Inventarerfassung und -dokumentation einfache Handhabung hohe Effizienz und Transparenz lückenlose Dokumentation vielfältige Auswertungsmöglichkeiten Inventarverwaltung – leicht gemacht! "Inventardokumentation", "Bilanzrichtlinien IAS und US-GAAP", „Einzelnachweis“ sind Schlagworte, die viele Verwaltungs- und Controllingabteilungen beschäftigen. Ungeachtet, ob Sie Ihr Inventar bislang alphanumerisch in Datenbanken oder Excel-Tabellen, oder grafisch und alphanumerisch mit Hilfe von Systemen wie AutoCAD, Aperture oder Microsoft Visio pflegen - wir bieten das System, mit dem Sie Ihre Mobiliar-, EDV-, Bürotechnik- und sonstigen Inventarbestände komfortabel und "bilanzierungssicher" erfassen, pflegen und zuordnen können. IBSVentory! Schnittstellen zu AutoCAD, Aperture und Microsoft Visio erleichtern den Datenaustausch zwischen vorhandenen Systemen und bieten die Möglichkeit für eine optimale und redundanzfreie Dokumentation der Daten. Die Austauschmöglichkeiten mit kaufmännischen Systemen (SAP, Navision) sichern eine lückenlose, standort- und/oder kostenstellenbezogene Zuordnung von Anlagegütern und werden damit auch den Anforderungen aktueller Bilanzierungsrichtlinien (IAS, US-GAAP) gerecht. Neueste Softwaretechnologie und die Verwendung von Elementen, wie Sie sie aus aktuellen MicrosoftProgrammen kennen, gewährleisten die problemlose Einbindung in Ihre Systemumgebung. Was bietet IBSventory? Bestandspflege IBSventory ist ein integriertes Inventarerfassungssystem, mit dessen Hilfe auch große Inventarbestände schnell, einfach und sicher erfasst und verwaltet werden können. Das vorhandene Inventar wird übersichtlich in strukturierten Masken gepflegt. Der integrierte Reportgenerator (auf Basis „List & Label Version 12“) unterstützt das Erstellen beliebiger Berichte für alle Anwendungsfälle. Neben den standardmäßig mitgelieferten Reports können Sie bei Bedarf Berichte selbst erstellen, die hinsichtlich Gestaltung keine Wünsche offen lassen. Auf Basis der Bestandsdokumentation planen Sie Inventuren, führen diese durch und aktualisieren anschließend Ihren Datenbestand automatisch. Möglichkeiten der Datenerfassung Die folgenden Ausführungen sollen Ihnen ein Bild davon verschaffen, wie ein Einsatz des Systems bei Ihnen vonstatten gehen könnte. Zunächst einmal stellt sich die Frage, ob Sie a) noch gar keine Daten erfasst haben: In diesem Fall beginnen Sie mit einer Datenersterfassung. Diese fließt in die Bestandspflege ein. Anschließend führen Sie nach Bedarf Gesamt(bspw. Jahresgesamtinventur) oder TeilInventuren (bspw. Umzugskontrollinventuren) durch. Dabei können Datenersterfassungen ebenso wie Nacherfassungen und Inventuren durchgeführt werden. Das System findet seinen Einsatz bei Mobiliar, EDVund Bürogeräten, Maschinen und Anlagen und beliebigen anderen Objekten, die einzeln erfasst und dokumentiert werden müssen. DATENERSTERFASSUNG oder b) die Daten in einem anderen System erfasst sind oder in anderer Form (Listen) vorliegen. Mit handlichen und robusten „Mobilen Datenerfassungsgeräten“ (MDE's) werden Objekte mit Hilfe von Barcode-Aufklebern erfasst. Die aufgenommenen Daten werden anschließend auf einen PC überspielt und können ausgewertet, analysiert und weitergegeben werden. IBSventory Diese Daten werden direkt in die Bestandspflege übernommen. Gegebenenfalls sind Datenergänzungen oder –aufbereitungen notwendig. Die Gliederung erfolgt in drei Stufen nach Standort (z.B. Raumliste), Inventartyp (z.B. Typenkatalog) und Einzelobjekt. Diese Vorgehensweise ist ebenso simpel wie leistungsfähig. Anschließend können Sie einfach Gesamt- und Teilinventuren durchführen. DATENÜBERNAHME Über komfortable Suchen, Filter und Vorselektionen lässt sich jedes Objekt sekundenschnell finden. Seite 2 Der im Folgenden dargestellte Ablauf einer Inventur ist standardisiert. Ungeachtet dessen, ob es sich um eine GESAMTINVENTUR kompletter Liegenschaften oder eine TEILINVENTUR eines oder mehrerer Räume handelt, Sie gehen gleichermaßen vor. Er bekommt auf diese Weise Informationen darüber: welche Objekte neu hinzu gekommen sind, welche Objekte weggefallen sind und bei welchen Objekten sich der Standort geändert hat. Ablauf einer Inventur Vorbereitung Mit Hilfe des IBSventory Desktops erfolgt die Nachbearbeitung strukturiert anhand von Abweichungslisten. Zunächst wird ein Erfassungsprojekt angelegt. Ein Erfassungsprojekt ist quasi eine 1:1-Kopie des Verwaltungsprojektes, das den aktuellen Datenbestand enthält. Das Erfassungsprojekt dient zur Synchronisation mit den Mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE’s). Das heißt, bevor die Datenerfassung mit Hilfe dieser portablen Geräte beginnt, sind Informationen wie Standort- und Raumkatalog, Inventartypenkatalog und die Liste der Inventarobjekte auf diese zu übertragen. Sobald dies geschehen ist, sind die MDE’s einsatzbereit. Die Erfassung kann beginnen. Durchführung der Datenerfassung Erfasst werden Inventar- oder Seriennummer des Objektes, die Typenzuordnung, der Standort sowie bei Bedarf zusätzliche Informationen. Die Erfassung erfolgt effizient per Barcode, bei Bedarf optional über manuelle Eingabe. Während der Eingabe lassen sich alle wesentlichen Informationen im MDE anzeigen und bearbeiten. Ereignisse wie bspw. "Erfassung OK", "Abweichender Standort" usw. werden zusätzlich durch spezifische Töne signalisiert. IBSventory Die Handhabung ist sehr einfach und kann nach einer kurzen Einweisung auch von nicht fachkundigem Personal vorgenommen werden. Abschließen der Erfassung Während der Erfassung, die mit bis zu vier parallel arbeitenden Teams bzw. Erfassern (4 Erfassungsgeräte im Einsatz) durchgeführt werden kann, können die Daten vom MDE jederzeit auf den Rechner zurück übertragen (synchronisiert) werden. Wenn die Datenerfassung beendet ist, d.h. wenn alle zu erfassenden Liegenschaften oder Räume erfasst und alle vermerkten Änderungen „quittiert“ sind, wird das Erfassungsprojekt „abgeschlossen“. Der Erfassungsverantwortliche kann so jederzeit bequem den aktuellen Stand des Erfassungsprojektes beobachten und steuern, Korrekturen vornehmen und Berichte und Auswertungen erstellen. Praktisch bedeutet dies, dass der gemäß Erfassung vorliegende Inventarbestand (Erfassungsprojekt) in den realen Datenbestand (Verwaltungsprojekt) überführt. Dieser stellt nun die faktische Ist-Situation dar. Bis zur nächsten Datenerfassung. Dann beginnt der Prozess von neuem. Die einzelnen Erfassungsprojekte können auch im Nachhinein betrachtet und ausgewertet werden. Alle Ereignisse rund um die Objekte (Anlegen, Löschen, Verändern usw.) werden gespeichert und sind historisiert. Seite 3 Erweiterungsmöglichkeiten Für den Fall, dass grafische Systeme, wie beispielsweise Aperture, AutoCAD oder Visio im Einsatz sind, gibt es interessante Optionen, Inventarverwaltungssystem und grafische Dokumentation miteinander zu verbinden. Die Praxis IBSventory ist praxiserprobt! Software · · IBSventory Mobile (Erfassungssoftware auf dem MDE für das Betriebssystem Microsoft Windows Mobile 6.5) · optional: Bei Verwendung der CAFM-Software Aperture bieten wir optional das Modul IBSventory Aperture. Es beinhaltet die Anpassung der Aperture-Systemumgebung für eine optimale Integration von CAFM-Inventarverwaltung und Erfassung/Inventur) · Standarddatenbank ist Microsoft Access oder Microsoft SQL Server Es wurde ursprünglich in einem Erfassungsprojekt für eine Größenordnung von mindestens 40.000 Inventargegenständen an mehreren Standorten entwickelt und hier zur Praxisreife geführt. In den folgenden Jahren wurde IBSventory kontinuierlich weiterentwickelt und ist mittlerweile tragendes System für Dokumentation und Erfassungen von Inventar für unterschiedlichste Branchen, von der Großbank bis zur gemeinnützigen Einrichtung. Die Praxiserprobung stellt sicher, dass das System ausgereift ist, alle wichtigen Funktionalitäten vorhanden sind und grundsätzlich alle Inventarerfassungsprojekte schnell und unkompliziert aufgesetzt werden können. Benötigte Ausstattung Hardware · Standard-Arbeitsplatzrechner mit Betriebssystem Windows XP oder Windows 7 für den IBSventory Desktop · Empfohlenes Erfassungsgerät "Unitech PA600" mit integriertem Barcodescanner · Barcode-Labeldrucker (ThermotransferVerfahren) (nur wenn Selbsterstellung von Barcodes notwendig) IBSventory IBSventory Desktop (Applikation zur Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung der Daten. Wird auf einem oder mehreren Rechnern installiert) Ihre Daten vor Ort erfassen, oder Ihnen die Hardware für Inventuren zur Verfügung stellen und anschließend die erfassten Daten ins System übernehmen. Die Auswertungsdatenbank stellen wir Ihnen zusätzlich zur Verfügung. Wie auch immer Sie vorzugehen wünschen. Das System IBSventory bietet die Grundlage für eine flexible Vorgehensweise. Sprechen Sie uns an! Produkt- und Leistungskonzept Sie können alle Hard- und Softwareprodukte direkt über uns beziehen. Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen ein Bedarfskonzept, das anschließend Grundlage für ein detailliertes Angebot wird. Je nachdem, ob Sie bereits mit einer „Quellsoftware“ arbeiten, die die relevanten Objektdaten enthält oder ob eine komplette Neuerfassung notwendig ist, variiert der Aufwand. Vielleicht sind Sie an einem Kauf gar nicht interessiert, möchten aber die Möglichkeiten einer intelligenten Inventarerfassung und –dokumentation dennoch nutzen. Bezugsquelle IBS GmbH Darmstädter Straße 239 D-64625 Bensheim Fon ++49 6251 / 9321-0 Fax ++49 6251 / 9321-30 Mail [email protected] Web http://www.ibs-bensheim.de Dann vereinbaren wir mit Ihnen ein OutsourcingKonzept, bei dem wir das Gesamtsystem einmalig einrichten und anschließend in bestimmten Frequenzen (monatlich, halbjährlich, jährlich) Seite 4