Zum Übungsleitervertrag

Übungsleitervertrag
Beauftragt ein Verein Übungsleiter mit der Durchführung des
Sportangebotes, so kommt ein vertragliches Auftragsverhältnis zu Stande.
Es empfiehlt sich, dafür eine schriftliche Vereinbarung zu treffen.
Nach wie vor ist es vielen Vereinen üblich, Übungsleiter mündlich sozusagen per Handschlag – zu beauftragen. Dabei müssen allerdings
verschiedene Gesichtspunkte beachtet werden:
Unter dem rechtlichen Gesichtspunkt können mündliche Verträge
durchaus wirksam sein. Zu beachten ist jedoch, dass mündliche
Vereinbarungen später nicht immer nachvollziehbar sind, wenn
beispielsweise ein Personalwechsel in der Vereinsführung oder
Änderungen von Zuständigkeiten eintreten.
Spätestens dann, wenn Honorar bezahlt wird, muss vom Verein ein
Lohnkonto geführt werden, auch wenn sich das Honorar im Rahmen des
Übungsleiterfreibetrages bewegt. Ein schriftlicher Vertrag ist dann
unumgänglich.
Nach dem Nachweisgesetz (NachwG) müssen die Vertragsbedingungen
schriftlich niedergelegt werden, siehe insbesondere Nachweispflicht § 2
NachwG. Bei einer Steuerprüfung oder Prüfung der Sozialversicherung
müssen vom Verein entsprechende Unterlagen vorgelegt werden.
Ein schriftlicher Übungsleitervertrag sollte im Verein selbstverständlich
sein.
BLSV VereinsBeratung
Der BLSV - Steuerservice informiert:
Übungsleiterfreibetrag
Dokumentation in den Lohnunterlagen
Das Lohnkonto und die dazugehörigen Belege sind gemäß § 41 Abs. 1 Satz 10
EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt einge-
tragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (das Lohnkonto 2013 also bis Ende
des Jahres 2019). Zu diesen Belegen und Unterlagen gehört insbesondere auch
die Bestätigung über die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages.
Siehe dazu:
R 3.26 Lohnsteuer-Richtlinien 2008 Lohnsteuerverfahren (10)
1Beim Lohnsteuerabzug ist eine zeitanteilige Aufteilung des steuerfreien
Höchstbetrags nicht erforderlich; das gilt auch dann, wenn feststeht, dass das
Dienstverhältnis nicht bis zum Ende des Kalenderjahres besteht.
2Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber jedoch schriftlich zu
bestätigen, dass die Steuerbefreiung nicht bereits in einem anderen
Dienst- oder Auftragsverhältnis berücksichtigt worden ist oder
berücksichtigt wird.
3Diese Erklärung ist zum Lohnkonto zu nehmen.
Da der Freibetrag in Höhe von 2.400 € im Kalenderjahr personen- und
jahresbezogen ist (Nachzahlung für zurückliegende Jahre ist nicht möglich) und
auch bei Tätigkeiten in mehreren Vereinen nicht mehrfach geltend gemacht
werden kann, verlangen sowohl die Sozialversicherung als auch die Finanzverwaltung eine jährliche Bestätigung. Dies gilt selbst in Fällen eines schriftlichen
Arbeitsvertrages und eventueller Vertragsinhalte zum „Übungsleiterfreibetrag“.
Um unnötige Diskussionen bei Prüfungen der Sozialversicherung oder der
Finanzverwaltung zu vermeiden, sollte der Verein vom Übungsleiter Jahr für Jahr
eine unterschriebene Erklärung nach nachfolgendem Muster bei den jeweiligen
Lohnunterlagen aufbewahren.
Gleiches gilt im Übrigen für die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG,
soweit diese an nebenberuflich tätige Mitarbeiter im gemeinnützigen Bereich
ausbezahlt wird. Aber auch bei Zahlungen an gewählte oder bestellte
Funktionsträger (Vorstand, Abteilungsleitung, Ausschüsse, Beiräte etc.) sollte die
Inanspruchnahme von diesen jährlich bestätigt werden. Die Ehrenamtspauschale
darf aber an gewählte und bestellte Funktionsträger in Vereinen und Verbänden
gemeinnützigkeitsunschädlich nur dann gezahlt werden, wenn es die Satzung
zulässt.