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Methoden der Unternehmensführung WS 2010/11 - Projektmanagement - Prof. Dr. h.c. mult. Hartmut Raffler [email protected] © Hartmut Raffler, Januar 2011 Merkmale eines Projekts Vorgegebenes Ziel Projekt Begrenzte Ressourcen Definierter Endtermin Projekt Produkt Einmalig Komplex Risikoreich HW- Produkte Dynamisch SW- Produkte Interdisziplinär Page 2 WS 10/11 © Hartmut Raffler Komponenten eines Projekts Page 3 WS 10/11 or A ga bla ni uf sa tio n or Au g a fb ni au sa tio n Aufbauorganisation Projektfunktionen Projektorganisation Ablauforganisation/ Meilenstein und Phasen Phasenorganisation Meilenstein- Trendanalyse Projektzielsetzung Projektziele Requirements Projektplanung Strukturplanung Aufwandsschätzung Ablaufplanung Terminplanung Projektsteuerung und -überwachung Berichtswesen Steuerungsmaßnahmen Projektziel P pl roj an ek un tg tk je ng o Pr ueru e st © Hartmut Raffler Projektfunktionen 1. Projektspezifische Definition der Projektfunktionen Projektfunktionen 2. Übertragung der Projektfunktionen inkl. Kompetenz und Verantwortung auf die Aufgabenträger 3. Einbettung des Projekts in die vorhandene Organisation Aufgabenträger Organisationsformen Projektleitung Projektplanung und überwachung Personen Systemplanung und überwachung Projektstellen - Linienstellen - Stabsstellen - Temporäre Stellen Systementwicklung Systemintegration und -test Gremien LinienProjektorganisationen MatrixProjektorganisationen Reine Projektorganisation Konfigurationsmanagement Qualitätssicherung Page 4 WS 10/11 © Hartmut Raffler Projektorganisation – Organisationsformen Bereichsleitung PL E Bereichsleitung F V PL PL E F V PL Projekte in reiner Projektorganisation Bereichsleitung E F PL Projekte in Matrixorganisation V PL Projekte in reiner Linienorganisation Page 5 WS 10/11 © Hartmut Raffler Projektfunktionen – Checkliste Projektleitung Klärung der Zielvorgaben und Randbedingungen des Projektes; Festlegung projektinterner Zielvorgaben Steuerung der Zielerreichung Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation Delegation von Aufgaben; Vergabe von Teilaufträgen Koordinierung aller am Projekt beteiligten Stellen Ressourcen- und Personalbeschaffung Personalführung Entscheidung über Lösungsalternativen Festlegung von Entwicklungsprioritäten Entscheidung über Freigabe von Planungen und Entwicklungsergebnissen Information des Managements Kommunikation mit dem Auftraggeber Aussenvertretung des Projektes Page 6 WS 10/11 © Hartmut Raffler Komponenten der Phasenorganisation Phasen Teilprozesse Problemanalyse, Zieldefinition Projektierung und Entwurf Implementierung Integration und Test Abnahme und Transfer Projektplanung, -Überwachung und Steuerung Systemplanung, -Entwicklung und Test Dokumentation Qualitätssicherung Konfigurationsmanagement Meilensteine Zeit Quelle: J. Platz, H. Schmelzer; Projektmanagement in der industriellen Forschung und Entwicklung Page 7 WS 10/11 © Hartmut Raffler Projektplanung – Allgemein Strukturplanung Produktstruktur Objektstruktur Projektstruktur Operative Planung Aufwände Dauer Termine Kapazitäten Kosten Page 8 WS 10/11 © Hartmut Raffler Schritte der Projektplanung Produktstruktur Aus welchen Komponenten besteht das Produkt? Objektstruktur Welche generellen Untersuchungen? Welche Zwischenergebnisse (Prototypen)? Welche Entwicklungsdokumente? Welche Hilfsmittel, Tools, Vorrichtungen, Messgeräte? Welche Steuerungsergebnisse (Planungen, Berichte)? Projektstruktur Welche Arbeitspakete zur Erstellung der Objekte? Page 9 WS 10/11 © Hartmut Raffler Definition des Meilensteins Meilensteine bezeichnen Definierte Sachergebnisse (Meilenstein- Inhalt) Fertigstellungstermin (Meilenstein- Termin) Meilenstein- Inhalte sind wesentlich überprüfbar übergebbar eindeutig festgelegt voraus definiert (Phasenorganisation) Meilenstein- Termine werden in der Projektplanung ermittelt Page 10 WS 10/11 © Hartmut Raffler Typische Situation bei FuE- Projekten Ziel bei Projektbeginn nicht genau bekannt Lösungsweg muß erarbeitet werden Hoher Innovationsgrad Hohe Änderungsintensität Termindruck Vorgegebene Bearbeitungskapazität Zusammenarbeit verschiedener Disziplinen Notwendigkeit für kreativen Freiraum Page 11 WS 10/11 © Hartmut Raffler Standort eines Projektmanagements Projektstart Projektideen Projektvorfeld Projektabschluss Projektmanagement Projektmanagement Projektdurchführung Systemnutzung Lebenszeit des Projekts Lebenszeit des Systems Page 12 WS 10/11 © Hartmut Raffler Ziele der Projektabwicklung Projektziel erreichen Risiken einengen Geforderte Qualität erreichen Durchlaufzeit verkürzen durch Projektmanagement Wirtschaftliche Abwicklung Laufende Transparenz Zuverlässige Aussagen Page 13 WS 10/11 © Hartmut Raffler Definition Projektmanagement (DIN 69 901) Für die Abwicklung eines Projekts die Gesamtheit von ► Führungsaufgaben Zielsetzung Zieleinhaltung Entscheidung ► Führungsorganisation Projektorganisation Projektabwicklung ► Führungstechniken ► Führungsmitteln Produkt- und Projektstrukturplanungssysteme Termin-/ Kapazitäts-/ Kosten-/ Planungs- und Steuerungssysteme Page 14 WS 10/11 Motivationstechnik Besprechungstechnik Präsentationstechnik Entscheidungsfindungstechnik © Hartmut Raffler Verlauf der Projektkosten (Prinzipdarstellung nach Hirzel) 100% Kostenbindung 75% Kostenverursachung 50% 25% 12,5% Zeit Projektende Entscheidungszäsuren nach Kostenbindung Entscheidungszäsuren nach Kostenverursachung Quelle: J. Platz, H. Schmelzer; Projektmanagement in der industriellen Forschung und Entwicklung Page 15 WS 10/11 © Hartmut Raffler le p am x E 1800€ 4800€ 6500€ Costs per error 250 250 250 3000 6000 10.000 (€) Page 16 WS 10/11 © Hartmut Raffler Requirements ... sind die einzelnen Anforderungen an Produkt, Projekt, Prozess aus der Sicht des Anwenders. ... sind die Grundlage der Vereinbarungen mit dem Auftraggeber. ... werden vom Auftraggeber und der Entwicklung verantwortet. ... werden inhaltlich vom Auftraggeber und der Entwicklung akzeptiert. ... werden in den ersten Phasen des Projektes erarbeitet. ... sind die Ausgangsbasis für die Entwicklung. Page 17 WS 10/11 © Hartmut Raffler Change Request (CR) Änderungen an Entwicklungsergebnissen sind unvermeidlich - Änderungen der Aufgabenstellung - Neue Erkenntnisse bei der Produktentwicklung - Fehler bei der Produktentwicklung Ziel der formalisierten Behandlung von Änderungen (CR) ist es, die Konsistenz der Entwicklungsergebnisse zu erhalten Änderungen beziehen sich auf definierte Entwicklungsergebnisse (Baselines) und haben Auswirkungen auf - Teilprozesse (Meilensteine) - Davorliegende Entwicklungsergebnisse (Backtracking) - Nachgelagerte Entwicklungsergebnisse Änderungen werden einzeln oder als "Versionsentwicklung" durchgeführt. Page 18 WS 10/11 © Hartmut Raffler Change Request Prozedur Antragsteller Entwicklung Change Control Board Angenommen Change Request Technische Untersuchung Entwicklung Änderung Änderung betroffener betroffener Dokumente Dokumente Information an Antragsteller Entscheidung Abgelehnt Projektnotiz Verfolgung des Change Request Systemplanung Page 19 WS 10/11 © Hartmut Raffler Meilenstein- Trendanalyse Berichtszeitpunkte 199x 199x 199x 200x 200x I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 2 0 0 x 1 9 9 x IV III II I IV III II I IV III II I 1 9 9 x IV III II I 2 0 0 x MeilensteinTermine Page 20 IV III II I 1 9 9 x Projekt: xxx Projektleiter: xxx WS 10/11 © Hartmut Raffler Meilenstein- Trendanalyse 1 Berichtszeitpunkte MeilensteinTermine MeilensteinTermine Berichtszeitpunkte Page 21 3 Ausgangssituation nach Planung 2 Erste Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach einem Monat Zweite Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach zwei Monaten Dritte Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach drei Monaten 2 Berichtszeitpunkte MeilensteinTermine MeilensteinTermine Berichtszeitpunkte 1 3 4 4 WS 10/11 © Hartmut Raffler Ablaufplan Der Ablaufplan stellt die sachlogische Verknüpfung (Input/ Output) der Arbeitspakete des Projektstrukturplans dar. Komponentencode Komponentenspezifikation Komponentenbeschreibung Designspezifikation Komponententest Testspezifikation Testdaten Der Ablaufplan bildet die Grundlage für die Erstellung des Netzplans. Der Ablaufplan fasst Arbeitspakete des Projektstrukturplans sinnvoll zusammen. Der Ablaufplan wird grafisch dargestellt. Page 22 WS 10/11 © Hartmut Raffler Netzplan (NP) Der Netzplan zeigt die grafische Darstellung aller Arbeitspakete mit ihren Abhängigkeiten untereinander. Er stellt übersichtlich und kontrollierbar den geplanten Projektverlauf dar. Er zeigt nach erfolgter Terminberechnung - Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete und deren zeitliche Dauer - den "kritischen Weg" und die Pufferzeiten. Î Der Netzplan ist ein Hilfsmittel zur Planung und Überwachung der Projekttermine. Page 23 WS 10/11 © Hartmut Raffler Beispiel: MPM*)-Netzplan (Beispiel) MPM*) Metrapotenzialmethode Quelle: Siemens AG, Burghardt, Projektmanagement Page 24 WS 10/11 © Hartmut Raffler Steuerungsmaßnahmen Ziel: Termin einhalten! Page 25 Leistung Reduzieren Versionsbildung Produktkauf Aufwand Technische Alternativen Entwicklungsprozess Nutzen von Vorhandenem Kapazität Vergrößern Umverteilen Zukaufen Produktivität WS 10/11 Ausbildung Abschirmen Information, Kommunikation Motivation © Hartmut Raffler Häufigste Ursachen für Abweichungen Komplexität überfordert den Entwickler; Kein Überblick über die Zusammenhänge Unterschätzung des Aufwandes an Zeit und Manpower für die Restarbeiten Fehlen einer realistischen Planung bzw. zu optimistische Planung Page 26 WS 10/11 © Hartmut Raffler Berichtswesen Ziel: Stets aktueller Überblick Was wird berichtet? Wie wird berichtet? MTA Projektberichterstattung Meilensteine, Arbeitspakete, Laborberichte, QS- Berichte, KM- Control Termine Kosten Leistung, Qualität Kapazität Harte Daten Monatsbericht TOP Bericht Probleme Motivation Risikoerwartung Verhalten des Auftraggebers Verbal Weiche Daten Page 27 WS 10/11 © Hartmut Raffler
