Projektauftrag

Projektmanagement
KB 3 / KB 3.4
PROJEKTAUFTRAG
Projektstammdaten
Projekttitel
Projektleiter/in / Abteilung / Ressort:
Lfd. Nummer:
Wird von KB3.4 vergeben
Projektstart: tt.mm.jjjj
SAP-Projektnummer:
Projektende: tt.mm.jjjj
Auftraggeber:
Verfasst von / am:
Projektinhalt1
1. Ausgangslage
2. Ziele und Maßnahmen
2.1.
Ziele
2.2.
Maßnahmen
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
...
…
…
3. Meilensteine

Die Abnahme des Projektstrukturplans durch den Lenkungsausschuss ist erfolgt

Start der Projektarbeit

…

…

Das Ergebnis wurde im Abschlussbericht festgehalten und vom Auftraggeber abgenommen
1
Grundsätzlich sind alle Felder zu füllen. Die vorgegebenen Inhalte sind Bestandteile jedes Projektauftrags und
sind durch Ihre projektspezifischen Angaben zu ergänzen. Weitere Hinweise zum Ausfüllen des Projektauftrags
ist dem entsprechenden Leitfaden zu entnehmen.
1
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4. Projektdauer
4.1.
Projektstart
Der Projektstart erfolgt, sobald folgende Aufgaben abgearbeitet wurden:

Projektleitung wurde vom Auftraggeber ernannt

Projektmitglieder wurden in Abstimmung mit der Projektleitung und den jeweiligen Vorgesetzten
benannt.

Der Projektauftrag wurde offiziell vom Auftraggeber erteilt.
4.2.
Projektphasen und Dauer2
Sobald alle Punkte aus 4.1. abgearbeitet wurden, kann ein Datum für den Projektstart festgelegt
werden.
Phase I: xy Monate
….
Entspricht Maßnahmen 2.2.x. bis 2.2.y.
Phase II: xy Monate
…
Entspricht Maßnahmen 2.2.z. bis 2.2.a
Phase III: …
Gesamtdauer ab Projektstart: xy Monate
5. Betroffene
Zentren,…..)
Institutionen
(Abteilungen,
Dezernate,
Fachbereiche,
Dekanate,
6. Benötigtes Budget/ Benötigte (Personal-)Ressourcen:
7. Restriktionen
2
Projektstart und Projektende sind die Grundpfeiler des Projektstrukturplans, der gemeinsam mit dem Projektauftrag vom Auftraggeber abgenommen werden muss.
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8. Projektorganisation
Auftraggeber:
Projektleitung (PL):
Lenkungsausschuss:
Kernteam:
AG:
…
9. Beteiligung Personalrat
Nach Erteilung des Projektauftrags durch die Lenkungsgruppe über die Durchführung des Projekts
wird der Personalrat in der Gemeinschaftlichen Besprechung im Rahmen des regelmäßigen TOP 5
„Projekte/ Organisationsuntersuchungen“ durch das zentrale Projektmanagement im Kanzlerbüro
(KB 3.4) über die geplante Durchführung des Projekts informiert.
Bei Einsatz eines Verfahrens zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten ist ein
Verfahrensverzeichnis gemäß § 6 Hessisches Datenschutzgesetz zu erstellen und dem Datenschutzbeauftragten der JLU im Dezernat B zur Stellungnahme vorzulegen.
Die Stellungnahme wird dem örtlichen Personalrat gemeinsam mit dem Antrag auf Zustimmung
über das zentrale Projektmanagement KB 3.4 eingereicht.
Der Personalrat wird im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit als Mitglied in der AG (wie
unter 8. beschrieben) beteiligt.
…
10. Kommunikation / Information (im Laufe des Projekts)
Die Lenkungsgruppe wird regelmäßig von der Projektleitung über den Projektfortschritt, Projektrisiken und Abweichungen vom Projektstrukturplan informiert. Es wird ein vierteljährlicher Sitzungsrhythmus empfohlen. Die Termine sind von der Projektleitung zu koordinieren und in den Projektstrukturplan aufzunehmen.
…
11. Ressourcenbedarf nach Überführung in die Linie nach Projektende
12. Übergeordnete/Beeinflusste Projekte
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Beschluss des Auftraggebers
Beschluss Präsidium erforderlich?
☐Ja
☐ Nein
☐ abgenommen
☐ nicht abgenommen
☐ erteilt
☐ nicht erteilt
Begründung:
Projektstrukturplan / Vorgehenskonzept
Begründung:
Projektauftrag:
Begründung:
Projektstart - Terminvereinbarung:
tt.mm.jjjj
Datum/Unterschrift (Projektleiter/in):
Datum / Unterschrift (Auftraggeber):
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