Projekte erfolgreich durchführen

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Die Checkliste
Projekte erfolgreich durchführen
Projektidee, Projektauftrag
■■ Gibt es eine(n) eindeutige(n) Auftraggeber/in?
Kann personifiziert werden?
■■ Ist AuftraggeberIn von der Realisierung der Pro­
Der Bau der Pyramiden und die Landung auf dem Mond waren Gross-Projekte, aber selbst
jektziele betroffen? Ist er/sie Teil des Problems?
■■ Steht AuftraggeberIn hinter dem Projekt?
■■ Hast du genügend Zeit, das Projekt zu überneh­
men?
■■ Reichen deine methodischen und sozialen
Kompetenzen aus?
■■ Wie ist deine Einstellung zum Projekt?
■■ Sind die Projektziele klar?
■■ Nächster Meilenstein?
■■ Ist die Priorität des Projektes klar?
■■ Gibt es Erfolgskriterien?
■■ Sind der Zeitrahmen und die Verfügbarkeit der
Mitarbeitenden geklärt?
■■ Hast du Mitsprache bei der Bestimmung der
Mitarbeitenden?
■■ Gibt es einen schriftlichen Projektauftrag?
Wenn nicht, formuliere diesen selbst.
■■ Weiss der/die Auftraggeber/in, dass im Laufe
des Projektes Zielkorrekturen nötig sein könn­
ten?
■■ Wer ist indirekt betroffen und könnte die Pro­
jektarbeit erschweren?
Vorbereitung und Durchführung eines Kindergeburtstages verlangt nach Projekt-Know-how.
Die Arbeit in Projekten hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, Kenntnisse
und Erfahrungen im Projektmanagement werden wichtiger. Wichtige Aspekte der Projektarbeit.
1. Ganzheitliche Betrachtung
Das Projektmanagement spielt sich gleichzeitig auf
drei Ebenen ab:
HAND
KOPF
HERZ
Dinge rationell
erledigen
Kreativität
Was will ich?
… wollen andere?
Überblick
Abläufe
vereinfachen
Mit Informationen umgehen
Ziele
Prioritäten
Planung
Organisation
Was macht
für mich Sinn?
… für andere?
Wie motiviere
ich mich?
… wie andere?
Instrumente
Erfahrung
IQ
EQ
2. Projektauftrag
Bevor man ein Projekt startet, ist die Erteilung des
Projektauftrages die wichtige Grundvoraussetzung.
Der Projektauftrag (der schriftlich erteilt werden
sollte) enthält folgende Komponenten:
–– Das Projektziel (die Projektziele)
–– Den Termin, bis zu dem die Ziele umgesetzt sein
müssen
–– Das Projektbudget, in dem Sachmittel und finanzi­
elle Ausstattung des Projektes definiert sind
–– Bestimmung des Projektleiters (PL), evtl. Organi­
gramm des Projektes
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3. Aufgaben des Projektleiters
Der Projektleiter ist verantwortlich für den kontinu­
ierlichen Fortschritt des Projekts:
–– Erstellen von Projektplänen
–– Aufbauen eines Projektteams
–– Einzelne Rollen definieren, Ziele setzen
–– Informationsfluss innerhalb der Projektgruppe si­
cher stellen
–– Kontrollpunkte und Meilensteine festlegen
–– Projekt auf den planmässigen Fortschritt hin beur­
teilen, Status-/Fortschrittsberichte erstellen
–– Auftraggeber/Sponsor zu jedem Zeitpunkt und in
angemessener Weise informieren
–– Projektbedürfnisse gegenüber Auftrag-/Geldgeber
vertreten
–– Sämtliche Veränderungen dokumentieren
–– Geeignete Problemlösung durchführen
Projektkonzept, Projektplanung
■■ Ist der Ist-Zustand erfasst worden (beschrieben
worden)?
■■ Ist das Projekt klar eingegrenzt? Projektgren­
zen bestimmt?
■■ Wie wird das Projekt organisiert?
■■ Sind Methoden, Standards und Tools festgelegt?
■■ Leitung von Teilprojekten?
■■ Kennst du die Risiken, Widerstände?
■■ Genereller Strukturplan?
■■ Sind die Milestones bestimmt?
■■ Genereller Zeitplan?
■■ Wie wird im Projekt kommuniziert? Wie wird
das Projekt dokumentiert?
4. Projektphasen
Einzelne Projektphasen sind in sich abgeschlossene
Zeiträume im Projekt, die mit einem Meilenstein en­
den und ein wichtiges Zwischenergebnis liefern.
AUF KURS BLEIBEN
Projekte erfolgreich druchführen
Die Grundlagen der Projektarbeit in der Praxis anwenden
Kompetenzorientiertes Projektmanagement
Über die Erfolgsfaktoren eines Projekts Bescheid wissen
Projektbegleitung, Kontrolle
■■ Gibt es Qualitätssicherungsmassnahmen?
■■ Ist die kontinuierliche Kontrolle (quantitativ,
qualitativ) sichergestellt?
■■ Werden Arbeitsergebnisse überprüft? Werden
Arbeitsergebnisse abgenommen (durch wen)?
■■ Werden die Anforderungen (Qualität, Quantität)
erfüllt?
■■ Können die Projektziele erreicht werden?
Terminsteuerung
■■ Wie werden Termine geplant?
■■ Wie aktuell sind die «gültigen» Pläne?
■■ Wie und wann werden die Pläne gepflegt?
■■ Wie werden «verbrauchte» Zeiten erfasst?
■■ Wer schätzt die notwendigen Aufwände?
■■ Werden Abweichungen analysiert und begründet?
■■ Kann der vorgesehene Termin eingehalten werden?
Budgetsteuerung
■■ Gibt es ein detailliertes Budget?
■■ Wie werden Kosten erfasst?
■■ Werden Soll- und Ist-Werte verglichen?
■■ Werden Abweichungen analysiert und begrün­
det?
■■ Bleibt das Projekt im Budgetrahmen?
Teamführung
■■ Angemessene räumliche Unterbringung?
■■ Angemessene Ausstattung mit Material/Res­
sourcen?
■■ Gibt es eine klare Aufgaben- und Kompetenz­
zuordnung?
■■ Gibt es Spannungen?
■■ Sind Spannungen zu erwarten?
Kommunikation
■■ Wurde ein Kick-Off-Meeting organisiert?
■■ Ist die Kommunikation im Team geregelt?
■■ Finden regelmässige Teamsitzungen statt?
■■ Sind die Sitzungen effizient?
■■ Gibt es Protokolle?
■■ Werden die Protokolle gelesen?
■■ Gibt es Statusberichte über das Projekt?
■■ Bist du für meine Präsentationen und Vorträge
gut vorbereitet?
■■ Ist eine Projektdokumentation geplant? Kann
diese bereits parallel zum Projekt erstellt werden?
Anmelden: eb-zuerich.ch/new-work
NEW WORK 51