäßig mitgelieferten Reports
können Sie bei Bedarf Berichte selbst erstellen, die
hinsichtlich Gestaltung keine Wünsche offen lassen.
Auf Basis der Bestandsdokumentation planen Sie
Inventuren, führen diese durch und aktualisieren
anschließend Ihren Datenbestand automatisch.
Möglichkeiten der Datenerfassung
Die folgenden Ausführungen sollen Ihnen ein Bild
davon verschaffen, wie ein Einsatz des Systems bei
Ihnen vonstatten gehen könnte.
Zunächst einmal stellt sich die Frage, ob Sie
a) noch gar keine Daten erfasst haben:
In diesem Fall beginnen Sie mit einer Datenersterfassung. Diese fließt in die Bestandspflege
ein. Anschließend führen Sie nach Bedarf Gesamt(bspw. Jahresgesamtinventur) oder TeilInventuren (bspw. Umzugskontrollinventuren)
durch.
Dabei können Datenersterfassungen ebenso wie
Nacherfassungen und Inventuren durchgeführt
werden.
Das System findet seinen Einsatz bei Mobiliar, EDVund Bürogeräten, Maschinen und Anlagen und
beliebigen anderen Objekten, die einzeln erfasst und
dokumentiert werden müssen.
DATENERSTERFASSUNG
oder b) die Daten in einem anderen System
erfasst sind oder in anderer Form (Listen)
vorliegen.
Mit handlichen und robusten „Mobilen Datenerfassungsgeräten“ (MDE's) werden Objekte mit Hilfe von
Barcode-Aufklebern erfasst. Die aufgenommenen
Daten werden anschließend auf einen PC überspielt
und können ausgewertet, analysiert und
weitergegeben werden.
IBSventory
Diese Daten werden direkt in die Bestandspflege
übernommen. Gegebenenfalls sind Datenergänzungen oder –aufbereitungen notwendig.
Die Gliederung erfolgt in drei Stufen nach Standort
(z.B. Raumliste), Inventartyp (z.B. Typenkatalog)
und Einzelobjekt. Diese Vorgehensweise ist ebenso
simpel wie leistungsfähig.
Anschließend können Sie einfach Gesamt- und
Teilinventuren durchführen.
DATENÜBERNAHME
Über komfortable Suchen, Filter und Vorselektionen
lässt sich jedes Objekt sekundenschnell finden.
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Der im Folgenden dargestellte Ablauf einer Inventur
ist standardisiert. Ungeachtet dessen, ob es sich um
eine GESAMTINVENTUR kompletter Liegenschaften
oder eine TEILINVENTUR eines oder mehrerer
Räume handelt, Sie gehen gleichermaßen vor.
Er bekommt auf diese Weise Informationen
darüber:
welche Objekte neu hinzu gekommen
sind,
welche Objekte weggefallen sind und
bei welchen Objekten sich der Standort
geändert hat.
Ablauf einer Inventur
Vorbereitung
Mit Hilfe des IBSventory Desktops erfolgt
die Nachbearbeitung strukturiert anhand von
Abweichungslisten.
Zunächst wird ein Erfassungsprojekt angelegt.
Ein Erfassungsprojekt ist quasi eine 1:1-Kopie
des Verwaltungsprojektes, das den aktuellen
Datenbestand enthält.
Das Erfassungsprojekt dient zur Synchronisation mit den Mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE’s).
Das heißt, bevor die Datenerfassung mit Hilfe
dieser portablen Geräte beginnt, sind
Informationen wie Standort- und Raumkatalog, Inventartypenkatalog und die Liste der
Inventarobjekte auf diese zu übertragen.
Sobald dies geschehen ist, sind die MDE’s
einsatzbereit. Die Erfassung kann beginnen.
Durchführung der Datenerfassung
Erfasst werden Inventar- oder Seriennummer
des Objektes, die Typenzuordnung, der
Standort sowie bei Bedarf zusätzliche
Informationen.
Die Erfassung erfolgt effizient per Barcode,
bei Bedarf optional über manuelle Eingabe.
Während der Eingabe lassen sich alle
wesentlichen Informationen im MDE anzeigen
und bearbeiten. Ereignisse wie bspw.
"Erfassung OK", "Abweichender Standort"
usw. werden zusätzlich durch spezifische Töne
signalisiert.
IBSventory
Die Handhabung ist sehr einfach und kann nach
einer kurzen Einweisung auch von nicht fachkundigem Personal vorgenommen werden.
Abschließen der Erfassung
Während der Erfassung, die mit bis zu vier parallel
arbeitenden Teams bzw. Erfassern (4 Erfassungsgeräte im Einsatz) durchgeführt werden kann,
können die Daten vom MDE jederzeit auf den
Rechner zurück übertragen (synchronisiert) werden.
Wenn die Datenerfassung beendet ist, d.h.
wenn alle zu erfassenden Liegenschaften oder
Räume erfasst und alle vermerkten
Änderungen „quittiert“ sind, wird das
Erfassungsprojekt „abgeschlossen“.
Der Erfassungsverantwortliche kann so jederzeit
bequem den aktuellen Stand des Erfassungsprojektes beobachten und steuern, Korrekturen
vornehmen und Berichte und Auswertungen
erstellen.
Praktisch bedeutet dies, dass der gemäß
Erfassung vorliegende Inventarbestand
(Erfassungsprojekt) in den realen
Datenbestand (Verwaltungsprojekt) überführt.
Dieser stellt nun die faktische Ist-Situation
dar.
Bis zur nächsten Datenerfassung. Dann
beginnt der Prozess von neuem.
Die einzelnen Erfassungsprojekte können
auch im Nachhinein betrachtet und ausgewertet werden.
Alle Ereignisse rund um die Objekte (Anlegen,
Löschen, Verändern usw.) werden gespeichert
und sind historisiert.
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Erweiterungsmöglichkeiten
Für den Fall, dass grafische Systeme, wie
beispielsweise Aperture, AutoCAD oder Visio im
Einsatz sind, gibt es interessante Optionen,
Inventarverwaltungssystem und grafische
Dokumentation miteinander zu verbinden.
Die Praxis
IBSventory ist praxiserprobt!
Software
·
·
IBSventory Mobile (Erfassungssoftware auf
dem MDE für das Betriebssystem Microsoft
Windows Mobile 6.5)
·
optional:
Bei Verwendung der CAFM-Software Aperture
bieten wir optional das Modul IBSventory
Aperture. Es beinhaltet die Anpassung der
Aperture-Systemumgebung für eine optimale
Integration von CAFM-Inventarverwaltung und
Erfassung/Inventur)
·
Standarddatenbank ist Microsoft Access
oder Microsoft SQL Server
Es wurde ursprünglich in einem Erfassungsprojekt
für eine Größenordnung von mindestens 40.000
Inventargegenständen an mehreren Standorten
entwickelt und hier zur Praxisreife geführt.
In den folgenden Jahren wurde IBSventory
kontinuierlich weiterentwickelt und ist mittlerweile
tragendes System für Dokumentation und
Erfassungen von Inventar für unterschiedlichste
Branchen, von der Großbank bis zur gemeinnützigen
Einrichtung.
Die Praxiserprobung stellt sicher, dass das System
ausgereift ist, alle wichtigen Funktionalitäten
vorhanden sind und grundsätzlich alle
Inventarerfassungsprojekte schnell und
unkompliziert aufgesetzt werden können.
Benötigte Ausstattung
Hardware
·
Standard-Arbeitsplatzrechner mit Betriebssystem
Windows XP oder Windows 7 für den IBSventory
Desktop
·
Empfohlenes Erfassungsgerät "Unitech PA600"
mit integriertem Barcodescanner
·
Barcode-Labeldrucker (ThermotransferVerfahren) (nur wenn Selbsterstellung von
Barcodes notwendig)
IBSventory
IBSventory Desktop (Applikation zur
Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung der
Daten. Wird auf einem oder mehreren Rechnern
installiert)
Ihre Daten vor Ort erfassen, oder Ihnen die Hardware
für Inventuren zur Verfügung stellen und
anschließend die erfassten Daten ins System
übernehmen.
Die Auswertungsdatenbank stellen wir Ihnen
zusätzlich zur Verfügung.
Wie auch immer Sie vorzugehen wünschen. Das
System IBSventory bietet die Grundlage für eine
flexible Vorgehensweise.
Sprechen Sie uns an!
Produkt- und Leistungskonzept
Sie können alle Hard- und Softwareprodukte direkt
über uns beziehen.
Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen ein
Bedarfskonzept, das anschließend Grundlage für ein
detailliertes Angebot wird.
Je nachdem, ob Sie bereits mit einer „Quellsoftware“
arbeiten, die die relevanten Objektdaten enthält oder
ob eine komplette Neuerfassung notwendig ist,
variiert der Aufwand.
Vielleicht sind Sie an einem Kauf gar nicht
interessiert, möchten aber die Möglichkeiten einer
intelligenten Inventarerfassung und –dokumentation
dennoch nutzen.
Bezugsquelle
IBS GmbH
Darmstädter Straße 239
D-64625 Bensheim
Fon ++49 6251 / 9321-0
Fax ++49 6251 / 9321-30
Mail [email protected]
Web http://www.ibs-bensheim.de
Dann vereinbaren wir mit Ihnen ein OutsourcingKonzept, bei dem wir das Gesamtsystem einmalig
einrichten und anschließend in bestimmten
Frequenzen (monatlich, halbjährlich, jährlich)
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