Einführung Projektmanagement

Einführung Projektmanagement
Dipl.‐Ing. Dr. Alexander Berzler
Zeitlicher Ablauf: Grobe Übersicht
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Einführung Projektmanagement
Kompetenz‐, Team‐ und Themenfindung
Projektpartner / Auftraggeber finden
Projektauftrag
Erstkontakt (Mails und Besprechung) optimieren
Rückmeldungen und weitere Schritte
Lastenheft
Projektstrukturplan, Kostenplan, Pflichtenheft
Prototyping und Screendesign
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Basis für mögliche Projekte
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Standalone Software
Webanwendung
Produktbeurteilung und Einführung von Hard‐ und Software
IT‐Infrastrukturbeurteilung und Entwicklung
…
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Zentrale Fragen
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6.
Was ist ein Projekt?
Was ist Projektmanagement?
Warum scheitern so viele Projekte?
Projektrollen – wer ist am Projekt beteiligt?
Welche Projektphasen gibt es?
Welche Vorteile hat professionelles Vorgehen?
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1. Was ist ein Projekt?
Aufgaben, die
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sich aufgrund einer Problemstellung ergeben,
klar definiert (klares Ziel),
lösbar,
einmalig
zeitlich begrenzt (definiertem Anfang und Ende),
von den Mitteln her (Geld, Sachmittel, Personal) begrenzt sind.
•
Ein Projekt besteht aus einer Menge von abgestimmten Tätigkeiten mit Anfangs‐ und Endtermin. Es wird unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Ressourcen (Zeit, Geld, Personal) durchgeführt, um ein Ziel zu erreichen. •
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2. Was ist Projektmanagement?
Unter dem Begriff Projektmanagement (PM) versteht man das ‐ Planen, ‐ Steuern und ‐ Kontrollieren von Projekten. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind mittlerweile etabliert und standardisiert. Die „Gesellschaft für Informatik“ definiert Projektmanagement einfach nachvollziehbar: „Das Projekt führen, koordinieren, steuern und kontrollieren.“
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3. Warum scheitern so viele Projekte?
Ursachen für erfolglose Projekte:
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Fehlendes Gesamtkonzept
Keine klare Aufgabenstellung
Keine eindeutige Aufgaben‐ und Kompetenzabgrenzung
Kein Phasenkonzept
Zu frühzeitiges Codieren und Arbeiten am PC
Schlechtes Projektmanagement und ‐controlling
Keine bzw. unzureichende Dokumentation
Keine methodische Vorgehensweise
Unklare Verteilung von Verantwortung
Fehlende Kommunikation zwischen den Beteiligten
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4. Projektrollen – wer ist am Projekt beteiligt?
Projektauftraggeber
• Wünscht die Durchführung und erwartet ein Ergebnis Projektleiter
• Gesamtverantwortlich für die erfolgreiche Durchführung
• Lenkt das Projekt
• Zusammenstellung des Projektteams
• Kommunikation, Steuerung, Marketing
• Verantwortlich für die richtige Einteilung von Ressourcen (Zeit, Sachmittel, Personal)
Projektmitarbeiter im Projektteam
• Übernahme der operativen Arbeit
Projektcoach
• Berater des Projektleiters (Lehrer)
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5. Welche Projektphasen gibt es?
Projektphasen:
Laufende Dokumentation
5.1 Beauftragung
5.2 Projektstart
5.3 Projektdurchführung
5.4 Projektmarketing
5.5 Projektcontrolling
5.6 Projektabschluss
Jede Projektphase wird zu einem genau festgelegten Termin und mit einem bestimmten Ergebnis abgeschlossen (=MEILENSTEIN)
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5.1 Phase Beauftragung
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Ideenentwicklung – (mittels Kreativitätsmethoden wie Brainstorming, Mind‐Mapping, …)
Durchführbarkeitsanalyse
– Ist das Projektteam in der Lage das Problem zu lösen (finanzielle, zeitliche, persönliche Ressourcen, Know‐How vorhanden?)
Projektwürdigkeitsanalyse
– Entscheidung der Bearbeitungsform (Projekt, Routinearbeit, …)
Projektantrag
– Bisherige Entscheidungen dem Auftraggeber vorlegen
– Beschreibt Problemstellung, Ressourcen, Projektmitarbeiter, Ziel, Nutzen, Ist‐ und Sollzustand
Schriftlich formulierter Projektantrag,
Entscheidung über Durchführung oder Ablehnung
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5.2 Phase Projektstart
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Projekt „Kick‐Off“
‐ Eigentlicher Projektstart mit der Genehmigung des Projektantrages
Projektabgrenzung
Projekt‐ und Leistungsplanung
‐ Aufgaben, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation
Projekthandbuch
Projektauftrag
Erteilung / Genehmigung des Projektauftrages
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5.2 Phase Projektstart: Projektabgrenzung
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Zeitlich
‐ Festlegen von Projektstart (=Genehmigung des Projektantrags) und Projektende
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Sachlich
‐ Genaue Beschreibung von Zielen und Nicht‐Zielen des Projekts
Spezifisch – konkret formuliert
Messbar – es muss erkennbar sein, dass die Ziele erreicht wurden
Attraktiv / Angemessen – es muss sich lohnen, sich für die Ziele zu engagieren
Realistisch – Zielerreichung muss möglich sein
Terminiert – Zeitpunkt der Zielerreichung klar festgelegt
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Sozial
‐ Festlegung von Projektleiter, ‐auftraggeber, Projektteammitgliedern
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5.2 Phase Projektstart: Projekt‐ und Leistungsplanung
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Projektstrukturplan (PSP) grafisch
Projektstrukturplan (PSP) tabellarisch
Terminplanung
Meilensteinplan
Aufgabenliste und Funktionendiagramm
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5.2 Phase Projektstart: Projektstrukturplan (PSP) grafisch
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Enthält die Struktur der im Projekt zu bewältigenden Aktivitäten
Zerlegt das Projekt in überschaubare „Arbeitspakete“
Dient als Basis für Terminplan
Entwickelt den PSP mit dem gesamten Projektteam  so nutzt ihr die Kompetenz eurer Teammitglieder und alle erhalten gleichzeitig ein gemeinsames Verständnis von den im Projekt zu erstellenden Ergebnissen!
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5.2 Phase Projektstart: Projektstrukturplan (PSP) tabellarisch
Zeigt das Projekt aufgegliedert in die einzelnen Bestandteile in übersichtlicher Form:
PSP‐Code
Teilaufgabe / Arbeitspaket
Verantwortlich
Mitarbeit
Fertigstellung (Soll)
Fertigstellung (Ist)
3.
Durchführungsphase
3.1
Datenbank
SB
MF, FD, SB
Juli 2011
Juli 2011
3.1.1
Erstellung
SB
MF, FD, SB
Juli 2011
Juli 2011
3.1.2
Test
SB
MF, FD, SB
Juli 2011
Juli 2011
Softwarcodierung
MF
MF, FD, SB
Dezember 2011
Dezember 2011
Frontend (Handyapplikation)
FD
MF, FD, SB
Dezember 2011
Dezember 2011
3.2.1.1
Struktur
FD
MF, FD, SB
Dezember 2011
Dezember 2011
3.2.1.2
Benutzerlogin
MF
MF, FD, SB
Dezember 2011
Dezember 2011
3.2.1.3
GUI
FD
MF, FD, SB
Dezember 2011
Dezember 2011
3.2
3.2.1
Bestimmt den Aufwand für einen Vorgang, bevor ihr dessen Dauer festlegt. Durch einen geschickten Einsatz von Ressourcen lässt sich die Dauer oft verkürzen.
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5.2 Phase Projektstart: Terminplan (GANTT‐Diagramm)
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Ein GANTT‐Diagramm ist ein Balkendiagramm, das die zeitliche Abfolge von Vorgängen grafisch auf einer Zeitachse darstellt.
Darstellung der Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen Teilaufgaben
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5.2 Phase Projektstart: Termin‐/Meilensteinplan
= Zusammenfassung und Kontrolle der wichtigsten Termine und Zwischenergebnisse
Code
1100
Meilenstein
M1 Projekt gestartet
Plan‐Termine
Adaptierte Plan‐Termine Ist‐Termine
5400 M6 Projekt abgeschlossen
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5.2 Phase Projektstart: Aufgabenliste & Funktionendiagramm
Zusammenfassung und Kontrolle von Aufgaben, Funktionen und Terminen.
Funktionendiagramm:
Aufgabe
Auftraggeber Projektleiter Projektmitarbeiter 1 Projektmitarbeiter 2 Projektmitarbeit
Aufgabe 1
I
K
Aufgabe 1.1
V
M
Aufgabe 1.2
V
M
Aufgabe 1.3
V
M
Aufgabe 2
I
K
M
V
Aufgabe 2.1
M
V
Aufgabe 2.2
M
V
Legende: V = Verantwortlich, M = Mitarbeiten, I = wird informiert, K = Kontrolle
Aufgabenliste:
Aufgabencode
1
1.1
1.2
1.3
2
2.1
2.2
Aufgabe
Termin
Verantwortlicher
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5.2 Phase Projektstart: Projekthandbuch
•
Zentrales Instrument der Projektplanung
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Enthält Dokumentation über – Projektstart
– Projektantrag, Projektauftrag
– Objekt‐ und Projektstrukturplan
– Terminplan, Aufgabenliste, Funktionendiagramm, Meilensteinplan
– Projektabgrenzung inkl. Lasten‐ und Pflichtenheft
– Projektcontrolling und ‐marketing
– Projektabschluss
•
Laufend überarbeitet und zu Projektende fertiggestellt
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5.2 Phase Projektstart: Projektauftrag
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Ergebnis der Projektstart‐Phase!
Beschreibt die wesentlichen Eckpunkte des Projekts
Von Auftraggeber und Projektleiter unterschrieben: Damit berechtigt der Auftraggeber das Projekt formell! Damit berechtigt er den Projektleiter, Mitarbeiter und Ressourcen im Projekt einzusetzen.
Beschreibt die Projektziele im Projektauftrag mit der SMART‐Formel (siehe auch Folie 12):
Spezifisch: Ist das Ziel so konkret wie möglich beschrieben?
Messbar: Mit welchen Kriterien könnt ihr die Zielerreichung überprüfen?
Angemessen / Attraktiv: Ist der Aufwand für das Ziel gerechtfertigt?
Realistisch: Ist das Ziel erreichbar?
Terminiert: Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
Meilenstein der Projektstart‐Phase
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5.2 Phase Projektstart: Lasten‐ und Pflichtenheft
Lastenheft:
• Ein Lastenheft ist ein Dokument, das vom Auftraggeber ohne formale Vorgaben erstellt wird. • Es beschreibt aus Sicht des Auftraggebers die angestrebte IT‐Lösung möglichst genau
Pflichtenheft:
• Das Pflichtenheft – manchmal auch Anforderungsdefinition genannt – wird nicht vom Kunden / Auftraggeber, sondern vom Dienstleister / Auftragnehmer erstellt!
• Der Auftragnehmer kann (ggf. in Kooperation mit dem Kunden) ein bestehendes Lastenheft in ein Pflichtenheft umbauen. Meilenstein: Lastenheft, Pflichtenheft
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5.3 Projektdurchführung •
Durchführung der eigentlichen Projektarbeit entsprechend der Softwareentwicklungsphasen mit laufender Dokumentation (Projekthandbuch)
• Entwurf mit Prototyping
• Datenstruktur
• Navigation
• Design
• Klärung technischer Schlüsseltechnologien
• Implementierung / Umsetzung in Iterationszyklen
• Designelemente erzeugen / optimieren
• Programmierung / Beurteilung
• Tests
• Alpha‐Tests
• Beta‐Tests
Fertiges Produkt (Website, Datenbank, …)
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5.4 Projektmarketing
•
Berichte und Präsentationen über laufende Projektarbeit an
‐ Projektauftraggeber
‐ Projektmitarbeiter
‐ Projektumwelt
•
= Aufgabe des Projektleiters
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5.5 Projektcontrolling
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Kontrolle & Steuerung von Projekten
Soll‐Ist‐Vergleich
‐ Zielerreichung
‐ Termineinhaltung
Leistungs‐, Termin‐, Projektfortschrittscontrolling
 Um Verzögerungen, Fehler, Risiken und Mängel
frühzeitig zu erkennen
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5.5 Phase Projektcontrolling: Laufende Dokumentation •
Jede Projektphase wird laufend und detailliert dokumentiert
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Dokumentation (unmittelbar an den Projektleiter zu senden)
‐ aller Besprechungen (v.a. Absprachen und ToDo‐Listen)
‐ der einzelnen Arbeitsschritte
‐ des Ergebnisses
‐ von Problemen
‐ der Tests
•
Erstellung eines Benutzerhandbuches
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5.6 Projektabschluss
•
Übergabe des fertigen Produkts und der Dokumentation an den Auftraggeber
Übergabepräsentation
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5.6 Phase Projektabschluss: Benutzerhandbuch
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Genaue Beschreibung für Anwender und Betreuer des Endproduktes, um sicher zu stellen, dass Know‐How erhalten bleibt
6. Welche Vorteile hat professionelles Vorgehen?
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Früherkennung von Fehlern
Miteinbeziehung der Benutzer zum richtigen Zeitpunkt
Vollständige Dokumentation erleichtert Übergabe und Wechsel von Mitarbeitern
Gezielte Projektsteuerung
Geringe Fehlerquote
Motivation aller Teammitarbeiter
Genaue Aufgabenabgrenzung und Zuteilung von Verantwortung Strikte Zielorientierung
Klare Planungsstruktur
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