PIM mit SharePoint 2013

Band 9
Kompendium
Business Solutions l Management l Administration l Development
Das Kompendium
Das SharePoint Kompendium ist das neue Produkt von Software & Support Media
und Windows Developer. Das SharePoint Kompendium ist ein Hybrid aus Magazin
und Buch, aktuell, informativ, innovativ – das Beste aus beiden Welten. Auf rund
150 Seiten finden Sie hier vier Mal pro Jahr umfassende Informationen zu SharePoint und korrespondierenden Enterprise-Lösungen.
Kompendium
Agile Methoden sind für die Entwicklung und das Management längst keine
unbekannten mehr. Vor allem Scrum hat sich in den letzten Jahren einen Platz
gesichert. Ein entscheidender Aspekt ist dabei die Anpassbarkeit der Methode
an die Bedürfnisse des Unternehmens bzw. der einzelnen Projekte. Auch in der
Vorgehensweise bleibt man recht offen: Reichen den einen Post-its und Stift,
bauen die anderen auf die Unterstützung durch unterschiedliche Werkzeuge. Als
zentrale Unternehmensplattform kann SharePoint nun in unterschiedlicher Form
der Dreh- und Angelpunkt für Agilität im Unternehmen sein und bietet zahlreiche
Ansatzpunkte für modernes Projekt- und Organisationsmanagement. Denn es
spielt dabei seine Stärke aus, über Unternehmens- und Produktgrenzen hinweg
je nach Bedarf anpassbar und einsetzbar zu sein. Damit ist es gerade im Zuge
der digitalen Transformation ein Faktor, um die gewünschte Geschwindigkeit,
Flexibilität und Fokussierung zu liefern.
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Mirko Schrempp (Hg.)
In dieser Ausgabe
Agilität
PROJECT INSIGHTS
Agiles Projektmanagement mit SP
AGILE DEVELOPMENT
Von der Anforderung zum Testing
PRODUCT KNOWLEDGE
Produktinformationsmanagement
mit SP-Board-Mitteln
SharePoint, Agile
Deutschland 12,90 €
Österreich
13,40 €
SPK1_15_U1_U4.indd 1-3
Mirko Schrempp (Hg.)
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Business Solutions
Produktinformationsmanagement
Durch Onboard-Mittel zum vollwertigen
Produktinformationsmanagement?
PIM mit SharePoint 2013
Jens Gäbeler und Arno Hitzges
Seit Mitte der neunziger Jahre werden für die Verwaltung
von marketingrelevanten Informationen zu den eigenen Produkten zunehmend PIM-Systeme auf Basis von proprietären
Drittanbietern verwendet. Für die Mitarbeiter bedeutet das
eine Eingewöhnung in eine neue Oberfläche, für Administratoren bedeutet es, neue Architekturen und Software zu
erlernen. Die Verwendung eines neuen Systems verursacht
somit größere Kosten, als ein bestehendes zu erweitern.
Auf den folgenden Seiten wird daher analysiert inwieweit
mit SharePoint-Standardmitteln ein PIM-System aufgebaut
werden kann.
Mit mehreren Dutzend Lösungen am Markt gibt es bereits eine große
Anzahl an eigenständigen PIM-Plattformen. Einen guten Überblick gibt
es auf der Internetseite www.pim-verzeichnis.de [1]. Auch gibt es bereits
Lösungen, die eine Anbindung zu SharePoint realisiert haben. Allerdings
werden dabei die meisten Funktionalitäten aus dem eigenem System verwendet und nicht aus SharePoint. Zusätzliche Systeme bedeuten außerdem
immer einen höheren Aufwand und höhere Kosten, und es stellt sich die
Frage, ob durch Anpassungen ein bereits im Unternehmen vorhandenes
SharePoint verwendet und ein ähnliches Ergebnis erreicht werden kann.
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Business Solutions
Produktinformationsmanagement
Produktinformationsmanagement-Systeme
In einem PIM-System laufen Produktinformationen aus allen betrieblichen und
analytischen Bereichen eines Unternehmens zusammen. Die Informationen
können unabhängig von ihrer Herkunft in diesem System abgerufen werden. Die
zu den Produkten gehörenden Informationen können dabei entweder direkt im
PIM-System gespeichert werden, auf die Quelle referenzieren oder als eine Kombination der beiden Arten vorkommen [2].
Ein PIM-System kann als Konsolidierung verschiedener anderer Managementsysteme verstanden werden. Je nach Komplexität besteht ein PIM-System mitunter
aus den folgenden Systemen:
■ Dokumentenmanagement und/oder Media Asset Management für die Verwaltung von Dateien, wie z. B. Dokumentationen, technische Zeichnungen, Bilder
oder Videos
■ Content-Management für die Erstellung und Verwaltung von Onlinepublikationen wie z. B. Webshops
■ Rechteverwaltung für die Erstellung von Benutzerprofilen und deren Berechtigungen
Vorteile einer Nutzung eines PIM-Systems sind die zentrale Datenhaltung, die
Generierung von Mehrinformationen (Metadaten) und die unkomplizierte Ausgabe
in unterschiedliche Medien.
Anforderungen an ein PIM-System
Existierende PIM-Systeme besitzen in den meisten Fällen diese Funktionalitäten:
■ Eine Weboberfläche für die Editierung der Produktdetails
■ Workflows für Freigaben und Benachrichtigungen
■ Eine flexible Rechteverwaltung für eine feine Unterscheidung der verschiedenen
Nutzer, besonders in Bezug auf Daten-/Informationsfreigabe
■ Eine performante Suche und die Möglichkeit, Datensätze zu filtern
■ Versionierung zur Änderungskontrolle der Produktinformationen und der Wiederherstellung fehlerhaft bearbeiteter Daten
■ Verwaltung von Metadaten und Produktkategorien
■ Verwaltung von Mediadateien zu den Produkten (Asset Management)
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Business Solutions
Produktinformationsmanagement
SharePoint als PIM-System
SharePoint als Enterprise-Content-Management-System deckt die
Anforderungen an ein PIM-System (Kasten „Produktinformationsmanagement-Systeme“) von Grund auf ab, es ist bei einem Teil
der Funktionalitäten sogar marktführend. So zum Beispiel mit der
SharePoint-Suche, die die Informationen aus den unterschiedlichsten
Datentypen und deren Metadaten erfassen kann. Die einzelnen Informationen können verknüpft werden und mit dem Content-Search
Web Part auf gewünschte Art angezeigt werden. Suchergebnisse lassen sich mit den Refiners außerdem webshopähnlich filtern (nach
Preis, Hersteller usw.) und mithilfe des Term Store Managers ist es
zusätzlich möglich, automatisch eine Navigation aus den taxonomisch
gespeicherten Informationen zu generieren. Die Rechteverwaltung in
SharePoint erlaubt eine Steuerung der Zugriffe für Benutzer und Benutzergruppen bzw. Rollen. Dabei können die Berechtigungen von
websiteweit bis elementgenau eingestellt werden, die Unterbrechungen
von Berechtigungsvererbungen sind ebenfalls einstellbar, feiner als es
in gängigen PIM-Systemen möglich ist. Ebenfalls sehr gut funktionieren die Workflows. Sie können bereits vorgefertigt verwendet werden oder mithilfe des SharePoint Designers auf einfache Weise erstellt
werden. Zusätzlich ist in SharePoint die geforderte Weboberfläche
gegeben, die durch verschiedene Site-Collection-Templates, wie die
Team-Site oder die Publishing-Site, an die eigenen Anforderungen angepasst werden kann. Weitere Funktionalitäten wie die Versionierung
und die Verwaltung von Metadaten sind in SharePoint ebenfalls gegeben. Zu unterscheiden sind allerdings die Ansätze, wie das PIM-System in SharePoint aufgebaut werden soll. Hier gibt es prinzipiell zwei
Vorgehensweisen: den Weg über das in SharePoint 2013 neue Feature Produktkatalog oder über die schon länger vorhandene Datei-/
Datenbankverbindung (XML/SQL). In Tabelle 1 und den folgenden
Tabellen werden bereits evaluierte PIM-Systeme mit diesen beiden Ansätzen verglichen. Sie sind ähnlich umfangreich wie die PIM-Systeme,
der Produktkatalog bietet sogar mehr Funktionalitäten. Einschränkungen gibt es bei der Datei-/Datenbankverbindung (XML/SQL), hier
sind die Funktionalitäten Versionierung und Terminologieverwaltung
nicht vorhanden. Auch Workflows können bei diesem Ansatz nur eingeschränkt verwendet werden.
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Systemanforderungen
Evaluierte PIMSysteme
SP-2013Produktkatalog
SP2013Datei-/Datenbankverbindung
ü
©
ü
ü
û
ü
©
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
©
ü
ü
û
ü
û
Weboberfläche
Workflows
Rechteverwaltung
Suche
Versionierung
Mediaverwaltung
Terminologieverwaltung
Business Solutions
Produktinformationsmanagement
Tabelle 1: Vergleich der Systemanforderungen von PIM-Systemen und SharePoint 2013
Legende:
ü vorhanden, © teilweise/eingeschränkt vorhanden, û nicht vorhanden
Zusätzlich zu den technischen Anforderungen einer Plattform soll ein
PIM-System bestimmte Funktionalitäten für die Benutzung besitzen. Diese lassen sich, wie in Abbildung 1 zu sehen, in die Bereiche Import, Pflege
und Export aufteilen und bestimmen auch die Abschnitte im weiteren
Text. Es werden in den Abschnitten jeweils zu Beginn die Funktionen bestehender PIM-Systeme beschrieben und im Anschluss die Möglichkeiten
in Microsoft SharePoint dargestellt.
Abb. 1: Übersicht über die Nutzungsanforderungen eines PIM-Systems [3]
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Business Solutions
Produktinformationsmanagement
Import
In bestehenden PIM-Systemen ist der Import von Produktdaten mit den
Formaten XML (insb. dem Austauschformat BMEcat) und CSV möglich
oder erfolgt aus SQL-Datenbanken. In wenigen Fällen geschieht dies allerdings in einer komfortablen Weboberfläche.
Auch in SharePoint sind diese Importschnittstellen standardmäßig
nicht verfügbar, ein Import über die Weboberfläche ist so nicht möglich. Der Import kann aber je nach gegebenem Datenformat entweder
über eine Datenbank- bzw. Dateiverbindung oder über das Produktkatalogtemplate erfolgen. Bei XML- und SQL-Daten kann der Import mithilfe des SharePoint Designers realisiert werden. Nach dem Erstellen der
jeweiligen Verbindung ist es möglich, eine Auswahl zu treffen und die
Daten durch XSLT-Befehle bzw. SQL-Abfragen umzuwandeln. Nachteilig wirkt sich aus, dass die Informationen nicht in SharePoint-Listen
eingepflegt, sondern in SharePoint als eigenständige Web Parts eingebunden werden und somit in der Datenpflege auf Funktionalitäten verzichtet werden muss. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist die PIM-übliche
zentrale Datenhaltung, da hier die Originaldaten verwendet werden und
keine Kopie.
Der Import von CSV-Dateien kann über PowerShell Scripting erfolgen. Es ist hier nötig, Zugriff auf den SharePoint Server zu besitzen. Die
Produktinformationen können bei dieser Vorgehensweise direkt in einen Produktkatalog eingepflegt werden. Es ist dadurch beispielsweise
möglich die Spalte Bild anzulegen und die als Text vorliegenden Links
in Verknüpfungen zu den abgelegten Bildern umzuwandeln. Zusätzlich
kann die Taxonomie des Katalogs direkt in den SharePoint Term Store
importiert und mit den einzelnen Produkten verknüpft werden.
Anforderungen an Evaluierte PIMden Import
Systeme
SharePoint2013-Produktkatalog
SP2013-Datenbank-/Dateiverbindung
Formate
CSV, XML
CSV
XML, SQL
Auswahl
ü
ü
ü
û
ü
ü
Transformation
Tabelle 2: Vergleich der Anforderungen an den Import
Legende:
ü unterstützt, û nicht unterstützt
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Wie Tabelle 2 zeigt, ist ein einfacher, bei unterschiedlichen Formaten
gleicher Importvorgang mit SharePoint-Standardmitteln nicht realisierbar. Für das Format CSV erfolgt der Import direkt auf dem SharePoint
Server. Der Import der Formate XML oder SQL funktioniert per SharePoint Designer. Eine Konvertierung von CSV zu XML und umgekehrt
kann mit XSLT bewerkstelligt werden.
Wünschenswert wären hier eine einheitliche Oberfläche zum Hochladen einer Importdatei und die darauffolgende Anpassung der Produkte
in der Weboberfläche. Die Bedingung dafür sind zusätzliche Schnittstellen für XML-Dateien und SQL Server, die bisher nur durch kostenpflichtige Add-ons erworben werden können.
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Produktinformationsmanagement
Datenpflege
Bei der Datenpflege ist es für die Bearbeiter wichtig, die benötigten Funktionalitäten in einer einfachen Oberfläche zur Verfügung gestellt zu bekommen. Bestehende PIM-Systeme zeichnen sich zudem dahingehend
aus, dass sie in einer Onlineumgebung liegen und somit einen ortsunabhängigen Zugriff erlauben. Eine einfach zu bedienende Formularmaske
erleichtert die Erstellung von neuen Produkten, die Bearbeitung bereits
bestehender Einzelprodukte und die gleichzeitige Bearbeitung von mehreren Produkten. Die Massenpflege wird durch die Möglichkeit, die
Produktliste zu filtern und zu sortieren, unterstützt. Um Fehler im Datenbestand zu minimieren, ist es üblich, Plausibilitätsprüfungen direkt
bei der Eingabe durchzuführen. Auch die Funktionalitäten zum Entfernen und Wiederherstellen (Papierkorb) von einzelnen Produkten sind
in bestehenden PIM-Systemen durchgehend vorhanden. Des Weiteren
ist in einem PIM-System die Forderung, eine Produkthierarchie anlegen
und pflegen zu können. Vererbung und Varianten von Produkten verringern sowohl den Bearbeitungsaufwand als auch den Speicherbedarf.
Durch Verknüpfungen mit weiterführendem Zubehör zum Produkt ist
es möglich einen komplexen, aber in sich geschlossenen Produktkatalog
zu schaffen. Auch Bilder und andere Mediendateien können wiederverwendet werden.
In SharePoint unterscheiden sich die gegebenen Funktionalitäten in
Abhängigkeit vom beim Import gewählten Ansatz. Für eine umfangreiche Datenpflege mit vielen Features sollte der Produktkatalog verwendet
werden. Bei einem Import über die Datenbank- oder Dateiverbindung
werden die Daten nicht in SharePoint-Listen eingepflegt. Dadurch kön-
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Business Solutions
Produktinformationsmanagement
nen viele Funktionalitäten von SharePoint nicht verwendet werden und
müssen auf andere Weise realisiert werden.
Abb. 2: Produktliste mit Suche und Mehrfachbearbeitung (Datenblattansicht) erstellt mit
Produktkatalog
Anlegen, Bearbeiten, Löschen und auch die Massenpflege sind in SharePoint-Listen sehr komfortabel über die Datenblattansicht möglich (Abb. 2).
SharePoint-Listen sind mit bis zu 30 Mio. möglichen Elementen auch für
sehr große Kataloge gewappnet. Begrenzend ist hierbei eher die Maximalzahl der Spalten. So ist die Verwendung des Typs „Eine Textzeile“ auf
eine maximale Anzahl von 276 begrenzt [4]. Die Funktionen Anlegen, Bearbeiten usw. sind bei der Datenverbindung zwar ebenfalls möglich, für
jede Ansicht auf die Daten müssen allerdings separate Webparts im SharePoint Designer erstellt werden. Die einfache Erstellung von Ansichten wie
in SharePoint-Listen ist nicht gegeben. Für die Web-Part-Erstellung sind
sowohl ASPX- als auch erweiterte XHTML- und XSLT-/SQL-Kenntnisse
erforderlich. Über jeder SharePoint-Liste befindet sich, wie ebenfalls in Abbildung 2 zu sehen ist, ein Suchfeld, mit dem die Liste nach diesem Wert
gefiltert werden kann. Die Anbindung eines Suchfelds an das Produktformular ist für den Weg der Datenbank-/Dateiverbindung (Abb. 3) ebenfalls
möglich, indem mit dem SharePoint Designer eine Verknüpfung der Datenverbindung mit einem HTML-Form-Web-Part erstellt wird.
Abb. 3: Produktliste mit Suche und Mehrfachbearbeitung, erstellt mit XML-Dateiverbindung
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Mit der Produktkatalogvorlage erstellten Katalogen ist es möglich,
einzelne oder mehrere Datensätze auf einfache Weise in einen Papierkorb zu verschieben. Diese können bei Bedarf wiederhergestellt
werden. Bei Datenverbindungen ist das Löschen ebenfalls möglich,
die Wiederherstellung kann jedoch nur durch eine Versionierung der
verwendeten XML-Datei erstellt werden. Durch den in SharePoint
integrierten Term Store ist es möglich, eine Produkttaxonomie zu
erstellen. Die erstellte Taxonomie kann dann für die Navigation eines Webshops verwendet werden. Zubehör ist durch den Spaltentyp
Lookup möglich, das Zubehör kann dabei entweder in der gleichen
oder in einer anderen Liste gespeichert sein. Zusätzlich ist es möglich,
eine Spalte vom Typ Related Items zu erstellen. Dadurch kann jede
Art von Quelle in SharePoint mit einem Artikel verbunden werden
(Bibliothekselemente, Listenelemente, Seiten usw.). Weitere Spalten
bei der Datenbank-/Dateiverbindung zu erstellen, ist wieder einmal
nur mit dem SharePoint Designer möglich und nicht so einfach wie in
SharePoint-Listen in einer Weboberfläche.
Anforderungen an die
Produktdatenpflege
Evaluierte
PIM-Systeme
Business Solutions
Produktinformationsmanagement
SP2013SharePointDatenbank-/
2013-ProduktDateiverbinkatalog
dung
Erstellung und
Bearbeitung
ü
ü
ü
Massenbearbeitung
©
ü
ü
Löschen
ü
ü
ü
Wiederherstellen
ü
ü
û
Vererbung
ü
ü
û
Zubehör
ü
©
û
Plausibilitätsprüfung bei
Eingabe
ü
ü
û
Tabelle 3: Vergleich der Anforderungen an die Datenpflege
Legende:
ü unterstützt, © teilweise/eingeschränkt unterstützt, û nicht unterstützt
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Business Solutions
Produktinformationsmanagement
Export
Für die Ausgabe ist es in bestehenden Systemen möglich, eine Auswahl
für den Export zu bestimmen. Dies funktioniert durch Filterung nach
Metadaten, Kategorien oder auch ID-Ranges. Eine Anbindung der Produktlisten an eine Suche ist dabei von Vorteil. Ebenfalls kann in PIMSystemen ausgewählt werden, welche Einzelinformationen der Produkte
exportiert werden sollen und welche Bilder (bzw. in welcher Auflösung)
verwendet werden sollen. Zusätzlich kann vor dem eigentlichen Export
eine Voransicht des zu produzierenden Mediums im PDF-Format erstellt werden. Für die spätere Verwendung kann zwischen verschiedenen Exportmöglichkeiten gewählt werden. In derzeitigen PIM-Systemen
wird der Export in die Standardformate XML, CSV und SQL, teilweise
auch in die softwarespezifischen Formate wie InDesign und QuarkXPress unterstützt. In Ausgabemedien unterschieden, ist der Export zu
Printkatalogen, Preislisten, Flyern, aber auch Webshops oder MobileApps gegeben.
In SharePoint ist die Erstellung von Artikelauswahlen in beiden Vorgehensweisen (Produktkatalog und Datenbank-/Dateiverbindung) möglich. Beim Produktkatalog wird eine Spalte des Typs Checkbox erstellt.
Durch manuelles Anstoßen eines Workflows können dann alle markierten Artikel in eine neue Liste kopiert werden und von dort für den
Export weiterverwendet werden. Durch die in der Datenpflege bereits
erwähnten Such- und Filtermöglichkeiten ist eine komfortable Auswahl
vorhanden. Die Auswahl von Produkten bei der XML-Dateiverbindung
kann durch die bereits in BMEcat für den Import der Artikel in einen
Produktkatalog vorhandene Spalte mode erfolgen. Die DTD muss dafür
allerdings um die Werte true und false erweitert werden, um eine valide
XML-Datei zu erhalten. Die Auswahl wird in der originalen BMEcatDatei gespeichert; der Export der Auswahl beinhaltet deswegen auch die
Produkte, die nicht in der Auswahl aufgenommen sind, und resultiert
in einer nicht in dieser Größe nötigen Exportdatei. Die Erstellung einer
PDF-Voransicht oder einer druckfertigen PDF-Datei ist in SharePoint
mit Onboard-Mitteln nicht erreichbar. Schnittstellen zu externen Lösungen wie z. B. InBetween sind hierfür nötig. Ebenfalls ist es nicht möglich,
editierbare InDesign-, QuarkXPress- oder Word-Dateien aus den Produktdaten zu erstellen.
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SharePoint2013-Produktkatalog
SP2013Datenbank-/
Dateiverbindung
CSV, Excel,
XML
Excel, XML
Wie
Importformat
Auswahl für Publikationen
ü
ü
ü
Freigabe für
Veröffentlichung
ü
ü
û
JPG, PDF
û
û
Mit InBetween
û
û
ü
ü
ü
Anforderungen an den
Export
Formate
Voransicht
PDF-Erstellung
Web-, Mobile-Export
Evaluierte
PIM-Systeme
Business Solutions
Produktinformationsmanagement
Tabelle 4: Vergleich der Anforderungen für den Export
Legende:
ü unterstützt, © teilweise/eingeschränkt unterstützt, û nicht unterstützt
Fazit
Beide Out-of-the-box-Alternativen in SharePoint bieten unterschiedliche
Vor- und Nachteile. Bei der Verwendung des SharePoint-Produktkatalogs ist es möglich, Versionierung, die performante Suche und Workflows
einzusetzen, allerdings auf Kosten von umständlichen Import- und Exportmöglichkeiten. Dieser Weg kann eingesetzt werden, wenn eine neue
Produktdatenbank erstellt wird, die sich hauptsächlich auf Webshops
konzentriert. Der Import würde bei dieser Lösung entfallen, und der Export in einen digitalen Produktkatalog ist gegeben. Der Import über die
Datenbank-/Dateiverbindung erlaubt einen komfortablen Import bzw.
eine Synchronisation mit XML- oder SQL-Daten. Die Pflege dieser Daten
verhält sich allerdings schwieriger. Dieser Weg sollte eingesetzt werden,
wenn die Daten bereits in strukturierter Form vorliegen und der Schwerpunkt auf konsistente Daten gelegt wird. Durch einen höheren Zeit- und
Arbeitsaufwand ist es möglich, die jeweilige Lösung durch einzelne Forderungen zu ergänzen. Der Wunsch, beide Formate in gleichem Umfang
nutzen zu können, ist bedauerlicherweise nicht gegeben.
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Produktinformationsmanagement
Jens Gäbeler ist wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Hochschule der Medien in Stuttgart im Schwerpunkt Digital Publishing. Er beschäftigt sich mit der Erstellung und Pflege
von virtuellen Maschinen und im Besonderen mit der Administration der Studiengangsintranetfarm auf Basis von SharePoint. Er ist Allrounder für die Themen Cross-Media,
ECM- und PIM-Systeme und hat Vorträge auf mehreren SharePoint-Konferenzen gehalten.
Arno Hitzges ist Professor für Content-Management-Systeme an der Hochschule der
Medien in Stuttgart. Er war in führenden Positionen bei verschiedenen Microsoft-GoldPartnern aktiv und begleitet mehr als hundert Projekte im Bereich Content Management.
Er ist Mitveranstalter des Stuttgarter SharePointForums, der zentralen SharePoint-Anwenderkonferenz im süddeutschen Raum.
Links & Literatur
[1] http://www.pim-verzeichnis.de
[2] White, Andrew: „Magic Quadrant for Product Information Management“, 2005
[3] Teilweise angelehnt an Kirchner, Gerhard: „Praktische Anwendung des ProduktinformationsManagement im Single-Source-Publishing“, 2010
[4] http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262787.aspx#ListLibrary
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